Dienstverleningsovereenkomst HR - samenvatting Te
bereiken doelstellingen uit HR Strategie: Hoge kwaliteit van personeel (in- door- en uitstroom en opleidingen) TU Delft favoriete werkgever. Meer (gender) diversiteit Flexibele organisatie Leiderschap van hoge kwaliteit
1e LIJN HRM
kengetallen 5.443 aantallenmedewerkers 4.000 gasten, declaranten ed. 9.443 totaal (afgerond)
FTE totaal 30,2
Huidige bezetting
Afspraak
1 HRM-er (manager/adviseurs) op 312 medewerkers/gasten in beheerseenheid
1:250
HR WGVM o Veiligheid en Milieu, Gevaarlijke stoffen en bedrijfsafval
9,3
1 WVGM-er op 1015 medewerkers/gasten
1:1500
HR WGVM o Verzuim preventie en begeleiding o Bedrijfsmaatschappelijk Werk(BMW) HR Services o Administratie persoon- en aanstellingsgegevens o Administratie en verwerking arbeidsvoorwaardengegevens o Salarisadministratie o Informatievoorziening
3,0
1 WVGM-er op 1.814 medewerkers (excl. gasten)
1:1814
33,8
1 HR services-medewerker Op 280 medewerkers/gasten
1:300
2E LIJN HRM
Huidige bezetting
Afspraak
HR Legal
FTE totaal 5,7
1 FTE per 954 medewerkers (excl. gasten)
1:950
HR Talent
7
1,0 FTE Per 680 medewerkers (excl. gasten)
1:680
Directie en secretariaat
4,3
Totaal
93,3 FTE HRM
HR Advies o Advies bij juiste mens op juiste plek (in/door/uitstroom)
Arbeidsvoorwaarden(beleid) Procesvertegenwoordiging Juridisch advies / Dienstverlening / voorlichting Talentmanagement diverse doelgroepen
DVO basis- en pluspakket September 2010
76,3
12,7
(= 1:101 medewerkers/gasten)
1
Dienstverleningsovereenkomst HR Basis / Plus
HR Advies Producten/diensten
Kwaliteit
Bijdrage Leidinggevende
B
Procesbegeleiding, Informatievoorziening, Advies
Leidinggevende zorgt voor tijdige en juiste input Leidinggevende maakt gebruik van dienstverlening van HR services Leidinggevende is bereid tot overleg Leidinggevende is Integraal Manager Leidinggevende past coachend leiderschap toe Eigenaarschap blijft bij de leidinggevende
Werving en selectie Strategische personeelsplanning Organisatievraagstukken incl. medezeggenschap R&O-cyclus Ziekteverzuim Ontwikkeling: stimuleren van life long learning en teamontwikkeling Coaching en feedback aan leidinggevenden Loopbaan Advies over individuele regelingen en arbeidsvoorwaarden
P
Basis / Plus
HR Services Producten/diensten
Deskundig Werkbaar Realiseerbaar Kritisch Volgens afspraak, op tijd Gericht op partnership
Norm basispakket en Prijs pluspakket dienstverlening Basis: Gemiddeld 1 HRM-er (manager/adviseurs) op 250 medewerkers/gasten in beheerseenheid. Hogere bezetting bij onvoldoende ontwikkeld leiderschap en/of specifieke facultaire wensen en/of afwijkende procedures en regelingen.
W&S: deelname aan selectiegesprekken. Bemiddeling bij conflicten Bijdrage aan teamontwikkeling. Coaching van medewerkers.
DVO basis- en pluspakket September 2010
Kwaliteit
Bijdrage Leidinggevende
Norm basispakket en Prijs pluspakket dienstverlening
2
B
Personeelsbeheer
Registratie en beheer persoonsgegevens Registratie en beheer aanstellingsgegevens Verwerking alle voorkomende mutaties op persoons- en aanstellingsgegevens Uitvoering CAO (w.o. cafetariamodel) Gastvrijheidsverklaringen Registratie ziekteverzuim Beheer personeelsdossiers Verlofadministratie Toepassing wet- en regelgeving Archivering
Arbeidsvoorwaarden
Deskundig Volgens afgesproken doorlooptijden (dashboard) Kritisch Volgens 4-ogen principe Logische controles Fiscaal correct Toepassing wet- en regelgeving Integer Bereikbaar 08.30 – 17.00 Systemen worden correct gebruikt
Leidinggevende en/of medewerker zorgen voor tijdige en juiste input Leidinggevende maakt gebruik van dienstverlening van HR services Eigenaarschap blijft bij de leidinggevende
Basis: Gemiddeld 1 HR Services medewerker op 250 medewerkers/gasten in beheerseenheid.
Informatie en advies over (individuele) regelingen en arbeidsvoorwaarden incl. beheer website Registratie en beheer WW Aangifte loonbelasting Beheer afspraken zorgverzekeraars Beheer ADSL voor personeel Relatiebeheer ABP
Informatievoorziening
Managementrapportages Werkgeversverklaringen Informatieverstrekking over CAO, wet- en regelgeving, TUD regelingen Informatieverstrekking over persoons- en aanstellingsgegevens Rapportages ziekteverzuim Informatie en advies aan (instromende) internationale staf (medewerkers/gasten) Informatiepakket nieuwe medewerkers
DVO basis- en pluspakket September 2010
3
P
Basis/ Plus
HR WGVM Producten/diensten
B
Maatwerkrapportages Interventieprocedure aanstellingen/mutaties Ondersteuning uitstroom (bijv reorganisaties) Bemiddeling, huisvesting, partnerbanen, schoolkeuzes, gezinshereniging, integratieactiviteiten etc. t.b.v. internationale staf
Verzuimbegeleiding werknemer/werkgever (medisch) Spreekuurcontacten Rapportage en verslaglegging
n.t.b.
Kwaliteit
Bijdrage Leidinggevende
Snelheid Voldoen aan wet- en regelgeving (WVP) Volledige en correcte overzichten Deskundig, acceptabel, werkbaar
Leidinggevende draagt zorg voor correcte zieken herstelmeldingen Leidinggevende zorgt voor heldere schriftelijk probleemstelling Leidinggevende is verantwoordelijke voor duidelijke communicatie naar de medewerkers
Leidinggevende is bereid tot open communicatie Leidinggevende geeft toestemming tot verslaglegging Leidinggevende neemt actief deel om te komen tot een oplossing
Norm basispakket en prijs pluspakket dienstverlening
Bedrijfsmaatschappelijk Werk(BMW) Consultatiegesprekken, inloopspreekuur
DVO basis- en pluspakket September 2010
Deskundig, Versnelde re-integratie Zelfinzicht cliënt Opheffen conflict
4
Basis/ Plus
HR WGVM Producten/diensten
Kwaliteit
Bijdrage Leidinggevende
Arbeidsomstandighedenspreekuur Werkplekonderzoek en -aanpassing Verstrekken van PBM’s (persoonlijke beschermingsmiddelen) Voorlichting en training Rapportage en advies Communicatie en voorlichting
Lager verzuim percentage Klanttevredenheid Pro actief
Leidinggevende neemt actief deel in SMO Leidinggevende formuleert heldere vraagen probleemstelling
Ondersteuning en beleidsadviezen (gebouwbeheer, BHV-organisatie en crisismanagement) Bewaking VGWM-kwaliteit (signaleren afwijkingen en voorstellen verbetering) Bevorderen naleven milieuvergunning /milieuzorgsysteem Uitvoering RI&E incl. PVA
Veiligheidsrondes minimaal 1 keer per jaar Klanttevredenheid Goed functionerende BHV Opvolging adviezen gebruikersvergunning
Leidinggevende is bereid tot open communicatie en informatieverstrekking Criteria waarop wordt gecontroleerd
Akkoord bevoegd gezag CMR registratie dit jaar op orde en voldoet
Leidinggevende maakt geen gebruik van parallelle inkoop e.d.
Beschikking bevoegd gezag Opvolging advies en actueel vergunningsstatuut Geen dwangsom-
Leidinggevende levert tijdig de gevraagde informatie en juiste vergunningen
Verzuimpreventie werkplek/ werkomstandigheden
Norm basispakket en prijs pluspakket dienstverlening
Veiligheid en Milieu
Gevaarlijke stoffen en bedrijfsafval
Inkoopadvies Registratie (lokaal) Opslagadvies Inzameling- en afvoeradvies Rapportages en voorstellen tot verbetering.
Vergunningen, registers en rapportage Aanvraag milieu- en gebruiksvergunningen inclusief noodzakelijk overleg. Registraties en rapportages op het gebied van o.a. asbest, MMMF, legionella, energie, RSI en ongevallen en incidenten. DVO basis- en pluspakket September 2010
5
Basis/ Plus
HR WGVM Producten/diensten
Verzuimbegeleiding werknemer/werkgever (medisch)
Bijdrage Leidinggevende
Leidinggevende draagt zorg voor correcte zieken herstelmeldingen Leidinggevende zorgt voor heldere schriftelijk probleemstelling d.m.v. Is verantwoordelijke voor duidelijke communicatie naar de medewerkers
Medische keuring bij aanstelling Uitvoering PAGO Advies en rapportage
Deskundig Volgens afspraak, op tijd
Bedrijfsmaatschappelijk Werk(BMW)
Leidinggevende verzoekt om keuring Leidinggevende licht personeel voor Leidinggevende is bereid tot open communicatie Leidinggevende geeft toestemming tot verslaglegging Leidinggevende neemt actief deel om te komen tot een oplossing
Basis/ Plus
HR Legal Producten/diensten
Kwaliteit
Bijdrage Leidinggevende
B
Arbeidsvoorwaarden(beleid)
Deskundig Werkbaar
CvB blijft eigenaar
Keuring/periodiek arbeidsgeneesk. onderzoek
Conflictbemiddeling Crisisinterventie Preventie Rapportage en advies Procesbegeleiding en voorlichting
Regelingen opstellen DVO basis- en pluspakket September 2010
Norm basispakket en prijs pluspakket dienstverlening
beschikkingen In jaarplan rapportages Volgens afspraak, op tijd Snelle reïntegratie Voldoen aan wet- en regelgeving (WVP) Volledige en correcte overzichten Deskundig, acceptabel, werkbaar
P
Verzuimanalyse individueel en per organisatie eenheid (2 x per jaar)
Kwaliteit
Deskundig, Versnelde reïntegratie Zelfinzicht cliënt Opheffen conflict
Norm basispakket en prijs pluspakket dienstverlening X fte centraal per 1000 medewerkers
6
Basis/ Plus
HR Legal Producten/diensten
Kwaliteit
Bijdrage Leidinggevende
Norm basispakket en prijs pluspakket dienstverlening
Beleidsnotities opstellen Ondersteuning LO, OR, DOL
Voldoet aan wet en regelgeving Gericht op partnership Overtuigingskracht Helder
Leidinggevende geeft input op verweerschrift en participeert bij gerechtszittingen.
X fte centraal per 1000 medewerkers
Beheer website werknemer Kennisoverdracht/informatieverstrekking
Leidinggevende neemt deel aan Redactieraad
Xfte centraal per 1000 medewerkers
Advies Begeleiding (ontslag) trajecten Opstellen verweerschriften/pleitnota’s
Leidinggevende zorgt voor tijdige en correcte input Leidinggevende blijft eigenaar
Uurtarief hoeveel?
Kwaliteit
Bijdrage Leidinggevende
Norm basispakket en prijs pluspakket dienstverlening
Leidinggevende is eigenaar van de vacature
Procesvertegenwoordiging Het voeren van procedures in bezwaar, beroep en hoger beroep
Voorlichting Juridisch advies / Dienstverlening
P
Geven cursussen (Scope, vakinhoudelijk)
Basis/ Plus
HR Talent Producten/diensten
B
Aantrekkelijk werkgeverschap
Arbeidsmarktcommunicatie Recruitment
Kwaliteit (persoonlijke ontwikkeling)
DVO basis- en pluspakket September 2010
Deskundig Betrokken Resultaatgericht Flexibel
7
Basis/ Plus
HR Talent Producten/diensten
Kwaliteit
Bijdrage Leidinggevende
Opleidingen en trainingen ontwikkelen en organiseren Graduate School, Professionaliseringsprogramma specifieke doelgroepen (Tenure Track, PhD Start Up) Hoogleraarbenoemingen Voorbereiding appraisals decanen Hoogleraren/facultyconferentie Ondersteuning AvL-commissie
Ondersteunend aan en met kennis van het primaire proces Gericht op partnership Focus is de TU in de breedte Organisatiesensitief Met brede kennis van en goed gevoel voor de bestuurlijke processen
Leidinggevende geeft behoefte aan Decaan denkt mee wie kan deelnemen aan de trainingen. Draagt soms expliciet deelnemers voor
Norm basispakket en prijs pluspakket dienstverlening Norm: 1,0 fte op 800 medewerkers
Flexibiliteit v personeel Loopbaaninstrumenten wetenschappelijke carrière Loopbaaninstrumenten OBP Docentenloopbaan
Decaan geeft in faculteiten handen en voeten aan beleid en denkt mee in de vorming van beleid
Diversiteit
Coördinatie DEWIS IDEA League Programma voor specifieke doelgroepen Charter Talent naar de top
Leiderschap
DVO basis- en pluspakket September 2010
Decaan heeft oog voor het onderwerp, ziet wat er nodig is in de faculteit en zet verzoek om specifieke ondersteuning vanuit DEWIS uit. Decaan zet targets voor diversiteit en stimuleert de awareness
8
Basis/ Plus
HR Talent Producten/diensten MD traject coachend leiderschap HRM leergang Academisch Leiderschap Oriëntatiedagen voor nieuwe hoogleraren)
Kwaliteit
Bijdrage Leidinggevende
Norm basispakket en prijs pluspakket dienstverlening
Decaan geeft aan wie mag deelnemen aan leergang Leiderschap, bekijkt dit in kader van MD-beleid CvB en decanen leveren bijdrage aan leergang
Aantrekkelijk werkgeverschap P
Faciliteren van aantrekken van talent Dual Career ondersteuning
DVO basis- en pluspakket September 2010
9