Departement Financiën

Handleiding

Ontvangsten Exploitatie – SAP SD

Departement Financiën


Pagina 1

Document Eigenschappen DOCUMENT DETAILS Auteur Versie

Nathalie Van Hyfte

Versiebeheer Versie nummer

Publicatiedatum


Wijzigingen t.o.v. eerdere versie

Pagina 2

Inhoudsopgave HF 1 : INLEIDING

6

1.1 WAARVOOR DIENT DEZE HANDLEIDING

6

1.2 SITUERING MODULE SD

6

1.3 SITUERING BINNEN HET PROCES

8

1.4 VERKOOPPROCES EN TERMINOLOGIE

8

HF 2 : MASTERDATA

10

2.1 DEBITEUREN (=klanten) 2.1.1 CENTRAAL DEBITEURENBESTAND 2.1.2 EENMALIGE DEBITEUREN

10 10 12

2.2 BEHEER VERKOOPARTIKELS 2.2.1 WEERGEVEN BESTAANDE VERKOOPARTIKELS 2.2.2 CREATIE NIEUWE VERKOOPARTIKELS

14 14 16

2.3 BEHEER PRIJS (PRIJSLIJST)

16

HF 3 : INVOER SD ORDER/ SD FACTUUR

17

3.1 BOEKINGSLEUTEL

17

3.2 STAP 1: CREATIE ORDER 3.2.1 CREATIE VAN EEN SD ORDER – IN TE VULLEN VELDEN 3.2.1.1 OVERZICHTSCHERM - Kopgegevens 3.2.1.2 OVERZICHTSCHERM - Positiegegevens 3.2.1.3 KOPGEGEVENS ORDER - tabblad ‘boekhouding’ (optioneel) 3.2.1.4 KOPGEGEVENS ORDER - tabblad ‘Rubricering’ 3.2.1.5 KOPGEGEVENS ORDER - tabblad ‘Partner’ (optioneel) 3.2.1.6 KOPGEGEVENS ORDER - tabblad ‘Teksten’ (optioneel) 3.2.1.7 KOPGEGEVENS ORDER - tabblad ‘Bestelgegevens’ (optioneel) 3.2.1.8 POSITIE ORDER - tabblad ‘Rubricering’ 3.2.1.9 POSITIE ORDER - tabblad ‘Teksten’ 3.1.1.10 POSITIE ORDER - tabblad ‘Bestelgegevens’ 3.2.2 ORDER OPSLAAN 3.2.3 SPECIALE KNOPPEN

19 19 19 21 22 23 23 25 25 26 27 28 28 29

3.3 STAP 2: CREATIE SD FACTUUR 3.3.1 METHODE 1 – RECHTSTREEKS VANUIT ORDER 3.3.2 METHODE 2 – VIA TRANSACTIE FACTURATIEDOCUMENT CREEREN 3.3.3 METHODE 3 – VIA TRANSACTIE FACTURATIEVOORRAAD BEWERKEN

30 30 32 33

3.4 DOCUMENTSTROOM 3.4.1 DOCUMENTSTROOM VIA SD ORDER 3.4.2 DOCUMENTSTROOM VIA SD FACTUUR 3.4.3 DOCUMENTSTROOM VIA FI DOCUMENT

38 38 39 39

3.5 AFDRUK FACTUUR 3.5.1 AFDRUK SAP FACTURATIEDOCUMENTEN

42 42


Pagina 3

3.5.1.1 SAP FACTUUR - METHODE 1: VIA BERICHTEN 3.5.1.2 SAP FACTUUR - METHODE 2: RECHTSTREEKS VANOP DE FACTUUR 3.5.2 BRIEFGENERATIE

42 45 46

HF 4 : CORRECTIE ORDER/FACTUUR

50

4.1 OPZOEKEN/WIJZIGEN/AFZEGGEN ORDER 4.1.1 OPZOEKEN ORDER VIA BESTELNUMMER/DEBITEURNUMMER 4.1.2 OPZOEKEN ORDER VIA TIJDVAK 4.1.3 OPZOEKEN ORDER VIA LIJST VAN ORDERS 4.1.4 OPZOEKEN ORDER – NIET STANDAARD RAPPORT 4.1.5 WEERGEVEN ORDER 4.1.6 WIJZIGEN ORDER 4.1.7 AFZEGGEN ORDER

50 50 52 53 55 56 57 58

4.2 STORNEREN SD FACTUUR

59

4.3 MINWAARDEN 4.3.1 TERMINOLOGIE + PROCEDURE 4.3.2. REDENERING IN STAPPEN TER BEPALING SOORT MINWAARDE 4.3.3 DE MINWAARDE IS EEN CREDITNOTA VERMINDERING 4.3.3.1 CREDITNOTA VERMINDERING – STAP 1: CREDITNOTA AANVRAAG 4.3.3.2 CREDITNOTA VERMINDERING – STAP 2: SD CREDITNOTA 4.3.4 DE MINWAARDE IS EEN CREDITNOTA TERUGBETALING 4.3.4.1 CREDITNOTA TERUGBETALING – STAP 1: CREDITNOTA AANVRAAG 4.3.4.2 CREDITNOTA TERUGBETALING – STAP 2: SD CREDITNOTA

61 61 63 63 64 69 71 71 77

4.4 FOUT BIJ DOORBOEKING 4.4.1. HOE NAGAAN? 4.4.2 FOUT BIJ DOORBOEKING – MOGELIJKE FOUTEN + OPLOSSING

78 78 79

HF 5 : RAPPORTEN/POSTENBEHEER DEBITEUREN

82

5.4 STATISTIEK FACTURATIE PER VERKOOPARTIKEL

82

5.5 OVERZICHT FACTUREN SD (ZTSD0001)

83

5.6 POSTENBEHEER DEBITEUREN

83

5.7 POSTENBEHEER DEBITEUREN – VOORBEELD EENMALIGE DEBITEUR

85

5.8 POSTENBEHEER DEBITEUREN – VOORBEELD BENOEMDE DEBITEUR

86

HF 6 : FACTURATIE VIA INTERFACE

88

6.1 INLEIDING

88

6.2 INTERFACE IN SAP OPSTARTEN

88

6.3 LOGGING BIJ FOUTEN 6.3.1 BESTAND INLEZEN LUKT NIET 6.3.2 DUBBELE RECORD 6.3.3 SD ORDER MISLUKT – FOUT OF ONTBREKEND GEGEVEN IN HET BESTAND 6.3.4 DOORBOEKING NAAR FI MISLUKT 6.3.5 UPDATE FI-FACTUUR BIBLIOTHEEK- INTERFACE VUBIS MISLUKT

92 92 93 93 94 94


Pagina 4

6.4 AFDRUKKEN VAN DE FACTUREN

HF 7 : BIJLAGEN 7.1 DIENSTSPECIFIEK GEBRUIK VELDEN SD-ORDER 7.2 LIJST GEWIJZIGDE KOSTENPLAATSEN


95

96 96 102

Pagina 5

HF 1 : INLEIDING 1.1 WAARVOOR DIENT DEZE HANDLEIDING

Dit is een SAP-handleiding voor mensen die hun uitgaande facturen (betalingsuitnodigingen) naar klanten opmaken in de module SD (Sales and Distribution) van SAP. De gegevens voor de factuur worden manueel of via een interface ingeput in SAP. Op basis daarvan kan de factuur voor de klant rechtstreeks uitgedrukt worden uit SAP of uit Word via briefgeneratie. Op moment dat de factuur wordt opgeslagen in de module SD wordt gelijktijdig de boekhoudkundige vordering geboekt in de module AR (Accounts Receivable) op basis van allerlei achterliggende afleidingen. De vordering wordt geboekt in de algemene , budgettaire en analytische boekhouding. Wijzigingen naar aanleiding van de BBC- regelgeving ( nieuwe regelgeving voor budgettering en boekhouding verplicht te volgen vanaf 01.01.2014) die een invloed hebben op wat moet ingevoerd worden in SAP, zijn opgenomen doorheen deze handleiding. In de syllabus Ontvangsten Exploitatie – Boekhoudkundige verwerking en regelgeving wordt de nieuwe boekhoudsleutel, gewijzigde regelgeving en procedures voor de exploitatieontvangsten uitgebreider toegelicht. De politie valt niet onder de BBC-regelgeving, de nieuwe budgetsleutel is dus niet van toepassing voor bedrijf POLI.

1.2 SITUERING MODULE SD

SD PP

MM

QM

PM

FI

R/3 Client / Server ABAP / 4 HR


CO

IS

TR PS

WF

Pagina 6

SAP R/3 is opgebouwd uit verschillende modules:

• • • • • • • • • •

FI : Financial accounting - algemene boekhouding CO : Controlling - analytische boekhouding TR : Treasury – cash management en leningenbeheer SD : Sales and distribution - verkoop en distributie MM : Materials management - materialenbeheer + aankopen PP : Production planning - productieplanning QM : Quality management - kwaliteitsbeheer PM : Plant maintenance - onderhoud HR : Human resources - personeelsbeheer PS : Project system - projectenbeheer

FI ( Financial Accounting ) is onderverdeeld in verschillende submodules: • • • •

GL (General Letter - Grootboek) AR (Accounts Receivable - debiteurenboekhouding) AP (Accounts Payable - crediteurenboekhouding) AM (Asset Management - vaste activa beheer


Pagina 7

1.3 SITUERING BINNEN HET PROCES In het kader van de BBC-regelgeving zal er vanaf 1 januari 2014 gebudgetteerd moeten worden op drie verschillende soorten budgetten: • het exploitatiebudget • het investeringsbudget • het liquiditeitenbudget. In deze handleiding gaan we dieper in op de exploitatieontvangsten binnen het exploitatiebudget. Dit is ongeveer vergelijkbaar met de ontvangsten binnen de Gewone Dienst van vroeger. De exploitatieontvangsten worden welliswaar verder onderverdeeld in de operationele ontvangsten en de financiële ontvangsten. De operationele ontvangsten worden verder onderverdeeld in : • Ontvangsten uit de werking • Fiscale ontvangsten en boetes • Werkingssubsidies • Andere operationele ontvangsten De SD-module bevat voornamelijk facturatie voor “Ontvangsten uit de werking” en uitzonderlijk ook voor “Fiscale ontvangsten en boetes”.

1.4 VERKOOPPROCES EN TERMINOLOGIE

SD-ORDER/CREDITNOTA AANVRAAG

SD-FACTUUR/ SD-CREDITNOTA

FI- FACTUUR/ FI- CREDITNOTA

FACTURATIE IN SD: 3 DOCUMENTEN   

Een dienst zal eerst in de SD-module een order creëren , we hebben dan een SDorder (een soort bestelbon) Dit SD-order wordt dan gefactureerd en resulteert in een SD-factuur. Tegelijk bij het factureren in SD , wordt er in de boekhouding een vordering aangerekend, de FI-factuur.


Pagina 8

CREDITNOTA in SD: 3 DOCUMENTEN   

Een dienst zal eerst in de SD-module een creditnota aanvraag creëren met referentie naar een SD-order Deze creditnota aanvraag wordt gefactureerd en resulteert in een SD-creditnota Tegelijk bij het facturen in SD, wordt er in de boekhouding een creditnota aangerekend, de FI-creditnota. Dit kan een creditnota vermindering of een creditnota terugbetaling zijn (zie verder).

BEGRIP AANREKENEN VAN EEN VORDERING De begrippen definitief recht, vastgesteld recht, erkende vordering en invorderingsstaat verdwijnen, vanaf nu spreken we enkel nog over: het aanrekenen van een vordering.

Definitief recht Invorderingsstaat

VORDERING AANREKENEN

Vastgesteld recht

=

Erkende vorderingen

AANREKENING

De term “invorderen/invordering” verdwijnt niet, maar krijgt een andere betekenis, nl. volgens art. 94 van het gemeentedecreet, staat de term “invorderen/invordering” = inning van de ontvangst (= geldstroom) (in het kader van de dwangprocedure).

FACTUUR / BETALINGSUITNODIGING Doorheen de handleiding wordt er steeds gebruik gemaakt van de term factuur ipv betalingsuitnodiging, dit is korter en ligt vlotter in de mond. Juridisch is echter enkel de term betalingsuitnodiging correct, vandaar dat op de uitdruk van de facturen steeds de term “Betalingsuitnodiging” staat.


Pagina 9

HF 2 : MASTERDATA

2.1 DEBITEUREN (=klanten) 2.1.1 

 



CENTRAAL DEBITEURENBESTAND In het centraal debiteurenbestand worden er benoemde debiteuren aangemaakt, dit is een debiteur die aangemaakt wordt in SAP met stamgegevens, dwz dat de naam, adresgegevens, rekeninggegevens,… centraal worden aangelegd en beheerd. Iedereen kan deze debiteur gebruiken en hierdoor hoef je niet telkens manueel de naam en adresgegevens in te geven. Bij adreswijzigingen gebeurt de update ook centraal a.h.v. het rijksregisternummer of ondernemingsnummer. Alvorens een nieuwe debiteur aan te (laten) maken, controleer in SAP of de debiteur nog niet bestaat! (via zoekhulp – zie verder in de cursus) Om benoemde debiteuren in SAP aan te laten maken, dien je het aanvraagformulier op het intranet (portaal) in te vullen: o Financiën > Boekhouding > Algemeen > Aanvraag debiteuren / crediteuren > Aanmaak derde in SAP – nieuwe versie Gebruik de juiste link afhankelijk of RRnr of ondernemingsnummer gekend is.

–

Je beschikt over RRnr of ondernemingsnummer

In dit geval is het veld Rijksegisternummer een verplicht in te vullen veld!  derde wordt onmiddellijk gecreëerd in SAP indien inwoner GENT


Pagina 10

–

Je beschikt niet over RRnr of ondernemingsnummer

 Indien geen rijksregisternummer of ondernemingsnummer gekend is of niet inwoner Gent, komt het ingevulde formulier automatisch terecht in de mailbox van bureau derden, waar het gecontroleerd en indien nodig aangevuld wordt. Na goedkeuring wordt de derde aangelegd in SAP. De aanvrager ontvangt na aanleg van de derde steeds het aangelegde nummer in SAP via mail.

Een derde wordt onderverdeeld in een rekeninggroep met de daarbijhorende nummerreeks. Een handleiding voor het invullen van het aanvraagformulier en een uitleg van de diverse rekeninggroepen staat op intranet onder dezefde locatie als hierboven beschreven Hieronder enkel kort een toelichting van de wijzigingen in kader van het dwangbevel.

–

Nieuwe rekeninggroepen: NDWA en VERE • NDWA – Rekeninggroep voor klanten die op basis van hun statuten als een publieke rechtspersoon moeten beschouwd worden (≠Locovest). • VERE – Nieuwe rekeninggroep om feitelijke verenigingen af te zonderen. – * Naamveld 1: naam van de vereniging – * Naamveld 2: naam van de contactpersoon – * Adres: adres van de contactpersoon – * Rijksregisternummer: RR contactpersoon

–

Nieuwe werkwijze voor postbusadressen Indien een debiteur vraagt om steeds al zijn facturen te sturen naar een postbusadres, wordt hiervoor een aparte derde aangemaakt onder de rekeninggroep filialen (FILI of FILN). • Filialen voor derden binnen de rekeninggroep NDWA en BTWP worden aangemaakt binnen de rekeninggroep FILI, debiteurnummers starten met 99…. • Filialen voor derden binnen de rekeninggroep VRIJ en NBTW worden aangemaakt binnen de rekeningroep FILN, debiteurnummers starten met 98…. Dit derdenummer wordt op het stamgegeven van de (hoofd)debiteur weggeschreven in de partnerrol factuurontvanger (vb bij debiteurnummer van de maatschappelijke zetel). De factuur zal dan automatisch opgestuurd worden naar zijn postbusadres. De aanmaningen gebeuren echter verder op de maatschappelijke zetel, het enige correcte voor uitvoering DWANG – procedure.


Pagina 11

–

Gebruik partnertype voor debiteuren onder (voorlopige) bewindvoering

Voor het dwangbevel zal er gebruikt gemaakt worden van een veld partnertype in het stamgegeven van de debiteur om de hoedanigheid van de debiteur aan te duiden. Dit voorlopig enkel voor burgers onder (voorlopige) bewindvoerder, partnertype = 90. In de partnerrol factuurontvanger en het veld aanmaanontvanger wordt het debiteurnummer van de (voorlopige)bewindvoerder weggeschreven.

De factuur en de aanmaningen worden hierdoor automatisch verstuurd naar de (voorlopige) bewindvoerder, maar in het vak omschrijving van de factuur zal de naam en het adres staan van de klant die onder (voorlopige) bewindvoering staat. Indien u als dienst dus doorkrijgt dat de klant onder (voorlopige) bewindvoerder staat dient u dit vanaf nu door te geven aan bureau Derden.

2.1.2 









EENMALIGE DEBITEUREN Eénmalige debiteuren zitten niet in het centraal debiteurenbestand en hebben dus geen stamgegevens in SAP. Aanvraag voor creatie via het aanvraagformulier is dus hier niet van toepassing. – De naam en adresgegevens van deze debiteuren worden telkens ingevuld op moment van creatie van een verkoopsorder Het gebruik van een éénmalige debiteur is beperkt tot de natuurlijke personen en feitelijke verenigingen, zie handleiding Procedure dwang. Toch raden we aan om ook voor natuurlijke personen en feitelijke vereningingen zo vaak als mogelijk te werken met benoemde debiteuren (maar is niet altijd mogelijk bij interfaces). OPGELET: een éénmalige debiteur mag NOOIT gebruikt worden voor een factuur aan – een ‘publieke rechtspersoon’ (openbare dienst) – een vereniging met rechtspersoonlijkheid – een vennootschap / filiaal (bedrijf) Bij het aanleggen van het verkooporder wordt de code voor de éénmalige debiteur ingegeven (in het veld opdrachtgever): bijvoorbeeld – DRR01 = éénmalige debiteur Cultuurcentrum Gent – SOZ01 = éénmalige debiteur Departement Bevolking en Welzijn (Dienst Buurtwerk, Seniorendienst) – PAT01 = éénmalige debiteur Vastgoedbeheer – BBB01 = éénmalige debiteur Burgerzaken

Door invullen van de code van de éénmalige debiteur komt onderstaand invulscherm voor ingave van de naam en adresgegevens


Pagina 12



    

Naam – De naam dient ALTIJD als volgt ingevuld te worden: Familienaam – spatie – Voornaam – De correcte schrijfwijze is héél belangrijk voor de procedure Dwang – In geval van ‘feitelijke verenigingen’ (details zie handleiding Procedure dwang) vult u op de eerste lijn de naam van de feitelijke vereniging, en op de 2de lijn, de naam van de natuurlijke persoon. OPGELET: in dit geval dienen de adresgegevens van de natuurlijke persoon gebruikt te worden (die de aanvraag deed of op het aanvraagformulier werd ingevuld) Straat + huisnummer Plaats Postcode Landcode RRnr/Ondernnr – Indien u over RRnr of ondernemingsnummer beschikt, dan dient u dit hier ALTIJD in te vullen


Pagina 13

2.2 BEHEER VERKOOPARTIKELS 2.2.1  

WEERGEVEN BESTAANDE VERKOOPARTIKELS Bestaande verkoopartikels in SAP kunnen bekeken worden via de transactie MM03 Menupad: Logistiek > Materiaalbeheer > Artikelstam > Artikel > Weergeven > Huidige stand weergeven – Klik eerst op de zoekhulp naast artikel

–

Selecteer vervolgens zoekhulp ‘artikels van meer dan 1 klasse’ (indien je niet rechtstreeks op scherm komt waar je artikelklasse kan ingeven)

–

Vul de artikelklasse van je dienst in (dit is meestal de business area van uw dienst) en klik op ‘uitvoeren’


Pagina 14

– –

Indien je de artikelklasse niet kent, dan vul je ‘V’ in, dan krijg je alles Je krijgt de boomstructuur te zien van alle verkoopsartikels voor jouw dienst Onder de klasse van de Dienst kunnen verschillende subklassen voorkomen, die je allemaal kan openklikken om te zien welke verkoopartikels eronder hangen


Pagina 15

2.2.2    

CREATIE NIEUWE VERKOOPARTIKELS De creatie van nieuwe verkoopartikels gebeurt niet door de eindgebruikers, maar door de key user SD De nodige gegevens hiervoor worden door de eindgebruikers doorgegeven aan de key-user SD (omschrijving, klasse, subklasse, belastingsclassificatie, kostenplaats, AMAR (algemene rekening)) Wanneer het nieuwe artikel kan aangemaakt worden met referentie naar een reeds bestaand artikel, dan geeft u het nummer van het referentieartikel door De nummers van de nieuwe verkoopartikels worden teruggekoppeld naar de eindgebruikers

2.3 BEHEER PRIJS (PRIJSLIJST)   

Het toekennen van prijzen of prijslijsten aan een verkoopartikel gebeurt niet door de eindgebruikers, maar door de key user SD Dit kan nuttig zijn indien het verkoopsartikel een vaste prijs heeft Een prijs die gekoppeld is aan een verkoopartikel kan altijd op moment van creatie van het verkooporder overschreven worden door de eindgebruiker


Pagina 16

HF 3 : INVOER SD ORDER/ SD FACTUUR

3.1 BOEKINGSLEUTEL

De dimensie algemene rekening (AMAR) noemt in SAP de grootboekrekening. Voor een vordering van een exploitatieontvangst is dit steeds een opbrengstenrekening of een rekening die begint met een 7.  De grootboekrekening wordt afgeleid van het verkoopartikel dat je invult op je SDorder.  De budgetpositie (BMAR = budgettaire rekening) wordt op zijn beurt afgeleid van de algemene rekening/ grootboekrekening. De budgetpositie kan je op het SD-order terugvinden op elke positielijn op het tabblad rubricering onder BM-rubricering.

Binnen één vordering dient de grootboekrekening/opbrengstenrekening steeds identiek te zijn per vordering ! De dimensie kostenplaats (7- lang) noemt in SAP ook kostenplaats. De kostenplaats is afgestemd op de activiteitenstructuur in Gent2020 (activiteit is 5-lang) , maar kan dieper onderverdeeld zijn. Dit verschilt van dienst tot dienst. Dummy kostenplaatsen worden niet meer gebruikt, alles moet vanaf nu geboekt worden op een echte kostenplaats.  Op het SD-order geef je een orderreden in, die de juiste kostenplaats automatisch zal afleiden. De kostenplaats kan je op het SD-order terugvinden op de koplijn op het tabblad rurbricering.


Pagina 17

De budgetplaats wordt afgeleid van de kostenplaats. De eerste 7 posities zijn de kostenplaats met aanvulling van 2 nullen.  Uitzondering: De SD orderreden leidt een infrastructuurkostenplaats af. De budgetplaats kan echter niet afgeleid worden van een infrastructuurkostenplaats. In deze uitzonderlijke gevallen moet de budgetplaats dus manueel ingevuld worden ! De budgetplaats kan je op het SD-order terugvinden op elke positielijn op het tabblad rubricering onder BM-rubricering. .

Correcte ingave van orderreden en verkoopartikel is dus van groot belang !

De dimensie subsidiëring noemt in SAP ook subsidiëring, voor subsidies dient hier een subsdiecode ingevuld te worden.  Dit is voor SD-facturatie steeds NIET-RELEVANT, want enkel facturatie van ‘ontvangsten uit werking’ of ‘fiscale ontvangsten en boetes’ . Dit wordt automatisch ingevuld. Het veld subsidiëring kan je op het SD-order terugvinden op elke positielijn op het tabblad rubricering onder BM-rubricering.

De dimensie functiegebied noemt in SAP ook functiegebied. Dit is de verantwoordelijke dienst. Zie ook veld Business Area op de debiteurlijn en op de opbrengstenlijn.  Het distributiekanaal leidt de Business Area af op de debiteurlijn en deze leidt via substitutie het functiegebied af. Het veld functiegebied kan je op het SD-order terugvinden op elke positielijn op het tabblad rubricering onder BM-rubricering.

De dimensie budgetperiode noemt in SAP ook budgetperiode. Voor exploitatieontvangsten niet-subsidies is dit het huidig boekjaar afgeleid van de boekingsdatum. Het veld functiegebied kan je op het SD-order terugvinden op elke positielijn op het tabblad rubricering onder BM-rubricering.


Pagina 18

3.2 STAP 1: CREATIE ORDER 3.2.1  

CREATIE VAN EEN SD ORDER – IN TE VULLEN VELDEN Menupad: Logistiek  Verkoop  Verkoop  Order  Creëren (VA01) Op het beginscherm geef je volgende data in: – Verkoopsorganisatie: GENT (of POLI) – Distributiekanaal: eigen aan de dienst – Productgroep: gelijk aan distributiekanaal

–

Selecteer Ordersoort door gebruik te maken van de zoekhulp o Bijv. ‘OR’ voor een gewoon verkoopsorder zonder BTW

–

Druk op ENTER om verder te gaan

3.2.1.1 OVERZICHTSCHERM - Kopgegevens 

Geef opdrachtgever op ( verplicht veld) –

–

Hier steeds de debiteur ingeven die juridisch noodzakelijk is voor de procedure Dwang. Bij invoeren opdrachtgever kan zoekhulp gebruikt worden o Bij éénmalige debiteuren komt een popup scherm waar men de debiteur aanmaakt door naam en adresgegevens in te vullen


Pagina 19



Geef Orderreden op (verplicht velden) –

De orderreden stuurt de kostenplaats aan. De kostenplaats is een onderdeel van de boekings – en budgetsleutel.  Selectie van de juiste orderreden is dus heel belangrijk ! o Diverse orderredenen werden gekoppeld aan een nieuwe kostenplaats (op basis van de conversietabellen), zie HF7 bijlage 7.2. Stem bij de eerste facturatie af met uw Coördinator Financiën op welke kostenplaats de boeking dient te gebeuren en kijk de afleiding van de orderreden naar de kostenplaats na, zie kopgegevens order, tabblad rubricering. o De orderredenen die een dummy kostenplaats aanstuurden zijn vervangen door een nieuwe orderreden. - Evenementen&Feesten: orderreden 240 (Lokale Belastingen), kostenplaats 3502400 (Fiscale aangelegenheden onder Stadsbrede budgetten - Dienst Wegen, Brugen&Waterlopen: orderreden 309 (Schadevergoeding), kostenplaats 3491300 (Ondersteunen onderhoud wegen bruggen) - GAS: orderreden GAS (Gemeentelijke en Administratieve Sancties ), kostenplaats 3456100 (Gerechtelijke en administratieve beroepen) - Burgerzaken Secretariaat : orderreden 240 (Lokale Belastingen), kostenplaats 3502400 (Fiscale aangelegenheden onder Stadsbrede budgetten - Burgerzaken Overlijdens : orderreden 240 (Lokale Belastingen), kostenplaats 3502400 (Fiscale aangelegenheden onder Stadsbrede budgetten - Uitzondering: Vastgoedbeheer : voor de verhuringen is technisch een dummy orderreden nodig vanwege de vele infrastructuurkostenplaatsen. Voor de manuele facturatie orderreden ‘PAT’ en voor de interface orderreden ‘BAT’ . De dummy kostenplaats 9700 dient overschreven te worden met de juiste infrastructuurkostenplaats. Doorboeking naar FI zal anders niet mogelijk zijn.



De betalingsconditie (verplicht veld) wordt overgenomen van de stamgegevens van de klant, en zal default ingevuld worden met GENT (30 dagen) – Overschrijf deze betalingsconditie indien voor uw factuur een andere betalingsconditie geldig is.



Bestelnummer / besteldatum: Naargelang de dienst, worden deze velden ingevuld volgens gemaakte afspraken tijdens opzet (zie bijlage HF 7, Dienstspecifiek gebruik velden SD-order).



Prijslijst (indien van toepassing) – eerst invoeren; daarna pas positie(s) ingeven, zodat via de prijslijst de juiste prijs kan opgehaald worden.



De facturatiedatum en vaste valutadatum worden automatisch ingevuld met de huidige datum Indien nodig dient u deze datums zelf in te vullen. – Bij begin van een nieuw boekjaar wanneer de factuur nog betrekking heeft op het vorig boekjaar. Factureer zoveel mogelijk in het juiste boekjaar, de BBCregelgeving schrijft immers voor dat de registratie van de vordering in de boekhouding dient te gebeuren op het transactiemoment, voor prestaties en diensten is dit op het moment dat de ruiltransactie plaatsvindt ! o Facturatiedatum = de boekingdatum = 31.12.huidig boekjaar -1


Pagina 20

o –

Vaste valutadatum = startdatum van de betaaltermijn voor de klant = (normaalgezien) de huidige datum (komt op factuurafdruk)

Bij zaalverhuur: zie handleiding Dwang , bij gebruik betaalconditie: “ZAAL” o Facturatiedatum = huidige datum (komt op factuurafdruk) o Vaste valutadatum = 14 dagen vóór datum verhuur zaal

3.2.1.2 OVERZICHTSCHERM - Positiegegevens 

Voer volgende gegevens in per positielijn: – Artikel o Dit is het verkoopartikel, indien je dit niet kent kan je het opzoeken via de zoekhulp. Selectie van het juiste artikel is heel belangrijk, want dit artikel stuurt in de achtergrond de AMAR(grootboekrekening) en BMAR (budgetpositie) aan, de algemene en budgettaire rekening. Dit zijn dimensies van de boekings –en budgetsleutel en bepalen welk budget er wordt aangesproken ! o Er moet geen onderscheid meer gemaakt worden tussen overheid en nietoverheid. Neem vanaf nu daarom steeds de verkoopartikels nietoverheid (tenzij je enkel beschikt over verkoopartikels overheid). In de toekomst kunnen de verkoopartikels overheid dan afgesloten en verwijderd worden voor gebruik  Het is heel belangrijk om steeds het juiste verkoopartikel in te geven ! –

Orderhoeveelheid o Vul hier het aantal (stuks/uur/…) in.

–

Bedrag (de eenheidsprijs)


Pagina 21

o

Indien een prijs is gekoppeld aan het verkoopartikel, dan dien je dit niet in te vullen, maar wordt dit automatisch opgehaald. Indien nodig kan je het voorgestelde bedrag nog altijd overschrijven

DRUK ENTER –

–

Eenheid (HE) – wordt automatisch ingevuld Omschrijving o o





wordt automatisch ingevuld, en verschijnt op de afdruk van uw factuur Overschrijf of vul aan indien nodig

–

Positietype

–

Andere velden worden automatisch ingevuld

o o

wordt automatisch ingevuld met ‘TAD’ indien het een gratis artikel is dient dit overschreven te worden met ‘TANN’

De boodschap ‘PR00 50,00 EUR OK’ is informatief en mag genegeerd worden.

Geef op de kop- en positie tabbladen eventueel bijkomende informatie in (zie verder)

3.2.1.3 KOPGEGEVENS ORDER - tabblad ‘boekhouding’ (optioneel)  

De extra kopgegevens worden opgevraagd via menubalk ‘Ga naar  Kop  ...’ Tabblad ‘Boekhouding’:


Pagina 22

–

Aanmaancode dient ingevuld te worden indien de standaard aanmaanmethode ingesteld voor uw dienst, niet mag gevolgd worden voor deze factuur o Vb: ‘O’ stuurt de oude aanmaanmethode van uw dienst aan o Voor oude en nieuwe aanmaanmethodes van uw dienst, zie handleiding DWANG

3.2.1.4 KOPGEGEVENS ORDER - tabblad ‘Rubricering’ 

Tabblad ‘Rubricering’: – De kostenplaats o is een verplicht veld o wordt rechtstreeks afgeleid van de orderreden en moet bijgevolg niet manueel ingevuld worden. (uitzondering: bij vastgoedbeheer wordt van de dummy orderreden (PAT/BAT) een dummy kostenplaats 9700 afgeleid die (manueel of door de interface) moet overschreven worden met een infrastructuurkostenplaats.) o Indien je merkt dat de kostenplaats niet correct is, dan dien je de orderreden aan te passen. o De kostenplaats leidt de budgetplaats af (7 posities kostenplaats + 00). De budgetplaats is een dimensie van de boekings –en budgetsleutel en bepaalt welk budget er wordt aangesproken.  Selectie van de juiste orderreden met afleiding van de kostenplaats is dus heel belangrijk !

3.2.1.5 KOPGEGEVENS ORDER - tabblad ‘Partner’ (optioneel) 

Tabblad ‘Partner’ – rol ‘factuurontvanger’:


Pagina 23

–

Bij verenigingen of vennootschappen met rechtspersoonlijkheid MOET de factuur opgemaakt worden op naam van de maatschappelijke zetel (juridisch noodzakelijk voor Dwang procedure) o Opdrachtgever = maatschappelijke zetel

–

Indien om praktische reden de factuur best naar een natuurlijk persoon (bv aanvrager) of filiaal wordt verstuurd, dan kan dit door gebruik te maken van de partnerrol ‘factuurontvanger’ o Factuurontvanger = natuurlijk persoon of filiaal o Indien de natuurlijke persoon reeds in SAP aangemaakt is, vult u het debiteurnummer van de benoemde debiteur in de kolom ‘Partner’ in en drukt u op enter

o

Indien geen debiteurnummer met stamgegeven, dan dubbelklikt u op de lijn van de factuurontvanger en past u de naam en adresgegevens aan. Een filiaal moet echter altijd een benoemde debiteur zijn !

–

NIEUW: indien alle facturen op vraag van de debiteur moeten verstuurd worden naar een postbusadres, kan u dit doorgeven aan bureau Derden. Er wordt hiervoor een aparte debiteur aangemaakt en in de stamgegevens van de debiteur wordt de partnerrol factuurontvanger ingevuld met het debiteurnummer aangemaakt op het postbusadres. De aansturing verloopt dan verder volledig automatisch. Zie handleiding creatie Derden. o De Factuurontvanger kan vanaf nu dus ook een postbusadres zijn !

–

NIEUW: indien de debiteur onder (voorlopige )bewindvoering staat moeten de factuur en aanmaningen verstuurd worden naar de (voorlopige) bewindvoerder. De factuur volgt dan de aanmaanmethode niet-dwang. Indien u als dienst dus doorkrijgt dat de klant onder (voorlopige) bewindvoerder staat dient u dit vanaf nu door te geven aan bureau Derden, zie handleiding creatie Derden. Er wordt voor de (voorlopige) bewindvoerder een aparte debiteur aangemaakt. In de stamgegevens van de debiteur onder bewindvoering wordt het veld partnertype ingevuld met ‘90’. In de partnerrol factuurontvanger en het veld aanmaanontvanger wordt het debiteurnummer van de (voorlopige)bewindvoerder weggeschreven. Op die manier worden de factuur en aanmaningen automatisch aangestuurd naar de bewindvoerder. In het vak omschrijving van de factuur zal de naam


Pagina 24

en het adres van de debiteur staan.

3.2.1.6 KOPGEGEVENS ORDER - tabblad ‘Teksten’ (optioneel) 

Tabblad ‘Teksten’: – Naargelang de dienst, worden deze tekstvelden ingevuld volgens gemaakte afspraken tijdens opzet – Selecteer via de cursor de gewenste tekstsoort (wordt geel opgelicht) en dubbelklik in het vrije tekstveld. Hierdoor kom je op een andere teksteditor. Geef per lijn de benodigde informatie in.

–

Zorg ervoor dat je op het einde van een lijn telkens enter klikt zodat vooraan de lijn een sterretje (‘*’) verschijnt. Hierdoor zal de afdruk bij briefgeneratie correct aangestuurd worden.

–

Klik na invoer van de informatie op de knop ‘Opslaan’. Keer met de groene pijl terug. Indien de tekst die u hier invult vaak exact dezelfde is, kan u deze de eerste maal opslaan als een lokaal bestand, en deze later ophalen voor hergebruik o Tekst ingeven en opslaan via de knop ‘Opslaan als lokaal

–

o o

bestand’ Je slaat de tekst op als een txt bestand Bij hergebruik van deze tekst haalt u deze op via de knop ‘Lokaal bestand laden’

3.2.1.7 KOPGEGEVENS ORDER - tabblad ‘Bestelgegevens’ (optioneel) 

Tabblad ‘Bestelgegevens’: – Opdrachtgever: Bestelnummer en besteldatum worden overgenomen indien je deze al invulde op het overzichtscherm


Pagina 25

–

Naargelang de dienst, worden andere velden ingevuld volgens gemaakte afspraken tijdens opzet (zie bijlage HF 7, Dienstspecifiek gebruik velden SDorder). o Bv Naam en Telefoon voor afdruk contactgegevens op de factuur

3.2.1.8 POSITIE ORDER - tabblad ‘Rubricering’ 

Selecteer (op het overzicht scherm) de gewenste positielijn en klik daarna op het menubalk ‘Ga naar  Positie  ...’



Of, selecteer de gewenste positielijn en klik daarna op de knop overzichtscherm Of, dubbelklik op een positielijn

 

onderaan het

Tabblad ‘Rubricering’: – Klik op de knop “BM-rubricering” –

Deze gegevens worden in principe automatisch afgeleid


Pagina 26

–

de budgetpositie (BMAR, de budgettaire rekening) wordt afgeleid van de grootboekrekening (AMAR, de algemene rekening) via het verkoopartikel. Dit kan je niet wijzigen !

–

de budgetplaats wordt afgeleid van de kostenplaats via de orderreden en moet in principe niet gewijzigd worden. o Bij wijziging van de orderreden dient de afleiding opnieuw te

– –

– – –

gebeuren. Klik hiervoor op “rekening opnieuw bepalen”. Doe dit voor elke positielijn. o UITZONDERING: bij een infrastructuurkostenplaats wordt er geen budgetplaats afgeleid. De budgetplaats moet manueel ingevuld worden. Ook bij wijziging van een niet-infrastructuurkostenplaats naar een infrastructuurkostenplaats! Het fonds wordt automatisch afgeleid vanuit FM. o INT zal altijd voorgesteld worden, tenzij een subsidiecode wordt ingegeven. In dat geval verandert het fonds naar EXT. Voor SD-facturatie zal dit dus steeds INT zijn. Het functiegebied (= verantwoordelijke dienst) wordt automatisch afgeleid uit het distributiekanaal en kan niet gewijzigd te worden de subsidiëring wordt automatisch ingevuld met ‘NIET_RELEVANT’ en kan niet gewijzigd te worden De budgetperiode wordt voor exploitatieontvangsten niet-subsidies automatisch afgeleid van de boekingsdatum (behalve bij creditnota’s, waar de budgetperiode van de origenele factuur wordt overgenomen: zie verder) en kan niet gewijzigd worden. BELANGRIJK: Indien u de rubricering heeft moeten aanpassen (bv invullen budgetplaats bij infrastructuurkostenplaats) is het belangrijk dat u dit doet voor ELKE positielijn. Elke positielijn moet exact dezelfde rubriceringsgegevens bevatten ! Zoniet zal de FI factuur niet lukken, met als gevolg dat de SD factuur niet kan afgedrukt worden.

3.2.1.9 POSITIE ORDER - tabblad ‘Teksten’ 

Tabblad ‘Teksten’:


Pagina 27

– –

In de tekstsoort ‘Tekst artikelverkoop’ kan een verdere omschrijving van het verkoopartikel ingegeven worden. Deze wordt mee afgedrukt op de factuur in het vak ‘omschrijving’ De werkwijze van de positieteksten is verder dezelfde als beschreven onder ‘Teksten’ bij extra kopgegevens

3.1.1.10 POSITIE ORDER - tabblad ‘Bestelgegevens’ 

3.2.2  

Tabblad ‘Bestelgegevens’: – Sommige gegevens die u invulde op het tabblad ‘Bestelgegevens’ op de kop van uw order, komen ook hier voor, en worden dan ook automatisch overgenomen. – Andere velden kunnen gebruikt worden volgens de gemaakte afspraken tijdens de opzet (zie bijlage HF 7, Dienstspecifiek gebruik velden SD-order).

ORDER OPSLAAN Als alle informatie ingevoerd is, kan je vooraleer je opslaat, een controle uitvoeren om te zien of alle verplichte velden zijn ingevuld Via menubalk ‘Bewerken  ‘Onvolledigheidsverslag’


Pagina 28



Indien geen foutboodschappen verschijnen, klik je op de knop ‘Opslaan’ (of factureer je onmiddelijk – zie 3.3 Creatie SD factuur)



Indien je opslaat zonder het ‘onvolledigheidsverslag’ op te vragen, dan zal SAP ook melden wanneer bepaalde verplichte velden niet werden ingevuld

 

Na opslaan verschijnt onderaan het scherm het SD ordernummer Dit nummer is van het formaat 1YYxxxxx, waarbij YY een verwijzing is naar het jaartal



STAP 1 is beëindigd. Het SD order is aangemaakt. De volgende stap is de facturatie van het order (zie verder) Je kan er echter ook voor kiezen om meteen (voor het opslaan van het order) over te gaan tot facturatie (zie 3.3 Creatie SD factuur)

 

3.2.3  

Indien je achteraf het order wil wijzigen of weergeven doe je dit via: – Menupad:Logistiek  Verkoop  Verkoop  Order  wijzigen (VA02) – Menupad:Logistiek  Verkoop  Verkoop Order Weergeven(VA03) Zie 4.1 Opzoeken /wijzigen / afzeggen order

SPECIALE KNOPPEN Tijdens creatie van een SD order, of achteraf via order wijzigen of weergeven, kan je gebruik maken van een aantal speciale knoppen Je vindt die knoppen op het overzichtscherm van een SD order


Pagina 29









Documentkop weergeven – Via de knop ‘Details bij documentkop weergeven’ krijg je een overzicht van de extra kopgegevens posities voorstellen (ander order) – kopiëren – Via de knop ‘Posities voorstellen’ kan je orderlijnen van een ander order kopiëren opdrachtgever weergeven – Via de knop ‘Opdrachtgever weergeven’ kan je de masterdata van de klant in detail bekijken . Zo kan je bijvoorbeeld de partnerrollen bekijken lijst van orders – Via de knop ‘Lijst van orders’ kan je een overzicht van de orders van deze klant opvragen



document afzeggen – Via de knop ‘document afzeggen’ kan je een order afsluiten voor verdere facturatie (zie 4.1 Opzoeken / wijzigen /afzeggen order). Dit is nodig wanneer je een foutief order nooit zal factureren.



documentstroom – Via de knop ‘documentstroom’ kan je zien of het order al dan niet is gefactureerd. Of de factuur is vereffend, enz… Pas beschikbaar bij order wijzigen/weergeven (zie 3.4 Documentstroom)

3.3 STAP 2: CREATIE SD FACTUUR De SD factuur kan op 3 verschillende manieren aangemaakt worden: 1) Rechtstreeks vanuit het order (VA01 of VA02) 2) Via transactie ‘Facturatiedocument creëren’ (VF01) 3) Via transactie ‘Facturatievoorraad bewerken’ (VF04)

3.3.1 

METHODE 1 – RECHTSTREEKS VANUIT ORDER Tijdens creatie order: Logistiek  Verkoop  Verkoop  Order  Creëren (VA01) - Na invoer van de ordergegevens, sla je niet op, maar ga je in het menu naar ‘Verkoopdocument  Factureren’


Pagina 30



–

U krijgt onderaan de melding dat het SD order werd opgeslagen (1YYxxxxxnummer)

–

Klik op het volgend scherm vervolgens bovenaan op de knop ‘Opslaan’ om ook de SD factuur op te slaan

OF op identieke wijze achteraf via order wijzigen: Logistiek > Verkoop > Verkoop > Order > Wijzigen (VA02) – Let op: de facturatiedatum wordt van het order overgenomen. Dus, indien de facturatie gebeurt op een andere dag dan de creatie van order, dient eerst de facturatiedatum aangepast te worden. Dit doet u door: o Alvorens het order te factureren eerst op kopgegevens – tabblad facturatiedocument, de facturatiedatum aan te passen naar de huidige datum! o OF op het scherm dat u krijgt na factureren de voorgestelde facturatiedatum te overschrijven. – Bij opslaan van de factuur verschijnt onderaan het scherm het SD factuurnummer en wordt meteen ook de FI factuur aangemaakt. Indien dit laatste niet lukt verschijnt tussen haakjes de melding (geen boekhouddocument gecreëerd). o In dat geval zal u ook de factuur niet kunnen afdrukken en dient u het SD order na te kijken op mogelijke fouten (bv gebruik van budgetartikel niet voorzien in het budget, verkeerde facturatiedatum, verschillende budgetposite op de verschillende posities of


Pagina 31

budgetplaats vergeten in te vullen bij een infrastructuurkostenplaats) (zie ook 4.5 Fout bij doorboeking)

  



3.3.2

De nummering van het SD order is van het formaat 1YYxxxx, waarbij YY een verwijzing is naar het jaartal De nummering van het SD factuur is van het formaat 4YYxxxxx, waarbij YY een verwijzing is naar het jaartal De nummering van het het FI factuur is van het formaat YY002xxxxx, waarbij YY een verwijzing is naar het jaartal

De documentsoort van de FI factuur is altijd een DP

METHODE 2 – VIA TRANSACTIE FACTURATIEDOCUMENT CREEREN



Menupad: Logistiek  Verkoop  Facturatie  Facturatiedocument  Creëren (VF01)



Indien je niet onmiddellijk wil factureren, kan je de factuur ook in een latere fase via deze weg creëren: – Om de facturatiedatum van het order niet over te nemen dien je de facturatiedatum bovenaan het scherm in te vullen (huidige datum) – Na opgave van het ordernummer klik je bovenaan op de knop ‘Opslaan’ waardoor de factuur wordt aangemaakt.



Bij opslaan van de factuur verschijnt onderaan het scherm het SD factuurnummer en wordt meteen ook de FI factuur aangemaakt. Indien dit laatste niet lukt verschijnt tussen haakjes de melding (geen boekhouddocument gecreëerd).  In dat geval zal u ook de factuur niet kunnen afdrukken en dient u het SD order na te kijken op mogelijke fouten (bv gebruik van budgetartikel niet voorzien in het budget, verkeerde facturatiedatum, verschillende budgetposite op de verschillende posities of budgetplaats vergeten in te vullen bij een infrastructuurkostenplaats) (zie ook 4.5 Fout bij doorboeking)


Pagina 32

   

3.3.3

De nummering van het SD order is van het formaat 1YYxxxx, waarbij YY een verwijzing is naar het jaartal De nummering van het SD factuur is van het formaat 4YYxxxxx, waarbij YY een verwijzing is naar het jaartal De nummering van het het FI factuur is van het formaat YY002xxxxx, waarbij YY een verwijzing is naar het jaartal


METHODE 3 – VIA TRANSACTIE FACTURATIEVOORRAAD BEWERKEN



Om verschillende orders tegelijk te factureren



Menupad: Logistiek  Verkoop  Facturatie  Facturatiedocument > Facturatievoorraad bewerken (VF04)



STAP 1: Selecteer de juiste variant van jouw dienst, via ‘Ga naar’ > Varianten ophalen

–

– – 

Maak het veld ‘gecreëerd door’ leeg en klik op uitvoeren Kies de juiste variant Geef daarna eventueel nog bijkomende parameters (ordernummers, facturatiedatum, …)

STAP 2: Indien de orders op een vroegere datum werden aangemaakt kan je de facturatiedatums voor alle aan te maken facturen in 1 beweging aanpassen – via het tabblad ‘Std.Geg.’ : invullen van de factuurdatum die op alle facturen moet komen


Pagina 33



STAP 3: Klik bovenaan op de knop ‘Facturatievoorraad weergeven’ waardoor je terecht komt op het overzicht van de SD orders die nog niet zijn gefactureerd.



STAP 4: CONTROLEER de inhoud van de lijst ALVORENS op opslaan te klikken !!! –

Controleer in de eerste plaats de facturatiedatums o In de eerste kolom ‘Fact.datum’ zie je de facturatiedatum van de orders


Pagina 34

In de tweede kolom ‘Fact.datum’ zie je de facturatiedatum waarop je facturen zullen geboekt worden (die je op vorig scherm hebt ingegeven op tabblad ‘std.geg’). Het is uiteindelijk deze datum die van belang is. Als je hier een datum in het verleden ziet, dan dien je deze eerst goed in te vullen op voorgaand scherm. Controleer vervolgens of er geen orders in de lijst voorkomen die je niet moet factureren (bv open (foutieve) orders uit het verleden die je bent vergeten afzeggen) o Een heel oude facturatiedatum in de eerste kolom ‘Fact.datum’ kan een aanwijzing zijn o

–



Alle geel gearceerde lijnen zullen gefactureerd worden. Indien bepaalde orders niet moeten gefactureerd worden, kan je deze deselecteren door eerst de ctrl- toets in te drukken en daarna vooraan op het ‘selectieblokje’ van de lijn te klikken (de lijn wordt terug ‘wit’)



STAP 5: Klik op de knop ‘Opslaan’: De SD facturen + FI facturen worden aangemaakt.



Je komt op onderstaand scherm, waar je kan zien hoeveel facturen werden aangemaakt, en of er al dan niet fouten voorkwamen (hier 3 facturen, 0 fouten)



Via de knop ‘Documenten’ kan je opvragen welke SD factuurnummers werden gecreëerd


Pagina 35



Indien er fouten zijn opgetreden, dan kan je deze opvragen via menubalk ‘Ga naar  Opmerkingen’



Indien de creatie van een FI factuur niet lukte omwille van fouten, dan zal de afdruk van de SD factuur niet lukken (bv gebruik van budgetartikel niet voorzien in het budget, verkeerde facturatiedatum, verschillende budgetposities of budgetplaats vergeten in te vullen bij een infrastructuurkostenplaats). (Zie ook 4.5 Fout bij doorboeking)



De nummering van het SD order is van het formaat 1YYxxxx, waarbij YY een verwijzing is naar het jaartal De nummering van het SD factuur is van het formaat 4YYxxxxx, waarbij YY een verwijzing is naar het jaartal De nummering van het de FI factuur is van het formaat YY002xxxxx, waarbij YY een verwijzing is naar het jaartal

 






OPMERKING: indien je op een zelfde dag, meerdere orders hebt voor eenzelfde debiteur, dan zal standaard SAP deze ook samen nemen voor facturatie. – In het voorbeeld hieronder zal er dus 1 SD factuur en 1 FI factuur gemaakt worden voor de 3 geel gearceerde orders o In geval beide een andere aanmaanprocedure moeten volgen, wat aangestuurd wordt door de aanmaancode, dan gebeurt de automatische samenvoeging niet


Pagina 36



Via de documentstroom van de SD factuur (3.4 Documentstroom) kan je zien welke orders samengevoegd zijn voor facturatie



BELANGRIJK: In het geval je toch 3 facturen moet hebben, dan dien je deze één per één te factureren



LET OP: indien de verschillende orders betrekking hebben op verschillende budgettaire artikels, dan dien je deze sowieso één per één te factureren, zoniet zal er geen FI factuur gemaakt worden


Pagina 37

3.4 DOCUMENTSTROOM 3.4.1 

DOCUMENTSTROOM VIA SD ORDER Menupad: Logistiek  Verkoop  Verkoop  Order  weergeven (VA03) – –

Vul SD ordernummer in en ENTER Klik op de knop

om de documentstroom op te vragen



Via de documentstroom van een order kan je te allen tijde volgende zaken zien: – Of het order reeds is gefactureerd (SD factuur en FI factuur) – Of er een creditnota is voor opgemaakt (kan enkel als er al iets gefactureerd was) – Of de factuur in kwestie gestorneerd is geweest (SD factuur en FI factuur) – Of het SD order een status ‘open’ heeft o Dit wil zeggen dat het order nog kan gefactureerd worden



Op onderstaand voorbeeld zie je dat de factuur werd gestorneerd – De status van het order is leeg o Dit wijst erop dat het oorspronkelijke order werd afgesloten met een afzeggingsreden.



Via de documentstroom van het order kan je gemakkelijk de SD factuur of FI factuur bekijken. – Dit doe je door het gewenste document aan te duiden (zodat het gemarkeerd wordt) en vervolgens op de knop ‘document weergeven’ te klikken


Pagina 38

3.4.2 

DOCUMENTSTROOM VIA SD FACTUUR Menupad: Logistiek  Verkoop  Facturatie  Facturatiedocument  weergeven (VF03) –

–

 

Vul SD factuurnummer in en ENTER Klik op de knop

om de documentstroom op te vragen

Via de documentstroom van de SD factuur krijg je hetzelfde overzicht als via de documentstroom van het order Je kan eveneens naar alle andere documenten doorklikken via de knop ‘Document weergeven’

3.4.3 

DOCUMENTSTROOM VIA FI DOCUMENT Menupad: Financiële administratie  Financiële boekhouding  Debiteuren Document  weergeven (FB03) –

Vul FI factuurnummer/bedrijfsnummer/boekjaar in en ENTER


Pagina 39



Menupad: Omgeving  Documentomgeving  Oorspronkelijk document



Je komt terecht op de SD factuur

–

Klik van daaruit opnieuw op de knop ‘documentstroom’ o Hier zie je soms niet alle gerelateerde documenten o Ga daarom nog verder naar het SD order (via ‘Document weergeven’) en bekijk daar de documentstroom o Nu zie je hetzelfde overzicht als wanneer je vertrekt van het oorspronkelijke SD order


Pagina 40


Pagina 41

3.5 AFDRUK FACTUUR 

3.5.1

De standaard afdruk van de SD factuur kan op 2 verschillende manieren: – Via ‘Berichten > Facturaties weergeven’ (VF31) – Rechtstreeks vanop de SD factuur (VF02 of VF03)

AFDRUK SAP FACTURATIEDOCUMENTEN

3.5.1.1 SAP FACTUUR - METHODE 1: VIA BERICHTEN 





Via Menupad: Logistiek  Verkoop  Facturatie  Berichten  Facturaties weergeven (VF31) –

Deze methode wordt gebruikt als je meerdere facturen tegelijk wilt afdrukken

– –

Maak het veld ‘gecreëerd door’ leeg en klik op uitvoeren ste Kies de juiste variant naargelang het om een 1 druk of herdruk gaat

Selecteer de juiste variant van jouw dienst, via ‘Ga naar’ > Varianten ophalen

Geef daarna best nog bijkomende parameters op. – OPMERKING: sinds gebruik van procedure dwang bij aanmaningen worden op de achtergrond (bij afdruk aanmaning 2) SD facturen gemaakt voor de administratiekosten. Deze facturen moeten niet afgedrukt worden, maar kunnen afhankelijk van de ingevoerde parameters wel in de lijst verschijnen! – TIP: vul daarom altijd de facturatiedatum ( of datum van … tot …) in, zo is de kans al kleiner dat er adm.kosten in de lijst staan – Geef bij opvragen van een herdruk zeker een range van documenten of facturatiedatum in!!!


Pagina 42

 

Klik daarna op uitvoeren Je krijgt een lijst van facturen die je kan afdrukken  Indien de automatische doorboeking naar FI van een SD factuur niet gelukt is dan zal de SD factuur niet in de lijst verschijnen, en kan ze dus ook niet afgedrukt worden alvorens ze werd doorgeboekt (voor correctie zie 4.5 Fout bij doorboeking)



Controleer de inhoud van de lijst alvorens ze allemaal te selecteren en af te drukken – Je kan hiervoor indien nodig een factuur op het scherm bekijken o Selecteer de gewenste lijn (één) en klik daarna op de knop o



‘View’ Je keert nadien terug naar de af te drukken lijst door op de groene pijl ‘terug’ te klikken

Je kan alle facturen tegelijk markeren via de knop – Staan facturen in de lijst die je niet wil afdrukken dan mogen deze niet aangevinkt staan


Pagina 43



Om de gemarkeerde facturen af te drukken klik je op ‘verwerken’



Dezelfde werkwijze geldt voor de afdruk van creditnota’s


Pagina 44

3.5.1.2 SAP FACTUUR - METHODE 2: RECHTSTREEKS VANOP DE FACTUUR 

Om factuur per factuur af te drukken – Via Menupad: Logistiek  Verkoop  Facturatie  Facturatiedocument  Wijzigen / Weergeven (VF02 of VF03)



Geef op het startscherm het gewenste factuurnummer in – Dit is het SD factuurnummer, dus het 4YYxxxxx-nummer



Ga daarna (vanop het startscherm!) via de menubalk naar ‘Facturatiedocument  Gegevensuitvoer’.



Je krijgt een pop-upscherm waarop je ofwel: –

de factuur eerst op het scherm opvraagt via de knop ‘Afdrukvoorbeeld’

–

de afdrukopties eerst opvraagt. Indien je op een andere printer wil afdrukken of het aantal kopies (‘berichten’) wil veranderen, kan je dat via deze weg doen.

–

de factuur rechtstreeks afdrukt via de knop ‘Afdrukken’


Pagina 45



 

3.5.2   

 



Indien je geen popup krijgt, maar wel onderaan de melding ‘Er is geen bericht voor afdrukken geselecteerd’, wijst dit erop dat de automatische doorboeking naar FI van de SD factuur niet gelukt is  de factuur kan dan niet afgedrukt worden alvorens ze werd doorgeboekt (voor correctie zie 4.5 Fout bij doorboeking) Via deze weg kan je ten allen tijde een factuur herafdrukken Dezelfde werkwijze geldt voor de afdruk van een creditnota

BRIEFGENERATIE Briefgeneratie is dienstafhankelijk Briefgeneratie wordt gebruikt door diensten, voor facturen waar de informatie die afgedrukt moet worden zo specifiek, of veelzijdig is dat deze niet met een standaard SAP factuur kan afgedrukt worden In SAP drukt men een dergelijke factuur af, door gebruik te maken van de juiste Query (dienstspecifiek) – Via Menupad: Logistiek>Verkoop>verkoop>Infosysteem>Rapporten Gent en vervolgens onder de map van de dienst – Met je Query haal je een WORD sjabloon op waar de SAP gegevens dan in samengevoegd worden Hieronder wordt een voorbeeld gegeven van een factuur van de dienst Buurtwerk Na creatie van de SD factuur haal je de juiste (uw eigen) Query op via menupad: – Logistiek>Verkoop>Verkoop>Infosysteem>Rapporten Gent>Bevolking en Welzijn>Facturen SOZ (zaalverhuur) Stap 1: Vul het SD factuurnummer in (of een reeks van ... tot) en klik erna op ‘uitvoeren’ – Dit is het 4YYxxxxx-nummer


Pagina 46



Stap 2: Kies de optie ‘standaardbrief verwerken met MS WORD en klik op het groene V’tje



Stap 3: Kies op volgend scherm voor de opties – Bestaand Word-document – Geen paswoord


Pagina 47



Stap 4: Zoek de juiste brief,selecteer hem en klik op ‘openen’



TIP: Sla uw Word sjablonen niet lokaal op de C of D schijf op, maar plaats deze op het netwerk zodat iedereen er aan kan, en ze ook nooit verloren kunnen gaan


Pagina 48



Het Word sjabloon opent zich automatisch – Dit is een Word brief waarbij in een volgende stap een aantal variabele velden uit SAP worden opgehaald



Hoe u de SAP gegevens ophaalt en samenvoegt in uw brief hangt af van de WORD versie waarmee u werkt – Werkt u met WORD 2002 (of WORD XP) dan voegt u samen met de knop ‘samenvoegen naar nieuw document’ – Werkt u met WORD 2007 of WORD 2010 dan voegt u samen met de knop ‘Voltooien en samenvoegen’ vanop tabblad ‘verzendlijsten’ o Vervolgens kiest u ‘Afzonderlijke documenten bewerken’ o U kiest voor ‘Alles’ op volgende popup en klikt op OK

Word 2002 (of Word XP)

Word 2007 of Word 2010

 

Vervolgens drukt u de Word factuur af Op moment dat u Word afsluit, sla dan de brief NIET op, anders overschrijft u uw sjabloon – Indien u toch een versie van de Word factuur wilt opslaan, doe dit dan zeker onder een andere naam!


Pagina 49

HF 4 : CORRECTIE ORDER/FACTUUR 4.1 OPZOEKEN/WIJZIGEN/AFZEGGEN ORDER     

4.1.1 





Er zijn verschillende manieren om een order dat werd aangemaakt terug op te zoeken indien u niet meer over het nummer beschikt Indien een order nog niet werd gefactureerd kan u nog alle velden aanpassen Indien een order reeds werd gefactureerd kan u maar een beperkt aantal velden (vb. Teksten) aanpassen Een order dient afgezegd te worden indien u onterecht een order hebt gecreëerd en dus nooit verder zal factureren Een order betreft het 1YYxxxxx-nummer (waarbij YY verwijzen naar het jaartal van aanmaak)

OPZOEKEN ORDER VIA BESTELNUMMER/DEBITEURNUMMER Veel diensten vullen op het SD order het veld ‘Bestelnummer’ in met een referentie, dossiernummer, ... – Bij facturatie via Interface wordt dit veld altijd opgevuld met de unieke referentie die wordt doorgegeven uit de externe toepassing Indien je dit ‘referentienummer’ kent, maar niet het SD ordernummer, kan je dit gebruiken om je SD order op te zoeken

Via menupad: Logistiek >Verkoop >verkoop > order weergeven/wijzigen (VA01 of VA02) – Onder ‘zoekcriteria’ vul je het veld bestelnummer in en klikt op ‘zoeken’ – Je krijgt een lijst van de orders die voldoen aan de zoekcriteria – Selecteer het order dat je zoekt en klik vervolgens op het groene V’tje – Je komt op het overzichtscherm van je order – Via de knop documentstroom (3.4 Documentstroom) kan je eveneens je SD factuurnummer en FI factuurnummer zien


Pagina 50



Op gelijkaardige manier kan je ook SD orders opzoeken voor een bepaalde benoemde debiteur – Door onder zoekcriteria bij ‘opdrachtgever’ het debiteurnummer in te vullen


Pagina 51

4.1.2

OPZOEKEN ORDER VIA TIJDVAK



Dit is een standaard SAP lijst die kan gebruikt worden om orders van je dienst op te zoeken – Deze lijst kan ook gebruikt worden om creditnota aanvragen (4.3.3 Creditnota vermindering en 4.3.4 Creditnota terugbetaling) op te zoeken



Menupad: Logistiek  Verkoop  Verkoop  Infosysteem  Orders  Orders in tijdvak (SDO1)



Op het selectiescherm kan je volgende parameters opgeven: – Documentsoort van het order (OR – CR, ...) – Invoerdatum: datum waarop het order werd gecreëerd – Ingevoerd door: gebruiker die het order gecreëerd heeft – Verkooporganisatie: GENT of POLI – Distributiekanaal: betrokken dienst – Productgroep: betrokken dienst



Na invoer van de selectieparameters klik je op uitvoeren; hierdoor kom je terecht op het overzichtsscherm van de orders die voldoen aan jou selectiecriteria. Via de knop ‘Huidige…’ kan je eventueel de layout van de lijst wijzigen en zo enkel gewenste kolommen tonen op het scherm





Via dubbelklik op een lijn kan je springen naar het betrokken order. Je komt terecht in ‘Wijzigen’ modus. Je kan dus rechtstreeks gegevens aanpassen indien nodig. – Via de knop documentstroom (3.4 Documentstroom) kan je eveneens je SD factuurnummer en FI factuurnummer zien – Via de groene pijl keer je terug naar de lijst


Pagina 52

4.1.3

OPZOEKEN ORDER VIA LIJST VAN ORDERS



Dit is een standaard SAP lijst die kan gebruikt worden om orders van je dienst op te zoeken – Deze lijst kan ook gebruikt worden om creditnota aanvragen (4.3.3 Creditnota vermindering en 4.3.4 Creditnota terugbetaling) op te zoeken



Menupad: Logistiek  Verkoop  Verkoop  Infosysteem  Orders  Lijst van orders (VA05)



Op het startscherm kan je volgende parameters opgeven: – Opdrachtgever: klantnummer; indien niet gekend kan je het opzoeken via een zoekhulp – Artikelnummer: verkoopartikelnummer; indien niet gekend kan je het opzoeken via een zoekhulp – Bestelnummer: referentie, dossiernummer die in het order werd opgenomen. Bij facturatie via Interface wordt dit veld altijd opgevuld met de unieke referentie die wordt doorgegeven uit de externe toepassing o – –

Eén van bovenstaande parameters moet ingevuld worden

Documentdatum: in principe de datum waarop het order werd gecreëerd Selectieomvang: o Open orders: orders die nog niet werden gefactureerd o Alle orders: alle orders die voldoen aan de selectie (= default) o Mijn orders: Indien deze vlag wordt opgezet, worden alleen orders getoond die door jou werden aangelegd



Via de knop ‘organisatiegegevens’ kan je je eigen dienst (distributiekanaal) opgeven



Via de knop ‘Andere selectiecriteria’ kan je eventueel nog andere parameters opgeven


Pagina 53

   

Na invullen van de selectiecriteria klik je op het groene V’tje (of ENTER) om de lijst op te vragen Via de knop ‘Huidige…’ kan je eventueel de layout van de lijst wijzigen’ en zo enkel gewenste kolommen tonen op het scherm Via dubbelklik op een lijn kan je springen naar het betrokken order. Je komt terecht in ‘Wijzigen’ modus. Je kan dus rechtstreeks gegevens aanpassen indien nodig. Via de knop documentstroom (3.4 Documentstroom) kan je eveneens je SD factuurnummer en FI factuurnummer zien. Via de groene pijl keer je terug naar de lijst.


Pagina 54

4.1.4 

OPZOEKEN ORDER – NIET STANDAARD RAPPORT Via menupad: Logistiek > Verkoop > Verkoop > Infosysteem > Rapporten Gent > Dienst onafhankelijk > Overzicht van verkooporders – – – –

–

Je vult minimum verkoopsorganisatie, distributiekanaal en productgroep in Je kan eventueel ook andere parameters meegeven (documentnummer is hier het ordernummer) Om de lijst te krijgen klik je op uitvoeren Op deze lijst zie je specifieke boekhoudkundige gegevens van het order zoals kostenplaats, budgetplaats, budgetpositie Deze lijst geeft je overzicht van zowel orders als van creditnota aanvragen

(de benamingen in het rapport dienen nog aangepast te worden naar de nieuwe termen)


Pagina 55

4.1.5

WEERGEVEN ORDER

 

Via menupad: Logistiek > Verkoop > Verkoop > Order > Weergeven (VA03) Vul het SD ordernummer in en druk op ENTER – Het SD ordernummer betreft het 1YYxxxxx-nummer – Indien je het ordernummer niet weet, kan je dit op verschillende manieren opzoeken zoals eerder beschreven

 

Je komt in een weergavemodus van het order, waar je alle velden kan gaan bekijken Op het overzichtscherm kan je via de scrollbar op het tabblad ‘Verkoop’ alle kopgegevens bekijken, zonder te moeten springen naar de verschillende tabbladen Via de knop documentstroom (3.4 Documentstroom) kan je eveneens je SD factuurnummer en FI factuurnummer zien




Pagina 56

4.1.6  

WIJZIGEN ORDER Via menupad: Logistiek > Verkoop > Verkoop > Order > Wijzigen (VA02) Vul het SD ordernummer in en druk op ENTER – Het SD ordernummer betreft het 1YYxxxxx-nummer – Indien je het ordernummer niet weet, kan je dit op verschillende manieren – opzoeken zoals eerder beschreven

– – – 

Je komt in een modus ‘wijzigen’ van het order Indien je order nog niet werd gefactureerd kan je nog alle velden wijzigen. Indien je order ooit werd gefactureerd, maar erna gestorneerd, kan je geen posities meer verwijderen. Je kan wel nog je positielijn aanpassen (ander verkoopartikel, nieuw bedrag, nieuw aantal, omschrijving, ...). Dus enkel indien je een positie dient te verwijderen, dien je opnieuw te beginnen.

Op het overzichtscherm kan je via de scrollbar op het tabblad ‘Verkoop’ alle kopgegevens zien en wijzigen, zonder te moeten springen naar de verschillende tabbladen

o

Bij wijziging van de orderreden dient de afleiding van de budgetplaats opnieuw te gebeuren. Klik hiervoor op “rekening opnieuw bepalen” op het tabblad rubricering van elke positielijn.


Pagina 57

o



4.1.7 

 

Bij een infrastructuurkostenplaats wordt er geen budgetplaats afgeleid. De budgetplaats moet manueel ingevuld worden. Ook bij wijziging van een niet-infrastructuurkostenplaats naar een infrastructuurkostenplaats!

Doe de nodige correcties of aanvullingen op je order en sla de aanpassing op

AFZEGGEN ORDER Indien een order ten onrechte werd aangemaakt dient het afgezegd te worden – Het is héél belangrijk dat dit gebeurt – Zolang het order niet is afgezegd, blijft het op status ‘open’ en kan het per ongeluk opnieuw gefactureerd worden (doordat het in de lijst kan verschijnen van facturatievoorraad bewerken (VF04) (3.3 Creatie SD factuur) Via Menupad: Logistiek  Verkoop  Verkoop  Order  Wijzigen (VA02) Via de knop ‘order afzeggen’, annuleer je het order.



Je bent verplicht via het pop-up scherm een ‘Afzeggingsreden’ mee te geven – Kies voor de reden ‘Foutief ingevoerd’



Indien je een factuur storneert (4.2 Storneren SD factuur), wordt het order automatisch afgezegd – Indien je na een correctie van je order het opnieuw wil factureren, dan dien je eerst de afzeggingsreden te verwijderen Het afzeggen van een creditnota aanvraag (4.3.3 en 4.3.4 Creditnota’s) gebeurt op dezelfde wijze




Pagina 58

4.2 STORNEREN SD FACTUUR 

Bij vaststelling van een foutieve ingave (verkeerde debiteur, orderreden, budgetpositie,kostenplaats, bedrag, …) EN indien de factuur nog niet werd verstuurd naar de klant, dan mag/dient de factuur gestorneerd te worden – Werd de factuur reeds verstuurd naar de klant, dan dient de rechtzetting te gebeuren door middel van een creditnota (4.3.3 en 4.3.4 Creditnota’s)



Via menupad: Logistiek  Verkoop  Facturatie  Facturatiedocument  Storneren (VF11)



Geef op het selectiescherm het SD factuurnummer op dat je wil storneren (dit betreft het 4YYxxxxx-nummer) Vul ook de facturatiedatum in met de huidige datum, behalve indien je factuur van een voorgaand boekjaar dateert en het boekjaar nog niet is afgesloten



–

Dan vul je hier 31.12.huidig boekjaar-1 in



Druk ENTER. Hierdoor krijg je een overzichtsscherm waarop je ziet welke storno zal aangemaakt worden. – Indien dit de correcte storno is, klik dan op de knop ‘Opslaan’ – Je kan ook rechtstreeks op ‘Opslaan’ klikken; in dit geval kan je echter niet controleren of het inderdaad de gewenste storno betreft



Het storno documentnummer verschijnt onderaan je scherm – Indien dit om één of andere reden niet kan doorgeboekt worden dan zal ‘geen boekhouddocument gecreëerd’ verschijnen (voor correctie zie 4.5 Fout bij doorboeking)


Pagina 59



De factuur en het stornodocument worden automatisch met elkaar vereffend – Dit zie je door de documentstroom van het SD order op te vragen (3.4 Documentstroom) – Je ziet eveneens dat er zowel een SD factuur als een FI factuur (automatisch) werd gecreëerd voor de storno – Na storneren kan je het oorspronkelijk order wijzigen (4.1 Opzoeken/wijzigen/afzeggen order) en opnieuw factureren (3.3 Creatie SD factuur) of dien je een nieuw order aan te maken bij verkeerde positielijnen. o Let op het order werd automatisch afgezegd. U dient de afzeggingsreden dus eerst te verwijderen vooraleer je het order kunt wijzigen.



Het storneren van een creditnota gebeurt op identieke wijze



De nummering van de storno SD factuur is van het formaat 5YYxxxxx, waarbij YY een verwijzing is naar het jaartal De nummering van het de storno FI factuur is van het formaat YY002xxxxx, waarbij YY een verwijzing is naar het jaartal

   

De nummering van de storno SD creditnota vermindering/terugbetaling is van het formaat 7YYxxxxx, waarbij YY een verwijzing is naar het jaartal De nummering van de storno FI creditnota vermindering is van het formaat YY002xxxxx, waarbij YY een verwijzing is naar het jaartal De nummering van de storno FI creditnota terugbetaling is van het formaat YY0899xxxx 

De documentsoort in FI van het stornodocument is altijd gelijk aan die van het gestorneerde document: – DP voor een FI factuur – DV voor een FI creditnota vermindering – CU voor een FI creditnota terugbetaling


Pagina 60

4.3 MINWAARDEN 4.3.1

TERMINOLOGIE + PROCEDURE

Minwaarde: verzamelnaam voor minderwaarde, terugbetaling: • • •

creditnota-vermindering en creditnota-

Minderwaarde: boeking kost op de 6-rekening. De vordering is niet geïnd Creditnota-vermindering: boeking minderopbrengst op de 7-rekening. De vordering is niet geïnd Creditnota-terugbetaling: boeking minderopbrengst op de 7-rekening. De vordering is wel geïnd

Voor de niet- geïnde vorderingen bepaalt de reden van niet-inning de soort minwaarde die moet geboekt worden. Het boekjaar van de vordering speelt geen rol meer om te bepalen of er een creditnotavermindering op een opbrengstenrekening (7-rekening) of een minderwaarde op een kostenrekening (6-rekening) moet geboekt worden ! Vanaf nu kan dus ook een creditnotavermindering geboekt worden op een vordering van een voorgaand afgesloten boekjaar.

De reden bepaalt ook ook wie bevoegd is om de minwaarde te boeken: de budgethouder of de financieel beheerder. Bijkomend is de financieel beheerder steeds bevoegd in het verdere traject van de invordering ongeacht de reden. •

Indien de reden van niet-inning betrekking heeft op het inhoudelijke van de vordering (onverhaalbaar) of een administratieve/materiële vergissing betreft: creditnotavermindering op een opbrengstenrekening (7-rekening). De volledige boekhoudsleutel van de vordering waarop de creditnota vermindering betrekking heeft moet overgenomen worden. Correctie op een SD-factuur die aanmaanmethode DWANG volgt (*) : de dienst maakt zelf de correctieboeking, een creditnota-vermindering in SD, zolang de factuur aanmaanfase 0,1 of 2 heeft. In geval van aanmaanfase 2 wel steeds Dienst Invorderingen contacteren (per mail) voor de factuur van de administratiekost. Gezamenlijk wordt dan bekeken wat hiermee dient te gebeuren. De eventuele minwaarde voor de factuur van de administratiekost wordt steeds door Dienst Invorderingen geboekt! (*) dit telt ook voor procedure GEN2 (bibliotheek)  Vermeld steeds duidelijk de reden van de minwaarde Voorbeeld: annulatie aanvraag door debiteur of dienst, foutief adres, foutieve debiteur (betrokkene is niet aansprakelijk en nieuwe factuur op correcte debiteur) In geval de factuur aanmaanfase 3 of 4 heeft steeds Dienst Invorderingen contacteren (per mail ). Zal in principe maar uitzonderlijk voorvallen. Correctie op een SD-factuur die NIET aanmaanmethode DWANG volgt : de dienst maakt zelf de correctieboeking, een creditnota-vermindering in SD, zolang de factuur NIET opgevolgd wordt bij de Juridische Dienst.  Vermeld steeds duidelijk de reden van de minwaarde In geval van juridisch dossier dienst steeds Dienst Invorderingen en de Juridische Dienst gecontacteerd te worden (per mail). Zal in principe maar uitzonderlijk voorvallen.


Pagina 61

•

Indien de reden betrekking heeft op de eigenlijke inning : minderwaarde op een kostenrekening (6-rekening). Met uitzondering van de algemene rekening (kostenrekening ipv de opbrengstenrekening) wordt de rest van de boekhoudsleutel overgenomen van de vordering waarop de minderwaarde betrekking heeft. De boeking van een minderwaarde gebeurt steeds door Dienst Invorderingen. De dienst vult hiervoor het formulier “Voorstel boeking minwaarde” in en bezorgt dit aan Dienst Invorderingen. Voorbeeld: ambtshalve schrapping, betrokkene is onvindbaar, boete bibliotheek kwijtgescholden, betrokkene verblijft langdurig in de psychiatrie (bewijs vereist), ….

Voor de ten onrechte geïnde vorderingen dient er een creditnota terugbetaling geboekt te worden. Een creditnota terugbetaling wordt vanaf nu steeds geboekt als een minderopbrengst op de opbrengstenrekening (7-rekening) . De volledige boekhoudsleutel van de vordering waarop de creditnota betrekking heeft moet overgenomen worden. De dienst maakt zelf de creditnota-terugbetaling in SAP SD en vult ook het papieren formulier “Creditnota terugbetaling geïnde ontvangsten” in.

Reden minwaarde

Insolvabiliteit Diverse redenen m.b.t. eigenlijke inning.

Materiële vergissing Administratieve vergissing Onverhaalbaarheid: diverse inhoudelijke van de vordering

Wetgeving Wie bevoegd?

Art. 127 BVR / Art. 94 GD Financieel beheerder

Wie verwerkt in boekhouding?

Dienst Invordering

redenen

m.b.t.

Art. 160 § 3 GD/Art.94 GD Budgethouder + financieel beheerder in het verdere invorderingstraject. Correctie op factuur die aanmaanmethode DWANG(*) volgt: • Tot en met fase 2: facturerende dienst. Uitzondering: administratiekosten, steeds Dienst Invordering • Vanaf fase 3: Dienst Invordering (*) idem voor GEN2 Correctie op factuur die NIET aanmaanmethode DWANG volgt: • Vóór fase juridische dienst: facturerende dienst • Juridisch dossier (meestal vanaf fase 3): Dienst Invordering


Pagina 62

4.3.2. REDENERING IN STAPPEN TER BEPALING SOORT MINWAARDE Vooraleer je een creditnota kan invoeren moeten er verschillende vragen beantwoord worden die bepalen welke soort minwaarde er dient geboekt te worden en of je als dienst zelf de invoer in SD kunt doen. STAP 1 Controleer of de factuur geïnd is. Niet geïnd : naargelang de reden betreft dit een creditnota een minderwaarde, zie STAP 2.

-vermindering

of

Geïnd: nagaan of de debiteur dient terugbetaald te worden. • Ja: creditnota-terugbetaling invoeren, vb annulatie van een aanvraag, verkeerde hoeveelheid. •

Neen: dit betreft in principe steeds een administratieve vergissing (vb foutieve boekhoudkundige gegevens: verkeerde budgetplaats, verkeerde kostenplaats, …)  factuur is van het huidig boekjaar : de ontvangst dient losgekoppeld te worden van de FI factuur (contacteer hiervoor Dienst Invorderingen). Voer dan een creditnota-vermindering en indien nodig een correcte factuur.  factuur is van een afgesloten boekjaar : rechtzetting is niet meer mogelijk

STAP 2 Factuur is niet-geïnd: • De reden van niet-inning heeft betrekking op het inhoudelijke van de factuur (onverhaalbaar) of een administratieve/materiële vergissing betreft (verkeerde debiteur, verkeerd verkoopartikel, verkeerde hoeveelheid, (gedeeltelijke) annulatie door debiteur, een annulatie door de dienst,… ) EN De factuur volgt aanmaanmethode DWANG en heeft aanmaanfase 0,1,2 of de factuur volgt NIET aanmaanmethode dwang en is NIET opgenomen in een juridisch dossier:  Voer een creditnota-vermindering in.  Contacteer Dienst Invorderingen voor de factuur van de administratiekost indien dwang en factuur in aanmaanfase 2 De factuur volgt aanmaanmethode DWANG en heeft aanmaanfase 3,4 of de factuur volgt NIET aanmaanmethode dwang en is WEL opgenomen in een juridisch dossier:  Contacteer Dienst Invorderingen (en de Juridische dienst) •

4.3.3

De reden van niet-inning heeft betrekking op de eigenlijke inning van de factuur (insolvabiliteit, debiteur is onvindbaar, ambtshalve schrapping, ….)..  De dienst voert zelf niets in SD in, maar vult het formulier “Voorstel boeking minwaarde” in en bezorgt dit aan Dienst Invorderingen.

DE MINWAARDE IS EEN CREDITNOTA VERMINDERING


Pagina 63



 







De opmaak van een creditnota vermindering verloopt op gelijkaardige wijze als de opmaak van een gewone factuur, dus in 2 stappen. – Er wordt eerst een creditnota aanvraag opgemaakt (naar analogie van een SD order) – Vervolgens wordt een SD- creditnota gemaakt (naar analogie van een SD factuur) – De FI Creditnota wordt automatisch aangemaakt De factuur kan deels of volledig verminderd worden De creditnota vermindering wordt altijd opgemaakt voor het bedrag waarmee de factuur moet verminderd worden. – Het is dus geen tweede correcte factuur die je opstuurt, maar wel de correctie zelf ! Een creditnota vermindering kan boekjaaroverschrijdend opgemaakt worden. Een creditnota vermindering mag door de dienst in SAP opgemaakt worden : – Voor een reeds verstuurde, nog niet betaalde factuur – Voor een inhoudelijke correctie (wegens een administratieve/materiële vergissing) – Voor een (gedeeltelijke) annulatie door klant of annulatie door de dienst – Voor een factuur die aanmaanmethode DWANG volgt (*): o De factuur heeft aanmaanfase 0, 1 of 2. o In geval van aanmaanfase 2 wel steeds Dienst Invorderingen contacteren (per mail) voor de factuur van de administratiekost. Gezamenlijk wordt dan bekeken wat hiermee dient te gebeuren. De eventuele minwaarde voor de factuur van de administratiekost wordt steeds door Dienst Invorderingen geboekt ! o (*) dit telt ook voor procedure GEN2 (bibliotheek) – Voor een factuur die een andere aanmaanmethode volgt: o De factuur wordt NIET opgevolgd bij de Juridische Dienst . Een creditnota vermindering mag niet door de dienst in SAP opgemaakt worden : – voor bovenstaande redenen waarbij de factuur reeds een verder gevorderde aanmaanfase heeft – voor alle redenen m.b.t de eigenlijke inning (ambtshalve schrapping, insolvabiliteit) o De dienst vult het formulier “Voorstel boeking minwaarde” in en bezorgt dit aan Dienst Invorderingen.

4.3.3.1 CREDITNOTA VERMINDERING – STAP 1: CREDITNOTA AANVRAAG   

Via Menupad: Logistiek  Verkoop  Verkoop  Order  Creëren (VA01) Geef op het startscherm de correcte organisatiegegevens op Geef vervolgens op het startscherm de correcte ordersoort op afhankelijk van de soort creditnota – Door gebruik van de zoekhulp krijg je een overzicht van de soorten creditnota’s o CRV: CN vermindering : voor niet BTW-plichtige handelingen o CRBV: CN vermindering BTW: voor BTW-plichtige handelingen


Pagina 64



Een creditnota dient stééds met referentie naar een order aangelegd te worden – Klik daarom op het startscherm op de knop ‘Creëren met referentie’ – Ga vervolgens naar het tabblad ‘order’ – Vul het ordernummer in waarvan de factuur dient gecrediteerd te worden – Kies vervolgens voor ‘Overnemen’ OF ‘Positieselectie’ o Bij ‘overnemen’ worden alle posities van het order overgenomen (die je later nog kan verwijderen) o Bij ‘positieselectie’ krijg je een tussenscherm waar je de niet relevante posities al op voorhand kan verwijderen o In beide gevallen kom je terecht op het overzichtscherm om je creditnota te creëren


Pagina 65



Indien niet het volledige bedrag (van order of positie) moet gecrediteerd worden, dien je het gefactureerde bedrag aan te passen – Ofwel pas je dit aan door, op de positielijn, de doelhoeveelheid aan te passen – Ofwel pas je het bedrag aan via de condities o Selecteer daarvoor op het overzichtscherm de positie waarvan je het bedrag wil aanpassen o Kies in de menubalk > Ga naar > Positie > Condities o Pas op de lijn ‘PR00 Prijs’ het bedrag aan o Keer terug naar het overzicht scherm (via de groene ‘terug’ pijl)


Pagina 66



Verwijder vervolgens (indien nodig) de positielijnen die niet voor creditering in aanmerking komen – Dit hoef je enkel te doen indien je meerdere posities hebt, en op het startscherm niet hebt gekozen voor ‘Positieselectie’



De orderreden, die de kostenplaats aanstuurt, wordt overgenomen van het order, en dient bij creditnota verminderingen NIET aangepast te worden  Ook voor infrastructuurkostenplaatsen gebeurt de aansturing volledig automatisch  Ook voor creditnota’s vermindering op geconverteerde orders met een orderreden die werd toegewezen aan een nieuwe kostenplaats gebeurt de aansturing automatisch.  Uitzondering : o bij creditnota’s verminderingen op geconverteerde orders met een oude dummy orderreden dient de nieuwe vervangende orderreden geselecteerd te worden. Deze leidt dan de correcte kostenplaats en budgetplaats af.



De BM-rubricering (budgetartikel) dient NIET aangepast te worden. De creditnotavermindering wordt op identiek dezelfde budgetsleutel geboekt als de factuur waarop ze betrekking heeft en alles wordt automatisch correct ingevuld omdat u bij creatie refereerde naar het order van de factuur.  Ook voor infrastructuurkostenplaatsen gebeurt de aansturing volledig automatisch



Ter info: Indien de creditnota- vermindering verwijst naar een factuur van een vorig boekjaar, moet de budgetperiode gelijk zijn aan het boekjaar van die factuur (dit voor rapportering). In de SD creditnota aanvraag is de budgetperiode het jaar van de boekingsdatum, maar in FI zal de budgetperiode van de FI creditnota automatisch aangepast worden aan het boekjaar van de factuur waarop ze betrekking heeft. U hoeft hiervoor dus niets aan te passen !



Vul vervolgens een duidelijke reden van de minwaarde in – Vertrek van het overzicht scherm en ga via de menubalk > Ga naar > Kop > Bestelgegevens – Vul bij opdrachtgever > Naam een korte, maar duidelijke reden (vb annulatie door klant, verkeerde debiteur, verkeerde hoeveelheid,….)


Pagina 67



Indien een referentie moet ingevuld worden op de afdruk van de creditnota, vul dan het veld ‘Bestelnummer’ in – Op hetzelfde scherm als de ‘reden van crediteren’ – onder ‘Opdrachtgever



De facturatiedatum (op het overzichtscherm) is default de systeemdatum -> overschrijf indien nodig. De datum van de geleverde of aangevraagde prestatie/dienst bepaalt in principe het boekjaar waarin de creditnota vermindering moet geboekt worden. – Indien je factuur dateert van een voorgaand boekjaar en het boekjaar is nog niet afgesloten, dan vul je hier 31.12.huidig boekjaar-1 in. – Indien het boekjaar reeds is afgesloten, dan wordt je facturatiedatum de systeemdatum.



Indien alle nodige gegevens zijn aangepast, controleer nog eens of alles correct is en sla de creditnota aanvraag op


Pagina 68

–  

Onderaan het scherm verschijnt het creditnota aanvraagnummer (3YYxxxxxnummer)

Indien achteraf een wijziging moet gebeuren aan de creditnota aanvraag, gebeurt dit op dezelfde manier als een order wordt gewijzigd Idem indien de creditnota aanvraag dient afgezegd te worden – Via Menupad: Logistiek  Verkoop  Verkoop  Order  Wijzigen (VA02)

4.3.3.2 CREDITNOTA VERMINDERING – STAP 2: SD CREDITNOTA 

Na opmaak van de creditnota aanvraag, dient stap 2 nog uitgevoerd te worden, nl. de facturatie ervan (of opmaak van de SD creditnota) –

Dit kan, naar analogie van de facturatie van een verkoopsorder, op 3 verschillende manieren  Zie 3.3. Creatie SD factuur



Indien een creditnota foutief werd aangemaakt en nog niet werd verstuurd dien je deze te storneren op de manier als je een factuur storneert – Via menupad: Logistiek  Verkoop  Facturatie  Facturatiedocument  Storneren (VF11)



Via de documentstroom van het originele order zie je dat de factuur werd gecrediteerd en kan je naar de verschillende documenten springen



NIEUW ! Een gedeeltelijke creditnota-vermindering wordt niet vereffend met de factuur zolang het factuursaldo niet nul is. Via het veld factuurrelatie van de FI-creditnotavermindering is er echter een link naar de factuur. Bovendien worden ook alle aanmaangegevens overgenomen van de factuur. Het manueel blokkeren voor aanmaning van de factuur is hierdoor niet meer nodig. In de aanmaanrun zal zowel de factuur als de vermindering opgelijst worden. Bijkomend voordeel van deze nieuwe werkwijze is dat je hierdoor in de open postenlijst duidelijk kunt zien hoe de aanzuivering van de factuur is gebeurd (met betalingen (FC/FI/GB), met een creditnota-vermindering (DV), met minderwaarde(OP)). De vereffening van een volledige creditnota vermindering zal gebeuren door een actie van Dienst Invorderingen (via het vereffeningsprogramma), maar dus niet automatisch zoals bij een storno.


Pagina 69



NIEUW ! Bij het uitvoeren van een aanmaanrun wordt de aanmaanmethode weggeschreven op de factuur in het veld “Aanmaanmethode” op de debiteurlijn. Dit is eveneens een aanmaangegeven dat wordt overgenomen op de creditnotavermindering.



De nummering van een SD creditnota aanvraag voor een vermindering heeft het formaat 3YYxxxx, waarbij YY een verwijzing is naar het jaartal De nummering van een SD creditnota vermindering heeft het formaat 6YYxxxxx, waarbij YY een verwijzing is naar het jaartal De nummering van een FI creditnota vermindering is van het formaat YY002xxxxx, waarbij YY een verwijzing is naar het jaartal

 



De documentsoort van de FI creditnota vermindering is altijd een DV


Pagina 70

4.3.4

DE MINWAARDE IS EEN CREDITNOTA TERUGBETALING



De opmaak van een creditnota terugbetaling verloopt op gelijkaardige wijze als de opmaak van een gewone factuur  Er wordt eerst een creditnota aanvraag opgemaakt (naar analogie van een SD order)  Vervolgens wordt een SD creditnota gemaakt (naar analogie van een SD factuur)  De FI creditnota wordt automatisch aangemaakt



Een creditnota terugbetaling wordt opgemaakt ter correctie van een reeds betaalde factuur  De factuur kan deels of volledig terugbetaald worden



Een creditnota terugbetaling kan boekjaaroverschrijdend opgemaakt worden



De dienst mag steeds zelf de creditnota-terugbetaling in SD invoeren  De dienst vult ook het papieren formulier “Creditnota terugbetaling geïnde ontvangsten” in en stuurt dit op naar Bureau Ontvangsten, Dienst Boekhouding.



De creditnota terugbetaling wordt altijd opgemaakt voor het bedrag dat effectief dient terugbetaald te worden  Het is dus géén tweede correcte factuur die je opstuurt, maar wel de correctie zelf !  Vb. een factuur werd verstuurd voor 100€, en 100€ werd reeds betaald terwijl het eigenlijk maar 80€ moest zijn  de creditnota terugbetaling wordt opgemaakt voor 20€

4.3.4.1 CREDITNOTA TERUGBETALING – STAP 1: CREDITNOTA AANVRAAG  

Logistiek  Verkoop  Verkoop  Order  Creëren (VA01) Geef op het startscherm de correcte ordersoort op afhankelijk van de soort creditnota  Door gebruik van de zoekhulp krijg je een overzicht van de soorten creditnota’s o CRD: CN terugbetaling: voor niet BTW-plichtige handelingen o CRBD: CN terugbetaling BTW : voor BTW-plichtige handelingen



Een creditnota terugbetaling dient stééds met referentie naar een order aangelegd te worden (uitzondering de factuur was vereffend vóór boekingsdatum 31/12/2013 en werd hierdoor niet geconverteerd, zie verder).  Klik daarom op het startscherm op de knop ‘Creëren met referentie’  Ga vervolgens naar het tabblad ‘order’  Vul het ordernummer in waarvan de factuur dient gecrediteerd te worden  Kies vervolgens voor ‘Overnemen’ OF ‘Positieselectie’ o Bij ‘overnemen’ worden alle posities van het order overgenomen (die je later nog kan verwijderen) o Bij ‘positieselectie’ krijg je een tussenscherm waar je de niet relevante posities al op voorhand kan verwijderen o In beide gevallen kom je terecht op het overzichtscherm om je creditnota te creëren


Pagina 71



Delete indien nodig de positielijnen die niet voor creditering in aanmerking komen – Dit hoef je enkel te doen indien je meerdere posities hebt, en op het startscherm niet hebt gekozen voor ‘Positieselectie’



Pas, ingeval van interne SD facturatie de debiteur aan – Dit zijn facturen, gericht aan een dienst zelf, in geval van cash ontvangsten die op die manier overgestort worden naar de SD rekening – De debiteur dient gewijzigd te worden naar de klant aan wie terugbetaald moet worden (vb bij annulatie van een huwelijk)



Indien niet het volledige bedrag (van order of positie) moet gecrediteerd worden, dien je het gefactureerde bedrag aan te passen – Ofwel pas je dit aan door, op de positielijn, de doelhoeveelheid aan te passen – Ofwel pas je het bedrag aan via de condities o Selecteer daarvoor op het overzichtscherm de positie waarvan je het bedrag wil aanpassen o Kies in de menubalk > Ga naar > Positie > Condities o Pas op de lijn ‘PR00 Prijs’ het bedrag aan o Keer terug naar het overzicht scherm (via de groene ‘terug’ pijl)


Pagina 72



De orderreden, die de kostenplaats aanstuurt, wordt overgenomen van het order, en dient bij een creditnota-terugbetaling NIET aangepast te worden  Ook voor infrastructuurkostenplaatsen gebeurt de aansturing volledig automatisch  Ook voor creditnota’s terugbetalingen op geconverteerde orders met een orderreden die werd toegewezen aan een nieuwe kostenplaats gebeurt de aansturing automatisch.  Uitzondering : o bij creditnota’s terugbetalingen op geconverteerde orders met een oude dummy orderreden dient de nieuwe vervangende orderreden geselecteerd te worden. Deze leidt dan de correcte kostenplaats en budgetplaats af.



De BM-rubricering (budgetartikel) dient NIET aangepast te worden. De creditnotaterugbetaling wordt op identiek dezelfde budgetsleutel geboekt als de factuur waarop ze betrekking heeft en alles wordt automatisch correct ingevuld omdat u bij creatie refereerde naar het order van de factuur.  Ook voor infrastructuurkostenplaatsen gebeurt de aansturing volledig automatisch


Pagina 73



Ter info: Indien de creditnota- terugbetaling verwijst naar een factuur van een vorig boekjaar, moet de budgetperiode gelijk zijn aan het boekjaar van die factuur (dit voor rapportering). In de creditnota aanvraag is de budgetperiode het jaar van de boekingsdatum, maar in FI zal de budgetperiode van de FI creditnota automatisch aangepast worden aan het boekjaar van de factuur waarop ze betrekking heeft. U hoeft hiervoor dus niets aan te passen !



Vul het FI factuurnummer in van de originele factuur – Vertrek van het overzicht scherm en ga via de menubalk > Ga naar > Kop > Boekhouding – Vul in het veld ‘Referentie’ volgende in: o C, gevolgd door een spatie, gevolgd door het FI factuurnummer (C staat voor terugbetaling) – Keer terug naar het overzichtscherm – Het FI factuurnr kan je terugvinden via de documentstroom van het order (3.4 Documentstroom)



Vul vervolgens de reden van de minwaarde in – Vertrek van het overzicht scherm en ga via de menubalk > Ga naar > Kop > Bestelgegevens – Vul bij opdrachtgever >’ Naam’ een korte, maar duidelijke reden in van de minwaarde (vb annulatie door klant)



Indien een referentie moet ingevuld worden op de afdruk van de creditnota, vul dan het veld ‘Bestelnummer’ in – Op hetzelfde scherm als de ‘reden van minwaarde’ onder ‘Opdrachtgever


Pagina 74



De facturatiedatum (op het overzichtscherm) is default de systeemdatum -> overschrijf indien nodig. De datum van de geleverde of aangevraagde prestatie/dienst bepaalt in principe het boekjaar waarin de creditnota terugbetaling moet geboekt worden: – Indien je factuur dateert van een voorgaand boekjaar en het boekjaar is nog niet afgesloten dan vul je 31.12.huidig boekjaar-1 in – Indien het boekjaar reeds is afgesloten, dan wordt je facturatiedatum de systeemdatum.



Indien alle nodige gegevens zijn aangepast, controleer nog eens of alles correct is en sla de creditnota aanvraag op

–

Onderaan het scherm verschijnt het creditnota aanvraagnummer (3YYxxxxxnummer)


Pagina 75



Indien achteraf een wijziging moet gebeuren aan de creditnota aanvraag of indien de creditnota aanvraag moet afgezegd worden, gebeurt dit op dezelfde manier als een order wordt gewijzigd: via Menupad: Logistiek  Verkoop  Verkoop  Order  Wijzigen (VA02)

-

NIEUW ! Indien je een creditnota terugbetaling dient te maken voor een SDfactuur die niet werd geconverteerd omdat deze reeds vereffend was vóór 31/12/2013, kan je niet refereren naar het SD-order van die factuur. U dient dan alles manueel in te vullen zoals bij creatie van een nieuw SD-order. Voor ingave van de prijs dien je echter op het tabblad ‘Condities’ van de positielijn in de kolom ‘Csrt’ de waarde ‘PR00’ toe te voegen, dan pas kan je de prijs invullen. Doe dit via menupad: Ga naar> Postities>Condities nadat je het verkoopartikel hebt ingevuld.


Pagina 76

4.3.4.2 CREDITNOTA TERUGBETALING – STAP 2: SD CREDITNOTA 

Na opmaak van de creditnota aanvraag, dient stap 2 nog uitgevoerd te worden, nl. de facturatie van de SD creditnota. –

–

Dit kan naar analogie van de facturatie van een SD order, op 3 verschillende manieren  Zie 3.3 Creatie SD factuur Het SD creditnota nummer is een 6YYxxxxx-nummer



NIEUW! Er komt automatisch een aanmaanblokkering ‘Z’ op de FI creditnotaterugbetaling, dit om te vermijden dat de creditnota in een aanmaanrun foutief afgetrokken wordt van een andere onbetaalde factuur in fase 0.



Indien een SD creditnota foutief werd aangemaakt en nog niet werd verstuurd dien je deze op dezelfde manier te storneren als een SD factuur – Via menupad: Logistiek  Verkoop  Facturatie  Facturatiedocument  Storneren (VF11)



BELANGRIJK: Bij terugbetalingen dient men na de ingave in SD ook het papieren formulier “Creditnota terugbetaling geïnde ontvangsten” in te vullen en op te sturen naar Bureau Ontvangsten, Dienst Boekhouding. Hierop vul je extra aanvullende gegevens in , nodig voor de terugbetaling. o o.a. bankrekening en handtekening !



De nummering van een SD creditnota aanvraag voor een terugbetaling heeft het formaat 3YYxxxx, waarbij YY een verwijzing is naar het jaartal De nummering van een SD creditnota terugbetaling heeft het formaat 6YYxxxxx, waarbij YY een verwijzing is naar het jaartal De nummering van een FI creditnota terugbetaling is van het formaat YY0899xxxx, waarbij YY een verwijzing is naar het jaartal

 



De documentsoort van de FI creditnota terugbetaling is altijd een CU


Pagina 77

4.4 FOUT BIJ DOORBOEKING    

Wanneer een order, creditnota of stornering wordt gefactureerd in SD, dan gebeurt de doorboeking naar FI normaal gezien automatisch De doorboeking is een voorwaarde om de SD factuur of SD creditnota te kunnen afdrukken Om verschillende redenen kan het gebeuren dat de doorboeking niet lukt Indien u verschillende orders tegelijk factureert dient u altijd best na te gaan of de doorboeking voor allemaal lukte!

4.4.1. HOE NAGAAN? 

Via menupad: Logistiek > Verkoop > Facturatie > Facturatiedocument > Geblokk. Fact.doc. (VFX3) – Op het selectiescherm wordt default uw gebruikersnaam ingevuld. Blank deze NIET uit! – U dient geen verdere gegevens in te vullen of te veranderen – Druk op het klokje om de resultatenlijst te krijgen



In de lijst komen alle SD facturen die niet konden doorgeboekt worden – U ziet het SD factuurnummer (4YYxxxxx-nummer bij facturen, 6YYxxxxxnummer bij creditnota’s) – U ziet eveneens de datum van creatie van de SD factuur/ SD creditnota In de lijst kan u nagaan waarom de doorboeking niet lukte – Selecteer een factuur uit de lijst



–

Klik vervolgens op ‘vrijgave voor boekhouding’


Pagina 78

o



4.4.2  

SAP zal nogmaals proberen door te boeken

–

Onderaan het scherm verschijnt de boodschap ‘Let op de opmerkingen in het verslag’

–

Bekijk het verslag via menubalk > Ga naar > Opmerkingen

Hieronder staan een aantal mogelijke fouten + oplossingen – Uiteraard bestaan er nog andere mogelijke fouten – De oplossing hangt af van de fout

FOUT BIJ DOORBOEKING – MOGELIJKE FOUTEN + OPLOSSING U kan de details van de foutmelding bekijken door het rode bolletje open te klikken Foutmelding: ‘Periode 008/2013 is niet voor ... geopend’


Pagina 79

–

–



Dit betekent dat u probeert te boeken op een periode die niet (meer of nog niet) open staat in de boekhouding Oplossing: Pas de facturatiedatum aan o Menupad: Logistiek > Verkoop > Facturatie > Facturatiedocument wijzigen (VF02) - Vul het SD factuurnummer in en druk op enter - Menu > Ga naar > kopdetails - Corrigeer de facturatiedatum en sla de aanpassing op - De factuur zal normaal automatisch doorgeboekt worden

Foutmelding: Kostenplaats ... op ... voor primaire boeking geblokkeerd

– –

U probeert te boeken op een verkeerde kostenplaats Oplossing: Corrigeer de orderreden en factureer opnieuw o Storneer de SD factuur - Menupad: Logistiek> Verkoop> Facturatie> Facturatiedocument> Storneren (VF11) o Pas het order aan en factureer opnieuw - Menupad: Logistiek> Verkoop> Verkoop> order wijzigen (VA02) - Verwijder de afzeggingsreden op het order - Corrigeer de orderreden (want die leidt de kostenplaats af en de budgetplaats) waarde - Sla de aanpassing op en factureer uw order opnieuw (3.3 Creatie SD factuur)


Pagina 80



Foutmelding: Overtoewijzing niet toegelaten

–

–

U probeert een creditnota te boeken voor een bedrag dat groter is dan het (openstaande) bedrag van de factuur Oplossing: Corrigeer het bedrag of de orderhoeveelheid, en factureer opnieuw o Storneer de SD factuur - Menupad: Logistiek> Verkoop> Facturatie> Facturatiedocument> Storneren (VF11) o Pas het order aan en factureer opnieuw - Menupad: Logistiek> Verkoop> Verkoop> order wijzigen (VA02) - Verwijder de afzeggingsreden op het order - Corrigeer het bedrag of de orderhoeveelheid, en factureer opnieuw. - Sla de aanpassing op en factureer uw order opnieuw (3.3 Creatie SD factuur)


Pagina 81

HF 5 : RAPPORTEN/POSTENBEHEER DEBITEUREN 5.4 STATISTIEK FACTURATIE PER VERKOOPARTIKEL 

Menupad: Logistiek  Verkoop  Verkoop  Infosysteem  Rapporten Gent  Dienst onafhankelijk  Statistiek facturatie per verkoopartikel – Vul facturatiedatum, distributiekanaal en verkoopsartikel in op het selectiescherm – Klik vervolgens op ‘Uitvoeren’ (klokje)



Via dit rapport krijgt u een overzicht van het aantal facturen per verkoopsartikel met een uitsplitsing per kostenplaats – De gestorneerde facturen worden niet mee opgenomen in de aantallen en de bedragen


Pagina 82

5.5 OVERZICHT FACTUREN SD (ZTSD0001) 

Menupad: Financiële administratie  Financiële Boekhouding  Debiteuren  Infosysteem  Rapporten Gent  Boekhouding Overzicht facturen SD – Dit rapport is vergelijkbaar met ‘Overzicht van verkoopsorders’ beschreven in 4.1 Opzoeken/wijzigen/afzeggen order – Enige verschil is dat je hier de SD factuurnummers krijgt in plaats van de SD ordernummers

(de benamingen in het rapport dienen nog aangepast te worden naar de nieuwe termen)

5.6 POSTENBEHEER DEBITEUREN   



Voor het opvolgen van de facturen/creditnota’s van debiteuren kan je gebruik maken van (open)postenlijst debiteuren. Menupad: Financiële administratie > Financiële boekhouding > Debiteuren > Rekening > Posten Weergeven/Wijzigen (FBL5N) Vul debiteur in – Dit kan zowel een benoemde als een éénmalige zijn – Bij gebruik van éénmalige kan je bijkomende details ingeven onder rubriek ‘Eénmalige debiteur’ (bv naam) om de posten op te vragen van een specifieke klant Selecteer welke posten je wil zien – Open posten: de peildatum wordt automatisch opgevuld met de systeemdatum: het systeem geeft een lijst van de posten die op deze peildatum nog niet vereffend waren – Vereffende posten: o Je kan een vereffeningsdatum opgeven: het systeem geeft een lijst van de posten die op deze datum of tijdens deze periode vereffend (betaald, gestorneerd of gecrediteerd) werden. Indien je geen vereffeningsdatum meegeeft, worden alle posten die vereffend zijn voor de systeemdatum weergegeven o Je kan het veld ‘open op peildatum’ ingeven: het systeem geeft dan een lijst van posten die op het moment van de systeemdatum vereffend zijn, maar die op de ingegeven peildatum nog niet vereffend waren – Alle posten: hierbij kan je een selectie maken op boekingsdatum: het systeem geeft dan alle posten (open en vereffende posten) die geboekt zijn op deze datum of in deze periode – ‘Normale posten’ wordt automatisch aangevinkt en hoef je niet aan te passen


Pagina 83



Kies via ‘Lijstweergave’ de layout – Afhankelijk van de layout die je meegeeft krijg je een andere weergave van kolommen – Voor het opvragen van de posten voor éénmalige debiteuren kies je best voor de layout ‘/ZDEB_CPD’ – Voor het opvragen van benoemde debiteuren kies je best voor de layout ‘/STANDAARD – Uiteraard kan je gebruik maken van alle andere layouts of een eigen layout



Je kan eventueel nog bijkomende parameters ingeven – –

–

Via de knop ‘Vrije inperkingen’ Er verschijnt linksboven een lijst met velden waarop je een bijkomende selectie kan doen Indien je een veld selecteert uit de lijst links, door te dubbelklikken op het veld, verschijnt in de lijst rechts een invulveld waar je de waarden kan inperken


Pagina 84



Indien je veelvuldig dezelfde opvraging doet, kan u een selectievariant aanmaken



Indien alle selectieparameters zijn ingevuld klikt u op ‘Uitvoeren’

5.7 POSTENBEHEER DEBITEUREN – VOORBEELD EENMALIGE DEBITEUR Eénmalige debiteur – layout /ZDEB_CPD

    



In kolom Doc.nr. ziet u het FI factuurnummer (van zowel de facturen als CN’s, en betalingen In kolom ‘B’ ziet u de aanmaanblokkering In de eerste kolom ‘A’ ziet u de aanmaancode – Wordt gebruikt om een afwijkende aanmaanprocedure aan te sturen In de tweede kolom ‘A’ ziet u de aanmaanfase In de kolom ‘So’ ziet u de documentsoort – Facturen :DP – Creditnota’s verminderingen : DV – Creditnota’s terugbetalingen : CU – Inningen op een financiële rekeningen : FC – Cash inningen aan loket van de stadssecretaris: FI – Innigingen die met een tussenstap werden gekoppeld aan de factuur : GB – Volledige vereffingen: AB (voorbeeld factuur die werd vereffend met meerdere afbetalingen) In de kolom ‘Bedrag in EV’ ziet u het factuurbedrag, of bedragen van de (deel) betalingen – De gele lijnen geven de subtotalen weer, gesorteerd op basis van factuurreferentie, zie kolom 3 ‘Fact.ref’


Pagina 85



–

Deze sortering zorgt er ook voor dat de factuur met zijn deelbetalingen/minwaarden gegroepeerd wordt In de kolom ‘Rubricering’ ziet u bij facturen (zowel hoofdsom als administratiekost) het documentnummer van de administratiekost

5.8 POSTENBEHEER DEBITEUREN – VOORBEELD BENOEMDE DEBITEUR Benoemde debiteur – layout /STANDAARD



In kolom Doc.nr. ziet u het FI factuurnummer (van zowel de facturen als CN’s, en betalingen)



In de kolom ‘So’ ziet u de documentsoort – Facturen :DP – Creditnota’s verminderingen : DV – Creditnota’s terugbetalingen : CU – Inningen op een financiële rekeningen : FC – Cash inningen aan loket van de stadssecretaris: FI – Innigingen die met een tussenstap werden gekoppeld aan de factuur : GB –

Volledige vereffingen: AB (voorbeeld factuur die werd vereffend met meerdere afbetalingen). Hiervoor moet je uiteraard ook de vereffende posten aanvinken op het invulscherm.



In kolom ‘B’ ziet u de aanmaanblokkering



In de eerste kolom ‘A’ ziet u de aanmaancode – Wordt gebruikt om een afwijkende aanmaanprocedure aan te sturen



In de tweede kolom ‘A’ ziet u de aanmaanfase



In de kolom ‘Bedrag in EV’ ziet u het factuurbedrag, of bedragen van de (deel) betalingen – De gele lijnen geven de subtotalen weer, gesorteerd op basis van factuurreferentie – Deze sortering zorgt er ook voor dat de factuur en deelbetalingen gegroepeerd worden



In de kolom ‘Rubricering’ ziet u bij facturen (zowel hoofdsom als administratiekost) het documentnummer van de administratiekost


Pagina 86



Indien de debiteur onder (voorlopige) bewindvoering valt, dan is de kopregel ‘Partnertype’ (links bovenaan) ingevuld met code 90 en ‘Inf. open posten’ ingevuld met de tekst ‘onder (voorlopige) bewindvoerder’. – Indien een burger onder bewindvoering komt te staan moet: o De bewindvoerder als debiteur aangelegd worden o De stamgegevens van de burger onder bewindvoering aangepast worden - Partnerrol factuurontvanger : debiteurnummer bewindvoerder - Partnertype = 90 - Aanmaanontvanger : debiteurnummer bewindvoerder – Deze bovenstaande wijzigingen moeten doorgegeven worden aan de cel Derden, en hebben een impact op de aansturing van de facturen en de aanmaningen. Deze facturen volgen NIET aanmaanmethode DWANG – Voor meer informatie zie cursus ‘Creatie derden’


Pagina 87

HF 6 : FACTURATIE VIA INTERFACE 6.1 INLEIDING    



Verschillende diensten maken SD facturen aan in SD, via een interfaceprogramma. De gegevens voor de facturatie zitten in een randtoepassing (andere dan SAP), van waaruit men op een bepaald moment een exportbestand klaar zet op een bepaalde locatie op het netwerk. In SAP wordt vervolgens het interface programma opgestart en geeft men aan welk bestand men wil inlezen om facturen te maken. Bij iedere interface checkt SAP aan de hand van een unieke key (verschillend naargelang de interface) op dubbele facturatie. Indien men per vergissing eenzelfde bestand 2 maal zou inlezen, zal SAP de tweede maal niks meer doen. Ook als er binnen eenzelfde bestand dubbels zitten, zal SAP deze niet verwerken. Nadat het interfaceprogramma de facturen heeft aangemaakt, krijgt de gebruiker feedback over de aangemaakte factuurnummers en eventuele onverwerkte records door fouten.

6.2 INTERFACE IN SAP OPSTARTEN 

De transactie om de SD interface op te starten is ZTSD0005



Gemakkelijkheid halve kan je deze transactie aan je favorieten toevoegen, met een duidelijke naam. Vanuit het startscherm: Favorieten > Transactie invoegen

Vul de transactie in en enter


Pagina 88

Nu kan je nog de benaming aanpassen via rechtermuisklik > Favoriet wijzigen

Pas de tekst aan en enter

Nu hangt de transactie onder je favorieten



Op het selectiescherm kies je voor je eigen SD interface, vb. ‘Overlijdens



Door een interface te selecteren komt automatisch de juiste netwerklocatie tevoorschijn in het vakje ‘Bestand’. – Enkel bestanden die effectief daar zijn opgeslagen zullen kunnen ingelezen worden om facturen aan te maken. Je kan je bestanden niet van op een andere plaats ophalen.


Pagina 89

–



Selecteer het juiste bestand door in het vak ‘bestand’ op de zoekhulp te klikken. – Je komt automatisch in je verkenner terecht – Ga naar de juiste locatie, selecteer het juiste bestand en klik op openen –

 



Je bestandsnaam wordt aangevuld in het vak ‘bestand’.

In het vak ‘Log ontvangers’ staat default je eigen saplogin ingevuld. (wat wil zeggen dat je een ‘fouten’log (of opsomming van de verwerkte order/factuurnummers) zal krijgen in je sap-inbox na verwerking van de interface) Indien je wil dat andere personen, naast jezelf, ook de (fouten)log in hun sap inbox krijgen, kan je via het knopje ‘meervoudige selectie’ bijkomende sap-gebruikers ingeven.

Afhankelijk van de interface komen er nog bijkomende velden op het selectiescherm die al dan niet ingevuld dienen te worden. – Bij de Interfaces Sportdienst, Grabbelpas en Uitleningen dient de gebruiker de naam van de eenmalige debiteur (de eigen) in te vullen in het veld ‘Dummy Klant’

–



De optie ‘Lokaal Bestand’ is enkel voor testdoeleinden en mag niet geselecteerd worden.

Bij de Interface VUBIS kan men op een facturatiedatum en vaste valutadatum in het verleden/toekomst boeken door deze velden in te vullen. (bij alle andere interfaces kunnen deze datums vanuit de randtoepassing meegegeven worden in het bestand)

Indien je de juiste Interface hebt geselecteerd, je bestand hebt opgehaald en eventuele andere velden hebt ingevuld, druk je op ‘Uitvoeren’ om de interface op te starten – SAP start met de verwerking van de SD orders/facturen. (je ziet dit aan het draaiende rondje naast je muispointer, en ook aan de veranderende tekst onderaan je scherm)


Pagina 90

– – 

Onderstaand ‘Logging scherm’ vertelt je dat voor de 3 records uit je bestand, 3 SD orders en SD facturen werden aangemaakt, en dat ook de doorboeking naar FI gebeurde. Je kan nu overgaan tot afdrukken van de facturen.

– 

Druk maar éénmaal op het knopje ‘Uitvoeren’! Wacht af totdat SAP vanzelf overgaat naar het ‘Logging scherm’ waar je ziet, per unieke referentie, welk SD order/SD factuur/FI factuur werd aangemaakt.

Deze ‘Logging’ verdwijnt als je op het scherm terugkeert via de knop als je een andere transactie uitvoert.

, of

Er wordt echter bijkomend een SAP bericht weggeschreven in je SAP inbox (Business Work Place) waar je ten allen tijde kan naar terugkeren om je Logging te herbekijken. – –

Klik daarvoor in het startmenu op ‘SAP Business Workplace’ Ga naar ‘Ingangsmap’ – ‘Ongelezen documenten’ Dit is een inbox in SAP waar je verschillende soorten berichten kan toegestuurd krijgen, hier dus de ‘Logging’ van onze Interface.

–

Om naar de details van het bericht te gaan dubbelkkik je op de lijn van je bericht. Op het volgend scherm zie je onderaan dat er een Exel als bijlage is toegevoegd.

–

Klik op het Excel icoontje, of de lijn zelf, om de Excel te openen. Je krijgt dezelfde ‘Logging’ te zien als dat je na verwerking van de Interface op het scherm kreeg, met dat verschil dat je deze logging ten allen tijde kan herbekijken.

–


Pagina 91

–

LET OP: Eenmaal je de foutenlog vanuit je ingangsmap hebt gelezen, verplaatst SAP dit bericht automatisch van het mapje ‘Ongelezen documenten’ naar het mapje ‘Documenten’

–

Deze berichten die je krijgt na verwerken van een Interface blijven in je ingangsmap zitten zolang je ze daar zelf niet uit verwijderd. Het kan zeker geen kwaad om die enige tijd bij te houden, maar wil je deze berichten na verloop van tijd toch verwijderen, dan selecteer je het bericht in je ingangsmap en klik vervolgens op het knopje ‘Verwijderen’

6.3 LOGGING BIJ FOUTEN     

6.3.1   

In 6.2 wordt een Interface getoond waarbij alle records foutloos werden gefactureerd. Het kan echter voorvallen dat de creatie van een SD order om één of andere reden niet lukt, of dat SD order wel lukt, maar de doorboeking naar FI niet. Dergelijke fouten zal je zelf kunnen interpreteren via de Logging die je krijgt. Hieronder worden voorbeelden gegeven van mogelijke foutenmeldingen, met de uitleg erbij hoe je die kan interpreteren of wat je moet doen om die opgelost te krijgen. De lijst is zeker niet limitatief. NIEUW! Indien een bepaald record in het verleden niet kon verwerkt worden om één of andere reden, en je wou deze record nog eens doorsturen naar SAP (na correctie van de fout) diende je eerst Digipolis of de key-user te contacteren. Zoniet kreeg je een fout dat deze record al eens was verwerkt – Dit hoeft niet langer ! SAP doet bij de controle op dubbele facturatie enkel de check op werkelijk gefactureerde referenties

BESTAND INLEZEN LUKT NIET Op moment dat je op het selectiescherm een bepaalde interface selecteert, vult SAP het pad aan met de netwerklocatie waar het in te lezen bestand moet staan Indien je een bestand probeert in te lezen vanop een andere locatie dan SAP verwacht, zal het bestand niet gevonden worden en dus niks kunnen verwerkt worden In dat geval zal je onderstaande foutmelding te zien krijgen


Pagina 92

 

6.3.2  



6.3.3   



Deze foutmelding kan je ook te zien krijgen indien je bestand open staat op moment je het wil inlezen in SAP OPLOSSING: – Sla je bestand op de juiste locatie op die door SAP voorgesteld wordt (of sluit je bestand) – Start in SAP de interface opnieuw op en haal je bestand van de juiste locatie op

DUBBELE RECORD Sap doet een controle op basis van een ‘unieke referentie’ op dubbele facturatie. – Als SAP ziet dat een bepaalde referentie al eerder werd gefactureerd, doet hij met deze referentie niks meer. SAP geeft dan de melding dat het reeds eerder werd verwerkt, en toont eveneens de eerder aangemaakte documentnummers

OPLOSSING: – In dit geval hoef je niks te doen, want er bestaat al een factuur voor die referentie. – Indien in SAP ondertussen die factuur zou gestorneerd zijn, en het order afgezegd werd omdat het foutief was aangemaakt, mag je wel een nieuwe factuur aanmaken voor die referentie. Dit zal echter niet lukken door de controle van SAP op dubbels, dus dan dien je dezelfde factuur nog eens aan SAP door te geven in een nieuw bestand, met een andere referentie. (door aan te passen in de randapplicatie)

SD ORDER MISLUKT – FOUT OF ONTBREKEND GEGEVEN IN HET BESTAND Sap heeft een minimaal aantal gegevens nodig om een SD order of factuur te kunnen aanmaken, zoals bedrag, een bestaande debiteur, enz… Als één van die gegevens ontbreekt of fout staat in het bestand, zal de interface geen SD order kunnen aanmaken. In onderstaand voorbeeld is er geen SD order aangemaakt omdat het debiteurnummer 5004 niet bestaat in SAP OF voor verwijdering gemarkeerd staat.

Gelijkaardige problemen kunnen zijn – Je geeft een niet bestaande kostenplaats door – Prijs ontbreekt – Foutief rijksregisternummer bij gebruik van eenmalige debiteuren – Onbestaande postcode bij gebruik van eenmalige debiteuren


Pagina 93



6.3.4   



6.3.5 •

• •

– Foutief formaat in bestand bij een datumveld (facturatiedatum, …) – … OPLOSSING: – Corrigeer in de randtoepassing de fout, en maak een nieuw bestand aan met de correcte gegevens – Start in SAP de interface opnieuw en lees het gecorrigeerde bestand in o Indien het mogelijk is vanuit de randapplicatie, dan stuur je naar SAP een nieuw bestand met enkel de gecorrigeerde record(s), en niet de reeds gefactureerde. o Indien niet mogelijk, dan lees je in SAP nogmaals het volledige (welliswaar gecorrigeerde) bestand in, en zal SAP melding geven dat hij voor de reeds eerder gefactureerde referenties niets meer heeft gedaan.

DOORBOEKING NAAR FI MISLUKT In bepaalde gevallen kan het zijn dat SAP er wel in geslaagd is een SD order/ SD factuur aan te maken, maar is de doorboeking naar FI niet gelukt. In die gevallen gaat het om een ‘boekhoudkundig’ probleem De doorboeking van SD naar FI gebeurt via standaard SAP op de achtergrond. Om die reden is het voor het interfaceprogramma onmogelijk om de gedetailleerde foutmelding weer te geven (zoals wel het geval is wanneer het SD order mislukt). Je zal dus enkel een melding krijgen dat de FI factuur niet correct aangemaakt kon worden.

OPLOSSING: – Probeer in SAP zelf na te gaan waarom de doorboeking niet gelukt is (zie hoofdstuk 4.5.1), en corrigeer indien mogelijk zelf je fout (zie hoofdstuk 4.5.2) – Indien de foutbooschap of de oplossing niet duidelijk is, contacteer dan best de key user SD

UPDATE FI-FACTUUR BIBLIOTHEEK- INTERFACE VUBIS MISLUKT De interface Vubis, boetes bibliotheek , voert 2 stappen uit: o Boeking SD order/SD factuur en FI factuur o Update FI factuur : ref.code_1: reden terugkeren aangetekende zending aanmaandatum en aanmaanfase extra teksveld: SOB: datum aangetekend zenden, SOB:divers/niet terug.mat Indien de reden terugkeren aangetekende zendig in het interfacebestand niet exact hetzelfde is als wat in SAP staat in de pick-uplist, gebeurt de update niet Soms gebeurt ook de update van de aanmaanfase/datum niet als in het interfacebestand de datum niet als een datumveld wordt ingegeven


Pagina 94

•

In onderstaand voorbeeld komt aanvraag nummer G5557398 twee keer voor. In de onderste lijn kan je zien dat het SD order, SD factuur en FI factuur werd aangemaakt. In de lijn erboven kan je zien dat voor dat zelfde SD order de update van reden terugkeren aangetekende zending niet gelukt is vanwege geen geldige waarde voor ‘reden’.

•

OPLOSSING: – De FI factuur via ZFB02D manueel aanpassen – Bij geen update van aanmaandatum of aanmaanfase : Dienst Invorderingen vragen de wijziging in te voeren.

6.4 AFDRUKKEN VAN DE FACTUREN  

Als alle records uit je bestand zijn verwerkt in SAP, en de SD orders/facturen gemaakt zijn en doorboeking naar FI gelukt is, dan dien je nog je SD facturen af te printen. Dit gebeurt zoals eerder beschreven in de cursus in hoofdstuk 3.4


Pagina 95

HF 7 : BIJLAGEN 7.1 DIENSTSPECIFIEK GEBRUIK VELDEN SD-ORDER

1. KOP>factuurblokkering DK 21 – Cultuurcentrum Gent/ DK 23 – Adm.ond. / DK 24 – Buurtwerk/DK 26 – Seniorendienst - Bij verhuur van zalen kan het order tijdelijk geblokkeerd worden voor facturatie via ‘01 Factuurblokkering’. DK 38 Burgerz. Secr. - Referentieorders worden geblokkeerd voor facturatie

2. Kop>bestelgegevens>opdrachtgever>besteldatum (VBKDBSTDK) Deze informatie wordt overgenomen op CN’s indien gecreëerd wordt met referentie naar het oorspronkelijke order. DK10: Sportdienst Bij de sportdienst wordt dit veld enkel gebruikt bij CN-vermindering (niet bij orders en CNterugbetaling). Het wordt ingevuld met de systeemdatum. Dit gebeurt automatisch. DK 12 – BRW Interventies Besteldatum = datum interventie (wordt niet ingevuld voor adviesverstrekking). DK 13 – BRW Ziekenvervoer Besteldatum = datum vervoer -> dit stroomt ook door naar de documentdatum in FI DK 14 – Jeugddienst - Uitleningen (interface): besteldatum = Datum afhaling materiaal - Zaalverhuur= besteldatum wordt niet ingevuld DK 21 – Cultuurcentrum Gent Besteldatum = datum goedkeuring van de zaalverhuur in het college DK 24 – Buurtwerk Besteldatum = Datum van aanvraag van de zaalverhuur, of indien deze niet gekend = datum van goedkeuring in het college. Dit veld wordt niet ingevuld indien de factuur wordt opgemaakt na plaatsvinden van de activiteit. DK 26 – Seniorendienst Besteldatum = Datum van aanvraag van de zaalverhuur DK 27 – GAS Besteldatum = Datum dat factuur geboekt wordt (=documentdatum en systeemdatum) DK 28 – Vastgoedbeheer Besteldatum wordt niet gebruikt. Per uitzondering verkeerdelijk ingevuld met 31/12/xxxx indien boeking op vorig boekjaar moest gebeuren. DK 34 – Bibliotheek ontleningen Besteldatum: datum van opmaak Excellijst. Excellijst wordt via interface ingelezen in SAP, maar die interface laat men soms paar


Pagina 96

dagen later lopen dan opmaak excellijst. Vandaar dat er verschil kan zijn tussen documentdatum (laten lopen van interface) en besteldatum (opmaken excellijst). Indien een order manueel wordt ingegeven (ordersoort VUB), vult men de besteldatum niet in. DK 40 – Politie Takelingen Besteldatum = Datum van Takeling DK 11 – ATD / DK 15 – Groend. / DK 16 – TDW / DK 17 – Aankoopb. / DK 23 – Adm.ond. / DK 29 – FEE / DK 31 – Biblioth. / DK 32 – Onderh. gebouwen / DK 33 – Grabbelpas / DK 35 MAF / DK 37 Burgerz. Overl. / DK 38 Burgerz. Secr. / DK 39 Mobiliteitsbedrijf Besteldatum wordt niet gebruikt

3. Kop>bestelgegevens>opdrachtgever>bestelnummer(VBKDBSTKD) DK 10: Sportdienst Bij orders (via interface) wordt dit opgevuld met ‘factuurnummer’ uit Recspo/recreatex. Bij CN-vermindering wordt dit opgevuld het FI-factuurnummer van de hoofdsom waarop de CN betrekking heeft. Dit gebeurt automatisch doordat gecreëerd wordt met referentie naar het order van de hoofdsom. Bij CN-terugbetaling wordt dit veld niet ingevuld. DK 11 : ATD Frankeerkosten (interface ROL2000): bestelnummer = bv. 44021_2011_205234 Notarisaanvragen (interface): bestelnummer = bv. 00118400001729 Inneming openbare weg: bestelnummer = bv. 400035 Burgemeesterbevelen adm.: bestelnummer = bv. ATD/2010/OW6942/13 Alle nummers betreffen dossiernummers van de dienst Administratie Rumodo. Voor notarisaanvragen en frankeerkosten betreffen het de nummers van het vergunningsregister. DK 14 – Jeugddienst - Uitleningen (interface): bestelnummer = nummer ontlening (per ontlening wordt bijgehouden wie welk materiaal ontleend heeft) - Zaalverhuur= bestelnummer wordt niet ingevuld DK 15 – Groendienst Bij orders wordt dit opgevuld met initialen van de persoon die het order opmaakt, PV (indien schadegeval) of FA (indien factuur ontvangsten) en een oplopend nummer per artikel, bv. NL/PV 8/2012 Bij CN’s wordt dit gegeven automatisch opgevuld met het bestelnummer van het order indien gecreëerd wordt met referentie. DK 16 – TDW Bij orders wordt dit opgevuld met een verwijzing naar oplopende nummering per artikelnummer, functionele code en economische code, bv. ft. 13 – 42101VW/16101 Bij CN’s wordt dit opgevuld met de verwijzing naar de FI-factuur van de oorspronkelijke factuur, bv. CN fact. 1100274689 DK 26 – Seniorendienst Bestelnummer = indien de huur in college gekomen is; datum collegebesluit (bv. CB 12/05/11) DK 27 – GAS Bestelnummer = dossiernummer van de gemeentelijke administratieve sanctie waaronder het gekend is bij Juridische Dienst DK 28 – Vastgoedbeheer


Pagina 97

Bestelnummer = gestructureerde mededeling van de factuur uit PLANON (is op basis van het contractnummer) DK 29 – Evenementen en Feesten Bestelnummer: - bij schadegevallen of ontleningen materiaal krijgt de klant een brief met daarop een dossiernummer. In bestelnummer wordt dat dossiernummer vermeld. - factuur voor de Dekenijfeesten: bij bestelnummer wordt de periode vermeld. DK 31 – Bibliotheek Bestelnummer: - Indien order VUB (beschadigd materiaal, ontbrekende gedeelten of misbruik lenerspas): lenersnummer dat op lenerskaart staat - Indien order 030 (ontvangsten boetes): wordt niet ingevuld DK 32 – Onderhoud gebouwen Indien order manueel wordt opgemaakt (ordersoort ORB): Bestelnummer = nummer van de meterkast. Wanneer dit ingevuld wordt bij opmaak order verschijnt voor hen locatie meterkast, bv. 541448860002851246 DK 33 – Grabbelpas Bestelnummer = code dat het kind meekrijgt bij inschrijving (inschrijvingscode) DK 34 – Bibliotheek ontleningen Bestelnummer = lenersnummer dat op lenerskaart staat DK 37 Burgerz. Overl. Bestelnummer = overlijdensaktenummer (bv. 1468) + aktejaar + overlijdensplaats DK 38 Burgerz. Secr. Bestelnummer: - bij orderreden 150 (Burgerlijke Stand) is dit leeg - bij orderreden 120 (Bevolkingsadministratie) staat er de maand van facturatie of ingeval een archiefopzoeking meer informatie over die opzoeking (bv. naam) - bij orderreden 110 (Maatschappelijke dienstverlening) staat er de maand van facturatie DK 40 – Politie Takelingen Bestelnummer = nummer takeling (bv. 1103437) + nummer PV (bv. GE.94.LA.518) + nummerplaat getakelde wagen DK 12 – BRW Interventies / DK 13 – BRW Ziekenvervoer / DK 17 – Aankoopbeheer / DK 21 – Cultuurcentrum Gent / DK 23 – Adm.ond. / DK 24 – Buurtwerk / DK 35 MAF / DK 39 Mobiliteitsbedrijf Bestelnummer wordt niet gebruikt

4. Kop>verkoop>documentdatum (VBAK- AUDAT) DK 10: Sportdienst / DK 12 – BRW Interventies / DK 11 : ATD / DK 14 – Jeugddienst / DK 15 – Groendienst / DK 16 – TDW / DK 17 – Aankoopbeheer / DK 21 – Cultuurcentrum Gent / DK 23 – Adm.ond. / DK 24 – Buurtwerk / DK 26 – Seniorendienst / DK 27 – GAS / DK 28 – Vastgoedbeheer / DK 29 – FEE / DK 31 – Bibliotheek / DK 32 – Onderhoud gebouwen / DK 33 – Grabbelpas / DK 34 – Bibliotheek ontleningen / DK 35 MAF / DK 37 Burgerz. Overl. / DK 38 Burgerz. Secr. / DK 39 Mobiliteitsbedrijf / DK 40 – Politie Takelingen Wordt automatisch ingevuld met de systeemdatum DK 13 – BRW Ziekenvervoer Hier wordt de geboortedatum van de persoon die vervoerd wordt, ingevuld. ! Indien een minderjarige persoon vervoerd werd, moet gefactureerd worden aan de ouder waar het kind gedomicilieerd staat, maar wordt wel de geboortedatum van het kind vermeld !


Pagina 98

5. Kop>teksten>kopnotitie DK 10: Sportdienst Bij orders (via interface) wordt dit opgevuld met klantnummer uit Recreatex, naam van de klant en data van de cursus. Bij CN-terugbetaling en CN-vermindering wordt dit veld automatisch ingevuld met dezelfde gegevens als het order omdat gecreëerd wordt met referentie. DK 11 : ATD Kopnotitie werd vroeger ingevuld met het liggingsadres. Nu wordt dit gegeven weggeschreven onder de positieteksten. DK 12 – BRW Interventies Hier wordt meer informatie verschaft over de interventie of ingeval adviesverstrekking wordt het dossiernummer vermeld. Deze informatie gaat door naar de CN’s indien er gecreëerd wordt met referentie naar het oorspronkelijke order. DK 13 – BRW Ziekenvervoer Kopnotitie = plaats waar persoon werd opgehaald Opmerkingen = plaat naar waar de persoon werd vervoerd + indien minderjarige die vervoerd werd, wordt hier naam en geboortedatum van de minderjarige vermeld DK 14 – Jeugddienst - Uitleningen (interface): kopnotitie wordt niet ingevuld - Zaalverhuur: kopnotitie vermeldt meer informatie over welke zaal + datum verhuur DK 16 – TDW Kopnotitie = afhankelijk van de inhoud, bv. trottoirs -> liggingsadres DK 17 – Aankoopbeheer - orderreden 253 (directie en administratie aankoopbeheer): kopnotitie = verwijzing naar orderbrief, bv. Orderbrief DJ 2011 nr 11 - orderreden 610 (IVAGO): kopnotitie wordt niet ingevuld - orderreden 257 (drukkerij facility): kopnotitie = verwijzing naar bestelnummer, bv. Bestellingsnr 12086 dd. 28/03/11 DK 21 – Cultuurcentrum Gent Kopnotitie = meer informatie omtrent huur: periode van de huur + naam van de contactpersoon die kopie krijgt van de goedkeuringsbrief (verantwoordelijke van de zaal die verhuurd wordt) + bedrag van de verzekering DK 24 – Buurtwerk / DK 26 – Seniorendienst Kopnotitie = meer informatie omtrent huur zaal: omschrijving van de activiteit (bv. communiefeest) + bedragen van de verzekering + datum en uur van de activiteit DK 40 – Politie Takelingen Kopnotitie = plaats takeling DK 15 – Groendienst / DK 23 – Adm.ond. / DK 27 – GAS / DK 28 – Vastgoedbeheer / DK 29 – FEE / DK 31 – Biblioth. / DK 32 – Onderhoud gebouwen / DK 33 – Grabbelpas / DK 34 – Bibliotheek ontleningen / DK 35 MAF / DK 37 Burgerz. Overl. / DK 38 Burgerz. Secr. / DK 39 Mobiliteitsbedrijf Kopnotitie wordt niet opgevuld.

6. Kop>bestelgegevens>goederenontvanger>bestelnummer (VBKD-BSTKD_E) DK 10: Sportdienst Dit veld wordt bij orders (via interface) ingevuld met de plaats waar de cursus doorgaat.


Pagina 99

Bij CN-terugbetaling en CN-vermindering komen de gegevens niet over van het order en blijft dit veld dus blanco. DK 11 : ATD Dit veld wordt ingevuld met het nummer van de bouw- of verkavelingsaanvraag. DK 28 – Vastgoedbeheer Dit veld wordt ingevuld met postcode en gemeente van het adres dat op de omschrijving van de factuur staat (bv. 9000 Gent) DK 32 – Onderhoud Gebouwen. Dit veld wordt ingevuld met de datum of periode van onderhoud bv. periode van 06/05 t/m 09/05/2011. DK 12 – BRW Interventies / DK 13 – BRW Ziekenvervoer / DK 14 – Jeugddienst / DK 15 – Groendienst / DK 16 – TDW / DK 17 – Aankoopbeheer / DK 21 – Cultuurcentrum Gent / DK 23 – Adm.ond. / DK 24 – Buurtwerk / DK 26 – Seniorendienst / DK 27 – GAS / DK 29 – FEE / DK 31 – Biblioth. / DK 33 – Grabbelpas / DK 34 – Bibliotheek ontleningen / DK 35 MAF / DK 37 Burgerz. Overl. / DK 38 Burgerz. Secr. / DK 39 Mobiliteitsbedrijf / DK 40 – Politie Takelingen Bestelnummer wordt niet gebruikt.

7. Kop>bestelgegevens>goederenontvanger>besteldatum (VBKDBSTDK_E) DK 14 – Jeugddienst - Uitleningen (interface): besteldatum = datum terugbrenging materiaal - Zaalverhuur: besteldatum wordt niet ingevuld DK 10: Sportdienst / DK 12 – BRW Interventies / DK 13 – BRW Ziekenvervoer / DK 11 : ATD / DK 15 – Groendienst / DK 16 – TDW / DK 17 – Aankoopbeheer / DK 21 – Cultuurcentrum Gent / DK 23 – Adm.ond. / DK 24 – Buurtwerk / DK 26 – Seniorendienst / DK 27 – GAS / DK 28 – Vastgoedbeheer / DK 29 – FEE / DK 31 – Biblioth. / DK 32 – Onderhoud Gebouwen / DK 33 – Grabbelpas / DK 34 – Bibliotheek ontleningen / DK 35 MAF / DK 37 Burgerz. Overl. / DK 38 Burgerz. Secr. / DK 39 Mobiliteitsbedrijf / DK 40 – Politie Takelingen Besteldatum wordt niet gebruikt.

8. Kop>bestelgegevens>opdrachtgever> andere ingevulde velden DK 10: Sportdienst Bij orders (via interface) worden volgende velden ingevuld: Naam: Sportdienst Gent Telefoon: 09 2668000 Extra: 0001 - heeft geen betekenis Bij CN-terugbetaling en CN-vermindering komen deze gegevens niet over van het order en blijven deze velden dus blanco, met uitzondering van “Naam” waar de reden voor de CN vermeld wordt. DK 11 : ATD Bij orders (zowel via interface als manueel ingegeven) worden volgende velden ingevuld: Naam: naam van de dossierbeheerder (contactpersoon van de vergunning) Telefoon: telefoonnummer van de dossierbeheerder Extra: 0002 - heeft geen betekenis, wordt enkel bij frankeerkosten ingevuld

Departement Financiën 100

Pagina

Bij CN’s komen deze gegevens niet over van het order. Men vult bij “Naam” de reden in waarom een CN werd opgesteld en ook het telefoonnummer van de dossierbeheerder. DK 14 – Jeugddienst Bij orders: - Naam: Dirk Van Cauwenberge / vanaf 2012: Jan Vanderslaghmolen (= contactpersoon van uitleendienst) OF Nathalie De Deckere (= contactpersoon van zalenverhuur en grabbelpas) - Telefoon: telefoonnummer van Dirk Van Cauwenberge / vanaf 2012 Jan Vanderslaghmolen of Nathalie De Deckere Bij CN’s: naam = reden waarom CN wordt opgemaakt DK 15 – Groendienst / DK 17 – Aankoopbeheer / DK 26 – Seniorendienst / DK 33 – Grabbelpas Bij orders: - Naam: naam van de persoon die het order opmaakt - Telefoon: telefoonnummer van de persoon die het order opmaakt Bij CN’s: naam = reden waarom CN wordt opgemaakt DK 16 – TDW / DK 40 – Politie Takelingen Bij orders: naam = persoon die gecontacteerd mag worden indien er vragen zijn (meestal diegene die het order opgemaakt heeft) Bij CN’s: naam = reden waarom CN wordt opgemaakt DK 28 – Vastgoedbeheer Bij orders: naam = facturatieperiode (= periode waarop de facturatie betrekking heeft, bv. 01/2012-03/2012 ingeval per kwartaal factuur wordt uitgeschreven of 03/2012 indien maandelijkse factuur) Bij CN: naam = reden waarom CN wordt opgemaakt DK 37 – Burgerz. Overl. / DK 38 - Burgerz. Secr. Bij orders: naam = ofwel leeg ofwel staat er Palsterman Herman of om welk dienstencentrum het gaat Bij CN’s: naam = reden waarom CN wordt opgemaakt DK 12 – BRW Interventies / DK 13 – BRW Ziekenvervoer / DK 21 – Cultuurcentrum Gent / DK 23 – Adm.ond – DK 24 – Buurtwerk / DK 27 – GAS / DK 29 – FEE / DK 31 – Biblioth. / DK 32 – Onderhoud gebouwen / DK 34 – Bibliotheek ontleningen / DK 35 MAF / DK 39 Mobiliteitsbedrijf Naam = reden waarom CN wordt opgemaakt


Pagina

7.2 LIJST GEWIJZIGDE KOSTENPLAATSEN Distributiekanaal Orderreden 10

Kostenplaats SD tot 2013

Kostenplaats SD vanaf 2014

47/48/49/50/51/52/683

3447500

3498100

10 72/73/74/75/76/77/78/79/80/81/82/83/84/85/682 11 234 14 444 14 448 14 458 14 460 15 283 15 284 15 285 15 289 16 299 16 302 16 308 16 300/307 16 301/304 16 305/306 17 6 17 253 21 335 22 766 24 409 26 670 28 FMO 31 30 33 456 39 800 39 801 39 802 39 822 39 829 39 830 39 831 39 832 39 833 39 834

3447800

3498100 3486800 3500900 3500900 3500900 3500900 3488900 3488900 3488900 3488900 3491100 3491100 3491100 3491100 3491100 3491100 3489700 3494500 3498400 3493600 3501100 3407300 3484900 3490700 3500900 3489400 3489400 3489400 3489400 3489400 3489400 3489400 3489400 3489400 3489400


3426700 3405500 3406000 3405600 3405300 3423100 3422900 3423200 3423500 3430900 3430700 3431100 3430800 3430600 3431000 3411700 3468000 3416900 3473400 3402700 3407200 3469200 3407900 3405301 3480200 3480300 3480400 3480800 3481000 3481001 3481002 3481003 3481004 3481100

Pagina

39 39


836 837

3428500 3428000

3489400 3489400

Pagina

Departement Financiën

Recommend Documents