INFORMATIE VOOR DE ORGANISATOREN VAN DE VOORRONDEN
INSCHRIJVEN VAN DE DEELNEMERS - de deelnemers van de wedstrijd schrijven zich in via een formulier op de website www.royaltalents.eu - elke deelnemer kan slechts 1 werk voor de wedstrijd maken. De inschrijvingen lopen van 21 november 2011 tot 15 januari 2012 of tot wanneer de max. capaciteit bereikt is. - de deelnemers die niet vertrouwd zijn met internet, kunnen bij de organisatoren van de voorronden een inschrijffiche afhalen, die zij ingevuld naar KUNSTWERK[t] opsturen: KUNSTWERK[t] Bijlokekaai 7c B-9000 Gent - een deelnemer is pas officieel ingeschreven als hij zijn inschrijvingsgeld van 12 euro betaald heeft via een overschrijving aan KUNSTWERK[t]. rekeningnummer: IBAN: BE12 0013 5387 7092 BIC: GEBABEBB mededeling: RT12 – naam deelnemer- locatie voorronde - van deze 12 euro, wordt er per deelnemer 7 euro teruggestort door KUNSTWERK[t] naar de organisatoren van de voorronden. - indien een locatie volzet is (dit betekent dus dat de maximumcapaciteit bereikt is), kan de deelnemer via mail (
[email protected]) contact opnemen met KUNSTWERK[t] en worden er indien mogelijk alternatieven aangeboden. - de organisatoren van de voorronden worden regelmatig op de hoogte gehouden over wie er zich voor zijn/haar locatie heeft ingeschreven.
- elke deelnemer die officieel is ingeschreven, kan erop rekenen dat zijn werk wordt tentoongesteld!
VERDELEN VAN DE SCHILDERSDOEKEN - de schildersdoeken (40x50) worden door de hoofdsponsor, Royal Talens, aan de deelnemers ter beschikking gesteld. Ze gebruiken dit doek om hun werk te maken.
- deze schildersdoeken zullen door KUNSTWERK[t] en Royal Talens over het wedstrijdgebied verdeeld worden. - de deelnemers krijgen na overschrijving van het inschrijvingsgeld een bon die ze kunnen inruilen tegen hun schildersdoek. - de doeken worden verdeeld via een winkel voor kunstenaarsbenodigdheden in de gemeente waar de voorronde georganiseerd wordt of via de lokale organisator. - de organisatoren informeren de deelnemers wanneer/waar ze hun doek kunnen ophalen.
TENTOONSTELLINGSRUIMTE / TENTOONSTELLING De tentoonstellingsruimte moet aan de volgende voorwaarde voldoen: -
-
er is ruimte voorzien voor minimum 20 werken van 40/50 cm de ruimte is nog vrij voor een tentoonstelling die minstens een week duurt. Voor de gebieden waar er ook een Week voor de Amateurkunsten georganiseerd wordt (Nederland en Vlaanderen), valt er minstens één weekend van de tentoonstelling binnen deze WAK. de tentoonstelling is gratis toegankelijk voor het publiek, permanentie wordt voorzien door de organisatoren of de verantwoordelijke van de tentoonstellingslocatie.
PROMOTIE- EN COMMUNICATIECAMPAGNE Elke lokale partner ontvangt twee pakketten met promotiemateriaal: a) werving deelnemers: -een eerste pakket met flyers om deelnemers warm te maken om deel te nemen aan de wedstrijd -op de website worden persberichten, digitale flyers en e- cards geplaatst die je kan downloaden. b) werving bezoekers: - een tweede pakket met uitnodigingen, flyers en affiches voor de tentoonstelling - op de website worden persberichten, digitale flyers en e- cards geplaatst die je kan downloaden. TO DO: -
verspreiden van de flyers naar gekende adressen (bibliotheek, cultuurcentrum, academie, jeugdhuis, andere publieke plaatsen,…). aankondigen van de wedstrijd in de lokale pers. een oproep voor de deelnemers laten publiceren in infobladen van de gemeente en omstreken.
-
uitnodigingen verzenden naar deelnemers en genodigden voor de feestelijke opening, nocturne of finissage.
VERZEKERING VAN DE WERKEN Voor elk werk dat tentoongesteld wordt in een voorronde, voorziet KUNSTWERK[t] een verzekering. Elk werk wordt verzekerd voor een vast bedrag van 250 euro. De werken voor de finale blijven verzekerd gedurende gans de periode, tot het moment dat ze terug gebracht worden na de slottentoonstelling. Hiervoor hebben we een lijst nodig met de volgende gegevens: naam deelnemer, titel van het werk en materiaal (olieverf, acryl, inkt,.. ).
DE PRIJZEN Voorronde eerste prijs: 75 euro aankoopbon Talens materialen tweede prijs: 50 euro aankoopbon Talens materialen derde prijs: 25 euro aankoopbon Talens materialen Finale eerste prijs: t.w.v. 1500 euro (geldprijs materialen) tweede prijs: t.w.v. 500 euro (geldprijs materialen) derde prijs: t.w.v. 400 euro (geldprijs materialen) publieksprijs: t.w.v. 200 euro (geldprijs materialen)
1000 euro + 500 euro aankoopbon Talens 250 euro + 250 euro aankoopbon Talens 200 euro + 200 euro aankoopbon Talens 100 euro + 100 euro aankoopbon Talens
DE TENTOONSTELLING: PRAKTISCH Het organiseren van een voorronde verloopt in verschillende stappen: -
Binnenbrengen van de werken / ophalen van de werken Opbouw van de tentoonstelling De vernissage / finissage of een feestelijke nocturne voor genodigden Openingstijden en permanentie Jurering Afbraak van de tentoonstelling
Binnenbrengen van de werken / ophalen van de werken De lokale organisatoren geven aan KUNSTWERK[t] het tijdstip en de locatie door voor het binnenbrengen van het werk en eveneens het tijdstip en afspraken voor het terug ophalen van het werk. Wij plaatsen dit dan op de website, waar de deelnemers deze info kunnen raadplegen.
Let op! Diegenen die niet over een e- mailadres of internet beschikken moeten door de organisatoren van de voorronden op de hoogte worden gebracht per post of telefoon.
TO DO: permanentie tijdens het binnenbrengen van de werken. controleren van de binnengebrachte werken op het voldoen aan de deelnamevoorwaarden en op eventuele schade. aanbrengen van etiket op achterkant werk met duidelijke vermelding van de naam van de deelnemer en de locatie van de voorronde. Dit is erg belangrijk. Vanaf het moment dat de werken van de winnaars worden opgehaald zijn er werken van al de verschillende locaties bij elkaar. Als dan de plaatsnaam van de voorronde en de naam van de deelnemer niet duidelijk vermeld staat, wordt het een chaos bij het fotograferen, jureren en ophangen!
Opbouw van de tentoonstelling De lokale organisator staat in voor de opbouw van de tentoonstelling en een mooie presentatie van de werken en ook voor de afbraak van de tentoonstelling en een goede stockage van de werken. opbouw: - uitzetten van de werken - ophangen van de werken - uitlichten van de werken - aanmaken en aanbrengen van naamkaartjes van de werken - aanmaken overzichtscatalogus (optioneel) - technische ondersteuning of hulp van vrijwilligers vereist bij opbouw tentoonstelling
Vernissage / finissage of een feestelijke nocturne voor genodigden De lokale organisator zorgt voor een openingsmoment of een afsluitmoment van de tentoonstelling. Vanzelfsprekend zijn alle deelnemers hier op uitgenodigd. Er zijn verschillende mogelijkheden:
een vernissage, finissage of misschien zelfs een feestelijke nocturne voor genodigden? De keuze is afhankelijk van de organisator van de voorronde. TIPS: vastleggen receptie / opdieners / … zoeken van lokale sponsoring van opening indien gewenst? (optioneel) inkleding ruimte (hoge tafels, versiering,…) sprekersgestoelte en geluidsinstallatie gastenboek uitnodigingen voor de receptie verspreiden …
Openingstijden en permanentie Communiceer heel duidelijk de openingsdagen en - uren van de tentoonstelling. Let er ook op dat er permanentie is tijdens deze openingsuren. Een gastenboek waar bezoekers een reactie in kwijt kunnen, wordt ook altijd goed gesmaakt, zeker door de deelnemers.
Jurering Het uitzoeken van de juryleden gebeurt door KUNSTWERK[t] en de organisator (zeker voor de buitenlandse locaties). Alle juryleden zijn op een professionele wijze met beeldende (amateur)kunst bezig. Per locatie zijn er 3 tot 5 juryleden, waarvan 1 juryvoorzitter. -
vastleggen jureringsmoment in overleg met KW[t] opvang jury tijdens jurering (drankje,hapje, …)
De lokale organisator bepaalt zelf hoe de laureaten van de voorronde bekend gemaakt worden. Dit kan gebeuren tijdens de feestelijke nocturne of finissage, de laureaten kunnen telefonisch gecontacteerd worden, er kan een brief gestuurd worden naar alle deelnemers… De bekroonde werken en juryverslagen worden op de website www.royaltalents.eu getoond.
Afbraak van de tentoonstelling afbraak tentoonstelling / techniekers en/of vrijwilligers inpakken werken en op een etiket aangeven van wie het werk is – voorzie inpakmaterialen of vraag de deelnemers dit mee te brengen stockage van de werken permanentie tijdens afhalen van de werken
deelnemers tekenen lijst af bij afhalen van het werk de niet-opgehaalde werken worden op een geschikte plaats gestockeerd
Na de lokale voorronden zit het werk met betrekking tot het ROYAL TALEN[t]s er voor de lokale organisatoren op. De laatste taak is samen met ons een glaasje komen drinken op de opening van de slottentoonstelling.
