Agentschap SZW
EQUAL Vervolgaanvraag voor verlening van projectsubsidie Richtlijnen communicatie over een EQUAL-project
Programmaperiode 2000-2006 Eerste tranche
In te dienen vóór 15 mei 2002 bij Agentschap SZW Service Unit EQUAL Postbus 90801 2509 LV ’s-Gravenhage
Het Agentschap SZW is een onderdeel van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, waaraan de Ministers van Financiën en Sociale Zaken en Werkgelegenheid de status van tijdelijk agentschap hebben verleend. EUROPESE UNIE Europees Sociaal Fonds
Agentschap SZW
Vervolgaanvraag Richtlijnen communicatie over een EQUAL-project
Programmaperiode 2000-2006 Eerste tranche
Het Agentschap SZW is een onderdeel van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, waaraan de Ministers van Financien en Sociale zaken en Werkgelegenheid de status van tijdelijk agentschap hebben verleend. EUROPESE UNIE Europees Sociaal Fonds
Inhoud Inleiding
1
Hoofdstuk 1
De bouwstenen van een communicatieplan
2
Hoofdstuk 2
Uitwerking disseminatie en (gender)mainstreaming
5
Hoofdstuk 3
Wat kunt u van het Agentschap SZW verwachten?
8
Hoofdstuk 4
Grafische richtlijnen EU-logo
10
Hoofdstuk 5
Evaluatie van uw communicatieplan
12
Vragen
13
literatuurlijst
14
Inleiding Ontwikkelingspartnerschappen (verder: OP’s) moeten als onderdeel van de vervolgaanvraag voor de EQUAL-subsidieregeling een communicatieplan schrijven. Dit plan moet richting geven aan de communicatie over het project aan de verschillende doelgroepen. Het moet ook inzichtelijk maken welke communicatiemiddelen worden ingezet en op welke manier. Om u behulpzaam te zijn bij het schrijven van dit plan, treft u in deze brochure verschillende inhoudelijke en procedurele richtlijnen aan voor de communicatie rondom uw project. De onderwerpen die een communicatieplan over een EQUAL-project moet bevatten, vindt u in het eerste hoofdstuk. Hoofdstuk 2 gaat in op de specifieke EQUALvereisten disseminatie en (gender)mainstreaming. Hoofdstuk 3 beschrijft wat u bij de uitvoering van uw plan van het Agentschap kunt verwachten. In hoofdstuk 4 treft u grafische richtlijnen aan voor het gebruik van het EU-logo. Een OP is immers op grond van EU-richtlijnen verplicht projectdeelnemers en het publiek te informeren over de bijdrage van het Europees Sociaal Fonds aan projecten in Nederland. Tot slot treft u in hoofdstuk 5 richtlijnen aan voor de evaluatie van uw communicatieinspanningen.
Richtlijnen communicatie / vervolgaanvraag
1
Hoofdstuk 1
De bouwstenen van een communicatieplan
U bepaalt zelf de inhoud en de structuur van uw communicatieplan. Het plan moet in ieder geval de onderstaande bouwstenen bevatten. U kunt deze onderwerpen naar eigen inzicht aanvullen.
Strategie Een belangrijk onderdeel van het communicatieplan is de strategie. Bij dit onderdeel beschrijft u op welke wijze u het juiste effect bij uw doelgroepen wilt bereiken. Hoe kan uw doel bereikt worden? In de strategie beschrijft u hoe u de onderwerpen ‘mainstreaming’ en ‘disseminatie’ gaat uitwerken (zie hoofdstuk 2). Ook het transnationale karakter van het project moet benadrukt worden. EQUAL-projecten dienen immers via transnationale samenwerking nieuwe benaderingen te ontwikkelen voor de bestrijding van arbeidsmarktgerelateerde discriminatie en ongelijkheid van welke aard ook (zie EQUAL Gids Transnationale Samenwerking, verkrijgbaar bij het Agentschap SZW). De inhoud van de boodschap, de communicatiedoelstellingen, -doelgroepen en -middelen vloeien logischerwijs voort uit de communicatiestrategie.
Doelgroepen In het plan beschrijft u op welke doelgroepen de communicatie zich richt. Daaronder bevinden zich in elk geval de deelnemers aan uw project, de politiek, burgers en de organisaties die uw projectresultaten mogelijk kunnen gebruiken. Deze laatste groep kan voor elk OP verschillend zijn, te denken valt aan bepaalde sectoren, gemeenten of ROC’s. Probeer zo concreet mogelijk te formuleren op wie u zich richt. Hoe beter u inzicht heeft in uw doelgroepen, hoe efficiënter u de communicatiemiddelen kunt inzetten. U kunt een onderscheid maken tussen doelgroepen en intermediairs. Bij uw doelgroepen wilt u uiteindelijk uw doelstellingen realiseren. Een intermediair ‘gebruikt’ u 2
Richtlijnen communicatie / vervolgaanvraag
om uw doelgroep te bereiken. Intermediairs worden vaak betrokken in projecten om toegang te krijgen tot grote lokale, nationale en internationale netwerken. De pers, brancheverenigingen of belangengroeperingen hebben bijvoorbeeld vaak de rol van intermediair.
Doelstellingen Voordat u start met het project moet duidelijk zijn wat u precies met uw communicatieactiviteiten wilt bereiken. Anders weet u na afloop niet of uw inspanningen effect hebben gehad. Communicatiedoelstellingen worden altijd geformuleerd in termen van beoogde kennis-, houding- of gedragsverandering bij de doelgroep. Bovendien moeten de doelstellingen realistisch en meetbaar zijn. Een correcte formulering is bijvoorbeeld: “95% van de deelnemers weet na 1 jaar dat het project wordt gefinancierd door het Europees Sociaal Fonds”. De doelstelling: “De deelnemers weten wat het Europees Sociaal Fonds inhoudt”, roept teveel vragen op.
Boodschappen Omschrijf welke boodschappen u aan uw doelgroepen wilt overdragen. In de boodschap die u brengt aan uw doelgroepen zijn ‘Europa’ in het algemeen en het ‘Europees Sociaal Fonds’ in het bijzonder belangrijke aandachtspunten. U moet daarbij inhoudelijk rekening houden met de kernboodschap van het Europees Sociaal Fonds, zoals deze is vastgesteld door Europa:”Het Europees Sociaal Fonds is het belangrijkste instrument waarover de Europese Unie beschikt om de ontwikkeling van het menselijk kapitaal te bevorderen en ertoe bij te dragen dat de arbeidsmarkt beter functioneert. Doel is de werkloosheid te bestrijden door het vinden van een baan te vergemakkelijken. Daartoe worden maatregelen genomen om gelijke kansen op de arbeidsmarkt te bevorderen, nieuwe werkgelegenheid te scheppen en het opleidingsniveau te verhogen.”
Middelen Een opsomming van de communicatieactiviteiten of communicatiemiddelen die u wilt ontwikkelen is een onderdeel van het communicatieplan. Geef per middel aan Richtlijnen communicatie / vervolgaanvraag
3
voor welke doelgroep het is bestemd (nationaal of transnationaal?), wat het doel is, hoe het middel wordt gedistribueerd, wat de frequentie is en wat de kosten zijn. Zo ontstaat een goed beeld van uw middelenmix.Voorbeelden van middelen die u kunt gebruiken zijn: (voorlichtings)bijeenkomsten, folders, nieuwsbrieven, e-mail, internet, CD-roms, persberichten, advertenties in vak- of dagbladen, etc.
Kostenraming Uw plan bevat ook een kostenraming voor de uitvoering van het plan. Denkt u daarbij niet alleen aan de kosten van te ontwikkelen communicatiemiddelen, maar ook aan andere mogelijke (voorbereidende) activiteiten, zoals onderzoeks- en vertaalkosten. Maak voor het opstellen van deze begroting zoveel mogelijk gebruik van offertes.
Planning Met een goede planning bewaakt u op eenvoudige wijze de voortgang van de uitvoering van uw communicatieplan. De planning beslaat de gehele projectperiode. Natuurlijk zal de planning voor 2002-2003 gedetailleerder zijn uitgewerkt dan de planning van 2004. Probeer rekening te houden met eventuele tussentijdse bijstellingen op basis van voortschrijdend inzicht. Ingrijpende wijzigingen mogen overigens alleen met toestemming van het Agentschap SZW worden aangebracht.
Evaluatie U beschrijft op welke wijze u de communicatie wilt evalueren (zie hoofdstuk 5).
4
Richtlijnen communicatie / vervolgaanvraag
Hoofdstuk 2
Uitwerking disseminatie en (gender)mainstreaming
EQUAL kent een fasering in uitvoering. Actie 1 is een voorbereidingsfase, waarin de (transnationale) samenwerking, inhoudelijke projectplannen en begroting concreet uitgewerkt moeten worden. Actie 2 is de daadwerkelijke uitvoeringsfase, de implementatie van de projectactiviteiten. Actie 3 is bedoeld voor disseminatie en mainstreaming van projectervaringen en -resultaten. Hoewel in veel gevallen disseminatie en mainstreaming hun zwaartepunt aan het einde van het project hebben (Actie 3), zijn het onderdelen die voortdurend aandacht en inzet vereisen. Disseminatie en mainstreaming starten zodra er projectresultaten bekend zijn. Bij het ene project zal dat sneller het geval zijn dan bij het andere.
Disseminatie Er wordt van u verwacht dat u de resultaten van uw project breed bekend maakt bij verschillende doelgroepen. Dit is kortweg wat bedoeld wordt met de term disseminatie. Besteed in het communicatieplan daarom ruime aandacht aan de wijze waarop u dit wilt aanpakken. Geef aan welke middelen u daarbij wilt inzetten, voorbeelden kunnen zijn: internet, free publicity of advertenties. Voor het communicatieplan wordt van u verwacht dat u een uitgebreide beschrijving geeft van de wijze waarop u gaat communiceren met uitvoerders, individuele deelnemers etc. Daarbij moeten in ieder geval de volgende vragen worden beantwoord: - Hoe wordt gewaarborgd dat uitvoerder(s), indien dat anderen zijn dan OP-partners, en individuele deelnemers op de hoogte worden gesteld van de inzet van ESF-subsidies? - Hoe wordt gewaarborgd dat de project- en deelnemersgegevens toegankelijk zijn voor (extern) onderzoek en evaluatie door het Ministerie van SZW en het OP zelf? - Hoe wordt gewaarborgd dat de aanvrager potentiële deelnemers op de hoogte stelt van de overdracht aan het Agentschap SZW van mogelijk privacy-gevoelige gegevens van deelnemers ten behoeve van verplicht onderzoek en evaluatie? Richtlijnen communicatie / vervolgaanvraag
5
Mainstreaming1 Vervolgens moeten de behaalde resultaten ook als nieuw beleid in het bestaande beleid van de verschillende nationale, regionale of lokale organisaties en instanties worden ingebed: mainstreaming. Mainstreaming kan zowel plaatsvinden op één van deze niveaus als op alle niveaus. Om het proces van mainstreaming op gang te krijgen is het belangrijk om een breed draagvlak te creëren.Vroegtijdig betrekken van betrokken instanties die de mainstreaming van uw resultaten mogelijk kunnen bevorderen (zoals bijvoorbeeld gemeenten en brancheorganisaties), vergroot de kans dat zij daadwerkelijk iets met uw resultaten gaan doen. De ultieme vorm van participatie is natuurlijk deze instanties te betrekken als OP-partner. Dit biedt de mogelijkheid om in een OP-contract zaken als wederzijdse inspanningsverplichtingen van te voren vast te leggen.Wellicht kunt u vooraf afspraken maken over het gebruik van resultaten. Overdraagbaarheid van de resultaten is daarbij het sleutelwoord. Projecten hebben vaak als doelstelling het ontwikkelen van nieuwe methoden en methodieken. Het is van belang dat deze methoden in de praktijk gebruikt gaan worden. Zorg ervoor dat de resultaten overdraagbaar en praktisch bruikbaar zijn voor betrokken instanties. Daarvoor kunt u een handboek ontwikkelen, een video produceren of een overzichtelijke beschrijving geven van de betreffende methodiek. Mainstreaming kan plaatsvinden op verschillende manieren: 1) Horizontale mainstreaming: transfers van innovaties tussen OP’s. 2) Verticale mainstreaming: integratie van ideeën uit het Communautair Initiatief EQUAL in mainstreambeleid, waardoor een meer algemene toepassing wordt verkregen. Hierbij is nog onderscheid te maken tussen: a. een algemene toepassing van een innovatie uit een individueel project; b. aanpassing van het beleid op basis van de ervaringen uit een groep projecten; c. mainstreaming als gevolg van internationale samenwerking. 3) Transnationale mainstreaming: door de transnationale samenwerking tussen projecten kunnen op Europees niveau nieuwe ideeën van het ene naar het andere land worden overgebracht en in het mainstreambeleid van het andere land worden opgenomen. 1 Specifiek voor emancipatie in beleid heeft de Directie Coördinatie Emancipatiebeleid van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid een handleiding over Mainstreaming gepubliceerd. Deze handleiding is gericht op de mainstreaming van emancipatie in het reguliere beleid, maar biedt wellicht bruikbare aanwijzingen ten aanzien van het mainstreamproces in het algemeen (zie literatuurlijst).
6
Richtlijnen communicatie / vervolgaanvraag
Gender mainstreaming2 Een ander belangrijk aspect van EQUAL is gender mainstreaming. De definitie van gender mainstreaming is: het (re)organiseren, verbeteren, ontwikkelen en evalueren van beleidsprocessen op zo’n manier dat het perspectief van gendergelijkheid wordt geïntegreerd in al het beleid, door de actoren die normaal dat beleid maken. Vrij vertaald betekent het: rekening houden met relevante verschillen tussen mannen en vrouwen zodat een kwaliteitsverbetering van het beleid tot stand komt. Niet alleen de kwaliteit, ook de effectiviteit van het beleid verbetert hierdoor. Emancipatie en aandacht voor sekseverschillen worden dus niet meer als aparte onderdelen van het beleid gezien, losstaand van ander beleid, maar komen aan de orde bij andere beleidsonderwerpen. Gender mainstreaming houdt dus in dat u zich bij elke stap in de beleidsontwikkeling afvraagt: welke sekse-aspecten zijn verbonden aan deze problematiek en gekozen oplossingen, en hoe werkt het uit voor vrouwen en mannen?
2 Bron: Gender Mainstreaming, Directie Coördinatie Emancipatiebeleid van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, juni 2001.
Richtlijnen communicatie / vervolgaanvraag
7
Hoofdstuk 3
Wat kunt u van het Agentschap SZW verwachten?
U staat er wat betreft communicatie niet helemaal alleen voor. U kunt de volgende ondersteuning bij de uitvoering van uw communicatieplan van het Agentschap verwachten.
1. Publiciteit via middelen Agentschap Voor alle projecten zijn er mogelijkheden om ‘mee te liften’ op de communicatiemiddelen van het Agentschap. Dan kunt u denken aan de website van het Agentschap (www.agentschapszw.nl), aan een nieuwsbrief voor relaties van het Agentschap, aan publicaties in tijdschriften of bijvoorbeeld een projectenbundel en aan conferenties die het Agentschap organiseert. Het Agentschap kan de initiator zijn - OP’s hebben vanuit Europese regelgeving de verplichting mee te werken aan publiciteit - maar daarnaast staat het Agentschap ook open voor goede ideeën aan de kant van de OP's. Ook ten aanzien van mainstreaming ziet het Agentschap voor zichzelf een ondersteunende rol toebedeeld. Zo zal het Agentschap zich ook sterk maken voor aandacht voor de projectresultaten bij de (nationale) beleidsmakers.
2. Materiaal voor EU-promotie Voor promotiemateriaal met het Europese logo kunt u terecht bij het Agentschap, voorbeelden hiervan zijn pennen, posters of schrijfblokken, stickers en conferentiemappen. OP’s moeten aantonen dat zij projectdeelnemers informeren over financiering door Europa. Daarvoor kunt u onder andere dit promotiemateriaal gebruiken. Het promotiemateriaal wordt in principe kosteloos ter beschikking gesteld. Het Agentschap SZW beoordeelt daarbij welke hoeveelheden redelijk zijn. U kunt uw aanvraag motiveren door het invullen van een formulier. Dit formulier kunt u bij het Agentschap opvragen bij de start van de uitvoering van de projecten, vanaf zomer 2002.
8
Richtlijnen communicatie / vervolgaanvraag
Ook de door uzelf geproduceerde communicatiemiddelen over een EQUAL-project moeten worden voorzien van een EU-logo op passende grootte (bijvoorbeeld posters, diploma’s en formulieren). Bij voorlichtingsbijeenkomsten (conferenties, seminars, beurzen, tentoonstellingen, concoursen) moet een Europese vlag in of bij de betrokken ruimte worden opgehangen. Grafische richtlijnen voor het juist gebruik van het EU-logo treft u aan in hoofdstuk 4.
3. Medewerking aan publiciteit Medewerkers van het Agentschap SZW zijn in principe bereid mee te werken aan publicitaire acties. Dan kunt u denken aan het afvaardigen van een vertegenwoordiger van het agentschap tijdens een bijeenkomst, bijvoorbeeld voor een korte speech of het beantwoorden van vragen. Overlegt u ruim van te voren met uw consultant over de mogelijkheden. Bij grote evenementen kunnen wij contact leggen met de Europese Commissie. Afhankelijk van het belang en de aard van het evenement is de Europese Commissie bereid een spreker of af te vaardigen voor een conferentie of aanwezig te zijn bij een tentoonstelling.
4. Financiële middelen voor dissematie en mainstreaming Tot slot stelt het Agentschap SZW natuurlijk financiële middelen beschikbaar voor disseminatie en mainstreaming (Actie 3). De richtlijn is dat maximaal tien procent van de totale subsidiale kosten zoals vastgesteld in de beschikking hieraan besteed mag worden.
Richtlijnen communicatie / vervolgaanvraag
9
Hoofdstuk 4 Grafische richtlijnen EU-logo
EUROPESE UNIE Europees Sociaal Fonds
Het EU-logo bevat twaalf sterren. Er is geen verband tussen het aantal lidstaten van de EU en het aantal sterren. De sterren symboliseren de volkeren van Europa. De cirkel is het teken van eenheid. ‘Twaalf ‘ is het symbool van vol(maakt)heid.
Geometrische beschrijving Het logo heeft de vorm van een blauwe rechthoek, waarvan de vlaglengte anderhalve keer de lengte van de hijs meet. De twaalf gouden sterren bevinden zich op regelmatige afstanden op een onzichtbare cirkel waarvan het middelpunt zich op het snijpunt van de diagonalen van het rechthoek bevindt. De straal van de cirkel is gelijk aan een derde van de hoogte van de hijs. De vijf punten van de sterren bevinden zich op een onzichtbare cirkel waarvan de straal gelijk is aan 1/18 van de hoogte van de hijs. Alle sterren zijn verticaal geplaatst, wat betekent dat één punt verticaal naar boven is gericht en twee punten zich bevinden op een onzichtbare lijn die loodrecht op de vlaggenstok staat.
10
Richtlijnen communicatie / vervolgaanvraag
Kleuren Het verdient aanbeveling het logo in blauw en geel uit te voeren wanneer dat mogelijk is. De standaardkleuren zijn Pantone Reflex Blue en Pantone Yellow. Het embleem wordt bij voorkeur tegen een witte achtergrond gebruikt. Achtergronden met allerlei kleuren moeten worden vermeden. Als dat niet mogelijk is, de rechthoek met een breedte van 1/25 van de hoogte van de rechthoek wit omkaderen. Bij reproductie van het logo in zwart-wit is de achtergrond wit. De sterren en de omkadering is dan zwart. Indien de enige beschikbare kleur Reflex Blue is, kan deze 100% voor de achtergrond worden gebruikt, met de sterren in negatief wit.
Gebruik van het logo door derden Het gebruik van het Europese logo wordt vrij toegestaan mits: - door dit gebruik geen verwarring kan ontstaan tussen de gebruiker enerzijds en de Europese Unie of Raad van Europa anderzijds; - het gebruik geen verband houdt met doelstellingen of activiteiten die onverenigbaar zijn met de beginselen en doelstellingen van de Europese Unie of de Raad van Europa. De toelating van het gebruik van het Europese logo verleent geen enkel recht op exclusiviteit, noch de bevoegdheid zich dit logo enig gelijksoortig merk of logo toe te eigenen door middel van registratie of op enige andere wijze. Via onze website www.agentschapszw.nl kunt u het juiste EU-logo kopiëren. Neemt u in geval van twijfel over het gebruik van het logo, contact op met het Agentschap. (Bron: ‘Het Europese embleem: Grafische handleiding’, 1996)
Richtlijnen communicatie / vervolgaanvraag
11
Hoofdstuk 5
Evaluatie van uw communicatieplan
Het gaat bij EQUAL om het ontwikkelen van nieuwe methoden om discriminatie op de arbeidsmarkt te bestrijden. Het is om die reden logisch dat elk project goed geëvalueerd moet worden. Dat geldt niet alleen voor het verloop van het project en de projectresultaten, maar ook voor de communicatie-inspanningen. Aan het einde van de projectperiode, bij de einddeclaratie, zal door het Agentschap onder meer worden gecontroleerd wat de resultaten zijn van uw communicatieinspanningen.Wij raden u aan van alle activiteiten voorbeelden te bewaren, zoals bijvoorbeeld krantenknipsels, foto’s van bijeenkomsten die u heeft georganiseerd en voorbeelden van communicatiemiddelen die zijn ontwikkeld. Zo kunt u aantonen dat u werk heeft gemaakt van de communicatie over uw project. Daarnaast zijn wij geïnteresseerd in de effecten van uw communicatie-inspanningen. U kunt die aantonen door middel van een onderzoek. In dit onderzoek staat centraal of uw vooraf geformuleerde communicatiedoelstellingen zijn bereikt. Een onderzoek kan de vorm hebben van een: - desk research: als het gaat om telbare zaken, aantallen deelnemers e.d.; - een schriftelijke of telefonische enquête: als u wilt weten wat de doelgroep weet (kennis); - groepssessie: als u wilt weten wat de doelgroep echt vindt of denkt (houding).
12
Richtlijnen communicatie / vervolgaanvraag
Vragen?
Heeft u vragen over deze richtlijnen? Neem dan contact op met het secretariaat van het Agentschap. Agentschap SZW Service Unit EQUAL Telefoon: 070-3334986 Fax: 070-3334066 E-mail:
[email protected] www.agentschapszw.nl
Richtlijnen communicatie / vervolgaanvraag
13
Literatuurlijst - Het Communicatieplan: opzet en uitvoering in 8 stappen, Marten Waardenburg, Kluwer 1999 - EQUAL-Gids Transnationale Samenwerking, verkrijgbaar bij het Agentschap SZW, 2002 - Emancipatie in beleid: Handleiding Mainstreaming, Ministerie van SZW, 2000 - Gender Mainstreaming: een strategie voor kwaliteitsverbetering, Ministerie van SZW, 2001
14
Richtlijnen communicatie / vervolgaanvraag
