MELDING EVENEMENT : MAXI (méér dan 1000 personen) 2015 / 1 Dit document heeft als doel de gegevens te verzamelen die nodig zijn om een evenement goed te keuren. De organisator draagt de volle verantwoordelijkheid voor de door hem of haar gekende risico’s die niet meegedeeld werden. De groene cijfers verwijzen naar het gelijknamig punt in de bundel met richtlijnen. Dit document moet minstens 2 maand op voorhand ingediend worden bij : Christine BEUN – Evenementenbeheersing - Langemarkstraat 8 – 8980 Zonnebeke Tel. 051 680 380 (rechtstreeks) - 051 48 00 60 (algemeen nummer)
[email protected]
GEGEVENS VAN DE ORGANISATOR(EN) Naam vereniging / organisatie
VERANTWOORDELIJKE Naam en voornaam : Adres :
Geboortedatum : Telefoon/GSM-nummer : E-mailadres :
VERANTWOORDELIJKE VEILIGHEID (12) Naam en voornaam : Adres :
Geboortedatum : Telefoon/GSM-nummer : E-mailadres :
VERANTWOORDELIJKE PARKINGS (4) Naam en voornaam : Adres :
Geboortedatum : Telefoon/GSM-nummer : E-mailadres :
Pagina 1
GEGEVENS VAN HET EVENEMENT Detailplan in bijlage toe te voegen met aanduiding nooduitgangen, opstelling hulpdiensten, inplantingen, parkings en eventuele verkeerscirculatie
Naam van het evenement
Datum/Data
Aanvangsuur
Einduur
Omschrijf duidelijk het evenement - ook de tijdsindeling vermelden Omschrijf de randactiviteiten Voeg een detail van het programma toe in bijlage
Doel van het evenement :
(wedstrijd, commercieel, goed doel, ander….) • Maximaal voorziene oppervlakte voor het evenement :
Binnen :
m²
(1 bluseenheid/150 m² overdekte ruimte voorzien) •
Buiten :
m²
Maximaal toegestane capaciteit voor het evenement
Naam van locatie :
personen
Adres locatie :
Vindt het evenement plaats in een (3 – 5)
Pagina 2
Tent
JA
NEEN
Loods
JA
NEEN
Zaal
JA
NEEN
OF buiten
JA
NEEN
EVENEMENTEN IN EEN TENT
Oppervlakte van de tent : (2)
m²
Worden er nog andere tenten geplaatst ?
JA
NEEN
Zo ja, omschrijf waarom :
(voeg eventueel een bijlage toe met een gedetailleerde uitleg)
Omschrijving van de feesttenten
Oppervlakte
Maximaal toegestane capaciteit
PAS OP : ATTESTEN ! (5)
TENT 1
m²
pers.
TENT 2
m²
pers.
TENT 3
m²
pers.
Versiering van de tent : Geef een volledige omschrijving van de muur- en andere decoratie die zal aangebracht/gebruikt worden :
Voldoet de decoratie aan de normen ?
(5)
JA
Opbouwdata :
Data
NEEN
Afbouwdata :
van….. tot….. uur
Pagina 3
Data
van….. tot….. uur
EVENEMENTEN IN EEN LOODS
Eigenaar van de loods : Oppervlakte van de loods : (2)
m²
Worden er bijkomend tenten geplaatst ?
JA
NEEN
Zo ja, omschrijf waarom :
(voeg eventueel een bijlage toe met een gedetailleerde uitleg)
Aantal evacuatiedeuren loods : (3)
deuren
Breedte van alle evacuatiedeuren samengeteld :
lopende meter
Versiering van de loods : geef een volledige omschrijving van de muur- en andere decoratie die zal aangebracht/gebruikt worden :
Voldoet de decoratie aan de normen ?
(5)
JA
Opbouwdata :
Data
NEEN
Afbouwdata :
van….. tot….. uur
Pagina 4
Data
van….. tot….. uur
EVENEMENTEN IN EEN ZAAL
Eigenaar/huurder van de zaal :
Oppervlakte van de zaal : (2)
m²
Worden er bijkomend tenten geplaatst ?
JA
NEEN
Zo ja, omschrijf waarom :
(voeg eventueel een bijlage toe met een gedetailleerde uitleg)
Aantal evacuatiedeuren zaal : (3)
deuren
Breedte van alle evacuatiedeuren samengeteld :
lopende meter
Versiering van de zaal : geef een volledige omschrijving van de muur- en andere decoratie die zal aangebracht/gebruikt worden :
Voldoet de decoratie aan de normen ?
(5)
JA
Opbouwdata :
Data
NEEN
Afbouwdata :
van….. tot….. uur
Pagina 5
Data
van….. tot….. uur
EVENEMENTEN IN OPEN LUCHT
Eigenaar/huurder van het terrein :
Oppervlakte van het terrein : (2)
m²
Worden er bijkomend tenten geplaatst ?
JA
NEEN
Zo ja, omschrijf waarom :
(voeg eventueel een bijlage toe met een gedetailleerde uitleg)
Omschrijf de evacuatievoorzieningen :
Breedte van alle evacuatieplaatsen samengeteld :
lopende meter
Opbouwdata :
Data
Afbouwdata :
van….. tot….. uur
Pagina 6
Data
van….. tot….. uur
RISICO’S VAN HET EVENEMENT De organisator draagt de volle verantwoordelijkheid voor de door hem/haar gekende risico’s die niet werden meegedeeld !
AANTAL VERWACHTE BEZOEKERS - PER DAG : (2)
Dag 1 : Dag 2 : Dag 3 :
Doelgroep en overwegende leeftijd :
Ingangs- en toegangscontrole :
Ticketverkoop Vrije ingang
BIJZONDERE RISICO’s Zijn er méér dan 2000 bezoekers ?
JA
NEEN
Is de oppervlakte beperkt ten opzichte van het aantal bezoekers ?
JA
NEEN
JA
NEEN
Is de locatie moeilijk bereikbaar ?
Zo ja, omschrijf de mogelijke oplossingen in bijlage Zijn er risico’s door gebruik van : •
Alcohol
JA
NEEN
•
Drugs
JA
NEEN
•
Medicatie
JA
NEEN
JA
NEEN
Zijn er risico’s door de aard van het evenement ? Is er een bijzonder brand- of explosiegevaar ? •
Bakken en braden
JA
NEEN
•
Gas
JA
NEEN
JA
NEEN
JA
NEEN
Zijn er speciale toestanden zoals :
Duid aan op een plannetje
•
Vuurwerk
•
Water
•
Speeltuigen
JA
NEEN
•
Vuurmanden
JA
NEEN
•
Sfeerverlichting / kaarsen
JA
NEEN
Pagina 7
Is er een verhoogd risico op verkeersongevallen ?
JA
NEEN
Zijn er problemen te verwachten rond verstoring van de openbare orde ? Precedenten ? Geef uitleg in bijlage
JA
NEEN
Zijn er problemen te verwachten die verband houden met de weersomstandigheden ? Geef uitleg in bijlage
JA
NEEN
JA
NEEN
JA
NEEN
Geef uitleg in bijlage
Zijn er andere gekende of te verwachten risico’s ?
Geef uitleg in bijlage Zijn er aandachts- of verbeterpunten van voorbije edities ?
Specifieer : (of geef uitleg in bijlage)
EVACUATIE EN VRIJE DOORGANG Evacuatiedeuren : Evacuatiedeuren moeten te allen tijde vrij en beschikbaar zijn EN voorzien zijn van veiligheidsverlichting (3)
Deur/Opening 1
Breedte :
cm
Deur/Opening 2
Breedte :
cm
Deur/Opening 3
Breedte :
cm
Deur/Opening 4
Breedte :
cm
Deur/Opening 5
Breedte :
cm
Totaal aantal cm nooduitgang :
Evacuatiewegen : is er rondom elk gebouw of tent een vrije doorgang van 4 meter ?
cm
JA
NEEN
JA
NEEN
Verzamelpunt bij evacuatie Is er in de omgeving < 200 meter een beschutting aanwezig of een extra overdekte ruimte ? ZO JA, welk gebouw + adres :
De nood- en interventieambtenaar stelt – indien nodig – een noodplanningszone (NPZ) op voor de organisatie en de verdere planning in geval van een incident.
Pagina 8
TIJDELIJKE INSTALLATIES Attesten / keuringen (5) Aangepaste blusmiddelen (7)
EET- EN DRANKSTANDEN Aantal/Specifieer
Eetstanden (6)
Drankstanden (8)
Frituur
Alcoholisch gegiste dranken (bier, wijn, porto,….)
+ 16 j
Gedistilleerde dranken (jenever,….)
+ 18 j
Cocktails
+ 18 j
Pepdranken (breezers,…..)
+ 18 j
Afzonderlijke zone
+ 18 j
Enkel koude voeding Hotdog/Hamburger/Braadworst Professionele catering
Procedure alcoholgebruik bij jongeren : Omschrijf :
Andere afspraken :
Glas Wegwerpbekers
Recipiënten
Pagina 9
Herbruikbare bekers Andere :
Wordt er verwarming geplaatst buiten de normale verwarming van de zaal ? (5)
JA
NEEN
Zo ja : geef uitleg :
Podia : omschrijf :
(Teken in op het grondplan)
Andere te melden zaken :
(Specifieer en voeg eventueel een bijlage toe)
MOBILITEIT (4) BEREIKBAARHEID / TOEGANGSWEGEN Specifieer : (o.a. opsomming grote toegangswegen – verkeersplan – slecht-weer-scenario -……..)
TIJDELIJKE VERKEERSMAATREGELEN (4) Voeg EEN BIJLAGE toe met gedetailleerde omschrijving van de gewenste verkeersmaatregelen. (afsluiting van straten, parkeerverbod, eenrichtingsverkeer, inname openbaar domein, enz…..)
Pagina 10
Parkeermogelijkheden
Voor de organisatoren en medewerkers
Locatie(s) :
Capaciteit :
Voor de VIP’s
Locatie(s) :
Capaciteit :
Voor de bezoekers / toeschouwers
Locatie(s) :
Capaciteit :
AANWEZIGE HULPDIENSTEN EN SECURITY
BRANDWEER :
JA
NEEN
Zo ja : o
Korps :
o
Naam verantwoordelijke :
o
GSM-nummer verantwoordelijke :
o
Ingezette middelen :
o
-
Personeel :
-
Materiaal :
Locatie op het evenement : Duidt aan op plan !
Pagina 11
POLITIE :
JA
NEEN
Zo ja : o
Naam politiezone :
o
Naam verantwoordelijke :
o
GSM-nummer verantwoordelijke :
o
Ingezette middelen : -
Personeel :
-
Materiaal :
o Locatie op het evenement : (op het terrein – in het gebouw – in de tent) Duidt aan op plan ! o
JA
Patrouilles in de omgeving :
MEDISCHE HULPDIENST (10):
JA
NEEN
Zo ja : o
Rode Kruis :
Afdeling :
o
Vlaams Kruis :
Afdeling :
o
Ander :
o
Naam verantwoordelijke :
o
GSM-nummer verantwoordelijke :
o
Ingezette middelen :
o
-
Personeel :
-
Materiaal (hulppost, ziekenwagen(s))
Locatie op het evenement : Duidt aan op plan !
Aantal personen :
Locatie hulppost : Locatie ziekenwagen(s) :
Andere :
Pagina 12
NEEN
SECURITY (11)
BEWAKINGSFIRMA
JA
NEEN
JA
NEEN
JA
NEEN
JA
NEEN
Naam firma :
Adres :
Telefoon :
GSM :
E-mail :
FAX :
Ondernemingsnummer : Naam verantwoordelijke tijdens het evenement :
GSM-nummer verantwoordelijke : Welke middelen zullen ingezet worden ? Personeel (aantal) : Honden : Locatie(s) : duidt aan op plan !
(in het gebouw/de tent – op het terrein / ……..)
Patrouilles in de omgeving :
VRIJWILLIGE STEWARDS
Verantwoordelijke steward (postchef) - minimum 21 jaar Naam en voornaam : Rijksregisternummer
Geboortedatum : GSM-nummer : E-mail : Adres : Band met de vereniging :
Pagina 13
Overige stewards - minimum 18 jaar Naam en voornaam
Geboortedatum
Beroep
Band met de vereniging
Herkenbaarheid tijdens het evenement : (omschrijf)
Locatie : duidt aan op plan ! (in het gebouw/de tent – op het terrein / ……..) Worden er andere veiligheidsmaatregelen voorzien ? Omschrijf :
Is er een COMMANDOPOST voorzien ?
JA
NEEN
JA
NEEN
Zo ja : veiligheidsvergadering plannen !
Is er een VEILIGHEIDSVERGADERING gepland ?
Zo ja - Opgave data :
Is er een BRIEFING voor de MEDEWERKERS voorzien ?
JA
NEEN
Is er een EVACUATIEPLAN voorzien ?
JA
NEEN
Pagina 14
VERZEKERINGEN (1) BURGERLIJKE AANSPRAKELIJKHEID Verzekeringsmaatschappij : Polisnummer :
OBJECTIEVE AANSPRAKELIJKHEID PREVENTIE BRAND EN ONTPLOFFING Verzekeringsmaatschappij : Polisnummer :
BRANDVOORKOMINGSCONTROLE De ondergetekende(n) – namens de hierboven vernoemde vereniging – verbind(t)(en) er zich toe de kosten te dragen voor de brandvoorkomingscontrole (forfaitaire kost van 110 euro + 0,12 cent per m²) in de loods of in de niet-gemeentelijke zaal, waarvan gegevens hierna : Zaal - genaamd : Eigendom van : Adres eigenaar : Telefoonnummer / GSM eigenaar :
GELUID (nieuwe geluidsnormen vanaf 1/1/2013) (9) Maximumvolume = 85 dB(A)LAeq,15min AFWIJKINGEN tot 95 dB(A)LAeq,15min of 100 dB(A)LAeq,60min moeten aangevraagd worden aan het college van burgemeester en schepenen via een afzonderlijk document. Dit document dient bij huidige aanvraag gevoegd te worden. Naam bediener geluidsinstallatie
Geboortedatum
Adres
Telefoon/GSM-nummer
E-mailadres
Voice Control system
JA
NEEN
Geluidsbegrenzer
JA
NEEN
Tijdstip Soundcheck geluidsinstallatie :
uur
Pagina 15
PUBLICATIEBORDEN LANGS DE OPENBARE WEG Worden er reclameborden geplaatst langs de openbare weg ?
JA
NEEN
Zo ja : geef een opsomming van de plaats van inplanting van de borden
TOE TE VOEGEN STUKKEN Voeg steeds navermelde stukken toe aan huidige melding : •
EEN GRONDPLAN met aanduiding van : de hoofdingang – de nooduitgangen – podium – plaats geluidsinstallatie – EHBOpost – plaats ticketverkoop – sanitaire voorzieningen – vestiaire – ruimte opslag materiaal – drankgelegenheden – eetgelegenheden – blusmiddelen - noodverlichting
•
EEN INPLANTINGSSCHETS van de zaal ten opzichte van de aanliggende gebouwen, de toegangswegen, de parkings, drank- en eetgelegenheden buiten, enz…..
Pagina 16
NOODZAKELIJKE BEVESTIGINGEN EN HANDTEKENINGEN
Datum aanvraag :
Toegevoegde stukken :
Grondplan Inplantingsplan Aanvraag afwijking geluidsnorm Aanvraag verkeersmaatregelen Andere
De organisatie verklaart kennis genomen te hebben van de bijlage met richtlijnen voor organisatoren van evenementen en verklaart alles te begrijpen.
JA
NEEN
Handtekening verantwoordelijke :
Belangrijk Wanneer de veiligheidsdiensten oordelen dat er meer informatie noodzakelijk is om het evenement veilig te organiseren, kan de organisator gevraagd worden om een formulier “Melding evenement - MAXI” in te vullen.
Pagina 17
