Vijf concrete voordelen van ehrm

Vijf concrete voordelen van eHRM Waarom het optimaliseren van HR­processen loont

Een Visma­whitepaper

 

nl.visma.com/HRM

Samenvatting De invoering van eHRM levert veel meer op dan enkel kostenbesparing. Doordat werknemers en  managers zaken als verzuimregistratie, verlofaanvragen en declaraties rechtstreeks in het systeem kunnen  invoeren, daalt de administratieve werkdruk van HR­afdelingen dankzij eHRM dramatisch. Werknemers  kunnen hun aanvragen naar keuze vanaf hun pc, tablet of smartphone doen en de status van die aanvragen  op elk moment inzien. Daardoor stijgt de medewerkerstevredenheid en betrokkenheid bij de organisatie.  Doordat leidinggevenden vanuit persoonlijke dashboards onmiddellijk zicht hebben op de nieuwste  HR­data, kunnen zij hun management baseren op actuele kritieke prestatie­indicatoren (KPI’s). Het  systeem dwingt automatisch de juiste procedures af, controleert op volledigheid van de gegevens en  elimineert overbodige handelingen. HR­afdelingen krijgen hierdoor de ruimte zich te concentreren op  strategisch HR­beleid, zoals het terugdringen van verzuim, het opzetten van opleidingsbibliotheken en het  aanwerven van nieuw talent.  

nl.visma.com/HRM

Inhoud Processen verlopen efficiënter Organisaties besparen gemiddeld dertig procent Managers baseren hun beleid op actuele KPI’s Werknemers voelen zich meer betrokken HR­afdelingen krijgen ruimte voor strategisch HR­beleid  

nl.visma.com/HRM

Inleiding De intuïtieve bediening van moderne en geïntegreerde eHRM­systemen vanaf desktops, tablets en  smartphones garandeert dat managers en werknemers zich maximaal betrokken voelen bij het reilen en  zeilen van de organisatie. Toch aarzelen HR­afdelingen vaak nog om oude systemen te vervangen. Deze  whitepaper behandelt vijf belangrijke en onmiddellijke voordelen van de invoering van eHRM. Processen verlopen efficiënter De invoering van eHRM zorgt er op een aantal manieren voor dat processen efficiënter verlopen. Doordat  verzuimregistratie, verlofaanvragen en declaraties voortaan in de lijn worden belegd, daalt de  administratieve werkdruk van HR enorm. Het systeem voorkomt bovendien fouten doordat het  automatisch de juiste procedures afdwingt, controleert op volledigheid van de gegevens en overbodige  handelingen elimineert. Een voorbeeld: voor de invoering van een eHRM­systeem gebeurt een verlofaanvraag doordat de  medewerker een papieren formulier invult en die op het bureau van de manager legt. Deze ondertekent de  aanvraag en stuurt deze via interne post aan de personeelsafdeling. Een HR­medewerker voert de mutatie  handmatig in. Vervolgens wordt het verlofsaldo bijgewerkt door de back office applicatie. Na de invoering  van eHRM verloopt deze procedure veel eenvoudiger: de medewerker vult zijn of haar verlofaanvraag  rechtstreeks in het eHRM­systeem in. De manager krijgt automatisch een melding van het systeem met het  verzoek om al dan niet akkoord te geven. Zodra de manager op deze systeemvraag heeft geantwoord, is  het nieuwe verlofsaldo automatisch bekend bij P&O. De afdeling wordt niet gestoord en kan erop  vertrouwen dat de informatie correct is verwerkt. De medewerker krijgt automatisch een statusmelding. Hij  of zij weet ten allen tijde of zijn of haar aanvraag nog in behandeling is, dan wel goed­ of afgekeurd. Deze efficiëntiesprong geldt niet alleen voor verlofaanvragen, maar ook voor andere HR­processen. Een  voorbeeld daarvan zijn sollicitatieprocedures. Wanneer een manager een vacature bekend wil maken, kan  hij of zij deze zelfstandig in het eHRM­systeem plaatsen. De leidinggevende of de HR­afdeling krijgt  vervolgens automatisch de vraag om een geschikt sollicitatieteam samen te stellen. Dat team wordt  automatisch geïnformeerd over de plaatsing van de vacature op verschillende vacaturesites en de  verspreiding ervan via sociale media. Kandidaten kunnen online hun sollicitatiebrief en CV indienen. De  gegevens die ze achterlaten kunnen door het systeem worden vergeleken met de vacature­eisen. Wanneer  een sollicitant wordt aangenomen is een belangrijk deel van zijn of haar gegevens al aanwezig in het  systeem. Deze personeelsgegevens kunnen in de loop der tijd worden uitgebreid met gegevens over onder  meer beoordelingsgesprekken, persoonlijke ontwikkelingsplannen (POP’s) en gevolgde opleidingen en  trainingen. Organisaties besparen gemiddeld dertig procent De business case voor eHRM valt eenvoudig te maken door uit te rekenen hoeveel tijd nu nog in totaal is  gemoeid met overbodige handelingen zoals het handmatig invoeren van gegevens door HR­personeel,  managers en medewerkers. Wanneer die tijdsduur wordt vermenigvuldigd met het gemiddelde uurtarief van  werknemers, ontstaat een ruwe schatting van de financiële voordelen die ontstaan na invoering. Die  invoering betaalt zichzelf daardoor automatisch terug: organisaties die eHRM hebben geïmplementeerd  blijken volgens cijfers van Visma gemiddeld dertig procent te besparen op FTE’s binnen de HR­afdeling.   Bij deze kostenvoordelen is geen rekening gehouden met de winst die ontstaat doordat managers hun  beleid dankzij actuele en persoonlijke dashboards optimaal kunnen baseren op PKI’s. Ook zijn financiële 

nl.visma.com/HRM

pluspunten buiten beschouwing gelaten die ontstaan doordat het systeem er automatisch voor zorgt dat HR  voldoet aan alle wettelijke eisen, bijvoorbeeld op het gebied van verzuimregistratie in het kader van de Wet  Verbetering Poortwachter.  Verplichte meldingen aan arbodiensten of bedrijfsartsen worden door het systeem automatisch en ‘onder  water’ afgehandeld, waardoor boetes worden voorkomen. Dankzij eHRM krijgt HR­personeel bovendien  tijdig een signaal wanneer actie moet worden ondernomen, zoals het maken van een afspraak met de zieke  werknemer om de voortgang te bespreken of het opstellen van een Plan van Aanpak. Dankzij deze  proactieve houding kan de verzuimduur in veel gevallen worden bekort. Bovendien zal dankzij eHRM  eerder aan het licht komen dat de kosten van het ziekteverzuim vergoed kunnen worden door het UWV  omdat het verzuim valt binnen de ‘Vangnetbepalingen van de Ziektewet’. Managers baseren hun beleid op actuele KPI’s Binnen organisaties waar eHRM nog niet is ingevoerd, ontvangen managers meestal periodiek informatie  over kritieke prestatie­indicatoren (KPI’s). Deze informatie wordt verstuurd vanaf een centrale afdeling en  is bij ontvangst vaak al achterhaald. Na invoering van eHRM hebben managers altijd onmiddellijk zicht op de nieuwste HR­data over hun  team. Waar leidinggevenden vroeger eens in de week of maand een overzicht kregen opgestuurd, hebben  ze dankzij eHRM toegang tot een persoonlijk en actueel dashboard met uitgebreide ken­ en stuurgetallen.  Deze zijn gegarandeerd bijgewerkt op basis van de laatste mutaties. Dankzij eHRM hebben  leidinggevenden op deze manier momentaan inzicht in de ontwikkeling van onder meer verzuim, verlof,  bezetting en doorstroom. Wanneer dat nodig is kan snel worden bijgestuurd. Anticiperen wordt  eenvoudiger. Vacatures kunnen bijvoorbeeld sneller worden ingevuld, voordat onderbezetting een feit is. Werknemers voelen zich meer betrokken Werknemers zijn gewend vanaf hun smartphone of tablet toegang te hebben tot allerlei toepassingen. Ook  voor hun werk maken ze steeds minder gebruik van pc’s of laptops. En in sommige sectoren, waaronder  de zorg, hebben medewerkers niet eens de beschikking over een eigen computer. Wanneer een organisatie  HR­taken in de managementlijn wil beleggen is het daarom noodzakelijk dat eHRM toegankelijk is vanaf  smartphones en tablets. Dankzij moderne eHRM­apps hebben deze medewerkers toch altijd en overal toegang tot hun digitale  loonstrook, declaraties en ziekteverzuimgegevens. En door gebruik te maken van de kracht van dit soort  apparaten, zoals bijvoorbeeld een ingebouwde camera, kan het indienen van aanvragen  gebruikersvriendelijker verlopen. Denk alleen al aan de mogelijkheid om te declareren bonnen te  fotograferen met de ingebouwde camera van een laptop, tablet of smartphone. Waar werknemers in buitendienst vroeger de interne post moesten gebruiken of een bezoek aan kantoor  moesten brengen om hun HR­zaken af te handelen, kunnen mensen nu thuis vanaf de bank hun eigen HR­  en salarisgegevens inzien en wijzigen. Wanneer zij ‘s avonds op de bank met hun partner besluiten dat het  hoog tijd is een lang weekend op reis te gaan, kunnen zij ter plekke vanaf hun tablet, smartphone of laptop  verlof aanvragen. Op de achtergrond zorgt het eHRM­systeem ondertussen voor een correcte afhandeling.  De toestemming om akkoord te geven voor een verlofaanvraag, declaratie of opleiding komt zo  automatisch bij de juiste persoon terecht. 

nl.visma.com/HRM

Een werknemer kan op elk moment controleren hoe het is gesteld met de status van zijn of haar aanvraag.  Is deze alleen ‘ingediend’ of ook al ‘goedgekeurd’? Wanneer wordt het salaris of de declaratie uitbetaald?  Deze toename in systeemtransparantie geeft werknemers een groter gevoel van controle. De  gebruikersvriendelijkheid van moderne eHRM resulteert in een uitstekende acceptatie van deze systemen  en een stijging van de betrokkenheid en tevredenheid van medewerkers. HR­afdelingen krijgen ruimte voor strategisch HR­beleid Doordat HR­afdelingen dankzij eHRM ontzorgd worden op het gebied van administratie, verandert de rol  van HR ingrijpend en ten goede. Er ontstaat ruimte en capaciteit om te focussen op strategische HR­taken. Na invoering van eHRM hoeven organisaties zich bijvoorbeeld niet meer druk te maken over de verplichte  meldingen die zij moeten doen in het kader van de Wet Verbetering Poortwachter. Deze worden door het  systeem automatisch en ‘onder water’ afgehandeld. De HR­afdeling kan zich hierdoor richten op  belangrijker taken, zoals verzuimpreventie.  Ook voor recruitment ontstaat meer ruimte. Het aanwerven van nieuwe werknemers was voor veel  HR­afdelingen de afgelopen jaren enigszins een ondergeschoven kindje. In bepaalde sectoren zoals de  zorg bestaan echter inmiddels opnieuw tekorten. Dankzij de invoering van eHRM ontstaat binnen  HR­afdelingen de mogelijkheid meer aandacht te besteden aan het vinden van de juiste mensen. Het  eHRM­systeem ondersteunt dit soort activiteiten bovendien. Zo kunnen de opbrengsten van  recruitmentdagen worden vastgelegd, waaronder de cv’s van getalenteerde studenten. Conclusie eHRM geeft HR­afdelingen de mogelijkheid om zich te richten op de kern van hun vak: het vinden, binden  en boeien van werknemers. HR­medewerkers krijgen meer ruimte voor het creëren van toegevoegde  waarde zoals het opzetten van opleidingsbibliotheken, het ontwikkelen van creatieve wervingscampagnes  en het organiseren van recruitmentdagen. eHRM maakt het HR­vak hierdoor opnieuw levendig en  interessant.

nl.visma.com/HRM