Een archief met toekomst: archiefstukken restaureren in Beersel

Archiefstukken restaureren

Een archief met toekomst: archiefstukken restaureren in Beersel

Elke gemeente bezit een schat aan historisch archief. Vaak verkeren deze schatten echter in een dermate slechte staat dat restauratie de enige uitweg biedt om ze te behoeden voor het verval. Het gemeentelijk archief van Beersel beschrijft de werkwijze die het gebruikt heeft voor zo een restauratieproject. Het chronologische verslag wordt Kasteel Rondenbos, het administratief centrum van het gemeentebestuur van Beersel. Foto Gemeentebestuur Beersel.

Bibliotheek- & archiefgids, 81 (2005) 5

Een beknopte voorgeschiedenis Beersel is een middelgrote gemeente in de Vlaamse rand rond Brussel. Met ruim 23.000 inwoners en een gevarieerd cultureel patrimonium mag het vreemd lijken dat het gemeentebestuur pas in 2002 een aparte archiefdienst in het leven riep. Daar waren twee stimulansen voor. Vooreerst schreef het provinciebestuur Vlaams-Brabant alle gemeenten in 1999 een brief waarin een loonsubsidie werd voorgesteld voor gemeenten of OCMW’s die een archivaris of een personeelslid belast met het archiefbeheer, in dienst zouden nemen. Deze subsidie zou drie opeenvolgende jaren worden toegekend. Daarnaast had het gemeentebestuur al een tijdje plannen om een degelijke archiefruimte toe te voegen aan het gemeentehuis. Het werd al gauw duidelijk dat die financiële inspanning enkel zou renderen als meteen ook een voltijds archivaris aangeworven werd. En zo kon in februari 2002 een archivaris een dienst beginnen uit te bouwen die een kwaliteitsvol archiefbeheer kon rijmen met een ruime dienstverlening aan administratie en bevolking.

Pionierswerk op kleine schaal De situatie van het Beerselse archief was toen vrij onoverzichtelijk. Door het ontbreken van een centraal depot bracht de administratie de archieven in steeds andere lokalen onder. Hierdoor veranderde het archief doorheen de jaren in een wirwar van stapels dozen die her en der in gemeen-

aangevuld met tips en adviezen voor archieven die soortgelijke plannen hebben.

MARC BASTIJNS is archivaris van de gemeente Beersel [email protected]

telijke gebouwen gestockeerd stonden. De ruimten waren niet allemaal van een even degelijk niveau, wat helaas heel wat beschadigingen van waardevolle stukken meebracht. Zo ontbrak in één gebouw zowel elektriciteit als verwarming, waardoor het weer er vrij spel had. De archivaris bracht de archieven samen en ordende ze, waardoor hij op korte termijn een goed overzicht kreeg van de aard en de omvang van de schade. Zo groeide de idee om alvast een deel van de archieven te restaureren om verdere beschadiging tegen te gaan en de beschikbare informatie optimaal te bewaren op lange termijn. Het Heemkundig Genootschap ‘van Witthem’ had enkele jaren voordien al het plan opgevat om de oudste parochieregisters en registers van burgerlijke stand van de gemeente te laten digitaliseren en onder te brengen in een databank die raadpleegbaar zou zijn via publiek toegankelijke pc’s. Dit project bevatte dus ook duidelijk een conserverende factor: de oorspronkelijke stukken zouden dankzij de digitalisering niet meer geraadpleegd moeten worden. In een hechte samenwerking tussen Heemkundig Genootschap en dienst Archief raakte het project in een stroom-

15

archiefstukken restaureren

versnelling. In de loop van 2002 en 2003 werden de digitaliseringen uitgevoerd. Daarbij werd een kopie op microfilm aangemaakt wegens de beperkte garanties voor een lange bewaring die een digitale kopie vooralsnog biedt. In 2004 werd met de financiële dienst een krediet voorzien op de gemeentelijke begroting waardoor een deel van de gedigitaliseerde stukken gerestaureerd zou kunnen worden. Er werd gestart met 3.850 euro. Een evaluatie van deze eerste restauratie zou moeten uitmaken of de resultaten bevredigend waren en het project in 2005 voortgezet kon worden.

De aanloop naar de restauratie


Restauratie en conservering zijn een vak apart. Restaurateurs werken meestal op kleine schaal en volgens hun eigen methode en met zelf gekozen materialen. Door de beslotenheid van die sector kan een leek moeilijk zijn weg vinden naar de meest geschikte vakman voor zijn vraag. Maar het opstellen van het restauratiedossier in Beersel was om vele redenen niet evident.

16

Een eerste moeilijkheid vormde de keuze van de te restaureren archiefstukken. Leken kunnen doorgaans enkel de meest zichtbare beschadigingen detecteren. In Beersel waren die dan ook de basis van het project. Commentaren van meer ervaren collega’s kunnen een belangrijke bijkomende bron van informatie vormen. En vooral het beschikbare budget bepaalt in grote mate de hoeveelheid en de aard van de te behandelen stukken. Zo kun je ervoor kiezen een klein aantal stukken zeer grondig en met de beste materialen aan te pakken. Of je kunt meerdere stukken een meer algemene behandeling geven. Een zelfde keuze kun je maken op basis van de graad van beschadiging: ofwel een beperkt aantal zwaar beschadigde stukken restaureren, ofwel een grotere hoeveelheid stukken met relatief beperkte schade aanpakken. Beersel zou de meest geconsulteerde stukken eerst laten behandelen. Niet alleen ondervonden deze stukken het meeste last van de talloze manipulaties door gebruikers, ook vormden ze het uithangbord bij uitstek om de restauratie aan het publiek bekend te maken en de voordelen ervan te verduidelijken.

Een opengeslagen register vóór de restauratie. Foto: Marc Bastijns.

Zo merkten we dat het bijzonder moeilijk is om bij een eerste restauratie-ervaring in te schatten hoeveel een bepaalde behandeling zal kosten. Uit veiligheidsoverwegingen lieten we dan ook slechts een klein aantal (acht) stukken restaureren. Op die manier waren we er in elk geval zeker van dat het budget toereikend zou zijn. Achteraf konden we nog steeds evalueren en de aanpak bijsturen. Een ander probleem was een degelijk bestek opmaken. Door de beperkte financiële omvang van het project werd het een ‘gunning zonder bekendmaking’. Bij de overheid moet immers elke opdracht die aan een derde wordt toevertrouwd steeds gegund worden aan de meest voordelige van minstens drie kandidaten. Voor het opmaken van een bestek bleken er drie opties te bestaan. Ten eerste kon de gemeente een restaurateur opdracht geven een bestek op te stellen. Enkele restaurateurs lieten weten dat deze methode vooral in gespecialiseerde musea vaak gebruikt wordt, om zeker te zijn van een bestek dat gebaseerd is op kwalitatief hoogstaande en gespecialiseerde eisen. Een tweede mogelijkheid was zonder een eigen bestek te werken. Elke kandidaat zou enkel op basis van de te restaureren stukken een eigen voorstel uitwerken en op basis daarvan een prijsofferte opmaken. Zo kan elke restaurateur volledig vrij de best mogelijke oplossing samenstellen en voorleggen. De derde optie omvatte een zelf geschreven bestek, zonder vakspecifieke details betreffende materialen en werkmethodes en met enkel een algemeen kader dat alle restaurateurs binnen een bepaald stramien zou houden. Beersel koos voor de laatste mogelijkheid, aangezien de eerste mogelijkheid te duur zou uitvallen en de tweede


Werk in uitvoering

Een opengeslagen register na de restauratie. Foto: Marc Bastijns.


een chaotische diversiteit aan offerten zou inhouden die nauwelijks nog te vergelijken zouden zijn door leken in het restauratievak. Zodoende zou het nagenoeg onmogelijk zijn de meest geschikte kandidaat op basis van objectieve gegevens te selecteren. Met de dienst Openbare Werken, die nagenoeg alle gunningsdossiers voor het leveren van diensten opvolgt, werd een modelbestek opgesteld dat binnen een algemeen kader garandeerde dat alle ingediende offerten aan objectieve criteria getoetst konden worden. Zo werd geëist dat de prijsberekening volledig opgesplitst zou worden zodat elk prijsdeel gemakkelijk gelinkt kon worden aan een actie of een materiaal. Er werd ook gevraagd hun keuze voor bepaalde materialen zo veel mogelijk te verklaren. Het bestek werd dan opgesteld op basis van een modelbestek voor het leveren van diensten (o.a. reinigen van gemeentegebouwen, ophalen van huisvuil), opdrachten waarbij de verhouding tussen de gemeente en de opdrachtnemer identiek is als in het project van de archiefdienst.

Nadat het College van Burgemeester en Schepenen zowel het bestek als de lijst van aan te schrijven restaurateurs goedgekeurd had, kon in juni 2004 de opdracht verstuurd worden naar de kandidaten. Aangezien de deadline voor de offerten in september viel, hadden ze nog voldoende tijd voor een bezoek aan het archief. Daarbij konden ze de stukken onderzoeken en op basis daarvan een oplossing voorstellen. Het gaf ze ook de kans om vragen te stellen over onze specifieke wensen. Het geeft de gemeente als opdrachtgever een extra kans om de restaurateurs te leren kennen en om vragen te stellen bij bepaalde handelingen of voorstellen. Nadat de deadline verlopen was bleken vier van de vijf aangeschreven kandidaten een offerte te hebben ingediend. De vier offerten werden vergeleken aan de hand van het bestek. Zo kon nagegaan worden of alle kandidaten vormelijk in orde waren met de vooropgestelde eisen. Vervolgens werden de prijzen vergeleken evenals de berekening van deze prijzen aan de hand van de werkmethode. Vormelijk bleek het merendeel van de offerten goed in orde, maar vooral bij het verduidelijken van de prijsberekening vertoonden heel wat documenten onduidelijkheden of vage omschrijvingen. In ons geval bleek er alleen al op basis van de eindprijs gemakkelijk een beslissing te nemen, maar bij kleinere prijsverschillen was het erg moeilijk geweest om de verschillende methoden en materialen te vergelijken, bij gebrek aan voldoende gegevens van sommige kandidaten.

Naast een bestek moest ook een lijst van mogelijke restaurateurs samengesteld worden. Binnen de archiefwereld en via het internet konden snel enkele namen worden gevonden, waarbij vooral eventuele positieve ervaringen van andere archieven met bepaalde kandidaten doorslaggevend waren bij het samenstellen van de definitieve lijst.

De offerten werden vervolgens met het verslag en een proces-verbaal van opening van de offerten voorgelegd aan het College van Burgemeester en Schepenen, samen met de vraag de opdracht te gunnen aan de kandidaat die uit het verslag als de voordeligste naar voren kwam. Nadat deze goedkeuring gegeven was, werd de restaurateur op de hoogte gebracht en konden de stukken opgehaald worden.

Een laatste voorbereidende actie was het uitgebreid fotograferen van de te restaureren stukken. Deze foto’s waren essentieel om bij eventuele problemen of conflicten met de opdrachtnemer te kunnen verwijzen naar de oorspronkelijke staat van de stukken.

Essentieel is in het bestek te laten opnemen dat de kandidaat moet opgeven welke verzekering hij voorziet in zijn prijs. Bij een restauratie is het belangrijk dat er twee verzekeringen worden afgesloten, één voor het transport en één voor het verblijf in het restauratieatelier. De verzekering voor

17


het transport valt bij sommige restaurateurs voor rekening van de opdrachtgever, terwijl anderen zowel het transport als het verblijf in het atelier opnemen. Soms is het moeilijk om dit concrete verschil op te maken uit een offerte. Het blijft dan ook aan te raden dit even na te vragen. Elke verzekering die je als opdrachtgever zelf nog moet aangaan, gebeurt het best onder de polis ‘alle risico’s’, een formule speciaal voor tentoonstellingen en vervoer van kunststukken. Ook het verpakkingsmateriaal is van groot belang, zoals dat steeds het geval is bij het vervoeren van archiefstukken voor onder meer tentoonstellingen. Meestal is de opdrachtgever hiervoor verantwoordelijk en voorziet hij dus best schokbestendige verpakkingen voor de stukken. Het kan ook geen kwaad om bij de restaurateurs te informeren naar de bewaaromstandigheden in het atelier. De stukken verblijven er toch enkele weken en een veilige omgeving is geen overbodige luxe. De meeste restaurateurs voorzien overigens een aparte kluis om stukken te bewaren die al een behandeling hebben kregen of er nog op wachten.


Een volgend onderdeel vormt het beoordelen van de resultaten. Bij het terugbrengen van de stukken kan dit het best meteen gebeuren in aanwezigheid van de restaurateur of zijn medewerker. Zo vermijd je dat er achteraf mankementen boven water komen die nog moeilijk te bewijzen zijn. Het blijkt wel een moeilijke zaak om als leek een restauratieopdracht grondig te beoordelen. De restaurateurs met wie we al werkten, handelden echter steeds te goeder trouw, waardoor er zich nog niet eerder pijnlijke probleemgevallen hebben voorgedaan. Tijdens het hele restauratieproces bleven we als opdrachtgever steeds erg afhankelijk van de restaurateur, door de hoge graad van specialisatie in die sector. Meer dan bij andere leveringen van diensten moet er een vertrouwensband tussen opdrachtgever en -nemer groeien waarbinnen het dossier zich vlot laat afhandelen.

18

Gerestaureerde stukken komen in een zuurvrije verpakking terecht. Foto: Marc Bastijns.

Gevolg en vervolg De eerste restauratieronde werd met voldoening afgerond. Het ging om acht registers van de burgerlijke stand van de voormalige deelgemeente Beersel (begin 19de eeuw) die te lijden hadden onder waterschade en inktvraat. Naast het papier zelf waren ook de banden van de boeken zwaar aangetast en beschadigd en moesten ze dus hersteld of vervangen worden. In december 2004 was de restauratie afgelopen en bevonden de archiefstukken zich opnieuw in het archief, maar nu verpakt in zuurvrij papier en in een op maat gemaakte zuurvrije doos. Om aan de bevolking duidelijk te maken welke inspanningen het bestuur leverde voor het archief en om te tonen dat deze restauratie een project was met een lange voorgeschiedenis, werden tijdens de Erfgoeddag 2005, die in het teken stond van Gevaar, de gerestaureerde registers aan het publiek getoond. Zo wilden we met fotomateriaal duidelijk maken hoe het restauratieproces precies in zijn werk was gegaan. De vlotte samenwerking met de restaurateurs werd hierin voortgezet en we konden uiteindelijk uitpakken met een mooie minitentoonstelling over het project. Ondertussen was eind maart 2005 ook de genealogische gegevensbank door het Heemkundig Genootschap officieel voorgesteld aan pers en publiek. Zo raakte een breder publiek bekend met de inhoud van de gerestaureerde stukken en dus ook met hun historische waarde. Na deze positieve ervaring werd het eerste project gunstig geëvalueerd. Op de begroting van 2005 verhoogde het bestuur het krediet tot 5.000 euro. Opnieuw werd nage-


gaan welke stukken het dringendst aan restauratie toe waren en werd de administratieve machine opnieuw op gang gebracht. Hopelijk kunnen deze restauraties de komende jaren volgehouden worden.

Voorbereiding loont Met dit praktijkvoorbeeld van een restauratieproject in een overheidsarchief hebben we geenszins de bedoeling algemeen geldende conclusies te trekken of aanbevelingen te doen. Het illustreert enkel hoe een dergelijk proces in zijn werk gaat en neemt hopelijk enkele misvattingen weg die bij kleinere archiefdiensten kunnen bestaan. Vaak houden zulke misvattingen die diensten tegen om effectief van start te gaan met een restauratie, een project dat in vele gevallen waardevolle historische documenten van de ondergang kan redden en de informatie die erin opgeslagen ligt kan vrijwaren voor de komende generaties.

Noot 1. De vzw Culturele Biografie Vlaanderen staat erfgoedinstellingen met raad en daad bij voor al hun vragen. Ook wat betreft restauratie- of conserveringsvragen kan je steeds bij hen terecht, via www.culturelebiografie.be.

Bibliograﬁe • De Rynck, Patrick (red.), Als het maar gezond is: cultureel erfgoed in depots, een kwestie van hygiëne en conditie. - Culturele Biografie Vlaanderen vzw, 2004. • Hoe beoordeel ik een restauratieofferte?. - Brussel: Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap, Afdeling Beeldende Kunst en Musea, 1999. • VerzekerDe Bewaring: publicatie over preventieve conservering van objecten. - Culturele Biografie Vlaanderen vzw, 2004.

Nu ook de digitale mogelijkheden meer en meer in de archiefwereld hun intrede doen, lijken een restauratie of conservering en een omzetting van archieven op digitale drager een efficiënte combinatie. De historische stukken krijgen een opknapbeurt en takelen door een minimum aan verdere manipulaties veel minder af. Tegelijk bieden de digitale oplossingen een vergroot gebruiksgemak voor de archiefgebruikers en kan later via het internet een nog onbekend groot publiek aangesproken worden. Maar het is erg belangrijk om goed voorbereid aan de start van een restauratiedossier te verschijnen. Je moet nagaan welke van de stukken uit het archief het meest nood hebben aan een behandeling, je moet voldoende adressen verzamelen van restaurateurs en je zeker al eens bevragen naar ervaringen bij andere archiefdiensten 1. Ook het administratieve luik van het hele verhaal wordt best zo strikt mogelijk gevolgd om onaangename verrassingen te voorkomen die zouden maken dat het hele project van nul moet herbeginnen.


In Beersel heeft deze restauratie alvast een extra promotie voor het wat verstopte archief betekend. In 2005 wordt er voortgegaan op de ingeslagen weg zodat we alleen maar kunnen hopen dat binnen enkele jaren alle wantoestanden weggewerkt zijn.

SAMENVATTING Elke gemeente bezit een schat aan historisch archief. Vaak verkeren deze schatten echter in een dermate slechte staat dat restauratie de enige uitweg biedt om de stukken te behoeden voor het verval. Marc Bastijns beschrijft het verloop van een dergelijk project aan de hand van de werkwijze zoals die in het gemeentelijk archief van Beersel gevolgd werd. Doorheen zijn chronologisch verslag reikt hij aan de hand van eigen ervaringen tips en adviezen aan collega’s die met soortgelijke plannen rondlopen.

ABSTRACT Every town owns a treasury of historical archives. Very often these treasures find themselves in a deplorable state, so that restoration remains the only solution to prevent their annihilation. Marc Bastijns describes the process of such a project by showing us his working method in the town archives of Beersel. Through this chronological account he offers ideas and advice, based on his own experiences, to colleagues who are planning a similar project.

19

Een archief met toekomst: archiefstukken restaureren in Beersel

Recommend Documents