ETHIEK IN DE PRAKTIJK
JE INZETTEN VOOR DE PLANEET IS DE MOOISTE JOB VAN DE WERELD
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT
ETHIEK IN DE PRAKTIJK
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT
Het ethisch handvest van SUEZ ENVIRONNEMENT vormt het algemene kader voor het professionele gedrag van alle medewerkers. Deze gids “Ethiek in de praktijk” gaat gedetailleerd in op de toepassing van de in het handvest beschreven principes. Vanwege de beperkte ruimte kan hier niet voor alle mogelijke situaties een oplossing worden geboden.
4
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
INHOUD
1 ....... EEN VEELEISEND ETHISCH
ENGAGEMENT ..................... bliz. 6
2 ....... WAT TE DOEN BIJ EEN
PROBLEEM VAN ETHISCHE AARD?................................... bliz. 11
3 ....... ABC VAN ETHISCHE
BEGRIPPEN ......................... bliz. 15
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
5
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT
1 .... EEN VEELEISEND
ETHISCH ENGAGEMENT
6
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
E
lke medewerker heeft als taak, om tijdens zijn/haar dagelijkse werk door middel van juist gedrag, de waarden van de Groep en haar ethische principes uit te dragen. Deze principes zijn:
• Handelen in overeenstemming met wet- en regelgeving
• Een cultuur van integriteit nastreven
• Blijk geven van loyaliteit
VOOR WIE IS DEZE GIDS BEDOELD
?
De gids is bedoeld voor (vaste en tijdelijke) medewerkers van de ondernemingen van SUEZ ENVIRONNEMENT, ongeacht hun hiërarchische positie, voor iedereen die door een ander bedrijf is gedetacheerd bij de Groep en voor iedereen die namens de Groep handelt.
en eerlijkheid
• Respect hebben voor anderen Iedereen heeft de plicht om met gezond verstand en inzicht te handelen. Hierdoor kunnen in het contact met collega’s en leidinggevenden, op normale en natuurlijke wijze ethische vragen en dilemma’s aan de orde komen die uit de dagelijkse beroepspraktijk zijn gegrepen. Een excellente bedrijfsvoering is gebaat bij correct ethisch gedrag en het vermijden van fouten in dat opzicht. Hiervoor is niet alleen persoonlijke gedrevenheid vereist, maar ook die van alle medewerkers.
Managers dienen op grond van hun specifieke verantwoordelijkheid de ethische principes van SUEZ ENVIRONNEMENT doorgeven aan op hun medewerkers. Zij zijn tevens verantwoordelijk voor de ontwikkeling en het doorvoeren van het ethisch beleid in de operationele en functionele organisatie van de entiteiten van de Groep. Zij moeten daarom niet alleen hun medewerkers informeren over de van toepassing zijnde praktische en concrete regels, maar er ook voor zorgen dat deze volledig begrepen worden.
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
7
PRINCIPE VAN SUBSIDIARITEIT
De ethische documenten van de groep definiëren de regels en de algemene principes. Aan de entiteiten wordt gevraagd deze toe te passen en nader vorm te geven op basis van het principe van subsidiariteit, in overeenstemming met plaatselijke regels en het beleid zoals vastgesteld door het management van de entiteit. Bijvoorbeeld: de Groep aanvaardt het principe van het geven van geschenken als dat op een redelijke wijze gebeurt; er mag echter nooit twijfel ontstaan over de eerlijkheid, onafhankelijkheid en objectiviteit van de schenkers en de begunstigden. Het is echter duidelijk dat dit principe niet opgaat in landen waar de wet het geven van geschenken verbiedt. Dit principe kan worden ‘aangevuld' door het vaststellen van maximumbe dragen voor geschenken als het management van de entiteit daartoe beslist. Lokale managers moeten hun medewerkers duidelijk informeren over deze maxi mumbedragen.
8
Zij moeten hun medewerkers advies geven en aanmoedigen om met vragen en kwesties van ethische aard te komen die zich voordoen bij de toepassing van de regels. Zij moeten niet schromen binnen de hiërarchie of bij de deontoloog/ethics officer om de moeilijkheden aan de orde te stellen die kunnen ontstaan bij de toepassing van dit beleid. Ten slotte dienen zij na te gaan of hun medewerkers de regels op de juiste wijze toepassen.
Maar het is vooral het eigen gedrag van de manager waarmee hij de boodschappen van het ethisch beleid en de wijze waarop dit dient te worden nageleefd aan zijn medewerkers kan overbrengen.
Ongeacht zijn/haar functie is iedere medewerker verantwoordelijk voor het eigen gedrag en voor de consequenties die daaruit kunnen voortvloeien. In geval van onethisch gedrag gelden disciplinaire, administratieve en/of, juridische (civiele of strafrechtelijke) maatregelen, rekening houdend met plaatselijke en internationale regelgeving. Wanneer een ethisch onjuiste opdracht wordt uitgevoerd behoort dit tot de verantwoordelijkheid van zowel degene die de opdracht uitvoert als van de opdrachtgever. Iemand die gedwongen wordt om tegen de principes van SUEZ ENVIRONNEMENT of tegen zijn geweten in te handelen, dient hierover contact op te nemen met een
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
persoon die hem daarbij raad kan geven. Ook is het mogelijk zich te wenden tot de deontoloog/ethics officer van de entiteit waaronder hij valt.
SUEZ ENVIRONNEMENT HANTEERT HOGE ETHISCHE NORMEN De principes voor het handelen van SUEZ ENVIRONNEMENT sluiten aan bij de internationale referentie documenten waaronder:
• De
Universele Verklaring inzake de Rechten van de Mens en daarbij aansluitende overeenkomsten.
• De
verdragen van de Internationale Arbeidsorganisatie (ILO).
• De basisprincipes van de Organisatie voor Economische samenwerking en ontwikkeling (OESO) voor multinationals.
• Het Verdrag van de Verenigde Naties inzake corruptie.
COMPLY OR EXPLAIN (PAS TOE OF LEG UIT)
Iedereen moet zich houden aan wet- en regelgeving. Wat betreft de specifieke regels van de Groep hebben de entiteiten de mogelijkheid de toepassing ervan aan te passen. Bijvoorbeeld in gevallen waarbij de toepassing van plaatselijke wetten of culturele aspecten leiden tot een andere invulling van onze praktijken. In deze gevallen moet, voordat een eigen beleid wordt uitgevoerd, contact worden opgenomen met de entiteit waaronder men valt. De mogelijkheid om af te wijken moet voldoen aan het principe ‘comply or explain’ (pas toe of leg uit). In dit geval moet het motief duidelijk worden aangegeven en van tevoren formeel zijn geaccepteerd door de deontoloog/ethics officer van de entiteit waaronder men valt. In geen geval mag worden afgeweken van de wetgeving. De toelichting moet duidelijk en uitvoerig gemotiveerd zijn, schriftelijk zijn opgesteld en aansluiten bij de wetgeving en de ethische principes van de Groep.
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
9
DE VERMELDE ETHISCHE PRINCIPES ZIJN VAN TOEPASSING OP DRIE NIVEAUS BINNEN DE GROEP, D.W.Z. MEDEWERKERS, OPERATIONELE ENTITEITEN EN AANDEELHOUDERS BELANGRIJKSTE SPELERS OP ONZE MARKTEN: ONZE KLANTEN, ONZE LEVERANCIERS EN ONZE CONCURRENTEN
OMGEVING WAARBINNEN WE OPEREREN: DE SAMENLEVING EN ALLE BELANGHEBBENDEN
10
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
2 .... WAT TE DOEN BIJ
EEN PROBLEEM VAN ETHISCHE AARD?
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
11
GOED OM TE WETEN
Alle documenten die een aanvulling vormen op het handvest en deze gids zijn voor de medewerkers van de Groep toegankelijk via het intranet van de Groep.
B
innen de Groep kan een antwoord of oplossing voor een ethisch probleem worden verkregen langs verschillende kanalen:
• beschikbaarstellen van
referentiemate-
riaal,
• discussies binnen de hiërarchische lijn, KENNIS VAN ETHIEK
Cursussen voor staf- en lijnmanagers zijn beschikbaar, zowel in groepsessies als online. Tijdens deze cursussen wordt vooral aandacht geschonken aan: • Bewustwording rond het thema ethiek binnen de onderneming; • Zakelijke ethiek; • Mededingingsregels in de Europese Unie; • Anticorruptiemaatregelen in internationaal verband; • Ethiek in kader van openbare dienstverlening; • Verantwoordelijkheden van het management, ethische risico’s, interne controle en audit. Voor aanvullende informatie kunt u contact opnemen met de deontoloog/ethics officer van uw entiteit of uw directie Human resources.
12
• via de deontoloog/ethics officer, • via het 'ethiek'-mailadres. Medewerkers van de Groep kunnen gebruikmaken van een reeks documenten die ingaan op de doelstellingen en de inhoud van het ethische beleid en hiervan concrete voorbeelden geven. Vanwege de vele verschillende situaties die zich kunnen voordoen, kunnen deze niet allemaal worden behandeld. Voor een antwoord dat overeenstemt met ons ethisch beleid is het soms nodig te spreken met de mensen om u heen. Afhankelijk van uw vraag kunt u zich wenden tot een collega, uw leidinggevenden of een andere manager die ervaring heeft in de betreffende kwestie (bijvoorbeeld van Human resources, Veiligheid, Juridische zaken enz.), een personeelsvertegenwoordiger als de wet dat toestaat, en uiteraard de deontoloog/ethics officer.
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
Als het gaat om het gedrag van personen die u kent is het soms moeilijk om een ethische vraag aan de orde te stellen. Daarvoor is moed nodig. Het is echter de enige manier om een eind te maken aan onaanvaardbare praktijken en om tot verbeteringen te komen.
DE DEONTOLOOG/ETHICS OFFICER
Voor iedereen die te goeder trouw ethische kwesties aan de orde stelt, geldt dat er op die grond geen vergeldingsmaatregelen zullen worden genomen. Een medewerker die slachtoffer of getuige is van gedrag dat hiermee strijdig is, kan zich wenden tot de deontoloog/ethics officer van zijn entiteit of tot de groepsdeontoloog/ethics officer die samen met de betrokken leidinggevenden nagaat hoe de legitieme rechten van de betrokken personen kunnen worden gewaarborgd of hersteld. De deontologen/ethics officers zijn in alle omstandigheden verplicht de hen verstrekte gegevens vertrouwelijk te behandelen.
• Hij maakt de verschillende regels be-
De deontoloog/ethics officer heeft drie taken:
• Hij
participeert bij het opstellen van de ethische regels van de Groep.
kend en licht deze toe. Hij zorgt voor bewustwording, cursussen, voor de nodige communicatie en geeft antwoord op vragen van medewerkers.
• Hij inventariseert ethische risico’s en stelt zaken aan de orde die niet voldoen aan de regels. Hij kan betrokken worden bij het afhouden van kwesties die niet beantwoorden aan de ethische principes en dit in samenwerking met leidinggevenden en eventueel de directies van de afdelingen Human resources en Juridische zaken. Binnen SUEZ ENVIRONNEMENT bestaat een netwerk van deontologen/ethics officers binnen de voornaamste entiteiten van de groep (ongeveer 30). De groepsdeontoloog/ethics officer stuurt dit netwerk aan. De contact gegevens van de groepsdeontoloog/ethics officer staan vermeld op het intranet.
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
13
SPECIAAL EMAILADRES VOOR ‘ETHIEK’ SUEZ ENVIRONNEMENT heeft voor haar medewerkers een speciaal emailadres geopend voor het stellen van vragen aan de groepsdeontoloog/ethics officer, bijvoorbeeld in geval van twijfel over gedragingen of om gebreken ten aanzien van de ethische regels aan de orde te stellen.
TOT WIE KUNT U ZICH WENDEN
?
U vraagt zich af hoe u moet handelen en welke procedures u daarbij moet volgen U wilt daarbij advies hebben. U denkt dat bedrijfsregels zijn of kunnen worden overtreden. U denkt dat u zelf de bedrijfsregels hebt overtreden of zou kunnen overtreden. Neem in al deze gevallen contact op met een vertrouwenspersoon: een collega, uw leidinggevende, de afdeling Juridische zaken, een personeelsvertegenwoordiger als de wet dat toestaat, de deontoloog/ethics officer enz.
14
Dit emailadres komt niet in de plaats van de andere signaleringskanalen (leidinggevenden in de hierarchische lijn, personeelsvertegenwoordigers, de overheid enz.): het is slechts een aanvulling. Voor de beschreven procedure geldt dat deze in overeenstemming moet zijn met de plaatselijke regelgeving en met regels inzake het aan de orde stellen van kwesties. De genoemde procedure richt zich vooral op tekortkomingen op het terrein van de boekhoudkundige regels, financiële audits, de bestrijding van corruptie en andere ernstige zaken die de belangen van de onderneming ofwel de fysieke of morele integriteit van haar medewerkers kunnen aantasten. Andere zaken kunnen strijdig zijn met de plaatselijke regelgeving. Meldingen daarvan kunnen via alle kanalen worden gericht aan de deontoloog/ethics officer van de eigen entiteit en/of aan de groepsdeontoloog/ethics officer, met name ook via email aan:
[email protected] Misbruik wordt vervolgd, maar en omgekeerd zullen geen maatregelen worden genomen tegen personen die te goeder trouw iets bekend hebben gemaakt. De gegevens van de melder en van personen die mogelijk worden beschuldigd worden vertrouwelijk behandeld. Het schenden van vertrouwelijkheid kan leiden tot sancties.
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
3 .... ABC VAN ETHISCHE
BEGRIPPEN
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
15
a
b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z
AUTHENTICITEIT EN JUISTHEID VAN DOCUMENTEN, TRACEERBAARHEID Over het algemeen is het raadzaam om de belangrijkste stappen van een besluit of handeling vast te leggen zodat de verantwoordelijkheid van een entiteit of medewerker daarvoor kan worden ingeroepen. Dit kan dan in een later stadium opnieuw worden nagegeaan, indien nodig. Dit kan betrekking hebben op elk document dat gebruikt wordt om wetenschappelijke, technische, administratieve, boekhoudkundige of financiële resultaten te verkrijgen. Deze documenten moeten worden bewaard in overeenstemming met de betreffende regelgeving. Voor de documenten die wij opstellen en archiveren geldt dat zij exact melding moeten maken van de feiten, plaatsen en data waarop deze betrekking hebben. Het is voor elke medewerker verboden om een vals document op te stellen of een document te vervalsen. Wie het bestaan van een dergelijk document vermoedt dient daarvan zijn leidinggevende of de deontoloog/ethics officer van zijn entiteit onmiddellijk op de hoogte te stellen. Documenten en registers dienen te worden bewaard voor de duur en in de vorm zoals vereist is door de geldende wetgeving.
16
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
a
b
c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z
?
BELANGENCONFLICTEN Een belangenconflict kan worden omschreven als de situatie waarin het oordeel van iemand die beroepsmatig handelt sterk beïnvloed kan worden door een ander belang buiten de onderneming. Dit gebeurt bijvoorbeeld als een medewerker in een situatie verkeert waarin hij een beslissing kan nemen die niet gericht is op het belang van de onderneming maar op zijn eigen belang of dat van familie of vrienden. In geval van twijfel is het verstandig om hierover contact op te nemen met uw leidinggevende. Dit is zeker van belang als u, of een van uw naasten, belangen heeft in een bedrijf of bij een klant, concurrent of leverancier van de onderneming. Deze regel geldt ook als u een beroepsmatige of door verkiezing verkregen activiteit heeft buiten de onderneming. Vooral als u betrokken bent bij een nonprofit organisatie of binnen de openbare sector dient u zich te onthouden van beraadslagingen en stemmingen als het gaat om het afsluiten van een contract met de Groep of die daarmee in verband staan. Financiële medewerkers van SUEZ ENVIRONNEMENT dienen mogelijke of bestaande belangenconflicten te melden aan hun leidinggevende of aan de deontoloog/ethics officer van hun entiteit, conform de ‘Code voor financiële medewerkers van de Groep’.
Vraag Mijn entiteit werkt aan een offerte in het kader van een openbare aanbesteding van een gemeente waar mijn vrouw gemeenteraadslid is. Kan hierdoor een belangenconflict ontstaan?
Antwoord In dergelijke omstandigheden moet u uiterst professioneel en voorzichtig handelen. Uw beslissingen kunnen inderdaad worden beïnvloed door uw betrekkingen met de betref fende gemeente. En uw vrouw kan ten opzichte van onze onderneming in een gelijksoortige situatie komen. Ga alle twijfel uit de weg en informeer uw leidinggevende of de deontoloog/ethics officer over de functie van uw vrouw bij de betreffende gemeente.
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
17
a
b
c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z
HOE HET RISICO VAN EEN MOGELIJK BELANGENCONFLICT TE BEOORDELEN?
Mogelijke situaties waarin een belangenconflict kan optreden:
1
Ik (of iemand uit mijn directe omgeving buiten het bedrijf van de Groep SUEZ ENVIRONNEMENT) bekleed een positie als stafmedewerker, eigenaar, beheerder, werknemer of adviseur van een bedrijf:
• dat diensten verleent voor of goederen levert aan mijn entiteit of een entiteit van de Groep?
• dat een concurrent van mijn bedrijf of van een ander bedrijf van de Groep is?
2
Ik (of iemand uit mijn omgeving) heb een direct of indirect financieel belang in een bedrijf:
• dat diensten verleent of goederen levert aan mijn entiteit of een entiteit van de Groep?
• dat een concurrent van mijn bedrijf of van een ander bedrijf van de Groep is?
18
3
Ik (of iemand uit mijn omgeving) ben betrokken bij besluitvorming of advisering over de betrekkingen tussen een entiteit van SUEZ ENVIRONNEMENT en een bedrijf buiten de Groep dat beantwoordt aan de criteria zoals boven vermeld onder 1 en 2?
4
Ik (of iemand uit mijn omgeving) ben betrokken bij besluitvorming of advisering over een entiteit van SUEZ ENVIRONNEMENT in het kader van een politiek of verenigingsmandaat?
5
Ik (of iemand uit mijn omgeving) heb een voorstel voor een cadeau, reis of ander materieel of financieel voordeel ontvangen van een leverancier, klant of concurrent?
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
a
b
c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z
?
BESCHERMING VAN DE ACTIVA VAN DE ONDERNEMING
Vraag
De activa van de entiteiten van de Groep dienen alleen voor professionele doeleinden te worden gebruikt, binnen officieel toegestane voorwaarden en machtigingen. Ieder medewerker dient zo veel mogelijk te letten op bescherming en correct gebruik van de eigendommen van de onderneming en misbruik en frauduleuze handelingen tegen te gaan. Deze regel geldt voor zowel materiële eigendom men (gebouwen, uitrusting, geleverde goederen enz.) als immateriële activa (patenten, informatie, imago, software, merken, reputatie, fabrieksgeheimen enz.). Iemand die merkt dat een bepaalde be schermingsmaatregel niet afdoende is, dient zijn leidinggevende daarvan op de hoogte te stellen. Dit geldt ook voor diefstal of poging tot diefstal, piraterij, spionage, sabotage en vernieling.
Een collega wil mij, buiten werktijd, met een bedrijfsvoertuig helpen bij mijn verhuizing. Mag ik dat accepteren?
Antwoord Zonder toestemming mag u geen bedrijfsmiddelen voor privédoeleinden gebruiken. Uw collega bedoelt het misschien goed, maar u mag dit aanbod niet accepteren. Bovendien is het voertuig mogelijk niet verzekerd voor privégebruik.
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
19
a b
c
d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z
CADEAUS, UITNODIGINGEN EN REIZEN Over het algemeen gesproken wil de Groep het aantal en de kosten van cadeaus en uitnodigingen zoveel mogelijk beperken, of deze nu worden gegeven of worden ontvangen door medewerkers van de Groep. Het management moet vastleggen hoe vaak dit mag gebeuren en hoe hoog de kosten mogen zijn. Om te weten hoe dit binnen de eigen entiteit is geregeld kan iedere medewerker contact opnemen met zijn of haar leidinggevende. Cadeaus en uitnodigingen zijn een uiting van beleefdheid. Wij hebben dus te maken met goede smaak en plaatselijke gebruiken. Ga nooit akkoord met een cadeau of een uitnodiging waardoor u zich op de een of andere wijze niet op uw gemak voelt of die het uw gesprekspartner of omgeving moeilijk kunnen maken. Voorstellen voor reizen ongeacht of deze worden gegeven of gekregen in het kader van professionele activiteiten, moeten steeds van tevoren ter goedkeuring worden voorgelegd aan de leidinggevende.
Leveranciers richten zich in dat opzicht nogal eens tot inkopers en andere betrokkenen bij goederen of diensten. Voor deze medewerkers is het strikt verboden in te gaan op het aanvaarden van cadeaus, uitnodigingen of reizen. Het beleid van de Groep moet steeds worden voorgelegd aan bestaande en potentiële leveranciers. 20
WEDERKERIGHEIDSPRINCIPE
Voorbeeld van een goede praktijkregel rond uitnodigingen (waar de plaatselijke wetgeving dit toelaat): neem een klant nooit mee naar een plaats waar deze u niet ook zelf zou kunnen uitnodigen.
RICHTLIJN
Stel u zelf, voordat u een cadeau aanneemt of aanbiedt, de volgende drie vragen: • Kan dit cadeau mijn houding ten opzichte van de persoon of diens bedrijf beïnvloeden? • Gaat mijn leidinggevende ermee akkoord dat ik dit cadeau aanbied (ontvang)? • Kan ik met mijn collega’s, vrienden en familie zonder schaamte praten over dit cadeau? Vergeet niet de regels van uw entiteit in dit opzicht na te gaan.
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
a b
c
d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z
? Vraag Ik kom beroepsmatig vaak in hotels van de zelfde keten. Iemand van hun klantenservice benaderde mij telefonisch met een aanbod voor een verblijf met mijn gezin tijdens een van de komende schoolvakanties. Kan ik op grond van de ethische regels van SUEZ ENVIRONNEMENT ingaan op dat aanbod?
Antwoord Gezien de waarde van dit aanbod is dit niet in overeenstemming met de ethische regels van de Groep en moet u het afwijzen. Vergeet niet dat cadeaus, of deze nu gegeven worden dan wel ontvangen, de aard van de relatie met de andere partij niet mogen beïnvloeden. Cadeaus moeten altijd bescheiden zijn. Als dat niet zo is of wanneer u twijfelt, neem dan van tevoren contact op met uw leidinggevende voordat u het cadeau geeft of accepteert.
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
21
a b
c
d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z
COMMUNICATIE In het communicatiebeleid moeten de entiteiten van de Groep zorgen voor nauwkeurige, volledige, precieze, begrijpelijke en tijdige informatie. Naast de verantwoordelijke manager mogen alleen personen die daartoe gerechtigd zijn verklaringen afleggen uit naam van de entiteit. Medewerkers die in het openbaar, schriftelijk of in een interview, een uitspraak willen doen over een onderwerp dat van belang is voor een entiteit of voor de Groep als geheel moeten daarvoor toestemming hebben van iemand die bevoegd is die toestemming te geven ofwel toestemming krijgen van de afdeling Communicatie van de betreffende entiteit (behoudens bijzondere omstandigheden zoals vastgelegd in de regelgeving). Medewerkers die deze toestemming niet hebben mogen zich wel vrijelijk uiten op voorwaarde dat vooraf expliciet wordt vermeld dat hij of zij uit eigen naam spreekt en niet namens de entiteit. Hierbij dient men er goed op te letten dat de entiteit geen betrokken partij wordt en dat men zich niet beroept op de eigen functie binnen de entiteit ter ondersteuning van de eigen mening.
22
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
a b
c
d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z
? Vraag Op internet las ik een artikel over ondernemingen in de milieusector en ik kreeg tot mijn verbazing commentaren te zien die wijzen op het kwalijke gedrag van bedrijven in deze sector. In enkele gevallen wordt zelfs beweerd dat onze Groep de regels overtreedt en straffeloos voor vervuiling zorgt. Omdat ik mijn bedrijf wil verdedigen besluit ik om in te gaan op deze kwalijke geruchten. Doet zich hier een ethisch probleem voor?
Antwoord Niets staat u in de weg om uw mening kenbaar te maken over een onderwerp met betrekking tot SUEZ ENVIRONNEMENT. Maar wees daarbij voorzichtig. Het betreft slechts uw eigen mening. Tenzij u op de juiste wijze gemachtigd bent kunt u niet namens uw entiteit het woord voeren en u ook niet op uw functie beroepen om uw mening te ondersteunen. Uw mening moet trouwens altijd gebaseerd zijn op publiekelijk beschikbare informatie, d.w.z. publicaties en officiële mededelingen van de Groep. Bij twijfel dient u contact op te nemen met uw leidinggevende.
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
23
a b
c
d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z
CORRUPTIE SUEZ ENVIRONNEMENT veroordeelt elke vorm van corruptie, op welk moment, welke plaats of in welke omstandigheid dan ook. Corruptie vormt een bedreiging voor de democratische principes waaraan de Groep is gehecht en voor de waardigheid en integriteit van degenen die daarvan de gevolgen ondervinden. Corruptie vormt ook een obstakel voor het goed functioneren van de onderneming omwille van kosten en risico’s (van financiële, strafrechtelijke, commerciële aard en qua reputatie) en voor het voldoen aan de regels van de marktwerking, die door de onderneming worden onderschreven. Over het algemeen zijn er twee soorten corruptie te onderscheiden:
• Actieve corruptie bestaat uit het bieden van een voordeel aan een ander om de normale besluitvorming te beïnvloeden (machtiging, verkrijgen van een recht, levering, markt, contract enz.)
• Passieve
corruptie is het ontvangen van een voordeel als tegenprestatie voor de invloed die wordt uitgeoefend op de besluitvorming. Om passieve corruptie wordt niet noodzakelijkerwijze gevraagd. Omgekeerd kan er sprake zijn van afpersing.
24
ALS BLIJK VAN HAAR BETROKKENHEID BIJ ANTICORRUPTIEMAATREGEL EN HEEFT DE GROEP BESLOTEN TOT:
aansluiting bij de Overeenkomst van de Verenigde Naties waarvan het 10e principe betrekking heeft op anticor ruptiemaatregelen. actief lidmaatschap van de Franse sectie van de NGO Transparency International.
Van corruptie kan sprake zijn bij verschillende activiteiten zoals beloningen, misbruik van fondsen, ongeoorloofde betalingen voor openbare dienstverlening, enz. In het laatste geval gaat corruptie over in afpersing. Afpersing is het onder druk verlenen van een opdracht (of een contract of machtiging) tegen een ongeoorloofde tegenprestatie die leidt tot directe of regelmatige betaling, tot administratieve tegenwerking en zelfs fysieke bedreiging van een persoon of diens familieleden. Corruptie wordt soms vergemakkelijkt door beroep te doen op commerciële tussenpersonen om deze handelingen te verdoezelen of te verbergen bij eventueel onderzoek. Om dergelijke praktijken tegen te gaan, hanteert de Groep een interne kaderprocedure die verplicht moet worden nageleefd bij het betrekken van commerciële tussenpersonen.
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
a b
c
d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z
SELECTIECRITERIA BIJ HET BETREKKEN VAN COMMERCIËLE TUSSENPERSONEN
ze moeten beschikken over een goede reputatie, erkende professionele competenties en kennis hebben van wetten en plaatselijke regels en gebruiken geen werknemers of vertegenwoordiger zijn van een overheidsinstelling, politieke partij, potentiële klant of concurrent ze moeten zich houden aan de regels met betrekking tot hun werk en vakdomein ze moeten zijn geselecteerd conform de geldende Groepsprocedure(s)
? Vraag Een overheidsmedewerker suggereert mij contact op te nemen met een van zijn collega’s om een eind te maken aan de administratieve belemmeringen voor het werk waarmee ik ben belast. Moe van al het wachten neem ik contact op met deze tussenpersoon die mij verzekert dat het werk binnen een week verder kan gaan door hem contant een bedrag te overhandigen. Wat moet ik hem antwoorden?
Antwoord Deze situatie vraagt vanaf het begin om oplettend heid. U moet zich houden aan de procedure voor het gebruiken van commerciële tussenpersonen en vóór de overeenkomst informatie inwinnen over de betreffende persoon. Hoe de plaatselijke gebruiken ook zijn, SUEZ ENVIRONNEMENT weigert formeel elke ongeoorloofde betaling voor een overheidsdienst. U mag dus geen gebruik maken van de diensten van een tussenpersoon als u twijfelt aan zijn integriteit en de sommen geld die aan hem worden overgemaakt.
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
25
a b c
d
e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z
DELEGATIE VAN BEVOEGDHEDEN Zowel voor managers als voor medewerkers geldt dat zij bijdragen aan het algemene resultaat van de onderneming en verantwoordelijk zijn op hun eigen activiteitengebied. Voor een goede verdeling van competenties, verplichtingen en verantwoordelijkheden moet het management zorgen voor een effectieve en uitvoerbare delegatie van bevoegdheden, waaronder ondertekeningsbevoegdheid, volgens de principes die zijn vastgesteld door de directie Juridische zaken van de Groep.
26
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
a b c d e
f
g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z
FINANCIËLE BIJDRAGEN VOOR POLITIEKE ACTIVITEITEN De Groep onthoudt zich in principe van elke financiële ondersteuning van politieke activiteiten. In landen waarin dergelijke steun is toegestaan kan de Groep in bepaalde omstandigheden een bijdrage leveren. Dit moet steeds een uitzondering zijn en beperkt blijven tot een minimum. Elke schijn van partijdigheid of ongelijke behandeling moet worden vermeden. Over alle giften moet vooraf worden overlegd met de groepsdeontoloog/ethics officer of de deontoloog/ethics officer van de entiteit. De entiteiten van SUEZ ENVIRONNEMENT dienen zich te onthouden van financiële steun aan instellingen, partijen en kandidaten met extremistische opvattingen.
? Vraag Mijn team en ik proberen al jaren een contract in de wacht te slepen voor afvalverwerking in een land dat niet erg openstaat voor buitenlandse bedrijven. Bij een informele ontmoeting meldde een adviseur mij dat we een goede kans zouden maken als een politieke kandidaat van zijn voorkeur de verkiezingen zou winnen. Als tegenprestatie zou het goed zijn als er geholpen wordt om enkele financiële problemen binnen de campagne op te lossen. Wat moet ik hem antwoorden?
Antwoord Voor het verkrijgen van een contract mag u nooit overgaan tot financiële steun aan een verkiezingscampagne. Dat zou teveel in de richting van corruptie gaan. U moet dit aanbod dus weigeren.
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
27
a b c d e
f
g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z
?
FRAUDE Fraude is een gevoelig onderwerp en de impact daarvan wordt vaak onderschat. Fraude kan grote financiële gevolgen hebben die soms moeilijk recht te zetten zijn. Over algemeen kan worden gezegd dat er een risico ligt voor zowel individuele personen als voor de onderneming als geheel. SUEZ ENVIRONNEMENT acht fraude in al zijn vormen volstrekt onaanvaardbaar. Voor frauduleuze handelingen gelden sancties op grond van het internationale en plaatselijke recht en de interne regelingen van de Groep. Als frauduleus wordt gezien elke vrijwillige en geheim gehouden handeling of nalatigheid met de bedoeling om de geldende wetten of ondernemingsregels te ontlopen of te omzeilen met het doel een oneigenlijk materieel of immaterieel voordeel te verkrijgen voor zichzelf of voor derden. Fraude kan zich in meerdere vormen voordoen: diefstal van geld, goederen, gegevens of materiaal dat toebehoort aan de onderneming, opzettelijke vervalsing, verberging of vernietiging van documenten, valsheid in geschrifte of valse verklaringen, manipulatie van rekeningen, namaak, witwassen van geld, afpersing, corruptie, enz.
28
Vraag Tijdens onderhandelingen met een klant stelde hij mij voor een deel van het bedrag in contanten te betalen. Kan ik zo’n voorwaarde accepteren?
Antwoord Betaling in contanten mag alleen geschieden als het gaat om kleine bedragen. U mag zo’n voorstel niet accepteren als het mogelijk in de richting van fraude gaat, met het risico medeplichtig te worden aan witwas praktijken. Raadpleeg van tevoren de deontoloog/ethics officer als u niet zeker bent van uw zaak.
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
a b c d e f g h
i
j k l m n o p q r s t u v w x y z
INKOOP EN LEVERANCIERS
RELATIES MET LEVERANCIERS NEGEN GEDRAGSREGELS
Medewerkers die beroepsmatig contact onderhouden met derden moeten de ethische regels hoog in het vaandel dragen. Dit geldt met name voor medewerkers van de Groep die contact onderhouden met leveranciers van goederen en diensten en onderaannemers, beleidsfunctionarissen, inkopers, verkopers en meer algemeen, alle betrokkenen bij de inkoop. Zij dienen de ethische principes zoals verwoord in dit document na te leven en zich te houden aan de ethische regels voor het inkoopbeleid van de Groep die voor hen van belang zijn bij het uitoefenen van hun professionele activiteiten.
1 Naleven van de wet- en regelgeving, de normen opgesteld door derden, de waarden van de Groep en de interne procedures.
2 Leveranciers op gelijke en transparante wijze en onpartijdig behandelen.
3 Wederzijdse verplichtingen respecteren en doen respecteren.
4 Alle uitgewisselde gegevens vertrouwelijk behandelen.
5 Het engagement van de Groep inzake ethiek, duurzame ontwikkeling en sociale verantwoordelijkheid overbrengen en doen respecteren.
6 Vermijden van elk belangenconflict dat afbreuk kan doen aan objectiviteit en onafhankelijke beoordeling.
7 Situaties die indruisen tegen deze regels aanhangig maken.
8 Volgens objectieve criteria selecteren en contracten toewijzen.
9 Respect hebben voor vrije mededinging.
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
29
a b c d e f g h
i
j k l m n o p q r s t u v w x y z
? Vraag Een van mijn collega’s hanteert een nogal agressief inkoopbeleid. Hij aarzelt niet om offertes van sommige leveranciers bekend te maken bij andere leveranciers om zo hun aan te zetten tot herziening van hun prijzen en de aard van hun prestaties. Ik moet toegeven dat dit vaak succesvol uitpakt, maar het lijkt mij ongepast. Welke onderhandelingsmethode verdient de voorkeur?
Antwoord Medewerkers die contacten onderhouden met leveranciers van goederen en diensten of onderaannemers moeten zich qua ethiek onberispelijk gedragen. Hoe goed de resultaten van uw collega ook zijn, de handelwijze is onjuist. Aanbiedingen van onze partners moeten vertrouwelijk worden behandeld en alle leveranciers moeten dezelfde informatie krijgen. Aarzel niet om uw collega aan de ethische regels te herinneren of zelfs uw leidinggevende op de hoogte te brengen.
30
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
a b c d e f g h
i
j k l m n o p q r s t u v w x y z
?
INTELLECTUELE EIGENDOM Onze medewerkers dienen niet alleen de materiële eigendommen van de Groep te beschermen, maar ook zaken waarop intellectuele eigendom van de Groep of anderen berust te respecteren. Zonder toestemming mogen zij bijvoorbeeld geen gebruik maken van patenten en auteursrechten en geen kopieën maken of plagiaat plegen met betrekking tot merken, studies, projecten en publicaties van derden.
Vraag Een medewerker downloadt tijdens zijn werk vaak films die hij ‘s avonds met zijn familie wil bekijken. Ik vind illegaal downloaden fout maar als manager zou ik niet weten wat ik hem moet verwijten als hij deze films buiten werktijd wil zien. Moet ik hem dit downloaden verbieden?
Antwoord U kunt en moet dit gedrag verbieden. Illegale reproductie en over treding van de regels inzake intellectuele eigendom horen niet thuis in onze onderneming. U moet uw medewerker er attent op maken dat hij voor deze handeling frauduleus misbruik maakt van materiaal van de onderneming en dat hij in strijd handelt met de regels voor intellectuele eigendommen.
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
31
a b c d e f g h i j k
l
m n o p q r s t u v w x y z
LOBBYEN De Groep definieert lobbyen als het promoten van de belangen van haar entiteiten op technisch, economisch en sociaal gebied door middel van objectieve informatie bij opinieleiders en/of verantwoordelijke personen in de gemeenschappen waarin de entiteiten werkzaam zijn. Bedoeling is de bekendheid van de Groep bij hen te vergroten en het imago, de waarden, de activiteitendomeinen en de diensten van de Groep te promoten en haar belangen te verdedigen. Wanneer een instelling of een land een regeling kent voor de werkzaamheden van lobbyisten moeten de entiteiten zich daaraan houden en alleen lobbyisten inzetten die dat eveneens doen. Wanneer een gedragscode of deontologische regeling bestaat dienen lobbyisten die handelen in opdracht van entiteiten van de Groep zich daaraan te houden. Bij hun lobbycontacten dienen lobbyisten altijd de identiteit van de personen of organisaties waarvoor zij werken bekend te maken. Het is verboden informatie tegen betaling te verstrekken of te krijgen. De Groep wijst in dit verband in het bijzonder op de risico’s van belangenconflicten en corruptie. Elke medewerker dient ervoor te waken om niet de indruk te geven dat de Groep of zijn/haar entiteit op onjuiste wijze bemoeienis zoekt met de interne politieke aangelegenheden van een land.
32
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
a b c d e f g h i j k l
m
MEDEDINGING
n o p q r s t u v w x y z
ALLE ONEERLIJKE
De Groep hecht het grootste belang aan mededingingsregels en verwerpt alle vormen van praktijken die concurrentie tegengaan. Van de medewerkers wordt een onberispelijk gedrag verlangd ten opzichte van concurrenten, klanten, leveranciers en potentiële klanten. Het is met name niet toegestaan om: misbruik te maken van een dominante marktpositie of om gebruik te maken van kartelvorming, corruptie, overdracht van vertrouwelijke informatie, discriminerende, excessieve of dumpprijzen, enz. Elke medewerker van de Groep maakt uitsluitend gebruik van wettelijke en ethisch aanvaardbare middelen om informatie over concurrenten te verkrijgen; bedrijfsspionage en het verbergen van de eigen identiteit zijn bijvoorbeeld niet toegestaan. Laster en het zwartmaken van concurrenten is verboden. Dat geldt ook voor het gebruik van onjuiste, vervalste of verkeerd weergegeven documenten. Wanneer een entiteit van de Groep actief is op een gereguleerde markt moeten haar medewerkers zich houden aan de desbetreffende bepalingen en moet er worden gecontroleerd of deze juist worden toegepast.
PRAKTIJKEN VERBIEDEN
Over het algemeen zijn alle tegen mededinging gerichte praktijken verboden zoals ongeoorloofde afstemming met een of meer concurrenten die kunnen leiden tot of betrekking hebben op: Onderling afgestemde biedingen/inschrijvingen. Het verdelen of segmenteren van markten, afzetgebieden en leveringsbronnen, per gebied, per klant of anderszins. Een concurrent, een klant, leverancier of nieuwe speler op de markt uitschakelen.
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
33
a b c d e f g h i j k l
m
n o p q r s t u v w x y z
? Vraag Mijn neef werkt voor een concurrent en biedt aan om mij te helpen bij mijn carrière door mij de reactie van zijn bedrijf op een aanbesteding te bezorgen waaraan mijn afdeling al weken werkt. Hierbij ben ik niet alleen ik gebaat, maar ook de Groep. Is dit aanvaardbaar?
Antwoord SUEZ ENVIRONNEMENT respecteert principieel de regels inzake mededinging en verwerpt alle overdracht van informatie die daarmee strijdig is. Als medewerker van de Groep moet u altijd de ethische regels hoog in het vaandel dragen. Als u dat niet doet, gaat dat uiteindelijk ten koste van uw loopbaan. Uw neef beseft waarschijnlijk niet dat hij u met een onjuist en tegen de mededinging gericht voorstel confronteert. Weiger dan ook dit soort voorstellen, in zijn en uw belang en in dat van de Groep.
34
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
a b c d e f g h i j k l
m
n o p q r s t u v w x y z
?
MENSENRECHTEN De Groep ziet respect voor anderen als een van de ethische basisprincipes. Om die reden hecht zij bij haar werkzaamheden veel aandacht aan de Universele verklaring inzake de rechten van de mens van 1948. Van de medewerkers wordt gevraagd dat zij rekening houden met de impact van hun activiteiten en beslissingen in die zin dat anderen niet worden aangetast in hun integriteit of waardigheid door een entiteit van de Groep of van een van haar medewerkers. Op het gebied van de mensenrechten is de Groep eveneens waakzaam voor gevoelige situaties waarmee zij te maken kan krijgen als het gaat om respect voor mensen die van huis verdreven zijn of bij de bescherming van eigendommen in gevoelige zones. Om die reden dient elke medewerker van SUEZ ENVIRONNEMENT zich te onthouden van mondelinge of daadwerkelijke discriminatie, met name in verband met leeftijd, geslacht, etnische, sociale of culturele afkomst, godsdienst, politieke of vakbondopvattingen, persoonlijke levenskeuzen, fysieke eigenschappen of handicaps.
Vraag Ik hoorde geruchten dat een van onze onderaannemers in een vestiging van de Groep misbruik maakt van dwang-of kinderarbeid. Ik heb die onderaannemer daarop aangesproken en hij heeft mij met officiële documenten aange toond dat dit niet het geval is. Is het niet beter om geen aandacht te schenken aan geruchten?
Antwoord Naleven van de mensenrechten is een absolute prioriteit voor de Groep. U deed er goed aan onmiddellijk de waarheid omtrent deze geruchten na te gaan. Ook al is de arbeidswetgeving in elk land anders, onze onderaannemers dienen zich te houden aan de inter nationale regels omtrent (kinder)arbeid. Zorg ervoor dat dit altijd het geval is en dat in uw organisatie de persoonlijke waardigheid nooit in het gedrang komt. Informeer uw leidinggevenden over deze geruchten en over wat u eraan gedaan heeft.
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
35
a b c d e f g h i j k l
m
n o p q r s t u v w x y z
?
MILIEU, VEILIGHEID EN GEZONDHEID SUEZ ENVIRONNEMENT heeft aandacht voor de impact van haar activiteiten op al haar stakeholders en het milieu. Om die reden heeft de Groep nauwlettende richtlijnen opgesteld op gebied van milieu, veiligheid en gezondheid. Iedereen dient deze actief toe te passen om bij te dragen aan ons ambitieuze beleid van een duurzame ontwikkeling dat is gebaseerd op respect voor mensen, samenleving en milieu.
Vraag Ik merkte dat de controleprocedures voor de kwaliteit van afvalwater aanzienlijk vertragend werken op mijn werk en op dat van mijn collega’s. Bovendien zijn onze eigen bedrijfs normen veel strikter dan door de plaatselijke autoriteiten wordt gevraagd. Leiden deze procedures er niet toe dat wij achterblijven bij onze concurrenten?
Antwoord Met de geldende procedures en normen voldoen wij aan de kwaliteitseisen die de Groep stelt. Als verantwoordelijke onderneming wil SUEZ ENVIRONNEMENT niet alleen de plaatselijke regels naleven maar haar werk ook op duurzame wijze en met respect voor mens en milieu verrichten. Het concurrentievermogen van de Groep wordt ook bevorderd door deze waarden te blijven promoten.
36
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
a b c d e f g h i j k l m n o p q r
s
t u v w x y z
?
SPONSORING EN PARTNERSHIPS Sponsoring en partnerships zijn toegestaan volgens de richtlijnen van het desbetreffende beleid van de Groep. Dit getuigt van goede burgerlijke en sociale betrokkenheid. Alleen personen die daartoe officieel zijn gemachtigd door hun leidinggevende kunnen opdracht geven tot dit soort operaties of daartoe overgaan. Medewerkers dienen goed te letten op de rechtmatigheid van deze initiatieven en er voor te zorgen dat deze niet bijdragen aan belangenconflicten of niet toegelaten financieringsoperaties. Elk partnerschapsproject van enige omvang moet worden goedgekeurd door het Sponsoringcomité van SUEZ ENVIRONNEMENT (zie de hiervoor beschikbare procedure op het intranet van de Groep).
Vraag Bij de bouw van een fabriek voor afvalwaterbehandeling in een ontwikkelingsland vroegen vrijwilligers van een vereniging mij om hulp bij de bouw van een school in een naburig dorp. Deze vraag lijkt mij in overeenstemming met de waarden en engagementen van SUEZ ENVIRONNEMENT. Kan ik hen hierbij helpen?
Antwoord SUEZ ENVIRONNEMENT ondersteunt initiatieven van haar medewerkers waar het gaat om hulp bij projecten van algemeen belang. Dit behoort evenwel tot de privésfeer van eenieder en is een persoonlijke beslissing. Er mag hierbij geen vermenging ontstaan met uw professionele inzet. U mag geen middelen van de onderneming (machines, materialen, enz.) inzetten zonder voorafgaande toestemming van een leidinggevende die bevoegd is om een partnerschap aan te gaan met de vereniging die u wenst te helpen.
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
37
a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u
VERTROUWELIJKHEID Elke medewerker heeft door de aard van zijn of haar werk te maken met gegevens. Deze kunnen betrekking hebben op klanten, collega’s, de onderneming en meer in het algemeen de economische, commerciële of juridische context van de onderneming (commerciële en financiële partners, leveranciers, overheidsinstellingen, andere ondernemingen van de Groep enz.). In het algemeen geldt dat gegevens die niet openbaar zijn gemaakt, vertrouwelijk moeten en worden behandeld. Voor informatie waarvoor een speciale regeling geldt binnen de Groep, zoals bijvoorbeeld commercieel gevoelige informatie, wordt speciale aandacht vereist. Medewerkers moeten zowel binnen als buiten SUEZ ENVIRONNEMENT zeer vertrouwelijk omgaan met gegevens van welke soort dan ook die betrekking hebben op onze onderneming. Als u dergelijke
v
w x y z
VOORBEELDEN VAN GOEDE PRAKTIJKEN OP HET GEBIED VAN INFORMATIESYSTEMEN EN VERTROUWELIJKHEID
Ik laat geen vertrouwelijke documenten liggen bij de printer of in een vergaderzaal en ik zorg ervoor dat mijn bureau altijd opgeruimd en goed afgesloten is. Ik ben zelf verantwoordelijk voor mijn bezoekers en ik laat hen nooit alleen in kantoren of op terreinen van ons bedrijf. Als ik mijn kamer verlaat schakel ik de met paswoord beveiligde screensaver aan. Ik open geen bijlagen bij een verdachte email en ik beantwoord die niet.
VIER NIVEAUS
Op elk document binnen de Groep moet het niveau van vertrouwelijkheid worden aangeven volgens de volgende schaal: ‘vertrouwelijk’, ‘beperkt raadpleegbaar’, ‘intern gebruik’, ‘vrij raadpleegbaar’. Zonder classificatie wordt een document standaard beschouwd als ‘intern gebruik’.
38
gegevens moet overdragen aan iemand anders om het mogelijk te maken een taak te vervullen, verstrek dan alleen essentiële informatie, vooral als deze gegevens afkomstig zijn van derden of van een service provider. Vermeld daarbij ook het niveau van de vertrouwelijkheid. Een groot deel van de vertrouwelijke informatie waartoe medewerkers toegang hebben is elektronisch opgeslagen. Daarom heeft de Groep hiervoor regels opgesteld waaraan de medewerkers zich dienen te houden.
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u
VOORKENNIS EN OVERTREDINGEN DOOR PERSONEN MET VOORKENNIS Alle specifieke informatie die rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking heeft op een beursgenoteerde onderneming, die niet officieel openbaar is gemaakt en die bij bekend making gevolgen kan hebben voor de koers van de effecten van de onderneming of voor de financiële producten zoals aandelen, obligaties, leningen, call- en putopties enz. wordt als voorkennis beschouwd. Sommige vertrouwelijke informatie kan ook betrekking hebben op financiële producten. Iemand die toegang heeft tot dergelijke vertrouwelijke informatie dient zich, op straffe van beschuldiging van overtreding van de regels inzake voorkennis, te onthouden van aan- of verkoop van aandelen van de betreffende onderneming en van aanbevelingen of suggesties aan derden om deze aandelen te kopen, te verkopen of aan te houden gedurende de periodes die zijn vastgesteld krachtens de plaatselijke regelgeving. Dit verbod heeft niet alleen betrekking op aandelen van de onderneming waarbij de betreffende persoon in dienst is maar ook op aandelen van andere beursgenoteerde ondernemingen waarover hij of zij voorkennis heeft.
v
w x y z
? Vraag Mijn manager laat zijn deur vaak openstaan en ik hoorde hem praten met iemand van de afdeling Financiën over de betaling dit jaar van een buitengewoon dividend. Is dit geen ideaal moment om aandelen van het bedrijf te kopen?
Antwoord De informatie waarover u beschikt is niet officieel noch openbaar. Het betreft hier dus voorkennis, zelfs als u dit per ongeluk ter ore is gekomen. U mag op basis van deze kennis geen enkele beurshandeling verrichten of anderen voor stellen dit voor u te doen. U moet trouwens uw manager adviseren voortaan voorzichtiger met dit soort informatie om te gaan.
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
39
a b c d e f g h i j k l m n o p q r
40
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
s
t u v w x y z
Bij ethiek gaat het om onderwerpen die altijd in beweging zijn.
Voor documenten op dit gebied geldt dat zij steeds kunnen worden aangepast en bijgewerkt naar goede praktijken en dit vanuit het oogpunt van continue verbetering.
Alle documenten rond het thema ethiek van SUEZ ENVIRONNEMENT kunnen worden geraadpleegd op het intranet en de website van de Groep.
www.suez-environnement.com Voor informatie over het thema ethiek kunt u zich wenden tot:
[email protected]
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
41
42
PRAKTIJKGIDS SUEZ ENVIRONNEMENT ETHIEK IN DE PRAKTIJK
CONCEPT, ONTWERP EN REALISATIE
LES ÉDITIONS STRATÉGIQUES
Januari 2010 – Gedrukt op gelaktpapier, goedgekeurd door de Forest Stewardship Council (FSC™). Geproduceerd in fabrieken met certificering ISO 9001 en ISO 14001 (milieu). Dit papier bestaat voor 60% uit gerecycleerde vezels en voor 40 % uit natuurlijke vezels FSC™. Dit document werd gedrukt met inkt zonder minerale oplosmiddelen, door een drukkerij met het predicaat Impri’m Vert.
WWW.SUEZ-ENVIRONNEMENT.COM SUEZ ENVIRONNEMENT DIRECTIE COMMUNICATIE
1, RUE D’ASTORG - 75008 PARIS - FRANKRIJK TEL +33(0)1 58 18 50 00 - FAX +33(0)1 58 18 51 68