Praktische richtlijnen voor de organisatoren van Sportac opleidingen 1. Accommodatie De accommodatie die u wenst te gebruiken voor de opleiding wordt door u gekozen en gereserveerd. De accommodatie dient uiteraard te voldoen aan minimumeisen (ruim lokaal, verluchting, …) en eisen inzake didactisch materiaal (beamer en scherm, andere: raadpleeg hiervoor de infofiches). De eventuele kosten hieraan verbonden zijn te uwer laste. Sportac stelt eveneens gratis accommodatie ter beschikking. Deze accommodatie betreft lokalen van Bloso-centra (en lokalen van de provincies). Het door de docent gewenste audiovisueel materiaal vindt u op de fiche van de gekozen opleiding. Als aanvrager dient u dit audiovisueel materiaal op eigen kosten te voorzien. Indien de docent bijkomend materiaal wenst, zal hij hiervoor zelf instaan.
2. Promotie van de opleiding Alle aanvragen die door Sportac worden weerhouden, worden opgenomen op de Sportacwebsite en op de Bloso-website. Ook op de websites van de provincies worden de opleidingen binnen de provincie opgenomen. Als aanvrager is het uiteraard ook aangewezen om zelf promotie te maken voor de opleiding(en) die u organiseert. Dit kan onder de vorm van uitnodigingen op naam, een advertentie in een tijdschrift, affiches,… U bepaalt zelf de wijze van promotie afhankelijk van uw mogelijkheden en voorkeuren. Vergeet zeker geen telefoonnummer te voorzien waar kandidaat-cursisten terechtkunnen met vragen en problemen. Sportac is een aanbod van ‘Administratieve opleidingen voor sportclubbestuurders’. Gelieve dus steeds al uw clubs uit te nodigen en niet enkel te organiseren voor bvb de Raad van Bestuur. De doelstelling van Sportac is om zoveel mogelijk sportclubs in het veld te helpen om de kwaliteit en de werking van de sportclub te verhogen. De organisator van de Sportac-opleiding verbindt zich om bij alle briefwisseling & promotie met betrekking tot de opleiding overal duidelijk de naam en het Sportaclogo te vermelden.
3. Inschrijvingen U verspreidt als organisator zelf een uitnodiging tot deelname en een inschrijvingsformulier. Sportac voorziet een standaard inschrijvingsformulier dat u wordt overhandigd bij de bevestiging van opname in het Sportac – aanbod. De deelnemers dienen hun inschrijvingsformulier te sturen naar een door u opgegeven adres. U volgt deze inschrijvingen nauwkeurig op en stuurt aan alle deelnemers een bevestiging van inschrijving (een standaard bevestigingsformulier wordt u eveneens vanuit Sportac toegeleverd). Indien een inschrijving toch rechtstreeks terecht zou komen op het Sportac - secretariaat zal deze onmiddellijk per mail of per fax aan u worden doorgestuurd. Om de kwaliteit van de cursus te garanderen mag het maximum aantal deelnemers (opgegeven op de infofiche) niet overschreden worden. Indien er toch teveel kandidaten zijn, dient er een wachtlijst (reservelijst) te worden opgemaakt. Het minimum aantal deelnemers voor een Sportac-opleiding is tien (10).
Naast het verzamelen van de inschrijvingsformulieren dient u als aanvrager eveneens voor de ontvangst van het inschrijvingsgeld in te staan. Sportac bepaalt wel een maximaal inschrijvingsbedrag van €15 per sessie van 3 uur. Als sportfederatie of sportdienst kan u naar eigen wens goedkopere tarieven of andere voordelen voorzien voor de eigen clubs/leden. De opleidingen dienen verplicht ook toegankelijk te zijn voor niet-leden (max. €15). (Voor niet-leden dient steeds het maximale inschrijvingsbedrag gevraagd te worden)
4. Syllabi Sportac bezorgt u één exemplaar van de syllabus via mail (of op CD-rom) na de bevestiging van de aanvraag, zo’n 10 dagen vóór de cursus. U dient verder in te staan voor het nodige aantal syllabi voor de deelnemers.
5. Organisatie van de opleiding ter plaatse U staat volledig in voor de organisatie van de opleiding ter plaatse. Dit betekent concreet: • • • • • • • •
bewegwijzering ontvangst van de docent ontvangst van de deelnemers controle op betaling van inschrijvingsgeld betaalbewijs voor deelnemers voorzien uitdelen syllabi en evaluatieformulieren inleidend woordje ophalen evaluatieformulieren
Zaken die u eventueel kan voorzien (niet verplicht): • •
consumptie voor de deelnemers paneel, vlaggen
6. Deelnamebewijzen Na afloop van een opleiding moet een volledige deelnemerslijst bezorgd worden met de volgende gegevens: naam en voornaam, adres, geboortedatum, e-mailadres, functie binnen de club en/of functie binnen de federatie. Deze lijst in een word, excel of access bestand mag u mailen of per post versturen naar Sofie Journée (
[email protected]), VTS/Bloso, Arenberggebouw, Arenbergstraat 5 - 1000 Brussel. De attesten zullen dan zo snel mogelijk worden opgemaakt en persoonlijk naar de deelnemers worden verstuurd.
7. Financiën Als tussenkomst voor de vergoeding van de docent betaalt de aanvrager/organisator aan VTS/Bloso, bij inschrijving en na bevestiging een forfaitair bedrag van €150 per sessie van 3 uur. Er wordt een factuur opgemaakt na bevestiging. Bloso staat in voor het contracteren en vergoeden van de docent. Alle andere kosten en inkomsten zijn voor de aanvrager/organisator.
8. Annulering Gelieve zoveel mogelijk een annulering te vermijden door enkel die opleidingen aan te vragen waarvoor er voldoende interesse aanwezig is. We raden sterk aan om samen te werken met andere sportfederaties of sportdiensten. Dit om de kans op afgelastingen te verkleinen. Indien u de opleiding toch annuleert omwille van onvoldoende inschrijvingen (minder dan 10) gelden volgende regels: • •
De annulering dient telefonisch en schriftelijk/email medegedeeld te worden aan het Sportac – secretariaat (09/243.12.90 –
[email protected] én aan VTS/Bloso (02/209.46.68 –
[email protected]) Er wordt geen terugbetaling meer voorzien aangezien VTS/Bloso de gecontracteerde docent een schadevergoeding moet betalen wanneer een opleiding niet doorgaat.
De opleiding zal enkel door Sportac geannuleerd worden bij overmacht (ziekte docent). • • • •
Sportac zal in dit geval zo spoedig mogelijk de aanvrager op de hoogte stellen. Eerst telefonisch, nadien schriftelijk. De aanvrager dient de deelnemers op de hoogte te brengen. De aanvrager die op dat moment in het bezit is van de syllabi heeft het recht deze uit te delen aan de deelnemers. Indien er in samenspraak met de organisator geen nieuwe datum kan worden vastgesteld, dan zal via credit-nota een terugstorting worden geregeld.
9. Evaluatie Er worden u 3 soorten evaluatieformulieren bezorgd (deze worden eveneens per mail verstuurd of staan op de cd-rom): • • •
één in te vullen door de docent één in te vullen door elk van de cursisten één in te vullen door uzelf (als organisator)
Op dit evaluatieformulier wordt gevraagd naar de waardering van de syllabus, organisatorische aspecten ter plaatse, docent, niveau/inhoud van de cursus, deelnameprijs, organisatorische aspecten vanuit Sportac e.d. Gelieve zowel de docent als de cursisten het evaluatieformulier te laten invullen. Van de organisator wordt ook verwacht dat deze zelf de eerste verwerking doet van de evaluatieformulieren van de deelnemers en dit totaalresultaat (excelbestand) samen met alle evaluatieformulieren ten laatste 14 dagen na afloop van de cursus aan het Sportac- secretariaat bezorgt (Zuiderlaan 13, 9000 Gent).
10.
Aansprakelijkheid
Sportac neemt enkel de verzekering van de docent op zich. De verzekering van de opleiding ter plaatste (accommodatie) en de deelnemers valt onder de verantwoordelijkheid van de plaatselijke organisator.
CHECKLIST: taken van de organisator 1. Accommodatie: lokaal en didactisch materiaal lesgever (beamer en scherm, andere: zie inlichtingenfiche). 2. Promotie van de opleiding: u bepaalt zelf de wijze van promotie naar àl uw clubs en geïnteresseerden afhankelijk van uw mogelijkheden en voorkeuren. Gelieve steeds te vermelden dat het om een Sportac-opleiding gaat. 3. Inschrijvingen: Sportac bepaalt een maximaal inschrijvingsbedrag van €15 per sessie van 3 uur. 4. Syllabi: u ontvangt na de bevestiging van de aanvraag, zo’n 10 dagen vóór de cursus, één exemplaar. U voorziet zelf het nodige aantal exemplaren voor de deelnemers. 5. Organisatie van de opleiding ter plaatse: u staat volledig in voor de organisatie ter plaatste. 6. Deelnamebewijzen: een volledige deelnemerslijst te bezorgen met de volgende gegevens: naam en voornaam, adres, geboortedatum, emailadres, functie binnen de club en/of functie binnen de federatie aan Sofie Journée (
[email protected]), VTS/ Bloso, Arenberggebouw, Arenbergstraat 5 - 1000 Brussel. 7. Financiën: u ontvangt na bevestiging van de organisatie een factuur vanuit VTS/Bloso voor een bedrag van €150. 8. Annulering: De annulering dient telefonisch en schriftelijk medegedeeld te worden aan het Sportac–secretariaat (09/243.12.90 –
[email protected] en aan VTS/Bloso (02/209.46.68 –
[email protected]). Er is geen terugbetaling voorzien. 9. Evaluatie: U bezorgt per post, na een eigen eerste verwerking, het totaalresultaat (excelbestand) samen met de evaluatieformulieren aan het Sportac-secretariaat (adres: Zuiderlaan 13 - 9000 Gent).
Beste sportliefhebber De … (naam van uw organisatie) nodigt u vriendelijk uit op de Sportac-opleiding “…” die zij organiseert op ….. (datum) en dit in samenwerking met Bloso, de Vlaamse Sportfederatie en de Vereniging van de Vlaamse Provincies. Deze bijscholing zal plaatsvinden te … (plaats). (inhoudelijke toelichting van de opleiding: zie infofiche)
Datum:
Uur:
Plaats:
Docent:
Doelgroep:
De kosten van deelname bedragen € …. (en voor leden van € … …). Dit is inclusief een goed gedocumenteerde syllabus. Het bedrag dient te worden gestort op rekeningnummer …… met vermelding van …. Inschrijven kan tot …/…/2012 door bijgevoegd inschrijvingsformulier terug te sturen, waarna u van ons een bevestiging ontvangt. Voor verdere inlichtingen kan u steeds terecht bij… (tel; e-mail). Hopelijk mogen wij u begroeten op deze opleiding. Bent u geïnteresseerd in het volgen van nog andere opleidingen clubbestuurders, surf dan eens naar www.sportac.be of www.bloso.be . Sportieve groeten Het Sportac-team
voor
Inschrijvingsformulier Sportac-opleiding “…” op ../../2012 te …
Naam en voornaam: …………………………………………………………………………………………
Adres: ………………………………………………………………….……………………………………………
Postcode: ……………………………………………
Gemeente: ……….…………………………….
Tel of GSM: …………………………………………
Fax: ………….……….……………………….
E-mail: ……………………………………………….
Geboortedatum: ……….……………………
Naam sportclub: ……………………………………………………………………………….……………..
Functie binnen club: …………………………………………………………………………………..………
Federatie: ……………………………………………………………………………………………………………
Een bewijs van betaling uitschrijven: JA / NEE
Gelieve dit formulier vóór ../../2012 terug te sturen naar: … … …
BEVESTIGINGSFORMULIER Beste
Wij hebben uw inschrijving voor de Sportac-opleiding “…” goed ontvangen, evenals het gestorte deelnamebedrag. Wij delen u graag nog even de exacte plaats, datum en uur mee:
Plaats
Datum
Uur
In bijlage vindt u eveneens een wegbeschrijving.
Indien u nog vragen mocht hebben, aarzel dan niet ons te contacteren: … (tel ; e-mail).
Sportieve groeten
Het Sportac-team
