Effectief debiteurenbeheer

Effectief debiteurenbeheer

Hoofdstuk

5

Effectief debiteurenbeheer De bewaking van de liquiditeiten door effectief debiteurenbeheer is van groot belang voor de onderneming. Ook de wijze waarop de betalingen worden ontvangen, is een niet te verwaarlozen onderdeel van het debiteurenbeheer.

Facturering 1 Een effectief en alert doorgevoerd debiteurenbeheer resulteert in een

Debiteuren in het oog houden Reductie van de kosten

Facturering

versterking van de eigen liquiditeiten. Dit kan bereikt worden door de facturering de nodige aandacht te geven. Naast een verzorgde factuur kan het gebruik van een incassoschema een hulpmiddel zijn. De debiteuren worden nauwlettend in het oog gehouden waardoor de kansen op verliezen aan dubieuze debiteuren zullen verminderen. De incassokosten die incassobureaus in rekening brengen, zullen dan minder worden, de kosten die de deurwaarders en advocaten doorberekenen, zullen afnemen, het aantal aanmaningen zal minder worden en de daarmee samenhangende administratiekosten worden verlaagd. Aandacht aan de facturering De facturering krijgt de nodige aandacht door een hogere prioriteit te geven aan het factureren. Dit brengt een kortere gemiddelde incassoperiode met zich. Wanneer de facturering niet snel na de aflevering van de goederen en/of diensten plaatsvindt, zal het verschil tussen de datum van ontvangst van de goederen en ontvangst van de factuur groter zijn. De boeking zal door de afnemer doorgaans plaatsvinden op de dag van binnenkomst van de factuur. Door veel bedrijven wordt de ontvangstdatum, lees boekingsdatum, gezien als de factuurdatum. Een incassoschema Een voorbeeld van een incassoschema in het geval men uitgaat van een betalingsconditie van 30 dagen kan zijn:

010A5.FM

Dagen 0 1 30-45 32-45 45-60 47-60 60-75 62-75 77-90

Actie Leverantie Factuur rekeningenoverzicht 1ste telefonische actie aanmaning 2de telefonische actie slotaanmaning 3de telefonische actie incassobureau

5.1


Inkooporganisatie VLUG VOF Havenkade 19 8080 EB Elburg Herinnering Organisatiebureau LISS t.a.v. dhr. T.E. Laat Apeldoornseweg 64 3743 AB Zeist 26 oktober 2003 Factuurnummer 20020569 20030056 20030486

Factuurbedrag € 5.236,– € 4.560,– € 1.250,–

Vervaldatum 26-09-2002 01-03-2003 01-09-2003

Saldo Dagen vervallen € 5.236,– 395 dagen € 9.796,– 236 dagen € 11.046,– 56 dagen

Hierbij ontvangt u een overzicht van de facturen, die volgens onze administratie nog openstaan en waarvan de betalingstermijn inmiddels is verstreken. Wij verzoeken u vriendelijk het openstaande saldo op onze bank- of girorekening over te maken. Mocht u inmiddels opdracht tot betaling hebben gegeven, dan verzoeken wij u dit schrijven als niet verzonden te willen beschouwen. Met vriendelijke groet K. Penning Dhr. K. Penning Administrateur Inkooporganisatie VLUG VOF Moerbalk 6, 8080 EB Elburg, telefoon 05250-65439, E-mail: [email protected], Handelsregister Arnhem nr 27.171.585, Fiscaal nummer NL 193145487B01, Postbanknr. 78.65.902

Afb. 1. Voorbeeld van een aanmaning. Andersluidende afspraken kunnen naar behoefte aan het schema worden aangepast.

2 Telefonische acties dienen kort na het versturen van het rekeningenoverzicht en de aanmaning te worden verricht. De reden is dat de ontvanger zich nog beslist de ”boodschap” kan herinneren en in het gunstigste geval het overzicht nog op zijn bureau heeft liggen.

5.2


3 Een rekeningenoverzicht is een overzicht van alle openstaande vorderingen van een cliënt. Dus ook van de facturen die de dag daarvoor zijn verzonden.

4 Een aanmaning is een rekeningenoverzicht van alle factuurposten die na de

Herinnering

vervaldatum door de afnemer nog niet zijn voldaan. Met andere woorden: de betaling van de desbetreffende facturen zijn nog niet op de rekening van de leverancier bijgeschreven. Het doel van het versturen van een aanmaning is de afnemer te herinneren dat hij in gebreke is gebleven omdat de overeengekomen betalingsafspraken niet zijn nagekomen. Het nuttige effect van het versturen van een aanmaning of rekeningenoverzichten is sterk afgenomen. Meer en meer wordt overgegaan op de succesvolle methode van telefonische benadering.

Methoden van betaling en ontvangst Monique van Leeuwen stapt een modeboetiek binnen en pakt een modieus mantelpakje uit het kledingrek. Zij loopt naar de winkeljuffrouw en zegt haar dit pakje mee te nemen (zonder betaling) omdat 45 % van de dames in een mantelpakje loopt. Monique vindt dat zij ook het recht heeft om een mantelpakje te dragen. Monique zal ervaren dat zij binnen de kortste keren buiten de winkel wordt gezet. Waarom? Monique heeft geen recht ten opzichte van de winkeljuffrouw op het ontvangen van het kledingstuk. En de winkelier is ten opzichte van Monique geen verplichting aangegaan tot het geven van het mantelpakje. Koopovereenkomst

Het was anders geweest als deze personen hierover een afspraak zouden hebben gemaakt, bijvoorbeeld door het sluiten van een koopovereenkomst.

010A5.FM

Afb. 2. De koopovereenkomst.

5.3


Overeenkomsten Overeenkomst

5 Een overeenkomst is een meerzijdige rechtshandeling, waarbij één of meer partijen tegenover één of meer anderen een verbintenis aangaan. De overeenkomst komt tot stand door een aanbod en de aanvaarding daarvan. Het Burgerlijk Wetboek zegt bovendien het volgende: - Schuldeiser en schuldenaar zijn verplicht zich tegenover elkaar te gedragen zoals de eisen van redelijkheid en billijkheid het wensen. - Een tussen hen uit kracht van de wet, gewoonte of rechtshandeling geldende regel is niet van toepassing, voorzover dit in de gegeven omstandigheden naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar zou zijn. Dit houdt in dat het aan de rechter wordt overgelaten hoe de wet, de gewoonte en redelijkheid en billijkheid zich in een gegeven geval tot elkaar verhouden. Bovendien kan de rechter op verlangen van een van de partijen de gevolgen van een overeenkomst wijzigen of deze geheel of gedeeltelijk ontbinden op grond van onvoorziene omstandigheden die van aard zijn dat de wederpartij naar maatstaven van redelijkheid en billijkheid een ongewenste instandhouding van de overeenkomst niet mag verwachten. Aan de wijziging of ontbinding kan terugwerkende kracht worden verleend. Voorbeeld Monique en Wim huren een cabriolet bij autoverhuurbedrijf ’t Kevertje voor € 700,– per dag. Op dit moment ontstaat hier een verbintenis. Deze verbintenis ontstaat omdat er een huurovereenkomst tot stand is gekomen tussen Monique, Wim en de beheerder van verhuurbedrijf ’t Kevertje. De huurovereenkomst brengt voor de beheerder van ’t Kevertje enerzijds de verplichting met zich de cabriolet ter beschikking te stellen en anderzijds voor Monique en Wim de verplichting het bedrag € 700,– te betalen.

Tegengestelde belangen

De belangen uit een overeenkomst tussen de koper en de verkoper zijn vaak tegengesteld. Wensen verkoper Wensen koper De betaling zo snel mogelijk ontvangen. De betaling zo laat mogelijk uitvoeren. Het exacte factuurbedrag in de afgesproken valuta Ontvangst van de goederen overeenkomstig ontvangen. afgesproken plaats en kwaliteit.

Partijen sluiten in principe een compromis en vertrouwen, dat de overeengekomen afspraken ook zullen worden nagekomen.

6 Om de betalingsafspraken meer gestalte te geven, kunnen ze gebruikmaken van het documentair incasso en het documentair krediet. Het documentair krediet en het documentair incasso sluiten frauduleuze en/of valse documenten niet uit!

Betaling Levering en betaling zijn uitvloeisels van overeenkomsten oftewel handelingen waarbij een of meer partijen zich tegenover een of meer anderen hebben verbonden. De verkoper heeft de plicht de goederen die zijn afgenomen te leveren. De koper heeft de plicht de koopsom te betalen. Er is sprake van een verbintenis wanneer deze wordt aangegaan tussen een of meer personen, bijvoorbeeld een schuldeiser en een schuldenaar. Een van de 5.4


voorwaarden om een verbintenis ongedaan te maken, is het doen van de betaling.

7

Betaling kan ook worden uitgelegd als een voldoening van een geldschuld van de afnemer aan de leverancier als gevolg van leveringen. Om betalingen te verrichten, kan men een keuze maken uit de volgende methoden: a. blanco vooruitbetaling b. op rekening of open account c. documentair incasso d. documentair accreditief (Letter of Credit). Ad a. Blanco vooruitbetaling Verkoper: neemt geen enkel risico. Alleen te gebruiken wanneer verkoper in een machtspositie verkeert. Koper: neemt alle risico’s en moet het product wel desperaat nodig hebben. Ad b. Op rekening of open account Verkoper: neemt alle risico’s van non-betaling. zwaktebod, vaak uit concurrentieoverweging. Koper: neemt geen enkel risico. machtspositie.

Documentair incasso

8

Ad c. Documentair incasso Export van goederen brengt risico met zich, zoals het verloren gaan van goederen tijdens het vervoer en het risico dat de afnemer van goederen niet wil of kan betalen. Vandaar dat de expediteur en de afnemer zo veel mogelijk zekerheid willen inbouwen bij het aangaan van de verkoopovereenkomst. Hierbij kunnen banken een belangrijke rol spelen. Documentair incasso is het door de banken – overeenkomstig ontvangen instructies – behandelen van documenten om: a. acceptatie en/of betaling te ontvangen b. tegen acceptatie en/of betaling documenten te overhandigen c. documenten of andere voorwaarden te overhandigen.

9 Documentair incasso heeft dan betrekking op de financiële documenten zoals wissels, promessen, cheques, kwitanties, en handelsdocumenten zoals facturen, vervoersdocumenten. Een blanco incasso heeft uitsluitend te maken met financiële documenten. Een documentair incasso heeft uitsluitend te maken met handelsdocumenten, al dan niet vergezeld van financiële documenten.

Documentair accreditief

UCP

Ad d. Documentair accreditief (Letter of Credit) 0 Een documentair krediet is een financieringsmethode waarbij de bank zich ten behoeve van een koper of importeur bereid verklaart onder zekere voorwaarden, zoals levering van bepaalde documenten, betaling te doen verrichten. Dus: een accreditief is een voorwaardelijke of geconditioneerde belofte van de bank om te betalen.

q In praktisch de gehele wereld is in het handelsverkeer de afwikkeling van

010A5.FM

documentaire kredieten onderworpen aan ”The Uniform Customs and Practice for Documentary Credits”, afgekort UCP, uitgegeven door The Inter5.5


w

national Chamber of Commerce in Parijs, Frankrijk. Jaarlijks wordt er in de wereldhandel voor miljarden dollars gebruikgemaakt van documentair krediet. De Engelse uitgave geeft de originele tekst weer. Soorten accreditieven: 1. herroepelijk accreditief (art. 2 UCP) 2. onherroepelijk accreditief (art. 3 UCP) a. geadviseerd (art. 4 UCP) b. geconfirmeerd (art. 5 UCP).

e Geconfirmeerd betekent dat de bank in eigen land de betalingsverplichting op zich neemt tegen inlevering van aan de accreditiefvoorwaarden beantwoordende documenten. Dit is een dekking tegen transfer en politieke risico’s. Waarom worden accreditieven gebruikt? Een accreditief geeft de verkoper zekerheid dat de goederen kunnen worden verzonden en dat de leverancier de betaling ontvangt. Voorwaarde is dat de documenten die bij het accreditief behoren om betaling te verkrijgen, volledig aan de voorwaarden van het accreditief voldoen.

Accreditief geeft zekerheid

Debiteurenportefeuille

r

Omvang

Debiteuren brengen kosten met zich, denk maar aan de administratie-, incasso- en rentekosten over het geïnvesteerd vermogen. Maar tegenover deze kosten staat dat het verlenen van leverancierskrediet een omzetverhogend effect heeft. Dit is ook het belangrijkste argument voor het verlenen van leverancierskrediet, het trekt afnemers aan, waardoor de omzet en de winst toenemen. Bij de debiteurenportefeuille kunnen drie factoren worden onderscheiden: 1. de omvang 2. de kosten 3. de risico’s.

t De omvang van het debiteurensaldo wordt bepaald door twee factoren: 1. de omvang van de verkopen op rekening 2. de gemiddelde krediettermijn. De onderneming kan werken met betalingen op lange termijn en contante betalingen. Bovendien is de hoogte van de omzet bepalend (gefactureerde omzet, geïncasseerde omzet en openstaande omzet). Deze wordt onderverdeeld in het aantal debiteuren, de hoogte van de facturen en het aantal van deze vorderingen. Zeer goede hulpmiddelen voor inventarisatie van het debiteurensaldo zijn de door de computer geproduceerde openstaandepostenlijsten, saldilijsten en lijsten waarop de vorderingen naar ouderdom zijn gerangschikt, de ouderdomsanalyse. Voor het verkrijgen van een inzicht in de ontwikkeling is het daarom van groot belang om een nauwkeurige analyse van deze gegevens te maken. De resultaten uit dit onderzoek kunnen misschien ertoe bijdragen om de ondernemingsstrategie inzake kredietbeleid naar juistheid te beoordelen. Misschien is aanpassing van het beleid wel wenselijk!

5.6


Kosten

Wat zijn de financiële lasten om de omvang en de investeringen in de debiteurenportefeuille te bekostigen? Hoe hoog is de rentestand? Hoe hoog zijn de informatiekosten, de incassokosten, de administratiekosten, de telefoonkosten, de portokosten en dergelijke?

Risico’s

Hoe groot zijn de kansen dat de afnemers direct of indirect betrokken raken bij een faillissement of bij een surseance van betaling? Wat is het risico dat de debiteuren niet op tijd betalen, niet alle vorderingen betalen of in het geheel niet betalen? Uit deze opsomming blijkt dat de factoren hoofdzakelijk worden bepaald door de hoogte van de omzet, die door het seizoen beïnvloed kan worden, de betalingscondities, de striktheid van het incassoproces en de ”gegoedheid” van de afnemers. De ”gegoedheid” van de afnemers

y Onder de ”gegoedheid” van de afnemers wordt de algehele morele en financiële u

status van een onderneming verstaan. Wanneer dit wordt vertaald naar een traag of slecht betalende debiteur/afnemer, zijn de negatieve effecten: a. het veroorzaken van een onevenredig groot beslag op het vermogen, wat resulteert in hogere rentekosten b. een stijging van de gemiddelde incassoperiode c. bijkomende kosten door aanmaningen; zowel schriftelijk als telefonisch d. een aanmerkelijk deel verliezen door oninbare vorderingen e. het ontstaan van wrijving tussen de afdelingen: commercie, financiën en kredietbewaking.

Invloedsfactoren i Welke factoren zijn van invloed op het kredietbeleid en de debiteurenbewaking? Om een totaalbeeld te krijgen van deze factoren moeten ook de plaats van de eigen onderneming binnen de marktvormen, de economische situatie en de afzetgebieden worden betrokken. Ook de strategie, planning en doelstellingen zijn gegevens waarmee heel goed rekening moet worden gehouden. De eigen financiële positie Hoe sterk is het eigen bedrijf in financieel opzicht? Kan een eventueel verlies op debiteuren intern worden opgevangen of in welke mate kan een uitstel van betaling aan een afnemer de eigen continuïteit schaden? Leidt dit tot een ernstige schade, minder ernstige schade of is de schade niet direct noemenswaardig? Als er een slechte financiële positie bestaat bij de leverancier zullen er ook minder risico’s bij de kredietverlening aan debiteuren worden genomen. Dit besluit kan weer gevolgen hebben voor de omzet, de relatie met de debiteur et cetera.

010A5.FM

De markt Hoe liggen de producten van de leverancier ten opzichte van de concurrenten? In wat voor marktvorm opereren we: monopolie, oligopolie of een vrijemarktpositie? Hoe is de economische situatie in eigen land of derdenlanden. Is de economie in eigen land of in derdenlanden zo goed dat prioriteit wordt gegeven aan omzet onder het motto: ”Leverancierskrediet is verkoopservice aan afnemers”?

5.7


De afzetgebieden Binnenlandse afzet

o Binnenlandse afzet met de voordelen van: - betere communicatiemiddelen: taal - betere en goedkopere bereikbaarheid: telefoon, fax, e-mail, persoonlijke bezoeken, s.m.s., Internet - betere bekendheid met de economische situatie in de branche - snellere en vollediger informaties via diverse kanalen - sneller ingrijpen mogelijk in noodsituaties - grotere bekendheid met de rechtspraak in eigen land.

Buitenlandse afzet

Buitenlandse afzet met de nadelen van: - slechtere communicatiemiddelen: taalproblemen - slechtere en duurdere bereikbaarheid: telefoon, fax, e-mail, persoonlijke bezoeken, s.m.s., Internet - grotere onbekendheid met de economische situatie in die branche - tragere en onvolledige informaties via diverse kanalen - beperkter mogelijkheden om snel in te grijpen in noodsituaties - minder bekendheid met de rechtspraak in het buitenland.

Afb. 3. Er kan ook voor het buitenland een incassobureau worden ingeschakeld.

5.8


Er zijn nog andere factoren van invloed op het kredietbeleid en de debiteurenbewaking, onder andere:

Marketing

Noodzaak om te verkopen

Relatie

Politiek

Betalingsconditie

Betalingsgewoonte

Wat wordt met de afzet van onze goederen beoogd? Welke politiek wordt wat betreft de afzet gevoerd, is het beleid gericht op een stimulerende marketing, een ontwikkelingsmarketing, een hermarketing, een handhavingsmarketing of een de-marketing? Zijn er te grote voorraden of wil men het productieapparaat rendabel maken of is er sprake van een verkoopdictaat van derden? Concurrentie Bij de concurrentie is het van belang om inzicht te hebben in de ”overname”relatie van een concurrent. Hieronder wordt verstaan het ”inbreken” bij een bestaande relatie van een concurrent. Van belang is ook wat de politiek is van de concurrentie. In hoeverre is men hiervan op de hoogte en wat is de invloed van deze politiek op de houding van het bedrijf? Betalingscondities in de algemene voorwaarden Hoe luiden de betalingscondities in de algemene voorwaarden, dat wil zeggen is het bedrijf gebonden aan de voorwaarden van overkoepelende organen of brancheorganisaties of heeft men de voorwaarden uniek gemaakt? Wijken de condities sterk af van de condities die in de branche gebruikelijk zijn? Het is natuurlijk af te raden om ten opzichte van de branche sterk afwijkende condities te hebben. Is er inzicht in de betalingsgewoonten die in de branche gebruikelijk zijn? Soort afnemers Hierbij kunnen de afnemers worden onderscheiden die op contante basis verkopen zoals grootwinkelbedrijven en afnemers die zelf sterk afhankelijk zijn van het betaalgedrag van hun afnemers doordat ze op krediet verkopen. De retourmogelijkheden

p Wat zijn de retourmogelijkheden van het product bij toepassing van het eigendomsvoorbehoud? Levert het bedrijf een artikel dat: a. retour kan worden gehaald b. niet of zeer moeilijk retour kan worden gehaald vanwege verwerking in andere producten (o.a. suiker, meel, gist in brood of hout in meubels, groenten en fruit) c. in waarde vermindert (onder andere computer, goud) d. in waarde vermeerdert (onder andere goud, antiek)?

010A5.FM

Export en import Buitenlandse leveranciers willen wel eens ten opzichte van lokale leveranciers ruimere kredietfaciliteiten verlenen zodat deze situatie een sterke invloed kan hebben op het kredietbeleid van lokale leveranciers. Kredietverlening als wapen in de concurrentiestrijd!

5.9


Afb. 4. Wat zijn de mogelijkheden na retour; wachten tot de jurk weer in de mode is?

Waarom leverancierskredieten? a Wanneer de debiteuren traag tot zeer traag betalen, hoeft dit gedrag zeker niet het gevolg te zijn van een negatieve handelsmentaliteit van de afnemer. Het betalingsgedrag hoeft evenmin te worden gezocht in een slechte financiële positie van de afnemer. Trage betaalgewoonten van afnemers kunnen het directe gevolg zijn van de eigen houding. De houding kan bijvoorbeeld beïnvloed zijn door de gedachte dat:

5.10


1. krediet een stimulans is bij de verkoop en dat er zonder omzet ook geen winst is (maar ook geen verlies) 2. het streven naar een optimale benutting van de aanwezige productiemiddelen (bij een productiebedrijf) dit vereist 3. een uitbreiding van de afzetmogelijkheden tot de uiterste noodzaken leidt of ten minste de handhaving van de bestaande afzet 4. de leverancier – om dit doel te bereiken – kan kiezen uit o.a. een verlaging van de verkoopprijzen of een verruiming van de kredietfaciliteiten 5. de overweging voor het kiezen van kredietverruimende faciliteiten kan zijn ingegeven door de gedachte dat ruimere kredietverlening weliswaar extra kosten voor rente en administratie met zich brengt, maar: • dat de gevolgen geringer zijn voor de aantasting van de rentabiliteit, die zou optreden door een daling in de omzet of verlaging van de verkoopprijs, resp. dan de winststijging die omzettoename zou teweegbrengen • dat deze kosten ook gemaakt zouden zijn door het voorraad houden. Er heeft dan een substitutie van de voorraadkosten naar de kosten van het leverancierskrediet plaatsgevonden. Een bijkomend voordeel kan het verminderde risico incourant zijn en de verminderde opslagkosten. Indien een vermindering van de voorraden wordt gewenst, is dit echter beter aan de eigen leverancierskant te realiseren dan aan de afnemerskant 6. dat de afnemer vaak pressiemiddelen gebruikt 7. dat in exportzaken buitenlandse leveranciers dikwijls ruimere kredietfaciliteiten verlenen (o.a. mogelijk gemaakt door overheidsbemoeiingen) dan lokale leveranciers en daardoor het kredietbeleid een sterk wapen is in de concurrentiestrijd.

s

010A5.FM

d

Waarom maakt de afnemer zo gemakkelijk gebruik van leverancierskredieten? Wanneer je trage betalers wilt aansporen om sneller te betalen, moet eerst worden geprobeerd de beweegredenen van deze debiteuren te achterhalen. Pas dan kan naar een zinnige oplossing van dit probleem toegewerkt worden. De traag betalende afnemer kan bijvoorbeeld beïnvloed zijn door de gedachte: 1. dat de banken een minder soepel kredietbeleid voeren dan de leveranciers 2. dat de leverancier gezien wordt als de vervanger van de bank 3. dat het leverancierskrediet de oplossing is voor de noodzakelijke aanvulling van eigen financiële tekorten 4. dat leverancierskrediet ”goedkoper” is dan bankkrediet 5. dat leverancierskrediet ook is te gebruiken als investeringsmiddel voor de aanschaf van nieuwe machines enzovoort 6. dat de leverancier nogal ontvankelijk is voor bepaalde ”chantage”methoden van de afnemer 7. dat de houding van de leverancier doorgaans te soepel is bij de verlening en de aflossing van dit krediet. Wat zijn de risico’s voor het kredietbeleid en de debiteurenbewaking? In de overwegingen om op krediet te leveren en in de motieven van de afnemer om op een bepaalde manier te betalen, schuilen risico’s voor de debiteurenbewaker. Deze kunnen bestaan uit: 1. een verslechtering van de betalingsmoraliteit van de afnemer, zodat het innen van de openstaande posten nog meer wordt bemoeilijkt 2. een verslechtering van de handelsmoraliteit van de afnemer doordat de leverancier in gebreke is in de ”opvoeding” van de afnemer

5.11


3. een – in toenemende mate – verzwakking of uitholling van de positie van de leverancier. Het uitstaande geld moet de leverancier zelf financieren met eigen geld of vreemd geld. In beide situaties speelt de hoogte van de rente een belangrijke rol 4. een verkoop met minimale winsten (of zelfs verliezen). De leverancier zal het accent leggen op een maximale omzet, waarbij het winstpercentage van minder groot belang is 5. het ontstaan van een zeer ongezonde concurrentie in verband met het ”dood”concurreren van een branchegenoot. Financieel zeer sterke ondernemingen zijn, vanwege deze machtspositie, doorgaans voorstander van het systeem ”the survival of the fittest”. Op deze wijze zal de financieel zwakkere collega worden ”weggesaneerd”.

Het sturen van de betalingen De leverancier probeert de betalingen van de afnemers die op rekening goederen hebben gekocht, zo snel mogelijk te ontvangen. De leverancier, de schuldeiser, heeft leverancierskrediet verstrekt. De leverancier is de kredietgever en de afnemer de kredietnemer. Eerst worden de goederen en/of diensten geleverd, waarna later de betaling (tegenprestatie) wordt verricht.

f De rente speelt een belangrijke rol indien pas op een later tijdstip door de afnemer wordt betaald. In de kostprijsberekening dient de rente te worden meegenomen. Wanneer de afnemer op tijd betaalt, hoeft er in de prijs geen rekening te worden gehouden met de rentekosten. Bij contante betaling kan dan een korting worden gegeven. Door een korting te geven, kan worden geprobeerd om de betalingen te sturen, anders gezegd: door een zodanige korting te geven dat het voor de afnemer voordelig is om direct te betalen.

g Onder krediettermijn wordt de periode verstaan waarbinnen betaling door de debiteur volgens de koopovereenkomst plaats moet vinden. Na afloop van deze termijn is er sprake van wanbetaling. Als de betaling na de krediettermijn alsnog binnenkomt, heeft de leverancier verlies geleden omdat er geen vergoeding is ontvangen voor zijn vermogensinvestering. Voorbeeld 1 Handelsonderneming Uit de Fles heeft de volgende betalingscondities: Bij betaling binnen 14 dagen mag 2 % van het factuurbedrag in mindering worden gebracht. Indien u niet binnen 14 dagen betaalt, moet de betaling uiterlijk drie maanden na factuurdatum zijn voldaan. Dit betekent dat de afnemer op de 14de dag of na 90 dagen zal betalen. Als de afnemer op de 14de dag betaalt, mag hij 98 % van het factuurbedrag overmaken. Als hij later betaalt, mag hij de korting van 2 % niet in mindering brengen en zal hij 100 % van het factuurbedrag moeten betalen. Dus voor 76 dagen (90 dagen − 14 dagen) krediet moet hij dus 2/98 = 2,04 % rente betalen. Op jaarbasis is dit: 2,04 % × (365/76) = 9,8 %. Wanneer de afnemer zelf over een bankkrediet kan beschikken met lagere kosten dan deze 9,8 %, zal hij waarschijnlijk gebruikmaken van de betalingskorting. ”Waarschijnlijk”, omdat de kosten niet de enige reden hoeven te zijn voor de afnemer om gebruik te maken van het verstrekt leverancierskrediet, of omdat de afnemer geen rekening houdt met deze kosten.

5.12


Substitutie-effect

h

Er zal ook rekening moeten worden gehouden met de rentetarieven die de banken in rekening brengen. Als de tarieven bij de banken stijgen, is er het substitutiegevaar. Leveranciers zullen bankkrediet vervangen door leverancierskrediet als dit goedkoper wordt. De leverancier kan door een grotere korting te geven of een kortere krediettermijn proberen een groter deel van de omzet eerder binnen te halen. Voorbeeld 2 Stel Handelsonderneming Uit de Fles verandert de krediettermijn van 90 naar 75 dagen. Op jaarbasis zou dit betekenen dat een afnemer in plaats van 9,8 % per jaar nu 2,04 × (365/611 ) = 12,2 % per jaar aan rente moet betalen. De ondernemer zal nu verwachten dat er meer afnemers zijn die door de veranderde krediettermijn eerder betalen. Het gevolg hiervan is dat de gemiddelde looptijd van de debiteuren korter zal worden. Contante waarde Aan de hand van een eenvoudig voorbeeld wordt eerst het begrip contante waarde uitgelegd omdat dit begrip in de volgende voorbeelden wordt gebruikt. Als de vraag wordt gesteld wat meer waard is, € 950,– nu of € 1.100,– volgend jaar, is dit niet te vergelijken omdat er sprake is van verschillende tijdstippen. Eerst moet worden gekeken wat het bedrag van € 1.100,– volgend jaar op dit moment waard is. Stel dat de rente 10 % per jaar bedraagt, dan zou een bedrag van € 1.000,– na één jaar op de bank € 100,– aan rente opleveren, samen is dit € 1.100,–. Anders gezegd: bij een rentevoet van 10 % (r = 0,1) is een bedrag van € 1.100,– volgend jaar, nu € 1.000,– waard. De contante waarde (CW) van deze € 1.100,– bedraagt € 1.000,–. In formule: € 1.100,–- = --------------------€ 1.100,–- = €--------------------1.100,–- = € 1.000,– CW = --------------------1+r 1 + 0,1 1,1 Nu kunnen we de twee bedragen wel vergelijken, omdat we beide bedragen naar hetzelfde punt hebben gebracht. € 1.000,– is natuurlijk meer dan € 950,–, anders gezegd € 1.100,– volgend jaar is meer dan € 950,– nu. Voorbeeld 3 Bij een ondernemer blijkt dat te veel klanten pas na 40 dagen betalen en daarom besluit hij om de krediettermijn 30 dagen te maken. Doordat het leverancierskrediet hiermee een stuk duurder wordt voor de klant verwacht hij dat er sneller wordt betaald. Door een korting te geven verwacht hij dat er nog meer afnemers sneller betalen. Hij wil bekijken wat voor hem een gunstig kortingspercentage is. Hij krijgt de volgende informatie uit zijn bedrijf. Korting 0 1 2

Percentage betaald na: direct 10 40 75

30 dagen 90 60 25

010A5.FM

1. 75 dagen - 14 dagen

5.13


Overige gegevens: Afzet: 1 000 stuks Prijs: € 50,– Variabele kosten: € 40,– Vermogenskosten: 18 % op jaarbasis (± 1,5 % per 30 dagen) Er zijn geen wanbetalers. Omzetvergroting heeft geen invloed op de constante kosten. Gevraagd: Hoeveel betalingskorting moet hij geven? Om een optimale situatie voor deze afnemer te zoeken, kan de verwachte winst worden uitgerekend; voor de latere betaling (na 30 dagen) wordt gebruikgemaakt van de contante waarde van deze betaling. Waardoor verandert de winst? - Door de korting heeft de leverancier lagere ontvangsten per stuk (negatief effect). - Door de korting heeft de leverancier minder renteverlies omdat er sneller wordt betaald (positief effect). CW = + aantal × prijs (nu betaald met korting) + aantal × prijs (na 30 dagen betaald + rentekosten) − aantal × variabele kosten CW-korting 0 % (1 000 × 50 × 0,1) + (1 000 × 50 × (0,9/1,015)) − (1 000 × 40) = €

9.334,98

CW-korting 1 % (1 000 × 50 × 0,4 × 0,99) + (1 000 × 50 × (0,6/1,015)) − (1 000 × 40) =

€

9.356,65

CW-korting 2 % (1 000 × 50 × 0,75 × 0,98) + (1 000 × 50 × (0,25/1,015)) − (1 000 × 40) =

€

9.065,27

De kortingsregel met 1 % is in dit geval de optimale situatie, omdat de contante waarde in dat geval het hoogst is. Anders gezegd, bij een korting van 1 % weegt het omzetverlies door de betalingskorting op tegen de rentekosten door het te late betaalgedrag. Of het winstgevend is, zal afhangen van de vaste kosten. Doordat de ondernemer korting geeft, blijkt dat dit ook nog een gunstig effect heeft op de omzet. Hij krijgt de volgende informatie uit het bedrijf: Korting

Verwachte afzet

0 1 2

1 000 1 050 1 100

direct 10 40 75

Percentage betaald na: 30 dagen 90 60 25

Om een optimale situatie voor de leverancier te zoeken, kan weer de verwachte winst worden uitgerekend. Bij deze berekening wordt weer gebruikgemaakt

5.14


van de contante waarde. De formule blijft dezelfde, voor de omzet moeten nu verschillende waardes worden ingevuld. Waardoor verandert nu de winst? - Door de korting heeft de leverancier lagere ontvangsten per stuk (negatief effect). - Door de korting heeft de leverancier minder renteverlies omdat er sneller wordt betaald (positief effect). - Meer ontvangsten doordat er meer verkocht wordt door de korting. CW-korting 0 % (1 000 × 50 × 0,1) + (1 000 × 50 × (0,9 /1,015)) − (1 000 × 40) = €

9.334,98

CW-korting 1 % (1 050 × 50 × 0,4 × 0,99) + (1 050 × 50 × (0,6 /1,015)) − (1 050 × 40) =

€

9.824,48

CW-korting 2 % (1 100 × 50 × 0,75 × 0,98) + (1100 × 50 × (0,25/1,015)) − (1 100 × 40) =

€

9.971,80

De kortingsregel met 2 % is nu de optimale situatie geworden. Hoeveel korting en welke betalingstermijn? De vraag kan nu worden gesteld hoeveel korting moet worden gegeven en hoe lang moet de betalingstermijn zijn? Er kunnen ook andere redenen zijn om laat te betalen, bijvoorbeeld afnemers die krediet nodig hebben voor hun eigen financiering. Vraag: Waarom zal een afnemer gelijk betalen als de enige betalingsvoorwaarde is dat er binnen een maand betaald wordt? Antwoord: Voor de afnemer is er geen prikkel om direct te betalen, de afnemer heeft alleen maar voordelen van het later betalen. Als er regelmatig goederen of diensten afgenomen worden door de afnemer, zal er constant een bedrag bij hem uitstaan. De afnemer heeft een gratis financieringsbron gevonden. Ook al heeft hij dit geld niet nodig voor zijn bedrijf, hij kan het bijvoorbeeld op deposito zetten en zelf de rente ontvangen. Zoals al eerder is vermeld, kan het aanbieden van gunstige betalingscondities voor de afnemer verschillende redenen hebben. Er zal een afweging tussen de voor- en nadelen moeten worden gemaakt bij de betalingsvoorwaarden. Oefenopgave 1 Noem twee situaties waarbij een afnemer transacties zal aangaan op basis van blanco vooruitbetaling. Oefenopgave 2 Groothandelsbedrijf Van Uffelen verhandelt diverse artikelen. De klanten hebben betalingscondities van 30 dagen, 60 dagen en 90 dagen.

010A5.FM

Gevraagd: In welke perioden vinden de telefonische acties plaats? Vertel waarom.

5.15


Betalingsconditie Telefonische actie 1 Telefonische actie 2 Telefonische actie 3

30 dagen

60 dagen

90 dagen

Parate-kennisvragen 1 Hoe kan een effectief en alert doorgevoerd debiteurenbeheer resulteren in een versterking van de eigen liquiditeiten?

2 Wanneer moeten telefonische acties worden verricht? 3 Wat wordt onder een rekeningenoverzicht verstaan? 4 Wat wordt onder een aanmaning verstaan? 5 Wat is een overeenkomst? 6 Hoe kunnen betalingsafspraken meer gestalte krijgen? 7 Welke vier methoden kunnen gebruikt worden om betalingen te verrichten? 8 Wat betekent een documentair incasso? 9 Noem vijf soorten documenten waarop het documentair incasso betrekking heeft.

0 Wat betekent een documentair accreditief? q Waaraan is de afwikkeling van documentaire kredieten onderworpen? w Welke twee soorten accreditieven zijn er? e Wat betekent een geconfirmeerd accreditief? r Welke drie factoren kunnen bij de debiteurenportefeuille worden onderscheiden?

t Welke twee factoren bepalen de omvang van de debiteurenportefeuille? y Wat wordt verstaan onder de gegoedheid van de afnemer? u Wat zijn de effecten van slecht betalende debiteuren? i Noem zes factoren die van invloed zijn op het kredietbeleid en de debiteurenbewaking.

o Wat is het voordeel van binnenlandse afzet boven de buitenlandse? Gelden deze voordelen voor alle landen?

p Noem vier voorbeelden van producten die slechte retourmogelijkheden kennen.

5.16


a Waarom verstrekt de leverancier leverancierskredieten? s Waarom maakt de afnemer zo gemakkelijk gebruik van leverancierskredieten? d Noem vijf risico’s van het verstrekken van leverancierskredieten. f Welke kostenfactor speelt een belangrijke rol bij de late betalers? g Wat wordt verstaan onder krediettermijn?

010A5.FM

h Wat is het doel van betalingskorting of een kortere krediettermijn?

5.17


Uitwerking van de oefenopgaven Oefenopgave 1 Situaties waarbij een afnemer transacties zal aangaan op basis van blanco vooruitbetaling: 1. De leverancier heeft een monopoliepositie waardoor de afnemer nergens anders terechtkan en dus verplicht is om bij die leverancier af te nemen. 2. Wanneer de afnemer financieel sterk is, zal hij zeker hoge kortingen eisen bij een contante of vlotte betaling. De gedachte aan zekerheden is in een dergelijke situatie zeer onwaarschijnlijk. 3. De afnemer is financieel zwak waarbij de leveranciers de risico’s niet aandurven om op krediet te leveren. Deze afnemer zal wel vooruit moeten betalen om aan materialen te komen. Zekerheden zal hij vermoedelijk ook niet hebben. 4. De afnemer staat slecht aangeschreven. 5. Dit kan voor hem een reden zijn om vooruitbetaling te verrichten. Bovendien kan hij financieel ook nog zwak zijn. Maar dan is dit een variant op 3. Bij een slechte reputatie en een sterke financiële positie kan bv. ook contant worden betaald of onder rembours worden geleverd. Oefenopgave 2 Betalingsconditie Telefonische actie 1 Telefonische actie 2 Telefonische actie 3

30 dagen Na 32 dagen Na 47 dagen Na 62 dagen



Telefonische acties dienen kort na het versturen van het rekeningenoverzicht en de aanmaning te worden verricht, dit gebeurt een aantal dagen voor de telefonische actie. De reden is dat de ontvanger zich nog beslist de ”boodschap” kan herinneren en in het gunstigste geval het overzicht nog op zijn bureau heeft liggen. Na telefonische actie 3 zal de incasso uit handen worden gegeven na respectievelijk 80, 110 en 140 dagen.

5.18

Effectief debiteurenbeheer

Recommend Documents