Een afstudeeronderzoek naar financiële en juridische risico s voor resultaatgericht vastgoedonderhoud binnen woningcorporatie Domijn

Een afstudeeronderzoek naar financiële en juridische risico’s voor resultaatgericht vastgoedonderhoud binnen woningcorporatie Domijn.

In opdracht van Stichting Pioneering

Een afstudeeronderzoek naar financiële en juridische risico’s voor resultaatgericht vastgoedonderhoud binnen woningcorporatie Domijn.

In opdracht van Stichting Pioneering

Inleverdatum: 08-06-2012 Stefan ter Bekke (studentnummer: 125317) Rudy Bunte (studentnummer: 151810) Eerste schoolcoach: dhr. Haster Tweede schoolcoach: dhr. Hooiveld Bedrijfscoaches: dhr. Stern (Pioneering) en dhr. Van Holst (Domijn)

Inhoudsopgave Voorwoord .................................................................................................................................. 4 Samenvatting ............................................................................................................................. 5 Inleiding ...................................................................................................................................... 6 Aanleiding ............................................................................................................................... 6 Probleemstelling afstudeeronderzoek ..................................................................................... 6 Leeswijzer............................................................................................................................... 8 1 Domijn ..................................................................................................................................... 9 1.1 De organisatie Domijn ....................................................................................................... 9 1.2 Ontwikkeling van vastgoedonderhoud bij Domijn ............................................................ 10 1.3 De markt waarop Domijn opereert .................................................................................. 11 2 Theoretisch kader .................................................................................................................. 13 2.1 Onderzoeksmodellen ...................................................................................................... 13 2.2 Inkadering van begrippen................................................................................................ 15 3 Methodologie ......................................................................................................................... 19 3.1 Vooronderzoek ............................................................................................................... 19 3.2 Methode van onderzoek.................................................................................................. 20 4 Resultaten ............................................................................................................................. 21 4.1 Verschillende vormen van vastgoedonderhoud ............................................................... 21 4.2 Verschillen tussen traditioneel- en resultaatgericht vastgoedonderhoud ......................... 24 4.3 De voor- en nadelen van RGVO-Domijn t.o.v. traditioneel vastgoedonderhoud .............. 28 4.4 Onderdelen van een RGVO-Domijn-contract .................................................................. 29 4.5 Financieringsmogelijkheden............................................................................................ 30 4.5.1 RGVO....................................................................................................................... 30 4.5.2 RGVO-Domijn .......................................................................................................... 31 4.6 Risicomanagement: COSO II .......................................................................................... 33 5 Conclusie en aanbevelingen.................................................................................................. 44 5.1 Conclusie ........................................................................................................................ 44 5.2 Aanbevelingen ................................................................................................................ 45 5.3 Beperkingen onderzoek .................................................................................................. 45 Literatuuroverzicht .................................................................................................................... 46 Bijlage 1: Kraljic-matrix ......................................................................................................... 47 Bijlage 2: Model van Ansoff................................................................................................... 48 Bijlage 3: Processen van vastgoedonderhoud ...................................................................... 49 Een onderzoek naar RGVO-Domijn-contracten

3

Voorwoord Dit onderzoek is verricht in opdracht van stichting Pioneering en uitgevoerd bij woningcorporatie Domijn. Domijn wil met haar nieuwe contractvorm RGVO-Domijn een stabieler financieel beleid kunnen voeren en daarmee meer zekerheid voor de lange termijn creëren. Ons aandeel in deze nieuwe contractvormen zal bestaan uit het beschrijven van de financiële en juridische gevolgen met beheersmaatregelen die aan deze contracten verbonden zijn. De opdrachtomschrijving van dit onderzoek luidt als volgt: het in kaart brengen van de financiële en juridische gevolgen met eventuele bijbehorende beheersmaatregelen omtrent het afsluiten van RGVO-Domijn-contracten voor Domijn. We hebben intensief contact gehad met onze begeleiders. Daarbij is veel aandacht geschonken aan het inhoudelijke onderzoek. Onze dank gaat daarom uit naar de medewerkers van de afdeling vastgoedbeheer. In het bijzonder gaat onze dank uit naar de heer Van Holst van woningcorporatie Domijn en de heer Stern van stichting Pioneering voor de effectieve samenwerking en bereikbaarheid in geval van vragen. Daarnaast gaat onze dank uit naar de heer Haster en de heer Hooiveld voor de ondersteuning vanuit Saxion.

Juni 2012 Stefan ter Bekke Rudy Bunte

Een onderzoek naar RGVO-Domijn-contracten

4

Samenvatting Deze scriptie beschrijft het onderzoek dat is uitgevoerd bij woningcorporatie Domijn te Enschede. Domijn wenst in de toekomst gebruik te maken van resultaatgericht vastgoedonderhoud (RGVO) dat naar verwachting bijdraagt aan een duurzame samenwerking in de sector vastgoedonderhoud. De gewenste duurzame samenwerking leidt naar verwachting tot een hoger kwaliteitsniveau van de onderhoudsstaat van de complexen, efficiënter verbruik van materialen tijdens onderhoud en een kostenbesparing in de keten (total cost of ownership), omdat verwacht wordt dat onderhoudsbedrijven hier als specialisten zijnde efficiënter mee om kunnen gaan. Hiervoor zijn wel vernieuwde samenwerkingscontracten nodig en Domijn wil weten met welke risico’s het geconfronteerd wordt, wanneer het deze vernieuwde samenwerkingscontracten ondertekent. De hoofdvraag van het onderzoek betreft daarom: Welke financiële en juridische risico’s en beheersmaatregelen zijn er voor Domijn om tot RGVO-Domijn-contracten te komen? Domijn is toegevoegd in de benaming van deze contractvorm, omdat Domijn een andere betaalwijze wenst te hanteren dan op regulier RGVO van toepassing is. In februari 2012 is gestart met het beschrijven van Domijn als organisatie. Nadat het plan van aanpak werd goedgekeurd is een theoretisch kader opgesteld in hoofdstuk twee. Daarna is de methodologie beschreven in hoofdstuk 3. Op basis daarvan is begonnen met het vooronderzoek. Hierin worden verschillende vormen van vastgoedonderhoud beschreven evenals de voor- en nadelen van deze vormen. Het tweede deel van dit onderzoek betreft de analyse van de processen en voorbeeldcontracten. De resultaten van het onderzoek zijn verwerkt in hoofdstuk vier. Het onderzoek borduurt voort op de voorgaande analyse en brengt in paragraaf 4.6 risico’s in kaart met behulp van het COSO II-model. Uit het onderzoek blijkt dat een groot aantal risico’s ontstaan door onvoldoende afbakening van het gewenste kwaliteitsniveau en de samenwerking tussen Domijn en onderhoudsbedrijven. Door onvoldoende afbakening kan onenigheid ontstaan over het te leveren resultaat. Voortzetting van de samenwerking is afhankelijk van dit resultaat en daarom dienen afspraken en eisen helder en uitgebreid te worden vastgelegd. Door universele kwaliteitsnormen en -afspraken te gebruiken (o.a. de NEN 2767 voor het uitvoeren van een conditiemeting) worden afspraken ingekaderd en vele risico’s beperkt tot een minimum. Het financiële risico, dat inherent is aan de betalingswijze van RGVO-Domijn, wordt sterk beperkt door de betalingen van RGVO-Domijn in te delen volgens het diversiteitsverschijnsel (zie figuur 7, paragraaf 4.5.2). De conclusie van dit onderzoek is dat Domijn door kan gaan met de implementatie van RGVO-Domijn als variant op het reguliere RGVO. Deze variant, waarvan alleen de betaalwijze verschilt, is wettelijk toegestaan aangezien er geen sprake is van een mogelijke bankiersfunctie van het onderhoudsbedrijf. Aanbevolen wordt om een soortgelijk vervolgonderzoek uit te voeren dat in tegenstelling tot dit onderzoek uitgevoerd wordt in het belang van een onderhoudsbedrijf. Daarbij zou een risicomanagementmodel gericht op vastgoedonderhoud en contractmanagement naar verwachting leiden tot een betere inventarisatie en dus ook beheersing van risico’s. Zolang aandacht wordt geschonken aan het beheersen van de benoemde risico’s wordt verwacht dat Domijn op verantwoorde wijze het onderhoud aan de complexen voor een lange periode kan uitbesteden. Wel wordt aanbevolen om in het geval van risicomanagement te documenteren hoe medewerkers van Domijn om dienen te gaan met risico’s, waardoor de houding van Domijn met betrekking tot risico’s en de benaderingswijze ervan eenduidig is en interpretatie door de medewerkers hetzelfde zal zijn.


5

Inleiding Aanleiding De aanleiding van dit onderzoek ligt in de wens van woningcorporaties (waaronder Domijn) om het onderhoud van complexen of woningen uit te besteden aan onderhoudsbedrijven. Ondanks dat er met onderhoud veel geld gemoeid is, rekent Domijn dit niet (meer) tot de kerntaken. Domijn wil haar maatschappelijke taak naar behoren wil kunnen uitvoeren en daarvoor is het uitvoeren van primaire processen (kerntaken) van groot belang. Het verhuren van vastgoed wordt gerekend tot een kerntaak en onderhoud is een ondersteunend proces van deze kerntaak. Het creëren van toegevoegde waarde is voor Domijn van belang. Bovendien vindt men de productiviteit van de eigen onderhoudsdiensten te laag en daarmee de arbeidskosten te hoog. Domijn verwacht dat de te benaderen onderhoudsbedrijven meer kennis in huis hebben en dit onderhoud daardoor efficiënter uit zouden kunnen voeren. Daarmee verwacht Domijn een kostenbesparing te creëren, omdat Domijn op deze manier met minder middelen meer kan bereiken. In het strategisch plan van Domijn (2012 - 2016) is te lezen dat men flexibeler wil worden en daarmee haar organiserend vermogen wil verbeteren. Woningcorporaties gaan zich zoals gezegd steeds meer concentreren op de kerntaken van hun organisatie (Straub, 2005 en 2007) welke beschreven staan in het besluit beheer sociale huursector (2010). De kerntaken betreffen het bijdragen aan de leefbaarheid in de buurten en wijken waar de woongelegenheden van Domijn gelegen zijn, het verhuren van de woningen, het betrekken van bewoners bij beleid, het voeren van een zodanig financieel beleid en beheer, dat haar voortbestaan in financieel opzicht is gewaarborgd en het zorg dragen voor een sobere en doelmatige bedrijfsvoering. Een onderdeel daarvan is het langdurig uitbesteden van onderhoud. Voor het langdurig uitbesteden van dit onderhoud zijn echter wel contracten nodig. Deze onderhoudscontracten zijn voor Domijn echter nieuw, waardoor het inzicht in risico’s met betrekking tot deze contracten ontbreekt. In dit onderzoek worden de financiële en juridische risico’s en beheersmaatregelen benoemd die in deze contracten aan de orde kunnen komen. Deze risico’s en beheersmaatregelen worden schematisch weergegeven.

Probleemstelling afstudeeronderzoek Met de wens om onderhoud uit te besteden volgens het RGVO-concept verwacht Domijn onder andere kosten te besparen en meer financiële zekerheid voor de lange termijn te verkrijgen. Dit wordt nader toegelicht in het onderzoek. Domijn verwacht dat de voordelen van de nieuwe vorm van vastgoedonderhoud groter zullen zijn dan de nadelen ervan, waardoor er een gegronde reden is deze manier van het aanbesteden van onderhoud toe te passen bij Domijn. Het onderhoud in de vastgoedmarkt wordt traditioneel meestal uitbesteed aan verschillende bedrijven die elk hun eigen discipline hebben. Een steeds sterker wordende trend is dat opdrachtgevers het onderhoud uitbesteden aan bedrijven die verschillende vakdisciplines in huis hebben. Men geeft de voorkeur aan één aanspreekpunt voor een breed scala van onderhoudswerkzaamheden. Naast het feit dat men één aanspreekpunt wil is er met onderhoud veel geld gemoeid. Na kapitaallasten is het de belangrijkste kostenpost. Onderhoud aan gevels, daken en installaties maakt ca. 80% uit van de totale onderhoudskosten. Door onderhoud te benaderen als een activiteit op langere termijn en daarvoor goede plannen te ontwikkelen, wordt tot een goede beEen onderzoek naar RGVO-Domijn-contracten

6

heersing en daarnaast aantoonbare besparing van de kosten gekomen (FOSAG, 2009). Uit eerder onderzoek is gebleken dat dit de opdrachtgever tot nog toe een gemiddelde besparing van de indirecte kosten van 44% oplevert. (SBR in TNO. Resultaatgericht bouwen: begin bij de eindgebruiker z.j.). Doordat Domijn de RGVO-methodiek nog moet implementeren is vooralsnog niet bekend wat dit voor Domijn zal opleveren maar Domijn heeft uitgesproken vertrouwen te hebben in de kostenbesparing. Deze dient gerealiseerd te worden door het overdragen van de werkvoorbereiding (te maken uren en daarmee de loonkosten) aan het onderhoudsbedrijf en doordat Domijn geen mensen meer hoeft in te lenen voor de uitvoering van een conditiemeting. Dit zal in geval van RGVO de verantwoordelijkheid van het onderhoudsbedrijf zijn. Daarnaast zal het onderhoudsbedrijf de zekerheid hebben, indien het zelf goed presteert, dat het de komende jaren onderhoud kan plegen en kan het in stand houden van het minimum kwaliteitsniveau zorgen voor structurele inkomsten. RGVO staat voor resultaatgericht vastgoedonderhoud en betreft een meer duurzame en intensievere samenwerking tussen Domijn en de onderhoudsbedrijven welke bijdraagt aan ketenintegratie. Daarmee verwacht Domijn een aanzienlijke kostenbesparing te realiseren. De variant die Domijn wenst in te voeren (RGVO-Domijn) biedt inzicht in de jaarlijks te betalen bedragen voor onderhoud en daarmee ook financiële zekerheid op de lange termijn. De te betalen onderhoudskosten bij RGVO-Domijn zijn gebaseerd op periodieke en gelijkblijvende contant gemaakte bedragen die gedurende de looptijd van de samenwerking betaald moeten worden. Dit in tegenstelling tot regulier RGVO, waar de werkelijke kosten worden betaald na gepleegd onderhoud. De duurzame samenwerking houdt in dat er langlopende contracten moeten worden afgesloten. Het contract wordt gezien als een bevestiging van langdurige ketensamenwerking en heeft niet het doel om een financieel resultaat te behalen ten koste van ketenpartners. Ondanks dat het van belang is dat de betrokken partijen in staat zijn aan de verplichtingen uit het contract te voldoen wil men een ontsnappingsclausule opnemen. Dit houdt in dat de samenwerking na tussentijdse evaluatie beëindigd kan worden. Zodoende kunnen partijen eerder dan gepland afscheid van elkaar nemen wanneer zou blijken dat een verdere samenwerking niet succesvol zou zijn. Naar aanleiding van bovenstaand verhaal luidt de opdrachtomschrijving als volgt: Het opstellen van relevante beheersmaatregelen voor RGVO-Domijn-contracten op basis van een financiële en juridische analyse. Om een oplossing te kunnen bieden voor bovenstaande luidt de hoofdvraag: Welke financiële en juridische gevolgen met eventuele beheersmaatregelen zijn er voor Domijn om tot RGVO-Domijn-contracten te komen? Voor het beantwoorden van de hoofdvraag, worden een aantal deelvragen geformuleerd: 1 Welke verschillende vormen van vastgoedonderhoud zijn er? 1.1 Hoe ziet het proces van traditioneel vastgoedonderhoud er uit? 1.2 Hoe ziet het proces van RGVO er uit? 1.3 Wat zijn de verschillen tussen de verschillende vormen van vastgoedonderhoud? 1.4 Wat zijn de voordelen van RGVO-Domijn t.o.v. traditioneel vastgoedonderhoud? 2 Uit welke onderdelen bestaat een RGVO-Domijn contract? 3 Wat zijn de betalingsmogelijkheden voor RGVO-Domijn contracten? 4 Hoe ziet het proces van risicomanagement er uit voor Domijn, gericht op RGVO-Domijn contracten? Een onderzoek naar RGVO-Domijn-contracten

7

Voor het beantwoorden van de hoofdvraag worden allereerst verschillende vormen van vastgoedonderhoud benoemd waarna deze procesmatig worden uitgewerkt. Na een vergelijking worden voor- en nadelen in kaart gebracht. Vervolgens wordt er een inventarisatie uitgevoerd over welke componenten er te vinden zijn in een RGVO-Domijn contract. Daarna wordt bepaald welke mogelijke gevolgen deze componenten met zich meedragen. Deze gevolgen worden voor zover zij negatief zijn) geformuleerd als risico’s en aansluitend daarop zullen beheersmaatregelen vastgesteld worden. Het verwerken van de risico’s zal geschieden aan de hand van een risicomanagementplan. Deze zal in het theoretisch kader geïntroduceerd worden en verder gebruikt worden bij de uitvoering van het onderzoek. In de toelichting op de deelvragen is omschreven wat er voor de beantwoording van de hoofdvraag gedaan wordt. Het onderzoek bevat geen financiële calculaties als gevolg van één van de risico’s. Daarnaast wordt er in dit onderzoek geen aandacht besteed aan de integrale implementatie van risicomanagement binnen de organisatie van Domijn. Er zullen beheersmaatregelen worden voorgedragen maar er volgt binnen dit onderzoek geen verdere verwerking van deze maatregelen om de onderhoudscontracten daadwerkelijk te kunnen gaan gebruiken.

Leeswijzer In hoofdstuk 1 wordt de organisatie van Domijn beschreven. De missie, visie en strategie van Domijn komen aan bod. Ontwikkelingen binnen het vastgoedonderhoud, zoals dat binnen Domijn de afgelopen jaren is toegepast, worden beschreven. Daarnaast wordt de markt waarin Domijn opereert met de bijbehorende ontwikkelingen benoemd. In hoofdstuk 2 volgt een theoretisch kader. Hierin worden relevante modellen en begrippen met betrekking tot het onderzoeksobject toegelicht met een verantwoording van de onderlinge keuze voor een gebruikt model. Hoofdstuk 3 beschrijft de gehanteerde methodologie. Hier wordt aan de hand van de onderzoeksvragen aangegeven welke modellen en begrippen gebruikt zijn om bij te dragen aan het beantwoorden van de onderzoeksvragen. Hoofdstuk 4 beschrijft de resultaten van dit afstudeeronderzoek, waarin de processen van traditioneel en het gewenste onderhoud, resultaatgericht onderhoud, worden beschreven en vergeleken. Ook worden voor en nadelen van RGVO t.o.v. traditioneel onderhoud benoemd. Als laatste worden de risico’s, de beoordeling van deze risico’s en eventuele maatregelen in kaart gebracht die zich voordoen bij het afsluiten van een RGVO-Domijn-contract. Tot slot volgen in hoofdstuk 5 de conclusie, aanbevelingen en beperkingen van dit onderzoek.


8

1 Domijn In dit eerste hoofdstuk wordt woningcorporatie Domijn, de organisatie waarvoor dit onderzoek verricht is, als organisatie beschreven. De ontwikkelingen bij Domijn op het gebied van vastgoedonderhoud worden weergegeven. Daarnaast wordt de markt waarop Domijn opereert in kaart gebracht.

1.1 De organisatie Domijn Domijn is een woningcorporatie met een maatschappelijke taak. Hierbij staat vastgoed centraal. Domijn telt in totaal ruim 200 medewerkers. Domijn werkt vooral in de gemeenten Enschede, Haaksbergen en Losser. Hier bezit Domijn ongeveer 15.500 woningen, voornamelijk met huurprijzen die de huurders recht geeft op huurtoeslag. Onderstaand organogram geeft de hiërarchische bedrijfsstructuur van de organisatie weer.

Figuur 1: Organogram Domijn 2012 (Domijn, 2012). De missie van Domijn luidt als volgt: ‘Het bieden van goede en betaalbare huisvesting aan mensen met een laag inkomen.’ Deze missie komt voort uit het idee dat mensen zoveel mogelijk kunnen deelnemen aan de samenleving. Dit impliceert dat mensen voor zichzelf kunnen zorgen, zelfstandig keuzes maken en voor hun eigen rechten opkomen. De strategie van Domijn is er vooral op gericht zo effectief mogelijk invulling te geven aan deze missie. De komende jaren gaat Domijn zich meer dan ooit inzetten om rendement uit haar vastgoed te halen en zo meer middelen te genereren voor haar maatschappelijke taken.


9

Op de lange termijn verwacht Domijn dat de markt voor (huur-)woningen zal krimpen. Allereerst zal er een kortstondige groei plaatsvinden. Domijn is er voorstander van om dit zoveel mogelijk binnen bestaande steden/dorpen te laten plaatsvinden op inbreidingslocaties. Dit zijn braakliggende locaties die opgevuld kunnen worden met nieuwe woningen. Op het platteland dienen woningen alleen gerealiseerd te worden als dat volgens natuurlijke groei zal verlopen. Na deze korte periode van groei zet Domijn vanaf 2016 in op een daling van het aantal woningen wat moet leiden tot een bezit van 12.000 woningen in 2040. Domijn wil haar woningbezit in stand houden door te renoveren en selectief nieuwe woningen te bouwen. Het bouwen van deze woningen moet in evenwicht zijn met de sloop van oude woningen. Domijn hecht waarde aan woonlasten en duurzaamheid. Dat betekent dat Domijn investeert in maatregelen die de energievraag van woningen beperken of de energielasten, nu maar vooral in de toekomst, gelijk houden. Domijn waarborgt de vastgoedwaarde van haar bezit door een gebiedsvisie en uitvoeringsprogramma op te stellen. Daarmee kan zij de integrale ontwikkeling van verschillende gebieden waar Domijn vastgoed bezit behouden. Dit draagt bij aan de klantwaarde die Domijn haar bewoners probeert te bieden (Domijn, strategisch plan 2012-2016).

1.2 Ontwikkeling van vastgoedonderhoud bij Domijn Domijn maakt onderscheid tussen dagelijks onderhoud en planmatig onderhoud. Het dagelijks onderhoud kan ontstaan na schades door bijvoorbeeld slijtage, een gescheurde waterleiding of in een extreem geval door stormschade. Huurders kunnen benodigd onderhoud melden via een registratieformulier waarna er op basis van functionele eisen een herstelprocedure in gang wordt gezet. Hierdoor wordt bijvoorbeeld het functioneren van een raam weer hersteld. Het dagelijks onderhoud wordt in eigen beheer uitgevoerd. Op het moment dat er geen eigen personeel beschikbaar is dan wordt het onderhoud uitbesteed aan derden. Planmatig onderhoud wordt altijd uitbesteed. De huidige wijze van dit planmatige onderhoud bij Domijn wordt traditioneel genoemd. Deze heeft slechts betrekking op een enkele onderhoudsperiode. Dit houdt in dat wanneer onderhoud aan een complex nodig wordt geacht, offertes bij onderhoudsbedrijven worden opgevraagd. In het verleden maakte Domijn een keuze uit de aangeboden offertes. Hierbij werd de voordeligste offerte gekozen. Het kwam ook voor dat er slechts een bedrijf werd gevraagd voor het uitvoeren van onderhoud. Voor het benodigde onderhoud werd een offerte opgevraagd. Deze offerte gaf inzicht in de reële te verwachte kosten waarna deze werd opgenomen in de begroting. Door het op deze manier door te voeren sloten de werkelijke kosten achteraf aan bij het vooraf begrote bedrag omdat de begroting was afgeleid van de offerte. In het verleden werden gemaakte kosten eenvoudiger geaccepteerd dan tegenwoordig, doordat men minder kostenbewust was dan in de huidige economische crisis. Tegenwoordig wordt er een begroting voor het onderhoud gemaakt en tracht men daar een offerte bij te vinden die binnen deze begroting past. Daardoor zijn aangeboden offertes beter te verantwoorden en gaat men niet bij voorbaat akkoord met opgegeven bedragen. Als onderdeel van de traditionele werkwijze voert Domijn zelf de werkvoorbereiding uit, waardoor het de nodige tijd kwijt is aan organisatorische en administratieve taken. Domijn bepaalt zelf in welke mate onderhoud nodig is. Met het onderhoudsbedrijf wordt overeengekomen dat het bijvoorbeeld schilderwerk dient te leveren, zonder dat er een gewenst eindresultaat is vastgelegd. Dit houdt in dat er geen sprake is van een minimum kwaliteitsniveau waaraan het complex moet voldoen. Hierdoor ontbreekt de zekerheid dat de kwaliteit na onderhoud goed genoeg Een onderzoek naar RGVO-Domijn-contracten

10

is om een gepland aantal jaren mee te kunnen gaan. Domijn wil hier verandering in brengen door te gaan werken met RGVO. Het is de bedoeling dat 60-70% van het vastgoed volgens RGVO(-Domijn) onderhouden wordt. Voor het overige percentage loont het niet om RGVO(Domijn) door te voeren. Deze overstap wil Domijn de komende vijf á zes jaar realiseren. Zoals bij de resultaten beschreven zal worden, is deze ontwikkeling van inspanningsgericht, via prestatiegericht naar resultaatgericht onderhoud doorontwikkeld. De intentie van RGVO is om een langjarige (bijvoorbeeld 25 jaar) samenwerking aan te gaan die vraagt om het afsluiten van langdurige verbintenissen. Daarbij wordt niet alleen de uitvoering van onderhoud maar ook de werkvoorbereiding en de tussentijdse conditiemeting aan het onderhoudsbedrijf overgedragen. Door contractueel overeen te komen dat het onderhoudsbedrijf niet alleen verantwoordelijk is voor het onderhoud maar ook voor de rapportering hierover aan Domijn behoudt Domijn de regie betreffende de staat (van onderhoud) van verschillende complexen. Een belangrijk element om de regie te kunnen behouden is het nastreven van transparantie. Hier ontstaat het risico dat het onderhoudsbedrijf zowel onderhoudt als rapporteert over het onderhoud en daardoor een te positief beeld schetst. De beperking van dit risico zal toegelicht worden bij de resultaten van dit onderzoek. Daaruit zal blijken dat Domijn de regie over het uit te voeren onderhoud behoudt.

1.3 De markt waarop Domijn opereert Zoals in figuur 2 over verslagjaar 2010 te zien is bestond de woningcorporatiebranche in 2010 uit 401 woningcorporaties. Met een personeelsaantal van ruim 241 medewerkers en een aantal woningeenheden van 15.600 (tegen 6000 gemiddeld) behoort Domijn tot de grotere woningcorporaties in de branche. In de regio Oost-Twente (Enschede, Losser en Haaksbergen) zijn er naast Domijn nog enkele woningcorporaties actief. De Woonplaats is de grootste woningcorporatie te Enschede en presenteert zich als een vastgoedonderneming met een maatschappelijke doelstelling. Zij beheert 20.000 woningen en heeft net als Domijn op dit moment (2012) ruim 200 medewerkers in dienst (De Woonplaats, 2012). Ten tweede is er Ons Huis. Zij noemt zichzelf een actieve, ontwikkelingsgerichte en ambitieuze corporatie met een eigen, sociaal gezicht. Met haar 54 medewerkers en zo’n 5000 wooneenheden is zij na De Woonplaats en Domijn de derde woningcorporatie in Enschede (Ons huis, 2012). In het bijzonder worden twee woningstichtingen genoemd die zich speciaal richten op studentenhuisvesting in Enschede. Allereerst is er Acasa. Dit is een landelijke woningstichting met 53 medewerkers en 5000 woningen waarvan er 2300 als studentenkamer verhuurd worden op de campus van de universiteit Twente (Acasa, 2012). Daarnaast is er de SJHT, Stichting Jongeren Huisvesting Twente. Met negen mensen in dienst en zo’n 90 vrijwilligers beheren zij ruim 1000 verhuureenheden (SJHT, 2012). Hoewel de verschillende corporaties in dezelfde branche actief zijn wordt er onderling niet gesproken over concurrenten maar collega’s. Allen zijn non-profitorganisaties en proberen met een maatschappelijke taak of gedachte woonruimte aan te bieden.


11

Figuur 2: Branche in beeld 2011 (Aedes Kenniscentrum, 2011).


12

2 Theoretisch kader Voorafgaand aan het onderzoek zal er eerst een theoretische inkadering plaatsvinden. Dit houdt in dat vanuit de literatuur relevante modellen worden beschreven met de verantwoording waarom deze modellen gebruikt zijn in dit onderzoek.

2.1 Onderzoeksmodellen Contantewaardemethode (CW-methode) Voor het contant maken van toekomstige cashflows wordt gebruik gemaakt van de contantewaardemethode. De CW-methode berekent de huidige waarde van de verwachte cashflows aan de hand van een (gewogen) vermogenskostenvoet. Deze gewogen vermogenskostenvoet geeft het rentepercentage weer waartegen vermogen kan worden aangetrokken, van zowel het eigen als het vreemd vermogen. Een positieve uitkomst (uitgedrukt in euro’s) geeft aan dat de investering uit financieel oogpunt rendabel is (winstgevend), terwijl een negatieve uitkomst betekent dat de investering in ieder geval vanuit financieel oogpunt verliesgevend zal zijn (Boer, P. de, Brouwers, M.P. en Koetzier, W., 2008). Door het gebruik van deze methode zullen gedurende de looptijd periodiek gelijkblijvende bedragen betaald kunnen worden en wordt stabiliteit en continuïteit gecreëerd. Aanvullend op het jaarlijks te betalen bedrag wordt rekening gehouden met in- of deflatie volgens een vaste index. Deze index is afhankelijk van de branche waar het onderhoudsbedrijf bij is aangesloten. De formule om een contante waarde te kunnen berekenen is: CW = N ∑ t=0 TW / (1 + i)^t CW

Contante Waarde van een toekomstig bedrag TW

TW

Toekomstige waarde

i

Interest

t

Tijdsduur in jaren

Tabel 1: Toelichting contante-waarde-methode Diversiteitsverschijnsel Door diversiteit in moment van onderhoud wordt de maximale vermogensbehoefte lager dan in geval van simultane uitvoer van het onderhoud. Dit is het diversiteitsverschijnsel. (Blommaert en Blommaert, 2008)


13

COSO II Het COSO II-model is ontwikkeld in 1992 door The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission. Het COSO Enterprise Risk Management Framework bestaat uit acht hoofdcomponenten die gericht zijn op het bereiken van doelstellingen (strategisch, operations, verslaggeving en wetgeving) op alle niveaus in een organisatie (PWC, 2006). Risico’s en mogelijkheden dienen te worden geïnventariseerd, geanalyseerd en beheerst om tot een effectief gebruik van Enterprise Risk Management (ERM) te komen. ERM biedt een organisatie de mogelijkheid om proactief te reageren op veranderende omstandigheden. Door het vroegtijdig signaleren van mogelijke gebeurtenissen en daaruit voortvloeiende risico’s is de organisatie in staat om tijdig actie te nemen en het systeem van interne beheersmaatregelen op adequate wijze aan te passen. De kern van ERM bestaat uit een organisatiebreed, uniform en gestructureerd proces van identificeren en analyseren van, reageren op en monitoren van mogelijke toekomstige gebeurtenissen die van invloed kunnen zijn op het behalen van de organisatiedoelstellingen (PWC, 2006).

Figuur 3: COSO II, Martens (2009) Het voorste vlak van de kubus betreft Enterprise Risk Management. Dit bestaat uit acht componenten: 1. Interne omgeving (internal environment) 2. Het stellen van doelen (objective setting) 3. Het identificeren van kritieke gebeurtenissen (event identification) 4. Risico-inschatting (risk assessment) 5. Beslissing hoe met de risico’s wordt omgegaan (risk response) 6. Beheersactiviteiten (control activities) 7. Informatie en communicatie (information and communication) 8. Bewaking van de goede werking van het ERM-systeem (monitoring)


14

Het bovenste vlak betreft de ondernemingsdoelstellingen:  Strategic: doelstellingen die in overeenstemming met de missie of ondernemingsstrategie van de organisatie zijn;  Operations: organisatiebronnen moeten effectief en efficiënt worden gebruikt. Gedacht moet worden aan onder andere meetbare doelstellingen op het gebied van kwaliteit en doorlooptijden;  Reporting: de betrouwbaarheid van de verslaggeving is hierbij van belang. Informatie in rapportage en verslaggeving dient juist, accuraat, consistent en compleet te zijn;  Compliance: de wetgeving waar de organisatie zich aan dient te houden. Gedacht moet worden aan bijvoorbeeld fiscale wetgeving, richtlijnen voor de accountantscontrole, milieuwetgeving en dergelijke. Het zijvlak geeft de verschillende onderdelen van de organisatie weer waar risicomanagement dient te worden toegepast. COSO II dient op de organisatie als geheel te worden toegepast. Kraljic-matrix De inkoopstrategie wordt volgens de Kraljic-matrix afgeleid van twee criteria: enerzijds wordt er gekeken naar het toeleveringsrisico dat er bij de verschillende soorten producten gelopen wordt, anderzijds wordt er gekeken naar het financiële risico dat men loopt bij het inkopen van onderhoud. Voor een volledig overzicht van de theorie van de Kraljic-matrix wordt verwezen naar bijlage 1. Model van Ansoff Het model van Ansoff wordt gebruikt om door middel van een marktanalyse aan te geven op welke wijze een organisatie zich strategisch gezien ontwikkelt. Het model kan daarbij aangeven op welke wijze een organisatie haar concurrentievoordeel verwacht te behalen. Voor een volledig overzicht van de theorie van het model van Ansoff wordt verwezen naar bijlage 2.

2.2 Inkadering van begrippen In deze paragraaf worden begrippen ingekaderd en gedefinieerd zodat met eenduidige begrippen gewerkt kan worden. Vastgoedonderhoud bij een woningcorporatie Om het vastgoedonderhoud in kaart te brengen dient er eerst te worden toegelicht waar dit onderzoek betrekking op heeft. Allereerst is dit onderzoek bedoeld voor Domijn, maar dit zou voor iedere willekeurige woningcorporatie gebruikt kunnen worden. Domijn is zoals vermeldt een regionale woningcorporatie in Oost-Twente. Een woningcorporatie is een privaatrechtelijke instelling (stichting of vereniging) die uitsluitend werkzaam is op het gebied van de volkshuisvesting, voor mensen die niet of onvoldoende in staat zijn in hun eigen huisvesting te voorzien (de doelgroep) (KEI, kenniscentrum stedelijke vernieuwing, 2012). Zoals te lezen is in de inleiding richten woningcorporaties zich steeds meer op hun kerntaken. Dat betekent dat vastgoedonderhoud wordt uitbesteed en het liefst met een aanzienlijke kostenbesparing. Dat heeft geleid tot de ontwikkeling van traditioneel naar resultaatgericht vastgoedonderhoud. Ieder onderhoudsbedrijf geeft een eigen definitie van vastgoedonderhoud. Voor dit onderzoek wordt vastgehouden aan de omschrijving van FOSAG, de ondernemersorganisatie voor schilders-, onderhouds-, metaalconserverings-, en glasbranche. Zij omschrijft vastgoedonderhoud als: Een onderzoek naar RGVO-Domijn-contracten

15

Het geheel aan maatregelen, dat noodzakelijk is om de gebruikswaarde en de goede vervulling van de functie, de belevingswaarde, de technische waarde en daarmee de economische waarde van het vastgoed te waarborgen gedurende de economische levensduur (2009). Deze definitie wordt aangehouden omdat deze als definitie de voorloper is van de verderop vermelde definitie van RGVO welke ook door het FOSAG wordt gedefinieerd. Langenhof (2009) legt met behulp van een publicatie van Straub (prestatiegericht samenwerken bij onderhoud. Stimulans voor innovaties in het onderhoudsbedrijf, 2006) de link tussen traditioneel vastgoedonderhoud en inspanningsgericht vastgoedonderhoud. Inspanningsgericht vastgoedonderhoud wordt beschreven in de vorm van uit te voeren werkzaamheden met vermelding van producten, hetgeen in een bestek is opgenomen (FOSAG). Domijn werkt op het moment nog met deze vorm van onderhoud. Daarmee wordt de ist-positie van de organisatie weergegeven. Leijnse (2006) definieert de ist-positie als het waarnemen van de werkelijkheid van het te controleren object. In de ontwikkeling van vastgoedonderhoud komt na het inspanningsconcept de prestatiegerichte aanpak en vervolgens de resultaatgerichte vorm van onderhoud. Dit is belangrijk voor het vervolg van het onderzoek want de intentie is om de resultaatgerichte aanpak van onderhoud aan te gaan nemen in de toekomst van vastgoedonderhoud bij Domijn. Hiermee wordt de sollpositie van Domijn bereikt. Met de soll-positie wordt de gewenste situatie aangegeven, of zoals Leijnse (2006) het definieert: ‘het stellen van normen’. Resultaatgericht vastgoedonderhoud is hierin gedefinieerd als: Het geheel van technische, organisatorische en daarmee samenhangende administratieve activiteiten om vastgoed functioneel, esthetisch en technisch op het overeengekomen kwaliteitsniveau te houden, passend binnen de doelstellingen en de strategie van de opdrachtgever. Hierbij is sprake van een resultaatverplichting (FOSAG, 2009). De keuze voor de definitie van RGVO door FOSAG komt voort uit het gegeven dat FOSAG als overkoepelend orgaan de leidraad heeft opgesteld. Deze leidraad is bedoeld als een handvat voor het implementeren van de methodiek van RGVO en is nog altijd het meest complete document voor deze implementatie. Aandachtspunt bij deze vernieuwde vorm van onderhoud is dat er niet wordt gekeken naar de prestatie die wordt geleverd, maar naar het resultaat dat neergezet wordt. Dat resultaat wordt bereikt door een vooraf afgesproken kwaliteitsniveau te garanderen gedurende de looptijd van het jaar. Het te waarborgen kwaliteitsniveau wordt ook wel Service Level Agreement (SLA) genoemd: een overeenkomst tussen een dienstverlener en een klant waarin een minimaal aanvaardbaar serviceniveau wordt vastgelegd (Kluijtmans, 2008). Voorbeelden van maatstaven in dit serviceniveau zijn de glansfactor die verf dient te hebben, het tochtvrij zijn van kozijnen, hechtfactor van verf en voegkwaliteit bij metselwerk. Het onderscheid dat volgt bij de implementatie van RGVO heeft te maken met de betalingswijze en zal daarom een aanvulling zijn op het reguliere RGVO-proces. Bij deze vorm worden periodiek gelijkblijvende bedragen betaald op basis van een van tevoren vastgesteld bedrag. Dit in tegenstelling tot regulier RGVO, waarbij de werkelijke kosten aan het eind van een onderhoudsbeurt worden betaald. Dagelijks en planmatig onderhoud Voor het uitwerken van de nieuwe manier van onderhoud (RGVO) is het belangrijk om onderscheid te maken tussen dagelijks en planmatig onderhoud. Dagelijks onderhoud heeft betrekking op dagelijkse problemen die ondervonden worden in een woning. Dit kan gaan om een Een onderzoek naar RGVO-Domijn-contracten

16

lekkende kraan, een klemmende deur of een kapotte ruit. Globaal is dit in te delen in onderhoud dat minder dan 500 euro kost en maximaal een halve dag werk in beslag neemt (Domijn). Voor dit onderzoek wordt het dagelijks onderhoud als zodanig niet meegenomen als onderdeel van RGVO. Planmatig onderhoud echter gaat over grote onderhoudswerkzaamheden die uitgevoerd worden in en buiten een woning of wooncomplex. Dit onderhoud heeft betrekking op de schil van de woning m.u.v. het dak. Een voorbeeldonderdeel van de schil van de woning is het buitenschilderwerk (Domijn). Dit planmatige onderhoud is hetgeen waar RGVO om draait. Er wordt gewerkt met een meerjaren onderhoudsplanning (MJOP) om het planmatig onderhoud op basis van tijd goed in te kunnen delen. Een MJOP is een document, opgemaakt door een bouwkundige, betrekking hebbende op een gebouw, waarin per bouwdeel (dak, gevel, kozijnen, etc.) is beschreven binnen welke termijn onderhoud nodig is en wat de kosten zullen zijn die aan dit onderhoud verbonden zijn (Nederlandvve.nl, 2012). Gedurende het beheren van vastgoedonderhoud dient er eens in de drie jaar een controle te worden uitgevoerd welke aangeeft wat de staat van een gebouw is. De leidraad RGVO vertelt dat dit dient te gebeuren aan de hand van een prestatiemetingenplan. Er wordt echter niet omschreven wat er in dit plan wordt opgenomen en daardoor zal het tot onduidelijkheid kunnen leiden over hetgeen gecontroleerd dient te worden. Oplossing daarvoor is het uitvoeren van een conditiemeting volgens de NEN 2767 Conditiemeting. De NEN 2767 is een universele norm voor conditiemeting. Het gebruikmaken van de NEN 2767 leidt tot het uniform inspecteren en in kaart brengen van de technische staat van alle bouwen installatiedelen (NEN, Nederlandse Normalisatie-instituut, 2012). De eisen die gesteld worden aan de te onderhouden complexen kunnen worden ingedeeld in functionele en esthetische eisen. Een functionele eis is een kwalitatieve eis die aan de functie(s) van een bouwdeel wordt gesteld (FOSAG, 2009). Hierbij valt te denken aan het winddicht zijn van een raam of het kunnen sluiten van een deur. Een esthetische eis hangt samen met zintuigelijke waarneming (FOSAG, 2009). Dit komt neer op uiterlijke kenmerken zoals de kleur van schilderwerk of het tochtvrij zijn van kozijnen. Risico Risico is de combinatie van de waarschijnlijkheid van een gebeurtenis en de gevolgen ervan. (ISO 2002, definitie 3.1.1). Risico heeft een drietal algemene kenmerken. Ten eerste heeft risico betrekking op (veelal) negatieve gevolgen van gebeurtenissen. Ten tweede, risico’s hebben betrekking op toekomstige gebeurtenissen. Ten derde, risico’s brengen mogelijkerwijs toekomstige gebeurtenissen met zich mee (Mahler, 2007). Risico’s zijn onder te verdelen in een tweetal typen risico’s: statische en dynamische risico’s (Claes, 2009). Statische risico’s zijn risico’s die uitsluitend negatieve gevolgen met zich meebrengen. Een voorbeeld hiervan is het uitbreken van brand. Dynamische risico’s kunnen in tegenstelling tot statische risico’s zowel positieve als negatieve gevolgen met zich meebrengen. Ze worden ook wel ondernemingsrisico’s genoemd. Beleggingen en investeringen in nieuwe markten zijn voorbeelden van dynamische risico’s. De waardering van risico’s betreffende het afsluiten van nieuwe onderhoudscontracten is van groot belang voor de afhandeling ervan. Aan de hand van de inschatting van de omvang van het risico, dient bepaald te worden of een risico geaccepteerd, vermeden, beperkt of overgedragen dient te worden.


17

Kans / Gevolg

Kleine schade

Grote schade

Kleine kans

Dit risico baart geen zorgen. Gevolgen kunnen uit de liquide middelen van een organisatie worden betaald. Het nemen van schadepreventieve maatregelen zal weinig tot niet rendabel zijn. Verzekeren of het aanleggen van een reserve is dan ook niet zinvol.

Dit risico vergt aandacht vanwege het onvoorspelbare karakter (kleine kans) en de grote gevolgen ervan die de continuïteit van de organisatie in gevaar brengt. Het verzekeren tegen dit risico is gebruikelijk.

Grote kans

Dit risico zal geen financiële problemen opleveren voor de organisatie, tenzij de schadefrequentie te groot is. Het wordt gezien als kostenfactor, aangezien het door de hoge frequentie calculeerbaar is.

Dit risico zal weinig voorkomen ten gevolge van risicomijdend gedrag. Als dit risico niet te vermijden is, dan is een goede schadepreventie vaak de enige optie die ter beschikking staat. Verzekeren is gezien de hoge frequentie en grote schade niet te realiseren tegen een aanvaardbare premie.

Tabel 2: Risicomatrix. Risico’s uitgediept: financieel en juridisch Het onderzoek dat uitgevoerd wordt zal allereerst gericht zijn op twee soorten risico’s, namelijk financiële en juridische risico’s. Een financieel risico is een risico ten aanzien van de solvabiliteit, liquiditeit, valuta en rentes (Kieft, 2011). Voorbeelden van financiële risico’s zijn fraude en het niet kunnen voldoen aan de betalingsverplichtingen (ontoereikende kasstroom). Een juridisch risico is een algemeen begrip waar geen eenduidige definitie voor is, waardoor er verschillende definities in inloop zijn. The Bank of England (2000) definieert een juridisch risico als een onverwachte interpretatie van de wet of wettelijke onzekerheid die het betalingssysteem of belanghebbenden met onvoorziene financiële (negatieve) gevolgen achterlaat. Kredittilsynet (1994) definieert een juridisch risico als volgt: het risico dat een contract niet de mate van bescherming biedt zoals was voorgenomen door de contractanten. In het BASEL II-akkoord wordt een juridisch risico als volgt omschreven: een juridisch risico bevat, maar is niet beperkt tot, blootstelling aan boetes, straffen of bestraffende schadevergoeding als gevolg van toezichthoudende maatregelen, alsmede van particuliere bezittingen. In alle gegeven definities komt een wettelijke onzekerheid of beperking voor. Toegespitst op het huidige onderzoek houdt dit in dat het beperkingen of onvolkomenheden van de contracten zijn. Gekozen is voor de volgende definitie: “een juridisch risico is een onvolkomenheid in een contract, waardoor één van de betrokken partijen niet beschermd wordt in geval van een nalatigheid van een andere betrokken partij”.


18

3 Methodologie In dit hoofdstuk wordt aangegeven welke modellen zijn gebruikt om een antwoord te kunnen geven op de verschillende onderzoeksvragen. Daarbij wordt vermeld waarom deze modellen bijdragen aan het beantwoorden van de onderzoeksvragen. Paragraaf 3.1 betreft de toelichting op het vooronderzoek dat verricht is om kennis op te doen over Domijn en het vakgebied van vastgoedonderhoud. In paragraaf 3.2 wordt verantwoord hoe de hoofdvraag beantwoord wordt.

3.1 Vooronderzoek Het vooronderzoek is nodig om kennis op te doen over verschillende vormen van vastgoedonderhoud, de processen van deze vormen van onderhoud en onderhoudscontracten. Het in kaart brengen van de verschillende vormen van vastgoedonderhoud dient antwoord te geven op de eerste deelvraag: 

Welke verschillende vormen van vastgoedonderhoud zijn er?

Voor het beantwoorden van deze vraag is in eerste instantie uitgegaan van de leidraad resultaatgericht vastgoedonderhoud. Deze is in 2009 uitgegeven door het FOSAG. FOSAG is de ondernemersvereniging voor de schilders- en onderhoudsbranche en vertegenwoordigt 80% van de branche, gerekend naar het totale omzetvolume van de lidbedrijven (FOSAG,2012). Deze leidraad is op dit moment het meest volledig in de informatieverschaffing voor wat betreft RGVO ten opzichte van andere literatuur. Nadat verschillende processen benoemd zijn is het mogelijk om met de deelvragen 1.1 en 1.2 aan te geven wat de verschillende processen inhouden:  

Hoe ziet het proces van traditioneel vastgoedonderhoud er uit? Hoe ziet het proces van RGVO er uit?

Deze processen worden in kaart gebracht omdat daarmee verwacht wordt elementen te kunnen benoemen die mogelijke risico’s met zich mee dragen. Het in kaart brengen van de verschillende processen is gebeurd nadat verschillende gesprekken gevoerd zijn met medewerkers van de afdeling vastgoedbeheer van Domijn. Na afloop van de gesprekken zijn de uitwerkingen ter controle voorgelegd aan de medewerkers van Domijn. Ook zal er een vergelijking worden uitgevoerd zodat veranderingen in het volledige proces van onderhoud beschreven worden. De vergelijking moet antwoord geven op deelvraag 1.3: 

Wat zijn de verschillen tussen de verschillende vormen van vastgoedonderhoud?

De processen worden gefaseerd in een stroomschema geplaatst om verschillen zichtbaar te maken. Vervolgens wordt met markeringen aangegeven hoe de taakverdeling binnen het onderhoudsproces zal veranderen. Nadat de verschillen zijn verduidelijkt wordt er een waardeoordeel aan gegeven waardoor voor- en nadelen ontstaan. Daarmee wordt antwoord gegeven op deelvraag 1.4: 

Wat zijn de voordelen van RGVO-Domijn t.o.v. traditioneel vastgoedonderhoud?


19

3.2 Methode van onderzoek Nadat met het vooronderzoek de nodige (theoretische) kennis is opgedaan volgt de praktische uitvoering van het onderzoek. Dit onderzoek moet antwoord geven op de hoofdvraag van het onderzoek: 

Welke financiële en juridische risico’s met beheersmaatregelen zijn er voor Domijn om tot RGVO-Domijn-contracten te komen?

Met behulp van het vooronderzoek kunnen risico’s benoemd worden uit de processen die zijn vastgelegd. Domijn heeft ook enkele RGVO-contracten als voorbeeld op laten stellen. Deze zullen geanalyseerd worden om een zo volledig mogelijk beeld te krijgen van de mogelijke risico’s die Domijn loopt. De contracten worden ontleed waardoor beter inzicht te verkrijgen is in de mogelijke risico’s waarmee Domijn geconfronteerd kan worden. Dit gebeurt met deelvraag 2: 

Uit welke onderdelen bestaat een RGVO-Domijn contract?

Zoals in de inleiding vermeldt is wenst Domijn niet de reguliere betalingswijze maar RGVODomijn door te voeren. Daarbij wordt gebruik gemaakt van de contante-waarde-methode. Het is belangrijk dat het gebruik van deze methode juist wordt toegepast omdat er gerekend wordt met de tijdswaarde van geld en hiervoor is specifieke kennis van financiële rekenkunde nodig. Daarom moet onderzocht worden hoe deze betalingswijze er uitziet en wat de mogelijke consequenties daarvan zijn. Daarmee wordt antwoord gegeven op de derde deelvraag: 

Wat zijn de betalingsmogelijkheden voor RGVO-Domijn contracten?

Nadat de processen in kaart zijn gebracht, het onderhoudscontract is ontleed én de verschillen, voor- en nadelen zijn benoemd kan het proces van risicomanagement worden toegepast voor beantwoording van de vierde en laatste onderzoeksvraag: 

Hoe ziet het proces van risicomanagement er uit voor Domijn, gericht op RGVO-Domijn contracten?

Dit proces wordt in kaart gebracht met behulp van het COSO II-model. En dat moet ertoe leiden dat het volledige proces van risicomanagement wordt doorlopen. Daarbij worden risico’s in kaart gebracht en passende beheersmaatregels geformuleerd. De risico’s worden geïdentificeerd en beoordeeld waarna eventueel acties worden ondernomen volgens COSO II. Afsluitend dienen de risico’s te worden gemonitord om de benadering met betrekking tot deze risico’s te herzien. Het doel van COSO II is te komen tot een integrale risicobeheersing. Met het doorlopen van deze methode wordt verwacht dat de belangrijkste risico’s met beheersmaatregelen in kaart zijn gebracht. Zo kan er een antwoord worden gegeven op de hoofdvraag van dit onderzoek. Het inventariseren en op waarde schatten van de risico’s is gebeurd na diverse gesprekken, onder andere met de coördinator van RGVO, teamleider afdeling vastgoedbeheer, controller en medewerker beleid en bedrijfsvoering. Juist voor het op waarde schatten van deze risico’s was het belangrijk om met deze betreffende personen in gesprek te gaan aangezien zij ervaring hebben in het werken met vastgoedonderhoud, financiën en beheersen van risico’s. Deze gesprekken waren voornamelijk van informerende aard waarbij voor de risicobeoordeling gebruik is gemaakt van invulformulieren. Deze zijn bij de resultaten in tabel 6 terug te vinden. Een onderzoek naar RGVO-Domijn-contracten

20

4 Resultaten In dit hoofdstuk worden de resultaten van het onderzoek weergegeven. Verschillende vormen van vastgoedonderhoud worden benoemd en vergeleken. Uit de vergelijking komen voor- en nadelen naar voren. Vervolgens worden de financieringsmogelijkheden met betrekking tot het vastgoedonderhoud in kaart gebracht en hierbij worden voor- en nadelen van elke financieringswijze benoemd. Op basis van bovenstaande worden risico’s afgeleid en beheersmaatregelen van deze risico’s beschreven m.b.v. het COSO-II model.

4.1 Verschillende vormen van vastgoedonderhoud Sinds het ontstaan van woningcorporaties zijn er door de jaren heen verschillende vormen van vastgoedonderhoud ontstaan. Deze verschillende vormen worden in dit hoofdstuk nader toegelicht. Na de Tweede Wereldoorlog werden woningcorporaties volledig door het rijk gefinancierd. Tot midden jaren zestig droegen gemeenten de rol van opdrachtgever waarna de corporatie het bezit in exploitatie kon nemen. Vanaf dat moment werden corporaties zelf opdrachtgever en kregen ze de verantwoordelijkheid voor het financieel beheer van het eigen vermogen. Het bezit groeide intussen en verouderde. Er kwamen onderhoudsdiensten en projectafdelingen. Daarnaast kregen de corporaties in het BBSH een aantal nieuwe volkshuisvestelijke taken toebedeeld. Ook veranderde het toezicht van gedetailleerde voorschriften vooraf naar toetsing op geleverde prestaties achteraf. De rol van de rijksoverheid is daarmee veranderd van dirigistisch naar voorwaardenscheppend en toezichthoudend. Het rijk en de gemeenten kunnen sindsdien de corporaties niet langer sturen; wel moeten ze prestatieafspraken met elkaar maken en onderhandelen over het investeringsbeleid. Hiermee hebben de corporaties in hun voorraadbeleid en bedrijfsvoering meer speelruimte gekregen. Corporaties hebben echter ook geen verzekerde toevoer meer van bouwlocaties met beschermde grondprijzen. De concurrentie tussen corporaties en marktpartijen is daardoor toegenomen. Het traditionele onderhoud, zoals dat op dit moment veelal nog wordt uitgevoerd wordt meestal uitbesteed volgens het inspanningsconcept. Dit houdt in dat de opdrachtgever de tijdsduur en de wijze van uitvoering bepaalt. Het onderhoudsbedrijf voert de opdracht uit en de opzichter van de opdrachtgever controleert of de afgesproken bewerkingen worden uitgevoerd. De opdrachtgever en het onderhoudsbedrijf maken geen eenduidige afspraken over het gewenste kwaliteitsniveau. De opdrachtgever gaat vaak voor de laagste prijs op korte termijn en niet voor de meest optimale prijs-kwaliteitverhouding voor de langere termijn. Woningcorporaties zijn zich echter gaan richten op een kwaliteitseis waar onderhoudsbedrijven zich aan dienen te houden. Dit zijn corporaties gaan doen, omdat er bij het inspanningsconcept geen afgesproken kwaliteitsniveau bestaat. Daarmee wordt de belangrijkste reden benoemd om tot een vernieuwde aanpak van vastgoedonderhoud te komen. Het ontbreken van een vastgesteld kwaliteitsniveau kan namelijk leiden tot onduidelijkheden bij zowel de opdrachtgever (corporatie) als de opdrachtnemer (onderhoudsbedrijf). Dit vernieuwde concept is, in tegenstelling tot traditioneel onderhoud, prestatiegericht. Dit houdt in dat de vraag naar onderhoud van de opdrachtgever wordt omschreven in technische prestatie-eisen. Het onderhoudsbedrijf maakt, soms met be-


21

hulp van de leverancier(s), op basis van de gewenste technische prestaties de vertaling naar technische oplossingen. Toch leren recente ervaringen dat ook het prestatieconcept niet altijd de gewenste kostenbeheersing met zich meebrengt. Het onderhoudsbedrijf is immers aansprakelijk voor het realiseren van de afgesproken technische prestatie-eisen. Als gevolg hiervan worden veelal door het ontbreken van voldoende competenties bij het onderhoudsbedrijf minder risicovolle bestekken of onderhoudsscenario’s opgesteld. Hierdoor wordt wel een prestatie geleverd, maar deze is onvoldoende om op de lange termijn de gewenste kwaliteit te behouden. Dit heeft een kostenverhogend effect, doordat er eerder dan gepland opnieuw onderhoud uitgevoerd zal moeten worden. Om hier verbetering in te brengen is er een verdere ontwikkeling ingezet: het resultaatgericht vastgoedonderhoud (FOSAG, 2009). Het belangrijkste kenmerk en daarmee het verschil ten opzichte van prestatiegericht vastgoedonderhoud is het feit dat er bij RGVO vooraf een minimum kwaliteitsniveau wordt bepaald waar gedurende de volledige contractduur aan voldaan dient te worden. Op die manier is Domijn en ook de bewoner als eindgebruiker continu verzekerd van onderhoud van vastgoed. In tabel 3 worden de kernmerken van de verschillende vormen van vastgoedonderhoud weergegeven. Het proces van traditioneel vastgoedonderhoud Traditioneel onderhoud binnen Domijn is in augustus 2011 in een processchema vastgelegd. In bijlage 3 is in een schema te zien wat de verschillende activiteiten zijn teneinde traditioneel onderhoud uit te voeren. Met de beschrijving van traditioneel vastgoedonderhoud wordt de istpositie weergegeven. Het proces van resultaatgericht vastgoedonderhoud Resultaatgericht onderhoud wordt in kaart gebracht met behulp van de leidraad RGVO van het FOSAG. Dit proces dient leidend te zijn voor het werken volgens RGVO richtlijnen. Vanuit o.a. dit proces zullen de risico’s in kaart worden gebracht. Het proces van RGVO bestaat uit verschillende fasen. Deze fasen met bijbehorende activiteiten zijn eveneens verwerkt in bijlage 3.


22

Inspanningsgericht

Prestatiegericht

Resultaatgericht

Werkwijze

Werkwijze waarbij het onderhoud wordt beschreven in de vorm van uit te voeren werkzaamheden met vermelding van producten, hetgeen in een bestek is opgenomen (de procesbeschrijving)

Werkwijze waarbij de vraag naar het onderhouden geheel of gedeeltelijk wordt omschreven in technische prestatie-eisen.

Werkwijze waarbij de opdrachtnemer de vertaalslag maakt van het gewenste kwaliteitsniveau en de functionele en esthetische eisen naar technische en organisatorische oplossingen.

Doel onderhoud

Het te bereiken kwaliteitsniveau als zodanig wordt niet afgesproken.

Op basis van de door de opdrachtgever gewenste technische prestaties maakt het onderhoudsbedrijf de vertaalslag naar technische oplossingen met de zekerheid dat de technische prestaties worden geleverd.

De zekerheid voor opdrachtgever dat aan het gewenste kwaliteitsniveau wordt voldaan en de overeengekomen functionele en esthetische prestaties worden geleverd.

Bestek

Het schrijven van het bestek Het schrijven van het en de uitvoering zijn meest- bestek en de uitvoeal gescheiden. ring zijn in één hand ondergebracht.

Prestaties, bestek en uitvoering zijn in één hand ondergebracht.

Uitvoering

De opdrachtgever bepaalt de uitvoering van het proces.

Het onderhoudsbedrijf bepaalt de uitvoering van het proces.

Het onderhoudsbedrijf bepaalt de projectvoorbereiding en de uitvoering van het proces.

Levering

Er wordt geleverd wat in het bestek staat.

Er wordt vooraf omschreven welke technische prestaties worden geleverd.

Er wordt vooraf overeengekomen welk resultaat wordt geleverd waarvoor de functionele en esthetische kwaliteitsniveaus zijn benoemd.

Focus

Er wordt gedacht in uitvoering van onderhoudswerkzaamheden (inspanningen) input-georiënteerd.

Er wordt gedacht in technische prestaties (output-georiënteerd)

Er wordt gedacht in resultaten (outcome)

Tabel 3: Overzicht tussen inspanningsgericht, prestatiegericht en resultaatgericht vastgoedonderhoud (Leidraad Resultaatgericht Vastgoedonderhoud, 2009). Een onderzoek naar RGVO-Domijn-contracten

23

4.2 Verschillen tussen traditioneel- en resultaatgericht vastgoedonderhoud De verschillende vormen van vastgoedonderhoud zijn uitgeschreven aan de hand van processchema’s. Te zien is dat beiden ingedeeld kunnen worden in enkele stappen. De vergelijking wordt zo uitgevoerd dat er wordt uitgegaan van de huidige situatie (wat in dit geval het traditionele vastgoedonderhoud weergeeft) en vervolgens wordt bekeken hoe dit bij de gewenste situatie (RGVO) anders zal zijn. Traditioneel onderhoud

RGVO

1. Langetermijndoelstelling opstellen

1. Partijen samenbrengen

2. Planning

2. Resultaat vaststellen

3. Voorbereiding

3. Voorbereiding 4. Overeenkomst sluiten

4. Uitvoering

5. Uitvoering

5. Evaluatie

6. Evaluatie

Tabel 4: Stappen in vastgoedonderhoud 1. Traditioneel onderhoud vereist zelf een MJOP te maken en daar gaat veel tijd en geld in zitten. Bij RGVO hoeft dit slechts eenmalig te worden toegepast waarna het mogelijk is om het onderhoud voor de rest van de levensduur uit te besteden aan een onderhoudsbedrijf. 2. Het opstellen van de planning die in de standaardprocedure terugkomt, is een uitgebreid proces. Hier wordt de MJOP aan de hand van driejaarlijkse conditiemeting vertaald naar jaarlijkse begrotingen. Dit dient vervolgens afgestemd te worden met de directie waarna het plan na akkoord bevinden definitief kan worden gemaakt. Bij RGVO is dit proces uitbesteed aan het onderhoudsbedrijf waardoor er tijd en geld kan worden bespaard. 3. Stap 3 van het traditionele vastgoedonderhoud betreft de voorbereiding. Hierin wordt de werkvoorbereiding uitgevoerd, de opdracht verstrekt en worden de bewoners geïnformeerd over de werkzaamheden. RGVO kent ook een voorbereiding in fase 3 al heeft dit wel een andere opzet: hier wordt de inventarisatie en inspectie van het te onderhouden complex uitgevoerd, worden onderhoudsscenario’s opgesteld en de opdracht wordt uiteindelijk aangeboden bij een onderhoudsbedrijf. 4. Stap 4 gaat bij standaard onderhoud uit van het uitvoeren van de werkzaamheden door het onderhoudsbedrijf terwijl er bij RGVO een heel belangrijke stap in het proces van RGVO plaatsvindt: het sluiten van de overeenkomst.


24

5. Traditioneel vastgoedonderhoud wordt afgerond met een evaluatie tussen Domijn en het onderhoudsbedrijf. RGVO is op dat moment pas aangekomen bij de uitvoering van de werkzaamheden welke worden uitgevoerd door het onderhoudsbedrijf. 6. Als laatste fase sluit ook RGVO af met een evaluatie tussen Domijn en het onderhoudsbedrijf. 7. Een belangrijk verschil tussen traditioneel onderhoud en RGVO-Domijn is de betaalwijze. Dit komt niet tot uitdrukking in de vergelijking van de fasen, maar juist met dit betalingsmodel wil Domijn zich onderscheiden op de markt. Volgens de theorie van Ansoff is hier sprake van productontwikkeling. De betalingswijze is nieuw en wordt geïntroduceerd op de bestaande onderhoudsmarkt. In figuur 4 worden de processen van traditioneel onderhoud en RGVO in een stroomschema naast elkaar weergegeven. De linker kolom betreft het traditionele proces van vastgoedonderhoud, rechts geeft het proces van RGVO weer.


25

Figuur 4a: Procesweergave deel één traditioneel en resultaatgericht vastgoedonderhoud


26

Figuur 4b: Procesweergave deel twee traditioneel en resultaatgericht vastgoedonderhoud De overgang van traditioneel onderhoud naar RGVO leidt tot een verandering voor de inkoop van het onderhoud. De inkoop van het traditionele onderhoud is volgens de matrix van Kraljic in te delen onder de routineproducten. Daarbij wordt onderhoud ingekocht met een laag financieel risico en een lage mate van complexiteit. Dit komt doordat het traditionele onderhoud als standaard manier van onderhoud door vele onderhoudsbedrijven kan worden geleverd. Daarbij zijn het vaak kleinere op zichzelf staande opdrachten waarvan het financiële risico klein is. Bij RGVO verschuift dit type inkoop naar een strategisch product. Het financiële risico wordt vanwege de omvang en looptijd vele malen groter en RGVO betreft in tegenstelling tot traditioneel onderhoud een veel complexere vorm van onderhoud. Doordat al het onderhoud in één pakket wordt aanbesteed is het moeilijker hier een geschikt onderhoudsbedrijf voor te vinden die dit kan uitvoeren. Deze wijziging van inkoop dient niet onderschat te worden door Domijn. Indien ook nog de gewenste betalingsvariant (RGVODomijn) wordt ingevoerd is het nieuwe product op de bestaande markt zoals naar voren komt uit de Ansoffmatrix in beeld gebracht. Op deze wijze is RGVODomijn nog nadrukkelijker een strategisch product wat aangeboden kan worden aan onderhoudsbedrijven.

Figuur 5: De verschuiving van inkoop in de Kraljicmatrix. Een onderzoek naar RGVO-Domijn-contracten

27

4.3 De voor- en nadelen van RGVO-Domijn t.o.v. traditioneel vastgoedonderhoud Er zijn enkele belangrijke verschillen (en daarmee voor- en nadelen) te benoemen bij de vergelijking tussen traditioneel onderhoud (inspanningsgericht en prestatiegericht vastgoedonderhoud) en resultaatgericht (RGVO en RGVO-Domijn) onderhoud. In tabel 5 wordt onderscheid gemaakt tussen de operationele en financiële voor- en nadelen. Operationele voordelen

Opstellen van MJOP wordt uitbesteed aan gespecialiseerd onderhoudsbedrijf. Dit leidt tot verbeterde efficiëntie in de ketensamenwerking. Het overdragen van onderhoud aan een onderhoudsbedrijf levert Domijn het voordeel op van kwaliteitsverbetering (vanwege de langdurige verantwoordelijkheid van het onderhoudsbedrijf). Door de verbondenheid van het onderhoudsbedrijf met de verschillende complexen die het dient te onderhouden is er bij het onderhoudsbedrijf meer duidelijkheid en kennis met betrekking tot de te onderhouden complexen en de onderhoudsstaat van complexen. Uitbesteden volgens RGVO(-Domijn) biedt het onderhoudsbedrijf zekerheid van onderhoudsactiviteiten (en dus omzet) voor de lange termijn. Vereist kwaliteitsniveau ligt vooraf vast en zou de kwaliteit moeten garanderen De werkvoorbereiding wordt overgedragen waardoor dit een efficiëntere inrichting van dit bedrijfsproces (door het onderhoudsbedrijf) mogelijk maakt. Operationele Door uitbesteden van onderhoud verliest Domijn mogelijk de kennis en capacinadelen teiten om kwaliteitseisen op waarde te schatten. Financiële Financiële zekerheid en stabiliteit voor Domijn voordelen Financiële zekerheid en stabiliteit voor het onderhoudsbedrijf Dalende kosten van de bedrijfsvoering als gevolg van uitbesteding Mogelijkheid bestaat dat Domijn achteraf gezien minder heeft betaald dan de werkelijke gemaakte onderhoudskosten, omdat het te betalen bedrag aan onderhoudskosten gebaseerd is op een kostenraming. Financiële De mogelijkheid bestaat dat Domijn achteraf gezien meer heeft betaald voor de nadelen werkelijke gemaakte onderhoudskosten, omdat het te betalen bedrag aan onderhoudskosten gebaseerd is op een kostenraming. In geval van het niet kunnen leveren van onderhoud door het onderhoudsbedrijf is het mogelijk dat er een bedrag aan betaalde onderhoudskosten openstaat. De mogelijkheid bestaat dat Domijn dit betaalde bedrag zonder geleverde tegenprestatie, het te leveren onderhoud, niet terugkrijgt. Tabel 5: Voor- en nadelen van RGVO-Domijn t.o.v. traditioneel vastgoedonderhoud.


28

4.4 Onderdelen van een RGVO-Domijn-contract Op basis van bestaande contracten is een lijst opgesteld met minimumvereisten waaraan een RGVO-contract moet voldoen. Daarnaast zijn er soortgelijke onderhoudscontracten gebruikt die ook betrekking hebben op langdurige samenwerkingsovereenkomsten. Als laatste is onderstaande lijst aangevuld met wensen van Domijn als opdrachtgever. De overeenkomst: 1. overweging, doel, algemene omschrijving en uitgangspunten 2. Begrippenlijst 3. Algemene bepalingen: o.a. vakbekwaamheid, geheimhouding, (keten-)aansprakelijkheid, schade, tarieven, afvalstoffen en Arbo-omstandigheden 4. Geschillen en toepasselijk recht 5. Wijziging en duur van overeenkomst: o.a. duur van overeenkomst, tussentijdse beëindiging 6. Overlegstructuur: o.a. contracten leveranciersevaluatie 7. Vervanging: o.a. te vervangen onderhoudsonderdelen 8. Periodiek planmatig onderhoud: o.a. onderscheid periodiek en correctief onderhoud, afbakenen van werkzaamheden, communicatie en planning 9. Correctief onderhoud: storingsafhandeling 10. Beheer en productoverzicht: o.a. actualisering producten activiteitenoverzicht, garantieaanspraken en inspectiebeurten 11. Meetbare prestaties: prestatie-indicatoren en functionele-, esthetische- en kwaliteitseisen 12. Facturering en betaling 13. Ondertekening 14. Bijlagen: productoverzicht, onderhoudsplanning, rapportagesysteem, inkoopvoorwaarden Het contract opent met een inleiding en ondertekening van het contract, waarin wordt aangeven op wiens verzoek is het contract is opgesteld, om welk complex of welke woningen het gaat en wat het doel is van de overeenkomst. Aangegeven wordt hoe controle door de woningcorporatie dient plaats te vinden. Vervolgens wordt de duur van het contract genoemd en de wijze van opzegging van het contract. De uitgangspunten van het contract worden puntsgewijs genoemd en vervolgens worden inspectiegegevens opgesomd: waar heeft dat onderhoud betrekking op? In het daaropvolgende plan van aanpak dat betrekking heeft op het uit te voeren onderhoud wordt per inspectie-onderdeel aangeven wat de werkzaamheden zullen zijn. Daarna komen de financiën en functionele- en prestatie eisen aan bod. In het financiële gedeelte wordt de jaarlijkse betaling genoemd. Door het formuleren van functionele- en prestatie eisen wordt getracht de kwaliteit te waarborgen. Uitgegaan wordt van een universele kwaliteitsnorm NEN 2767. Domijn Een onderzoek naar RGVO-Domijn-contracten

29

wil door middel van steekproeven controleren of het onderhoudsbedrijf zich aan de kwaliteitsnorm houdt. De wijze van facturering en betaling dient afgebakend te zijn en de ondertekening van het contract moet door rechtsgeldige personen verricht worden. Tot slot worden de voorwaarden die van toepassing zijn op de prestatie-overeenkomst genoemd. Het contract betreffende het onderhoud van cv-ketels is uitgebreider dan voorgaande besproken onderhoudscontracten. In de omschrijving van de overeenkomst worden opdrachtgever en -nemer genoemd, het doel en de algemene omschrijving van de dienstverlening. Ter verduidelijking volgt een hoofdstuk met definiëring van begrippen voor een heldere afbakening van de verschillende onderwerpen. Inhoudelijk worden eerst de algemene bepalingen besproken. Vervolgens wordt toegelicht hoe mogelijke geschillen afgehandeld moeten worden. De wijziging en duur van de overeenkomst en overlegstructuur zijn ook onderdelen van de overeenkomst waarna in hoofdstuk zeven specifiek wordt ingegaan op de vervanging van bijvoorbeeld cv-ketels of kozijnen. In hoofdstuk acht en negen komen het periodiek en correctief onderhoud aan bod en daarbij wordt besproken welke werkzaamheden wel bij de prijs zijn inbegrepen en welke niet. Voor de beheersing van het onderhoud(proces) worden er overzichten opgesteld waarmee de functie van de verschillende ketels zeker kan worden gesteld. In hoofdstuk elf worden de meetbare prestaties weergegeven die ervoor moeten waken dat er continu inzicht is in optimale bewoonbaarheid en klanttevredenheid voor de huurders van de opdrachtgevers. Het laatste onderdeel van het contract vermeldt de betaalwijze waarna verwezen wordt naar de verschillende bijlagen. Ter afsluiting is een hoofdstuk opgenomen waarin de ondertekening is verwerkt.

4.5 Financieringsmogelijkheden Zoals in de introductie vermeld is kost het onderhoud veel geld. Uit navraag blijkt dat Domijn in staat is dit onderhoud volledig uit de operationele kasstroom te financieren. Door het onderhoud op deze manier te financieren is het niet afhankelijk van langlopende leningen die het bij kredietverstrekkers afsluit. Tevens hoeft het zich daardoor geen zorgen te maken hoe men dit geleende geld (inclusief rente) in de toekomst terug zou moeten betalen. Doordat Domijn zich verbindt voor meerdere jaren is het van belang dat Domijn hierbij afweegt wat financieel gezien voordelen biedt (vooraf zekerheid over een verwacht bedrag of achteraf de werkelijke kosten betalen) en waarmee Domijn een zo laag mogelijk risico loopt. Daar wordt mee bedoeld dat Domijn met betrekking tot de financiering van onderhoudskosten de wens heeft om een jaarlijks gelijke kasstroom te creëren. Deze wens is ontstaan doordat Domijn bij traditioneel onderhoud te maken had met een piekbelasting van de kasstroom dat inhoudt dat er een aantal jaren redelijk gelijke positieve kasstromen waren die gevolgd werd door een negatieve kasstroom vanwege onderhoudskosten die in één keer werden betaald.

4.5.1 RGVO Het onderhoud van een complex wordt voor lange termijn uitbesteed aan een onderhoudsbedrijf. De financiering bij regulier RGVO geschiedt op basis van werkelijke kosten zoals deze achteraf bekend worden. Dit zal ertoe leiden dat de (uitgaande) kasstroom voor Domijn eens in de zes jaar een piekbelasting kent en tussendoor slechts belast wordt ten laste van een tussentijdse conditiemeting. Door meerdere te onderhouden complexen volgens het diversiteitsverschijnsel in een groep te plaatsen kunnen deze onderhoudsbeurten zo gepland worden dat er ieder jaar een gelijke belasting op de kasstroom ontstaat. Het diversiteitsverschijnsel wordt op dit moment nog niet gebruikt om een gelijkblijvende kasstroom te creëren. Door pas achteraf te Een onderzoek naar RGVO-Domijn-contracten

30

betalen voor het uitgevoerde onderhoud loopt Domijn geen financieel risico. Dit biedt echter geen zekerheid wat betreft de hoogte van toekomstige uitgaven, omdat deze prijzen niet vooraf worden vastgesteld.

Figuur 6: Diversiteitsverschijnsel bij de betaling volgens RGVO. Er worden zes complexen (A t/m F) in een tijdlijn weergegeven, waarin de rode balk het moment van onderhoud weergeeft. Uitgaande van de volgende ideaalsituatie:  Op het moment van onderhoud volgt aansluitend de betaling van het onderhoud.  Complexen met dezelfde mate van onderhoud (uitgedrukt in kosten) worden in de zelfde groepen ingedeeld.  Door de tijdstippen van onderhoud in een groep gelijkmatig in te delen ontstaat een constante kasstroom.

4.5.2 RGVO-Domijn Bij het hanteren van RGVO-Domijn wordt er jaarlijks een bedrag betaald dat samen de totale kosten voor een vooraf afgesproken periode moet dekken. Dit totaalbedrag, dat het onderhoudsbedrijf over deze periode in rekening wil brengen, wordt contant gemaakt en omgerekend naar jaarlijks gelijkblijvende annuïteiten. Deze berekening wordt uitgevoerd volgens de contante waarde. Dit te betalen bedrag geeft de contante waarde van de toekomstige kosten weer en biedt de zekerheid dat er jaarlijks een gelijk bedrag betaald dient te worden. Hierbij komt het financiële risico aan de orde dat men al enkele betalingen heeft verricht zonder dat er al onderhoud is uitgevoerd. Dit kan gecompenseerd worden door uit te gaan van het diversiteitsverschijnsel. Er kan namelijk voor zes complexen een jaarlijks bedrag betaald worden waarna het onderhoudsbedrijf deze zes betalingen gebruikt voor het onderhoud van één complex. Een jaar later worden deze jaarlijkse betalingen gebruikt voor het onderhoud van een volgend complex in deze groep. Door gebruik te maken van het diversiteitsverschijnsel wordt niet alleen Domijn maar ook het onderhoudsbedrijf continuïteit en zekerheid op de lange termijn geboden. Deze beperking van het financiële risico wordt geïllustreerd in onderstaand overzicht.


31

Figuur 7: Diversiteitsverschijnsel bij de betaling volgens RGVO-Domijn. Er worden zes complexen (A t/m F) in een tijdlijn weergegeven, waarin de rode balk het moment van onderhoud weergeeft. Uitgaande van de volgende ideaalsituatie:     



Ieder jaar betaalt Domijn een gelijkblijvend bedrag van € 10.000 per complex waar onderhoud mee kan worden gefinancierd. Een onderhoudsbeurt per complex vindt iedere zes jaar plaats en kost € 60.000. Bij complex A zou Domijn zes x €10.000 betaald hebben voordat onderhoud plaatsvindt. Daardoor loopt Domijn een financieel risico van € 60.000. Bij complex F zou Domijn € 10.000 hebben betaald terwijl het onderhoud € 60.000 kost. In dit geval loopt het onderhoudsbedrijf een financieel risico van € 50.000. Door deze zes complexen in één groep op te nemen wordt er ieder jaar € 60.000 betaald. Ook wordt er ieder jaar aan één van deze complexen onderhoud uitgevoerd t.w.v. € 60.000. Doordat betaling en prestatie nu jaarlijks tegen opzichte van elkaar weggestreept kunnen worden blijft het financieel risico in deze ideale situatie beperkt tot € 0.

Aangezien het onwaarschijnlijk is dat deze ideaalsituatie in de praktijk gerealiseerd wordt, dient er een marge te worden aangenomen wat aan openstaande bedragen toegestaan wordt. Dit zal het financiële risico van openstaande bedragen beperken. Met het gebruik van het diversiteitsverschijnsel zal het naar verwachting eenvoudiger worden om een kostenegalisatie over de lange termijn na te streven. Des te meer complexen er in één groep van onderhoud opgenomen kunnen worden des te kleiner zou de marge moeten zijn die toegestaan wordt voor de openstaande bedragen.


32

4.6 Risicomanagement: COSO II Risico’s waar Domijn mee geconfronteerd kan worden zullen worden geïdentificeerd, geanalyseerd en beheerst volgens het stappenplan van COSO II. De eerste stap is het omschrijven van de interne omgeving. De tweede stap is stellen van doelen van de organisatie. Vervolgens worden de kritieke gebeurtenissen geïdentificeerd. Deze kritieke gebeurtenissen zullen gebaseerd zijn op RGVO-Domijn-contracten en de totstandkoming van deze RGVO-processen. Risico’s worden in eerste instantie ingedeeld op basis van moment van voorkomen. Vervolgens worden risico’s binnen hetzelfde tijdvak (pretransactioneel, transactioneel of posttransactioneel) onderverdeeld in financiële, juridische en operationele risico’s. Er wordt een risico-inschatting gemaakt waarin de kans en het gevolg worden benoemd waarna besloten wordt hoe met de risico’s wordt omgegaan. Voor deze risico’s dienen beheersmaatregelen opgesteld te worden. Hiervoor zijn een aantal mogelijkheden: accepteren, beperken, vermijden of overdragen (o.a. verzekeren). De keuze voor één van deze mogelijkheden tot beheersing hangt af van de omvang van het risico dat wordt bepaald door de risicomatrix (Claes, 2009). De omvang van een risico wordt bepaald door de kans op een gebeurtenis en het gevolg ervan. Na de beheersmaatregelen worden betrokken personen en afdelingen geïnformeerd waarna ter afsluiting voor een goede bewaking van de werking van het ERM-systeem gezorgd moet worden. Internal environment De interne omgeving is beschreven in hoofdstuk één van dit onderzoek. Objective setting Naast het uitwerken van beheersmaatregelen voor RGVO-Domijn-contracten op basis van een financiële en juridische analyse wordt aangegeven hoe Domijn wenst om te gaan met risico’s die verbonden zijn aan het proces van RGVO. Uit gesprekken blijkt dat men bij Domijn bereid is risico’s te nemen, maar dat men zich daar wel bewust van wil zijn. Men wenst geen ondoordachte beslissingen te nemen waar risico’s uit voort kunnen vloeien. Dit gebeurt mede met het oog op een maatschappelijke en sociale verantwoording die Domijn daarmee aflegt. Event identification: het proces van RGVO-Domijn De event identification betreft twee activiteiten. Allereerst wordt het tot stand komen en de uitvoering van het RGVO-proces geanalyseerd. Hieruit worden risico’s afgeleid. De tweede activiteit betreft het risico’s afleiden van opgestelde RGVO-Domijn-contracten die men in de toekomst wenst te gebruiken. Uit deze contracten worden verschillende onderdelen benoemd die risico’s met zich mee kunnen dragen. Deze risico’s zijn verwerkt in tabel 6 en daarbij worden de risico-inschatting, -respons en beheersactiviteit per risico benoemd. Bij de risicowaardering wordt onderscheid gemaakt tussen de kans op voordoen en het gevolg ervan. Beide onderdelen zijn gewaardeerd op een schaal van één op tien. Verschillende betrokken medewerkers van Domijn hebben de risico’s beoordeeld. De waardering is en blijft echter subjectief. Dit betekent dat de waardering niet statistisch onderbouwd is.


33

Risico

Risicobeoordeling

Risicotype

Houding

Beheersmaatregelen

1. Het maken van kosten in het voortraject zonder dat er een samenwerkingsovereenkomst tot stand komt.

Kans (2) x gevolg (2) Kans is in kleine mate aanwezig en het gevolg is relatief klein. Partijen die aan de besprekingen over RGVO beginnen willen er uitkomen, omdat het voordelen biedt. Het gevolg is relatief klein gezien de lage absolute kosten.

Financieel

Beperken

Bewust zijn van de te maken kosten tot aan het tot stand komen van een samenwerkingsovereenkomst. Gemaakte kosten die toebedeeld kunnen worden aan de gewenste samenwerking bijhouden, omdat deze niet door de bedrijfsvoering terugverdiend kunnen worden. Er komt immers geen activiteit (onderhoud) tot stand.

2. Onbetrouwbare ketenpartners (voor wat betreft financieel en samenwerking/nakomen van afspraken)

Kans (2) x gevolg (7) De kans dat het gebeurt is klein, omdat de potentiële ketenpartners al bekend zijn bij Domijn en hier al veelvuldig mee wordt samengewerkt. Mocht dit zich toch voordoen dan is het gevolg dat Domijn een onderhoudsbedrijf betaalt zonder dat dit onderhoudsbedrijf hier een prestatie voor levert. Dit betekent dat Domijn een ander onderhoudsbedrijf zal moeten zoeken en betalen om het onderhoud alsnog gedaan te krijgen.

Juridisch en financieel

Beperken

Uitvoerige selectieprocedure hanteren (samenwerking), transparantie nastreven en financieel risico beperken.

3. Het onderhoudsbedrijf heeft onvoldoende ervaring met RGVO

Kans (1) x gevolg (2) De onderhoudsbedrijven waar Domijn mee samenwerkt behoren tot de grotere in de regio en hebben ervaring met RGVO. Als blijkt dat een bedrijf onvoldoende ervaring heeft met RGVO, dan is er voldoende tijd om een vervangend onderhoudsbedrijf aan te stellen die het onderhoud alsnog uit kan voeren.

Operationeel

Pretransactioneel

Indien het onderhoudsbedrijf niet aan de verplichtingen kan voldoen volgt er een waarschuwing en wanneer geen verbetering optreedt, kan dit leiden tot ontbinding van het contract. Er dient dus een ontbindingsclausule te worden opgenomen in het contract. Beperken


Werken met het onderhoudsbedrijven die het VGO-keurmerk mogen voeren. Dit keurmerk biedt als enige zekerheid dat het onderhoudsbedrijf technisch en organisatorisch in staat is om met RGVO te werken (VGO-keur 2012).

34

Risico

Risicobeoordeling

Risicotype

Houding

Beheersmaatregelen

4. Te laag of te hoog Kans (3) x gevolg (4) kwaliteitsniveau Kwalitatief minder goed onderhoud leidt tot vastgesteld ontevredenheid bij huurders en dit mag niet leiden tot structurele klachten en een slecht imago. Een te hoog niveau betekent dat de onderhoudskosten hoger zijn voor Domijn, vanwege het te hoog gestelde kwaliteitsniveau.

Operationeel

Beperken

Uitgaan van universele normen (NEN 2767). Domijn bepaalt de norm en het onderhoudsbedrijf dient zich hieraan te houden bij het aangaan van het contract. Daarnaast kan door middel klanttevredenheidsonderzoeken nagegaan worden of de kwaliteit voldoende is.

5. Slechte doorvertaling theoretische kwaliteitseisen

Kans (1) x gevolg (7) Het onderhoudsbedrijf dient op basis van de universele normen die gehanteerd worden te weten welke maatregelen het moet nemen om aan de gestelde eisen te kunnen voldoen. Daarvoor moeten zij de juiste doorvertaling maken naar uit te voeren werkzaamheden.

Operationeel

Beperken

Het onderhoudsbedrijf dient de doorvertaling op basis van universele norm (NEN 2767) uit te werken, waarna Domijn deze goed of af kan keuren. Daarnaast kan door middel van een RGVOkeurmerk (m.b.t. kennis en kunde van onderhoudsbedrijven) voorkomen worden dat bedrijven onvoldoende scoren in doorvertaling.

6. Verschil in interpretatie van huidige staat complex

Kans (1) x gevolg (5) Domijn bepaalt de waarde (minimum kwaliteitseis), het onderhoudsbedrijf dient die waarde vervolgens na te komen.

Operationeel

Beperken

Uitgaan van universele norm NEN 2767 kan verschil in interpretatie voorkomen of op zijn minst beperken. Er wordt niet meer gewerkt met een bestek, want onderhoudsbedrijven dienen zelf te bepalen hoe ze het onderhoud uitvoeren zolang de vereiste kwaliteit gewaarborgd is.

Financieel


35

Risico

Risicobeoordeling

Risicotype

Houding

Beheersmaatregelen

7. Overschatte kosten bij kostenraming

Kans (2) x gevolg (5) De samenwerking tussen onderhoudsbedrijf en Domijn is gericht op de lange termijn en dus zal het onderhoudsbedrijf niet direct geneigd zijn om op korte termijn geld te verdienen. Bovendien vindt er indexatie plaats. Deze indexatie is gekoppeld aan het overkoepelend orgaan van het onderhoudsbedrijf. Door deze indexatie worden prijswijzigingen verwerkt in de te betalen onderhoudskosten.

Financieel

Beperken

Controleren of onderhoudsbedrijf reële prijzen gebruikt bij het opstellen van kostenraming. Zowel het onderhoudsbedrijf als Domijn zal de gesprekken in (dienen te) gaan met open calculatie: transparantie.

8. Onvoldoende afbakening kwaliteitseisen

Kans (1) x gevolg (3)

Operationeel

Beperken

Door uit te gaan van universele normen/NEN 2767 (of het vergelijken van het eigen onderhoudscontract met deze norm) wordt dit zoveel mogelijk tegengegaan.

9. Onvoldoende/niet formuleren van uitgangspunten samenwerking

Kans (1) x gevolg (3)

Operationeel

Beperken

Vooraf afstemmen welke handleidingen (bijv. NEN 2767) en procedures gehanteerd worden om het gezamenlijke doel te bereiken.

10. Slechte definiering begrippen in contract

Kans (3) x gevolg (3) Door onduidelijke definiëring kan verwarring ontstaan over de betekenis van begrippen.

Operationeel

Beperken

Begrippen (uitgebreid) toelichten met voorbeelden of universele definities.


36

Risico

Risicobeoordeling

Risicotype

Houding

Beheersmaatregelen

11. Tekortschietende algemene bepalingen

Kans (2) x gevolg (5) Kans dat er een onderdeel mist is enigszins aanwezig en het gevolg kan redelijk groot zijn afhankelijk van de aard van de missende algemene bepaling. Ontbinding van contract en werkomstandigheden zijn bijvoorbeeld belangrijke onderdelen die niet mogen worden vergeten.

Operationeel

Beperken

Domijn werkt samen met onderhoudsbedrijven op basis van de eigen (algemene) voorwaarden. Op die manier is Domijn er van verzekerd dat de overeenkomst volgens duidelijke afspraken tot stand komt en afgewikkeld kan worden.

12. Verkeerde berekening contantewaardemethode

Kans (3) x gevolg (4) Kans is in redelijke mate aanwezig, omdat de berekening moeilijk is. Daarnaast is het vereist dat degene die de berekening maakt kundig is op het gebied van financiële rekenkunde. Het gevolg kan redelijk groot zijn in geval dat de onderhoudskosten te hoog worden berekend.

Financieel

Beperken

De berekening en prijsopgaaf dienen nagelopen te worden door een financieel expert.

13. Door uitbesteding van onderhoud loopt Domijn het risico deskundigheid kwijt te raken op het moment dat huidige medewerkers met pensioen gaan.

Kans (2) x gevolg (5) De kans is redelijk klein, omdat Domijn niet volledig overgaat op RGVO(-Domijn). Het gevolg kan groot zijn als de deskundigheid verdwijnt, want dan zijn medewerkers van Domijn niet of nauwelijks in staat te controleren of een complex voldoet aan de gestelde kwaliteitseis.

Operationeel

Beperken

Medewerkers van Domijn zullen uittreden als gevolg van pensionering en uitbesteding van werkvoorbereiding. Hierdoor gaat kennis verloren, maar dit wordt opgevangen door nieuwe medewerkers en het gegeven dat niet alle complexen volgens RGVO-methodiek zullen worden onderhouden. Hierdoor zullen de nieuwe medewerkers kennis en ervaring opdoen door de werkvoorbereiding van de complexen die op traditionele wijze worden uitbesteed. Deze opgedane kennis en ervaring kan worden gebruikt bij het controleren van het kwaliteitsniveau van complexen.


37

Risico

Risicobeoordeling

Risicotype

Houding

Beheersmaatregelen

Transactioneel 14. Afspraken m.b.t. procedures, technische prestatie-eisen of onderhoudsscenario’s blijken onrealistisch te zijn.

Kans (2) x gevolg (1) Kleine kans en gevolg gezien expertise onderhoudsbedrijven. Daarnaast baseert Domijn zich op een universele norm als kwaliteitsniveau. Deze norm wordt veelvuldig toegepast en is in redelijke mate haalbaar.

Operationeel, financieel en juridisch

Beperken

Zoals gezegd baseert en dient Domijn zich te baseren op universele normen om misstanden te beperken. Verschil in interpretatie of ietwat onrealistische eisen blijft altijd mogelijk. Dit wordt echter wel beperkt door een universele norm.

15. Geschillen tussen Domijn en onderhoudsbedrijf

Kans (2) x gevolg (3) Normaliter komen Domijn en het onderhoudsbedrijf hier uit, gezien de open houding t.o.v. elkaar.

Operationeel

Beperking

Afbakening/specificering van de samenwerking; welke activiteiten wel of niet in het contract worden opgenomen.

16. Domijn betaalt ondanks een redelijke kostenraming (vooraf) toch teveel voor het gepleegde onderhoud.

Kans (2) x gevolg (2) Kostenraming en de werkelijke onderhoudskosten zullen iets verschillen. Dit kan zijn door een wat hoger aantal manuren dan gepland.

Financieel

Accepteren

Hier is weinig tegen te doen. Door het vooraf vaststellen van een onderhoudsbedrag, lopen beide partijen (zowel onderhoudsbedrijf als Domijn zelf) het risico dat ze teveel of te weinig krijgen/betalen.

17. Financiële problemen Domijn als gevolg van contractduur en omvang

Kans (2) x gevolg (6) Domijn betaalt niet meer onderhoudskosten dan het nu doet, het is alleen van belang dat de betaling van het onderhoud voor de verschillende complexen op elkaar wordt afgestemd.

Financieel

Beperken

Het moment van betaling van verschillende onderhoudscontracten kan gepland worden (in samenspraak met het onderhoudsbedrijf), zodat de huurinkomsten die hier tegenover staan dekkend zijn.


38

Risico

Risicobeoordeling

Risicotype

Houding

Beheersmaatregelen

18. Onderhoudsbedrijf is niet in staat aan de onderhoudsverplichting te voldoen. Dit zou door financiële problemen kunnen komen en/of door ontoereikende capaciteit

Kans (3) x gevolg (4) Kans is redelijk klein, gezien de expertise van de onderhoudsbedrijven. Onvoldoende capaciteit is in grote mate te voorzien door planning. Daarnaast is het onderhoudsbedrijf zeker van inkomsten voor de komende jaren als gevolg van RGVO.

Juridisch en financieel

Beperken

De financiële positie van het onderhoudsbedrijf en de professionaliteit van de bedrijfsvoering dient regelmatig te worden gemonitord door de financiële afdeling van Domijn. Een ontoereikende capaciteit moet te voorzien zijn, door onderhoudsactiviteiten te plannen en de omvang ervan in te schatten.

19. Betaling in geval van RGVO-Domijncontract kan bij faillissement/ nalatigheid onderhoudsbedrijven tot situatie leiden waarin Domijn wel heeft betaald, maar geen onderhoud heeft gekregen.

Kans (2) x gevolg (4) Domijn betaalt in geval van RGVO-Domijn jaarlijks een deel van de onderhoudskosten voor een aantal complexen. Het onderhoudsbedrijf gebruikt deze jaarlijkse betalingen voor het financieren van onderhoud aan één van de complexen. Zie figuur 7 in paragraaf 4.5.2 voor deze betaalwijze. Zodoende blijft de hoogte van de openstaande bedragen beperkt.

Financieel

Vermijden

Deze wijze van betaling is ongewenst, omdat hierbij (onnodige) risico’s worden genomen. Regulier RGVO, het na gepleegd onderhoud betalen van werkelijke onderhoudskosten, kent aanzienlijk minder risico’s. Toepassing van het diversiteitsverschijnsel beperkt het financieel risico bij RGVO-Domijn.

20. Risico op deflatie gedurende de looptijd van het onderhoud. Hierdoor betaalt Domijn teveel voor gepleegd onderhoud.

Kans (3) x gevolg (1) Kans dat Domijn teveel betaalt enigszins aanwezig, omdat indexering van prijswijzigingen nooit 100% volledig is. Echter, het gevolg is minimaal door kleine marges tussen indexcijfers en werkelijke prijswijzigingen.

Financieel

Beperken

Het contractueel vastgestelde onderhoudsbedrag wordt geïndexeerd. Dit percentage is gebaseerd op indexcijfers van A&O Services, een overkoepelende organisatie binnen de sector Afbouw en Onderhoud.


39

Risico

Risicobeoordeling

Risicotype

Houding

Beheersmaatregelen

21. RGVOcontracten worden ongeldig als gevolg van wetswijziging

Kans (2) x gevolg (6) Kans is redelijk klein gezien de weinig controversiële bepalingen in de RGVO-contracten, maar het gevolg zou groot kunnen zijn als Domijn plotseling op zoek moet naar nieuwe partners of dat vele keren overlegd moet worden met huidige partners voor verdere afwikkeling.

Juridisch

Vermijden

Clausule opnemen in contract met betrekking tot automatische ontbinding van de overeenkomst in geval van wettelijke ongeldigheid van het contract. De op dat moment nog openstaande bedragen dienen verrekend te worden.

22. De periodieke betaling (RGVODomijn) zonder directe tegenprestatie kan opgevat worden als bankiersfunctie van het onderhoudsbedrijf. Dit mag mogelijk niet.

Kans (-) x gevolg (-) Er is geen kans op wel/niet mogen, omdat het wettelijk is toegestaan óf niet. Toch als risico opgenomen, gezien de wens van Domijn om hier duidelijkheid over te hebben. Zie control activities.

Juridisch

Vermijden

In artikel 3:5 van de Wet op het financieel toezicht (Wft) staat dat ‘het verboden is voor degenen die geen bank zijn, bedrijfsmatig buiten een besloten kring opvorderbare gelden van anderen dan professionele marktpartijen aan te trekken, ter beschikking te verkrijgen of te hebben.’ Het onderhoudsbedrijf is geen bank, maar Domijn wel een professionele marktpartij. Daarnaast zijn de gelden niet opeisbaar. Het is dus mogelijk op deze wijze te betalen.

23. Het vormen van een onderhoudsvoorziening om vervolgens onderhoud uit te kunnen betalen in geval van regulier RGVO.

Kans (-) x gevolg (-) Hiervoor geldt hetzelfde als voor de mogelijke bankiersfunctie: het is eigenlijk geen risico. Het is wettelijk toegestaan óf niet. Zie control activities.

Juridisch

Vermijden

Domijn valt als woningcorporatie onder de regelgeving van GAAP. Daarin is het toegestaan om een voorziening voor groot onderhoud te vormen.


40

Risico

Risicobeoordeling

Risicotype

Houding

24. Rentevoet, zoals gebruikt in de contantewaardemethode, daalt gedurende onderhoudsperiode.

Kans (4) x gevolg (4) Aangezien de rentevoet een schatting is, is de kans op negatieve wijziging voor Domijn (stijging van de rente) in grote mate aanwezig.

Financieel

Accepteren


Beheersmaatregelen Het is onmogelijk om de rentevoet voor de toekomst te bepalen. Hierdoor kan door een rentewijziging achteraf blijken dat Domijn teveel heeft betaald. Echter, Domijn heeft bij het afsluiten van de overeenkomst wel de zekerheid hoeveel het betaalt. Het omzetten van vaste naar variabele rente en het werken met renteswaps/derivaten kan leiden tot een financieel voordeel voor Domijn, maar het dient hier wel de financiële kennis voor in huis te hebben. Als dit niet zo is, dan kan het renteswaps beter vermijden.

41

Posttransactioneel Risico

Risicobeoordeling

Risicotype

Houding

Beheersmaatregelen

25. Onduidelijk wie Kans (2) x gevolg (2) correctief onderhoud Door vooraf onderlinge afspraken te maken dient te verrichten wat er wel en niet tot het contract behoort, wordt over en weer duidelijk wat de aanneemsom exact afdekt. Mocht zich vervolgens een tegenvaller voordoen dan is duidelijk dat dit niet al in de aanneemsom betaald is. (Aedes, Bouwend Nederland, 2011)

Operationeel

Vermijden

Vooraf dient bij de verhuurder duidelijk te zijn dat hij altijd contact op dient te nemen met Domijn. Daarnaast dient contractueel worden vastgelegd wie verantwoordelijk is voor dit onderhoud.

26. Onvoldoende evaluatie

Operationeel

Beperken

Tijdens het proces van vastgoedonderhoud dient gerapporteerd te worden over gemaakte (inschattings)fouten, gebreken en eventuele tekortkomingen. Deze moeten tijdens de evaluatie behandeld worden. Daarnaast is het door wisselende samenstelling van eigenaren mogelijk dat een onderhoudsbedrijf en Domijn niet langer met elkaar wensen samen te werken. In dit geval dient men uit elkaar te kunnen gaan.

Kans (3) x gevolg (4) de kans is relatief klein, omdat belangrijke of grote fouten direct of op korte termijn gemeld of geëvalueerd worden. In geval van kleine fouten zal dit minder snel gemeld worden. Het gevolg is relatief klein, omdat het zich slechts zal voordoen in geval van kleine fouten.

Tabel 6: overzicht van de risico’s, risicowaardering, risicotypering en beheersmaatregel.


42

Information & Communication In deze stap van COSO II wordt de benaderingswijze naar het eigen personeel toe en andere stakeholders bepaald. Het stellen van doelen, het in kaart brengen van risico’s en het willen beheersen van deze risico’s is belangrijk, maar de realisatie ervan valt of staat met de informatie en communicatie over de gewenste aanpak. De informatie die gecommuniceerd wordt dient gedragen te worden door de leiding van Domijn. Het is van belang dat deze informatie over de (beheersmaatregelen van de) risico’s gedocumenteerd wordt en dat het standpunt van Domijn helder is en specifiek is. Ontwikkelingen op het gebied van risicomanagement dienen te worden verwerkt in de opgeslagen documentatie, zodat een overzicht beschikbaar is van de huidige situatie en ontwikkelingen door de jaren heen. Door deze informatie beschikbaar te stellen voor de medewerkers van Domijn, zijn deze in staat kennis te nemen van de risicobereidheid van Domijn en om eenduidig te reageren op risico’s, omdat ze de standpunten van de organisatie kennen. Een belangrijke rol ten aanzien van het communiceren van de informatie is weggelegd voor de HRM-afdeling, die strategische doelstellingen en normen en waarden van de organisatie (strategisch niveau) vertaalt naar de werkvloer (operationeel niveau). Daarnaast dient HRM te zorgen voor een samenhangend HRM-beleid, waardoor activiteiten effectief kunnen worden uitgevoerd. Naast de doorvertaling van de strategie naar het operationele niveau dient er ook aandacht te zijn voor het melden van misstanden binnen een organisatie door een medewerker of stakeholder van de organisatie, de zogenaamde klokkenluider. Het belang hiervan is dat medewerkers of stakeholders van de organisatie de vrijheid en de bescherming dienen te hebben misstanden aan de kaak te stellen die het imago van de organisatie schade toebrengen. Monitoring In deze laatste stap wordt de effectiviteit van ERM bewaakt en wijzigingen worden aangebracht ter verbetering ervan. Het monitoren vindt plaats binnen alle bedrijfsprocessen. Daarnaast kan monitoren plaatsvinden in de vorm van afzonderlijke evaluaties. Monitoring (of evaluatie) is nodig om een proces te kunnen beïnvloeden. Bij deze stap is van belang dat de evaluaties worden vastgelegd zodat de resultaten kunnen worden meegenomen in latere evaluaties. Door dit structureel te doen ontstaat een overzicht van de ontwikkelingen van risico’s zoals die op Domijn van toepassing zijn.


43

5 Conclusie en aanbevelingen 5.1 Conclusie In dit onderzoek zijn risico’s afgeleid van het onderhoudsproces en het onderhoudscontract zoals woningcorporatie Domijn dat voor ogen heeft. Het betreft een duurzame samenwerking tussen Domijn en een onderhoudsbedrijf met als doel complexen te blijven onderhouden. Door een duurzame samenwerking aan te gaan en taken te verdelen naar de eigen specialismen, wat inhoudt dat Domijn zich op haar kerntaken richt en het planmatig onderhoud aan het onderhoudsbedrijf over laat, zijn zowel Domijn als het onderhoudsbedrijf in staat op een effectieve en efficiënte wijze de complexen te voorzien van onderhoud. Uit het onderzoek blijkt dat er verschillende voordelen te behalen zijn door toepassing van RGVO-Domijn. Ten eerste wordt er financiële zekerheid gegeven over de te betalen onderhoudskosten, want deze zijn gebaseerd op kostenramingen en daardoor van tevoren vastgesteld. Ten tweede zullen de bedrijfsprocessen in de keten efficiënter verlopen, omdat onderhoudsactiviteiten worden overgedragen aan gespecialiseerde onderhoudsbedrijven. Ten derde biedt de duurzame samenwerking voor wat betreft het onderhoud aan complexen het voordeel voor Domijn dat de complexen duurzaam en op kwalitatief hoogstaande wijze worden onderhouden, want het onderhoudsbedrijf heeft er zelf baat bij met zo min mogelijk inspanning zo goed mogelijk te onderhouden. Andersom is het onderhoudsbedrijf verzekerd van te verrichten werkzaamheden op de lange termijn, dat zal leiden tot een constante inkomstenbron. Uit dit onderzoek is gebleken dat de geconstateerde financiële, juridische en operationele risico’s in het proces van RGVO geen groot gevaar vormen voor Domijn. In tabel 6, paragraaf 4.6 zijn alle risico’s en beheersmaatregelen weergegeven die uit dit onderzoek naar voren zijn gekomen. De risico’s zijn met beheersmaatregelen tot kleine risico’s te reduceren, waardoor Domijn in staat is op verantwoorde wijze onderhoud uit te besteden. De betaalwijze van RGVODomijn is wettelijk gezien geen probleem om te hanteren, want er is geen sprake van het vervullen van een bankiersfunctie door een onderhoudsbedrijf. Het financiële risico dat inherent is aan deze betaalwijze, wordt gereduceerd door uit te gaan van het diversiteitsverschijnsel. Onderhoudskosten voor de complexen worden hierdoor gelijkmatig betaald over een groep complexen en de omvang van de openstaande bedragen blijft beperkt. Als Domijn desondanks toch wenst af te zien van de betaalwijze van RGVO-Domijn dan mag het tijdens de looptijd van een overeenkomst een voorziening vormen en daarmee de kosten van onderhoud egaliseren over de periode waarop het betrekking heeft. Verder is van belang dat gemaakte afspraken contractueel worden vastgelegd en zo specifiek mogelijk worden omschreven. Duidelijk dient te zijn wat het verwachte kwaliteitsniveau is, wie verantwoordelijk is voor correctief onderhoud en wat de gevolgen zijn van het niet nakomen van de contractuele verplichtingen. Zo wordt het risico op een interpretatieverschil zo veel mogelijk beperkt. Evaluatie dient structureel plaats te vinden om eventuele interpretatieverschillen op korte termijn teniet te doen. Tot slot dient de financiële positie van de samenwerkende organisaties op elk gewenst moment inzichtelijk te zijn voor Domijn zodat Domijn met grotere mate van zekerheid kan voortborduren op een succesvolle samenwerking.


44

5.2 Aanbevelingen Domijn wordt aangeraden door te gaan met de implementatie van RGVO. Daarbij kan zij ook gebruik maken van de door hen gewenste betalingswijze RGVO-Domijn. Voor het beperken van het financiële risico van openstaande bedragen wordt geadviseerd gebruik te maken van het diversiteisverschijnsel. Daarmee wordt het onderhoud in een groep van complexen dusdanig ingedeeld dat er tegenover ieder betalingsmoment onderhoud wordt uitgevoerd aan een van de complexen in de betreffende groep. Voor wat betreft de praktische invulling van RGVO en het uit te voeren onderhoud, is het van groot belang dat Domijn de gemaakte afspraken helder en specifiek beschrijft om interpretatieverschillen te vermijden. Daarnaast is periodieke evaluatie belangrijk om gemaakte fouten en eventuele interpretatieverschillen te bespreken en voortaan zoveel mogelijk te voorkomen. Op het gebied van risicomanagement in het algemeen wordt geadviseerd om de onderlinge communicatie en voornamelijk de rapportering te verbeteren. Uit diverse gesprekken blijkt namelijk dat de medewerkers van Domijn zich bewust zijn van risicomanagement zonder dat dit beleid op papier wordt vastgelegd. Door risicomanagement te documenteren kan Domijn zich beter houding geven ten opzichte van risico’s. Domijn is in dat geval in staat consequenter om te gaan met risico’s. Dit onderzoek is uitgevoerd voor Domijn en daarbij is het ook voornamelijk gericht op de risico’s die Domijn loopt bij het afsluiten van RGVO-contracten. De focus is hierbij niet gericht op risico’s die een betrokken onderhoudsbedrijf zou lopen. Dit kan een aanleiding zijn voor een vervolgonderzoek. Bij een eventueel vervolgonderzoek kan gebruik worden gemaakt van een ander model voor risicomanagement dan COSO II, dat vooral op financieel gebied toepasbaar is. Het is mogelijk dat een ander model voor risicomanagement, zoals die binnen de bouwen vastgoedsector gebruikt worden, beter aansluit op het beheersen van risico’s van onderhoudscontracten. Het is erg belangrijk dat de te betalen bedragen correct worden uitgerekend, omdat Domijn anders mogelijk te veel (of te weinig) betaald doordat de verrekening van de bedragen al snel verkeerd uitgevoerd kan worden. Voor het rekenen met kasstromen in de tijd, rekening houdend met tijdsvoorkeur voor geld en risico’s is specialistische financiële kennis nodig.

5.3 Beperkingen onderzoek Een beperking van dit onderzoek is dat het voornamelijk onderzocht is in het belang van Domijn en dat er minder vanuit de belangen van het onderhoudsbedrijf is geredeneerd. Om de ketenintegratie nog beter te laten verlopen zou dit onderzoek tevens moeten worden uitgevoerd vanuit het oogpunt van een onderhoudsbedrijf. Daarmee wordt een volledig beeld gecreëerd in het beheersen van mogelijke risico’s die op kunnen treden als gevolg van het toepassen van RGVO-Domijn. In dit onderzoek is gebruik gemaakt van COSO II. Het COSO II model is voornamelijk gericht op financiële risico’s en niet zozeer op het proces van vastgoedonderhoud. Met het oog op het vastgoedonderhoud en de bijbehorende risico’s die op kunnen treden wordt aangeraden een model te hanteren wat geschreven is voor risicomanagement en onderhoudscontracten in de vastgoedsector.


45

Literatuuroverzicht Aedes, Bouwend Nederland (2011). Juridische handvatten voor ketenintegratie. Aedes Kenniscentrum, Centraal Fonds voor de Volkshuisvesting (2011) Branche in beeld 2011. Blommaert , A.M.M, Blommaert, J.M.J. (2008) Bedrijfseconomische analyses: bedrijfseconomie vanuit managementperspectief, Wolters-Noordhoff, Groningen Boer, P. de, Brouwers, M.P. en Koetzier, W. (2008) Basisboek Bedrijfseconomie, Wolters-Noordhoff, Groningen Borst, C., van Mossel, H., Straub, A., (2006) Prestatiegericht samenwerken bij onderhoud. Stimulans voor innovaties in het onderhoudsbedrijf? Habiforum, Gouda Claes, P.F., (2008) Risicomanagement, Groningen/Houten, Wolters-Noordhoff Dam, N. van, Marcus, J. (2005) Een praktijkgerichte benadering van organisatie en management, Noordhof uitgevers, Groningen Deming, W.E. (1992). Out of Crisis: Quality, Productivity and Competitive Position. Cambridge University Press, Cambridge. FOSAG (2009) Leidraad Resultaatgericht Vastgoedonderhoud, Waddinxveen, Nederland, FOSAG Kieft, R.M., (2011). Beheer financiële risico’s Kluijtmans, F., (2008). Bedrijfskundige aspecten van HRM, Groningen/Houten, Noordhoff Uitgevers Langenhof, W.B., (2009). Resultaatgericht vastgoedonderhoud. Een vergelijking tussen traditioneel onderhoud en resultaatgericht vastgoedonderhoud. Leijnse, W., (2006). Bestuurlijke informatievoorziening, Groningen/Houten, Wolters-Noordhoff Mahler, T., (2007). Defining Legal Risk. Conference Proceedings. 10-31, Nederlandse Normalisatie-instituut. Martens, D., (2009) ERM volgens COSO, Wolters-Noordhoff, Groningen Ministerie van BZK, (2005). Besluit beheer sociale huursector. Nederlandvve.nl (2012) Nieuwenhuis, M.A., (2010) The Art of Management Page, M., Spira, L.F. (2001). Risk management: the reinvention of internal control and the changing role of internal audit PWC (2006). Risicomanagement. De praktijk in Nederland. Rustenburg, G. (2011). Strategische en operationele marketingplanning-kernstof B, Groningen/Houten, Noordhoff Uitgevers Straub, A., (2005). Performance-based partnership forms for maintenance by Dutch housing associations. International Symposium on Procurement Systems. The Impact of Cultural Differences and Systems on Construction Performance. Straub, A., (2007) Perfomance-based maintenance partnering: a promising concept. Journal of Facility management. Vol.5 no.2, p.129-142 TNO (z.j.) Resultaatgericht bouwen: begin bij de eindgebruiker. TNO Delft Wet op financieel toezicht (Wft) 3:5, verkregen op 28 februari 2012.


Bijlage 1: Kraljic-matrix De inkoopstrategie wordt volgens Kraljic afgeleid van twee criteria: enerzijds wordt er gekeken naar het toeleveringsrisico dat er bij de verschillende producten gelopen wordt, anderzijds wordt er gekeken naar het financiële risico dat men loopt bij het inkopen van onderhoud. Kraljic heeft dit uiteen gezet in een matrix en komt tot vier soorten producten: 1. Hefboomproducten. Eenvoudige producten waarmee de ondernemer een hoog financieel risico aangaat. Een voorbeeld is de energiebehoefte van een industriële ondernemer. De kosten van de energie zijn hoog, het product (elektra of aardgas) is relatief homogeen en eenvoudig te specificeren. Dit wordt door de directie gemaakt, vaak met contracten met kleine lettertjes. De klant zal bij de aankoop van dit product scherp op de prijs en de condities letten en, indien zich een goedkoper of beter alternatief voordoet, snel overstappen op een andere leverancier. Een gebruikelijke vorm van inkoop hierbij is tendering. 2. Routineproducten. Eenvoudige producten waarmee de ondernemer een klein financieel risico aangaat, zoals standaardproducten. Een voorbeeld is kantoormeubilair voor een industriële ondernemer. De kosten zijn niet hoog, het product (bijvoorbeeld bureaustoelen) is relatief eenvoudig te specificeren en de deal is een eenvoudige markttransactie (offerte-bestelling-leveringbetaling). Bij deze producten kan de inkoper de hoofdrol spelen. 3. Knelpuntproducten. Complexe producten waarmee de ondernemer een klein financieel risico aangaat. Een voorbeeld is een personeelsadvertentie voor een industriële ondernemer. De kosten zijn niet hoog, het product is ingewikkeld. De klant zal snel uitbesteden of alternatieven zoeken. 4. Strategische producten. Complexe producten waarmee de ondernemer een groot financieel risico loopt. Een voorbeeld is een productierobot voor een industriële ondernemer. De kosten zijn hoog, het product is ingewikkeld. De klant zoekt naar een strategische partnerrelatie die op topniveau wordt aangegaan. De klant zal een omvangrijk en zorgvuldig inkooptraject aangaan waarbij veel mensen en partijen binnen de onderneming betrokken zijn (Rustenburg, 2011).

Figuur 8: Kraljic-matrix.


Bijlage 2: Model van Ansoff De groei van organisaties kan via twee dimensies plaatsvinden. Dit zijn de productdimensie en de marktdimensie. In de productdimensie is het mogelijk naast bestaande producten nieuwe producten te ontwikkelen. In de marktdimensie is het mogelijk nieuwe markten naast de bestaande markten te betreden. In het model van Ansoff worden deze twee dimensies gekoppeld. Dit leidt tot de product-marktmatrix (Dam, N. van, Marcus, J., 2005). Het model van Ansoff wordt gebruikt om door middel van een marktanalyse aan te geven op welke wijze Domijn zich strategisch gezien ontwikkelt als organisatie. Het model kan daarbij aangeven op welke wijze een organisatie haar concurrentievoordeel verwacht te behalen.

Figuur 9: Product-markt-matrix van Ansoff (Nieuwenhuis, M.A., 2010) Marktpenetratie

Dit houdt in dat een organisatie probeert in haar bestaande markt met haar bestaande product een vergroting van het marktaandeel te halen. Een eerste vereiste hiervoor is dat de organisatie te maken heeft met een groeimarkt en een tweede vereiste is dat de organisatie over concurrentievoordelen beschikt ten opzichte van andere organisaties.

Productontwikkeling Een organisatie ontwikkelt nieuwe producten die bestemd zijn voor de bestaande markt. Marktontwikkeling

Een organisatie zoekt naar nieuwe afzetmogelijkheden voor bestaande producten.

Diversificatie

Een organisatie zoekt haar groei in het ontwikkelen van nieuwe producten die op nieuwe markten worden verkocht.

Tabel 7: Toelichting op product-markt-matrix.


Bijlage 3: Processen van vastgoedonderhoud Het proces van traditioneel vastgoedonderhoud De onderstaande activiteiten worden uitgevoerd door Domijn, tenzij vermeld is dat dit door een ander gebeurt. Fase 1

1

Het opstellen van een onderhoudsbegroting voor tien jaar.

Fase 2

2a

Uitvoeren van steekproefsgewijze conditiemeting (iedere drie jaar op complexniveau).

2b

Jaarlijks overleg met disciplines binnen wonen en ontwikkeling om te komen tot gerichte jaarbegroting, klachtenonderhoud draagt daar aan bij.

3

Op basis van de conditiemeting en jaarlijks overlegmoment wordt een conceptjaarbegroting opgesteld.

4

Afstemmen van de jaarbegroting (beschikbaar vs. benodigd).

5

Definitieve jaarbegroting afwegen t.o.v. totale begroting Domijn.

5a

Indienen directiebesluit totale begroting.

6

Akkoord definitief.

7

Werkvoorbereiding: offertes opvragen voor prijsvorming co-makers (aannemers, schilders en installateurs).

8

Opdracht verstrekken aan een geselecteerd onderhoudsbedrijf.

9

Bewoners informeren over uit te voeren werkzaamheden (min. twee weken van tevoren).

10

Uitvoer van de werkzaamheden (onderhoudsbedrijf) met steekproefsgewijze controle door de opzichter.

11

Oplevering van de werkzaamheden aan de klant (onderhoudsbedrijf).

12

Nazorg d.m.v. klanttevredenheidsonderzoek onder bewoners (extern bureau).

13

Evaluatie van het traject (Domijn, onderhoudsbedrijf en klant)

Fase 3

Fase 4

Fase 5

Tabel 8: Het proces van traditioneel vastgoedonderhoud


Het proces van resultaatgericht vastgoedonderhoud De onderstaande activiteiten worden wederom uitgevoerd door Domijn, tenzij anders aangegeven. Fase 1

Kennis en organisatiekracht van ketenpartijen bij elkaar brengen

Fase 2

Gewenste resultaat vaststellen 1

Woningcorporatie zoekt onderhoudsbedrijf voor onderhoud van een complex

2

Uitgangspunten en strategie worden vastgesteld (Domijn en onderhoudsbedrijf)

3

Het gewenst kwaliteitsniveau en voorwaarden worden bepaald.

4

Projectinformatie vastleggen en opstellen.

5

Gewenst kwaliteitsniveau en prestatie-eisen meetbaar maken, vertalen in technische prestatie eisen (onderhoudsbedrijf)

Fase 3

Opstellen van het onderhoudsscenario 6

Inspecteren volgens vaste criteria en vervolgens inventariseren. (onderhoudsbedrijf)

7

Meerdere onderhoudsscenario’s met activiteitenplan en globale kostenraming opstellen (onderhoudsbedrijf)

8

Aanbieding doen aan woningcorporatie (onderhoudsbedrijf).

Fase 4

Sluiten van de overeenkomst 9

Juridische inkleding: intentieverklaring afsluiten (woningcorporatie en onderhoudsbedrijf)

10

samenwerkingsovereenkomst afsluiten (woningcorporatie en onderhoudsbedrijf). Dit bevat: procedureafspraken, technische prestatie-eisen, onderhoudsscenario (indien dit juridisch bindend moet worden verklaard kan dit worden omgezet in een periodieke prestatie-overeenkomst);

11

Onderhandelingsfase: Het gebruiken van de intentieverklaring om gemaakte kosten bij niet samenwerken te verdelen. (woningcorporatie en onderhoudsbedrijf)

12

Risicovolle delen uitsluiten van de overeenkomst of hier aparte regels voor opstellen. (Woningcorporatie en onderhoudsbedrijf).

Fase 5

Het onderhoudsscenario realiseren 13

Procesbeheersing: bewaken van voortgang van onderhoud door onderhoudsbedrijf d.m.v. PDCA-cyclus. (Deming, 1992)


14

De uitvoering van het onderhoud: werkvoorbereiding, informeren van bewoners, uitvoering m.b.v. activiteitenplan en eindcontrole. Dit wordt uitgevoerd door het onderhoudsbedrijf (m.u.v. informeren van de bewoners).

15

Periodieke conditiemeting en analyse door onderhoudsbedrijf.

Fase 6

Evaluatie 16

Evaluatie met woningcorporatie en leverancier (onderhoudsbedrijf en woningcorporatie)

Tabel 9: Het proces van resultaatgericht vastgoedonderhoud.


Een afstudeeronderzoek naar financiële en juridische risico s voor resultaatgericht vastgoedonderhoud binnen woningcorporatie Domijn

Recommend Documents