VERVANGING ARCHIEFBESCHEIDEN

3.920.BSD/MID/CIM VERVANGING ARCHIEFBESCHEIDEN Vastgesteld bij collegebesluit van 11 mei 2010, nr. 6d. Datum bekendmaking: 27 mei 2010. Datum inwerkingtreding: 28 mei 2010.

REGLEMENT

Gemeenteblad 2010-41.

Verantwoording Vervanging

Opsteller:

Werkgroep beleid DIV

Versie:

5

Datum:

December 2009

Inhoudsopgave 1.

INLEIDING

5

2.

INRICHTING VAN HET VERVANGINGSPROCES 2.1 Selectie van te scannen documenten 2.2 Voorbereiding documenten voor het scannen 2.3 Digitaliseringsproces 2.4 Registratie 2.5 Opname in het DMS/RMA 2.6 Kwaliteitscontrole 2.7 Vernietiging van gescande papieren archiefbescheiden 2.8 Herijking

6 6 7 8 8 8 9 10 11

3.

TECHNISCHE INRICHTING 3.1 Kwaliteitseisen t.a.v. de scanvoorziening 3.2 Documentatie met betrekking tot het gebruikte bestandsformaat 3.3 Kwaliteit van de reproducties

12 12 12 13

Bijlage I Overzicht van werkprocessen met te vervangen archiefbescheiden Bijlage II Overzicht van de verplichte metadata voor elk document Bijlage III Specifieke beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden per werkproces

Vervanging archiefbescheiden 3.920.BSD/MID/CIM

15 16 20

5 1.

Inleiding

Met de aanschaf en implementatie van het documentbeheersysteem Hummingbird heeft de gemeente Groningen gekozen voor modern documentbeheer en een digitaal archief. Door het digitaliseren van werkprocessen verloopt het werk van de medewerkers steeds meer digitaal, waarbij documentbeheer en werkprocessen worden geïntegreerd. Om digitaal werken en digitaal documentbeheer mogelijk te maken, worden alle papieren archiefbescheiden die tijdens een gedigitaliseerd werkproces een rol spelen, digitaal gemaakt door ze te scannen. In de praktijk gaat het daarbij vooral om inkomende post. De archiefwet staat vervanging van archiefbescheiden toe: papieren archiefbescheiden worden gescand en vervolgens vernietigd. De gescande documenten worden daarna als het authentieke origineel beschouwd. Daarbij moet wel aan een aantal kwaliteitseisen worden voldaan. Op basis van de ‘Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Groningen 2009’, heeft het college van B&W van de gemeente Groningen op 17 juni 2008 (BD 08.1627122) besloten dat daar waar vervanging van archiefbescheiden aan de orde is (in alle digitaliseringsprojecten of bij specifieke wensen van diensten), de volgende afspraken gelden. −

−

Bij het vervangen van documenten die voor permanente bewaring in aanmerking komen, moet een machtiging tot vervanging aangevraagd worden bij Gedeputeerde Staten. Deze aanvraag dient te voldoen aan eisen die de Provinciale Archiefinspectie stelt. Hieronder valt het aanleveren van een ‘Verantwoording Vervanging’, die de voorgeschreven informatie bevat. Ook bij vervanging van archiefbescheiden die op termijn vernietigd kunnen worden, dient een Verantwoording Vervanging opgesteld te worden.

Om het werk dat hieruit voor de diensten van de gemeente voortvloeit zo beperkt mogelijk te houden en tegelijkertijd de kwaliteit te waarborgen, is ervoor gekozen om de vervangingsprocedure en de daarbij behorende documenten zoveel mogelijk te standaardiseren. Deze standaard procedure en documenten zijn onderdeel van het Concern Handboek Informatiebeheer. De vervanging van de archiefbescheiden wordt door de gemeente Groningen gefaseerd ingevoerd. Deze fasering loopt parallel aan het digitaliseren van de werkprocessen. Het digitaliseren van de werkprocessen verloopt op zich ook weer gefaseerd in de tijd. De gemeente Groningen heeft voor deze aanpak in faseringen gekozen, om de hoeveelheid extra werk die het digitaliseren van werkprocessen met zich mee brengt, te spreiden in de tijd. Bovendien kunnen zo ervaringen die opgedaan zijn in eerdere digitaliseringsprojecten, gebruikt worden in latere digitaliseringsprojecten. Het onderliggend document is de Verantwoording Vervanging voor een aantal werkprocessen van de gemeente Groningen. In hoofdstuk 2 wordt de inrichting van het vervangingsproces beschreven. In hoofdstuk 3 wordt de technische inrichting beschreven. Een opsomming van de werkprocessen waar dit document betrekking op heeft met een algemene beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden, treft u aan in bijlage I. Bijlage II bevat de metadata die voor alle documenten van toepassing zijn. Bijlage III bevat de specifieke beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden per werkproces.


6

2. Inrichting van het vervangingsproces 2.1

Selectie van te scannen documenten

2.1.1

Inkomende post

Stap 1: openen van de post De post van de gemeente Groningen komt binnen op de adressen en de postbussen van de acht diensten of de daaronder ressorterende dienstonderdelen. In principe wordt alle post geopend, ook persoonlijke en vertrouwelijke post. Stap 2: beoordeling of documenten archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet zijn Na opening wordt een inhoudelijke analyse van de documenten gemaakt. Op basis van deze analyse wordt beoordeeld of de inhoud van het document betrekking heeft op de taakuitvoering van de gemeente. Valt deze beoordeling positief uit, dan zijn de betreffende documenten archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet. De overige documenten zijn dat niet. Tijdens het project waarbij een werkproces wordt gedigitaliseerd, bepaalt de DIV-afdeling welke inkomende documenten die bij het proces een rol spelen, vervangen mogen worden. Het gaat dan om een beoordeling of het werkproces valt onder specifieke wetgeving die bepaalt dat het papieren document niet vernietigd mag worden. Deze documenten worden wel gescand, maar niet vernietigd, waardoor geen sprake is van vervanging. In bijlage III worden deze documenten dan ook niet opgenomen. In het vervolg van deze Verantwoording Vervanging wordt met ‘documenten’ bedoeld ‘archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet, die vervangen mogen worden’. Stap 3: Beoordeling wel of niet scannen Aangezien de gemeente Groningen de digitalisering van de werkprocessen – en daarmee ook het vervangen van archiefbescheiden – gefaseerd invoert, zal een deel van de poststroom gescand moeten worden en een deel niet. Na het openen van de inkomende post en een beoordeling of de documenten archiefbescheiden zijn in de zin van de archiefwet, wordt een scheiding gemaakt. De inkomende documenten die behoren tot een werkproces dat nog niet gedigitaliseerd is, worden door de DIV-afdeling gescheiden van de documenten die behoren tot een werkproces dat al wel is gedigitaliseerd. De documenten die behoren tot een werkproces dat nog niet gedigitaliseerd is, volgen de normale procedure die geldt voor de papieren poststroom. De documenten die behoren tot een werkproces dat al wel is gedigitaliseerd, worden apart gehouden om te worden gescand. 2.1.2

Overige documenten

Bij een gedigitaliseerd werkproces worden alle papieren documenten die een rol spelen, vervangen door digitale documenten. Dat geldt niet alleen voor inkomende post, maar ook voor alle overige papieren documenten. Tijdens het project waarbij een werkproces wordt gedigitaliseerd, bepaalt de DIV-afdeling samen met de proceseigenaar/-medewerkers welke overige documenten, naast de inkomende post, een rol spelen en dus vervangen moeten worden. Een voorbeeld zijn de uitgaande brieven. Zolang de gemeente geen beleid heeft met betrekking tot de digitale handtekening, worden uitgaande brieven die door de gemeente worden ondertekend – met handtekening – teruggescand. Zodra dit beleid ontwikkeld en door de daarvoor bevoegde gremia vastgesteld is, komt dit terugscannen van uitgaande brieven (mogelijk – afhankelijk van het geformuleerde beleid) te vervallen.


7 2.2.

Voorbereiding documenten voor het scannen

Ter voorbereiding van het scannen worden een aantal activiteiten uitgevoerd. Deze activiteiten worden hieronder beschreven. Materiële verzorging De te scannen documenten worden ontdaan van nietjes, paperclips, etc. Tevens wordt de staat van de documenten gecontroleerd: eventueel worden de documenten ‘plat’ gemaakt. Sortering en keuze scannen in zwart/wit of kleur De documenten worden gesorteerd per werkproces. Bij het vervangen van documenten scant de gemeente Groningen alleen in zwart/wit of kleur. Scannen in kleur gebeurt alleen wanneer de kleur noodzakelijk is voor de interpretatie van de gegevens of wanneer de kleur bepalend is voor de intrinsieke waarde van het document (cultureel erfgoed). Grijswaarden worden hierbij gelijk gesteld aan kleur. Wanneer kleur niet noodzakelijk is, dan wordt altijd gescand in zwart/wit. Tijdens het project waarbij een werkproces wordt gedigitaliseerd, bepaalt de DIV-afdeling samen met de proceseigenaar/-medewerkers welke documenten in kleur gescand moeten worden en welke documenten in zwart/wit. Op grond van deze afspraken worden de documenten per werkproces onderverdeeld in documenten die gescand worden in zwart/wit en die gescand worden in kleur. Maken van scanbatches De DIV-afdeling maakt de scanbatches aan: de documenten (die al zijn gesorteerd per werkproces) worden daarbinnen geordend naar bijvoorbeeld papiersoort, papierformaat (voor zover nodig, aangezien de scanner verschillende formaten door elkaar kan scannen), enkel-/dubbelzijdig scannen, documenttype en scannen in zwart/wit /kleur. Tussen de documenten worden scheidingsvellen aangebracht. 2.3

Digitaliseringsproces

Het digitaliseren van de documenten vindt plaats door middel van scanning. De locatie van de scanvoorziening verschilt per dienst. De regie op het gebruik van de scanvoorziening ligt in alle gevallen bij de DIV-afdeling van de dienst. De scanbatches worden door de DIV-afdeling aangeleverd aan de medewerkers die de scanvoorziening bedienen. Deze medewerkers zorgen ervoor dat de scanbatches door het scanapparaat worden gevoerd, zodat het daadwerkelijke scannen plaatsvindt. Bij het scannen worden op elke pagina van elk document kenmerken geprint, waardoor ze gekenmerkt worden als zijnde gescand (Imprinter faciliteit). Na het scannen controleren de medewerkers van de scanvoorziening of het aantal scans overeenkomt met het aantal originelen. Indien dit niet het geval is, wordt de scanbatch gecontroleerd en de ontbrekende documenten alsnog gescand. Tijdens het scannen worden vlekken en lijnen die niet van belang zijn voor de interpretatie van het document, door middel van ‘cropping’ automatisch weggelaten. Tijdens het project waarbij een werkproces wordt gedigitaliseerd, wordt bovendien ‘image enhancing’ ingericht: het controleren of een document goed door het apparaat is gekomen en niet bv. scheef. Tijdens het scannen wordt ‘image enhancing’ automatisch toegepast. De medewerkers van de scanvoorziening controleren steekproefsgewijs of de documenten goed gescand zijn en dus ook of cropping en image enhancing goed zijn uitgevoerd. Zie paragraaf 2.6 voor grootte, frequentie etc. van de steekproef. Hierna wordt het gescande document automatisch ter registratie doorgestuurd. De onmuteerbare opslag van het gedigitaliseerde document vindt plaats in het document-/recordmanagementsysteem van de gemeente Groningen (DMS/RMA). Het format waarin de bestanden worden opgeslagen wordt per werkproces aangegeven in bijlage III. Zie ook paragraaf 3.2. Het papieren document gaat in alle gevallen terug naar de DIV-afdeling.


8 2.4 Registratie Metadata De archivering van digitale documenten vindt plaats in het DMS/RMA. De afhandeling van het document vindt veelal plaats binnen het informatiesysteem dat het proces ondersteunt. Door middel van een koppeling vindt de uitwisseling plaats tussen het digitale archief en het processysteem. Dat betekent dat een deel van het registreren plaatsvindt in het DMS/RMA. Het gaat dan bijvoorbeeld om de metadata die belangrijk zijn voor het archief- en documentbeheer. En een deel van het registreren vindt plaats binnen het processysteem. Daarbij gaat het om metadata die belangrijk zijn voor het proces en de zaak waar het document een rol speelt. Welke deze metadata zijn, wordt per proces bepaald tijdens het digitaliseringsproject. De metadata die relevant zijn voor het digitale archief en het beheer van digitale dossiers, worden in het DMS/RMA opgeslagen. Voor zover deze relevante metadata in eerste instantie in het processysteem zijn geregistreerd, worden deze via de koppeling veelal automatisch getransporteerd naar het DMS/RMA. De metadata spelen een sleutelrol in de toegankelijkheid van de digitale archiefbescheiden. De gemeente Groningen maakt gebruik van een standaard generieke metadataset. Deze metadataset is gebaseerd op landelijke en internationale standaarden. Een deel van deze metadata is verplicht voor elk document. En een deel van de metadata is processpecifiek. Welke processpecifieke metadata voor een document moeten worden ingevuld, wordt bepaald door de DIV-afdeling en de proceseigenaar/medewerker tijdens de digitalisering van het betreffende werkproces. Indien nodig, kan de standaard generieke metadataset aangevuld worden. De regie hierop is centraal belegd, zodat de ontwikkeling van de generieke en processpecifieke metadata op concernniveau en vanuit verschillende invalshoeken (informatiebeheer, techniek, processen) gestuurd wordt. De verplichte metadata zijn opgenomen in bijlage II. In bijlage III wordt per proces aangegeven welke metadata voor de documenten in dat proces aanvullend moeten worden ingevuld. Registratie De feitelijke registratie vindt deels plaats door de DIV-afdeling en deels door de behandelende afdeling. Deze taakverdeling wordt bepaald tijdens de digitalisering van het werkproces. Soms ook worden metadata automatisch geregistreerd, bijvoorbeeld op basis van het scheidingsvel of omdat het document een formulier met specifieke voorgedrukte kenmerken betreft. 2.5 Opname in het DMS/RMA De onmuteerbare opslag van gescande documenten vindt plaats in het digitale archief van de gemeente Groningen, het DMS/RMA. Deze onmuteerbare opslag vindt plaats direct na het scannen, bij opname van documenten in het DMS/RMA. Documenten vallen op het moment van opname onder het archiefregime van de gemeente Groningen. Archiefbeheer op documenten wordt per zaak geregeld door alle documenten van een zaak te koppelen aan een relevante dossiermap met bijbehorende wettelijke grondslag / bewaartermijn in de recordmanagement module van het DMS/RMA. Het koppelen van documenten kan zowel automatisch als handmatig plaatsvinden. Automatisch koppelen wordt toegepast bij standaardprocessen waarbij op basis van de uitkomst van zaken vooraf regels te definiëren zijn voor de specifieke bewaartermijnen. Handmatig koppelen wordt toegepast in die gevallen waarbij niet vooraf de context, uitkomst en dus de archivering bepaald kan worden (niet standaardprocessen). Op basis van de aard en uitkomst van de zaak worden documenten behorende bij één zaak na afhandeling door de DIV-medewerker handmatig aan de juiste dossiermap in de recordmanagement module van het DMS/RMA toegevoegd. Tijdens de digitalisering van een werkproces wordt bepaald of documenten automatisch danwel handmatig zullen worden gekoppeld.


9 2.6 Kwaliteitscontrole De DIV-afdelingen van de diensten voeren steekproefsgewijs een aantal controles uit om de kwaliteit van de vervangingen te checken. Daarnaast worden tijdens het vervangingsproces een aantal kwaliteitscontroles uitgevoerd, die in eerdere paragrafen beschreven zijn. Teneinde een compleet overzicht van de kwaliteitscontrole te hebben, wordt hieronder een overzicht gegeven van alle controles die worden uitgevoerd. Daarbij wordt verwezen (indien van toepassing) naar de paragraaf waar de kwaliteitscontrole meer uitvoerig wordt beschreven. 2.6.1

Juistheid en volledigheid

In paragraaf 2.3 zijn een aantal kwaliteitscontroles beschreven, die betrekking hebben op de juistheid en de volledigheid van de vervangingen. Daarnaast wordt door de medewerkers van de DIVafdelingen steekproefsgewijs controles uitgevoerd. Daarbij wordt o.a. gelet op de volgende zaken: − − − − − 2.6.2

het juiste aantal vellen (gebruik van de Imprinter faciliteit); is het beeld van het document correct; zijn alle documenten van een scanbatch gescand; zijn de documenten volledig gescand; is geen relevante informatie verdwenen (missen geen delen van een pagina, bij zwart/wit: mist er geen informatie doordat kleur toch relevant is, etc.). Leesbaarheid

Door de medewerkers van de DIV-afdeling wordt steekproefsgewijs gecontroleerd of de gescande documenten goed te lezen zijn. Daarbij wordt o.a. gelet op de volgende zaken: − is de kleinste tekst leesbaar (zie ook paragraaf 3.3) − is het kleinste betekenisvolle detail zichtbaar; − is de tekst voldoende te onderscheiden van de achtergrond; − is de afbeelding niet te licht of te donker. 2.6.3

Terugvindbaarheid en kwaliteit van de metadata

Door de medewerkers van de DIV-afdeling wordt steekproefsgewijs gecontroleerd of: − alle metadata zijn ingevuld; − aan de hand van de vastgestelde metadata een document (snel) terug te vinden is. 2.6.4

Inrichting control

De wijze waarop de control wordt ingericht is afhankelijk van de aard en de omvang van het werkproces. De frequentie en intensiteit van de control moeten afgestemd zijn op de specifieke risico’s en belangen van het werkproces. Om deze reden worden in dit document geen generieke afspraken gemaakt over de grootte, frequentie en uitkomsten van steekproeven: hiervoor is maatwerk per werkproces nodig. Bovendien heeft de control niet alleen betrekking op de vervanging van documenten, maar op het documentbeheer binnen het gehele digitale werkproces. Voor het uitoefenen van control gelden de volgende minimale eisen: 1. voor elk digitaal werkproces maken DIV en de proceseigenaar op basis van een risicoanalyse afspraken over de inrichting van de control. Deze afspraken worden vastgelegd in een controlplan. Het maken van een controlplan vormt een onderdeel van digitaliseringsprojecten en is als standaardfase opgenomen in het format-projectplan digitaal werken.


10

2. 3. 4.

Het controlplan bevat ten minste de volgende onderwerpen: o Risicoanalyse o Onderwerpen van control o Taakverdeling en verantwoordelijkheden control o Frequentie control o Omvang steekproef o Normering /toegestaan foutenpercentage (wanneer is iets goed, voldoende of onvoldoende) o Afspraken over toegang voor DIV tot de procesapplicatie (indien van toepassing) o Wijze van rapporteren de dienst stuurt een exemplaar van het controlplan naar CIM. indien uit de steekproeven blijkt dat een werkproces de vastgestelde norm niet haalt, wordt de controlfrequentie geïntensiveerd. geconstateerde fouten worden altijd hersteld.

2.7 Vernietiging van gescande papieren archiefbescheiden Na het scannen gaan de papieren originelen in alle gevallen terug naar de DIV-afdeling. Indien het papieren document valt onder specifieke wetgeving die bepaalt dat het niet vernietigd mag worden (zie paragraaf 2.1), dan draagt de DIV-afdeling zorg voor de archivering ervan in het papieren archief volgens de regels en werkinstructies voor het archiveren van papieren documenten. Er is dan geen sprake van vervanging. Dit geldt ook wanneer tijdens het project waarbij een werkproces gedigitaliseerd is, vastgesteld is dat het document waarde heeft voor het culturele erfgoed of van belang is voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek. Wanneer binnen een werkproces op grond van het voorgaande zowel analoge als digitale documenten een rol spelen, moet voor dat werkproces bekeken worden hoe de koppeling tussen de digitale en analoge documenten het beste kan plaatsvinden. Dit wordt vastgelegd in het Structuurplan Informatiebeheer van de betreffende dienst. Meestal zal het document echter wel vervangen mogen worden. Dan gelden de volgende afspraken. Nadat documenten gedigitaliseerd zijn, worden zij in eerste instantie nog enige tijd bewaard, de controletermijn. Mocht gedurende deze controletermijn, tijdens kwaliteitscontroles of tijdens de behandeling van de documenten op een afdeling, blijken dat een gescand document toch niet goed leesbaar of onvolledig is, dan kan teruggevallen worden op het papieren document en kan het opnieuw gescand worden. Ook kan blijken dat een document onterecht is gescand, bijvoorbeeld omdat het blijkt te horen bij een werkproces dat nog niet is gedigitaliseerd. In dat geval moet het papieren document weer teruggehaald kunnen worden en als papieren origineel, volgens de procedures die gelden voor de papieren poststroom, alsnog de organisatie ingestuurd worden. De standaard controletermijn is 3 maanden. De proceseigenaar kan verzoeken om het papieren origineel langer te bewaren, maar maximaal 1 jaar. Indien bij een werkproces wordt afgeweken van de standaard controletermijn, dan wordt dit vermeld in bijlage III. Nadat de controletermijn is verstreken kan overgegaan worden tot daadwerkelijk fysiek vernietigen van de documenten. Deze vernietiging vindt minimaal eenmaal per jaar plaats, maar het kan ook vaker plaatsvinden. Hiertoe worden de documenten afgevoerd door een erkend archiefvernietigingsbedrijf, waar de feitelijke vernietiging plaatsvindt. Nadat de fysieke vernietiging heeft plaatsgevonden wordt een Verklaring van Vervanging opgesteld.


11

2.8

Herijking

Wanneer zich een verandering voordoet in de wetgeving met betrekking tot een gedigitaliseerd werkproces, dan wordt bekeken of die verandering van invloed is op de Verantwoording Vervanging. Is dat het geval, dan wordt de Verantwoording Vervanging opnieuw opgesteld en volgens de geldende procedure voorgelegd aan het college van B&W. Dit gebreurt ook wanneer zich andere veranderingen voordoen die van invloed zijn op het vervangen van archiefbescheiden (bv. veranderingen in de technische omgeving). Daarnaast vindt eenmaal per jaar een systematische controle plaats voor alle werkprocessen die zijn gedigitaliseerd. Daarbij wordt gekeken of er iets is veranderd in het scannen van de documenten, de omgeving, de wetgevingetc. Indien dit het geval is, dan wordt de Verantwoording Vervanging voor dat werkproces aangepast en opnieuw voorgelegd aan het college van B&W, conform de actuele situatie.


12

3.

Technische inrichting

3.1

Kwaliteitseisen t.a.v. de scanvoorziening

De scanvoorzieningen van de gemeente Groningen bestaan uit apparatuur en software. De apparatuur voldoet aan de volgende eisen: Criterium Maximaal formaat document Kleuren Simplex / duplex / scanzijde Snelheid zwart-wit Snelheid kleur Feedercapaciteit Dagelijkse scancapaciteit Scanresolutie Imprinter

Waarde criterium De scanner kan de volgende formaten bulksgewijs scannen: A5, A4 en A3 formaat De scanner kan bulksgewijs zwart-wit, grayscale en kleuren scannen De scanner kan bulksgewijs enkelzijdig en dubbelzijdig scannen. Daarbij moet voor- en achterkant gelijktijdig gescand kunnen worden ≥ 70 ppm ≥ 50 ppm De feedercapaciteit moet scanbatches van ≥ 500 vel aankunnen Voorlopige schatting: 5000 ≥ 300 dpi De scanner moet Imprinter-mogelijkheden bieden. Het betreft het printen van kenmerken op het document waardoor ze gekenmerkt worden als zijnde gescand.

De scansoftware is generieke software. Aan de scanvoorziening als geheel (hardware + software) worden de volgende eisen gesteld: − De scanvoorziening biedt of ondersteunt mogelijkheden op het gebied van ‘Image enhancing’. Hieronder wordt verstaan de mogelijkheden om onregelmatigheden in het beeld van de gescande documenten op te sporen en te corrigeren, bijvoorbeeld wanneer het document scheef op het beeldscherm wordt afgebeeld. − De scanvoorziening biedt of ondersteunt mogelijkheden op het gebied van meerdere bestandsformaten en compressietechnieken. In elk geval dienen de bestandformats PDF en Tiff te worden ondersteund. − De scanvoorziening kan, naast de standaard meegeleverde scansoftware, ook met generieke scansoftware werken. − Naast de scan moet bepaalde informatie op het document (bijvoorbeeld adresgegevens) en bepaalde vast mee te geven waarden (registratiekenmerken) rechtstreeks kunnen worden geïmporteerd in de registratieschermen van het DMS/RMA. Indien de documenten een ander formaat hebben dan de scanner kan verwerken, dan wordt gebruik gemaakt van een speciale scanvoorziening. In dat geval wordt dat vermeld in bijlage III, waarbij beschreven wordt aan welke specificaties die speciale scanvoorziening voldoet. 3.2

Documentatie met betrekking tot het gebruikte bestandsformaat

Het omzettingsproces naar een digitaal bestand wordt automatisch uitgevoerd door de scanvoorziening. Soms wordt compressie toegepast. Het format waarin de bestanden worden opgeslagen (ook wanneer compressie wordt toegepast) voldoet aan de ‘Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden’. Het format waarin de bestanden worden opgeslagen en of compressie wordt toegepast, wordt per werkproces aangegeven in bijlage III.


13

3.3

Kwaliteit van de reproducties

De gemeente Groningen hanteert een aantal standaarden met betrekking tot de kwaliteit van de vervangende, digitale documenten. Deze standaarden zijn gebaseerd op de eisen die door de Provinciale Archiefinspectie worden gesteld in hun ‘Beleidsregel vervanging archiefbescheiden provincie Groningen 2009’. In deze beleidsregel wordt de kwaliteit van de reproducties berekend met behulp van de Kwaliteitsindex QI (QI = Quality Index). Daarbij wordt onderscheid gemaakt tussen gedrukte teksten en afbeeldingen etc. In de standaarden van de gemeente Groningen wordt ook nog onderscheid gemaakt tussen te vernietigen en permanent te bewaren archiefbescheiden. 3.3.1

Gedrukte tekstdocumenten die op termijn te vernietigen zijn

Te vernietigen tekstdocumenten waarvan de lettergrootte van de kleinste letter minimaal 8 punts is, worden gescand met een resolutie van 300 dpi. Aangezien de gemeente Groningen uitsluitend scant in zwart/wit of kleur, kan voor de bepaling van de QI gebruikt gemaakt worden van de volgende formules van de Provinciale Archiefinspectie: QI = dpi × 0,039 h (bij zwart/wit) QI = dpi × 0,039 h (bij kleur) 3 2 Hierin is ‘h’ de hoogte van de kleinste letter ‘e’ van de onderkast van het originele document in mm en dpi is de resolutie. Uitgaande van een minimale waarde van 1,3 voor h en van de waarde 300 voor dpi, geldt: QI = 5,07 voor zwart/wit en QI = 7,6 voor kleur. 3.3.2

Overige tekstdocumenten en afbeeldingen

Voor permanent te bewaren documenten, voor te vernietigen tekstdocumenten waarvan de lettergrootte van de kleinste letter kleiner is dan 8 punts, en voor afbeeldingen wordt per documenttype bepaald met welke resolutie wordt gescand, maar deze is altijd minimaal 300 dpi. Het bepalen met welke resolutie wordt gescand gebeurt in principe eenmalig, op moment dat het betreffende werkproces wordt gedigitaliseerd. Aangezien de gemeente Groningen ook deze archiefbescheiden uitsluitend scant in zwart/wit of kleur, worden voor de bepaling of we voldoen aan de kwaliteitseisen van de Provinciale Archiefinspectie, de volgende formules van de Provinciale Archiefinspectie gehanteerd: −

Voor gedrukte teksten: QI = dpi × 0,039 h (bij zwart/wit) en QI = dpi × 0,039 h (bij kleur) 3 2 (waarbij ‘h’ de hoogte van de kleinste letter ‘e’ van de onderkast van het originele document in mm is en dpi de resolutie) De resolutie wordt zo gekozen dat QI ≥ 5.

−

Voor afbeeldingen: QI = dpi × 0,039 w (bij zwart/wit) en QI = dpi × 0,039 w (bij kleur) 1,5


14 (waarbij ‘w’ de breedte van het kleinste detail dat zichtbaar moet zijn in de reproduktie in mm is en dpi de resolutie) De resolutie wordt zo gekozen dat QI ≥ 1,5. In bijlage III wordt per proces, voor de documenten als hierboven beschreven in de aanhef van deze paragraaf, aangegeven met welke resolutie wordt gescand en wat de QI is


15 BIJLAGE I

Overzicht van werkprocessen met te vervangen archiefbescheiden Deze Verantwoording Vervanging heeft betrekking op de volgende werkprocessen van de gemeente Groningen: -

Evenementenvergunning voor kleine evenementen Schuldregeling Verwerking maandverklaringen Afhandeling inkoopfacturen Afhandelen subsidieaanvragen voor Basisamateurkunst, Sportstimulering en Sportevenementen 2e en 3e categorie Afhandeling verkoopfacturen

Algemene informatie van de te vervangen archiefbescheiden

Soort documenten:

De documenten waarop de vervanging betrekking heeft, zijn per proces beschreven in bijlage III.

Structuur:

De dossiers worden geordend op basis van het ordeningsplan van het digitale archief van de gemeente Groningen. De structuur van de archiefbescheiden vindt voorts zijn weerslag in de metadata. Basis voor deze metadata is de generieke metadataset van de gemeente Groningen. Een aantal van deze metadata is verplicht voor alle documenten. Deze zijn opgenomen in bijlage II. Daarnaast zijn er metadata, waarvan per proces bekeken wordt of ze opgenomen moeten worden. Deze processpecifieke metadata zijn per proces beschreven in bijlage III.

Periode:

De periode waarin de te vervangen archiefbescheiden zijn ontvangen of opgemaakt, start op de datum zoals per werkproces vermeld in bijlage III en is doorlopend.

Samenhang:

De digitale documenten worden volgens het ordeningsplan geplaatst in het digitale archief. Op basis van gemeenschappelijke kenmerken kunnen documenten die bij elkaar horen, opgevraagd worden.


16 BIJLAGE II Overzicht van de verplichte metadata voor elk document Cluster generiek Veld

Omschrijving van het veld

documentnummer

Registratienummer Hummingbird.

bronbestand

Eenduidige verwijzing naar de overheidsbron binnen een bepaalde context. Maakt het de burger mogelijk een specifieke overheidsbron of een speficieke versie van een document te vinden, of te relateren aan de beschrijving van de metadata. Best practice voor webpublicaties is om hier de URL naar de bron op te nemen.

duplicaat formuliernaam

O/U/I

Coderingsschema1

Gebruik HB

Gebruik Web

verplicht

optioneel

SE

HB is bron waarnaar verwezen wordt

verplicht

Waarde van dit veld is gelijk aan het registratiescherm waarmee een document wordt opgenomen. Dit veld is voor de gebruiker onzichtbaar op het registatiescherm en wordt automatisch gevuld bij registratie van het document. Op het zoekscherm is dit veld wel zichtbaar onder het label ‘Kies een waarde om alleen op digitale documenten te zoeken’. Bij bv vergunningdocumenten is het zelfs mogelijk om alleen digitale vergunningdocumenten te zoeken.

VE

verplicht

nvt

Waarde van dit veld geeft aan of het een Ontvangen, een Uitgaand of een Intern document betreft.

VE

verplicht

optioneel

SE: DCTERMS.W3CDTF

verplicht

ongebrui kt

stnd HB funct. / verplicht

optioneel

stnd HB funct. / 2 verplicht

ongebrui kt

datum registratie

Waarde

(jjjj-mm-dd) bewerkt op

SE: DCTERMS.W3CDTF (jjjj-mm-dd)

isVersionOf

Is een versie van. Het beschreven document is een versie-editie of – aanpassing van het verwijsdocument. Een wijziging in versie geeft een significante wijziging van de inhoud aan, niet slechts een verschil in

1

VT=vrije tekst / SE=syntax encoding scheme (vaste schrijfwijze, geen vaste waarden) / VE=vocabulary encoding scheme (vaste lijst van mogelijke waarden) ; zie ook www.advies.overheid.nl (bij thema’s en projecten) en www.metadata.overheid.nl 2 NB.: Versiebeheer wordt standaard in Hummingbird geregeld, maar wordt vermeld op tabblad bij een documentregistratie en wordt derhalve niet opgenomen op registratieprofiel


17 Cluster generiek formaat. Nb. Omvat tevens vertalingen van documenten. Maakt het de burger mogelijk overheidsbronnen te vinden die aan elkaar gerelateerd zijn. hasVersion

Het beschreven document heeft een versie-editie of –aanpassing: het verwijsdocument. Maakt het de burger mogelijk overheidsbronnen te vinden die aan elkaar gerelateerd zijn.

geregistreerd door

Login-id van registrerende medewerker

alleen lezen op

SE: DCTERMS.W3CDTF

stnd HB funct. / 3 verplicht

ongebrui kt

Verplicht

nvt


nvt

(jjjj-mm-dd)

Cluster onderwerp Veld


memo

3

Coderingsschema1

Waarde

Gebruik HB

Gebruik Web

VT

verplicht

optioneel

informatietype

Geeft aan tot welke soort overheidsinformatie de bron behoort.

VE: OVERHEID.informatiety pe

verplicht

verplicht

Hummingbird documenttype

Groepeert dezelfde soort documenten (bv klachten)

VE

verplicht

optioneel

NB.: Versiebeheer wordt standaard in Hummingbird geregeld, maar wordt vermeld op tabblad bij een documentregistratie en wordt derhalve niet opgenomen op registratieprofiel


18 Cluster Oorsprong Veld


Coderingsschema1

Waarde

Gebruik HB

Gebruik Web

type overheidsorganisati e

Type organisatie dat verantwoordelijk is voor creatie van de inhoud van de overheidsbron. De waarde van dit element blijft normaliter gelijk voor alle documenten op de website van een organisatie. Alleen als een website documenten toont die onder de verantwoordelijkheid van een andere overheidsorganisatie gemaakt zijn, kan de waarde veranderen. Dit is bijvoorbeeld aan de orde bij een kenniscentrum dat documenten publiceert op de website die door andere overheidsorganisaties gemaakt zijn. Het is ook aan de orde als een gemeente op haar website documenten publiceert die door een ministerie zijn geschreven.

VE

Waarde =

verplicht

verplicht

organisatorische eenheid

Naam van de dienst van de gemeente Groningen.

verplicht

nvt

verantw. Afdeling

Naam van de afdeling uit Hummingbird.

verplicht

nvt

Gebruik HB

Gebruik Web

verplicht

verplicht

verplicht

verplicht indien van toepassing

gemeente

Cluster Vorm Veld


Coderingsschema1

bestandsformaat

VE: DCTERMS.IMT

taal

VE: DCTERMS.RFC3066


Waarde

stnd waarde = NL

19 Cluster RM dossier Veld


gearchiveerd op

gearchiveerd door


Coderingsschema1

SE: DCTERMS.W3CDTF (jjjj-mm-dd)

Waarde

Gebruik HB

Gebruik Web


nvt

Stnd HB funct. / verplicht

nvt

20 BIJLAGE III Beschrijving van de te vervangen archiefbescheiden van de processen:

1. Evenementenvergunning voor kleine evenementen 2. Schuldregeling 3. Verwerken maandverklaringen 4. Afhandeling inkoopfacturen 5. Afhandelen subsidieaanvragen voor Basisamateurkunst, Sportstimulering en Sportevenementen 2e en 3e categorie 6. Afhandeling verkoopfacturen


21 WERKPROCES:

Evenementenvergunning voor kleine evenementen Het behandelen van aanvragen voor vergunningen voor kleine evenementen.

Dienst:

MD (directiebesluit MD 09. 2062405 )

Periode:

Vanaf 18 februari 2008

Archiefbescheiden:

De volgende archiefbescheiden worden tijdens het proces ontvangen of opgemaakt. De papieren archiefbescheiden worden vervangen door digitale archiefbescheiden.

Archiefstuk

Soort

Rol van het document in het werkproces

Inkomend Aanvraag evenementenvergunning papier

De aanvrager dient een papieren aanvraag in voor een evenementenvergunning met bijlagen.

Bijlagen

Inkomend

Idem

Oa locatietekeningen, plattegronden, programma’s

papier

Bewijs van ontvangst

Uitgaand

De aanvrager krijgt een ontvangstbevestiging.

papier Bewijs van ontvangst met verzoek om aanvullende informatie omdat aanvraag incompleet is

Uitgaand

De aanvrager wordt verzocht de ontbrekende gegevens op te sturen.

Beschikking aanvraag niet-ontvankelijk te laat ingediend of incompleet

Uitgaand

Adviesvraag coördinatoren

Uitgaand digitaal via mail

Afhankelijk van de evenementenaanvraag dient bekeken te worden welke dienst(en) (coördinator) moet(en) adviseren

Advies coördinatoren

Inkomend papier

Het advies van de coördinator.

Advies coördinatoren

Inkomend digitaal

Idem

Begeleidingsbrief plus vergunning plus bijlagen

Uitgaand

De evenementenaanvraag wordt toegekend en middels dezelfde beschikking vastgesteld.

papier

De aanvrager wordt op de hoogte gesteld dat de aanvraag niet ontvankelijk is.

papier

papier


22 Advies jurist bij

Inkomend

Motivatie jurist; voeren van verweer in beroep- en bezwaarsituaties.

Uitgaand papier

De evenementenaanvraag wordt geweigerd en middels dezelfde beschikking vastgesteld.

Weigering Begeleidingsbrief plus motivatie

Waardering van de archiefbescheiden Conform de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 komen bovenstaande archiefbescheiden niet voor permanente bewaring in aanmerking. Bijzonderheden scannen:

Alle documenten worden dubbelzijdig gescand in kleur, in 300 dpi. De QI voor tekst in kleur gescand is 9; de QI voor afbeeldingen in kleur gescand is 4

Bestandsformaat: PDF Compressietechniek: Zwartwit: scannen op 300 dpi, output zonder compressie Kleur: Scannen op 300 dpi, output 120 dpi JPEG Quality 70 Afwijking controletermijn (= periode tussen scannen en vernietiging, standaard 3 maanden): geen Waarde van de archiefbescheiden voor het culturele erfgoed:

Elementen en kenmerken van belang voor cultureel erfgoed

Oordeel

Is de uiterlijke vorm van belang voor kennis van de technologische ontwikkeling ?

Nee

Zijn de archiefbescheiden van esthetische of artistieke waarde ?

Nee

Bevatten de archiefbescheiden unieke of bijzondere kenmerken zoals zegels, watermerken etc ?

Nee

Zijn de archiefbescheiden zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent ?

Nee

Hebben de archiefbescheiden aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject ?

Nee

Bestaat er twijfel over de authenticiteit van de archiefbescheiden waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven ?

Nee

Zijn de archiefbescheiden van aanzienlijk belang vanwege de directe relatie met beroemde of historische belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen ?

Nee

Zijn de archiefbescheiden van belang voor de documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie ?

Nee


23 Zijn de archiefbescheiden van belang om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren ?

Nee

Eindoordeel waarde voor het culturele erfgoed: De intrinsieke waarde van de bescheiden is minimaal en van dien aard dat vernietiging van de originelen geen verlies van het culturele erfgoed tot gevolg heeft. Belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek:

Belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek

Oordeel

Heeft vernietiging van de originelen gevolgen voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek ?

Nee

Eindoordeel belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek : De waarde van de bescheiden na afloop van de bewaartermijn is minimaal en van dien aard dat vernietiging van de originelen geen gevolgen heeft voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek.


24 Processpecifieke metadata Evenementenvergunning voor kleine evenementen Cluster generiek Naam van het veld


Waarde

Datum (post-)stuk

Datum die de afzender op het poststuk heeft gezet

Datum

Datum uitgifte/verzending

Datum uitgifte geldt voor interne documenten.

Datum

Opmerking

Datum verzending geldt voor uitgaande documenten Termijnen

Welke termijnen gelden in het proces?

Cluster onderwerp Naam van het veld


Waarde

Opmerking

Onderwerp

Omschrijving van de inhoud van het document.

− Aanvraag EVM met bijlagen

Aangevuld met naam, plaats en datum evenement

− EVM overig met bijlagen

Aangevuld met definitieve getekende EVM vergunning naam, plaats en datum evenement

BWT4all BWT4all

BWT4all − Ontvangstbevestiging − Concept EVMvergunning


BWT4all

25 Cluster onderwerp Naam van het veld


Waarde

Opmerking

− Begeleidende brief bij EVM-vergunning BWT4all − Toezending en verzoek aanvullende gegevens bij EVM aanvraag − Bijlagen met adviezen van coordinatoren − Concept afwijzing EVM − Getekende afwijzing EVM Productgroep Het proces waaruit de informatie komt.

VG_EVG Vergunning

Productnaam

Een onderverdeling van de productgroep in soorten producten/zaken.

VG_EVG evenementenvergunning

Type document

Aanduiding van het soort document binnen een product.

VG-A aanvraag vergunning VG-G vergunning VG-H overig vergunning VG-E weigering vergunning


BWT4all BWT4all

26

Cluster Oorsprong Naam van het veld


Waarde

verantwoordelijk Overheidsorgaan met de overheidsorgaan eindverantwoordelijkheid voor het creëren van de inhoud van het document.

Waarde is: ‘Groningen’ of (indien van toepassing) ‘Ten Boer’

goedgekeurd door (bestuursorgaan)

college van burgemeester en wethouders

Het bestuursorgaan dat een besluit tot vaststelling van de inhoud van de bron heeft genomen, bijvoorbeeld bij wetgeving of een vergunning

Opmerking

Cluster RM dossier Naam van het veld Omschrijving van het veld

Waarde

hoofdterm archief ordening in RM-module Hummingbird

De hoofdterm bevat de naam van het proces.

Vergunningverlening

subterm archiefordening in RM-module Hummingbird

De subterm bevat de naam van het product.

Evenementenvergunning

dossiernaam

− G/3-Verleende evenementenvergunnin g − G/4-Geweigerde evenementenvergunnin g − G/5-Evenementen; overig/verzamelmap

dossiermappen

Dossiers zijn weer onderverdeeld in dossiermappen. Hiervoor worden altijd jaarmappen gebruikt.

2007 2008 2009 etc.


Opmerking

.

27

Cluster Zaak / koppeling Naam van het veld


Waarde

Naam Backoffice applicatie

Naam procesapplicatie

BWT4all

Zaaknummer Nummer dat koppeling moet backoffice vormen tussen Hummingbird applicatie en procesapplicatie.


Zaaknummer

Opmerking

28 WERKPROCES:

Schuldregeling Het geven van financiële zorg aan personen die onder het bestaansminimum dreigen te geraken en het bieden van begeleiding naar financiële (zelf)redzaamheid in geval van schuldproblematiek. Subprocessen van de schuldregeling zijn schuldbemiddeling en periodieke hercontrole.

Dienst:

SOZAWE (directiebesluit SZ 09.203696)

Periode:

Vanaf 01-01-2004

Archiefbescheiden:


Archiefstuk

Soort

Aanvraagformulieren Inkomend

Rol van het document in het werkproces De aanvrager dient een verzoek in om schulbemiddeling.

papier Uitnodigingsbrieven, bewijzen van ontvangst, etc.

Uitgaand

Verzoeken

Uitgaand

papier

Bijvoorbeeld: de aanvrager krijgt een bevestiging van ontvangst van de aanvraag of een uitnodiging voor een gesprek. Bijvoorbeeld: een verzoek om ontbrekende gegevens op te sturen.

papier Herinneringsbrieven

Uitgaand

Bijvoorbeeld: een herhaalde uitnodiging voor een gesprek.

papier Beschikkingen

Overeenkomsten

Uitgaand papier

Bijvoorbeeld: een brief waarin wordt aangegeven dat de aanvraag in behandeling wordt genomen, wordt afgewezen of wordt beëindigd.

Uitgaand

Bijvoorbeeld: schuldregelingsovereenkomst.

papier Brieven aan/van schuldeisers

Inkomend / uitgaand

Bijvoorbeeld: verzoek tot opgave van de hoogte van de schuld of verzoek om accoord te gaan met een voorstel.

papier Bewijsstukken

Inkomend

Bijvoorbeeld ID-bewijs of bankafschriften.

papier Waardering van de archiefbescheiden: Conform de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 komen bovenstaande archiefbescheiden niet voor permanente bewaring in aanmerking.


29 Bijzonderheden scannen:

geen

Bestandsformat:

PDF

Compressietechniek:

De bestanden worden niet gecomprimeerd.

Afwijking controletermijn (= periode tussen scannen en vernietiging, standaard 3 maanden): geen


30 Waarde van de archiefbescheiden voor het culturele erfgoed: Elementen en kenmerken van belang voor cultureel erfgoed

Oordeel


Nee


Nee

Bevatten de archiefbescheiden unieke of bijzondere kenmerken zoals zegels, water-merken etc ?

Nee


Nee


Nee


Nee


Nee


Nee

Zijn de archiefbescheiden van belang om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren ?

Nee

Eindoordeel waarde voor het culturele erfgoed: De intrinsieke waarde van de bescheiden is minimaal en van dien aard dat vernietiging van de originelen geen verlies van het culturele erfgoed tot gevolg heeft. Belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek: Belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek

Oordeel


Nee

Eindoordeel belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek : De waarde van de bescheiden na afloop van de bewaartermijn is minimaal en van dien aard dat vernietiging van de originelen geen gevolgen heeft voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek. Processpecifieke metadata Schuldregeling


31 Cluster generiek Naam van het veld


Waarde



Datum

Opmerking

Datum verzending geldt voor uitgaande documenten



Waarde

Onderwerp


Productgroep

Het proces waaruit de informatie komt.

Schuldhulpverlening

Productnaam


Schuldregeling

Type document


− Aanvraag − Algemeen − Cliënt; vermogen − Cliënt; vaste lasten / inkomsten − Betaalplan − Crediteuren − Uitgaande document (OFS) − Hercontrole − Rechtbank

Hummingbird Groepeert dezelfde soort documenttype documenten.

SZ_Schuldhulpverlening


Opmerking

32

Cluster NAW Naam van het veld

bedrijfsnaam


Waarde

Bij uitgaande documenten: waarde komt uit Allegro Bij inkomende documenten: waarde op basis van registratie door DIV.

achternaam

idem

voorletters

idem

tussenvoegsel

idem

geslacht

idem

correspondentieadres

idem

aanduiding

idem

huisnr.

idem

huisletter

idem

huisnr. Toevoeging

idem

postcode

idem

woonplaats

idem

landcode

Standaard: “nl”

email adres

Bij uitgaande documenten: waarde komt uit Allegro Bij inkomende documenten: waarde op basis van registratie door DIV.


Opmerking

33




Waarde

Opmerking

‘Groningen’

auteur (medewerker Groningen)

Cluster RM dossier Naam van het veld Omschrijving van het veld

Waarde



Schuldhulpverlening



− Schuldregeling

dossiernaam

− Afgewezen aanvragen schuldhulpverlening − Schuldregeling/cliënten dossiers − Afgewezen aanvragen schuldhulpverlening/afg ewezen aanvragen

dossiermappen


Opmerking

2007 2008 2009 etc.


.

34

8. Cluster Zaak / koppeling Naam van het veld


Waarde



Allegro


Opmerking

Zaaknummer uit Allegro

9. Cluster Basisregistraties Naam van het veld Burger Service Nummer (BSN)4


Waarde

Opmerking

BSN van cliënt

4

BSN / BIN en basisregistraties worden hier alvast benoemd; gebruik en functionaliteit (en daarmee benodigde velden e.d.) moeten nog verder worden uitgewerkt, voordat ze in Hummingbird kunnen worden opgenomen.


35 WERKPROCES:

De verwerking van maandverklaringen

Dienst:

SOZAWE (directiebesluit SZ 09.203696)

Periode:

Vanaf 01-01-2003.

Archiefbescheiden:


Archiefstuk

Soort


Maandverklaring

Inkomend Controleformulier t.b.v. het toekennnen van een bijstandsuitkering papier

Bijlage

Inkomend Bewijsstuk voor het verantwoorden van inkomsten die van invloed zijn op de hoogte van de uitkering papier

Waardering van de archiefbescheiden Conform de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 komen bovenstaande archiefbescheiden niet voor permanente bewaring in aanmerking. Bijzonderheden scannen: Registratie en opslag, hoofdstuk 2.4 en 2.5: De registratie en archivering van de gescande documenten vindt plaats in het programma Odias. Kwaliteitseisen t.a.v. scanvoorziening, hoofdstuk 3.1: Afwijkende specificaties m.b.t. apparatuur en software. Criterium Zwart-wit Simplex Snelheid kleur Feedercapaciteit Dagelijkse scancapaciteit Imprinter

Waarde criterium De scanner kan bulksgewijs alleen zwart-wit scannen. De scanner kan bulksgewijs alleen enkelzijdig scannen. n.v.t. De feedercapaciteit kan scanbatches van ≥ 100 vel aan. Schatting: 3000 Nee

Afwijking controletermijn (= periode tussen scannen en vernietiging, standaard 3 maanden): geen Bestandsformat:

TIFF

Compressietechniek: De bestanden worden niet gecomprimeerd. Waarde van de archiefbescheiden voor het culturele erfgoed:

Elementen en kenmerken van belang voor cultureel erfgoed


Oordeel

36 Is de uiterlijke vorm van belang voor kennis van de technologische ontwikkeling ?

Nee


Nee

Bevatten de archiefbescheiden unieke of bijzondere kenmerken zoals zegels, watermerken etc ?

Nee


Nee


Nee


Nee


Nee


Nee


Nee

Eindoordeel waarde voor het culturele erfgoed: De intrinsieke waarde van de bescheiden is minimaal en van dien aard dat vernietiging van de originelen geen verlies van het culturele erfgoed tot gevolg heeft. Belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek:

Belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek

Oordeel


Nee

Eindoordeel belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek : De waarde van de bescheiden na afloop van de bewaartermijn is minimaal en van dien aard dat vernietiging van de originelen geen gevolgen heeft voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek.


37 Metadata Maandverklaringen De barcode op de maandverklaring ziet er als volgt uit: Omschrijving

Registrator

Posities

Vaste waarde

DIV

1

Clientnummer (Dit was het bijstandspnr)

DIV

10

Periode

DIV

6

Uitkeringssoort

DIV

2

FormtypeID (waarde = 1)

DIV

1

SideID (waarde = 0)

DIV

1

Vaste waarde

DIV

1

De recordlayout is als volgt (sleutels 2 en 3*): Volg

Omschrijving

Registrator

Regeling (regeling_kode uit SZIBPER) 2* Dossiernummer (=uitkeringsdossier)

Systeem

3* Periodenummer

Systeem

4 Periodiciteit

Systeem

5 Versienummer PV (Geen betekenis, is versienr bij parameters alg)

Systeem

6 Cliëntnummer (wordt het clientnr uit GWS)

Systeem

7 Wijk

Systeem

8 Medewerker

Systeem

9 Team

Systeem

10 Naam

Systeem

11 Initialen

Systeem

12 Voorvoegsels

Systeem

13 Naam verzendadres (indien ind_verz gevuld dan niet woonadres)

Systeem

14 Verzendadres

Systeem

15 Postkode verzendadres

Systeem

16 Woonplaats verzendadres

Systeem

17 Burgerlijke staat

Systeem

18 Aantal kinderen

Systeem

19 Normbedrag kinderen

Systeem

20 Uitkeringssoort (= regeling_kode uit de tabel SZDOS))

Systeem

21 BSN

Systeem

22 Geboortedatum

Systeem

23 Naam partner

Systeem

24 Initialen partner

Systeem

25 Voorvoegsels partner

Systeem

26 Geboortedatum partner

Systeem

27 Aantal onderhuurders

Systeem

28 Aantal kostgangers

Systeem

29 Woningdeler

Systeem

30 Inleverdatum

Systeem

31 Draaidatum

Systeem

32 Datum van

Systeem

33 Datum tot en met

Systeem

Het NAW-bestand wordt ingelezen in Odias. Dit is van belang voor de herkenning van de maandverklaringen voor de eerstvolgende maand. Hierbij is het volgende van belang:


38

• •

Het dossiernummer in GWS en het dossiernummer in het NAW-bestand zijn niet gelijk aan het dossiernummer uit Odias. Dit dossiernummer wordt door Odias gegenereerd. Oude maandverklaringen kunnen via de button in scherm 16 worden opgevraagd. Alleen alle maandverklaringen worden dan getoond. Maandverklaringen van klanten die niet zijn opgenomen in GWS kunnen op basis van de zoeksleutels (bijstandspartijnummer, mv-nummer en SZWcliëntnummer) worden opgevraagd.


39 WERKPROCES:

Afhandeling inkoopfacturen

Dienst:

Alle diensten

Periode:

Voor OCSW, Sozawe, DIA: vanaf 1-1-2009, Voor MD: vanaf 10-11-2008

Archiefbescheiden:


Archiefstuk

Soort


Inkoopfactuur

Inkomend

Er komt een factuur op papier binnen

papier Bijlagen bij de overzichtsfactuur

Inkomend

Idem

papier

Waardering van de archiefbescheiden: Conform de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 komen bovenstaande archiefbescheiden niet voor permanente bewaring in aanmerking. Bijzonderheden scannen:

geen

Bestandsformat:

PDF

Compressietechniek:


Afwijking controletermijn (= periode tussen scannen en vernietiging, standaard 3 maanden): geen Waarde van de archiefbescheiden voor het culturele erfgoed: Elementen en kenmerken van belang voor cultureel erfgoed

Oordeel


Nee


Nee


Nee


40 Zijn de archiefbescheiden zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent ?

Nee


Nee


Nee


Nee


Nee


Nee


Oordeel


Nee

Eindoordeel belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek : De waarde van de bescheiden na afloop van de bewaartermijn is minimaal en van dien aard dat vernietiging van de originelen geen gevolgen heeft voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek. Processpecifieke metadata Inkoopfacturen Cluster generiek Naam van het veld Omschrijving van het veld

Waarde

Opmerking

Datum (post)stuk

Datum

Uit Inkoopnet



41



Waarde

Opmerking

Onderwerp


Inkoopfactuur ‘dienst’, waarbij voor ‘dienst’ wordt ingevuld de naam van de dienst of ‘concern’.

Bv. inkoopfactuur OCSW of inkoopfactuur DIA

Productgroep Het proces waaruit de informatie komt.

Factuur

Productnaam


Inkoopfactuur

Type document


Inkoopfactuur



Waarde

bedrijfsnaam

Opmerking

Waarde komt uit Inkoopnet



Waarde


Opmerking

OFS user

Cluster RM dossier Naam van het veld


Waarde

hoofdterm archief ordening in RMmodule


Financiën


Opmerking

42 Cluster RM dossier Naam van het veld


Waarde

Opmerking



Financiële administratie

2e subterm archiefordening in RM-module Hummingbird

2e subterm bevat de uitsplitsing naar diensten en concern.

‘Dienst’ financiële adminstratie, waarbij voor ‘dienst’ wordt ingevuld de naam van de dienst of ‘concern’.

Bv. OCSW Financiële administratie of DIA Financiële administratie

Inkoopfacturen

.

Hummingbird

dossiernaam dossiermappen


2008 2009 2010 etc.



Waarde



Inkoopnet


Opmerking

Inkoopnetnummer

Cluster Aanvullende metadata Naam van het veld


Waarde

Onderstaande kenmerken hebben betrekking op de koppeling met FIS.


Opmerking

43 Cluster Aanvullende metadata Naam van het veld Applicatie


Waarde

FIS

Crediteurnummer Debiteurnummer Factuurnummer Boekstuknummer


Opmerking

44 WERKPROCES:

Subsidieverlening Basisamateurkunst, Sportstimulering en Sportevenementen 2e en 3e categorie Het behandelen van subsidieaanvragen voor Basisamateurkunst, Sportstimulering en Sportevenementen 2e en 3e categorie.

Dienst:

OCSW (directiebesluit OS 09.2085577)

Periode:

01-10-2008

Archiefbescheiden:


Archiefstuk Vooraankondiging

Soort Uitgaand papier

Aanvraag

Digitaal of papier Bewijs van ontvangst Uitgaand papier Bewijs van ontvangst met Uitgaand verzoek om aanvullende papier informatie omdat aanvraag incompleet is Vaststellingsbrief Uitgaand papier Afwijzingsbrief Uitgaand papier

Rol van het document in het werkproces Brief waarin instellingen er attent op wordt gemaakt dat ze voor een bepaalde subsidie in aanmerking kunnen komen. De aanvrager dient meestal een aanvraag in via het Eloket of de aanvraag komt op papier binnen. De aanvrager krijgt een ontvangstbevestiging. De aanvrager wordt verzocht de ontbrekende gegevens op te sturen.

Brief waarin de subsidie aanvraag wordt toegekend. Brief waarin de subsidie aanvraag wordt afgewezen.

Waardering van de archiefbescheiden Conform de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 komen bovenstaande archiefbescheiden niet voor permanente bewaring in aanmerking. Bijzonderheden scannen:

Bestandsformaat:

Alle documenten worden dubbelzijdig gescand in zwart/wit, in 300 dpi. De QI is 6,3.

PDF

Compressietechniek: De bestanden worden niet gecomprimeerd. Afwijking controletermijn (= periode tussen scannen en vernietiging, standaard 3 maanden): geen Waarde van de archiefbescheiden voor het culturele erfgoed: Elementen en kenmerken van belang voor cultureel erfgoed Is de uiterlijke vorm van belang voor kennis van de technologische ontwikkeling ? Zijn de archiefbescheiden van esthetische of artistieke waarde ? Bevatten de archiefbescheiden unieke of bijzondere kenmerken zoals zegels, watermerken etc ? Zijn de archiefbescheiden zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent ?


Oordeel Nee Nee Nee Nee

45 Hebben de archiefbescheiden aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject ? Bestaat er twijfel over de authenticiteit van de archiefbescheiden waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven ? Zijn de archiefbescheiden van aanzienlijk belang vanwege de directe relatie met beroemde of historische belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen ? Zijn de archiefbescheiden van belang voor de documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie ? Zijn de archiefbescheiden van belang om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren ?

Nee Nee Nee

Nee Nee

Eindoordeel waarde voor het culturele erfgoed: De intrinsieke waarde van de bescheiden is minimaal en van dien aard dat vernietiging van de originelen geen verlies van het culturele erfgoed tot gevolg heeft. Belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek: Belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek Heeft vernietiging van de originelen gevolgen voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek ?

Oordeel Nee

Eindoordeel belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek : De waarde van de bescheiden na afloop van de bewaartermijn is minimaal en van dien aard dat vernietiging van de originelen geen gevolgen heeft voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek. Processpecifieke metadata Subsidieverlening Basisamateurkunst, Sportstimulering en Sportevenementen 2e en 3e categorie 1. Cluster generiek Naam van het veld


Waarde

Datum (post-)stuk


Datum



Datum

Opmerking

Datum verzending geldt voor uitgaande documenten

2. Cluster onderwerp Naam van het veld


Waarde

Opmerking

Onderwerp

Omschrijving van de inhoud van het

-Vooraankondiging

ISA4all

-Aanvraag aangevuld met soort


46 2. Cluster onderwerp Naam van het veld


Waarde

Opmerking

document.

subsidie( zie hieronder)

ISA4all

-Ontvangstbevestiging -Verzoek om aanvullende informatie aangevuld met soort subsidie -Toezending aanvullende informatie aangevuld met soort subsidie

ISA4all ISA4all

-Concept vaststelling of afwijzing ISA4all -Getekende vaststelling aangevuld met soort subsidie -Getekende afwijzing aangevuld met soort subsidie ISA4all

Soort subsidie: ISA4all Basis amateurkunst of Sportstimulering of sportevenement-en 2e en 3e categorie


SUBS / SUBSIDIE

Productnaam


SUBS_AMA / Subsidie amateurkunst of sport

Type document


SUBS-AVR / aanvraag SUBS-BRF / brief SUBS-DBS / definitieve


ISA4all

47 2. Cluster onderwerp Naam van het veld


Waarde

Opmerking

beschikking SUBS-OBV / ontvangstbevestiging Subtype document

Onderverdeling van type document.

AMA_BAS / Basisamateurkunst SPO_E23 / Subsidie sportevenementen 2e en 3e categorie SPO_STI Subsidie stimulering sportdeelname

3. Cluster NAW Naam van het veld


Waarde

Opmerking

bedrijfsnaam

Uit ISA4all

achternaam

idem

voorletters

idem

tussenvoegsel

idem

correspondentieadres

idem

aanduiding

idem

huisnr.

idem

huisletter

idem

huisnr. toevoeging

idem

postcode

idem

woonplaats

idem

email adres

idem


48

4. Cluster Oorsprong Naam van het veld



Waarde

Opmerking

Groningen

6. Cluster RM dossier Naam van het veld


Waarde



Subsidieverlening

subterm archiefordenin g in RMmodule Hummingbird


− Subsidies amateurkunst − Subsidies sportstimulering − Subsidies sport-evenement 2e en 3e categorie

dossiernaam

− Subsidies amateurkunst / verleende en geweigerde subsidies − Subsidies sportstimulering / verleende en geweigerde subsidies − Subsidies sportevenement 2e en 3e categorie / verleende en geweigerde subsidies

dossiermappen


2008 2009 etc.


Opmerki ng

49

7. Cluster Zaak / koppeling Naam van het veld


Waarde



ISA4all

Zaaknummer Nummer dat koppeling moet backoffice vormen tussen Hummingbird applicatie en procesapplicatie, is vaak het zaaknummer


Zaaknummer uit ISA4all

Opmerking

50 WERKPROCES:

Afhandeling verkoopfacturen

Dienst:

MD (dienstbesluit MD 09.2062405)

Periode:

Vanaf 01-01-2009.

Archiefbescheiden:


Archiefstuk

Soort


Verkoopfactuur

Uitgaand

Er gaat een factuur op papier uit

papier Bijlagen bij de overzichtsfactuur

Uitgaand

Idem

papier

Waardering van de archiefbescheiden: Conform de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 komen bovenstaande archiefbescheiden niet voor permanente bewaring in aanmerking. Bijzonderheden scannen:

geen

Bestandsformat:

PDF

Compressietechniek:


Afwijking controletermijn (= periode tussen scannen en vernietiging, standaard 3 maanden): geen Waarde van de archiefbescheiden voor het culturele erfgoed: Elementen en kenmerken van belang voor cultureel erfgoed

Oordeel


Nee


Nee


Nee


Nee

Hebben de archiefbescheiden aanzienlijke waarde als

Nee


51 tentoonstellingsobject ? Bestaat er twijfel over de authenticiteit van de archiefbescheiden waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel kan geven ?

Nee


Nee


Nee


Nee


Oordeel


Nee

Eindoordeel belang voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek : De waarde van de bescheiden na afloop van de bewaartermijn is minimaal en van dien aard dat vernietiging van de originelen geen gevolgen heeft voor overheidsorganen, recht- en bewijszoekenden en historisch onderzoek. Processpecifieke metadata Verkoopfacturen Cluster generiek Naam van het veld Omschrijving van het veld

Waarde

Opmerking

Datum (post)stuk

Datum

Uit Clear

Datum die de verzender op het poststuk heeft gezet



Waarde

Opmerking

Onderwerp


verkoopfactuur ‘dienst’, waarbij voor ‘dienst’ wordt

Bv. verkoopfactuur


52 Cluster onderwerp Naam van het veld


Waarde

Opmerking

ingevuld de naam van de dienst of ‘concern’.

MD


Factuur

Productnaam


Verkoopfactuur

Type document


Verkoopfactuur



Waarde

bedrijfsnaam

Opmerking

Waarde komt uit Clear



Waarde


Opmerking

OFS user

Cluster RM dossier Naam van het veld


Waarde

hoofdterm archief ordening in RMmodule Hummingbird


Financiën

subterm archiefordening in RM-module


Financiële administratie


Opmerking

53 Cluster RM dossier Naam van het veld


Waarde

Opmerking

2e subterm bevat de uitsplitsing naar diensten en concern.

‘Dienst’ financiële adminstratie, waarbij voor ‘dienst’ wordt ingevuld de naam van de dienst of ‘concern’.

Bv. MD Financiële administratie of DIA Financiële administratie

Verkoopfacturen

.

Hummingbird 2e subterm archiefordening in RM-module Hummingbird dossiernaam dossiermappen


2008 2009 2010 etc.



Waarde



Clear


Clear

Opmerking

Thans nog handmatig

Cluster Aanvullende metadata Naam van het veld


Waarde

Onderstaande kenmerken hebben betrekking op de koppeling met FIS.

Applicatie

FIS

Crediteurnummer Debiteurnummer


Opmerking

54 Cluster Aanvullende metadata Naam van het veld


Waarde

Factuurnummer Boekstuknummer

Vastgesteld bij collegebesluit van 11 mei 2010, nr. 6d. Datum bekendmaking: 27 mei 2010. Datum inwerkingtreding: 28 mei 2010.

Gemeenteblad 2010-41.


Opmerking

3 Groninger Gezinsbode – Verplichte mededelingen Plaatsing: donderdag 27 mei 2010 Balkje: Bekendmaking

BSD/MID/CIM

Vervanging archiefbescheiden Het college van burgemeester en wethouders van Groningen maakt bekend: dat hij in zijn vergadering van 11 mei 2010, besluitnummer 6d, besloten heeft tot vervanging van de volgende documenten: kleine evenementenvergunningen, documenten m.b.t. schuldregeling, maandverklaringen, inkoopfacturen, verkoopfacturen en subsidies basisamateurkunst, sportstimulering en sportevenementen 2e en 3e categorie. De bovengenoemde archiefbescheiden zijn gedigitaliseerd. Wanneer werkprocessen worden gedigitaliseerd, dan worden papieren archiefbescheiden vervangen door digitale versies. Dit gebeurt door de papieren documenten te scannen. Om de oorspronkelijke papieren originelen te mogen vernietigen is een besluit tot vervanging nodig. Na vaststelling van het besluit tot vervanging gelden de gescande digitale documenten als het authentieke origineel: ze hebben dezelfde waarde als het oorspronkelijke papieren document. Bij de bewaring en toegankelijkheid van de digitale documenten worden de geldende vernietigingstermijnen in acht genomen uit de selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996. Dit besluit is bekendgemaakt door plaatsing in het Gemeenteblad met het nummer 2010-41 en treedt in werking op de dag na die van de bekendmaking. Dit besluit ligt met ingang van vandaag voor iedereen ter inzage en is kosteloos verkrijgbaar bij het Gemeentelijk Informatie Centrum (GIC), Kreupelstraat 1 (De Prefectenhof) te Groningen: open op maandag van 13.00-16.00 uur, dinsdag tot en met vrijdag van 9.00-16.00 uur, op donderdag ook tussen 18.00 en 20.00 uur. Belanghebbenden kunnen op grond van de Algemene wet bestuursrecht binnen 6 weken na de dag van deze publicatie tegen dit besluit bezwaar maken. U kunt hiertoe een gemotiveerd bezwaarschrift indienen, gericht aan het college van burgemeester en wethouders, Postbus 30026, 9700 RM te Groningen.

Groningen, 27 mei 2010.


VERVANGING ARCHIEFBESCHEIDEN

Recommend Documents