Handboek digitale vervanging archiefbescheiden. definitieve versie

Cranendonck

Handboek digitale vervanging archiefbescheiden

definitieve versie 10-11-2015

Geaccorc^rd door Regionaal Historisch Centrum Eindhoven: d.d.

^(hccS- 'dacAsviXte

/

/

/L. /£ . ,2^0 /i"*

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave

1

Begrippenlijst

2

1. Verantwoording

3

1.1 Inleiding

3

1.2 De zorgdrager

3

1.3 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

3

1.4 Bekendmaking en publicatie

3

1.5 Doel van de vervanging

4

1.6 Uitgangspunten

4

2 Vervangingsproces en technische inrichting

5

2.1 Reikwijdte van het vervangingsproces

5

2.1.1 Categorieën waarop het vervangingsbesluit van toepassing is

5

2.1.2 Categorieën waarop het vervangingsbesluit niet van toepassing is

5

2.2 Inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen

6

2.3 Software en de gekozen instellingen

7

2.4 Wijze waarop de reproductie tot stand komt

8

2.5 Inrichting van de controle op juiste en volledige weergaven en van het herstel van fouten... 8

3

2.6 Kwaliteitsprocedures

9

2.7 Proces van vernietiging van de te vervangen archiefbescheiden

9

2.7.1 Procedure opslag en vernietiging

9

2.7.2 Verklaring van vervanging

9

Inrichting van het vervangingsproces

10

3.1 Beschrijving inhoud, structuur en vorm

10

3.2 Tijdstip ontvangst en/of opmaak en uit welke taak / handeling

10

3.3 Samenhang met andere documenten

10

3.4 Belang voor overheidsorganen, rechten bewijszoekende en historisch onderzoek

10

4. Beschrijving van de vervangingsprocedure

11

4.1 Procedure voor ingekomen fysieke documenten

11

4.2 Procedure voor interne documenten

11

4.3 Procedure voor uitgaande documenten

11

4.4 Procedure scannen fysieke documenten

11

Inhoudsopgave

Begrippenlijst Gegevens

Feiten of gebeurtenissen die vastgelegd zijn en de werkelijkheid weergeven. Gegevens dienen voor communicatie, interpretatie en verwerking. Onder gegevens worden ook documenten, beeld en geluid over feiten of gebeurtenissen verstaan.

Informatie

De betekenis die iemand geeft aan gegevens. Gegevens worden pas informatie als de persoon voor wie de gegevens bestemd zijn, deze gaat interpreteren en gebruiken.

Document Als synoniem kan "bericht" worden gebruikt.

Vastgelegde informatie die, of vastgelegd object dat, als een eenheid kan worden behandeld

Archiefbescheiden

Document, ongeacht zijn vorm, naar zijn aard bestemd om te berusten onder de persoon, groep personen of organisatie die het heeft ontvangen of opgemaakt uit hoofde van zijn of haar activiteiten, zijn of haar taken of ter handhaving van zijn of haar rechten.

Informatievoorziening

Het systematisch verzamelen, vastleggen, bewaren en verwerken van gegevens, gericht op het verstrekken van informatie voor de uitvoering van activiteiten, besturing, besluitvorming en het realiseren van de organisatiedoelen Informatievoorziening is - net zoals personeel of andere faciliteiten - te beschouwen als een resource. Vanuit alle processen bestaat er een vraag naar informatie.

Begrippenlijst

2

1. Verantwoording 1.1 Inleiding Van alle informatie die binnen een overheidsorganisatie wordt verwerkt, valt ongeveer 95% onder het domein van de Archiefwet 1995 (Aw). Circa 10 -15% valt in de categorie "must have" en zal uiteindelijk permanent bewaard moeten blijven. De overige informatie zal op termijn voor vernietiging in aanmerking komen, waarvan voor ongeveer 40% - 60% - gezien risico's - intensief beheer noodzaketijk is gedurende de bewaartermijn. De rest is een kwestie van "nice to know" en "nice to have". In de informatievoorziening wordt in hoog tempo de digitale archiefvorming dominant. De fysieke documenten worden veelal traditiegetrouw bewaard, ook al zijn deze gescand. Integrale digitalisering van de documenten zonder structurele vervanging (dus inclusief vernietiging van de originelen) schept echter een onwenselijke (hybride) situatie. Het door en naast elkaar bestaan van originele en niet-originele digitale documenten en dito fysieke documenten is een bron van potentiële verwarring. Daarnaast worden de betrouwbaarheid van en het vertrouwen in de overheidsinformatie ondergraven en wordt het archiefbeheer nodeloos complex. De Aw geeft het college van burgemeester en wethouders in zijn rol als zorgdrager de mogelijkheid om archiefbescheiden te vervangen door (digitale) reproducties om vervolgens de fysieke originelen te mogen vernietigen1. De reproducties krijgen daarna de status van origineel en zijn daarmee archiefbescheiden in de zin van de Aw. Omdat bij vervanging de originele archiefbescheiden vernietigd moeten worden, dient bij de voorbereiding van een besluit tot vervanging de nodige zorgvuldigheid te worden betracht. Dit handboek geeft deze zorgvuldigheid weer en beschrijft alle aspecten die van belang zijn om tot vervanging over te kunnen gaan. De bijlage 'Change Management digitale vervanging' borgt mede voor de toekomst deze zorgvuldigheid. Dit handboek is in nauwe samenwerking met het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) opgesteld. 1.2 De zorgdrager Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Cranendonck is de zorgdrager van de te vervangen fysieke documenten, ontvangen of opgemaakt bij de uitvoering van de taken van deze gemeente. 1.3 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Op grond van artikel 7 van de Aw is het college van burgemeester en wethouders bevoegd om archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. 1.4 Bekendmaking en publicatie De Aw en het Archiefbesluit (Ab) verplichten de gemeente tot het publiceren van een besluit tot vervanging. Daarbij moet verantwoording afgelegd worden over de wijze waarop wordt omgegaan met de belangen genoemd in het Ab artikel 2 lid 1sub c (rekening houden met de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed) en Ab artikel 2 lid 1sub d (rekening houden met het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en/of voor historisch onderzoek). De zorgdrager moet op grond van artikel 26b van de Archiefregeling inzage geven in het proces en de technische inrichting van de toegepaste vervanging. Dit is in dit handboek en de afzonderlijke bijlagen behorende tot dit handboek vastgelegd.

1 Als een digital born document geprint en fysiek bewaard wordt, is er in feite ook sprake van 1. Verantwoording

1.5 Doel van de vervanging Het doel van de digitale vervanging is • het bewerkstelligen van een efficiënte en doelmatige bedrijfsvoering, mede door een betere beschikbaarstelling en beheersing van de archiefbescheiden; • het bevorderen van de kwaliteit van de processen en de producten; • het doorbreken van een onwenselijke situatie waarbij dezelfde archiefbescheiden zowel in fysieke als in •

digitale vorm worden bewaard; het voorkomen van een hybride situatie van fysieke en digitale documenten, zodat geconcentreerd kan worden op digitale archivering

1.6 Uitgangspunten2

•

•

•

Vervanging moet plaatsvinden met de juiste en volledige weergave van de gegevens die in de te vervangen archiefbescheiden voorkomen (Ab art.6 lid 1). Alleen dan hebben de reproducties in beginsel dezelfde rechtskracht en bewijswaarde als de oorspronkelijke archiefbescheiden. De originele, vervangen archiefbescheiden moeten worden vernietigd. Zolang de originelen nog niet zijn vernietigd, is van vervanging in de zin van art. 7 Aw nog geen sprake. Pas met de vernietiging van een origineel gaat de status daarvan van rechtswege over op de reproductie. De reproducties worden archiefbescheiden in de zin van de Aw. Ze moeten dan ook voldoen aan de eisen die in de archiefwet en -regelgeving zijn gesteld. Hierbij valt bijvoorbeeld te denken aan de duurzaamheid: archiefbescheiden moeten zo lang raadpleegbaar zijn als bepaald is in de geldende selectielijst.

2 Deze uitgangspunten zijn gebaseerd op de uitgangspunten die het Nationaal Archief hanteert.

2 Vervangingsproces en technische inrichting Wie, wat, wanneer doet in het vervangingsproces is beschreven in de bijlage 'Rollen in de digitale vervanging van fysieke documenten'. 2.1 Reikwijdte van het vervangingsproces De documentenverwerking wordt gedigitaliseerd. Het hoofd van de organisatorische eenheid die verantwoordelijk is voor de documentaire informatievoorziening ziet toe; • op een correcte documentenverwerking en dossiervorming; • dat op grond van het vervangingsbesluit er daadwerkelijke vernietiging plaats vindt van de te vervangen archiefbescheiden. 2.1.1 Categorieën waarop het vervangingsbesluit van toepassing is De vervanging heeft betrekking op alle fysieke documenten die ontvangen en/of opgemaakt worden bij het uitvoeren van de gemeentelijke taken, die niet zijn gemandateerd aan andere organisaties3. • documenten die in fysieke vorm worden ontvangen, worden gescand, digitaal opgenomen in het zaakdossier en digitaal afgehandeld via het DMS • documenten die tijdens de zaakafhandeling enige tijd in fysieke vorm beschikbaar zijn en waarop originele aantekeningen zijn gemaakt, worden na afhandeling gescand en digitaal opgenomen in het zaakdossier; • documenten die in fysieke vorm worden verstuurd met een natte handtekening, worden voor verzending gescand en digitaal in het zaakdossier opgenomen; • alle andere documenten die een rol spelen in de afhandeling van zaken en die van oorsprong digitaal zijn, worden opgeslagen in het zaakdossier, maar worden niet vervangen (digital born). 2.1.2 Categorieën waarop het vervangingsbesluit niet van toepassing is Als fysieke documenten juist door hun drager, vorm of betekenis een meerwaarde hebben, dan worden deze niet vervangen. Digitale vervanging is onverenigbaar met het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel d van het Archiefbesluit 1995, voor zover het vervanging betreft van documenten: • waarvan de authenticiteit of integriteit niet of onvoldoende vaststaat; • die krachtens verdragen of op grond van wettelijke bepalingen in hun oorspronkelijke vorm moeten worden bewaard, • die wel voor vervanging in aanmerking komen, maar door hun vorm niet gescand kunnen worden, of waarvan de scan geen natuurgetrouwe weergave kan zijn van het origineel. Het gaat hier bijvoorbeeld om maquettes, monsters, tekeningen groter dan AO, of documenten die met licht potlood beschreven zijn die de scanner niet herkent. •

Waardepapieren en documenten die een grote (financiële) waarde vertegenwoordigen. Het origineel wordt bewaard als de meerwaarde van het document erbij het digitaliseren er niet uitkomt. Het betreft in ieder geval:

•

a.

Getekende notariële akten;

b.

Getekende overeenkomsten met andere overheden, afhankelijk van de belangrijkheid;

c.

Polissen, afhankelijk van de belangrijkheid;

d.

Aktes van de burgerlijke stand;

e.

Bankgaranties (deze moeten terug gestuurd worden).

waarvan vanuit historisch oogpunt het onwenselijk is deze te vernietigen na scannen. Hierbij gaat het om de intrinsieke waarde van het document. Elementen en kenmerken die van belang zijn bij de beantwoording van de vraag of sprake is van documenten met intrinsieke waarde zijn:

3 Z ie

r

bijlage Handboek Vervanging paragraaf 2.2.1 'Organisatieonderdelen naar de A2' 2 Vervangingsproces en technische inrichting I5

r

a.

de uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische

b. c.

ontwikkeling; het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde; het bestanddeel is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen.

Bij het opstellen van de vervangingslijst worden de documenten gecontroleerd op eventuele aanwezige meerwaarde voordat tot vernietiging wordt overgegaan. Van de meeste documenten die niet vervangen mogen worden, blijkt vaak in de praktijk al voorafgaande het scannen dat het een uitzondering betreft. In deze gevallen blijft het fysieke exemplaar het te bewaren document conform de bepalingen die hierop berusten. De machtiging tot vervanging is overigens niet van toepassing op documenten die archiefwaardig zijn, maar die niet gescand kunnen worden en daarom niet in het DMS (kunnen) worden opgenomen en beheerd. Deze documenten worden wel geregistreerd in het DMS, maar fysiek bewaard tot het moment dat ze volgens de selectielijst vernietigd kunnen worden. In het DMS wordt aangegeven dat de documenten fysiek aanwezig zijn en waar ze worden bewaard. 2.2 Inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen Voor de scanning van de fysieke documenten worden scanners gebruikt die voldoen aan de eisen, die op grond van de archiefwet en - regelgeving zijn gesteld. Scanners De scanners die in het digitaliseringsproces worden gebruikt worden nader gespecificeerd in de Bijlage 'Beschrijving van de scanners en scansoftware in het vervangingsproces'. De scans die met deze apparatuur worden gemaakt, moeten voldoen aan de in de wet- en regelgeving gestelde eisen. Dit betekent dat minimaal met de volgende parameters gescand kan worden: • Resolutie, technische eis: de resolutie dient optisch minimaal 300 ppi4 te zijn. Een hogere resolutie is toegestaan en vereist wanneer het detailbehoud bij 300 ppi niet is gewaarborgd. Het kleinste betekenisvolle detail in het document (bijvoorbeeld letter, lijn of stip) die op het origineel waarneembaar is met het blote oog en van belang is voor de informatieve waarde van het origineel, moet in de scan waarneembaar zijn. •

Leesbaarheid eis: de kwaliteitsindex of Quality index (QI) voldoet aan de volgende waarden; • QI > 5 voor gedrukte teksten (d.w.z. alles is goed leesbaar) • QI >1,5 voor afbeeldingen (d.w.z. alle relevante details zijn zichtbaar). Voor de berekeningen worden verschillende formules gebruikt, waarbij de h staat voor de hoogte van de kleinste letter 'e' van de onderkast in het originele document in mm. Formule voor gedrukte tekst zwart-wit: QI= ppi x 0,039h/3 Formule voor gedrukte tekst in grijswaarden en kleur: QI = ppi x 0,039h/2 Het aantal lijnparen moet minimaal 4,5 per millimeter zijn bij een resolutie van 300 ppi. Voorafgaand aan het scannen zal steekproefsgewijs de kleinste letter voorkomend in de documenten worden gecontroleerd. Bij een constatering van een letter kleiner dan 1,5 mm groot, zal na het

4 De ter men dpi en ppi worden door elkaar gebruikt. Bij printers is dpi (dots per inch) formeel juist. Bij scanners, beeldschermen en digitale camera's is ppi (pixels per inch) de juiste term. 2 Vervangingsproces en technische inrichting

>

uitvoeren van een test scan (standaard 300 ppi) de scanresolutie worden aangepast zodat alsnog voldaan zal worden aan de minimale Ql eis. •

Bitdiepte (dynamic range), eis: voor scannen in kleur geldt 24 bits/pixel.

•

Kleur eis: er wordt tenminste in 24 bits RGB gescand. indien mogelijk vindt kalibratie plaats op basis van een IT8.7 kleurenkaart, waarbij de maximale kleurafwijking wordt aangetoond. Bij ieder ongecorrigeerde scan wordt dan het bij de gebruikte scanner behorende ICC profiel ingesloten.

•

Witbalans eis: om de belichting, het dynamisch bereik (OECF5) en de kleurnauwkeurig te kunnen beoordelen moet er over de gehele grijstrap goed neutraal gesteld zijn

•

Conformiteit eis: Door een externe deskundige is, met positief resultaat, een conformiteitstoets uitgevoerd op de kwaliteit van de scans. Bij het in gebruik nemen van een nieuwe scanner zal opnieuw een test worden uitgevoerd op deze scanner voordat deze in productie wordt genomen.

Beeldschermen De beeldschermen die in het digitaliseringsproces worden gebruikt worden nader gespecificeerd in de bijlage 'Beschrijving van de beeidschermen'. De beeldschermen moeten in overeenstemming met de gebruikte scanners gekalibreerd worden, zodat de scan op waarheidsgetrouwe weergave van de informatie beoordeeld kan worden. Netwerk en Back-Up procedure De beschrijving van het netwerk, de servers en de Back-up procedures die in het digitaliseringsproces worden gebruikt worden nader gespecificeerd in de bijlage 'Beschrijving van het DMS/RMA en servers'. 2.3 Software en de gekozen instellingen Bij het scannen worden de basisinstellingen van de scanner consequent toegepast. De scaninstellingen zijn in de job-definitie in de capturing software van de scanner opgeslagen. Welke capturing software in het scanproces wordt gebruikt, is beschreven in de bijlage 'Beschrijving van de scanners en scansoftware'. Hierbij wordt geen gebruik gemaakt van: • contrastaanpassingen • (softwarematige) verscherping • toon- en kleurmanipulaties • interpolatie (het hoger instellen van de softwarematige scanresolutie dan de optische (hardwarematige) scanresolutie) • compressie • automatisch snijden In de job-definitie zijn de volgende scaninstellingen vastgelegd: • optische resolutie minimaal 300 ppi; een hogere resolutie is vereist wanneer het detailbehoud bij 300 ppi niet is gewaarborgd • bestandsformaat, TIFF, 24 Bit RGB, ongecomprimeerd • automatisch dubbelzijdig scannen • automatische selectie blanco pagina's, waarbij lege pagina's met paginanummer niet als blanco pagina worden gezien • op de achtergrond wordt het image ook in bitonaal TIFF groep 4 formaat opgeslagen. Van dit imagebestand wordt automatisch de bestandsgrootte vastgesteld. Bestanden kleiner dan 2 kb worden

5 OECF staat voor opto electronic conversion function 2 Vervangingsproces en technische inrichting

automatisch als blanco pagina geselecteerd. Het TIFF bestand wordt door middel van JPEG compressie • • • • •

klaargezet om te worden omgezet naar PDF/A-lb. scans worden niet automatisch afgesneden en zijn aantoonbaar volledig een zichtbare rand betreft de achtergrond van de scanner randen worden niet achteraf toegevoegd bij de omzetting naar PDF/A-lb wordt een JPEG-compressie toegepast (kwaliteit 12 op schaal van 1-12). Scans worden op ware grootte opgeslagen

Optical Character Recognition (OCR) Er wordt OCR toegepast om de reproducties full-text doorzoekbaar te maken, waarbij de afbeelding niet wordt aangetast. De tekst wordt als aparte, verborgen, laag in het pdf bestand opgenomen door gebruikmaking van render mode 3. Document Management Systeem (DMS) Welk DMS voor de opslag van de scans met metadata en voor de verdere afhandeling van zaken gebruikt wordt, is nader omschreven in de bijlage 'Beschrijving van het DMS/RMA en servers'. 2.4 Wijze waarop de reproductie tot stand komt Formaten De gescande documenten worden in een open standaard opgeslagen, waarvoor TIFF of PDF/A-lb het meest voor de hand liggen. PDF/A-lb staat voor portable document format / archiving, een specificatie van het PDF-formaat, dat geschikt is voor archivering. Gedrukte teksten, tekeningen, afbeeldingen en plattegronden worden na scannen ten minste opgeslagen in PDF/A-lb. Bewerkingen De bewerkingen binnen het scanproces staan beschreven in de bijlage "Rollen in de digitale vervanging van fysieke documenten', waarin de rollen in de digitale vervanging van fysieke documenten zijn verwoord. Hierin is eveneens vermeld welke rol voor welke bewerking verantwoordelijk is. Bij de beschrijving van de software en gekozen instellingen (zie paragraaf. 2.3) staat beschreven welke (softwarematige) bewerkingen niet zijn toegestaan. Metadata Tijdens het scannen wordt minimaal de volgende metadata automatisch vastgelegd: • de gebruikte software • datum en tijd van scanning • merk, model en serienummer van de scanner • userid van de functionaris die het document heeft gescand Overige metadata die ingevoerd moeten worden, worden nader gespecificeerd in de beschrijving van de procedure voor het scannen van fysieke documenten. Batchscanning De documenten worden per batch gescand, voor zover de scanapparatuur dit toelaat. Afwijkende formaten kunnen per stuk gescand worden. 2.5 Inrichting van de controle op juiste en volledige weergaven en van het herstel van fouten Tijdens het vervangingsproces, zoals beschreven in hoofdstuk 3, vindt er op de gedigitaliseerde documenten een kwaliteitscontrole plaats. Dit door middel van een permanente controle door de scanmedewerker/registrator (le paar ogen) als wel door de behandelend ambtenaar (2e paar ogen). Steekproefsgewijs zal er ook op kwaliteit gecontroleerd worden.

2 Vervangingsproces en technische inrichting

/^]

Er wordt gecontroleerd op de volgende onderdelen: • komen de fysieke documenten voor als digitale reproductie. • komen alle pagina's van het fysieke document (een document bestaande uit meerdere pagina's) en die niet als blanco6 zijn aangemerkt, voor in de digitale reproductie, • komen er rotatiefouten voor in de digitale reproductie die meer dan twee graden bedragen. • voldoet de digitale reproductie aan de vereiste resolutie en volledigheid van het beeld. • is de vereiste technische metadata aanwezig. • validatie van de automatisch overgenomen metadata (intelligent scannen). • Zijn de scans vrij van verstoringen (strepen, pixelverstoringen, haloing, vervormingsartefacten, kleurmisregistratie) Tevens vindt er controle plaats of de digitale reproductie voldoet aan de PDF/A - 1b standaard. Dit zal steekproefsgewijs door de kwaliteitscontroleur gecontroleerd worden. 2.6 Kwaliteitsprocedures Een keer per week wordt aan het begin van de dag de scanner gereinigd. De witbalans en de kleur worden halfjaarlijks opnieuw ingesteld. Voorafgaande aan het scannen: • controleren of de instellingen van de scanners en scansoftware conform de instellingen zijn zoals gespecificeerd onder hoofdstuk 2.3. • steekproefsgewijs de kleinste letter voorkomend in de documenten controleren. Bij een constatering van een letter kleiner dan 1,5 mm groot, zal na het uitvoeren van een test scan (standaard 300 ppi) de scanresolutie worden aangepast zodat alsnog voldaan zal worden aan de voorgeschreven QI. 2.7 Proces van vernietiging van de te vervangen archiefbescheiden 2.7.1 Procedure opslag en vernietiging De voor vervanging in aanmerking komende fysieke documenten worden na scanning numeriek geplaatst in een hangmap. Deze hangmap zijn gesorteerd op week. Na scanning blijven de fysieke documenten hier nog minimaal zes weken, maar niet langer dan dertien7 weken, bewaard om daarna te worden vernietigd. Het vernietigen geschiedt gelijktijdig met het opstellen van de verklaring van vervanging die elk kwartaal zal worden opgemaakt. Zie ook de bijlage 'procedure beoordeling fysiek te bewaren documenten'. Tot het moment van vernietiging verblijven de fysieke documenten in het decentrale archief, waarbij toegang beperkt is tot de hiertoe geautoriseerde medewerkers, inclusief de archiefinspecteur. In deze fase vindt er geen uitlening plaats van de fysieke documenten. Nadat het besluit tot vervanging conform art. 6 van het Archiefbesluit 1995 is vastgesteld en gepubliceerd, zal tot vernietiging van de fysieke documenten worden overgegaan rekening houdend met de van toepassing zijnde termijnen zoals boven beschreven. 2.7.2 Verklaring van vervanging Op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 wordt per kwartaal een verklaring van vervanging opgesteld en door de hiertoe gemandateerde functionaris ondertekend. De verklaring bevat een specificatie van de handelingen die zijn verricht ten aanzien van de digitalisering, controle en vernietiging van de vervangen fysieke documenten in de betreffende periode. Bij twijfel over de authenticiteit van het origineel, wordt vooraf advies gevraagd aan de streekarchivaris.

6 Blanco pagina's die een paginanummer hebben gekregen gelden niet als blanco pagina. 7 Docu menten die conform de selectielijst permanent te bewaren zijn, worden drie maanden fysiek bewaard. 2 Vervangingsproces en technische inrichting

9

3

Inrichting van het vervangingsproces

3.1 Beschrijving inhoud, structuur en vorm De vervanging heeft betrekking op de fysieke documenten die de gemeente Cranendonck ontvangt of opmaakt voor de uitoefening van haar taken die zij zelf uitvoert. Daarnaast worden enkel de documenten vervangen die voor registratie en archivering in aanmerking komen. Op deze documenten zijn één of meerdere kenmerken van toepassing: • op de inhoud dient een reactie te komen; • er wordt een beroep gedaan op de gemeentelijke dienstverlening; • de inhoud heeft (rechts)gevolgen voor de verzender of kan dat krijgen; • de inhoud heeft rechtsgevolgen voor de geadresseerde gemeentelijke dienst of kan dat krijgen; • de inhoud heeft een bewijs- of verantwoordingsfunctie of kan dat krijgen; • de inhoud is op andere wijze voor langere tijd van belang voor de gemeentelijke organisatie; • de inhoud is van cultuurhistorisch belang. 3.2 Tijdstip ontvangst en/of opmaak en uit welke taak / handeling Dit handboek beschrijft de generieke procedure en het routinematig vervangen van alle fysieke documenten die in aanmerking komen voor scanning, registratie en opslag in een DMS vanaf de inwerkingtreding van het Vervangingsbesluit. Het betreft de documenten die zijn ontvangen of opgemaakt in het kader van de taken en handelingen die de gemeente zelf uitvoert. 3.3 Samenhang met andere documenten Elk document dat wordt opgeslagen in het DMS, wordt toegevoegd aan de zaak waarop het betrekking heeft. Tenzij het document zelf een zaak initieert. Elke zaak wordt gekoppeld aan een zaaktype. De relatie tussen zaaktypen en werkprocessen vindt plaats conform het ZTC / model DSP. Zie bijlage 'Beschrijving ZTC/DSP'. Per zaaktype wordt ten minste benoemd: • hoofddomein • sub-domein • zaaktype (kernomschrijving) • proceseigenaar (afdeling) • waardering (B of V) • bewaartermijn • selectiecategorie (selectielijst voor archiefbescheiden van (inter)gemeentelijke organen) • grondslag (wet- of regelgeving) • resultaat 3.4 Belang voor overheidsorganen, rechten bewijszoekende en historisch onderzoek Bij de vervanging blijft de bewijswaarde van de archiefbescheiden bewaard voor zowel de gemeente als andere overheidsorganen en voor de rechten bewijszoekende burger. Ook de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en de bewijswaarde voor historisch onderzoek blijven bij vervanging bewaard. Hiermee moet terdege rekening gehouden worden bij de kwaliteitscontrole op onder andere de integriteit en authenticiteit van de scans.

r\

4. Beschrijving van de vervangingsprocedure Dit hoofdstuk beschrijft de wijze waarop de documentbehandeling is ingericht. Hieronder vallen de volgende processen; • ingekomen documenten • interne documenten • uitgaande documenten Wie, wat, wanneer doet in het vervangingsproces is beschreven in de bijlage 'Rollen in de digitale vervanging van fysieke documenten'. 4.1 Procedure voor ingekomen fysieke documenten Van ingekomen fysieke documenten wordt eerst beoordeeld of de envelop geopend mag worden en zo ja, voor registratie in aanmerking komt. De beoordeling van het openen, registreren en archiveren van ingekomen fysieke documenten geschiedt conform de bepalingen zoals opgenomen in de bijlage 'Uitwerking procedure scannen fysieke documenten'. 4.2 Procedure voor interne documenten Archiefwaardige interne documenten worden digitaal opgemaakt, in het DMS opgenomen, bewerkt, verstuurd, behandeld en gearchiveerd. Er is dan geen sprake van vervanging. In uitzonderlijke gevallen, vindt echter vervanging van interne documenten plaats, namelijk als een document toch in fysieke vorm is behandeld en hierop belangrijke aantekeningen of parafen zijn gezet. In dit geval is de procedure als volgt: • de behandelaar biedt het fysieke document met aantekeningen en/of parafen aan ter scanning; • het document wordt gescand als behorend bij het originele document als een nieuwe versie; • de scan wordt in de zaak van het originele document opgeslagen in het DMS; • als het originele document nog niet digitaal in het DMS is opgenomen, volgt het fysieke interne document met aantekeningen en/of parafen dezelfde weg als ingekomen documenten. 4.3 Procedure voor uitgaande documenten Uitgaande documenten worden in de meeste gevallen digitaal opgemaakt, maar nog afgedrukt in verband met een 'natte handtekening'. Vervolgens worden deze documenten gescand en gearchiveerd in het DMS, Daarnaast dient er rekening gehouden te worden met die gevallen waarbij van een digitaal document een fysieke kopie is gemaakt en op deze kopie aanvullende gegevens zijn gezet. Het hele proces staat beschreven in het handboek DIV. Daar waar vervanging dient plaats te vinden is de procedure hetzelfde als onder paragraaf 4.2 is opgenomen. 4.4 Procedure scannen fysieke documenten 1. Voorbereiden De fysieke documenten worden handmatig voorbereid om zonder verstoringen als batch door de scanner te kunnen verwerkt. Het voorbereiden bestaat uit: • het verwijderen van nietjes, paperclips, omslagen en andere hechtmechanieken • Lossnijden van ingebonden stukken, daarbij rekening houdende met geen verlies van tekst in •

kantlijn. tussen de verschillende documenten worden scheidingsvellen gelegd, zodat de documenten als separate documenten in het DMS worden opgenomen

4. Beschrijving van de vervangingsprocedure

c

2. Scannen De fysieke documenten worden met een scanner gedigitaliseerd. De wijze waarop is beschreven in de bijlage 'Uitwerking procedure scannen fysieke documenten', waarbij de bepalingen zoals opgenomen onder paragraaf 2.2 en 2.3 van toepassing zijn. 3. Kwaliteitscontrole Het resultaat van het scannen wordt handmatig gecontroleerd op basis van de bepalingen zoals opgenomen onder paragraaf 2.5, Indien nodig wordt een document opnieuw gescand 4. Pdf-conversie en tekstherkenning De gescande documenten in tiff-formaat worden geconverteerd naar PDF/A-lb formaat conform paragraaf 2.3. Hierbij mag geen kwaliteitsverlies optreden. De PDF-documenten worden met OCR inhoudelijk op tekst doorzoekbaar gemaakt. 5. Release De documenten in de batch met de al toegekende metadata worden, nadat de kwaliteitscontrole positief is doorlopen, vrijgegeven voor de verdere uitsortering. 6. Sorteren en ordenen (registreren) Na het scannen komen de documenten aan het DMS. Er wordt bepaald of er al een zaak bestaat waarin het document kan worden opgenomen of er wordt een nieuwe zaak aangemaakt. 7. Afhandeling fysieke documenten De voor vervanging in aanmerking komende fysieke documenten worden na scanning geplaatst in een hangmap. Deze hangmap is voorzien van een weeknummer, dit is de week waarop de fysieke documenten zijn gescand. Na scanning blijven de fysieke documenten hier nog minimaal zes weken, maar niet langer dan dertien8 weken, bewaard om daarna te worden vernietigd. Het vernietigen geschiedt gelijktijdig met het opstellen van de verklaring van vervanging die elk kwartaal zal worden opgemaakt. Documenten waarvan is bepaald dat deze in fysieke vorm bewaard moeten blijven en dus niet voor vervanging in aanmerking komen, worden apart opgeborgen. In het DMS wordt hiervoor een plaatsingskenmerk geregistreerd.

8 Documenten die conform de selectielijst permanent te bewaren zijn, worden drie maanden fysiek bewaard. 4. Beschrijving van de vervangingsprocedure

Procedure Change Management in de digitale vervanging van fysieke documenten Deze procedure is opgesteld om de regie te voeren en te houden op wijzigingen in de vastgestelde organisatorische en technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving, die aanzienlijke invloed (kunnen) hebben op de kwaliteit en duurzaamheid van de digitale archiefbescheiden. Betrokken functionarissen De werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden uitgevoerd door de Change Manager. Deze rol wordt uitgevoerd door het hoofd van de eenheid verantwoordelijk voor de documentaire informatievoorziening bij de gemeente Cranendonck. Procedure De Change Manager toetst voorstellen voor wijzigingen in het vervangingsproces en/of de archiefbeheeromgeving aan bestaand informatie- en archiveringsbeleid, alsmede wet- en regelgeving. De Change Manager laat een impactanalyse opstellen door de functionarissen die, naar gelang de aard en inhoud van de voorgestelde wijziging, hierbij betrokken dienen te zijn. Voorstellen waarvan uit de impactanalyse blijkt dat deze (mogelijk) afbreuk kunnen doen aan de kwaliteit en duurzaamheid van de archiefbescheiden worden niet gerealiseerd zonder advies van de gemeentearchivaris en toestemming van de Change Manager. Hierbij gelden de in het 'handboek digitale vervanging archiefbescheiden Cranendonck' vastgelegde minimum kwaliteitscriteria en beoogde resultaten als ondergrens. Een belangrijke afwegingsfactor is dat de voorgestelde wijzigingen geen negatieve invloed mogen hebben op het resultaat van het totaal van de vervangingsprocedures. Tevens worden de voorstellen ter advisering voorgelegd aan de archivaris. In overleg met de archivaris wordt een termijn en planning vastgesteld. De Change Manager is in dit kader in ieder geval betrokken bij wijzigingen ten aanzien van: • • • • • • • •

(de scope van) het vervangingsproces metadata bestandsformaten back-up procedures en -voorzieningen aanpassing procedures opgenomen in het handboek software en hardware voor scanning en archivering de omgeving waarin het digitale archief is geplaatst reorganisatie van organisatieonderdelen die een rol hebben bij het vervangingsproces

De Change Manager neemt op basis van de voorgestelde verandering, impactanalyse en advies van de gemeentearchivaris, de beslissing of de voorgestelde wijziging al dan niet wordt voorgelegd aan het dagelijks bestuur en de zorgdrager. De zorgdrager keurt een voorgelegd wijzigingsvoorstel goed of niet goed. Of goedkeuring door de zorgdrager vereist is, is afhankelijk van de aard en impact van het voorstel. De beoordeling wordt gemaakt aan de hand van de opgestelde impactanalyse. Wanneer het wijzigingsvoorstel akkoord is bevonden door het dagelijks bestuur en/of de zorgdrager, dan zorgt de Change Manager ervoor dat de procedure wordt gewijzigd. De Change Manager zorgt er voor dat voorstellen en besluiten omtrent geaccordeerde wijzigingen worden gedocumenteerd en dat de wijzigingen worden verwerkt in het handboek met bijlagen (versiebeheer).

Bijlage behorende tot het handboek digitale vervanging archiefbescheiden Cranendonck

Wijzigingen t.a.v. de technische inrichting en software worden binnen een testomgeving vooraf getest en pas na acceptatie in de productieomgeving geïmplementeerd.

Versie: d.d. 10-11-2015 Geaccordeerd door Regionaal Historisch Centrum Eindhoven; d.d.

/&. /&. £0/*'

T.to. Jrcrtó*

Ci / AïacA:*-


Procedure beoordeling fysiek te bewaren documenten Bij de gemeente Cranendonck treedt, op het moment dat daadwerkelijk gebruik gemaakt gaat worden van het besluit tot vervanging, de procedure beoordeling fysiek te bewaren documenten in werking. Deze procedure geldt voor archiefbescheiden die worden vervangen en volgens de selectielijst permanent te bewaren zijn1. Bedoeling van de procedure is om een extra inhoudelijke en kwaliteitscontrole in te bouwen voordat de vervangen fysieke documenten daadwerkelijk worden vernietigd. Met name om documenten met een intrinsieke meerwaarde vanwege de (fysieke) originele drager, los van de inhoud, te vrijwaren van vernietiging. De uitvoering van de procedure is belegd bij de nazorgambtenaar. Deze rol zal worden vervuld door hiertoe aangewezen medewerker(s), waarbij de streekarchivaris in twijfelgevallen geconsulteerd dient te worden. Bij de beoordeling van te bewaren documenten op grond van de selectielijst wordt de volgende procedure gevolgd: 1.

De DIV-Archiefbeheerder houdt de vervangen fysieke documenten die volgens de selectielijst

2. 3.

onder de categorie permanent te bewaren vallen, apart; Deze documenten worden drie maanden bewaard; Voordat daadwerkelijk vernietiging van de fysieke documenten plaatsvindt, controleert de nazorgambtenaar de intrinsieke waarde en stelt vast of bepaalde documenten uitgezonderd moeten worden van vernietiging. Daarbij beoordeelt hij de elementen en kenmerken die van belang zijn bij de beantwoording van de vraag of sprake is van documenten met intrinsieke waarde; • • •

De uiterlijke vorm van het bestanddeel is van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling (glasnegatief). Het bestanddeel heeft esthetische of artistieke waarde. Het bestanddeel heeft unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken (zegels, watermerken en

• • •

dergelijke). Het document is zo oud dat het daaraan zeldzaamheidswaarde ontleent. Het document heeft aanzienlijke waarde als tentoonstellingsobject. Er bestaat twijfel over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de

• • •

4.

originelen uitsluitsel kan geven. Het bestanddeel is van aanzienlijk belang, vanwege de directe relatie met beroemde of historisch belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen. Het bestanddeel is van belang als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie. Het document is van belang om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren.

De fysieke documenten die niet voor uitzondering van vernietiging in aanmerking komen, worden vernietigd;

5.

de fysieke documenten die voor permanente fysieke bewaring in aanmerking komen, worden door de nazorgambtenaar ter fysieke archivering aangeboden aan de organisatorische eenheid verantwoordelijk voor de documentaire informatievoorziening.

1 Gemeente Cranendonck maakt geen onderscheid in de procedure tussen de te vernietigen stukken en de te bewaren stukken, alle fysieke documenten worden hetzelfde behandeld. Bijlage behorende tot het handboek digitale vervanging archiefbescheiden Cranendonck

Versie: d.d. 10-11-2015 Geaccordee/d door Regionaal Historisch Centrum Eindhoven: d.d. v_/

/


Beschrijving van de scanners en scansoftware in het vervangingsproces Voor het scannen wordt gebruik gemaakt van de Canon Imageformula DR-7550C en de Canon Imageformula DR-G1100 Specificaties scanner Canon Imageformula DR-7550C Type Vereisten voor te scannen documenten

Desktopscanner voor losse vellen

Long Document Mode

Max. 3000 mm

Gewicht

Breedte 50,8 tot 305 mm Lengte 70 tot 432 mm Automatische invoer: 52 - 209 g/m2 (0,06 - 0,25 mm) Extra invoer; 40 - 255 g/m2 (0,05 - 0,30 mm)

Document-invoermethoden

Invoermodi AUTOMATIC, MANUAL en BYPASS Offsetinvoer met vergrendelbare geleiders aan de zijkant

Capaciteit documentinvoer

Max. 500 vellen

Papierscheidinq

Rollensysteem

Invoercapaciteit

500 vellen. Instelbaar: 300 en 100 vellen

Sensor scaneenheid

3-lijns CMOS CIS-sensor

Lichtbron

RGB LED Voorzijde/achterzijde/dubbelzijdiq

Te scannen zijden Scanresolutie

Maximaal 600 dpi

Scansnelheid

Zwart/wit / grijstinten: 200/300 dpi: 75 ppm/150 ipm (A4 staand); 90 ppm/180 ipm (A4 liggend) Kleur: 300 dpi: 75 ppm/150 ipm (A4 staand); 90 ppm/170 ipm (A4 liggend)

Uitvoermodus

Zwart/wit / foutdiffusie / geavanceerde tekstverbetering I en II Grijstinten; 256 niveaus grijstinten (8-bits) Kleur: 24-bits kleur

Image processing

Automatische formaatdetectie en scheefstandcorrectie Blanco pagina's overslaan Tekstrichtingdetectie Automatische kleurdetectie Kleurverwijdering (R/G/B/aangepast)/-verbetering (R/G/B/aangepast) Geavanceerde tekstverbetering (I en II) Moiré-verkleining Kleurdoorloop en achtergrondverwijdering voorkomen Batch scheiding Perforaties verwijderen Scangebied instellen MultiStreamTM

Apparaatkenmerken

Detectie van nietjes Systeem voor snel herstel Ultrasone detectie van dubbele invoer Handmatige/extra invoer Registratie van taken/gebruikers Modus voor scancontrole/alleen tellen/tellen wissen


Zoemer Instelbare achtergrond (wit/zwart) Interface

Dubbele interface (High Speed USB 2.0 en SCSI-3

Afmetingen

Lade gesloten: 480 x 315 x 531 mm (B x H x D) Lade open: 480 x 390 x 718 mm (B x H x D)

Gewicht

22,5 kg

Specificatie voeding

AC 220 - 240 V (50/60 Hz)

Dagelijkse bedrijfscyclus

22.500 scans per dag

Stroomverbruik

Scannen: 84 W, slaapstand: 3,9 W (AC 220 - 240 V), stroom uitgeschakeld: 0 W

Gebruiksomgeving

10 - 32,5 C, vochtigheidsgraad 20-80% relatieve vochtigheid RoHSen ENERGY STAR

Naleving Milieurichtlijnen

Specificaties scanner Canon Imageformula DR-G1100 Type

A3-desktopscanner voor losse vellen

Vereisten voor te scannen documenten

Breedte 50,8 tot 305 mm Lengte 70 tot 432 mm

Long Document Mode

Max. 3000 mm

Gewicht

20 - 255 g/m2 (0,04 - 0,3 mm), Dun document 0,04 - 0,05 mm (20 - 42 g/m2)

Document-invoermethoden Capaciteit documentinvoer

Invoermodi AUTOMATIC, MANUAL en BYPASS Offsetinvoer met vergrendelbare geleiders aan de zijkant 500 vel (80 g/m2)

Papierscheiding

Rollensysteem en methode van scheiding vooraf

Invoercapaciteit

500 vellen. Instelbaar: 300 en 100 vellen

Sensor scaneenheid

3-lijns CMOS CIS-sensor

Lichtbron

RGB LED

Te scannen zijden

Voorzijde/achterzijde/dubbelzijdig

Scanresolutie

Maximaal 600 dpi

Scansnelheid

Zwart/wit lOOppm / 200ipm - snelheid bij landscape Kleur lOOppm / 200ipm - snelheid bij landscape

Uitvoermodus

Zwart-wit, foutdiffusie, high-speed tekstverbetering, geavanceerde tekstverbetering, geavanceerde tekstverbetering II, grijstinten (256 niveaus), 24-bits kleur

Apparaat kenmerken

Automatic Page Size Detection (Automatische detectie van paginaformaat), Deskew (Scheefstandcorrectie), 3- Dimensional Colour Correction (partly by Driver) (Driedimensionale kleurcorrectie, gedeeltelijk door driver), Colour Dropout (RGB) (Kleuruitval (RGB)), Image Rotation (Beeldrotatie), MultiStream, Preset Gamma Curve (Vooraf-ingestelde gammacurve), Contrast Adjustment (Contrastaanpassing), Prescan (Vooraf scannen), Staple Detection (Nietjesdetectie), Skip Blank Page (Lege pagina's overslaan), Addon Settings (Extra instellingen), Punch Hole Removal (Perforaties verwijderen), Moire Removal (Moiré verwijdering), Folio, Scan Area Setting (Scangebied instellen), Text Orientation Recognition (Tekstrichtingdetectie), Background Smoothing (Achtergrondverfijning), Rapid Recovery Scan (Scannen voor snel herstel), Ultrasonic Double Feed Detection


(Length By Firmware) (Ultrasone detectie van dubbele invoer (lengte door firmware)

Interface

High Speed USB 2.0

Afmetingen

Lade gesloten; 480 x 535 x 315 mm (b x d x h) Lade geopend: 480 x 723 x 390 mm (b x d x h)

Gewicht Specificatie voeding

22,8 kg AC 220 - 240 V (50/60 Hz)

Dagelijkse bedrijfscyclus

25.000 scans per dag

Stroomverbruik Gebruiksomgeving

Scannen: 94,3 W of minder, slaapstand: 1,7 W of minder, uitgeschakeld: 0,3 W of minder 10 - 32,5 C, vochtigheidsgraad 20-80% relatieve vochtigheid

Naleving Milieurichtlijnen

RoHSen ENERGY STAR

Scansoftware Kofax Capture Version 10.1.1.0.0.1043

Versie: d.d. 10-11-2015 Geacto deerd door Regionaal Historisch Centrum Eindhoven: d d.

yC /$ , c£gA

/y<%' -Cïx T-f-iï.


Uitwerking procedure scannen fysieke documenten 1.

Procedure voor ingekomen fysieke documenten

De medewerker (hierna aan te duiden als 'Ontvanger') die een fysiek document ontvangt van een externe partij, beoordeelt of het document voor registratie en archivering in aanmerking komt. De beoordeling hiertoe geschiedt conform de bepalingen zoals opgenomen in het Handboek DtV. De Ontvanger zorgt dat de te registreren en archiveren documenten (lees verder ook als berichten) terecht komen bij de medewerker verantwoordelijk voor het scannen (hierna aangeduid als de 'Scanoperator'), 2.

Procedure voor uitgaande en interne berichten

Uitgaande en interne documenten worden allemaal digitaal opgemaakt, echter bij de meesten is er nog sprake van eenfnatte handtekening'. Deze documenten worden gescand en vervolgens in het DMS gearchiveerd. Daarnaast zijn er gevallen waarbij van een digitaal document een fysieke versie wordt gemaakt en op deze kopie aanvullende gegevens worden gezet. Voorbeelden hiervan zijn: > >

het zetten van een natte handtekening; het plaatsen van inhoudelijke aantekeningen.

Als hiervan sprake is, dan zullen de medewerkers van de verschillende organisatieonderdelen deze documenten aanbieden aan de Scanoperator om het vervangingsproces te doorlopen. De digitale reproductie wordt vervolgens geregistreerd en gearchiveerd als zaak of als document bij de betreffende zaak. In bepaalde gevallen kan dit overigens een nieuwe versie zijn van een eerder opgeslagen document. Het fysieke document wordt na vervanging vernietigd. 3. Procedure scannen fysieke berichten

De Scanoperator ontvangt de te scannen fysieke documenten en ontdoet deze van eventueel aanwezige hechtmiddelen (nietjes, ringbanden, paperclips, gelijmde kaften, e.d.) en plastic. Vervolgens controleert de Scanoperator of het fysieke document > zich leent voor scanning en zo ja, > in aanmerking komt voor vervanging. De scanmedewerker voorziet de afzonderlijke documenten die gescand kunnen worden van een scheidingsvel om het scansysteem duidelijk te maken welke pagina's tot welk document behoort. Na het scannen ontstaat er per fysiek document een digitale reproductie. Voor eventuele aanwezige bijlagen geeft de Scanoperator in de scantoepassing de relatie aan tussen de bij elkaar behorende digitale reproducties. Tijdens het scannen wordt minimaal de volgende metadata automatisch vastgelegd: > de gebruikte software > datum en tijd van scanning > merk, model en serienummer van de scanner > userid van de functionaris die het bericht heeft gescand De scanmedewerker controleert de kwaliteit van de digitale reproductie aan de hand van de procedure zoals beschrijven in het Handboek DIV. Indien blijkt dat de kwaliteit van de digitale reproductie niet voldoet, zal de scanmedewerker de documenten opnieuw scannen. Na het positief doorlopen van de kwaliteitscontrole, wordt de batch doorgezet naar het DMS om de documenten te registreren.


Met opmerkingen [MP1]; Handboek Vervanging nalezen op natte handtekening

•yjuopuauao uapiatpsaq/aiipjo BwöuOAjaA a/opêip jfaoqpuop jap joj apuajopap afio/fig

Bjajaa ja jBBqsaai jsaj ap S! 'pusasaB sa||6 Sj 'jqaaj sa||B jbbjs :arjs||>|aaqa uaa uba lappjiu jooa •uajuauinaop apu6Dsa6 ap do jjn aiojjuoa apaamj ap jjaoA jBBuajqujB pua|apu6qaq ag

Om de kwaliteit optimaal te kunnen waarborgen is er een kwaliteitscontroleur aangesteld. Deze houdt wekelijks een steekproef om de scans en registraties te controleren. Hierbij houdt de kwaliteitscontroleur de richtlijnen van het Kwaliteitshandboek aan. De fysieke documenten die voor vervanging in aanmerking komen worden vervolgens numeriek opgeborgen in de hangmap. De fysieke documenten die niet voor vervanging in aanmerking komen, worden separaat aangeleverd aan de medewerker verantwoordelijk voor de verdere registratie en archivering conform de hiervoor geldende bepalingen. 4 Intakeprocedure

In de werkvoorraad van het organisatieonderdeel ziet de werkverdeler of er een nieuwe zaak is toegevoegd. De werkverdeler bekijkt het document en bepaalt of zijn/haar organisatieonderdeel de juiste ontvanger/behandelaar is. Als dit niet zo is dan komt het stuk terug naar Team DIV, om opnieuw te worden toegekend. Als het document juist is bezorgd, bekijkt de werkverdeler voor zover dit niet is aangegeven of het document een nieuwe zaak start of dat het onderdeel uitmaakt van een lopende zaak. > >

Zaakgerichte registratie: documenten die een zaak starten worden als nieuwe zaak geregistreerd. Documentregistratie: documenten die bij de afhandeling van een zaak worden ontvangen of opgemaakt, worden geregistreerd bij de betreffende zaak. Het betreft hier dus de registratie van documenten die tijdens het afhandelingsproces ontstaan of worden ontvangen.

Vervolgens wijst de werkverdeler een behandelaar toe, dit voor zover het een nieuwe zaak betreft. De zaak / het document wordt verder in behandeling genomen door de behandelende ambtenaar (hierna aangeduid als Behandelaar). Voor de document die vervolgens worden opgemaakt voor een interne of externe bestemming geldt de procedure zoals verwoord onder paragraaf 2.

Versie: d.d. ilMlWs Geaccordeerd door Regionaal Historisch Centrum Eindhoven: d.d.


GEMEENTE

Cranendonck

Kwaliteitshandboek Definitieve versie 10-11-2015

D Geaccordeen door Regionaal Historisch Centrum Eindhoven: d.d. /'

£
Inhoudsopgave

1

2

Inleiding 1.1

Bereik en doel kwaliteitshandboek

3

1.2

Toetsingskaders

3

Kwaliteitssysteem

4

2.1

Kwaliteitsprocedure

4

2.2

Verantwoordelijkheid en uitvoering audits

4

2.3

Planning audits

5

2.3.1

3

3

Controle op de kwaliteit van de informatie bij het regulier scannen voor het

postproces

5

2.3.2

Controle op de kwaliteit van de informatie bij scannen met terugwerkende kracht

5

2.3.3

Overzicht

5

Kwaliteitscontroles

6

3.1

Kwaliteitscontrole op informatiebeheer

6

3.2

Kwaliteitscontrole op de kwaliteit van de informatie (regulier)

6

3.2.1

Controle op de kwaliteit van de scans

6

3.2.2

Controle op de kwaliteit van de registraties in Verseon

8

3.2.3

Controle op juist afsluiten en archiveren in Verseon

8

3.3

Kwaliteitscontrole op de kwaliteit van de informatie (bij scannen met terugwerkende

kracht) 3.4

Steekproeven op de kwaliteit van informatie

8 10

Checklist kwaliteit van het informatiebeheer

13

Checklist kwaliteit van de informatie (regulier)

15

1

Inleiding

1.1 Bereik en doel kwaliteitshandboek Dit kwaliteitshandboek vormt de basis voor het toetsen en verbeteren van documentaire informatie en van het beheer ervan. De gemeente Cranendonck ontvangt en creëert documentaire informatie bij de uitvoering van haar taken. Om de juistheid, volledigheid en vindbaarheid van de documenten te kunnen garanderen is duurzaam, toegankelijk en betrouwbaar digitaal informatiebeheer noodzakelijk. Daarnaast vraagt de Archiefregeling dat het beheer van archiefbescheiden voldoet aan toetsbare eisen van een toe te passen kwaliteitssysteem (artikel 16). Dit handboek biedt het instrument waarmee de gemeente Cranendonck de kwaliteit van het informatiebeheer kan toetsen en verbeteren en zorgt ervoor dat de gemeente Cranendonck voldoet aan wat in artikel 16 van de Archiefregeling gevraagd wordt. Het kwaliteitshandboek is zowel gericht op de kwaliteit van digitale informatie als op de kwaliteit van het beheersysteem van digitale informatie (verder: het informatiebeheer). De reikwijdte is echter beperkt tot het beheer van documentaire digitale informatie. De archiefinspecteur van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) voert jaarlijks een audit uit of de gemeente voldoet aan wet- en regelgeving op het gebied van archiefbeheer op basis van de Handreiking horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via kritische prestatie indicatoren (KPI's) zoals opgesteld door de VNG. De audit op basis van de handreiking kent overlap met dit kwaliteitshandboek en is deels gebaseerd op dezelfde normen en richtlijnen. Een belangrijk verschil is dat de handreiking bedoeld is als bestuurlijk verantwoordingsinstrument en niet als kwaliteitsinstrument. Een rapportage op basis van de handreiking geeft aan of de gemeente voldoet aan de archiefwetgeving of niet en geen vervanging voor instrumenten op het gebied van kwaliteit. 1.2 Toetsingskaders Voor het opstellen van dit kwaliteitshandboek is gebruik gemaakt van de volgende kaders: •

• •

Het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN) is een uitgave van het landelijk overleg van provinciale archiefinspecteurs en het werkverband gemeentelijke archiefinspectie, in samenwerking met Het Expertise Centrum. Het referentiekader bevat een handzame checklist opgesteld op basis van de belangrijkste eisen uit wet- en regelgeving en (internationale standaarden voor informatiebeheer. Het referentiekader bevat de onderwerpen 'beleid en organisatie', 'informatiebeheer en ICT-beheer' en 'beveiliging'. De Archiefregeling 2009 is een wettelijke regeling en bevat een overzicht van de eisen die worden gesteld aan digitale vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale reproducties. NEN-ISO 23081 is een norm voor metadata voor records in informatiesystemen. NEN-ISO 23081 wordt expliciet aangehaald in de Archiefregeling, (artikel 24).

De kwaliteit van de digitale informatie wordt getoetst door middel van steekproeven. Voor het bepalen van de grootte van de steekproef en de hoeveelheid fouten die binnen de acceptatiegrens valt wordt gebruik gemaakt van de Accepted Quality Level-methode (AQL-methode).

3

/

2

Kwaliteitssysteem

2.1

Kwaliteitsprocedure

Kwaliteitscontroles worden uitgevoerd volgens een vaste procedure die als volgt verloopt: Nr.

Stappen 1.

Doel en scope van de controle bepalen

2.

Aankondigen van de controle bij betrokkenen

3.

Informatie verzamelen door bronnenonderzoek, interviews en/of steekproeven

4.

Informatie analyseren en rapporteren, inclusief aanbevelingen voor verbetering

5.

Vaststellen van de rapportage

6.

Invoeren verbeterpunten

Ad 1: Bij de bepaling van het doel en de scope wordt kort beschreven welke elementen worden gecontroleerd. Dit kan een reguliere audit op de kwaliteit van de informatie of een reguliere audit op informatiebeheer zijn, maar er kan ook worden gekozen om een aantal specifieke processen te auditen. Ad 2: De controle wordt aangekondigd bij de medewerkers en/of leidinggevenden die betrokken zijn bij de werkzaamheden waarop de controle van toepassing is. Ad 3: Voor een controle op informatiebeheer worden de voorgeschreven documenten getoetst. Door middel van het inventariseren en beoordelen van aanvullende documenten en/of het houden van interviews wordt daarnaast getoetst of de verplichte documenten ook voldoende in de organisatie zijn ingevoerd. Bij een audit op de kwaliteit van informatie wordt een steekproef genomen en gecontroleerd. Ad 4: De verzamelde informatie wordt geanalyseerd en verwerkt in een rapportage. In de rapportage wordt op de risico's gewezen die de organisatie loopt indien er niet wordt voldaan aan bepaalde eisen. In de rapportage worden ook verbeterpunten opgenomen. Ad 5: De rapportage wordt vastgesteld door de verantwoordelijke voor de betreffende controle en teruggekoppeld aan de betrokken medewerkers. Ad 6: De verbeterpunten worden ingevoerd met de betrokkenen. Zo nodig worden deze verbeterpunten verwerkt in de instrumenten zoals in werkinstructies. 2.2 Verantwoordelijkheid en uitvoering audits De audits op het informatiebeheer worden uitgevoerd door de archiefinspecteur onder verantwoording van de Teamcoördinator FOI. De audits op de kwaliteit van de informatie (regulier) wordt uitgevoerd door een onafhankelijke auditfunctie1 onder verantwoording van Teamcoördinator FOI. Over de uitvoering van, en de verantwoordelijkheid voor, steekproeven bij digitaliseren met terugwerkende kracht worden binnen de projectstructuur besluiten genomen en vastgelegd. Audit

Uitvoeren audits

Verantwoordelijkheid audits

1 De controle wordt meegenomen bij de interne controle behorende bij de niet materiële processen.

4 '

Audit op het informatiebeheer

Archiefinspecteur

Teamcoördinator FOI

Audit op de kwaliteit van informatie

Onafhankelijke auditfunctie

Teamcoördinator FOI

Audit op de kwaliteit van scans en

Te bepalen binnen

Te bepalen binnen

metadata bij scannen met

scanproject

scanproject

(regulier)

terugwerkende kracht 2.3 Planning audits De volledige audit op het informatiebeheer wordt één keer per jaar uitgevoerd. Bij grote wijzigingen in gebruikte systemen of applicaties voor documentmanagement worden de audits op het Vervangingsbesluit en Handboek Vervanging, Ordeningsplan en Werkinstructies Documentaire Informatie vervroegd uitgevoerd. Bij grotere organisatiewijzingen, zoals een reorganisatie of het onderbrengen van taken in gemeenschappelijke regelingen wordt de gehele kwaliteitscontrole op het informatiebeheer eerder uitgevoerd. 2.3.1 Controle op de kwaliteit van de informatie bij het regulier scannen voor het postproces Op de scans en registraties wordt elke twee maanden een steekproefsgewijze controle uitgevoerd op de productie van één dag. Op de productie van een willekeurig gekozen dag (dus niet volgens een vast ritme!) wordt volgens de AQL-methode een steekproef bepaald en volgens de vastgestelde normen voor het te controleren element uitgevoerd. Dit wordt zo snel mogelijk na de registratie gedaan omdat in de dagen na de registratie nog fouten gemeld en hersteld kunnen worden, wat het beeld vertekent. Er kan in één keer op alle elementen gecontroleerd worden of op verschillende momenten op afzonderlijke elementen. Deze controles vinden plaats naast de in procedures en het Handboek Vervanging vastgelegde kwaliteitscontroles waarbij de uitvoerende medewerkers op basis van het vier-ogen-principe eikaars werk controleren. 2.3.2 Controle op de kwaliteit van de informatie bij scannen met terugwerkende kracht De audit op de kwaliteit van informatie (bij scannen met terugwerkende kracht) wordt per scanproject (opdrachtnemer) uitgevoerd. Per project wordt de frequentie van de controles bepaald aan de hand van de scanvolumes. 2.3.3

Overzicht

Audit

Planning

Audit op het informatiebeheer

Eén keer per twee jaar of bij grote systeemwijzigingen of reorganisaties

Audit op de kwaliteit van informatie

tweemaandelijkse steekproef op dagproductie

(regulier) Audit op de kwaliteit van informatie (bij scannen met terugwerkende kracht)

Per scanproject op basis van scanvolumes

3

Kwaliteitscontroles

3.1 Kwaliteitscontrole op informatiebeheer Voor de kwaliteitscontrole op het informatiebeheer worden de volgende documenten getoetst: • • • •

Archiefverordening Besluit informatiebeheer Gemeente Cranendonck Kwaliteitshandboek Ordeningsplan/ZTC

Op basis wet- en regelgeving zijn dit de documenten waarover de gemeente Cranendonck in elk geval moet beschikken. In de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer wordt het informatiebeheer binnen de gemeente (onder andere taken en verantwoordelijkheden) op hoofdlijnen vastgelegd. Het Kwaliteitshandboek vloeit voort uit de verplichting om een kwaliteitssysteem te hebben en toe te passen. Het Ordeningsplan is een uitwerking van de eis dat de zorgdrager moet beschikken over een actueel, logisch en samenhangen overzicht van de bij het overheidsorgaan berustende archiefbescheiden (artikel 18 van de Archiefregeling). Naast de bovengenoemde documenten zijn er andere instrumenten die noodzakelijk zijn voor een duurzaam informatiebeheer en voorwaardelijk voor het vervangingsbesluit. Dit zijn: • • •

Vervangingsbesluit en Handboek Vervanging Kaders en werkwijzen Documentaire informatievoorziening Werkinstructies Documentaire informatievoorziening

Bij een audit op het informatiebeheer wordt er een controle op deze documenten uitgevoerd. Daarbij wordt gelet op de volgende elementen: •

Zijn de kaders en instrumenten opgesteld en aanwezig?

•

Zijn de kaders en instrumenten door de juiste persoon / instantie vastgesteld? De Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Cranendonck moeten door het College van B&W en/of door de gemeenteraad worden vastgesteld. Voor de overige kaders en instrumenten worden de besluiten genomen door het College van B8iW of het management team. Zijn de kaders en instrumenten nog actueel? Zijn de verantwoordelijkheden nog belegd zoals in de kaders en instrumenten en komen de (functie)benamingen nog overeen? Is de beschrijving nog overeenkomstig met de werkelijkheid? Voldoet de inhoud van het kader of instrument aan het gestelde kwaliteitsniveau? Dit kwaliteitsniveau kan worden afgeleid uit de doelstelling van het instrument of aan de toetsingskaders van de gemeente Cranendonck (zie ook paragraaf 1.2). Is het document ook geïmplementeerd? Zijn de betrokken medewerkers op de hoogte en handelen ze naar de verantwoordelijkheden of werkwijzen zoals beschreven in het document?

•

•

•

Bovenstaande elementen zijn uitgewerkt in een checklist informatiebeheer in de bijlage. 3.2 Kwaliteitscontrole op de kwaliteit van de informatie (regulier) Kwaliteitscontroles op de kwaliteit van de digitale informatie worden gedaan op de volgende punten: de kwaliteit van de scans de registratie in Verseon het correct afsluiten en archiveren in Verseon 3.2.1

Controle op de kwaliteit van de scans

Voor het controleren van de scans worden er twee foutpercentages gehanteerd. Scanfouten die de leesbaarheid van het document aantasten mogen eigenlijk niet voorkomen. Hiervoor wordt een

O

percentage van 0,25% gehanteerd. Cosmetische fouten die de leesbaarheid niet beïnvloeden, zoals een scheve scan zonder tekstverlies, mogen in beperkte mate voorkomen, namelijk in maximaal 4% van de gevallen.

Voorbeelden van niet toelaatbare fouten (marge 0,25%): •

Ontbrekende pagina's of tekstdelen

•

Onleesbare of moeilijk leesbare tekstdelen (door bijvoorbeeld te weinig contrast, strepen, balken en vervormingen) De term 'moeilijk leesbaar' is voor enige discussie vatbaar. Er mag geen twijfel zijn over wat er staat. Ontbrekende of onjuiste toekenning van metadata

•

Voorbeelden van cosmetische fouten (marge 4%): • • • •

Scheef zonder tekstverlies Andere bladspiegel dan origineel zonder tekstverlies Witte pagina niet verwijderd Vlekken of vervormingen als de tekst goed leesbaar is

Controle van de scans vindt plaats op het beeldscherm door raadpleging van de gescande images en in vergelijking met de originele documenten. In de werkinstructie is het vier-ogen-principe opgenomen. Dat houdt in dat er naast degene die scant altijd nog (minstens) een tweede persoon is die de scan controleert, in het geval van gemeente Cranendonck is dat de behandelend ambtenaar. 3.2.2 Controle op de kwaliteit van de registraties in Verseon Bij de controle op de kwaliteit van de registratie wordt getoetst op het koppelen van de geregistreerde documenten aan de juiste zaak en op het invullen van juiste metadata. De controle betreft de elementen volledigheid (alle velden ingevuld?), juistheid (geen fouten?) en tijdigheid (binnen de servicenorm opgeleverd?) De juistheid en volledigheid worden getoetst aan de hand van de afspraken die in werkinstructies zijn vastgelegd over het invullen van velden (het toekennen van metadata). Als het automatisch invullen van velden niet of niet juist gebeurt, moet dit als verbeterpunt in de kwaliteit van het informatiebeheer (met name in het ordeningsplan) worden meegenomen. De toegestane foutmarge voor het toekennen van metadata is 1%. 3.2.3 Controle op juist afsluiten en archiveren in Verseon Ook hier wordt getoetst op volledigheid juistheid en tijdigheid aan de hand van de specifieke afspraken zoals die in de werkinstructies zijn vastgelegd. Ook hiervoor is de foutmarge 1%. 3.3

Kwaliteitscontrole op de kwaliteit van de informatie (bij scannen met terugwerkende kracht)

Om het risico op verlies van informatie zo klein mogelijk te houden en om een aanvraag tot vervanging succesvol te laten verlopen is het van belang om bij digitaliseringsprojecten de kwaliteitscontroles goed in te richten. Dit maakt geen onderdeel uit van de vaste controlecyclus, wel is het de verwachting dat digitaliseringsprojecten ten behoeve van vervanging de komende jaren vaker zullen voorkomen. Kwaliteitscontroles worden uitgevoerd volgens een vaste procedure die als volgt verloopt: Nr.

Stappen 1.

Controle apparatuur en scanproces

2.

Kwaliteitscontrole op kwaliteit van de informatie (scannen met terugwerkende kracht)

3.

Rapportage

4.

Invoeren verbeterpunten

8

Ad 1: Per project moeten de apparatuur en het scanproces van te voren worden gecontroleerd. De exacte eisen waaraan het scanproces moet voldoen zullen per project verschillen. De keuze voor bijvoorbeeld grijswaarden of kleur of een bepaald bestandsformaat beïnvloedt de formulering van de kwaliteitseisen aan scanapparatuur en instellingen. Bij de scanapparatuur wordt vooraf gekeken naar de technische specificaties van de scanner en de software. Daarnaast wordt gekeken of de gekozen instellingen het juiste resultaat opleveren. Er wordt vaak een ISO resolutieproef uitgevoerd en als er in kleur gescand ook een ICC kleurentoets. Een algemene stelregel is dat er beslist geen informatieverlies mag optreden. Dat betekent dat beeldbewerkingstechnieken worden uitgeschakeld. Voorafgaand aan het traject worden er testscans gemaakt. Het scannen begint zo snel mogelijk nadat de goedgekeurde testscans zijn gemaakt. Na de test mogen de instellingen niet meer veranderen. Er mag geen tussentijds onderhoud plaatsvinden, de scanner en randapparatuur mogen niet losgekoppeld of verplaatst worden en er mogen geen tussentijdse updates aan software uitgevoerd worden. Om het besluit tot vervanging verantwoord te nemen is het belangrijk dat het hele scanproces en de kwaliteitseisen die aan apparatuur en scans worden gesteld nauwkeurig worden beschreven. Ad 2: Zodra de scans en metadata zijn opgeleverd worden hierop steekproefsgewijze kwaliteitscontroles uitgevoerd volgens de AQL-methode die ook voor de vaste controlecyclus wordt gebruikt. De controle vindt plaats op het beeldscherm door raadpleging van de gescande images en in vergelijking met het de originele documenten. Een ontbrekende pagina kan in het originele dossier ook ontbreken. Dit is dan geen fout in het scanproces. Er wordt gecontroleerd of alle pagina's worden weergegeven en of alle tekst volledig en integraal leesbaar is. Het verwijderen van volledig blanco pagina's uit de scans is toegestaan. Scanfouten die de leesbaarheid van het document aantasten mogen eigenlijk niet voorkomen. Er mogen geen pagina's of stukken tekst ontbreken en alle tekst moet duidelijk leesbaar zijn. De vorm, inhoud of structuur van de tekst mag niet aangetast worden. De foutmarge voor dit soort fouten is 0,25%. Cosmetische fouten die de leesbaarheid niet beïnvloeden, zoals een scheve scan zonder tekstverlies, mogen in beperkte mate voorkomen, namelijk in maximaal 4% procent van de gevallen. De foutmarge voor het niet of onjuist toekennen van metadata is 1%. Voor het controleren van de scans worden pagina's gecontroleerd maar de stukken worden over het algemeen in dossiers aangeleverd en (bijvoorbeeld) op tabniveau gescand. Volledig willekeurig pagina's controleren en vergelijken is erg arbeidsintensief. Om de controle praktisch te houden kunnen er (delen) van dossiers gecontroleerd worden. Ad 3: Als de foutmarge wordt overschreden wordt de hele partij afgekeurd. De hele partij wordt dan ofwel opnieuw gescand en steekproefsgewijs gecontroleerd ofwel 100% gecontroleerd en hersteld. In het geval van een externe leverancier is dat de verantwoordelijkheid van de leverancier. Afhankelijk het soort fout kan het nodig zijn om de instellingen en kwaliteit van de scanapparatuur opnieuw te controleren alvorens verder te gaan met het scannen van een volgende partij.

9

Volledigheid op dossierniveau wordt gecontroleerd door het aantal uit te leveren gedigitaliseerde dossiers af te zetten tegen het aantal aangeleverde papieren dossiers. Wanneer hierin een verschil wordt geconstateerd worden alle dossiernummers gecontroleerd. Daaruit zal blijken welk(e) dossier(s) ontbreken. Er zal onderzoek worden ingesteld naar het ontbrekende dossier. 3.4 Steekproeven op de kwaliteit van informatie De kwaliteit van de digitale informatie wordt getoetst door middel van steekproeven. Voor het bepalen van de grootte van de steekproef en de hoeveelheid fouten die binnen de acceptatiegrens valt wordt gebruik gemaakt van de Accepted Quality Level-methode, Bij de AQL-methode moet eerst worden bepaald wat het foutpercentage is waarbij de kwaliteit nog als voldoende wordt bestempeld. Daarna moet bepaald worden wat de omvang van de steekproef moet zijn.

10

Daarvoor wordt de onderstaande tabel gebruikt. Steekproef

Batchgrootte 2 tot 8

2

9 tot 15

3

16 tot 25

5

26 tot 50

8

51 tot 90

13

91 tot 150

20

151 tot 280

32

281 tot 500

50

501 tot 1.200

80

1.201 tot 3.200

125

3.201 tot 10.000

200

10.001 tot 35.000

315

35.001 tot 150.000

500

150.001 tot 500.000

800 1250

500.001 en meer

Vervolgens kan, na het controleren van de steekproef, aan de hand van de volgende tabel bepaald worden wat het maximale aantal fouten is waarbij het vastgelegde kwaliteitsniveau nog gehaald wordt. Steek -

proef

Foutmarg

Foutmarg

Foutmarg

Foutmarg

Foutmarg

Foutmarg

Foutmarg

e

e

e

e 0,65%

e 1,0%

e 2,5%

e 4,0%

0,1%

0,25%

0,4%

Wanneer een vlak roodgekleurd is dan heeft die grootte van de steekproef in verhouding tot die specifieke foutmarge statisch gezien weinig zin. Er moet dan uitgeweken worden naar de eerstvolgende grotere of kleinere steekproef (volg hiervoor de pijltjes). Vooral bij de hele lage foutmarges kan het zijn dat de steekproef hierdoor groter wordt dan het aantal te contoleren items. Voor in dat geval een controle van 100 procent uit.

11

Als het aantal fouten in de steekproef groter is dat het maximaal aantal fouten in de tabel, dan is de foutmarge overschreden en moeten er herstelwerkzaamheden plaatsvinden. Dat kan door ofwel alles te controleren, ofwel het werk opnieuw te doen en nogmaals een steekproefsgewijze controle uit te voeren. Eventuele ontdekte fouten binnen de foutmarge worden natuurlijk ook hersteld. Als er een foutmarge is overschreden zijn er, naast herstelwerkzaamheden, meer maatregelen nodig om de kwaliteit te verbeteren. Als eerste moet gekeken worden hoe het aantal fouten mogelijk verlaagd kan worden. Bijvoorbeeld een andere instelling van de scanapparatuur in combinatie met een verscherpte controle tijdens het werkproces. Als de maatregelen zijn geïmplementeerd worden er op korte termijn een aantal grotere steekproeven gehouden. Bij deze steekproeven wordt de steekproef steeds een stap groter genomen dan bij het normale controleniveau, (Dus steekproef 3 bij 2 tot 8 items, 5 bij 9 tot 15, etc.). Als deze steekproeven drie keer achter elkaar een positieve uitkomst hebben kan weer worden teruggekeerd naar het normale controleregime.

Checklist kwaliteit van het informatiebeheer Kaders en

Opgesteld?

Vastgesteld door?

instrumenten

Actueel? Verantwoordelijkheden

Voldoet aan kwaliteit? Zie onderstaande beschrijving

Naamgeving Overeenkomstig werkelijkheid (ja/nee)

(ja/nee)

(ja/nee)

Toets elke twee jaar of bij

Legt het archiefbeheer op hoofdlijnen vast.

(ja/nee) Archiefverordening

College van B&W

Besluit

College van B&W

organisatiewijziging informatiebeheer


Geeft voorschriften betreffende het beheer

organisatiewijziging

van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten van de gemeentelijke

gemeente

organen. Besluit

Griffie

informatiebeheer


Geeft voorschriften betreffende het beheer

organisatiewijziging

van de archiefbewaarplaats en het beheer van de documenten van de Griffie.

griffie Vervangingsbesluit

College van B&W

en Handboek

Toets bij aanvraag tot

Geeft een nauwkeurige beschrijving van hoe

vervanging

de generieke beleidsmatige, procesmatige en technische inrichting van de voorgenomen

Vervanging

vervanging is ingericht. Beschrijft ontwikkelingen, visie en ambities

Kaders en werkwijzen

Management


Documentaire

Team

wijzigingen in wet- en

voor (de inrichting van) het informatiebeheer

regelgeving, organisatie,

binnen de gemeente. Het plan beschrijft de

werkprocessen of

inrichting van de organisatie, taken en rollen.

informatievoorziening

systemen

Ingevoerd? Betrokken medewerkers zijn op de hoogte Betrokken medewerkers handelen naar het kader of instrument (ja/nee)

In het geval van digitaal informatiebeheer moet in elk geval aandacht besteedt worden aan de volgende punten2: Voldoen aan wettelijke eisen voor het bewaren van informatie. De relatie tussen de bedrijfsprocessen en de opgenomen informatie. De bewaarstrategie, waarin rekening wordt gehouden met conversie, migratie of emulatie in geval van veranderende (technische) omstandigheden. Beveiligingsbeleid waarin taken en verantwoordelijkheden voor informatiebeveiliging zijn belegd. Ordeningsplan

Kwaliteitshandboek

Stuurgroep A2-


Beschrijft de ordening van het archief. Er is op

gemeenten

wijzigingen in selectielijst,

zijn minst aandacht besteed aan het

organisatie of

ordeningsstelsel, gekoppeld aan de

werkprocessen

werkprocessen binnen de organisatie.

College van B&W

Toets elke twee jaar of bij wijzigingen in organisatie of werkprocessen

Werkinstructies

Management

Documentaire

Team

informatievoorziening


Legt de afspraken vast over de wijze van

wijzigingen in organisatie

uitvoering van de taken postverwerking,

of werkprocessen

registratie, beheer en archivering worden uitgevoerd

2 Gebaseerd op punt 1.1. van het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN)

Checklist kwaliteit van de informatie (regulier) Documentnr.

Scan: niet toelaatbare fout?

Scan: cosmetische fout?

Registratie:

Registratie: juist?

Registratie:

(ja/nee)

(ja/nee)

volledig?

(ja/nee)

tijdig?

(ja/nee)

- vastgestelde

(ja/nee)

- vastgestelde

metadata correct

- registratie tijdig

metadata ingevuld

ingevuld

(binnen

ontbrekende pagina's of tekstdelen onleesbare of moeilijk leesbare tekstdelen (door bijvoorbeeld te weinig contrast, strepen, balken en vervormingen) Er mag geen twijfel zijn over wat er staat. Ontbrekende of onjuiste toekenning van metadata

Scheef zonder tekstverlies Andere bladspiegel dan origineel zonder tekstverlies Witte pagina niet verwijderd Vlekken of vervormingen als de tekst goed leesbaar is

servicenorm) afgerond

15

X

Beschrijving ZTC/DSP De gemeente Cranendonck heeft de i-Navigator van VHIC in gebruik als hulpmiddel voor het beheer van het model-DSP. Hierin is tevens de zaaktypecatalogus ondergebracht als bron om processen en informatie-objecten binnen de organisatie te onderscheiden en te kunnen voorzien van relevante gegevens (metadata). De zaaktypecatalogus wordt centraal beheerd door de gemeenschappelijke regeling A2 samenwerking (GRS A2). De samenwerkende gemeenten Valkenswaard, Heeze-Leende en Cranendonck maken gebruik van dezelfde zaaktypecatalogus. Voorgestelde wijzigingen worden gezamenlijk beoordeeld en centraal doorgevoerd.

Versie: d.d. 10^11-2015 entrum Eindhoven: d.d.

/^- /£.. *£o/s~


Metadataset digitale vervanging van fysieke documenten In de metadataset staan de vast te leggen gegevens tijdens het registratieproces van documenten in het vervangingsproces. Daarnaast zijn ook de metadata beschreven die van toepassing zijn bij het digitaal archiveren. De eerste tabel omvat gegevens op zaakniveau en de tweede tabel de gegevens op documentenniveau (documenten behorende bij een zaak). Onderstaande lijst bevat een stramien aan metadata. In bepaalde gevallen zal er sprake zijn van specifieke, additionele metadata (zoals locatie, cliëntnummer, projectnummer). Metadata op zaakniveau

Toelichting

Reqistratiekenmerk

Uniek kenmerk van de zaak, automatisch gegenereerd door de zaak

Zaaktype

Omschrijving/naamgeving van het werkproces

Richting

Afhankelijk van keuze zaaktype: ingekomen / intern / uitgaand

Registratiedatum

Datum van registratie

Behandelend afdeling

Organisatie-eenheid die de zaak in behandeling neemt.

Medewerker

Medewerker verantwoordelijk voor de inhoudelijke behandeling (keuze werkverdeler)

Vertrouwelijkheid

Toegankelijkheid van de zaak op basis van het geselecteerde zaaktype.

Verantwoordelijk orgaan

Naam van de gemeente die fungeert als zorgdrager van de betreffende archiefbescheiden; de archiefvormer

Kenmerk afzender

Kenmerk van de afzender

Onderwerp

Beschrijving van de zaak. Waarin standaard gegevens vanuit de Zaaktypecatalogus (i-navigator) worden aangevuld specifieke gegevens om omschrijving uniek te maken

NAW

Naam, Adres en Woonplaats van de afzender. Komende uit de basisregistraties

Locatie

Adres of lokale aanduiding (indien van toepassing)

Gerelateerde zaak

Relatie met andere zaak (indien van toepassing)

Startdatum zaak

Datum dat de medewerker de zaak in behandeling neemt

Einddatum zaak

Datum dat de medewerker de zaak beëindigt

Uiterlijke einddatum

Wettelijke termijn waarbinnen zaak afgehandeld moet zijn

Resultaat zaak

Verplicht in te vullen bij beëindigen zaak (bijv. afgehandeld, ingetrokken, verleend)

Datum resultaat

Datum waarop de zaak inhoudelijk is afgehandeld

Archiefnominatie

Waardering afhankelijk van resultaat: Vernietigen - Bewaren

Bewaartermijn

Afhankelijk van zaaktype en gekozen resultaat

Start bewaartermijn

Afhankelijk van zaaktype en gekozen resultaat. Bijvoorbeeld:


Na afhandeling / Na afloop contract / Na aflossing / Na beëindiging Datum vernietigen

Waardering/Voorgestelde datum van vernietiging, afhankelijk van resultaat en zaaktype

Datum overdracht

Voorgestelde datum van overdracht, afhankelijk van resultaat en zaaktype

Audit

Wijzigingen wordt automatisch gelogd: denk aan: wie heeft op welk moment een zaak behandeld, ingekeken, etc Degene die de zaak aanmaakt. Terug te vinden in de audit.

Registrator

Metadata op documentniveau

Toelichting

Reqistratiekenmerk

Uniek kenmerk (id) van het document

Soort document

Soort Document, zoals: Advies / Antwoordbrief / Beschikking / Besluit / Collegevoorstel / Ontvangstbevestiging

Registratiedatum

Datum van registratie

Verantwoordelijk orgaan

Naam van de gemeente die fungeert als zorgdrager van de betreffende archiefbescheiden

Afdeling

Organisatie-eenheid die het document in behandeling neemt. Wordt automatisch gevuld vanuit i-navigator na keuze zaaktype

Opsteller

Medewerker verantwoordelijk voor de inhoudelijke behandeling

Vertrouwelijkheid

Toegankelijkheid van het document op basis van hetzij het geselecteerde zaaktype, hetzij de inhoud van het document.

Status

Concept - definitief. Dit verandert uiterlijk bij het archiveren van de zaak

Onderwerp

Onderwerp van het document

NAW

Naam, Adres en Woonplaats van de afzender. Indien gelijk aan de NAW van de zaak, wordt dit automatisch overgenomen.

Zaak

Het kenmerk van de zaak, waartoe het document behoort

Kenmerk afzender

Het kenmerk van de afzender

Datum document

De datum zoals in het document zelf weergegeven

Ontvangstbevestiging

Handmatige keuze en in enkele gevallen automatisch gevuld vanuit i-navigator na keuze zaaktype

Richting

Inkomend / Intern / Uitgaand

Notitie

Aanvullende relevante gegevens die niet in een ander veld opgenomen kunnen worden


Versie: d.d. 10-11-2015 Geacc^fcj4erd door Regionaal Historisch Centrum Eindhoven: d.d. .^j/T

/£./Z


Cranendonck Informatie- en archiefplan DIV Definitieve versie 10-11-2015

Versie: 1.0

10-11-2015

Inhoudsopgave 1.

Inleiding

2.

3

(Wettelijke) kaders en uitgangspunten documentaire informatie

4

2.1

Wet-en regelgeving

4

2.2

Archiefverordening

4

2.3

Besluit Informatiebeheer

4

2.4

Normenkaders

5

2.5

Informatiebeleid

5

3.

Taken en verantwoordelijkheden documentaire informatie

8

3.1

Verantwoordelijkheden documentaire informatie

8

3.2

Taken inrichten documentaire informatie

8

3.3

Taken uitvoering documentaire informatie

8

4.

Instrumenten en werkwijzen documentaire informatie

10

4.1

Werkinstructies documentaire informatie

10

4.2

Ordeningsplan documentaire informatie

10

4.3

Kwaliteitshandboek documentaire informatie

11

4.4

Ondersteunde digitale archiefformaten

12

4.5

Bewaarstrategie

12

4.6

Dienstenoverzicht documentaire informatie

13

Bijlage : Overzicht van geraadpleegde documenten en sites

Versie: 1.0

10-11-2015

14

2

1. Inleiding Het doel van dit document is te beschrijven op welke manier het beheer van documentaire informatie is geborgd binnen de gemeente Cranendonck. In hoofdstuk 2 is beschreven binnen welke (wettelijke) kaders en richtlijnen de taken rond documentaire informatie worden uitgevoerd. Er worden drie soorten kaders en richtlijnen onderscheiden: • • •

wet- en regelgeving algemeen erkende normenkaders (beleids)documenten vastgesteld binnen de gemeente Cranendonck

In hoofdstuk 3 wordt daarnaast beschreven hoe, op basis van deze kaders en richtlijnen, de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden op het gebied van documentaire informatie zijn belegd binnen de gemeente Cranendonck. In hoofdstuk 4 zijn de instrumenten en werkwijzen beschreven die binnen documentaire informatie worden gehanteerd.

Versie: 1.0

10-11-2015

2. (Wettelijke) kaders en uitgangspunten documentaire informatie 2.1 Wet- en regelgeving De gemeente Cranendonck is voor de vorming en het beheer van archieven, analoog en digitaal, gebonden aan wet- en regelgeving. De Archiefwet 1995 is voor de taken rond documentaire informatie het belangrijkste wettelijke kader. Daarnaast zijn de Wet Openbaarheid van Bestuur en de Wet Bescherming Persoonsgegevens van belang en in veel wetten staan bepalingen die van belang zijn voor het beheer van documenten met betrekking tot een specifiek taakveld. Een voorbeeld hiervan is de Algemene Wet inzake Rijksbelastingen. Om goed te kunnen beoordelen welke stukken hoe lang bewaard moeten worden is op basis van alle relevante wet- en regelgeving de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1januari 1996, Actualisatie 2012 opgesteld en vastgesteld. De gemeente is verplicht om de bewaartermijnen in deze lijst toe te passen.1

De Archiefwet en het Archiefbesluit zijn per 1 ja nuari 2013 gewijzigd. De wijziging was nodig vanwege het van kracht worden van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht op 1oktober 2012. Er zijn belangrijke wijzigingen opgetreden in de structuur van het toezicht. Zo is de functie van de provinciaal archiefinspecteur in de nieuwe wet vervallen. Voor gemeenten is een belangrijke wijziging dat de zorgdrager (in het geval van gemeenten het college van Burgemeester en Wethouders) het besluit tot vervanging van te bewaren archiefbescheiden kan nemen. Voorheen moest hiervoor vooraf een machtiging worden gevraagd aan Gedeputeerde Staten. Nu wordt het besluit alleen achteraf getoetst. Verder zijn er wijzigingen doorgevoerd die ervoor moeten zorgen dat de selectie beter aansluit bij digitaal werkende overheden. Verder is de Archiefregeling nog van belang. De archiefregeling geeft algemene prestatie-eisen waaraan systemen en materialen moeten voldoen. Er wordt aandacht besteed aan zaken als inrichting en bouw van archiefruimten, de geordende en toegankelijke staat van archiefmateriaal en de duurzaamheid van archiefmateriaal. De archiefregeling is nadrukkelijk ook gericht op beheer van digitale stukken. De Archiefregeling is alleen van toepassing op stukken die voor blijvende bewaring in aanmerking komen. 2.2 Archiefverordening Met het vaststellen van de Archiefverordening 2016 heeft de raad voor een groot deel aan haar verplichtingen met betrekking tot archiefzorg voldaan. Verdere taken liggen vooral in het controleren of het college van Burgemeester en wethouders deze taken goed uitvoert. 2.3 Besluit Informatiebeheer In het Besluit Informatiebeheer zijn verantwoordelijkheden en procedures voor vervanging, vernietiging, overbrenging en ter beschikking stelling vastgelegd.2 Het Besluit Informatiebeheer 2016 valt onder verantwoordelijkheid van het college van Burgemeester en Wethouders.

1 Het eerder vernietigen van stukken dan de voorgeschreven termijn is nooit toegestaan, langer bewaren kan in bepaalde gevallen maar alleen op basis van uitzonderingscriteria en in overleg met de Gemeentearchivaris. 2 Waar het Besluit Informatiebeheer wordt geciteerd of wordt besproken worden de daar gebruikte termen en benamingen overgenomen, ook al zijn die dus soms verouderd.

Versie: 1.0

10-11-2015

2.4 Normenkaders Bij het inrichten van het informatiebeheer en het opstellen van de instrumenten voor het beheer van (digitale) documentaire informatie wordt gebruik gemaakt van algemeen geaccepteerde normenkaders op gebied van informatie- en archiefbeheer. De Baseline Informatiehuishouding Gemeenten is een overzicht van wet- en regelgeving en andere kaders op het gebied van informatiebeheer en toepassing hiervan bij; • het meten en sturen van de kwaliteit van de informatiehuishouding • de inrichting en verbetering van de informatiehuishouding • de digitalisering van bedrijfsprocessen • als toetsingskader voor de gemeentelijke audit diensten Het Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer (RODIN) is een uitgave van het landelijk overleg van provinciale archiefinspecteurs en het werkverband gemeentelijke archiefinspectie, in samenwerking met Het Expertise Centrum. Het referentiekader bevat een handzame checklist opgesteld op basis van de belangrijkste eisen uit wet- en regelgeving en (inter)nationale standaarden voor informatiebeheer. Het referentiekader bevat de onderwerpen 'beleid en organisatie', 'informatiebeheer en ICT-beheer' en 'beveiliging'. NEN-ISO15489 is een omschrijving van stappen die leiden tot een doelmatige inrichting van de informatiehuishouding, afgestemd op de taken van de organisatie. De standaard kent een vrij hoog abstractieniveau en gaat vooral in op organisatorische aspecten. NEN 2082 is een norm voor de eisen ten aanzien van de functionaliteiten van informatie- en archiefmanagement in informatiesystemen. Het bevat eisen ten aanzien van opnemen, ordenen, klasseren en beschrijven, beheren, onderhouden en volgen, beschikbaarstellen, selecteren en verwijderen, documenteren van gebeurtenissen en beheeractiviteiten, ondersteunende functionaliteit, en beheren van instrumenten. Dit is geen uitputtend overzicht. Zo zijn er nog meer NEN(-ISO) standaarden die van toepassing kunnen zijn op specifieke elementen van het informatiebeheer, van normen waar het printerpapier aan moet voldoen tot normen voor het testen van specifieke ICT-applicaties. In wet- en regelgeving, vooral in de Archiefregeling, wordt voor die specifieke elementen naar de te gebruiken NEN-ISO standaarden verwezen. 2.5 Informatiebeleid Visie op dienstverlening In het beleidsprogramma Dienstverlening 2012-2015 heeft de gemeente Cranendonck haar belangrijkste doelstellingen opgenomen. Het belangrijkste onderdeel is dat de klant centraal staat. In de visie wordt de dienstverlening op een klantgerichte wijze ingericht en is gebaseerd op de behoeften van de doelgroepen (klanten, bestuur, ambtenaren). Wij gaan uit van een vraag gestuurde, service- en persoonsgerichte werkwijze. Niemand wordt van het kastje naar de muur gestuurd. Informatie wordt daarom breed gedeeld en gebruikt. De dienstverlening wordt via verschillende kanalen toegankelijk en integraal aangeboden. Wij geven onze klanten de ruimte langs welk kanaal (internet, telefoon, loket, post, fax) zij ons benaderen, daarbij sturen wij op het digitale kanaal. Doelstellingen Om de visie te bereiken zijn er een aantal doelstellingen/bouwstenen en beleid geformuleerd. Deze bouwstenen zijn a. producten/diensten en kanalen; b. personeel en organisatie; c. regelgeving; d. communicatie en verandermanagement; e. processen en f. systemen en informatie.

Versie: 1.0

10-11-2015

De laatste bouwsteen "systemen en informatie" heeft het meest betrekking op het informatiebeleid namelijk: • Alle gegevens worden eenmalig opgeslagen en meervoudig gebruikt • Alle gegevens zijn openbaar tenzij er bedrijfsmatige-, juridische-, privacy-, of

• •

eigendomsbeperkingen zijn. Alle gegevens voldoen aan kwaliteitseisen: ze zijn actueel, juist, uniform, relevant, volledig, beschikbaar, raadpleegbaar, gestandaardiseerd en toegankelijk. Alle gegevens worden op doelgroepen gericht aangeboden en sluiten aan op de door hen geformuleerde informatiebehoeften. Alle gegevens kennen een beheerder en een eigenaar. De informatievoorziening komt planmatig en op basis van een informatiearchitectuur tot

• • •

stand. Een overlap in functionaliteit binnen applicaties wordt voorkomen. De gegevens worden binnen samenwerkingsverbanden beschikbaar gesteld. ICT-voorzieningen zijn duurzaam en maatschappelijk verantwoord.

• •

Beleidsregels De opgestelde doelstellingen zijn vervolgens vertaald naar beleidsregels op diverse terreinen. Relevant voor dit plan zijn de regels op het gebied van a. gegevens; b, applicaties en c. ICT a. Gegevens 1. Van ieder gegeven, iedere applicatie en ieder systeem is een eigenaar bekend die verantwoordelijk is voor de instandhouding en kwaliteit ervan. 2.

Per gegevensdomein (groep van logische bij elkaar horende gegevens) wordt gestreefd naar hooguit één applicatie.

3.

Gegevens worden met inachtneming van de Wet bescherming persoonsgegevens en het

4.

Gegevens worden zo veel mogelijk via open standaarden vastgelegd.

5.

Gegevens worden zo veel mogelijk opgeslagen in de basisregistraties en dienen als

auteursrecht via internet beschikbaar gesteld.

gegevensbronnen waarvan de kwaliteit juist is. 6.

Alle basisregistraties worden als gegevensbronnen verplicht gebruikt.

7.

Gegevens worden adequaat beveiligd.

8.

Alle gegevens kennen een definitie, vastgelegd in een gegevenswoordenboek', zijn voor alle medewerkers toegankelijk en worden actueel gehouden door de informatiemanager.

9.

Gegevens zijn niet langer eigendom van een individu of een geleding in de organisatie en zijn bedrijfseigendom.

10. Gegevens worden tegen oneigenlijk gebruik beveiligd. b. Applicaties 11. Applicaties die door meerdere organisatorische eenheden worden gebruikt, worden centraal beheerd. 12. Applicaties worden niet zelf ontwikkeld en applicaties dienen een externe partij te kennen die in staat is om continuïteit te bieden. 13. Daar waar mogelijk wordt open source software aangewend. 14. Applicaties zijn zoveel mogelijk gebaseerd op web technologie zodat deze zowel in- als extern benaderbaar zijn en extern beheer mogelijk wordt. 15. Applicaties worden pas aangepast aan de filosofie van het beleidsprogramma als zij technisch/inhoudelijk aan vervanging toe zijn.

_

16. Applicaties worden zo min mogelijk aan elkaar gekoppeld. Integrale oplossingen hebbenjcfp voorkeur. Als een koppeling tot stand moet komen vindt deze bij voorkeur plaats op Versie: 1.0

10-11-2015

databaseniveau en niet met een uitwisselingsformaat (op databaseniveau kan een onlineoplossing worden geboden). 17. Het aantal binnen de organisatie gebruikte toepassingen dient zoveel mogelijk beperkt te worden. Hiermee wordt bedoeld dat geïntegreerde oplossingen de voorkeur verdienen boven losse toepassingen die aan elkaar gekoppeld dienen te worden. 18. Applicaties worden aangeschaft nadat deze getoetst zijn aan de op dat moment geldende informatie-architectuur. Positionering van een nieuwe applicatie in een dergelijke architectuur blijft nodig om vast te stellen of de algehele inrichting met de komst van de applicatie niet verstoord raakt. c. ICT 19. Alleen bewezen en gebruiksvriendelijke technologie wordt toegepast voor de inzet van ICT. 20. Als basis voor de centrale ICT voorzieningen dient de huidige Server Based Computing omgeving met voornamelijk thinclients op de werkplekken. 21. De centrale ICT voorzieningen moeten geschikt gemaakt worden voor de toename van dataopslag en de 24/7 dienstverlening. 22. Voor de implementatie van nieuwe applicaties dient de huidige systeemsoftware up to date te blijven. 23. Door de toename van de dataopslag en beschikbaarheid van verloren informatie te verbeteren zal de back-up- en restorevoorziening moeten worden verbeterd. 24. Het aantal fysieke servers dient te worden beperkt d.m.v. virtualisatie. Informatiebeveiligingsplan Gemeente Cranendonck is aangesloten bij de informatiebeveilioinosdienst voor oemeenten (IBD). Dit is een oezamenliik initiatief van de Verenioino van Nederlandse Gemeenten (VNG) en het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten (KING). De IBD is heeft drie concrete doelen. Hierbij staan kennisontwikkelinq, kennisdelinq en kennisvermeerdering op het vlak van informatiebeveiliging bij gemeenten centraal: 1. Het preventief en structureel ondersteunen van gemeenten bij het opbouwen en onderhouden van bewustzijn als het qaat om informatiebeveiliqinq, 2. Het leveren van integrale coördinatie en concrete ondersteuning op gemeente specifieke aspecten in qeval van incidenten en crisissituaties op het vlak van informatiebeveiliqinq. 3. Gerichte projectmatige ondersteuning op deelgebieden om informatiebeveiliging in de praktijk van alledag naar een hoger plan te tillen. De nadruk ligt hierbij zowel op het verhogen van het informatiebeveiliqinqsbewustzijn bij management- en beleidsverantwoordelijken als op het bieden van concrete ondersteuning aan gemeentelijke ICT-verantwoordelijken. Het informatiebeveiliging is opgesteld door de Gemeenschappelijk regeling A2-samenwerken Informatie & Automatisering. In 2015 is er een nieuw plan vastgesteld.

Versie: 1.0

10-11-2015

3. Taken en verantwoordelijkheden documentaire informatie B.l Verantwoordelijkheden documentaire informatie De verantwoordelijkheid voor het beheer van documentaire informatie wordt in het Besluit Informatiebeheer van de gemeente Cranendonck opgedragen aan de afdeling Ondersteuning. In het Besluit Informatiebeheer is het hoofd van de afdeling waar het feitelijk beheer is belegd, aangesteld als beheerder. Het hoofd van dit team is als beheerder verantwoordelijk voor: • • • • • • • • •

het opstellen van een documentair informatiestructuurplan het in een zo vroeg mogelijk stadium selecteren van informatie voor bewaring en vernietiging het opstellen van risicoanalyses bij vervanging de daadwerkelijke vervanging en de bijbehorende vernietiging het jaarlijks opstellen van een conceptverklaring van vernietiging de daadwerkelijke vernietiging met het bijbehorende proces-verbaal van vernietiging het in overleg met de gemeentearchivaris opstellen van een concept verklaring van overbrenging de daadwerkelijke overbrenging, inclusief het proces-verbaal van overbrenging het ter beschikking stellen van informatie, inclusief een proces-verbaal van ter beschikking stelling

Verder moet de beheerder in een aantal gevallen om advies gevraagd worden. De overige afdelingshoofden zijn in het kader van integraal management verantwoordelijk voor het beheer van informatie van de werkprocessen die onder hun verantwoordelijkheid vallen. De verantwoordelijkheid is gemandateerd aan de desbetreffende proceseigenaar. Voor organisatieonderdelen die niet als beheereenheid zijn aangewezen, wordt de gemeentesecretaris als beheerder aangemerkt. De uitvoerende werkzaamheden zijn opgedragen aan medewerkers van de afdeling ondersteuning.

3.2 Taken inrichten documentaire informatie In het afdelingsplan ondersteuning van 2014 zijn er een aantal punten voor team DIV benoemd: • Geen (archief) achterstanden • Inhoudelijke ontwikkeling tot aan de A2-samenwerking (zaakgericht werken/digitalisering) • Adviesrol ontwikkelen • Investeren in relatie met andere afdelingen 3.3 Taken uitvoering documentaire informatie De taken rond het verrichten van werkzaamheden op gebied van documentaire informatie zijn binnen de gemeente Cranendonck belegd bij team DIV. • • • •

Het uitvoeren van diverse werkzaamheden rondom post- en archiefzaken; Het actief meewerken aan de implementatie van nieuwe methoden en technologieën; Het bewaken van de kwaliteit van de scans, registratie en het archief. Dit wordt meegenomen door de kwaliteitscontroleur in de maandelijkse kwaliteitscontrole. Het verlenen van ondersteuning bij het beheer van applicaties;

Versie: 1.0

10-11-2015

• • •

Het informeren en adviseren van de interne klanten omtrent de wijze waarop zij het zaaksysteem/DMS dienen te gebruiken; Het uitvoeren van de digitale en fysieke bewaring, selectie, vernietiging en overbrenging van archiefbescheiden overeenkomstig de geldende bepalingen. Contractbeheer

Bij team DIV worden taken uitgevoerd met betrekking tot het postproces en registratie in de applicatie Verseon. Daarnaast verzorgt team DIV voor zowel fysieke documenten als digitale stukken, de archivering, het dossierbeheer, de uitlening en de uitvoering van vernietiging. Taken belegd bij andere partijen In de programmabegroting worden jaarlijks alle verbonden partijen vastgelegd. Bij een aantal van deze samenwerkingsverbanden/gemeenschappelijke regelingen is er sprake van mandatering of delegatie. Daardoor verzorgt Team DIV niet al deze bovenstaande taken bijvoorbeeld:

Gemeenschappelijke Regeling A2-gemeenten De gemeente Cranendonck participeert in de gemeenschappelijk regeling A2-samenwerking (GR-A2). Onder deze samenwerking, met de gemeenten Valkenswaard en Heeze-Leende, vallen de teams Werk & Inkomen, Informatie & Automatisering en Juridische Zaken. Een gedeelte van de taken van deze teams zijn gedelegeerd aan de GR-A2. De archivering van deze stukken wordt ook belegd in de A2samenwerking. Van de taken die gemandateerd zijn, vormen de gemeenten hun eigen archief (zie mandateringsbesluit A2-gemeenten). Omgevingsdienst Zuidoost-Brabant De gemeente Cranendonck heeft een aantal zaken gemandateerd aan de Omgevingsdienst ZuidoostBrabant (ODZOB). Voornamelijk werkzaamheden rondom milieucontroles. De ODZOB levert deze documenten bij de gemeente aan voor het archief. Alleen alles rondom BUS-saneringen is gedelegeerd aan de ODZOB. De archiefvorming van deze stukken ligt dan ook bij hun. Metropoolregio Eindhoven Regionaal Historisch Centrum Eindhoven Het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHCe) is o nze archiefbewaarplaats en levert ook onze archivaris. Na 20 jaar dragen wij ons archief over aan het RHCe. De archivaris van het RHCe ziet toe op ons archiefbeheer.

r\

Versie; 1.0

10-11-2015

4. Instrumenten en werkwijzen documentaire informatie 4.1 Werkinstructies documentaire informatie De werkwijzen van documentaire informatie zijn beschreven in het document Handboek DIV. De werkwijze bij postafhandeling, registratie en archivering is deels vastgelegd in werkafspraken. Zodra het document Handboek DIV is vastgesteld zijn de daarin beschreven afspraken en instructies vastgesteld. Andere afsprakenlijsten en dergelijke komen te vervallen. De werkinstructies zijn opgesteld met de volgende uitgangspunten; Is meer standaardisatie mogelijk? Hoe meer uitzonderingen, hoe groter de kans op fouten. Is meer centralisatie mogelijk? In dit geval met name meer (directie) registratie in Verseon. Hoe meer stukken direct worden geregistreerd hoe kleiner de kans dat er belangrijke informatie niet geregistreerd wordt en zoek raakt, Is met een (kleine) extra inspanning een kwaliteitsverbetering te realiseren? In het document Handboek D/l/zijn afspraken vastgelegd met betrekking tot: Het ontvangen en sorteren van ingekomen papieren post welke post wel / niet openen welke post wel / niet op papier doorsturen (intern en extern) welke post wel / niet scannen en registreren en Verseon speciale werkafspraken voor bepaalde documentcategorieën Het ontvangen en sorteren van digitaal ingekomen stukken welke stukken wel / niet registreren in Verseon verantwoordelijkheid voor registratie speciale werkafspraken voor bepaalde categorieën digitale stukken Scannen scanklaar maken werkwijze grote formaten, enveloppen en bijlagen proces bij ingekomen papieren post proces bij uitgaande papieren stukken kwaliteitscontroles tijdens het scanproces Registreren in Verseon standaardzaaktypen standaard omschrijvingen algemene werkafspraken bij registratie versturen ontvangstbevestiging Archiveren en recordmanagement archiveren in Verseon archiveren van papier vernietiging Verzorgen van uitleningen 4.2 Ordeningsplan documentaire informatie

Versie: 1.0

10-11-2015

De documentaire informatie van de gemeente Cranendonck wordt geordend aan de hand van een ordeningsplan: de zaaktypecatalogus. Het doel van het ordeningsplan is om de werkprocessen en de bijbehorende informatie van de gemeente Cranendonck te beschrijven. Dit ordeningsplan wordt vervolgens gebruikt om producten (processen) en documenten in het documentmanagementsysteem (Verseon) te ordenen. Dit is de standaard zaaktypecatalogus van de VNG. Deze wordt zo standaard mogelijk gehouden, in verband met de samenwerking met Heeze-Leende en Valkenswaard. Een aantal van die processen komen bij meerdere teams voor. Deze processen zijn generiek gemaakt en kunnen bij meerdere teams voorkomen. In het ordeningsplan worden per werkproces de volgende gegevens vastgelegd (zie ook het Handboek Vervanging): • hoofddomein • sub-domein • zaaktype (kernomschrijving) • proceseigenaar (afdeling) • waardering (B of V) • bewaartermijn • selectiecategorie (selectielijst voor archiefbescheiden van (inter)gemeentelijke organen) • grondslag (wet- of regelgeving) •

resultaat

Na goedkeuring door de proceseigenaren ligt er een gemeente breed ordeningsplan wat gebruikt kan worden voor de verdere inrichting van Verseon. 4.3 Kwaliteitshandboek documentaire informatie Het kwaliteitshandboek documentaire informatie vormt de basis voor het beheer en (waar mogelijk) de verbetering van het beheer van documentaire informatie. Om de juistheid, volledigheid en terugvindbaarheid van de documenten te kunnen garanderen is duurzaam, toegankelijk en betrouwbaar digitaal informatiebeheer noodzakelijk. Het handboek biedt instrumenten waarmee team DIV de kwaliteit kan testen en verbeteren. Met het toepassen van een kwaliteitsmanagementsysteem voldoet de gemeente Cranendonck aan het gestelde in artikel 16 van de Archiefregeling. Het kwaliteitsmanagementsysteem is zowel gericht op de kwaliteit van digitale informatie als op de kwaliteit van het beheersysteem van digitale informatie. De reikwijdte is echter beperkt tot het beheer van documentaire digitale informatie. Met het oog op de toekomst is de kwaliteit van het beheer van informatie op papier buiten beschouwing gelaten. De centrale applicatie voor beheer van digitale documenten is Verseon. Deze applicatie wordt, waar van toepassing, met dit toetsingskader getoetst. De archiefinspecteur van het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven (RHC-e) voert tweejaarlijks een audit uit of de gemeente voldoet aan wet- en regelgeving op het gebied van archiefbeheer op basis de Handreiking horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via kritische prestatie indicatoren (KPI's) zoals opgesteld door de VNG. De audit op basis van de handreiking kent overlap met dit kwaliteitsmanagementsysteem en is deels gebaseerd op dezelfde normen en richtlijnen. Een belangrijk verschil is dat de handreiking bedoeld is als bestuurlijk verantwoordingsinstrument en niet als kwaliteitsinstrument. Een rapportage op basis van de handreiking geeft aan of de gemeente voldoet aan de archiefwetgeving of niet en geen vervanging voor instrumenten op het gebied van kwaliteit.

Versie: 1.0

10-11-2015

4.4 Ondersteunde digitale archiefformaten Verseon 2.2 ondersteunt alle standaardformaten voor tekstformaat (onder andere doc, docx, etc.), databaseformaat, rekenformaat (onder andere xls, xlsx), presentatieformaat (onder andere ppt), tekeningenformaat (onder andere vsd), beeldformaat (onder andere jpg), compressieformaat (onder andere rar), mailformaat (onder andere eml), en multimediaformaat (onder andere wmv). 4.5 Bewaarstrategie De overheid heeft het belang van digitale bewaring onderkend en de bestaande wetgeving op bepaalde punten aangepast. Het bewaarbeleid is gebaseerd op de vereisten in de volgende wet- en regelgeving en uitvoeringstoepassingen zoals: • •

• •

Archiefwet (Aw); de Archiefwet stelt algemene eisen aan het beheer van alle archieven van de overheid Archiefbesluit (Ab): het Archiefbesluit is een uitwerking van de Archiefwet. Het bevat specifieke regels m.b.t. selectielijsten, vervanging, duurzaamheid etc. In artikelen 14,15 en 21 t/m 25 worden bijzondere voorschriften gesteld voor te bewaren digitale archiefdocumenten. De Archiefregeling hoofdstuk 2 (Duurzaamheid van archiefdocumenten) Archiefregeling: de Archiefregeling is een uitwerking van de Archiefwet en bevat technische normen en aanvullende regels. RODIN (Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer); handvat voor inrichting, gebruik en beoordeling van een digitale beheeromgeving.

•

Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid: instrument voor de inrichting van een digitale informatiehuishouding.

Er zijn verschillende manieren om digitale informatie goed te bewaren en te beheren. Welke bewaarstrategie het meest geschikt is, hangt af van het soort informatie dat moet worden bewaard, de termijn en de kosten. De meest gangbare bewaarstrategie is het migreren van digitale informatie naar het formaat PDF/A1b. Het bewaarbeleid laat zich vertalen in drie concrete beleidsuitgangspunten zoals die hierna benoemd worden: • Migratie naar open standaarden • Metadata • Duurzame bewaring Migratie naar open standaarden In Verseon worden op termijn alle definitieve, vastgestelde documenten omgezet naar PDF/A-lb. Werkdocumenten kunnen door medewerkers nog aangemaakt worden in programma's van Microsoft Office zoals Excel en Word, maar bij archivering worden al deze documenten omgezet naar PDF/A-lb. PDF/A-lb is een bestandsformaat dat geschikt is voor archivering van digitale documenten voor de langere termijn. Daarnaast is PDF/A-lb een door het Forum en College Standaardisatie goedgekeurde standaard en is opgenomen in de 'pas toe of leg uit'-lijst. Overheden zijn verplicht om standaarden van deze lijst te gebruiken. Alleen om zwaarwegende redenen kan hiervan worden afgeweken.

Versie: 1.0

10-11-2015

Metadata Voor het duurzaam en authentiek bewaren van digitale informatie zijn een aanvullende metadata vereist. Deze metadata richt zich vooral op de contextuele gegevens die het digitale document betekenis geven: de behandelaar of organisatie, de functie, het mandaat en het bedrijfsproces. Maar ook over het intellectueel beheer (bijvoorbeeld de wijze van ordenen en aangebrachte ordeningskenmerken). Deze metadata moeten worden verzameld en opgeslagen op het ogenblik van de creatie van het document (of spoedig daarna). Voorzover mogelijk moeten deze metadata automatisch worden gekoppeld om het de gebruiker zo eenvoudig mogelijk te maken en de kans op fouten te beperken. De beschrijving van de toegepaste metadata is opgenomen in de metadataset en wordt toegepast in Verseon. Duurzame bewaring Verseon is de beheeromgeving voor de digitale archiefbescheiden van de gemeente Cranendonck. Het Regionaal Historisch Centrum Eindhoven is gestart met de ontwikkeling van een digitaal duurzame beheeromgeving (e-depot). De gemeente Cranendonck houdt deze ontwikkelingen nauwlettend in de gaten, en zal naar verwachting op termijn de digitale bestanden digitaal overbrengen.

4.6 Dienstenoverzicht documentaire informatie Om inzicht te geven in de diensten rond documentaire informatie is er een Handboek DIV opgesteld. In dit handboek worden de werkzaamheden van team DIV beschreven. Het overzicht wordt via het intranet aangeboden aan de medewerkers van de gemeente en het wordt regelmatig getoetst op volledigheid en juistheid. Het handboek DIV is gericht op gebruik binnen de gemeentelijke organisatie en beschrijft diensten voor interne klanten. Doelen: • Toename van kennis binnen de gemeentelijke organisatie over de diensten van documentaire • •

informatievoorziening. Toename van het gebruik van deze diensten. Minder dubbele werkzaamheden en minder schaduwarchieven, daarmee een efficiëntere bedrijfsvoering, hogere kwaliteit en kleiner risico op het onvindbaar zijn van essentiële documenten.

Binnen het Handboek DIV zijn generieke processen beschreven, Afdelingsspecifieke wensen zijn mogelijk, maar worden beoordeeld door team DIV. Voor de hele afhandeling van de inkomende papieren post, van het moment van binnenkomen tot registratie in Verseon en het bezorgen van eventuele papieren stukken, geldt een standaard bewerkingsnorm van één werkdag vanaf het moment dat de post bij DIV in behandeling wordt genomen. Als met het verwerken van de post 's ochtends om 9u00 gestart wordt, dan staat de digitale post de volgende ochtend voor 9u00 in de werkvoorraad.

Versie: 1.0

10-11-2015

;

Bijlage : Overzicht van geraadpleegde documenten en sites Documenten van de gemeente Cranendonck: •

Afdelingsplan 2015 Afdeling Ondersteuning 'Van kansen zien naar samen kansen realiseren en de

•

opstap naar de A2' Beleidsprogramma Dienstverlening 2012-2015

Algemene documenten en sites: •

Archiefbesluit 1995, gewijzigd per 1 anuari j 2013

• • • •

Archiefregeling Archiefwet 1995, gewijzigd per 1 anuari j 2013 Bureau Forum Standaardisatie: http://www.forumstandaardisatie.nl/ Selectielijst voor Archiefbescheiden van gemeentelijke en Intergemeentelijke organen ontvangen vanaf 1januari 1996, actualisatie (juni 2012)

' Gegevenswoordenboek: Beschrijving van alle door de doelgroepen in gebruik zijnde gegevens met omschrijving, eigenaar, applicaties, et cetera welke door de informatiemanager wordt opgesteld en beheerd.

Versie: 1.0

10-11-2015

/

Beschrijving van het DMS / RMA en servers De gemeente Cranendonck maakt gebruik van het DMS pakket Verseon als digitaal beheersysteem. Dit pakket is ReMANO en NEN-2082 gecertificeerd. Binnen dit beheersysteem worden de archiefbescheiden geregistreerd en opgeslagen. Alle medewerkers van de organisatie zijn tijds- en plaats onafhankelijk in staat om de benodigde archiefbescheiden en dossiers te raadplegen. In Verseon kunnen alle gangbare bestandsformaten worden opgeslagen. De leverancier van Verseon is Circle Software. Componenten • Applicatie servers • Database servers t.b.v. opslag metadata en documenten • Clients software op werkstations tb.v. registreren, archiveren en raadplegen van documenten •

Scanvoorziening t.b.v. digitaal maken documenten.

Centrale opslag en operating system De bestanden die via het DMS worden gearchiveerd worden in een documenten server opgeslagen op een Windows 2008 R2 serveromgeving van de gemeenschappelijke regeling A2. De opslagruimte is permanent uitbreidbaar en wordt geregeld via de eenheid verantwoordelijk voor het systeembeheer. De 3 gemeenten (Cranendonck, Valkenswaard en Heeze-Leende) en de gemeenschappelijke regeling A2 werken alle in dezelfde database. Door middel van autorisaties (onderscheid per verantwoordelijk orgaan) zijn de omgevingen voor archiefbeheer gescheiden. Voor wat betreft het beheer en de toegang tot het digitaal archief werken de eenheden verantwoordelijk voor de documentaire informatievoorziening en systeembeheer van de A2samenwerking nauw met elkaar samen. Back-up De back-up van het DMS bestaat uit het veiligstellen van de applicatieserver, het daaraan gekoppelde filesysteem voor opslag van de digitaal gemaakte documenten, de database waarin onder meer alle metadata worden opgeslagen, en de servers waarop de database draait. Concreet betekent dit de volgende acties: 1. De applicatie server met het bijbehorend filesysteem wordt door een apart back-upsysteem veilig gesteld. Wekelijks (bij weinig mutaties) wordt er een back-up gedraaid. Alle gegevens worden dan naar een andere opslag gekopieerd. Deze tweede opslag bevindt zich op een andere locatie en ander dorp dan de bestaande servers. 2. De databaseserver en database worden elke dag veilig gesteld. Dagelijks (bij veel mutaties) wordt er een back-up gedraaid. Alle gegevens worden dan naar een andere opslag gekopieerd. Deze tweede opslag bevindt zich op een andere locatie en ander dorp dan de 3.

bestaande servers. Jaarlijks wordt een uitwijktest georganiseerd in een uitwijkcentrum. Daarbij wordt een gedeeltelijke restore van onze omgeving uitgevoerd, om zo onze back-up procedures te toetsen, een recovery test.

Conversie Bij een toekomstige conversie of migratie naar een andere omgeving of operating system zal na het zorgvuldig analyseren en testen worden gegarandeerd dat er geen gegevens verloren gaan. Deze


digitale duurzaamheid is een harde eis voorafgaand aan een geplande conversie of migratie. De archivaris zal hierbij betrokken worden.

Versie: d.d. 10-11-2015 Geaccordeerd door Regionaal Historisch Centrum Eindhoven: d.d. /n £2»-? ft r.y £b<jo< * A.C'


Rollen in de digitale vervanging van fysieke documenten De verantwoordelijkheid voor een goede taakuitvoering van de juiste rol in het vervangingsproces is belegd bij meerdere functionarissen. Eén en dezelfde functionaris kan meerdere rollen vervullen. Naast het vastleggen van de werkwijze in de scanprocedure, zal ook gelogd worden wie welke handelingen heeft gedaan in het vervangingsproces. Dit wordt geregeld in de scansoftware (username van de functionaris die de rol van Scanoperator heeft uitgevoerd) en in de Audit trail van het Document Management Systeem (username van de functionarissen die de overige rollen uitvoeren). Rol: Ontvanger 1. Beoordeelt of ontvangen fysieke documenten voor registratie en archivering in aanmerking komen. 2. Zorgt dat de te registreren en archiveren fysieke documenten terecht komen bij de Scanoperator. Voor de uitvoering van deze werkzaamheden is minimaal de volgende opleiding en/of kwalificatie vereist: • MBO werk- of denkniveau • Opleiding SOD-I of gelijkwaardig • Kennis en ervaring in het beoordelen van documenten die wel of niet voor registratie en archivering in aanmerking komen. Rol: Scanmedewerker 1. Reinigt wekelijks de scanapparatuur. 2. Controleert voorafgaande aan het scannen of de instellingen van de scanners en scansoftware 3. 4. 5. 6.

conform de vastgestelde instellingen zijn. Beoordeelt of de aangeleverde fysieke documenten voor scanning in aanmerking komen. Beoordeelt of de fysieke documenten voor vervanging in aanmerking komen conform de in het 'handboek digitale vervanging archiefbescheiden Cranendonck' vastgestelde criteria. Ontdoet de documenten van eventueel aanwezige hechtmiddelen (nietjes, ringbanden, paperclips, gelijmde kaften, e.d.) en plastic. Controleert steekproefsgewijs de kleinste letter voorkomend in de documenten. Bij een constatering van een letter kleiner dan 1,5 mm groot, zal na het uitvoeren van een test scan (standaard 300 ppi) de scanresolutie worden aangepast zodat alsnog voldaan zal worden aan

7.

de minimale QI eis. Voorziet de afzonderlijke documenten van een batchblad om het scansysteem duidelijk te

8.

maken welke pagina's tot welke documenten behoren. Geeft bij eventueel aanwezige bijlagen in de scantoepassing de relatie aan tussen de bij elkaar

behorende digitale reproducties. 9. Scant de fysieke documenten. 10. Controleert de digitale reproductie op de volgende onderdelen: • komen de fysieke documenten voor als digitale reproductie. • • •

volledigheidscontrole. komen alle pagina's van het document (een document bestaande uit meerdere pagina's), die niet als blanco zijn aangemerkt, voor in de digitale reproductie. komen er rotatiefouten voor in de digitale reproductie die meer dan twee graden

• •

bedragen. voldoet de digitale reproductie aan de vereiste resolutie en volledigheid van het beeld. voldoet de digitale reproductie aan het juiste bestandsformaat, zijnde PDF/A-lb.

• is de vereiste technische metadata aanwezig. 11. Scant het document opnieuw als tijdens de kwaliteitstoets blijkt dat de kwaliteit van de digitale reproductie niet voldoet. Bijlage behorende tot het handboek digitale vervanging archiefbescheiden Cranendonck

12. Zet bij het positief doorlopen van de kwaliteitstoets, de scanbatch door naar het DMS. 13. Registreert de documenten in het DMS. Daarbij alert op het kiezen van het juiste zaaktype, meegeven juiste metadata en bepalen juiste organisatieonderdeel, 14. Voegt de bij elkaar behorende fysieke documenten weer samen. 15. Zorgt ervoor dat de fysieke documenten in de hangmappen worden opgeborgen. Voor de uitvoering van deze werkzaamheden is minimaal de volgende opleiding en/of kwalificatie vereist: • MBO werk-of denkniveau • Opleiding SOD-I of gelijkwaardig • Een jaar ervaring in het scannen van documenten. Rol: DIV-Archiefbeheerder 1.

Draagt zorg voor de archivering van de digitale documenten/zaken.

2.

Zorgt voor de archivering van de fysieke documenten die niet voor vervanging in aanmerking komen.

Voor de uitvoering van deze werkzaamheden is minimaal de volgende opleiding en/of kwalificatie vereist: • •

MBO werk-of denkniveau Opleiding SOD-I of gelijkwaardig

• •

Twee jaar ervaring in de registratie en het beheer van archiefbescheiden. Inhoudelijke kennis van de werkprocessen in relatie tot de zaaktypecatalogus.

Rol: Kwaliteitscontroleur 1. 2.

Controleert wekelijks steekproefsgewijs de kwaliteit van de digitale reproducties. Controleert wekelijks steekproefsgewijs de kwaliteit van de registratie en de meegegeven metadata.

3. Is verantwoordelijk voor het uitvoeren van de werkzaamheden en controles beschreven in het Kwaliteitshandboek. Voor de uitvoering van deze werkzaamheden is minimaal de volgende opleiding en/of kwalificatie vereist: • • • •

MBO werk- of denkniveau Opleiding SOD-I of gelijkwaardig Twee jaar ervaring in de registratie en het beheer van archiefbescheiden. Inhoudelijke kennis van de werkprocessen in relatie tot de zaaktypecatalogus.

Rol: Werkverdeler 1. 2. 3. 4.

Zorgt voor een tijdige toewijzing van de 'digitale zaken' in de werkvoorraad. Controleert of de 'digitale zaken'juist zijn bezorgd. Als dit niet zo is, dan komen de zaken terug naar DIV. Controleert juistheid zaaktype. Kent behandelaar toe indien het een nieuwe zaak betreft.

Voor de uitvoering van deze werkzaamheden is minimaal de volgende opleiding en/of kwalificatie vereist: •

MBO werk- of denkniveau

•

Inhoudelijke kennis van de werkprocessen in relatie tot de zaaktypecatalogus.


Rol: Behandelaar 1. Controleert de juistheid en volledigheid van het zaaktype en metadata. Als dit niet het geval is, 2. 3. 4.

dan neemt de Behandelaar hierover contact op met DIV. Controleert de kwaliteit van de scans aan de hand van een checklist. Wanneer de kwaliteit niet goed is, verzoeken ze DIV het document opnieuw te scannen. Zorgt voor een tijdige afhandeling van de documenten/zaken. Biedt in voorkomende gevallen fysieke documenten aan ter scanning bij de Scanoperator. Dit betreft de gevallen waar op een fysieke kopie van een digitaal document aanvullende gegevens worden gezet.

Voor de uitvoering van deze werkzaamheden is minimaal de volgende opleiding en/of kwalificatie vereist: • Inhoudelijke kennis van de werkprocessen in relatie tot de zaaktypecatalogus. Rol: Nazorgambtenaar 1. Voert de 'Procedure beoordeling fysiek te bewaren documenten' uit. Voor de uitvoering van deze werkzaamheden is minimaal de volgende opleiding en/of kwalificatie vereist: • MBO werk- of denkniveau • Opleiding SOD-I of gelijkwaardig • Twee jaar ervaring in de registratie en het beheer van archiefbescheiden.

Versie: d.d. 10-11-2015 Geaccort

n

urn Eindhoven: d.1


Model voor Back-log scanning Handboek digitale vervanging archiefbescheiden Cranendonck als basis Voor het vervangen van de back-log, zijnde fysieke documenten die ontvangen of opgemaakt zijn voorafgaand aan het vaststellen van het 'handboek digitale vervanging archiefbescheiden Cranendonck' door verantwoordelijke zorgdragers, kunnen aanvullend op het handboek additionele specificaties en/of maatregelen worden bepaald. In alle gevallen moeten de bepalingen in het 'handboek digitale vervanging archiefbescheiden Cranendonck' als basis worden gehanteerd. Procedure Bij ieder verzoek tot back-log scanning wordt de gemeentearchivaris vooraf betrokken. In samenspraak met de gemeentearchivaris en proceseigenaar wordt geverifieerd in hoeverre er additionele specificaties en/of maatregelen nodig zijn om te zorgen dat de wijze van ontsluiting en vervanging gestand doet aan de van toepassing zijnde wettelijke eisen en belangen vanuit de bedrijfsvoering. Deze verificatie wordt gedaan op basis van een checklist, waarbij de te vervangen fysieke documenten op hun aard, vorm en karakter worden beoordeeld. Als basis voor de checklist geldt de bepalingen van het 'handboek digitale vervanging Cranendonck' en de van toepassing zijnde bijlagen zoals geaccordeerd door het RHCe. De checklist omvat onder meer een beschrijving van de te vervangen fysieke documenten. Per collectie c.q. proces wordt één checklist opgesteld. Vervanging Tot vervanging kan worden overgaan wanneer: • uit de checklist blijkt dat er geen additionele specificaties en/of maatregelen nodig zijn. De checklist wordt afgetekend door de gemeentearchivaris; • uit de checklist voortkomende additionele specificaties en/of maatregelen zijn beschreven en voor akkoord afgetekend door de gemeentearchivaris. De vervanging geschiedt op basis van het door het college genomen uitvoeringbesluit digitale vervanging archiefbescheiden Cranendonck'

Versie: d.d] 10-11-2015 Geaccordeerd door Regionaal Historisch Centrum Eindhoven: d.d.

l


Beschrijving van de beeldschermen Cranendonck De scanoperatoren maken gebruik van beeldschermen van het merk Ilyama en model Proüte B2280HS, die in overeenstemming met de scanners gekalibreerd zijn. De beeldschermen worden periodiek gekalibreerd, ten minste na ieder kalibratie van de scanner (halfjaarlijks). De kalibratie vindt plaats door een factory reset. Hiermee worden de originele instellingen weer van kracht.

Versie: d.d. 10-11-2015 Geaccor

rd door Regionaal Historisch Centrum Eindhoven: d.d.


Organisatieonderdelen ondergebracht in de Gemeenschappelijke regeling A2-samenwerking. Per 1-1-2017 zullen alle ondersteunende taken (bedrijfsvoering) van de gemeente Cranendonck ondergebracht worden in de Gemeenschappelijk regeling A2-samenwerking (GRS-A2). Deze organisatieonderdelen zullen werkzaamheden gaan uitvoeren voor de gemeente Cranendonck, gemeente Heeze-Leende, gemeente Valkenswaard en de GRS-A2 zelf. De organisatieonderdelen die deel uitgaan maken van de A2-samenwerking zijn: Team Facilitaire Ondersteuning en Informatievoorziening * subteam Facilitair * subteam Documentaire informatievoorziening * subteam GEO-informatie * subteam applicatie- en gegevensbeheer * subteam WOZ Team Bestuurs- en managementondersteuning * subteam Secretariaat * subteam Communicatie Team Financiën Versie: d.d. 10-11-2015 Geaccordeerd door Regionaal Flistorisch Centrum Eindhoven: d.d. 'C.

•ib/f


Handboek digitale vervanging archiefbescheiden. definitieve versie

Recommend Documents