Handboek Digitale Vervanging Gemeente Venray

Handboek Digitale Vervanging Gemeente Venray

Handboek voor het vervangen van analoge door digitale documenten die ingevolge de selectielijst voor gemeentelijke archiefbescheiden voor bewaring dan wel vernietiging in aanmerking komen.

1

Gegevens over het handboek

Versie 1.0 Datum 23 juni 2015

Auteurs S.A. Bruno Telefoon 0478-523374 E-mail [email protected]

Adviezen Afdeling Publieksdiensten Drs. P. van Meegeren, gemeentearchivaris Afdeling Bestuurszaken Mr. L. Pronk algemeen jurist

2

Versiebeheer Handboek Vervanging

Versie

Datum

1.0

23-06-2015

Opmerkingen

3

Samenvatting Handboek vervanging In het Handboek vervanging worden alle zaken beschreven die aan de orde zijn bij het vervangen van archiefbescheiden. Wat is vervangen van archiefbescheiden Vervanging of substitutie is het vervangen van archiefbescheiden door reproducties. De reproducties nemen volledig de plaats in van de oorspronkelijke bescheiden. In het geval van dit handboek houdt dit in dat papieren archiefbescheiden worden gedigitaliseerd waarna de digitale scans de plaats innemen van de papieren documenten nadat deze fysiek zijn vernietigd. Het digitale document wordt dus het formele archiefdocument. Wettelijke kaders De bevoegdheid van vervanging is geregeld in artikel 7 van de Achiefwet 1995. Uitvoeringsregels zijn beschreven in het Archiefbesluit 1995 (artikelen 6 en 8) en de Archiefregeling (hoofdstuk 3a), de Archiefverordening 2006 en het Besluit Informatiebeheer 2012 van de gemeente Venray. Om dit proces van vervanging goed en volgens de regels van de wet- en regelgeving te laten verlopen moet vervanging van archiefbescheiden geschieden met juiste en volledige weergave van de in te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. Daarom worden in het handboek de processen beschreven die bij vervanging een rol spelen en worden waarborgen ingebouwd die daaraan bijdragen. Processen De volgende processen spelen een rol: 1. De behandeling van ingekomen papieren poststromen; 2. Het scannen van de papieren post (ingekomen); 3. De technische omzetting van papier naar digitaal; 4. Het registreren (vastleggen van gegevens over) van de ingekomen post; 5. De fysieke vernietiging van de papieren documenten; 6. Het proces van actualisatie van het Handboek vervanging. Waarborgen De volgende waarborgen zijn opgenomen: 1. Gedetailleerde beschrijving van de processen; 2. Beschrijving van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor alle processen; 3. Beschrijving van de inrichting van de kwaliteitscontroles voor: •

wel of niet registreren

•

uitzonderingen van vervanging

•

digitale scans

4. Maandelijkse rapportages van de kwaliteitscontroles; 5. Periodieke overleggen tussen de adviseur Informatiebeheer, Informatiemanagement, coördinatoren, medewerkers Informatiebeheer en gemeentearchivaris, over de controlerapportages, het herstellen van fouten, het verbeteren van de kwaliteit en het fysiek vernietigen van de papieren documenten; 6. Periodieke terugkoppeling met de afdelingsmanager over alle aspecten van vervanging.

4

INHOUDSOPGAVE Versiebeheer Handboek vervanging Samenvatting Handboek vervanging Inhoudsopgave Inleiding

3 4 5 6

1. Algemene verantwoordelijkheden en bevoegdheden 1.1. Inleiding 1.2. Vervanging 1.3. Archiefbeheer

7 7 7 7

2. Reikwijdte en uitzonderingen 2.1. Inleiding 2.2. Organisatieonderdelen waarvoor de machtigingen gelden 2.3. Categorieën archiefbescheiden waarop het besluit van toepassing is 2.4. Categorieën archiefbescheiden waarop het besluit niet van toepassing is 2.5. Controle op de keuze van fysieke bewaring

8 8 8 8 8 9

3. Inrichting van het vervangingsproces 3.1. Inleiding 3.2. Postontvangst en postsortering 3.3. Behandelen van ingekomen post 3.4. Het scanproces

10 10 10 10 10

4. Proces van vernietiging van te vervangen archiefbescheiden 4.1. Inleiding 4.2. Voorbereiding vernietiging 4.3. Bevoegdheid tot vernietiging 4.4. De frequentie van vernietiging 4.5. Controle van vervanging 4.6. Vernietiging fysieke archiefbescheiden 4.7. Verklaring van vervanging 4.8. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij het proces vernietigen 4.9. Kwaliteitscriteria 4.10. Resultaat 4.11. Risico’s

11 11 11 11 11 11 12 12 12 12 12 13

5. Hard- en Software 5.1. Inleiding 5.2. Hardware 5.3. Software

14 14 14 14

6. Actualiseren handboek en machtiging 6.1. Inleiding 6.2. Actualiseren Handboek Vervanging 6.3. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij het proces van actualiseren handboek en besluit

15 15 15 15

Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage Bijlage

16 22 27 28 31 34

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Werkinstructie medewerkers Backoffice Informatiebeheer Proces scannen archiefbescheiden Zaaksystemen en servers Scanners en scansoftware Procedure changemanagement Functiebeschrijving Team IB Uitzonderingenlijst

5

Inleiding Besluit tot vervanging Op 1 juni 2012 is gestart met het zaakgericht werken in het nieuwe zaaksysteem, Verseon 2.1. van Circle. Nieuw met de introductie van het zaaksysteem is dat alle medewerkers in de organisatie hiermee kunnen werken. Niet alleen het raadplegen maar ook het registreren van interne en uitgaande documenten kan uitgevoerd worden door alle medewerkers. Dit is een belangrijke stap op weg naar het volledig digitaal werken. Alhoewel de digitale archiefvorming in snel tempo toeneemt worden de fysieke archiefbescheiden, ook al zijn deze gescand, nog fysiek bewaard. Dit schept een onwenselijke situatie. In dit kader wil de gemeente Venray alle ingekomen papieren archiefbescheiden na het scannen vervangen door digitale exemplaren en de papieren “originelen” vernietigen. De Archiefwet 1995 geeft de zorgdrager, het College van Burgemeester en Wethouders, de mogelijkheid om archiefbescheiden te vervangen door digitale reproducties om vervolgens de fysieke originelen te vernietigen. De reproducties krijgen daarna de status van origineel en zijn daarmee archiefbescheiden in de zin van artikel 1, aanhef en onder c, ten vierde, van de Archiefwet 1995. Daarnaast wordt er getoetst volgens het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN). Deze kaders worden tevens toegepast voor het beheer van digitaal archief van de gemeente Venray. In dit handboek gaat het om het vervangen van de informatie die voor blijvende bewaring en voor vernietiging in aanmerking komen. De Selectielijst voor archiefbescheiden van de gemeentelijke en intergemeentelijke organen (2012) van de VNG is hierbij leidend. Plaatselijke omstandigheden en bijzonderheden worden vanzelfsprekend ook in ogenschouw genomen. Het besluit tot vervanging geldt voor alle archiefbescheiden die vanaf 23 juni 2015 zijn gestart en voor alle daarbij behorende geregistreerde archiefbescheiden. Dit handboek vormt de basis bij de vervanging en beschrijft alle procedures die in het vervangingsproces een rol spelen. Voor dit handboek is gebruik gemaakt van de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden versie 1.0 opgesteld in het kader van het programma Archief 2020.

6

1. 1.1.

Algemene verantwoordelijkheden en bevoegdheden Inleiding

In dit hoofdstuk komt aan de orde: 1. de verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij en na het besluitvormingsproces van vervanging (1.2.) 2. de verantwoordelijkheden en bevoegdheden ten aanzien van het archiefbeheer (1.3.)

1.2.

Vervanging •

Op grond van artikel 7 van de Archiefwet is het College van Burgemeester en Wethouders bevoegd om archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen.

•

Op grond van de Archiefwet en het Archiefbesluit artikel 6 lid 2 is de gemeente verplicht tot het publiceren van een besluit tot vervanging, met daarbij een verantwoording van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 2, eerste lid, onderdelen c: de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en d: het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek.

1.3.

Archiefbeheer •

Archiefverordening: Burgemeester en wethouders dragen op grond van artikel 30 van de Archiefwet zorg voor de archief bescheiden van de gemeentelijke organen. De wijze waarop uitvoering wordt gegeven aan het zorgdragerschap is vastgelegd in de Archiefverordening 2006 van de gemeente Venray.

•

Besluit Informatiebeheer Op basis van het Besluit Informatiebeheer 2012 is de afdeling Middelen belast met het geheel van de informatievoorziening voor de onder de gemeentelijke organisatie ressorterende taken alsmede met het beheer van de documenten voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Dit geldt voor alle archiefbescheiden van de gehele gemeentelijke organisatie.

•

De gemeentearchivaris zorgt als toezichthouder voor de kwaliteitscontrole. Dit in de vorm van het jaarlijks verslag aan het College van B&W, het zogenaamde “Verslag horizontale verantwoording gemeentelijke informatiehuishouding (rapportage KPI)”.

7

2.

Reikwijdte en uitzonderingen

2.1.

Inleiding

Dit hoofdstuk gaat het over de reikwijdte van de te vervangen archiefbescheiden. Wat wordt wel en wat niet vervangen. De volgende aspecten komen aan de orde: 1. Op welke organisatieonderdelen het besluit tot vervanging wel of niet van toepassing is (2.2.) 2. Op welke categorieën archiefbescheiden het besluit tot vervanging van toepassing is (2.3.) 3. Op welke categorieën archiefbescheiden het besluit niet van toepassing zal zijn (2.4.) 4. Controle op de fysieke bewaring (2.5.) 2.2.

Organisatieonderdelen waarvoor het besluit tot vervanging gaat gelden

Het besluit tot vervanging van archiefbescheiden is van toepassing op alle ingekomen archiefbescheiden van de gemeentelijke organen zoals bedoeld in artikel 30, eerste lid, van de Archiefwet 1995. Het besluit tot vervanging van archiefbescheiden is niet van toepassing op samenwerkingsverbanden tussen de gemeente Venray en andere overheden of privaatrechtelijke organisaties en als gevolg hiervan ook voor de archiefbescheiden. 2.3.

Categorieën archiefbescheiden waarop het besluit tot vervanging van toepassing is

Met inachtneming van de hierboven genoemde organisatieonderdelen en de uitzonderingen daarop die in 2.4. zijn beschreven, is het besluit tot vervanging van toepassing op alle op papier ontvangen archiefbescheiden die na ontvangst worden gescand. Alle overige ingekomen archiefbescheiden zijn digitaal en blijven digitaal. Vervanging daarvan is niet van toepassing. Uitzondering hierop zijn de technische tekeningen die via de Omgevingsloket (OLO) binnenkomen. Deze archiefbescheiden maken deel uit van het proces omgevingsvergunning dat (nog) op papier verloopt. 2.4.

Categorieën archiefbescheiden waarop het besluit tot vervanging niet van toepassing is

Niet in alle gevallen is het wenselijk of mogelijk archiefbescheiden te vervangen. Hieronder zijn de categorieën benoemd die (nog) niet worden vervangen: 1. Volgens het Archiefbesluit 1995 artikel 2, eerste lid, onderdeel c en d komen de volgende onderdelen niet in aanmerking voor vervanging omdat genoemde waarde heeft voor het cultureel erfgoed voor wat betreft de uiterlijke vorm van de archiefbescheiden: -

de uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling.

-

Het bestanddeel heeft esthetische waarde.

-

Het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken, e.d.).

-

Het is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent.

8

-

Het stuk heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject.

-

Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven.

-

Het bestanddeel is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of

-

Het bestanddeel is van belang als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag

historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen. van een institutie. -

Het stuk is van belang om geformuleerd beleid op het hoogste niveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren. Deze analoge archiefbescheiden worden gearchiveerd en toegankelijk gemaakt met behulp van het zaaksysteem. In het zaaksysteem wordt een notitie aangemaakt op de digitale kopie waarin vermeld staat dat het archiefstuk nog analoog beschikbaar is en waar dit stuk te vinden is in de archiefruimte van de gemeente Venray. Voor verdere uitwerking van deze borging: zie bijlage 1. Werkinstructie medewerkers Backoffice Informatiebeheer.

2. Archiefbescheiden die deel uitmaken van processen die (nog) op papier verlopen en de overige poststukken die uitgezonderd worden voor vervanging zie bijlage 7. 2.5.

Controle op de keuze van fysieke bewaring De controle op de keuze van fysieke bewaring wordt beschreven in hoofdstuk 3.

9

3.

Inrichting van het vervangingsproces

3.1.

Inleiding

Dit hoofdstuk beschrijft de inrichting en de uitvoering van de postbehandeling vanaf de binnenkomst van een poststuk, het doorzenden naar de behandelaar en het afhandelen van de zaak voor zover deze processen relevant zijn voor de vervanging van archiefbescheiden. Aan de orde komen: 1. De postontvangst en postsortering (3.2.) 2. De behandeling van ingekomen post (3.3.) 3. Het scanproces (3.4.) 3.2.

Postontvangst en postsortering

De processen van postontvangst en postsortering zijn niet relevant voor de vervanging van archiefbescheiden. Daarom worden deze processen hier niet verder uitgewerkt. 3.3.

Behandelen van ingekomen post

Deze procedure is opgesteld voor de verwerking van archiefbescheiden ten behoeve van de gemeente Venray en heeft betrekking op alle ingekomen archiefbescheiden. Zie bijlage 1. Werkinstructie medewerker backoffice Informatiebeheer 3.4.

Het scanproces

Het scanproces is centraal georganiseerd. De medewerkers scannen archiefbescheiden volgens de aangewezen procedure. De medewerker backoffice (scanspecialist) controleert de kwaliteit van de scans op juistheid van de reproductie op volledigheid, op leesbaarheid en op informatiewaarde. De 2e controle vindt plaats tijdens het valideren. Het controleren vindt plaats op basis van de scans op het scherm. Indien blijkt dat de kwaliteit na het scannen niet voldoet dan zal de medewerker backoffice (scanspecialist) het document (of pagina’s daaruit) opnieuw scannen en daarbij indien nodig, zorgen voor afwijkende instellingen zodat het kwalitatief beste resultaat wordt verkregen. Voor een verdere beschrijving van deze controle wordt verwezen naar de ‘procedure scannen archiefbescheiden’, bijlage 2.

10

4.

Proces van vernietiging van te vervangen archiefbescheiden

4.1.

Inleiding

Dit hoofdstuk beschrijft de belangrijkste aandachtspunten bij de fysieke vernietiging van archiefbescheiden waarvoor een besluit tot vervanging is verleend. Als hieronder wordt gesproken over vernietiging wordt de fysieke vernietiging van het papier bedoeld. Aan de orde komen: 1. De voorbereiding van de te vernietigen archiefbescheiden (4.2.) 2. De bevoegdheid van de vernietiging (4.3.) 3. De frequentie van vernietiging (4.4.) 4. De controle van de vervanging (4.5.) 5. De vernietiging van de fysieke archiefbescheiden (4.6.) 6. Het opstellen van een verklaring van vervanging (4.7.) 7. Verantwoordelijk- en bevoegdheden bij het proces vernietigen (4.8.) 8. Kwaliteitscriteria (4.9) 9. Resultaat van de uitvoering (4.10) 10. De risico’s (4.11). 4.2.

Voorbereiding vernietiging

Alle papieren die op grond van het besluit tot vervanging in aanmerking komen worden gedigitaliseerd. Na digitalisering worden deze archiefbescheiden voor 3 maanden opgeborgen in archiefdozen in de archiefruimte van de gemeente. Om het noodzakelijke opvragen in die periode mogelijk te maken worden de archiefdozen voorzien van een datum . 4.3.

Bevoegdheid tot vernietiging

De wettelijke grondslag voor vervanging is vastgelegd in artikel 7 van de Archiefwet 1995. Bepalingen voor de uitvoering van deze bevoegdheid zijn terug te vinden in de artikelen 2, 6, 8 van het Archiefbesluit 1995 en in hoofdstuk 3a van de Archiefregeling. Op grond van het Besluit Informatiebeheer 2012 is het hoofd van de afdeling Middelen verantwoordelijk voor het beheer van de archiefbescheiden en daarmee voor de vernietiging. De praktische uitvoering ligt in handen van medewerkers van team Informatiebeheer. 4.4.

Frequentie van vernietiging

De daadwerkelijke vervanging van de archiefbescheiden vindt eens per kwartaal plaats. De archiefbescheiden die daarvoor in aanmerking komen, zijn minimaal 3 maanden oud. 4.5.

Controle vervanging

Bij de beoordeling of archiefbescheiden wel of niet voor vervanging in aanmerking komen worden de criteria gehanteerd zoals die beschreven zijn in paragraaf 2.4. en waarvan de controleprocedure is beschreven in hoofdstuk 3. en bijlage 1. Werkinstructie medewerker backoffice Informatiebeheer. Gedurende de tijdelijke opslag van 3 maanden, kunnen er zich omstandigheden voordoen waardoor fysieke bewaring alsnog wenselijk blijkt. Na signalering hiervan worden de archiefbescheiden uit de te vervangen serie verwijderd en opgenomen in het papieren archief. Bij twijfel over cultureel erfgoed moet contact worden opgenomen met de gemeentearchivaris.

11

4.6.

Vernietiging fysieke archiefbescheiden

De feitelijke vernietiging van de te vervangen archiefbescheiden wordt uitgevoerd door een gecertificeerd vernietigingsbedrijf. De gemeente is met van Gansewinkel Nederland B.V. een overeenkomst aangegaan waarin voorwaarden zijn opgenomen op basis waarvan het bedrijf de vernietiging uitvoert. 4.7.

Verklaring van vervanging

Op basis van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 wordt aan het begin van ieder kwartaal door of namens de zorgdrager een verklaring van vervanging opgesteld voor alle archiefdocumenten die 3 maanden oud zijn en voor vervanging in aanmerking kwamen en kort daarvoor daadwerkelijk zijn vernietigd. In de verklaring wordt beschreven op grond waarvan vervanging heeft plaatsgevonden en de wijze waarop dat is gebeurd. Tevens wordt in de verklaring opgenomen of verwezen naar een specificatie van de vervangen archiefbescheiden. Een exemplaar hiervan wordt opgeborgen in het archief van de gemeente Venray. 4.8.

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij het proces vernietigen

Stap

Taak

Verantwoordelijkheden/ Bevoegdheden

1

Opslaan dagdozen in archiefruimte

Medewerker backoffice

2

Opstellen verklaring van vervanging

Medewerker frontoffice

3

Genereren overzicht te vervangen documenten

Functioneel Beheerder

4

Ondertekenen verklaring

Afdelingsmanager Middelen

5

Voorbereiden feitelijke vernietiging

Medewerker frontoffice

4.9.

Kwaliteitscriteria

Verseon

Criterium

Norm

Selecteren archiefbescheiden voor permanente

Archiefbescheiden met cultuurhistorische

bewaring (vrijwaring van vernietiging)

waarde en archiefbescheiden die vanwege wettelijke voorschriften of om organisatorische redenen niet vervangen worden en volgens de gemeentelijke selectielijst bewaard moeten worden, worden uitgezonderd van vernietiging.

Uitvoering daadwerkelijke vernietiging van de

Per kwartaal. Alleen een daartoe erkend bedrijf

vervangen archiefbescheiden.

mag de archiefbescheiden vernietigen.

4.10.

Resultaat

Resultaat De vervangen archiefbescheiden zijn na de afgesproken periode vernietigd. De cultuurhistorische waarde van archiefbescheiden wordt door de medewerker backoffice (documentselectie) beoordeeld en als achtervang ook door de medewerker frontoffice IB. 12

Hierdoor is het behoud van cultureel erfgoed geborgd. 4.11.

Risico’s Risico

Maatregel

De vervangen archiefbescheiden worden niet

Controle op termijn van vernietiging.

per kwartaal vernietigd.

Als de termijn is verstreken moet vernietiging alsnog op een later moment plaatsvinden.

Een document is niet als cultureel erfgoed

De gemeentearchivaris moet bij twijfel over de

geselecteerd.

beoordeling of een document cultureel erfgoed is worden ingeschakeld.

13

5.

Hard- en software

5.1.

Inleiding

Dit hoofdstuk beschrijft de in het vervangingsproces gebruikte hard- en software. Aan de orde komen: 1. hardware (5.2.) 2. software (5.3.) 5.2.

Hardware

De technische omgeving bestaat uit de volgende componenten: 1. Kofax Server (SV64) 2. Verseon Server (SV 38) (zie bijlage 3. Zaaksysteem en servers) 3. SQL Databaseserver (SV05) Beeldschermen Het gros van de medewerkers beschikt over een DELL 19 monitor. Op enkele specifieke werkplekken, met name voor het werken met kaartmateriaal, zijn nog grotere beeldschermen beschikbaar. Scanners Voor het scannen van de ingekomen documenten maakt het team Informatiebeheer gebruik van Canon DR 7550-C scanners. Deze worden aangestuurd door een scanserver. Dubbelzijdig scannen is mogelijk. De document feeder heeft een capaciteit van 200 pagina’s. De opgegeven scansnelheid met het gebruik van de document feeder is 55 pagina’s per minuut enkelzijdig en 110 duplex. De uiteindelijke snelheid hangt af van de snelheid van de scansoftware. Grootformaat documenten worden gescand met gebruikmaking van de hardware van de HP DesignJet T2300 . 5.3.

Software

Scansoftware De gemeente Venray gebruikt software voor de ondersteuning van het scanproces en het digitaal archiefbeheer. De software voor scanning is in staat om scans te produceren die voldoen aan de eisen die de gemeente Venray hieraan moet stellen. De gebruikte software voor het scannen van archiefbescheiden van formaat A3 en kleiner is Kofax. Deze software zorgt voor het digitaliseren in Pdf/A formaat in het zaaksysteem EVA. Voor het scannen van archiefbescheiden van formaat groter dan A3 t/m A0+wordt gebruik gemaakt van de A0+ scanner HP Designjet T2.300. Deze software zorgt voor het scannen in PDF/A formaat in het zaaksysteem van Verseon. Scaninstellingen Documenten worden gescand op minimaal 300 dpi. De documenten worden gescand met als bestandsformaat Tiff (tussenformaat) en daarna opgeslagen in PDF/A als archiefformaat . Grootformaat documenten (tekeningen e.d.) worden op 600dpi gescand. De gebruikte zaaksysteem software is Verseon 2.1. van Circle Zie bijlage 4. Scanners en scansoftware.

14

6.

Actualiseren handboek en besluit

6.1.

Inleiding

In dit hoofdstuk is beschreven in welke gevallen het Handboek Vervanging en het besluit vervanging: 1.

Worden geactualiseerd (6.2)

2.

En hoe de verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij de actualisatie zijn belegd (6.3.)

6.2.

Actualiseren Handboek vervanging

Het Handboek vervanging wordt beheerd en onderhouden door de adviseur Informatiebeheer in samenwerking met ICT, manager Middelen, Informatiemanagement (IM) en medewerker Informatiebeheer die belast is met de vernietiging. Het up to date houden van het Handboek vervanging is een continue proces. Indien van actualisatie van het Handboek vervanging sprake is dan zal de nieuwe versie voor advies naar de gemeentearchivaris worden gezonden. Eén keer per jaar vindt een controle plaats. In samenwerking met het Informatiemanagement (IM) gemeentearchivaris en Informatiebeheer, wordt beoordeeld of op basis van de wijziging van het handboek of actualisatie van het besluit tot vervanging noodzakelijk is. Oudere versies van het Handboek vervanging zullen worden bewaard. Zie bijlage 5. Procedure change management. 6.3.

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden bij het proces van actualiseren handboek en besluit

Stap

Taak

Verantwoordelijkheden/ bevoegdheden

1

Algemene inhoudelijke informatie, actualisatie

Adviseur Informatiebeheer

en eindredactie Handboek vervanging 2

Inrichting van het vervangingsproces: processen

Manager Informatiebeheer

en werkinstructie 3

Kwaliteitscontrole

Gemeentearchivaris en Informatie-

4

Selectieproces en proces van vernietiging van te

Afdelingsmanager Middelen

management vervangen archiefbescheiden 5

Hard- en software en de techniek van het

Functioneel beheerder Kofax en

vervangingsproces

Verseon

15

Bijlage 1. Werkinstructie medewerkers Backoffice Informatiebeheer Naam hoofdproces

: Beoordelen ingekomen post

Afdeling

: M Informatiebeheer

Procesverantwoordelijke

: Manager Middelen

Uitvoerend verantwoordelijke

: Medewerker Backoffice Informatiebeheer

Omschrijving: Beoordelen van ingekomen post op diverse aspecten Het proces dat hieraan vooraf gaat is het sorteren van de ingekomen post en het scanklaar maken van de post. 1. Het openen en stempelen van de post Zodra de eerste post gesorteerd is kan het openen van de post beginnen. De documenten die geregistreerd moeten worden, worden gestempeld. Je zet een stempel op het eerste blad van de ingekomen documenten. Indien mogelijk plaats je de stempel bovenaan het blad. 2. Beoordelen documenten Het beoordelen van documenten omvat de volgende afwegingen: A. wel/niet registreren B. scannen in kleur of zwart/wit C. scannen grootformaat documenten D. vertrouwelijkheid E.

wel/niet toevoegen envelop

F.

andere gegevensdragers

G. uitzonderingenlijst H. toevoegen formulieren I.

het aanleveren voor de scanspecialist

A. Wel/niet registreren Bij het bepalen of documenten voor registratie in aanmerking komen, is het van belang om na te gaan of het document naar zijn inhoud bestemd is voor de gemeente. Uitgangspunt is dat alle documenten die een startpunt of onderdeel vormen van een proces worden vastgelegd. Bij documenten die geregistreerd worden gaat het om de inhoud van het document ongeacht de vorm. Een hulpmiddel bij het wel of niet registreren vormt het overzicht van de registratiecriteria. Registratiecriteria: 1. een document heeft juridische waarde 2. er wordt iets gevraagd aan de gemeente 3. het betreft een (wettelijke) taak 4. er is een actie of reactie gewenst of noodzakelijk 5. het betreft (nieuw) beleid 6. het document heeft financiële waarde of consequenties 7. het document maakt onderdeel uit van een proces of zaak

16

Tussen de documenten die voor registratie in aanmerking komen, leggen we een barcodevel. B. Scannen in kleur of zwart/wit De archiefbescheiden worden standaard in kleur gescand zodat er geen informatieverlies optreedt. Foto’s, kaarten, plattegronden en grafieken kunnen relevante kleurinformatie bevatten. Vaak geeft een legenda de betekenis van een kleur aan. C. Scannen grootformaat documenten Grootformaat tekeningen worden gescand door de repromedewerker. Deze plaatst de grootformaattekening op een daarvoor aangewezen netwerkschijf. Zie bijlage 4. scanners en scansoftware. D. Vertrouwelijkheid Medewerker backoffice beoordeelt of de envelop waarin het document is verpakt geopend mag worden. De criteria op basis waarvan een envelop al dan niet geopend kan worden is beschreven in het post- en e-mailprotocol van de gemeente Venray. Het uitgangspunt hierbij is alles openen. In enkele gevallen mag dit niet. Bijvoorbeeld bij openbare en Europese aanbestedingen, huisverboden, persoonlijke en vertrouwelijke stukken. Deze enveloppen worden voorzien van een datumstempel van ontvangst. Vervolgens worden deze niet te openen documenten in ongewijzigde vorm rechtstreeks doorgestuurd naar de behandelaar. E.

Wel / niet toevoegen van envelop

Een envelop wordt alleen gescand wanneer de datumstempel op de envelop relevant kan zijn. Dat is het geval bij: 1. aangetekende post 2. bezwaarschriften 3. zienswijzen 4. ingebrekestellingen 5. anonieme documenten 6. als de envelop relevante informatie bevat 7. klachten 8. retourpost van Publieksdiensten (bij adresonderzoek) 9. En bij twijfel wordt de envelop ook toegevoegd. F.

Andere gegevensdragers

Archiefbescheiden die wel voor vervanging zijn geselecteerd, maar niet gescand kunnen worden bijvoorbeeld door de vorm, zoals maquettes, usb sticks, dvd’s enz. worden op dezelfde wijze geregistreerd als de scans in het zaaksysteem. Deze documenten worden dan alsnog uitgezonderd van vervanging. Dit wordt in het zaaksysteem bij de desbetreffende registratie aangegeven. Deze documenten blijven fysiek bewaard tot het moment dat ze vernietigd kunnen worden als conform de selectielijst vernietiging plaats moet vinden. Als deze documenten niet voor vernietiging in aanmerking komen, dan worden deze documenten opgenomen in het te bewaren archief. G. Uitzonderingenlijst

17

Documenten die uitgezonderd zijn van vervanging 1. Cultureel erfgoed In een aantal gevallen worden analoge archiefbescheiden niet vervangen, namelijk als die bescheiden een meerwaarde (intrinsieke waarde) hebben omdat papier de drager is. Procedure voor de beoordeling op cultureel erfgoed. Medewerker backoffice IB (documentselectie) beoordeelt of archiefbescheiden van waarde zijn voor het culturele erfgoed. Voor een goede beoordeling wordt getoetst op de volgende criteria: 1. Het jaar van ontstaan van het document; 2. De uiterlijke vorm van het document is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling; 3. Het document heeft esthetische of artistieke waarde; 4. Het document heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken e.d.); 5. Het document heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject; 6. Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het document, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven; 7. Het document is van aanzienlijk belang vanwege de directe relatie met beroemde of historische belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen. Deze archiefbescheiden doet de medewerker backoffice IB in een aparte omslag met de aantekening dat het hier cultureel erfgoed betreft en een datumstempel op de omslag. Bij twijfel of een document cultureel erfgoed is, wordt contact opgenomen met de gemeentearchivaris. 2. Archiefbescheiden die wel voor vervanging in aanmerking komen, maar niet gescand kunnen worden. Archiefbescheiden die wel voor vervanging zijn geselecteerd, maar niet gescand kunnen worden (bijvoorbeeld door de vorm, zoals maquettes of door het formaat dat groter is dan A0+), worden op dezelfde wijze geregistreerd als de scans in het zaaksysteem. Deze documenten worden dan alsnog uitgezonderd van vervanging. Dit wordt in het zaaksysteem bij de desbetreffende registratie aangegeven. Deze documenten blijven fysiek bewaard tot het moment dat ze vernietigd kunnen worden als conform de selectielijst vernietiging plaats moet vinden. Als deze documenten niet voor vernietiging in aanmerking komen, dan worden deze documenten opgenomen in het te bewaren archief. 3. Niet archiefwaardige documenten. Niet archiefwaardige documenten worden niet opgenomen in het zaaksysteem. Voorbeelden van niet archiefwaardige documenten zijn: reclame, folders, vrijblijvende offertes, tijdschriften, boekwerken, nieuwsbrieven, verkeerd geadresseerde documenten, e.d. 4. Rechtstreeks door te sturen post (niet registreren/niet te vervangen documenten) door het team Informatiebeheer Medewerker backoffice IB (documentselectie) legt de documenten die niet in het zaaksysteem worden opgenomen, zoals niet te openen documenten en de niet

18

archiefwaardige documenten ter zijde op een aparte stapel. Vervolgens worden deze documenten in ongewijzigde vorm rechtstreeks doorgestuurd naar de ontvanger. De ontvanger maakt onderdeel uit van het verantwoordelijke organisatieonderdeel. De doorgestuurde documenten kunnen door de geadresseerde (de ontvanger) alsnog achteraf aangeboden worden aan medewerker backoffice IB (documentselectie) voor het doorlopen van het vervangingsproces. 5. Doorgestuurde documenten zonder tussenkomst van het team Informatiebeheer. Documenten die bij de ontvanger terecht zijn gekomen zonder tussenkomst van medewerker backoffice IB (documentselectie) moeten, als zij voldoen aan de registratiecriteria, aangeboden worden aan medewerker backoffice IB (documentselectie) voor het doorlopen van het vervangingsproces.

Stap 1.

Actor Extern

Activiteit Binnenkomst post

Toelichting Aanleveren post door postbedrijf

Criteria en Normen Dagelijks vóór 08.30 uur. Deze post wordt dagelijks dezelfde dag nog of uiterlijk binnen één werkdag gescand en geregistreerd (zodra zij hiervoor in aanmerking komen).

2.

intern

Ontvangst post in de

Aanlevering ingekomen,

Documenten die aangeleverd worden voor

postkamer

uitgaande en interne documenten

14.00 uur wordt dezelfde dag nog of uiterlijk

(door medewerkers) via bode.

binnen één werkdag gescand en

(bijvoorbeeld ontvangen

geregistreerd (zodra zij hiervoor in

documenten door medewerker dat

aanmerking komen).

niet door het team Informatiebeheer mocht worden geopend, maar wel in aanmerking komt voor opname in het zaaksysteem.)

3.

Medewerker

Inhoudelijke selectie:

Alle documenten komen voor

Uitzonderingen van vervanging:

backoffice IB

Beoordelen openen;

vervanging in aanmerking,

Niet archiefwaardige documenten, zoals o.a.

documentselectie

Beoordelen opname in

behalve de uitzonderingen.

het zaaksysteem

a.

Niet officiële uitnodigingen;

b.

Reclame;

(registreren)

c.

Folders;

Beoordelen op

d.

Vrijblijvende offertes;

vervanging;

e.

Tijdschriften;

Beoordelen op cultureel

f.

Boekwerken;

erfgoed (bij twijfel

g.

Nieuwsbrieven;

contact met

h.

Verkeerd geadresseerde

gemeentearchivaris).

4.

documenten.

Medewerker

Opmerking ‘cultureel

Dit zal niet vaak voorkomen. Dit

Door het vermelden van de opmerking

backoffice IB,

erfgoed’ vermelden als

document wordt niet vervangen,

‘cultureel erfgoed’ bij een archiefstuk is

documentselectie

document valt onder

maar wordt wel gescand en

direct zichtbaar dat het om cultureel erfgoed

cultureel erfgoed

opgenomen in het zaaksysteem.

gaat.

19

Alleen scannen op een flatbadscanner als de materiële toestand dit toelaat. 5.

Medewerker

Inleggen van

Tussen alle te scannen

De scheidingsvellen moeten herkenbaar zijn

backoffice IB,

scheidingsvellen.

archiefbescheiden wordt per

voor de scansoftware, zodat elk archiefstuk

document een scheidingsvel

ook afzonderlijk wordt gedigitaliseerd.

documentselectie

gelegd. 6.

Medewerker

Aanleveren aan

De te scannen archiefbescheiden

Volledige archiefbescheiden, inclusief de

backoffice IB,

scanspecialist.

worden aangeleverd aan de

daarbij behorende enveloppen als dit is

scanspecialist.

afgesproken (bijvoorbeeld bij aangetekende

documentselectie

brieven en bezwaarschriften). 7.

Medewerker

Doorsturen van

Deze documenten worden

backoffice IB,

documenten die niet (of

doorgestuurd naar de ontvanger

documentselectie

niet direct) voor

(verantwoordelijke

vervanging in

organisatieonderdeel of persoon).

aanmerking komen.

Procedure voor uitgaande en interne archiefbescheiden. Uitgaande en interne archiefbescheiden (die deel uitmaken van een zaak) worden digitaal opgemaakt en in het zaaksysteem opgenomen, bewerkt, behandeld en gearchiveerd. Deze archiefbescheiden zijn digitaal van oorsprong, zodat er geen sprake is van vervanging. Uitgaande archiefbescheiden waarvan door wettelijke voorschriften of organisatorische overwegingen is bepaald dat deze in analoge vorm leidend zijn, mogen niet vervangen worden. Deze archiefbescheiden worden dan alleen gedigitaliseerd en opgenomen in het zaaksysteem, maar worden niet vervangen. Minimale kwaliteitscriteria Voor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing. Criterium Vervangingswaardigheid van documenten.

Norm Alle ingekomen analoge documenten komen voor het vervangingsproces in aanmerking, behalve de uitzonderingen.

Resultaat De uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat: resultaat De archiefbescheiden worden geselecteerd op wel te vervangen of niet te vervangen. De niet te vervangen documenten komen op een aparte stapel en gaan in ongewijzigde vorm door naar de ontvanger (met uitzondering van archiefbescheiden die onder cultureel erfgoed vallen). De te vervangen archiefbescheiden (en cultureel erfgoed) worden vervolgens gescand en geregistreerd. Het resultaat is dat documenten die vallen onder de criteria ‘uitzonderingen’ het vervangingsproces niet doorlopen.

Risico’s

20

De uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico’s: Risico

Maatregel

Inkomende documenten:

Medewerker backoffice IB controleert steekproefsgewijs de post die in

Medewerker backoffice IB selecteert tijdens de inhoudelijke selectie

ongewijzigde vorm naar de ontvanger gaat op vervangingswaardigheid.

niet alle te vervangen archiefbescheiden voor het vervangingsproces.

Dit moeten de documenten zijn die niet voor vervanging in aanmerking komen.

21

Bijlage 2. Procedure scannen archiefbescheiden Scope: Deze procedure is opgesteld voor het scannen van archiefbescheiden en heeft betrekking op alle ingekomen archiefbescheiden die voor vervanging zijn geselecteerd. 1. Procedure scannen van ingekomen archiefbescheiden De medewerker backoffice IB selecteert de archiefbescheiden die onleesbaar zijn (bijvoorbeeld door een te klein lettertype), die lastig te scannen zijn (o.a. afwijkend formaat, gehavende documenten) of archiefbescheiden die bestaan uit veel pagina’s (o.a. ingebonden jaarverslagen, rapporten, e.d.). Waar mogelijk wordt gezocht naar praktische oplossingen, zoals het opvragen van een digitaal exemplaar bij de afzender. Bij uitblijven daarvan wordt het document uit elkaar gehaald en gescand. De medewerker backoffice IB ontdoet de archiefbescheiden die zijn geselecteerd voor scanning van hechtmiddelen en plastic (nietjes, ringbanden, paperclips, gelijmde kaften, e.d.). De medewerker backoffice IB ontvangt de archiefbescheiden en maakt een scheiding van archiefbescheiden op formaat, te weten: Formaat A3 en kleiner en Formaat groter dan A3 tot en met A0+.

De medewerker backoffice IB werkt met één standaardprofiel voor archiefbescheiden van formaat A3 en kleiner en met één standaardprofiel voor archiefbescheiden groter dan A3 t/m A0+. De archiefbescheiden worden standaard in kleur gescand, zodat er geen informatieverlies optreedt. De medewerker backoffice IB moet met de juiste scanner de archiefbescheiden scannen. Voor de formaten tot en met A3 de scanner Canon DR-7550-C. Voor formaten groter dan A3 tot en met A0+ de scanner HP Designjet T 2.300. De medewerker backoffice IB scant de archiefbescheiden met de bijbehorende instellingen zowel voor tekstdocumenten en tekeningen minimaal 300 dpi, 24 bits. Het scanproces is centraal georganiseerd. Iedereen kan gebruik maken van de centrale scanvoorziening (de scanstraat). De medewerker backoffice IB scant per batch archiefbescheiden volgens de voorgeschreven procedure en de opgestelde handleidingen. De medewerker backoffice IB controleert de kwaliteit van de scans op juistheid van de reproductie, te weten: 1. Volledigheid, 2. Informatiewaarde 3. Leesbaarheid. Dit is een controle op de leesbaarheid van de images, de volledigheid van de archiefbescheiden en de natuurgetrouwe weergave van het origineel. Als blijkt dat de kwaliteit na het scannen onvoldoende is zal de medewerker backoffice IB het document (of pagina’s daaruit) opnieuw scannen en daarbij als nodig zorgen voor afwijkende instellingen van het scanprofiel, zodat het kwalitatief beste resultaat wordt verkregen. Later bij het registreren, herhaalt de medewerker backoffice IB en medewerker frontoffice IB de kwaliteitscontrole.

22

Na het uitvoeren van de scanactiviteiten wordt de scan met een aantal daarbij behorende metagegevens automatisch in de opslagstructuur geplaatst. Deze metagegevens zorgen ervoor dat de scans gekoppeld worden aan de juiste registratie. Deze metadata maken de scan herkenbaar voor de medewerkers frontoffice IB. Na het scannen van de archiefbescheiden moet de medewerker backoffice IB en medewerker frontoffice IB deze nog koppelen aan de juiste registratie in het zaaksysteem. Tijdens de release wordt een aantal metadata meegegeven met het archiefstuk, zoals o.a. documentsoort, documentrichting, datum van opname in het systeem, e.d. De medewerker backoffice IB zorgt ervoor dat de scans na het scannen beschikbaar komen voor de medewerker backoffice IB voor het valideren en medewerker frontoffice IB die belast is met de kwaliteitscontrole en de registratie van de overige metadata. De beoordeling van de informatiewaarde van een scan wordt naast de controle door de medewerker backoffice IB ook gecontroleerd door de medewerker backoffice IB(validatie) en medewerker frontoffice IB (registrator). Na het scannen worden de bij elkaar behorende archiefbescheiden weer op analoge wijze samengevoegd. Automatisch krijgt tijdens het scannen elk archiefstuk een stempel. Archiefbescheiden die om organisatorische of inhoudelijke redenen in eerste instantie niet zijn gescand, maar waarbij het scannen alsnog moet gebeuren om het document te digitaliseren worden alsnog gescand. Het betreft hier documenten/archiefbescheiden die persoonlijk zijn afgegeven aan medewerkers of via andere kanalen dan het gebruikelijke postkanaal zijn binnengekomen. Gewijzigde ingekomen archiefbescheiden worden ook gescand omdat dit in feite nieuwe originele documenten zijn. Deze te scannen archiefbescheiden worden aangeboden bij de medewerker backoffice IB en doorlopen dezelfde procedures als gewone te scannen archiefbescheiden. 2. Uitwerking controle op juistheid en volledigheid, leesbaarheid en terugvindbaarheid a.

Juistheid en volledigheid

Tijdens de voorbereiding op het scannen vindt al de eerste controle plaats door de medewerkers backoffice IB. Zij controleren de documenten op volledigheid tijdens het verzamelen en ontnieten. Wanneer blijkt dat bepaalde delen of bladzijden ontbreken wordt via de medewerker, die verantwoordelijk is voor de kwaliteit van het scannen overleg gepleegd met de betrokken afdeling. Deze beslist of de betreffende stukken al dan niet op dat moment gescand kunnen worden of dat de ontbrekende stukken eerst aangeleverd moeten worden voor het scannen of op een later tijdstip compleet gemaakt wordt. Daarna wordt voor de documenten bepaald of de standaardinstellingen voldoende zijn om een goed scanresultaat te verkrijgen. Als het nodig is worden papieren documenten met beschadigingen of minder goed leesbare stukken opnieuw gescand met een hoger contrast en helderheid. Na het scannen wordt gecontroleerd of de gegevens op de gemaakte scan juist en volledig zijn overgekomen. Zo nodig zal het scannen opnieuw moeten worden gedaan. b.

Leesbaarheid

Tijdens het scanproces zelf worden de gescande documenten, die vanaf nu scanbeelden (of images) worden genoemd, getoond op het scherm. De beelden worden tijdens het scannen gecontroleerd op leesbaarheid, duidelijkheid en kwaliteit. Ook wordt in deze fase beoordeeld of ze

23

recht gescand zijn en of dit nog (handmatig) aangepast moet worden. Ook worden er nog een aantal correcties automatisch uitgevoerd. Bij een niet duidelijke scan wordt het contrast en helderheid verbeterd. De medewerker backoffice IB, die verantwoordelijk is voor de kwaliteit, ziet hierop toe. Wanneer aanpassing via software niet tot een acceptabel resultaat leidt kan het betreffende document opnieuw worden gescand met aangepaste instellingen. c.

Terugvindbaarheid

Om documenten en zaken efficiënt en snel weer terug te kunnen vinden is het toekennen van de nodige gegevens (metadata) nodig. Deze metagegevens worden zowel op document- als op zaakniveau toegekend. Op de volledigheid van de registratie wordt in deze fase gecontroleerd. Dit gebeurt aan de hand van een overzicht van gescande en geregistreerde archiefbescheiden van die betreffende dag. Dit overzicht wordt doorgenomen op correctheid en volledigheid door de medewerker backoffice IB , die verantwoordelijk is voor de kwaliteit. Geconstateerde fouten worden hersteld en ontbrekende gegevens of pagina’s worden alsnog aangevuld door de medewerker backoffice IB van het team Informatiebeheer. In deze procedure zijn de volgende stappen te onderscheiden: Stap 1.

Actor

Activiteit

Toelichting

Medewerker backoffice

Ontvangst van

Ontvangt de gesorteerde

IB

archiefbescheiden

archiefbescheiden en houdt deze bij

Criteria en normen Archiefbescheiden zijn gesorteerd

elkaar. 2.

Medewerker backoffice

Selectie archiefbe-

Zodra hiervan sprake is wordt gezocht

IB

scheiden op:

naar praktische oplossingen

1.Onleesbaarheid;

(bijvoorbeeld digitaal document

2.Lastig te scannen;

opvragen). Als er geen praktische

3.Grote omvang.

oplossing mogelijk is wordt het document alsnog geheel gescand.

3.

Medewerker backoffice

Archiefbescheiden

Ontdoet archiefbescheiden die zijn

IB

ontdoen van

geselecteerd voor scanning van

hechtmiddelen en

nietjes, ringbanden, paperclips, kaften

plastic.

en/of andere voorwerpen die het scannen onmogelijk maken.

4.

5.

Medewerker backoffice

Plaatsen van

Controle of er tussen alle afzonderlijke

IB

scheidingsvellen tussen

archiefbescheiden een scheidingsvel is

de archiefbescheiden

geplaats.

Medewerker backoffice

Scheiden van

De archiefbescheiden worden in 2

IB

archiefbescheiden op

groepen onderverdeeld op grootte. Dit

formaat:

bepaalt met welke scanner de

1 A3 en kleiner;

archiefbescheiden gescand moeten

2 Groter dan A3 t/m

worden.

A0+. 6.

Medewerker backoffice

Selecteren van de

Afhankelijk van de documentscheiding

Canon DR-7550-C scanner tot en met

IB

geschikte

op formaat, maakt de medewerker

A3 en HP Designjet T 2.300 voor

scanapparatuur.

backoffice gebruik van de relevante

groter dan A3 tot en met A0+.

apparatuur.

24

7.

Medewerker backoffice

Gebruik maken van

De scanspecialist maakt gebruik van

Alles wordt in kleur gescand. Dit geldt

IB

standaardinstellingen.

de standaard instellingen van de

zowel voor de tekstbestanden als voor

scanapparatuur. Zodra de kwaliteit

de tekeningen. De minimale kwaliteit

onvoldoende is zal de scanspecialist

is:

handmatig de instellingen aanpassen.

Tekstdocumenten 24 bit, 300 dpi; Tekeningen, 24 bit, 300 dpi.

8.

Medewerker backoffice

Uitvoeren scanning en

De archiefbescheiden worden gescand

IB

kwaliteitscontrole.

volgens de vastgestelde procedure. Ook vindt er een kwaliteitscontrole plaats op de kwaliteit van de scans

9.

Systeem

Opslaan scan.

De scansoftware slaat de scan op. Dit gebeurt op een tijdelijke locatie op server SV 38 FTP Verseon Circle.

10.

Medewerker backoffice

Routering van de scans.

IB

De gescande archiefbescheiden worden beschikbaar gesteld aan de frontoffice medewerkers IB

11.

12.

Medewerker backoffice

Bij elkaar brengen van

Het op analoge wijze samenvoegen

IB

de papieren

van de bij elkaar behorende

archiefbescheiden.

archiefbescheiden.

Medewerker backoffice

Automatisch wordt er

Alle documenten die voor vervanging

IB

tijdens het scannen een

in aanmerking komen worden

datumstempel op het

voorzien van een datumstempel

analoge document gegenereerd 13.

Medewerker backoffice

Routering analoge

De analoge documenten worden aan

IB

archiefbescheiden.

de medewerkers frontoffice IB gegeven.

Procedure scannen van uitgaande en interne archiefbescheiden Uitgaande en interne archiefbescheiden, die deel uitmaken van een zaak worden digitaal opgemaakt, bewerkt, behandeld en gearchiveerd in het zaaksysteem. Deze archiefbescheiden zijn al digitaal van oorsprong, zodat hier geen sprake is van vervanging. Er moet wel vervanging plaatsvinden in die gevallen waarbij het document analoog is behandeld en alleen het analoge document belangrijke aantekeningen, ‘natte handtekening’ of parafen bevat. Kwaliteitscriteria Voor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing: Criterium Scanresolutie is van voldoende kwaliteit

Norm De minimale instellingen zijn: 1.Tekstdocumenten 24 bit, 300 dpi; 2.Tekeningen 24 bit, 300 dpi.

De informatiewaarde van de archiefbescheiden moeten van voldoende

Alle archiefbescheiden (scans) worden gecontroleerd op juistheid,

kwaliteit zijn (juist en leesbaar).

informatiewaarde en leesbaarheid. De informatie moet duidelijk leesbaar zijn. Doordat alle archiefbescheiden in kleur worden gescand verliest een document niet aan informatie, als kleur daarbij een

25

beslissende factor speelt. Het aantal pagina’s moet correct gescand zijn (volledig).

De volledigheid wordt getoetst door de pagina’s van het oorspronkelijke document handmatig of machinaal te tellen en te vergelijken met het aantal gescande pagina’s. Hierbij wordt ook gelet op lege pagina’s.

Recht scannen.

Een scheef gescand document wordt afgevangen door instellingen van het scanapparaat (automatisch rechtzetten). Alle archiefbescheiden moeten recht staan, conform het originele exemplaar.

Het bestandsformaat is gebaseerd op een open standaard.

Ten aanzien van het bestandsformaat wordt gebruik gemaakt van zogenoemde open standaarden. Er wordt gebruik gemaakt van Pdf/A

Resultaat De uitvoering van deze procedure leidt tot het volgende resultaat: Resultaat Scans worden automatisch opgeslagen server SV 38 FTP Verseon Circle. Analoge archiefbescheiden zijn –wanneer het formaat scannen het toelaat- correct gescand. Er is geen informatieverlies omdat alles in kleur wordt gescand. Alle pagina’s zijn gescand (met uitzondering van lege pagina’s). Pagina’s zijn recht gescand. Scanformaten zijn gebaseerd op open standaarden. Scans zijn integer, betrouwbaar en authentiek. De oorspronkelijke maatvoering en schaal van technische tekeningen kunnen volledig en juist worden gereproduceerd. Er is sprake van één op één vervanging: het digitale origineel wijkt inhoudelijk niet af van het analoge document. De scans zijn niet meer te wijzigen.

Risico’s De uitvoering van deze procedure kan leiden tot de volgende risico’s: Risico Informatieverlies door scanning.

Maatregel Controle op informatieverlies door de medewerker backoffice IB en frontoffice IB.

Onvolledig scannen.

Vergelijk het aantal gescande pagina’s met de getelde originelen. Oorspronkelijke papieren document handmatig of machinaal tellen.

Scan wordt door een technische storing niet correct (tijdelijk)

Als de geautomatiseerde opslagprocedure niet correct of volledig

opgeslagen.

verloopt treedt automatisch een ‘roll back’ procedure in werking. Daarnaast worden controles gehouden door het houden van steekproeven zodra storing bekend is.

Scheef scannen.

Controle op de kwaliteit van de scan door instellingen van het scanprofiel van de scanner (automatisch rechttrekken) en het handmatig roteren.

26

Bijlage 3. Zaaksysteem en servers De gemeente Venray maakt gebruik van Verseon van Circle software als digitaal zaaksysteem. Binnen dit zaaksysteem worden archiefwaardige archiefbescheiden geregistreerd en opgeslagen. Alle medewerkers van de organisatie zijn tijds- en plaats onafhankelijk in staat om de benodigde archiefbescheiden en zaken te raadplegen. Componenten De technische omgeving van het zaaksysteem bestaat in grote lijnen uit de volgende componenten:

Centrale opslag en operating system De bestanden die via het zaaksysteem worden gearchiveerd worden opgeslagen in een server (zie bovenstaande afbeelding) op een Windows serveromgeving (Windows 2010). De opslagruimte is permanent uit te breiden en wordt geregeld via het team ICT in eventuele samenwerking met de leverancier. Voor wat betreft het beheer en toegang tot het digitale archief werken het team Informatiebeheer en het team ICT nauw met elkaar samen. De verantwoordelijkheid voor het systeembeheer ligt bij het team ICT. Bij een toekomstige conversie/migratie naar een andere omgeving/operating system zal na het zorgvuldig analyseren en testen worden gegarandeerd dat er geen gegevens verloren gaan. Deze digitale duurzaamheid is een eis voorafgaand aan een geplande conversie/migratie.

27

Bijlage 4. Scanners en scansoftware Scansoftware De gemeente Venray gebruikt software voor de ondersteuning van het scanproces en het digitaal archiefbeheer. De software voor scanning is in staat om scans te produceren die voldoen aan de eisen die de gemeente Venray hieraan moet stellen. De gebruikte software voor het scannen van archiefbescheiden van formaat A3 en kleiner is Kofax. Deze software zorgt voor het digitaliseren in Pdf/A formaat in het zaaksysteem . Voor het scannen van archiefbescheiden van formaat groter dan A3 t/m A0+wordt gebruik gemaakt van de A0+ scanner HP Designjet T2.300. Deze software zorgt voor het scannen in PDF/A formaat in het zaaksysteem Verseon.

Scanresolutie Bitdiepte Kleurruimte

Kleur

Eenheid

300

Dpi

24

Bit

sRGB

sRGB

Brightness

50

Contrast

65

Gamma correct

40

Naam software

Kofax Virtual ReScan en Kofax Concurrent Client

Versie

10.0

Onderhoudscontract

Jaarlijks

Documentatie

Software documentatie is beschikbaar op een meegeleverde CD. Een algemeen toegankelijke locatie moet nog bepaald worden.

Naam leverancier

BMConsultants

Website

www.bmconsultants.com

28

Instellingen Clarity (helderheid) Brightness

55 %

Contrast

48 %

Gamma Setting

Normal

Gamma correctie

1

Noise Enhancement

None

Linefilter

Normal

Speckle removal filter

Small

Skew Deskew and crop Deskew

On

Autocrop

On

Auto oriëntatien

Off None

Pine angle adjustment

Off

Blank page deletion

5000 pixels

Blank page threshold Scanners (hardware)

Voor het scannen van de ingekomen documenten maakt het team Informatiebeheer gebruik van Canon DR 7550-C scanners. Deze worden aangestuurd door een scanserver. Dubbelzijdig scannen is mogelijk. De document feeder heeft een capaciteit van 200 pagina’s. De opgegeven scansnelheid met het gebruik van de document feeder is 55 pagina’s per minuut enkelzijdig en 110 duplex. De uiteindelijke snelheid hangt af van de snelheid van de scansoftware. Specificatie grootformaat scanners Grootformaat documenten worden gescand met gebruikmaking van de hardware van. Specificatie grootformaat scanner Technologie

Thermische HP inkjettechnologie

Inkjettechnologie

HP Thermal Inkjet

Optische resolutie

600 x 600dpi

Scansnelheid

Tot 3,81 cm/sec (kleur, 200 dpi); tot 11,43 cm/sec (grijstinten, 200 dpi

Scanbreedte

106,7 cm

Origineel formaat

914 mm

Materiaaldikte

Tot 0,8 mm

Gewicht

60 tot 328 gr/m2

Kleurensysteem

6-inkt - cyaan ▪ magenta ▪ geel ▪ fotozwart ▪ matzwart ▪ grijs

Maximum resolutie

2400 x 1200dpi

29

Interface

Gigabit Ethernet (1000Base-T); EIO Jetdirect accessoireslot; Hi-Speed USB 2

Bestandsformaten Standaard worden de gescande documenten in het digitale archief opgeslagen in het formaat Pdf/A. Centrale opslag en operating system De bestanden die via Verseon worden opgeslagen, worden in een virtuele omgeving in een ESX 4.0 omgeving op een Windows serveromgeving (windows server 2010). De opslagruimte is permanent uitbreidbaar en wordt geregeld via het team ICT. Voor wat betreft het beheer en toegang tot digitale documenten werken team Informatiebeheer en team ICT nauw met elkaar samen. De verantwoordelijkheid voor dit systeembeheer ligt bij het team ICT. Bij toekomstige conversie/migratie naar een andere omgeving/operating system, zal na het zorgvuldig analyseren en testen worden gegarandeerd dat er geen gegevens verloren gaan. Deze digitale duurzaamheid is een eis voorafgaand aan een geplande conversie/migratie. Een conversie/migratie zal dan ook volgens de change management procedure moeten verlopen. Kwaliteit van de reproducties In het digitaliseringsproces zijn drie factoren van invloed op de kwaliteit en omvang van de digitale afbeelding: 1. Resolutie: (uitgedrukt in dpi: dots per inch) De hoeveelheid beeldpunten die per inch worden gescand; 2. Bitdiepte (of dynamic range): het aantal bits dat per beeldpunt wordt gebruikt om informatie op te slaan. Voor het scannen in kleur is dat 24 bits. 3. Compressie: de bestandsomvang kan beperkt worden door compressie methoden (met en zonder verlies van informatie). Compressie zonder verlies heeft geen gevolgen voor de kwaliteit van de digitale afbeeldingen. Tekeningen, afbeeldingen en plattegronden, etc. Tekeningen die groter zijn dan A3-formaat worden door een HP Designjet T2.300 gescand en toegevoegd en gekoppeld aan corresponderende zaakstukken in Verseon. Specificaties van de door Océ gebruikte hardware staan hierboven vermeld. De kwaliteit van de gescande archiefbescheiden groter dan A3 tot en met A0+ (gescand met HP Designjet T2.300) wordt gecontroleerd door de Medewerker backoffice IB.

30

Bijlage 5.

Procedure change management Scope: Deze procedure is opgesteld om de regie te voeren en te houden op wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving, die aanzienlijke invloed (kunnen) hebben op de kwaliteit en duurzaamheid van de digitale archiefbescheiden. Procedure Adviseur IB toetst voorstellen voor wijzigingen in het vervangingsproces en/of de archiefbeheeromgeving aan bestaand informatie- en archiveringsbeleid, evenals wet- en regelgeving. Adviseur IB laat hiertoe een impact analyse opstellen door Adviseur ICT, Functioneel beheer of stelt zelf een impact analyse op, in opdracht van het hoofd Middelen. De keuze is afhankelijk van het werkterrein van de desbetreffende medewerker. Adviseur IB zorgt er voor dat de impact analyses worden gedocumenteerd. Voorstellen die afbreuk doen aan de kwaliteit en duurzaamheid van de archiefbescheiden worden niet gerealiseerd zonder toestemming van hoofd Middelen. Hierbij gelden de in de vervangingsprocedures vastgelegde minimum kwaliteitscriteria en beoogde resultaten als ondergrens. Een belangrijke afwegingsfactor is dat de maatregelen geen negatieve invloed mogen hebben op het resultaat van het totaal van de vervangingsprocedures. Adviseur IB is in dit kader in ieder geval betrokken bij wijzigingen ten aanzien van het vervangingsproces, bestandsformaten, back-up procedures en –voorzieningen, software en hardware voor scanning en archivering en de omgeving waarin het digitale archief is geplaatst. Hoofd Middelen neemt de beslissing of de wijziging al dan niet wordt voorgelegd aan het managementteam om doorgevoerd te worden. In die gevallen waarin sprake is van een majeure wijziging moet de gemeentearchivaris en Informatiemanagement (IM) altijd worden betrokken. De gemeentearchivaris adviseert of er vervolgens een nieuwe Vervangingsbesluit moet worden aangevraagd. Het managementteam keurt de organisatorische maatregel goed of niet. De beoordeling wordt gedaan aan de hand van de opgestelde impactanalyse. Wanneer de maatregel akkoord is bevonden door het managementteam en dan zorgt Adviseur IB er voor dat de procedure gewijzigd wordt. Het managementteam stelt vervolgens de gewijzigde procedure vast. Adviseur IB (mandaat ) zorgt er voor dat de voorstellen en de besluiten over geaccordeerde wijzigingen en de wijzigingen zelf worden gedocumenteerd en aan het handboek worden toegevoegd. Ook de gewijzigde procedure wordt aan de bestaande procedure toegevoegd in het handboek na accordering. Wijzigingen t.a.v. de technische inrichting en software worden binnen een OTAP-omgeving vooraf getest en pas na acceptatie in de productieomgeving geïmplementeerd. (OTAP staat voor Ontwikkeling, Test, Acceptatie en Productie en geeft een pad aan dat wordt doorlopen tijdens o.a. softwareontwikkeling.) De testomgeving wordt gebruikt als acceptatieomgeving. Na acceptatie wordt de gewenste inrichting in de productieomgeving geïmplementeerd.

31

Bij een organisatorische of technische wijziging zijn de volgende stappen te onderscheiden: Stap 1.

2.

3.

Actor

Activiteit

Toelichting

Criteria en normen

1.Adviseur IB

Melden van maatregel bij

Gaat om maatregelen voor

Maatregel mag geen negatieve invloed

2.Adviseur ICT;

manager Middelen dat kan

wijzigingen in het vervangingsproces

hebben op het resultaat van het totaal

3.Functioneel beheer

leiden tot verandering in

en/of de archiefbeheeromgeving die

van de vervangingsprocedures.

de

afbreuk kunnen doen aan de kwaliteit

vervangingsprocedures.

en duurzaamheid.

Het (laten) uitvoeren van

Een organisatorische maatregel die

De analyse wordt gedaan aan de hand

een impactanalyse door

van invloed is op de bewaarstrategie,

van een toetsing aan het bestaande

Adviseur IB

het wijzigingsbeleid en/of de mensen

beleid en wet- en regelgeving.

of functioneel beheer. (de

in de organisatie.

keuze is afhankelijk van

Een technische maatregel die van

De technische maatregel moet inclusief

het werkterrein van de

invloed is op de hard- of software.

een testrapport en gebruikerstest zijn.

Adviseur IB

Hoofd Middelen

desbetreffende

Deze moet in een OTAP procedure

medewerker).

passen.

Goedkeuren of afkeuren

Maatregelen die mogelijk een afbreuk

De beoordeling wordt gedaan aan de

van de organisatorische

doen aan de kwaliteit en

hand van de opgestelde impactanalyse.

maatregel.

duurzaamheid van archiefbescheiden worden niet gerealiseerd zonder toestemming van hoofd Middelen

4.

1.Gemeentearchivaris

Adviseren of er een

De gemeentearchivaris en

Maatregelen mogen geen negatieve

2.Informatiemanage-

nieuwe machtiging moet

Informatiemanagement zijn altijd

invloed hebben op het resultaat van de

ment

worden aangevraagd.

betrokken bij majeure wijzigingen

procedures voor het vervangingsproces.

t.a.v. de organisatie, bestandsformaten alsmede de software en hardware voor scanning en archivering. De gemeentearchivaris en Informatiemanagement adviseren of de voorgenomen wijziging een nieuwe machtigingsaanvraag noodzakelijk maakt. 5.

Managementteam

Goedkeuren of afkeuren

De beoordeling wordt gedaan aan de

van de organisatorische

hand van de opgestelde analyse.

maatregel. 6.

7.

Adviseur IB

Managementteam

(laten) wijzigen van de

Uitsluitend wanneer de maatregel

procedure.

akkoord is bevonden.

Vaststellen van de gewijzigde procedure.

8.

Adviseur IB

Toevoegen gewijzigde

Opname in het zaaksysteem.

procedure aan het handboek. Dit geldt ook voor de voorstellen en besluiten over geaccordeerde wijzigingen

32

en de wijzigingen zelf.

Kwaliteitscriteria Voor de uitvoering van deze procedure zijn de volgende kwaliteitscriteria van toepassing: Criterium

Norm

De wijziging in procedures worden bijgehouden en opgeslagen.

De wijzigingen worden bijgehouden in het zaaksysteem door middel van versiebeheer.

De maatregelen hebben geen negatieve invloed op het resultaat van

De maatregelen worden getoetst aan de hand van het interne

het totaal van de procedures.

normenkader.

Resultaat Resultaat Organisatorische wijzigingen of wijzigingen in hard- en software en het bijbehorende proces is beschreven. Er is een logfile (versiebeheer) van de wijzigingen beschikbaar. Voor het uitvoeren van wijzigingen is het belangrijk dat er vastgestelde procedures zijn en dat deze ook worden toegepast. De gemeente beschikt over een overzicht van alle wijzigingen in werkwijzen, procedures, soft- en hardware waarbij is vastgelegd wat de mogelijke invloed is van de wijzigingen op de te bewaren informatie. De gemeente beschikt over een procedure om de gevolgen van technische wijzigingen te testen. Op basis van de technische wijzigingen wordt het interne normenkader bijgewerkt. Op basis van de wijzigingen wordt het handboek bijgewerkt.

Risico’s De uitvoering van deze procedure leidt tot de volgende risico’s: Risico De medewerkers die ermee werken weten niet dat er iets gewijzigd is.

Maatregel Informatie over gewijzigde procedures wordt verspreid onder de medewerkers. Daarnaast kunnen medewerkers hierover aanvullende instructies krijgen.

Uitgevoerde wijzigingen worden niet goed vastgelegd.

Uitgevoerde wijzigingen worden vastgelegd in het zaaksysteem door middel van versiebeheer.

Vastgestelde procedures ten aanzien van wijzigingen worden niet

Controle op de toepassing op basis van het interne normenkader.

toegepast. Er wordt een wijziging in de software uitgevoerd en het hoofd Middelen

Er moeten heldere afspraken zijn tussen de betrokken afdelingen over

is hiervan niet op de hoogte.

informatie-uitwisseling.

33

Bijlage 6.

Functiebeschrijvingen Medewerker Backoffice Informatiebeheer

Openen, sorteren en scan klaar maken van de post Scannen van scanbare post -

controleren en valideren van de scan

-

Kofax metadata toevoegen

Niet scanbare post verdelen Beheer van fax- en mailbox Afhandeling van e-mail en faxen -

Digitale documenten toevoegen aan bestaande zaken

-

Niet geregistreerde documenten doorzetten naar de afdeling/medewerker

Fysieke documenten in dagdozen opbergen, opzoeken en vernietigen Beheren van de dagdozen Zaaktype toewijzen aan gescande documenten -

Registratie en aanpassen registratie van de scan door zaaktype toewijzing

-

Documenten toevoegen aan bestaande zaken

Opvoeren van bijzondere subjecten (opvoeren adresgegevens HRS totdat landelijke KvK beschikbaar is in 2014 en het opvoeren van NAW gegevens van natuurlijke personen) Beheer analoge archieven -

Afhandelen in Corsa

-

Scannen en on demand van enkele stukken

Overige werkzaamheden Medewerker Frontoffice Informatiebeheer

Zaaktype toewijzen -

Registratie in Verseon en zaaktype toewijzen

-

Documenten koppelen aan bestaande zaken

-

Aanpassen registratie

Opvoeren van bijzondere subjecten in Verseon (opvoeren adresgegevens HRS en het opvoeren van natuurlijke personen) Aanspreekpunt en ondersteuning aan de afdelingen voor gebruik Verseon 34

-

Advies, informatie en ondersteuning eindgebruikers

-

Advies inzake gebruik zaaktypen

-

Vertaalt gebruikerswensen en adviseert over aanpassing Verseon

-

Doet voorstellen gebruik zaaktypen uit catalogus (tbv doorontwikkeling Verseon)

Afsluiten en Archiveren zaken -

Controleren uniformiteit en betrouwbaarheid, afhandelen, splitsen

Aanspreekpunt voor functioneel beheer Beheer zaaktypencatalogus 1. Zaaktypen 2. Metadata Beheer I-Navigator Opstellen vernietigingslijst en “vernietigen” digitale archieven overeenkomstig vernietigingslijst Informatieverstrekking -

Fysieke documenten opzoeken in dagdozen

-

Scanning on demand

Het ontwikkelen, onderhouden van het documentaire informatie centrum Verricht werkzaamheden t.a.v. het analoge archief -

Dossiervorming in het analoge dynamische archief

-

Boekt ter archivering aangeboden informatie af in het Documentair Informatie Systeem

-

Informatieverstrekking

-

Scannen on demand van enkele stukken

-

Vernietiging analoge archief overeenkomstig vernietigingslijst

-

Beheer archiefdepot

Projectmatig: voorbereiding archieven door digitalisering Overige werkzaamheden Adviseur Informatiebeheer

Beleidsadvisering van het werkveld informatiebeheer/dienstverlening, waaronder: •

Samenhang informatiebeheer KCC en ICT 35

•

Autorisatie m.b.t. zaakgericht werken

Monitoren informatievoorziening in ruimste zin van het woord (digitale opslag, nieuwe ontwikkelingen, social media) Verzorgt kwaliteitscontrole/bewaking digitale archief Verantwoordelijk voor de doorontwikkeling van het zaaksysteem Volgen van Informatievoorziening in ruimste zin van het woord (digitale opslag, nieuwe ontwikkelingen), geeft gevraagd en ongevraagd advies hierover Handboek vervanging •

Advisering inzake vervanging

•

Bijhouden van wijzigingen in de beheerprocedure van het vervangingsproces

Verzorgt onderhoud/beheer van het post- en email protocol Is aanspreekpunt voor functioneel beheer Is verantwoordelijk voor wijzigingsmanagement verzorgt impactanalyse van wijzigingsvoorstellen Geeft opdrachten t.a.v. technisch (functioneel) beheer Neemt deel aan Gebruikersoverleg Verseon Projectmatige werkzaamheden •

Doet voorstellen voor het digitaliseren van papieren archieven en de uitvoering daarvan

Overige werkzaamheden

36