e-hrm: Personeelszaken regel je online Optimalisatie e-hrm Toetsing Faculteiten 26 MEI 2015

e-HRM: Personeelszaken regel je online Optimalisatie e-HRM – Toetsing Faculteiten – 26 MEI 2015

PLANNING Afhankelijk van de bevindingen en de gekozen oplossing kan de planning van de realisatie per proces verschillen. Onderstaande realisatiefase is slechts een voorbeeld. Realisatie J&B

Analyse

Voorbereiding

Impact analyse

Realisatie AOVK aanmaken Realisatie OVK externen aanmaken

Februari

Maart

: Go/NoGo besluit

April

Mei

Stap 1

Juni

Juli

Aug

Stap 2 Heden

Belangrijkste activiteiten afgelopen periode 1.  Verzamelen bevindingen adhv HRM Servicedesk, issue/changelijsten, interviews en inventariseren oplossingsrichtingen 2.  Toetsing oplossingsrichtingen met 3 hoogleraren uit de gebruikersgroep (FEW/FALW) 3.  Toetsing oplossingsrichtingen met IT (Architect, QA adviseur IT, S&E, Coördinator sharepoint) 4.  Workshops met afvaardiging eenheden om oplossingsrichtingen in detail uit te werken. 5.  Papieren prototype in powerpoint opgeleverd Belangrijkste activiteiten aankomende periode 1.  Gesprekken met wetenschappelijk leidinggevenden uit verschillende faculteiten om oplossingen te toetsen (tot 5 juni) 2.  Uitvoeren impact-analyse van de realisatie van deze oplossingsrichtingen (18 mei tot 5 juni) 3.  Opstellen beslisdocument adhv rondje faculteiten en impact-analyse 4.  Opstellen planning, Kwaliteitsplan, Projectarchitectuur PID en Projectkader 2

Optimalisatie e-HRM – Toetsing Faculteiten – 26 mei 2015

Human Resource Management

VRAGEN Vragen: > 

Wil deze faculteit meedoen aan de pilot?

> 

Hoe wordt Jaar- en Beoordelen nu gebruikt binnen de faculteit? E-HRM / Papier?

> 

Wanneer is het dalmoment bij het gebruik van Jaar- en Beoordelingsgesprekken in e-HRM als Go-live moment?

> 

Wat is de prioriteit van de 3 processen?

> 

Welke communicatiemiddelen zijn nu passend bij de faculteit om in de realisatie te communiceren over e-HRM. Tijdens het project en bij go-live.

> 

Participeren in gebruikersgroep voor o.a. de Gebruikers Acceptatie Test?

3



e-HRM: Personeelszaken regel je online Managementsamenvatting Papieren Prototype Jaaren Beoordelingsgesprek

MANAGEMENTSAMENVATTING Belangrijkste resultaten Jaar-‐ en Beoordelingsgesprek: > 

Reduc1e van 10 stappen naar 5 stappen.

> 

Proces is flexibeler gemaakt.

> 

Leidinggevende hoeA maar één keer informa1e in te invoeren voorafgaand aan het gesprek en hoeA niet meer te wachten op andere actoren voor invoeren van eigen input.

> 

Leidinggevende heeA gedetailleerder inzicht in status input door “ontvangen” en “nog ontvangen”.

> 

Leidinggevende kan beoordeling en afspraken komende periode delegeren naar func1oneel leidinggevende en treedt daarbij alleen op als eindverantwoordelijke.

> 

Leidinggevende kan afspraken komende periode delegeren naar medewerker en treedt daarbij alleen op als eindverantwoordelijke.

> 

Leidinggevende kan proces uitstellen naar nieuw opgegeven datum.

> 

Leidinggevende heeA de mogelijkheid om alle actoren te overrulen.

> 

Alle actoren worden geholpen door aanpassing van schermteksten naar begrijpelijk taal.

5



PROCES IN TIJD

No1fica1e voor LG en Medewerker

Taak voor LG

-‐ 8wk

-‐ 5wk

-‐ 2wk

T

+ 1wk

+ 4wk

+ 7wk

Input 2e beoordelaar

Input informant LG

Opstarten selfservice J&B

Formulier aanmaken en invullen

Input LG invoeren / wijzigen

Gesprek

Defini1ef maken beoordeling

Accorderen Medewerker

Accorderen Naasthoger LG

Input informant Medewerker Automa1sch uitslui1ng van groepen Op1e tot uitstel

6

Input Medewerker



PROCES IN TIJD

-‐ 8wk

Taak voor medewerker, 2e beoordelaar en informant

-‐ 5wk

-‐ 2wk

T

+ 1wk

+ 4wk

+ 7wk


Input informant LG




Gesprek




Input informant Medewerker LG kan concept beoordeling (deel b) en concept afspraken nieuwe periode (deel c) + delen met medewerker

7

Input Medewerker



PROCES IN TIJD


Taak voor 2e beoordelaar en informant

-‐ 8wk

-‐ 5wk

Parallel invoer (geen pingpong)

LG kan 2e beoordelaar en informant uitnodigen ook 1jdens parallel invoeren



Medewerker kan zelf informant uitnodigen 1jdens parallel invoeren

Taak voor LG

-‐ 2wk

T

+ 1wk

+ 4wk

+ 7wk


Input informant LG


Gesprek




Input informant Medewerker

Input Medewerker Medewerker kan input op afspraken vorige beoordelingsperiode geven (deel a) + op1oneel concept afspraken komende periode opstellen (deel c) + op1oneel inzien concept beoordeling (deel b) , indien LG deze deelt met medewerker

8



PROCES IN TIJD


-‐ 8wk

Taak voor medewerker

-‐ 5wk

-‐ 2wk

T

+ 1wk

Taak voor NHLG

+ 4wk

+ 7wk


Input informant LG




Gesprek




Input informant Medewerker LG kan beoordeling en afspraken defini1ef maken zonder input anderen actoren en overrulen

Managementsamenva_ng in pdf + accorderen/aèuren op1e

Input Medewerker

9



LG voert concept beoordeling (deel b) in en kan het delen met medewerker

Inzien UFO profiel

Tekst wordt aangepast aan nieuw proces. BlijA inzichtelijk in welke stap men zit.

Formulier opslaan zonder verzenden Formulier verzenden Beoordeling defini1ef maken

Beves1gen

deel b bovenste deel

Inzien van UFO profiel

þ Delen voorafgaand aan het gesprek met medewerker

Waardeomschrijving

LG voert concept beoordeling (deel b) in en kan het delen met medewerker

deel b bovenste deel

Inzien UFO profiel


Het delen van deel b (concept beoordeling) kan hier worden aangevinkt. þ Delen voorafgaand aan het gesprek met medewerker

Formulier opslaan zonder verzenden Formulier verzenden Beoordeling defini1ef maken

Beves1gen

LG mag alleen de op1e “opslaan zonder verzenden” gebruiken, zolang de beoordeling nog niet defini1ef is. Bij “formulier verzenden” wordt de beoordeling defini1ef gemaakt en aangeboden ter accordering aan medewerker

Tekstvak kan vergroot worden en gewijzigde/toegevoegde Tekst is gemarkeerd doornaam.

Uitleg van defini1es beoordeling inzichtelijk via knop “waarde omschrijving” achter de scores

Waardeomschrijving

LG voert concept afspraken komende periode (deel c) in en kan het delen met medewerker

Inzien UFO profiel


Formulier opslaan zonder verzenden

þ Delen voorafgaand aan het gesprek met medewerker Afspraken komende periode onderwijs

Afspraken komende periode onderzoek

Afspraken komende periode valorisa1e

Afspraken komende periode organisa1e

Formulier verzenden Beoordeling defini1ef maken

Beves1gen Afspraken komende periode overig

deel c bovenste deel

LG voert concept afspraken komende periode (deel c) in en kan het delen met medewerker

deel c bovenste deel

Inzien UFO profiel



þ elen met medewerker þ DD elen voorafgaand aan het gesprek met medewerker Afspraken komende periode onderwijs

Het delen van deel c (de concept afspraken komende periode) kan hier worden aangevinkt.

Afspraken komende periode onderzoek

Afspraken komende periode valorisa1e

Afspraken komende periode organisa1e

Formulier verzenden Beoordeling defini1ef maken

Beves1gen Afspraken komende periode overig

Jargon aangepast voor WP, OBP blijA “Afspraken komende periode”.

deel c onderste deel Inzien UFO profiel

Afspraken komende periode …


Input defini1ef maken Formulier verzenden Beves1gen

RechtsposiAonele gevolgen waaraan geen rechten ontleend kunnen worden.

Indien ja, dan moet medewerker proces arbeidsovereenkomst wijzigen opstarten

deel c onderste deel Inzien UFO profiel

Afspraken komende periode …


Input defini1ef maken Formulier verzenden Beves1gen

Defaultwaarde

Geen waarde op1e weggehaald voor foutreduc1e

Indien aanvullende afspraken “ja” gekozen wordt is het verplicht om “no11e aanvullende afspraak” In te vullen. Veld is niet zichtbaar indien niet verplicht is. Bij BKO is het verplicht bij keuze “nee”. P&O ontvangt no1fica1e bij “ja” Rechtsposi1onele gevolgen

Defaultwaarde is voor de eerste keer nee. Bij eenmaal keuze “ja” dan voor al1jd “ja”. HoeA dus ook niet meer zichtbaar te zijn.

Jargon

RechtsposiAonele gevolgen waaraan geen rechten ontleend kunnen worden.

Indien ja, dan moet medewerker proces arbeidsovereenkomst wijzigen opstarten

Toelich1ng

3. Medewerker opent taak en voert input in deel a

Inzien UFO profiel


Beoordelingsperiode Datum gesprek

02.04.2015

Input medewerker

Input medewerker

Input medewerker

Formulier opslaan zonder verzenden Formulier verzenden Input defini1ef maken

Input medewerker

Beves1gen Input medewerker

3. Medewerker opent taak en voert input in deel a

Inzien UFO profiel


Inzien van UFO profiel

Beoordelingsperiode Datum gesprek

02.04.2015

Input medewerker

Velden deel A met afspraken vorige periode Zijn niet aanpasbaar, alleen leesbaar Input medewerker

Input medewerker

Formulier opslaan zonder verzenden Formulier verzenden Input defini1ef maken

Input medewerker

Beves1gen Input medewerker

Medewerker levert input aan

e-HRM: Personeelszaken regel je online Managementsamenvatting Papieren Prototype Nieuwe arbeidsovereenkomst

MANAGEMENTSAMENVATTING Belangrijkste Resultaten: > 

Leidinggevende is maar één keer actor in het proces.

> 

Invoer van gegevens door Leidinggevende wordt gereduceerd. > 

Invoerveldenreduc1e 22 naar 16 velden.

> 

HRM specifieke informa1e (bijv. welke C.A.O.) wordt door P&O ingevuld.

> 

Medewerker levert nog meer informa1e aan (N.A.W. Instelling) i.p.v. de leidinggevende.

> 

Teruggeven in proces met behoud van gegevens is nu mogelijk.

> 

Adviesfunc1e voor controller nu mogelijk (bijv. bij projecten).

> 

Aankomende workload voor Interna1onal Office is inzichtelijk.

19



Selfservice Nieuwe arbeids-‐ of betaalde stage overeenkomst aanmaken

Controller kan advies vragen aan Project controller Leidinggevende vult alles in een keer in IO krijgt inzicht in workload via statusoverzicht

Nieuwe arbeids-‐ of betaalde stage overeenkomst aanmaken

Versturen digitaal pre medewerker formulier

Invullen digitaal formulier en ver-‐ zenden naar P&O adviseur

Leidinggevende krijgt no1fica1e als Pre medewerker formulier terugstuurt en als IO de indienst datum van een buitenlandse werknemer aanpast P&O en Controller kunnen formulier teruggeven

overeenkomst

Nieuwe arbeids- of betaalde stage overeenkomst aanmaken


Tussenvoegsel

Persoonlijk tekst e-‐mail:


“Voorvoegsel” is veranderd in “Tussenvoegsel”

Tussenvoegsel

Persoonlijk tekst e-‐mail:

Persoonlijke tekst die als eerste in de mail komt te staan

De email wordt verstuurd met als afzender het mailadres van de leidinggevende. Een evt bounce komt dan weer terug bij de leidinggevende

Default worden deze blokken getoond. Leidinggevende kan deze blokken vervangen door eigen tekst of weghalen, dan staat in de mail alleen de instruc1e tekst

Er kunnen veel meer vrije bijlagen worden toegevoegd

Nieuwe arbeids-‐ of betaalde stage overeenkomst aanmaken Nieuwe arbeids-‐ of betaalde stage overeenkomst aanmaken

Soort medewerker

Medewerker OBP WP Medewerker Medewerker WP

MBO/HBO

Oproepkracht(MUP) formeel

Nieuwe arbeids-‐ of betaalde stage overeenkomst aanmaken Nieuwe arbeids-‐ of betaalde stage overeenkomst aanmaken

Soort medewerker

Medewerker OBP WP Medewerker Medewerker WP

MBO/HBO

Oproepkracht(MUP) formeel

Naam veld is aangepast en dropdown termen zijn begrijpelijker gedefinieerd. Medewerker OBP en WP zijn gesplitst in 2 verschillende soorten medewerker. Dit om de keuze voor de leidinggevende te vergemakkelijken. Op de achtergrond blijA het 1 medewerkersoort

Zoekfunc1e wordt gebruiksvriendelijker gemaakt, bijv splitsen in OBP en WP.

Nieuwe arbeids-‐ of betaalde stage overeenkomst aanmaken Scherm bij Medewerker WP/OBP


Duur

Bepaalde 1jd Onbepaalde 1jd

Recht op verhuiskosten? FTE Werk1jdsfactor

0,80

10 09

8,0

8,0

Error: FTE mag niet groter zijn dan 1,00 FTE I:Medewerker krijgt no1fica1e om rooster aan te passen

8,0

(1FTE)

4522,00 EURO

Salarisschaal wordt voorgesteld uit UFO profiel (schaal -‐1). De trede wordt default op de laagste trede gezet (00)en met beide gegevens wordt het bedrag getoond

Nieuwe arbeids-‐ of betaalde stage overeenkomst aanmaken Scherm bij Medewerker WP/OBP


Foutmeldingen (die hier verschijnen) worden begrijpelijker gemaakt

Veld Deel1jdfactor is veranderd in Werk1jdsfactor en wordt nu met een max van 1,00 FTE ingevuld. Rooster wordt automatsich ingevuld ahv Werk1jdsfactor. Medewerker krijgt taak om rooster aan te passen

Duur

Bepaalde 1jd Onbepaalde 1jd

Leidinggevende kiest uit deze 2 op1es. P&O adviseur kiest later het bijbehorende contract en proeAijd. Deze velden zijn niet Recht op verhuiskosten? zichtbaar voor leidinggevende

FTE Werk1jdsfactor

0,80

10 09

8,0

8,0

Error: FTE mag niet groter zijn dan 1,00 FTE I:Medewerker krijgt no1fica1e om rooster aan te passen

8,0

(1FTE)

4522,00 EURO

Salarisschaal wordt voorgesteld uit UFO profiel (schaal -‐1). De trede wordt default op de laagste trede gezet (00)en met beide gegevens wordt het bedrag getoond


Faculteit/Dienst


Faculteit/Dienst

Zoek hulp is vereenvoudigd

Mail naar pre medewerker

Beste Jan, Bij deze stuur ik je dit formulier waar je je gegevens kunt invullen zodat we je contract kunnen opmaken. Ik zie je op je eerste werkdag! Als je vragen hebt, neem dan gerust contact met mij op. Met vriendelijke groet, Drs. Gert-‐Jan de Wit 020-‐2222222 [email protected]

Persoonlijke tekst bovenaan, onderin algemene instruc1e

5. Om een lange doorloop1jd te voorkomen, graag het formulier zo snel mogelijk invullen en verzenden.

e-HRM: Personeelszaken regel je online Managementsamenvatting Papieren Prototype Externen overeenkomst

MANAGEMENTSAMENVATTING Belangrijkste Resultaten: > 

Leidinggevende is maar één keer actor in het proces

> 

Opsplitsing naar 3 selfservices: Externen overig, Gastvrijheid, Bijzonder Hoogleraar voor het makkelijker vinden van de juiste type externe.

> 

Invoer van gegevens door Leidinggevende wordt gereduceerd. > 

Invoerveldenreduc1e Bijzonder Hoogleraar van 38 naar 13 velden.

> 

Invoerveldenreduc1e Gastvrijheid van 22 naar 13 velden.

> 

Invoerveldenreduc1e Externen overig van 30 naar 16 velden.

> 

Medewerker levert nog meer informa1e aan (N.A.W. Instelling) i.p.v. de leidinggevende.

> 

Teruggeven in proces met behoud van gegevens is nu mogelijk.

> 

Adviesfunc1e voor controller nu mogelijk (bijv. bij projecten).

> 

Aankomende workload voor Interna1onal Office is inzichtelijk.

32



Externe / Gastvrijheid / Hoogleraar

Overeenkomst met een externe aanmaken: OVO/ZZP-er, Detachering, Uitzendkracht

Registra7e Gastvrijheidsverlening

Gast

Soort gastvrijheid

Func1e Formeel leidinggevende rol?

Func1e Bursaal


Gast

Soort externe is verwijderd, dit kan alleen Gastvrijheidsverlening zijn.

Soort gastvrijheid UFO profiel is al1jd Gastvrijheid dus wordt op achtergrond gevuld

Func1e Formeel leidinggevende rol?

Func1e Bursaal


Gast

werkgever Werkzaamheden Gastvrijheidsverlening

Reden Gastvrijheidsverlening

15


Gast

werkgever Werkzaamheden Gastvrijheidsverlening

Reden Gastvrijheidsverlening

Soort overeenkomst is al1jd Gastvrijheid, dus is verborgen en op de achtergrond gevuld Om inzicht te krijgen in de aard van de gastvrijheid is een tekstveld toegevoegd

15


Gast

Error: kostenplaats/ordernummer bestaat niet. Corrigeer het nummer of neem contact op met uw controller

Registra7e Gastvrijheidsverlening Foutmeldingen (die hier verschijnen) worden begrijpelijker gemaakt

Gast

Helpteksten zijn op de velden geplaatst met uitleg. En valida1e vindt plaats op de achtergrond met Hooverteksten ijn op de velden eventueel een fzoutmelding tot geplaatst met uitleg. gevolg

Error: kostenplaats/ordernummer bestaat niet. Corrigeer het nummer of neem contact op met uw controller

e-hrm: Personeelszaken regel je online Optimalisatie e-hrm Toetsing Faculteiten 26 MEI 2015

Recommend Documents