TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
“FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI KEBERHASILAN DAN
KEGAGALAN SISTEM INFORMASI DALAM ORGANISASI”
Oleh: SUNGGU SITUMORANG NIM. P056133672. 52E
Dosen: Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc (Cs)
PROGRAM PASCASARJANA MANAJEMEN DAN BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR 2015
KATA PENGANTAR Puji dan syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas kasih dan anugerahNya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan tugas makalah yang berjudul “FaktorFaktor yang Mempengaruhi Keberhasilan dan Kegagalan Sistem Informasi dalam Organisasi”. Tugas makalah ini dibuat sebagai ujian tengah triwulan untuk mata kuliah Sistem Informasi Manajemen, Program Pascasarjana Manajemen dan Bisnis, Institut Pertanian Bogor.
Adapaun tujuan penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui dan mempelajari bagaimana sistem informasi dipergunakan dalam suatu organisasi dan faktor-faktor apa saja yang mempengaruhi keberhasilan dan kegagalannya.
Penulis menyadari bahwa makalah ini masih jauh dari sempurna, sehingga penulis sangat berharap saran dan kritik yang membangun dari para pembaca. Dan semoga hasil pembahasan yang kami sajikan dalam makalah ini menjadi informasi yang berguna bagi rekan-rekan pembaca. Jakarta, Januari 2015 Penulis
i
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR .......................................................................................................................... i DAFTAR ISI .........................................................................................................................................ii DAFTAR GAMBAR.......................................................................................................................... iii DAFTAR TABEL ............................................................................................................................iv BAB I PENDAHULUAN .........................................................................................................1 1.1 Latar Belakang Masalah .................................................................................................. 1 1.2 Perumusan Masalah ............................................................................................................2 1.3 Tujuan ........................................................................................................................................2 BAB II TINJAUAN PUSTAKA ............................................................................................ 3 2.1 Pengertian Sistem ................................................................................................................3 2.2 Pengertian Informasi ..........................................................................................................4 2.3 Sistem Informasi ...................................................................................................................5 2.4 Pengertian Organisasi ............................................................................................................9 BAB III PEMBAHASAN .......................................................................................................... 11 3.1 Peranan Sistem Infomasi dalam Organisasi ........................................................... 12 3.2 Perkembangan Sistem Informasi Pada Organisasi. .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 3.3 Penggunaan Sitem Informasi Pada Organisasi. . . . . .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 3.4 Keberhasilan Sistem Informasi Dalam Organisasi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 3.5 Kegagalan Sistem Informasi Dalam Organisasi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 BAB IV PENUTUP ................................................................................................................... 18 4.1 Kesimpulan........................................................................................................................... 18 4.2 Saran ........................................................................................................................................ 18 DAFTAR PUSTAKA ....................................................................................................................... 19
ii
DAFTAR GAMBAR Gambar 2. 1 Gambar 2. Gambar 2. Gambar 2. Gambar 3. 1
Komponen-komponen Sistem Informasi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7
Peranan Pokok Sistem Informasi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Klasifikasi Sistem Informasi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Pengembangan Sistem Informasi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Penggunaan Sistem Informasi dalam Organisasi . . . . . . . . . . . . . . 16
iii
DAFTAR TABEL Tabel 2. 1 The Characteristics of Good Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Tabel 2. 2 Definisi Sistem Informasi. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Tabel 2. 3 Organizational Structure. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 1 Tabel 3. 1 Karakteristik Informasi untuk setiap tingkatan organisasi 13
iv
BAB I PENDAHULUAN 1.1
Latar Belakang Masalah
Fenomena yang terlihat sejak pertengahan tahun ’80–an adalah dibidang teknologi informasi (komputer dan telekomunikasi) yang sedemikian pesatnya . Tidak yang dapat menahan lajunya perkembangan teknologi informasi, keberadaanya telah menghilangkan garis – garis batas antar satu daerah ke daerah yang lain, demikian juga antar negara dalam hal aliran informasi, tidak ada negara yang dapat mencegah mengalirnya informasi dari atau ke luar negara lain . Informasi adalah salah satu factor penting suatu organisasi karena merupakan sumber daya yang dapat diolah untuk menunjang aplikasi suatu organisasi ditengah –tengah persaingan dunia bisnis yang semakin berkembang.
Perkembangan Teknologi Informasi (TI) yang sangat pesat dewasa ini memberikan banyak kemudahan pada berbagai aspek kegiatan bisnis /organiasi (Cushing,1993;Murdick, et, al, 1997; Mc. Leod. R. J, 1997; Grace, 2000; Nur indriantoro, 2000; Baridwan, 2000 dalam halim, 2000; Hall, 2001). Peranan Teknologi Informasi dalam berbagai aspek kegiatan bisnis dapat dipahami karena sebagai sebuah teknologi yang menitikberatkan pada pengaturan sistem informasi dengan penggunaan computer, Teknologi Informasi dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi dunia usaha dengan cepat, tepat waktu, relevan dan akurat (Wilkinson dan Cerullo, 1997).
Globalisasi yang menuntut kecepatan dan ketepatan informasi pun menjadi tantangan besar bagi organisasi untuk menyesuaikan sistem informasi yang digunakan untuk mengintegrasikan dan mengkoordinasikan kegiatan bisnisnya. Saat ini, organisasi-organisasi telah memadukan/mengintegrasikan sistem-sistem mereka dengan mengikuti perkembangan informasi yang terus mengalir sehingga sistem-sistem tersebut lebih fleksibel dalam mendukung kegiatan bisnis mereka.
Manfaat dari sistem informasi itu sendiri ialah untuk pengumpulan data, penyimpanan sampai pengolahan data,kemudian dapat mempermudah pengambilan keputusan, mengindentifikasi masalah,peramalan bisnis dan masih banyak lagi. Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah serangkaian sub sistem informasi yang terintegrasi dan dan mampu mentransformasi data, sehingga dapat meningkatkan produktivitas dari organisasi (perusahaan). Oleh karena itu SIM semakin dibutuhkan oleh perusahaan, khususnya dalam meningkatkan kelancaran aliran informasi dalam perusahaan control kualitas, dan menciptakan aliansi atau kerjasama dengan rekan lainnya. Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan. Sistem informasi dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi yang mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya. 1
Kroenke (1992 dalam Kadir 2003: 5) mengatakan bahwa sistem informasi memberikan nilai tambah terhadap proses, produksi, kualitas, manajemen, pengambilan keputusan, dan pemecahan masalah serta keunggulan kompetitif yang tentu saja sangat berguna bagi kegiatan bisnis. O’Brien (2011: 4) juga mengatakan bahwa “Information systems have become as integrated into our daily business activities as accounting, finance, operations management, marketing, human resource management, or any other major business function. Information systems and technologies are vital components of successful businesses and organizations—some would say they are business imperatives”. Pembuatan dan penggunaan sistem informasi haruslah sesuai dengan organisasi. Tanpa adanya pemahaman yang jelas tentang organisasi itu sendiri, sistem informasi yang diterapkan akan menjadi tidak berguna dalam pencapaian tujuan organisasi, bahkan dapat menyebabkan kegagalan dalam proses bisnis organisasi. Pemahaman organisasi yang perlu dipertimbangkan adalah menyangkut tipe kegiatan bisnisnya, proses bisnis, struktur organisasi, politik dan budaya organisasi, serta lingkungan sekitar organisasi.
1.2
Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dikemukakan sebelumnya, maka permasalahan dalam makalah ini dapat dirumuskan sebagai berikut: 1. Bagaimana sistem informasi dalam organisasi? 2. Faktor-faktor apa yang mempengaruhi keberhasilan dan kegagalan sistem informasi dalam organisasi? 1.3
Tujuan
Sesuai latar belakang dan perumusan masalah, maka tujuan dari makalah ini adalah: 1. Untuk mengetahui bagaimana sistem informasi dalam organisasi. 2. Untuk mengetahui faktor-faktor yang mempengaruhi keberhasilan dan kegagalan sistem informasi dalam organisasi.
2
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1
Pengertian Sistem
Sistem adalah kumpulan dari elemen –elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu . Jerry Fith Gerald (2011) menjelaskan bahwa sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur – prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama –sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan sasaran tertentu. O’Brien (2011: 4) mendefinisikan sistem dalam bentuk sederhana yaitu “a system is a set of interrelated components, with a clearly defined boundary, working together to achieve a common set of objectives”. Sedangkan definisi sistem menurut Stair (1992: 5) adalah “a set of elements or components that are formed and interact to accomplish goals or objectives”. Dan dalam Kroenke (1992: 20) dikatakan bahwa “a system is a set of interrelated elements”. Sistem adalah elemen–elemen yang saling berhubungan membentuk suatu kesatuan atau organisasi (Amsyah,2000). Berdasarkan definisi-definisi tersebut, dapat disimpulkan bahwa sistem adalah seperangkat komponen/elemen yang saling terhubung dalam melakukan suatu tujuan, namun memiliki batasan. Kadir (2003:54) menguraikan elemen-elemen pembentuk sebuah sistem, yaitu:
1. Tujuan Setiap sistem memiliki tujuan (goal), entah hanya satu atau mungkin lebih banyak. Tujuan inilah yang menjadi motivasi yang mengarahkan sistem. Tanpa tujuan, sistem menjadi tak terarah dan tak terkendali.
2. Masukan Masukan (input) sistem adalah segala sesuatu yang masuk ke dalam sistem dan selanjutnya menjadi bahan untuk diproses. Masukan dapat berupa hal-hal berwujud (contohnya bahan mentah) maupun yang tidak tampak (contohnya informasi berupa permintaan jasa dari pelanggan).
3. Proses Proses merupakan bagian yang melakukan perubahan atau transformasi dari masukan menjadi keluaran yang berguna. 4. Keluaran Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan.
5. Mekanisme pengendalian dan umpan balik Mekanisme pengendalian (control mechanism) diwujudkan dengan menggunakan umpan balik (feedback), yang mencuplik keluaran. Umpan balik ini digunakan untuk mengendalikan baik masukan maupun proses. Tujuannya adalah untuk mengatur agar sistem berjalan sesuai dengan tujuan.
2.2
Pengertian Informasi
McFadden, dkk (1999 dalam Kadir, 2003: 31) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut. Dan menurut Davis (1999 3
dalam Kadir, 2003: 31) juga mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang. Jadi, secara umum dapat disimpulkan bahwa informasi adalah sekumpulan data atau fakta yang memiliki manfaat bagi pengguna/ penerima.
Informasi sebaiknya memiliki nilai kualitas yang baik dalam penggunaanya, dan Stair (1992: 6) menguraikan beberapa karakteristik dari informasi yang baik tersebut dalam Tabel 2. 1.
Tabel 2. 1 The Characteristics of Good Information Definition Accurate information is error free. In some cases, inaccurate information is generated because inaccurate data is fed into the transformation process. This is commonly called garbage in, garbage out (GIGO). Complete Complete information contains all of the important facts. For example, an investment report that does not include all important costs is not complete. Economical Information should also be relatively economical to produce. Decision makers must always balance the value of information with the cost of producing it. Reliable Reliable information can be depended on. In many cases, the reliability of the information depends on the reliability of the data collection method. In other instances, reliability depends on the source of the information. A rumor from an unknown source that oil prices might go up may not be reliable. Relevant Relevant information is important to the decision maker. Information that lumber prices may drop may not be relevant to a computer chip manufacturer. Simple Information should also be simple and not overly complex. Sophisticated and detailed information may not be needed. In fact, too much information can cause information overload, where a decision maker has too much information and is unable to determine what is really important. Timely Timely information is fresh and new. Verifiable Information should be verifiable. This means that you can check it to make sure it is correct, perhaps by checking many sources for the same information. Sumber: Stair, 1992: 6. Characteristics Accurate
2.3
Sistem Informasi
Sistem Informasi adalah suatu sitem terpadu menyediakan informasi untuk mendukung kegiatan operasional, manajemen dan funsi pengabilan keputusan dari suatu organisasi. Menurut Turban, Mc Lean, dan Wetherbe (1999), Sistem informasi adalah sebuah sistem informasi yang mempunyai fungsi mengumpulkan, memproses, 4
menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik.
Menurut O’Brien (2011: 4), “an information system (IS) can be any organized combination of people, hardware, software, communications networks, data resources, an policies and procedures that stores, retrieves, transforms, and disseminates information in an organization”. Sistem informasi juga memiliki beberapa definisi lain yang dijelaskan pada Tabel 2. 2, yang pada intinya memiliki pengertian yang sama. Kadir (2003: 10) menyimpulkan bahwa sistem informasi mencakup sejumlah komponen (manusia, komputer, teknologi informasi, dan prosedur kerja), ada sesuatu yang diproses (data menjadi informasi), dan dimaksudkan untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan. Sumber Alter (1992) Bodnar dan Hopwood (1993)
Gelinas, Oram,dan Wiggins (1990) Hall (2001)
Tabel 2. 2 Definisi Sistem Informasi Definisi Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.
Sistem informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna.
Sistem informasi adalah suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan, dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai. Sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data dikelompokan, diproses menjadi informasi, dan didistribusikan kepada pemakai.
Turban, McLean, dan Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, Wetherbe (1999) menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik. Wilkinson (1992)
Sistem informasi adalah kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya (manusia, komputer) untuk mengubah masukan (input) menjadi keluaran (informasi), guna mencapai sasaransasaran perusahaan.
Sumber: Kadir, 2003: 11.
5
Gambar 2. 1 Komponen-komponen Sistem Informasi
Sumber: O’Brien, 2011:31.
Sistem informasi memiliki peran pokok yang sangat penting dalam suatu organisasi bisnis, yaitu: 1. Mendukung kegiatan operasional dan proses bisnis. 2. Mendukung proses pengambilan keputusan bagi para manajer dan karyawan. 3. Mendukung strategi-strategi yang memiliki keunggulan daya saing. Gambar 2. 2 Peranan Pokok Sistem Informasi
Sumber: O’Brien, 2011: 8.
6
O’Brien (2011: 13-14) mengklasifikasikan sistem informasi ke dalam kegiatan operasional dan manajemen bisnis, serta kategori yang lainnya, yaitu:
1.
2. 3.
Operations Support Systems; sistem pemrosesan transaksi, sistem pengendali/ kontrol, dan sistem kolaborasi. Management Support Systems; sistem informasi manajemen, sistem pendukung keputusan, dan sistem informasi eksekutif. Lainnya; expert systems, knowledge management systems, strategic information systems, dan functional business systems. Gambar 2. 3 Klasifikasi Sistem Informasi
Sumber: O’Brien, 2011:13.
Seiring berjalannya waktu, perkembangan sistem informasi juga sangat pesat dalam organisasi bisnis guna memenuhi kebutuhan bisnis yang semakin menuntut keefisienan dan keefektifan dalam kegiatan operasional bisnis secara keseluruhan. Perkembangan sitem informasi ini merupakan tantangan besar bagi para manajer dan profesional bisnis. O’Brien (2011:19) menerangkan dengan jelas solusi pengembangan sistem informasi seperti pada Gambar 2.4.
7
Gambar 2. 4 Pengembangan Sistem Informasi
Sumber: O’Brien, 2011: 19
Di dalam proses pengembangan sistem informasi ini, end user dan ahli informasi mendesain (design) aplikasi-aplikasi sistem informasi berdasarkan sebuah analisis (analyze) terhadap kebutuhan bisnis organisasi. Mereka juga bisa melakukan penyelidikan (investigate) yang mungkin secara ekonomi atau teknik atas aplikasi yang diusulkan, lalu menemukan dan mempelajari bagaimana menggunakan setiap software yang diperlukan untuk menerapkan (implement) sistem yang baru tersebut, serta membuat perbaikan untuk mempertahankan (maintain) nilai bisnis dari sistem tersebut. 1.
2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
O’Brien (2011: 24) menjelaskan tentang kegunaan dari sistem informasi, yaitu:
A major functional area of business equally as important to business success as the functions of accounting, finance, operations management, marketing, and human resource management. An important contributor to operational efficiency, employee productivity and morale, and customer service and satisfaction. A recognized source of value to the firm. A major source of information and support needed to promote effective decision making by managers and business professionals. A vital ingredient in developing competitive products and services that give an organization a strategic advantage in the global marketplace. A dynamic, rewarding, and challenging career opportunity for millions of men and women. A key component of the resources, infrastructure, and capabilities of today’s networked business enterprises. A strategic resource.
8
2.4
Pengertian Organisasi
Menurut Laudon dan Laudon (2012: 112), an organization is a stable, formal social structure that takes resources from the environment and processes them to produce outputs. Organizations are formal legal entities with internal rules and procedures that must abide by laws. Organizations are also social structures because they are a collection of social elements, much as a machine has a structure – a particular arrangement of valves, cams, shafts, and other parts. Selain itu Laudon dan Laudon (2012: 114-118) menjelaskan bahwa organisasi memiliki beberapa fitur yang mempengaruhi jenis sistem informasi yang digunakannya, yaitu: 1.
2.
3.
4.
5.
Routines and Business Processes Routines atau prosedur standar operasi adalah berupa aturan, prosedur, dan praktek yang terus dikembangkan sesuai dengan ekspektasi kondisi di masa depan. Proses bisnis merupakan seperangkat kegiatan dan perilaku yang terorganisasi dan terkoordinasi yang terus dikembangkan perusahaan untuk memproduksi hasil usaha yang spesifik dan unik.
Oganizational Politics Orang-orang dalam organisasi menduduki posisi yang berbeda-beda sesuai dengan keahlian, cakupan, dan pandangan yang berbeda-beda juga. Mereka memiliki pandangan yang berbeda tentang bagaimana sebaiknya pendistribusian sumber daya, reward, dan hukuman. Perbedaan ini menjadi permasalahan para manajer dan karyawan, dan mereka mengakibatkan perselisihan politik dalam sumber daya, persaingan, dan konflik dengan setiap organisasi lainnya. Organizational Culture Semua organisasi memiliki landasan, unassailable, unquestioned assumptions yang menetukan tujuan dan produk mereka. Budaya organisasi meliputi seperangkat asumsi- asumsi tersebut tentang produk apa yang seharusnya diproduksi, bagaimana dan dimana memproduksi, serta untuk siapa.
Organizational Environments Organisasi berada dalam lingkungan dimana mereka mengambil sumber daya dan lingkungan dimana mereka menyalurkan barang dan jasa. Organisasi dan lingkungan memiliki hubungan timbal balik. Di satu sisi, organisasi terbuka dan tergantung pada lingkungan sosial dan fisik disekitarnya. Di sisi yang lain organisasi bisa mempengaruhi lingkungannya.
Organizational Structure Semua organisasi memiliki struktur atau bentuk. Mintzberg (1979 dalam Laudon dan Laudon, 2012) mengklasifikasikan lima jenis dasar dari struktur organisasi yang dapat dilihat dalam Tabel 2. 3.
9
Tabel 2. 3 Organizational Structure
Organizational Types Description Examples Entrepreneurial structure Young, small firm in a fast-changing Small start-up environment. It has a simple structure and is business managed by an entrepreneur serving as its Machine bureaucracy
single chief executive officer. Large bureaucracy existing in a slowly changing environment, producing standard products. It is dominated by a centralized management team and centralized decision making.
Midsize m anufacturing firm Fortune 500 firms, such as General Motors
Divisionalized bureaucracy Combination of multiple machine bureaucracies, each producing a different product or service, all topped by one central headquarters.
Law firms, school systems, hospitals
Professional bureaucracy
Consulting firms, such as the Rand Corporation
Knowledge-based organization whre goods and services depend on the expertise and knowledge of professionals. Dominated by department heads with weak centralized authority.
Adhocracy
Task force organization that must respond to rapidly changing environments. Consists of large groups of specialists organized into short-lived multidisciplinary teams and has weak central management. Sumber: Laudon dan Laudon (2012:118). 6.
Other Organizational Features Semua organisasi memiliki tujuan dan menggunakan cara yang berbeda-beda untuk merealisasikan tujuan tersebut. Ada organisasi yang memiliki tujuan yang bersifat memaksa (contohnya; penjara), utilitarian (contohnya; organisasi bisnis), dan normatif (contohnya; sekolah dan universitas).
10
BAB III PEMBAHASAN 3.1
Peranan Sistem Informasi dalam Organisasi
Peranan sistem informasi dalam kegiatan organisasi adalah menyediakan informasi untuk menunjang proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh organiasasi. Informasi yang dipergunakan untuk membantu pengambilan keputusan dilihat dari asalnya, datang dari luar organisasi(eksternal). Tugas sistem informasi adalah menyediakan informasi yang bersifat internal. Agar informasi yang dihasilkan sistem informasi lebih akurat dan bermanfaat bagi organisasi maka harus dilakukan analisa untuk mengetahui kebutuhan informasi bagi setiap tingkatan organisasi. Untuk hal ini harus dimengerti terlebih dahulu mengenai kegiatan dan tipe keputusan yang diambil oleh tiap-tiap tingkatan organiasi.
Ada 3 tingkatan dalam organisasi yang berkepentingan dalam penggunaan sistem informasi yaitu tingkat atas, menengah dan bawah . Masing – masing tingkatan mempunyai kepetingan yang berbeda, karena itu pengelolaan informasi yang dibutuhkan untuk pengambilan keputusan juga berbeda . Pembagian kegiatan organisasi menurut tingkatannya adalah sebagai berikut:
1.
2.
3.
Perencanaan strategis, adalah kegiatan organisasi tingkat atas, yang berupa penetapan tujuan dan penentuan strategi serta kebijakan yang dibutuhkan untuk pencapaian tujuan . Pengambilan keputusan dalam perencanaan strategis banyak dipengaruhi kondisi lingkungan yang dinamis dan serba tak pasti sehingga informasi yang dibutuhkan banyak berupa ringkasan dan bersifat eksternal. Sistem informasi hanya dapat memberikan informasi untuk menunjang pembuatan keputusan . Informasi yang diperlukan tidak mempunyai tingkat akurasi yang tinggi dan seringkali bukan berupa fakta, tetapi hanya perkiraan saja. Pengalaman dan intuisi banyak berperan dalam pengambilan keputusan.
Pengendalian organisasi,adalah kegiatan organisasi tingkat menegah yang dilakukan untuk memastikan bahwa organisasi telah melaksanakan kebijakan yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan organisasi. Pengendalian organisasi ini dilakukan antara lain dengan menentukan tindakan dan memformulasikan aturan baru untuk kegiatan operasional,mengalokasikan sumber daya dan mengukur kinerja . Informasi yang dibutuhkan pengendalian manajemen berupa laporan – laporan ini dibuat suatu analisa untuk membandingkan kinerja sesungguhnya dengan rencananya. Berdasarkan analisa tersebut, organisasi membuat keputusan – keputusan, misalnya pembuatan sistem operasi baru, pembuatan anggaran dan hal – hal lain yang dianggap peting dalam mendukung tujuan organisasi.
Pengendalian operasional, merupakan kegiatan untuk memastikan bahwa tindakan –tindakan operasional telah dijalankan dengan efisien dan efektif. Pengendalian operasional merupakan penerapan keputusan yang telah dihasilkan oleh tingkatan pengendalian organisasi dan menghasilkan informasi hasil pelaksanaan tindakan, pengalokasian sumber daya, dan pengukuran kinerja . Informasi yang dibutuhan harus mempunyai tingkatan akurasi tinggi dan bersifat sangat baru. Sistem informasi pada tingkatan ini bisa disebut menghasilkan keputusan karena yang dibuat seringkali berulang, rutin dan terstruktur sehingga bisa diotomatisasikan atau terpogram.
11
Tabel 3. 1 Karakteristik informasi untuk setiap tingkatan organisasi Karakteristik Infomasi Sumber Ruang Lingkup Kedetailan Waktu Umur Data Ketelitian Frekuensi
3.2.
Pengendalian Operasional Internal Sempit Sangat Detail Lampau Sangat Baru Tinggi Sering
Pengendalian Manajemen
Perencanaan Stategis Eksternal Sangat Luas Kurang Detail Masa Depan Lama Rendah Jarang
Perkembangan Sistem Informasi Pada Organisasi (Perusahaan)
Sampai pada tahun 1960-an ,peran sistem informasi masih sederhana yakni,memproses transakasi, menyimpan data, accounting dan aplikasi proses data elektronik (elektronik data processing)lainnya. Kemudian pada tahun1970-an ,informasi spesifikasi awal produk yang dibuat oleh information reporting system tidak dapat memenuhi kebutuhan pengambilan keputusan organisasi. Untuk menjawab kebutuhan tersebut dikembangkan konsep decision support system. Fungsi baru ini adalah menyediakan dukungan interaktif pada organisasi dalam memproses pengambilan keputusan. pada awal tahu 1980-an kemajuan yang begitu pesat terjadi pada proses mikrokomputer, aplikasi perangkat lunak dan jaringan telekomunkasi yang disebut dengan end user computing. Kemudian dikembangkan lagi konsep executive information sytem (ESS) ,sistem informasi ini memberikan jalan yang keluar bagi organisasi untuk memperoleh informasi yang sangat kritikal pada saat dibutuhkan.
3.3.
Penggunaan Sistem Informasi Pada Organisasi
Penggunaan Sistem Informasi pada organiasi (perusahaan) merupakan sistem informasi yang memberikan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan (input) daan berbagai tahapan proses yang diperlukan untuk memenuhi tujuan tertentu dalam suatu kegiatan organiasi . Adapun komponen sistem informasi yang menghasilkan hasil keluaran (output) dengan menggunakan masukan(input) dibangun terdiri dari : –
–
–
–
komponen input, input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi, Input disini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen – dokumen dasar. Komponen model, komponen ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan . Komponen output, hasil dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua pemakain sistem. Komponen teknologi,Teknologi merupakan “tool box” dalam sistem informasi, teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model,menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran, dan membantu pengedalian dari sistem secara keseluruhan.
12
–
–
–
–
–
Komponen hardware ,Hardware berperan penting sebagai suatu media peyimpanan vital bagi sistem informasi . Yang berfungsi sebagai tempat untuk menampung data base atau lebih mudah dikatakan sebagai sumber data dan informasi untuk memperlancar dan mempermudah kerja dari sistem informasi. Komponen software, software berfungsi sebagai tempat untuk megolah, menghitung dan memanipulasi data yang diambil dari hardware untuk menciptakan suatu informasi. Komponen basis data ,Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan lain ,tersimpan diperangkat keras computer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan dalam data base untuk keperluan penyediaan informasi lebih lanjut. Data didalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa supaya informasi yang dihasilkan berkualitas. Komponen control, Hal–hal yang menggangu sistem informasi, antara lain:bencana alam, api, temperature, air, debu, kecurangan–kecurangan, sabotase, kegagalan sistem itu sendiri, ketidak efisienan dan lain–lain. Kontrol dan pengendalian yang tepat perlu dipersiapkan dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang kemungkinan dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun apabila terlanjur terjadi kesalahan –kesalahan dengan cepat dapat diatasi. Komponen jaringan, Untuk menghubungkan computer – computer perangkat keras dalam satu kesatuan diperlukan media untuk menghubungi antara hardware dan software sistem informasi yang digunakan disuatu perusahaan.
Keputusan penggunaan Sistem informasi dalam organiasi (perusahaan) sangat diharapkan untuk mendukung dan mempercepat ataupun memperlancar semua operasional perusahaan dalam mencapai tujuan yang akan ingin dicapai. Adapun Tujuan Umum Sistem Informasi pada Organisasi(Perusahaan) adalah : a.
b. c.
Menyediakan informasi yang dipergunakan didalam perhitungan harga pokok, jasa, produk dan tujuan lain ing diperlukan oleh perusahaan.
Menyediakan infomasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan. Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan
Ketiga tujuan sistem informasi tersebut diatas menunjukkan bahwa manajemen sebagai pengguna langsung dalam suatu organisasi(perusahaan) memiliki akses ke informasi akuntasi perusahaan dan mengetahui bagaimana mempergunkan sistem tersebut. Sehingga dengan informasi yang ditampilkan dalam informasi akuntasi perusahaan, manajemen akan dapat membantu mengidentifikasi masalah, menyelesaikan masalah dan mengevaluasi kinerja perusahaan.
Sistem informasi dibuat untuk kepentingan organisasi, sehingga organisasi harus menyadari dan terbuka terhadap pengaruh dari sistem informasi dalam penggunaan teknologi yang baru. Penggunaan sistem informasi dalam suatu organisasi dipengaruhi oleh fitur organisasi itu sendiri, yaitu struktur organisasi, proses bisnis, politik organisasi, budaya organisasi, lingkungan sekitarnya, serta keputusan manajerial. Silver, et al. (1995) mengidentifikasi secara umum penggunaan sistem informasi dalam empat tahapan, yaitu: 1. Initiation; yaitu mencetuskan sistem informasi yang ingin digunakan, yang
13
disesuaikan dengan kebutuhan dan keadaan/fitur organisasi.
2. Acquisition (build/ buy); yaitu pengadaan sistem informasi yang yang akan digunakan, baik dengan cara membuat sendiri atau membeli dari pihak lain.
3. Introduction; yaitu berupa pengenalan penggunaaan sistem informasi yang baru saja dijalankan. 4.
Adaptation; yaitu proses penyesuaian sistem informasi yang telah digunakan/ dijalankan. Di sini kita melihat efek dari penerapan sistem informasi tersebut terhadap para user, lingkungan sekitar, dan khususnya terhadap keuntungan organisasi. Apabila sudah tidak sesuai lagi dengan kebutuhan organisasi atau penerapan tersebut tidak berhasil, maka organisasi bisa kembali merencanakan dan mencetuskan sistem informasi yang baru.
14
Gambar 3.2 Penggunaan Sistem Informasi dalam Organisasi
3.4.
Sumber: Silver, et al. (1995)
Keberhasilan Sistem Informasi dalam Organisasi
Sistem informasi sangat berperan untuk memadukan semua unsur- unsur yang saling berhubungan sehingga sistem informasi terus harus dipandang sebagai suatu sistem tunggal, akan tetapi cukup kompleks sehingga perlu diuraikan menjadi subsistem –subsistem untuk perencanaan dan pengendalian pegembangannya serta untuk mengendalikan operasinya. Keberhasilan penggunaan sistem informasi sangat dipegaruhi oleh hubungan antara organisasi dan sistem informasi itu sendiri. Berdasarkan buku O’Brien dan Marakas (2009) terapat beberapa faktor yang menyebabkan sukses atau tidaknya suatu organisasi/perusahaan dalam mempergunakan sistem informasi. Faktor yang menyebabkan keberhasilan organisasi/perusahaan menggunakan sistem informasi:
a. b. c. d. e. f. g.
Adanya dukungan dari manajemen eksekutif Keterlibatan end user Penggunaan kebutuhan organisasi/perusahaan yang jelas. Perencanaan yang matang Harapan perusahaan yang nyata. Penggunaan sistem informasi relative tinggi (High Levels of System Use) Kepuasan para pengguna terhadap sistem (Users Satisfaction With The Systems)
15
h. 3.5
Sikap yang menguntungkan (Favourabel attitude) para pengguna terhadap sistem informasi dan staff dari sistem informasi. Kegagalan Sistem Informasi dalam Organisasi
Proses penggunaan sistem informasi dalam organisasi bisa juga mengalami kegagalan dalam mencapai tujuan organisasi. Kegagalan penggunaan sistem informasi sangat dipengaruhi oleh hubungan antara organisasi dan sistem informasi itu sendiri. Sebuah Sistem dikatakan gagal jika keberadaanya tidak mampu mempengaruhi kebutuhan yang ada ,tidak mampu memberi efek manfaat terhadap para penggunanya serta sulit untuk digunakan. Faktor – faktor yang menyebabkan suatu organisasi/perusahaan mengalami kegagalan dalam penggunaan sistem informasi: 1.
2. 3. 4. 5.
6.
7.
Kurangnya dukungan manajemen eksekutif dan input dari end user . Dalam pengembangan sistem informasi pihak eksekutif perusahaan menyerahkan sepenuhnya penerapannya kepada bagian teknologi informasi dan enggan untuk mempelajari sistem informasi yang baru atau paihka eksekutif tidak mengeti sama sekali . Disamping itu pihak manajemen eksekutif kurang rasa memiliki terhadap sistem informasi yang diterapkan dalam peruahaan. Pernyataan kebutuhan dan spesifikasi yang tidak lengkap dan selalu berubahubah.
Inkompetensi secara teknologi. Kurangnya kompetensi sumberdaya manusia yang ada dalam perusahaan untuk menjalankan teknologi informasi . Kurangnya insiatif dan keaktifan Biaya yang berlebihan dalam pengembangan sistem informasi melampaui anggaran. Dalam hal ini sering terjadi dimana pengembangan sistem informasi di suatu perusahaan menjadi berlarut –larut, kurang terarah sehingga menyebabkan biaya yang semakin meningkat.
Kelemahan teknis yang berakibat pada kinerja yang berada dibawah tingkatan dari apa yang diperkirakan. Apabila sistem informasi yang dibangun tidak dikerjakan secara cermat dan teliti, maka besar kemungkinan sistem tersebut akan memiliki kelemahan teknis yang membuat sistem tidak mampu bekerja secara normal ataupun sesuai dengan yang diharapkan . Jika hal ini terjadi maka dapat menyebabkan kegagalan pula. Melewati batas waktu yang diperkirakan ,selain biaya pegembangan sangat mahal , juga memerlukan waktu yang lama. Hal ini disebabkan pengembangan sistem informasi merupakan suatu pekerjaan kompleks dan membutuhkan keakuratan serta kecermatan yang sangat tinggi. Apabila perkiraan waktu ini yang membuat meleset dari yang direncanakan, maka hal tersebut dapat menyebabkan kegagalan pengembangan sistem informasi
Gagal memperoleh manfaat yang diperkirakan. Dalam pengembangan sisitem informasi suatu organisasi /perusahaan dengan tujuan tertentu sesuai dengan kebutuhan dan kondisi yang ada dalam perusahaan . Misalnya sistem untuk sumberdaya manusia, sistem pengelolaan keuangan, sistem pemasaran dan sistem operasional produksi dan lian –lain . Namun setelah sistem dibangun ternyata tidak sesuai dengan peruntukkannya ,dengan demikian sistem mengalami kegagalan.
16
8.
9.
10.
Tidak memiliki perencanaan memadai mengenai tahapan dan arahan yang harus dilakukan. Pegembangan sistem informasi dan penerapannya dalam perusahaan apabila tidak didukung dengan perencanaan yang matang dan tidak dapat menjembatani keinginan dan kepentingan orang –orang dalam perusahaan denga pihak yang memahami dan mengerti dalam pembangunan sitem informasi tersebut.
Strategi dan tujuan tidak jelas ketika akan menggunakan sistem informasi. Dengan pegembangan sistem informasi kebanyakan pimpinan perusahaan tidak mengetahui apa visi, misi,strategi ataupun rencana bisnis yang terkait dengan penggunaan sistem informasi pada perusahaan. Strategi dan tujuan merupakan faktor penting yang menjadi penentu seberapa besar pencapaian yang diinginkan ketika perusahaan akan melakukan sesuatu. Tanpa strategi dan tujuan yang jelas maka apapun yang dilakukan menjadi tidak terarah karena tidak ada batasan dimana sistem yang digunakan dapat dianggap berhasil ataupun tidak. Tidak jelasnya kebutuhan terhadap sistem. Perusahaan dalam pengembangan sistem informasi harus terlebih dahulu mengindentifikasi kebutuhan terhadap sistem informasi yang akan diimplementasikan .
17
BAB IV PENUTUP 4.1
Kesimpulan
Peranan sistem informasi dalam kegiatan organisasi/perusahaan adalah menyediakan informasi untuk menunjang proses pengambilan keputusan yang dilakukan oleh organisasi. Informasi yang dipergunakan untuk membantu pengambilan keputusan dilihat dari asalnya, datang dari luar organisasi(eksternal). Sistem informasi dan organisasi saling terkait dan mempengaruhi satu sama lain. sistem informasi dalam suatu organisasi dipengaruhi oleh fitur organisasi itu sendiri, yaitu struktur organisasi, proses bisnis, politik organisasi, budaya organisasi, lingkungan sekitarnya, serta keputusan manajerial. Secara umum ada 3 tingkatan dalam organisasi yang berkepentingan dalam penggunaan sistem informasi yaitu tingkat atas, menengah dan bawah
Keberhasilan dan kegagalan sistem informasi dalam organisasi, tergantung dari kesesuaian sistem informasi tersebut dengan kebutuhan organisasi yang menyangkut pemahaman secara keseluruhan fitur organisasi, tingkat kemampuan user, dan mendapat dukungan dari manajemen eksekutif. 4.2
Saran
Dalam penggunaan sistem informasi dalam organisasi/perusahaan harus terlebih dahulu memahami dengan cermat akan kebutuhan sistem informasi dan juga bagaimana organisasi/perusahaan dapat mengikuti pesatnya perkembangan teknologi dalam dunia bisnis saat ini . Dengan demikian organisasi/perusahan akan mampu bersaing di era globalisasi, sehingga sistem informasi dipahami dan didukung oleh manajemen eksekutif dan dikenal oleh end user dengan baik dan dapat mempergunakannya dengan baik tanpa halangan sehingga sistem informasi betul – betul bermanfaat untuk membantu organisasi/perusahaan dalam mencapai tujuannya dengan cepat dan akurat. Disamping itu perusahaan harus selalu peka terhadap perkembangan sistem informasi yang sangat pesat,tidak berlebihan jika manajemen secara berkala dan periodik mengadakan evaluasi sistem informasi yang dipergunakan dalam perusahaan, hal ini sangat penting untuk melihat apakah sistem informasi yang dipergunakan masih tepat dan akurat dalam mendukung tujuan perusahaan .
18
DAFTAR PUSTAKA O’Brien, James A. dan G. M. Marakas. 2011. Management Information Systems. 10th Edition. McGraw-Hill/ Irwin. New York. Fuadi, A. 1995. Langkah – Langkah Mnuju Peyempurnaan Sistem Informasi
Ariefiani R. 2010, Faktor Penentu kesuksesan dan kegagalan pengembangan sistem informasi di suatu perusahaan . Sistem Informasi Manajemen Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc(CS) dan Prof. Dr. Ir Kundang B. Seminar MSc(CS) http;//www. cs. ui. ac. id/staf/zhasibua/2007003. pdf
Kadir, Abdul. 2003. Pengenalan Sistem Informasi. Edisi I. Andi. Yogyakarta.
Khanore, Sheetal, Rajendra Patil, dan Hiren Dand. 2011. Management Information Systems. MCA (Sem III) Paper VI, October 2011. University of Mumbai. Mumbai. Kroenke, David. 1992. Management Information Systems. 2nd Edition. McGraw-Hill, Inc. United States of America.
Laudon, Kenneth C. dan Jane P. Laudon. 2012. Management Information Systems: Managing the Digital Firm. 12th Edition. Pearson Education. London. McLeod, Raymond dan George Schell. 2001. Management Information Systems. International Edition. Prentice-Hall, Inc. New Jersey.
Zulkifli Amsyah, 2005 Manajemen Sistem Informasi. Jakarta :Penerbit PT. Gramedia Pustakan Utama.
Davis, B. Gordon . 2005. Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen. PT. Gramedia Pustaka Jakarta
Rainer, R. K. , Efraim Turban, dan R. E. Potter. 2007. Introduction to Information Systems: Supporting and Transforming Business. John Wiley & Sons, Inc. United States of America. http;//margani. blogstudent. mb. ipb. ac. id/2010
19
Silver, Mark S. , M. Lynne Markus, dan Cynthia Mathis Beath. 1995. The Information Technology Interaction Model: A Foundation for the MBA Core Course. Scholarly Journals Volume 19, September 1995: 361-390. University of Minnesota, MIS Research Center. Minneapolis. Stair, Ralph M. 1992. Principles of Information Systems: A Managerial Approach. Boyd & Fraser. Boston.
20
