Handboek digitale vervanging archiefbescheiden Gemeente Hof van Twente

Handboek digitale vervanging archiefbescheiden Gemeente Hof van Twente

Versie/registratienr.

Omschrijving

Opsteller

Versie 1.0 TESZ 43439

Definitief

E. Wolthuis-Krooshoop

Datum B&W besluit 04-02-2014

Datum inwerkingtreding 13-01-2014

Handboek digitale vervanging archiefbescheiden. Versie 1.0 1

Inhoud Handboek 1. Inleiding 1.1. Aanleiding 1.2. Doelstelling 1.3. Resultaten 1.4. Reikwijdte 2. Kaders en verantwoordelijkheden 2.1. Algemene kaders 2.2. Kaders Gemeente Hof van Twente 2.3. Verantwoordelijkheden binnen de gemeente 2.4. Archivistisch beheer 3. De te vervangen archiefbescheiden 3.1. Structuur, inhoud, vorm en samenhang 3.2. Bewijsvoering, historisch onderzoek en cultureel erfgoed van de archiefbescheiden 4. Inrichting van het vervangingsproces 4.1. Selectieproces 4.2. Voorbereiding scannen 4.3 Het digitaliseringsproces 4.4 Registratieprocedure Zaaksysteem Perfect View 4.5 Opslag in het DMS/RMA QNH 4.6 Terugvindbaarheid 4.7 Archivering en vernietiging 5. Technische inrichting 5.1. Hardware en Software en instellingen 5.2. Onderhoud hardware 5.3. TESZ. Zaaksysteem PerfectView en DMA/RMA QNH 5.4. SmartDocuments 6. Kwaliteitsprocedures 6.1. Kwaliteit vervangingsproces 6.2. Kwaliteit technische inrichting 7. Slotopmerkingen 7.1. Bronnen 7.2. Bijlagen


1. Inleiding 1.1 Aanleiding De gemeente Hof van Twente wil een efficiëntere bedrijfsvoering. Digitaal zaakgericht werken levert hieraan een belangrijke bijdrage. Bij digitaal werken past de toestemming om analoge documenten te vervangen door digitale documenten en de aldus vervangen documenten te vernietigen. De gemeente Hof van Twente heeft al toestemming van het college van burgemeester en wethouders (B&W) voor de vervanging van vernietigbare documenten. Dit Handboek gaat over de vervanging van te bewaren documenten. Tot voor kort moest voor deze vervanging toestemming gevraagd worden aan het college van Gedeputeerde Staten. M.i.v. 1 januari 2013 is deze toestemming van Gedeputeerde Staten niet meer noodzakelijk. Het college van B&W neemt nu zelf het besluit tot vervanging van te bewaren documenten. Dit is een gevolg van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht en wijziging van de Archiefwet. Het besluit moet wel gepubliceerd worden en gemeld aan Gedeputeerde Staten. De archiefinspecteur is betrokken bij de totstandkoming van dit Handboek. Zijn opmerkingen en aanbevelingen zijn in het Handboek verwerkt. 1.2 Doelstelling Dit Handboek beschrijft de overzetting van analoge archiefbescheiden naar digitale vorm en hoe daarbij de eisen van duurzaamheid en betrouwbaarheid worden gewaarborgd. Het beschrijft ook de procedure die wordt gevolgd bij het digitaliseren, registreren en opslaan van de documenten in het digitale archief. Het beschrijft tevens hoe toekomstige wijzigingen in proces en technische inrichting worden gewaarborgd, alsmede hoe wordt voldaan aan toekomstige wijzigingen in wet- en regelgeving, het zgn. archivistisch beheer. Aan dit Handboek zijn bijlagen toegevoegd waar hierop gedetailleerd wordt ingegaan. 1.3 Resultaten Het resultaat is een handboek waarin de beschrijving van de procesmatige en technische inrichting van de vervanging is vastgelegd, zodat verantwoord een besluit kan worden genomen tot vervanging van te bewaren documenten. 1.4.Reikwijdte Dit Handboek gaat over de vervanging van inkomende, interne en uitgaande archiefbescheiden, die ingevolge de in 2005 vastgestelde “Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996”, geactualiseerd op 25 juni 2012 en gepubliceerd in de Staatscourant nr. 11906, voor blijvende bewaring in aanmerking komen. De ingangsdatum voor de vervanging van bovengenoemde archiefbescheiden is de startdatum waarop alle zaken geregistreerd worden in het zaaksysteem van PerfectView: 13 januari 2014

2. Kaders en verantwoordelijkheden Handboek digitale vervanging archiefbescheiden. Versie 1.0 3

2.1 Algemene kaders Voor het vervangen van permanent te bewaren analoge archiefbescheiden door digitale originelen zijn de volgende artikelen van toepassing: (voor wettekst zie bijlage 5) Artikel 5.2, onderdeel A van de Wet Revitalisering Generiek Toezicht. Artikel 7 en 9 lid 1 van de Archiefwet 1995. Artikel 2, 6 en 8 van het Archiefbesluit 1995. Artikel 11 en 12 van het Archiefbesluit 1995 Artikel 26a. en artikel 26 b van de Archiefregeling 2009. Naast deze regelingen zijn de volgende normen van belang: NEN-ISO 15489 (informatie- en archiefmanagement) NEN-ISO 23081 (records management processen, metadata voor records) NEN-ISO 2082 (functionele eisen informatie- en archiefmanagement in programmatuur) RODIN referentiekader opbouw digitaal informatiebeheer ED3, eisen te stellen aan duurzaam digitaal depot, versie 2.0 2.2 Kaders gemeente Hof van Twente Specifiek voor de gemeente Hof van Twente zijn de hierboven genoemde regels uitgewerkt in de Archiefverordening Gemeente Hof van Twente 2008 en het Besluit Informatiebeheer 2008. (De archiefverordening en Besluit Informatiebeheer worden binnenkort aangepast aan de actuele wet- en regelgeving en aan de nieuwe organisatie. Bij de eerste actualisering van dit Handboek wordt de betreffende tekst bij 2.2. en 2.3 aangepast.) 2.3 Verantwoordelijkheden binnen de gemeente Hof van Twente Op basis van het besluit Informatiebeheer 2008 van de gemeente Hof van Twente is het hoofd van de afdeling Facilitaire Zaken belast met het geheel van de informatievoorziening alsmede met het beheer van de documenten voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Het hoofd is bevoegd om medewerkers DIV aan te wijzen voor de uitvoering. De gemeentesecretaris is belast met het beheer van de archiefbewaarplaats. De gemeentesecretaris is bevoegd om de medewerkers DIV aan te wijzen voor de uitvoering. Met betrekking tot het vervangingsproces houdt de medewerker dienstverlening zich bezig met het ontvangen, selecteren, digitaliseren en registreren van archiefbescheiden. De allround medewerker DIV en Medewerker DIV met controle en beheer van de aan het DMS/RMA aangeboden archiefbescheiden en de allround medewerker DIV met de vernietiging van daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. Voor de permanente bewaring van archiefbescheiden worden de daarvoor in aanmerking komende bestanden periodiek overgedragen aan de archiefbewaarplaats. De digitale bestanden moeten eveneens overdragen worden aan een digitale archiefbewaarplaats, het zgn. E-depot. Op dit moment is dit nog niet mogelijk. Dit onderdeel moet in de toekomst uitgewerkt worden, er moeten afspraken gemaakt worden en er zullen hiervoor gelden moeten worden gereserveerd. 2.4 Archivistisch beheer Stelselmatig, op vaste tijdstippen, zullen controles plaats moeten vinden door de allround medewerker DIV en medewerker DIV. Te denken valt hierbij aan de terugvindbaarheid aan de hand van omschrijvingen, juiste interpretatie over de vernietigingstermijn, documenten die uit oogpunt van historisch onderzoek analoog moeten worden bewaard etc.


Het handboek vervanging moet regelmatig onderhouden worden. Je kunt hierbij denken aan veranderingen van wet- en regelgeving, procedures en processen. Andere software die wordt aangeschaft etc. Ook kunnen uitkomsten van te houden audits wijzigingen noodzakelijk maken. (Voor een overzicht van werkzaamheden die dit handboek actueel houden en een overzicht van werkzaamheden die dagelijks, wekelijks etc. moeten worden verricht wordt verwezen naar bijlage 4)


3. De te vervangen archiefbescheiden De gemeente Hof van Twente maakt sinds 9 april 2013 gebruik van het zaaksysteem van Perfect View en het DMS/RMA van QNH voor het volledig digitaal afhandelen van het proces Bestuurlijke Besluitvorming (Voor werkinstructie zie bijlage 13). Vanaf juli 2013 wordt het systeem gebruikt voor het proces Meldingen Openbare Ruimte (Voor werkinstructie zie eveneens bijlage 13). Ook wordt het systeem sinds april 2012 gebruikt voor het proces Klantcontact. In het zaaksysteem van Perfect View worden voor half januari 2014 de meeste zaaktypen opgenomen. Er zal voor een groot aantal zaaktypen een generiek proces worden gevolgd, maar per zaaktype zal een en ander wel processpecifiek zijn ingericht. Op een later tijdstip worden de processen volledig uitgewerkt. Er komt een algemeen proces voor documenten die niet bij een zaaktype passen. Tot nu toe werd gebruik gemaakt van het DMS/RMA van Verseon. Logisch is het dat de gemeente Hof van Twente Verseon nog enige tijd voor het archief “in de lucht” houdt. Voor de toekomst zijn voor wat Verseon betreft 2 scenario‟s mogelijk. Bij het ene scenario blijft Verseon beschikbaar als “archief voor te vernietigen zaken” maar wordt niet meer onderhouden. De documenten en gegevens die bewaard moeten blijven worden geconverteerd. In het andere scenario worden alle documenten en gegevens uit Verseon geconverteerd naar het DMS/RMA van QNH. Op dit moment is nog niet duidelijk voor welk scenario wordt gekozen. De Archiefwet 1995 biedt de mogelijkheid om archiefbescheiden te vervangen door reproducties. Vervolgens worden de originele analoge archiefbescheiden vernietigd. De reproducties nemen volledig de plaats in van de oorspronkelijke archiefbescheiden. De digitale documenten worden daardoor archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet. Ze moeten voldoen aan de eisen van duurzaamheid, geordendheid en toegankelijke staat. De archiefbescheiden zijn: Inkomende documenten. Deze worden door middel van scanning gedigitaliseerd en digitaal ter behandeling aangeboden aan de organisatie. Uitgaande documenten. Deze worden door de medewerker voorzien van een digitale enkelvoudige handtekening. Het digitale document wordt gekoppeld aan de zaak. Hier is geen sprake van vervanging. Wat digitaal is, blijft digitaal. Uitgaande documenten met een meervoudige handtekening, bijvoorbeeld van het college van burgemeester en wethouders, worden voor een deel digitaal ondertekend en aan de betreffende zaak gekoppeld. Daar, waar dit om wat voor reden niet gebeurt, worden uitgaande brieven nagescand en vervangen. (Voor meer informatie over het gebruik van de digitale handtekening zie bijlage 8). Interne documenten. De behandeling van B&W nota‟s verloopt volledig digitaal. Hiervoor is het proces Bestuurlijke Besluitvorming ingericht. De B&W nota‟s met bijlagen worden digitaal aan de zaak toegevoegd. Hier is eveneens geen sprake van vervanging. Overige door de medewerker digitaal vervaardigde interne documenten worden toegevoegd aan de zaak. In die gevallen waar dit niet mogelijk is, worden de documenten gedigitaliseerd door middel van scanning. Ook documenten met aantekeningen worden nagescand en bij de zaak gevoegd. Archiefbescheiden die digitaal van oorsprong zijn worden niet vervangen en vallen niet onder de werking van dit Handboek. 3.1 Structuur, inhoud, vorm en samenhang Op grond van de Archiefregeling moet er voor gezorgd worden dat van archiefbescheiden altijd de inhoud, structuur en vorm kan worden vastgesteld. Dit geldt ook voor de samenhang Handboek digitale vervanging archiefbescheiden. Versie 1.0 6

met andere documenten. De Archiefregeling schrijft voor dat vervanging alleen mag, als dit gebeurt met de juiste en volledige weergave van de in de vervanging archiefbescheiden voorkomende gegevens. Ter beoordeling of een document moet worden geregistreerd en gearchiveerd is de vorm en structuur veelal van ondergeschikt belang. De inhoud bepaalt de waarde voor het archief. De vorm en structuur dienen echter te kunnen worden gereconstrueerd. De gemeente Hof van Twente maakt gebruik van het zaaksysteem Perfect View. In dit zaaksysteem worden geleidelijk de meest gebruikte processen volledig ingericht. Tot dat het zover is zal voor een groot aantal processen, processpecifiek een zaaktype worden ingericht, met een min of meer een “generiek” proces. Ook komt er een algemeen proces voor zaken die niet bij een zaaktype passen. Bij het inboeken van zaken in het zaaksysteem moet verplicht een aantal stappen worden doorlopen. Zijn deze stappen gevuld dan kan worden vastgesteld wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak het document is ontvangen of opgemaakt. Bij de registratie van een document of zaak worden automatisch metadata meegenomen. Door de aanwezige koppelingen of nog te realiseren koppelingen met andere systemen worden gegevens automatisch gegenereerd. Doordat er zaakgericht gewerkt wordt is de samenhang met andere ontvangen of opgemaakte archiefbescheiden behorende bij één zaak duidelijk. Op dit moment is er een koppeling met ActiveDirectory t.b.v. gebruikersgegevens, is er een koppeling met Key2datadistributie voor binnengemeentelijke personen en adressen (GBA / BAG). De koppeling met Key2datadistributie voor doorgifte van NNP-objecten (Kamer van Koophandel) is klaar en er is een koppeling met Key2gba-v voor de GBA-v bevraging. Op termijn (2014/2015) zal er met behulp van een berichtenbroker een koppeling worden gemaakt met backofficesystemen zoals Squit, GWS en wellicht nog anderen. De “identiteit” (authenticiteit) van archiefbescheiden moet altijd vastgesteld kunnen worden. Er moet immers kunnen worden vastgesteld dat met de archiefbescheiden niet is geknoeid of dat informatie verloren is gegaan. Van papieren archiefbescheiden zijn inhoud, structuur en verschijningsvorm fysiek aanwezig in het document en in de fysieke ordening. Deze authenticiteit geldt ook voor de digitale reproducties. De gemeente Hof van Twente heeft er voor gekozen om in kleur te scannen. Scannen in kleur is alleen noodzakelijk wanneer de kleur een intrinsieke waarde heeft (bijv. bij een kaart of diagram). Door te kiezen voor scannen in kleur hoeft geen apart oordeel te worden gegeven over stukken die persé in kleur moeten worden gescand. Hiervoor gebruikt de gemeente Hof van Twente een Konica Minolta Bizhub C554E. Uitgaande brieven worden via het sjablonenprogramma van Smart Documents opgesteld. Brieven die digitaal zijn ondertekend worden in kleur opgeslagen bij de betreffende zaak. De B&W nota‟s worden vanaf 9 april 2013 alleen nog digitaal aan het college aangeboden via het proces Bestuurlijk Besluitvorming. Deze worden niet meer uitgeprint en digitaal in kleur gekoppeld aan de betreffende zaak. Omdat dit proces plaatsvindt in het zaaksysteem Perfect View en de zaak in het begin nog gestart kan zijn in Verseon, wordt er, indien van toepassing, een relatie gelegd met het zaaknummer in Verseon. Bijzondere aandacht verdient de scanning van technische tekeningen die voor vervanging in aanmerking komen. De oorspronkelijke maatvoering en schaal dient volledig en juist te worden gereproduceerd. Doordat er gescand wordt met OCE TC 4 zal er altijd nagenoeg een identiek exemplaar geproduceerd worden ten opzicht van het originele exemplaar. De scans worden binnengehaald in het zaaksysteem Perfect View. Door opslag in PDF/A is de authenticiteit van deze gedigitaliseerde archiefbescheiden gewaarborgd. Handboek digitale vervanging archiefbescheiden. Versie 1.0 7

3.2 Bewijsvoering, historisch onderzoek en cultureel erfgoed van de archiefbescheiden In een aantal gevallen worden analoge archiefbescheiden niet vervangen, namelijk als deze bescheiden een meerwaarde hebben juist omdat papier de drager is. Archiefbescheiden kunnen door inhoud, structuur of vorm een symboolwaarde, schakelfunctie of ijkwaarde hebben. Vervanging is ook niet wenselijk als het archiefbescheiden betreft met waarde voor het culturele erfgoed. Het is echter niet verboden om de categorie archiefbescheiden genoemd in artikel 2 eerste lid, onderdeel d van het Archiefbesluit 1995 te vervangen. De vervanging van de bestanden door middel van digitale archiefbescheiden dient dan wel integraal en met een zodanige kwaliteit uitgevoerd te worden dat de belangen zoals beschreven in het Archiefbesluit 1995 voldoende gewaarborgd zijn door de compleetheid van de vervanging, de kwaliteit van de scans en de toegankelijkheid en duurzaamheid ervan. In bijlage 3 wordt een toelichting gegeven op de wijze waarop bij de vervanging rekening wordt gehouden met zowel de intrinsieke waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed, alsmede met het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor rechten bewijszoekenden en voor historisch onderzoek. Bestaat er twijfel over de authenticiteit van het document, waarover alleen onderzoek van het origineel uitsluitsel kan geven, dan wordt het origineel bewaard. Wanneer de intrinsieke waarde wordt aangetast zullen de betreffende archiefbescheiden niet vervangen worden. Het origineel blijft dan bewaard. De allround medewerker DIV selecteert elke week deze categorie archiefbescheiden. Als extra zekerheid is hier van belang dat de papieren documenten nog 3 maanden worden bewaard. Mocht binnen de termijn van 3 maanden blijken dat gedigitaliseerde archiefbescheiden alsnog tot deze categorie horen, dan wordt het analoge document bewaard. Samengevat wordt deze categorie archiefbescheiden wel gescand en opgenomen in het DMS/RMA maar niet vervangen. Het merendeel van de analoge ingekomen archiefbescheiden die worden geregistreerd heeft echter geen aparte waarde in de zin van het cultureel erfgoed.


4. Inrichting van het vervangingsproces Het vervangingsproces omvat de selectie, scanning, registratie, opslag en beheer van de te vervangen archiefbescheiden en de vernietiging van deze vervangen archiefbescheiden. Ondersteunende middelen hierbij zijn de Konica Minolta Bizhub C554E en de OCE TC 4, het zaaksysteem van PerfectView en het DMS/RMA van QNH op basis van Sharepoint 2010 Zoals aangegeven in Hoofdstuk 2.3 van dit handboek zijn de allround medewerker DIV en medewerker DIV, in samenwerking met de medewerker dienstverlening, belast met de uitvoering van het geheel van de werkzaamheden met betrekking tot het vervangingsproces. Het gaat hier over het ontvangen, selecteren, digitaliseren (scannen), registeren van analoge archiefbescheiden, vernietigen van de vervangen analoge archiefbescheiden en daarnaast het beheren van de in het DMS/RMA opgenomen archiefbescheiden. Ingekomen, interne en uitgaande archiefbescheiden worden digitaal opgenomen in het zaaksysteem. Dit gebeurt grotendeels automatisch via het betreffende proces in PerfectView of door de ambtenaar zelf. De gemeente Hof van Twente heeft geregeld dat de ambtenaar mag ondertekenen met een digitale handtekening (Zie bijlage 8). De gemeente Hof van Twente heeft eveneens het proces Bestuurlijke Besluitvorming zodanig geregeld dat het gehele proces digitaal verloopt. 4.1 Selectieproces. De papieren documenten komen binnen via Post.NL, de brievenbus, de receptie of kunnen worden afgegeven bij een medewerker of collegelid. Digitale post komt binnen via het mailadres [email protected], het persoonlijke e-mail adres van de medewerker of het collegelid. Alle post, ongeacht de vorm, wordt aangeboden bij de medewerker dienstverlening. Deze beoordeelt of de analoge post geopend wordt. De criteria op basis waarvan de post geopend mag worden, zijn beschreven in de Postprocedure Hof van Twente (zie bijlage 1). Mag de post niet geopend worden dan wordt deze doorgezonden naar de postverdeler van de betreffende afdeling of het collegelid. Deze beoordeelt of het poststuk alsnog moet worden geregistreerd en opgenomen in het zaaksysteem. Als een poststuk geopend mag worden, beoordeelt de medewerker dienstverlening of het poststuk archiefwaardig is en dient te worden geregistreerd. De criteria hiervoor zijn eveneens opgenomen in de Postprocedure Hof van Twente. Waar vereist worden enveloppen ook gescand en opgenomen bij het poststuk en net zo lang bewaard als het poststuk zelf. Na het scannen worden de analoge documenten achtergehouden. 4.2. Voorbereiding scannen Op basis van het hiervoor omschreven selectieproces worden de documenten scanklaar gemaakt. Documenten worden ontdaan van nietjes, plastic en gelijmde kaften, ringbanden en andere voorwerpen die het scannen onmogelijk maken. Er wordt gecontroleerd of de te scannen documenten volledig zijn en leesbaar. Documenten die onleesbaar zijn, lastig te scannen zijn of erg omvangrijk zijn, worden door de medewerker geselecteerd. Waar mogelijk wordt naar een praktische oplossing gezocht, zoals het opvragen van het digitale exemplaar. Deze werkwijze is eveneens vastgelegd in de Postprocedure Hof van Twente. 4.3 Het digitaliseringsproces Alle archiefbescheiden die zijn geselecteerd voor het vervangingsproces doorlopen de scanprocedure. Het scanproces is centraal georganiseerd en kent de volgende stappen: Er wordt geselecteerd op A-3 en kleiner en formaten groter dan A3 t/m A0. Afhankelijk van het formaat worden ze gescand op de Konica Minolta Bizhub C5554E of de OCE TC 4. De Konica Minolta Bizhub C554E maakt gebruikt van de scansoftware DigiDocFlow. De documenten worden standaard in kleur gescand. Voor het scannen in kleur kan de kwaliteit (leesbaarheid) van de reproductie worden berekend met behulp van de kwaliteitsindex: QI. (= Quality Index) Handboek digitale vervanging archiefbescheiden. Versie 1.0 9

De bepaling van de QI voor gedrukte teksten is anders dan QI voor afbeeldingen. De formule voor gedrukte tekst grayscale en kleur is: QI = (300 x 0,039 x h)gedeeld door 2 De formule voor afbeeldingen grayscale en kleur is: QI = (600 x 0.039 x w) gedeeld door 1,5 De projectie van deze formule op bovengenoemde scanners moet nog plaatsvinden en wordt in de volgende versie van het handboek vermeld. Na het scannen worden de documenten visueel gecontroleerd. Er wordt gecontroleerd op juistheid, volledigheid, leesbaarheid. Dit houdt expliciet in dat er gecontroleerd wordt of er bladzijden of gedeelten van bladzijden ontbreken. Is dit het geval dan wordt hiervan een aantekening gemaakt of het document wordt opnieuw aangeboden om te scannen. Er wordt gecontroleerd of het document recht is gescand, of er geen vlekken en onleesbare gedeeltes zijn, strepen over de documenten lopen of dat er pixelverstoringen zijn. Is dit het geval dan wordt er opnieuw gescand en zo nodig wordt de scanner schoongemaakt. Er moet een nagenoeg identiek exemplaar zijn gereproduceerd. Het scanproces is zodanig ingericht dat de gedigitaliseerde archiefbescheiden aan dezelfde criteria voldoen als de papieren originelen. Er kunnen ook archiefbescheiden worden aangeboden om na te scannen. Denk hierbij aan de documenten die persoonlijk aan de ambtenaar worden aangeboden. Gewijzigde archiefbescheiden worden ook nagescand omdat dit in feite nieuwe originele documenten zijn, bijv. ondertekende contracten. Deze archiefbescheiden worden dan als nieuwe versie gekoppeld aan de bestaande registratie. Deze laatste categorie valt onder bijscannen omdat het oorspronkelijke document al geregistreerd is als zaak in het in het zaaksysteem 4.4. Registratieprocedure Zaaksysteem PerfectView Voor de registratie, opslag en archivering van documenten is de gemeente Hof van Twente in 2013 gebruik gaan maken van het zaaksysteem Perfect View en het DMS/RMA van QNH. Het tot deze datum gebruikte DMS/RMA van Verseon wordt voor bestuurlijke besluitvorming en meldingen openbare ruimte niet meer gebruik. (Zie hoofdstuk 3) In het zaaksysteem van Perfect View worden geleidelijk de meest gebruikte processen volledig ingericht. Tot dat het zover is zal voor een groot aantal processen, processpecifiek een zaaktype worden ingericht, met een min of meer een “generiek” proces. Er komt een algemeen proces voor zaken die niet bij een zaaktype passen. Alle documenten die zijn geselecteerd voor het vervangingsproces doorlopen de registratieprocedure. Deze is beschreven in de Postprocedure Hof van Twente. De medewerker dienstverlening opent de scans (berichten) in het zaaksysteem. Deze medewerker controleert nogmaals de scankwaliteit. Constateert hij een afwijking dan wordt het analoge document opnieuw gescand. Na deze extra kwaliteitscontrole registreert de medewerker de documenten in het zaaksysteem. De scans komen binnen in de scanwachtrij: “te verwerken inkomend” van het zaaksysteem. Vanuit deze wachtrij worden de gescande archiefbescheiden geregistreerd als nieuwe zaak of als document behorende bij een bestaande zaak. Uitgangspunt is dat gescande documenten openbaar zijn. Voor een klein gedeelte geldt dit echter niet. Hier gaat het over documenten waarbij de privacy van de burger in het geding is, documenten met een klacht over een medewerker, documenten die over eigen personeel gaan en zaken met een vertrouwelijk karakter. Deze worden door hiervoor geautoriseerde Handboek digitale vervanging archiefbescheiden. Versie 1.0 10

medewerkers gescand en geregistreerd. Deze werkwijze is beschreven in de Postprocedure Hof van Twente. Bij de registratie is het uitgangspunt dat de documenten terug te vinden moeten zijn daarom is het toekennen van metadata noodzakelijk. Bij de registratie in het zaaksysteem zijn verplichte velden ingericht voor metadata die minimaal moeten worden geregistreerd zoals, registratiedatum, ontvangstdatum, datum poststuk, afzender, onderwerp, documenttype, werkproces. (Voor een overzicht van het totaal van te gebruiken metadata in Perfect View zie bijlage 9) De terugvindbaarheid wordt gecontroleerd tijdens de registratie o.a. door de keuze voor het juiste proces. Achteraf controleren de allround medewerker DIV en medewerker DIV steekproefsgewijs bij de archivering of de documenten terug te vinden zijn aan de hand van de gebruikte metadata. Geconstateerde fouten worden hersteld en ontbrekende gegevens worden alsnog toegevoegd. Archiefbescheiden die wel voor vervanging in aanmerking komen maar niet kunnen worden gescand, worden op dezelfde wijze geregistreerd als hiervoor omschreven. In het zaaksysteem kun je aangeven dat er niet te scannen documenten zijn en wat de reden hiervoor is. Deze archiefbescheiden worden uitgezonderd van vervanging. 4.5.Opslag in het DMS/RMA QNH De Archiefregeling schrijft voor digitale informatieobjecten geen bestandsformaten voor. De duurzaamheid van de diverse bestandsformaten is volgens de wetgever namelijk niet goed in wet- en regelgeving vast te leggen, ook vanwege de snelle veranderingen ter zake. Hiervoor geldt wel het algemene voorschrift uit de Archiefregeling dat de archiefbescheiden tijdig overgezet moeten worden op nieuwe dragers bij in onbruik raken van deze dragers. Bij de gemeente Hof van Twente worden Office documenten opgeslagen in PDF/A, scans in PDF/A, foto‟s in PNG of JPG, technische tekeningen in PDF/X. Bij verplaatsing van een document van het DMS naar het RMA wordt een kopie in PDF/A gemaakt. Dit gebeurt alleen bij doc. docx en rtf bestanden. De documenten worden in het DMS/RMA opgeslagen in bibliotheken die per zaaktype zijn ingericht. Voor zaakloze documenten die niet bij een zaaktype horen is een algemene bibliotheek ingericht. Voor de eerste categorie bibliotheken is het duidelijk of het te bewaren of te vernietigen documenten betreffen. De documenten voor de algemene bibliotheek moeten door de allround-medewerker DIV en medewerker DIV extra te worden gecontroleerd. Onderstaand volgt een overzicht van de meest gebruikte bestanden. (Opmerking: alle bestanden die kunnen worden gekopieerd, kunnen worden overgezet naar PDF/A) Bestandsformaat

Omschrijving

.PPT .JPG .BMP .TIF .PDF .RTF .TXT .DOC .XLS .ODF .SXI .SXC .SXW .ODP .ODS .ODT

PowerPoint (Presentatie) Joint Photographic Experts Group (Afbeelding) Bitmap Image File (Afbeelding) Tagged Image File Format (Scan) Portable Document Format (Document) Rich Text Format (Document) Text File (Document) Document Excel/Spreadsheet Open Document Format OpenOffice.org/StarOffice (Presentatie) OpenOffice.org/StarOffice (Excel/Spreadsheet) OpenOffice.org/StarOffice (Document) OpenOffice.org/StarOffice (Presentatie)(XML) OpenOffice.org/StarOffice (Excel/Spreadsheet)(XML) OpenOffice.org/StarOffice (Document)(XML)

Bestandsformaat archief PDF/A PDF/A PDF/A PDF/A PDF/A PDF/A PDF/A PDF/A PDF/A PDF/A PDF/A PDF/A PDF/A PDF/A PDF/A PDF/A


.PPTX .XLSX .DOCX .TIFF .PNG .MSG

PowerPoint (Presentatie)(XML) Excel/Spreadsheet (XML) Document (XML) Tagged Image File Format (Scan) Portable Network Graphic Message (E-mail)

PDF/A PDF/A PDF/A PDF/A PDF/A PDF/A

4.6 Terugvindbaarheid Om zaken terug te kunnen vinden kun je op 2 manieren zoeken: in het zaaksysteem van Perfect View of in Sharepoint als DMS/RMA. In het zaaksysteem zijn de mogelijkheden beperkt. Bij gebruik in het zoekveld in de weergave “alle zaken” kun je alleen op één veld zoeken. Met geavanceerd zoeken is het wel mogelijk om meerdere velden tegelijk te zoeken en specifiek op de inhoud van velden te zoeken. Zoeken naar documenten in Sharepoint is eenvoudiger. Hier kun je in het zoekveld wel op meerdere trefwoorden zoeken. Je kunt de zoekvraag ook als query formuleren. 4.7 Archivering en vernietiging Nadat de te vervangen archiefbescheiden zijn gescand, de kwaliteit daarvan is gecontroleerd en de archiefbescheiden zijn opgenomen in het DMS/RMA, dienen de oorspronkelijke archiefbescheiden te worden vernietigd. Dat gebeurt niet direct na de digitalisering. De analoge originelen worden nog voor een periode van drie maanden bewaard. Deze opslag voor drie maanden gebeurt samen in één collectie met de analoge te vernietigen archiefbescheiden waarvoor al toestemming van het college van B&W is verkregen. Wat betreft de vernietiging van analoge documenten is er dus geen verschil meer tussen te bewaren documenten en op termijn te vernietigen documenten. Na drie maanden worden de papieren originelen vernietigd. De frequentie is eenmaal per week. Er is een contract met Jansen Coeverden Reclycling b.v. afgesloten voor het ophalen van de te vernietigen papieren documenten. Dit bedrijf levert de te vernietigen archiefbescheiden aan bij Huhtamaki Paper Reclycling b.v. Dit bedrijf heeft een CA+ certificering. De digitale scans zijn, door de vervanging, originele archiefstukken geworden. De papieren documenten hebben daarmee hun waarde verloren en worden zonder verklaring van vernietiging, vernietigd. Hiervan uitgezonderd zijn de archiefbescheiden die het vervangingsproces niet doorlopen en archiefbescheiden die nodig zijn voor bewijsvoering, historisch onderzoek en cultureel erfgoed. Op grond van artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 wordt jaarlijks een verklaring van vervanging opgesteld. Deze verklaring bevat een specificatie van de vervangen archiefbescheiden in de betreffende periode en beschrijft op grond waarvan vervanging heeft plaatsgevonden en de wijze waarop dit is gebeurd. Algemene uitzonderingen worden eveneens in de verklaring vermeld. Een exemplaar van deze verklaring wordt blijvend bewaard.


5. Technische inrichting Het DMS/RMA (op basis van Sharepoint 2010) en PerfectView zaaksysteem (op basis van Microsoft CRM 4) zijn feitelijk twee aparte systemen die ieder op hun eigen virtuele omgeving binnen de VM-WARE serverfarm van de gemeente draaien. Deze serverfarm bevindt zich fysiek in de computerruimte op de 2e verdieping van het gemeentehuis. DMS/RMA en CRM maken beiden gebruik van het databasesysteem Microsoft SQL Server 2008R2, maar ieder heeft een eigen systeem. Het DMS is een specifieke Sharepoint website met twee bibliotheken (één voor zaakloze documenten, één voor zaakdocumenten). Het RMA is ook één specifieke Sharepoint website. Binnen het databasesysteem van Sharepoint is er een aparte database voor DMS en een aparte database voor RMA. Een aantal documenthandelingen wordt door gebeurtenissen in CRM aangestuurd, zoals het koppelen van nieuwe scandocumenten (die door de scanner in een serverdirectory worden neergezet) aan een zgn. „bericht‟ in CRM. Een service tussen CRM en Sharepoint zorgt er dan voor dat het document naar de Sharepoint DMS-site (en database) in de bibliotheek “zaakloze documenten” wordt verplaatst. Als een bericht aan een nieuwe of bestaande zaak wordt gekoppeld, wordt het document naar de bibliotheek „zaken‟ verplaatst en in een documentset geplaatst (één per zaak). Wanneer voor de metadata relevante veldwaarden in een bericht of zaak ontstaan, dan worden deze veldwaarden bij het opslaan van bericht of zaak door de service doorgegeven aan het document in Sharepoint. Als in een documentset de afsluitdatum/tijd wordt gevuld (als een zaak wordt afgesloten), is dat de conditie voor een batchprogramma (in Sharepoint) dat eenmaal per dag de documenten van afgesloten zaken verplaatst van de DMS site naar de RMA site. Op de RMA-site komen ze eerst in een afgiftebibliotheek terecht. Op basis van het relevante zaaktype worden ze verplaatst naar een eigen recordsbibliotheek (één per zaaktype). Rechten op documenten in het DMS worden bepaald door de rechten op het zaaktype, zoals in de ZaaktypeConfiguratie is geconfigureerd. Voor documenten die naar het RMA worden gestuurd, geldt wat leesrechten betreft in principe hetzelfde, maar de documenten worden hier “gerecord” (onwijzigbaar gemaakt) en zijn alleen door de RMA-beheerders te verwijderen met de vernietigingsfunctionaliteit, op basis van een vernietigingslijst. De overbrenging van de afgesloten zaken in het RMA naar een e-depot moet nog worden geregeld. Dit kan later, mogelijk centraal met andere organisaties. 5.1. Hard- en software De software die gebruikt wordt voor het digitaliseringsproces bestaat uit het zaaksysteem Perfect View en het DMA/RMA van QNH op basis van Sharepoint 2010. Scanners die gebruikt worden zijn de Konica Minolta Bizhub C554E en de OCE TC 4 (Voor de specificatie van de scanners zie bijlage 11) In 2008 is DigiDocFlow aangeschaft. DigiDocFlow zorgt er voor dat de documenten die op de Konica Minolta Bizhub C554E gescand worden op eenvoudige wijze op de juiste plaats binnen het netwerk worden opgeslagen als tekst doorzoekbare PDF bestand. Er wordt gebruik gemaakt van 24” schermen met een native resolutie van 1920x1200 pixels. Ze zijn van de leverancier Samsung (Samsung 2443bw) en HP (LA2405wg)


5.2.Onderhoud hardware. Per 1 december 2013 worden Konica Minolta Bizhub C554E scanners gehuurd van de firma Konica Minolta Business Solutions b.v. Deze firma stelt op werkdagen technisch servicepersoneel beschikbaar voor het onderhoud en verhelpen van storingen. De gegarandeerde oplostijd voor een storing is maximaal 10 werkuren. In geval van langdurige storing (3 volledige werkdagen) zorgt men voor een adequate uitwijkmogelijkheid. De Océ TC 4 scanner is samen met de Colorwave 600 aangeschaft bij de firma Océ Nederland b.v. Met deze firma is een service-overeenkomst afgesloten. 5.3. TESZ. Zaaksysteem PerfectView en DMS/RMA QNH De werknaam van het zaaksysteem van PerfectView en het DMS/RMA van QNH is TESZ. TESZ bestaat dus uit 2 systemen. Een apart systeem Microsoft CRM versie 4.0 met daarboven de specifieke PerfectView oplossing voor behandeling van zaken, met name de workflow en vastleggen van objecten, bijvoorbeeld gegevens uit basisregistraties. Voor het vastleggen van documenten bij zaken wordt een apart systeem gebruik: Microsoft Sharepoint 2010 met daarboven de specifieke DMS/RMA oplossing van QNH. DMS Services De DMS Services is een background webservice (WCF), die binnen SharePoint draait. Deze webservice communiceert met PerfectView en update DMS/RMA indien er veranderingen hebben plaats gevonden in PerfectView. Om de webservice zo flexibel mogelijk te maken, en rekening houdend met de mogelijkheid dat SharePoint External data veranderingen in de toekomst wel automatisch gepushed kunnen worden, is de webservice dubbel opgezet. De metadata kan zowel via de webservice worden aangeleverd als via external contenttypes worden opgehaald uit de MidOffice (CRM) Alle methoden die worden aangeroepen door het MidOffice zijn dubbel uitgevoerd. 1 Versie waarbij de ZaakProperties (zaakmetagegevens) en BerichtProperties (berichtmetagegevens) via de webservice kunnen worden meegegeven, en 1 versie waarbij alleen kerndata wordt meegegeven en het systeem door de webservice aanroep getriggerd wordt om de laatste versie van de metadata zelf op te halen uit het aanleverende systeem (het MidOffice). Met „Kerndata‟ wordt bedoeld: de minimale data die nodig is om de aangeroepen actie uit te voeren. De methodes zijn door elkaar te gebruiken. Het is dus mogelijk dat het aanroepende systeem bij het aanmaken van een nieuw bestand of bericht gebruik maakt van de versie met metadata in de webservice methode, en bij een update actie gebruik maakt van de methode waarbij SharePoint (het DMS) de metadata zelf ophaalt via de external contenttypes (het aanleverende systeem geeft in dat geval via de webservice methode alleen de trigger en de key waarmee de metadata is op te halen uit het MidOffice) DMS/RMA De DMS/RMA applicatie bestaat uit 2 afzonderlijke omgevingen. De 2 omgevingen worden vertegenwoordigd door 2 verschillende SharePoint SiteCollections. Elke omgeving heeft een specifieke taak. DMS Het is de DMS zaakomgeving die, via de WebService wordt aangeroepen om er nieuwe zaken, berichten en documenten in aan te maken of metadata te updaten. In de zaakomgeving bevinden zich de lopende zaken. Tevens bevinden zich in deze omgeving de zwevende berichten. Zwevende berichten zijn berichten die nog niet aan een zaak gekoppeld zijn. RMA RMA is de omgeving waarbinnen zich alle afgesloten zaken en de bijbehorende documenten bevinden. De RMA is een Site Collection van het type Record Center. Na afhandeling in het DMS, wordt de zaak gerouteerd naar de definitieve opslagplaats. Alle documenten binnen een zaak worden vervolgens tot record verklaard. Zaken in de RMA zijn Handboek digitale vervanging archiefbescheiden. Versie 1.0 14

er in principe alleen ter inzage. Alleen daarvoor gerechtigde gebruikers (SharePoint RMA beheerders) kunnen eventueel wijzigingen uitvoeren op documenten/zaken in de RMA. Zaken binnen de RMA kunnen jarenlang bewaard worden. 5.4 Smart Documents De gemeente Hof van Twente gebruikt de Standard Edition van Smart Documents. SmartDocuments is gebruikerssoftware waarmee eenvoudig en efficiënt, consistente documenten kunnen worden aangemaakt. SmartControl ontwikkelt en beheert sjablonen, regelt het organisatiebeheer en documentenrechtenbeheer. Met SmartEditor worden sjablonen ingericht en onderhouden zonder dat hiervoor kennis nodig is van een programmeertaal. Het programma Admintools is een afgeschermde omgeving waarbinnen beheerders worden toegewezen, onderhoud wordt gepleegd aan de datasets en licentieinvoer en actuele werkzaamheden kunnen worden verricht.


6. Kwaliteitsprocedures De vervanging van analoge documenten door digitale heeft grote voordelen. Door papier af te schaffen en digitaal leidend te maken heb je geen onbetrouwbare papieren of digitale dossiers meer. Er wordt niet meer hybride gewerkt en dus niet meer dubbel. Er worden geen dossiers meer gevormd en er is geen fysieke opslag meer. De digitale informatie is beschikbaar, toegankelijk, betrouwbaar en volledig. Er wordt voldaan aan de wet- en regelgeving. Het totale vervangingsproces is kwalitatief zo goed dat daaraan de zekerheid van behoud van informatie kan worden ontleend. 6.1.Kwaliteit vervangingsproces Digitalisering betekent het gecontroleerd vervangen van analoge archiefbescheiden door digitale originelen. Dit gebeurt met behulp van een scanproces. Dit proces is zodanig ingericht dat de waarde ten aanzien van de verantwoording en bewijsvoering gehandhaafd blijft. Dit omdat het scanproces van grote invloed kan zijn op het juridisch en cultuurhistorisch belang. Deze belangen mogen niet in het geding komen. Het scanproces is zodanig ingericht dat de gedigitaliseerde archiefbescheiden aan tenminste dezelfde criteria voldoen als hun papieren originelen. De belangrijkste criteria zijn: juistheid, volledigheid, leesbaarheid, terugvindbaarheid en kwaliteit reproducties Juistheid en volledigheid: Tijdens de voorbereiding op het scannen vindt al de eerste controle plaats. Daarbij worden de documenten gecontroleerd op volledigheid. Wanneer blijkt dat bepaalde delen of bladzijden ontbreken wordt overleg gepleegd met de betrokken afdeling of wordt contact opgenomen met de afzender. De medewerker die de documenten scanklaar maakt beslist of de betreffende stukken al dan niet op dat moment gescand dienen te worden. Indien nodig worden papieren documenten met beschadigingen of minder goed leesbare stukken apart gescand. Gecontroleerd dient te worden of alle pagina‟s van het document zijn gescand of er geen overbodige lege pagina‟s zijn gescand en of de pagina‟s volledig zijn gescand. De controle op de kwaliteit van de scans wordt in eerste instantie door de medewerker die de documenten scant, uitgevoerd. Daarna vindt een tweede controle plaats door de medewerker dienstverlening die de scan uit de berichtenwachtlijst haalt en het document gaat registeren. Dit is van belang voor een onafhankelijk oordeel over de kwaliteit van de scans. Leesbaarheid kwaliteit reproducties: Tijdens het scanproces zelf worden de gescande documenten getoond op een beeldscherm. Na het scannen wordt gecontroleerd of de gegevens op de gemaakte scan juist en volledig zijn overgekomen. Dit gebeurt aan de hand van de volgende criteria: Zijn de pagina‟s van het document recht gescand. Zijn de pagina‟s van het document zonder fouten gescand, zoals: vlekken; onleesbare passages; wegval van tekstdelen; horizontale en verticale strepen; pixelverstoringen; verspringingen en andere vervormingen en bovenmatige kleurafwijkingen. Constateert de medewerker die registreert bij het Publiekscentrum scanfouten, dan zoekt deze het probleem op. Kan een probleem niet gemakkelijk verholpen worden dan schakelt deze medewerker I&A in. Daarnaast wordt tijdens het scannen ook nog gecontroleerd op leesbaarheid, duidelijkheid en kwaliteit. Alle bestandsformaten worden omgezet naar PDF/A. Terugvindbaarheid: Voor de organisatie is het van belang dat de documenten snel en eenvoudig terug te vinden zijn. Dit realiseert de medewerker post Publiekscentrum door middel van hoogwaardige registraties. Om documenten en zaken efficiënt en snel terug te kunnen vinden, is het toekennen van de nodige gegevens (metadata) noodzakelijk. Hiervoor zijn twee controlemomenten. Eén is tijdens het registeren en de ander is bij het definitief archiveren. Waar mogelijk wordt gebruik gemaakt van de volledig ingerichte processen.


De metagegevens worden zowel op document- als op zaakniveau toegekend. Elke registratie wordt hierop gecontroleerd. Geconstateerde fouten worden hersteld en ontbrekende gegevens worden alsnog aangevuld. Kwaliteits reproducties. De uitvoering en kwaliteit van het vervangingsproces wordt gewaarborgd door een periodieke audit op basis van vastgestelde normen. (Zie bijlage 4). De audit is erop gericht om vast te stellen of het vervangingsproces nog voldoet aan de vastgestelde eisen en of het proces correct wordt uitgevoerd. Deze audit vindt minimaal een keer per jaar plaats. Tijdens de audit wordt nagegaan welke eisen aan hard- en software zijn gesteld en of de hard- en software nog aan deze eisen voldoet. De audit wijst uit of de technische maatregelen om de duurzaamheid van digitale bescheiden te garanderen, zijn beschreven of de maatregelen zijn geïmplementeerd en of de maatregelen tot het gewenste resultaat leiden. Het gaat hier om een controle op scan- en opslagapparatuur, op instellingen en bestandsformaten. 6.2.Kwaliteit technische inrichting De kwaliteit van de technische inrichting is gewaarborgd door een periodieke audit. De audit is erop gericht om vast te stellen of de technische inrichting, (hardware, software, bestandsformaten en instellingen), het vervangingsproces en duurzame opslag van digitale archiefbescheiden voldoende ondersteunt. Tijdens de audit wordt nagegaan of er eisen aan hard- en software zijn vastgesteld en of de hard- en software aan deze eisen voldoet. De audit moet uitwijzen of de technische maatregelen om de integriteit en duurzaamheid van digitale bescheiden te garanderen zijn beschreven, of deze maatregelen zijn ingevoerd en of de maatregelen tot het gewenste resultaat leiden. Het gaat hier om een controle op scan- en opslagapparatuur en op instellingen en bestandsformaten. De kwaliteit van de IT-inrichting dient eveneens gewaarborgd te worden door een periodieke audit. Tijdens de audit wordt gecontroleerd of er een actueel informatie- en automatiseringsbeleid is. Of dit beleid op het juiste niveau in de organisatie geautoriseerd is en nageleefd wordt. Dit geldt ook voor het beleid ten aanzien van de beveiliging. Gecontroleerd wordt of taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van de IT-beheersing geautoriseerd en vastgelegd zijn en of richtlijnen en procedures geformuleerd zijn en of deze worden toegepast. Gecontroleerd wordt of het beheer van bevoegdheden vastgelegd is en wordt toegepast. Verder dient gecontroleerd te worden of het versiebeheer vastgesteld is en toegepast, hoe vaak back-ups worden gemaakt en hoe de recovery adequaat verloopt. Is er een calamiteiten- en uitwijkprocedure opgesteld en ingevoerd. Is de analoge omgeving adequaat voor een duurzaam digitaal archief De huisaccountant van de gemeente Hof van Twente, PriceWaterhouseCoopers accountants N.V., monitort structureel bij controle op de jaarrekening de betrouwbaarheid van de IT omgeving omdat deze van essentieel belang is voor de bedrijfsvoering. Structureel wordt beoordeeld of er voldoende beheersmaatregelen zijn getroffen. De aandacht richt zich op de volgende aandachtsgebieden: Change management; Computeroperations; IT control en environment; Program development; Access to programs and data Structureel beoordeelt PwC de opzet van deze procedures en volgens een roulatieschema vormt PwC een oordeel over het bestaan en de werking van de procedures. Voor het eerst is dit in 2011 gebeurd. Door PwC zijn aanbevelingen gedaan. (In bijlage 12 is te lezen welke aanbevelingen er zijn en hoe de stand van zaken op dit moment is)


De gemeente Hof van Twente is op dit moment bezig met het opstellen van een document waarin het informatiebeveiligingsbeleid staat beschreven. Dit document wordt binnen enkele weken vastgesteld. Hierop wordt in de volgende versie van dit handboek terug gekomen.


7. Slotopmerkingen Het handboek is een geen statisch werk, maar een dynamisch geheel. Het dient actueel gehouden te worden. De werkprocessen moeten constant worden aangevuld met de nieuwste werkprocessen en de nieuwste versies. Nieuwe hard- en software moet worden beschreven. Er dienen audits gehouden te worden die de actualiteit en de kwaliteit waarborgen. Bronnen: Website Lopai, De handboeken van de provincie Overijssel en de gemeenten Deventer, Hellendoorn, Tubbergen en Westland. Bijlagen: Bijlage 1: Bijlage 2 : Bijlage 3 : Bijlage 4 : Bijlage 5 : Bijlage 6 : Bijlage 7: Bijlage 8 : Bijlage 9: Bijlage 10: Bijlage 11: Bijlage 12: Bijlage 13:

Postproces Gemeente Hof van Twente Proces Post en archief Uitzondering historie, bewijs- en rechtzoekenden Archivistisch beheer Archief wettelijke kaders Beschrijving van de back up Beschrijving serverruimte, klimaat, beveiliging, brandmelding etc. Regeling digitale handtekening Schema metadata Procedure vernietiging van vervangen analoge archiefbescheiden Specificaties scanners Aanbevelingen PwC Werkinstructies TESZ: 1. Werkinstructie bestuurlijke besluitvorming; 2. Werkinstructie melding openbare ruimte; 3. Werkinstructie maken van berichten (Hier volgen de werkinstructie als ze gereed zijn)


Bijlage 1:

Postprocedure

INLEIDING Het registreren en scannen van documenten Het registreren omvat die activiteiten, die nodig zijn om inkomende, uitgaande en interne stukken of elementen ervan, zodanig in een systeem vast te leggen, dat de stukken kunnen worden geïdentificeerd en toegankelijk gemaakt. Tevens dienen de geregistreerde en gescande stukken als basis voor het digitale archief. De noodzaak om te registreren is gebaseerd op een aantal argumenten: a. Het bewijsargument b. Het ordeningsargument c. Het controleargument d. Het overzichtsargument e. Het toegankelijkheidsargument f. Wettelijke verplichting (Archiefwet) Wat wordt geregistreerd? In principe worden alle documenten geregistreerd m.u.v. de documenten met een zuiver informatief karakter en die geen consequentie hebben voor het functioneren van de gemeente. Documenten met een juridische, politieke, beleids en historische waarde moeten worden geregistreerd. Hiertoe behoren in elk geval de: verzoeken en klachten van burgers en organisaties documenten die onderdeel uitmaken van de besluitvorming door het college en/of raad; waarop een reactie voor of namens het college wordt verwacht; waarbij besluiten worden bekend gemaakt; betreffende het aangaan van verplichtingen, overeenkomsten, het doen van toezeggingen De gemeente werkt zo veel mogelijk digitaal en daarom worden analoge documenten middels scannen digitaal gemaakt. In het kader van zaakgericht werken, worden alle documenten die ontstaan tijdens de behandeling toegevoegd aan de zaak. Zo wordt een digitaal dossier gevormd. Het systeem dat gebruikt wordt voor postbehandeling, beheer, afhandeling en opslag van zaken is het zaaksysteem van PerfectView in combinatie met het DMS/RMA van QNH. Zie ook de betreffende handleidingen op intranet onder Serviceplein. PROCEDURE 1. Inkomende post  De analoge documenten komen binnen via Post.NL, de brievenbus, de receptie of kunnen worden afgegeven bij een medewerker of collegelid. Digitale post komt binnen via het mailadres [email protected], het persoonlijke e-mail adres van de medewerker of een collegelid. (Digitale documenten en e-mail kunnen voor registratie doorgestuurd worden naar het e-mailadres hiervoor: info-doc). Alle post, ongeacht de vorm, wordt aangeboden bij de medewerker dienstverlening. Deze beoordeelt bij analoge post of deze geopend mag worden. Post met “vertrouwelijk/persoonlijk” voor het college van B&W gaat ongeopend naar het directiesecretariaat. Vertrouwelijke post over personeelsleden wordt geopend door de hiervoor aangewezen medewerker dienstverlening. Mag de analoge post niet geopend worden dan wordt deze doorgezonden naar de betreffende afdeling of het directiesecretariaat. Deze beoordeelt of het poststuk alsnog moet worden geregistreerd en opgenomen in het zaaksysteem en biedt deze aan bij de medewerker dienstverlening. Als een poststuk geopend mag worden, beoordeelt de medewerker dienstverlening of het poststuk archiefwaardig is en dient te worden geregistreerd. Waar vereist worden enveloppen ook gescand en opgenomen bij het poststuk en net zo lang bewaard als het poststuk zelf. Na het scannen worden de analoge documenten achtergehouden en in Handboek digitale vervanging archiefbescheiden. Versie 1.0 20

dagdozen bewaard. Na het controleren op juiste adressering, openen en stempelen, worden alle archiefwaardige poststukken door de medewerker dienstverlening geregistreerd. De geregistreerde stukken worden middels het zaaksysteem van PerfectView digitaal aangeboden. Op de afdelingen zorgt de medewerker die de afdelingspost verdeeld ervoor dat alle zaken digitaal toegewezen worden aan de medewerker voor verdere behandeling. De ongeregistreerde post wordt door de bode, tweemaal daags, naar de afdelingen gebracht. De behandelend ambtenaar beoordeelt of een ongeregistreerd papieren stuk alsnog voor registratie in aanmerking komt en stuurt in dat geval het origineel voor registratie naar de medewerker dienstverlening. De e-mailberichten die ontvangen worden in de algemene postbus [email protected] en niet voor registratie in aanmerking komen, worden doorgezonden naar de algemene afdelingspostbus in Outlook. A. Scannen en registratie - Analoge post die voor registratie in aanmerking komt, wordt door de medewerkers dienstverlening gescand en vervolgens geregistreerd in het zaaksysteem. Digitale post die daarvoor in aanmerking komt, wordt eveneens geregistreerd in het zaaksysteem - De medewerker die de post gaat scannen, verwijdert nietjes, plastic en gelijmde kaften, ringbanden en andere voorwerpen die het scannen onmogelijk maken. Er wordt gecontroleerd of de te scannen documenten volledig zijn en leesbaar. Documenten die onleesbaar, lastig te scannen of erg omvangrijk zijn, worden door de medewerker geselecteerd. Waar mogelijk wordt naar een praktische oplossing gezocht, zoals het opvragen van het digitale exemplaar. - Vervolgstukken worden gekoppeld aan de initiatiefzaak. De betreffende medewerkers krijgt hier per mail een bericht van. In geval van gerelateerde zaken die, bijv. verschillende afhandeltermijnen hebben, wordt er een relatie gelegd tussen de zaken. Na het scannen worden de documenten visueel gecontroleerd. Er wordt gecontroleerd op juistheid, volledigheid, leesbaarheid. Dit houdt expliciet in dat er gecontroleerd wordt of er bladzijden of gedeelten van bladzijden ontbreken. Is dit het geval dan wordt hiervan een aantekening gemaakt of het document wordt opnieuw aangeboden om te scannen. Er wordt gecontroleerd of het document recht is gescand, of er geen vlekken en onleesbare gedeeltes zijn, strepen over de documenten lopen of dat er pixelverstoringen zijn. Is dit het geval dan wordt er opnieuw gescand en zo nodig wordt de scanner schoongemaakt. Er moet een nagenoeg identiek exemplaar zijn gereproduceerd. - De originele analoge documenten blijven onder beheer van DIV. Deze documenten worden 3 maanden bewaard in dagdozen. - De ontvangstbevestiging op een poststuk wordt door DIV, na registratie, 1 dag later verzonden. De ontvangstbevestiging op een e-mail bericht wordt direct automatisch retour afzender gemaild. - Een lijst met alle geregistreerde stukken wordt de managers, de eerstvolgende werkdag aangeboden. - Alle documenten die zijn geselecteerd voor het vervangingsproces doorlopen de registratieprocedure. De medewerker opent de scans (berichten) in het zaaksysteem. Deze medewerker controleert nogmaals de scankwaliteit. Constateert hij een afwijking dan wordt het analoge document opnieuw gescand. Na deze extra kwaliteitscontrole registreert de medewerker de documenten in het zaaksysteem. - De scans komen binnen in de scanwachtrij: “te verwerken inkomend” van het zaaksysteem. Vanuit deze wachtrij worden de gescande archiefbescheiden geregistreerd als nieuwe zaak of als document behorende bij een bestaande zaak. - Bij de registratie is het uitgangspunt dat de documenten terug te vinden moeten zijn daarom is het toekennen van metadata noodzakelijk. Bij de registratie in het zaaksysteem zijn verplichte velden ingericht voor metadata die minimaal moeten worden geregistreerd zoals, registratiedatum, ontvangstdatum, datum poststuk, afzender, onderwerp, documenttype, werkproces. De terugvindbaarheid wordt Handboek digitale vervanging archiefbescheiden. Versie 1.0 21

-

gecontroleerd tijdens de registratie o.a. door de keuze voor het juiste proces. (Achteraf controleert DIV steekproefsgewijs bij de archivering of de documenten terug te vinden zijn aan de hand van de gebruikte metadata. Geconstateerde fouten worden hersteld en ontbrekende gegevens worden alsnog toegevoegd.) In het zaaksysteem wordt aangeven dat er niet te scannen documenten zijn en wat de reden hiervoor is.

B. Behandeling - Op de afdeling kent een medewerker de zaken uit de wachtrij nog dezelfde dag toe aan een behandelaar. - De medewerker neemt de zaak in behandeling. - E-mail krijgt dezelfde behandeling als de overige poststukken; men dient dan ook de e-mail die op de werkplek binnenkomen, indien nodig, ter registratie aan te bieden. - Informatie uit stukken en dossiers kan, als men het zelf niet kan vinden in het systeem, bij DIV opgevraagd worden via e-mail (info-doc). - De ambtenaar neemt de zaak in behandeling en handelt deze binnen de vastgestelde termijn af. C. College- en Raadsstukken Via het proces Bestuurlijke Besluitvorming worden de zaken waarover het college van burgemeester en wethouders moeten adviseren, digitaal aangeboden. De poststukken gericht aan de raad worden door de griffie digitaal in behandeling genomen. 2. Uitgaande post Uitgaande documenten worden door de medewerker voorzien van een digitale enkelvoudige handtekening. Het digitale document wordt via een processtap of waar nodig handmatig aan de zaak gekoppeld. Uitgaande documenten met een meervoudige handtekening, bijvoorbeeld van het college van burgemeester en wethouders, worden voor een deel digitaal ondertekend en aan de betreffende zaak gekoppeld. Daar, waar dit om wat voor reden niet gebeurt, worden uitgaande brieven nagescand. Er wordt in dat geval één uitgaande brief geproduceerd, deze wordt ingescand en daarna verstuurd aan betrokkene. Op Intranet onder het Serviceplein is een handleiding te vinden. Het verzenden van de uitgaande post geschiedt door de afdelingen zelf, d.w.z. dat men de brief zelf (elektronisch) ondertekent, de verzenddatum ingeeft en via een processtap of handmatig opslaat als PDFA bij de betreffende zaak. Een afgedrukt identiek exemplaar wordt in een enveloppe in de bak uitgaande post gedeponeerd voor verzending aan betrokkene. 3. Afhandeling Voordat de zaak wordt beëindigd en opgenomen wordt in het DMS/RMA, moeten alle documenten die ontstaan zijn tijdens de behandeling van de zaak zijn opgenomen bij de zaak. De allround medewerker DIV en medewerker DIV controleren dit voordat de zaak wordt gearchiveerd. DIV neemt elke dag de zaken in het mapje “wachtrij archief” in behandeling en zorgt voor correcte archivering. 4. Signalering afhandeling zaken Zaken die binnenkort afgedaan dienen te worden kleuren oranje bij “mijn lopende zaken”, de werkvoorraad van de betreffende ambtenaar. Zaken die al hadden moeten worden afgedaan kleuren rood in de werkvoorraad.


In het algemeen worden zaken oranje gekleurd als de „service norm datum‟ (streefdatum) wordt bereikt. De zaken worden rood gekleurd als ze nog open staan en de fatale datum is bereikt. Aanvullend daarop: in het generieke proces is het in bepaalde stappen geregeld dat de oranje/rode kleur ook gebruikt wordt om de streefdatum en maximale duur aan te geven dat een zaak in een bepaalde stap mag staan. Dus van een zaak die oranje/rood gekleurd is het niet persé zo dat de maximale duur van de hele zaak overschreden is of dreigt te worden. Voor wat mailherinneringen betreft: op twee stappen staat een mailnotificatie die wordt verstuurd als de maximale duur van de stap is overschreden. Op de stap “in behandeling” (en uitsluitend op die stap) is een mailnotificatie gezet die zeven dagen voor de fatale datum van de zaak wordt verstuurd. Dan heeft de behandelaar nog genoeg gelegenheid om hier wat mee te doen. Overwogen wordt om nog een rapportage te gaan maken om op afdelingsniveau een lijst te krijgen van openstaande zaken waarbij de streefdatum is bereikt, of openstaande zaken waarbij de fatale datum is verstreken.


Bijlage 2:

Proces Post en Archief



Toelichting to-be proces postregistratie/archivering 6) Stempelen , sorteren, beoordelen wel/niet registreren Uitgangspunt: zo veel mogelijk scannen, registreren en digitaal doorzetten, zo min mogelijk uitzonderingen hierop. Enveloppen weggooien, m.u.v. enveloppen die als juridisch bewijs gelden. Direct scanstapel maken. Opmerkingen: facturen: overweging deze wel te scannen en minimaal te registreren (afzender) en digitaal aan financiën aan te bieden; wel registreren, niet scannen, i.v.m. te groot/veel: tot het uiterste minimum reduceren; digitaal origineel opvragen; Stempel nodig i.v.m. herkenbaarheid van die info en hier staat meteen datum ontvangst bij. 9) Berichtregistratie zaaksysteem. vastleggen: 1. datum document 2. datum ontvangst (default=vandaag) 3. afzender (GBA of GBA-V, indien bedrijf/vereniging/instelling en nog niet in zaaksysteem aanwezig (pre-NHR) dan opvoeren bedrijf/vereniging/instelling en opvoeren contactpersoon 4. onderwerp 5. kenmerk afzender 6. vertrouwelijk nee/ja 11) Zaak aanmaken Document scannen. Deze komt in wachtrij berichten. Bericht openen en beoordelen of het een nieuwe zaak is of dat het document een aanvulling is op een al bestaande zaak. Activiteiten: Kies zaaktype, maak zaak aan, vullen registratiescherm, evt. relateren andere zaak, zaaknummer op papier, volledigheid controleren, (indien volledig) doorzetten behandelaar registratie kan in principe per zaaktype verschillen. Alleen meest elementaire zaakinformatie registreren; moet snel/eenvoudig te vinden en toe te voegen zijn zonder uitgebreid doornemen van een stuk en uitgebreide interpretatie. Kost dit meer dan ca. 2 minuten dan de behandelaar deze info laten aanvullen o.b.v. zaakdocument; nummer op papier overnemen, document op volgorde van dag en documentnummer in doos plaatsen met aanmaken nieuwe zaak wordt automatisch ontvangstbevestiging gegenereerd met SD (en t.z.t. statusupdate PIP/mijnoverheid). Opmerking: nadeel ontvangstbevestiging: inhoudelijke toets nog nodig, alleen algemene info te geven over wettelijke/normdoorlooptijd en algemene contactinfo. 12) Bestaande zaak opzoeken en bericht koppelen M.b.t. zaaksysteem: als bericht onjuist aan zaak is gekoppeld, wordt hij door behandelaar ontkoppeld en komt automatisch retour bij te verwerken berichten. 20) Op nummer in B-tussenarchief Belangrijk verschil t.o.v. „as-is‟: er worden GEEN papieren dossiers meer gemaakt, maar dossiervorming geschiedt alleen digitaal. Dan zijn alle (logistieke) handelingen die nu plaats vinden voor fysieke dossiervorming niet meer nodig. Te bewaren papieren stukken kunnen Handboek digitale vervanging archiefbescheiden. Versie 1.0 26

direct na uitsortering worden opgeborgen en komen in principe het archief niet uit. Ontsluiting van de informatie die erin staat, gaat digitaal. Het vereist dat alle relevante stukken digitaal beschikbaar zijn in het DMS. In eerste instantie zullen alle documenten in het DMS „zaakgebonden‟ zijn, maar SharePoint kan ook als „niet zaakgebonden‟ DMS worden gebruikt (bv t.b.v. projecten, afdelingen e.d.). Dossiervorming regelt ordening en ontsluiting: bekeken moet worden hoe dit met SharePoint moet worden gerealiseerd. Algemene opmerking m.b.t. vervanging Op het moment dat volledige vervanging is toegestaan voor alle papieren documenten die bij de gemeente binnenkomen, is aanvullende procesoptimalisatie mogelijk: 1. documenten hoeven niet meer te worden gestempeld; 2. alle documenten waarvan zeker is dat het niet nodig is ze fysiek de organisatie in te sturen, kunnen na het scannen en controle in principe „meteen‟ worden weggegooid; 3. het is dan niet meer nodig bij de zaakregistratie het papier erbij te houden en op elk papieren document het zaaknummer over te nemen; 4. stap „16) uitsorteren te vernietigen of te bewaren papier‟ kan dan vervallen; 5. stappen 17) t/m 21) kunnen dan vervallen. Aanvullende opmerkingen / openstaande acties 1. In de „as-is‟ worden bepaalde documenten niet gescand (maar fysiek doorgestuurd) en/of niet geregistreerd. In de „to-be‟ verandert dat: As-is To-be Fysiek te tekenen (bv ja ja ja Ja koopovereenkomst) Bestemmingsplan (REO) ja ja ja nee Soort stuk Registreren Fysiek Registreren Fysiek doorsturen doorsturen Bodemonderzoeken (REO) ja ja ja nee WABO (V&H) nee ja ja Nee Echtscheidingsdocumenten v. ja ja ja Ja rechtbank WIZ/WMO producten nee ja ja Nee Verzoek kwijtschelding gem. Nee ja ja Nee belastingen Docs aangaande beslagleggingen ja ja ja Nee Facturen nee ja Ja Nee Reclame / uitnodigingen nee ja nee ja


Bijlage 3:

Uitzondering historie, bewijs- en rechtzoekenden

In een aantal gevallen worden analoge archiefbescheiden niet vervangen, namelijk als die bescheiden een meerwaarde (intrinsieke waarde) hebben juist omdat papier de drager is. Bovengenoemde archiefbescheiden zullen wel worden gescand en opgenomen in het DMS/RMA maar ze worden niet vervangen. Waar dient rekening mee te worden gehouden als het gaat om archiefbescheiden van belang voor bewijsvoering, historisch onderzoek en cultureel erfgoed van de hoe wordt de selectie hiervan gewaarborgd. De volgende archiefbescheiden komen in aanmerking: Archiefbescheiden waarvan de uiterlijke vorm van belang voor de kennis van de technologische ontwikkeling (b.v. glasnegatief). Archiefbescheiden die een esthetische of artistieke waarde hebben. Archiefbescheiden die unieke of bijzondere uiterlijke kenmerken hebben zoals zegels, watermerken e.d. Archiefbescheiden die zo oud zijn dat het daaraan zeldzaamheid ontleent. Archiefbescheiden die aanzienlijke waarde hebben als tentoonstellingsobject. Archiefbescheiden waarbij twijfel bestaat over de authenticiteit van het bestanddeel, waarbij alleen onderzoek van de originelen uitsluitsel hierover kan geven. Archiefbescheiden met aanzienlijk belang omdat er een directe relatie is met beroemde historische belangrijke personen, gebeurtenissen, plaatsen, zaken of voorwerpen. Archiefbescheiden die van belang zijn als documentatie voor de oprichting of wettelijke grondslag van een institutie. Archiefbescheiden die van belang zijn om geformuleerd beleid op het hoogste beleidsniveau binnen een bestuurslaag c.q. in de organisatie te documenteren. De selectie van de archiefbescheiden die cultureel erfgoed zijn is de verantwoordelijkheid van de allround medewerker DIV. Deze controleert wekelijks of er archiefbescheiden zijn die hiervoor in aanmerking komen. De medewerker haalt deze documenten uit de serie die klaar staat om te worden vernietigd en voegt deze toe aan het cultureel erfgoed. Er zijn ook archiefbescheiden die wel geregistreerd moeten worden maar volgens wettelijke voorschriften of organisatorische overwegingen niet vervangen mogen worden. Deze archiefbescheiden worden wel gedigitaliseerd maar worden niet vervangen. Archiefbescheiden die wel voor vervanging in aanmerking komen maar niet gescand kunnen worden, bijvoorbeeld maquettes en formaten groter dan A0, worden fysiek bewaard. Deze worden geregistreerd. De documenten zelf worden uitgezonderd van vervanging. Dit wordt bij de registratie vermeld. Deze documenten blijven fysiek bewaard tot het moment dat ze vernietigd kunnen worden conform de Selectielijst. Komen ze niet voor vernietiging in aanmerking dan worden ze opgenomen in de archiefbewaarplaats.


Bijlage 4:

Archivistisch beheer

In het kader van het archivistisch beheer wordt elke dag het volgende gecontroleerd: Steekproefsgewijs worden 5 zaken gecontroleerd op de kwaliteit van de scan. Is de scan volledig, zijn er geen gedeeltes weggevallen of bladzijden vergeten. Gecontroleerd wordt of de scan leesbaar. Doordat er in kleur gescand wordt is er geen vervaging van grijstinten en daardoor kunnen deze niet verkeerd geïnterpreteerd worden. Zijn de metadata goed en volledig gebruikt. Dagelijks worden er uit de “wachtrij archief” zaken gearchiveerd. Hierbij wordt gecontroleerd of de omschrijvingen zodanig zijn dat de zaken makkelijk terug te vinden zijn. Ook wordt gecontroleerd of de bijbehorende documenten de juist omschrijving hebben en of de juiste documenten zijn toegevoegd, eventueel worden concepten e.d. verwijderd. Wekelijks wordt gecontroleerd of er zaken zijn geregistreerd die voor historisch onderzoek in fysieke vorm moeten worden gearchiveerd. Elke maand wordt de kwaliteit van de opslag in DMS/RMA gecontroleerd. Halfjaarlijks of eerder indien veel wijzigingen dit noodzakelijk maken, wordt het Handboek geactualiseerd. Dit gebeurt aan de hand van een lijst met controlepunten. Hiervoor kan RODIN (Referentiekader Opbouw Digitaal Informatiebeheer) gebruikt worden. Te denken valt hierbij o.a. aan: Wat is de reden om het handboek te actualiseren; Zijn de procesbeschrijvingen actueel; Is er programmatuur opgewaardeerd of vervangen: Is de scanapparatuur vervangen: Is de wet- en regelgeving gewijzigd. De verantwoordelijkheid ligt bij de afdelingsmanager bedrijfsvoering, de uitvoering bij DIV (Nog niet bekend is wie dit in de nieuwe organisatie gaat doen). Het geactualiseerde handboek wordt ter kennisname toegestuurd aan archiefinspectie in verband met Wet Revitalisering Generiek toezicht Jaarlijks wordt er een overleg gepland met als doel te bekijken of de werkwijze, software of criteria rond het scannen zijn gewijzigd of zaken zijn vervangen en of de Postprocedure nog actueel is. Jaarlijkse vindt er een audit plaats op controlepunten van technische inrichting Hierbij moet duidelijk worden of de technische inrichting (hardware, software, bestandsformaten en instellingen) het vervangingsproces en duurzame opslag voldoende ondersteunt. Zijn er eisen gesteld aan de hard- en software en voldoet de hard- en software aan deze eisen. Zijn technische maatregelen beschreven om de integriteit en duurzaamheid van digitale bestanden te garanderen. Zijn deze geïmplementeerd en leiden ze tot het gewenste resultaat. Jaarlijkse vindt er een audit plaats op de Kwaliteit IT beheersmaatregelen Gecontroleerd moet worden of er informatie- en automatiseringsbeleid is, of dit beleid nog actueel is en of dit beleid op het juiste niveau in de organisatie geautoriseerd is en nageleefd wordt. Dit zelfde geldt voor het beveiligingsbeleid De volgende vragen moeten worden beantwoord: Zijn taken en verantwoordelijkheden t.a.v. de IT-beheersing geautoriseerd en vastgelegd? Zijn richtlijnen en procedures geformuleerd en zijn deze geïmplementeerd? Is het beheer van bevoegdheden geformuleerd en geïmplementeerd? Is het versiebeheer bepaald en geïmplementeerd? Hoe vaak worden back-ups gemaakt en verloop de recovery adequaat? Is er een calamiteiten- en Handboek digitale vervanging archiefbescheiden. Versie 1.0 29

uitwijkprocedure opgesteld en geïmplementeerd? Is de analoge omgeving adequaat voor een duurzaam digitaal archief? Jaarlijks wordt er door middel van het invullen van “de 10 KPI‟s” (Kritische Prestatie Indicatoren) bekeken hoe de gemeente er voor staat. Aan de hand van de “10 KPI‟s” wordt 2 jaarlijks verslag gedaan aan de raad. Dit verslag wordt aan de archiefinspecteur ter kennisname toegestuurd. Jaarlijks dient de kennis die aanwezig is bij personeel te worden bijgehouden/opgefrist. Als dit tussentijds wenselijk is dient dit eerder te gebeuren, bijv. bij veranderend inzicht of update systemen Nieuw personeel krijgt een instructie.


Bijlage 5:

Archiefwettelijke kaders

Artikel 5.2, onderdeel A van de Wet Revitalisering generiek toezicht: De aanvraag machtiging vervanging van blijvend te bewaren archiefbescheiden komt te vervallen. Artikel 7 van de Archiefwet 1995. De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen. De reproducties krijgen daarna de status van origineel en zijn daarmee archiefbescheiden in de zin van de Archiefwet. Omdat bij vervanging de originele archiefbescheiden vernietigd worden dient bij de voorbereiding van een besluit tot vervanging de uiterste zorgvuldigheid te worden betracht. Artikel 9 lid 1 Archiefwet 1995 Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden nadere regels gesteld omtrent het ontwerpen van lijsten als bedoeld in artikel 5 alsmede omtrent de vervanging en vervreemding van archiefbescheiden. Artikel 2 Archiefbesluit 1995: Bij het ontwerpen en vaststellen van selectielijsten, bij besluiten omtrent de vervanging van archiefbescheiden door reproducties en bij besluiten omtrent vervreemding van archiefbescheiden wordt rekening gehouden met: de taken van het betreffende overheidsorgaan, de verhouding van dit overheidsorgaan tot andere overheidsorganen, de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het culturele erfgoed en het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, rechten bewijszoekenden en historisch onderzoek. Artikel 6 Archiefbesluit 1995: 1. De zorgdrager besluit tot vervanging van archiefbescheiden door reproducties slechts indien de vervanging geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te vervangen archiefbescheiden voorkomende gegevens. 2. De zorgdrager maakt bij de bekendmaking van een besluit als bedoeld in het eerste lid melding van de wijze waarop toepassing is gegeven aan artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d. Deze onderdelen gaan over de waarde als cultureel erfgoed, voor rechten bewijszoekenden en het historisch onderzoek. Artikel 8 Archiefbesluit 1995: De zorgdrager maakt van de vernietiging, vervanging of vervreemding een verklaring op, die tenminste een specificatie van de vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging, vervanging, of vervreemding is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten, indien zij niet waren vernietigd, vervangen of vervreemd. Artikel 11 Archiefbesluit 1995 De zorgdrager treft zodanige voorzieningen ten aanzien van de door hem opgemaakte archiefbescheiden die ingevolge een voor hem geldende selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, dat bij het raadplegen van die archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren. Bij ministeriële regeling worden nadere regels gesteld omtrent de duurzaamheid van de in het eerste lid bedoelde archiefbescheiden. Handboek digitale vervanging archiefbescheiden. Versie 1.0 31

Artikel 12 Archiefbesluit 1995 Bij ministeriële regeling worden regels gesteld met betrekking tot het in geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van archiefbescheiden die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen. Uitzondering artikel 2 lid c en d Archiefbesluit: a. De waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het culturele erfgoed b. Het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor rechten bewijszoekende en voor historische onderzoek. Artikel 26a. Archiefregeling 2009: Onder vervanging wordt in dit hoofdstuk niet begrepen conversie, migratie of emulatie. Artikel 26b. Archiefregeling 2009: De zorgdrager verschaft in het besluit tot vervanging, bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, voor zover dit besluit archiefbescheiden betreft die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen, inzicht in ten minste de volgende aspecten van het door hem toegepaste vervangingsproces: a. de reikwijdte van het vervangingsproces, waartoe in elk geval worden gerekend een opgave van de organisatieonderdelen en de categorieën archiefbescheiden waarvoor het vervangingsproces geldt; b. de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur; c. voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen; d. de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart/wit; e. de wijze waarop de reproductie tot stand komt, waartoe in elk geval worden gerekend de formaten, bewerkingen, metagegevens en, voor zover van toepassing, de keuze ter zake van reproductie per batch of per stuk; f. de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten; g. het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden; h. de kwaliteitsprocedures.


Bijlage 6:

Regeling Back-up

Backup Algemeen: De backups worden de aangegeven dag om 22:00 uur opgestart en direct de volgende dag gecontroleerd en bijgehouden in een schema. In dit schema wordt aangegeven hoeveel data is beveiligd, op welke tapes en of de tapes in de kluis liggen In de kluis (gemeente werf Markelo) worden de de laatste 3 sets van dag- week- en maandbackup bewaard. Dagbackup: Dit zijn de sets beginnend met 01_ t/m 12_ . Deze worden gebruikt van maandag t/m donderdag. Na de backup wordt op de tape aangegeven achter de XX_ op welke dag deze is gebruikt. Bewaartermijn: 12 weken Weekback-up: Dit zijn de sets vrijdag_01 t/m vrijdag_12. Deze worden gebruikt op de vrijdagen tussen de maandbackups. Bewaartermijn: ± 15 weken Maandbackup: Elke 1e vrijdag van de maand wordt er een maandbackup gemaakt, dit zijn de sets met als naam de maand. Bewaartermijn: 1 jaar [ januari blijft 2 jaar bewaard ]


Bijlage 7:

Beschrijving serverruimte, klimaat, beveiliging, brandmelding etc.

De serverruimte bevindt zich op de 2e verdieping in de nabijheid van de afdeling I&A. Bij totale spanningsuitval wordt bepaalde verlichting in- of juist uitgeschakeld. In kantoorruimten zullen armaturen die niet aangewezen zijn als “noodarmatuur”, uitgeschakeld worden en armaturen die wel aangewezen zijn worden ingeschakeld. Dit om te voorkomen dat de UPS (noodstroom in de vorm van een accu) na spanningsuitval teveel wordt belast. Een aantal essentiële delen moeten bij calamiteiten langere tijd van stroom worden voorzien. Hieronder valt ook de serverruimte. Deze manier van stroomvoorziening wordt niet geregeld door de UPS maar door een noodstroomaggregaat. Er is in 2008 een nieuwe airco aangeschaft. Deze kan separaat via een externe aggregaat van stroom worden voorzien. Het gemeentehuis is voorzien van een inbraakalarm. Een storing of alarm (ook sabotage) in de inbraakcentrale zal op het bedieningspaneel te zien zijn. Op basis van het inbraakalarm wordt bepaalde verlichting ingeschakeld. Het gemeentehuis heeft een brandmeldinstallatie. In geval van storing of alarm zal deze op het bedieningspaneel te zien zijn. Een brandalarm heeft tot gevolg dat bepaalde verlichting wordt ingeschakeld. Doormelden van storingen gebeurt automatisch naar de brandweer of de particuliere alarmcentrale. In alle ruimten wordt een draadloze ruimtetemperatuurregelaar geplaatst. Vanuit deze regelaar kan vanuit de neutrale stand in de winter 21C + of – 2K en in de zomer 24C + of – 2K versteld worden.


Bijlage 8:

Regeling digitale handtekening

http://intranethvt/fileadmin/user_upload/Organisatie/Organisatiebreed/Serviceplein/Instructie_gebruik_tabj e_HVT_in_word.pdf


Bijlage 9:

Schema metadata

Digitale informatie is vluchtiger en veranderlijker dan papieren informatie. Om te zorgen dat de waarde ervan niet verdwijnt, moet die waarde worden vastgelegd. Dat kan door er informatie over de informatie aan toe te voegen: metagegevens. Metagegevens zijn nodig om van inhoud (content) betekenisvolle inhoud (informatie) te maken. Ze zorgen ervoor dat overheden hun eigen en elkaars informatie kunnen vinden, interpreteren en vertrouwen en ze zorgen ervoor dat er zorgvuldig kan worden omgegaan met gevoelige informatie en dat informatie tijdig vernietigd wordt of juist bewaard blijft. In het zaaksysteem van Perfect View kunnen de volgende metadata worden vastgesteld: Metadata mapping tussen CRM en DMS/RMA Bericht (zaakstuk) metadata DocumentType RegistratieDatum DatumOntvangstVerzonden DatumDocument Richting Communicatiekanaal Medewerker Onderwerp Afdeling Hoofdcategorie Subcategorie Kerndocument Vertrouwelijk AfzenderBurgernaam AfzenderBurgerBSNnummer AfzenderContactPersoonNaam AfzenderAccountnaam AfzenderAccountKvKnummer AfzenderGebruikerNaam AfzenderStraat AfzenderHuisLetter AfzenderHuisnummer AfzenderToevoeging AfzenderPostcode AfzenderWoonplaats AfzenderNaamvrij OntvangerBurgernaam OntvangerBurgerBSNnummer OntvangerContactPersoonNaam OntvangerAccountnaam OntvangerAccountKvKnummer OntvangerGebruikerNaam Handboek digitale vervanging archiefbescheiden. Versie 1.0 36

OntvangerStraat OntvangerHuisLetter OntvangerHuisnummer OntvangerToevoeging OntvangerPostcode OntvangerWoonplaats OntvangerNaamvrij KenmerkSquit OmschrijvingSquit DatumOntvangenSquit DatumVerzondenSquit AfzenderNaam AfzenderRelatie OntvangerNaam OntvangerRelatie Soort BerichtStatus BerichtVerwerkt Zaak metadata (mapping tussen CRM velden en DMS/RMA velden) Zaaknummer Zaaksoort Zaaktype Zaakuitkomst Burgernaam BurgerBSNnummer AccountNaam AccountKvkNummer ContactPersoonNaam GebruikerNaam Straat Huisnummer Huisletter Toevoeging Postcode Woonplaats Einddatum Startdatum Gebruikernaam Naamvrij Relatienaam RelatieType Lokatie TerHoogteVan Volg Andere Zaaknummer Handboek digitale vervanging archiefbescheiden. Versie 1.0 37

RMA (komt alleen voor in DMS/RMA, wodt gevuld bij invullen Einddatum, als de Workflow start om de Zaak te archiveren nar het RMA) Retentiedatum (komt alleen voor in DMS/RMA, wordt gevuld door CRM bij archiveren) Retentieregel (komt alleen voor in DMS/RMA,, standaard op Niet Uitvoeren)


Bijlage 10:

Procedure vernietiging van vervangen analoge archiefbescheiden

Deze procedure is opgesteld voor het vernietigen van analoge archiefbescheiden ten behoeve van de gemeente Hof van Twente en heeft betrekking op archiefbescheiden die succesvol zijn vervangen door digitalisering én waarvan is afgesproken om ze te vernietigen. De werkzaamheden met betrekking tot deze procedure worden voornamelijk uitgevoerd door de aangewezen allround medewerker DIV. Deze allround medewerker DIV is het bezit van het diploma SOD-I en SOD-II Nadat de te vervangen analoge archiefbescheiden zijn gescand, de kwaliteit daarvan is gecontroleerd en de archiefbescheiden zijn opgenomen in het zaaksysteem PerfectView, dienen de oorspronkelijke analoge archiefbescheiden vernietigd te worden. Het analoog archiveren van archiefbescheiden is namelijk overbodig geworden door vervanging. Alleen de archiefbescheiden die het vervangingsproces niet doorlopen, documenten die dus niet voor vervanging in aanmerking komen (zie onder 2.3), moeten analoog bewaard blijven. De gemeente Hof van Twente bewaart tijdelijk, voor de duur van 3 maanden, de vervangen analoge archiefbescheiden. Deze archiefbescheiden worden chronologisch op datumvolgorde opgeborgen in dagdozen en na de termijn van drie maanden vernietigd. De dagdozen worden opgeslagen in de archiefkluis (of paternosterkast) In deze dagdozen worden de voor vervanging in aanmerking komende archiefbescheiden (inclusief enveloppen die van waarde zijn, bijvoorbeeld bezwaarschriften) geplaatst op datumvolgorde. Als blijkt dat analoge archiefbescheiden toch bewaard moeten worden, doordat dit bij de documentselectie over het hoofd is gezien of doordat het document onjuist als vervangingsdocument is geïnterpreteerd, dan wordt dit bij de zaak in Perfect View aangegeven. Bij twijfel mogen de analoge archiefbescheiden niet vernietigd worden. Deze archiefbescheiden worden vervolgens ter archivering in een analoog bestand aangeboden. Daarnaast is het mogelijk om archiefbescheiden uit dagdozen te gebruiken voor (her)scanning indien tijdens de behandeling van archiefbescheiden in die periode blijkt dat pagina's onleesbaar zijn of ontbreken. De beleidsmedewerker DIV is verantwoordelijk voor het vernietigingsbeleid van de vervangen archiefbescheiden binnen de gemeente Hof van Twente. (Deze functie bestaat niet meer in de nieuwe organisatie, welke functionaris dit gaat doen, is nog niet bekend) De feitelijke uitvoering gebeurt door de allround medewerker DIV Na afloop van deze termijn worden de oorspronkelijke analoge archiefbescheiden via de afdeling Bedrijfsvoering aangeboden aan het vernietigingsbedrijf Jansen Coeverden waar de gemeente Hof van Twente een contract mee heeft. Dat bedrijf biedt de te vernietigen archiefbescheiden aan bij Huhtamaki Paper Reclycling b.v.. Dit bedrijf is CA+ gecertificeerd en vernietigt de archiefbescheiden daadwerkelijk. Er wordt per jaar een verklaring van vernietiging opgesteld. Deze verklaring wordt bewaard.


Bijlage 11:

Specificatie gebruikte scanners

Specifications Océ TC4 wide format color scanner Scan technology • Océ Direct Scan (single camera, single mirror, innovative light source)Océ Color Image Logic (intelligent image processing for color and monochrome) 2 Configurations • Océ TC4 (for original thickness up to 3 mm) • Océ TC4XT (for original thickness up to 15 mm) Speed • B/W 5 m/min. • Color 4 m/min. Resolution • 600 dpi Scan accuracy • 0.1% ± 1 pixel 1:1 accuracy • <0.3% for A0 Warming-up time • None, instant behavior Original sizes • Image width: 200 – 914 mm • Original width: 200 – 1016 mm • Original length: 200 mm – 15 m Size recognition • Automatic width detection • Measured width displayed on the user interface User interface • Intuitive and multi-language support • 5 user-defined scan-to-file templates • Select scan destination from user interface Data formats • TIFF (uncompressed, PackBits, G3, G4 and LZW), PDF (uncompressed, FLATE, LZW and G4), CALS , JPEG Océ Power Logic controller • Memory: 1 GB • Hard disk capacity: 250 GB Océ Scan Logic • View scans at the scanner (optional monitor required) • Manage scan jobs • Automatically generates unique file name • 10 programmable destinations, selectable from user interface • Scan destinations: – to web using FTP – to network directory – to controller Océ remote applications • View system status • Customize default settings • Password-protected user rights Dimensions • 1300 × 650 × 1050 mm (W × D × H) Weight • 70 kg Electrical • 100–230 V, 50–60 Hz Optional • Océ Account Center (accounting application) Specificaties Konica Minolta Bizhub C554E Scansnelheid: Kleur - Z/W: max. 55 - 80 (enkelzijdig), max. 90 - 130 originelen per minuut (dubbelzijdig) Resolutie: Max. 600 dpi (TWAIN: 1.200 dpi) Origineelformaat: Max. 279 mm x 432 mm Bestandsformaat (uitvoer): PDF, JPEG, TIFF Gebundelde drivers: Netwerk TWAIN, WIA, WSD Scan to e-mail: SMTP, TCP/IP Bestemmingsadressen: Max. 500 per taak Opgeslagen bestemmingsadressen: Max. 2.000 Adresboek: Via LDAP of lokaal op de harde schijf Scan to folder: Via SMB-, FTP- of NCP-protocol Handboek digitale vervanging archiefbescheiden. Versie 1.0 40

Bij de aanbesteding van de nieuwe scanners zijn de volgende eisen gesteld Zwart/wit Grijswaarden Kleur Eenheid Scanresolutie 300 300 300 Dpi/Ppi Bitdiepte 1 8 24 Bit Kleurruimte sRGB sRGB sRGB Helderheid 128 192 140 Contrast 50 50 50 Er wordt in tiff of jpg-formaat gescand of PDF of PDF/A-1 Hieraan wordt voldaan.


Bijlage 12:

Aanbevelingen PriceWaterhouseCoopers

Onderwerp: Wijzigingsprocedure Risico: Door het ontbreken van een adequate procedure voor het aanbrengen van wijzigingen binnen bedrijf kritische applicaties bestaat het gevaar dat bepaalde aspecten hiervan, zoals het testen, documenteren en accepteren, onvoldoende aandacht krijgen. Het ontbreken van bepaalde aspecten in de genoemde procedure kan gevolgen hebben voor de betrouwbare en voorspelbare werking van Key2Financiën en andere bedrijf kritische applicaties en heeft daarmee ook invloed op de mate waarop in de controle kan worden gesteund op de IT-omgeving. Advies: Uitbreiden wijzigingsprocedure Stand van zaken: De wijzigingsprocedure is een item voor 2013. De genoemde procedure heeft uiteraard ook een link met het vormgeven van het informatiebeleid. Halverwege 2013 zal dit meer vorm krijgen Onderwerp: Autorisatie-procedure Risico: Door het ontbreken van een gedocumenteerde procedure voor het monitoren, toekennen, wijzigen en vooral intrekken van autorisaties bestaat het risico van ongeautoriseerde toegang tot applicaties en data van gemeente Hof van Twente. Advies: Opstellen gedocumenteerde autorisatieprocedure met betrekking tot medewerkers die in- of uit dienst gaan of van functie wijzigen. Daarnaast bevelen wij aan om periodieke controles op juistheid van autorisaties binnen het netwerk en applicaties deel uit te laten maken van de procedure. Stand van Zaken: Ook dit is een onderdeel van het nog op te zetten beveiligingsbeleid, dat weer onderdeel uitmaakt van het totale informatiebeleid. I&A komt in 1e helft 2013 met een opzet. Onderwerp: Periodieke controle accounts Risico: Wanneer verleende autorisaties binnen het netwerk niet volgens een vaste procedure periodiek worden beoordeeld bestaat het risico dat gebruikers onterecht toegang hebben of behouden tot bepaalde (delen van) systemen en applicaties. Hierdoor bestaat de kans dat de integriteit en exclusiviteit van (financiële en business) gegevens en/of data niet is gewaarborgd. Advies: Inrichten procedures en controlemaatregelen, waarmee (steekproefsgewijs) op periodieke basis de juistheid en geldigheid van de accounts op het netwerk worden beoordeeld. Stand van Zaken: I&A gaat binnenkort (1e helft 2013) eerst beginnen met het opschonen van de “oude” accounts. Op basis hiervan is er in ieder geval zicht op mogelijke risico‟s Onderwerp: ICT beleidsplan Risico: Door het ontbreken van een gedocumenteerd IT-beleidsplan is er geen eenduidig kader waarbinnen IT-activiteiten worden uitgevoerd. Het gevaar hiervan is aan de ene kant dat IT-activiteiten te veel op korte termijn gericht kunnen zijn en teveel gedreven door incidenten. Aan de andere kant kan dit de organisatie onvoldoende zicht en grip geven op de IT-omgeving. Daarnaast riskeert gemeente Hof van Twente het risico dat de ITdoelstellingen niet aansluiten op de algemene bedrijfsstrategie en dat er geen goede sturing kan worden gegeven aan (toekomstige) IT-projecten Advies: Ontwikkelen IT-beleidsplan, waarin de activiteiten, beslissingen en plannen op het gebied van IT zijn geformaliseerd. Het IT-beleid dient mede gebaseerd te zijn op de algemene strategie van gemeente Hof van Twente. Stand van zaken: Is er nog niet. Is onderdeel van het op te stellen informatiebeleidsplan. Dit plan is in ontwikkeling en zal als uitgangspunt dienen voor een te vormen cluster informatiebeleid. De huidige I&A werkzaamheden sluiten aan bij de organisatie brede doelstellingen van Antwoord (dienstverleningsconcept). Met name door het centraal afwegen van ICT investeringen (door o.a. inhoudelijke toetsing van informatiebeleid medewerker) Handboek digitale vervanging archiefbescheiden. Versie 1.0 42

wordt zorggedragen voor de aansluiting op de organisatiedoelstellingen (bijv. implementatie zaaksysteem. De opmerkingen en aanbevelingen worden meegenomen in het informatiebeveiligingsplan. Het opschonen van “oude account is een continue proces.


Bijlage 13.1: Werkinstructie bestuurlijke besluitvorming http://intranethvt/fileadmin/user_upload/Organisatie/Organisatiebreed/Serviceplein/Werkinstructie_Bestuur lijke_Besluitvorming_V1_2.pdf Bijlage 13.2: Werkinstructie Meldingen Openbare Ruimte http://intranethvt/fileadmin/user_upload/Organisatie/Organisatiebreed/Serviceplein/Werkinstructie_Melding en_Openbare_Ruimte_V1_5.pdf

Bijlage 13.3: Werkinstructie behandelen van berichten http://intranethvt/uploads/media/Werkinstructie_behandelen_berichten_en_aanmaken_van_zaken.pdf


Handboek digitale vervanging archiefbescheiden Gemeente Hof van Twente

Recommend Documents