Duidelijk Dordrecht Zo schrijven wij klantgericht Schrijfwijzer gemeente Dordrecht

Duidelijk Dordrecht Zo schrijven wij klantgericht

Schrijfwijzer gemeente Dordrecht

Overgenomen van de gemeente Doetinchem Met dank aan Tessa Baars, afd. communicatie gemeente Doetinchem

INLEIDING De gemeente Dordrecht wil een heldere en leesbare schrijfstijl hanteren in al haar schriftelijke communicatie. De teksten moeten ook aantrekkelijk zijn en goed zijn afgestemd op de ontvanger. Eenvoudig Nederlands is hiervoor de standaard. Wat is eenvoudig Nederlands? Taalniveaus De Raad van Europa heeft een meetlat voor taalgebruik samengesteld. Daarin onderscheiden we zes niveaus: Taalniveau

Laag

Hoog A1

A2

B1

B2

C1

C2

Wie niveau A2 beheerst is sociaal redzaam. Dat wil zeggen dat iemand zich kan redden in onze samenleving. Om in Nederland te beginnen aan een mbo-opleiding of om geschoold werk te doen, moet je minimaal niveau B1 beheersen. Het C-niveau past bij de gevorderde taalgebruiker. Bij iemand die een studie op hbo- of academisch niveau heeft afgerond. Wie bereik je? Bedrijven, overheden en instellingen schrijven hun teksten meestal op taalniveau C1. Dat is voor veel inwoners te hoog gegrepen. Als je op taalniveau B1 schrijft, begrijpt 95% van de bevolking je boodschap. We noemen dit taalniveau ‘eenvoudig Nederlands’. Wat vinden hoger opgeleiden van taalniveau B1? Ervaren zij eenvoudig Nederlands als kinderachtig? Of betuttelend? Of ergeren zij zich eraan? Uit onderzoek blijkt dat niet alleen lager opgeleiden, maar ook hoger opgeleiden de voorkeur geven aan teksten op taalniveau B1. Dit komt omdat een tekst op taalniveau B1 ook voor hoger opgeleiden sneller en efficiënter te lezen is dan een C1-tekst.

Duidelijk Dordrecht – Schrijfwijzer gemeente Dordrecht

2

21 regels voor eenvoudig Nederlands In deze schrijfwijzer lees je hoe je teksten in eenvoudig Nederlands schrijft. Hiervoor zijn 21 regels. Deze regels zijn verdeeld in vier onderwerpen. Als je je bij het schrijven van teksten houdt aan deze 21 regels, schrijf je ‘automatisch’ teksten op taalniveau B1.

Voorbereiding 1. Bepaal de doelgroep 2. Bepaal het doel 3. Bedenk vragen en antwoorden 4. Kies een passende tekstsoort Structuur 5. Bedenk een passende titel 6. Zet de hoofdgedachte aan het begin 7. Bedenk passende tussenkopjes 8. Schrijf korte teksten Zinnen 9. 10. 11. 12.

Schrijf korte zinnen Schrijf actieve zinnen Gebruik geen tangconstructies Gebruik geen dubbele ontkenningen

Woorden 13. Gebruik concrete woorden 14. Gebruik werkwoorden en vermijd de naamwoordstijl 15. Gebruik alledaagse woorden 16. Gebruik geen vaktaal 17. Gebruik geen formele taal 18. Gebruik geen dubbelzinnige woorden 19. Gebruik geen verzachtende taal 20. Gebruik geen figuurlijke taal en weinig voorkomende uitdrukkingen 21. Streef naar consistent woordgebruik

Bijlagen: • Algemene taalregels • Afspraken over stijl • Zo schrijven wij brieven • Zo schrijven wij websteksten • Zo schrijven wij B&W-adviezen


3

Voorbereiding Bedenk voordat je gaat schrijven: wie je lezer is; wat je doel is; welke vragen van de lezer je moet beantwoorden. Pas als je weet wie je ontvangers zijn en wat het doel is van je bericht (welk gedrag je bij de ontvangers wilt bereiken), kun je je tekst maken.

1

Bepaal de doelgroep

Begin je schrijfproces door je te verdiepen in wie je met de tekst wilt of moet bereiken. Maak dit zo concreet mogelijk, bijvoorbeeld door een aantal personen te bedenken met een verschillend profiel. Neem bijvoorbeeld een brochure over hondenbelasting. Voor welke personen schrijf je deze tekst? Wie moeten de tekst kunnen begrijpen? Kapsters, leraren, je buurman. Neem deze mensen in gedachten als je een folder schrijft. En bedenk: het zijn vaak geen vakspecialisten! Je kunt ook een profiel maken van een van de ontvangers van je tekst: Henk en Rita Jansen wonen in Dordrecht. Henk is postbode en Rita schoonmaakster. Ze hebben twee kinderen: Bas en Nienke. Ook hebben ze twee honden: een labrador en een Jack Russell. 2

Bepaal het doel

Stel jezelf de vraag wat je met de tekst wilt bereiken. Formuleer dit doel in termen van gedrag. Wat wil je dat de ontvanger doet nadat hij jouw tekst heeft gelezen? Gedrag = concreet Het voordeel het formuleren van je doel in termen van gedrag is dat je jezelf dwingt concreet te zijn. Op deze manier verplaats je jezelf in de lezer en in het gedrag dat hij of zij moet vertonen. Hiermee vergroot je de kans dat je ook echt je doel bereikt. En waarschijnlijk kom je er op deze manier achter dat je de lezer niet hoeft lastig te vallen met allerlei informatie die hij niet hoeft te weten.

Voorbeeld 1 Je moet een brief schrijven met als onderwerp: Werkzaamheden riolering Keplerweg. In de brief staat dat bewoners tijdelijk hun auto niet in deze straat kunnen parkeren. Wat is het doel van deze brief? Het doel van de brief is dat de lezer tijdens de werkzaamheden aan het riool zijn auto niet parkeert in de Keplerweg. Dit is concreet gedrag. Voorbeeld 2 Je schrijft een flyer voor de Taskforce Handicap en Samenleving. De titel is: ‘Maak je sterk door debat’. Wat is het doel van deze tekst? Het doel van de tekst is dat mensen met een handicap meedoen aan debatten. Dat is ook concreet gedrag.


4

3

Bedenk vragen en antwoorden

Verplaats je in de lezer en bedenk welke vragen de lezer over het onderwerp heeft. En hoe je hierop moet antwoorden om je doel te bereiken. Wat wil de lezer weten? Bedenk welke vragen de lezer heeft als je hem confronteert met het onderwerp. Als je deze vragen stelt in je tekst en daarna beantwoordt, is de kans groot dat je je doel bereikt. Ook voorkom je dat mensen onnodig gaan bellen of mailen.

Een voorbeeld. Je wil een inwoner van de gemeente Dordrecht uitnodigen voor een naturalisatieceremonie. Tijdens de ceremonie krijgt de inwoner het Nederlanderschap. Welke vragen kan de lezer hebben? Mogelijke vragen van de lezer zijn: 1. Wat is een naturalisatieceremonie? 2. Wanneer is de naturalisatieceremonie? 3. Waar is de naturalisatieceremonie? 4. Wat is het programma? 5. Wat moet ik meenemen? 6. Wat als ik niet kan komen? 7. Waar kan ik terecht met vragen?

Als je de lezersvragen als uitgangspunt neemt voor de structurering van je tekst, zorg je ervoor dat de tekst daadwerkelijk aansluit bij de doelgroep. Je vergroot daarmee de kans dat ze je tekst ook echt zullen lezen. Die kans wordt nog groter als je de vragen ook duidelijk in de lay-out markeert, bijvoorbeeld door de vragen als tussenkopjes op te nemen (zie ook regel 7). 4

Kies een passende vorm

Nadat je het doel van je tekst en de eventuele vragen met bijbehorende antwoorden hebt geformuleerd, bepaal je welke toon je zult aanslaan en welk medium je daarbij kiest. Welke toon en welk medium past het beste bij het doel en de doelgroep? Een verleidende tekst, of confronterend? Een krantenartikel of een brochure? Veel tekstschrijvers beginnen het schrijfproces zonder eerst na te denken over doel, doelgroep en het lezersperspectief. Zij zeggen: “Ik ga een brochure schrijven over bijzondere bijstand”. Maar pas na toepassing van de eerste drie (voorbereidende) regels is het mogelijk een goede, gefundeerde beslissing over de toon en het medium te nemen. En pas na uitsluitsel over deze keuzen begint het echte schrijfproces.


5

Structuur 5

Bedenk een passende titel

Lezers van een tekst beslissen in ongeveer zeven seconden of ze een tekst wel of niet verder zullen lezen. Zij baseren deze beslissing vaak op de titel van de tekst. Als de titel onbegrijpelijk is of niet aansluit bij de verwachtingen van de doelgroep, beginnen veel lezers niet eens met lezen. Wat is een passende titel voor een tekst? Een goede titel in eenvoudig Nederlands: maakt meteen duidelijk waar de tekst over gaat (de hoofdgedachte); spreekt de lezer aan omdat hij aansluit bij de lezer zelf; is eenduidig, concreet en kort.

Hieronder staat een voorbeeld Onduidelijke titel Wmo 2008-2012 : “Iedereen doet mee”. Iedereen de juiste bagage Dit is de titel boven het beleidsplan Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) van de gemeente Dordrecht. Waarom is deze titel niet begrijpelijk? Ten eerste weet niet iedereen waar de afkorting Wmo voor staat. Ten tweede is de ondertitel ‘Iedereen de juiste bagage’ moeilijk vanwege de figuurlijke betekenis.

Begrijpelijke titel ‘Iedereen doet mee’ Beleidsplan 2008-2012 Wet maatschappelijke ondersteuning


6

6

Zet de hoofdgedachte aan het begin

Vrijwel geen enkele lezer leest een bericht helemaal uit. Daarom is het belangrijk dat je de structuur van je tekst zó maakt, dat de lezer de belangrijkste informatie in ieder geval heeft gelezen. De lezer weet zo direct waar het om gaat en hoe hij het bericht kan gaan lezen. Als de lezer direct vanaf het begin een goed beeld heeft van het doel van de tekst, kan hij de tekst ook gemakkelijker begrijpen. Voor teksten geldt dan ook: bewaar de hoofdgedachte van de tekst niet tot het laatst, maar begin ermee. In de volgende brief staat de hoofdgedachte niet aan het begin.

Geachte mevrouw Karimi-Tafreshi, Van het Ministerie van Justitie heb ik op 20 februari 2009 de bekendmaking van verlening van het Nederlanderschap ontvangen. Hierin staat vermeld dat Hare Majesteit de Koningin der Nederlanden bij Koninklijk Besluit van 7 februari 2009 aan u het Nederlanderschap verleent. Om dit Nederlanderschap te krijgen, nodig ik u uit voor de naturalisatieceremonie op donderdag 19 maart 2009 om 16.00 uur in het stadhuis van Dordrecht.

In de brief hieronder staat de hoofdgedachte wel aan het begin.

Geachte mevrouw Karimi-Tafreshi, Graag nodig ik u uit voor de naturalisatieceremonie van de gemeente Dordrecht. De gemeente houdt deze ceremonie op donderdag 19 maart 2009 om 16.00 uur in het stadhuis van Dordrecht. Waarom sturen wij u deze uitnodiging? Van het Ministerie van Justitie heb ik op 20 februari 2009 een brief gekregen. Hierin staat dat u het Nederlanderschap krijgt. Hare Majesteit de Koningin heeft dit op 7 februari 2009 besloten.

Ook in alinea’s! Zorg dat ook in je alinea’s de hoofdgedachte meteen aan het begin staat. Voor alinea’s geldt namelijk hetzelfde als voor de tekst als geheel: zet je de hoofdgedachte meteen aan het begin? Dan is de rest van de alinea vaak gemakkelijker te begrijpen. In de alinea hieronder staat de hoofdgedachte aan het eind. Hierdoor wordt de tekst onduidelijk en moeilijk leesbaar.

In de bestemmingsplannen Buitengebied 2000, herziening 2002 van de voormalige gemeente Dubbeldam en de bestemmingsplannen Buitengebied 2 – 1988, Buitengebied herziening 2-1988, gemeente Dubbeldam, herziening Stevensweg 14, Buitengebied 2-1988 Herziening 1-2002 (Stevensweg), Buitengebied herziening 3-1991 Eikenlaan 16 en Buitengebied herziening 4-1999 Dennenlaan 16-16a van de voormalige gemeente Dubbeldam komen de procedurebepalingen voor flexibiliteitsbepalingen te vervallen.

Het is dus belangrijk om de kern voorop te zetten. In de volgende bestemmingsplannen komen de procedurebepalingen voor flexibiliteitsbepalingen te vervallen: Bestemmingsplannen Buitengebied 2000, herziening 2002 van de voormalige gemeente Dubbeldam; …. ….….


7

7

Bedenk passende tussenkopjes

De hoofdgedachte van de tekst staat aan het begin. Vervolgens orden je de alinea’s aan de hand van de vragen van de lezer, zoals je die bij de voorbereiding gemaakt hebt. De vragen van de lezer gebruik je dus om tussenkopjes te formuleren. Let op, geen kopje boven de eerste alinea en de slotalinea. En formuleer ze dan ook echt als vragen. Iedere alinea sluit aan op een mogelijke vraag van je lezer, zoals je die hebt voorbereid. Per alinea beantwoord je maximaal één vraag. Hieronder staat een voorbeeld. In de tekst staat veel informatie. De tussenkopjes maken de tekst overzichtelijk. Bovendien spreek je de lezer aan met ´u´. Hiermee trek je automatisch de aandacht van de lezer. Maak de tussenkopjes vet. Dan vallen ze het beste op.

Onderwerp: uitnodiging naturalisatieceremonie Geachte mevrouw Karimi-Tafreshi, Graag nodig ik u uit voor de naturalisatieceremonie van de gemeente Dordrecht. De gemeente houdt deze ceremonie op donderdag 19 maart 2009 om 16.00 uur in het stadhuis van Dordrecht. Wat is de naturalisatieceremonie? De naturalisatieceremonie is een officiële gebeurtenis. Tijdens de ceremonie krijgen ´nieuwe Nederlanders´ officieel de Nederlandse nationaliteit. U krijgt een officieel document. van de burgemeester. Daarin staat dat u vanaf 7 februari 2009 officieel Nederlander bent. Waar en wanneer is de naturalisatieceremonie? De naturalisatieceremonie is op donderdag 19 maart 2009. Ik verwacht u om 15.30 uur bij de receptie in de hal van het stadhuis. Het adres is Stadhuisplein 1. Ik wil dan graag eerst met u kennismaken. Daarna begint om 16.00 uur de ceremonie. Vergeet uw legitimatiebewijs niet! Dat kan een paspoort zijn of een rijbewijs. Wat als u niet kunt komen? Kunt u op 19 maart niet naar het stadhuis komen? Laat dit dan even weten aan de heer Hendrixen of mevrouw Veenstra van de gemeente. U krijgt dan na 19 maart van ons een nieuwe uitnodiging. U krijgt de Nederlandse nationaliteit dan bij de volgende ceremonie. Hebt u nog vragen? Hebt u nog vragen? Dan kunt u bellen naar de heer Hendrixen of mevrouw Veenstra. Het telefoonnummer is (078) 6397377. Ik hoop u op donderdag 19 maart te ontmoeten. Graag tot dan! Met vriendelijke groet, De burgemeester van Dordrecht,


8

8

Schrijf korte teksten

Een tekst in eenvoudig Nederlands kan elke lengte hebben. Maar hij is wel zo kort mogelijk. Waarom? 1. Mensen houden niet van lange teksten. 2. Mensen hebben geen tijd voor lange teksten. Beperk je daarom tot het doel van je tekst. En geef niet meer informatie dan nodig is om je doel te bereiken.


9

Zinnen 9

Schrijf korte zinnen

Een zin in eenvoudig Nederlands is kort: gemiddeld 10 tot 12 woorden. Lange zinnen zijn vaak onnodig ingewikkeld. Meestal zijn zinnen lang omdat er meerdere belangrijke boodschappen in zitten. Het is, zeker voor een laagtaalvaardige lezer, lastig om al die boodschappen uit zo’n zin te halen. Probeer daarom per zin één belangrijke boodschap te formuleren. Tips Kijk waar je punten kunt zetten. Een zin tussen komma’s kun je vaak in een nieuwe zin zetten. Gebruik opsommingen. Zie je een ‘als…, dan…’ constructie? Stel dan een vraag, met een vraagteken! Bijvoorbeeld: Als u een…, dan moet u…. Hebt u een…? Dan moet u…. Hieronder staat een voorbeeld van een lange zin. Van de lange zin hebben we meerdere korte zinnen gemaakt.

Lange zin: Met deze brief verlenen wij u, op basis van artikel 5.2.3 van de Algemene plaatselijke verordening gemeente Dordrecht 2005, vergunning voor het innemen van een standplaats met een informatiewagen (ongeveer 4 bij 3 meter) op zaterdag 19 april 2008, zaterdag 17 mei 2008, zaterdag 24 mei 2008 en zaterdag 31 mei 2008 op het Nassauplein tijdens de winkelopeningstijden. Deze zin heeft 58 woorden.

Korte zinnen: U krijgt van ons een vergunning om een informatiewagen op het Nassauplein te parkeren. De informatiewagen mag niet groter zijn dan 3 bij 4 meter. Voor deze vergunning geldt artikel 5.2.3 van de Algemene plaatselijke verordening gemeente Dordrecht 2005. De vergunning geldt alleen op de volgende 4 zaterdagen: 19 april, 17 mei, 24 mei en 31 mei 2008. U mag er alleen staan tijdens de winkelopeningstijden. De zinnen hebben gemiddeld 10 woorden.

10

Schrijf actieve zinnen

Een zin in eenvoudig Nederlands is actief. Op taalniveau B1 vermijden we zo veel mogelijk de lijdende vorm die kenmerkend is voor een passieve zin. Wat zijn de nadelen van een passieve zin? Bij een passieve zin is niet duidelijk wie wat doet of moet doen. Dat is vaak vervelend voor de lezer. Een ander nadeel kan zijn dat een passieve zin onpersoonlijk en afstandelijk is. De lezer voelt zich niet aangesproken. Vermijd daarom passieve zinnen en probeer zoveel mogelijk te benoemen wie wat doet. Hoe herken je een passieve zin? Ga op zoek naar een vorm van het werkwoord worden of zijn en een voltooid deelwoord. Hieronder staat een voorbeeld van een passieve zin waarbij niet duidelijk is wie wat doet:


10

Voorbeeld 1 Passief: Uw bouwaanvraag is aan redelijke eisen van welstand getoetst. In deze zin weet je niet wie de bouwaanvraag heeft getoetst. Wil je een passieve zin actief maken? Begin dan met het onderwerp: in dit geval wij. Of de gemeente. Actief: De gemeente heeft uw bouwaanvraag aan redelijke eisen van welstand getoetst.

Bij een actieve zin hoort een duidelijk onderwerp, bijvoorbeeld een persoon of een bedrijf. De truc is: begin de zin met het onderwerp. Dan dwing je jezelf actief te schrijven! Hieronder staat een voorbeeld van een passieve zin die onpersoonlijk is.

Voorbeeld 2 Passief: Een bezwaarschrift moet worden ingediend binnen zes weken na de datum van verzending van dit besluit. Deze onpersoonlijke boodschap verander je door de zin actief te maken en de lezer met ‘u’ aan te spreken. Actief: U kunt een bezwaarschrift indienen tegen dit besluit. Let erop dat u dit doet binnen zes weken nadat dit besluit verstuurd is. 11

Gebruik geen tangconstructies

In een zin met een tangconstructie staan zinsdelen die bij elkaar horen, niet bij elkaar. Bij een tangconstructie moet de lezer zelf moeite doen om de structuur in de zin te achterhalen. Dit kan gemakkelijk misgaan. Dit geldt voor lezers met taalniveau C1 en zeker voor lezers met een lager taalniveau. Vaak moet je de zin nog een keer lezen. Hieronder staat een voorbeeld van een zin met een tangconstructie. De zinsdelen die bij elkaar horen, hebben we onderstreept.

Voorbeeld 1 Met tangconstructie: U dient alle feiten en omstandigheden, waarvan u in redelijkheid moet begrijpen dat deze van invloed kunnen zijn op de voorziening of het voortduren van het recht op de voorziening te melden bij de Wmo-winkel.

Zonder tangconstructie: Veranderde feiten of omstandigheden kunnen van invloed zijn op de voorziening of het voortduren van het recht op de voorziening. U moet al deze feiten en omstandigheden melden bij de Wmowinkel.

In eenvoudig Nederlands:


11

Misschien verandert uw persoonlijke situatie hierna. Dan kan ook het recht op uw voorziening veranderen. Meld daarom alle veranderingen in uw situatie bij de Wmo-winkel

Voorbeeld 2 In de volgende zin staan meerdere tangconstructies. We hebben ze onderstreept: Een centrale rol in de beleidsontwikkeling, en straks in de uitvoering, speelt de (nu nog tijdelijke) Sociale Raad (2006) die bestaat uit een brede vertegenwoordiging van cliënten.

12

Gebruik geen dubbele ontkenningen

Dubbele ontkenningen komen in eenvoudig Nederlands niet voor. Ze zorgen namelijk voor een abstracte, moeilijk te begrijpen zin. Je verwacht bij een dubbele ontkenning eigenlijk dat de lezer de zin zelf ‘vertaalt’ in een begrijpelijke zin en zo achterhaalt wat je als schrijver nu precies bedoelt. De lezer moet het wiskundige probleem van ‘min keer min is plus’ zelf oplossen. Maar veel lezers kunnen dat niet. Vermijd daarom dubbele ontkenningen als je schrijft op taalniveau B1.

Met dubbele ontkenning: Zonder uitbreiding van de formatie op verkeer is het onmogelijk om de projecten uit het mobiliteitsplan uit te voeren.

Zonder dubbele ontkenning: De formatie op verkeer moet worden uitgebreid. Anders kunnen de projecten uit het mobiliteitsplan niet uitgevoerd worden.


12

Woorden 13

Gebruik concrete woorden

Woorden in eenvoudig Nederlands moeten concreet zijn. Een concreet woord verwijst naar iets wat je je concreet kunt voorstellen. Iets dat je kunt zien, voelen, ruiken of horen. Abstracte woorden maken een tekst onduidelijk. Voorkom dit door zaken zo concreet mogelijk te benoemen. Bij abstracte woorden kun je vaak de volgende vragen stellen: Wat bedoel je precies met…? Wat zijn…? Wie moet…? Je kunt niet altijd een abstract woord vervangen door een concreet woord. Maar je kunt je woorden wel zo concreet mogelijk maken. • aanpassing prijzen verhoging of verlaging • herinrichting van het Stationsplein maak duidelijk wat er gaat gebeuren • binnenkort of onlangs noem een concrete datum Dus… vermijd vage termen; zeg precies wat je bedoelt; spreek de lezer persoonlijk aan. Bedenk dat het altijd concreter kan. Dan kom je vanzelf met een eenvoudiger alternatief! Soms is het genoeg om voorbeelden te geven bij een abstract begrip. In het voorbeeld hieronder hebben we de abstracte begrippen onderstreept.

Abstract: De behandeling van deze initiatieven in de regiekamer leverde echter geen eenduidige visie op ten opzichte van het vestigingsbeleid dat gevolgd moest worden. Wel werd vanuit het maatschappelijke belang van FFG en de angst voor precedentwerking de behoefte aan sturing uitgesproken. Omdat een helder beleidskader ontbrak, is vanuit de regiekamer vervolgens de wens geformuleerd eenduidig en genuanceerd beleid op te stellen.

Abstracte taal is vaak onbegrijpelijk omdat deze taal onnauwkeurig is. Het gevolg is dat een onwetende lezer geen idee heeft wat er bedoeld wordt. De tekst hierboven roept de volgende vragen op: welke initiatieven? Om welk vestigingsbeleid gaat het? Waarom is de visie niet eenduidig? Welk maatschappelijk belang speelt er? Hoezo precedentwerking? Behoefte aan sturing: hoe en door wie? Wat is een beleidskader?

In teksten op taalniveau B1 gebruiken we daarom geen abstracte taal.

14

Gebruik werkwoorden en vermijd de naamwoordstijl

Wil je in eenvoudig Nederlands schrijven? Vermijd dan zoveel mogelijk de naamwoordstijl, ook wel nominalisaties genoemd. Maar wat is dat eigenlijk… een nominalisatie? Wat is een nominalisatie?


13

Een nominalisatie is een werkwoord dat je vervangt door een zelfstandig naamwoord. Je herkent een nominalisatie vaak aan ‘het + een werkwoord’ en aan woorden die eindigen met ‘ing’. Voorbeelden: het leren, de plaatsing. Wat is het nadeel van nominalisaties? Het nadeel van nominalisaties is dat de actie uit je zin verdwijnt. Hierdoor wordt je tekst onpersoonlijk en schep je afstand tussen jou en de lezer. Hoe los je dit op? De truc is: zet een onderwerp in je zin. Als je een onderwerp (u, wij, de gemeente) in de zin zet, dan verwijder je de nominalisatie. Het voorbeeld hieronder maakt dit duidelijk.

Met nominalisatie: Plaatsing van antenne-installaties hoger dan 15 meter, maar lager dan 40 meter is toegestaan na verlening van een buitenplanse ontheffing (kruimelgevallenregeling art. 3.23 Wro jo 4.1.1 Bro).

Zonder nominalisatie: Wilt u een antenne-installatie plaatsen die hoger is dan 15 meter, maar lager dan 40 meter? Dan mag dat alleen als wij u een buitenplanse ontheffing geven. Dit noemen we de kruimelgevallenregeling (art. 3.23 Wro jo 4.1.1 Bro).


14

15

Gebruik alledaagse woorden

Gebruik woorden die in het dagelijks taalgebruik veel voorkomen. Woorden die je ook in alledaagse gesprekken gebruikt. Bijvoorbeeld bij de supermarkt, de kapper, in de pauze met je collega’s, met je kinderen in de bovenbouw van de basisschool of in contacten met mensen bij de voetbalvereniging. Zo weet je zeker dat je woorden gebruikt die vrijwel iedereen begrijpt. Dat zijn hoogfrequente woorden. Voor veel laagfrequente woorden kun je een eenvoudig alternatief bedenken. Een paar voorbeelden. laagfrequent consequenties krachtens heden het verschuldigde bedrag nota

hoogfrequent gevolgen volgens vandaag, nu de kosten, het bedrag dat je moet betalen rekening

In het voorbeeld hebben we de laagfrequente woorden onderstreept.

Laagfrequente woorden: Deze week krijgt u de aanslag gemeentelijke belastingen 2009 opgelegd. Op basis van bij de gemeente bekend zijnde gegevens komt u in 2009 (opnieuw) in aanmerking voor kwijtschelding gemeentelijke belastingen. U hoeft hiervoor geen formulier in te vullen. Omdat u in aanmerking komt voor kwijtschelding van de gemeentelijke belastingen hoeft u deze aanslag niet te betalen (met uitzondering van de hondenbelasting). Het bedrag van de toegekende kwijtschelding wordt automatisch verrekend met de aan u opgelegde aanslag. De beschikking inzake de toegekende kwijtschelding wordt u na de aanslag gemeentelijke belastingen 2009 toegezonden.

Alternatieven: opgelegd bekend zijnde u komt in aanmerking voor kwijtschelding te betalen. met uitzondering van toegekende verrekend de aanslag. de aan u opgelegde aanslag beschikking inzake toegezonden

weglaten die bekend zijn u krijgt uitleggen: dit betekent dat u deze belasting niet hoeft Dit geldt niet voor… uw of weglaten Wij trekken het bedrag van de kwijtschelding af van uw aanslag de brief over de hoogte van de aanslag over toegestuurd

In eenvoudig Nederlands: Deze week krijgt u een brief van de gemeente over de gemeentelijke belastingen 2009. Maar volgens onze gegevens hebt u recht op kwijtschelding gemeentelijke belastingen. Dat betekent dat u deze gemeentelijke belastingen niet hoeft te betalen. Of dat u maar een deel van deze belastingen hoeft te betalen. De hondenbelasting moet u wel zelf betalen. U hoeft zelf niets te doen. U krijgt binnenkort van ons een nieuwe brief. Hierin staat het bedrag dat u aan de gemeente moet betalen.


15

16

Gebruik geen vaktaal

Als je boodschap bedoeld is voor niet-vakgenoten, niet vakgenoten, vermijd dan vaktaal. Vaktaal is een woord of een combinatie van woorden die voor de schrijver heel gewoon zijn, maar voor anderen soms volledig onbekend zijn. Het kan gaan om termen die samenhangen met het specifieke onderwerp en die alleen te begrijpen zijn voor deskundigen die veel van het onderwerp afweten en de vaktaal goed begrijpen. Realiseer je dat bepaalde woorden misschien veel voorkomen in een bepaalde context of binnen een bepaalde groep mensen, maar dat die voor anderen volstrekt onbegrijpelijk kunnen zijn. Het schema hieronder kan je helpen om een goede keuze te maken.

In het voorbeeld hieronder hebben we de vaktaal onderstreept.

VIGERENDE PLANNEN EN HET PLANGEBIED De voorliggende parapluherziening heeft betrekking op de bestemmingsplannen, bestemmingsplannen inclusief onderliggende wijzigingsplannen, wijzigingsplannen, die binnen de gemeente Dordrecht geldig zijn voor het buitengebied.. Een lijst met deze geldende bestemmingsplannen is opgenomen in bijlage 1 van de regels. Deze herziening van deze bestemmingsplannen is van toepassing op het gehele buitengebied ngebied van de gemeente Dordrecht, wat bij de kernen overeenkomt met de plangrenzen van de in bijlage 1 bij de regels genoemde bestemmingsplannen en onderliggende wijzigingsplannen. De buitenste plangrens wordt gevormd door de gemeentegrens.

Nog een voorbeeld.

Met vaktaal: Hiervoor (het toetsen van de bouwaanvraag) bent u, in het kader van de Legesverordening, leges verschuldigd.

Zonder vaktaal: Voor deze bouwvergunning moet u de kosten betalen.


16

17

Gebruik geen formele taal

In eenvoudig Nederlands vermijden we formele taal. Maar wat is formele taal? Formele taal is taal die ervoor zorgt dat er een afstand is tussen degene die de tekst schrijft en degene die de tekst ontvangt. Het is taal die je nooit gebruikt tegen je kinderen of je vrienden. Formele taal is daarom soms bijna onvriendelijk. Door formele taal begrijpen veel lezers niet wat er staat. En de lezers die de taal wel begrijpen, vinden de formele taal vervelend of irritant. Hieronder staan een paar voorbeelden met een eenvoudig alternatief. formeel mededelen indien conform tevens voorts dienen destijds

informeel laten weten, zeggen als volgens ook verder moeten toen

Hieronder staan nog meer voorbeelden. De formele woorden hebben we onderstreept.

Formele woorden: Voor de berekening van de staloppervlakte ten behoeve van intensieve veehouderij worden meegerekend de oppervlakte van het bouwperceel, uitgezonderd de bedrijfswoning met bijbehorende tuin en bijgebouwen, voerplaten- en sleufsilo’s met dien verstande dat daar waar sprake is van een combinatie van een grondgebonden agrarische bedrijfsvoering en intensieve veehouderij de oppervlakte van het bouwperceel uitgezonderd de bedrijfswoning met bijbehorende tuin en bijgebouwen, voerplaten- en sleufsilo’s worden meegerekend volgens de volgende berekening:

Alternatieven: ten behoeve van uitgezonderd bijbehorende met dien verstande daar waar sprake is van

voor zonder / … rekenen we niet mee die daarbij horen weglaten bij

Nu zonder formele woorden: Hoe berekenen we de staloppervlakte? We berekenen de staloppervlakte voor intensieve veehouderij door de oppervlakte van de bouwgrond te meten. We rekenen de bedrijfswoning met tuin, bijgebouwen, voerplaten en sleufsilo´s die daarbij horen niet mee. Bij een combinatie van een grondgebonden agrarische bedrijfsvoering met intensieve veehouderij rekenen we de bedrijfswoning met tuin, bijgebouwen, voerplaten en sleufsilo´s die daarbij horen wel mee.


17

18

Gebruik geen dubbelzinnige woorden

Dubbelzinnige of ambigue woorden zijn woorden die meerdere betekenissen hebben, zoals de woorden ‘bevallen’, ‘licht’ en ‘voorkomen’. Bij dubbelzinnige woorden moet de context duidelijk maken welke betekenis van het woord de schrijver bedoelt. Daarom vermijden we dubbelzinnige woorden in eenvoudig Nederlands. ‘Verbinden´ kan twee verschillende betekenissen hebben. De eerste (figuurlijke) betekenis is ´vastmaken/koppelen aan´. De tweede (letterlijke) betekenis is ´verenigen/samenvoegen´. Ook kun je nog denken aan ´met verband omwikkelen´. In het voorbeeld hieronder wordt de eerste betekenis bedoeld. Maar dat is niet voor iedere lezer direct duidelijk. Daarom kun je in dit voorbeeld beter een ander woord gebruiken.

Voorbeeld 1 Dubbelzinnig: Aan deze vergunning verbinden wij de volgende voorschriften.

Eenduidig: Voor deze vergunning gelden de volgende regels.

Voorbeeld 2 Soms kunnen ook verwijzingen dubbelzinnig zijn. De voorzitter heeft haar secretaris niet ter verantwoording kunnen roepen omdat zij niet aanwezig was.

19

Gebruik geen verzachtende taal

Op taalniveau B1 vermijden we verzachtende taal, ook wel eufemismen genoemd. We gebruiken eufemismen omdat we soms liever niet concreet willen zijn. Het gebruik van eufemismen zorgt dan voor abstract of dubbelzinnig taalgebruik,oftewel overbodige ballast. En dat is in strijd met de criteria van taalniveau B1. Wees je bij het schrijven van een tekst bewust van het effect van een eufemisme en vraag je af of dat ook de bedoeling is. Lees de voorbeelden hieronder. Het eufemisme hebben we onderstreept. Voorbeeld 1 Met eufemisme: De voortschrijdende ontwikkelingen in de agrarische sector noodzaken agrariërs tot het zoeken van nevenfuncties of de omschakeling van de agrarische functie in een andere functie.

Zonder eufemisme: Door de ontwikkelingen in de landbouw moeten boeren ander werk gaan zoeken.


18

Voorbeeld 2 Met eufemisme: U vroeg om uitbreiding van hulp bij het huishouden. Wij hebben besloten om uw aanvraag, conform bijgevoegd advies, af te wijzen en de huidige indicatie van 4 uur per week te handhaven. Zonder eufemisme: U hebt extra hulp bij het huishouden aangevraagd. U hebt nu recht op 4 uur hulp per week. Wij hebben besloten dat u geen extra hulp krijgt. Wij hebben dit besloten volgens een advies van … Dit advies hebben we in deze brief meegestuurd.

20

Gebruik geen figuurlijke taal en weinig voorkomende uitdrukkingen

Gebruik geen figuurlijke taal en uitdrukkingen, en al zeker niet als het om weinig voorkomende uitdrukkingen gaat. Een uitdrukking is een vaste combinatie van woorden om een situatie te beschrijven. Voorbeelden van uitdrukkingen zijn gezegdes of spreekwoorden. Daarin wordt taal figuurlijk gebruikt. Zoals in ‘een conflict op de spits drijven’ en ‘daar kleven bezwaren aan’. Maar ook ‘op het punt staan om…’ , ‘iemand het bloed onder de nagels vandaan halen’ en ‘slappe was’. Uitdrukkingen zijn ook vaste combinaties van woorden, zoals ‘als het ware’ of ‘dat wil zeggen’. Mensen met een beperkte taalvaardigheid kennen de betekenis vaak niet van uitdrukkingen en figuurlijke taal. Zeker niet van uitdrukkingen die weinig voorkomen. Figuurlijke taal nemen ze vaak letterlijk. Dit kan natuurlijk leiden tot misverstanden. Nog een paar voorbeelden van uitdrukkingen in de vorm van vaste combinaties van woorden. niet… met betrekking tot op deze wijze met ingang van door middel van kenbaar maken te allen tijde mijns inziens

maar wel… over zo vanaf met laten weten altijd volgens mij

Hieronder staan een paar voorbeelden van figuurlijke taal. Voorbeeld 1 De realisatie van deze gebiedsvisie loopt via twee sporen. Enerzijds door het bieden van beleidsruimte, anderzijds door het uitvoeren van verschillende deelprojecten. Het voortouw voor deze projecten ligt bij een groot aantal verschillende partijen, zoals particulieren, Staatsbosbeheer, het Waterschap en Vitens. Waar nodig, zal de gemeente Dordrecht een katalyserende en verbindende rol vervullen. Daarnaast zal de gemeente de uitvoering van enkele specifieke deelprojecten voortvarend ter hand nemen.

Voorbeeld 2 Het bevat landschappelijke, recreatieve en cultuurhistorische waarden. Deze bijzondere waarden staan niet zozeer onder druk, maar bieden vooral unieke kansen voor de verdere ontwikkeling van het gebied. Ook lopen er in het gebied verschillende initiatiefnemers met concrete plannen rond. Deze plannen missen tot op heden een toegesneden toetsingskader en onderlinge afstemming.


19

21

Streef naar consistent woordgebruik

Veel schrijvers variëren in hun woordkeus. Zij doen dit om een tekst afwisselend te houden. Voor één begrip gebruiken ze soms vier of vijf verschillende woorden. Voor laagtaalvaardige mensen is deze afwisseling een probleem. Hun kennis van woorden is kleiner, waardoor ze vaak niet weten dat steeds hetzelfde wordt bedoeld. In begrijpelijke teksten is het dan ook belangrijk dat je dezelfde woorden gebruikt voor hetzelfde begrip.

Een voorbeeld: Niet consistent: Het Reconstructieplan biedt de mogelijkheid om na concentratie van meerdere intensieve veehouderijonderdelen van één bedrijf naar één locatie een bouwvlak toe te staan van 1,5 ha. Volgens het Reconstructieplan is deze uitzondering alleen mogelijk wanneer er veterinaire en/of bedrijfseconomische voordelen zijn en er ook qua omgevingsfactoren een (veel) betere situatie ontstaat. Binnen de gemeente Dordrecht zijn voor alsnog geen bedrijven bekend die voor een dergelijke regeling in aanmerking komen. Omdat tevens een gedetailleerde beoordeling per locatie noodzakelijk is, wordt deze mogelijkheid niet opgenomen in het voorliggende bestemmingsplan. Indien de gemeente alsnog aan een dergelijke situatie wil meewerken, moet een afzonderlijke bestemmingsplanprocedure worden doorlopen.

Wel consistent (maar qua woordgebruik nog niet optimaal): Het Reconstructieplan biedt één uitzondering: worden van één bedrijf meerdere onderdelen van intensieve veehouderij samengevoegd op één locatie? Dan is een bouwvlak toegestaan van 1,5 ha. Deze uitzondering is alleen mogelijk als de samenvoeging veterinaire en/of bedrijfseconomische voordelen oplevert. Ook moeten de omgevingsfactoren er beter door worden. Binnen de gemeente Dordrecht zijn nog geen bedrijven bekend die gebruik mogen maken van deze uitzondering. Als de gemeente de uitzondering wil toepassen, geldt een afzonderlijke bestemmingsplanprocedure. Per locatie is ook een gedetailleerde beoordeling nodig. Daarom neemt de gemeente deze uitzondering niet op in het bestemmingsplan.


20

Bijlagen Bijlage 1: Algemene taalregels Hieronder vind je de taalregels van de gemeente Dordrecht. Deze taalregels zijn mede op basis van het groene boekje en de Gemeentewet opgesteld. Je leest in deze bijlage meer over het gebruik van hoofdletters, afkortingen, of woorden aan elkaar of los geschreven worden en synoniemen voor ouderwetse woorden.

Gebruik van hoofdletters (zie algemene gedeelte schrijfwijzer)

1. Bestuursorganen De bestuursorganen schrijven we (overeenkomstig de Gemeentewet) met een kleine letter: gemeenteraad, college van burgemeester en wethouders. In lijn hiermee blijven organen van hogere overheden klein: gedeputeerde staten, provinciale staten, het kabinet, de regering. Raden, commissies en werkgroepen krijgen evenmin een hoofdletter: commissie beleidsontwikkeling, ondernemingsraad, rekenkamer, adviesorgaan volkshuisvesting. Uitzonderingen zijn hoge colleges van staat: Staten-Generaal, Eerste/Tweede Kamer, Raad van State, Hoge Raad, Nationale ombudsman. Deze laatste hebben meer het karakter van een instituut. Een kleine letter krijgt ‘het rijk’; de formele variant twee hoofdletters: de Staat der Nederlanden. 2. Bestuurders Klein blijven: de burgemeester, wethouder, gedeputeerde, minister, staatssecretaris. Uit respect krijgt alleen de Koningin een hoofdletter, ook in commissaris van de Koningin. 3. Organisatieonderdelen en ambtenaren Hier zetten we het bescheiden gebruik van hoofdletters voort: afdeling bedrijfsvoering, gemeentewinkel, het ministerie van sociale zaken, het openbaar ministerie. Omdat de rijksoverheid de departementen als instituten beschouwt, gebruiken we in adresseringen aan ministeries hoofdletters en vermelden we de complete naam. We doen niet mee aan de gewoonte van rijksheren om zich met hoofdletters te presenteren: inspecteur voor de ruimtelijke ordening. 4. Wetten Wetten hebben een citeertitel waarin de juiste schrijfwijze is bepaald. Alleen de aanvangsletter krijgt een hoofdletter: de Algemene wet bestuursrecht (Awb), Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp), Algemene nabestaandenwet (Anw), Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), Wet voorzieningen gehandicapten (Wvg). Deze hoofdregel volgen we ook bij gemeentelijke verordeningen. 5. Overig Alle onderwijsafkortingen klein en zonder punten: vmbo, havo, vwo, hbo. Feestdagen krijgen een hoofdletter: Pasen, Hemelvaartsdag, Goede Vrijdag, Offerfeest. Samenstellingen echter klein: pinkstervakantie, koninginnedagviering. In namen wordt de eerste letter altijd met een hoofdletter geschreven: Van Limburg Stirumplein, Prinses Julianaweg, de heren De Groot en Van Gijzen (of Piet de Groot en Peter van Gijzen).


21

Afkortingen

Gebruik zo min mogelijk afkortingen. Afkortingen vertragen het leestempo en niet iedereen kent alle afkortingen. De enige afkortingen die mogen, zijn gangbare en vaststaande afkortingen, zoals jl. en a.s. Als de zin eindigt met een afkorting, voeg dan geen extra punt toe. De correcte schrijfwijze van vaststaande afkortingen is niet: P.S., B.V., N.V. en B.T.W., maar: PS, bv, nv en btw. Gebruik niet: het college van b&w, enz., i.v.m. en t.b.v. Maar gebruik: het college van burgemeester en wethouders, enzovoort, in verband met en ten behoeve van. Uitzonderingen zijn ingeburgerde afkortingen: dr., drs., ing., ir., mr., prof., btw, mbo, wc.

Aan elkaar of niet en koppeltekens

eraan, erboven, erna ervan uitgaan dat, wij gaan ervan uit maximumsnelheid, maximumprijzen, maximumstraffen... netto... (nettosalaris, nettowinst, maar: netto-opbrengst, netto-omzet) onder meer onroerende-zaakbelasting ontwerpplan (alle woorden met ontwerp aan elkaar) proces-verbaal van tevoren zo nodig te veel betaald, maar: het teveel Koppelteken B3-status bouwplan-Bakker NS-station ontwerp-bestemmingsplan Zuid-Holland en Zuid-Hollandse Staten-Generaal Streek-VVV bebouwde-komgrens centrale-verwarmingsinstallatie Derde-Wereldlanden huis-aan-huisbladen, maar verspreiding huis aan huis = zonder koppeltekens maar: Tweede Wereldoorlog oud-papierprijs


22

C of K Woorden die oorspronkelijk uit een vreemde taal afkomstig zijn, noemt men ook bastaardwoorden. Tot op zekere hoogte is de spelling of de uitspraak ‘vernederlandst. Veel woorden, die in de Franse taal een ‘c’ bevatten, behouden deze ook in het Nederlands: Activiteiten, direct, functie, locatie, product, publicatie, sector, vacature Afwijkend en dus met ‘k’ zijn de woorden: Akkoord, akte, elektriciteit, kandidaat, kopie, korps, lokaliteit, praktijk, praktisch, vakantie en lokaal.

Van ouderwets naar eigentijds We gebruiken regelmatig woorden die ouderwets zijn of voor sommige mensen lastig te begrijpen zijn. Hieronder vind je voor veel van deze woorden een ander woord met dezelfde betekenis. Aangezien = omdat Aantreffen = vinden Aanwenden = gebruiken Achten = vinden; respecteren Alom = overal Alsmede = en Alvorens = voor, voordat Arbeid = werk Beëindigen = stoppen Begeven = ergens naar toe gaan Ben ik abuis = heb ik het fout Beogen = iets willen bereiken, iets als doel willen hebben Betreffen = gaan over, te maken hebben met Betreffende = over, voor Bestaat de noodzaak = is nodig Bewerkstelligen = ervoor zorgen Bijgevoegd = meegestuurd Conform = zoals, volgens Consensus = overeenstemming, dat je het samen eens wordt Correct = juist, goed c.q = of Dan wel = of Delegatie = een kleine groep mensen die een grote groep vertegenwoordigt Derhalve = daarom, dus Dienen = moeten, kunnen, wilt u…, let erop dat…, zorg ervoor dat… Divers = verschillend Doen toekomen = sturen Echter = maar, toch Eenieder = iedereen Effectief = met resultaat, Enthousiasmeren = enthousiast maken Faseren =in fasen, delen of stappen verdelen Functioneren = werken Fungeren = iets doen met een bepaalde rol of taak Gaarne = graag Geschieden = gebeuren Gedurende = tijdens Gemeentehuis = stadhuis Globaal = ongeveer, oppervlakkig Gronden = redenen


23

Grootschalig = groot Handeling = iets doen Het schrijven = de brief Immers = toch Implementeren = invoeren Indien = als Informeren = laten weten, vertellen Initiëren = inleiden, invoeren Inkomen (ingekomen) = wij hebben gekregen, u hebt ons gestuurd Integraal = volledig, helemaal Interruptie = onderbreking, storing Inzake = over In het geheel = helemaal In het kader van =, bij, rond, over Is gelegen aan = ligt aan Kader = grens Krachtens = volgens Mededelen = laten weten Met betrekking tot = over, voor Middels = alleen als Naar behoren = juist, goed Ofschoon = hoewel, al Omtrent = over Onderhavige = dit, deze, die Ondergetekende = ik Ons inziens = wij vinden dat, volgens ons Oppositie = tegenpartij Op deze wijze = zo Participeren = deelnemen aan, meedoen Plaatsvinden = gebeuren Pragmatisch = praktisch, zakelijk Prioriteren = bepalen wat voorrang heeft Raadzaam = verstandig Realiseren = aanleggen, uitvoeren Recentelijk = onlangs, kort geleden Reconstructie = herstel, herbouw Reconstrueren = iets herstellen of herbouwen Reeds = al Retourneren = terugsturen Richtlijn = regel, afspraak Schrijven, een = een brief Sedert = sinds Situeren = liggen, zich bevinden Teneinde = om Tevens = ook Tezamen = samen Te allen tijde = altijd Ten aanzien van = voor, op, over Ten behoeve van = voor Ten gevolge van = door Ten tijde van = toen, tijdens, op dat moment


24

Terugkoppelen = voorleggen, overleggen Thans = nu, op dit moment Urgent = dringend Vaststellen = goedkeuren, besluiten, bepalen Vernemen = horen Vervoegen bij = aansluiten bij, een groep vormen met Verwittigen = waarschuwen Verzoeken = vragen Vigerend = geldend of weglaten Voldoen = betalen Vooralsnog = voorlopig Voornemens zijn = van plan zijn Voorts = verder Voor wat betreft de … = als het gaat om Wijze = manier (de afdeling) welke = (de afdeling) die Zulks = deze, dit, die


25

Bijlage 2: Afspraken over stijl Naast algemene taalregels zijn er ook afspraken over stijl. Je kunt hierbij denken aan de schrijfwijze van cijfers en getallen, op welke manier je tekst benadrukt en hoe je e-mail en telefoonnummers vermeldt. Een algemene regel is dat we in teksten zo min mogelijk tekstgedeelten benadrukken. Met benadrukken bedoelen we onderstrepen, cursief of vet plaatsen. Tussenkopjes moet je wel ‘vet’ plaatsen.

Cijfers en getallen • Bij vermelding van een bedrag het euroteken voor het bedrag in euro’s plaatsen. Tussen het euroteken en het bedrag staat een spatie. Bij hele bedragen na de komma twee nullen plaatsen. € 6,00. • Duizendtallen worden aangegeven door een punt: 1.000, 2.000, 11.000, enzovoort. • In bedragen worden euro’s en centen gescheiden door een komma: € 12,95. • Bedragen eindigend op 00 worden aangegeven door één liggend streepje: € 12,-. In tabellen noteer je wel 00. • Het €-teken maak je door de toetsen ‘Alt’ en 0128 tegelijkertijd in te toetsen. • Bankrekeningnummers: 3 x 2 cijfers en 1 x 3 cijfers, dus: 12 34 56 789. Gironummers: zonder spaties, dus: 1234567. • Getallen onder de twintig, tientallen, honderdtallen en de getallen duizend, honderdduizend, miljoen en miljard worden in woorden geschreven. Vermijd verschillende schrijfwijzen in een zin. Bij meerdere getallen in een zin, kies je voor cijfers. • Bedragen, data en rekengroottes schrijf je in cijfers.

Data en tijd Data schrijf je voluit: 3 juli 2009. Uren en cijfers schrijven we: 8.30 uur. Geen nul voor uurvermelding tot tien en het woord uur niet afkorten tot u.

E-mail en internetadressen, telefoon- en faxnummers Een e-mailen internetadres in het midden van een tekst als volgt vermelden: e-mailadres is [email protected] en website www.dordrecht.nl. Let op! hyperlink (onderstreping en blauwe kleur) verwijderen. Telefoon- en faxnummers vermelden in paren van drie: (078) 1377 377. Een telefoonnummer met een kengetal van drie cijfers vermeld je als volgt: (024) 123 45 67. Mobiele nummers als volgt vermelden: 06 123 456 78.


26

Bijlage 3: Zo schrijven wij klantgerichte brieven Adressering

1. Brief aan een organisatie of bedrijf Werk van groot naar klein en begin iedere regel met een hoofdletter: - firmanaam - naam van afdeling - naam van contactpersoon (geen t.a.v., maar direct “De heer…” of “Mevrouw…”) - adres − postcode, twee spaties en de plaatsnaam in hoofdletters − Voorbeeld: Gemeente Dordrecht Afdeling services Mevrouw J. Visser Postbus 50 3300 AA DORDRECHT 2. Titulatuur We gebruiken geen “Weledelgestrenge” of “Hooggeboren” meer. Wel zetten we in het adres drs., prof. of mr. Deze afkortingen krijgen volgens de spellingregels geen hoofdletter, maar wel een punt. 3. Brief aan één persoon - gebruik niet “Aan” of “T.a.v.” - begin direct met “De heer…”of “Mevrouw…” - daaronder het adres en tenslotte - postcode, twee spaties, de plaatsnaam in hoofdletters N.B. Gebruik geen afkortingen, maar schrijf liever alles voluit. Voorbeeld: Mevrouw mr. J. van der Does Trompsingel 27 3317 JK DORDRECHT 4. Brief aan twee personen Ga uit van de naam die de schrijver zelf gebruikt. Is dat niet mogelijk, handel dan als volgt: Schrijf je aan een echtpaar, dan zijn er twee mogelijkheden: De heer J. van Dam en mevrouw S. van Dam-de Vries of De heer en mevrouw Van Dam (zonder voorletter van de man; het eerste voorvoegsel krijgt dan een hoofdletter) In andere gevallen kun je het beste de twee personen apart noemen: De heer J. van Dam en mevrouw S. de Vries Mevrouw S. de Vries en mevrouw A. Boer

Aanhef Klantgerichtheid begint bij de aanhef, je wilt dat de lezer zich aangesproken voelt. Gebruik daarom altijd een naam in de aanhef: Geachte heer Pietersen, Geachte mevrouw Kuipers, Kies bij een echtpaar: Geachte heer en mevrouw Van Dam,


27

N.B. Je ziet dat in de aanhef geen voorletter staat en dat het eerste voorvoegsel een hoofdletter krijgt. Schrijf de voorvoegsels altijd voluit. Schrijf je aan twee heren dan krijg je: Geachte heren, Bij dames wordt dat: Geachte dames, Na de aanhef komt één witregel. Niet meer doen: - De aanhef L.S. wordt als onpersoonlijk en ouderwets ervaren; niet meer gebruiken dus! - De aanhef “Mijne heren,” kun je beter ook vermijden; dames zijn immers overal. Daarom gebruiken we liever “Geachte dames en heren,”. Eventueel kun je, als je een groep aanspreekt, ook de groep benoemen: “Geacht bestuur,” of “Geacht college,” - Zet liever geen schuine streep: “Geachte heer/ mevrouw, “ maar plaats hiervan een komma: “Geachte heer, mevrouw,” - Gebruik niet de meisjesnaam in de aanhef. Dus niet: “Geachte mevrouw Van Dam-de Vries,” maar alleen: “Geachte mevrouw Van Dam,”

Ondertekening We willen als gemeente de afstand tot de burgers verkleinen en zet daarom in principe onderaan de brief “Met vriendelijke groet,”. Ook bij slecht nieuws is dit een aardige afsluiting onder aan een zakelijke brief. Natuurlijk is het vervelend iemand te moeten schrijven dat hij zijn zin niet krijgt, maar dat wil nog niet zeggen dat de relatie verslechterd is. In uitzonderlijke gevallen is dat geen passend slot, bijvoorbeeld voor een heel formele brief of als de relatie met de lezer verstoord is. In die gevallen is de afsluiting “Hoogachtend” beter. Denk daarbij aan laatste aanmaningen of aan een brief waarin je aankondigt dat de deurwaarder langskomt. Wij ondertekenen zonder “de heer” of “mevrouw” voor de naam (en met een spatie tussen de voorletters). De ondertekenaar mag desgewenst zijn of haar voornaam gebruiken. Met vriendelijke groet, D. Pietersen

Uitzondering is de ondertekening door de burgemeester: Dit wordt: Met vriendelijke groet, burgemeester van Dordrecht,

drs. A. Brok

Wij of ik Vroeger was het absoluut uit den boze “ik” en “wij” door elkaar te gebruiken; tegenwoordig luistert dat veel minder nauw. Een “wij-brief” is wat minder persoonlijk en uiteindelijk is er toch één persoon die de brief schrijft. Als je zelf verantwoordelijk bent voor de inhoud van de brief, schrijf hem dan in de ikvorm. In dezelfde brief kun je “wij” gebruiken als het gaat om handelingen die gelden voor de hele gemeente. Voorbeeld: - Ik verzoek u vriendelijk het ingesloten formulier terug te sturen voor… - Wij zijn ook op dinsdagavond geopend van.. - Ik neem over enige tijd contact met u op om…


28

−

Hiervoor berekenen wij …. administratiekosten.

U hebt of u heeft Hoewel beide schrijfwijzen mogelijk zijn, hanteert de gemeente Dordrecht altijd ‘U hebt ‘. Hieronder volgt de uitleg: Het voornaamwoord u was oorspronkelijk een derde persoon (de vorm is afgeleid van uwe edelheid). Daarbij hoorde een werkwoordsvorm voor die derde persoon: u heeft, u is, u kan en u zal. Tegenwoordig zien we u echter als de beleefdheidsvorm van de tweede persoon je/jij (en jullie). Dat pleit voor een werkwoordsvorm die daarmee in overeenstemming is: u bent, u kunt, u zult en dus ook u hebt.


29

Bijlage 4: Zo schrijven we voor de website De website www.dordrecht.nl speelt een belangrijke rol in het contact tussen de gemeente en haar burgers. Dit ‘geheugensteuntje’ bevat belangrijke tips. Deze tips dienen als richtlijn voor het schrijven voor onze website.

Stijl • •

•

Oubollige taal: Vermijd oubollige taal, gebruik eigentijdse woorden. Lange zinnen: Maak geen lange zinnen. Van een beeldscherm lezen is moeilijker dan lezen van papier. Voor een geprinte tekst geldt dat een zin langer dan 27 woorden niet meer in één keer te behappen is. Probeer voor de website een maximum van 10-15 woorden per zin aan te houden. Overbodige hulpwerkwoorden: Voorkom overbodige hulpwerkwoorden. Tip: Schrijf actief en lezersgericht.

Bijvoorbeeld: ”In dat geval zal het principebesluit schriftelijk aan u worden medegedeeld.” ---------> “U ontvangt in dat geval schriftelijk het principebesluit.” • Toon: Let op je toon. Begin nooit negatief. Bijvoorbeeld: “De milieuvergunning moet u aanvragen voordat u gaat beginnen”. ----> “ Start de zin met ... Wanneer u een milieuvergunning heeft… In bovenstaand voorbeeld wordt de beloning op de voorgrond geplaatst. Alternatieven - Gebruik gebiedende wijs en noem sancties/beloning: ”Vraag eerst een milieuvergunning aan. Zo voorkomt u dat u in overtreding bent.” - Of wanneer het ‘moeten’ geen noodzaak is: “Ik adviseer u …, gevolgd door de beloning” • Lijdende vorm: Vermijd de lijdende vorm. Oplossing: schrijf actief. Dus niet: “De ingediende melding wordt gepubliceerd op de gemeentepagina.” Maar: “De gemeente publiceert de ingediende melding op de gemeentepagina.” • Schrijven is schrappen: Bedenk wat de kern van je verhaal is en breng deze eenduidig.

Structuur Hoe lees je een webpagina? Je screent de pagina aan de hand van kopjes en andere opvallende structuursignalen. Structuur navigeert de lezer door de inhoud. Het begin van een tekst Een tekst begint met een werkplan. Dat geeft grip op de structuur. Bepaal voor jezelf: Onderwerp: Waar gaat de tekst over? Doelgroep: Wie zijn de lezers? Doel: Wat wil ik met mijn tekst bereiken? Wil ik informeren, uitnodigen, overtuigen, archiveren …? Kies vervolgens een aanpak om je doel te bereiken. Ga je bijvoorbeeld informeren door de feiten op een rij te zetten. Of kies je voor een creatieve aanpak? En om te kunnen motiveren moet je helder hebben welk motief er voor jouw doelgroep in het spel is. Willen mensen bij een bepaalde groep


30

horen, zich met een bepaald beeld identificeren of zich er juist tegen afzetten? Een helder motief werkt als ‘trigger’.

Een nieuwsartikel schrijven (structuur) Nieuwsvolgorde: 1) Kop/heading : bevat nieuwsfeit, trekt aandacht 2) Intro/lead: Bevat nieuws (wie, wat, waar, wanneer, waarom, hoe), kondigt het onderwerp aan 3) Tekst/body: is afrolbaar, bevat detailinformatie Wees creatief en trek de aandacht. Gebruik als heading bijvoorbeeld een citaat, alliteratie (duidelijk Dordrecht), vooroordeel of vervreemding (Was Nederland maar een beter België). Gebruik als lead een anekdote of metafoor.

Praktische tips (invoer) • •

Maak een inhoudsopgave met ankers Definieer een link altijd. Gebruik nooit klik hier. Maar beschrijf waar een link heen loopt.

Dus niet: Klik hier voor onze website. Maar wel: Ga naar www.dordrecht.nl • Externe pagina’s (buiten www.dordrecht.nl) altijd laten openen in een nieuw venster. Zo maak je duidelijk dat je www.dordrecht.nl verlaat. • Vermijd cursief. Cursief weergegeven tekst is vanaf een beeldscherm moeilijk leesbaar. • Vermeld bij een nieuwsbericht altijd de (publicatie)datum. • Geef aan de beheerkant een vervaldatum aan waar mogelijk. Dit betekent dat een bericht op de vervaldatum automatisch verwijderd wordt. • Voeg aan een PDF-bestand altijd het bijbehorende icoon toe. Zo is direct duidelijk dat er een PDF-bestand gedownload kan worden. • Voeg aan bestanden groter dan 1Mb handmatig de grootte van het bestand toe. • Schrijf cijfers niet uit. Dus niet: twee, drie, vier. Maar wel: 2,3,4. • Voer bij de omschrijving van een nieuwsitem of pagina (binnen sitemanager) altijd de eerste regel van het nieuwsitem/de pagina in.


31

Duidelijk Dordrecht Zo schrijven wij klantgericht Schrijfwijzer gemeente Dordrecht

Recommend Documents