Engagement. Sociaal jaarverslag. Betrokkenheid stakeholders. Milieujaarverslag. GRI overzicht. Algemeen

Engagement Ontdek hoe we onze medewerkersgroep hebben ontwikkeld, vooruitgang hebben geboekt met onze eigen milieu-impact als instelling en hoe we omgingen met onze stakeholders.

Betrokkenheid stakeholders

Sociaal jaarverslag

Stakeholders zijn van essentieel belang voor Triodos Bank.

Triodos Bank wil een bijzondere organisatie zijn om voor te werken.

Milieujaarverslag

GRI overzicht

De grootste positieve impact van Triodos Bank wordt gerealiseerd door het ...

Triodos Bank past de GRI G4-richtlijnen op comprehensive niveau toe.

Algemeen

288

Betrokkenheid stakeholders Stakeholders zijn van essentieel belang voor Triodos Bank. Zij helpen de organisatie in haar ontwikkeling door aan te geven hoe vanuit een extern perspectief naar de activiteiten van Triodos Bank wordt gekeken. Om stakeholders meer bij haar activiteiten te betrekken heeft in 2014 een formeel proces plaatsgevonden waarbij de onderwerpen werden geanalyseerd die belangrijk zijn voor de stakeholders van Triodos Bank, maar ook voor de bank zelf. De resultaten hiervan zijn opgenomen in een ‘materialiteitsanalyse’ in het hoofdstuk ‘Verslag van de Directie’. Daarnaast heeft Triodos Bank altijd op verschillende manieren baat gehad bij open discussies met al haar stakeholders. Dit varieert van klantendagen – waar honderden klanten, in alle landen waar we actief zijn, met elkaar in contact worden gebracht – tot vergaderingen van certificaathouders en enquêtes. Triodos Bank onderscheidt drie specifieke groepen stakeholders:

1. Stakeholders die een economische relatie met de bank hebben Klanten, certificaathouders, medewerkers en leveranciers

2. Stakeholders die geen directe economische relatie met de bank hebben, maar geïnteresseerd zijn vanuit een maatschappelijk belang Maatschapelijke organisaties, overheden en media

3. Stakeholders die nieuwe inzichten, mogelijkheden en kennis bieden Adviseurs en inspiratoren in de breedste zin van het woord

De groepen stakeholders De eerste groep stakeholders bestaat uit mensen en organisaties die zeer nauw betrokken zijn bij Triodos Bank en daar een rechtstreeks economisch belang in hebben. De tweede groep is duidelijk geïnteresseerd in de ontwikkeling van Triodos Bank en met name in de sociale, culturele en ecologische context waarin de bank opereert. De derde groep ten slotte inspireert de bank tot het verleggen van haar grenzen en bij het realiseren van haar missie. Vertegenwoordigers van al deze groepen hebben aan het eind van het jaar een vragenlijst ingevuld en deelgenomen aan een dialoog, waarbij ze input gaven over belangrijke onderwerpen die Triodos Bank na aan het hart gaan. Dit is slechts een van de vele activiteiten en contacten met stakeholders in 2014.

289

Klanten Triodos Bank hecht bijzonder veel waarde aan relaties en contacten tussen klanten, ondernemers en medewerkers onderling. Dit staat centraal bij alles wat de bank doet. Tegen deze achtergrond organiseert Triodos Bank elk jaar klantenevenementen in alle landen waar de bank actief is. Klanten, ondernemers en medewerkers maken tijdens deze evenementen gebruik van de kans om elkaar te ontmoeten en te weten te komen wat er met hun geld gebeurt. In Nederland organiseert Triodos Bank elk jaar een Hart-Hoofddag, waar klanten in contact kunnen komen met ondernemers die door Triodos Bank worden gefinancierd. In Spanje heeft Triodos Bank in 2014 de ‘I Triodos Enterprise Awards’ georganiseerd, waarbij klanten hun stem konden uitbrengen op hun favoriete gefinancierde ondernemer. Zo ontstaat een directe relatie tussen klanten en gefinancierde ondernemingen. Triodos Bank organiseert workshops waarin dilemma’s worden besproken rond de vraag welke ondernemingen de bank financiert. Dergelijke bijeenkomsten bieden volop ruimte voor inspirerende vragen en discussie. Elk jaar worden er klanttevredenheidsonderzoeken uitgevoerd om feedback te vragen op diverse onderwerpen. Daarnaast werd er, in het kader van de door Triodos Bank in 2014 uitgevoerde materialiteitsanalyse, een bijeenkomst met stakeholders gehouden. Tijdens die bijeenkomst werd Triodos Bank door haar stakeholders gestimuleerd om dichtbij zichzelf te blijven, ondanks de veranderende wereld om haar heen. Medewerkers en zakelijke klanten ontmoeten elkaar bij een groot aantal nationale en internationale evenementen die gedurende het jaar worden georganiseerd. Dit gebeurt onder andere tijdens de Biofach (een grote beurs op het gebied van biologische landbouw in Duitsland) en de BioCultura in Spanje. Maar ook tijdens speciale themadagen. Tijdens de themabijeenkomsten ontmoeten senior management, de Raad van Commissarissen, het Bestuur van de Stichting Administratiekantoor (‘de aandeelhouder’), specialisten van Triodos Banken klanten uit duurzame sectoren elkaar. Het thema van de themadag 2014 was ‘Gezondheid en Zorg’. Tijdens deze dag waren er diverse interacties met door Triodos Bank gefinancierde ondernemers en werd een bezoek gebracht aan La Ferme Nos Pilifs, een zorgboerderij in de buurt van Brussel. De beleggingsfondsen van Triodos Investment Management hanteren strenge criteria bij de keuze van organisaties en projecten die zij financieren. Ter bevordering van een meer maatschappelijk verantwoord aandeelhouderschap neemt Triodos Investment Management regelmatig deel aan jaarvergaderingen en jaarlijkse enquêtes. Naast al het bovenstaande, ontvangen klanten ook op andere manieren informatie over de ondernemingen die Triodos Bank financiert, via tijdschriften als ‘De Kleur van Geld’ (off- en online), nieuwsbrieven, blogs als ‘Somos Triodos’ in Spanje en via sociale media.

Certificaathouders Elk jaar wordt er een vragenformulier verspreid onder de certificaathouders in alle landen waar Triodos Bank vestigingen heeft. Via deze enquête bepaalt de bank de mate van tevredenheid onder de mensen die de bank van kapitaal voorzien en in zekere zin de ‘eigenaren’ genoemd kunnen worden. Tevens wordt met de enquête vastgesteld in hoeverre de financiële en niet-financiële resultaten van Triodos Bank in evenwicht zijn. Tot slot is de enquête van belang om inzicht te krijgen op de visie van alle stakeholders op het economische en maatschappelijke klimaat waarin de bank opereert.

290

In 2014 hadden drie van de vier certificaathouders die aan de enquête deelnamen het gevoel dat het contact tussen hen en Triodos Bank ‘voldoende aansloot bij hun wensen’. Bijna niemand (0,2%) vond het contact met Triodos Bank te veel. Meer dan 90% vond dat de bank het juiste evenwicht hanteerde tussen individueel rendement op de certificaten en het rendement op maatschappelijk, ecologisch en cultureel gebied. Meer informatie over de resultaten vindt u hier (Engels). De uitkomsten van de enquête werd gepresenteerd tijdens de Algemene Vergadering van Aandeelhouders van Triodos Bank. Ook kwam de enquête aan de orde tijdens de bijeenkomsten met certificaathouders in de verschillende landen. De uitkomsten werden tijdens de Algemene Vergadering gebruikt om vragen en discussies uit te lokken. De Algemene Vergadering zelf wordt altijd online uitgezonden. Op deze manier kunnen zoveel mogelijk certificaathouders kennisnemen van de toelichting van de Directie, de Raad van Commissarissen en van het Bestuur van het Administratiekantoor. De bijeenkomst voor certificaathouders die in maart 2014 in België werd gehouden werd bijgewoond door bijna 500 mensen. Aanwezigen konden het Bestuur van het Administratiekantoor vragen stellen, een markt bezoeken waar producten werden verkocht door klanten van Triodos Bank en diverse workshops bijwonen. Het aandelenkapitaal van Triodos Bank wordt beheerd door Stichting Administratiekantoor Aandelen Triodos Bank (hierna kortweg het Administratiekantoor). Het Administratiekantoor waarborgt de missie van Triodos Bank. Vertegenwoordigers van het Administratiekantoor zijn aanwezig bij de klantendagen en spreken informeel met het management van de vestigingen. Triodos Bank en het Bestuur van het Administratiekantoor willen de betrokkenheid van de certificaathouders van de bank de komende jaren nog beter faciliteren.

Medewerkers Door haar gestage groei is Triodos Bank uitgegroeid tot een middelgrote bank waardoor er nieuwe manieren moeten worden ontwikkeld om het potentieel van de mensen die er werken volledig te benutten. Triodos Bank wil ook in de toekomst tot de belangrijkste duurzame banken ter wereld blijven behoren. Het is daarom essentieel dat zij deskundige medewerkers aantrekt die zich sterk verbonden voelen met de visie en de missie van de bank. Ter ondersteuning van de ontwikkeling van gemotiveerde en kundige medewerkers biedt Triodos Bank internationale programma’s aan in de Triodos Academy. In 2014 hebben 118 medewerkers aan deze programma’s deelgenomen. De jaarlijkse ‘Co-Worker Conference’ vond in 2014 plaats in Brussel en had als thema ‘Living Unity & Diversity’. Deze bijeenkomst werd bijgewoond door 120 medewerkers. Op alle vestigingen van Triodos Bank worden wekelijkse bijeenkomsten georganiseerd om alle medewerkers te betrekken bij de bank en haar doelstellingen en uitdagingen. Ook worden er regelmatig bijeenkomsten georganiseerd met klanten of zogenaamde ‘thought leaders’. Tijdens die bijeenkomsten komen onderwerpen aan de orde als ‘landbouw en voedsel’, nieuwe manieren van bankieren, energie en innovatieve duurzame projecten. Ter bevordering van haar interne communicatie publiceert Triodos Bank Spanje maandelijks een intern online tijdschrift. Ook houdt de bank jaarlijks een enquête om de tevredenheid van de medewerkers te meten. Omdat er veel interne veranderingen plaatsvonden het afgelopen jaar, was het extra wenselijk om via deze middelen de vinger aan de pols te kunnen houden.

291

Leveranciers In 2015 zal Triodos Bank haar betrokkenheid met haar leveranciers verder vergroten met name wat betreft het duurzaamheidsbeleid en ketenbewustzijn. Triodos Bank wil haar leveranciers stimuleren zich bewust te zijn van en eventueel actie te ondernemen op het gebied van duurzaamheid, maatschappelijk verantwoord ondernemen, ethiek en transparantie.

Maatschappelijke organisaties Triodos Bank is lid van verschillende lokale, regionale en internationale maatschappelijke organisaties en platforms. Dit zijn onder meer de Global Alliance for Banking on Values (GABV), het Global Impact Investing Network (GIIN), het International Corporate Governance Network (ICGN), het United Nations Environment Programme Finance Initiative (UNEP-FI), het United Kingdom Social Investment Forum (UKSIF), MVO Nederland en vele andere. Op het gebied van producten en beleggingsfondsen werkt Triodos Bank samen met maatschappelijke organisaties, zoals Amnesty International, HIVOS in Nederland en de Soil Association en Friends of the Earth in het Verenigd Koninkrijk. Ook werkt de bank samen met maatschappelijke organisaties via haar eigen stichtingen (zoals Fundación Triodos in Spanje). Triodos Bank nodigt regelmatig specialisten en organisaties uit om haar visie en beleid met betrekking tot verschillende thema’s en sectoren verder te ontwikkelen en kritisch tegen het licht te houden. Triodos Bank was tevens betrokken bij verschillende stakeholderdialogen en -presentaties die aansluiten bij haar missie en waarden. Zo werken de SRI-fondsen van de bank nauw samen met maatschappelijke organisaties bij het ontwikkelen van duurzaamheidsstandaarden voor diverse sectoren. En was Triodos Bank België een van de organiserende partners bij de tweede editie van het Transitiefestival dat in 2014 werd gehouden. Financiële educatie is een regelmatig terugkerend thema bij de activiteiten van Triodos Bank. In 2014 hebben medewerkers gastlessen op scholen in Nederland verzorgd tijdens de ‘Week van het Geld’. In Spanje neemt Triodos Bank deel aan een doorlopend schoolprogramma om de deelnemers te onderwijzen op het gebied van waarden in de financiële sector. De Duitse vestiging heeft deelgenomen aan de ‘Fair Finance Week’ van het Fair Finance Network. Zij heeft daar lezingen, discussies en workshops verzorgd.

Overheden Triodos Bank is regelmatig in gesprek met lokale en nationale overheden en toezichthouders. Dit gebeurt soms in samenwerking met andere financiële instellingen of partners. De bank neemt deel aan gesprekken over de financiële sector en woont regelmatig bijeenkomsten bij over onderwerpen die voor haar van belang zijn. Belangrijke onderwerpen die Triodos Bank aanstipt tijdens deze gesprekken en overleggen zijn onder andere de positieve impact en het potentieel van duurzaam bankieren, de kracht van grotere diversiteit in de bancaire sector, en het belang om de retailsector deel te laten uitmaken van impactvolle investeringen. Triodos Bank is lid van brancheverenigingen van banken in diverse Europese landen en neemt deel aan overleggen met overheden en toezichthouders. De inbreng van Triodos Bank is gericht op een divers bancair landschap en eerlijke en effectieve regelgeving voor ‘kleinere’ banken. Daarnaast heeft Matthijs Bierman, Managing Director van Triodos Bank in Nederland, in september 2014 deelgenomen aan een rondetafelgesprek in het parlement waarbij duurzaam bankieren aan de orde werd gesteld.

292

Triodos Bank was in 2014 actief lid van belangrijke werkgroepen zoals de Social Impact Investment Taskforce. In het verlengde daarvan heeft Triodos Bank in 2014 een rapport (Engels) opgesteld waarin zij stelde dat iedereen toegang zou moeten hebben tot impact investing en niet alleen grote instellingen en vermogenden. Triodos Investment Management heeft in 2014, samen met andere beleggingsinstellingen, een gezamenlijke verklaring gestuurd aan de Europese Commissie, het Europees Parlement en de Europese Raad. De ondertekenaars van de verklaring zijn bezorgd over een eventuele schending van mensenrechten bij mineraalwinning en hebben hun visie kenbaar gemaakt over wat regelgeving hierbij kan betekenen. Senior medewerkers van Triodos Bank nemen regelmatig deel aan platforms en panels om duurzame financiering te promoten. Zo heeft de directeur van Triodos Bank België in 2014 in Antwerpen gesproken tijdens ‘Rond Geld’, een congres over de rol van geld in de 21e eeuw.

Media Het profiel van Triodos Bank heeft zich de afgelopen jaren positief ontwikkeld in alle landen waar de bank opereert. Dit is onder meer het gevolg van toenemende media-aandacht voor de bank en haar visie. Triodos Bank gebruikt sociale media zoals Twitter, Facebook en LinkedIn om nieuws te verspreiden, nieuwe medewerkers te werven en (zij het in mindere mate) contacten te onderhouden met alle stakeholders. De bank nodigt regelmatig journalisten uit rond innovaties en thema’s die volgens de bank van belang zijn. Dit soort contacten is belangrijk omdat het Triodos Bank de mogelijkheid biedt haar visie op een transparantere, diverse en duurzame banksector te delen. Triodos Bank is volstrekt transparant over de impact van haar financieringen. Alle ondernemingen die de bank financiert staan op haar website.

Adviseurs en inspiratoren Ter uitbreiding van haar activiteiten, inspiratie en vernieuwing van haar producten en diensten raadpleegt Triodos Bank regelmatig externe adviseurs die gevraagd en ongevraagd ideeën aandragen, en mensen die ‘out of the box’ denken, met vernieuwende inzichten en visies. Zij zijn van grote waarde bij de ontwikkeling van duurzaamheidstrategieën van de bank. Triodos Bank nodigt regelmatig inspirerende mensen uit om te spreken op bijeenkomsten van de bank en internationale themabijeenkomsten. Zo werden er in 2014 bijeenkomsten gehouden in Brussel, België, met als thema ‘Gezondheid en Zorg’. Daarbij werd input geleverd door belangrijke mensen uit deze sector zoals Lieve Fransen van de Europese Commissie. De visie van Triodos Bank op energie is tijdens extra bijeenkomsten in 2014 verder ontwikkeld dankzij input van academici en deskundigen uit de dagelijkse praktijk. Triodos Bank was in 2009 medeoprichter van de Global Alliance for Banking on Values (Engels), een groeiend wereldwijd netwerk van onafhankelijke duurzame banken. De GABV is een inspirerende en rijke bron voor ideeën, met name voor de Directie en de Raad van Commissarissen van Triodos Bank en voor de ‘Values Ambassadors’. Bij die laatsten horen ook jongere, getalenteerde medewerkers bij Triodos Bank. In 2014 heeft de GABV een grote campagne georganiseerd om het op waarden gebaseerd bankieren over heel de wereld sterker te profileren. Alle vestigingen van Triodos Bank hebben hier actief aan deelgenomen. In 2010 stond Triodos Bank samen met de Universiteit Utrecht aan de wieg van het Sustainable Finance Lab (SFL). Het SFL brengt wetenschappers uit diverse disciplines bij elkaar voor het ontwikkelen van ideeën om te komen tot een duurzame, stabiele en robuuste financiële sector. De bank was in 2014 betrokken bij een aantal openbare en besloten bijeenkomsten ter bevordering van deze agenda.

293

Sociaal jaarverslag Triodos Bank wil een bijzondere organisatie zijn om voor te werken. Een organisatie waar medewerkers zich kunnen ontplooien, en waar ze hun kennis en expertise volledig kunnen inzetten.

11,7% Het totaal aantal medewerkers is in 2014 met 11,7% gestegen, van 911 tot 1.017.

Het jaar op hoofdlijnen

Triodos Bank is een organisatie in ontwikkeling. Als gevolg van de gestage groei, is Triodos Bank nu een middelgrote bank. Dit betekent dat we ook de manier waarop we onze medewerkers ondersteunen in hun werk, steeds weer verder ontwikkelen. In 2014 trok de bank 199 nieuwe medewerkers aan (2013: 189). Het totaal aantal medewerkers steeg in 2014 met 11,7%: van 911 naar 1.017.

We zijn tevreden over de verhouding man/vrouw. Aan het beter in evenwicht brengen daarvan is de afgelopen jaren veel aandacht besteed. In 2014 had Triodos Bank 541 vrouwen (53,2%) en 476 mannen (46,8%) in dienst. Het aantal vrouwen op managementposities is stabiel gebleven op 40%. De gemiddelde leeftijd van de medewerkers, de gemiddelde duur van het dienstverband en het niveau van het ziekteverzuim is passend bij de organisatie. De gemiddelde leeftijd ligt stabiel op 39,6 jaar. De gemiddelde duur van het dienstverband bedroeg 4,8 jaar aan het einde van 2014 (2013: 4,7 jaar). Het ziekteverzuim was in 2014 stabiel op 2,6%. Dat is lager dan de doelstelling van maximaal 3%. Het medewerkersverloop steeg naar 9,5% in 2014 (2013: 7,2%). Het verloop tijdens het eerste dienstjaar van medewerkers steeg van 7,4% in 2013 naar 11,6% in 2014. Dit ondanks onze inspanningen om hierin juist verbetering te brengen door een grondig selectieproces – waarin helderder wordt wat de verwachtingen over en weer zijn. Ook een betere begeleiding tijdens de eerste fase van het dienstverband (introductie programma) moest hierbij helpen. De verloopcijfers zijn niet los te zien van verbeterende arbeidsmarktomstandigheden, met name in Spanje en het Verenigd Koninkrijk. Triodos Bank wordt gedragen door vakbekwame en gemotiveerde medewerkers. Mensen die in staat zijn om de missie van de bank te vertalen naar hun dagelijkse werkzaamheden. Werkzaamheden die variëren van kredietverlening aan duurzame ondernemingen, tot aan persoonlijke dienstverlening aan klanten. De organisatie investeert in opleiding, ontwikkeling en begeleiding van haar medewerkers. Daarbij wordt uitgegaan van de leervragen en -behoeften van medewerkers. Triodos Bank maakt daarbij gebruik van externe deskundigen. Daarnaast biedt de Triodos Academy ontwikkelingstrajecten aan die gebaseerd zijn op de waarden van Triodos Bank. In 2014 namen aan de verschillende trajecten van de Triodos Academy 118 (2013: 82) medewerkers deel. De jaarlijkse medewerkersconference vond in 2014 plaats in Brussel. Het thema was ‘Living Unity & Diversity’. Er namen 120 medewerkers aan deel. Er is in 2014 geïnvesteerd in het verbeteren van de interne governance. Daarbij werd erop gelet dat het formaliseren van de bedrijfsvoering de cultuur van de organisatie niet nadelig zou beïnvloeden. Er werd voor gezorgd dat de veranderingen in de interne processen juist leidden tot versterking en ondersteuning van de bedrijfscultuur. Die cultuur is gericht op samenwerking. Triodos Bank hecht veel waarde aan een goede en passende beloning voor al haar medewerkers. De bank kijkt daarbij naar de verschillen in beloning tussen medewerkers onderling en die met de rest van de financiële en bancaire sector. In Nederland was bij Triodos Bank het verschil tussen het laagste en hoogste salaris in 2014 een factor 9,6 (2013: 9,4). In Nederland zetelt de Directie en het hoofdkantoor, bovendien is de Nederlandse

294

vestiging de grootste vestiging van de bank. Triodos Bank is van mening dat een gematigd beloningsbeleid zonder bonussen tot een gezond en eenvoudig systeem leidt dat slechts beperkte controle nodig heeft. Het internationale beloningsbeleid van Triodos Bank is ontwikkeld met deze uitgangspunten. Zie de website (Engels) voor een samenvatting van het internationale beloningsbeleid. Onderstaande data voor de jaren 2011 tot 2014 zijn onderdeel van KPMG’s assurance.

[ Sociale kerncijfers* ]

Aantal medewerkers ultimo Aantal fte’s gemiddeld** gedurende het jaar Aantal fte’s** ultimo Verzuim * **

2014

2013

2012

2011

2010

2009

2008

1.017

911

788

720

636

577

477

883

785

694

636

556

482

402

931

838

722

660

577

525

429

2,6%

2,6%

3,0%

2,2%

1,9%

2,6%

2,4%

Het sociaal jaarverslag heeft betrekking op alle medewerkers in dienst van Triodos Bank. Medewerkers van de joint venture Triodos MeesPierson zijn niet meegenomen. Fte staat voor fulltime equivalent en is het aantal medewerkers berekend op voltijdsbasis per week. Dit is voor Triodos Bank Nederland 40 uur, Triodos Bank België 37 uur, Triodos Bank Verenigd Koninkrijk 37,5 uur, Triodos Bank Spanje 37 uur, Triodos Bank Duitsland 40 uur en voor Triodos Bank Frankrijk 35 uur).

[ Opleidingskosten per medewerker ] Bedragen in euro’s

2014

2013

2012

2011

Nederland

1.976

1.803

1.650

1.943

België

1.549

1.918

2.015

2.190

Verenigd Koninkrijk

983

934

694

1.607

Spanje

1.181

1.281

1.080

976

Duitsland

2.377

2.332

1.765

1.658

Frankrijk

1.735

3.186

419

–

Private Banking NL

4.135

4.448

2.383

3.029

Hoofdkantoor

2.695

2.914

2.205

3.142

0

–

–

–

Triodos Investment Management

2.669

3.517

2.821

2.202

Gemiddeld

1.856

2.055

1.731

2.020

–9,7%

18,7%

–14,3%

6,5%

2014

2013

2011

2011

Nederland

3,5

2,7

2,2

2,8

België

3,5

2,8

6,0

6,1

Verenigd Koninkrijk

3,3

1,9

1,5

1,7

Spanje

7,1

7,1

10,5

4,2

Duitsland

3,1

2,9

2,4

3,2

TIAS

Stijging

[ Opleidingsdagen per medewerker ]

295

2014

2013

2011

2011

Frankrijk

5,3

9,0

–

–

Private Banking NL

5,4

5,4

2,9

3,9

Hoofdkantoor

2,9

2,2

2,8

2,6

TIAS

0,0

–

–

–


3,3

2,8

2,8

2,4

Totaal

4,3

3,7

4,5

3,3

[ Vaste en variabele beloning toegekend aan “Identified Staff” over het prestatiejaar 2014, uitgesplitst naar instrument ] Bedragen in duizenden euro’s

Aantal medewerkers

“Identified staff” in seniormanagementfuncties

Alle overige “Identified staff”

11

41

2.080

4.432

13

72

Beloning Totaal vaste beloning Totaal variabele beloning: Waarvan in contanten

13

72

Waarvan in aandelen of op aandelen gebaseerde instrumenten

–

–

Waarvan in andere instrumenten

–

–

–

–

Aantal begunstigden

0

0

Totaal bedrag

–

–

Aantal begunstigden

1

1

Totaal bedrag

*

*

Hoogst toegekend bedrag

*

*

Totaalbedrag uitgestelde beloning Welkomstbedragen

Ontslagvergoedingen

*

Het bedrag is om privacyredenen niet gepubliceerd.

296

[ Salarissen ] Verhouding van het hoogste fulltime salaris van 2014 tot de mediaan van het fulltime salaris 2014*

Ratio van de loonsverhoging van het hoogste salaris tot de mediaan van de salarisverhoging*

NL

4,6

1,0

BE

2,9

1,4

UK

4,0

0,7

ES

6,1

0,6

DE

2,6

1,3

Totaal

5,6

1,0

Land

*

de salaris (verhoging) mediaan wordt berekend exclusief het maximale fulltime salaris (verhoging)

[ Leeftijdscategorieën medewerkers van Triodos Bank ] 2014 Leeftijd

< 28 jaar

Aantal

2013 %

Aantal

2012 %

Aantal

2011 %

Aantal

%

86

8%

72

8%

62

8%

69

10%

28 – 35 jaar

262

26%

252

28%

229

28%

209

29%

35 – 42 jaar

285

28%

252

28%

211

28%

182

25%

42 – 49 jaar

219

22%

186

20%

159

20%

143

20%

49 – 56 jaar

105

10%

90

10%

71

9%

69

10%

60

6%

59

6%

56

7%

48

7%

1.017

100%

911

100%

788

100%

720

100%

>= 56 jaar Totaal Gemiddelde

39,7

39,6

39,5

39,2

[ Dienstjaren medewerkers van Triodos Bank ] 2014 Dienstjaren

2013

2012

2011

Aantal

%

Aantal

%

Aantal

%

Aantal

%

0 – 1 jaar

186

18%

175

19%

131

17%

142

20%

1 – 3 jaar

269

26%

240

26%

224

28%

219

30%

3 – 5 jaar

186

18%

185

20%

174

22%

158

22%

5 – 10 jaar

272

27%

210

23%

168

21%

118

16%

10 – 15 jaar

67

7%

68

7%

66

8%

60

8%

> 15 jaar

37

4%

33

4%

25

3%

23

3%

1.017

100%

911

100%

788

100%

720

100%

Totaal Gemiddelde

4,8

4,7

297

4,6

4,3

[ Ziekteverzuim ] 2014

2013

2012

2011

Nederland

3,3%

3,3%

2,9%

2,5%

België

2,8%

3,6%

3,4%

1,9%

Verenigd Koninkrijk

0,6%

1,4%

0,9%

0,8%

Spanje

2,3%

1,9%

2,7%

1,7%

Duitsland

2,1%

1,6%

4,7%

3,1%

Frankrijk

0,0%

0,0%

–

–

Private Banking NL

6,9%

4,1%

4,2%

0,7%

Hoofdkantoor

4,1%

3,1%

3,2%

3,9%

TIAS

1,8%

–

–

–


3,8%

2,5%

3,9%

1,5%

Totaal

2,6%

2,6%

3,0%

2,2%

2014

2013

2012

2011

Nederland

6,3%

13,6%

0,0%

14,3%

België

0,0%

4,5%

30,0%

16,7%

Verenigd Koninkrijk

21,4%

5,0%

12,5%

3,6%

Spanje

19,5%

9,3%

10,9%

4,7%

Duitsland

11,1%

8,3%

22,2%

0,0%

Frankrijk

0,0%

0,0%

–

–

Private Banking NL

0,0%

0,0%

0,0%

0,0%

Hoofdkantoor

9,5%

0,0%

13,0%

23,8%

TIAS

0,0%

–

–

–


6,9%

7,7%

10,0%

12,5%

11,6%

7,4%

11,8%

10,6%

[ Verloop in het eerste jaar ]

Totaal

298

Vooruitzichten Ook in 2015 en in de periode daarna richt Triodos Bank zich op het verder versterken van de organisatie en het HR-beleid. Daarbij gelden de volgende prioriteiten: Extra aandacht voor nieuwe senior medewerkers op het hoofdkantoor, met name op het steeds belangrijker terrein van risicomanagement. In dit kader is aandacht voor het verdiepen van inzicht in onze cultuur en missie. Er zullen studiebijeenkomsten worden georganiseerd om te komen tot een dieper inzicht in Triodos Bank en haar waarden. De bijeenkomsten willen daarnaast nieuwe medewerkers ondersteuning bieden bij het reflecteren op ontwikkelingen in de samenleving, en hun relevantie voor Triodos Bank. Het internationale karakter van het hoofdkantoor zal worden versterkt door het bevorderen van uitwisseling tussen de vestigingen, en door het werven van meer medewerkers met verschillende nationaliteiten. We willen werken aan een afname van het verloop in het eerste jaar door het verder verbeteren van het werving- en selectieproces. Medewerkers worden gestimuleerd om deel te nemen en bij te dragen aan een lerende organisatie (zie ook de tabel met strategische doelstellingen).

299

Milieujaarverslag

100%

De grootste positieve impact van Triodos Bank wordt gerealiseerd door het financieren van duurzame en innovatieve projecten en ondernemingen. Maar als instelling zelf is de bank uiteraard ook verantwoordelijk voor de eigen ecologische impact. Uitgangspunt van het milieubeleid van Triodos Bank is de trias energetica.

Triodos Bank compenseert de CO2 uitstoot voor de volle 100%.

Dat betekent dat de bank haar energieverbruik zoveel mogelijk beperkt, dat daar waar mogelijk duurzame energie of duurzame bronnen worden gebruikt, en dat de klimaateffecten van opgewekte energie worden gecompenseerd. Zo minimaliseert en compenseert de bank haar milieubelasting. Triodos Bank is een klimaatneutrale (CO2-neutrale) organisatie.

Het jaar op hoofdlijnen Alle door Triodos bank ingekochte elektriciteit was 100% duurzaam. Het ging om 54% windenergie en 35% zonne-energie. De rest was afkomstig van andere hernieuwbare bronnen. Voor een van de gebouwen van Triodos Bank in Nederland zijn we gestart met een analyse op basis van BREEAM. Dit is een toonaangevend methode en systematiek voor de milieukundige beoordeling en waardering van gebouwen. De score in deze initiële zelfassessment was een ‘zeer goed’. We zullen concrete stappen formuleren om deze score in 2015 nog verder te verbeteren. Mogelijke aandachtsgebieden daarbij zijn onder meer: verminderen van bedrijfsafval en handhaven van een stabieler binnenklimaat in het gebouw. De gemiddelde CO2-uitstoot van het wagenpark van Triodos Bank (NB: alle auto’s van de bank voldoen aan hoge duurzaamheidseisen) daalde van gemiddeld met 3,5% van 107gr in 2013 naar 103gr in 2014. Het aantal vliegkilometers per ‘full time medewerker’ (per fte) – een onderwerp dat speciale aandacht kreeg gedurende het jaar – is gedaald met 20% (tegenover een stijging van 8% in 2013). Het gebruik van videoconferencing is bijna verdriedubbeld. Dit droeg bij aan de afname van vluchten. Het totale aantal kilometers woon-werkverkeer per medewerker was vrijwel stabiel: het daalde met 0,22% in 2014. Medewerkers van Triodos Bank reisden 39% van de totale afstand woon-werkverkeer met het openbaar vervoer (2013: 37%). Het gebruik van de auto voor woon-werkverkeer daalde met 4% per fte. Het gebruik van kantoorpapier per fte daalde in 2014 met 11%. Het gebruik van bedrukt papier steeg met 4% per fte, en met 14% per klant. Onderstaande data voor de jaren 2011 tot 2014 zijn onderdeel van KPMG’s assurance.

[ Kerncijfers milieuprestaties ] absolute hoeveelheden/fte’s

2014

2013

2012

2011

2010

2.686

2.759

3.045

2.622

2.991

103

129

127

134

163

Energiegebruik Electriciteit in kWh/fte Gas in m3/fte

300

absolute hoeveelheden/fte’s

2014

2013

2012

2011

2010

Per vliegtuig in km/fte

5.154

6.406

5.940

6.160

6.804

Per auto in km/fte

1.267

1.409

1.450

1.611

2.389

674

810

858

1.194

1.149

4.534

4.744

4.209

4.866

5.591

74

79

32

50

197

3.297

3.108

3.529

3.744

3.939

575

566

628

639

724

214

209

286

346

306

Zakelijk verkeer

Per openbaar vervoer in km/fte Woon- werkverkeer Per auto in km/fte Carpoolen in km/fte Per openbaar vervoer in km/fte Per fiets of lopend in km/fte Papiergebruik Totaal papier gebruik in kg/fte Blanco gerecycled papier in kg/fte

20

23

23

25

32

Briefpapier/folders/etc. in kg/fte

194

186

264

321

274

Briefpapier/folders/etc. in kg/klant

0,34

0,30

0,44

0,60

0,56

879

782

693

636

556

65

39

46

31

30

31.052

30.006

27.413

23.746

23.250

102.407

98.397

91.253

81.957

88.256

Medewerkers Fte’s Externe, tijdelijke medewerkers Gebouwen (absolute cijfers) Oppervlakte in m2 Volume in m3

[ Uitstoot van CO2 ] in duizend kg

2014

2013

2012

2011

2010

Electriciteit

100

96

353

17

0

Gas verbruik (verwarming)

124

130

112

34

232

Papier

314

265

468

907

686

Openbaar vervoer

260

224

209

136

107

Auto

1.145

1.046

865

774

867

Vluchten

1.141

1.145

936

1.051

908

Totaal

3.084

2.906

2.953

2.919

2.800

(3.084)

(2.906)

(2.953)

(2.919)

(2.800)

0

0

0

0

0

8,40

12,50

12,50

12,50

12,50

Af: Compensatie voor CO2 credits CO2 saldo (neutraal) CO2 compensatie kosten per ton (EUR)

301

Vooruitzichten Een organisatiebreed driejarenplan gaat in 2015 van start en is gericht op het verbeteren van het meten van de milieuprestaties, op de verslaglegging daarvan en de controle daarop. Bovendien is het plan gericht op een strategie voor het reduren van de CO2-uitstoot. Het plan bevordert de effectieve betrokkenheid van medewerkers. Voorgenomen activiteiten zijn onder meer: Introductie van een intern CO2 Management System. Benchmarking van de CO2-uitstoot met een externe referentiegroep. De eerste fase van BREEAM In-Use uitvoeren voor alle gebouwen van Triodos Bank. Frequenter gebruik van videoconferencing bevorderen. Beoordelen van de effectiviteit van de methoden om de CO2-uitstoot te verminderen en goede praktijk voorbeelden zoeken. Betrekken van leveranciers, zodat ze beter inzicht ontwikkelen in de effecten van verantwoord keten beheer bij CO2-reductie.

302

Verificatieverklaring Independent Auditor’s Assurance Report To the readers of the Triodos online Annual Report 2014

Our conclusion We have reviewed the social and environmental data as included in the sections ‘Co-worker report’ and ‘Environmental report’ (hereafter: the Social and Environmental Data) of Triodos Bank N.V. (further: the Company). The tables with data in our scope are shown with titles between “[ ]”. Based on our review, nothing has come to our attention to indicate that the Social and Environmental Data are not presented, in all material respects, in accordance with the reporting criteria.

Basis for our conclusion We conducted our review engagement in accordance with the Dutch Standard 3000: ”Assurance Engagements other than Audits or Reviews of Historical Financial Information”. Our responsibilities under Standard 3000 and procedures performed have been further specified in the paragraph titled “Our responsibility for the review of the Social and Environmental Data”. We are independent of the Company in accordance with the “Verordening inzake de onafhankelijkheid van accountants bij assurance-opdrachten” (ViO) and other relevant independence requirements in The Netherlands. Furthermore we have complied with the “Verordening gedrags- en beroepsregels accountants” (VGBA). We believe that the assurance evidence we have obtained is sufficient and appropriate to provide a basis for our conclusion.

Responsibilities of the Management Board for the Social and Environmental Data The Management Board is responsible for the preparation of the Social and Environmental Data in accordance with the internally developed guidelines, as described in the sections ‘Co-worker report’ and ‘Environmental report’. It is important to view the Social and Environmental Data in the context of these criteria. We believe these criteria are suitable in view of the purpose of our assurance engagement. As part of this, the Management Board is responsible for such internal control as it determines is necessary to enable the preparation of the Social and Environmental Data that is free from material misstatement, whether due to fraud or error.

Our responsibility for the review of the Social and Environmental Data Our objective is to plan and perform the review assignment in a manner that allows us to obtain sufficient and appropriate assurance evidence for our conclusion. Procedures performed to obtain a limited level of assurance are aimed at determining the plausibility of information and are less extensive than those for a reasonable level of assurance. The following procedures were performed:

303

reviewing the suitability of the internal reporting criteria; evaluating the design and implementation of the systems and processes for the collection, processing and control of the data, including consolidation, for the Social and Environmental Data; interviews with relevant staff at head office and branch level responsible for providing the data; evaluating internal and external documentation, based on sampling, to determine whether the Social and Environmental Data are supported by sufficient evidence; conducting an analytical review of the data and trend explanations submitted by all branches for consolidation at group level. Amstelveen, 22 April 2015 KPMG Accountants N.V. P.A.M. de Wit RA

Over dit verslag Wij wijzen u erop dat het online jaarverslag niet het officieel beoordeelde verslag is. Het door externe deskundigen geverifieerde verslag kunt u als pdf-bestand vinden op de site, of u kunt een gedrukte versie opvragen. Het Jaarverslag 2014 is een geïntegreerd jaar- en duurzaamheidsverslag en heeft betrekking op de activiteiten van Triodos Bank NV in Nederland, België, het Verenigd Koninkrijk, Spanje en Duitsland (zie ook de Triodos organisatietructuur). De rapportageperiode is van 1 januari tot en met 31 december 2014. Het vorige integrale jaar- en duurzaamheidsverslag van Triodos Bank verscheen in april 2014 en had betrekking op het kalenderjaar 2013. In het verslag over 2014 wordt volgens dezelfde principes en uitgangspunten verslag gedaan als over 2013. Indien andere rekenmethodes zijn gehanteerd, wordt dat in de tekst toegelicht. Bij het maken van het jaarverslag van Triodos Bank wordt door een werkgroep nauwkeurig bekeken op welke manier de nieuwste richtlijnen en goede voorbeelden van verslaglegging kunnen bijdragen aan de verbeteringen van het jaarverslag. Dit jaar hebben we onze accountant voor het eerst om assurance met een beperkte mate van zekerheid verzocht bij het hoofdstuk “Verslag van de Directie”, waarin de impactgegevens 2014 zijn opgenomen. Wij maken u erop attent dat geen zekerheid is verstrekt met betrekking tot de impactgegevens over 2013. De cijfers over 2013 zijn enigszins aangepast om ze in lijn te brengen met die over 2014. De assurance bij het Verslag van de Directie heeft alleen betrekking op het originele Engelstalige Verslag. In die uitgave is tevens de Engelstalige jaarrekening opgenomen, die door KPMG Accountants N.V. is gecontroleerd. Wij verwijzen u verder naar het Engelstalige Annual Report 2014.

304

GRI content index Triodos Bank has used the guidelines of the Global Reporting Initiative (GRI) since 2001. GRI was established in 1997 by the United Nations and the Coalition for Environmentally Responsible Economics (CERES). GRI wants to organise reporting on sustainability in a consistent manner and, in this way, make performance objective and comparison easier. Triodos Bank is an organisational stakeholder of GRI.

G4 Triodos Bank applies the GRI G4 guidelines at a comprehensive level.

During 2013, GRI launched new G4 guidelines designed to make reporting both more relevant to the sustainability impact of the institution and more meaningful for its stakeholders. The main way this happens is by focusing on the issues that we and our stakeholders think are most important, or most ‘material’ to our work. We took this approach for the first time in 2013 and have developed it further, adopting the G4 guidelines in full in this report. This year, for the first time, we have requested limited assurance on the Executive Board chapter, which includes 2014 impact data. KPMG Accountants N.V. also audited the Financial statements. For more information, please see the combined independent auditor’s and assurance report.

General Standard Disclosures Strategy and analysis General Standard Disclosures

Standard Disclosure Title

Answer/links

G4-1

Provide a statement from the most senior decisionmaker of the organisation (such as CEO, chair, or equivalent senior position) about the relevance of sustainability to the organisation and the organisation’s strategy for addressing sustainability.

Executive Board report

G4-2

Provide a description of key impacts, risks, and opportunities.

Executive Board report Risk Management Impact

Organisational profile General Standard Disclosures


Answer/links

G4-3

Report the name of the organisation.

Triodos Bank N.V.

G4-4

Report the primary brands, products, and services.

Executive Board Report

305

General Standard Disclosures


Answer/links

G4-5

Report the location of the organisation’s headquarters.

Zeist

G4-6

Report the number of countries where the organisation operates, and names of countries where either the organisation has significant operations or that are specifically relevant to the sustainability topics covered in the report.

Triodos Group structure

G4-7

Report the nature of ownership and legal form.

Corporate Governance

G4-8

Report the markets served (including geographic breakdown, sectors served, and types of customers and beneficiaries).

Segment reporting

G4-9

Report the scale of the organisation.

Key figures

G4-10

Report the total number of employees by employment contract and gender.

Co-worker report Co-worker figures

Report the total number of permanent employees by Co-worker report employment type and gender. Co-worker figures Report the total workforce by employees and supervised workers and by gender.

Co-worker report

Report the total workforce by region and gender.

Co-worker report

Co-worker figures Co-worker figures

Report whether a substantial portion of the organisation’s work is performed by workers who are legally recognized as self-employed, or by individuals other than employees or supervised workers, including employees and supervised employees of contractors.

Less than 5% of Triodos Banks' work is performed by workers who are legally recognized as self-employed, or by individuals other than employees or supervised workers, including employees and supervised employees of contractors.

Report any significant variations in employment numbers (such as seasonal variations in employment in the tourism or agricultural industries).

Triodos Bank does not have significant variations in employment numbers

Report the percentage of total employees covered by collective bargaining agreements.

Co-worker report

G4-12

Describe the organisation’s supply chain.

Triodos Bank Business model: creating value

G4-13

Report any significant changes during the reporting period regarding the organisation’s size, structure, ownership, or its supply chain.


G4-14

Report whether and how the precautionary approach or principle is addressed by the organisation.

Risk Management

G4-15

List externally developed economic, environmental Corporate Governance and social charters, principles, or other initiatives to Stakeholder engagement which the organisation subscribes or which it Overview networks and partners endorses.

G4-11

306

Co-worker figures


G4-16


Answer/links

List memberships of associations (such as industry Overview networks and partners associations) and national or international advocacy organisations.

Identified material aspects and boundaries General Standard Disclosures

G4-17


Answer/links

List all entities included in the organisation’s consolidated financial statements or equivalent documents.

About this report

Report whether any entity included in the organisation’s consolidated financial statements or equivalent documents is not covered by the report. G4-18

Explain the process for defining the report content and the Aspect Boundaries.

About this report

Explain how the organisation has implemented the Reporting Principles for Defining Report Content. G4-19

List all the material Aspects identified in the process for defining report content.

Materiality analysis

G4-20

For each material Aspect, report the Aspect Boundary within the organisation.


For each material Aspect, report the Aspect Boundary outside the organisation.


G4-21

About this report About this report

G4-22

Report the effect of any restatements of information Materiality analysis provided in previous reports, and the reasons for About this report such restatements.

G4-23

Report significant changes from previous reporting periods in the Scope and Aspect Boundaries.

Materiality analysis About this report

Stakeholder engagement General Standard Disclosures


Answer/links

G4-24

Provide a list of stakeholder groups engaged by the organisation.

Stakeholder engagement

G4-25

Report the basis for identification and selection of stakeholders with whom to engage.


307



Answer/links

G4-26

Report the organisation’s approach to stakeholder engagement, including frequency of engagement by type and by stakeholder group, and an indication of whether any of the engagement was undertaken specifically as part of the report preparation process.


G4-27

Report key topics and concerns that have been raised through stakeholder engagement, and how the organisation has responded to those key topics and concerns, including through its reporting. Report the stakeholder groups that raised each of the key topics and concerns.

Stakeholder engagement Materiality analysis

Report profile General Standard Disclosures


Answer/links

G4-28

Reporting period (such as fiscal or calendar year) for 1 January 2014 – 31 December 2014 information provided.

G4-29

Date of most recent previous report (if any).

1 April 2014

G4-30

Reporting cycle (such as annual, biennial).

Annually

G4-31

Provide the contact point for questions regarding the report or its contents.

Adresses

G4-32

Report the ‘in accordance’ option the organisation has chosen.

Triodos reports according to the 'in accordance' option comprehensive

Report the GRI Content Index for the chosen option.

GRI Content Index online

Report the reference to the External Assurance Report, if the report has been externally assured. GRI recommends the use of external assurance but it is not a requirement to be ‘in accordance’ with the Guidelines.

Independent assurance report

Report the organisation’s policy and current practice with regard to seeking external assurance for the report.

Independent assurance report

G4-33

If not included in the assurance report accompanying the sustainability report, report the scope and basis of any external assurance provided. Report the relationship between the organisation and the assurance providers. Report whether the highest governance body or senior executives are involved in seeking assurance for the organisation’s sustainability report.

308

Governance General Standard Disclosures

G4-34


Answer/links

Report the governance structure of the organisation, including committees of the highest governance body. Identify any committees responsible for decision-making on economic, environmental and social impacts.

Triodos Bank has a dual board structure. The daily management of Triodos Bank lies with the Executive Board. The supervisory function is entrusted with the Supervisory Board. The Executive Board is amongst others responisble for decisionmaking on economic, environmental and social impacts. See: Corporate Governance

G4-35

Report the process for delegating authority for economic, environmental and social topics from the highest governance body to senior executives and other employees.

Through Triodos Bank's mission statement and Business Principles environmental and social issues are deeply ingrained in all layers of the organisation. Due to the relative modest size of Triodos Bank, there are no separate process for delegating authority for economic, environmental and social issues.

G4-36

Report whether the organisation has appointed an executive-level position or positions with responsibility for economic, environmental and social topics, and whether post holders report directly to the highest governance body.

Through Triodos Bank's mission statement and Business Principles environmental and social issues are deeply ingrained in all layers of the organisation. Due to the relative modest size of Triodos Bank, there are no separate process for delegating authority for economic, environmental and social issues. Due to the relative modest size of Triodos Bank, there are no separate executive-level positions for economic, environmental and social topics

G4-37

Report processes for consultation between stakeholders and the highest governance body on economic, environmental and social topics. If consultation is delegated, describe to whom and any feedback processes to the highest governance body.

The various stakeholders of Triodos Bank are consulted on a regular basis. For example: each Monday the “Monday morning meeting” for all co-workers is organised; each year a shareholders (and depository receipts) meeting is organised. Meetings with clients of Triodos Bank take place on a regular bases. Senior management is consulted quarterly in IMC meetings. According to its mission statement, Triodos Bank aims to help create a society that protects and promotes quality of life and considers human dignity to be of paramount importance. In its communication with stakeholders, the needs of society and the role that Triodos Bank can play in that respect (from an economic, environmental and social perspective) are on the agenda.

309


G4-38


Answer/links

Report the composition of the highest governance body and its committees.

Executive Board Report Supervisory Board Report

G4-39

Report whether the Chair of the highest governance Supervisory Board Report body is also an executive officer (and, if so, his or her function within the organisation’s management and the reasons for this arrangement).

G4-40

Report the nomination and selection processes for the highest governance body and its committees, and the criteria used for nominating and selecting highest governance body members.

The composition, functioning, appointment and succession of the Supervisory Board are described in the Supervisory Board Rules and the competence matrix for the Supervisory Board. The composition of the Executive Board is such that the competences, knowledge and skills of its members guarantee the proper fulfilment of Triodos Bank’s management function. More information in respect of SB can be found in SB rules (on our website).

G4-41

Report processes for the highest governance body to ensure conflicts of interest are avoided and managed. Report whether conflicts of interest are disclosed to stakeholders.

Board of SAAT Report

G4-42

Report the highest governance body’s and senior executives’ roles in the development, approval, and updating of the organisation’s purpose, value or mission statements, strategies, policies, and goals related to economic, environmental and social impacts.

According to its mission statement (as described in the objects of the Articles of Association) Triodos Bank aims to help create a society that protects and promotes quality of life and considers human dignity to be of paramount importance. In its operations, the needs of society and the role that Triodos Bank can play in that respect (from an economic, environmental and social perspective) are constantly weighed. This has been elaborated in the business principles, a copy of which is available on our website. More details on the role of Supervisory Board and Executive Board can be found in the Articles of Association of Triodos Bank and the SB Rules, also available on the website of Triodos Bank.

G4-43

Report the measures taken to develop and enhance the highest governance body’s collective knowledge of economic, environmental and social topics.

Every year meetings between the Boards and external experts are organised with the objective of keeping up to date with developments in society and the sectors that have an impact on the operations of Triodos Bank. Both Members of the Supervisory Board and the Executive Board take part in these meetings. The issues addressed focus on current

310

Supervisory Board Principles (to be downloaded on our website)



Answer/links

developments and relate to – amongst others – economic, environmental and social topics, as well as the misiion and values of Triodos Bank. G4-44

Report the processes for evaluation of the highest governance body’s performance with respect to governance of economic, environmental and social topics. Report whether such evaluation is independent or not, and its frequency. Report whether such evaluation is a self-assessment. Report actions taken in response to evaluation of the highest governance body’s performance with respect to governance of economic, environmental and social topics, including, as a minimum, changes in membership and organisational practice.

G4-45

Report the highest governance body’s role in the identification and management of economic, environmental and social impacts, risks, and opportunities. Include the highest governance body’s role in the implementation of due diligence processes.

Each year The Supervisory Board discusses its own functioning and composition, the functioning of its committees, its individual members, and the conclusions that must be drawn on the basis thereof. Every other year this self evaluation is carried out under independent supervision. The involvement of each member of the Supervisory Board, the culture within the Supervisory Board and the relationship between the Supervisory Board and the Executive Board is part of this evaluation. Identification of business opportunities and management of risks is part of the daily management task of the Executive Board. Opportunities with significant impact on Triodos Bank are discussed with Supervisory Board.

Report whether stakeholder consultation is used to support the highest governance body’s identification and management of economic, environmental and social impacts, risks, and opportunities. G4-46

Report the highest governance body’s role in reviewing the effectiveness of the organisation’s risk management processes for economic, environmental and social topics.

Under the responsibility of the CFO, there is a risk management organisation that is responsible for timely identification of material risks. Based on a holistic ERM Framework, the Head of Risk Management reports a holistic risk view to the Executive Board. The (quarterly) ERM reports are shared with the Supervisory Board. Important decisions are made by the Executive Board.

G4-47

Report the frequency of the highest governance body’s review of economic, environmental and social impacts, risks, and opportunities.

In principle, the Executive Board meets every week and the Supervisory Board 6 times per year. Environmental and social impacts of its decisions are integral part of its deliberations, due to the mission and values of Triodos Bank.

G4-48

Report the highest committee or position that formally reviews and approves the organisation’s sustainability report and ensures that all material Aspects are covered.

Triodos Bank has no separate sustainability report. The Integrated Annual Report (which includes a materiality analysis) is approved by the Executive Board and the Supervisory Board.

311



Answer/links

G4-49

Report the process for communicating critical concerns to the highest governance body.

The Triodos Group Whistleblower Policy (“Klokkenluidersregeling”) describes the procedures co-workers may use to anonymously or otherwise report alleged abuse within the organisation, and defines the rules and procedures for the proper handling of such allegations. A copy of the Triodos Group Whistleblower Policy is available on our website.

G4-50

Report the nature and total number of critical concerns that were communicated to the highest governance body and the mechanism(s) used to address and resolve them.

Supervisory Board Report

G4-51

Report the remuneration policies for the highest governance body and senior executives.

Rules on remuneration are included in the International Remuneration Policy. This policy is approved by the Supervisory Board and the Dutch Central Bank and is fully compliant with Dutch and European legislation. An important element of Triodos Bank's remuneration policy is that it does not offer bonus or share option schemes to either its Board members or co-workers. Financial incentives are not considered an appropriate way to motivate and reward co-workers in a values-based bank. In addition, sustainability is by its very nature the result of a combined effort by team members aimed at both the short and long term.

Report how performance criteria in the remuneration policy relate to the highest governance body’s and senior executives’ economic, environmental and social objectives.

G4-52

Report the process for determining remuneration. Report whether remuneration consultants are involved in determining remuneration and whether they are independent of management. Report any other relationships which the remuneration consultants have with the organisation.

The process for determining the remuneration is described in the International Remuneration Policy. An extract of this policy is avaiable on our website.

G4-53

a. Report how stakeholders’ views are sought and taken into account regarding remuneration, including the results of votes on remuneration policies and proposals, if applicable.

No stakeholder consultation involved.

G4-54

Report the ratio of the annual total compensation Co-worker report for the organisation’s highest-paid individual in each country of significant operations to the median annual total compensation for all employees (excluding the highest-paid individual) in the same country.

G4-55

Report the ratio of percentage increase in annual total compensation for the organisation’s highestpaid individual in each country of significant operations to the median percentage increase in

312

Co-worker report



Answer/links

annual total compensation for all employees (excluding the highest-paid individual) in the same country.

Ethics and integrity General Standard Disclosures


Answer/links

G4-56

Describe the organisation’s values, principles, standards and norms of behavior such as codes of conduct and codes of ethics.

According to its mission statement, Triodos Bank aims to help create a society that protects and promotes quality of life and considers human dignity to be of paramount importance. In its operations, the needs of society and the role that Triodos Bank can play in that respect (from an economic, environmental and social perspective) are constantly weighed. This has been elaborated in the business principles, a copy of which is available on our website.

G4-57

Report the internal and external mechanisms for seeking advice on ethical and lawful behavior, and matters related to organisational integrity, such as helplines or advice lines.

Triodos Bank employees can consult a counselor and a complaints procedure is in place.

G4-58

Report the internal and external mechanisms for reporting concerns about unethical or unlawful behavior, and matters related to organisational integrity, such as escalation through line management, whistleblowing mechanisms or hotlines.

The Triodos Group Whistleblower Policy (“Klokkenluidersregeling”) gives coworkers the opportunity to anonymously or otherwise report alleged abuse within the organisation, and defines the rules and procedures for the proper handling of such allegations. A copy of the Triodos Group Whistleblower Policy is available on our website.

313

Specific standard disclosures Category: Economic Specific Standard Disclosures


Answer/links

Aspect: Economic Performance G4-DMA

Generic Disclosures on Management Approach

Executive Board Report Segment Reporting Impact

G4-EC1

Direct economic value generated and distributed

Consolidated Financial Statements

G4-EC2

Financial implications and other risks and opportunities for the organisation's activities due to climate change


G4-EC3

Coverage of the organisation's defined benefit plan obligations

Pension expenses and policy

G4-EC4

Financial assistance received from government

Triodos does not receive government funding

Triodos Investment Management Report Lending by sector

Aspect: Indirect Economic Impacts G4-DMA



G4-EC7

Development and impact of infrastructure investments and services supported


Significant indirect economic impacts, including the extent of impacts


Impact

G4-EC8

Impact Impact

Category: Environmental Specific Standard Disclosures


Answer/links

Material Aspect: Energy G4-DMA


Environmental report

G4-EN3

Energy consumption within the organisation


G4-EN4

Energy consumption outside of the organisation


G4-EN5

Energy intensity


G4-EN6

Reduction of energy consumption


G4-EN7

Reductions in energy requirements of products and services


Material Aspect: Emissions G4-9


314


Specific Standard Disclosures


Answer/links

G4-10

Direct greenhouse gas (GHG) emissions (Scope 1)


G4-11

Energy indirect greenhouse gas (GHG) emissions (Scope 2)


G4-12

Other indirect greenhouse gas (GHG) emissions (Scope 3)


G4-13

Greenhouse gas (GHG) emissions intensity


G4-14

Reduction of greenhouse gas (GHG) emissions


G4-15

Emissions of ozone-depleting substances (ODS)


G4-16

NOX, SOX, and other significant air emissions


Material Aspect: Products and Services G4-DMA



G4-EN27

Extent of impact mitigation of environmental impacts of products and services


G4-EN28

Percentage of products sold and their packaging materials that are reclaimed by category





G4-EN29

Monetary value of significant fines and total number Environmental report of non-monetary sanctions for non-compliance with environmental laws and regulations




G4-EN32

Percentage of new suppliers that were screened using environmental criteria

Sustainable Procurement Guidelines

Significant actual and potential negative environmental impacts in the supply chain and actions taken

Sustainable Procurement Guidelines

G4-EN33

Suppliers manual

Category: Social Specific Standard Disclosures


Answer/links

Sub-Category: Labor Practices and Decent Work Aspect: Employment G4-DMA


Co-worker report

G4-LA1

Total number and rates of new employee hires and employee turnover by age group, gender and region

Triodos Bank monitors the turnover of its co-workers closely, but does not report on the details of this percentage. We

315



Answer/links

intended to report on employment type, employment contract and gender in 2014, but this has not been implemented yet. We intend to in 2015. G4-LA2

Benefits provided to full-time employees that are not provided to temporary or part-time employees, by significant locations of operation

Terms and conditions of employment are the same for all co-workers in line with national legislation.

G4-LA3

Return to work and retention rates after parental leave, by gender

Triodos Bank monitors 'return to work and retention', but does not report on the details of this percentage. We intend to report on the details as well in 2015.

Aspect: Labor/Management Relations G4-DMA


Co-worker report

G4-LA4

Minimum notice periods regarding operational changes, including whether these are specified in collective agreements

Organisational changes have minimum impact due to the size of the organisation.

Aspect: Occupational Health and Safety G4-DMA


Co-worker report

G4-LA5

Percentage of total workforce represented in formal joint management-worker health and safety committees that help monitor and advise on occupational health and saftey programs

Almost all of Triodos Bank offices have a Health and Safety committee present in their office. Triodos Bank does not measure the percentage of co-workers represented in health and safety programmes.

G4-LA6

Type of injury and rates of injury, occupational diseases, lost days, and absenteeism, and total number of work-related fatalities, by region and by gender

The mentioned issues are not substantial within Triodos Bank. However workrelated stress (absenteeism) could be. Triodos monitors this closely, but does not report on the details of this percentage. We intend to in 2015.

G4-LA7

Workers with high incidence or high risk of diseases related to their occupation

The mentioned issues are not substantial within Triodos Bank.

G4-LA8

Health and safety topics covered in formal agreements with trade unions

The mentioned issues are not substantial within Triodos Bank.

Aspect: Training and Education G4-DMA


Co-worker report

G4-LA9

Average hours of training per year per employee by gender, and by employee category

Co-worker report

G4-LA10

Triodos Bank reports on training expenses per co-worker per year.

Programs for skills management and lifelong Co-worker report learning that support the continued employability of employees and assist them in managing career endings

316


G4-LA11


Answer/links

Percentage of employees receiving regular performance and career development reviews, by gender and by employee category

All employees receive regular performance and career development reviews, like the so called mid- and end year reviews.

Aspect: Diversity and Equal Opportunity G4-DMA


Co-worker report

G4-LA12

Composition of governance bodies and breakdown of employees per employee category according to gender, age group, minority group membership, and other indicators of diversity

Co-worker report Executive Board report Board of SAAT report Supervisory Board report

Aspect: Equal Remuneration for Women and Men G4-DMA


Co-worker report

G4-LA13

Ratio of basic salary and remuneration of women to men by employee category, by significant locations of operation

Triodos Bank applies the same salary scales for men and for women.

Aspect: Supplier Assessment for Labor Practices G4-DMA


Environmental report Triodos Bank Business Principles (to be downloaded on our website)

G4-LA14

Percentage of new suppliers that were screened using labor practices criteria

Environmental Report: Outsourcing and Procurement Triodos Bank's Lending and Investment Criteria: Triodos Bank Lending Criteria Triodos Bank Investment Strategy

G4-LA15

Significant actual and potential negative impacts for labor practices in the supply chain and actions taken

Not material

Sub-Category: Human Rights Aspect: Investment G4-DMA


Environmental report Triodos Bank Business Principles (to be downloaded on our website)

G4-HR1

Total number and percentage of significant investment agreements and contracts that include human rights clauses or that underwent human rights screening

Our Investment Criteria apply to all our investments. See our investment strategy and our Human Rights position paper to be downloaded on our website.

G4-HR2

Total hours of employee training on human rights policies or procedures concerning aspects of human rights that are relevant to operations, including the percentage of employees trained

Respecting human rights is one of Triodos Bank's core business principles. The values of the organisation are adressed on numerous occassions. Triodos Bank does

317



Answer/links

not actively measure the number of hours of training but reports on the average training expenses per co-worker. Aspect: Non-Discrimination G4-DMA


Triodos Bank Business Principles (to be downloaded on our website)

G4-HR3

Total number of incidents of discrimination and corrective actions taken

No incidents of discrimination have taken place

Aspect: Supplier Human Rights Assessment G4-DMA


Triodos Business Principles (to be downloaded on our website) Lending and Investment Criteria: Triodos Bank Lending Criteria Triodos Bank Investment Strategy

G4-HR10

Percentage of new suppliers that were screened using human rights criteria

Sustainable procurement guidelines

G4-HR11

Significant actual and potential negative human There were no negative impacts rights impacts in the supply chain and actions taken

Sub-Category: Society Aspect: Local Communities G4-DMA



G4-SO1

Percentage of operations with implemented local community engagement, impact assessments, and development programs


Operations with significant actual and potential negative impacts on local communities


G4-SO2

Impact chapter

Impact chapter

Aspect: Anti-Corruption G4-DMA


G4-SO3

Total number and percentage of operations asessed Our Risk Assesment and Policy deals with for risks related to corruption and the significant risks related to corruption. It is applicable risks identified to all business units of Triodos Bank.

Triodos Bank Investment Criteria

Also see: Executive Board Report: Compliance and Integrity G4-SO4

Communication and training on anti-corruption policies and procedures

318

Triodos Bank has internal policies, rules and procedures to guarantee that management complies with relevant laws and regulations regarding customers and business partners. In addition, the compliance department independently monitors the extent to which Triodos Bank



Answer/links

complies with its rules and procedures. It does not monitor the percentage of employees trained in organisation's anticorruption policies and procedures. G4-SO5

Confirmed incidents of corruption and actions taken No incidents of corruption

Aspect: Compliance G4-DMA


G4-SO8

Monetary value of significant fines and total number No significant fines and non-monetary of non-monetary sanctions for non-compliance with sanctions laws and regulations

Corporate Governance

Sub-Category: Product Responsibility Aspect: Customer Health and Safety G4-DMA


Triodos Bank Business Principles (to be downloaded on our website) Corporate Governance Report

G4-PR1

Percentage of significant product and service categories for which health and safety impacts are assessed for improvement

Triodos Bank is an internet based financial institution and due to these activities the impact of it's life cycle stages are minimal.

G4-PR2

Total number of incidents of non-compliance with regulations and voluntary codes concerning the health and safety impacts of products and services during their life cycle, by type of outcomes

There were no significant incidents in 2014

Aspect: Product and Service Labeling G4-DMA



G4-PR3

Type of product and service information required by the organisation's procedures for product and service information and labeling, and percentage of significant product and service categories subject to such information requirements

All our products and services are designed to deliver a specific social/environmental impact. Please see our Corporate Governance Report and our Lending and Investement criteria Triodos Bank Lending Criteria Triodos Bank Investment Strategy for more information on compliance with procedures relating to sustainability.

G4-PR4

Total number of incidents of non-compliance with There were no significant incidents in 2014 regulations and voluntary codes concerning product and service information and labeling, by type of outcomes

G4-PR5

Results of surveys measuring customer satisfaction

319

Stakeholder Dialogue and customer statisfaction plays an important role in Triodos Bank's activities. Triodos Bank maintains strong relationships with its



Answer/links

stakeholders. Statisfaction of customers is occasionally measured through survey's but Triodos Bank does not specifically report on its outcomes. Aspect: Marketing Communications G4-DMA



G4-PR6

Sale of banned or disputed products

Not relevant for Triodos Bank

G4-PR7

Total number of incidents of non-compliance with regulations and voluntary codes concerning marketing communications, including advertising, promotion, and sponsorship, by type of outcomes


Aspect: Customer Privacy G4-DMA


Triodos Bank Business Principles (to be downloaded on our website) Corporate Governance Report

G4-PR8

Total number of substantiated complaints regarding breaches of customer privacy and losses of customer data


Aspect: Compliance G4-DMA


Corporate Governance Report

G4-PR9

Monetary value of significant fines for noncompliance with laws and regulations concerning the provision and use of products and services

There were no significant fines in 2014

320

Specific sector disclosures Financial Services Sector Disclosures Financial Services Sector Disclosures

FS1


Answer/links

Policies with specific environmental and social components applied to business lines.

All our products and services are designed to be sustainable. Triodos Bank Business Principles (to be downloaded on our website) Triodos Bank's Lending and Investment Criteria: Triodos Bank Lending Criteria Triodos Bank Investment Strategy Sustainable Banking

FS2

Procedures for assessing and screening environmental and social risks in business lines.

Triodos Bank's Lending and Investment Criteria: Triodos Bank Lending Criteria Triodos Bank Investment Strategy Environmental report

FS3

Processes for monitoring clients’ implementation of and compliance with environmental and social requirements included in agreements.

Risk management Environmental report: Outsourcing and procurement Triodos Bank's Lending and Investment Criteria: Triodos Bank Lending Criteria Triodos Bank Investment Strategy

FS4

Processes for improving staff competency to implement environmental and social.

Co-worker report

FS5

Interactions with clients/investees/business partners regarding environmental and social risks and opportunities.

Stakeholder engagement Executive Board Report Risk management Corporate Governance Our engagements efforts

FS6

Percentage of the portfolio for business lines by specific region, size and sector.

Segment reporting

FS7

Monetary value of products and services designed to deliver a specific social benefit.

All our products and services are designed to deliver a specific social/environmental impact. Key figures

FS8

Monetary value of products and services designed to deliver a specific environmental benefit.

321

All our products and services are designed to deliver a specific social/environmental impact.

Financial Services Sector Disclosures


Answer/links

Key figures FS9

Coverage and frequency of audits to assess implementation of environmental and social policies and risk assessment procedures.

All our products and services are designed to be sustainable. The regular audit principle is applicable, see Executive Board Report Risk management

FS10

Percentage and number of companies held in the institution’s portfolio with which the organisation has interacted on environmental or social issues.

Interaction on environmental and social issues are relevant to all of the companies we engage with. This is direct in dealing with organisations we finance and suppliers and managed through our Research department in relation to some investment funds, see the section of the website on our engagement activities: Active engagement

FS11

Percentage of assets subject to positive and negative environmental or social screening.

All our assets are subject to screening on positive and negative sustainability criteria. See our Lending and Investment criteria: Triodos Bank Lending Criteria Triodos Bank Investment Strategy

FS12

Voting policies applied to environmental or social issues for shares over which the reporting organization holds the right to vote shares or advises on voting.

322

Proxy voting policy

Engagement. Sociaal jaarverslag. Betrokkenheid stakeholders. Milieujaarverslag. GRI overzicht. Algemeen

Recommend Documents