Handboek vervanging archiefbescheiden

Handboek vervanging archiefbescheiden

Handboek vervanging archiefbescheiden Regio Gooi en Vechtstreek

J. Schuemie

Titel

: Handboek vervanging archiefbescheiden

Documentnummer

: 13.0008150

Datum

: 1 augustus 2014

Versie

: 2.0

Status

: Definitief

Opdrachtgever

: Regio Gooi en Vechtstreek

Opsteller(s)

: Jack Schuemie

Datum:

1 augustus 2014

Versie:

2.0


Inhoudsopgave 1

INLEIDING ___________________________________________________________ 2 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5

2

4.4

Inleiding ______________________________________________________ Kwaliteit van de scanner en het scanproces __________________________ Inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten ____________________________________________________ Kwaliteitscontrole _______________________________________________

13 13 14 15

VERNIETIGING VAN DE VERVANGEN INFORMATIE ___________________________ 16 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8

6

Voorbereiding van documenten / dossiers _____________________________ 7 Inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen _________________ 8 Gebruikte software en gekozen instellingen____________________________ 9 Criteria voor de keuze van reproductie in kleur of z/w __________________ 10 Toekennen en koppelen van metadata ______________________________ 11 Opname in het beheersysteem ____________________________________ 11

KWALITEITSPROCEDURE _______________________________________________ 13 4.1 4.2 4.3

5

Organisatieonderdelen bij de Regio Gooi en Vechtstreek __________________ 4 Reikwijdte van het vervangingsproces ________________________________ 4 Bij blijvend te bewaren informatie ___________________________________ 6

BESCHRIJVING VAN DE INRICHTING VAN HET VERVANGINGSPROCES _____________ 7 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6

4

2 2 2 3 3

BESCHRIJVING VAN DE TE VERVANGEN INFORMATIE __________________________ 4 2.1 2.2 2.3

3

Doel van dit document ____________________________________________ Achtergrond van het Handboek _____________________________________ Context _______________________________________________________ Verantwoording en goedkeuring ____________________________________ Leeswijzer _____________________________________________________

Inleiding ______________________________________________________ Tijdelijke opslag originele documenten ______________________________ Bevoegdheid tot vernietiging ______________________________________ Voorbereiding van de vernietiging __________________________________ Controleprocedure ______________________________________________ Vervolgstappen ________________________________________________ Vernietiging van de papieren archiefbescheiden _______________________ Verklaring van vervanging ________________________________________

16 16 16 16 16 16 17 17

WIJZIGINGSPROCEDURE _______________________________________________ 18

BIJLAGE I: TOETSINGSKADER REGISTREREN POST _______________________________ 19 BIJLAGE II

KWALITEITSNORMEN ____________________________________________ 20

BIJLAGE III: OVERZICHT METADATAVELDEN ____________________________________ 22 BIJLAGE IV: BEHANDELEN VAN FACTUREN ______________________________________ 28

J. Schuemie

Datum:

1 augustus 2014

Versie:

2.0

Pagina i


1 Inleiding 1.1 Doel van dit document Dit document dient als handboek voor het vervangen van analoge documenten in digitale documenten. Naast de reeds aanwezige en vastgestelde Normenset archivering Digitale archiefbescheiden, het in 2014 te voltooien Beheerplan Informatiehuishouding en de in dat kader te implementeren zaaktypecatalogus (ZTC), vormt dit handboek een complete inrichting van de wijze waarop de, geheel digitale, informatiehuishouding bij de Regio geregeld is.

1.2 Achtergrond van het Handboek Bij de Regio Gooi en Vechtstreek wordt sinds november 2008 digitaal gewerkt. Na de aanschaf van het nieuwe document management systeem (DMS), Corsa, worden alle documenten die bij de regio gemaakt en ontvangen worden, digitaal opgeslagen. Naast deze digitale opslag vindt nog steeds analoge opslag van informatie plaats. Deze hybride situatie is niet gewenst, omdat uit onderzoek is gebleken dat dit een groot risico van verlies van documenten en informatie met zich meebrengt. Met de archiefinspecteur van het Streekarchief Gooi en Vechtstreek is derhalve afgesproken dat er vanaf 1 januari 2010 uitsluitend nog digitale archivering van informatie zal moeten plaatsvinden. Door dezelfde inspecteur is aangegeven dat hij bereid is om met terugwerkende kracht een machtiging voor het vervangen van archiefbescheiden af te geven, mits aan een aantal voorwaarden wordt voldaan. Deze voorwaarden zijn opgenomen in de Regeling digitale vervanging van analoge informatie van het Streekarchief en (gegeven de specifieke situatie bij de Regio) enige aanvullende in het positief advies over de vervanging.

1.3 Context Het vervangingsproces is onderhevig aan wettelijke kaders en regelgevingen. Deze richtlijnen zijn beschreven in hoofdstuk 2 van de ” Handreiking Vervanging Archiefbescheiden1”. Met het vervangingsproces wordt het vervangen van papieren (originele) documenten voor een digitaal document bedoeld. Het digitale document is dan het originele document. Het papieren document heeft dan geen rechtskracht meer en moet worden vernietigd. We volgen hierbij de landelijke handreiking vervanging. Hiermee is voldaan aan alle wettelijke bepalingen. Samen met het beheerplan informatiehuishouding en de eerder genoemde normenset archivering vormt dit de inrichting van het digitaal, zaak- en procesgericht werken bij de Regio. 1

De Handreiking Vervanging Archiefbescheiden is een uitgave van Archief 2020 (onderdeel van het

Nationaal Archief). Deze handreiking geldt als algemene normering voor het inrichten en uitvoeren van het vervangingsproces van analoge documenten voor digitale exemplaren.

J. Schuemie

Datum:

1 augustus 2014

Versie:

2.0

Pagina 2


1.4 Verantwoording en goedkeuring Dit handboek is opgesteld in nauwe afstemming met de archiefinspecteur. De archiefinspecteur heeft dit handboek aan de eerder genoemde landelijke Handreiking en de Regeling digitale vervanging van analoge informatie van het Streekarchief getoetst en een positief advies uitgebracht. Aan dat positieve advies zijn, gezien de specifieke situatie bij de Regio, aanvullende voorwaarden gesteld. Daarnaast is dit document juridisch getoetst door dhr. J.J. Bakker, jurist bij de Regio. De door hem geleverde feedback en aanvullende opmerkingen zijn in het document verwerkt Omdat ook de facturen die de Regio Gooi en Vechtstreek ontvangt binnen het proces van vervanging vallen is aan de Inspecteur der Belastingen, sector Grote Ondernemingen, te Amersfoort om toetsing van het vervangingsproces gevraagd. Van hem is bericht ontvangen dat er geen fundamentele bezwaren zijn tegen het vervangen van papieren facturen voor digitale exemplaren. Vervolgens is dit document aan het Centrale Managementteam (CMT) en het Dagelijks Bestuur (DB) van de Regio, ter goedkeuring, voorgelegd. Voor dit handboek is derhalve op d.d. (dd-mm-jjjj) door het Dagelijks Bestuur goedkeuring verleend. Om daadwerkelijke inwerkingtreding van dit handboek te verkrijgen is deze tenslotte, conform de Algemene wet bestuursrecht en de vigerende jurisprudentie, bij alle partnergemeenten van de Regio Gooi en Vechtstreek ter inzage gelegd en vervolgens in de VGOP gepubliceerd.

1.5 Leeswijzer In hoofdstuk 2 wordt een beschrijving gegeven van de te vervangen informatie. Hoofdstuk 3 zal een uiteenzetting over de inrichting van het vervangingsproces geven. In hoofdstuk 4 vindt een beschrijving van het kwaliteitsproces plaats. In hoofdstuk 5 wordt de vernietiging van de te vervangen informatie beschreven. Tenslotte beschrijft hoofdstuk 6 de procedure rondom wijzigingen die zich in de toekomst zullen voordoen.

J. Schuemie

Datum:

1 augustus 2014

Versie:

2.0

Pagina 3


2 Beschrijving van de te vervangen informatie 2.1 Organisatieonderdelen bij de Regio Gooi en Vechtstreek Het vervangen van informatie zal van toepassing zijn voor alle onderdelen van de Regio Gooi en Vechtstreek. Ook toekomstige organisatieonderdelen die, na een organisatieverandering, een andere of nieuwe naam krijgen zullen hun werkzaamheden aan deze werkwijze moeten conformeren. In het beheerplan informatiehuishouding is een uitvoerige beschrijving van de organisatie en de organisatieonderdelen gegeven. Hier wordt derhalve volstaan met het benoemen van de diensten van de regio:  De Algemene Dienst (AD):  De Gemeentelijke Gezondheidsdienst (GGD):  Grondstoffen- en Afvalstoffendienst (GAD):  Regionale Ambulance Voorziening (RAV); NB. De Regio Gooi en Vechtstreek bevindt zich momenteel in een reorganisatieproces. Hierbij zal de GGD onderdeel uit gaan maken van het nieuw te vormen Programma Sociaal Domein. De Grondstoffen- en Afvalstoffendienst zal dan onderdeel gaan uitmaken van het Programma Fysiek Domein. De RAV blijft in zijn huidige vorm bestaan. De AD zal ophouden te bestaan. Hierbij zal het beleidsdeel IGB (Intergemeentelijk Bureau) worden verdeeld over de twee eerder genoemde domeinen. De PIOFACH taken die door de AD worden uitgevoerd zullen worden ondergebracht in een nieuw te vormen Ondersteuningsbureau.

2.2 Reikwijdte van het vervangingsproces Alle analoge informatie die vanaf 1 januari 2010 bij de Regio Gooi en Vechtstreek (toen nog Gewest Gooi en Vechtstreek hetende) ontvangen en/of opgemaakt is, en deel uitmaakt van een van de processen voorvloeiend uit de taakstelling van de organisatie, zullen door digitale exemplaren worden vervangen. Er gelden hier enkele uitzonderingen voor. Deze zullen in paragraaf 2.3 nader beschreven worden. Let wel, het gaat hier om stukken waaruit een nieuwe zaak is ontstaan. Stukken die ontvangen worden en deel uitmaken van de afhandeling van een zaak die voor 1 januari 2010 is ontstaan, zijn in analoge vorm gearchiveerd. Zaken uit de periode voor 1 januari 2010 worden niet gedigitaliseerd, tenzij de gebruiker daar om vraagt. De papieren dossiers zullen hierin echter leidend zijn en niet vervangen worden. Lopende zaken uit die periode, die na 1 januari 2010 afgehandeld zijn, zullen hybride opgeslagen worden, waarbij aangetekend wordt dat papier leidend zal blijven. Daar waar het gaat om blijvend te bewaren documenten zal er uit de voorliggende periode geen vervanging plaats vinden. Mochten documenten vanwege hun slechte papierkwaliteit verloren dreigen te gaan, dan zullen deze door papieren reproducties vervangen worden. Alle zaken die met ingang van 1 oktober 2014 zijn ontstaan zullen uitsluitend digitaal ontsloten en in geordende en toegankelijke staat gearchiveerd worden. De documenten die in papieren vorm ontvangen worden zullen, nadat deze gedigitaliseerd zijn, na zes maanden vernietigd worden.

J. Schuemie

Datum:

1 augustus 2014

Versie:

2.0

Pagina 4


De, sinds 1 januari 2010, gedigitaliseerde informatie wordt geacht te zijn vervangen. Het gaat hier om de volgende drie groepen: 1. Alle analoge personeelsdossiers van de actieve personeelsleden gedigitaliseerd. Het gaat hier tevens om dossiers die voor 1 januari 2010 ontstaan zijn. Alle documenten uit deze dossiers zijn conform de specificaties in paragraaf 3.4 gedigitaliseerd. De (originele) papieren dossiers zijn vervolgens afgesloten en conform de daarvoor geldende eisen opgeslagen. Met de goedkeuring voor vervanging zullen deze dossiers, een jaar na de machtiging, vernietigd worden. De personeelsdossiers van directeuren die blijvend bewaard moeten worden, en op 1 januari 2010 nog in actieve dienst waren, zijn allemaal gedigitaliseerd. Voor deze categorie dossiers geldt dat deze voor digitale vervanging in aanmerking zullen komen. 2. Alle inkomende facturen vanaf januari 2010 tot en met 1 oktober 2014 zijn met 300 dpi en in PDF (1.7) gescand en digitaal behandeld. De fysieke facturen zullen op het moment dat het besluit van kracht wordt vernietigd worden. Vanaf 1 oktober 2014 zullen alle ontvangen papieren facturen zes maanden bewaard blijven alvorens deze vernietigd worden. 3.

Documenten en dossiers die in de periode 1 januari 2010 tot en met 1 oktober 2014 in papieren vorm ontvangen en opgemaakt zijn, zijn conform de in paragraaf 3.4 genoemde specificaties gedigitaliseerd en opgeslagen in Corsa. Hierbij dient aangetekend te worden dat over de periode 1 januari 2010 tot en met september 2013 de te vernietigen documenten in PDF (1.7) zijn opgeslagen. De te bewaren documenten zijn opnieuw gescand en als PDF/A opgeslagen.

Alle blijvend te bewaren dossiers over de periode 2000 – 2009 zijn inmiddels beschreven, in goede en geordende staat verpakt en overgedragen aan het Streekarchief Gooi en Vechtstreek, te Hilversum. Deze dossiers komen derhalve niet voor (retrospectieve) vervanging in aanmerking. Vanaf september 2013 worden alle documenten die ontvangen of opgemaakt worden als PDF/A opgeslagen. Tot het moment dat de digitale handtekening bij de Regio Gooi en Vechtstreek in gebruik genomen gaat worden, zullen alle ondertekende brieven en besluiten gescand en als pdf/a gearchiveerd worden. Alle ontvangen papieren documenten worden in kleur gescand, waarmee voldaan wordt aan artikel 6 van het Archiefbesluit 1995. Alle blijvend te bewaren documenten en/of dossiers over de periode 1 januari 2010 tot en met heden zijn met ingang van 1 oktober 2014 uitsluitend digitaal gearchiveerd. Het Regionaal Bureau Leerlingzaken (RBL) neemt een aantal diensten en services van de Regio af. Zo beheren wij de informatie van deze organisatie. Zij maken formeel echter geen onder uit van de Regionale organisatie. In dat opzicht zal er bij de archiefvorming van

J. Schuemie

Datum:

1 augustus 2014

Versie:

2.0

Pagina 5


documenten van de RBL geen vervanging gedaan worden. Archivering van documenten en de daarbij behorende dossiervorming vindt derhalve hybride (zowel digitaal als op papier) plaats. Hierbij is het papieren dossier leidend.

2.3 Bij blijvend te bewaren informatie 2.3.1

Intrinsieke waarde

Het komt vrijwel niet voor, maar indien er sprake is van documenten met een intrinsieke waarde, dan zal er gelet te worden op de volgende aspecten: 1. De uiterlijke vorm van het origineel (indien van belang voor de kennis van de technische ontwikkeling (glasnegatief, kerfstok)); 2. Of het origineel esthetische of artistieke waarde heeft; 3. Of het origineel gekenmerkt wordt door unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken e.d.)? 4. Of het origineel een dusdanige oudheid vertegenwoordigt dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent kan worden; 5. Of het origineel een aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject heeft; 6. Of er twijfel bestaat over de authenticiteit van het origineel, waarbij alleen onderzoek van het origineel uitsluitsel kan geven; 7. Of het origineel van aanzienlijk belang is, vanwege de directe relatie met beroemde of historische belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen; 8. Of het origineel van belang is, als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie; 9. Of het origineel van belang is om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen de bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren. Indien een van deze aspecten aan de orde is dan is het noodzakelijk om deze informatie in originele vorm te bewaren. Zo zal dan ook geschieden. 2.3.2

Belang van de in de informatie vastgelegde gegevens

Indien er een belang is van de in de informatie vastgelegde gegevens voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekende en historisch onderzoek, zeker als het gaat om de waarden zoals bedoeld onder d van artikel 2, eerste lid van het Archiefbesluit 1995, dan behoeft deze niet in originele vorm bewaard te blijven. Bij de Regio Gooi en Vechtstreek komt dit echter niet voor. Ook van contracten die dubbel getekend zijn zullen de gescande exemplaren als volwaardige vervangende exemplaren van de originelen beschouwd moeten worden. Zolang er maar rekening gehouden wordt met de eventuele, eerder benoemde, intrinsieke waarden, zal er probleemloos vervangen kunnen worden. Het toekennen van intrinsieke waarden aan documenten zal bij de Regio Gooi en Vechtstreek, in de praktijk, nauwelijks voorkomen.

J. Schuemie

Datum:

1 augustus 2014

Versie:

2.0

Pagina 6


3 Beschrijving van de inrichting van het vervangingsproces 3.1 Voorbereiding van documenten / dossiers 3.1.1

Documenten die ontvangen worden

Dagelijks worden de papieren poststukken bij de afdeling DIV ontvangen en geopend. Op basis van een analyse door de medewerker DIV wordt beoordeeld of het document betrekking heeft op een van de taken van de Regio Gooi en Vechtstreek. Is dat het geval dan is er sprake van een archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet 1995 (artikel 1, lid c, onder 1). Deze documenten zullen gedigitaliseerd, geregistreerd en voorzien van de nodige metadata en in het DMS opgenomen worden. De facturen worden apart gehouden en naar de afdeling Financiën gestuurd. Deze afdeling zorgt voor het digitaliseringsproces van deze documentsoort. Hierbij vindt dus feitelijk een eerste schifting plaats in wat wel/niet archiefwaardig is. De niet archiefwaardige stukken zullen middels de interne postroutes naar de betreffende afdelingen gedistribueerd worden. Hier zal verder geen handelingen in de zin van de “information life cyclus” mee verricht worden. Hier zal dus geen digitalisering en derhalve ook geen vervanging plaats vinden. Alle documenten die door de Regio Gooi en Vechtstreek ontvangen worden en direct of indirect te herleiden zijn aan een aan de organisatie gerelateerde handeling of proces, worden geregistreerd en opgenomen in een digitaal dossier. Niet alle poststukken worden echter direct geopend. Stukken met een hoge vertrouwelijkheidsklassering (geheim, medisch geheim), worden alleen door de geadresseerde geopend. De verantwoordelijke functionaris dient er, in deze gevallen, zorg voor te dragen dat deze documenten alsnog gedigitaliseerd worden. Omdat er sprake kan zijn van wettelijke afdoeningstermijnen van stukken, is het noodzakelijk dat de verantwoordelijk functionaris er voor zorgt dat de te registreren poststukken zo snel mogelijk aan de afdeling DIV, ter digitalisering, wordt aangeboden. Daarnaast is het in het kader van het vervangingsproces noodzakelijk dat de documenten zo snel mogelijk gedigitaliseerd worden. Aan de behandelend ambtenaar zal dan ook gevraagd worden om het betreffende document binnen 24 uur bij de afdeling DIV te laten digitaliseren en registreren. Zoals eerder gesteld worden de facturen apart gehouden. De afdeling Financiën scant de facturen in en met behulp van Corsa Xtractor worden deze van metadata voorzien. De factuur wordt met behulp van het werkproces “behandelen van facturen” (zie bijlage IV) in behandeling genomen. Alvorens over te kunnen gaan tot daadwerkelijke digitalisering, zullen de documenten vrijgemaakt moeten worden van nietjes, paperclips, kleefmiddelen (tape e.d.) en andere bindmiddelen. Daarnaast controleert de medewerker DIV of de documenten compleet, inclusief alle bijlagen (indien vernoemd), aanwezig zijn. Vervolgens worden de documenten, met behulp van een scheidingsvel, gereed gemaakt om in te laten scannen.

J. Schuemie

Datum:

1 augustus 2014

Versie:

2.0

Pagina 7


3.1.2

Documenten die (uiteindelijk) verzonden worden

Door de meeste medewerkers van de Regio Gooi en Vechtstreek vindt creatie van documenten plaats. Vrijwel alle documenten worden met behulp van een Office 2010 (Word, Excel) applicatie aangemaakt. Binnen deze applicaties is de mogelijkheid om aangemaakte documenten in het DMS op te slaan. Omdat het DMS aan versiebeheer doet, kunnen stukken bewerkt worden. Als een document eenmaal definitief is, wordt deze uitgeprint en in een tekenboek gedaan. Nadat de brief van een zogenaamde natte handtekening is voorzien, wordt deze naar DIV gestuurd om deze te laten bij scannen. Vervolgens worden de brieven ter verzending aan de bode aangeboden. Bij de Regio Gooi en Vechtstreek wordt vooralsnog geen gebruik gemaakt van een digitale handtekening. Dit zal in de nabije toekomst wel gaan plaats vinden. 3.1.3

Interne en overige documenten

Bij deze categorie hebben we het over archiefbescheiden zoals interne memo’s, adviezen rapporten e.d. Deze archiefbescheiden zijn allemaal “digital born” en als zodanig ook in het DMS op te slaan. Hierbij moet bij archivering wel duidelijk zijn bij welke zaak of proces deze stukken thuis horen. Omdat deze documenten digitaal aangemaakt worden zal hiervoor geen vervanging geregeld behoeven te worden.

3.2 Inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen 3.2.1

Gebruikte hardware voor het scannen

Scanner t.b.v. “reguliere” documenten Naam scanner Fujitsu Type Documentatie

Fi-5750C Handleiding

Scanmethodiek Scanresolutie

Alle documenten worden in kleur gescand 300 dpi

ADF capaciteit Documentformaten

200 pagina’s Maximale papiergrootte is A3

Uitvoer

Pdf/a

Scanner t.b.v. facturen Naam scanner Panasonic Type Documentatie

KV-S5055c-U Handleiding

Scanmethodiek Scanresolutie

Alle facturen worden in het zwart-wit gescand 300 dpi

ADF capaciteit Documentformaten

200 pagina’s Maximale papiergrootte is A3

Uitvoer

Pdf/a

J. Schuemie

Datum:

1 augustus 2014

Versie:

2.0

Pagina 8


3.3 Gebruikte software en gekozen instellingen 3.3.1

Software voor documentbeheer

DMS Naam software Versie

Corsa V7.2 2012-4 UTF-8

Documentatie Eigenaar

Technische installatierapportage, Handleidingen en scope notes BCT Enterprise Information Software

Licentienummer Aantal

V.7.27920 10

Geïnstalleerde modules Website

Algemeen, Arch, Capture, Case, Lyst, Maatwerk, Mail, MyCorsa, MyCorsa Nxt, Post, Scan, Vartab, Who, Xtractor, xView www.bct.nl

3.3.2

Scansoftware

Scansoftware “reguliere” documenten Naam software Corsa Capture Versie Documentatie

3.0 Handleiding

Eigenaar Licentienummer

BCT Enterprise Information Software n.v.t.

Aantal Uitvoer

1 tiff

Website

www.bct.nl

Scansoftware facturen Naam software Corsa Xtractor Versie Documentatie

4.0 Handleiding

Eigenaar Licentienummer

BCT Enterprise Information Software n.v.t.

Aantal Uitvoer

1 tiff

Website

www.bct.nl

J. Schuemie

Datum:

1 augustus 2014

Versie:

2.0

Pagina 9


3.3.3

Third party software

Geïnstalleerde Third party software t.b.v. digitalisering reguliere documenten Naam software Versie

ABBYY OCR 2.1 Engine Service 9 build 020


Niet aanwezig BCT Enterprise Information Software


FEPX-9012-0009-7822-1813

Uitvoerformaat Website

Pdf/a www.bct.nl

1

Geïnstalleerde Third party software t.b.v. facturen Naam software Versie

ABBYY OCR 2.1 Engine Service 9 build 020


Niet aanwezig BCT Enterprise Information Software


FECX-8012-0108-7968-4687

Uitvoerformaat Website

Pdf/a www.bct.nl

1

3.4 Criteria voor de keuze van reproductie in kleur of z/w Om de authenticiteit van de ontvangen documenten te garanderen is er voor gekozen om deze uitsluitend in het kleur in te scannen. Documenten worden gescand met een resolutie van300 dpi en opgeslagen als TIFF. Voor het omzetten van TIFF naar pdf/a (inclusief het herkenbaar maken van tekst m.b.v. OCR) wordt gebruik gemaakt van ABBYY FineReader 9.0 met OCR 2.1 Engine Service. Deze ondersteunende applicatie binnen Corsa zorgt er voor dat alle gescande documenten met OCR herkenning opgeslagen worden. De conversie naar pdf/a maakt het mogelijk om opgeslagen documenten ook na vier jaar (of veertig, of zelfs meer) op dezelfde manier weer te geven als toen het gearchiveerd werd. Een uitzondering hierop zijn de facturen die ontvangen worden. Deze worden uitsluitend in het zwart/wit, met een resolutie van 300 dpi gescand. Ook de facturen worden als TIFF opgeslagen en met behulp van ABBYY OCR 2.1 Engine Service omgezet naar pdf/a. Uitgaande documenten worden in kleur gescand. Met name bij documenten waarin grafieken of belangrijke kleurelementen aanwezig zijn is dit van essentieel belang. Aangezien uitgaande documenten nog steeds van een “natte” handtekening worden voorzien kan het niet anders dan dat deze gescand worden, alvorens zij verzonden worden.

J. Schuemie

Datum:

1 augustus 2014

Versie:

2.0

Pagina 10


Het opnemen van uitsluitend kleurenscans in het beheersysteem vraagt wel om een grotere opslagcapaciteit. In samenwerking met de technisch applicatiebeheerder van Corsa wordt daarom regelmatig (minimaal 3x per jaar) naar de schuifruimte op de documentserver gekeken. Indien de capaciteit onder de 25% vrije schijfruimte komt zal door hem hiervoor een signaal afgegeven worden. In dat geval zullen maatregelen voor uitbreiding van schijfruimte plaats vinden.

3.5 Toekennen en koppelen van metadata Bij het scannen en registreren van documenten worden op bepaalde momenten metadata toegevoegd. Datzelfde gebeurd als documenten in een dossier opgeslagen worden. In bijlage III is een overzicht van alle metadatavelden uit Corsa opgenomen. Per document / dossier zal er een verschil zijn in metadatavelden die al of niet ingevuld worden. Een aantal metadatavelden zullen echter altijd ingevuld moeten worden. De velden die minimaal, dus altijd, ingevuld moeten worden zijn: Bij een inkomend document: Datum poststuk Inhoudsomschrijving poststuk Behandelaar Streefdatum (standaard 6 weken) Bij een uitgaand document: Aan (NAW gegevens geadresseerde) Auteur (steller van het document) Inzagerecht / Vertrouwelijkheid Bij een dossier: Openingsdatum Titel dossier Vertrouwelijkheid

NAW (Naam, Adres Woonplaats) gegevens Referentie / kenmerk (indien aanwezig) Vertrouwelijkheid / inzagerecht

Inhoudsomschrijving Behandelaar (dit kan afwijken van de auteur) Verzenddatum

Dienstonderdeel (dit kan ook Algemeen zijn indien het dossier dienstoverschrijdend is) Classificatiecode Te bewaren / te vernietigen

3.6 Opname in het beheersysteem 3.6.1

Inkomend document

Alle documenten die bij de Regio Gooi en Vechtstreek ontvangen worden en te plaatsen zijn binnen de taakvelden van de organisatie worden opgenomen in het DMS (Corsa). Met behulp van Corsa Capture en de scanner worden deze documenten gescand en geregistreerd. Op deze wijze worden de documenten opgenomen in het beheersysteem. Uiteindelijk worden de documenten gearchiveerd en in het juiste dossier opgenomen.

J. Schuemie

Datum:

1 augustus 2014

Versie:

2.0

Pagina 11


3.6.2

Uitgaand/intern document

Documenten die binnen de Regio Gooi en Vechtstreek gecreëerd worden, zullen veelal met behulp van een Office 2010 applicatie aangemaakt worden. Op het moment dat er vanuit een Office applicatie (Excel / Word) besloten wordt om het document op te slaan, bieden deze applicaties de mogelijkheid om die opslag in Corsa te doen.

3.6.3

Documentair structuurplan / zaaktypecatalogus

De Regio beschikt over een concept documentair structuurplan (DSP). Dit DSP bevat een beschrijving van alle processen die bij de Regio plaats vinden. Deze processen zullen in 2014, onder invloed van de reorganisatie, deels komen te vervallen of gewijzigd worden. Hierdoor zal het DSP op een flink aantal punten aangepast moeten worden. Omdat er binnen de Regio Gooi en Vechtstreek steeds meer geluiden op gaan om zaak- en procesgericht te werken, zal het DSP in de loop van dit jaar vervangen gaan worden door een zaaktypecatalogus (ZTC). Dit ZTC zal aan het DMS gekoppeld gaan worden.

J. Schuemie

Datum:

1 augustus 2014

Versie:

2.0

Pagina 12


4 Kwaliteitsprocedure 4.1 Inleiding Het in stand houden van een goed en geordend archief dient aan een aantal kwaliteitseisen te voldoen. Zeker daar waar het gaat om het vervangen van ontvangen documenten voor digitale exemplaren. Als overheidsorganisatie zijn wij als Regio Gooi en Vechtstreek verplicht om ons aan wettelijke criteria en bewaartermijnen te houden. Binnen deze termijnen moeten we de kwaliteit van de informatie kunnen waarborgen en garanderen. Dit hoofdstuk beschrijft hoe we deze kwaliteit georganiseerd hebben.

4.2 Kwaliteit van de scanner en het scanproces Regulier onderhoud:  Een keer per twee weken (op maandag) wordt de scanner door de scanoperator aan het begin van de dag nagekeken en schoongemaakt.  Een keer per jaar wordt de scanner nagekeken op mechanische mankementen en kwaliteit van transport en belichtingssysteem. Dit gebeurd door een extern bedrijf waar een onderhoudscontract mee is. Niet, of slecht, werkende onderdelen worden vervangen. Van de onderhoudsbeurt wordt een verklaring opgemaakt en in het (digitale) archief bewaard;  Indien de scanner kapot of onwerkbaar is dan zal er binnen 48 uur (2 werkdagen) een (vervangende) nieuwe scanner geleverd worden;  Dagelijks vindt kallibratie van de scanner plaats (met UTT software). Voorafgaande aan het scannen:  Controleert de scanoperator of er voor de juiste batch (inkomende documenten, bijscannen) gekozen is;  Checkt de scanoperator of er tussen de documenten een scheidingsvel zit;  Of er geen nietjes, paperclips, of andere bindingsmaterialen aanwezig zijn; Na het scannen:  Controleert de scanoperator of alle documenten volledig gescand zijn;  Of de als blanco aangemerkte bladzijden, als te verwijderen pagina’s, gemarkeerd zijn;  Of de scheidingsvellen als zodanig herkend en als te verwijderen gemarkeerd zijn;  Of alle pagina’s in de “leesbare” stand staan, documenten die in landscape staan worden zodanig geroteerd dat de tekst normaal leesbaar is;  Of alle pagina’s goed en recht gescand zijn;  Of alle pagina’s (inclusief voettekst en grafische elementen) volledig leesbaar zijn;

J. Schuemie

Datum:

1 augustus 2014

Versie:

2.0

Pagina 13


4.3 Inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten Er zijn momenten waarop er gecontroleerd dient te worden of documenten correct en volledig gescand zijn. In deze paragraaf zijn deze zo volledig mogelijk beschreven. Tijdens het scanproces zal de scanoperator er op toezien dat alle documenten volledig en foutloos gescand worden. Indien tijdens het scannen documenten scheef gescand worden, of er nog nietjes in het document zijn, zullen deze verwijderd en opnieuw gescand worden. Hierbij wordt eerst gekeken naar de oorzaak van het foute scannen, voordat de procedure opnieuw uitgevoerd wordt. De inkomende documenten worden gescand met behulp van Corsa Capture. Door voor de juiste batch te kiezen is er de mogelijkheid om alle documenten in een keer in te scannen. Hiervoor dient wel gebruik gemaakt te worden van een scheidingsvel. Nadat alle documenten gescand zijn zal de scanoperator in Corsa Capture alle documenten op het scherm presenteren. De scanoperator controleert of alle documenten in de juiste leesstand staan en of alle tekens en letters goed gescand en te lezen zijn. Pas als alle documenten correct bevonden zijn geeft de scanoperator de documenten vrij voor registratie in Corsa. Tijdens de registratie wordt wederom naar de kwaliteit van de gescande documenten gekeken. Mocht de registrator van de documenten onverhoopt merken dat een document niet of onvolledig gescand is, dan zal dit opnieuw gescand worden. Iedere ochtend wordt er door een kwaliteitsmedewerker bij de afdeling DIV een daglijst in Corsa gemaakt. Aan de hand van deze daglijst vindt er een kwaliteitscontrole op de registratie en de gescande documenten plaats. Mocht er in de registratie een fout zitten (metadatavelden die niet goed ingevuld zijn) dan zal dit door de medewerker gecorrigeerd worden. Als blijkt dat een document niet, slecht leesbaar, of onvolledig gescand is, zal de kwaliteitsmedewerker maatregelen ondernemen om deze documenten alsnog correct gescand te krijgen. Ook voor de uitgaande documenten zullen er controles plaatsvinden. Op het moment dat de kwaliteitsmedewerker de daglijsten nakijkt, wordt er ook een controle op de uitgaande documenten gedaan. De medewerker controleert of alle metadatavelden correct zijn ingevoerd en of er geen typefouten aanwezig zijn. Daarnaast wordt er gekeken of er aan de registratie een document gekoppeld is. Uiteindelijk zal het uitgaande document bevroren (definitief gemaakt) worden. Hiermee wordt de authenticiteit van het document gewaarborgd. Van getekende uitgaande brieven wordt een scan gemaakt alvorens deze verzonden wordt. Hierin rust wel de afspraak dat een getekende brief niet meer gewijzigd of gemuteerd moet worden, nadat deze gescand is. Hiermee wordt het probleem / risico van waarborgen van de authenticiteit vermeden.

J. Schuemie

Datum:

1 augustus 2014

Versie:

2.0

Pagina 14


4.4 Kwaliteitscontrole Naast het bewaken van de kwaliteit tijdens het scanproces, moeten er ook regelmatig controles achteraf plaats vinden. Deze controles moeten op gezette tijden en door diverse functionarissen uitgevoerd worden. Deze functionarissen zijn o.a. de manager DIV, kwaliteitsmedewerkers van de diensten, proceseigenaren. Naast de functionele controles door functionarissen, moet er ook een beroep gedaan kunnen worden op het kwaliteitsgevoel van de behandelende ambtenaren. Ook zij moeten er op toezien dat de kwaliteit van de gescande documenten in orde is. Mocht blijken dat documenten niet of slecht leesbaar zijn, dan moet dit door de behandelend ambtenaar kenbaar gemaakt worden. Het is wenselijk om een periodieke toetsing door een externe auditor te laten uitvoeren. Tot slot zal auditing van het vervangingsproces deel uitmaken van de jaarlijkse inspectiewerkzaamheden vanuit de archiefdienst en rapportage daarover. In bijlage II worden de gehanteerde kwaliteitsnormen overzichtelijk opgesomd.

J. Schuemie

Datum:

1 augustus 2014

Versie:

2.0

Pagina 15


5 Vernietiging van de vervangen informatie 5.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt beschreven hoe de feitelijke vernietiging van de vervangen informatie in zijn werk gaat. Tevens worden de uitzonderingen van stukken die niet vervangen mogen worden beschreven.

5.2 Tijdelijke opslag originele documenten Alle papieren originelen die vallen onder de werking van het besluit tot vervanging, worden nadat deze gedigitaliseerd zijn vernietigd. Om een veiligheidsmarge in te bouwen gebeurd dit niet direct na het digitaliseringsproces. Om correcties van uitgevoerde scans mogelijk te maken, worden de papieren documenten nog 6 maanden na ontvangst bewaard. De stukken worden in een numerieke reeks in archiefdozen opgeslagen en bewaard door de afdeling DIV.

5.3 Bevoegdheid tot vernietiging Binnen de Regio Gooi en Vechtstreek is het sectorhoofd Documentaire Informatievoorziening, conform het Besluit Informatiebeheer 2010, bevoegd tot het laten vernietigen van de originele papieren documenten.

5.4 Voorbereiding van de vernietiging De vernietiging van de originele documenten is bij de Regio Gooi en Vechtstreek op de volgende wijze geregeld.  Maandelijks worden de archiefdozen met documenten die 6 maanden geleden zijn ontvangen uit de archiefruimte gehaald;  Van deze documenten wordt een lijst op documentniveau uit het beheersysteem gemaakt;

5.5 Controleprocedure Voordat de documenten ter vernietiging worden aangeboden controleert de kwaliteitsmedewerker van DIV eerst of van alle documenten die over de betreffende periode ontvangen zijn een digitaal exemplaar aanwezig is.

5.6 Vervolgstappen 



De dozen met documenten worden in een speciale, door het papiervernietigingsbedrijf Remondis verstrekte, container gestopt. Deze container is afsluitbaar en wordt nadat deze gevuld is ook daadwerkelijk afgesloten; Remondis zorgt er voor dat de dozen op een vertrouwelijke manier vernietigd worden;

J. Schuemie

Datum:

1 augustus 2014

Versie:

2.0

Pagina 16


5.7 Vernietiging van de papieren archiefbescheiden Doordat de papieren documenten gescand en met behulp van metadata ontsloten zijn hebben zij hun waarde als archiefstuk verloren. De opgestelde en door het DB goedgekeurde verklaring van vervanging geldt in dit opzicht als vernietigingslijst. Het positieve advies van de archivaris ten aanzien van de vervanging is in dit opzicht tevens als doorlopende machtiging voor het vernietigen van de originelen te beschouwen. Om bescherming van de persoonlijke levenssfeer en bedrijfsgevoelige gegevens te waarborgen, worden de documenten wel op een beveiligde manier vernietigd.

5.8 Verklaring van vervanging Op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 wordt er jaarlijks een verklaring van vervanging opgesteld. Deze verklaring bevat een specificatie van de vervangen en in papier vernietigde archiefbescheiden in de betreffende periode en beschrijft op grond waarvan de vervanging heeft plaatsgevonden. Tevens wordt aangegeven op welke wijze dit is gebeurd. De verklaring wordt als blijvend te bewaren document in het digitale archief opgenomen. Een afschrift van deze verklaring wordt aan het Streekarchief Gooi en Vechtstreek gezonden.

J. Schuemie

Datum:

1 augustus 2014

Versie:

2.0

Pagina 17


6 Wijzigingsprocedure

Het handboek vervanging zal jaarlijks door de manager DIV en de archiefinspecteur getoetst worden aan de actualiteit en wettelijke kaders. Indien er reden is om het handboek op essentiële onderdelen te wijzigen zal dit in het eerste kwartaal van het betreffende kalenderjaar plaats vinden. Het gewijzigde handboek zal in geval van majeure wijzigingen, ter goedkeuring, aan het Dagelijks Bestuur ter ondertekening worden voorgelegd. Vervolgens zal aan de archivaris van de Regio Gooi en Vechtstreek goedkeuring voor het nieuwe handboek gevraagd worden. Indien noodzakelijk zal er dan ook een nieuwe machtiging vervanging aan de Regio Gooi en Vechtstreek verstrekt worden. De manager die eindverantwoordelijk is voor de totale informatiehuishouding bij de Regio Gooi en Vechtstreek zal er voor zorgdragen dat dit handboek jaarlijks geactualiseerd en gepubliceerd wordt. Met de archiefinspecteur is afgesproken dat de Handreiking Vervanging wordt gevolgd. Dit betekent dat wijzigingen die in het lopende jaar plaatsvinden in het daarop volgende jaar in een nieuw handboek (indien van toepassing) worden opgenomen.

J. Schuemie

Datum:

1 augustus 2014

Versie:

2.0

Pagina 18


Bijlage I: Toetsingskader registreren post Formeel? Alle documenten die door een overheidsadministratie worden ontvangen en die een relatie hebben met een taakveld of een werkproces van de organisatie zijn formele documenten. Deze bescheiden moeten overeenkomstig de bepalingen van de Archiefwet 1995 en de overige wet- en regelgevingen als archiefbescheiden worden behandeld. Of archiefbescheiden formeel geregistreerd en toegankelijk gemaakt moeten worden, wordt bepaald met behulp van de volgende criteria:  Het document is nodig als bewijsstuk of voor het afleggen van verantwoording (contracten, planningen, adviezen, toezeggingen, verzoeken etc.);  De wet- en regelgeving schrijft dit voor;  Ambtelijke correspondentie met andere ambtenaren of derden;  De inhoud is van cultuurhistorisch belang;  De overige door de organisatie als formeel aangemerkte documenten. De afdeling DIV dient hiervoor een lijst met categorieën van formele stukken op te stellen. Deze lijst zal overigens identiek zijn aan de lijst van categorieën van te registreren stukken. Als geen van bovengenoemde criteria aanwezig zijn, dan betreft het hier waarschijnlijk een document met een informeel of privé bericht. De afhandeling van dit soort berichten is te vergelijken met het telefoonverkeer. Toch zijn er legio redenen te bedenken om een informeel bericht af te drukken en deze toe te voegen aan het dossier of op een andere wijze vast te leggen. Criteria voor de beoordeling “ formeel” of “informeel” Criteria die bepalen of een document de status “formeel” krijgt: 1) Het document is nodig voor het afleggen van verantwoording. Hieronder vallen de volgende soorten documenten:  Neerslag van formele handelingen, gebaseerd op onder meer wetten, besluiten, beschikkingen en vergunningen;  Politieke en ambtelijke standpuntbepalingen;  Intentieverklaringen;  Contracten;  Planningen;  Marap’s, kwarap’s, jaarplannen en jaarverslagen;  Voortgangsverslagen;  Adviezen;  Toezeggingen;  Verzoeken;  Notities die een onderdeel zijn van processen, zoals vergunningaanvragen, subsidieaanvragen, inspraak- en bezwaarschriften procedures;  Bescheiden van een formeel overleg waarvoor het secretariaat wordt gevoerd. 2) Een wet (bijvoorbeeld de Algemene Wet Bestuursrecht of de Archiefwet) schrijft de bewaring van een document voor bepaalde of onbepaalde tijd voor; 3) Ambtelijke correspondentie met burgers, bedrijven, instellingen en overheidsorganisaties; 4) Het document moet vanwege de inhoud uit bedrijfsbelang bewaard worden, omdat deze gerelateerd is aan de taakstelling van de Dienst Stedelijk Onderwijs; 5) Het document moet vanwege het cultuurhistorisch belang bewaard worden. Deze selectie wordt met behulp van selectielijsten te bewaren en te vernietigen archiefbescheiden gerealiseerd.

J. Schuemie

Datum:

1 augustus 2014

Versie:

2.0

Pagina 19


Bijlage II

Kwaliteitsnormen

Eindverantwoordelijk

Procestappen

Activiteiten

Prestatie-indicatoren

Norm

Uitvoering

Manager DIV

Voorbereiden (fysiek ontvangen stukken)

1. Beoordelen en sorteren scannen ja/nee

0% niet gescande te scannen documenten

0%

Controle op niet te scannen documenten door een andere medewerker

3. Scannen documenten

100% van de gescande documenten en pagina’s komt overeen met het aantal te scannen documenten en pagina’s

100%

4. Kwaliteitscontrole gescande images

100% van de gescande documenten is via het scherm goed leesbaar

Maximaal 1 klacht per week

2. Voorbereiden scannen (nietjes eruit, scheidingsbladen toevoegen etc) Scannen

J. Schuemie

Datum:

1 augustus 2014

Versie:

2.0

Pagina 20

Kwaliteit van de images wordt zo optimaal mogelijk gemaakt dmv software. Scan-medewerker beoordeelt de leesbaarheid van de images. Actie is opnieuw scannen. De originele documenten worden minimaal 3 maanden bewaard.


Registratie

J. Schuemie

5. Tijdelijk bewaren van de gescande papieren documenten

100% van de gescande documenten worden minimaal 3 maanden bewaard

6. Archiveren te bewaren papieren documenten

Volledigheid, betrouwbaarheid, authenticiteit en integriteit, alsmede de toegang moet gewaarborgd zijn

7. Vernietigen van de gescande documenten

100% van deze documenten is daadwerkelijk na 7 maanden vernietigd

Controle door medewerker DIV op gescande documenten. Zitten de gescande documenten in een archiefdoos met vernietiging > 3 maanden

Minimaal 6 maanden na scannen / uiterlijk 7 maanden na scannen. Medewerkers archief voeren regie over vernietiging van originele exemplaren

8. Generieke registratie cq toekenning behandelend afdeling

Datum:

1 augustus 2014

Versie:

2.0

Pagina 21


Bijlage III: Overzicht metadatavelden Inkomend document

Metadata BASISGEGEVENS - Soort stuk - Registratienummer - Registratiedatum

Type veld Keuzelijst Lettertekens Datumveld dd/mm/yyyy

-

Datum poststuk Afzendersoort Afzendercode

-

Afzender NAW

-

Referentie Inhoudsomschrijving Vink dit vakje aan als u een e-mail registreert E-mail-inhoud

-

E-mail-header

Memoveld

-

Behandelaar soort

Keuzeveld

-

Behandelaar code

-

Behandelaar naam + afdeling Inzagerecht Vertrouwelijkheid

Selectieveld met keuzelijst om behandelaar van gekozen soort te selecteren Toonveld met naam en afdeling van geselecteerde behandelaar Selectieveld met keuzelijst Selectieveld met keuzelijst

-

-

-

Datumveld dd/mm/yyyy Keuzelijst Selectieveld met zoekvragen om afzender binnen gekozen soort op te zoeken Toonveld met NAW van geselecteerde afzender Lettertekens Memoveld Logisch veld Memoveld

Vertrouwelijkheid omschrijving Streefdatum afhandeling poststuk

Toonveld met omschrijving van gekozen vertrouwelijkheid Datumveld dd/mm/yyyy

Ontvangstbevestiging ja/nee Datum ovb aangemaakt

Logisch veld

J. Schuemie

Datumveld dd/mm/yyyy

Bijzonderheden

Door systeem gegenereerd Initieel datum van vandaag, aanpasbaar

Afhankelijk van veld Afzendersoort

Afhankelijk van veld Afzendercode

Automatisch door systeem gevuld bij opslaan e-mail Automatisch door systeem gevuld bij opslaan e-mail Initieel ingesteld op Personeelslid, niet muteerbaar Afhankelijk van veld Behandelaar soort Afhankelijk van veld Behandelaar code Initieel ingesteld op DIV. Veld wordt getriggerd door veld Inzagerecht. Verplicht veld. Afhankelijk van veld Vertrouwelijkheid Veld wordt automatisch ingevuld bij opslaan registratie (volgens standaard ingestelde termijn =registratiedatum + 6 weken), wel muteerbaar.

Veld wordt automatisch ingevuld bij aanvinken veld Ontvangstbevestiging ja/nee en aanmaken OVB

Datum:

1 augustus 2014

Versie:

2.0

Pagina 22


-

Afgehandeld ja/nee

Logisch veld

-

Datum afgehandeld


-

Classificatiecode Classificatie omschrijving Dossiercode

-

Dossier omschrijving

-

Aangemaakt door gebruiker

Selectieveld met keuzelijst Toonveld met omschrijving van gekozen classificatiecode Selectieveld met zoekvragen om dossier op te zoeken Toonveld met titel van gekozen dossier Lettertekens

-

Aangemaakt op datum


-

Bewerkt door gebruiker

Lettertekens

-

Bewerkt op datum


Automatisch op ‘ja’ gezet indien behandelroute wordt afgehandeld op tabblad Behandelroute. Veld is ook handmatig op ‘ja’ te zetten. Veld wordt automatisch ingevuld bij afhandelen behandelroute poststuk (via veld Afgehandeld ja/nee of via tabblad Behandelroute) Afhankelijk van veld Classificatiecode

Afhankelijk van veld Dossiercode Automatisch ingevuld door systeem bij opslaan registratie. Niet muteerbaar Automatisch ingevuld door systeem bij opslaan registratie. Niet muteerbaar Automatisch ingevuld door systeem bij opslaan registratie. Niet muteerbaar Automatisch ingevuld door systeem bij opslaan registratie. Niet muteerbaar

DOCUMENT-GEGEVENS -

Versie

Numeriek veld

-

Versie omschrijving

Lettertekens

-

Auteur

Lettertekens

- Datum - Tijd - Grootte bestand (kB) - Extensie - Gearchiveerd - Geïndexeerd - OCR BEHANDELSTAPPEN (ROUTE) - Routeregel

-

Personeelslid Naam personeelslid Proces

J. Schuemie

Datumveld dd/mm/yyyy Tijdnotatie Numeriek lettertekens Logisch veld Logisch veld Logisch veld

Numeriek

Lettertekens Lettertekens Lettertekens

Automatisch door systeem gevuld bij koppelen document aan registratie Veld in te vullen op popup-venster bij opslaan document in CORSA Automatisch door systeem gevuld bij koppelen document aan registratie Idem Idem Idem Idem Idem Idem Idem

Automatisch door systeem gevuld bij invullen veld Behandelaarcode of bij aanmaken nieuwe behandelregel op tabblad Behandelstappen(route) Idem Idem Idem.

Datum:

1 augustus 2014

Versie:

2.0

Pagina 23


-

Activiteit

Lettertekens

-

Omschrijving activiteit

-

Streefdatum

Toonveld met omschrijving van betreffende activiteit Datumveld dd/mm/yyyy

-

Rappeldatum


-

Ontvangen Status Omschrijving status

-

Afgehandeld Datum afgehandeld Bewerkt op Bewerkt door Notitie

Logisch veld Lettertekens Toonveld met omschrijving van betreffende status Logisch veld Datumveld dd/mm/yyyy Datumveld dd/mm/yyyy Lettertekens Lettertekens.

KOPIEHOUDERS - Soort - Kopiehouder -

Relatie

-

Naam

-

Datum kopie verstrekt Type Afgehandeld

GERELATEERDE POSTSTUKKEN * - Relatiesoort - Poststuk

Keuzelijst Selectieveld met keuzelijst om soort kopiehouder te selecteren Lettertekens

Toonveld met naam van geselecteerde kopiehouder Datumveld dd/mm/yyyy Lettertekens Logisch veld

-

Stuknr

Keuzelijst Selectieveld met zoekvragen om te relateren poststuk op te zoeken Lettertekens

-

Stuksoort omschrijving Registratie datum Afzender/aan Inhoud Behandelaar(s)

Lettertekens Datumveld dd/mm/yyyy Lettertekens Lettertekens Lettertekens

J. Schuemie

Proces wordt bepaald op basis van gekozen stuksoort. Idem. Standaard-activiteit = Behandelen Idem. Idem. Streefdatum volgens standaard ingestelde termijn (registratiedatum + 6 weken). Idem. Rappeldatum volgens standaard ingestelde termijn bij betreffende activiteit (21 dagen) Idem. Idem. Idem. Idem. Idem. Idem. Idem. Veld in te vullen op popup-venster bij behandelen/doorboeken document in CORSA.

Automatisch door systeem gevuld na selecteren kopiehouder in veld Kopiehouder Idem. Idem. Idem. Inhoud gelijk aan veld Soort Automatisch door systeem gevuld nadat in werkvoorraad kopie is afgehandeld.

Automatisch door systeem gevuld na selecteren poststuk in veld Poststuk Idem. Idem. Idem. Idem. Idem.

Datum:

1 augustus 2014

Versie:

2.0

Pagina 24


-

Auteur naam Relatiesoort

MEMO - Memo

DOSSIERS * - Dossier

-

Dossiercode

- Titel - Vindplaats - Classificatiecode - Dossiersoort - Opnamedatum AFZENDER/AAN RELATIES - Relatie soort - Type

-

Relatiecode

- Relatietype - Relatiesoort - Naam - Organisatienaam - Adres - Plaats - Postcode - Land VERTROUWELIJK-HEDEN - Vertrouwelijkheid + omschrijving

Lettertekens Lettertekens

Idem. Idem. inhoud gelijk aan veld Relatie soort

Memoveld

Niet wijzigbaar. Veld kan meerdere keren worden ingevuld, nieuwste inhoud komt onderaan. Na invullen veld wordt inhoud weergegeven met naam gebruiker, datum en tijd.

Selectieveld met zoekvragen om te koppelen dossier op te zoeken Lettertekens Lettertekens Lettertekens Lettertekens. Lettertekens Lettertekens

Keuzelijst Selectieveld met zoekvragen om te koppelen organisatie/persoon op te zoeken Lettertekens Lettertekens Lettertekens Lettertekens Lettertekens Lettertekens Lettertekens Lettertekens Lettertekens

-

Vertrouwelijkheid

Keuzetabel waaruit vertrouwelijkheid geselecteerd kan worden Lettertekens

-

Omschrijving

Lettertekens

ZOEKWOORDEN (menuoptie) - Zoeknaam

J. Schuemie

Lettertekens

Automatisch door systeem gevuld na selecteren poststuk in veld Dossier Idem. Idem. Idem. Idem. Idem.

Automatisch door systeem gevuld na selecteren poststuk in veld Type. Idem. Idem. Idem. Idem. Idem. Idem. Idem. Idem.

Automatisch door systeem gevuld na selecteren vertrouwelijkheid uit keuzetabel Automatisch door systeem gevuld na selecteren vertrouwelijkheid uit keuzetabel

Automatisch door systeem gevuld na opslaan registratie. Niet aanpasbaar, wel te verwijderen of handmatig

Datum:

1 augustus 2014

Versie:

2.0

Pagina 25


nieuwe zoekwoorden toe te voegen.

Uitgaand (intern) document

Metadata BASISGEGEVENS - Soort stuk - Registratienummer - Registratiedatum

Type veld Keuzelijst Lettertekens Datumveld dd/mm/yyyy

-

Datum poststuk Geadresseerde soort Geadresseerde code

-

Geadresseerde NAW

-

Inhoudsomschrijving Vink dit vakje aan als u een e-mail registreert Auteur code

-

E-mail-inhoud

Selectieveld met keuzelijst om auteur te selecteren Memoveld

-

E-mail-header

Memoveld

-

Behandelaar soort

Keuzeveld

-

Behandelaar code

-

Behandelaar naam + afdeling Inzagerecht Vertrouwelijkheid

Selectieveld met keuzelijst om behandelaar van gekozen soort te selecteren Toonveld met naam en afdeling van geselecteerde behandelaar Selectieveld met keuzelijst Selectieveld met keuzelijst

-

Vertrouwelijkheid omschrijving Verzenddatum Afgehandeld ja/nee

Toonveld met omschrijving van gekozen vertrouwelijkheid Datumveld dd/mm/yyyy Logisch veld

-

Datum afgehandeld


-

Status definitief

Logisch veld

-

-

J. Schuemie

Datumveld dd/mm/yyyy Keuzelijst Selectieveld met zoekvragen om afzender binnen gekozen soort op te zoeken Toonveld met NAW van geselecteerde afzender Memoveld Logisch veld

Bijzonderheden

Door systeem gegenereerd Initieel datum van vandaag, aanpasbaar

Afhankelijk van veld Afzendersoort

Afhankelijk van veld Afzendercode

Automatisch door systeem gevuld bij opslaan e-mail Automatisch door systeem gevuld bij opslaan e-mail Initieel ingesteld op Personeelslid, niet muteerbaar Afhankelijk van veld Behandelaar soort Afhankelijk van veld Behandelaar code Initieel ingesteld op DIV. Veld wordt getriggerd door veld Inzagerecht. Verplicht veld. Afhankelijk van veld Vertrouwelijkheid Automatisch op ‘ja’ gezet indien behandelroute wordt afgehandeld op tabblad Behandelroute. Veld is ook handmatig op ‘ja’ te zetten. Veld wordt automatisch ingevuld bij afhandelen behandelroute poststuk (via veld Afgehandeld ja/nee of via tabblad Behandelroute) Veld wordt automatisch ingevuld bij

Datum:

1 augustus 2014

Versie:

2.0

Pagina 26


instellen status definitief op tabblad Document. -

Classificatiecode Classificatie omschrijving

-

Dossiercode

-

Dossier omschrijving

-

Aangemaakt door gebruiker

-

Aangemaakt op datum


-

Bewerkt door gebruiker

Lettertekens

-

Bewerkt op datum


Selectieveld met keuzelijst Toonveld met omschrijving van gekozen classificatiecode Selectieveld met zoekvragen om dossier op te zoeken Toonveld met titel van gekozen dossier Lettertekens

Afhankelijk van veld Classificatiecode

Afhankelijk van veld Dossiercode Automatisch ingevuld door systeem bij opslaan registratie. Niet muteerbaar Automatisch ingevuld door systeem bij opslaan registratie. Niet muteerbaar Automatisch ingevuld door systeem bij opslaan registratie. Niet muteerbaar Automatisch ingevuld door systeem bij opslaan registratie. Niet muteerbaar

DOCUMENT-GEGEVENS Zie Inkomend Document BEHANDELSTAPPEN (ROUTE) Zie Inkomend Document KOPIEHOUDERS Zie Inkomend Document GERELATEERDE POSTSTUKKEN * Zie Inkomend Document MEMO Zie Inkomend Document DOSSIERS * Zie Inkomend Document AFZENDER/AAN RELATIES Zie Inkomend Document VERTROUWELIJKHEDEN Zie Inkomend Document ZOEKWOORDEN (menuoptie) Zie Inkomend Document

J. Schuemie

Datum:

1 augustus 2014

Versie:

2.0

Pagina 27


Bijlage IV: Behandelen van facturen

Schematische weergave: Opslag in Corsa via Xtractor

Factuur

scannen

nee

nee

Routeren en coderen door CA

ja RH?

Registratiehouder

ja

Goedgekeurd?

ja Budgethouder?

nee

Goedgekeurd?

nee

PH?

Primaathouder

nee

Verklaring procestekens:

Docment / inkomende factuur

Beslismoment

Processtap. Actie van behandelaar / gebruiker

Opslag in Corsa of behandeling in Exact

Gebruikte afkortingen: CA = Crediteurenadministratie RH = Registratiehouder PH = Primaathouder

J. Schuemie

ja

ja

Datum:

1 augustus 2014

Versie:

2.0

Pagina 28

Goedgekeurd?

ja

Eindcontrole door CA

Ter afhandeling naar Exact

Handboek vervanging archiefbescheiden

Recommend Documents