Handleiding module Klantcontact

Handleiding module Klantcontact Versie handleiding: 08-08-2013

Inhoudsopgave Handleiding module Klantcontact .......................................................................................................1 1.

Hoofdscherm Klantcontact ..........................................................................................................3 1.1.

De functieknoppen linksboven.............................................................................................3

Klant toevoegen ..........................................................................................................................3 Klant afmelden............................................................................................................................6 Zoek ............................................................................................................................................6 Nieuw contact .............................................................................................................................7 Nieuwe actie ...............................................................................................................................7 De knop 'bel' ...............................................................................................................................8 De knop 'mail' .............................................................................................................................8 De knop 'SMS' .............................................................................................................................9 De knop 'Brief'.............................................................................................................................9 De knop 'Label' .......................................................................................................................... 10 1.2.

Het gebied 'Selectie' .......................................................................................................... 10

1.3.

De lijst van klanten/offertes............................................................................................... 11

Het verschil tussen Klant afmelden en Offerte afmelden ........................................................... 13 Afgemelde offertes tonen ......................................................................................................... 13 1.4.

De detailregels onderaan het scherm ................................................................................ 13

1.5.

Aanvullende tips ................................................................................................................ 14

Klantcontact starten vanuit andere programma's: ook voor orders ........................................... 15 Klantcontact in de query ........................................................................................................... 15 Klanten samenvoegen ............................................................................................................... 15 Automatische berichtendienst .................................................................................................. 15 2.

Instellingen ............................................................................................................................... 17 2.1.

e-mail handtekening .......................................................................................................... 17

Knoppenbalk e-mail editor ........................................................................................................ 18 Afbeeldingen in de e-mail handtekening ................................................................................... 18 Hyperlink .................................................................................................................................. 19 @-codes .................................................................................................................................... 19 e-mail-handtekeningen en vestigingen ...................................................................................... 19 2.2.

e-mail teksten.................................................................................................................... 19

@-codes in het e-mail bericht ................................................................................................... 20 Handleiding module Klantcontact, © Simar automatisering b.v. 2013, Pagina 1 van 38

3.

2.3.

Acties ................................................................................................................................ 20

2.4.

Contacten .......................................................................................................................... 22

2.5.

Fases ................................................................................................................................. 23

2.6.

Extra kolommen ................................................................................................................ 24

2.7.

Adresvelden ...................................................................................................................... 26

Adressen importeren ................................................................................................................ 27 Tabblad importeren .................................................................................................................. 27 Tabblad Instellingen .................................................................................................................. 28 Terug naar het tabblad Importeren ........................................................................................... 30

4.

Klantcontact in gebruik nemen .................................................................................................. 31 4.1.

Checklist ............................................................................................................................ 31

4.2.

Snel starten ....................................................................................................................... 31

4.3.

Standaard tabelinstellingen voor de module Klantcontact ................................................. 31

Fases ......................................................................................................................................... 31 Acties ........................................................................................................................................ 32 Contacttypes ............................................................................................................................. 32 Bevestigings-e-mail ................................................................................................................... 33 Standaard tekstgroepen ............................................................................................................ 34 E-mail instellen.......................................................................................................................... 35 Standaard e-mailhandtekening.................................................................................................. 36 4.4.

Preferenties....................................................................................................................... 37

Handleiding module Klantcontact, © Simar automatisering b.v. 2013, Pagina 2 van 38

1. Hoofdscherm Klantcontact Menu: Klantcontact | Klantcontact

Doel: het vastleggen van contacten en afspraken met potentiële klanten, in de fase voorafgaand aan de eerste offerte, én de fase tussen offerte en tot order worden. Vanaf dat het een order is, is deze te vinden in ordervoortgang (en in principe niet meer in klantencontact). We beschrijven de verschillende onderdelen van dit scherm:    

De functieknoppen linksboven De filters die bepalen welke klanten en referenties zichtbaar zijn, rechtsboven De lijst met getoonde klanten en referenties (midden) De detailinformatie over klanten en referenties (onder)

1.1. De functieknoppen linksboven

Klant toevoegen Deze functie gebruikt u om een bestaande of een nieuwe klant toe te voegen aan de lijst van klanten die u in Klantcontact wilt beheren. De module Klantcontact gebruikt dezelfde database met klanten als KIMS en SIMS. Als een klant waarvoor u eerder een offerte of order maakte weer terugkomt, dan zijn de gegevens van de klant al bekend en gebruikt u deze functie Klant toevoegen om deze klant toe te voegen aan de lijst. Andersom: als u een nieuwe klant hier invoert en in een latere fase gaat u een offerte voor deze klant maken, dan zijn alle ingevoerde gegevens al in KIMS/SIMS bekend. Handleiding module Klantcontact, © Simar automatisering b.v. 2013, Pagina 3 van 38

Bij het toevoegen van de klant kijkt u dus eerst of de klant al bekend is (ook om dubbele invoer te voorkomen). U komt daarvoor als eerste in dit scherm:

In dit scherm toetst u als eerste enkele gegevens van de nieuwe klant in om te kijken of deze soms al bekend is. Dat mag een deel van naam zijn, maar veelal is ook handig om de postcode in te voeren, eventueel postcode + huisnummer, om te zien of er op dat adres al iemand bekend is. U kunt ook twee zoekwoorden invoeren, gescheiden door een komma, wat handig kan zijn bij veelvoorkomende namen (jansen lindenlaan). Staat de gezochte relatie al in het lijstje dan klikt u die aan en klikt op OK. Nu wordt deze relatie als nieuwe klant toegevoegd aan de lijst van Klantcontact. Is de gezochte naam nog niet bekend, dan drukt u op Nieuw adres en gaat u naar het invoerscherm om alsnog de gegevens in te vullen. Terzijde: geavanceerd zoeken U ziet deze functie rechts in het scherm staan. Normaal zoeken we met de 'algemene zoek' in alle getoonde kolommen tegelijk (hier zijn zelfs instelmogelijkheden voor, zie het hoofdstuk over instellingen). Meestal is dat de handigste optie, omdat u dan in één handeling overal zoekt. Zowel bij de postcodes, bij de telefoonnummers als bij de namen, etc. Met geavanceerd zoeken kunt u gericht zoeken. U zet namelijk de zoektekst in een specifiek veld en geeft daarmee aan dat het programma alleen in dat specifieke veld moet zoeken. Op die manier kunt u onderscheid maken tussen iemand met 1088 in z'n postcode en hetzelfde getal in z'n telefoonnummer. Voor wie heel snel wil werken: elk van die velden heeft ook nog een functietoets gekoppeld om er snel naar toe te springen.


Invoeren gegevens nieuwe klant Via de knop 'Nieuw adres' in het selectiescherm komt u in het invoerscherm voor een nieuwe klant. Hier voert u links die gegevens in die u in dit stadium in wilt vullen. U kunt hier al heel veel invullen, maar dat is zeker niet verplicht. Alleen de rood gekleurde velden zijn verplicht (naam, straat). We raden aan om zo mogelijk ook 06-nummer en/of e-mail adres in te voeren, omdat dit de communicatie veel gemakkelijker maakt.

In dit voorbeeld zijn de belangrijkste velden zichtbaar, maar het is ook duidelijk dat u lang niet alles bij het eerste contact zult gaan invullen. We hebben het toch mogelijk gemaakt om deze informatie hier al wel te kunnen beheren. Als de klant bijv. uit het verleden al bekend is, dan zult u zien wat er allemaal al ingevuld is. En ook: hoe meer u hier al invult, hoe minder werk u straks in KIMS/SIMS hebt bij het maken van een offerte of order. De systeembeheerder kan dit scherm nog aanpassen. Het is mogelijk om hier zowel meer (te kiezen uit een lijst van beschikbare velden) als minder velden te tonen. En u kunt de volgorde instellen. In deze afbeelding hebben we de meest gebruikte velden bovenaan gezet. Deze instellingen vindt u bij Instellingen | Klantcontact | Adresvelden. Een nieuwe klant komt in de lijst te staan en wordt gekoppeld aan de verkoper die deze klant invoert. Zo'n klant heeft dan nog geen offertes. Om ook een klant zonder offertes bij een adviseur, vestiging en/of project te laten behoren kunt u die gegevens onderaan het hoofdscherm invoeren op het tabblad Klantinformatie. Daarom springen we na de invoer direct naar dat tabblad. Het is veelal handig om bij een nieuwe klant hier de vestiging en/of het project (bij gebruik projectmodule) in te vullen waar de klant bij hoort. Ook kunt u vanuit dit tabblad het scherm met adresgegevens weer oproepen als u iets wilt wijzigen en via het wereldbolletje ziet u de locatie van het adres in Google-maps. Handleiding module Klantcontact, © Simar automatisering b.v. 2013, Pagina 5 van 38

Tip: als één van de filters aan staat (bijv. filter op adviseur of op vestiging) dan gaan we ervanuit dat nieuwe klanten behoren bij deze vestiging of adviseur en vullen deze gegevens automatisch in. Let wel op dat u het filter voor adviseur op uw eigen naam zet tijdens de invoer van nieuwe klanten, of leeg laat. Want anders zult u de ingevoerde klanten niet in de lijst zien. (Bij een filter op adviseur ziet u alleen de klanten van die adviseur). Automaat: er is een automaat die er voor zorgt dat wanneer u een nieuwe offerte maakt in KIMS/SIMS voor een klant, en deze klant is nog niet opgenomen in de lijst van Klantcontact, deze automatisch wordt toegevoegd. (Deze automaat is desgewenst uit te schakelen in de preferenties). Klant afmelden Deze functie verwijdert de klant uit de lijst van in Klantcontact bewaakte relaties. De klantgegevens zelf worden NIET uit de database verwijderd. Als de klant later terugkomt kunt u de klant weer activeren en is alle informatie weer beschikbaar. Automaat: er is een automaat die de klant automatisch afmeldt. Dat gebeurt wanneer de offerte van de klant wordt afgemeld (met de functie Referentie afmelden uit het offerteprogramma). Het gebeurt ook wanneer de offerte van de klant tot order is geworden. (De bewaking van lopende orders gebeurt verder in het scherm Ordervoortgang). In beide gevallen geldt dat er geen andere offertes mogen zijn die nog wel bewaakt moeten worden, want in dat geval zal de klant nog op de lijst blijven. Ook voor deze automaat zijn er preferenties beschikbaar. Zoek Met behulp van dit icoon activeert u een zoekveld. Door in dit zoekveld een stukje tekst te typen vindt u snel de regels waar deze tekst in vóórkomt. Dat is handig wanneer de lijst langer wordt en u snel een bepaalde klant zoekt. Toets een stukje klantnaam in of een ander gegeven dat in één van de kolommen zichtbaar is. Alle regels die voldoen aan de gezochte tekst zullen een gele achtergrondkleur krijgen. Het knopje rechts zoekt de 'volgende'. (Tip: een andere manier van zoeken is door te klikken op een kolomtitel. Dan wordt die kolom gesorteerd en staan bijv. alle namen op alfabet, of alle acties op datum gesorteerd.)


Nieuw contact Deze functie gebruikt u om een verslagje in te voeren van een contact dat heeft plaatsgevonden. Als u klikt op het icoon Nieuw contact kunt u al direct een keuze maken uit de verschillende contacttypes.

Dit contact wordt bij de klant bewaard en wordt zichtbaar als nieuwe regel in de lijst van contacten en acties onderaan het scherm. Het contacttype komt uit lijst die u zelf kunt beheren. Een aantal veel gebruikte contacttypes is standaard al neergezet. (zie document 'Module Klantcontact in gebruik nemen'). Gebruik vooral het memoveld omdat dit het mogelijk maakt korte notities over het gesprek te bewaren en nog even na te lezen voorafgaand aan het volgende contact. Nieuwe actie Deze functie gebruikt u om een afspraak/reminder/actie in te voeren die in de toekomst moet worden uitgevoerd. Ook hier kunt u direct bij het klikken op de knop al het type Actie kiezen.


Ook hier komen de mogelijke acties weer uit een lijst. Een actie heeft een korte omschrijving=opmerking. Deze opmerking wordt op de regel in het overzicht van acties getoond. (Er is ook een optie om dit veld mee te nemen als gegeven in een bevestigings-e-mail). Daarnaast kan een datum en tijd worden ingesteld. Door een datum en optioneel een tijd in te voeren wordt deze activiteit bewaakt. Op de dag zelf zal in de klantenlijst het veld in de kolom 'volgende actie' bij deze klant groen oplichten. Is de datum voorbij dan wordt het rood. Bepaalde acties, met name afspraken voor showroom of huisbezoek, zullen ook in de agenda gezet moeten worden. Daartoe dient het vinkje 'plaats in de agenda'. Dit wordt bij bepaalde typen acties automatisch aangezet ('afspraak'), maar kan ook met de hand worden aan- of uitgevinkt. De locatie heeft hier ook betrekking op de locatie zoals die in de agenda moet worden vermeld, evenals de duur (rechts van de tijd). (Het is ook mogelijk om bij het type afspraak direct een standaard Duur te definiëren die dan als voorstel automatisch wordt ingevuld). Bij het invullen van datum en tijd via de knopjes rechts van deze velden zult u direct zien wat er al in de agenda ingevuld staat op die dag. De uitvoerder van de actie is standaard de persoon zelf die deze actie invoert, maar er kan ook een andere persoon worden gekozen (uit de lijst van KIMS/SIMS gebruikers). Via 'mail bevestiging naar klant' wordt direct een bevestigingsmail naar de klant gestuurd (mits een mailadres bekend is, uiteraard). Bij 'eerst bewerken' kan deze mail nog met de hand worden aangepast alvorens deze wordt verzonden. De tekst van deze standaard mail wordt gedefinieerd bij Beheer acties (instellingen Klantcontact). Sommige acties moeten worden afgehandeld, bijv. een actie als 'toesturen documentatie'. Dat kan op verschillende manieren, maar één van de manieren is om de actie weer te openen (icoontje helemaal rechts op de actieregel) en dan in dit scherm het vinkje Afgehandeld aan te vinken. De optie 'Toon log' kan u laten zien wie op welk moment de actie heeft afgehandeld. De knop 'bel' Deze functie laat u in één handeling een telefoonnummer kiezen en een contact registratie voor het gesprek aanmaken. In combinatie met de telefonie integratie wordt ook het nummer voor u gekozen. (Dit is een module die standaard aanwezig is in de enterprise-editie van onze software, en optioneel bij de businesseditie; ook moet uw telefooncentrale er voor geschikt zijn). Kies eerst een klant of klant+referentieregel uit de lijst door er op te klikken. Vervolgens klikt u op de knop 'Bel'. Bij gebruik van de telefonie-integratie zal het programma nu voor u het nummer kiezen. Als er meerdere nummers zijn volgt eerst een keuze. Automatisch springt het schermpje 'Nieuw contact' naar voren dat al is ingevuld met de gegevens van een nieuw telefooncontact. Dit kunt u aanvullen met een kort verslagje in het memoveld. De knop 'mail' Ook hier kiest u eerst een klant- of referentieregel waarnaar u wilt mailen. Via deze knop kunt u direct naar een klant één van de standaard mail berichten versturen. Deze handeling wordt automatisch gelogd in de contactverslagen. Als u klikt op de knop 'mail' verschijnt een uitklapmenu met de diverse door u aangemaakte standaard e-mail berichten. Het bovenste deel van dit lijstje bevat e-mails die u kunt gebruiken bij klanten, de onderste helft e-mails die u kunt gebruiken bij offertes. (Staat u op een regel van een klant zonder offertes, dan is alleen het bovenste Handleiding module Klantcontact, © Simar automatisering b.v. 2013, Pagina 8 van 38

deel beschikbaar). Dit onderscheid heeft betrekking op de gebruikte @codes in het e-mail bericht. Bij een klant zonder referenties kunt u uiteraard geen @codes gebruiken die betrekking hebben op een referentie. Daarom maken we onderscheid tussen mailberichten die bedoeld zijn voor klanten en mailberichten die bedoeld zijn voor klanten met een offerte/referentie. (Zie verder de uitleg bij het definiëren van een e-mailbericht.) Aanvullende opmerking over de mail techniek Het verzenden van de e-mail wordt direct door het programma verzorgd en verloopt dus niet via uw normale e-mail programma dat u gebruikt. Dat betekent dat u ook geen kopie van deze mail in uw 'Out' box vindt. Om te zien wat er is verzonden dient u in de logregels in dit programma Klantcontact te kijken. (Er is overigens een optionele instelling om de verzending wél via uw normale e-mail programma te laten lopen, maar dit heeft als nadeel dat afbeeldingen dan niet meer mogelijk zijn (zie handleiding 'Module Klantcontact in gebruik nemen'). Als u een e-mail gaat verzenden mag u de standaard e-mail nog aanpassen, bijvoorbeeld in de tekst. Maar het is ook mogelijk om een afbeelding toe te voegen binnen de tekst van de mail (door deze op het aangegeven gebiedje te slepen) en om een bijlage toe te voegen (idem).

Om te kunnen e-mailen vanuit klantcontact moet u de mail instellingen nog goed zetten en dat doet u bij de e-mail instellingen (Systeemfuncties). Zie ook het hoofdstuk 'In gebruik nemen'. De knop 'SMS' Op dezelfde manier als u kunt e-mailen kunt u met deze functie SMS-berichten verzenden. Dit activeert het in KIMS/SIMS reeds aanwezige programma voor het verzenden van SMS-berichten. Voor het verzenden van SMS-berichten moet de SMS-module geactiveerd zijn (gratis) en moet u een bundel SMS-tegoed hebben bij de provider (mollie.nl; niet gratis). Ook na het verzenden van een SMS wordt deze gelogd in de logging van deze klant, maar dat ziet u pas als u de klant opnieuw selecteert.

De knop 'Brief' Hier vindt u de geïntegreerde manier om snel een brief of tekst uit de Simar tekstverwerker te verzenden. U selecteert weer eerst een klantregel of een offerteregel. Vervolgens drukt u op de knop 'Brief', waarbij een uitklapmenu verschijnt met de diverse aangemaakte teksten die u kunt verzenden. Ook hier geldt dat het bovenste deel van de lijst betrekking heeft op teksten die aan de klant gericht zijn (alleen klant-gebonden @codes gebruikt) en het onderste deel brieven die ook referentie-gebonden @codes gebruiken. Als u op een klantregel zonder offertes staat zijn alleen de bovenste teksten beschikbaar. Handleiding module Klantcontact, © Simar automatisering b.v. 2013, Pagina 9 van 38

Na keuze van de tekst volgt de mogelijkheid om een printer te kiezen en wordt het document afgedrukt. Het is derhalve niet mogelijk om de tekst eerst nog aan te passen alvorens deze wordt verzonden, het betreft uitsluitend standaardteksten die u dient te peronaliseren door het gebruik van @codes (bijv. in combinatie met /IF constructies in de tekstverwerker). De verzonden tekst wordt weer gelogd bij de acties en contacten. Tip: u kunt ook vanuit de tekstverwerker zelf een brief verzenden, door de 'mengen met' optie te gebruiken. In dat geval kunt u wel een persoonlijk aangepaste brief maken en deze verzenden. Een brief die via 'mengen met' wordt afgedrukt (mengen met een referentie of met een klant), wordt automatisch in de module Klantcontact bij de betreffende klant gelogd bij de lijst van acties en contacten. De teksten die in het uitklapmenu van de knop 'Brief' verschijnen zijn alle teksten die geplaatst zijn in een tweetal speciale mappen in de tekstverwerker. In de map ALG zijn door de module twee submappen aangemaakt. KCKLANT is de map voor brieven die uitsluitend van klantgebonden @codes gebruik maken (of zelfs zonder @codes zijn), KCOFF is de map voor brieven die gebruik maken van referentiegebonden @codes. De knop 'Label' Wanneer u op deze knop drukt wordt een adreslabel afgedrukt van de geselecteerde klant. Dit werkt uiteraard alleen als een labelprinter op uw werkplek is geïnstalleerd.

1.2. Het gebied 'Selectie' Bovenaan is een set van selectoren beschikbaar. Hier beïnvloedt u welke klanten en offertes u te zien krijgt in het bovenste deel van het hoofdscherm.

De meeste keuzes zullen voor zich spreken. Als u de projectmodule niet gebruikt, zal deze knop ook niet verschijnen. Als één klant meerdere offertes heeft lopen bij verschillende vestigingen, dan zal die klant bij elk van die vestigingen getoond worden. Dit geldt ook voor de filters op adviseur en/of project. Offertes worden na 1 jaar automatisch 'inactief' en dus niet meer getoond. Deze periode is eventueel aan te passen, via een instelling bij de preferenties). Tip: als u deze instelling weinig gebruikt, of altijd met dezelfde instellingen, dan kunt u met behulp van het sluitkruisje dit hele blok weghalen. Dat spaart weer ruimte. Met de menukeuze 'Bewerken | Selectievelden tonen' zet u het selectieblok weer aan. De positie van dit blok kan ook variëren. Is uw scherm voldoende breed en het venster voldoende groot, dan zetten we dit blok rechts naast de functieknoppen. Als er niet voldoende breedte beschikbaar is, komt dit blok onder de functieknoppen te staan.

Hoe filteren we? Wanneer u filtert op code adviseur dan ziet u alleen die klanten die als klant deze persoon als adviseur hebben, of die tenminste één offerte hebben lopen waaraan deze adviseur is gekoppeld, of die tenminste één actie hebben lopen die door deze adviseur moet worden uitgevoerd. Handleiding module Klantcontact, © Simar automatisering b.v. 2013, Pagina 10 van 38

Als dus de klant door adviseur a geholpen wordt, de offerte door adviseur a gemaakt is, maar adviseur a heeft beloofd dat adviseur b zal terugbelolen (en dus een actie heeft aangemaakt voor adviseur b) dan zal op grond van deze actie voor adviseur b de betreffende klant toch op de lijst van adviseur b getoond worden. Kort gezegd: als u filtert op uw adviseurcode dan ziet u: - al uw eigen klanten - alle klanten waarvoor u een offerte hebt gemaakt - alle klanten waarvoor u nog acties moet uitvoeren Als een klant op grond van deze criteria geselecteerd wordt, dan tonen we standaard alle informatie van de klant: de klant met al z'n offertes en al z'n acties en contacten. (Uitzonderingen: van revisies van offertes tonen we alleen de actuele revisie; en de instelling 'Zelf: alleen eigen regels' zie hieronder). Adviseur: Zelf Dit toont de klanten/offertes/acties van de ingelogde gebruiker Adviseur: Zelf: alleen eigen regels Wanneer meerdere adviseurs met dezelfde klant bezig zijn (bijv. omdat de ene over de badkamer gaat en de ander over de keuken), dan is het handig om een beknopt overzicht te zien van alleen uw eigen regels/acties. Gebruik dan deze instelling 'Zelf: alleen eigen regels'. Dit zorgt er voor dat u van de klant niet alles ziet, maar alleen uw eigen offertes en uw eigen contacten en actieregels.

Het batch filter Dit filter is van toepassing als u gebruik hebt gemaakt van het 'bulk-inlezen' van adressen vanuit bijv. een Excel spreadsheet. U kunt dan al deze adressen die u inleest (bijv. de lijst van verzamelde adressen op een beurs) tijdens het inlezen hetzelfde batchnummer geven. Op die manier is later nog te herkennen welke adressen afkomstig zijn van een bepaald bron/inleesactie. Zie het hoofdstuk over inlezen adressen.

1.3. De lijst van klanten/offertes In het bovenste blok ziet u de lijst van klanten die in de module Klantcontact worden bewaakt. Dat kunnen zowel klanten mét als zonder offertes zijn. De kolommen aan de linkerkant hebben betrekking op de klant-gegevens, die aan de rechterkant op de eventuele offerte-gegevens (zie het kopje 'Offerte gegevens'). Wanneer een klant meerdere offertes heeft worden deze op aparte regels onder elkaar gezet. De klantnaam staat op de bovenste regel vermeld, op de regels daaronder met drie puntjes aangegeven dat het nog dezelfde klant is. Als u gebruik maakt van het revisiesysteem en de klant meerdere revisies heeft gekregen van dezelfde offerte, dan tonen we in dit scherm alleen de actuele revisie. (Via het openen van de actuele revisie kunt u overigens wel weer snel de oude revisies terugvinden). De kolom fases heeft betrekking op fases in het verkooptraject. Een standaardset van fases is automatisch geinstalleerd, maar deze kunt u zelf aanpassen of uitbreiden (zie document 'Module Klantcontact in gebruik nemen'). In de lijst kunt u de fase waarin een klant zich bevindt direct aanpassen. Elke fase kan z'n eigen kleur hebben om snel overzicht te behouden. Bedenk dat de fase gekoppeld is aan de klant (niet aan de offerte). Als een klant meerdere offertes heeft lopen dan kunt u zelf beslissen welke fase u aan de klant toebedeelt. Meestal kiest u de hoogste fase: als er één van de twee offertes in beslissende fase is, dan is de klant in beslissende fase. Dit geldt ook voor contacten en acties, alsmede de datum volgende actie. Die gelden voor de klant Handleiding module Klantcontact, © Simar automatisering b.v. 2013, Pagina 11 van 38

(ongeacht of deze één of meerdere offertes heeft lopen). U kunt op alle linker kolommen (die met klant-gegevens) sorteren door op de kolomtitel te klikken. Dat kan met name handig zijn bij de kolom fases en bij de kolom 'Volgende actie' (en bij de namen uiteraard als u ze op alfabet wilt zien). De sorteerwijze gebeurt zodanig dat wanneer een klant meerdere offertes heeft, deze altijd bij elkaar blijven staan. Dit is ook de reden waarom u niet kunt sorteren op kolommen met offerte-gegevens. In de kolom offerte is het scherm om aan de offerte/order te werken direct te openen door te klikken op het referentienummer. (De belangrijkste orderinformatie wordt ook al onderaan getoond). Via 'rechts-klikken' kunt u naar het scherm orderinformatie. De kolom 'volgende actie' zal groen oplichten als deze actie vandaag moet gebeuren (of rood als deze al had moeten gebeuren). Wélke kolommen u te zien krijgt is instelbaar. Bij de installatie van de module worden meer of minder kolommen geactiveerd. Als u bijv. zowel KIMS als SIMS hebt, dan krijgt u er een kolom 'type' bij waar een S in gezet wordt voor sanitairorders. Als u met vestigingen werkt tonen we ook de kolom vestigingscode. En vergelijkbaar als u met de projectenmodule werkt. Toch is dit slechts een eerste aanzet. U kunt (als systeembeheerder) ten alle tijden zelf kolommen toevoegen of weghalen, via 'Klantcontact | Instellingen | Extra kolommen'. Rechts klikken op een regel geeft directe toegang tot een aantal veelgebruikte functies van de knoppenbalk en acties die u kunt uitvoeren.

De samenstelling van dit rechts-klikmenu kan verschillen afhankelijk van op welke regel u staat. In bovenstaand voorbeeld heeft de klant zowel een offerte als acties lopen. Vandaar mogelijkheden voor het direct openen van Orderinformatie en de mogelijkheid om de offerte vanuit dit scherm af te melden. (Dit is dezelfde functie als die in de offerte aanwezig is, maar via dit rechts-klik menu kunt u sneller werken). Handleiding module Klantcontact, © Simar automatisering b.v. 2013, Pagina 12 van 38

Onderaan ziet u de actie-opties: de actie direct op afgehandeld zetten en de actie bewerken (bijv. tekst aanvullen). Vanuit dit rechtsklik menu kunt u voor een klant ook direct een nieuwe offerte aanmaken (kies indien van toepassing uit KIMS of SIMS). Dat is handig omdat dan de klantgegevens al direct staan ingevuld. Het verschil tussen Klant afmelden en Offerte afmelden Beide opties vindt u in het rechts-klikmenu als u op een klantregel klikt. Als u de klant afmeldt dan verdwijnt deze klant, inclusief al zijn offertes en orders, uit het scherm van Klantcontact. Deze klant wordt dan niet meer in klantcontact 'bewaakt'. (De klant zelf, de offertes en orders verdwijnen uiteraard niet; u kunt de klant ook weer opnieuw opnemen, via Nieuwe klant). Als u de offerte afmeldt, activeert u hetzelfde invoerscherm als wanneer u in KIMS/SIMS een offerte afmeldt. U kunt een reden (code en omschrijving) opgeven van het niet doorgaan van de offerte. De offerte wordt dus afgemeld en gaat niet door. Als een klant door het afmelden van de offerte geen enkele offerte meer heeft lopen, dan zal deze automatisch ook uit Klantcontact verdwijnen. Afgemelde offertes tonen Standaard tonen we afgemelde offertes wel, maar zetten deze tussen haakjes. U zult ze alleen maar zien indien de klant nog wel andere offertes heeft lopen, want indien alle offertes van de klant afgemeld zijn, dan wordt automatisch ook de klant afgemeld (en niet meer getoond). Er is overigens een preferentie om afgemelde offertes niet te tonen (i.p.v. tussen haakjes).

1.4. De detailregels onderaan het scherm Onderaan vindt u een aantal tabbladen met detailinformatie. De eerste twee hebben betrekking op de klant.

In acties en contactverslagen ziet u alle contacten en acties staan. Het icoon helemaal rechts opent de details van de actie. Als dit om een mail gaat, zult u ook de verzonden e-mail weer zien. Via dit icoon rechts kunt u de informatie van de actie ook aanpassen, aanvullen, of de actie op afgehandeld zetten. Naast contacten en acties worden ook 'gebeurtenissen' getoond. Deze verschijnen automatisch en vermelden:   

de aanmaak van een nieuwe offerte, het tot order worden van een offerte, het afmelden van een offerte (Dit gebeurt alleen als de klant al aanwezig was in het scherm klantencontact alvorens de eerste offerte werd gemaakt). Handleiding module Klantcontact, © Simar automatisering b.v. 2013, Pagina 13 van 38

  

er is een balie-verkooporder gemaakt (in combinatie met balie-verkoop module) er is een tekst afgedrukt vanuit de tekstverwerker met 'mengen met' deze klant/offerte er is een sms verzonden naar deze klant

Klantinformatie Het tweede tabblad 'klantinformatie' bevat ook in de fase dat een klant nog geen offerte heeft al de nodige informatie over de klant.

Bovenin ziet u de naam-adres gegevens. Via de 'hyperlink' ernaast kunt u weer naar het invoerscherm voor de naam-adresgegevens, en via het 'wereldbolletje' naar de locatie van het adres op Google-maps. Adviseur, vestiging en project kunt u, mede met het oog op de selectoren, al invullen ook al is er nog geen offerte gemaakt (normaal behoren deze gegevens bij een offerte). We raden aan dit ook te doen, zodat u overzicht behoudt. Opmerking: de vestiging, fase, memo, adviseur en project behoren bij de klant. Maar technisch gezien behoren zij bij de 'opportunity', de verkoopkans. Als u een offerte of een klant afmeldt, en daarna komt deze klant op een later moment weer terug, dan geldt dit als een nieuwe 'opportunity' en kunt u deze informatie (vestiging, fase, memo, adviseur en project) opnieuw invullen. Ditzelfde geldt als de klant bijv. een keuken heeft gekocht en later terugkomt voor een badkamer. Tip: als u veel klanten met dezelfde naam hebt is het handig om in het onderste venster het tabblad op deze tab 'Klantinformatie' te zetten. Dan ziet u direct als u in de bovenste lijst op een regel klikt welk adres daar bij hoort (alternatief is een extra kolom 'adres' op te nemen in de bovenste lijst, maar dat kost wel meer schermruimte). Overige tabbladen Deze worden automatisch zichtbaar zodra u bovenin op een regel staat met een referentienummer. Deze tabbladen zijn gelijk aan de informatie in het reeds bekende scherm 'Offerte/order informatie' en bevatten alle informatie over de offerte.

1.5. Aanvullende tips Hebt u twee beeldschermen aan uw computer? Dan is er een menukeuze 'Bestand | 2 monitoren gebruiken'. Het effect hiervan is dat de lijst met details, die normaal onderaan staat, nu naar het tweede beeldscherm gaat. U kunt dan gemakkelijker met grote lijsten werken. Om weer terug te keren naar de normale modus klikt u het scherm op het tweede beeldscherm weer dicht.


In de praktijk is dit een veelgebruikt scherm. Het is handig om dit in uw voorkeurenmenu op te nemen. Via Bestand | Instellingen is er een optie om de default naam adviseur bij het invoeren van nieuwe klanten in te stellen. U kunt hierbij kiezen uit: 'Zelf' of 'Volg de instellingen van de filters'. Deze laatste instelling is handig wanneer iemand belast is met het invoeren van grotere aantallen namen bij verschillende adviseurs. Klantcontact starten vanuit andere programma's: ook voor orders Standaard ziet u alleen offertes in Klantcontact. Maar soms zou u de handige opties voor het verzenden van e-mails, teksten, etc. ook wel willen gebruiken in de fase dat iemand een order heeft lopen. Dat heeft ook het voordeel dat u overzicht behoudt van wat er allemaal gecommuniceerd is. Daarom kunt u Klantcontact ook openen vanuit het programma Ordervoortgang. Dit doet u door Dubbel-klikken op de klantnaam in het scherm Ordervoortgang. U krijgt dan een klantcontact scherm met uitsluitend deze ene klant ingevuld (en met al z'n offertes en orders). Vervolgens kunt u alle faciliteiten van Klantcontact weer gebruiken. Bedenk wel dat Klantcontact alle contacten en acties vastlegt op het niveau van de klant, niet op het niveau van de order. Eenzelfde functie is aanwezig in Orderinformatie. Hier opent u de klantcontact weergave van een order via de menukeuze Bestand | Open in klantcontact (of Ctrl-K). Klantcontact in de query Klantcontact is een aparte rubriek in de algemene Query-tool. U kunt dus desgewenst ook overzichten op papier maken op basis van gegevens uit Klantcontact. Standaard kunt u queries definiëren op het niveau van de klanten. In de Query-Pro (uitgebreide module) kunt u ook het niveau van de individuele acties en contacten in de query benaderen. Bij een query op de klantcontact database vindt u ook de optie 'Exporteren naar KIMS' (in het menu van het scherm met gevonden resultaten). Op deze manier kunt u een selectie uit de Klantcontact database gebruiken voor mail-merge doelen in de tekstverwerker. Bijvoorbeeld: als u alle bezoekers van een bepaalde beurs een brief wilt sturen, dan gebruikt u de importfunctie van Klantcontact om de lijst van deze bezoekers te importeren en geeft ze een bepaalde batchcode. In de query kunt u later weer selecteren op deze batchcode en zo alle adressen een gepersonaliseerde brief of e-mail sturen. Klanten samenvoegen Deze functie uit KIMS/SIMS maakt het mogelijk om twee klanten samen te voegen tot één klant. Dit is relevant als een klant per ongeluk dubbel is ingevoerd. In dat geval zal ook een eventuele historie van Klantcontact van deze twee klanten worden samengevoegd. Er ontstaat dus bij de overblijvende klant een totaaloverzicht van alle geregistreerde acties en contacten van beide klanten. Automatische berichtendienst Bedenk dat u de automatische berichtendienst ook goed kunt gebruiken in combinatie met Klantcontact. Vanuit Klantcontact kunt u direct een klant snel en persoonlijk mailen. Vanuit de automatische berichtendienst kunt u geheel automatische mails instellen, op basis van gebeurtenissen in KIMS/SIMS. De automatische berichtendienst is in eerste instantie voor interne Handleiding module Klantcontact, © Simar automatisering b.v. 2013, Pagina 15 van 38

berichten bedoeld, maar u kunt er ook e-mails mee verzenden. Standaard zijn dit e-mails in nietopgemaakte tekst, maar via het menu Bewerk kunt u ook kiezen voor het maken van een standaard e-mail in HTML formaat, gebruik makend van dezelfde HTML-editor als in de module Klantcontact.


2. Instellingen 2.1. e-mail handtekening Menukeuze: Klantcontact | Instellingen | e-mail handtekening Een e-mail handtekening bestaat in z'n eenvoudigste vorm uit een koptekst ('header') en/of een voettekst ('footer'), waartussen het bericht wordt geplaatst. Elke e-mail die u vanuit Klantcontact verzendt wordt vervolgens van zo'n kop- en voettekst voorzien. Technisch gesproken is een e-mail handtekening een HTML-pagina die als een soort achtergrond dient voor het e-mail bericht. Binnen de pagina wordt met het woord #BERICHT aangegeven waar straks het daadwerkelijke bericht wordt geplaatst. Let op: vergeet dus niet met #BERICHT aan te geven waar het daadwerkelijke bericht moet komen. Als u dit wel vergeet komt het bericht bovenaan te staan.

Om een nieuwe e-mail handtekening te maken drukt u op de knop 'Nieuw' of kiest u uit het menu Bestand de optie Nieuw. Geef vervolgens een korte omschrijving op en begin daarna de handtekening in te voeren in het grote vlak. Bovenin vindt u een knoppenbalk die lijkt op die van een eenvoudige tekstverwerker. In feite creëert u hiermee HTML-code. HTML is de opmaaktaal van webpagina's en de basiscommando's van deze taal worden ook door vrijwel alle mail programma's correct begrepen. Voor wie handig is met HTML of met een ander HTML-opmaak programma is het ook mogelijk een HTML-handtekeningtekst elders te definiëren en die hier in dit venster te plakken.


Knoppenbalk e-mail editor

  

Open een extern (HTML-)bestand. Voor het importeren van een extern aangemaakt bestand met een HTML-handtekening. Bewaar/Exporteer een e-mail handtekening als extern HTML-bestand

    

Lettertype (keuze uit een beperkte set die door de meeste e-mail programma's ook bij de ontvanger goed worden weergegeven) Lettergrootte Vetdruk aan/uit Italic (cursief) aan/uit Underline (onderstreept) aan/uit Kleurkeuze voor de kleur van de tekens

  

Tekst links lijnend zetten Tekst centreren Tekst rechtslijnend zetten

 

Undo (herstel) Redo (doe opnieuw)

  

Afbeelding invoegen (bestand of verwijzing naar website; zie volgende paragraaf) URL (verwijzing naar webpagina) invoegen HTML-code bekijken (bekijken (en voor de gevorderden: ook wijzigen) van de gegenereerde HTML-code) Afbeelding slepen: door vanuit de verkenner een afbeelding naar deze plaats te slepen met de muis wordt deze opgenomen in het e-mailbericht.



Afbeeldingen in de e-mail handtekening Zoals in het voorbeeld te zien is (logo), is het goed mogelijk om een afbeelding in het mailbericht op te nemen. Er zijn twee methoden om dit te doen: 1. Zoek een (niet te grote) afbeelding op uw computer (bij voorkeur jpg of png formaat) en sleep deze met de muis naar de aanduiding 'Afbeelding in bericht: hier slepen'. Nu wordt de afbeelding zichtbaar in het bericht geplaatst, alsof het een letterteken is. U kunt bijvoorbeeld het uitlijnen gebruiken om de afbeelding links of rechts te plaatsen. Ook kunt u de afbeelding met de muis verplaatsen door de tekst heen. Bij deze vorm zit de afbeelding IN de mailtekst, en wordt deze bij elke verzending met de mail mee gestuurd (in-line image). 2. Gebruik de knop 'Afbeelding invoegen'. U krijgt nu een dialoogvenster waarin u een verwijzing naar de afbeelding kunt opnemen. Dat mag een afbeelding zijn die als bestand op uw harde schijf of netwerk staat. Deze wordt dan ook als inline afbeelding verstuurd. Maar dit kan ook een URL zijn naar een afbeelding op bijv. uw eigen website. Dit is een wat meer technische benadering, bedoeld voor wie vertrouwd is met website ontwikkeling. Het voordeel is dat de afbeelding niet met de mail mee verstuurd hoeft te worden, maar door het mail programma van de ontvanger wordt opgevraagd vanaf uw website. Aan de andere kant: veel mail programma's hebben deze faciliteit van automatisch afbeeldingen ophalen Handleiding module Klantcontact, © Simar automatisering b.v. 2013, Pagina 18 van 38

tegenwoordig uit staan en er bestaat dus de kans dat de ontvanger de afbeelding niet gaat bekijken. (afbeelding in URL). Hyperlink De volgende knop, naast afbeelding invoegen, maakt het mogelijk een verwijzing naar een webpagina op te nemen in uw mailbericht (hyperlink). Op deze manier kunt u bijvoorbeeld verwijzen naar een routebeschrijving of de openingstijden op uw website. @-codes De gebruikelijke KIMS/SIMS @codes zijn ook in de e-mail handtekening te gebruiken. In de meeste gevallen zult u die vooral in de echte mailtekst van het bericht gebruiken, maar soms kan het ook handig zijn om een @code in een mailhandtekening te verwerken. Bijvoorbeeld de naam van de verkoper/adviseur. e-mail-handtekeningen en vestigingen U mag net zoveel e-mail-handtekeningen maken als u wilt. Een e-mail-handtekening wordt vervolgens gekoppeld aan een vestiging. Het heeft dus geen zin om meer e-mail-handtekeningen te maken dan er vestigingen zijn. Bij het verzenden van een e-mail aan een klant wordt gekeken bij welke vestiging deze klant behoort (c.q. bij welke vestiging dienst meest recente offerte behoort) en de e-mail-handtekening behorend bij deze vestiging wordt gebruikt. Daarom moet u instellen welke vestiging welke e-mail-handtekening moet gebruiken. Dit doet u in het scherm 'Instellingen | Tabellen en volgnummers | Vestigingen', waar voor dit doel een kolom toegevoegd is (helemaal rechts).

2.2. e-mail teksten In deze functie worden de daadwerkelijke teksten (het middenstuk van de e-mail) gedefinieerd. Deze tekst wordt bij het verzenden tussen de header en de footer van de gebruikte e-mail-handtekening geplaatst. Ook hier kunt u alle HTML grafische mogelijkheden gebruiken, zoals beschreven bij de email-handtekening, desgewenst inclusief beeldmateriaal. Het veld onderwerp: dit wordt gebruikt als 'subject' in de te verzenden e-mail. De afzender is automatisch het e-mail adres van de ingelogde gebruiker. Dit is in te stellen bij 'Beheer gebruikers' en in de Agenda. Doordat dit het afzenderadres van de ingelogde gebruiker is, kan de ontvanger van de mail ook reply geven op de ontvangen mail. Deze gaat dan automatisch naar de juiste persoon. (Naast deze standaard werkwijze is het bij gebruik van vestigingen ook mogelijk het systeem zo in te stellen dat er een 'reply'-adres per vestiging is. Zie de handleiding 'Module Klantcontact in gebruik nemen'.) Om een nieuw e-mail-bericht aan te maken: begin met 'Nieuw' te geven, vanuit het menu Bestand | Nieuw, of door middel van of de knop 'Nieuw'.


@-codes in het e-mail bericht In de mailtekst zelf kunt u @codes gebruiken. Het veld 'Gebruik' met de mogelijkheden 'Zonder offertes' en 'met offertes' bepaalt welke @codes u kunt gebruiken. Door te kiezen voor mét offertes, kunt u alle @codes voor offertes gebruiken (zoals keukenmerk, bedrag, inmeetdatum, etc.), maar dat betekent ook dat u deze e-mail alleen kunt gebruiken als de betreffende klant al tenminste één offerte heeft lopen. Als u kiest voor 'zonder offertes', dan kunt u alleen de @codes gebruiken die op de klant zelf betrekking hebben (zie het lijstje onder '@codes opzoeken'), maar dan kunt u deze e-mail altijd gebruiken, zowel als u op een klantregel staat als wanneer u op een offerteregel staat. Merk op dat u in een bericht normaal gesproken niet uw bedrijfslogo opneemt, omdat dit al in de email-handtekening is opgenomen. De mogelijkheid om een afbeelding in een bericht op te nemen kan handig zijn als u bijv. een illustratie bij het betreffende bericht wilt opnemen.

2.3. Acties In dit scherm kunt u de diverse mogelijke acties definiëren, alsmede enkele eigenschappen van die acties. Acties zijn (in de toekomst) te ondernemen acties, die u afspreekt met de klant en die in vele gevallen een datum en tijd hebben. Voorbeelden: afspraak, terugbellen, mailen. Standaard wordt een aantal veel voorkomende acties mee-geïnstalleerd. (Zie 'Module Klantcontact in gebruik nemen'). Menukeuze: Klantcontact | Instellingen | Acties. Handleiding module Klantcontact, © Simar automatisering b.v. 2013, Pagina 20 van 38

Een actie heeft een omschrijving, die terugkomt in de lijst van beschikbare acties. 'Vervallen' - zet hier een vinkje in als u deze actie niet langer wilt kunnen gebruiken. 'Vinkje Zet in agenda standaard aan' - sommige acties wilt u opgenomen hebben in uw agenda. Dit geldt met name voor showroom- of bezoek afspraken. Als dit voor de betreffende actie eigenlijk altijd geldt, dan is het handig om dit hier in de definitie al aan te zetten. Als u dan een nieuwe afspraak maakt, wordt automatisch het vinkje bij 'plaats in agenda' al aangezet. 'Standaard locatie'. In de agenda wordt bij elke afspraak ook een locatie opgenomen (deze bepaalt ook de achtergrondkleur van de afspraak in de agenda). Hier kunt u instellen welke locatie de standaard locatie is voor deze actie. Bij het invoeren van een actie kunt u deze overigens nog aanpassen. 'Standaard duur'. Idem voor de standaard duur van de afspraak. 'Actie bevestigen naar klant met e-mail'. Als u dit vinkje aanzet wordt het onderste deel van het scherm actief waarin u het bericht kunt plaatsen. Voor dit bericht zijn de gebruikelijke opmaakmogelijkheden aanwezig. Naast klantgebonden @codes kunt u ook een aantal speciale #Velden gebruiken die onderaan staan vermeld. Deze hebben Handleiding module Klantcontact, © Simar automatisering b.v. 2013, Pagina 21 van 38

betrekking op de datum en tijd van de actie. Het is niet nodig om hier uw logo of iets dergelijks in het bericht op te nemen, omdat deze e-mail automatisch verzonden wordt in combinatie met de e-mail-handtekening (behorend bij de vestiging). Uw bedrijfslogo zal in het algemeen al in de kop- en/of voettekst van deze e-mail-handtekening staan. In het gebruik van e-mail-bevestigingen krijgt u nog de gelegenheid om het e-mail bericht desgewenst nog iets aan te passen of aan te vullen alvorens het wordt verzonden.

2.4. Contacten In dit scherm beheert u de lijst van mogelijke contacttypes (e-mail, telefoon, showroombezoek, etc.). Deze contacttypes worden gebruikt bij het vastleggen van een (verslagje van een) contact dat heeft plaatsgevonden tussen klant en verkoper.

Ook hier: kies voor het maken van een nieuw contacttype als eerste: Bestand | Nieuw of of de knop 'Nieuw'. Er moet één contacttype gedefinieerd zijn als het te gebruiken contacttype voor telefoon. Als u vanuit het programma een telefoongesprek start, wordt automatisch een contactregel aangemaakt met het ingestelde contacttype. Bij installatie is een aantal veel gebruikte contacttypes standaard geïnstalleerd. Zie de handleiding 'Module Klantcontact in gebruik nemen'. Om bepaalde contacttypes niet langer te gebruiken zet u een vinkje in 'Vervallen'.


2.5. Fases In dit scherm definieert u de mogelijke fases waarin een potentiële klant zich kan bevinden. Voorbeelden: oriënteren, offerte ontvangen, beslissen. Ook hier geldt dat een aantal gebruikelijke fases standaard is geïnstalleerd tijdens de installatie van de module. Zie de handleiding: 'Module Klantcontact in gebruik nemen'.

Om een nieuwe fase toe te voegen start u met Bestand | Nieuw of of de knop 'Nieuw'. De reeds aanwezige fases kunt u kiezen met behulp van het verrekijker icoon. Om een fase niet meer te gebruiken zet u een vinkje in 'vervallen'. 'Gebruik deze fase als startfase'. Een fase waarin u dit vinkje aanzet wordt automatisch toegepast als u een nieuwe klant aanmaakt. Een nieuwe klant wordt in deze fase gezet. Er kan overigens maar één fase een startfase te zijn. Met 'volgorde in lijst' kunt u eventueel de volgorde in de keuzelijst nog aanpassen. Via 'Kleur' en ' Kies' kiest u desgewenst welke kleuren u wilt gebruiken voor de verschillende fases. Het gebruik van kleuren kan het overzicht ten goede komen. Bij installatie is al een aantal standaardkleuren opgenomen.


2.6. Extra kolommen Standaard tonen we in het hoofdscherm een aantal door ons gekozen kolommen waarin de informatie over klanten en referenties wordt getoond. Daarin vindt u de belangrijkste informatie. Bij installatie van de module wordt door de installatieprocedure ook al bekeken of bepaalde extra kolommen voor u interessant kunnen zijn. Als u gebruik maakt van KIMS én SIMS krijgt u een extra kolom 'type' waarin een S komt te staan voor sanitair orders. Bij gebruik van vestigingen krijgt u een extra kolom vestiging. Bij gebruik van de projectenmodule krijgt u een projectkolom erbij. Toch is het denkbaar dat het in uw situatie het wenselijk is om nog andere gegevens van de klant te kunnen zien. Dan kunt u hier het aantal kolommen uitbreiden en daar aanvullende gegevens in plaatsen. Menu: Klantcontact | Instellingen | extra kolommen


Merk op dat u kolommen/gegevens kunt toevoegen op het niveau van de klantinformatie (voor klanten die nog geen offerte hebben), en op het niveau van de offertes. In beide groepen zijn de mogelijkheden verschillend en ook de @codes die u kunt gebruiken. Raadpleeg daartoe de hulp knoppen '@ codes offertes' en '@ codes klant'. Voor de breedte geldt ruwweg: 1000 twips (schermeenheden) biedt ruimte aan 10 tekens. De omschrijving wordt als kop boven de nieuwe kolom gebruikt. De plaatsen van de kolommen staan in volgorde van wat u hier definieert en komen ná de vaste kolommen (naam, referentienummer, etc.) en vóór de kolommen 'volgende actie'. U voegt een nieuwe kolom toe door deze in te vullen op een regel gemarkeerd met 'nieuw'. U verwijdert een kolom door op de betreffende regel te gaan staan en vervolgens de knop 'Regel verwijderen' te kiezen. Deze instellingen hebben uitsluitend betrekking op de informatie die u in het hoofdscherm gepresenteerd krijgt. U mag dus dit altijd nog aanpassen, ook in een lopend systeem. Bedenk wel dat als u veel kolommen kiest u een groot scherm nodig hebt om dat allemaal weer te geven (of moet gaan scrollen). In de menukeuze Bewerken is er een optie 'terugzetten naar standaard instellingen'.


2.7. Adresvelden Menu: Instellingen | Klantcontact | Adresvelden Dit programma maakt het mogelijk zelf in te stellen welke velden u op het scherm wilt zien bij het invullen van een nieuwe klant en in welke volgorde.

U kiest hier voor de instelling 'Particulieren' Met de vinkjes geeft u aan welke velden u op het scherm wilt zien en gebruiken. Door op een regel te gaan staan en vervolgens met de pijltjestoetsen linksonder te werken kunt u een regel omhoog en omlaag bewegen, zodat een voor u logische volgorde ontstaat. Bij installatie is een gemiddelde set van velden aangekruist in een voor de hand liggende volgorde. Bedenk ook dat het geen bezwaar is als hier meer velden staan dan u in de praktijk gebruikt. De velden zijn niet verplicht om in te vullen, maar als u het een enkele keer wilt invullen kan dat dan wel.


3. Adressen importeren De functie Importeren adressen maakt de import van een groot aantal adressen tegelijkertijd, bijv. vanuit een Excel spreadsheet, mogelijk. Deze functie is in twee modules aanwezig: Adrespakket | Hulpprogramma's | Importeren adressen Klantcontact | Importeren adressen In beide gevallen komt u in ditzelfde scherm, maar binnen de module Klantcontact ontstaan er extra mogelijkheden.

Tabblad importeren Hier kiest u eerst het betreffende bestand, de 'Adres groep'. Als u over de module 'Adresbeheer' beschikt, dan kunt u hier kiezen uit meerdere bestanden. Let op dat KEU het bestand is dat door KIMS en SIMS gebruikt wordt. Als u adressen wilt inlezen ten behoeve van KIMS en SIMS, dan moet u dat i dit bestand doen. Gaat het echter juist om iets heel anders (de adressen van de tennisvereniging bijvoorbeeld), maak dan in de module Adresbeheer eerst een apart adresbestand aan, en kies dat. Als u dit scherm gebruikt in combinatie met de module Klantcontact dan kunt u hier alleen KEU Handleiding module Klantcontact, © Simar automatisering b.v. 2013, Pagina 27 van 38

kiezen, omdat de geimporteerde adressen van klantcontact altijd bij KIMS en SIMS zullen worden gebruikt. Wilt u de adressen direct zien in de module Klantcontact, zet dan een vinkje in de optie 'Toevoegen aan klantcontact'. Dit is handig als u bijv. alle genoteerde adressen van belangstellenden op een woonbeurs wilt importeren. U voegt deze dan automatisch toe aan Klantcontact en kunt van daaruit gemakkelijk deze klanten opvolgen. Neem nu uw spreadsheet en bewaar dit met behulp van de functie 'Opslaan als' in Excel in de vorm van een Tab gescheiden bestand. Vanuit 'Opslaan als' kiest u eerst voor 'Andere indelingen' en in het volgende venster kiest u een bestandsnaam naar eigen keuze, en bij 'Opslaan als' voor de instelling: 'Tekst (tab is scheidingsteken) (*.txt)'

Tabblad Instellingen Op dit tabblad stelt u nu de koppeling in tussen welke kolommen in uw spreadsheet behoren bij welke velden in de adressendatabase.


Let op: Het veld Adresnummer is niet verplicht om in te lezen. Als u dit leeg laat dan voegen we de adressen gewoon achteraan toe aan de reeds aanwezige adressen (we delen nieuwe adresnummers uit). Maar als u het wél invult, dan moet u goed weten wat u doet, omdat we het betreffende adres inderdaad op dat klantnummer neerzetten, ongeacht of dat nummer al in gebruik was of niet. Als u zelf adresnummers invult dan raden we aan altijd een vrij (of apart) nummergebied te kiezen. Doordat u dit nummer kunt invullen, kunt u op deze manier ook eerder gelezen adressen updaten. Als u werkt met de module Klantcontact dan heeft u hier extra mogelijkheden.

Het invullen van deze kolommen is optioneel, maar kan wel handig zijn om de potentiële klanten direct van extra informatie te voorzien. Zo kunt u direct de vestigingscode, het project en de adviseur al vanuit het spreadsheet overnemen. Ook is het mogelijk om bij het inlezen direct een eerste contact in te voeren. Geef dan de datum op (dd-mm-jjee), het contacttype, de omschrijving, eventuele memo op. Let bij al deze velden op dat u de gegevens in het spreadsheet EXACT zo invoert als deze in Klantcontact bekend zijn. Dus met precies dezelfde afkortingen, schrijfwijzen en hoofdletters. Dit geldt met name voor vestiging, adviseurcode, fase, contact-type. (Alleen bij contact-type mag u ook het volgnummer in de lijst van contact-types gebruiken). De 'batchcode' van klantcontact Ook deze kunt u vanuit het spreadsheet inlezen. Dit is een handige functie om een groep adressen later in klantcontact nog te kunnen onderscheiden. We raden aan om deze bij elke import te gebruiken. U kunt een eenvoudig volgnummer gebruiken (per keer dat u een bestand inleest ophogen), maar u mag ook een code als BEURS2013 gebruiken. Doordat alle adressen in dit bestand nu dezelfde batchcode hebben, kunt u later in klantcontact hierop filteren, zodat u overzicht houdt van wat er met deze groep mensen gebeurd is. (Als de kolom 'batchcode' niet zichtbaar is in het hoofdscherm van Klantcontact, maak dan deze extra kolom aan, met de code @BC als velddefinitie).


Terug naar het tabblad Importeren Nu alle instellingen goed staan en u het Excel bestand in tab-gescheiden tekstvorm klaar heeft staan kunt u gaan importeren. Met de knop 'Importeer bestand' kiest u het bestand op uw harde schijf en importeert dit in het venster. We tonen de ingelezen adressen eerst in het voorbeeldvenster zodat u een en ander kunt controleren of het er goed uit ziet en de juiste gegevens inderdaad in de juiste velden terecht komen. In de eerste kolom ('Verwerken') kunt u eventueel bepaalde adressen nog uitvinken, zodat deze niet worden geïmporteerd. Zonodig maakt u nog wijzigingen aan de instellingen en importeert u opnieuw, net zolang tot het er goed uitziet. Dan kiest u voor 'Verwerken adressen'. Nu worden de geïmporteerde adressen daadwerkelijk verwerkt en in de database gezet. Hierna is de import gereed. Met de functie 'Te printen logging' kiest u de logfile van de gewenste importactie. (Van elke importactie wordt een logging bijgehouden). Met de afdrukknop ernaast wordt deze logging afgedrukt. De logging bevat een overzicht van wat er is ingelezen, maar ook welke problemen er eventueel waren.


4. Klantcontact in gebruik nemen Om het gebruik van de module gemakkelijk te maken wordt een aantal benodigde instellingen automatisch gemaakt wanneer de module wordt geactiveerd. In dit document tonen we welke standaard coderingen er worden neergezet en waar u nog zelf naar moet kijken. We raden u aan dit document geheel door te lezen zodat u vertrouwd raakt met de mogelijkheden en ideeën opdoet voor hoe u de software het beste in uw eigen situatie kunt inzetten.

4.1. Checklist 1. De tabellen voor fases, acties en contacten zijn automatisch ingevuld met standaard waarden. Controleer of u tevreden bent met deze standaardwaarden en maak desgewenst aanpassingen (paragraaf 1) 2. Een tweetal bevestigingse-mails voor showroom- en bezoekafspraken worden neergezet; controleer deze en pas ze zonodig aan (paragraaf 2) 3. Als u teksten in de tekstverwerker hebt die u direct vanuit de module Klantcontact wilt kunnen verzenden, plaats deze dan in de juiste mappen van de tekstverwerker (paragraaf 3) 4. Geef uw e-mailinstellingen op (mailserver e.d.); als u al e-mails verzendt vanuit de agenda of berichtendienst, dan staat dit al ingesteld (paragraaf 4) 5. Pas de standaard meegeleverde e-mailhandtekening aan, zet hier uw eigen bedrijfsnaam en/of bedrijfslogo in (paragraaf 5) 6. Desgewenst kunt u de preferenties nalopen (paragraaf 6).

4.2. Snel starten Wie heel snel van start wil: alleen de stappen 4 en 5 (e-mailinstellingen en e-mailhandtekening invullen) zijn essentieel, waarbij stap 4 al goed staat indien u e-mails verzendt vanuit de agenda. Bij alle overige mogelijkheden hebben we standaard instellingen ingevoerd. Uiteraard bevelen we aan om wel alle zes de stappen te doorlopen en te controleren, zodat het systeem optimaal wordt afgestemd op uw situatie.

4.3. Standaard tabelinstellingen voor de module Klantcontact Om gemakkelijk te kunnen starten met de module Klantcontact wordt automatisch een aantal standaard instellingen gemaakt. Hierdoor kunt u direct aan de slag. Wel raden we u aan deze instellingen na te lopen en te bekijken of u soms op bepaalde punten andere keuzes wilt maken. Fases De indeling in fases dient om gemakkelijk overzicht te houden in welke fase van het aankoopproces een klant zich bevindt. Koud

Deze klantnaam/adres is vanuit extern (bijv. een aannemer) ontvangen, er is nog geen contact met de klant geweest, maar u wilt zelf contact met deze klant gaan opnemen ('koude lead')


Oriënteren

De klant is zich aan het oriënteren op een aankoop, is bijv. in de showroom geweest of heeft informatie gevraagd, maar heeft nog geen concreet koopplan

Brochure ontvangen

Naar aanleiding van een contact is er een brochure meegegeven of toegestuurd

Offerte ontvangen

De klant heeft een (of meer) offerte(s) gehad

Beslissen

De klant bevindt zich in een beslissende fase

De fase 'oriënteren' is de fase die standaard wordt ingevuld wanneer u een nieuwe belangstellende invoert. Een nieuw ingevoerde belangstellende start dus in de fase 'oriënteren' (maar u kunt dat desgewenst aanpassen). De hierboven cursief getoonde fases zijn fases waarvan we vermoeden dat niet iedereen die zal gebruiken. U kunt deze gemakkelijk uitschakelen door ze op 'vervallen' te zetten in Klantcontact | Instellingen | Fases. De getoonde kleuren zijn een benadering van de kleuren die standaard worden ingesteld. Ook deze kleuren kunt u desgewenst zelf aanpassen. Het beheer van fases vindt u bij 'Klantcontact | Instellingen | Fases'. Acties Terugbellen

Voor het vastleggen van een terugbelherinnering, leg daarbij de datum en optioneel de tijd vast waarop u terug wilt bellen; deze reminder komt niet in de agenda.

Showroomafspraak

Voor het vastleggen van een afspraak wanneer de klant in de showroom op bezoek komt; kies datum en tijd; deze afspraak wordt in de agenda gezet; een bevestigingse-mail wordt gestuurd.

Bezoekafspraak

Idem voor een afspraak waarbij de verkoper op bezoek gaat bij de klant

Documentatie toezenden

Voor het vastleggen van een reminder dat u binnenkort documentatie wilt toezenden; kies datum.

U kunt deze acties aanvullen of aanpassen bij 'Instellingen | Klantcontact | Acties'.

Contacttypes De verschillende contacttypes worden gebruikt bij het vastleggen van (een verslagje van) een contact dat heeft plaatsgevonden. Telefoon

Contact waarbij u telefonisch met de klant spreekt; dit type wordt automatisch toegepast wanneer u via het bel-icoon telefoneert en het programma u vraagt het contact te registreren

e-mail

Contact via e-mail. Als u een e-mail verzendt registreert het programma automatisch welke e-mail u hebt verzonden. Handleiding module Klantcontact, © Simar automatisering b.v. 2013, Pagina 32 van 38

Brief

Contact via brief. Als u een tekst/brief verzendt uit de tekstverwerker wordt deze automatisch geregistreerd.

Showroombezoek

Registratie van een contact in de showroom

Huisbezoek

Registratie van een contact bij de klant thuis

Wanneer u een e-mail (vanuit Klantcontact), een SMS (vanuit Klantcontact of vanuit SMSprogramma) of een brief/tekst (vanuit Klantcontact of direct vanuit de tekstverwerker) verzendt, dan zal deze automatisch als 'E-mail', 'SMS' of 'Brief' worden gelogd. Ongeacht of u hier contacttypes voor hebt gedefinieerd. Dat we hier toch de contacttypes 'E-mail' en 'Brief' hebben gedefinieerd komt omdat u deze dan ook kunt gebruiken voor het registreren van ontvangen e-mails of brieven. Mocht u voor ontvangen e-mails en brieven liever aparte contacttypes hebben , dan kunt u deze contacttypes aanpassen en bijvoorbeeld veranderen in: 'Telefoon inkomend', 'Telefoon uitgaand', 'Email ontvangen'. Tip: u kunt via kopieer en plak delen van een ontvangen e-mail in het memo-veld van de contactregistratie kopiëren. Contacttypes worden beheerd bij 'Klantcontact | Instellingen | Contacten'

Verschillende standaard teksten en e-mails Stel dat u naar aanleiding van een showroombezoek een eerste en een tweede follow-up e-mail hebt gedefinieerd. Dan is het niet nodig hier aparte contacttypes voor aan te maken. Deze vallen beide onder het contacttype e-mail. In de toelichting komt automatisch te staan welke standaard e-mail u hebt verzonden, door het invullen van de omschrijving/naam van de standaard e-mail. Bijvoorbeeld: Datum

Contact

Omschrijving

12-01-2013

e-mail

Follow-up-1 showroombezoek

19-01-2013

e-mail

Follow-up-2 showroombezoek

Bevestigings-e-mail Dit is een voorbeeld van een bevestigings-e-mail. Deze standaard e-mail wordt als voorbeeld neergezet bij de bevestiging van een showroomafspraak.

@BA, Met deze e-mail bevestigen wij graag de afspraak die we maakten voor een bezoek aan onze showroom. De afspraak betreft #DATUM, #TIJD Uw contactpersoon is #USER. Wij zien uit naar uw bezoek.


Met vriendelijke groet, #USER Voor een bezoek bij de klant:

@BA, Met deze e-mail bevestigen wij graag de afspraak die we maakten voor een bezoek bij u thuis, op het adres: @S, @P De afspraak betreft #DATUM, #TIJD Uw contactpersoon is #USER. Met vriendelijke groet, #USER

Optionele mogelijkheden: u kunt ook het veld 'Opmerking' (en eventueel zelfs het veld 'Memo') die u bij het invoeren van de actie kunt invullen, opnemen in de bevestigingse-mail. Bovendien heeft het scherm waarin u de actie invoert de mogelijkheid om de e-mail eerst nog even te zien en desgewenst te bewerken, alvorens deze verzonden wordt. Op die manier kunt u de standaard tekst gemakkelijk nog van een persoonlijk tintje voorzien. Het invoeren van een standaard bevestigingsmail gebeurt in het scherm 'Klantcontact | Instellingen | Acties'.

Standaard tekstgroepen Vanuit de module Klantcontact kunt u ook direct brieven/teksten vanuit de tekstverwerker afdrukken. Door op de knop 'Brief' te drukken krijgt u een keuzemenu van beschikbare teksten die u direct kunt afdrukken. In deze teksten kunt u de gangbare @-codes gebruiken. Als u een brief maakt met @-codes voor klantgegevens dan kunt u deze al gebruiken voor klanten die nog geen offerte hebben ontvangen. Als u een brief maakt met @-codes voor offertes/orders, dan kunt u deze uiteraard alleen gebruiken indien u die combineert met een referentie (op een referentieregel gaan staan alvorens u op de knop 'Brief' drukt). U kunt brieven automatisch vanuit Klantcontact afdrukken indien deze in de juiste mappen van de tekstverwerker staan: ALG\KCOFF

In deze map staan de brieven met @-codes voor offertes en orders, die u kunt gebruiken in combinatie met referenties

ALG\KCKLANT In deze map staan de brieven met @-codes die betrekking hebben op naam-adres gegevens van de klant en die u kunt gebruiken in combinatie met een klant (zonder offertes)


Deze beide groepen worden automatisch aangemaakt. Er worden momenteel geen standaard brieven meegeleverd. Beschikbare @-codes voor referenties zijn direct te zien in de tekstverwerker. De beschikbare @-codes voor klanten zonder referenties kunt u uit dezelfde lijst kiezen, maar u moet zich dan beperken tot de @codes die betrekking hebben op de klant. In z'n algemeenheid zijn dit de @-codes die een letter hebben, in plaats van een getal. Voor een actuele lijst met @-codes voor klanten kunt de knop '@-codes klant' raadplegen uit het scherm 'Klantcontact | Instellingen | Extra kolommen'. E-mail instellen Alvorens u e-mails kunt verzenden vanuit de module Klantcontact moet de te gebruiken e-mailserver worden ingesteld. 

Indien dit al ingesteld staat voor de Simar agenda, dan hoeft u niets te doen. De module Klantcontact gebruikt dezelfde instellingen.

Menukeuze: Systeemprogramma's | Systeeminstellingen | e-mail instellingen

Hier vult u tenminste de e-mailserver en een e-mailafzender in (deze wordt uitsluitend gebruikt indien er van de ingelogde gebruiker geen e-mailadres als afzender bekend is). Via de knop 'Testmail sturen' kunt u nagaan of de functionaliteit correct ingesteld is en werkt. In sommige gevallen vereist de e-mailserver als extra bescherming een gebruikersnaam en een wachtwoord. Als dat bij u zo is dan dient u die hier ook in te vullen.

Het e-mailadres van de afzender Het programma weet wie er ingelogd is en gebruikt het e-mailadres van de ingelogde gebruiker als afzender van de e-mails uit Klantcontact. U kunt bij elke gebruiker het e-mailadres invullen. Dat kan op twee plaatsen: als u beschikt over de Simar agenda dan kunt u het aldaar invullen bij de gegevens van elke gebruiker (de gebruiker kan dit ook zelf doen). Beschikt u niet over de Simar agenda dan kunt u dit doen in Systeemprogramma's | Gebruikers | Gebruikerstoegang. Daar vindt u op het tabblad 'Alg.' ook een invoerveld voor het emailadres van de gebruiker. Een algemeen afzenderadres gebruiken Handleiding module Klantcontact, © Simar automatisering b.v. 2013, Pagina 35 van 38

Wanneer u niet een persoonlijke afzender wilt gebruiken, maar een algemeen afzenderadres (bijv. iets als '[email protected]') of een vast e-mail adres per vestiging, dan kunt u dit instellen via de preferenties. Voor een e-mail adres per vestiging gebruikt u eerst 'Instellen | Tabellen en volgnummers | Vestigingen', en vult u per vestiging in welke afzendernaam en afzender e-mailadres u wilt gebruiken (meest rechtse kolommen). Vervolgens zet u de preferentie aan die aangeeft dat u een afzenderadres per vestiging wilt gebruiken (zie preferenties, H6).

Standaard e-mailhandtekening Als voorbeeld plaatsen we één eenvoudige kop- en voettekst die gebruikt wordt als 'E-mailhandtekening' bij het verzenden van e-mails. Het is de bedoeling dat u deze met uw eigen gegevens aanpast. (De tekst tussen [ ] ook weghalen). De aanduiding #BERICHT moet blijven staan, want daar komt bij het verzenden het in te voegen email bericht te staan. Menu: Instellingen | Klantcontact | e-mail handtekening

Keukenzaak het Voorbeeld Lindenlaan 44 1088 KK Amsterdam [Dit is de 'koptekst' van de e-mail. Hier kunt u uw bedrijfsnaam- en gegevens invullen] [Ook kunt u uw bedrijfslogo in de koptekst plaatsen. Gebruik een jpg of png afbeelding en zet deze naar keuze links, midden of rechtslijnend.] #BERICHT [Onderaan is er ruimte voor een voettekst die onder elke e-mail komt te staan. Kies hier bijvoorbeeld een kleiner lettertype]

Alternatieve mogelijkheden: U kunt de e-mailhandtekening helemaal uitschakelen via Instellingen | Preferenties | Diverse U kunt per vestiging een e-mailhandtekening instellen via Instellingen | Tabellen en volgnummers | Vestigingen.


4.4. Preferenties Menu: Instellingen | Preferenties | Diverse - rubriek Klantcontact (tabblad Uitgebreid)

De looptijd van een offerte/order Hier kunt u optioneel een waarde invoeren in dagen. Nadat dit aantal dagen verstreken is na het maken van de offerte zal de offerte uit de lijst verdwijnen.

Optie om via MAPI eigen e-mailprogramma te gebruiken Als u deze optie aanvinkt krijgt u een extra mogelijkheid bij het verzenden van e-mails om (via een menukeuze) een bepaalde e-mail toch via het e-mailprogramma van uw werkplek te verzenden, in plaats van met de standaard e-mailfaciliteit van de module Klantcontact. Dit heeft als voordeel dat de verzonden e-mail in uw 'Out' box komt, maar het nadeel dat afbeeldingen niet meer meekomen. Normaal laat u deze optie uit staan.

Toegang tot contacten van anderen Normaal ziet iedereen met toegang tot Klantcontact alle lopende klanten en referenties. Door hier optie 2 te kiezen, kunnen alleen systeembeheerders de klanten en referenties van andere verkopers zien. Effectief heeft een verkoper (zonder systeembeheerdersrechten) hierdoor alleen toegang tot z'n eigen klanten.

Klant automatisch aanmelden bij het maken van een nieuwe offerte Deze automaat staat standaard aan en zorgt ervoor dat indien u direct een nieuwe offerte maakt voor een klant, deze automatisch in de lijst van de module Klantcontact komt.

Klant automatisch afmelden bij de aanmaak van een order Deze automaat zorgt ervoor dat wanneer de lopende offerte van een klant een order is geworden, deze klant verdwijnt uit de lijst van Klantcontact. Die order vervolgt u dan verder in het programma Ordervoortgang. Dit gebeurt alleen als deze klant niet nog andere offertes heeft lopen.

Standaard e-mailhandtekening Met deze preferentie kiest u welke e-mailhandtekening er wordt gebruikt. Standaard wordt deze gevuld met de eerste handtekening die u aanmaakt. Als u deze instelling leeg zet wordt er geen handtekening gebruikt. Indien u bij de instelling van de vestiging per vestiging een e-mailhandtekening hebt ingevuld, dan zal die instelling prevaleren boven de keuze die hier staat en zal deze keuze alleen gebruikt worden voor vestigingen zonder ingestelde e-mailhandtekening.

e-mail afzender Hier kunt u een keuze maken welk e-mail adres u als afzender van de standaard e-mails wilt gebruiken. Dit kan zijn 'uit beheer gebruikers' (het e-mail adres van de gebruiker die de e-mail verzendt), 'uit beheer vestigingen' (het ingestelde e-mail adres van de vestiging waar de klant/offerte


bij hoort), 'een vast e-mail adres' (het e-mail adres dat is ingesteld bij de Systeemprogramma's | Systeem instellingen | e-mail instellingen (H4)).

Contacten in het verleden wijzigen Hier kunt u aangeven of u toe wilt staan dat contacten die al hebben plaatsgevonden (datum in het verleden) nog mogen worden gewijzigd.

Standaard contacttype voor importeren adressen Wanneer u een reeks adressen importeert, bijv. vanuit een Excel bestand, dan wordt voor elk van die adressen een eerste contact vastgelegd. Hier stelt u in welk contacttype hiervoor standaard wordt gebruikt. We raden aan om hiervoor een contacttype aan te maken met de titel 'Import'. Overigens kunt u per keer dat u een bestand importeert ook in de instellingen aldaar een contacttype kiezen, zodat u een specifiek contact kunt aanmaken (bijv. 'Beurs 2013')

Methode om e-mails te verzenden Standaard worden e-mails vanaf de werkplek verzonden (maar wel geheel automatisch en buiten uw normale e-mail programma om). Hier kunt u als alternatief instellen dat dit vanaf de Caché server moet gebeuren. In bepaalde situaties kan dat handiger zijn (bijv. als niet op alle werkplekken een internet faciliteit aanwezig is). Functioneel zijn beide keuzes gelijk.

Acties: memo opnemen in de agenda Wanneer u een actie vastlegt met een datum-tijd dan wordt deze actie automatisch in de agenda van de betreffende medewerker geplaatst (bij gebruik van de Simar agenda module). Normaal gebeurt dit alleen met de korte omschrijving van de actie (het veld 'Opmerking'). Hier kunt u er voor kiezen om ook de complete memotekst in de agenda-afspraak op te nemen.

Filter op 'batch' tonen in hoofdscherm Deze instelling heeft betrekking op de functie van het 'in batch' importeren van adressen, bijv. uit een spreadsheet. Bij dit importeren kunt u een batchcode meegeven, zodat u later in klantcontact op deze batchcode kunt filteren, en op die manier de voortgang van alle klanten uit die 'batch' kunt bekijken. Normaal laat u deze instelling aan staan. Overigens wordt het filter pas zichtbaar als er tenminste één klant ingelezen is met een batchcode.

Toon afgemelde offertes Als u deze functie aan zet zult u afgemelde offertes toch in het overzicht zien, maar dan tussen haakjes. Als u deze functie uitzet, worden ze weggelaten in het overzicht. Let op: als deze functie aanstaat zult u afgemelde offertes alleen zien als de betreffende klant nog tenminste één nietafgemelde offerte heeft. Want als een klant geen lopende offertes meer heeft, dan tonen we die klant niet meer.


Handleiding module Klantcontact

Recommend Documents