Handleiding Consultancy Onderzoeksopdracht De analyserende ondernemer
Eindhoven, januari 2008
Inhoud Deel 1
pag.
1.
Inleiding
3
2.
Richtlijnen en spelregels
3
3.
Competenties en werkprocessen
4
4.
Het onderzoek
5
4.1 Initiatieffase
5
4.2 Definitiefase 4.3 Ontwerpfase: plan van aanpak 4.4 Realisatiefase: het onderzoek 4.5 Evaluatiefase
Deel 2 1.
Inzet in de School voor Handel & Marketing
2.
Begeleiding
3.
Beoordeling
Bijlage 1 Beoordelingsformulier individuele student Bijlage 2 Beoordelingsformulier onderzoeksopdracht
1
1. Inleiding Je werkt in een team van maximaal vier studenten en fungeert als onderzoeksteam dat uiteindelijk een adviesrol heeft naar de organisatie voor wie je een onderzoek houdt (de opdrachtgever). Diezelfde rol heb je ook als je besluit de onderzoeksopdracht individueel uit te voeren. Door middel van onderzoek, verslaglegging en presentatie toon je aan dat je in staat bent aanbevelingen te doen voor het oplossen van bedrijfskundige problemen. Elk teamlid is in gelijke mate verantwoordelijk voor alle uitgevoerde taken en resultaten.
2. Richtlijnen Je bent verplicht om: - het onderzoek uit te voeren in een bedrijf of instelling; - het onderzoek op een projectmatige manier aan te pakken; - de fasen behorende bij projectmatig creëren (initiatieffase, definitiefase, ontwerpfase, realisatiefase en evaluatiefase) op een professionele manier te doorlopen; - de projectopdracht uit te voeren binnen de tijdslimieten die vastgelegd zijn in het plan van aanpak; - de gevraagde documenten (kwalitatief van een voldoende niveau) gekoppeld aan de projectfasen op te leveren (concept projectplan, projectplan, plan van aanpak, eindrapportage); - gebruik makend van relevante kennis en vaardigheden (commercie, financiën, logistiek, mens en organisatie, productie, informatievoorziening) een gestructureerde bedrijfsanalyse uit te voeren; - gedurende de uitvoering de relevante bedrijfsdisciplines (b.v. commercie, financiën, logistiek, mens en organisatie, productie, informatievoorziening) in hun samenhang te betrekken in het onderzoek; - een helder onderscheid aan te brengen tussen analyse, conclusies, oplossingen en aanbevelingen; - oplossingen te genereren op basis van een gemaakte analyse, waarbij aantoonbaar de relevante bedrijfsdisciplines betrokken zijn; - oplossingen te vertalen naar een voor een bedrijf praktische uitwerking; - een cijfermatige onderbouwing te geven bij voorgestelde oplossingen die financiële consequenties hebben; - zowel mondeling als schriftelijk, informatie te vergaren binnen en buiten het bedrijf; - een goede structuur te geven aan een schriftelijke rapportage; - een rapport taalkundig en stilistisch in goed verzorgd Nederlands op te stellen; - ten overstaan van opdrachtgever en coachingsteam een voordracht te houden waarin de conclusies van een onderzoek worden toegelicht; - ten overstaan van opdrachtgever en coachingsteam vragen te beantwoorden die betrekking hebben op het verrichte onderzoek
Spelregels -
-
gedurende alle fasen een logboek bij te houden, waarin van week tot week wordt bijgehouden wat de werkzaamheden waren, door wie ze zijn uitgevoerd en hoeveel tijd dit in beslag nam (urenverantwoording); dit logboek wordt bij elk gesprek met CT ter inzage aangeboden; minimaal 1x per 2 weken plant het onderzoeksteam een afspraak met het CT. De studenten leggen schriftelijk vast wat er is besproken en afgesproken.
Een voorstel tot afwijking van bovenstaande eisen dient gericht te worden aan het coachingsteam, dat (eventueel in overleg met de opdrachtgever) het voorstel toekent of afwijst.
3. Competenties en werkprocessen Competenties: 2
- beslissen en activiteiten initiëren - aansturen - samenwerken en overleggen - presenteren - formuleren en rapporteren - vakdeskundigheid toepassen - analyseren - onderzoeken - plannen en organiseren - kwaliteit leveren - ondernemend en commercieel handelen - bedrijfsmatig handelen Werkprocessen: 1.1 vertaalt beleidsplannen naar eigen situatie 1.2 bewaakt het beleid en doet verbetervoorstellen 1.3 analyseert en interpreteert de verkoopcijfers 1.4 bewaakt de financiële situatie en rapporteert hierover 1.5 bepaalt de personeelsbehoefte conform de organisatiestructuur 1.11 organiseert en leidt werkoverleg
3
4. Het onderzoek Het onderzoek is verdeeld in vijf fasen: de initiatieffase, de definitiefase, de ontwerpfase, de realisatiefase en de evaluatiefase. Het onderzoeksrapport wordt – na inhoudelijke goedkeuring door het bedrijf en CT – in een eindpresentatie aan opdrachtgever, CT en overige belangstellenden mondeling toegelicht. 4.1 De initiatieffase: het concept projectplan In deze fase leg je de eerste contacten met de opdrachtgever omdat je de projectopdracht moet gaan formuleren. De resultaten hiervan leg je vast in het concept projectplan. Doel van deze fase is het verkrijgen van helderheid over de vraag, overeenstemming over het probleem, afspraken over de wijze waarop het project gedefinieerd kan worden in de projectopdracht. Deze fase verloopt altijd als volgt: 1 intake (een of meer gesprekken met de opdrachtgever met als doel wederzijdse verheldering van de vraag). Aan het eind van de intake moet duidelijk zijn of het zinvol is het project te definiëren. 2 oriëntatie: doel is verdere verkenning van het probleem en verbreden van de basis tot samenwerking (alleen nodig wanneer tijdens de intake onvoldoende helderheid is gekregen) 3. analyse: doel is het verkrijgen van inzicht in de probleemstelling*, de vraagstelling*, de te bereiken resultaten (doelstelling), wijze van aanpak en de benodigde middelen. * Een onderzoeksopzet bevat altijd twee gedeeltes: de probleemstelling en de vraagstelling. Het eerste, de probleemstelling, is een opsomming van de problemen waar de opdrachtgever mee zit. Problemen die hij met behulp van de resultaten van het onderzoek hoopt op te lossen. In de probleemstelling wordt dus de gewenste toestand (het doel) aangegeven. Het tweede, de vraagstelling, is de vraag die je beantwoord wilt zien door onderzoek. Met behulp van de antwoorden doe je kennis op die je nodig hebt om het probleem te kunnen oplossen. Nog eens anders geformuleerd: het probleem in de probleemstelling is een doe-probleem: de spanning tussen een bestaande en een gewenste toestand. De vraag in de daarvan afgeleide vraagstelling is een kennis-vraag: de spanning tussen willen weten en nog niet weten. Er zijn verschillende typen vraagstelling afhankelijk van het gewenste type kennis.
4. het opstellen van een concept projectplan. Dit plan bevat dus de volgende onderdelen: - globale omschrijving van de probleemstelling; - globale omschrijving van de hoofdvraag; - globale omschrijving van het projectresultaat (wat wel); - de projectafbakening (wat niet); - wijze van aanpak; - benodigde middelen. 5. terugkoppeling en contractering. Doel is het bereiken van de overeenstemming met de opdrachtgever over het uit te voeren project en formalisering van gemaakte afspraken. Het concept projectplan: a. wordt besproken met de opdrachtgever, het CT en de student en eventueel aangepast; b. wordt uiteindelijk ondertekend voor akkoord door alle partijen.
4
4.2 De definitiefase: het projectplan Het doel van deze fase is de nadere uitwerking van het concept projectplan in een definitief projectplan. Je beschrijft gedetailleerd de probleemstelling, de vraagstelling, het soort onderzoek en de onderzoeksmethoden. Het maakt voor iedereen duidelijk wat er gaat gebeuren. In het projectplan worden de volgende hoofdstukken uitgewerkt: 1. de bedrijfsbeschrijving; de typologie van de onderneming; de aard en de omvang van het bedrijf met relevante (financiële + personele) kengetallen; het organigram;
2. de probleemformulering; probleemstelling: dit is de verdieping van de probleemstelling uit de initiatieffase. Gebruik hiervoor de theorie in onderstaand kader. vraagstelling: dit is de verdieping van de vraagstelling uit de initiatieffase. Gebruik hiervoor de theorie in onderstaand kader. formuleer de subvragen: Gebruik hiervoor de theorie in onderstaand kader. De subvragen kunnen betrekking hebben op zowel de probleemstelling als de vraagstelling. Probleemstelling In de probleemstelling staat verwoord waarom het onderzoek plaatsvindt. Het levert antwoord op de vraag Wat is het doel van het gaan doen van onderzoek? Hieronder enkele nuttige hulpvragen die je van dienst kunnen zijn om de probleemstelling te verhelderen.
Vraagstelling Een vraagstelling geeft antwoord op de vraag Welke kennis ontbreekt om het probleem te kunnen aanpakken. Afhankelijk van het soort probleem dat je hebt uitgewerkt in de probleemstelling past een bepaald type vraagstelling. Hieronder staan de meest voorkomende typen vraagstelling aangegeven. Welke type vraagstelling 'past' het beste op je probleemstelling?
Doelstelling
wat wil je gaan veranderen? (in je beleid/praktijk)
wat wil je als opdrachtgever met het onderzoek bereiken, wat is je motivatie?
Achtergronden en diagnose
wat zijn er de gevolgen van
doet het ondergaat het is er bij betrokken
welke
waaruit ontstaat het probleem welke samenhang is er met andere problemen
soorten onderdelen aspecten eigenschappen ...........heeft het
aan welke voorwaarden moet een oplossing voldoen welk soort kennis is wel relevant voor het probleem maar is in jouw praktijk niet van praktisch belang
Algemene Relevantie
waaruit bestaat het probleem
Randvoorwaarden
Beschrijvende vraagstelling wie/wat
welke indirecte/lange termijn bijdragen levert het onderzoek aan het oplossen van bredere maatschappelijke/praktische problemen
Verklarende/voorspellende vraagstelling wat heeft het voor
voorwaarden oorzaken/redenen belemmeringen (neven)gevolgen samenhangen
5
Evaluerende vraagstelling wat is/zijn van iets
de waarde de voors en tegens problemen
Vraagstelling gericht op regelgeving wat zijn gezien de doelen/normen de beste
voorschriften methoden handelwijzen
wat voor soort onderzoek doe je? (inventariserend onderzoek; quick scan; vergelijkend onderzoek; monitoring (o-meting en vervolgmetingen); haalbaarheidsonderzoek; resultaatmeting; effectmeting; behoefteonderzoek; imagoonderzoek; klanttevredenheidsonderzoek en evaluatieonderzoek) (combinaties van onderzoekssoorten zijn mogelijk) welke methode van dataverzameling gebruik je per subvraag om deze beantwoord te krijgen? (literatuurstudie; documentenstudie; expertinterview; diepte-interview; groepsinterview; focusgroep; brainstormsessie; panel; observatie; telefonische of schriftelijke enquête, face-to-face-enquête; internetenquête; straatenquête) (combinaties van methoden zijn mogelijk)
Het resultaat van de definitiefase moet in een verslag ter goedkeuring voorgelegd worden aan het CT. Uiteraard heb je e.e.a. inhoudelijk laten toetsen door je opdrachtgever. 4.3 Ontwerpfase: het plan van aanpak Het doel van deze fase is het in kaart brengen van alle noodzakelijke activiteiten. Het resultaat is een door het bedrijf en het CT goedgekeurd plan van aanpak. a. Werk voor alle activiteiten per subvraag onderstaande (TGKIO)factoren uit:
Tijd: geef van alle activiteiten aan hoeveel tijd deze in beslag nemen; Geld: vermeld alle kosten die verbonden zijn aan de vermelde activiteiten en geef aan hoe deze gefinancierd worden; Kwaliteit: geef aan welke theoretische, wetenschappelijke onderbouwing/modellen aan je onderzoek ten grondslag liggen; Informatie: geef aan met welke gegevensbronnen je werkt; Organisatie: geef aan hoe je het gaat aanpakken, wie of wat wordt er onderzocht en waar vindt de uitvoering hiervan plaats? b. Alle aan de subvragen gekoppelde activiteiten dienen in het Format ‘Tijdschema’ te worden weergegeven. c. Het plan van aanpak en het ingevulde Format ‘Tijdschema’ worden in eerste instantie ter goedkeuring voorgelegd aan het CT. d. Het door het CT geaccordeerde plan van aanpak (inclusief Tijdschema) wordt ter goedkeuring 6
voorgelegd aan de opdrachtgever.
4.4 Realisatiefase: het onderzoek
Doel van deze fase is: het uitvoeren van het onderzoek; het analyseren en verwerken van onderzoeksgegevens; het samenstellen van de eindrapportage het accorderen van de eindrapportage door bedrijf en school De eindrapportage geeft een beeld van het bedrijf, de opdrachtformulering, de probleemstelling, de analyse, conclusies, oplossingen en aanbevelingen. Het rapport omvat hooguit 40 pagina’s (lettertype Times New Roman 12 pts) waaraan toegevoegd inhoudsopgave en samenvatting. Uiteraard moet het rapport voldoen aan alle daaraan te stellen vormvereisten Alle onderdelen van het rapport dienen in de juiste spelling en stijl te zijn geschreven (gebruik van correct Nederlands). Tijdens deze fase dient volgens vastgestelde frequentie terugkoppeling plaats te vinden met het CT. Onderstaande zaken komen in de coachingsgesprekken aan de orde: a. controle op de kwaliteit van de te hanteren onderzoeksmethode(n); b. de resultaten van het onderzoek tot op dat moment met de actuele stand van zaken met betrekking tot de voortgang van het onderzoek en de verslaglegging; c. het concept van de inhoudsopgave van het rapport; d. een overzicht van nog te verrichten werkzaamheden met de tijdsplanning voor de resterende periode; e. de problemen die men nog denkt tegen te komen; f. het logboek. Het concept eindrapportage wordt: - eerst ter accordering voorgelegd aan de opdrachtgever; - mogelijk aangepast; - vervolgens ter accordering voorgelegd aan het CT - mogelijk aangepast; Na accordering door opdrachtgever en CT volgt de eindpresentatie.
7
4.5 De evaluatiefase: de eindpresentatie van het onderzoeksverslag (evaluatie en beoordeling) Het doel van deze fase: a. is het presenteren en verantwoorden van de onderzoeksresultaten aan opdrachtgever en CT; b. is het beoordelen van het rapport en de presentatie door opdrachtgever en CT. De mondelinge zitting bestaat uit een voordracht (ongeveer 20 minuten) en een verdediging (ongeveer 20 minuten). Elke student dient inhoudelijk in te gaan op de belangrijkste aspecten en conclusies van het onderzoek en wel op een zodanige wijze dat de assessoren zich een oordeel kan vormen over de individuele inbreng en kennis per student. Daarna krijgt het assessorenteam de gelegenheid om vragen te stellen. De opdrachtgever is bij de zitting aanwezig en geeft een oordeel over de praktische bruikbaarheid van de aangedragen oplossingen en over houdings- en gedragsaspecten van de studenten (zie bijlage 1).
Deel 2 1. Inzet in de School voor Handel & Marketing 2. Begeleiding 3. Beoordeling 1. Inzet in de school voor Handel & Marketing a. Dit script wordt ingezet als alternatief voor de M3-onderzoeksopdracht op HBO – propedeuseniveau in het curriculum van de Vestigingsmanager, indien de theoretische component op niveau 5 niet is behaald. b. Dit script kan ingezet worden in het curriculum van de opleiding Filiaalmanager/Afdelingsmanager, mits de theoretische onderbouwing op niveau 4 aangeboden wordt.
2. Begeleiding De begeleiding van het onderzoeksteam (groot 1 tot max. 4 personen) gebeurt door: - het CT van de school (zijnde het docententeam M3 van SHM&M) contact met het bedrijf onderhouden; contact met het onderzoeksteam onderhouden; inhoudsdeskundige inschakelen indien noodzakelijk; voortgangsbewaking en –registratie; het accorderen van de eindproducten per fase. -de opdrachtgever het begeleiden bij de voorbereiding en uitvoering van het onderzoek; het beschikbaar stellen van relevante informatie; het accorderen van de eindproducten per fase; 8
-
het deelnemen aan het assessorenteam.
- het assessorenteam (zijnde het docententeam M3 en de opdrachtgever): beoordeling en goedkeuring concept projectplan en eindproduct. - de inhoudsdeskundigen: geven ondersteuning bij specifieke problemen binnen de onderzoeksopdracht. Financiën Er zijn geen financiële verplichtingen voor het bedrijf aan de projectopdracht. Wel wordt ervan uitgegaan dat - in onderling overleg - een redelijke vergoeding wordt vastgesteld voor bijvoorbeeld reiskosten, porto- en telefoonkosten, kopieerkosten, het voor de opdracht benodigde informatiemateriaal.
9
3. Het eindassessment Voorafgaand aan het eindassessment wordt eerst een definitief cijfer voor de schriftelijke verslaglegging vastgesteld op basis van consensus binnen het assessorenteam. Het cijfer voor de voordracht/verdediging wordt op dezelfde wijze vastgesteld. Het eindcijfer komt tot stand komt door middeling van de onafgeronde cijfers van het rapport en de voordracht/verdediging. Daarbij telt het rapport twee keer mee, de voordracht en de verdediging één keer. Het eindcijfer dient minimaal voldoende te zijn. Daarnaast krijgt de student een schriftelijke beoordeling over zijn competenties. Een afwijkende beoordeling van de studenten onderling is mogelijk. Het cijfer van zowel de schriftelijke rapportage als de mondelinge presentatie kan voor ieder lid van de projectgroep verschillend zijn, b.v. uit het logboek blijkt dat er een duidelijk verschil in kennis, nemen van initiatief en functioneren van de studenten is; bij de eindpresentatie blijkt dat een student er niet van getuigt over voldoende kennis en inzicht te beschikken. Voor de criteria ter beoordeling van de onderzoeksopdracht. zie bijlage 1 voor competentiebeoordeling zie bijlage 2 voor beoordeling rapportage en eindpresentatie (totstandkoming eindcijfer)
10
Bijlage 1 formulier aanpassen aan competentie-beoordeling Evaluatieformulier individuele beoordeling (dit formulier dient in overleg met de bedrijfstrajectbegeleider ingevuld te worden) Schoolmentor
Bedrijf
Onderwerp van het bedrijfstraject :
Beoordeling student 1 1 Hoe is het inzicht in de opdracht?
9
8
7
6
5 4
3
9
8
7
6
5 4
3
Goed
2 Is het kennisniveau t.b.v. de opdracht voldoende? 3 Hoe is de omgang met de medewerkers? 4 Hoe is het contact met de leidinggevenden? 5 Toont de student initiatief? 6 Houdt de student zich aan afspraken? 7 Wat is de totale indruk tot nu toe
Beoordeling student 2 1 Hoe is het inzicht in de opdracht? 2 Is het kennisniveau t.b.v. de opdracht voldoende? 3 Hoe is de omgang met de medewerkers? 4 Hoe is het contact met de leidinggevenden? 5 Toont de student initiatief?
lecht
6 Houdt de student zich aan afspraken? 7 Wat is de totale indruk tot nu toe Ruimte voor opmerkingen
11
Beoordeling student 3
9
8
7
6
5 4
3
1 Hoe is het inzicht in de opdracht?
2 Is het kennisniveau t.b.v. de opdracht voldoende? 3 Hoe is de omgang met de medewerkers?
Slecht
4 Hoe is het contact met de leidinggevenden? 5 Toont de student initiatief? 6 Houdt de student zich aan afspraken? 7 Wat is de totale indruk tot nu toe
Beoordeling student 4
9
8
7
6
5 4
3
1 Hoe is het inzicht in de opdracht?
2 Is het kennisniveau t.b.v. de opdracht voldoende? 3 Hoe is de omgang met de medewerkers? 4 Hoe is het contact met de leidinggevenden? 5 Toont de student initiatief? 6 Houdt de student zich aan afspraken? 7 Wat is de totale indruk tot nu toe Ruimte voor opmerkingen:
12
Leerarrangement M3-leren: multidisciplinair, multilevel, MKB-gericht
Bijlage 2 toevoegen beoordeling eindpresentatie Beoordelingsformulier bedrijfstraject (in te vullen door de assessor)
Periode Naam student 1
Naam student 2
Naam student 3
Naam student 4
Naam bedrijf
Plaats
Onderwerp van het bedrijfsproject (naam rapport) :
Het onderzoek
9
8 7
6
5 4 3
1 Hoe is de probleemstelling gehanteerd? 2 Is de methode van onderzoek duidelijk, inclusief de toegepaste technieken bijv. enquetes, interviews, waarnemingen) en bronnen (literatuur)? 3 Is er evenwicht tussen de theorie en de toetsing in de praktijk? 4 Wat is de kwaliteit van de analyse? 5 Sluiten de aangedragen oplossingen aan bij de analyse?
Slecht
6 Zijn de aangedragen oplossingen van praktische betekenis voor het bedrijf?
7 Zijn de oplossingen goed onderbouwd en eventueel doorgerekend? 8 Zijn de voor het onderzoek relevante vakgebieden voldoende aan bod gekomen
9 Hoe is het onderzoek te karakteriseren als breed (veel relevante vakgebieden betrokken) of als eenzijdig?
Handleiding bedrijfstraject
13
Leerarrangement M3-leren: multidisciplinair, multilevel, MKB-gericht
De verzorging
9
8 7
6
5 4 3
10 Is het rapport taalkundig en stilistisch goed verzorgd? 11 Hoe is de Lay-out van het rapport? 12 Is er een goed evenwicht tussen het rapport en de bijlagen? 13 Zijn de tabellen, grafieken e.d. goed leesbaar ? (nummering, volgorde, duidelijke kop) 14 Welk cijfer is er aan het rapport toegekend (exclusief de voordracht)? Ruimte voor opmerkingen:
Bijlage 6 Bijlage 3 Evaluatieformulier bedr
Wat doen we volgende keer? - script (tussenscript: 2e vorm : promotende ondernemer) schrijven op de werknemer in het bedrijf.
Handleiding bedrijfstraject
14
