Nota van B&W. onderwerp Besluit vervanging analoge archiefbescheiden 2014

gemeente

Haarlemmermeer

Nota van B&W onderwerp Besluit vervanging analoge archiefbescheiden 2014 Portefeuillehouder Collegevergadering

dr. T o m

Hom

7 Oktober 2 0 1 4

inlichtingen Kim Jeurissen (023 5674116) Registratienummer

2014.0044650

Samenvatting Deze nota beschrijft het te nemen Besluit Vervanging waarmee analoge (papieren) archiefbescheiden, mits ze vervangen zijn door digitale reproducties en voldoen aan duidelijke kwaliteitseisen, vernietigd kunnen worden. Dit besluit geldt voor alle documenten die zijn opgenomen in het gemeentelijke postregistratie- en archiefsysteem Verseon. In de nabije toekomst zal volgens de procedures uit het Handboek digitale vervanging archiefbescheiden gemeente Haarlemmermeer, die met deze nota wordt vastgesteld, gestart met het vervangen van analoge (papieren) documenten door digitale exemplaren, welke dan zullen gelden als officieel archiefexemplaar. Inleiding De behoefte van de gemeente Haarlemmermeer om tot digitalisering van de administratieve organisatie over te gaan bestaat al lange tijd. Dit heeft ertoe geleid dat vanaf 2003 de eerste stappen zijn gezet om documenten in het archief digitaal vindbaar te maken voor de organisatie. De analoge afhandeling van documenten is in beginsel gehandhaafd. Het digitale document treedt echter steeds meer op de voorgrond en verdringt het papieren document. Daarnaast is de behoefte aan het digitaal afhandelen van stukken toegenomen. Door het nemen van een vervangingsbesluit mogen papieren documenten vervangen worden door een digitaal exemplaar met vernietiging van het papieren exemplaar. Context In 2008 is al eerder een Vervangingsbesluit genomen, geldend voor documenten die een bewaartermijn hebben van maximaal 7 jaar (besluit 2008/5581). Dit besluit is nooit geëffectueerd in verband met de technische beperkingen van volledig digitaal werken met de systemen. De behoefte aan meer digitaal werken en de daaraan gekoppelde mogelijkheden met betrekking tot vervanging van analoge documenten heeft in 2013 geleid tot de aanschaf van Verseon, een systeem waarmee de archiefbescheiden digitaal worden geregistreerd en vastgelegd en zaak/procesgericht worden afgehandeld en beheerd. De analoge documenten zijn de archiefbescheiden en worden dus als papier gearchiveerd. Verseon is geschikt voor volledig digitaal werken, waardoor een vervangingsbesluit nu daadwerkelijk uitgevoerd kan worden. Hiermee kan de gemeente werken met uitsluitend digitale documenten en archiefbescheiden.

Onderwerp Volgvel

Besluit vervanging analoge archiefbescheiden 2014 2

Digitale informatie (en archief) in plaats van papieren informatie verbetert de kwaliteit van de dienstverlening, omdat deze sneller en locatieonafhankelijk kan plaatsvinden. Bovendien kan informatie aan veel meer mensen en ook tegelijkertijd beschikbaar worden gesteld, waardoor de bedrijfsvoering efficiënter kan worden ingericht. Het zowel bewaren van papieren als digitale exemplaren is inefficiënt, omdat er feitelijk sprake is van dubbele opslag en archivering. Papieren informatie in het archief vraagt veel ruimtebeslag in de archiefdepots van onze gemeente. Het alleen digitaal bewaren van informatie kan het fysieke ruimtebeslag beperken. Doelstelling Het doel van dit Besluit is het vervangen van analoge archiefbescheiden door digitale exemplaren, waarna de analoge archiefbescheiden vernietigd kunnen worden. Het vervangingsproces, inclusief kwaliteitsprocedures om de kwaliteit van de digitale archiefexemplaren te waarborgen, wordt beschreven in het Handboek digitale vervanging archiefbescheiden gemeente Haarlemmermeer. Effecten Op grond van het Besluit wordt het mogelijk om analoge documenten, na scanning en digitale opslag in het gemeentelijke postregistratie- en archiefsysteem Verseon, na de vereiste kwaliteitscontroles te vernietigen. De kwaliteitscontroles worden beschreven in het Handboek digitale vervanging archiefbescheiden gemeente Haarlemmermeer en zijn getoetst door de gemeentearchivaris. Na een positief advies van de gemeentearchivaris worden alle papieren exemplaren van documenten die vallen onder dit vervangingsbesluit zes maanden na afhandeling feitelijk vernietigd. De termijn van zes maanden is gekozen, omdat dit voldoende tijd geeft om fouten bij scannen, registratie en toewijzing aan behandelaar te herstellen, of het document analoog toe te sturen aan een andere organisatie. Op basis van ervaring kan deze periode verkort worden, als blijkt dat 6 maanden langer dan nodig is. Het vervangen van analoge archiefbescheiden door digitale exemplaren vindt plaats vanaf het moment van besluitvorming. Dit betekent dat het huidige analoge archief blijft bestaan zoals het nu is, inclusief Historisch Archief, studiezaal en dienstverlening. Middelen, personeel en organisatie Dit besluit kan binnen het bestaande budget en met de huidige formatie worden uitgevoerd. Juridische aspecten Vervanging van documenten door digitale exemplaren is geregeld in de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de Archiefregeling 2010. Artikel 7 van de Archiefwet 1995 bepaalt dat de zorgdrager bevoegd is archiefbescheiden te vervangen door reproducties. De zorgdrager bij een gemeente is het College van Burgemeester en Wethouders. Dit geldt zowel voor documenten die op termijn voor vernietiging in aanmerking komen als voor documenten die bewaard dienen te blijven. Voor vervanging is een positief advies van de gemeentearchivaris van het Noord-Hollands Archief nodig, waarna de zorgdrager een formeel vervangingsbesluit neemt. De

onderwerp Volgvel

Besluit vervanging analoge archiefbescheiden 2014 3

gemeentearchivaris heeft op 11-09-2014 (Verseon zaaknummer 1362705) een positief advies onder voorwaarden uitgebracht. In het Archiefbesluit 1995, artikel 2, 6 en 8 wordt nader ingegaan op de vervangingsprocedure. Samengevat heeft dit betrekking op de volgende aspecten: Vervanging vindt plaats op basis van een besluit van de zorgdrager; Het vervangingsbesluit moet worden bekendgemaakt; Van de vervanging moet een verklaring worden opgesteld; Een juiste, volledige en duurzame weergave van gegevens in de reproducties moet gewaarborgd zijn. In de Archiefregeling 2010, artikel 26b, wordt nader ingegaan op de specifieke eisen die aan de vervanging van analoge archiefbescheiden gesteld worden. Implementatie Nadat het besluit is genomen wordt niet direct over gegaan tot een gemeente brede implementatie. Eerst zal aan de gestelde voorwaarden van de gemeentearchivaris voldaan moeten worden. Daarna zal de vervanging van analoge archiefbescheiden door digitale exemplaren per werkproces of groep werkprocessen plaatsvinden. Hiervoor wordt een plan van aanpak opgesteld. Per werkproces of groep werkprocessen wordt dit ter advisering voorgelegd aan de gemeentearchivaris. Hierbij wordt een afweging gemaakt tussen het belang van de vervanging, de potentiële risico's die ontstaan en de maatregelen die genomen moeten worden om die risico's uit te sluiten of te minimaliseren. Evaluatie Op de uitvoering van het besluit wordt toezicht gehouden door de gemeentearchivaris. De gemeentearchivaris rapporteert jaarlijks aan het college. Besluit Op grond van het voorgaande hebben wij besloten om: 1. het Besluit vervanging analoge archiefbescheiden 2014 vast te stellen; 2. het Handboek vervanging analoge archiefbescheiden 2014 gemeente Haarlemmermeer vast te stellen; 3. vervanging van de archiefbescheiden uit te voeren conform de voorschriften en procedures zoals beschreven in het Handboek, met inachtneming van de door de gemeentearchivaris gestelde voorwaarden; 4. deze nota ter informatie te zenden aan de raad. Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer, namens dezen, de portefeuillehouder.

Bijlage{n)

Besluit vervanging archiefbescheiden 2014 Handboek vervanging analoge archiefbescheiden 2014 gemeente Haarlemmermeer Advies gemeentearchivaris gemeente Haarlemmermeer Rapportage audit digitale vervanging van archiefbescheiden van Doxis

7

gemeente

Haarlemmermeer

Besluit vervanging analoge archiefbescheiden 2014 gemeente Haarlemmermeer Burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer, gelet op: -

-

de regeling van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 6 december 2012 nr. WJZ/466161 (10265), tot wijziging van de Arch iefregel ing in verband met het stellen van nadere regels omtrent vervanging; artikel 7 van de Archiefwet,

besluiten vast te stellen het navolgende: Besluit vervanging van analoge archiefbescheiden 2014 gemeente Haarlemmermeer. Artikel 1. 1. Over te gaan tot vervanging door digitale reproducties van de analoge archiefbescheiden die op grond van de Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen, opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 1996 (vastgesteld Staatscourant 25 juni 2012 nr. 11906), voor bewaring of vernietiging in aanmerking komen, waarna deze analoge archiefbescheiden worden vernietigd; 2. reproductie geschiedt op de wijze zoals omschreven in het Handboek vervanging analoge archiefbescheiden 2014 gemeente Haarlemmermeer. Artikel 2. Dit besluit treedt in werking op 1 januari 2015. Artikel 3. Dit besluit kan worden aangehaald als: Besluit vervanging analoge archiefbescheiden 2014 gemeente Haarlemmermeer. Vastgesteld in de vergadering van burgemeester en wethouders van de gemeente Haarlemmermeer, de secretaris,

de burgemeester,

Handboek vervanging analoge archiefbescheiden 2014 Gemeente Haarlemmermeer

Versiebeheer Versie 0.1 0.2 0.9 0.3 0.4

Status Concept Concept Definitief Concept Concept

Datum 30-05-2014 07-07-2014 31-07-2014

0.5 1.0

Concept Definitief

11-09-2014 25-09-2014

22-08-2014

Opmerkingen Ter revisie naar projectgroep gestuurd (DRM en Info+) Ter revisie naar archiefinspectie (NHA) gestuurd Aanvraag advies bij archivaris (NHA) en pre-toetsing Juridische Zaken Aanpassingen doorgevoerd n.a.v. opmerkingen Juridische Zaken, audit en archiefinspectie Ter besluitvorming naar Directie gestuurd Na bespreking met wethouder definitief voor besluitvorming B&W

Handboek vervanging analoge archiefbescheiden 2014 gemeente Haarlemmermeer Versie 1.0, d.d. 25-09-2014

2 van 46

Inhoudsopgave 1.

INLEIDING ...................................................................................................................................... 5 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5.

2.

ALGEMEEN ................................................................................................................................ 5 DOELSTELLING .......................................................................................................................... 5 REIKWIJDTE EN INWERKINGTREDING ........................................................................................... 5 INRICHTING VAN HET VERVANGINGSPROCES ................................................................................ 6 ONDERHOUD EN BEHEER HANDBOEK ........................................................................................... 6 KADERS EN VERANTWOORDELIJKHEDEN ......................................................................................... 7

2.1. 2.2. 2.2.1. 2.2.2. 2.2.3. 3.

LANDELIJKE WETGEVING EN NORMEN .......................................................................................... 7 REGELGEVING GEMEENTE HAARLEMMERMEER ............................................................................ 7 ARCHIEFVERORDENING .............................................................................................................. 7 VERANTWOORDELIJKHEDEN ....................................................................................................... 7 OVERBRENGING ARCHIEFBESCHEIDEN NAAR DE ARCHIEFBEWAARPLAATS ..................................... 7

VERVANGINGSPROCES ................................................................................................................... 8 3.1. 3.2. 3.2.1. 3.2.2. 3.2.3. 3.2.4. 3.3. 3.4.

4.

FUNCTIES EN VERANTWOORDELIJKHEDEN ................................................................................... 8 HET VERVANGINGSPROCES ........................................................................................................ 9 ONTVANGT EN SELECTIE............................................................................................................. 9 SCANNEN ................................................................................................................................ 10 REGISTREREN ......................................................................................................................... 10 VERNIETIGEN ........................................................................................................................... 11 CONTROLE .............................................................................................................................. 11 AUDITS .................................................................................................................................... 11

KWALITEITSPROCEDURE .............................................................................................................. 12 4.1. 4.2.

5.

KWALITEITSCONTROLE ............................................................................................................. 12 HERSTELPROCEDURE .............................................................................................................. 13 VERNIETIGING.............................................................................................................................. 14

5.1. 5.2. 6.

UITVOERING ............................................................................................................................ 14 BEVOEGDHEDEN VOOR VERNIETIGING NA VERVANGING .............................................................. 14 TECHNIEK.................................................................................................................................... 15

6.1. 6.2. 6.3. 6.3.1. 6.3.2. 6.3.3. 6.3.4. 6.4. 7.

W IJZIGINGSPROCEDURE ........................................................................................................... 15 DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEEM ........................................................................................ 15 SCANPROGRAMMATUUR ........................................................................................................... 15 DIGITALISERINGSPARAMETERS ................................................................................................. 16 KWALITEITSVERBETERING ........................................................................................................ 16 BESTANDSFORMAAT................................................................................................................. 16 SOFTWAREVERSIES ................................................................................................................. 17 SCAN APPARATUUR .................................................................................................................. 17

INFORMATIEBEVEILIGING .............................................................................................................. 18 7.1. 7.2. 7.3. 7.4.

INFORMATIEBEVEILIGING .......................................................................................................... 18 INFORMATIEBEVEILIGING HAARLEMMERMEER ............................................................................ 19 BACK-UP PROCEDURE .............................................................................................................. 19 VERTROUWELIJKHEID VAN INFORMATIE ..................................................................................... 19


3 van 46

7.5.

RISICOANALYSE ....................................................................................................................... 20

BIJLAGEN ................................................................................................................................................ 21 BIJLAGE 1. W ERKPROCES REGISTREREN EN SCANNEN........................................................................... 22 BIJLAGE 2. SCANPROCEDURE ............................................................................................................... 24 BIJLAGE 3. (META)GEGEVENS IN VERSEON ........................................................................................... 25 BIJLAGE 4. KWALITEITSCRITERIA SCANS ................................................................................................ 32 BIJLAGE 5. STROOMSCHEMA HERSTELPROCEDURE EN CONTROLEMOMENTEN ......................................... 33 BIJLAGE 6. VERKLARING VAN VERVANGING ............................................................................................ 34 BIJLAGE 7. SCANAPPARATUUR ............................................................................................................. 35 BIJLAGE 8. RISICOANALYSE .................................................................................................................. 37


4 van 46

1.

Inleiding

Dit hoofdstuk verschaft inzicht in de eisen die gesteld worden aan vervanging zoals benoemd in de Archiefregeling 2010, Artikel 26b, onderdeel a. de reikwijdte van het vervangingsproces. 1.1. Algemeen De behoefte van de gemeente Haarlemmermeer om tot digitalisering van de administratieve organisatie over te gaan dateert al uit de jaren negentig. Dit heeft ertoe geleid dat vanaf 2003 de eerste stappen zijn gezet om documenten in het archief digitaal vindbaar te maken voor de organisatie. De analoge afhandeling van documenten is in beginsel gehandhaafd. Echter het digitale document treedt steeds meer op de voorgrond en verdringt het papieren document. Daarnaast is de behoefte aan het digitaal afhandelen van stukken toegenomen. In 2012 is het document ‘Digitaal Digitaler Digitaalst, de visie op de (uitvoering van de) documentaire informatiehuishouding gemeente Haarlemmermeer 2012-2016’ opgesteld. Hierin is te lezen hoe de gemeente er in 2012 voorstond op het gebied van digitalisering, hoe de gewenste situatie in 2016 eruit ziet en welke stappen genomen moeten worden om op dat punt te komen. Deze behoefte aan digitaler werken en de daaraan gekoppelde mogelijkheden met betrekking tot vervanging van analoge documenten heeft in 2013 geleid tot de aanschaf van Verseon: een systeem waarmee het documentenverkeer digitaal wordt vastgelegd, zaakgericht afgehandeld en beheerd wordt maar waarbij de analoge documenten als archiefbescheiden worden beschouwd en gearchiveerd. De gemeente Haarlemmermeer hanteert het principe van één centraal Document Management Systeem (DMS), waarin de documenten die voor de gemeente een formeel karakter hebben, digitaal worden opgeslagen en beheerd. Dit handboek gaat in op het digitaal documentenbeheer, waaronder procesbeschrijvingen, wettelijk gestelde kwaliteitseisen en specificaties op basis waarvan tot vervanging kan worden besloten en toegepast. Voor de samenstelling van dit handboek ‘Digitale vervanging archiefbescheiden gemeente Haarlemmermeer’ is gebruik gemaakt van de leidraad Nationaal Archief1 alsmede de Richtlijn Vervanging Archiefbescheiden van het Noord-Hollands Archief, die concrete richtlijnen biedt welke gebaseerd zijn op de leidraad. 1.2. Doelstelling Het handboek heeft als doel inzicht te geven in de procesmatige, technische, juridische en personele inrichting van de organisatie van het documentenbeheer in de gemeente Haarlemmermeer. Op deze wijze wordt de uitvoering van het door het college van Burgemeester en Wethouders als zorgdrager vastgestelde vervangingsbesluit, geborgd. 1.3. Reikwijdte en inwerkingtreding Dit handboek is van toepassing op alle analoge documenten die: - In het DMS van de gemeente Haarlemmermeer worden opgenomen; - Betrekking hebben op alle door of namens de gemeente Haarlemmermeer ontvangen, opgemaakte en verzonden documenten; - Ingevolge de selectielijst 1995 voor gemeentelijke en intergemeentelijke organen voor blijvende bewaring in aanmerking komen;

1

http://www.nationaalarchief.nl/actueel/nieuws/lancering-handreiking-vervanging-archiefbescheiden


5 van 46

-

Ingevolge de selectielijst 1995 voor gemeentelijke en intergemeentelijke organen voor vernietiging in aanmerking komen.2

Er zijn documenten die weliswaar in het DMS worden opgenomen maar uitgezonderd zijn van vervanging. Deze documenten worden in dit handboek benoemd (hoofdstuk 3) en hebben bijvoorbeeld voor de gemeente Haarlemmermeer betrekking op bijzondere gebeurtenissen. Ook als documenten vanwege hun uiterlijke vorm van cultuur-historisch belang zijn voor de gemeente Haarlemmermeer, zal het oorspronkelijke analoge document moeten worden bewaard. Daarnaast worden corporele documenten (voorwerpen die informatie kunnen overdragen) als vanzelfsprekend uitgezonderd. De gemeente Haarlemmermeer gaat over tot het vervangen van bescheiden die na het besluit tot vervanging zijn binnengekomen of opgesteld. Er vindt alleen routinematige vervanging plaats, geen retrospectieve vervanging. Dit betekent dat er alleen vervanging plaatsvindt van documenten die vanaf de vaststelling van het besluit tot vervanging in het DMS worden opgenomen. In overleg met de gemeentearchivaris kunnen analoge bestanden die vóór het genomen besluit tot vervanging dateren voor digitalisering en vervanging worden voorgedragen, mits de (scans van de) originelen in het DMS zijn vastgelegd en worden beheerd. 1.4. Inrichting van het vervangingsproces Het vervangingsproces heeft betrekking op de selectie, de scanning/digitalisering en de registratie van de analoge archiefbescheiden. De ondersteunende middelen die van belang zijn voor de uitvoering van de hierboven genoemde handelingen betreffen een DMS, scanners, digitale opslaglocaties en bekwame medewerkers. Team Document- en Recordmanagement (DRM) behorende tot de cluster Facility Management (FM) heeft de dagelijkse verantwoordelijkheid voor het, scannen/digitaliseren, beheren, vernietigen en overbrengen van daarvoor in aanmerking komende documenten. 1.5. Onderhoud en beheer handboek Organisatorische, technische of juridische ontwikkelingen kunnen tot een wijziging leiden van het handboek. Daarom wordt het handboek tenminste 1 maal per jaar getoetst en aangepast naar aanleiding van deze ontwikkelingen. De clustermanager FM is hiervoor verantwoordelijk. Het formele beheer van het handboek en daarmee het initiatief tot wijziging/aanvulling van het handboek ligt bij de clustermanager FM. In het beheer van het handboek ligt ook de verantwoordelijkheid besloten om bij eventuele aanvullingen en/of wijzigingen de organisatie hierover te informeren en op het belang van de kwaliteit en duurzaamheid van het digitaal documentenbeheer te wijzen. Aanvullingen c.q. wijzigingen van dit handboek worden:  ter advisering voorgelegd aan de teammanager van DRM;  ter advisering voorgelegd aan de gemeentearchivaris;  voor besluitvorming voorgelegd aan de clustermanager FM. Alvorens een functionele en/of technische wijziging c.q. aanvulling voor advies en ter instemming wordt voorgelegd, wordt deze (indien nodig) in een testomgeving op haar kwaliteit en werking gecontroleerd. Het resultaat hiervan wordt meegenomen in het voorstel voor wijziging c.q. aanvulling alsmede de impact die deze wijziging teweeg brengt in de organisatie. 2

In 2012 is een geactualiseerde versie van de selectielijst 1995 vastgesteld door de staatssecretaris van OCW. Hiermee wordt op dit moment gewerkt binnen de gemeente Haarlemmermeer. http://www.vng.nl/onderwerpenindex/cultuur-en-sport/nieuws/geactualiseerde-selectielijst-intergemeentelijkearchiefbescheiden-vastgesteld


6 van 46

2.

Kaders en verantwoordelijkheden

2.1. Landelijke wetgeving en normen Voor het vervangen van permanent te bewaren papieren archiefbescheiden door digitale documenten, is het artikel 26b van de Archiefregeling dat per 1 januari 2013 in werking is getreden van toepassing. Dit artikel is een uitwerking van artikel 7 van de Archiefwet 1995. Behalve de Archiefwet en -regeling zijn er ook landelijke NEN-normen van toepassing op het digitaal documentenbeheer:  NEN-ISO 15489 (informatie- en archiefmanagement);  NEN-ISO 23081 (records management processen; metadata voor records);  NEN-ISO 2082 (functionele eisen informatie- en archiefmanagement in programmatuur);  NEN-ISO 30301 (managementsystemen voor archivering, MSA). 2.2. Regelgeving gemeente Haarlemmermeer Voor het documentenbeheer in de gemeente Haarlemmermeer zijn de Archiefverordening en het Besluit Informatiebeheer vastgesteld. 2.2.1. Archiefverordening In de Archiefverordening liggen ter uitwerking van de archiefwet de formele verantwoordelijkheden vast. Zo is het college van burgemeester en wethouders belast met de zorg van de gemeentelijke archiefbescheiden en is de gemeentearchivaris belast met het toezicht op het beheer. 2.2.2. Verantwoordelijkheden Op basis van het Besluit Informatiebeheer is de clustermanager FM verantwoordelijk voor het geheel van de informatiebeheer voor de gemeente Haarlemmermeer, voor zover deze informatie niet is overgebracht naar de archiefbewaarplaats. DRM is verantwoordelijk voor de uitvoering van de procedures rondom vervanging zoals beschreven in dit handboek. 2.2.3. Overbrenging archiefbescheiden naar de archiefbewaarplaats De voor blijvende bewaring in aanmerking komende analoge archiefbescheiden worden periodiek overgebracht. De gemeente Haarlemmermeer kent haar eigen archiefbewaarplaats. Voor blijvende bewaring in aanmerking komende digitale documenten zullen periodiek overgebracht worden naar de digitale archiefbewaarplaats (e-Depot). Hiervoor dienen de komende tijd voorzieningen getroffen te worden.


7 van 46

3.

Vervangingsproces

Dit hoofdstuk verschaft inzicht in de eisen die gesteld worden aan vervanging zoals benoemd in de Archiefregeling 2010, Artikel 26b, onderdeel e. de wijze waarop reproductie tot stand komt en onderdeel f. de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en het herstel van fouten. Dit hoofdstuk geeft inzicht in de processen die aan het digitale documentenverkeer zijn verbonden en ten grondslag liggen aan de vervanging van analoge documenten. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op het reguliere postproces alsmede de bijbehorende functies en verantwoordelijkheden. 3.1. Functies en verantwoordelijkheden Binnen de gemeentelijke organisatie zijn er een aantal functies te onderscheiden die verantwoordelijk zijn voor (delen van) het vervangingsproces.  Informatiecoaches Binnen het cluster FM zijn informatiecoaches aangesteld. Zij adviseren directie en bestuur over de inrichting van de informatievoorziening (documentair informatiebeleid). Hiernaast adviseren zij de gemeentelijke organisatieonderdelen over de inrichting van de documentaire informatievoorziening binnen de individuele processen.  DRM Medewerker Binnen het team DRM zijn een aantal rollen te onderscheiden: - Procescoördinator Team DRM kent een vijftal procescoördinatoren die de verschillende werkprocessen coördineren. Deze coördinatoren hebben daarnaast ook een uitvoerende taak binnen de individuele werkprocessen. - Scanmedewerker De scanmedewerker is verantwoordelijk voor het produceren van een correcte scan van de analoge documenten. In paragraaf 3.2.2 van dit hoofdstuk wordt het proces van scannen verder toegelicht. - Registrator De registrator draagt zorg voor een correcte registratie van documenten, dit wil zeggen het correct toekennen van metadata aan de registratie. In paragraaf 3.2.3 van dit hoofdstuk wordt het proces van registreren verder toegelicht. - Archiefmedewerker In de rol van archiefmedewerker is men verantwoordelijk voor het correct archiveren van zowel analoge als digitale documenten. Hierbij zijn de naleving van de gemeentelijke selectielijst en het correct toekennen van een vernietigingstermijn de belangrijkste verantwoordelijkheden. Medewerkers van DRM zijn niet opgedeeld per rol of werkproces, er wordt uitgegaan van een allround uitvoering van de werkzaamheden van alle werkprocessen. Dit geldt met name voor de processen registratie, postverzending en archief. Medewerkers die zich hiermee bezig houden zijn inzetbaar binnen deze werkprocessen. 

Applicatiebeheerder

Binnen het cluster FM zijn applicatiebeheerders aangesteld. Zij zijn verantwoordelijk voor het dagelijks beheer en de operationele inzet van de gebruikte applicaties, alsmede het doorvoeren van aanpassingen daaraan. In hoofdstuk 6 zijn de applicaties die gebruikt worden binnen het vervangingsproces beschreven, net als de technische specificaties daarvan.


8 van 46



Medewerkers gemeente Haarlemmermeer

De verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het vervangingsproces ligt bij team DRM. Tot op zekere hoogte zijn de medewerkers in de organisatie ook verantwoordelijk aangezien zij ook deelnemen aan het documentproces. Hierbij valt te denken aan het opstellen van de uitgaande en interne documenten, het correct aanleveren daarvan aan team DRM maar ook het signaleren van foutieve scans en/of registraties en de terugkoppeling daarvan aan team DRM. 3.2. Het vervangingsproces Het vervangingsproces behelst de vervanging van alle analoge documenten die de gemeente ontvangt en genereert en welke in het centrale DMS worden opgenomen. Het hele proces is op te splitsen in een aantal kleinere werkprocessen/stappen: 1. Ontvangst en selectie 2. Scannen 3. Registreren 4. Vernietigen Een zaak kan zowel gestart worden met een inkomende brief, een uitgaande brief of een intern document. Een ingekomen brief doorloopt alle stappen, uitgaande brieven en interne documenten worden door de organisatie bij DRM aangeleverd en doorlopen stappen 2 t/m 4. 3.2.1. Ontvangt en selectie Alle inkomende post, zowel analoog als digitaal, wordt centraal ontvangen en geopend op het Raadhuis, Raadhuisplein 1 te Hoofddorp. Indien post op een andere plaats binnenkomt (bijvoorbeeld bij een individuele medewerker) is het de verantwoordelijkheid van de ontvanger om dit aan te leveren bij team DRM zodat de post verwerkt kan worden in Verseon. Na het openen van de post wordt bepaald welke documenten voor registratie (en scannen) in aanmerking komen. Op dit moment wordt ook bepaald of het document voor vervanging in aanmerking komt. Het geldende principe is dat alle documenten die in Verseon opgenomen worden voor vervanging in aanmerking komen, tenzij het een duidelijke uitzondering betreft. Ten aanzien van het scannen (en daarmee in aanmerking komend voor vervanging) van documenten zijn een drietal uitzonderingen benoemd: 1. Documenten die een wezenlijke waarde hebben voor de gemeente Haarlemmermeer. Hier gaat het om stukken die vanwege hun uiterlijke vorm (geschept papier, watermerk, lakzegel, etc.) van cultuur-historisch belang zijn voor de gemeente Haarlemmermeer. Er zijn een aantal criteria waar bij het scannen op wordt gelet:  historische waarde  artistieke en uiterlijke waarde  uniciteit  waarde als tentoonstellingsobject Op deze manier wordt uitgesloten dat de intrinsieke waarde van een document wordt aangetast. 2. Documenten die vanwege hun verschijningsvorm niet te scannen zijn. Het betreft hier stukken die simpelweg niet door de scanner kunnen. 3. Documenten waarbij niet vaststaat of kan worden vastgesteld of een digitaal document alleen die authenticiteit waarborgt. Het betreft hier documenten waarvan niet zonder onderzoek van Handboek vervanging analoge archiefbescheiden 2014 gemeente Haarlemmermeer Versie 1.0, d.d. 25-09-2014

9 van 46

het origineel de inhoud, vorm en structuur kan worden vastgesteld. Ook betreft het hier stukken die wettelijk verplicht op papier moeten worden bewaard. 3.2.2. Scannen De documenten worden zodanig voorbereid dat ze gescand kunnen worden. De documenten die zijn geselecteerd voor scanning worden ontdaan van nietjes, paperclips, ringbanden en/of andere voorwerpen die het scannen onmogelijk maken. Ingebonden documenten (bijv. rapporten) worden opengesneden ten behoeve van scanning. Scannen vindt plaats met behulp van het programma Kofax Capture. De gescande documenten worden op diverse aspecten gecontroleerd, zoals kwaliteit, leesbaarheid en volledigheid. In bijlage 4 zijn de kwaliteitscriteria voor scans terug te vinden. Na het scannen worden de scans per batch doorgezet naar de Kofax Batchmanager waar deze geregistreerd zullen worden. Er zijn diverse scanapparaten aanwezig. DRM medewerkers hebben de keus uit een aantal door de applicatiebeheerder vastgestelde scanprofielen die gebruikt kunnen worden voor het scannen van de analoge documenten. In hoofdstuk 6 worden de technische specificaties van de gebruikte scanners nader toegelicht. Na het scannen worden de gescande analoge documenten op scandatum opgeborgen in archiefdozen om na een periode van 6 maanden te worden vernietigd. 3.2.3. Registreren Na het scannen vindt de registratie van de gescande documenten plaats. Dit gebeurt ook in Kofax. Registratie vindt plaats op basis van zaaksgewijze ordening. Dit houdt in dat alle documenten die tot één zaak behoren in de opbouw van die zaak worden gekoppeld. Registratie vindt plaats met behulp van het Documentair Structuur Plan (DSP). In het DSP zijn alle zaaktypen en de daaraan verbonden metatada opgenomen. Deze worden in Kofax gebruikt voor het registreren van brieven. Een deel van de in te vullen metadata zijn al ingevuld doordat Kofax deze uitleest vanaf de gemaakte scan. De rest dient handmatig aangevuld te worden. Onvolledig registreren is onmogelijk doordat een aantal metadata verplicht zijn gesteld waardoor de registratie zonder deze gegevens niet afgerond kan worden. Wanneer alle metadata zijn ingevuld wordt de batch goedgekeurd en worden de documenten doorgezet naar Verseon. Hier wordt een registratienummer aan het document toegekend. In bijlage 1 is het proces van registratie uitgewerkt. In bijlage 3 is gespecificeerd welke metadata aan registraties worden toegevoegd in zowel Kofax als Verseon. Naast de registratie in Kofax is het mogelijk om documenten direct in Verseon te registreren. Analoge documenten worden gescand waarna het gedigitaliseerde bestand direct in Verseon geregistreerd wordt. Dit wordt met name gebruikt voor documenten die de normale scanprocedure niet (kunnen) doorlopen. Hierbij valt te denken aan documenten met een groter formaat dan A3 of omvangrijke rapporten die ook digitaal beschikbaar zijn gesteld. De afspraken met betrekking tot het registreren van documenten zijn terug te vinden in het DIM (Documentair Informatie Model). Dit bestand wordt beheerd door de procescoördinator van het proces Registratie. Indien wijzigingen in het proces en/of de gemaakte afspraken plaatsvinden worden deze direct doorgevoerd in het DIM waardoor hier op elk moment de meest actuele afspraken terug te vinden zijn. Tijdens de registratie wordt aangegeven welke afdeling en/of welk team verantwoordelijk is voor de afhandeling van de brief. De registratietaak wordt hiermee beëindigd. Handboek vervanging analoge archiefbescheiden 2014 gemeente Haarlemmermeer Versie 1.0, d.d. 25-09-2014

10 van 46

3.2.4. Vernietigen Op termijn worden de analoge documenten voor vernietiging aangeboden. In hoofdstuk 5 wordt de procedure rond vernietiging van archiefbescheiden die voor vervanging in aanmerking komen uitgewerkt. 3.3. Controle Tijdens het gehele proces vinden controles plaats op de registratie maar met name op de scan van de analoge documenten. De kwaliteitsprocedure van de gemeente Haarlemmermeer is dusdanig opgezet dat er op diverse plaatsen in het proces, door diverse personen gecontroleerd wordt. De controles vinden plaats om te garanderen dat voldaan wordt aan de juistheid, volledigheid, leesbaarheid en terugvindbaarheid van de digitale archiefbescheiden. In het kader van het herstelproces worden analoge documenten 6 maanden bewaard. Indien binnen deze periode gebreken geconstateerd worden kunnen de documenten opnieuw gescand worden. In hoofdstuk 4 is de kwaliteitsprocedure van de gemeente uitgewerkt, net als de herstelprocedure. 3.4. Audits De gemeente Haarlemmermeer toetst de uitvoering van het vervangingsproces en de duurzame opslag van digitale archiefbescheiden door middel van interne audits. Deze zullen ten minste twee keer per jaar worden uitgevoerd en vallen onder de verantwoordelijkheid van de clustermanager FM. Periodiek, ten minste eenmaal per twee jaar, zal er een externe audit worden uitgevoerd op de technische ICT aspecten. De bevindingen uit deze audits zullen leiden tot aanpassingen en verbeteringen in de uitvoering van het vervangingsproces.


11 van 46

4.

Kwaliteitsprocedure

Dit hoofdstuk verschaft inzicht in de eisen die gesteld worden aan vervanging zoals benoemd in de Archiefregeling 2010, Artikel 26b, onderdeel f. de inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en het herstel van fouten en onderdeel h. de kwaliteitsprocedures. 4.1. Kwaliteitscontrole De kwaliteit van de scans en de registratie wordt op verschillende momenten gecontroleerd. Hieronder zijn de stappen en momenten uitgeschreven en beschreven. Controlemomenten: 1. Tijdens scannen door scanner/registrator Tijdens het scannen controleert de scanner (audio)visueel - nietjes en dubbele pagina’s zijn hoorbaar als ze door de scanner gaan - de kwaliteit van de scans. Hierbij neemt deze de in bijlage 4 beschreven criteria in acht. 2. Tijdens registreren door de registrator Tijdens het registreren is de scan wederom zichtbaar op het scherm en ook hier controleert de registrator de volledigheid en de kwaliteit van de scan, de criteria in acht nemende. 3. Intercollegiaal (sporadisch) Tijdens het zoeken en gebruik van Verseon door mede-registratoren en overige collega’s kunnen toevallig fouten worden opgemerkt. Vervolgens wordt de fout doorgegeven aan de veroorzaker en hersteld. 4. Door controleur na registratie Een speciaal aangestelde controleur controleert dagelijks steekproefsgewijs de registraties op volledigheid en kwaliteit. Hierbij neemt deze de criteria voor een goede scan in acht, alsmede de door de gemeente Haarlemmermeer bepaalde registratieregels en –instructies. Gevonden foute registraties en/of slechte scans worden door de controleur retour gezonden naar de registrator voor herstel. Door een combinatie van de bevindingen uit de controle en een risicoanalyse wordt bepaald hoe deze steekproefsgewijze controle wordt ingericht. 5. Door secretariaat behandelende afdeling Het secretariaat krijgt de scan en de registratie te zien nadat de zaken zijn geregistreerd. Eventuele foute registraties en/of slechte scans kunnen door het secretariaat retour worden gezonden naar team DRM voor herstel. 6. Door behandelaar De behandelaar krijgt de scan en registratie te zien nadat deze is toegewezen door het secretariaat. Eventuele foute registraties en/of slechte scans kunnen door de behandelaar worden teruggekoppeld aan team DRM voor herstel. 7. Door archiefmedewerker Als de zaak ter archivering wordt aangeboden, krijgt de archiefmedewerker de scan en registratie te zien. Eventuele foute registraties worden door de archiefmedewerker hersteld, of deze stuurt ze door naar de registrator om door deze hersteld te worden. In bijlage 5 is een stroomschema opgenomen waarin de kwaliteitsprocedure schematisch wordt weergegeven.


12 van 46

4.2. Herstelprocedure Voldoet de scan niet aan de kwaliteitscriteria, dan moet de fout hersteld worden. Dit gaat volgens de volgende procedure: 1 Het originele papieren exemplaar wordt in de scandozen op datum gevonden; 2 De scan wordt nogmaals uitgevoerd en er wordt gecontroleerd op de geldende criteria; 3 De scan wordt als nieuwe versie aan de registratie gekoppeld. De oude versie blijft d.m.v. versiebeheer raadpleegbaar, waar deze indien gewenst teruggezien kan worden; 4 Het papieren exemplaar wordt weer in de scandoos opgeborgen.


13 van 46

5.

Vernietiging

Dit hoofdstuk verschaft inzicht in de eisen die gesteld worden aan vervanging zoals benoemd in de Archiefregeling 2010, Artikel 26b, onderdeel g. het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden. 5.1. Uitvoering Alle papieren originele documenten, die in dit handboek niet als uitzondering zijn opgenomen en met behulp van Verseon zijn vastgelegd, vallen onder de werking van vervanging. Het proces van vernietiging staat onder toezicht van de archivaris (Noord-Hollands Archief). Het college van Burgemeester en Wethouders is verantwoordelijk voor de vernietiging. De clustermanager FM is belast met de uitvoering van de vernietigingsprocedure van de papieren documenten. De fysieke vernietiging van het papier wordt uitgevoerd door een daartoe gecertificeerd gespecialiseerd bedrijf voor archiefvernietiging. De papieren originele documenten worden na digitalisering niet direct vernietigd. Nadat de analoge documenten zijn gescand en de kwaliteit van de scans is gecontroleerd worden de analoge documenten op datum van scanning gearchiveerd in archiefdozen. De archiefdozen worden in stellingen in de archiefopslag geplaatst. De tijdelijke bewaartermijn van de papieren (analoge) originele documenten na scanning bedraagt 6 maanden. Deze periode dient voor kwaliteitscontroles (steekproef) en geeft een extra mogelijkheid om controle te doen op intrinsieke waarde. De frequentie van vernietiging is eenmaal per kwartaal. Van vernietiging wordt aantekening gemaakt. Aangetekend wordt:  de periode waarop de te vernietigen documenten betrekking hebben;  de datum van feitelijke vernietiging;  de naam en de verantwoording van het bedrijf dat belast is met de feitelijke vernietiging. Na de vernietiging van de vervangen papieren originelen wordt een verklaring van vervanging opgemaakt. Zie bijlage 6 voor een voorbeeld hiervan. 5.2. Bevoegdheden voor vernietiging na vervanging Artikel 8 van het Archiefbesluit 1995 De zorgdrager maakt van de vernietiging, vervanging of vervreemding een verklaring op, die ten minste een specificatie van de vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging, vervanging of vervreemding is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten, indien zij niet waren vernietigd, vervangen of vervreemd. Artikel 27 Besluit Informatiebeheer Haarlemmermeer Ten aanzien van besluiten tot vervanging van documenten door reproducties als bedoeld in artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995, wordt vooraf het advies van de archivaris ingewonnen. Vervangingsbesluit Indien een nieuw vervangingsbesluit wordt genomen door het college van Burgemeester en Wethouders, zal dit besluit bekend moeten worden gemaakt.


14 van 46

6.

Techniek

Dit hoofdstuk verschaft inzicht in de eisen die gesteld worden aan vervanging zoals benoemd in de Archiefregeling 2010, Artikel 26b, onderdeel b. de inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur, onderdeel c. voor zover van toepassing de software en de gekozen instellingen, onderdeel d. de criteria voor de keuze ter zake van reproductie in kleur, grijswaarden of zwart/wit en onderdeel e. de wijze waarop de reproductie tot stand komt. 6.1. Wijzigingsprocedure De wijzigingsprocedure borgt dat wijzigingen in de procesmatige en technische inrichting niet tot verminderde resultaten leiden en blijven voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. De procedure stelt de organisatie in staat om regie te voeren en te houden op wijzigingen in de vastgestelde technische beheerprocedures voor het vervangingsproces en de digitale beheeromgeving. De clustermanager FM is eindverantwoordelijk voor het vervangingsproces, de daaruit voortkomende resultaten (i.c. digitale archiefbescheiden) en voor de duurzaamheid van de archiefbescheiden. Het team DRM toetst voorstellen voor wijzigingen in het vervangingsproces en/of de archiefbeheeromgeving aan bestaand informatie- en archiveringsbeleid, alsmede aan wet- en regelgeving. Voorstellen en besluiten omtrent wijzigingen worden gedocumenteerd. Ook de veranderingen zelf worden gedocumenteerd. Wijzigingen t.a.v. de technische inrichting worden door middel van een testomgeving en procedure getest en geïmplementeerd. 6.2. Document Management Systeem Het Document Management Systeem (DMS) van de gemeente Haarlemmermeer is Verseon (versie 2.1 SP2). Dit systeem voldoet aan de NEN 2082; Eisen voor functionaliteit van informatie- en archiefmanagement in programmatuur. In Verseon worden documenten volgens een zaaksgewijze ordening vastgelegd, voorzien van metadata en toegankelijk gemaakt ter ondersteuning van administratieve processen en zodat de voortgang en afdoening van zaken kan worden bewaakt. De zaaktypen welke worden gehanteerd voor de zaaksgewijze ordening worden beheerd in de applicatie i-Navigator van leverancier VHIC. Indien een wijziging wordt aangebracht in een zaaktype wordt deze mutatie d.m.v. een exportbestand in Verseon geïmporteerd. 6.3. Scanprogrammatuur Het digitaliseren van documenten tot en met A3 formaat wordt uitgevoerd met de applicatie Kofax Capture. Kofax is een client/server applicatie waarbij het scanproces wordt uitgevoerd op de scanclients en de verdere verwerking op de server plaatsvindt. Vervolgens wordt een .pdf en een .xml bestand met metadata naar Verseon gestuurd. Het scanproces bestaat uit de volgende onderdelen:   

Scannen: een handmatige activiteit uitgevoerd op een pc waarbij een medewerker papieren documenten digitaliseert; Data-extractie: een geautomatiseerde activiteit uitgevoerd op de server waarbij metadata (o.a. NAW, onderwerp) van documenten worden herkend; Validatie: een handmatige activiteit uitgevoerd op een pc waarbij een medewerker het document ter registratie krijgt aangeboden voorzien van de herkende metadata uit de voorgaande stap;


15 van 46

 

PDF-generatie: een geautomatiseerde activiteit uitgevoerd op de server waarbij de .tiff images worden omgezet naar PDF/A-1a; Export: een geautomatiseerde activiteit uitgevoerd op de server waarbij de .pdf bestanden inclusief een .xml bestand met metadata worden geëxporteerd naar Verseon.

6.3.1. Digitaliseringsparameters Instellingen van de scansoftware worden centraal beheerd door middel van scanprofielen. Documenten worden met Kofax altijd met 300 DPI in kleur (24 bit) gescand. Hierbij wordt een apparaat onafhankelijk RGB kleurenprofiel gebruikt. Voor het scannen van grootformaat documenten wordt de selectie tussen kleur en zwart/wit (1 bit) scanning door de scanmedewerker uitgevoerd. Grootformaat documenten worden slechts zwart/wit gescand indien geen kleur op het document aanwezig is. 6.3.2. Kwaliteitsverbetering Voor het optimaliseren van scankwaliteit wordt in het scanproces gebruik gemaakt van de applicatie Kofax Virtual Rescan (VRS). Indien deze geautomatiseerde optimalisatie niet tot het gewenste resultaat leidt is het mogelijk om deze instellingen handmatig aan te passen. Op documenten gescand met een grootformaat scanner wordt geen kwaliteitsverbetering toegepast. VRS voert de volgende correctiemethoden uit:       

Auto Deskew: Scheve images worden recht gezet op basis van inhoud of papierformaat; Auto Crop: Images worden opgeslagen met de daadwerkelijke afmeting van het gescande papierformaat in plaats van het geselecteerde papierformaat van de scanner; Edge Cleanup: Indien het fysieke document imperfecties vertoont aan de randen, bijvoorbeeld een gescheurde rand of een gevouwen hoek, worden deze niet zichtbaar op de scan; Edge Fill: Indien de scan zwarte randen vertoont worden deze opgevuld met de achtergrondkleur van het document; Hole Fill: Indien in het fysieke document perforatiegaten aanwezig zijn worden deze in de scan opgevuld met de achtergrondkleur van het document waardoor deze niet zichtbaar zijn; Auto Rotate: VRS detecteert of een pagina staand (portrait) of liggend (landscape) gepresenteerd dient te worden door herkenning van de tekstrichting; Blank page detection: Blanco pagina’s worden automatisch verwijderd.

Voor het scannen van foto’s of andere afbeeldingen is een apart scanprofiel aangemaakt. Op het moment dat geconstateerd wordt dat een foto of afbeelding met het reguliere scanprofiel niet correct gescand wordt, zal de betreffende pagina vervangen worden door de pagina opnieuw te scannen met het scanprofiel ‘Foto instellingen’. Dit profiel voert bovenstaande correctiemethoden uit, met uitzondering van Edge fill en Hole fill. Alle scaninstellingen liggen per scanprofiel vast in configuratiebestanden op de Kofax server.

6.3.3. Bestandsformaat Gescande documenten worden als tussenformaat opgeslagen als .tiff bestand met lossy JPEG compressie. Het uiteindelijke bestandsformaat welke wordt gegenereerd is PDF/A-1a (ISO 19005-1) met lossy JPEG compressie. Zowel tijdens het scanproces als tijdens de creatie van het uiteindelijke .pdf bestand wordt een kwaliteitsratio van 100% gehanteerd zodat de hoogst mogelijke beeldkwaliteit is gewaarborgd. De bestanden zijn voorzien van OCR, waardoor deze full text doorzoekbaar zijn. Op Handboek vervanging analoge archiefbescheiden 2014 gemeente Haarlemmermeer Versie 1.0, d.d. 25-09-2014

16 van 46

tekeningen wordt geen OCR toegepast vanwege het minimale tekstuele element. Als eigenschappen van de .pdf wordt ook de scandatum en de naam van de scanmedewerker opgeslagen.

6.3.4. Softwareversies De volgende software wordt gebruikt in het scanproces.  Canon DR-9050C scanner driver 1.9  Kofax Capture 10.0.2.1.0.4631  Kofax Virtual Rescan 5.00.6.02 SP1  Kofax Transformation Modules 5.5.4502 SP2 6.4. Scan apparatuur Documenten tot en met A3 formaat worden gescand met scanners van het type Canon DR-9050C. Documenten groter dan A3 worden gescand met een grootformaat scanner van het type Océ TC4. Zie bijlage 7 voor een specificatie van de scanapparatuur.


17 van 46

7.

Informatiebeveiliging

7.1. Informatiebeveiliging Informatievoorziening is essentieel voor het goed functioneren van de processen van de gemeente. Informatiebeveiliging is een organisatievraagstuk en geen IT aangelegenheid. Zonder informatie kan de gemeente het adequaat uitvoeren van haar (wettelijke) taken niet correct of tijdig uitvoeren. De informatie moet daarom op een adequate wijze beveiligd zijn. Hierbij geldt als uitgangspunt dat er passende maatregelen genomen moeten worden ten behoeve van de door gemeente geïdentificeerde risico’s. Maatregelen die te zwaar zijn geïmplementeerd leiden tot onnodig hoge kosten terwijl maatregelen die te licht zijn geïmplementeerd leiden tot niet aanvaarbare risico’s. De relevante kwaliteitsaspecten zijn:   

Beschikbaarheid: De informatie moet bereikbaar zijn op de momenten dat deze nodig is; Integriteit: De organisatie moet kunnen vertrouwen op de juistheid, volledigheid en actualiteit van de informatie; Vertrouwelijkheid: De informatie mag alleen bereikbaar zijn voor degenen die daartoe geautoriseerd zijn.

Informatiebeveiliging is het proces dat de bovenstaande kwaliteitsaspecten zo inricht dat een betrouwbare informatievoorziening is geborgd. Informatie is een bedrijfsmiddel dat grote waarde heeft voor de gemeente en voortdurend op passende wijze beveiligd dient te worden. Hierbij moeten onder andere de rechten van de burger (bijvoorbeeld privacy) voldoende beschermd zijn. Informatiebeveiliging beschermt informatie tegen bedreigingen om de continuïteit van de bedrijfsvoering te kunnen waarborgen. Ongeacht de vorm waarin informatie wordt opgeslagen of uitgewisseld dient de informatie te worden beveiligd. De gemeentelijke organisatie is in toenemende mate afhankelijk van een ongestoorde werking van haar informatiesystemen. Informatiesystemen zijn het zenuwcentrum geworden van de gemeentelijke organisatie. De kwetsbaarheid van de gemeentelijke informatiesystemen is dan ook een risico, waarvan de gemeentelijke organisatie mogelijk zeer nadelige gevolgen kan ondervinden. Het is dus zaak door middel van zowel preventieve, detectieve, correctieve als directieve beveiligingsmaatregelen de risico’s zoveel mogelijk te beperken. Om te voorkomen dat de Gemeente schade ondervindt aan:   

Imago, en daarmee het vertrouwen van de burger beschadigt raakt of verliest; Operationele processen, met mogelijk onacceptabele (reparatie) kosten; Juridische gevolgen, bijvoorbeeld in de vorm van boetes.

Of de schade moedwillig of per ongeluk is opgetreden doet feitelijk niet ter zake. Het zijn niet slechts interne redenen waarom de gemeente Haarlemmermeer haar informatievoorziening moet beveiligen. Ook de wetgever stelt een aantal eisen. Door bijvoorbeeld de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) worden eisen gesteld, waaraan gemeenten moeten voldoen en die zich richten tegen "verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking van gegevens". Onder onrechtmatige vormen van verwerking van gegevens vallen onder andere de aantasting van de gegevens, onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. De beveiligingsverplichting strekt zich uit tot alle onderdelen van het proces van gegevensverwerking en over alle gemeentelijke processen en eveneens aan de eisen die zij stelt aan haar leveranciers.


18 van 46

De functie van een informatiesysteem kan worden omschreven als het vastleggen, opslaan en verwerken van gegevens, het verstrekken en uiteindelijk vernietigen (indien van toepassing) van informatie. 7.2. Informatiebeveiliging Haarlemmermeer De documenten ‘Beleid voor informatiebeveiliging’ en ‘Normenkader informatiebeveiliging Haarlemmermeer’, beide vastgesteld door het college van B&W en de gemeenteraad 3, vormen gezamenlijk het gemeentelijk beleid voor informatiebeveiliging. Deze beide normen zijn afgeleid van de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG) en specifiek gemaakt voor de situatie van de gemeente Haarlemmermeer. In het document ‘Beleid voor informatiebeveiliging’ worden de visie en missie van de gemeente op het gebied van informatiebeveiliging en gegevensbescherming benoemd. Tevens worden de strategische uitgangspunten weergegeven welke als kapstok dienen voor het inhoudelijk normenkader. In het document ‘Normenkader informatiebeveiliging’ wordt volgens NEN/ISO 27002:2007 en NEN/ISO 27001:2005 het normenkader neergezet. Deze standaarden zijn voor de Nederlandse overheid gekozen en algemeen aanvaard als de norm voor informatiebeveiliging. Vanuit de risicoanalyse (bijlage 8) op het proces Centrale informatievoorziening blijkt dat het maximale regime voor informatiebeveiliging noodzakelijk is. Dit staat omschreven in het ‘Normenkader informatiebeveiliging Haarlemmermeer’. Hierbij dient speciale aandacht te zijn voor het onderdeel back-up and recovery (Hoofdstuk 10.5), maar ook voor de onderdelen fysieke beveiliging (eisen data center, Hoofdstuk 9) en logische toegangsbeveiliging (Hoofdstuk 11). 7.3. Back-up procedure De technische infrastructuur is ondergebracht bij het datacenter van Getronics in Haarlem. Van de gemeentelijke productieomgeving wordt ieder weekend een volledige back-up gemaakt. Door de weeks wordt dagelijks een incrementele back-up gemaakt. In deze back-up worden alleen die gegevens opgeslagen die sinds de vorige volledige of incrementele back-up zijn veranderd. Deze back-ups worden één maand bewaard. Gedurende deze periode is het mogelijk gegevens te herstellen. Op de productiedatabase vindt een continue opslag van alle wijzigingen plaats. De wijziging zelf en de transactie worden opgeslagen, waardoor het te allen tijde mogelijk is om een rollback uit te voeren. Er is daarom op databaseniveau geen kans op gegevensverlies. Back-ups van de database zijn ook onderdeel van de hierboven beschreven back-up cyclus en zijn gedurende 6 weken te herstellen. Back-ups worden op dezelfde fysieke locatie bewaard als de productiedata. 4 7.4. Vertrouwelijkheid van informatie Voor raadpleging van Verseon wordt het uitgangspunt gehanteerd dat in beginsel alle informatie voor de interne organisatie toegankelijk is. Uitzondering hierop zijn zaken waarvan organisatie brede toegang inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van personen (uitgangspunt WBP). Voorbeelden hiervan zijn personeels- en cliëntendossiers. Vervolgens kan een zaak een vertrouwelijke status krijgen als de inhoud dit vereist, bijvoorbeeld bij transacties met een economisch belang en aangaande de openbare orde en veiligheid. De zaak is dan beperkt toegankelijk voor de medewerkers van de betreffende afdeling. Vastgesteld op 29-10-2013, zie: http://www.haarlemmermeer.nl/dsresource?objectid=hmmprodred:83181&type 4 Dit is een zeer ongewenste situatie, momenteel is dit in bespreking om tot verbetering te komen. 3


19 van 46

7.5. Risicoanalyse In verband met het ontbreken van een vastgesteld informatiebeveiligingsplan voor team DRM is er een risicoanalyse opgesteld voor de Centrale Informatievoorziening binnen de gemeente Haarlemmermeer. Deze risicoanalyse is opgesteld door medewerkers van de clusters FM en Info+. Op deze manier is zowel informatie beschikbaar gesteld vanuit het werkproces als vanuit de informatiebeveiliging. De risicoanalyse richt zich enkel op Verseon, het centrale DMS van de gemeente Haarlemmermeer. Alle overige gebruikte systemen zijn buiten beschouwing gelaten. De risicoanalyse is uitgevoerd op basis van de bestaande situatie bij de gemeente, waarbij hybride gewerkt wordt. Zodra wordt overgegaan naar een compleet digitale werkwijze waarbij vervanging wordt toegepast en er niet meer terug te vallen is op fysieke documenten zal deze nogmaals uitgevoerd moeten worden om vast te stellen welke beveiligingsmaatregelen er in die situatie nodig zijn. De risicoanalyse is gebaseerd op de SPRINT methodiek, welke bepaalde financiële consequenties toekent aan worst case scenario’s als het aankomt op informatiebeveiliging. Het doel van de risicoanalyse is het geven van richtlijnen en handvaten voor het classificeren van processen en de daarbij gebruikte gegevens en hulpmiddelen op de drie kwaliteitscriteria uit de code voor informatiebeveiliging (ISO27001:2013 en ISO27002:2013): beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid. Voor elk van deze wordt in hoofdlijnen de minimale beheersmaatregelen per klasse aangegeven. Door het uitvoeren van deze risicoanalyse is inzichtelijk gemaakt welke (beheers)maatregelen toegepast dienen te worden om zorg te dragen voor een goede informatiebeveiliging binnen de gemeente. Het toekennen van financiële consequenties is lastig aangezien de Centrale Informatievoorziening een ondersteunende rol vervult binnen de gemeente. Daarnaast zijn de consequenties op het gebied van politiek en imago van groot belang. Hierdoor zijn de risico’s op sommige gebieden laag ingecalculeerd (te verwaarlozen financiële schade) maar wordt bij alle drie de elementen toch gekozen voor de hoogste classificatie voor informatiebeveiliging. Juist doordat Verseon de Centrale Informatievoorziening huisvest moet men er van uit kunnen gaan dat de informatie in het systeem beschikbaar is en integer en vertrouwelijk wordt behandeld. In bijlage 8 is de complete risicoanalyse opgenomen, inclusief toelichting op de voorgestelde beveiligingsclassificaties.


20 van 46

Bijlagen BIJLAGEN ................................................................................................................................................ 21 BIJLAGE 1. W ERKPROCES REGISTREREN EN SCANNEN........................................................................... 22 BIJLAGE 2. SCANPROCEDURE ............................................................................................................... 24 BIJLAGE 3. (META)GEGEVENS IN VERSEON ........................................................................................... 25 BIJLAGE 4. KWALITEITSCRITERIA SCANS ................................................................................................ 32 BIJLAGE 5. STROOMSCHEMA HERSTELPROCEDURE EN CONTROLEMOMENTEN ......................................... 33 BIJLAGE 6. VERKLARING VAN VERVANGING ............................................................................................ 34 BIJLAGE 7. SCANAPPARATUUR ............................................................................................................. 35 BIJLAGE 8. RISICOANALYSE .................................................................................................................. 37


21 van 46

Bijlage 1. Werkproces registreren en scannen Dikgedrukt: verplichte actie Schuingedrukt: tip VOORBEREIDING o Bepaal type document o Stempel met Verseon registratie-stempel (rood) o Voeg cc’s toe (of eigen exemplaar naar:) o Voeg zaaknummer toe (bij aanvullend stuk) o Stempel vertrouwelijk, indien noodzakelijk o Vul de afdeling in (kijk goed of de mogelijke behandelaar bij dit team zit) o Maak kopie van een eventuele factuur o Bekijk het DIM ivm eventuele uitzonderingen en voer deze uit SCANNEN o Scan de brief  Met enveloppe indien de datumstempel een mogelijke rol in het behandelproces kan spelen (bezwaarzaken, subsidies, etc.) o Controleer de scan  Maak gebruik van de kwaliteitscriteria voor een goede scan REGISTREREN MBV KOFAX o Controleer de scan  Maak gebruik van de kwaliteitscriteria voor een goede scan o Aanvullend of Nieuwe Zaak? Kies o Kies het juiste zaaktype  Gebruik de I-Navigator en/of het DIM o NAW invoeren  Bestaand, dan controleren en eventueel aanvullen (BSN, KvK etc.)  Nieuw, dan goed zoeken in Verseon of deze er toch niet is  Toch gevonden, dan aanpassen/verbeteren  Nieuw, maak aan en vergeet BSN of KvK niet  Adres incompleet (e-mails)  Aanmaken en alle bekende gegevens invullen  E-mailadres; naam; woonplaats en dergelijke  Naam niet bekend = NN o Bij persoon GBA-V Check doen  Afwijkend, dan aanpassen/maken in Verseon  Goed, dan accorderen o Documentgegevens  Vertrouwelijk  Kenmerk  Onderwerp  Bondig omschrijven van bedoeling van brief, specifieke namen en nummers noemen  Locatie  Relatie  Afschriften  E-mailadres groen, OK  E-mailadres rood, nagaan wat er fout is en na goede controle forceren (ctrl+enter) Handboek vervanging analoge archiefbescheiden 2014 gemeente Haarlemmermeer Versie 1.0, d.d. 25-09-2014

22 van 46

KOFAX IMPORT/VERZENDEN AFSCHRIFTEN o Controleer in Outlook bij Postverzending – Verzonden afschriften of de afschriften goed zijn verzonden  Goed verzonden, OK  Niet goed verzonden, dan Verseonlink zenden naar de ontvangers met tekst: Als bijlage treft u ter kennisname een afschrift (cc) van een ingekomen brief aan. Verseon zaaknummer: XXXX NAZORG o Vul zaken aan die in Kofax niet aan te vullen zijn, of die aangepast moeten worden:  Meerdere NAW’s  Meerdere locaties  Vertrouwelijkheid  Ontvangstbevestiging  Betrokkenen  Relaties  Notities o Controleer de scan  Maak gebruik van de kwaliteitscriteria voor een goede scan o Maak een dagpostlijst voor de niet digitale afdelingen (zie het DIM) o Originelen waar heen:  Digitale afdeling: origineel naar archief  Papieren afdeling: origineel met dagpostlijst in map naar Afdeling  Half digitaal: origineel naar archief en attendering (dagpostlijst) in map naar Afdeling  Niet digitaal te behandelen (e.g. te tekenen stukken): origineel naar Afdeling


23 van 46

Bijlage 2. Scanprocedure Na sortering en selectie van de ingekomen post wordt de post voorbereid op het scannen van de documenten. De documenten worden zodanig voorbereid dat ze gescand kunnen worden. De registrator ontdoet documenten die zijn geselecteerd voor scanning van nietjes, paperclips, ringbanden en/of andere voorwerpen die het scannen onmogelijk maken. Waar het ingebonden documenten (bijv. rapporten) betreft wordt eerst bekeken of er een digitaal exemplaar beschikbaar is. Is dit niet het geval, dan worden deze documenten opengesneden ten behoeve van scanning. Voor ieder nieuw document wordt een barcodevel gelegd. Dit barcodevel dient als scheiding tussen de diverse documenten. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen:  Documenten van (of kleiner dan) A4 formaat;  Documenten van A3 formaat;  Documenten groter dan A3 formaat (vaak A0 formaat) Kofax voorziet in scanprofielen voor documenten uit de eerste twee categorieën. Voor de laatste categorie wordt een aparte scanner gebruikt, waarna deze digitale documenten in Verseon gekoppeld worden aan de zaak waartoe ze behoren. Voor deze scanner gelden dezelfde kwaliteitseisen als voor de scans uit Kofax. De archiefbescheiden worden per batch gescand. Scanning gebeurt standaard in kleur, zodat er geen informatieverlies optreedt. De documenten worden gescand met een gekozen profiel, vastgesteld door de applicatiebeheerder. De scanner controleert de kwaliteit van de scans op juistheid van de reproductie op volledigheid, op informatiewaarde en op leesbaarheid. Dit gebeurt door te beoordelen of:  alle pagina's zijn gescand;  alle documenten zijn gescand;  er geen lege pagina's zijn gescand;  de pagina's recht zijn gescand;  de pagina's volledig zijn gescand;  de pagina's in kleur zijn gescand als het origineel in kleur is. Voorts wordt de kwaliteit van de scan beoordeeld op:  vlekken;  onleesbare delen, wazige tekst, weggevallen tekst;  horizontale of verticale strepen;  spikkels door vuil/stof, pixelverstoringen;  verspringen en andere vervormingen (golfbeweging, kromming in de scan);  kleurafwijkingen. Indien blijkt dat de kwaliteit na het scannen onvoldoende is zal de medewerker scannen het document (of pagina's daaruit) opnieuw scannen en daarbij indien nodig handmatig een ander scanprofiel selecteren (te denken valt aan het scannen van foto’s op fotokwaliteit) zodat kwalitatief het beste resultaat wordt verkregen. Na het scannen worden de bij elkaar behorende archiefbescheiden weer op analoge wijze samengevoegd. Dit gebeurt door middel van een paperclip, elastiekje, etc. Na het scannen worden de gescande analoge documenten op scandatum opgeborgen om na een periode van 6 maanden te worden vernietigd. Handboek vervanging analoge archiefbescheiden 2014 gemeente Haarlemmermeer Versie 1.0, d.d. 25-09-2014

24 van 46

Bijlage 3. (Meta)gegevens in Verseon Registratie in Kofax Na het scannen vindt de registratie van documenten plaats in Kofax. Hieronder is te zien welke metadata worden toegekend en of bepaalde velden automatisch gevuld worden (uitgelezen vanaf de scan) of dat de velden handmatig moeten worden ingevuld. In alle gevallen is het zo dat een tekst op de scan geselecteerd kan worden en daarmee in het gewenste veld kan worden overgenomen.

Algemeen

Omschrijving

Automatisch/handmatig

Soort

Nieuwe zaak of aanvullende stukken bij bestaande

Handmatig

zaak

Zaaktype

Omschrijving


Zaaktype

Gekozen zaaktype

Handmatig

Zaaktypeomschrijving

Omschrijving van gekozen zaaktype

Automatisch

Organisatieonderdeel

Behandelend afdeling

Handmatig

DSP code

Code van het zaaktype afkomstig uit iNavigator

Automatisch

Afdelingscode

Code van behandelend afdeling

Automatisch

NAW

Omschrijving


NAW gegevens

NAW gegevens correspondent

Handmatig zoeken, gegevens automatisch overgenomen uit Verseon*

Verseon NAW ID

Unieke code gekoppeld aan een unieke NAW in

Automatisch

Verseon GBA-V Check

Controle gegevens in GBA-V

Handmatig

GBA-V View

Gegevens in GBA-V

Automatisch


25 van 46

Documentgegevens

Omschrijving


Datum document

Datum op document

Automatisch*

Vertrouwelijkheid

Vertrouwelijkheid zaak

Automatisch

Kenmerk afzender

Kenmerk document

Automatisch*

Onderwerp

Onderwerp zaak

Handmatig

Aanvulling

Aanvulling onderwerp zaak

Handmatig

Totaal onderwerp

Totaal onderwerp zaak

Automatisch

Overige gegevens

Omschrijving


Straat + huisnummer

Locatie zoals beschreven in document

Handmatig

Unieke code gekoppeld aan een unieke locatie in

Handmatig

(indien van toepassing) Locatienummer

Verseon Behandelaar

Behandelaar van de zaak

Niet gebruikt

Startdatum zaak

Datum ontvangst bij gemeente

Automatisch

Gerelateerd

Gerelateerde zaak

Handmatig

Onderwerp van de gerelateerde zaak

Niet gebruikt

zaaknummer Onderwerp zaak

* Deze velden worden door Kofax automatisch ingevuld door uitlezing van de scan, hier dient nog wel controle op plaats te vinden door de DRM medewerker.


26 van 46

Registratie in Verseon Documenten die rechtstreeks registratieprocedure:

in

Verseon

worden

geregistreerd

doorlopen

onderstaande

Algemeen

Omschrijving


Zaaktype

Gekozen zaaktype

Handmatig

Registratiekenmerk

Zaaknummer

Automatisch

Registratiedatum

Datum registratie

Automatisch

Datum document

Datum document

Handmatig

Afdeling

Behandelend afdeling

Handmatig

Medewerker

Behandelaar

Handmatig

Vertrouwelijk

Vertrouwelijkheid

Automatisch

Resultaat

Resultaat van de zaak

Handmatig


27 van 46

Algemeen

Omschrijving


Onderwerp

Onderwerp zaak

Handmatig

Gerelateerde zaken

Gerelateerde zaak

Handmatig

Startdatum

Datum ontvangst bij gemeente

Automatisch

Uiterlijke einddatum

Wettelijke doorlooptijd

Automatisch

Servicenorm

Indien wettelijk geen behandeltermijn is bepaald

Automatisch

wordt een servicenorm aangehouden (gewenste afhandelperiode); vastgesteld door gemeente

Aanvullend

Omschrijving


Locatie

Locatie zoals beschreven in document

Handmatig

Betrokkenen

Externe of interne betrokkenen

Handmatig

Archief

Koppelen aan dossier

Handmatig


28 van 46

Na registratie in Verseon Alle metadata die zijn toegekend tijdens de registratie in Kofax worden na goedkeuring van de batch doorgezet naar Verseon. Indien gewenst/nodig kan hier metadata worden toegevoegd die niet tijdens de initiële registratie zijn toegekend. Dit geldt ook voor de registratie direct in Verseon, indien nodig kan hierbij nog aanvullende metadata worden toegevoegd.

Algemeen

Omschrijving


Status

Zaakstatus

Automatisch

Registratiekenmerk

Zaaknummer

Automatisch

Registratiedatum

Registratiedatum

Automatisch

NAW

Eventuele extra NAW

Handmatig*

Gerelateerde zaken

Eventuele extra gerelateerde zaken

Handmatig*

* In Kofax is het mogelijk één NAW en één gerelateerde zaak toe te kennen aan een registratie. Indien dit er meerdere zijn dient dit achteraf in Verseon te worden toegevoegd.


29 van 46

Aanvullend

Omschrijving


Status algemeen

Zaakstatus (Registratie/scanning, In behandeling,

Automatisch

Gestopt, Afgehandeld) Ontvangstbevestiging

Wel/niet sturen van een ontvangstbevestiging

Automatisch*

Docman nr.

Registratienummer uit Docman, alleen gevuld bij

Automatisch

zaken en documenten die uit de conversie afkomstig zijn

* Het sturen van een ontvangstbevestiging is per zaaktype vastgesteld. Bij uitzonderingen daarop kan hier handmatig een andere keus worden gemaakt.

Locatie

Omschrijving


Adres(sen)

Eventuele extra locatie

Handmatig

Lokale aanduiding

Aanvullende informatie bij locatie

Niet gebruikt


30 van 46

Betrokken (extern)

Omschrijving


Namens

NAW gegevens betrokken (bij bijv.

Handmatig

bezwaarschriften) Extern advies

NAW gegevens extern adviseur (indien van

Niet gebruikt

toepassing)


31 van 46

Bijlage 4. Kwaliteitscriteria scans Gescande documenten voldoen aan de kwaliteitseisen, als ze voldoen aan onderstaande criteria:  Zijn significante kleuren overgenomen (e.g. grafieken, markeringen en dergelijke)?  Zijn foto’s duidelijk en helder overgenomen?  Is de tekst leesbaar?  Is het document recht door de scanner gegaan?  Is de scan volledig, zijn alle pagina’s gescand?  Zijn afzonderlijke documenten gescheiden?  Is de pagina niet gedraaid?  Zijn documenten op het juiste papierformaat gescand?  Zijn er geen vervormingen, strepen, of andersoortige verminkingen van het beeld?  Is de helderheid juist? Met andere woorden, de digitale reproductie dient zoveel als mogelijk visueel overeen te komen met het analoge exemplaar.


32 van 46

Bijlage 5. Stroomschema herstelprocedure en controlemomenten Scannen mbv Kofax

fout

Controle tijdens scannen

fout

Controle tijdens registratie

VERSEON

fout

Controle door secretariaat

fout

Controle door behandelaar

fout

Controle door archiefmedewerker

fout

fout

Controle door controleur

Intercollegiale controle


33 van 46

Bijlage 6. Verklaring van vervanging

Verklaring van vervanging van analoge archiefbescheiden Ondergetekende, beheerder van de archieven van de gemeente Haarlemmermeer, verklaart: dat op grond van het besluit [nummer vervangingsbesluit] van het college van Burgemeester en Wethouders d.d. [datum] de in dat besluit genoemde en in de bijlage bij deze verklaring gespecificeerde archiefbescheiden zijn vervangen door digitale reproducties. De vervangen analoge archiefbescheiden zijn vernietigd door versnippering en verbranding door [naam vernietigingsbedrijf] op [datum].

Piet Liefting, clustermanager Facility Management Plaats: Datum: Ondertekening:

Bijlagen: - Overzicht vervangen en vervolgens vernietigde archiefbescheiden - Certificaat van vernietiging door vernietigingsbedrijf


34 van 46

Bijlage 7. Scanapparatuur Canon imageFORMULA DR-9050C


35 van 46

Océ TC4 grootformaat kleurenscanner


36 van 46

Bijlage 8. Risicoanalyse SPRINT – Simplified Process For Risk Identification Business Impact Assessment

Beschikbaarheid

Bedrijfsonderdeel: FM/DRM

Proces: Centrale informatievoorziening Business consequenties van een (langdurige) onderbreking van de applicatie (worst case scenario of calamiteit)

B1. Management beslissingen

Opgesteld door: Info+ (Pier Nauta en Nils Couwenbergh) en DRM (Kim Jeurissen, Jarno Vlaming en Jarg Weidema) Datum: 15-05-2014 Rating A

Bedreiging business voortgang ≥ 5 mln Euro B Aanzienlijke schade ≥ 500 K Euro C Belangrijke schade ≥ 50 K Euro D Weinig invloed ≥ 5 k Euro E Te verwaarlozen < 5 k Euro 2 8 2 5 4 uur uur dgn dgn wkn

E

E

C

C

A

E

E

E

D

D

E

E

E

E

E

E

D

B

E

E

E

B

B

E

E

C

B

A

E

E

E

E

E

E

E

E

E

E

E

E

C

B

A

Verklarende toelichtingen

Kan het nemen van beslissingen ongunstig worden beïnvloed doordat het proces wordt verstoord of resultaten niet beschikbaar zijn.

B3. Publiek vertrouwen Kan het vertrouwen van klanten, publiek imago en reputatie, loyaliteit van aandeelhouder of leverancier worden beschadigd als het proces wordt verstoord?

B4. Extra kosten

B

Opstellen communicatieplan, Wordt issue indien dit meerdere malen per jaar voorkomt.

B

Welke extra kosten kunnen ontstaan als gevolg van niet beschikbaar zijn van het proces of ondersteunende hulpmiddelen?

B5. Wettelijke aansprakelijkheid Kunnen wettelijke, regulerende of contractuele verplichtingen worden geschonden bij (langdurige) uitval van het proces?

B6. Herstel Hoe kostbaar zal het zijn om de achterstand te herstellen als het proces of de hulpmiddelen voor een (langdurige) periode niet beschikbaar zijn?

B7. Moreel van personeel Is er sprake van een ongunstig effect op het moreel of de motivatie van personeel als het proces wordt verstoord?

B8. Fraude

Wordt groter issue indien dit meerdere malen voorkomt

Kan frauduleuze omleiding van goederen of kapitaal ontstaan, of worden verborgen, als het proces of een van de hulpmiddelen niet meer beschikbaar is?

B9. Business verstoring Kan de business op een andere manier worden verstoord als het proces of hulpmiddel uitvalt?

Impact rating Beschikbaarheid Samenvattend:


37 van 46

Wat is de ergste schade die kan ontstaan als het proces (of een belangrijk hulpmiddel) gedurende langdurige periode, op het slechtste moment, niet beschikbaar is? Normaliter is deze rating minstens even hoog als de hoogste individuele rating.

Maximale uitvalsduur Wat is de maximaal toelaatbare uitvalsduur voor dit proces? (de tijd waarna nog langere onderbreking niet meer acceptabel is voor de business)

3 dagen

Mag niet vaker dan drie keer per jaar voorkomen. Dit betreft alleen gevolgen voor de business en de financiële schade, niet het moreel van het personeel (op dit gebied zal al eerder een ongunstig effect ervaren worden).


38 van 46

SPRINT – Simplified Process For Risk Identification Business Impact Assessment Bedrijfsonderdeel: FM/DRM

Proces: Centrale informatievoorziening Business consequenties van onvolledige of onjuiste informatie, van opzettelijke manipulatie van gegevens voor het plegen of verbergen van fraude (worst case scenario)

Rating A B C D E

I.1. Management beslissingen

Integriteit Opgesteld door: Info+ (Pier Nauta en Nils Couwenbergh) en DRM (Kim Jeurissen, Jarno Vlaming en Jarg Weidema) Datum: 15-05-2014 Verklarende toelichtingen

Bedreiging business voortgang ≥ 5 mln Euro Aanzienlijke schade ≥ 500 K Euro Belangrijke schade ≥ 50 K Euro Weinig invloed ≥ 5 k Euro Te verwaarlozen < 5 k Euro

A

Kunnen verkeerde business besluiten worden genomen als gevolg onjuiste of onvolledige informatie?

I.3. Fraude

A

Kan frauduleuze omleiding van goederen of kapitaal ontstaan of worden verborgen als gevolg van (bewuste) onjuistheden of onvolledigheid van informatie?

I.4. Publiek vertrouwen

A

Welke schade kan er optreden in het vertrouwen van de klant, publiek imago en reputatie, loyaliteit van leveranciers, aandeelhouders en / of werknemers als gevolg van fouten in informatie?

I.5. Extra kosten

A

Welke extra kosten kunnen ontstaan als gevolg van fouten in informatie? (Bijv. het onderzoeken van integriteits problemen, herstellen van de integriteit van verloren / onbetrouwbare data)

I.6. Wettelijke aansprakelijkheid

A

Kunnen wettelijke, regulerende of contractuele verplichtingen worden geschonden als gevolg van onjuiste of onvolledigde informatie?

I.7. Moreel van personeel

A

Is er sprake van een ongunstig effect op het moreel of de motivatie van personeel bijv. indien personeel niet op de informatie kan vertrouwen?

I.8. Business verstoring

A

Kan de business op een andere manier worden verstoord als gevolg van onjuiste of onvolledige informatievoorziening? Bijv. beheer van beleggingen, vertraging van een fusie of van de invoering van een nieuw product / dienst, negatieve invloed op ander bedrijfsproces.

Impact rating Integriteit

A

Samenvattend, rekening houdend met de bovenstaande scores en andere consequenties: Wat is de ergste schade die kan ontstaan door onjuistheden in of onvolledigheid van informatie? Normaliter is deze rating minstens even hoog als de hoogste individuele rating.


39 van 46

SPRINT – Simplified Process For Risk Identification Business Impact Assessment Bedrijfsonderdeel: FM/DRM

Opgesteld door: Info+ (Pier Nauta en Nils Couwenbergh) en DRM (Kim Jeurissen, Jarno Vlaming en Jarg Weidema) Datum: 15-05-2014

Proces: Centrale informatievoorziening Business consequenties van onbedoelde, onbevoegde of ontijdige onthulling van informatie (worst case scenario)

Rating A B C D E

V.3. Publiek vertrouwen

Vertrouwelijkheid

Verklarende toelichtingen

Bedreiging business voortgang ≥ 5 mln Euro Aanzienlijke schade ≥ 500 K Euro Belangrijke schade ≥ 50 K Euro Weinig invloed ≥ 5 k Euro Te verwaarlozen < 5 k Euro

B

Als informatie openbaar wordt, welke schade kan er ontstaan ten aanzien van vertrouwen van klanten, publiek imago of loyaliteit van aandeelhouders of leveranciers?

V.4. Extra kosten

A

Kunnen extra kosten ontstaan als informatie openbaar wordt?

V.5. Wettelijke aansprakelijkheid

C

Kan het openbaar worden van informatie resulteren in een inbreuk op wettelijke, regulerende of contractuele verplichtingen?

V.6. Moreel van personeel

C

Als informatie openbaar wordt, kan dan het moreel of de motivatie van personeel schade oplopen?

V.7. Fraude

E

Als informatie wordt onthuld, kunnen goederen en kapitaal een foutieve bestemming krijgen?

V.8. Business verstoring

B

Kan de business op een andere manier worden verstoord als gevolg van onbedoelde of onbevoegde onthulling van informatie? Bijv. een fusieproces, invoering van een nieuw product / dienst, strategische of tactische besluitvorming, negatieve invloed op een ander bedrijfsproces.

Impact rating Vertrouwelijkheid

A

Samenvattend, rekening houdend met de bovenstaande scores en andere consequenties: Wat is de ergste schade die kan ontstaan ten gevolge van onbedoelde en / of onbevoegde onthulling van informatie? Normaliter is deze rating minstens even hoog als de hoogste individuele rating.


40 van 46

Bij het omzetten van de SPRINT ratings voor Beschikbaarheid, Integriteit en Vertrouwelijkheid wordt de vertaaltabel als leidraad gebruikt om een gestructureerde en consistente omzetting te bevorderen. Bij de vertaling moet rekening worden gehouden met specifieke eisen uit wet- en regelgeving (zie de bijlage). Hierdoor kan de voorgestelde BIV classificatie hoger uitvallen dan de vertaaltabel aangeeft. 1

In uitzonderingsgevallen kan de verantwoordelijke manager besluiten om af te wijken van de voorgestelde BIV classificatie als daar vanuit de business zwaarwegende redenen voor zijn. De argumentatie voor de afwijking moet worden vastgelegd in de verklarende toelichting. 2


41 van 46

BIV classificatie met de SPRINT methodiek Alle processen die binnen Haarlemmermeer worden uitgevoerd, en de hulpmiddelen en gegevens die daarbij worden gebruikt, vertegenwoordigen een bepaald belang en hebben te maken met een bepaalde mate van risico. Afhankelijk van dat belang en risico worden beheersmaatregelen getroffen om de voortgang van het proces en de volledigheid en juistheid van de uitkomsten te waarborgen. Om het belang en risico van processen en gegevens te bepalen, worden deze geclassificeerd. De verantwoordelijkheid voor een juiste classificatie ligt bij de proceseigenaren. SPRINT vormt een eenvoudige, maar formele methode voor het analyseren van de business risico’s die aan een proces zijn gerelateerd. Op basis van de analyse wordt een vertaalslag gemaakt naar de BIV classificatie die aan het proces moet worden toegekend. De risicoanalyse richt zich enkel op Verseon, het centrale DMS van de gemeente Haarlemmermeer. Alle overige gebruikte systemen zijn buiten beschouwing gelaten. De risicoanalyse is uitgevoerd op basis van de bestaande situatie bij de gemeente, waarbij hybride gewerkt wordt. Zodra wordt overgegaan naar een compleet digitale werkwijze waarbij vervanging wordt toegepast en er niet meer terug te vallen is op fysieke documenten zal deze nogmaals uitgevoerd moeten worden om vast te stellen welke beveiligingsmaatregelen er in die situatie nodig zijn. Kenmerken van SPRINT  De methode is business georiënteerd. De proceseigenaar stelt vast welke risico’s aan het proces verbonden zijn. De SPRINT reviews kunnen worden geleid door mensen met beperkte ervaring op het gebied van risicoanalyse.  De methode is gestructureerd. De proceseigenaar vult een aantal formulieren in waarmee hij op een systematische manier kijkt naar de belangrijkste onderwerpen die bepalend zijn voor het gewenste beveiligingsniveau van zijn operatie.  De methode is gemakkelijk te begrijpen en eenvoudig toe te passen. Een SPRINT analyse kost een fractie van de tijd die nodig is voor een volledige, gedetailleerde risicoanalyse. Op de volgende bladzijden zijn de SPRINT formulieren voor Beschikbaarheid, Integriteit en Vertrouwelijkheid opgenomen. De vragen op deze formulieren worden beantwoord door de manager die als proces- of producteigenaar verantwoordelijk is voor het bedrijfsproces. De Information security manager of een risicomanagement medewerker begeleidt de manager daarbij. Het invullen van de formulieren kost ongeveer één tot anderhalf uur per bedrijfsproces. De coördinator die het proces begeleidt, heeft inclusief voorbereiding en afronding ongeveer een halve dag nodig. De ingevulde formulierenset verschaft een beeld van de business impact die volgens die manager in een “worst-case” scenario aan de orde is. Voor de drie kwaliteitscriteria Beschikbaarheid, Integriteit en Vertrouwelijkheid dienen meerdere vragen beantwoord te worden. Uitgaande van schadebedragen dient bij elke vraag als antwoord een bepaalde business impact te worden aangegeven. De business impact is in een 5-tal klassen (ratings) verdeeld, op basis van vaste (worst case) schadebedragen: A – Bedreiging business voortgang B – Aanzienlijke schade C – Belangrijke schade D – Beperkte schade E – Verwaarloosbare schade


42 van 46

Vaste schadebedragen zorgen voor eenduidigheid over de omvang van bijvoorbeeld “aanzienlijke schade”. Zo krijgen de BIV classificaties van verschillende processen en bedrijfsonderdelen een vergelijkbare weging. Als laatste stap wordt een totaalrating voor het hele proces bepaald voor elk van de aspecten Beschikbaarheid, Integriteit en Vertrouwelijkheid. Deze totaalrating per aspect is één van de hiervoor genoemde vijf ratings.

Classificatie beschikbaarheid Met beschikbaarheid wordt bedoeld de mate waarin de voortgang van een proces en de toegang tot de daarvoor benodigde hulpmiddelen zijn geborgd. Het Gemeente Haarlemmermeer Informatie Beveiligingsbeleid definieert het waarborgen van beschikbaarheid als waarborgen dat gebruikers op de juiste momenten tijdig toegang hebben tot informatie en aanverwante bedrijfsmiddelen.

Classificatie 1: basis Beschikbaarheid classificatie ‘basis’ betekent dat verstoring van het proces beperkte gevolgen heeft voor de bedrijfsvoering. Externe regelgeving en Gemeente Haarlemmermeer kaders geven geen specifieke voorschriften voor het toekennen van deze klasse. Als een proces zonder ernstige problemen op enig moment enkele dagen of langer kan uitvallen, of als de uitval van een proces relatief eenvoudig kan worden opgevangen, kan de beschikbaarheid op het basisniveau worden geclassificeerd. Beheersmaatregelen De belangrijkste beheersmaatregelen voor deze klasse zijn:  Medewerkers moeten zorgvuldig omgaan met de middelen die Gemeente Haarlemmermeer hen ter beschikking stelt.  Procesverstoringen worden geregistreerd  Alle inkomende berichten, bestanden en gegevensdragers worden gecontroleerd op virussen.  Documenten worden bewaard conform de richtlijn informatiebeveiliging voor bewaartermijnen.  Documenten en losse gegevensdragers worden bewaard in een afgesloten kast;  Maximale uitvalsduur van het proces is 1 tot 2 weken; recovery van het proces is daarop ingericht;  Maximaal gegevensverlies is 1 maand (te bepalen door proceseigenaar, mag ook minder dan 1 maand zijn); back-up en recovery van bestanden zijn in lijn met de MGV ingericht;  Er is een actuele beschrijving van het proces en de te volgen procedures;  Voor kortdurende uitval zijn tijdelijke procedures ingericht;  De productie omgeving en niet-productie omgevingen van IT hulpmiddelen zijn gescheiden.

Classificatie 2: hoog Beschikbaarheid classificatie ‘hoog’ betekent dat langdurige verstoring van het proces grote gevolgen heeft voor de totale bedrijfsvoering. De beschikbaarheid van een proces wordt als hoog geclassificeerd als meer dan een dag uitval leidt tot serieuze problemen. Dit geldt ook als die problemen zich alleen in voorzienbare piekperioden zullen voordoen, bijvoorbeeld een jaarwerk. Beheersmaatregelen De belangrijkste beheersmaatregelen voor deze klasse zijn (aanvullend op de maatregelen voor klasse 1):  Maximale uitvalsduur van het proces is 1-5 werkdagen; recovery van het proces is daarop ingericht;  Maximaal gegevensverlies is hooguit 1 week; back-up en recovery van gegevens is daarop ingericht;  Vervanging van sleutelfiguren in het proces is geregeld; Handboek vervanging analoge archiefbescheiden 2014 gemeente Haarlemmermeer Versie 1.0, d.d. 25-09-2014

43 van 46

 

Eenmaal per twee jaar wordt een recoverytest uitgevoerd op belangrijke informatiesystemen; Van belangrijke fysieke documenten is een digitale of fysieke kopie beschikbaar op een veilige plaats.

Classificatie 3: kritisch Beschikbaarheid classificatie ‘kritisch’ betekent dat verstoring van het proces in korte tijd leidt tot ernstige problemen of zelfs de normale bedrijfsvoering (vrijwel) onmogelijk maakt. Beheersmaatregelen De belangrijkste beheersmaatregelen voor deze klasse zijn (aanvullend op de maatregelen voor klasse 2):  Maximale uitvalsduur van het proces is ten hoogste 8 uur; recovery van het proces is daarop ingericht;  Maximaal gegevensverlies is 24 uur; back-up en recovery van gegevens zijn daarop ingericht;  Technische en fysieke uitwijk zijn voorbereid en worden regelmatig geoefend;  Fysieke documenten en losse gegevensdragers bewaren in een brand- en braakwerende kast of kluis;  Voor belangrijke informatiesystemen is in de SLA geregeld;  Jaarlijks wordt een recoverytest uitgevoerd op belangrijke informatiesystemen.

Classificatie integriteit Met integriteit wordt bedoeld de mate waarin op de juistheid en volledigheid van gegevens en de verwerking daarvan kan worden vertrouwd. Het Gemeente Haarlemmermeer Informatie Beveiligingsbeleid definieert het waarborgen van integriteit als het waarborgen van de correctheid en volledigheid van informatie en de verwerking daarvan.

Classificatie 1: basis Integriteit classificatie ‘basis’ betekent dat fouten in het proces beperkte gevolgen hebben voor de organisatie of voor haar stakeholders (klanten, business partners, leveranciers, medewerkers, aandeelhouders). In principe wordt de integriteit van alle processen binnen Gemeente Haarlemmermeer op het basisniveau geclassificeerd, tenzij er een specifieke reden is om het proces een hogere classificatie te geven. Beheersmaatregelen De belangrijkste beheersmaatregelen voor deze klasse zijn:  Medewerkers mogen gegevens alleen muteren als zij daarvoor zijn geautoriseerd, en na afdoende identificatie (user-id) en authenticatie (password);  Incidenten worden geregistreerd;  Bij het uitbesteden van werkzaamheden worden afspraken vastgelegd over informatiebeveiliging;  Pre Employment Screening uitvoeren op alle interne en externe medewerkers;  User-id en password zijn persoonlijk en moet door elke medewerker geheim worden gehouden;  Sanctiebeleid voor overtredingen wordt gehandhaafd;  Medewerkers krijgen alleen toegang tot gegevens op basis van een goedgekeurd autorisatieprofiel, en na afdoende identificatie (user-id) en authenticatie (password);  Waar mogelijk worden invoercontroles ingebouwd in informatiesystemen;  Er is functiescheiding tussen gebruikers, beheerders en ontwikkelaars van informatiesystemen;  Bij persoonsgegevens moet worden voldaan aan de eisen van de WBP voor algemene persoonsgegevens.


44 van 46

Classificatie 2: hoog Integriteit classificatie ‘hoog’ betekent dat fouten in het proces duidelijk merkbare, negatieve effecten hebben voor de organisatie of voor haar klanten. Beheersmaatregelen De belangrijkste beheersmaatregelen voor deze klasse zijn (aanvullend op de maatregelen voor klasse 1):  Bij mutaties moet het vier-ogenprincipe worden gehanteerd;  Bij elektronische gegevensuitwisseling worden controlemechanismen ingebouwd om juistheid en volledigheid van de bestanden vast te stellen;  Gedeeltelijke logging en auditing op mutaties in systemen;  Bij persoonsgegevens moet worden voldaan aan de eisen van de WBP voor financieel/economische persoonsgegevens.

Classificatie 3: kritisch Integriteit classificatie ‘kritisch’ betekent dat fouten in het proces zeer ernstige gevolgen hebben voor de organisatie of voor haar klanten. Beheersmaatregelen De belangrijkste beheersmaatregelen voor deze klasse zijn (aanvullend op de maatregelen voor klasse 2):  Volledige logging en auditing op mutaties in systemen;  Fysieke documenten en losse gegevensdragers bewaren in een brand- en braakwerende kast of kluis;  Bij persoonsgegevens moet worden voldaan aan de eisen van de WBP voor bijzondere persoonsgegevens.

Classificatie vertrouwelijkheid Met vertrouwelijkheid wordt bedoeld de mate waarin personen toegang mogen hebben tot informatie. Het Gemeente Haarlemmermeer Informatie Beveiligingsbeleid definieert het waarborgen van vertrouwelijkheid als waarborgen dat informatie alleen toegankelijk is voor degenen die hiertoe voor geautoriseerd zijn.

Classificatie 0: openbaar Vertrouwelijkheid classificatie ‘openbaar’ betekent dat informatie algemeen toegankelijk is voor iedereen binnen en buiten Gemeente Haarlemmermeer. Voorbeelden zijn actueel commercieel- en voorlichtingsmateriaal (folders e.d.), informatie op het algemene deel van een website, gepubliceerde persberichten en jaarverslagen.

Classificatie 1: bedrijfsintern Vertrouwelijkheid classificatie ‘bedrijfsintern’ betekent dat gegevens bestemd zijn voor interne of externe medewerkers die de gegevens nodig hebben bij het uitvoeren van hun rol binnen de organisatie. In principe zijn alle gegevens die Gemeente Haarlemmermeer verwerkt bedrijfsintern, tenzij er een specifieke reden is om de gegevens een andere classificatie te geven. Beheersmaatregelen De belangrijkste beheersmaatregelen voor deze klasse zijn:  Documenten en losse gegevensdragers worden bewaard in een afgesloten kast (clean desk policy); Handboek vervanging analoge archiefbescheiden 2014 gemeente Haarlemmermeer Versie 1.0, d.d. 25-09-2014

45 van 46

      

Bij uitbesteding van werkzaamheden worden afspraken over informatiebeveiliging vastgelegd; Pre Employment Screening uitvoeren op alle interne en externe medewerkers; Incidenten registreren; Sanctiebeleid voor overtredingen wordt gehandhaafd; Medewerkers krijgen alleen toegang tot gegevens op basis van een goedgekeurd autorisatieprofiel, en na afdoende identificatie (user-id) en authenticatie (password); Bij persoonsgegevens moet worden voldaan aan de eisen van de WBP voor beveiliging van algemene persoonsgegevens; Apparatuur zoals laptops en PDA’s is beveiligd om onbevoegde toegang tot gegevens te voorkomen.

Classificatie 2: vertrouwelijk Vertrouwelijkheid classificatie ‘vertrouwelijk’ betekent dat informatie bestemd is voor een beperkte groep medewerkers, op basis van een specifieke functie of rol binnen de organisatie. Beheersmaatregelen De belangrijkste beheersmaatregelen voor deze klasse zijn (naast de maatregelen voor klasse 1):  User-id en password zijn persoonlijk en vertrouwelijk, elke medewerker moet deze geheim houden;  Gedeeltelijke logging en auditing op mutaties in systemen;  Documenten markeren als vertrouwelijk; verspreiding mag alleen na toestemming van de eigenaar;  Documenten die niet meer nodig zijn worden vernietigd (versnipperd);  Gegevens mogen digitaal alleen met encryptie naar derden worden verstuurd;  Bij persoonsgegevens moet worden voldaan aan de eisen van de WBP voor beveiliging van financieel/economische persoonsgegevens.

Classificatie 3: geheim Vertrouwelijkheid classificatie ‘geheim’ betekent dat informatie alleen bestemd is voor specifiek aangewezen personen. Enkele voorbeelden zijn concept jaarverslagen, informatie over lopende fusies of overnames en bijzondere persoonsgegevens volgens de WBP (medische of strafrechtelijke gegevens). Beheersmaatregelen De belangrijkste beheersmaatregelen voor deze klasse zijn (naast de maatregelen voor klasse 2):  Volledige logging en auditing op mutaties in systemen;  Fysieke documenten en losse gegevensdragers bewaren in een brand- en braakwerende kast of kluis;  Fysieke documenten worden genummerd, er wordt vastgelegd wie welk exemplaar in bezit heeft;  Digitaal opgeslagen gegevens worden versleuteld (encryptie) opgeslagen;  Digitale kopieën worden in principe niet aan derden ter beschikking gesteld;  Bij persoonsgegevens moet worden voldaan aan de eisen van de WBP voor beveiliging van bijzondere persoonsgegevens.


46 van 46

Gemeente Haarlemmermeer Rapportage Audit Digitale Vervanging van Archiefbescheiden

Versie: 1.1 Datum: 29-8-2014

Doxis Informatiemanagers BV Loire 126, 2419 AJ DEN HAAG

Aan Gemeente Haarlemmermeer Alexandra Boogaard Postbus 250 2130 AG HOOFDDORP [email protected]

 +31 (0)70 317 71 72  http://www.doxis.nl

Opgesteld door Jelger Postma – Medior Adviseur  [email protected]

 [email protected]

1.1

Rapportage Audit Digitale Vervanging Gemeente Haarlemmermeer

1 Rapport Historie Versie 1.0 1.1

© Doxis

Revisie datum 26-08-2014 29-08-2014

Toelichting Eerste versie Definitieve Versie na feedback Kim Jeurissen en Jarg Weidema

Auteur(s) Jelger Postma. MSc Jelger Postma, MSc

Pagina 2 van 24

1.1


2 Inhoud 1 RAPPORT HISTORIE ............................................................................................................... 2 2 INHOUD .................................................................................................................................... 3 3 INLEIDING ................................................................................................................................ 4 3.1 3.2

DE AUDIT .................................................................................................................................................... 4 DE RAPPORTAGE......................................................................................................................................... 4

4 ALGEMENE BEVINDINGEN ..................................................................................................... 6 4.1 BEOORDELING PROEFSCAN ......................................................................................................................... 7 4.1.1 VISUELE BEOORDELING ............................................................................................................................ 7 4.1.2 TECHNISCHE CONTROLE ........................................................................................................................... 7 4.2 TOEPASSING VAN HET VERVANGINGSPROCES ............................................................................................... 9 4.2.1 SORTERING EN SELECTIE ......................................................................................................................... 9 4.2.2 VOORBEREIDING VAN DOCUMENTEN.......................................................................................................... 9 4.2.3 DIGITALISERING, REGISTRATIE EN OPNAME IN HET DMS ............................................................................ 9 4.2.4 KWALITEITSPROCEDURES ....................................................................................................................... 10 4.3 INFORMATIEBEVEILIGING............................................................................................................................ 11 4.3.1 BACK-UPS ............................................................................................................................................. 11 4.3.2 AUTORISATIES ....................................................................................................................................... 11

5 AANBEVELINGEN .................................................................................................................. 12 5.1 5.2 5.3 5.4

SCANKWALITEIT ........................................................................................................................................ 12 VERVANGINGSPROCES .............................................................................................................................. 12 INFORMATIEBEVEILIGING............................................................................................................................ 13 HANDBOEK ............................................................................................................................................... 13

BIJLAGE A - TOETSING TOEPASSING VERVANGINGSPROCEDURE ..................................... 15 BIJLAGE E - GERAADPLEEGDE DOCUMENTEN....................................................................... 23 BIJLAGE F – GESPREKSPARTNERS ......................................................................................... 24

© Doxis

Pagina 3 van 24

1.1


3 Inleiding De Gemeente Haarlemmermeer heeft de intentie om op korte termijn papieren archiefbescheiden van vrijwel alle archiefbescheiden, behoudens enkele in het handboek vervanging opgenomen uitzonderingen, te vervangen en digitaal te archiveren. Voor de vervanging van permanent te bewaren archiefbescheiden moet sinds 1 januari 2013 een besluit tot vervanging genomen worden door het College van Burgemeester en Wethouders. Voor dit besluit dient voldoende onderbouwing gegeven te worden om aan te tonen dat voldaan wordt aan de eisen die hieraan vanuit de Archiefregeling gesteld worden. Om te onderzoeken of de gemeente Haarlemmermeer alles op orde heeft voor het verkrijgen van dit Vervangingsbesluit heeft de teammanager Document en Records Management aan Doxis Informatiemanagers gevraagd een audit uit te voeren op de naleving van de procedures, zoals in het handboek vervanging beschreven. NB. De inhoudelijke beoordeling van het handboek (voldoet de procedure aan alle wettelijke vereisten) is namens de gemeentearchivaris uitgevoerd door de archiefinspecteur van het Noord-Hollands Archief. NB2. Gedigitaliseerde en van origine digitale archiefbescheiden moeten worden beheerd conform de wettelijke vereisten die hiervoor gelden. Deze audit geeft geen inzicht in de kwaliteit van de digitale beheeromgeving van de gemeente Haarlemmermeer.

3.1

De audit

Bij uitvoering van de audit zijn de volgende stappen doorlopen:   

Uitvoeren startgesprek en opvragen benodigde documentatie; Beoordelen documentatie op inhoud (deskresearch), in relatie tot het onderzoeksgebied; Houden van interviewgesprekken met bij het onderzoeksgebied betrokken medewerkers van de gemeente; Beoordeling op locatie van het vervangingsproces, zoals dit momenteel wordt uitgevoerd; Opstellen auditrapport.

 

Als onderdeel van het deskresearch is bekeken hoe het vervangingsproces en de daarbij behorende archiverings-, controle - en beheersprocessen zijn beschreven in het Handboek digitale vervanging archiefbescheiden, Gemeente Haarlemmermeer, Versie 0.9. Dit handboek is aangeleverd door de contactpersoon Kim Jeurissen. Tijdens de audit op locatie is gekeken of de beschreven werkwijze en procedures ook in de praktijk juist worden toegepast. Daarvoor is gebruik gemaakt van het werkproces voor verwerking van inkomende post. Voor bovengenoemde werkprocessen is tijdens de audit gekeken naar de volgende procedures: 1. Scanproces inclusief controles 2. Toekenning metadata (door DIV en/of proceswerkers) 3. Opslag van gescande documenten 4. Werkwijze gebruikers 5. Vernietigingsproces 6. Kwaliteitscontroles en herstel

3.2

De rapportage

De auditrapportage is als volgt opgebouwd: 1. Een algemene beschrijving van de uitvoering van de audit, met daarbij aangegeven de reikwijdte qua vervanging van archiefbescheiden zoals de gemeente deze wil gaan toepassen; 2. Een beschrijving van algemene bevindingen en aanbevelingen; 3. Een bijlage, waarin, in de vorm van een controlelijst, opgenomen de resultaten van de uitgevoerde audit. Een gedetailleerde beschrijving van de bevindingen is daar terug te vinden. Zo ook of de procedure wordt nageleefd zoals beschreven. Het gaat in dit geval om Bijlage A - Toetsing toepassing vervangingsprocedure: gebruikt bij het direct, op locatie toetsen van het toepassen van de afgesproken vervangingsprocedures, aan de hand van het aangeleverde Handboek digitale vervanging. Voor een positieve score dienen, tijdens © Doxis

Pagina 4 van 24

1.1


de audit de procedures volledig conform beschrijving van het Handboek door betrokken medewerkers te worden toegepast (score ja/nee). 4. Vermelding van geraadpleegde documenten en medewerkers waarmee is gesproken (gesprekspartners). Deze zijn opgenomen in bijlage B en C.

© Doxis

Pagina 5 van 24

1.1


4 Algemene bevindingen Alle bevindingen die tijdens de audit zijn gedaan, zijn opgenomen in de bij dit rapport opgenomen bijlagen. Onderstaand vindt u een beknopte samenvatting van de belangrijkste bevindingen en daarbij behorende opmerkingen. Voor verdere toelichting en een volledig overzicht verwijzen wij u naar bijlage A.

Onderdeel Beoordeling proefscan Volledigheid Leesbaarheid Scherpte Kleurreproductie Contrast Helderheid Vervorming Ruis en/of vervuiling PDF/A Conformiteit Ingesloten XMP Metadata Toepassing procedures Selectie voor registratie Selectie voor vervanging Selectie kleur/zwart-wit Voorbereiding op scanning Scanning Registratie Opname in het DMS Kwaliteitscontrole tijdens scanning Kwaliteitscontrole tijdens registratie Vernietigingsprocedure Informatiebeveiliging Back-up procedures Autorisaties

© Doxis

Resultaat

Pagina 6 van 24

1.1

4.1


Beoordeling proefscan

4.1.1

Visuele beoordeling

De aangeleverde proefscan is beoordeeld op het oog met behulp van een gekalibreerde monitor. Er is bij de beoordeling uitdrukkelijk geen gebruik gemaakt van technische controlemethoden op scherpte, belichting, lijnparen per millimeter, contrast, helderheid en kleurreproductie. Hiervoor is specifieke software en kennis van beeldreproductie nodig. Onderdeel Volledigheid Leesbaarheid Scherpte Kleurreproductie

Contrast

Helderheid Vervorming Ruis en/of vervuiling

4.1.2

Toelichting De scan is volledig, er gaat geen informatie verloren. De scan is leesbaar, ook teksten van circa 1 mm letterhoogte zijn nog duidelijk leesbaar. De scherpte is prima, er treedt weinig vervaging op. Ook niet bij vergroting tot 300%. Daarboven is vervaging acceptabel. De kleurreproductie is redelijk. De scan is opgebouwd uit een sRGB kleurprofiel. Over alle waarden (Rood, Groen en Blauw) is Gamma lijkt wat te hoog en verzadiging iets te laag. Het contrast is in orde. Op het oog lijkt er wat weinig contrast tussen zwart (tekst) en wit (achtergrond). Deze wordt weggenomen door een juiste Gammacorrectie op alle kleuren. Goed. De belichting is in orde dan wel voldoende gecorrigeerd door de VRS module. Prima in orde. Er treed geen waarneembare vervorming op. Nauwelijks tot geen ruis waarneembaar. Geen strepen of stof zichtbaar.

Oordeel Goed Goed Goed Redelijk

Goed

Goed Goed Goed

Technische controle

De aangeleverde proefscan is gecontroleerd op conformiteit aan de PDF/A-1 ISO 19005 standaard. Deze controle is uitgevoerd met behulp van twee verschillende validatie tools:  3-Heights™ PDF Validator Online Tool  Adobe Acrobat 9 Beide controles geven een positief resultaat waarmee kan worden aangenomen dat de scans in valide PDF/A-1 formaat worden geproduceerd. Elke PDF/A-1 bevat een XMP metadata schil waarin basis en aanvullende metagegevens kunnen worden ingesloten in het PDF bestand. Deze XMP is getoetst op validiteit met PDFLib free XMP Validator. De XMP is valide en bevat de aanvullende gegevens (scanoperator en scandatum en tijd) zoals in het handboek vermeld. XMP Metadatapackage: <x:xmpmeta xmlns:x="adobe:ns:meta/" x:xmptk="Adobe XMP Core 5.4-c005 78.147326, 2012/08/23-13:03:03 "> application/pdf HMR\LaarL <xmp:CreateDate>2014-08-20T07:29:55+02:00 <xmp:ModifyDate>2014-08-20T11:27:27+02:00 <xmp:MetadataDate>2014-08-20T11:27:27+02:00 © Doxis

Pagina 7 van 24

1.1


<xmpMM:DocumentID>uuid:43A88FE9-2376-4514-AE50E62C66E46ABF <xmpMM:InstanceID>uuid:5ca44487-4bcf-43ef-824c276a92d4e84d 1 A

© Doxis

Pagina 8 van 24

1.1

4.2


Toepassing van het vervangingsproces

4.2.1

Sortering en Selectie

4.2.1.1 Selectie voor registratie – Procedure toegepast: NVT Niet alle documenten worden geregistreerd. De meeste archiefbescheiden die zijn gericht aan de afdelingen Burgerzaken, Sociale Dienst en Financiën zijn uitgezonderd. Bepaalde archiefbescheiden worden wel geregistreerd (bijvoorbeeld bezwaarschriften tegen de kosten van een paspoort, betalingsverzoeken aan Financiën of verzoeken om ontheffing van de leerplicht). Uitnodigingen, reclame, tijdschriften en brieven die retour komen worden ook niet geregistreerd. Ook blijkt dat sommige vertrouwelijke zaken niet worden geregistreerd, omdat de registrator veronderstelt dat er problemen met autorisaties kunnen ontstaan in Verseon. Dit is tegen geldende afspraken maar niet gedocumenteerd. Tussen de te registreren stukken bevindt zich ook een sloopmelding van de Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied. Deze wordt direct (dus zonder registratie) doorgestuurd naar de afdeling dienstverlening. Waarom dit stuk niet wordt geregistreerd, is onduidelijk. Na overleg met een andere medewerker wordt besloten om dit stuk door te sturen naar de afdeling. 4.2.1.2 Selectie voor vervanging – Procedure toegepast: Nee Het is voor de medewerker niet duidelijk welke stukken wel en niet voor vervanging worden geselecteerd. De operators zijn niet op de hoogte van de bepaling dat alles wat in het DMS wordt opgenomen ook daadwerkelijk vervangen gaat worden en dus volgens de kwaliteitseisen hiervoor gedigitaliseerd moet worden. Ook zijn ze niet op de hoogte van de genoemde uitzonderingen in het handboek (intrinsieke waarden en wettelijk te bewaren op papier). Wat opvalt is dat veel stukken na opname in het DMS (ze komen dus voor vervanging in aanmerking) nog in papieren vorm worden doorgestuurd naar de vakafdelingen. In het geval van vervanging moet de afdeling er wel van bewust zijn dat ze in dat geval formeel met een kopie te maken hebben. Haarlemmermeer geeft aan dat vervanging alleen zal worden toegepast voor die afdelingen die reeds volledig digitaal werken. Dit is echter uit de procedure zoals deze nu in het handboek is beschreven niet af te leiden. 4.2.1.3

4.2.2

Selectie kleur/zwart-wit – Procedure toegepast: NVT

Voorbereiding van documenten

4.2.2.1 Voorbereiding van documenten op scanning – Procedure toegepast: Ja Nietjes worden verwijderd zonder te knippen. Ingebonden stukken worden afgesneden en hechtmaterialen worden verwijderd. Alles met zo min mogelijk beschadiging tot gevolg en met zorgvuldigheid zodat geen informatieverlies optreed. Seperators worden tussen elk document gevoegd zoals beschreven, voordat de batch wordt gescand.

4.2.3

Digitalisering, Registratie en Opname in het DMS

4.2.3.1 Scanning – Procedure toegepast: Ja De instellingen zijn correct geconfigureerd (zoals beschreven) en worden ook als zodanig toegepast. De medewerker geeft aan bekend te zijn met het uitvoeren van beeldcorrecties, indien het scanresultaat daarom vraagt. NB. Dit laatste is niet aan te bevelen, omdat dit de vrijheid geeft om voor elke scan de instellingen aan te passen naar wens. Daarmee wordt niet voldaan aan de wettelijke eis dat de wijze waarop de reproductie tot stand komt beschreven moet zijn. Deze passage is voornamelijk opgenomen vanwege het gegeven dat de gebruikte instellingen niet geoptimaliseerd zijn voor afbeeldingen maar voor teksten. De beschreven profielen zijn geoptimaliseerd voor scanning van tekstdocumenten. Voor afbeelingen is echter een geconfigureerd fotoprofiel beschikbaar binnen Kofax dat hiervoor geoptimaliseerd is. Gebruik dit profiel voor het scannen van beeldmateriaal en laat het aanpassen van instellingen achterwege. 4.2.3.2 Registratie – Procedure toegepast: Ja De metadata worden toegevoegd conform hetgeen beschreven in het handboek. © Doxis

Pagina 9 van 24

1.1


Daarbij moet worden opgemerkt dat er geen kwaliteitseisen zijn geformuleerd in het handboek noch de werkinstructies. Hierbij verwijzen we ook naar de eerder door Doxis opgeleverde rapportage “Rapportage Kwaliteit Registratuur” van 24-07-2014. 4.2.3.3 Opname – Procedure toegepast: Ja Alle geregistreerde stukken worden na afronding van de registratie in Kofax in principe automatisch door de batchmanager in Verseon opgenomen. De medewerker zoekt het document in principe ook nog op in Verseon. Indien nodig wordt nazorg toegepast zoals beschreven.

4.2.4

Kwaliteitsprocedures

4.2.4.1 Kwaliteitscontrole bij scanning – Procedure toegepast: Nee De medewerker controleert vanaf het scherm de pagina’s. Het papier wordt daarbij niet altijd gebruikt. Het is daarmee onmogelijk om met zekerheid vast te stellen of de scan volledig is. Er wordt wel controle toegepast maar onvoldoende om aan alle criteria in het handboek te voldoen. De criteria zijn niet volledig bekend bij de medewerkers en deels onhelder. Kleurafwijkingen bijvoorbeeld zijn niet te herkennen met het blote oog zonder dat daar referentiewaarden tegenover staan. Beter is het om voor kleurafwijkingen met technische controles op basis van steekproeven te werken. Voor de medewerkers is het beter om de criteria voor visuele controle concreter te beschrijven dan nu het geval. De Handreiking Vervanging Archiefbescheiden van Archief 2020 bevat een praktische lijst met criteria voor visuele controles in Bijlage 6. Bijlage 4 van hetzelfde document geeft tevens meer informatie over uitvoering van technische controles. 4.2.4.2 Kwaliteitscontrole bij registratie Procedure toegepast: Nee De scan wordt tijdens de registratie niet meer gecontroleerd. Er wordt geregistreerd vanaf het scherm en alleen de eerste pagina wordt gebruikt (de andere alleen indien nodig voor de registratie). Verder gelden dezelfde aandachtspunten als bij de kwaliteitscontroles bij het scannen. NB. Overigens controleren medewerkers nog steeds hun eigen gescande documenten, dat raden we af. Het is voor de kwaliteitsborging beter dat de registratie en kwaliteitscontrole daarbij worden uitgevoerd door een medewerker die de documenten zelf niet heeft gescand. 4.2.4.3 Vernietiging van papieren originelen Procedure toegepast: NVT Geen beoordeling mogelijk. Het besluit vervanging moet nog worden gerealiseerd en dus wordt er nog niet vernietigd.

© Doxis

Pagina 10 van 24

1.1

4.3



In het handboek zijn in hoofdstuk 7 beschrijvingen opgenomen met betrekking tot de beveiliging van informatie. De twee componenten waaraan aandacht wordt besteed zijn back-ups en autorisaties.

4.3.1

Back-ups

De complete infrastructuur van Haarlemmermeer is geplaatst in een datacentrum in Haarlem. Deze bestaat uit twee fysieke machines die virtueel samengevoegd zijn. Op virtuele machines draaien alle componenten (software, databases en storage). De back-up servers staan fysiek in hetzelfde pand, maar hebben wel eigen voorzieningen (bv. stroom en noodstroom). Elke nacht wordt een incremental back-up gedraaid Verseon (storage en database). Wekelijks wordt een full backup gedraaid naar de back-up servers. De retentietermijn voor beide back-ups is 6 weken. De beschrijving zoals in het handboek is opgenomen is dus correct met uitzondering van de mirror uitgevoerde database. Alle Oracle databases (dus ook de Verseon database) zijn single node uitgevoerd. De beschrijving dient dus te worden aangepast.

4.3.2

Autorisaties

Het handboek vervanging stelt heldere criteria aan autorisaties op raadpleegbaarheid van informatie binnen Verseon. Het uitgangspunt is dat alle informatie openbaar toegankelijk is (dus voor alle gebruikers) tenzij: a. dit inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van personen (uitgangspunt WBp). b. transacties met een economisch belang, c. risico’s aangaande de openbare orde of veiligheid. In deze gevallen worden de documenten afgeschermd voor alleen die gebruikers die rechten nodig hebben voor uitvoering van de werkzaamheden. Tijdens de audit blijkt dat er bij de registrators veel onduidelijkheid is over het gebruik en de werking veld vertrouwelijkheid bij registratie van de documenten. Veel valt of staat met het gebruik van dit veld. Bij zaaktypen waarbij standaard inbreuk wordt gemaakt op één van de genoemde criteria is dit voor geconfigureerd, maar er zijn ook daarop uitzonderingen te bedenken. De exacte uitwerking van het al dan niet aangeven van de vertrouwelijkheid is ook niet bekend. De autorisaties binnen Verseon zijn op een wijze ingericht waarbij gebruikers toegevoegd worden aan rollen en groepen. Raadpleegrechten staan standaard open voor elke rol binnen elke groep. Bij selectie van het veld vertrouwelijkheid bepaald het zaaktype, behandelend afdeling, rol en groep welke gebruikers rechten tot raadpleging hebben. Rechten tot mutatie zijn er na afsluiting van een dossiers alleen nog voor DIV. Qua inrichting voldoet een en ander aan de eisen die aan autorisaties mogen worden gesteld. De juiste toekenning/beperking van rechten tot raadpleging valt of staat juist met het gebruik van het veld vertrouwelijk. Pas wanneer dat wordt geactiveerd, worden beperkingen in raadpleegrechten toegekend. De toepassing hiervan is nu onvoldoende. NB. De medewerker gaf bij selectie van de te registreren stukken aan dat de een offerte voor uitvoering van een assessment niet werd ingeboekt, omdat het niet de bedoeling is dat medewerkers die zien in Verseon. Met toepassing van de juiste autorisaties kan een dergelijk document prima worden ingeboekt.

© Doxis

Pagina 11 van 24

1.1


5 Aanbevelingen Op basis van de uitgevoerde audit stellen wij de gemeente voor enkele maatregelen te nemen teneinde het vervangingsproces voldoende op niveau te brengen, zoals beschreven in de procedure. NB. Doxis kan op basis van de uitgevoerde audit geen algemeen positief of negatief advies uitbrengen aan de gemeente Haarlemmermeer. Het invullen van de aanbevelingen leidt er derhalve niet toe, dat wij de gemeente positief zullen adviseren om over te gaan tot een vervanging. In deze audit is alleen de naleving van het handboek vervanging getoetst. Essentieel onderdeel van een volledige audit ten behoeve van een voldoende onderbouwd advies om al dan niet over te gaan tot vervanging zijn tevens een beoordeling van de inhoud van het handboek (zijn alle wettelijke vereisten kwalitatief voldoende beschreven) en een beoordeling van de digitale beheeromgeving. Deze onderdelen zijn op verzoek van opdrachtgever namens de gemeente niet getoetst binnen deze audit.

5.1

Scankwaliteit

De scankwaliteit die de gemeente Haarlemmermeer levert is over het algemeen voldoende in orde. Toch bevelen we aan om te onderzoeken of het mogelijk is de kleurreproductie nog iets te verbeteren. Dit is mogelijk door het uitvoeren van een kalibratie op elke individuele scanner die wordt ingezet. Met een scan van een IT 8.7 kleurenkaart kan worden bepaald welke softwarematige correcties er moeten worden toegepast om op de scan om de kleurreproductie van de specifieke scanner zo optimaal mogelijk te maken. Meer informatie is te vinden in Handboek digitaliseren van documenten. Technische aspecten en kwaliteitseisen van de FARO (Vlaams steunpunt voor Cultureel Erfgoed)1.

5.2

Vervangingsproces

Het eerste wat opvalt bij uitvoering van de audit op bij de verwerking van ingekomen post, is dat de werkwijze die wordt gehanteerd voor het vervangen van archiefbescheiden (en is beschreven) niet afwijkt van de werkwijze, zoals die wordt gehanteerd voor alle te digitaliseren documenten. De bestaande werkwijze is vertaald naar een beschrijving in een handboek vervanging. Dit uit zich vooral in de procedure voor selectie (er is geen duidelijke scheiding tussen archiefbescheiden die worden gedigitaliseerd met als doel vervanging en archiefbescheiden die ‘gewoon’ worden gedigitaliseerd). Over het algemeen wordt de procedure gevolgd, zoals die in het handboek is beschreven. Dat is logisch verklaarbaar, omdat de procedure is geschreven op basis van bestaande praktijk. De procedure voor vervanging wijkt dus niet sterk af van de werkwijze, zoals die al een tijdje wordt gehanteerd voor verwerking van ingekomen post. Op een aantal punten adviseren we wel om verbeteringen door te voeren. Onze indruk is dat dit voornamelijk te maken heeft met het feit dat er voor vervanging (bovenop de bestaande werkwijze) wat extra wordt gevraagd. Deze extra eisen zijn nog onvoldoende doorgedrongen tot de werkwijze van de medewerkers. De verbeteringen betreffen: 1. De selectie van stukken die voor vervanging in aanmerking komen. a. De medewerkers moete feilloos een scheiding kunnen maken tussen archiefbescheiden die worden vervangen en archiefbescheiden die niet worden vervangen. De kwaliteitseisen zijn immers verschillend en datzelfde geld voor de verwerking na registratie. Niet te vervangen archiefbescheiden gaan de organisatie in of worden opgeborgen in een papieren dossier. Wel te vervangen archiefbescheiden worden tijdelijk in een door op scandatum opgeborgen. b. De medewerkers moeten de uitzonderingen, zoals genoemd in het handboek, kennen bij het maken van de selectie. Anders bestaat het risico dat archiefbescheiden met intrinsieke waarde of die wettelijk gezien op papier moeten worden bewaard toch in het reguliere vervangingsproces terecht komen. 2. Uitvoering van de kwaliteitscontroles (zowel bij scanning als bij de registratie). a. Medewerkers moeten beter op de hoogte worden gebracht van de gestelde kwaliteitseisen. De gesproken medewerkers kennen de eisen zoals genoemd in het handboek onvoldoende. Het is daarom onduidelijk wanneer een scan voldoende van kwaliteit is. 1

Zie: http://www.faronet.be/e-documenten/handboek-digitaliseren-van-documenten-technische-aspecten-enkwaliteitseisen voor het Handboek digitaliseren van documenten. Technische aspecten en kwaliteitseisen. © Doxis

Pagina 12 van 24

1.1


b. De kwaliteitscontroles moeten strikter worden uitgevoerd. i. Bij het scannen wordt in de meeste gevallen even snel over het scherm gescrolld. Dat is onvoldoende om de kwaliteit en volledigheid te beoordelen. ii. Bij het voltooien van de registratie wordt geheel geen controle meer op de kwaliteit van de scan toegepast. Dit is in strijd met de beschreven procedure. Voorts willen we nog meegeven, dat de procedure voor het tijdelijk opslaan en daarna vernietigen van de gedigitaliseerde papieren archiefbescheiden niet is beoordeeld (immers, er is nog geen besluit tot vervanging). Uit gesprekken met de medewerkers blijkt echter wel dat zij nog geen beeld hebben bij deze verwerking. Ze kennen alleen de huidige situatie waarbij de archiefbescheiden naar de afdeling worden doorgestuurd in papieren vorm of na digitalisering in een papieren dossier worden opgeborgen.

5.3


In het handboek vervanging is door de gemeente Haarlemmermeer ook een hoofdstuk opgenomen over Informatiebeveiliging. Voor wat betreft de back-up procedure gaan we mee in de aanbevelingen die de gemeente zelf ook al deels in het handboek formuleert. De huidige situatie, waarbij de productieservers én de back-up servers in hetzelfde pand huizen, is onwenselijk. De gemeente loopt hiermee een sterk verhoogd en onnodig risico op verlies van heel veel gemeentelijke data (waaronder het complete digitale archief). Wij bevelen de gemeente aan om pas over te gaan op vervanging, nadat deze situatie gewijzigd is. De autorisaties verdienen ook nog aandacht. De basisautorisaties in Verseon zijn voldoende ingericht met behulp van rollen en groepen. Rechten tot raadpleging van archiefbescheiden, zaken en dossiers heeft in principe elke gebruiker, tenzij het veld vertrouwelijk wordt gebruikt. Dan treden bijzondere rechten in werking. De registrators moeten beter geïnstrueerd worden over het gebruik en de werking van dit veld. In principe gelden voor het gebruik de volgende regels: a. Indien op basis van het zaaktype is bepaald dat alle informatie vertrouwelijk is worden alle registraties daaronder als vertrouwelijk aangemerkt; b. Indien op basis van het zaaktype niet is bepaald dat de informatie vertrouwelijk is wordt een afweging van de registrator gevraagd. Voor de afweging neemt die alleen de gronden mee zoals in het handboek beschreven; De werking van het veld moet ook duidelijk zijn. Desnoods in een naslagwerk of autorisatieschema. Het blijkt dat medewerkers nu archiefbescheiden soms niet registreren, omdat ze bang zijn dat het voor onbevoegde in te zien zal zijn. In principe zou dat niet moeten kunnen. Als het vermoeden bestaat, dan is overleg met de coördinator en functioneel beheerder noodzakelijk om na te gaan of de juiste autorisaties beschikbaar zijn. Zo niet dan moet een functionele wijziging worden doorgevoerd in Verseon.

5.4

Handboek

Bij het verstrekken van de opdracht tot deze audit is expliciet aangegeven dat het handboek in overleg met de archivaris is opgesteld en dat er geen inhoudelijke toetsing op het handboek wordt gevraagd. Toch willen we, in overleg met Jarg Weidema, de vrijheid nemen om enkele open aanmerkingen te plaatsen. In het handboek is opgenomen dat het, indien noodzakelijk, mogelijk is om de scaninstellingen aan te passen. De standaard profielen zijn geoptimaliseerd voor tekstdocumenten. Dit geeft geen optimaal resultaat bij bijvoorbeeld bij het scannen van foto’s. Dit is niet wenselijk gezien het feit, dat je wettelijk verplicht bent inzicht te verschaffen in de gebruikte instellingen. Bovendien wordt hiermee het uitgangspunt van gebruik van vaste scanprofielen ondermijnd. Beter is het om foto’s, tekeningen of andere beeldmaterialen te scannen met het reeds geconfigureerde fotoprofiel. Daarmee is geborgd dat altijd met standaard instellingen wordt gewerkt. De beschrijving van de reikwijdte voor de vervanging is naar onze mening ook onvoldoende helder. Alle stukken die in het DMS worden opgenomen is nogal breed. Bovendien worden in de praktijk niet alle bescheiden die in het DMS worden opgenomen ook daadwerkelijk vervangen. Beter is het om aan te geven om welke zaaktypen of categorieën archiefbescheiden gaat en in welke periode die zijn opgemaakt of ontvangen.

© Doxis

Pagina 13 van 24

1.1


Criteria voor beoordeling van de kwaliteit van de scans mogen wat ons betreft ook nog harder worden opgesteld. Een bepaling als de scan mag geen kleurafwijking hebben is voor een medewerker onmogelijk op het oog te beoordelen. Het is nu onduidelijk hoe dit wordt beoordeeld en tot welke mate afwijking acceptabel is. Een afwijking van 0% is bij beeldverwerking onhaalbaar. In het algemeen voldoet ons inziens de beschrijving van de kwaliteitsprocedures ook niet geheel aan de wettelijke vereisten. Haarlemmermeer beschrijf alleen de wijze waarop controle en herstel op de scans mogelijk is (Ar. Art. 26b sub f). Niet wordt beschreven hoe de gemeente de continue kwaliteit waarborgt (Ar. Art. 26b sub h). Hoe zorgt de gemeente bijvoorbeeld door regelmatige kalibraties, steekproeven of audits dat de kwaliteit van het vervangingsproces ook op termijn goed gewaarborgd blijft. Voor meer informatie verwijzen we naar de toelichting in Hoofdstuk 6 van de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden 2. Ten slotte raden we aan om in het handboek op te nemen (en dus ook te implementeren in de werkwijze) dat de medewerker die een batch verwerkt ter registratie niet dezelfde is die ook de documenten heeft gescand. Dit in verband met een dubbele kwaliteitscontrole zoals de gemeente die nastreeft.

2

http://www.archief2020.nl/file/57/download?token=tax5VX6xvlbSNy6Sb7MpBeGH7_Yz2qw-5nDgfmcw9d8

© Doxis

Pagina 14 van 24

1.1


Bijlage A - Toetsing toepassing vervangingsprocedure Activiteit

Risico’s en maatregelen

SORTERING EN SELECTIE

Selecteren voor registratie

Risico: - De medewerker DIV selecteert stukken voor registratie die hiervoor niet in aanmerking komen - De medewerker DIV laat stukken niet registreren die wel geregistreerd moeten worden

Criteria en Normen

Resultaat

Een beschrijving van de wijze waarop wordt bepaald of ingekomen stukken voldoen aan de criteria voor digitalisering, registratie en beheer door De Gemeente Haarlemmermeer. Een opsomming van de criteria voor de keuze tussen scanning in zwart-wit en scanning in kleur, waarbij wordt aangegeven welke functionaris de afweging maakt. De instructie voor selectie voor registratie is niet De juiste documenten worden beschreven! geselecteerd voor registratie.

Bevindingen

Resultaat Audit

Bergerzaken, wordt niet geregistreerd en gaat drect door. Sociale dienst gaat door naar de afdeling sociale dienst en worden daar geregistreerd. Wat ermee gebeurt is niet duidelijk Financiele administratie wordt niet gestempeld en gaat direct door, wordt niet geregistreerd. Reclame en retouren worden ook niet ingeboekt.

Maatregel: - De soorten documenten die niet geregistreerd hoeven worden zijn beschreven - er zijn duidelijke criteria opgesteld -De medewerker DIV is voldoende opgeleid (zie functieprofiel).

Uitnodigingen en tijdschriften ook niet. Bij de post zit ook een sloopmelding van OD NZK. Die gaat direct door naar DV zonder ingeboekt te worden. Vertrouwelijke zaken worden ook niet geregistreerd! Er zit een opdrachtbevestiging voor een assessment bij en die wordt niet ingeboekt. Dat komt omdat VTH nog niet de post digitaal ontvangt.

© Doxis

Pagina 15 van 24

Wordt procedure toegepast? Ja/Nee

NVT

1.1


Activiteit


Criteria en Normen

Resultaat

Bevindingen

Selecteren voor vervanging

Risico: -De medewerker selecteert stukken voor digitalisering die intrinsieke waarde hebben of niet mogen worden vervangen. - criteria zij niet goed vastgesteld -de medewerker past criteria niet juist toe

De reikweidte van vervanging is niet voldoende beschreven om hier hele harde criteria voor op te nemen. In principe wordt alles vervangen wat in het DMS (Verseon) wordt opgenomen. Met uitzondering van enkele genoemde documenten.

Documenten worden geselecteerd voor digitalisering Documenten met intrinsieke waarde worden niet gedigitaliseerd. Documenten waarvan de authenticiteit niet vast staat of vastgesteld kan worden als er alleen een digitaal document is worden niet gedigitaliseerd.

Sommige stukken worden na digitalisering alsnog doorgestuurd naar de afdeling omdat het bijvoorbeeld om ondertekening vraagt (bv offerte). Er zijn ook andere wensen (bijvoorbeeld bv de subsidiestukken). Er zijn ook afdelingen die alles nog op papier krijgen. SPD alles wat geen klachten meldpunt is.

Maatregel: - De soorten documenten die niet gedigitaliseerd mogen worden zijn beschreven. - er zijn duidelijke criteria opgesteld -De medewerker is voldoende opgeleid (zie functieprofiel).

© Doxis

De volgende documenten zijn uitgezonderd van vervanging: 1. Documenten die een wezenlijke (intrinsieke) waarde hebben voor de gemeente Haarlemmermeer. Hier gaat het om stukken die van cultuur-historisch belang zijn voor de gemeente Haarlemmermeer. Er zijn een aantal criteria waar bij het scannen op wordt gelet:  historische waarde  artistieke en uiterlijke waarde  uniciteit  waarde als tentoonstellingsobject Op deze manier wordt uitgesloten dat de intrinsieke waarde van een document wordt aangetast. 2. Documenten die vanwege hun verschijningsvorm niet te scannen zijn. Het betreft hier stukken die simpelweg niet door de scanner kunnen. 3. Documenten waarbij niet vaststaat of kan worden vastgesteld of een digitaal document alleen die authenticiteit waarborgt. Het betreft hier documenten waarvan niet zonder onderzoek van het origineel de inhoud, vorm en structuur kan worden vastgesteld. Ook betreft het hier stukken die wettelijk verplicht op papier moeten worden bewaard.

Let wel dat het gedigitaliseerde exemplaar doorgaat voor origineel en het doorgestuurde papieren stuk voor kopie. Al deze stukken worden wel/niet vervangen, dat is niet helemaal duidelijk. NB. Het is voor de medewerker niet duidelijk welke stukken onder categorie drie vallen. Onderscheid tussen documenten die wel en niet voor vervanging in aanmerking komen wordt nog niet gemaakt. De ‘oude’ werkwijze wordt in dezen nog gehanteerd.

Pagina 16 van 24

Wordt procedure toegepast? Ja/Nee Nee Er wordt (nog) geen selectie gemaakt voor wat wel en niet wordt vervangen. Niet alle stukken die in het DMS worden opgenomen worden geselecteerd voor vervanging. Sommige worden doorgestuurd naar de afdeling als origineel ter behandeling. De uitzonderingen zijn niet bekend en zullen niet worden toegepast.

1.1


Activiteit


Criteria en Normen

Resultaat

Bevindingen

Selecteren voor scanning in zwart-wit of in kleur.

Risico: door scanning in zwart-wit gaat informatiewaarde verloren.

Kleinformaat (
Er is geen verlies van informatiewaarde door scanning in zwart-wit of grijstinten.

Er wordt geen onderscheid gemaakt in kleur en zwart-wit. Alle documenten worden gescand in kleur.

Maatregel: Alle stukken worden in kleur gescand, tenzij scanning in zwart-wit geen verlies aan informatiewaarde oplevert. VOORBEREIDEN DOCUMENTEN/ DOSSIERS

© Doxis

Voor het scannen van grootformaat documenten wordt de selectie tussen kleur en zwart/wit (1 bit) scanning door de scanmedewerker uitgevoerd. Grootformaat documenten worden slechts zwart/wit gescand indien geen kleur op het document aanwezig is.

Hier dient beschreven te worden op welke manier de documenten en/of dossiers gereed gemaakt worden voor het scannen. Denk aan: verwijderen van nietjes, controle compleetheid dossier, toevoegen scheidingsvellen etc. Indien relevant dienen hier ook de procedures met betrekking tot de postbehandeling beschreven te worden. Daarbij is het met name van belang om ook aan te geven wat er gebeurt met documenten die niet direct gescand kunnen/mogen worden (bijvoorbeeld in verband met formaat of vertrouwelijkheid).

Pagina 17 van 24

Resultaat Audit

Wordt procedure toegepast? Ja/Nee NVT

1.1


Activiteit


Criteria en Normen

Resultaat

Bevindingen

Voorbereiden van documenten en/of dossiers op het scannen.

Risico’s: -door het voorbereiden van documenten op scanning gaat informatiewaarde verloren (bijv. door het opensnijden van een band gaat tekst verloren). -doordat documenten niet goed worden gescheiden, worden ze samengevoegd tot één scanbestand, of zijn ze onvolledig

De documenten worden zodanig voorbereid dat ze gescand kunnen worden. De documenten die zijn geselecteerd voor scanning worden ontdaan van nietjes, paperclips, ringbanden en/of andere voorwerpen die het scannen onmogelijk maken. Ingebonden documenten (bijv. rapporten) worden opengesneden ten behoeve van scanning.

Door de voorbereiding van documenten op het scannen gaat geen informatiewaarde verloren.

Nietjes worden verwijderd zonder te knippen. Ingebonden stukken worden afgesneden en hechtmaterialen worden verwijderd. Alles met zo min mogelijk beschadiging tot gevolg.

Maatregelen: -de scanvoorbereider controleert of door de voorbereiding informatiewaarde verloren zal gaan -de scanmedewerker controleert na het scannen (zie betreffende beschrijving) dat documenten correct zijn gescheiden DIGITALISERING, REGISTRATIE EN OPNAME IN HET DMS

© Doxis

Documenten die niet voldoende voorbereid kunnen worden op scanning worden niet gedigitaliseerd.

Toevoegen van seperators is nodig. Splitsing voor elke document. A4, A3 en >A3 worden apart behandeld.

Op welke manier worden de analoge originelen gedigitaliseerd? Welke correctie-technieken (deskew, despeckle etc.) worden eventueel toegepast? Welke metadata worden wanneer door wie toegekend? Op welke wijze worden de gescande documenten opgenomen in een ECM/RMA? Hoe verloopt de importprocedure? Wie is hiertoe geautoriseerd?

Pagina 18 van 24

Resultaat Audit

Wordt procedure toegepast? Ja/Nee Ja

1.1


Activiteit


Criteria en Normen

Resultaat

Bevindingen

De scanmedewerker digitaliseert de documenten conform de daarvoor vastgestelde criteria.

Risico: De scans zijn van onvoldoende technische kwaliteit.

Gebruik van standaard scanprofiel. 300 DPI in kleur (24 bit) VRS Instellingen o Auto Deskew o Auto Crop o Edge Cleanup o Edge Fill o Hole Fill o Auto Rotate o Blank page detection Scanning in Lossy JPEG, 100% Conversie PDF/A met Lossy JPEG 100% OCR Layer Rendering 3 (kleinformaat) Scandatum en naam operator in XMP van PDF

De scan voldoet aan de vastgestelde technische eisen.

Instellingen zijn correct gebruikt in Kofax.

De scans voldoen aan de volgende normen: - Volledigheid: er is geen informatie verloren gegaan door onvolledig scannen; het document is volledig gescand; er is één document per scanbestand opgenomen - Leesbaarheid: er is geen informatiewaarde verloren gegaan door scanning in zwartwit of grijstinten, door correcties en compressie of op een andere wijze.

Voor tekeningen is beschreven dat ze met andere instellingen worden gescand. Deze zijn alleen niet beschreven!

Documenten groter dan A3, bijvoorbeeld A0 tekeningen, worden gescand m.b.v. een groot formaat scanner volgens dezelfde kwaliteitscriteria

Maatregel: De scanmedewerker maakt gebruik van een standaard scanprofiel, of –indien scanprofielen niet aanwezig zijncontroleert de scan instellingen.

NB. Indien deze geautomatiseerde optimalisatie niet tot het gewenste resultaat leidt is het mogelijk om deze instellingen handmatig aan te passen

De indexeringsmedewerker registreert de metadata bij het document conform vastgestelde procedures.

Risico’s: -onvoldoende of onjuiste metadata worden geregistreerd -de metadata worden niet aan het juiste document gekoppeld Maatregelen: -er wordt gebruik gemaakt van gevalideerde metadata -de indexeringsmedewerker controleert of de juiste scan is gekoppeld

© Doxis

De volgende metadata worden vastgelegd via Kofax: Aanvullend of nieuwe zaak Zaaktype (bij nieuwe zaak) NAW gegevens o Alle bekende gegevens o KVK en BSN indien mogelijk o GBA-V Check Documentgegevens o Vertrouwelijk* o Kenmerk o Onderwerp* o Locatie o Relatie o Afschriften

De kans dat onjuiste metadata zijn gekoppeld is zeer klein.

De scaninstellingen worden toegepast zoals beschreven.

Tekeningen worden gescand in TIFF/JPEG (een eigen implementatie van Kofax) en daarna met behulp van Kofax omgezet naar PDF/A. De bestanden zijn valide PDF/A. NB. In het handboek is nog opgenomen dat wordt gescand in TIFF G4. Dat was alleen bij Bitonaal het geval. Verwijderen. Verder mogelijkheid om vrij instellingen aan te passen voor verbetering resultaat niet handig naar onze mening. De metadata worden toegepast zoals beschreven in het handboek. Hierbij moet worden opgemerkt dat er weinig kwaliteitseisen zijn opgenomen over de wijze van registratie (zoals ook in ons eerder advies). De kwaliteit van de registraties is nog steeds onder de maat (zie ook rapportage X).

Pagina 19 van 24


Ja

1.1


Activiteit


Criteria en Normen

Resultaat

Bevindingen

De indexeringsmedewerker neemt de gescande documenten op in het ECM.

Risico’s -De importprocedure verloopt niet goed waardoor het bestand onvolledig of met fouten wordt opgenomen. -De indexeringsmedewerker koppelt het bestand aan de verkeerde metadata. Maatregelen: -De importprocedure is zodanig dat het technisch onmogelijk is om onvolledige of onjuiste imports te doen. -De indexeringsmedewerker verifieert of de juiste koppeling is gemaakt.

Controle op opname in het ECM is niet verplicht gesteld.

Scans zijn en blijven volledig en zonder fouten opgenomen in het ECM.

Alle geregistreerde stukken worden na afronding van de registratie in Kofax in principe automatisch door de batchmanager in Verseon opgenomen. De medewerker zoekt het document in principe ook nog op in Verseon.

KWALITEITS PROCEDURES

Na scanning wordt de scan gecontroleerd door de scanmedewerker

Risico: De scanmedewerker voert de controle onvolledig, onjuist en/of helemaal niet uit. Maatregel: -De procedure wordt periodiek geaudit. Uit de audit blijkt of de procedure gevolgd wordt. -Er is een extra controle door een andere medewerker of een steekproef van toepassing.

© Doxis

Indien nazorg nodig is op het document worden de volgende metadata toegevoegd: o Meerdere NAW’s o Meerdere locaties o Vertrouwelijkheid o Ontvangstbevestiging o Betrokkenen o Relaties o Notities


Indien nodig wordt nazorg toegepast zoals beschreven.

Uitgangspunt bij de digitalisering is dat deze geschiedt met juiste en volledige weergave van de in de te digitaliseren documenten voorkomende gegevens. De procedures die gevolgd worden om de kwaliteit van de reproducties te garanderen, dienen duidelijk beschreven te worden. Hierbij dient aangegeven welke kwaliteitsnormen gehanteerd worden, door wie, wanneer en hoe vaak de reproducties gecontroleerd worden en wat er gebeurd als de kwaliteitsnormen niet gehaald worden (correcties). De scanoperator controleert: De scans voldoen aan de Verlies informatiewaarde: volgende normen: alle pagina's zijn gescand; - Volledigheid: er is geen alle documenten zijn gescand; informatie verloren gegaan door er geen lege pagina's zijn gescand; onvolledig scannen; het de pagina's recht zijn gescand; document is volledig gescand. de pagina's volledig zijn gescand; - Leesbaarheid: er is geen de pagina's in kleur zijn gescand als het informatiewaarde verloren origineel in kleur is. gegaan door scanning in zwartVoorts wordt de kwaliteit van de scan beoordeeld op: wit of grijstinten, door correcties vlekken; en compressie of op een andere onleesbare delen, wazige tekst, weggevallen wijze. tekst; horizontale of verticale strepen; De scan is visueel geschikt om spikkels door vuil/stof, pixelverstoringen; mee te werken. verspringen en andere vervormingen (golfbeweging, kromming in de scan); kleurafwijkingen.

Pagina 20 van 24

Resultaat Audit

De medewerker controleert vanaf het scherm de pagina’s. Het papier wordt daarbij niet altijd gebruikt. Het is daarmee onmogelijk om met zekerheid vast te stellen of de scan volledig is. De criteria zijn niet volledig bekend en deels onhelder. Kleurafwijkingen bijvoorbeeld zijn niet te herkennen.

Nee Er wordt wel controle toegepast maar onvoldoende om aan alle criteria in het handboek te voldoen.

1.1


Activiteit


Criteria en Normen

Bij het toekennen van de metadata hercontroleert de indexeringsmedewerker de kwaliteit van de scan (4-ogenprincipe)

Risico: De indexeringsmedewerker voert de controle onvolledig, onjuist en/of helemaal niet uit.

De indexeringsmedewerker laat het document opnieuw De scans voldoen aan de scannen als één of meer van de volgende punten van volgende normen: toepassing zijn: - Volledigheid: er is geen  Zijn significante kleuren overgenomen (e.g. informatie verloren gegaan door onvolledig scannen; het grafieken, markeringen en dergelijke)? document is volledig gescand.  Zijn foto’s duidelijk en helder overgenomen? - Leesbaarheid: er is geen  Is de tekst leesbaar? informatiewaarde verloren  Is het document recht door de scanner gegaan? gegaan door scanning in zwartwit of grijstinten, door correcties  Is de scan volledig, zijn alle pagina’s gescand? en compressie of op een andere  Zijn afzonderlijke documenten gescheiden? wijze.  Is de pagina niet gedraaid?  Zijn documenten op het juiste papierformaat De scan is visueel geschikt om gescand? mee te werken.  Zijn er geen vervormingen, strepen, of andersoortige verminkingen van het beeld?  Is de helderheid juist? In het Handboek dient beschreven te worden op welke wijze ervoor wordt gezorgd dat de papieren documenten nadat deze zijn gescand en gecontroleerd uit het werkproces worden verwijderd, en hoe de daadwerkelijke vernietiging van de gedigitaliseerde documenten is ingericht. De termijn tussen scanning en vernietiging (ic. Formele Documenten zijn op geen enkele vervanging) bedraag 6 maanden. manier te reconstrueren.

Maatregel: -De procedure wordt periodiek geaudit. Uit de audit blijkt of de procedure gevolgd wordt.

VERNIETIGING PAPIEREN ORIGINELEN

Voorbereiding en uitvoering van vernietiging

Risico’s: - Gescande papieren documenten worden niet volledig vernietigd, er ontstaat onduidelijkheid over het originele stuk. - Documenten met intrinsieke waarde worden vernietigd. Maatregelen: - De gemachtigde medewerker verklaart dat hij de stukken volledig vernietigd heeft. - Documenten met intrinsieke waarde worden niet gedigitaliseerd; vernietiging is daarom niet van toepassing.

© Doxis

De frequentie van vernietiging is 1x per kwartaal. Er wordt verklaring opgemaakt waarop aangetekend:  de periode waarop de te vernietigen documenten betrekking hebben;  de datum van feitelijke vernietiging;  de naam en de verantwoording van het bedrijf dat belast is met de feitelijke vernietiging

Resultaat

Verantwoordelijken zijn in control over de vernietiging van bescheiden.

Pagina 21 van 24

Bevindingen

De scan wordt tijdens de registratie niet meer gecontroleerd. Er wordt geregistreerd vanaf het scherm en alleen de eerste pagina wordt gebruikt (de andere alleen indien nodig voor de registratie).

Wordt procedure toegepast? Ja/Nee Nee Tijdens het registreren van de stukken wordt geen controle meer toegepast op de scan zelf.

Overigens controleren medewerkers nog steeds hun eigen gescande documenten, dat raden we ten zeerste af.

Resultaat Audit

Niet meegenomen in de audit i.v.m. nog niet daadwerkelijk toepassen van de vervanging.

NVT

1.1

© Doxis


Pagina 22 van 24

1.1


Bijlage E - Geraadpleegde documenten Bij uitvoering van de nulmeting zijn de volgende documenten geraadpleegd:      

© Doxis

Concept Nota van B&W Vervanging analoge archiefbescheiden gemeente Haarlemmermeer Handboek digitale vervanging archiefbescheiden Gemeente Haarlemmermeer, Versie 0.9 Aangeleverde proefscan, Scandatum en tijd 20-08-014 07:29:55, Operator: Liedy van der Laar Archief 2020 (red), Handreiking Vervanging Archiefbescheiden, Versie 1.0 Jeroen Popp (2011), Handboek digitaliseren van documenten. Technische aspecten en kwaliteitseisen, Brussel: Faro Kofax Image Products (2003), White Paper, Kofax Implementation of TIFF with JPEG Compression, Irvine: Kofax Image Products

Pagina 23 van 24

1.1


Bijlage F – Gesprekspartners Bij uitvoering van de nulmeting zijn de volgende personen geraadpleegd:      

© Doxis

Nanda Wilderom (Medewerker Ondersteuning DRM) Kim Jeurissen (Informatiecoach DRM/projectleider Vervangingsbesluit) Ruben de Vos (Procescoördinator DRM) Jarg Weidema (Adviseur DRM) Michel van Aurich (Systeembeheerder) Niels den Hollander (Database Administrator)

Pagina 24 van 24

Nota van B&W. onderwerp Besluit vervanging analoge archiefbescheiden 2014

Recommend Documents