Deel IV Dagelijkse financiële boekingen in Unit4 Multivers Medium (M) versie

Deel IV Dagelijkse financiële boekingen in Unit4 Multivers Medium (M) versie 10.8.1

Unit4 Business Software Benelux B.V. Papendorpseweg 100 Postbus 5005 3502 JA Utrecht

Telefoon Supportlijn Self Service Internet

031 88 247 17 77 088 247 24 72 https://my.unit4.com http://www.unit4.nl

C-Logic NV a Unit4 Company Rijselstraat 247 8200 Brugge

Telefoon Telefax Supportlijn Supportfax e-mail support e-mail Internet

+32 (0)50 39 13 36 +32 (0)50 39 17 38 +32 (0)3 202 42 02 +32 (0)3 232 38 23 [email protected] [email protected] http://www.unit4.be/kmo

© ©

Copyright 2016 Unit4 Business Software Benelux B.V., Utrecht, Nederland Fluent is a trademark of Microsoft Corporation and the Fluent user interface is licensed from Microsoft Corporation

Alle rechten voorbehouden. De informatie in dit document kan zonder enige waarschuwing vooraf worden gewijzigd en houdt geen enkele verplichting in voor Unit4. Niets uit deze uitgave mag verveelvoudigd worden, in een geautomatiseerd gegevensbestand opgeslagen worden, of openbaar gemaakt worden door middel van druk, fotokopie, microfilm of op welke wijze dan ook, hetzij elektronisch, hetzij mechanisch, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Alle wijzigingen voorbehouden. All rights reserved. No part of this book may be reproduced, stored in a retrieval system, or transmitted in any form, by print, microfilm, or by any other means, without written permission from the publisher. De Microsoft Office 2007 Fluent gebruikersinterface wordt beschermd door U.S.- en internationale wetten voor intellectueel eigendom en is door Unit4 in licentie genomen van Microsoft.

Unit4 Multivers Medium

Inhoud 1

2

3

4

5

6 7

8

Inkoop en Verkoopboekingen in Unit4 Multivers................................................................................. 1 1.1 Invoeren inkoopfacturen in het Inkoopboek ....................................................................................... 1 1.2 Mutatieregels in het Inkoopboek ........................................................................................................ 3 1.3 Inboeken crediteurenfacturen ............................................................................................................ 5 1.4 Btw splitsen in het in- en verkoopboek .............................................................................................. 6 1.5 Wijzigen Inkoopfacturen ..................................................................................................................... 8 1.6 Boeken van crediteurenbetalingen via 'Betaalopdrachten' ................................................................ 9 1.7 Het boeken van crediteurenbetalingen in het Kas- of bankboek ....................................................... 9 Invoeren verkoopfacturen in het Verkoopboek ................................................................................. 12 2.1 Mutatieregels in het Verkoopboek ................................................................................................... 14 2.2 Debiteurenfacturen inboeken ........................................................................................................... 15 2.3 Btw splitsen in het in- en verkoopboek ............................................................................................ 16 2.4 Wijzigen Verkoopfacturen ................................................................................................................ 18 2.5 Het boeken van debiteurenbetalingen in het Kas- of bankboek ...................................................... 19 Werken met factuuropdrachten ........................................................................................................... 21 3.1 Werken met verzamelfacturering ..................................................................................................... 21 3.2 Aanmaken Factuuropdrachten ......................................................................................................... 23 3.3 Invoeren Factuuropdracht of Dienstenfactuur ................................................................................. 25 3.4 Wijzigen van bestaande (factuur)opdrachten .................................................................................. 27 3.5 Controle van de kredietlimiet ........................................................................................................... 27 3.6 Verwerken van de (factuur)opdrachten............................................................................................ 29 3.7 Afdrukken van facturen .................................................................................................................... 29 3.8 Opdrachten en verkooporders dupliceren........................................................................................ 30 3.9 Het crediteren van (facturen van) opdrachten ................................................................................. 32 Overige mutaties ................................................................................................................................... 34 4.1 Boeken in het Kas- of bankboek of het Memoriaal .......................................................................... 34 4.2 Inboeken kas-uitgaven en -ontvangsten .......................................................................................... 35 4.3 Inboeken mutaties in het Memoriaal / Inboeken van betalingen ..................................................... 35 4.4 Inboeken vooruitbetalingen .............................................................................................................. 36 4.5 Invoeren memoriaalboekingen ......................................................................................................... 37 4.6 Overige mutaties in het Kas- of Bankboek ...................................................................................... 38 4.7 Mutatie tegenboeken........................................................................................................................ 38 4.8 Verbijzonderen van boekingen in een subadministratie .................................................................. 39 Afstemmen debiteuren of crediteurenbetalingen .............................................................................. 41 5.1 Afstemmen crediteuren- of debiteurenbetaling met meerdere facturen .......................................... 41 5.2 Afstemmen van facturen in een andere valuta dan de betaling ...................................................... 42 5.3 Betalingsverschillen ......................................................................................................................... 42 Werken met afletteren ........................................................................................................................... 44 6.1 Afletteren .......................................................................................................................................... 44 Werken met Permanence-boekingen .................................................................................................. 46 7.1.1 Permanence in de jaarwissel/jaarafsluiting .............................................................................. 49 7.2 Instellingen voor Permanence ...................................................................................................... 49 7.2.1 Aanmaken grootboekrekeningen voor Permanence ................................................................ 49 7.2.2 Koppelen van de Permanence-rekeningen aan relatiecodes ................................................... 50 7.2.3 Aanmaken Permanence-dagboek ............................................................................................ 50 7.2.4 Direct boeken van de Permanence de-activeren in de bedrijfsparameters ............................. 51 7.3 Permanence boeken ...................................................................................................................... 51 Werken met de Btw-aangifte ................................................................................................................ 54 8.1 Gebruik van Btw-scenario's bij het boeken van aankoop- en verkoopfacturen ............................... 57 8.2 De Unit4 DigiPoort activeren in Unit4 Multivers M ........................................................................... 58 8.3 De aangifte van uw btw en ICP (elektronisch) ................................................................................. 62 8.4 Btw-aangifte (elektronisch) .............................................................................................................. 62 8.5 Suppletie omzetbelasting ................................................................................................................. 65 8.6 De Btw-aangifte in Nederland (Btw-vakken) .................................................................................... 66 8.7 Boekingsbedragen inclusief btw ...................................................................................................... 66 8.8 Berekening van het Btw-bedrag per boekingsregel ......................................................................... 67 8.9 Btw-aangifte handmatig aanpassen ................................................................................................. 67 8.10 Btw-listing (Belgische administraties) .............................................................................................. 68


8.11 Maandelijkse Btw-aangifte (Belgische administratie) ...................................................................... 68 8.12 De Btw-aangifte in België ................................................................................................................. 69 9 ICP-aangifte ........................................................................................................................................... 71 9.1 Onderhoud ICP-boekingen crediteuren ........................................................................................... 72 9.2 Onderhoud ICP-boekingen debiteuren ............................................................................................ 73 9.3 Overzicht ICP-boekingen ................................................................................................................. 73 10 Werken met telebankieren .................................................................................................................... 75 10.1 Betaalbaarstelling crediteurenfacturen ............................................................................................ 77 10.1.1 Maken betaalopdracht .............................................................................................................. 80 10.1.2 Inboeken verwerkte betaalopdracht ......................................................................................... 82 10.2 De wijze van matchen bij telebankieren........................................................................................... 82 10.2.1 Importeren en matchen van bankmutaties ............................................................................... 86 10.2.2 Telebankmutaties apart matchen ............................................................................................. 88 10.2.3 Koppelen bank- aan grootboekrekening ................................................................................... 89


1

Inkoop en Verkoopboekingen in Unit4 Multivers

1.1

Invoeren inkoopfacturen in het Inkoopboek

U opent het inkoopboek met 'Taken | Invoeren Financiële Mutaties' en komt dan in het keuzescherm voor dagboeken voor het gekozen boekjaar. Hier kiest u op het tabblad 'Inkoop' voor het gewenste inkoopboek dat u hebt aangemaakt. Of u opent het dagboek vanuit het takenscherm. In het scherm 'Inkoopboek' zijn een aantal rubrieken en velden beschikbaar voor het invoeren van de factuurgegevens. Op de factuurregel zelf zijn een aantal mogelijkheden die u bij 'Extra | Gebruikersparameters' in de map 'Boekingsprogramma's' kunt selecteren. U kunt ter controle van de boekingsbedragen gebruik maken van de 'stapeltelling' (Stapeltelling) en van de 'factuurcontrole'. Hieronder wordt per veld/rubriek uitgelegd welke gegevens kunnen of moeten worden ingevoerd. De (blauw)gekleurde velden zijn verplicht Factuur

Hier stelt Unit4 Multivers M automatisch een factuurnummer voor. U stelt de beginwaarde van de nummering in bij 'Onderhoud | Algemene gegevens | Basisgegevens', tabblad 'Reeksen'. U kunt hier ook een al bestaand factuurnummer invoeren. U krijgt dan de vraag of u deze factuur wilt wijzigen of verwijderen.

Factuurdatum

Hier stelt Unit4 Multivers M zelf de huidige datum Werkdatum voor (systeemdatum). U kunt deze datum handmatig aanpassen, met behulp van de kalender (druk op
Transactie

Dit is een nummer dat Unit4 Multivers M automatisch toekent aan een complete, sluitende journaalpost (boekingsbatch). Voor elke boekingsgang (in het betreffende dagboek) wordt het nummer met '1' opgehoogd. U kunt journaalposten aan de hand van het transactienummer opvragen .

Periode

De periode is de boekingsperiode waarin u boekt. Als de opgegeven factuurdatum afwijkt van de opgegeven boekingsperiode (u boekt in de 'verkeerde' periode), geeft Unit4 Multivers M een waarschuwing. U kunt deze waarschuwing desgewenst negeren en doorgaan, u kunt ook de juiste datum of boekingsperiode opgeven.

Crediteur

Typ hier het nummer van de crediteur of selecteer de crediteur in de lijst ().

Contactpersoon

Bij de crediteur hebt u een contactpersoon kunnen koppelen waarmee u contact kunt opnemen over de ontvangen factuur. Deze contactpersoon wordt hier voorgesteld (zie Werken met Personen en hun 'rollen' (functies)).

Betalingskenmerk

Bij het betalingskenmerk vult u het kenmerk van de ontvangen factuur in. Dit kenmerk gebruikt u bij het betalen van de factuur. Het betalingskenmerk wordt gebuikt bij het telebankieren.

Unit4 Multivers Medium 10.8.1

Deel IV Dagelijkse boekingen

versie 1.0

Pagina 1 van 89


Betalingsconditie

De betalingscondities zijn aangemaakt in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Basisgegevens', tabblad 'Betalingscondities'. U hebt aan de crediteur een betalingsconditie kunnen koppelen. De betalingsconditie wordt automatisch bij de geselecteerde crediteur voorgesteld. U kunt desgewenst voor een andere betalingsconditie kiezen.

Korting vervalt

Op grond van de factuurdatum en de betalingsconditie berekent Unit4 Multivers M op welke datum de Betalingskorting vervalt. Wordt door de leverancier geen betalingskorting gegeven, dan is deze datum gelijk aan de Vervaldatum van de factuur.

Vervaldatum

Hier berekent Unit4 Multivers M de vervaldatum van de factuur. Gebruikt u de Management-assistent, kunt u een waarschuwing laten genereren wanneer de vervaldatum is, of wordt bereikt

Valuta

Dit is de valuta die de (buitenlandse) crediteur hanteert. U hebt de valuta bij de crediteur vastgelegd maar u kunt de voorgestelde valuta aanpassen.

Koers

De koers van de opgegeven valuta wordt in dit veld zichtbaar. U kunt de koers voor niet EMU-valuta eventueel aanpassen.

Referentie

Geef een referentie voor de inkoopfactuur op, bijvoorbeeld de omschrijving van de inkooporder of de wijze waarop de order geplaatst is. Unit4 Multivers M onthoudt de gebruikte referenties per crediteur en slaat deze op in een lijst. U hoeft alleen de eerste tekens of woorden van een referentie in te typen. Unit4 Multivers M vult de tekst dan automatisch aan. Klik op de pijl naast het veld om de lijst met referenties te openen of druk op . Alleen de laatst gebruikte 7 referenties worden getoond. U kunt een ongewenste referentie alleen uit de lijst verwijderen door een nog niet betaalde factuur waarin deze referentie gebruikt is, te openen met ‘Taken | Wijzigen inkoopfacturen’, de referentie te verwijderen en eventueel een nieuwe referentie in te typen. Sla de gewijzigde factuur op. Een referentie die aan een eenmaal betaalde factuur hangt, is niet meer te verwijderen uit de lijst met referenties.

Behandeld door

Selecteer de juiste persoon die de factuur behandelt. Dit is een intern 'persoon' met de rol 'Medewerker crediteurenadministratie'.

Inclusief Btw

U kunt dit veld selecteren wanneer u bedragen inclusief btw wilt ingeven. De kolom ‘Bedrag’ verandert dan in ‘Bedrag incl. btw’ en de kolommen ‘Btw’ en ‘Btw-bedrag’ worden toegevoegd.

Netto bedrag

In het veld 'Netto bedrag' verschijnt het bedrag dat (tot dan toe) is ingevoerd op de verschillende factuurregels.

Kredietbeperking

Hebt u op het nettobedrag een kredietbeperking gekregen, vult u dit bedrag hier in. Kredietbeperking is het bedrag dat u van het factuurbedrag mag aftrekken wanneer u binnen de afgesproken termijn betaalt. Dit bedrag wordt geboekt op de rekening die u in 'Onderhoud | Relatiecodes' aan de kredietbeperking crediteuren hebt gekoppeld (bijvoorbeeld de rekening 'Diverse baten en lasten). Unit4 Multivers M gaat ervan uit dat over de kredietbeperking btw is berekend. Is dit niet het geval moet u dit aanpassen in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Btw'.



versie 1.0

Pagina 2 van 89


Btw

Selecteer in het menu het juiste Btw-percentage. Als u met 'Btw per boekingsregel' werkt vervalt het keuzemenu en wordt het Btw-bedrag automatisch in dit veld ingevuld. Wanneer u de btw niet per boekingsregel boekt, wordt het totaalbedrag aan btw in dit vak getoond. U kunt dit bedrag hier handmatig wijzigen , maar let daarbij op dat het ingevoerde, aangepaste Btw-bedrag geldt voor het totaal van alle boekingsregels (zie verder). Als u het Btw-bedrag wijzigt wordt het veld ‘Aangepaste Btw-aangifte’ geselecteerd.

Factuurbedrag

Dit is het totaalbedrag van het Nettobedrag, plus de eventuele kredietbeperking en de btw. Bij het tijdig betalen van de factuur trekt Unit4 Multivers M zelf de betalingskorting en de kredietbeperking van het factuurbedrag af. Bij niet-tijdig betalen wordt geen betalingskorting afgetrokken en wordt de kredietbeperking betaald. Het betaalde bedrag komt dan overeen met het factuurbedrag.

Aangepaste Btwaangifte

Dit veld wordt automatisch aangevinkt als het Btw-bedrag door u is aangepast. Als u het vinkje verwijdert, wordt de btw opnieuw berekend volgens de ingevoerde gegevens. Als u een reeds eerder geboekte factuur muteert, worden uw wijzigingen automatisch doorgevoerd in de Btw-berekening. Maar dit gebeurt niet als de btw is aangepast. Door het veld ‘Aangepaste Btw-aangifte’ uit te schakelen, wordt de btw opnieuw berekend.

Btw-verwerking

Hier wordt het gebruikte Btw-scenario Btw-scenario's getoond. Het voorgestelde scenario hebt u ingevoerd bij 'Onderhoud | Crediteuren'. U kunt het scenario tijdens het boeken nog wijzigen.

Btw-aangifte

U kunt de (aangepaste) Btw-boeking voor de factuur controleren en desgewenst wijzigen door op de knop [Btw-aangifte] te klikken.

Zie: Mutatieregels in het Inkoopboek voor een overzicht van de boekingsregels in het Inkoopboek.

1.2

Mutatieregels in het Inkoopboek

Na een standaard-installatie krijgt u wanneer u de eerste maal een inkoopboek opent, de volgende kolomindeling van uw boekingsregels te zien:

De volgorde van de kolommen kunt u zelf bepalen. De kolom 'Aantal' ziet u alleen als u wilt verbijzonderen naar 'Aantal' (zie onder). Afhankelijk van uw wensen kunt u de volgende instellingen maken:  Een datumkolom per boekingsregel. Hiermee kunt u per factuur op meerdere data boeken. Standaard wordt op de regel de ingevoerde factuurdatum voorgesteld. U kunt per regel een afwijkende datum invoeren.  Een creditkolom per boekingsregel. Hiermee kunt u standaard ook creditboekingen doen en hoeft dan geen negatieve bedragen voor een creditboeking op te geven.  Btw per boekingsregel. Wanneer u facturen ontvangt met verschillende Btw-percentages kunt u door het selecteren van deze instelling, het Btw-percentage per regel ingeven. Unit4 Multivers Medium 10.8.1


versie 1.0

Pagina 3 van 89




Btw-soort per boekingsregel. U kunt van de Btw-soort die aan de grootboekrekening is gekoppeld, afwijken wanneer u deze optie selecteert. Dit is met name van belang voor een Belgische administratie en voor ICP-boekingen. De Btw-soort staat standaard ingesteld op de soort die u in 'Onderhoud | Rekeningschema', tabblad 'Btw' als Btw-soort hebt opgegeven. Door de soort per regel te tonen, kunt u de standaardinstelling wijzigen. De instellingen legt u vast in 'Extra | Gebruikersparameters'. Daarnaast kunt u de breedte van de kolommen aan uw eigen behoefte aanpassen. Ook kostenplaatsen en dossiers kunt u in plaats van op 'opdrachtniveau' op 'regelniveau' instellen ('Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Orderverwerking'). Het is verstandig om de boekingsschermen aan te passen aan de soort boekingen die u het meest verwerkt. Moeten er uitzonderingen gemaakt worden, kunt u de instellingen altijd tijdelijk aanpassen aan de situatie. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als u 'Btw per boekingsregel' normaal gesproken niet gebruikt, maar u krijgt opeens een factuur waarin twee Btw-percentages van toepassing zijn. U zet dan voor die ene transactie (factuur) de bewuste optie 'aan'. Na het invoeren van de mutatie keer u terug naar uw normale instellingen. Als u de optie niet hebt geselecteerd kunt u voor een factuur met meerdere Btw-percentages . Met de optie ‘Btw per boekingsregel’ gebeurt dit

de btw achteraf altijd nog uitsplitsen met automatisch.

Sluit het boekingsscherm voordat u de instelling wijzigt. Unit4 Multivers M past openstaande schermen niet aan. U kunt boekingsregels tussenvoegen. Ga naar de regel die boven de plaats staat waar u de nieuwe boekingsregel wilt invoegen en druk op aangemaakt onder de actieve regel.

of druk op <Enter>. Er wordt nu een nieuwe regel

Overzicht van de kolommen in het inkoopboek Datum (optie)

Hier stelt Unit4 Multivers M de datum voor die in het veld ‘Factuurdatum’ is ingevuld. U kunt deze datum op regelniveau nog wijzigen.

Omschrijving

Geef hier de gewenste omschrijving van de factuurregel op.

Rekening

Hier wordt de rekening voorgesteld die u aan de crediteur of aan het betreffende inkoopdagboek hebt gekoppeld. Of de rekening die op basis van de ingevoerde omschrijving is gevonden. U kunt de rekening op regelniveau nog wijzigen. Na het invullen van het rekeningnummer in de kolom 'Rekening', kunt u met de rechter muisknop de grootboekinformatie voor de geselecteerde rekening opvragen met de optie 'Info grootboek' of 'Info grootboekmutaties'.

Soort (optie)

Met name in Belgische administraties kan het van belang zijn om de Btw-soort per mutatieregel te kunnen wijzigen. Unit4 Multivers M boekt standaard de Btw-soort die opgegeven is bij de betreffende grootboekrekening.

Debet/Credit (optie)

Als u hebt ingesteld dat u in het Inkoopboek ook een creditbedrag wilt kunnen opgeven, vult u het bedrag (excl. Btw) van de regel in de gewenste kolom in.

Bedrag

Als u bovengenoemde optie niet ingesteld hebt, vult u hier het bedrag (excl. Btw) van de factuur in. U kunt hier ook creditbedragen invullen: typ dan een ‘minteken’ bij het bedrag. (Zie ook de kolommen bij boekingen inclusief btw ).

Btw (optie)

Als u met btw op regelniveau werkt of ‘inclusief btw’ boekt, geeft u hier het Btwpercentage op. Als hier een percentage wordt voorgesteld, is dit percentage aan de grootboekrekening gekoppeld.



versie 1.0

Pagina 4 van 89


Kostenplaats

Als u boekt op een rekening waaraan een kostenplaats gekoppeld is, is dit een verplicht veld. U selecteert hier de betreffende kostenplaats (druk op F4). Als u aan geen enkele grootboekrekening een kostenplaats hebt gekoppeld, zal deze kolom niet zichtbaar zijn.

Dossier

Als u boekt op een rekening waaraan een dossier gekoppeld is, is dit een verplicht veld. U selecteert hier het betreffende dossier. Als u aan geen enkele grootboekrekening een dossier hebt gekoppeld, zal deze kolom niet zichtbaar zijn.

Aantal (optie)

Wanneer u hebt ingesteld dat ook aantallen bij de verbijzondering mogen worden ingegeven (in ‘Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Verbijzondering') vult u hier desgewenst het aantal in. Als hebt gekozen voor alleen de optie ‘Verbijzonderen naar aantal’ moet u aan de hand van het saldo (Debet of Credit) een positief-, respectievelijk negatief aantal ingeven. Als u ook voor de optie ‘Aantal koppelen aan bedrag’ hebt gekozen, rekent Unit4 Multivers M zelf aan de hand van het saldo uit of het een positief of negatief aantal is.

U kunt voor inkoopboekingen gebruikmaken van scenarioboekingen . In Belgische administraties bestaat de mogelijkheid om te werken met Korting voor Contant. U moet dan een aankooprekening gebruiken waarbij de optie 'KVC' actief is en een speciale betalingsconditie voor de aankoopfactuur selecteren.

1.3

Inboeken crediteurenfacturen

Zie de procesinformatie voor een overzicht van de velden en kolommen in het 'Inkoopboek' 1.

2.

3.

4. 5.

6.

7.

Start 'Taken | Invoeren financiële mutaties' en selecteer het gewenste dagboek van het type 'Inkoopboek' Controleer het factuurnummer, de datum, het Transactienummer en de periode. Pas deze eventueel aan Vul het crediteurnummer in of selecteer dit met . Controleer de voorgestelde contactpersoon en selecteer desgewenst een andere. De voorgestelde contactpersoon is degene die bij de stamgegevens van de crediteur is opgegeven (zie hiervoor: Werken met Personen en hun 'rollen' (functies). Het Betalingskenmerk van de ontvangen factuur kunt u hier invoeren. Het betalingskenmerk wordt gebruikt bij het telebankieren (matchen) en wordt bij de betaling aan uw crediteur vermeld. De overige gegevens worden door Unit4 Multivers M voorgesteld aan de hand van de ingevulde stamgegevens in 'Onderhoud | Crediteuren'. U kunt deze gegevens nog aanpassen als er bijvoorbeeld voor de huidige factuur een andere betalingsconditie moet gelden. Voor het invullen van de referentie en de omschrijving kent Unit4 Multivers M het gemak van het intelligent boeken. Selecteer de juiste persoon die de factuur behandelt. Dit is een intern 'persoon' met de rol 'Medewerker crediteurenadministratie'. U kunt aangeven wanneer u een bedrag inclusief btw wilt invoeren (druk op + ) Klik op of druk op <+> om een nieuwe factuurregel aan te maken Als tegenrekening wordt de rekening voorgesteld die aan het dagboek gekoppeld is, als referentie wordt de referentie van de factuur voorgesteld. Neem deze gegevens over of pas deze aan als dit nodig is. Met kunt u een rekening selecteren. Na het invullen van het rekeningnummer in de kolom 'Rekening', kunt u met de rechter muisknop de grootboekinformatie voor de geselecteerde rekening opvragen met de optie 'Info grootboek' of 'Info grootboekmutaties'. De referentie kunt u selecteren uit de eerder ingevoerde referenties Als de optie 'Kostenplaats' 'aan' staat voor de grootboekrekening, moet u de kostenplaats en/of het aantal invullen. Dit laatste gegeven wordt alleen verwerkt als de keuze 'Verbijzonderen naar aantal' Onderhoud |Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Verbijzondering' is geselecteerd. Als de aantallen gekoppeld zijn aan het bedrag moet u altijd een positief aantal ingeven. Het programma bepaalt dan aan de hand van het bedrag of het een positief- of een negatief aantal is Vul het bedrag van de factuurregel in. Daarna kunt u eventueel een nieuwe regel toevoegen, of kunt u met <Enter> naar het volgende veld



versie 1.0

Pagina 5 van 89


8. 9.

Geef eventueel in het veld 'Kredietbeperking' een bedrag aan kredietbeperking op Btw-aangifte Selecteer in het veld 'Btw' het Btw-percentage. Het bedrag aan btw en het factuurbedrag inclusief btw worden dan direct door het programma berekend. U kunt het Btw-bedrag indien nodig nog aanpassen door te klikken op het veld; als u het Btw-bedrag wijzigt, wordt het vakje 'Aangepast' afgevinkt. Door te klikken op het vakje 'Aangepast' wijzigt u het aangepaste Btw-bedrag weer in het standaardbedrag dat overeenkomt met het ingevulde Btw-percentage

10.

Als u klikt op kunt u de Btw-aangifte per Btw-vak opvragen of specificeren. U ziet dan in welke Btw-vakken het basisbedrag en het Btw-bedrag geboekt zijn aan de hand van de Btw-relaties. Eventueel kunt u de bedragen handmatig aanpassen of in andere Btw-vakken gaan boeken. Meer informatie over het boeken van de btw vindt u in Werken met de Btw-aangifte . Na het invullen van een nieuw basisbedrag bij een Btw-percentage wordt het Btw-bedrag direct door Unit4 Multivers M berekend. Ook dit kunt u wijzigen. U kunt het venster echter pas verlaten als het totaalbedrag overeenkomt met het factuurbedrag. Na het aanpassen van de Btw-aangifte wordt het vakje 'Aangepast' afgevinkt om aan te geven dat de aangifte handmatig aangepast is

11.

Als u een crediteur geselecteerd hebt die werkt met G-rekeningen, is de knop actief. Door op deze knop te klikken, verschijnt het scherm waarin u het bedrag kunt invullen dat op de Grekening gestort moet worden. Het nummer van de G-rekening(en) hebt u in de stamgegevens van deze crediteur opgegeven. Bij de betaalbaarstelling van de factuur wordt het te storten bedrag op de Grekening verrekend met het totale factuurbedrag 12. Controleer het nettobedrag en vul de eventuele kredietbeperking in 13. U kunt de Btw-aangifte aanpassen door te klikken op Btw-aangifte. U kunt ter controle van de boekingsbedragen gebruik maken van de 'stapeltelling' (Stapeltelling) en van de 'factuurcontrole'. U kunt voor vaak voorkomende boekingen, bijvoorbeeld maandelijkse facturen, een scenarioboeking aanmaken waarbij u zoveel mogelijk vaste gegevens invult.

1.4

Btw splitsen in het in- en verkoopboek

Unit4 Multivers M maakt bij het boeken van btw verschil tussen goederen, diensten en, voor België, investeringen. Bij een grootboekrekening geeft u in ‘Onderhoud | Rekeningschema’ op welke Btw-soort een boeking op deze grootboekrekening (meestal) betrekking heeft. Bij het boeken op de grootboekrekening zal Unit4 Multivers M het omzetbedrag en het Btw-bedrag registreren onder de opgegeven soort. Als u in ‘Extra | Gebruikersparameters’, map ‘Boekingsprogramma’s’ aangeeft dat u de Btw-soort per boekingsregel wilt zien, kunt u tijdens het boeken nog afwijken van de aan de grootboekrekeningen gekoppelde Btw-soort. Bij het boeken van inkoopfacturen zal ook het ‘niet aftrekbare deel van de btw’ worden berekend. U hebt bij de grootboekrekening al aangegeven welk percentage niet aftrekbaar is. U kunt ook zelf de btw uitsplitsen, zolang het omzetbedrag dat uitgesplitst moet worden, gelijk blijft. Normaal gesproken kunt u in het boekingsscherm kiezen uit één percentage. Blijkt de factuur leveringen te bevatten met verschillende percentages kunt u in het boekingsscherm (Verkoop- en Inkoopboek) de btw handmatig splitsen. U hebt bijvoorbeeld de volgende factuurregels in het Inkoopboek geboekt met een Btw-percentage van 21%:



versie 1.0

Pagina 6 van 89


Klik nu op

om de btw uit te splitsen. Het volgende scherm verschijnt:

U kunt in dit scherm de juiste verdeling in Btw-percentages en -soorten maken:



versie 1.0

Pagina 7 van 89


Eventueel in rekening gebrachte kredietbeperking wordt verhoudingsgewijs verdeeld over de verschillende percentages. Voor Nederland geldt dat kredietbeperking altijd tot de Btw-soort ‘goederen’ gerekend wordt, tenzij er geen omzet goederen is. Voor België wordt de kredietbeperking altijd tot de diensten gerekend. U kunt in 'Onderhoud |Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Btw' aangeven of u btw over de kredietbeperking berekent of niet. In België is het niet toegestaan om btw over de kredietbeperking te berekenen. Op het Tabblad ‘Aangifte’ kunt u zien hoe de btw over de vakken verdeeld wordt. U kunt dit niet aanpassen. Zo nodig moet u het Btw-scenario aanpassen. Unit4 Multivers M controleert tijdens het opslaan of het bedrag aan te betalen of te vorderen btw overeenkomt met de boeking van de btw in het journaal, via de Relatiecodes voor de btw. Wordt de btw niet verantwoord in de betreffende vakken, krijgt u hiervan een melding. U moet dan het scenario aanpassen.

1.5

Wijzigen Inkoopfacturen

Zie voor meer informatie over het wijzigen van facturen: 'Debiteuren- en Crediteurenfacturen wijzigen'. U kunt openstaande Inkoopfacturen in dit programma op een aantal punten aanpassen. Door een crediteur te selecteren krijgt u een overzicht van de facturen die bij de betreffende crediteur openstaan. U kunt in dit scherm de volgende gegevens van de factuur aanpassen:  Betalingsconditie, dan wordt de vervaldatum automatisch opnieuw berekend.  Kortingsdatum  Vervaldatum  Referentie  Betalingskenmerk Wijzigingen kunnen uitsluitend worden doorgevoerd als de factuur nog open staat. Door te dubbelklikken op een factuur of met vraagt u de factuurdetails op. U kunt het recht om facturen te wijzigen regelen met de toewijzing van rechten.



versie 1.0

Pagina 8 van 89


1.6

Boeken van crediteurenbetalingen via 'Betaalopdrachten'

Op het tabblad 'Betaalopdrachten' van de Bankboeken kunt u verwerkte betaalopdrachten inboeken van de aan het dagboek gekoppelde bank die u via een betaalopdracht in 'Taken | Telebankieren | Betaalbaarstelling' hebt aangemaakt en die door de bank 'Verwerkt' zijn. Voor boekingen die door de bank niet verwerkt zijn, hebt u twee mogelijkheden: 1. de verwerking is (door de bank) tijdelijk uitgesteld en u wilt de betaling nog niet boeken; 2. de verwerking is (door de bank) tijdelijk uitgesteld en u wilt de betaling storneren. In het eerste geval wilt u de verwerking uitstellen en de mutatie op een later tijdstip boeken. In het tweede geval kunt u de betaalopdracht storneren zodat u de factuur op een andere wijze kunt betalen of afboeken. De factuur komt dan weer bij de openstaande posten te staan. 1. 2.

3.

Ga naar het tabblad 'Betaalopdrachten' en druk in de kolom 'Batchnummer' op voor het overzicht 'Selecteren betaalopdracht' Selecteer de gewenste betaalopdracht U kunt de gehele betaalopdracht storneren of u vraagt de details op. Als u een betaling uit een batch nog niet wilt invoeren, deselecteert u het vakje in de kolom 'Verwerkt'. Als u een betaling wilt storneren deselecteert u eerst de kolom 'Verwerkt' en selecteert vervolgens 'Storneren'.

4.

Nadat u (tweemaal) op hebt geklikt verschijnen de batchgegevens op het tabblad 'Betaalopdrachten' en in het mutatieoverzicht (tabblad 'Mutaties') Bewaar de wijzigingen

5.

Klik op

1.7

om een nieuwe batch te selecteren.

Het boeken van crediteurenbetalingen in het Kas- of bankboek

Na het invoeren van de crediteurenfactuur is een openstaande post ontstaan. U boekt de betalingen die u op een crediteurenfactuur doet in het Kas- of bankboek. of, wanneer u gebruik maakt van .telebankieren via ‘Taken | Telebankieren | Importeren bankafschrift’. In het laatste geval hebt u eerst de openstaande post betaalbaar gesteld en vervolgens een Betaalopdracht aan uw bank gegeven. Wanneer u het bankafschrift ontvangt waarop de openstaande post is afgeschreven, wordt de betaling automatisch of handmatig gematcht met de openstaande post. Voor het inboeken van betalingen en ontvangsten opent u het gewenste dagboek van het type Kas- of bankboek. U opent het tabblad ‘Crediteuren’ wanneer u een betaalde crediteurenfactuur wilt boeken. Na het invullen van het rekeningnummer in de kolom 'Rekening', kunt u met de rechter muisknop de grootboekinformatie voor de geselecteerde rekening opvragen met de optie 'Info grootboek' of 'Info grootboekmutaties'. Hieronder wordt per veld/rubriek uitgelegd welke gegevens kunnen of moeten worden ingevoerd. De blauwgekleurde velden zijn verplicht Periode

In de rubriek ‘Transactie’ voert u de transactiegegevens in. Bij ‘Periode’ wordt de laatst gebruikte boekingsperiode voorgesteld. U kunt de periode wijzigen.

Afschrift

Hier staat het afschriftnummer. Na het boeken van een bankafschrift wordt het afschriftnummer met ‘1’ verhoogd voor het boeken van het volgende afschrift. Normaal gesproken zal het afschriftnummer overeenkomen met het afschriftnummer dat u van uw bank ontvangt. U kunt het nummer ook handmatig ingeven. U kunt afschrift '0' gebruiken



versie 1.0

Pagina 9 van 89


voor het invoeren van de beginstand van de bankrekening als u uw administratiegegevens voor het eerst in Unit4 Multivers M invoert. Datum

Hier wordt de huidige datum voorgesteld. Vul hier de datum van het afschrift in.

Omschrijving Geef hier desgewenst een omschrijving in. Deze omschrijving wordt gebruikt bij de mutatie op de kas- of bankrekening. Valuta

U hebt bij het aanmaken van het dagboek een valuta op kunnen geven (een valutadagboek). De valuta van het dagboek staat in dit veld vermeld.

Vorig/Nieuw

In het veld ‘Vorig’ staat het eindsaldo van uw vorige afschrift vermeld. Als u in ‘Extra | Opties’ hebt aangegeven dat u de bankboeken op het saldo wilt controleren is ook het veld ‘Nieuw’ actief. U geeft hier het eindsaldo van het afschrift op. Unit4 Multivers M controleert nu of tijdens het boeken van de mutatieregels alle bedragen juist zijn overgenomen zodat het eindsaldo van de transactie overeenkomt met het banksaldo. U kunt pas opslaan als het eindsaldo is bereikt. Als u de optie saldocontrole niet hebt aanstaan wordt in het veld 'Nieuw', na elke boeking, het actuele eindsaldo vermeld. Na het boeken van alle afschriftregels moet het saldo overeenkomen met het eindsaldo van uw dagafschrift. U kunt tussentijds wel opslaan.

Nog te boeken

Bij een saldocontrole staat in dit veld het bedrag dat nog geboekt moet worden om het vereiste eindsaldo te bereiken.

Debet/Credit

Hier staan de geboekte debet- en creditbedragen.

Saldo

Het saldo van de ingevoerde debet- en de creditmutaties staat in dit veld vermeld.

Overzicht van de kolommen in het tabblad 'Crediteuren' Datum

Bij een boeking geeft u per boekingsregel de Boekingsdatum van de betaling op. Deze datum wordt gebruikt om te bepalen of Betalingskorting / Kredietbeperking mag worden verrekend. U kunt deze datum echter wijzigen, bijvoorbeeld bij het boeken in een vorig boekjaar. Op een volgende boekingsregel wordt de datum uit de eerste regel (vorige boekingsdatum) overgenomen. U kunt op een volgende regel alleen de dag wijzigen, zonder dat daarbij de maand of het jaar verandert

Crediteur

Selecteer hier de gewenste crediteur. Dit veld wordt automatisch ingevuld als u direct een factuurnummer selecteert

Factuur

Vul hier het nummer van de betaalde factuur in of druk op om de juiste factuur te selecteren. Als het om een betaling van meerdere facturen gaat drukt u op + of klikt u op

. U kunt nu uw betaling afstemmen met meerdere facturen

Factuursaldo Hier wordt het nog openstaande bedrag van de factuur overgenomen. Eventuele kredietbeperking en/of betalingskorting wordt verrekend Val./Betaald val.

Bij selectie van een factuur in vreemde valuta verschijnen hier respectievelijk de valuta en het openstaande saldo van de factuur. U neemt het openstaande bedrag van de factuur over, of u geeft het werkelijk betaalde bedrag op. Het kan zijn dat hier een betalingsverschil met het factuursaldo bestaat (zie hierna). Als de facturen zijn



versie 1.0

Pagina 10 van 89


geselecteerd via het scherm 'betaling afstemmen met meerdere facturen', verschijnt hier van de geselecteerde facturen het totaal betaalde bedrag in vreemde valuta. Betaald (EUR)

Wijkt de valutacode van de factuur af van de valutacode van het dagboek, dan wordt het openstaande saldo in de valuta van de factuur omgerekend met de rekenkoers(en) uit de valutatabel naar de valuta van het dagboek en voorgesteld als betaald bedrag. U voert de werkelijke waarde vanaf het dagafschrift in. Alleen als u het betaalde bedrag in vreemde valuta wijzigt in het scherm betalingsdetails, wordt de (deel)betaling in valuta opnieuw omgerekend. Dit omdat anders (bij een andere kolomvolgorde) een door u reeds ingegeven correct betaald bedrag in de valuta van het dagboek weer wordt vervangen door een voorstel, dat niet aansluit bij de werkelijke omrekening door de bank. U zou dan nogmaals het correcte bedrag moeten ingeven. Als de facturen zijn geselecteerd in het scherm 'Betaling afstemmen met meerdere facturen' verschijnt hier het voorstel van het betaalde bedrag in de valuta van het dagboek op basis van de geselecteerde valutafacturen omgerekend met de rekenkoers(en) uit de valutatabel. U voert de werkelijke waarde vanaf het dagafschrift in.

Omschrijving Wordt de betaling op deze regel afgestemd, dan kan hier een omschrijving worden meegegeven aan de crediteurenmutatie. Deze omschrijving wordt ook meegegeven aan de grootboekmutaties voor zover het niet de mutatie op de grootboekrekening 'crediteuren' betreft. Als via het scherm 'betaling afstemmen met meerdere facturen' meerdere facturen zijn afgestemd, dan is dit veld geblokkeerd. Omschrijvingen moeten dan bij de factuur in het bovengenoemde scherm worden ingegeven.

Betalingsverschillen Wanneer het betaalde bedrag afwijkt van het openstaande factuursaldo is er een betalingsverschil . Een verschil kan bijvoorbeeld ontstaan door ten onrechte afgetrokken betalingskorting en/of kredietbeperking of doordat niet het gehele factuurbedrag is betaald (deelbetaling). Zie 'afstemmen van facturen in een andere valuta dan de betaling' als het verschil veroorzaakt is door meerdere valuta-omrekeningen. Standaard blijft de factuur voor het restant bedrag open staan, tenzij in de bedrijfsgegevens op tabblad 'overige' een 'maximum automatisch af te boeken bedrag' bedrag is opgegeven. Valt het verschil binnen de marge dan wordt de factuur als afgehandeld beschouwd. Klik op ‘Details’ om het venster 'Betalingsdetails' te openen. U kunt hier aangeven of het restbedrag mag worden afgeboekt, of dat de betalingstermijn moet worden verlengd of u kunt het bedrag aanpassen. De betaling geldt voor meerdere facturen tegelijk Klik, als de betaling voor meerdere facturen geldt, op ‘Betaling afstemmen met meerdere facturen’ of druk op +. Na het afstemmen met een enkele factuur staat voor de mutatieregel de code 'F' (Factuur). Als er met meerdere facturen tegelijk afgestemd is, staat de code 'M' (Meerdere) voor de regel.



versie 1.0

Pagina 11 van 89


2

Invoeren verkoopfacturen in het Verkoopboek

U opent het verkoopboek met 'Taken | Invoeren Financiële Mutaties' en komt dan in het keuzescherm voor dagboeken voor het gekozen boekjaar. Hier kiest u op het tabblad 'Verkoop' voor het gewenste verkoopboek dat u hebt aangemaakt. In het scherm 'Verkoopboek' zijn een aantal rubrieken en velden beschikbaar voor het invoeren van de factuurgegevens. Op de factuurregel zelf zijn een aantal mogelijkheden die u bij 'Extra | Gebruikersparameters', map 'Boekingsprogramma's' kunt selecteren. U kunt ter controle van de boekingsbedragen gebruik maken van de 'stapeltelling' (Stapeltelling) en van de 'factuurcontrole'. Als u vaak eenzelfde type verkoopfactuur aanmaakt kunt u de vaste gegevens opnemen in een Scenarioboeking en voor de boeking gebruiken (zie ook: 'Scenarioboekingen'). Hieronder wordt per veld/rubriek uitgelegd welke gegevens kunnen of moeten worden ingevoerd. De (blauw)gekleurde velden zijn verplicht. Factuur

Hier stelt Unit4 Multivers M automatisch een factuurnummer voor. U stelt de beginwaarde van de nummering in bij 'Onderhoud | Algemene gegevens financieel', tabblad 'Reeksen'. U kunt hier ook een al bestaand factuurnummer invoeren. U krijgt dan de vraag of u deze factuur wilt wijzigen of verwijderen.

Datum

Hier stelt Unit4 Multivers M de huidige datum voor (systeemdatum). U kunt de datum nog aanpassen. Dit is dan de 'Factuurdatum' , ook wel de Boekingsdatum genoemd

Transactie:

Dit is een nummer dat Unit4 Multivers M automatisch toekent aan een complete, sluitende journaalpost (boekingsbatch). Voor elke boekingsgang (in het betreffende dagboek) wordt het nummer met '1' opgehoogd. U kunt journaalposten aan de hand van het transactienummer opvragen.

Periode:

De periode is de boekingsperiode waarin u boekt. Als de opgegeven factuurdatum afwijkt van de opgegeven boekingsperiode (u boekt in de 'verkeerde' periode), geeft Unit4 Multivers M een waarschuwing. U kunt deze waarschuwing desgewenst negeren en doorgaan, u kunt ook de juiste datum of boekingsperiode opgeven.

Valuta

Dit is de valuta die u voor uw (buitenlandse) debiteur hanteert. U hebt de valuta bij de debiteur vastgelegd maar u kunt de voorgestelde valuta aanpassen.

Koers

De koers van de opgegeven valuta wordt in dit veld zichtbaar. U kunt de koers voor niet EMU-valuta eventueel aanpassen.

Debiteur

Typ hier het nummer van de debiteur of selecteer de debiteur in de lijst ().

Contactpersoon

Hier wordt de (voorkeurs)contactpersoon van de geselecteerde debiteur voorgesteld met de externe rol 'Contactpersoon voor verkoopfacturen'.

Betalingskenmerk

Unit4 Multivers M genereert hier een uniek Betalingskenmerk dat aan de 11-proef of de 94-proef (Belgische administratie) voldoet. U kunt het desgewenst aanpassen.

Betalingsconditie

De betalingscondities zijn aangemaakt in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Basisgegevens', tabblad 'Betalingscondities'. Standaard wordt de eerste betalingsconditie uit de lijst voorgesteld. U hebt aan de debiteur een betalingsconditie kunnen koppelen. De betalingsconditie wordt automatisch bij de geselecteerde debiteur voorgesteld. U kunt desgewenst voor een andere betalingsconditie kiezen.

Korting vervalt

Op grond van de factuurdatum en de betalingsconditie berekent Unit4 Multivers M op welke datum de Betalingskorting vervalt. Geeft u geen betalingskorting, is deze datum gelijk aan de Vervaldatum van de factuur.

Vervaldatum

Hier berekent Unit4 Multivers M de vervaldatum van de factuur. Gebruikt u de Management-assistent, kunt u een waarschuwing laten genereren wanneer de vervaldatum is, of wordt bereikt



versie 1.0

Pagina 12 van 89


Referentie

Geef een referentie voor de verkoopfactuur op, bijvoorbeeld de omschrijving van de verkooporder of de wijze waarop de order geplaatst is. Unit4 Multivers M onthoudt de gebruikte referenties per debiteur en slaat deze op in een lijst. U hoeft alleen de eerste tekens of woorden van een referentie in te typen. Unit4 Multivers M vult de tekst dan automatisch aan. Klik op de pijl naast het veld om de lijst met referenties te openen of druk op . Alleen de laatst gebruikte 7 referenties worden getoond.

U kunt een ongewenste referentie alleen uit de lijst verwijderen door een nog niet betaalde factuur waarin deze referentie gebruikt is, te openen met ‘Taken | Wijzigen verkoopfacturen’, de referentie te verwijderen en eventueel een nieuwe referentie in te typen. Sla de gewijzigde factuur op. Een referentie die aan een eenmaal betaalde factuur hangt, is niet meer te verwijderen uit de lijst met referenties. Referenties worden gebruikt bij het telebankieren. Vertegenwoordiger Selecteer de gewenste vertegenwoordiger als deze afwijkt van de voorgestelde vertegenwoordiger (zie: Werken met Personen en hun 'rollen' (functies) ) Behandeld door

Selecteer de gewenste behandelaar (zie: Werken met Personen en hun 'rollen' (functies) ). De 'Medewerkers debiteurenadministratie' worden voorgesteld

Inclusief Btw

U kunt dit veld selecteren wanneer u bedragen inclusief btw wilt ingeven. De kolom ‘Bedrag’ verandert dan in ‘Bedrag incl. btw’ en de kolommen ‘BTW’ en ‘Btw-bedrag’ worden toegevoegd.

Netto bedrag

In het veld 'Netto bedrag' verschijnt het bedrag dat (tot dan toe) is ingevoerd op de verschillende factuurregels (grootboekuitsplitsing).

Kredietbeperking

Geeft u op het nettobedrag een Kredietbeperking, vult u dit bedrag hier in. Kredietbeperking is het bedrag dat uw debiteur moet betalen wanneer hij niet binnen de afgesproken termijn betaalt. Dit bedrag wordt geboekt op de rekening die u in 'Onderhoud | Relatiecodes' Relatiecodes aan de kredietbeperking debiteuren hebt gekoppeld (bijvoorbeeld de rekening 'Diverse baten en lasten'). Unit4 Multivers M gaat ervan uit dat over de kredietbeperking btw wordt berekend. Is dit niet het geval moet u een aangepaste Btw-aangifte doen . Na het ingeven van de grootboekuitsplitsing klikt u op het veld kredietbeperking. Het bedrag dat in het veld wordt voorgesteld is berekend aan de hand van het percentage kredietbeperking dat bij de debiteur (in 'Onderhoud | Debiteuren') is opgegeven.

Btw

Selecteer in het menu het juiste Btw-percentage. Als u met 'Btw per boekingsregel' werkt vervalt het keuzemenu en wordt het Btw-bedrag automatisch in dit veld ingevuld. Wanneer u de btw niet per boekingsregel boekt, wordt het totaalbedrag aan btw in dit vak getoond. U kunt dit bedrag hier handmatig wijzigen , maar let daarbij op dat het ingevoerde, aangepaste Btw-bedrag geldt voor het totaal van alle boekingsregels (zie verder). Als u het Btw-bedrag wijzigt wordt het veld ‘Aangepaste Btw-aangifte’ geselecteerd.

Factuurbedrag

Dit is het totaalbedrag van het Nettobedrag, plus de eventuele kredietbeperking en de btw. Bij het tijdig betalen van de factuur trekt Unit4 Multivers M zelf de betalingskorting en de kredietbeperking van het factuurbedrag af (openstaande post). Bij niet-tijdig betalen wordt geen betalingskorting afgetrokken en wordt de kredietbeperking niet afgetrokken. Het te betalen bedrag komt dan overeen met het factuurbedrag.

Btw-verwerking

Hier wordt het gebruikte Btw-scenario getoond. Dit is het voorkeurscenario. U kunt een ander scenario kiezen. Voor binnenlandse debiteuren zijn alleen de binnenlandse scenario’s beschikbaar. Bij buitenlandse debiteuren zijn alle (actieve) scenario’s beschikbaar.

Btw-aangifte

U kunt de (aangepaste) Btw-boeking voor de factuur controleren en desgewenst wijzigen door op [Btw-aangifte] te klikken .

Zie Mutatieregels in het Verkoopboek voor een overzicht van de boekingsregels in het verkoopboek.



versie 1.0

Pagina 13 van 89


2.1

Mutatieregels in het Verkoopboek

Na een standaard-installatie krijgt u wanneer u de eerste maal een verkoopboek opent, de volgende kolomindeling van uw boekingsregels te zien. Als u geen enkele kostenplaats of dossier hebt aangemaakt en geen grootboekrekening hebt laten verbijzonderen op kostenplaatsen of Dossiers zijn ook de betreffende kolommen niet zichtbaar.

Afhankelijk van uw wensen kunt u de volgende instellingen maken:  Een datumkolom per boekingsregel. Hiermee kunt u per factuur op meerdere data boeken. Standaard wordt op de regel de ingevoerde factuurdatum voorgesteld. U kunt per regel een afwijkende datum invoeren.  Een creditkolom per boekingsregel. Hiermee kunt u standaard ook creditboekingen doen en hoeft dan geen negatieve bedragen voor een creditboeking op te geven.  Btw per boekingsregel. Wanneer u facturen ontvangt met verschillende Btw-percentages kunt u door het selecteren van deze instelling, het Btw-percentage per regel ingeven.  Btw-soort per boekingsregel. U kunt van de Btw-soort die aan de grootboekrekening is gekoppeld, afwijken wanneer u deze optie selecteert. Dit is met name van belang voor een Belgische administratie en voor ICP-boekingen.  De instellingen legt u vast in 'Extra | Gebruikersparameters', map 'Boekingsprogramma's'. Daarnaast kunt u de breedte van de kolommen aan uw eigen behoefte aanpassen. Het is verstandig om de boekingsschermen aan te passen aan de soort boekingen die u het meest verwerkt. Moeten er uitzonderingen gemaakt worden, kunt u de instellingen altijd tijdelijk aanpassen aan de situatie. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als u 'Btw per boekingsregel' normaal gesproken niet gebruikt, maar u maakt bij uitzondering een factuur waarin twee Btw-percentages van toepassing zijn. U zet dan voor die ene transactie (factuur) de bewuste optie 'aan'. Na het invoeren van de mutatie keer u terug naar uw normale instellingen. Als u de optie niet hebt geselecteerd kunt u voor een factuur met meerdere Btwpercentages de btw achteraf altijd nog uitsplitsen met boekingsregel’ gebeurt dit automatisch.

. Met de optie ‘Btw per

U kunt boekingsregels tussenvoegen. Ga naar de regel die boven de plaats staat waar u de nieuwe boekingsregel wilt invoegen en druk op aangemaakt onder de actieve regel.

of druk op <Enter>. Er wordt nu een nieuwe regel

Overzicht van de kolommen in het verkoopboek Datum (optie)

Hier stelt Unit4 Multivers M de Factuurdatum voor die in het veld ‘Datum’ is ingevuld. U kunt deze datum op regelniveau nog wijzigen. Deze datum wordt ook 'Boekingsdatum' genoemd

Omschrijving

Geef hier de gewenste omschrijving van de factuurregel op.

Rekening

Hier wordt de rekening voorgesteld die u aan de debiteur of aan het betreffende verkoopdagboek hebt gekoppeld. Of de rekening die op basis van de ingevoerde omschrijving is gevonden. U kunt de rekening op regelniveau nog wijzigen. Na het invullen van het rekeningnummer in de kolom 'Rekening', kunt u met de rechter muisknop de grootboekinformatie voor de geselecteerde rekening opvragen met de optie 'Info grootboek' of 'Info grootboekmutaties'



versie 1.0

Pagina 14 van 89


Soort (optie)

Met name in Belgische administraties kan het van belang zijn om de Btw-soort per mutatieregel te kunnen wijzigen. Unit4 Multivers M boekt standaard de Btw-soort die opgegeven is bij de betreffende grootboekrekening.

Debet/Credit (optie)

Als u hebt ingesteld dat u in het verkoopboek ook een creditbedrag wilt kunnen opgeven, vult u het bedrag (excl. btw) van de regel in de gewenste kolom in.

Bedrag

Als u bovengenoemde optie niet ingesteld hebt, vult u hier het bedrag (excl. btw) van de factuur in. U kunt hier ook creditbedragen invullen: typ dan een ‘minteken’ achter het bedrag. (Zie ook de kolommen bij boekingen inclusief btw ).

Btw (optie)

Als u met btw op regelniveau werkt of ‘inclusief btw’ boekt, geeft u hier het Btwpercentage op. Als hier een percentage wordt voorgesteld, is dit percentage aan de grootboekrekening gekoppeld.

Kostenplaats

Als u boekt op een rekening waaraan een kostenplaats gekoppeld is, is dit een verplicht veld. U selecteert hier de betreffende kostenplaats. Als u aan geen enkele grootboekrekening een kostenplaats hebt gekoppeld, zal deze kolom niet zichtbaar zijn.

Dossier

Als u boekt op een rekening waaraan een dossier gekoppeld is, is dit een verplicht veld. U selecteert hier het betreffende dossier. Als u aan geen enkele grootboekrekening een dossier hebt gekoppeld, zal deze kolom niet zichtbaar zijn.

Aantal (optie)

Wanneer u hebt ingesteld dat ook aantallen bij de verbijzondering mogen worden ingegeven (in ‘Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters’) vult u hier desgewenst het aantal in. Als hebt gekozen voor alleen de optie ‘Verbijzonderen naar aantal’ moet u aan de hand van het saldo (Debet of Credit) een positief-, respectievelijk negatief aantal ingeven. Als u ook voor de optie ‘Aantal koppelen aan bedrag’ hebt gekozen, rekent Unit4 Multivers M zelf aan de hand van het saldo uit of het een positief of negatief aantal is.

U kunt voor verkoopboekingen gebruikmaken van scenarioboekingen. In Belgische administraties bestaat de mogelijkheid om te werken met Korting voor Contant.

2.2

Debiteurenfacturen inboeken

Zie voor een uitleg van de velden en knoppen in het verkoopboek: Invoeren verkoopfacturen en: Mutatieregels in het verkoopboek . U kunt ter controle van de boekingsbedragen gebruik maken van de 'stapeltelling' (Stapeltelling) en van de 'factuurcontrole'. Debiteurenfacturen hoeft u alleen handmatig in te boeken als u geen gebruik maakt van de facturering in Unit4 Multivers M . Boekingen die u hier invoert kunt u achteraf nog corrigeren. Als u de factuuropdrachten in Unit4 Multivers M aanmaakt, worden de bijbehorende debiteurenfacturen automatisch ingeboekt Start 'Taken | Invoeren financiële mutaties' en selecteer het gewenste dagboek van het type 'Verkoopboek'. Controleer het periodenummer en het Transactienummer. Pas deze eventueel aan Vul het debiteurnummer in of selecteer dit met . Neem het voorgestelde factuurnummer en de factuurdatum over of pas deze aan. Standaard wordt de huidige datum voorgesteld. Vult u echter een andere datum in, zal Unit4 Multivers M deze datum bij een volgende boeking voorstellen. U kunt een referentie opgeven of een bestaande referentie selecteren uit de lijst van eerder ingevoerde referenties. De overige gegevens worden door Unit4 Multivers M voorgesteld aan de hand van de ingevulde standaardgegevens in 'Onderhoud | Debiteuren'. U kunt deze gegevens nog aanpassen als er bijvoorbeeld voor de huidige factuur een andere betalingsconditie moet gelden. Of wanneer u, indien nodig, de debiteur



versie 1.0

Pagina 15 van 89


wilt aanmanen voor deze factuur, maar dit niet als standaard bij de debiteurengegevens hebt aangegeven (tabblad 'Basis III'). 1.

2. 3. 4.

5.

6. 7.

8.

9. 10.

Vul de contactgegevens in Voor het invullen van de referentie en de omschrijving kent Unit4 Multivers M het gemak van het intelligent boeken. Geef de vertegenwoordiger op (de 'Interne persoon' met de rol 'Vertegenwoordiger'). Selecteer degene die de debiteurenfactuur invoert (de 'Interne persoon' met de rol 'Medewerker debiteurenadministratie') U kunt aangeven wanneer u een bedrag inclusief btw wilt invoeren (druk op + ) Klik op of druk op <+> om een nieuwe factuurregel aan te maken Als tegenrekening wordt de rekening voorgesteld die aan het dagboek gekoppeld is. Als omschrijving wordt de referentie van de factuur voorgesteld. Neem deze gegevens over of pas deze aan als dit nodig is. Met kunt u een rekening selecteren. Na het invullen van het rekeningnummer in de kolom 'Rekening', kunt u met de rechter muisknop de grootboekinformatie voor de geselecteerde rekening opvragen met de optie 'Info grootboek' of 'Info grootboekmutaties' Als een van de opties 'Kostenplaats'/'Dossier' 'aan' staat voor de grootboekrekening, moet u de kostenplaats/het dossier en/of het aantal invullen. Dit laatste gegeven wordt alleen verwerkt als de keuze 'Verbijzonderen naar aantal' in: 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Verbijzondering' is geselecteerd. Als de aantallen gekoppeld zijn aan het bedrag moet u altijd een positief aantal ingeven. Het programma bepaalt dan aan de hand van het bedrag of het een positief- of een negatief aantal is Vul het bedrag van de factuurregel in. Daarna kunt u eventueel een nieuwe regel toevoegen, of kunt u met <Enter> naar het volgende veld Geef eventueel in het veld 'Kredietbeperking' het bedrag aan kredietbeperking op. Btw-aangifte (als u niet gekozen hebt voor de optie 'Btw per boekingsregel) Selecteer een Btw-percentage. Het bedrag aan btw en het factuurbedrag inclusief btw worden dan direct door het programma berekend. U kunt het Btw-bedrag indien nodig nog aanpassen door te klikken op het veld; als u het Btw-bedrag wijzigt, wordt het vakje 'Aangepaste Btw-aangifte' afgevinkt. Als u later de Btw-posten opvraagt komt er voor de aangepaste Btw-bedragen een 'A' te staan en kunt u zien in welke boekingen de btw is aangepast. Door te klikken op het vakje wijzigt u het aangepaste Btw-bedrag weer in het standaardbedrag dat overeenkomt met het ingevulde Btw-percentage Controleer het Btw-scenario Btw-scenario's en pas het desgewenst aan Als u de btw van de factuur moet splitsen over verschillende Btw-percentages, klikt u op . U kunt nu de Btw-aangifte per Btw-vak opvragen of specificeren. U ziet dan in welke Btw-vakken geboekt worden. Eventueel kunt u de uitsplitsing omzet btw handmatig aanpassen. Wordt niet in de juiste Btw-vakken geboekt, kan het zijn dat u een ander Btw-scenario moet kiezen of het bewuste scenario aanpassen. Meer informatie over het boeken van de btw vindt u in Werken met de Btw-aangifte . Na het invullen van een nieuw basisbedrag bij een Btw-percentage wordt het Btw-bedrag direct door Unit4 Multivers M berekend. Ook dit kunt u wijzigen. U kunt het venster echter pas verlaten als de uit te splitsen omzet is verdeeld. Na het aanpassen van de Btw-aangifte wordt het vakje 'Aangepast' afgevinkt om aan te geven dat de aangifte handmatig aangepast is

2.3

Btw splitsen in het in- en verkoopboek

Unit4 Multivers M maakt bij het boeken van btw verschil tussen goederen, diensten en, voor België, investeringen. Bij een grootboekrekening geeft u in ‘Onderhoud | Rekeningschema’ op welke Btw-soort een boeking op deze grootboekrekening (meestal) betrekking heeft. Bij het boeken op de grootboekrekening zal Unit4 Multivers M het omzetbedrag en het Btw-bedrag registreren onder de opgegeven soort. Als u in ‘Extra | Gebruikersparameters’, map ‘Boekingsprogramma’s’ aangeeft dat u de Btw-soort per boekingsregel wilt zien, kunt u tijdens het boeken nog afwijken van de aan de grootboekrekeningen gekoppelde Btw-soort.



versie 1.0

Pagina 16 van 89


Bij het boeken van inkoopfacturen zal ook het ‘niet aftrekbare deel van de btw’ worden berekend. U hebt bij de grootboekrekening al aangegeven welk percentage niet aftrekbaar is. U kunt ook zelf de btw uitsplitsen, zolang het omzetbedrag dat uitgesplitst moet worden, gelijk blijft. Normaal gesproken kunt u in het boekingsscherm kiezen uit één percentage. Blijkt de factuur leveringen te bevatten met verschillende percentages kunt u in het boekingsscherm (Verkoop- en Inkoopboek) de btw handmatig splitsen. U hebt bijvoorbeeld de volgende factuurregels in het Inkoopboek geboekt met een Btw-percentage van 21%:

Klik nu op

om de btw uit te splitsen. Het volgende scherm verschijnt:

U kunt in dit scherm de juiste verdeling in Btw-percentages en -soorten maken:



versie 1.0

Pagina 17 van 89


Eventueel in rekening gebrachte kredietbeperking wordt verhoudingsgewijs verdeeld over de verschillende percentages. Voor Nederland geldt dat kredietbeperking altijd tot de Btw-soort ‘goederen’ gerekend wordt, tenzij er geen omzet goederen is. Voor België wordt de kredietbeperking altijd tot de diensten gerekend. U kunt in 'Onderhoud |Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Btw' aangeven of u btw over de kredietbeperking berekent of niet. In België is het niet toegestaan om btw over de kredietbeperking te berekenen. Op het Tabblad ‘Aangifte’ kunt u zien hoe de btw over de vakken verdeeld wordt. U kunt dit niet aanpassen. Zo nodig moet u het Btw-scenario aanpassen. Unit4 Multivers M controleert tijdens het opslaan of het bedrag aan te betalen of te vorderen btw overeenkomt met de boeking van de btw in het journaal, via de Relatiecodes voor de btw. Wordt de btw niet verantwoord in de betreffende vakken, krijgt u hiervan een melding. U moet dan het scenario aanpassen.

2.4

Wijzigen Verkoopfacturen

Zie voor meer informatie over het wijzigen van facturen: 'Debiteuren- en Crediteurenfacturen wijzigen'. U kunt openstaande Verkoopfacturen in dit programma op een aantal punten aanpassen. Door een debiteur te selecteren krijgt u een overzicht van de facturen die bij de betreffende debiteur openstaan. U kunt in dit scherm de volgende gegevens op de factuur aanpassen: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Betalingsconditie, dan wordt de vervaldatum automatisch opnieuw berekend. Kortingsdatum Vervaldatum Referentie Aanmanen Aantal malen gemaand.



versie 1.0

Pagina 18 van 89


Wijzigingen kunnen uitsluitend worden doorgevoerd als de factuur nog open staat. Door te dubbelklikken op een factuur of met vraagt u de factuurdetails op. U kunt het recht om facturen te wijzigen regelen met de toewijzing van rechten in Unit4 Multivers M .

2.5

Het boeken van debiteurenbetalingen in het Kas- of bankboek

Na het invoeren van de debiteurenfactuur is een openstaande post ontstaan. U kunt de betaling van een debiteurenfactuur in het Kas- of bankboek boeken of, wanneer u gebruik maakt van telebankieren via ‘Taken | Telebankieren | Importeren bankafschrift’. Wanneer u het bankafschrift ontvangt waarop de openstaande post is bijgeschreven, wordt de betaling automatisch of handmatig gematcht met de openstaande post. Voor het inboeken van betalingen en ontvangsten opent u het gewenste dagboek van het type Kas- of Bankboek. U opent het tabblad ‘Debiteuren’ wanneer u een betaalde debiteurenbetaling wilt boeken. Zie ook de werking van de kladmutaties. Hieronder wordt per veld/rubriek uitgelegd welke gegevens kunnen of moeten worden ingevoerd. De blauwgekleurde velden zijn verplicht. Overzicht van de kolommen in het tabblad 'Debiteuren' Datum

Bij een boeking geeft u per boekingsregel de Boekingsdatum van de betaling op. Deze datum wordt gebruikt om te bepalen of Betalingskorting / Kredietbeperking mag worden verrekend. U kunt deze datum echter wijzigen, bijvoorbeeld bij het boeken in een vorig boekjaar. Op een volgende boekingsregel wordt de datum uit de eerste regel (vorige boekingsdatum) overgenomen. U kunt op een volgende regel alleen de dag wijzigen, zonder dat daarbij de maand of het jaar verandert

Debiteur

Selecteer hier de gewenste debiteur. Dit veld wordt automatisch ingevuld als u direct een factuurnummer selecteert

Factuur

Vul hier het nummer van de betaalde factuur in of druk op om de juiste factuur te selecteren. Als het om een betaling van meerdere facturen gaat drukt u op + of klikt u op

. U kunt nu uw betaling afstemmen met meerdere facturen

Factuursaldo

Hier wordt het nog openstaande bedrag van de factuur overgenomen. Eventuele kredietbeperking en/of betalingskorting wordt verrekend

Val./Ontvangen val.

Bij selectie van een factuur in vreemde valuta verschijnen hier respectievelijk de valuta en het openstaande saldo van de factuur. U neemt het openstaande bedrag van de factuur over, of u geeft het werkelijk betaalde bedrag op. Het kan zijn dat hier een betalingsverschil met het factuursaldo bestaat (zie hierna). Als de facturen zijn geselecteerd via het scherm 'betaling afstemmen met meerdere facturen', verschijnt hier van de geselecteerde facturen het totaal betaalde bedrag in vreemde valuta.

Ontvangen

Wijkt de valutacode van de factuur af van de valutacode van het dagboek, dan wordt het openstaande saldo in de valuta van de factuur omgerekend met de rekenkoers(en) uit de valutatabel naar de valuta van het dagboek en voorgesteld als betaald bedrag. U voert de werkelijke waarde vanaf het dagafschrift in. Alleen als u het ontvangen bedrag in vreemde valuta wijzigt in het scherm betalingsdetails, wordt de (deel)betaling in valuta opnieuw omgerekend. Dit omdat anders (bij een andere



versie 1.0

Pagina 19 van 89


kolomvolgorde) een door u reeds ingegeven correct betaald bedrag in de valuta van het dagboek weer wordt vervangen door een voorstel, dat niet aansluit bij de werkelijke omrekening door de bank. U zou dan nogmaals het correcte bedrag moeten ingeven. Als de facturen zijn geselecteerd in het scherm 'Betaling afstemmen met meerdere facturen' verschijnt hier het voorstel van het ontvangen bedrag in de valuta van het dagboek op basis van de geselecteerde valutafacturen omgerekend met de rekenkoers(en) uit de valutatabel. U voert de werkelijke waarde vanaf het dagafschrift in. Omschrijving

Wordt de betaling op deze regel afgestemd, dan kan hier een omschrijving worden meegegeven aan de debiteurenmutatie. Deze omschrijving wordt ook meegegeven aan de grootboekmutaties voor zover het niet de mutatie op de grootboekrekening 'debiteuren' betreft. Als via het scherm 'betaling afstemmen met meerdere facturen' meerdere facturen zijn afgestemd, dan is dit veld geblokkeerd. Omschrijvingen moeten dan bij de factuur in het bovengenoemde scherm worden ingegeven.

Afschriftnummer Hier kunt u het nummer van het afschrift van de bank invullen.

Betalingsverschillen Wanneer het ontvangen bedrag afwijkt van het openstaande factuursaldo is er een betalingsverschil . Een verschil kan bijvoorbeeld ontstaan door ten onrechte afgetrokken betalingskorting en/of kredietbeperking of doordat niet het gehele factuurbedrag is ontvangen (deelbetaling). Zie 'afstemmen van facturen in een andere valuta dan de betaling' als het verschil veroorzaakt is door meerdere valuta-omrekeningen. Standaard blijft de factuur voor het restant bedrag open staan, tenzij in de bedrijfsgegevens op tabblad 'overige' een 'maximum automatisch af te boeken bedrag' bedrag is opgegeven. Valt het verschil binnen de marge dan wordt de factuur als afgehandeld beschouwd. Klik op ‘Details’ om het venster 'Betalingsdetails' te openen. U kunt hier aangeven of het restbedrag mag worden afgeboekt, of dat de betalingstermijn moet worden verlengd of u kunt het bedrag aanpassen. De debiteurenbetaling geldt voor meerdere facturen tegelijk Klik, als de betaling voor meerdere facturen geldt, op ‘Betaling afstemmen met meerdere facturen’ druk op +.

of

Na het afstemmen met een enkele factuur staat voor de mutatieregel de code 'F' (Factuur). Als er met meerdere facturen tegelijk afgestemd is, staat de code 'M' (Meerdere) voor de regel.



versie 1.0

Pagina 20 van 89


Werken met factuuropdrachten

3

Met de module 'Facturering' kunt u in Unit4 Multivers M eenvoudig een factuuropdrachtaanmaken en de gegevens in het grootboek verwerken. Unit4 Multivers M kent hiervoor 'Factuuropdrachten'. U maakt een factuuropdracht of een dienst in 'Taken | Facturering/Verkoop'. Omdat u met een factuuropdracht artikelen factureert, moet u hiervoor in 'Onderhoud | Artikel/diensten | Artikel/Diensten' een artikelbestand aanmaken. Procedurestappen:

1

In het programma 'Taken | Facturering/Verkoop' | Aanmaken opdrachten' maakt u een factuuropdracht of een dienst aan. U kunt Factuuropdrachten, Diensten of Tekstregels factureren wanneer u de betreffende artikelen, diensten of tekstregels in 'Onderhoud | Artikel/Diensten' hebt ingevoerd. U kunt ook handmatig niet-ingevoerde, artikelen, diensten en tekstregels invoegen.

2 U kunt met 'Afdrukken opdrachten' aanbrengen. 3

3.1

de opdracht afdrukken en desgewenst wijzigingen

Als de opdracht in orde is, kunt u deze verwerken. Bij het verwerken gebeurt het volgende: 

de betreffende journaalposten worden aangemaakt en weggeschreven. In het programma 'Info journaalposten' kunt u de aangemaakte journaal posten opvragen aan de hand van het gekozen dagboek en het Transactienummer. Per journaalpostregel kunt u details opvragen over onder meer de debiteur en de rekening waarop het bedrag geboekt is



de factuur voor de factuuropdracht wordt aangemaakt. De facturen voor de verwerkte opdrachten kunt u hierna laten afdrukken in het programma 'Afdrukken facturen'. U kunt dan selecteren op het nummer van de verwerkte opdracht



de openstaande post van de debiteur wordt automatisch aangemaakt; de debiteurenfactuur hoeft dus niet apart ingeboekt te worden. In 'Info debiteuren' kunt u informatie over de geboekte factuur/facturen per debiteur opvragen. U kunt informatie opvragen over de (openstaande) factuur (inclusief detailinformatie over de Btw-specificatie en de boekingen in de subadministratie en het grootboek) en over de geboekte mutatie.

Werken met verzamelfacturering



versie 1.0

Pagina 21 van 89


U kunt in Unit4 Multivers M facturen verzamelen, zodat u na een bepaalde periode een verzamelfactuur kunt versturen waarin alle opdrachten over de afgelopen periode zijn verzameld. Ga naar 'Onderhoud |Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Orderverwerking' om de wijze van verzamelen in te stellen. Normaal gesproken worden facturen volgens de geldende regels verzameld (zie verder). U kunt echter aangeven dat bij ongelijke afleveradressen en/of opdrachtdatum een aparte factuur moet worden aangemaakt. Aan een verzamelfactuur kan een minimum 'factuurbedrag' gekoppeld worden. Een verzamelfactuur wordt pas aangemaakt wanneer het totale factuurbedrag groter of gelijk is aan het gekoppelde bedrag. De hoogte van deze bedragen stelt u zelf samen, evenals de door u gebruikte verzamelcodes. Verzamelfacturering werkt als volgt: 1.

U stelt de verzamelcodes samen. Daarbij geeft u een omschrijving op, of deze code verzameld moet worden en een factuurbedrag. De eerste code uit de lijst wordt default voorgesteld bij het aanmaken van een opdracht (zie stap 2) als er geen code bij de debiteur is vastgelegd.

2. 3. 4.

5.

U legt voor elke debiteur vast volgens welke verzamelcode u wilt factureren (menu 'Onderhoud | Debiteuren', tabblad III: 'Verzamelcd'). U kunt hier uit de bestaande codes kiezen. Bij het aanmaken van een Factuuropdracht ziet u, na het selecteren van de debiteur, de verzamelcode staan. U kunt desgewenst de code voor deze opdracht wijzigen. Wanneer u de opdrachten gaat verwerken, kunt u voor de te verwerken opdracht(en) een verzamelcode opgeven. U kent hiermee geen verzamelcode aan opdrachten toe, maar geeft aan tot en met welke verzamelcode de facturen aangemaakt moeten worden. Wanneer u opgeeft dat u wekelijks wilt factureren, selecteert Unit4 Multivers M alle debiteuren waarvan het totaal (goederen)bedrag in alle openstaande opdrachten hoger is dan 125,00. Als u kiest voor 'tweewekelijkse facturering' wordt een verzamelfactuur opgesteld van alle opdrachten waarvan het totale goederenbedrag > 250,00 is. U moet ervoor zorgen dat er een hogere code aanwezig is zonder maximumbedrag, anders worden kleinere opdrachten nooit gefactureerd.

De wijze van verzamelen Unit4 Multivers M verzamelt de facturen op een aantal criteria. De volgende elementen in de opdracht moeten met elkaar overeenstemmen:  de soort (herkomst)opdracht (factuur, dienst)  de soort factuur  debiteurnummer  de verzamelcode  de valutacode  de betalingsconditie  de leveringsconditie (geldt alleen voor Belgische administraties)  het type btw (incl. of excl., verlegd of geen)  het orderkortingspercentage  het Btw-scenario  de vertegenwoordiger  de kostenplaats  het land van bestemming De orders worden per type order en per verzamelcode verzameld. Dus niet door elkaar. Als er geen verzamelcodes ingevoerd zijn in de administratie kunnen ze ook niet worden ingevuld bij het factureren. Bij factuuropdrachten/diensten geldt nog de optie dat per afleveradres verzameld kan worden ('Onderhoud |Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Orderverwerking'). Wanneer bij twee overigens identieke orders, verschillende vertegenwoordigers zijn ingevoerd, worden deze niet verzameld..



versie 1.0

Pagina 22 van 89


Creditnota's worden meegenomen in de verzamelfacturering. Maar het goederenbedrag van de creditnota('s) wordt niet in mindering gebracht op het totale goederenbedrag van de normale facturen. Dit voorkomt dat de geleverde goederen, waarvan het goederenbedrag de betreffende verzamelcode overschrijdt, niet verzameld kunnen worden omdat de creditnota van het goederenbedrag wordt afgetrokken en u daarmee onder het minimumbedrag van de verzamelcode komt. Als u in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Orderverwerking', de parameter 'Kredietbeperking op creditnota's' NIET selecteert en de bedrijfsparameter 'Btw berekenen bij kredietbeperking' (map 'Btw') is ook NIET geselecteerd, dan worden creditfacturen NIET meegenomen in de verzamelfactuur. Als er bij het opvragen van informatie over een factuur sprake is van verzamelen, wordt onmiddellijk het scherm ‘Info opdrachten’ gestart en wordt de eerste order getoond. Met de ‘bladerknop’ kunt u vervolgens bladeren tussen de orders die op de factuur verzameld zijn. Afdrukken verzamelfacturen Er is een standaardformulier beschikbaar voor verzamelfacturen. Hierop worden de kopgegevens en verzendgegevens op regelniveau afgedrukt, met uitzondering van de rubrieken ‘Factuur’ en ‘Factdatum’. Formulieren voor het afdrukken van facturen per opdracht en de verzamelfactuur zijn niet uitwisselbaar. U kunt een factuur per opdracht dus niet afdrukken op een (formulier voor een) verzamelfactuur. Als u gebruik gaat maken van verzamelfacturering zullen de al bestaande opdrachten afgedrukt worden op de formulierindeling van de verzamelfactuur. Reeds ingegeven en nog niet verwerkte opdrachten hebben geen verzamelcode. Ze worden dan ook niet verzameld. Als u de verzamelfacturering uitschakelt door de codes te verwijderen worden de facturen weer per ordernummer afgedrukt. Het gevolg is dan echter dat meerdere opdrachten kunnen worden afgedrukt op één met hetzelfde factuurnummer. Daarom wordt afgeraden om terug te keren naar de normale facturering.

3.2

Aanmaken Factuuropdrachten

De codes voor de artikelen en diensten maakt u in het programma 'Onderhoud artikel/diensten'. De overige gegevens die u in dat programma hebt kunnen vastleggen (Btw-code, tegenrekening en prijs per eenheid) worden hier eveneens opgehaald, maar u kunt deze gegevens nog aanpassen. De standaardgegevens voor de debiteur (kortingspercentage, afleveradressen, leverings- en betalingsconditie) haalt het programma uit het onderdeel 'Onderhoud debiteuren'. Ook deze gegevens kunt u per opdracht nog wijzigen. In het programma 'Opdrachten' maakt u de factuuropdrachten aan waarmee u artikelen of door u verleende diensten kunt gaan factureren. Standaard stelt het programma de laatst gebruikte ordersoort voor. In 'Extra | Gebruikersparameters' kunt u voor de ingelogde gebruiker opgeven welke ordersoort standaard voorgesteld moet worden. Alle opdrachten worden genummerd aan de hand van het laatste (factuur) opdrachtnummer dat u in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsgegevens' hebt ingesteld. Het laatst gebruikte nummer wordt steeds opgehoogd met het interval dat u in de bedrijfsgegevens vastgelegd hebt. U kunt het voorgestelde nummer eventueel aanpassen. Sla de opdracht op en klik op op de knoppenbalk en kies voor 'Afdrukken opdrachten' om de gegevens van een opdracht direct af te drukken. U kunt de programma's voor de facturering op twee manieren starten: vanuit het menu Algemeen: 'Taken | Facturering' of vanuit het 'Takenscherm', 'Facturering/Verkoop'. Kies hier voor 'Aanmaken opdrachten'. Nu opent het 'Outlook-venster' met het opdrachtenscherm.



versie 1.0

Pagina 23 van 89


Menubalk Selecteer in de menubalk het juiste boekjaar en het juiste type opdracht in de keuzemenu's:

Het pictogram 'Informatie kredietlimiet'

kan, na de selectie van een debiteur veranderen in het

volgende symbool: . Dit houdt in dat de debiteur de opgegeven kredietlimiet heeft overschreden. Unit4 Multivers M zal dan vragen of de order toch moet worden aangemaakt of dat hij geblokkeerd moet worden. Opdracht- en Debiteurgegevens U accepteert of wijzigt het voorgestelde opdrachtnummer en selecteert de gewenste debiteur. Het Factuuradres wordt overgenomen uit de stamgegevens van de debiteur. Hetzelfde geldt voor het afleveradres. Dit kunt u echter nog aanpassen. Als u meerdere factuur- of afleveradressen hebt voor de debiteur, kunt u met een lijst met resp. factuur- of afleveradressen opvragen. Door bij 'Afleveradres' op

te klikken kunt u direct een nieuw afleveradres invoeren.

Vertegenwoordiger U kunt bij het aanmaken van een factuur- of dienstenopdracht een vertegenwoordiger selecteren die afwijkt van de vertegenwoordiger die bij de debiteurengegevens voor de geselecteerde debiteur is ingevoerd. Hiermee kunt u in de Management-assistent de omzetten per vertegenwoordiger per debiteur uitsplitsen. Behandeld door Selecteer hier degene die verantwoordelijk is voor de opdracht. De personen met de interne rol 'Medewerker verkoop' worden voorgesteld. Boekingsspecificaties Vul de datum en desgewenst een referentie in, en kies (als u werkt met verzamelen) de juiste verzamelopdracht. Bij de keuze van de debiteur zijn de leverings- en betalingsconditie van de betreffende debiteur al voorgesteld. Op grond van de stamgegevens van de debiteur zijn ook al de btw, en het Btw-scenario Btwscenario's voorgesteld. Actieve velden kunt u desgewenst aanpassen. De datum die u hier ingeeft is niet de Factuurdatum. Deze wordt bepaald/opgegeven als u de opdracht verwerkt. U kunt deze velden na het selecteren van de debiteur, nog aanpassen zolang u geen artikelregel hebt geselecteerd. Na het toevoegen van een artikelregel kunt u geen wijzigingen meer aanbrengen op deze velden. Kostenplaats Kostenplaats/ Dossier U hebt in 'Onderhoud |Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Orderverwerking', 'Kostenplaatsen/dossiers' kunnen kiezen of u Kostenplaatsen en/of Dossiers op opdrachtniveau of op regelniveau wilt kunnen opgeven. Indien u voor de optie 'Op opdrachtniveau' hebt gekozen, is het veld 'Kostenplaats' en 'Dossier' actief. Geef hier de Kostenplaats en/of het Dossier op dat voor deze factuuropdracht geldt. Alleen de regels waarin grootboekrekeningen worden opgegeven die verbijzonderd moeten worden op de betreffende Kostenplaats of het Dossier geboekt. Als u gekozen hebt voor invoer per opdrachtregel, zijn deze velden disabled. Opdrachtregels Kolommen in een Factuuropdracht

Bij de artikelcode typt, of selecteert u (met ) de gewenste artikelcode. De artikelgegevens, omschrijving, eenheid en de prijs per eenheid, worden nu automatisch ingevoerd op de regel. Het Btwpercentagewordt automatisch ingevoerd. Het kortingspercentage uit de stamgegevens van de debiteur wordt in de kolom 'Korting' geplaatst. Alle gegevens kunt u op de regel handmatig aanpassen. Unit4 Multivers Medium 10.8.1


versie 1.0

Pagina 24 van 89


Vul in de kolom 'Aantal' het aantal verkochte eenheden in. Nu berekent Unit4 Multivers M het bedrag (inclusief of exclusief, afhankelijk van de instelling bij 'Btw') aan de hand van eventuele prijsafspraken en het kortingspercentage . Vul ook de datum in. Hier wordt niet, zoals in de meeste andere boekingsschermen een datum voorgesteld, maar voert u handmatig de datum in die als datum voor de geleverde diensten of artikelen op de factuur afgedrukt moet worden. Als u kostenplaatsen/dossiers op regelniveau boekt (zie boven), is de kolom 'Kostenplaats' en/of 'Dossier' verplicht voor grootboekrekeningen waarop verbijzonderd moet worden. Met de knop

roept u een detailscherm op met de opdrachttotalen.

De gebruikte grootboekrekeningen legt u vast per artikel of in de . Als u aangifte doet voor de ICP is het van belang om daar ook op het tabblad 'Btw' ('Onderhoud | Rekeningschema') op te geven of de soort levering een 'Dienst' of een 'Levering' (Goederen) is. Op deze wijze kunt u via de gebruikte grootboekrekeningen ook de ICP-aangifte correct afhandelen.

3.3 1.

2.

3.

4.

5.

Invoeren Factuuropdracht of Dienstenfactuur

U kunt de programma's voor de facturering op twee manieren starten: vanuit het menu 'Taken | Facturering' of vanuit het 'Takenscherm', tabblad 'Facturering/Verkoop'. Kies hier voor 'Aanmaken opdrachten'. Selecteer in het vak 'Ordertype' welk soort opdracht u wilt aanmaken. U kunt kiezen uit: factuuropdracht of dienstenfactuuropdracht. U kunt in 'Extra | Gebruikersparameters' vastleggen welke ordersoort standaard voorgesteld wordt. Het nummer van de opdracht wordt automatisch voorgesteld. U kunt het nummer nog wijzigen. Met 'Blokkeren' blokkeert u de opdracht voor verdere verwerking. U kunt dit bijvoorbeeld doen als de debiteur zijn kredietlimiet heeft overschreden. Geblokkeerde orders kunt u vrijgeven door het veld te deselecteren of in de Persoonlijke assistent Controleer de datum. Vul eventueel de kostenplaats in waarvoor de opdracht aangemaakt wordt. Wanneer deze velden gedisabled zijn, moet u voor de betreffende grootboekrekeningen op opdrachtregel-niveau een kostenplaats en/of dossier opgeven Vul het nummer van de debiteur in waarvoor u de opdracht / order gaat aanmaken, of selecteer de debiteur met .



versie 1.0

Pagina 25 van 89


6.

7. 8.

9. 10. 11. 12. 13.

14. 15.

16. 17.

18.

Selecteer het gewenste factuur- en afleveradres. Standaard wordt als factuuradres het adres genomen dat bij de NAW-gegevens van de debiteur staat ingevuld. Wanneer u meerdere factuuradressen of afleveradressen hebt ingevoerd, kunt u met een lijst opvragen met resp. de factuur- of afleveradressen. Door bij 'Afleveradres' op te klikken kunt u direct een nieuw afleveradres invoeren. Selecteer eventueel de juiste contactpersoon, als de voorgestelde contactpersoon niet de juiste is De betalingsconditie, leveringsconditie en verzamelcode zijn standaard voor de gekozen debiteur, maar kunnen voor de huidige opdracht aangepast worden (de leveringsconditie kunt u voor een dienst niet aanpassen) Vul de referentie voor de opdracht in. Selecteer de juiste vertegenwoordiger, als deze niet de standaard-vertegenwoordiger voor de geselecteerde debiteur is Selecteer degene onder wiens verantwoordelijkheid de opdracht / order valt (Medewerker verkoop) Klik op om een opdrachtregel aan te maken Vul de code in van het artikel of de dienst die u aan de debiteur wilt factureren of selecteer een code met . Tip! Door op het veld 'Artikelcode' op de rechtermuisknop te klikken en te kiezen voor 'Zoeken in opdrachten' kunt u snel een opdracht(regel) zoeken aan de hand van zelf op te geven criteria. U kunt dan bijvoorbeeld snel zoeken welke order een klant een vorige keer geplaatst heeft aan de hand van (een deel van) de omschrijving. Voor een tekstregel zonder gekoppelde prijs, kunt u alleen het bedrag en het rekeningnummer en het Btw-percentage invullen. De opdrachtregel wordt gevuld met de aanwezige standaard waarden voor het gekozen artikel/dienst of tekstregel. In de kolom 'Nettoprijs' wordt de prijs exclusief weergegeven (niet bij een dienst). De Nettoprijs is de Brutoprijs minus de korting Vul het aantal te factureren eenheden in (de eenheid wordt getoond in de gelijknamige kolom). Wijzig eventueel de eenheid, de prijs, de korting (voor de regel), het Btw-percentage en/of de opbrengstrekening. De gewijzigde gegevens zullen alleen voor de huidige factuuropdracht gelden en zullen niet in de basisgegevens van het artikel of de dienst opgenomen worden Kies voor als u een nieuwe regel wilt aanmaken In het vak 'Orderkorting', onder in het scherm, kunt u een percentage korting opgeven dat op de gehele opdracht van toepassing is. Deze korting komt dus bovenop de eventuele korting die u per regel hebt kunnen opgeven Onder in het scherm wordt ook het totaalbedrag van de te leveren artikelen uit de order getoond. Het orderbedrag wordt standaard, automatisch berekend. Wanneer u echter in 'Extra | Opties' hebt gekozen voor 'Handmatige' berekening van het orderbedrag, moet u het orderbedrag laten berekenen door op gekozen.

19.

te klikken. Deze knop is niet beschikbaar als u voor 'Automatisch berekenen' hebt

U ziet het orderbedrag inclusief btw. Klik op om de opdrachttotalen op te vragen. In dit overzichtsscherm is ook het berekende bedrag aan kredietbeperking (op basis van het percentage kredietbeperking dat aan de debiteur gekoppeld is) en de orderkorting zichtbaar. Bewaar de gegevens. Wanneer u bij een opdracht in alle orderregels geen te leveren aantal hebt ingevuld en de order dus in feite 'leeg' is, krijgt u bij het opslaan de vraag of de opdracht verwijderd mag worden. Als niet alle regels 'leeg' zijn, wordt de opdracht zonder waarschuwing opgeslagen en worden alleen de lege regels verwijderd uit de factuuropdracht.

Na het aanmaken van de factuuropdracht kunt u de opdracht achteraf eventueel nog wijzigen. Als de factuuropdrachten juist bevonden zijn, verwerkt u de facturen in het programma 'Verwerken factuuropdrachten' en kunt de verwerkte factuuropdrachten vervolgens gaan afdrukken om deze naar de debiteuren te sturen.



versie 1.0

Pagina 26 van 89


U kunt scenario's aanmaken en gebruiken bij het aanmaken van opdrachten. Wanneer u daarin een prijs gebruikt die afwijkt van wat bij de artikelgegevens is opgegeven, wordt deze afwijkende prijs in het scenario opgeslagen en gebruikt. Als u werkt met orderkosten en het totaalbedrag van de factuur is lager dan een opgegeven minimum én voor de betreffende debiteur moeten orderkosten in rekening gebracht worden, verschijnt het volgende scherm:

Hier hebt u nog verschillende mogelijkheden:  U kunt het bedrag handmatig aanpassen;  U kunt besluiten om geen orderkosten te berekenen voor deze factuur;  Of u kunt de orderkosten ook daadwerkelijk berekenen.

3.4

Wijzigen van bestaande (factuur)opdrachten

Voordat u de factuuropdrachten gaat verwerken, kunt u reeds ingevoerde opdrachten opvragen om deze te wijzigen. U kunt alle gegevens in de opdrachtregel aanpassen of gehele opdrachtregels toevoegen of verwijderen. Andere gegevens, zoals de btw en de Btw-scenario's kunnen niet meer aangepast worden. Als het nodig is, moet u de gehele opdracht verwijderen en opnieuw met de juiste gegevens aanmaken. De factuuropdracht hebt u hiervoor al ingevoerd. 1 Start het programma 'Aanmaken opdrachten' (menu 'Taken | Facturering'). U hebt nu drie mogelijkheden:  Vul het nummer van de debiteur in waarvan u de opdracht wilt wijzi gen of selecteer de debiteur en klik op

of druk op +,



Klik op de zoekknop voor het vak 'Opdrachtnummer' om alle aanwezige opdrachten in een zoekvenster op te vragen,



Klik direct op om de opdrachten van alle debiteuren op het nummer van de opdracht te kunnen zoeken. De eerstgevonden opdracht verschijnt op het scherm. Met de 'bladertoetsen' boven in het scherm kunt u de volgende of de vorige opdracht, of de eerste/laatste opdracht selecteren

2

Nadat u de gezochte opdracht gevonden hebt, kunt u ieder aanwezig gegeven van de opdracht wijzigen door op het veld te klikken en de wijziging aan te brengen.

Nadat de wijziging aangebracht is en de opdracht in orde bevonden is, kunt u de opdracht verwerken in het programma 'Verwerken opdrachten'. Dan wordt ook de openstaande post van de debiteur geboekt.

3.5

Controle van de kredietlimiet

Op het tabblad 'Basis III' van het programma 'Onderhoud | Debiteuren' hebt u de kredietlimiet van de debiteur vastgelegd. Dit is het bedrag dat de debiteur bij u 'in het krijt' mag staan. Unit4 Multivers M controleert of deze limiet niet overschreden wordt op de volgende drie momenten: Unit4 Multivers Medium 10.8.1


versie 1.0

Pagina 27 van 89


1. Bij het invoeren van een factuuropdracht 2. Bij het opslaan van een nieuwe of gewijzigde factuuropdracht 3. Als u daartoe zelf opdracht geeft. De controle De beschikbare kredietruimte wordt als volgt bepaald. Kredietruimte = Kredietlimiet – Openstaand factuursaldo – Waarde van de uit te voeren verkooporders. Bij het invoeren van facturen wordt de kredietbeperking automatisch berekend, totdat de beperking handmatig wordt ingegeven. Wanneer u een factuur wijzigt door regels toe te voegen of te verwijderen of doordat u bedragen verandert, wordt de kredietbeperking ook automatisch berekend, al was deze handmatig ingegeven. Overschrijden van de kredietlimiet Als het totaal van het openstaande factuursaldo en de uit te voeren verkoop orders groter is dan de door u vastgelegde kredietlimiet van de debiteur, dan is er geen kredietruimte meer voor de debiteur. Zodra Unit4 Multivers M dit constateert, verandert het pictogram 'Informatie kredietgegevens' op de knoppenbalk van kleur: Klik op deze knop om het venster ‘Informatie kredietgegevens’ op te vragen. Bij het opslaan van een order wordt de controle nog een keer uitgevoerd. Het ‘Aantal leveren’ van de huidige order wordt dan meegerekend in het totaal aan openstaande orders. U kunt bij het opslaan de volgende mogelijkheden kiezen:   

Order accepteren. De waarschuwing wordt genegeerd en de order wordt gewoon opgeslagen. Order blokkeren. De order wordt opgeslagen, maar de opdracht wordt geblokkeerd voor verdere bewerking. Er wordt een vinkje gezet in het veld 'Niet leveren' (zie hierna). Order annuleren. U keert dan terug naar de order, die u vervolgens kunt aanpassen door een opdrachtregel te verwijderen, door het aantal aan te passen of door de opdracht in zijn geheel te laten vervallen.

Bij het invoeren van een factuuropdracht kunt u de beschikbare kredietruimte van de debiteur opvragen. Zodra u een debiteur geselecteerd hebt, kunt u op + drukken, of op klikken (Informatie kredietgegevens) om de kredietgegevens van de geselecteerde debiteur op te vragen. Het venster ‘Informatie kredietgegevens’ toont de volgende gegevens:  Kredietlimiet. Zoals vastgelegd in 'Onderhoud | Debiteuren'  Saldo facturen. Totaal van de openstaande facturen  Overige orders (excl. huidige verkooporder) op basis van te leveren/geleverde aantallen.  Kredietruimte = Kredietlimiet – overige rubrieken.  Totalen van het openstaande saldo, de huidige order en van de overige orders. Blokkeren van de order Als u bij het opslaan van de opdracht gekozen hebt voor de keuze 'Blokkeren', dan wordt de factuuropdracht geblokkeerd voor verdere verwerking. U kunt een order 'deblokkeren' / vrijgeven voor levering als de kredietruimte van de debiteur weer toereikend is (zie ook de stoplijst in de Persoonlijke assistent ). Klik in de stoplijst in het vakje 'Vrijgeven' om de order vrij te geven en klik op . U kunt de order in het scherm 'Aanmaken opdrachten' eventueel ook vrijgeven voor levering als de kredietruimte van de debiteur nog steeds ontoereikend is. 1.

U maakt het vakje 'Blokkeren' leeg. Als de kredietlimiet nog steeds overschreden is, ziet u dit aan de knop

2.

Sla de opdracht op en kies vervolgens voor


.


versie 1.0

Pagina 28 van 89


3.6

Verwerken van de (factuur)opdrachten

Hiervoor hebt u de opdracht aangemaakt en hebt u eventueel wijzigingen in de factuuropdracht kunnen aanbrengen. 1 Start het programma 'Verwerken opdrachten' (menu 'Taken | Facturering') 2

Vul in de Wizard de gegevens voor de boeking in. U kunt hier alleen een verkoopboek selecteren dat in 'Onderhoud dagboeken' voor 'Normaal' gebruik geschikt is gemaakt. Het Transactienummer voor het gekozen verkoopboek wordt ingevuld, evenals de Factuurdatum, maar u kunt deze eventueel wijzigen. Als creditnota's geboekt worden, moet u een dagboek selecteren dat in 'Onderhoud | Dagboeken' het kenmerk (Type) 'Creditnota's' of 'Beide' heeft meegekregen. U kunt in een dagboek van het type 'Factuur' geen negatieve bedragen boeken Als u met abonnementen werkt en u wilt factuuropdrachten van abonnementen verwerken, moet u het veld 'Abonnementopdrachten' selecteren. Dan worden abonnementen verwerkt Als u met de module urenregistratie werkt en u wilt de factuuropdrachten met de urenmutaties verwerken, kunt u het veld 'Uuropdrachten' selecteren. Dan worden alleen de urenmutaties verwerkt Als u met projecten werkt en u wilt factuuropdrachten van projecten verwerken, moet u het veld 'Projectopdrachten' selecteren. Dan worden projectfacturen verwerkt. Klik op

3a

.

In het volgende scherm kunt u aangeven of u een reeks van opdrachten wilt verwerken. Selecteer in dit geval het veld 'Opgegeven reeks' en klik op . Zie stap 3b wanneer u de opdrachten handmatig wilt selecteren. Geef op welke 'verzamelcodes' u wilt verwerken en selecteer in de rubrieken 'Vanaf opdracht' en 'T/m opdracht' welke opdrachten u wilt verwerken. Vul de nummers van de eerste en de laatste opdracht in die u wilt verwerken; alle tussenliggende opdrachten worden dan verwerkt. Wanneer u de 'Vanaf opdracht' hebt geselecteerd, wordt deze opdracht automatisch in het veld 'T/m opdracht' overgenomen. U kunt deze selectie wijzigen. Hiermee wordt voorkomen dat wanneer u in het laatste veld niets opgeeft, alle opdrachten vanaf de eerste selectie automatisch verwerkt worden. U kunt ook een reeks van één of meer debiteuren selecteren waarvoor u de opdrachten wilt verwerken

3b

Wanneer u opdrachten handmatig wilt selecteren voor verwerking, selecteer het veld 'Selectief' en klik op In het volgende scherm verschijnen alle opdrachten die nog niet verwerkt zijn. Selecteer in de kolom 'Factureren' de gewenste opdrachten en klik op

4

Klik op om de geselecteerde opdrachten te verwerken. In een venstertje wordt het verloop van de verwerking aangegeven.

3.7

Afdrukken van facturen

U kunt hier alleen een factuur afdrukken die voortkomt uit een verwerkte Factuur-/Dienstenopdracht. Bij gebruik van de module Verkoop zijn er voor de verschillende opdrachten (factuuropdracht, dienst of verkooporder), verschillende formulieren aanwezig. 1. 2.

3.

Start 'Taken | Facturering Verkoop | Afdrukken facturen'.Het venster '(Verzamel)facturen' verschijnt. Stel de volgende opties in. Geef aan of de Afdrukteller wel of niet opgehoogd moet worden. Deze teller houdt bij hoe vaak een factuur al afgedrukt is. Als dit vakje afgevinkt is, wordt na het afdrukken het aantal met '1' opgehoogd. Als u dit vakje leeg maakt, kunt u de facturen afdrukken zonder dat de teller opgehoogd wordt; u kunt dit vakje bijvoorbeeld leegmaken als u wilt voorkomen dat de factuur als 'afgedrukt' beschouwd wordt; u kunt daarna dan kiezen dat u alleen niet-afgedrukte facturen wilt laten afdrukken (zie hierna) Geef aan of de geselecteerde facturen die al een keer afgedrukt zijn, wel of niet nog een keer afgedrukt moeten worden. Het programma kijkt hiervoor naar de afdrukteller (zie hiervoor); als de teller groter is dan '0' is de factuur al een keer afgedrukt. Op de factuur wordt nu de tekst "Kopiefactuur"



versie 1.0

Pagina 29 van 89


4.

5.

6.

afgedrukt. Laat dit vakje leeg als u alleen niet-afgedrukte facturen wilt afdrukken. In beide gevallen geldt dat de factuur wel in de aangegeven selectie van af te drukken facturen opgenomen moet zijn. Selecteer de facturen die u wilt afdrukken. U kunt hier een reeks 'Van..' 'Tot en met..' opgeven. Klik op de selectieknop of druk op om het selectievenster voor de facturen op te roepen. U kunt ook de facturen van een bepaalde debiteur of van bepaalde debiteuren afdrukken door de debiteur(en) te selecteren Vul het nummer in van de eerste en de laatste factuur die u wilt afdrukken; alle tussenliggende facturen zullen afgedrukt worden. Als u in het eerste veld 'Van' een factuur of debiteur selecteert of intypt, verschijnt dit nummer of de debiteur ook in het veld 'T/M'. U kunt dan gemakkelijk één specifieke factuur of debiteur afdrukken. U kunt ook kiezen voor 'Selectief'. Dan kunt u in het volgende scherm de specifieke facturen die u wilt afdrukken selecteren. Pas eventueel de instellingen van de printer en het aantal af te drukken exemplaren per factuur aan. Geef eventueel de bestemming aan van de printopdracht en bevestig de instellingen door op

te klikken De factuur/facturen worden afgedrukt, terwijl de voortgang in een venstertje getoond wordt. Na het afdrukken van de facturen verstuurt u de facturen aan uw debiteuren. Betalingen van debiteuren kunt u aan de hand van het afschrift van de bank inboeken in 'Invoeren financiële mutaties'. Als u de boeking dan in de subadministratie 'Debiteuren' invoert, kunt u een selectie maken uit de openstaande posten van de debiteuren, die dan direct afgeboekt kunnen worden. Als u gebruik maakt van het telebankieren, kunt u de debiteurenbetalingen direct inlezen via het telebankbestand. Unit4 Multivers M kan de ontvangen betalingen dan automatisch 'matchen' met de openstaande posten van de debiteuren. E-facturatie (UBL) Als u de mailfaciliteit gebruikt, kunt u de factuur direct als een bijlage in een e-mail naar uw debiteur versturen. Daar wordt dan automatisch een elektronische factuur bij meegestuurd als extra bijlage. Deze elektronische factuur is opgemaakt volgens de UBL 2.0 standaard en kan door uw debiteur als e-factuur worden gebruikt.

3.8

Opdrachten en verkooporders dupliceren

Het is mogelijk om eerder aangemaakte dienst- of factuuropdrachten en verkooporders te dupliceren. Deze opdracht/order wordt dan omgezet in een nieuwe, waarbij de debiteurgegevens, de orderregels en de aantallen worden overgenomen. Maar de gedupliceerde opdracht krijgt dan een nieuw nummer en de huidige datum. Opdrachten en verkooporders die u wilt dupliceren kunt u opvragen in ‘Info | Debiteuren’, vanuit het tabblad ‘Opdrachten’. Door op de gewenste opdracht te dubbelklikken opent het scherm ‘Info opdrachten’:



versie 1.0

Pagina 30 van 89


Klik op . Deze knop is alleen actief bij die opdrachten waarbij dupliceren mogelijk is. Nu verschijnt de vraag of u de prijzen en kortingen opnieuw wilt laten berekenen:

Klik, naar keuze, op [Ja] of [Nee]. In beide gevallen wordt het scherm ‘Aanmaken opdrachten’ gevuld met de gegevens. Het factuurnummer en de datum zijn aangepast en afhankelijk van uw keuze ook de prijzen en kortingen. U kunt de opdracht uiteraard aanpassen. Bijvoorbeeld een andere debiteur.



versie 1.0

Pagina 31 van 89


U kunt uiteraard de opdracht of verkooporder die u wilt dupliceren ook direct in het informatieprogramma ‘Info | Opdrachten’ opvragen. Ook in de knoppenbalk van het scherm ‘Aanmaken opdrachten’ is een knop voor het dupliceren beschikbaar

. Ook van hieruit kunt u een bestaande opdracht dupliceren naar een nieuwe opdracht.

Let op Het scherm ‘Info opdrachten’ is gewijzigd. De factuurinformatie als ‘orderkorting, en de btw-gegevens zijn nu zicht baar met de knop

3.9

, zoals ook bij het scherm ‘Aanmaken opdrachten’.

Het crediteren van (facturen van) opdrachten

U kunt gefactureerde factuur- of dienstopdrachten en verkooporders nu eenvoudig crediteren. Facturen uit opdrachten die u geheel of gedeeltelijk wilt crediteren kunt u opvragen in ‘Info | Debiteuren’, vanuit het tabblad ‘Opdrachten’. Maar u kunt uiteraard de opdracht ook direct in het informatieprogramma ‘Info | Facturering/verkoop | Opdrachten’ opvragen. In het scherm 'Aanmaken opdrachten' is ook een knop voor het crediteren aanwezig . Deze is actief als u geen opdracht hebt open staan. Als u daarop klikt, opent de lijst met gefactureerde opdrachten die u kunt crediteren.

Klik op . Het scherm ‘Aanmaken opdrachten’ opent en is gevuld met de gegevens uit de oorspronkelijke opdracht.



versie 1.0

Pagina 32 van 89


In de opdracht zijn nu de aantallen en de bedragen nu negatief.

U kunt nu eenvoudig de creditopdracht aanpassen en verwerken.



versie 1.0

Pagina 33 van 89


Overige mutaties

4

Overige mutaties zijn de mutaties die u doet in het Kasboek en het Memoriaalboek, en de bijzondere mutaties in de Kas- en bankboeken.

4.1

Boeken in het Kas- of bankboek of het Memoriaal

De beginstand, het beginsaldo van het dagboek, moet al ingevoerd zijn. Zie ook Intellen dagboeksaldi. Mutaties worden herleid vanaf het beginsaldo. Het actuele beginsaldo wordt getoond in het vakje 'Saldo vorig'. Dit saldo moet overeenkomen met het 'vorige saldo' op het bankafschrift dat u ontvangen hebt. U kunt ter controle van de boekingsbedragen gebruik maken van de 'stapeltelling' (Stapeltelling). Na de selectie van het juiste dagboek kunt u de mutatie gaan invoeren. Aan de hand van deze procedure gaat u ontvangsten of uitgaven in het groot boek boeken die niet in het inkoop boek of verkoopboek geboekt worden, bijvoorbeeld gemaakte kosten voor kantoorbenodigdheden die contant ingekocht worden. U gebruikt hiervoor dagboeken van het type 'Kasboek' of 'Bankboek'. Het maximale aantal afschriften/transacties dat in een dagboek geboekt kan worden is 9999 (vier cijfers). Heel soms komt het voor dat dit aantal ontoereikend is. Unit4 Multivers M geeft een waarschuwing wanneer het afschriftnummer 9990 is bereikt, en geeft aan dat het dagboek bijna vol is. U kunt dan een ander dagboek aanmaken waarin de nummering opnieuw begint. Wanneer u in een boekingsregel in de kolom 'Rekening', een grootboekrekeningnummer invult en u klikt met de rechter muisknop, kunt u met de optie 'Info grootboek' of 'Info grootboekmutaties' extra informatie over de gekozen rekening of de mutaties opvragen. Sorteren U kunt de journaalposten automatisch laten sorteren. Dit geeft u op bij de dagboeken. U sorteert dan op boekingsdatum, ontvangsten / betalingen en volgorde van boeken. Dit is onder meer van belang voor de elektronische belastingcontrole. Slaat u mutaties op in een dagboek waarvan de optie ‘Automatisch sorteren’ geselecteerd is, dan krijgt u de vraag of u negatieve debet-bedragen als ontvangsten wilt boeken en negatieve creditbedragen als betalingen. U kunt kiezen uit drie mogelijkheden: 

De mutaties worden gesorteerd en negatieve debetboekingen worden als ontvangsten en negatieve creditboekingen als betalingen beschouwd.



De mutaties worden gesorteerd en negatieve debetboekingen worden als betalingen en negatieve creditboekingen als ontvangsten beschouwd.



Nu wordt niet gesorteerd, maar de boeking wordt wel opgeslagen.

U kunt eerdere transacties opvragen in het veld 'Afschrift' (met of het vergrootglas

).

Het inboeken van de beginsaldi van debiteuren en/of crediteuren, en het inboeken van debiteurenfacturen en crediteurenfacturen in het grootboek worden bij de betreffende onderdelen beschreven. Zie voor meer informatie over het wijzigen van facturen: 'Debiteuren- en Crediteurenfacturen wijzigen'. U kunt in dagboeken van het soort ‘Kas’ of ‘Bank’ ook boekingen invoeren in de subadministraties 'Debiteuren' en 'Crediteuren' en mutaties in het Telebank-bestand afstemmen bijvoorbeeld om een betaling die u per bank of via het telebankieren van een debiteur ontvangen hebt, af te stemmen met de bijbehorende openstaande post. Boekingen in de subadministraties 'Debiteuren' en 'Crediteuren' en het afstemmen van telebankmutaties worden in betreffende onderdelen besproken. Zie verder:  Crediteurenbetalingen boeken in het Kas- of bankboek 

Boeken van crediteurenbetalingen via 'Betaalopdrachten'



versie 1.0

Pagina 34 van 89




Importeren en matchen van telebankbestanden



Inboeken bankafschriften



Debiteurenbetalingen boeken in het Kas- of bankboek



Overige mutaties in het Kas- of Bankboek



Invoeren memoriaalboekingen



Inboeken overige mutaties



Inboeken kas-uitgaven en -ontvangsten.

4.2

Inboeken kas-uitgaven en -ontvangsten

Uitgaven die direct vanuit de kas betaald worden of ontvangsten die direct in de kas terecht komen (contante verkopen), worden geboekt in het 'Kasboek'. Het beginsaldo van het kasboek moet al ingevoerd zijn op de beginbalans. 1. 2. 3. 4.

Start het programma 'Invoeren financiële mutaties' Selecteer een dagboek van het type 'Kasboek' Vul de boekingsgegevens in Vul de mutatieregel in voor het contant betaalde of ontvangen bedrag en geef de tegenrekening op of selecteer het tabblad 'Debiteuren' of 'Crediteuren' om de boeking in de betreffende subadministratie te boeken 5. Geef eventueel het Btw-percentage op, waarna de Btw-boeking automatisch aangemaakt wordt Als de optie 'Saldocontrole' actief is, kunt u het eindsaldo van de kas in het veld 'Nieuw' invoeren waarna u de boekingsregels invoert. De velden 'Nieuw' en 'Nog te boeken bedrag' blijven rood gekleurd tot het eindsaldo overeenkomt met de geboekte bedragen. U kunt desgewenst een 'documentnummer' aan de mutatie toekennen.

4.3

Inboeken mutaties in het Memoriaal / Inboeken van betalingen

In het algemene boekingsprogramma kunt u twee typen boekingen invoeren: 1. 2.

Memoriaalboekingen, algemene boekingen die u in een Memoriaaldagboek vastlegt, of Betalingen van debiteuren of betalingen die u aan crediteuren gedaan hebt, die in een dagboek van het type Kas- of bankboek geboekt worden.

Zie verder de aparte beschrijvingen van 'Inboeken debiteurenbetaling', 'Inboeken crediteurenbetaling', en van het handmatig afstemmen van telebankmutaties. Na de selectie van het memoriaaldagboek kunt u de algemene mutaties gaan invoeren. Het Memoriaal wordt gebruikt voor incidentele boekingen die bijvoorbeeld niet geboekt moeten worden op een dagboek waaraan een vaste tegenrekening gekoppeld is, of voor het wegboeken van openstaande posten, bijvoorbeeld in geval van een faillissement. U kunt in het Memoriaal verschillende soorten boekingen invoeren; u kunt vanuit het Memoriaal bijvoorbeeld ook betalingen inboeken in de subadministraties 'Debiteuren' en 'Crediteuren' en mutaties in het Telebank-bestand afstemmen. U kunt in het Memoriaal ook dagboeken in vreemde valuta aanmaken. Ook voor het Memoriaal hebt u een tegenrekening kunnen vastleggen waarop het tweede deel van de journaalpost automatisch geboekt kan worden.



versie 1.0

Pagina 35 van 89


Unit4 Multivers M kent het gemak van het intelligent boeken voor het automatisch voorstellen van een rekening op basis van trefwoorden in de omschrijving. 1.

Controleer het voorgestelde periodenummer, Transactienummer, omschrijving voor de sluitboeking en de Boekingsdatum, en pas deze eventueel aan 2. Selecteer het tabblad dat overeenkomt met het type boeking dat u wilt invoeren. Hier wordt alleen het invoeren van algemene boekingen op het tabblad 'Mutaties' beschreven. Het boeken van betalingen op de tabbladen 'Crediteuren' en 'Debiteuren' wordt elders beschreven. Op het tabblad 'Betaalopdrachten' kunt u alle betalingen in een bepaalde batch direct laten registreren als crediteurenbetalingen 3. Klik op 'Toevoegen' en vul de datum en de omschrijving van de boeking in 4. Plaats de cursor in de juiste rubriek en vul het debet- of creditbedrag in. Met of <Enter> kunt u naar de volgende rubriek gaan. In welke rubriek u het bedrag invult, is afhankelijk van de grootboekrekening die u hierna selecteert: gemaakte kosten boekt u debet op een kostenrekening; een betaling van een debiteur boekt u credit op de rekening 'Debiteuren' 5. Vul het nummer van de rekening in of selecteer de rekening met . De rekening kan automatisch door Unit4 Multivers M voorgesteld worden. Na het invullen van het rekeningnummer in de kolom 'Rekening', kunt u met de rechter muisknop de grootboekinformatie voor de geselecteerde rekening opvragen met de optie 'Info grootboek' of 'Info grootboekmutaties' 6. Als een van de opties 'Kostenplaats' / 'Dossier' 'aan' staat voor de grootboekrekening, moet u de kostenplaats, het dossier en/of het aantal invullen. Dit laatste gegeven wordt alleen verwerkt als de keuze 'Verbijzonderen naar aantal' 'Onderhoud |Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', Map 'Verbijzonderen', 'aan' staat 7. Als u de Btw-aangifte wilt specificeren, klikt u op het vakje 'Btw'. In het venster 'Btw-specificatie' kunt u het Btw-percentage selecteren. Het bedrag aan btw en het bedrag exclusief btw worden dan direct door het programma berekend. U kunt de voorgestelde bedragen indien nodig nog aanpassen door te klikken op het veld en het Btw-bedrag of het bedrag exclusief btw te wijzigen. Het corresponderende bedrag wordt dan eveneens aangepast. Vul de Btw-bedragen altijd positief in. U kunt, afhankelijk van de soort mutatie (Aankoop of Verkoop) desgewenst een ander Btw-scenario Btw-scenario's kiezen. Na het afsluiten van de mutatieregel staat voor de regel de code 'G' om aan te geven dat de mutatie in het grootboek heeft plaatsgevonden. U kunt vervolgens nieuwe mutatieregels gaan inboeken. Saldo totaal In het venster 'Totaal' worden het totaal geboekte debetbedrag en creditbedrag getoond. Dit zijn de totalen van alle mutaties in de huidige sessie. De rubriek 'Saldo' geeft aan of de mutatie in evenwicht is; als deze rubriek een saldo bevat dat ongelijk is aan '0.00', dan is de mutatie niet in evenwicht. U kunt dan:  een of meerdere nieuwe mutaties invoeren om de boeking in evenwicht te brengen, of  de mutatie opslaan. Het saldo wordt dan automatisch geboekt op de tegen rekening die aan het Memoriaal gekoppeld is, bijvoorbeeld de financiële tussenrekening (dit kan alleen als de optie 'Controle B/G-dagboeken' 'uitgezet' is).  Zie ook de werking van de kladmutaties.

4.4 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Inboeken vooruitbetalingen

Maak in het programma 'Onderhoud | Algemene gegevens | Basisgegevens' een reeks aan om de vooruitbetalingen te nummeren Koppel deze reeks in 'Onderhoud dagboeken' aan het dagboek van het soort 'Kas', 'Bank' of 'Memoriaal' waarin u de vooruitbetaling wilt boeken. Open 'Invoeren financiële mutaties' en selecteer het dagboek voor de vooruitbetaling Vul de boekingsgegevens in en voeg een nieuwe regel toe Ga naar het tabblad 'Debiteuren' om een bedrag te boeken dat door een debiteur vooruitbetaald is, of ga naar het tabblad 'Crediteuren' om een bedrag te boeken dat u aan een crediteur vooruitbetaald hebt Selecteer de debiteur / crediteur Vul het vooruitbetaalde bedrag in (eventueel in valuta als u de valutacode ingevuld hebt). Voor crediteuren vult u dit bedrag in de kolom 'Betaald' in; voor debiteuren vult u dit in de kolom 'Ontvangen' in



versie 1.0

Pagina 36 van 89


8.

Klik op opgenomen

om de vooruitbetaling te boeken. De vooruitbetaling wordt dan in het hoofdscherm

Factuur inboeken Nadat de factuur daadwerkelijk ontvangen of verstuurd is, gaat u deze inboeken tegen het gehele te ontvangen of te betalen bedrag. 9.

Boek de factuur voor de debiteur of de factuur van de crediteur in tegen het volledige bedrag. Boek de factuur op de normale wijze in het verkoop-/inkoopboek in het programma 'Invoeren financiële mutaties' in.

Koppelen aan factuur Bij het inboeken van de ontvangst van de debiteuren- of crediteurenbetaling kunt u het vooruitbetaalde of -ontvangen bedrag aan de factuur koppelen. 10.

11.

Open 'Invoeren financiële mutaties', en selecteer het bankboek van de bank waarvoor de betaling ontvangen is of een memoriaaldagboek en boek de betaling van de factuur in de betreffende subadministratie 'Debiteuren' of 'Crediteuren' in Selecteer de debiteur / crediteur en vraag de (openstaande) facturen op. Zowel de vooruitbetaling als de ingeboekte factuur worden getoond. U moet hier altijd 'Afstemmen met meerdere facturen uitgevoerd.

gebruiken. Anders wordt de boeking niet

12.

Selecteer zowel de factuur als de vooruitbetaling op de factuur. Het totaal te ontvangen of betalen bedrag bestaat dan uit het factuurbedrag minus het bedrag van de vooruitbetaling. U kunt het bedrag invullen dat u werkelijk ontvangen hebt en aangeven dat het restant als vooruitbetaling geboekt moet worden

13.

Klik op

4.5

om de betaling te boeken.

Invoeren memoriaalboekingen

Hiervoor hebt u het dagboek van het type 'Memoriaal' moeten aanmaken in het programma 'Onderhoud dagboeken'. Aan dit dagboek hebt u een tegenrekening moeten koppelen, bijvoorbeeld de 'Tussenrekening financieel'. Deze rekening kan als tegenrekening gebruikt worden. Dagboeken van het type 'Memoriaal' kunnen gebruikt worden voor de beginbalans of aanvullende boekingen die niet in de andere dagboeken geboekt worden. Bij 'Mutaties' kunt u in de kolom 'Document' desgewenst een intern factuurnummer invoeren. De kolom 'Datum' is de factuurdatum. U kunt ter controle van de boekingsbedragen gebruik maken van de 'stapeltelling' (Stapeltelling). 1. 2. 3.

Start het programma 'Invoeren financiële mutaties' Selecteer een dagboek van het type 'Memoriaal' Vul de boekingsgegevens in Vul de eerste mutatieregel in. U hebt dan twee mogelijkheden:  

4.

Klik op . Unit4 Multivers M maakt het tweede deel van de journaalpost (de sluitboeking) aan met gebruikmaking van de tegenrekening die aan het dagboek gekoppeld is, of Voer de tweede mutatieregel in. U kunt het tweede deel van de journaalpost dan boeken op een willekeurige rekening of in de subadministratie 'Debiteuren' of 'Crediteuren'

Verlaat het programma als de boeking geheel in evenwicht is of klik op automatisch aan te laten maken.



om de sluitboeking

versie 1.0

Pagina 37 van 89


4.6

Overige mutaties in het Kas- of Bankboek

U kunt ter controle van de boekingsbedragen gebruik maken van de 'stapeltelling' (Stapeltelling). 1.

Controleer het periodenummer, het Transactienummer en de Boekingsdatum, en pas deze eventueel aan

2. 3.

Klik op de knop om een mutatieregel te kunnen toevoegen. Op het veld 'Datum' wordt de zojuist opgegeven boekingsdatum geplaatst. U kunt deze datum op regelniveau nog aanpassen. 4. Vul de omschrijving van de mutatie in of selecteer een eerder gebruikte omschrijving (voor zover bij het invoeren van het rekeningnummer geen automatische omschrijving is gegenereerd). 5. Vul een documentnummer in (als er geen sprake is van een debiteuren- of crediteurenmutatie). Het documentnummer is een 'intern factuurnummer'. U kunt hiervoor bijvoorbeeld uw kasbonnummer gebruiken 6. Vul het nummer van de rekening in waarop het bedrag geboekt moet worden, of selecteer een rekening met . Klik met de rechter muisknop en selecteer 'Info grootboek' of 'Info grootboekmutaties' als u extra informatie over de gekozen rekening of de mutaties wilt opvragen. Als de mutatie op de grootboekrekening herleid moet worden naar een kostenplaats of dossier, moet u ook de kostenplaats en/of het dossier opgeven. Links onder in het venster wordt de omschrijving van de rekening getoond en de eventuele kostenplaats/dossier Vul op het veld 'Betaald' of 'Ontvangen' het bedrag in dat u betaald of ontvangen hebt. Per mutatiebedrag moet u een aparte mutatieregel invoeren 7. Geef het Btw-percentage op in de kolom 'Btw'. Nu verschijnt het Btw-bedrag in de volgende kolom. Of druk in de kolom 'Btw-bedrag' op F4 (nu verschijnt het venster 'Btw-specificatie'). Het bedrag exclusief btw en het bedrag aan btw worden dan direct door het programma berekend en in de volgende kolom getoond. - U kunt de bedragen eventueel gaan aanpassen. - U kunt ook direct het bedrag inclusief btw invullen (het bedrag exclusief btw wordt dan door het programma berekend) of het bedrag exclusief btw. - U kunt, afhankelijk van de soort mutatie (Aankoop of Verkoop) desgewenst een ander Btw-scenario kiezen. 8. Als de optie 'Kostenplaats en/of dossier'aan' staat voor de geselecteerde rekening, dan moet u opgeven naar welke kostenplaats of dossiers de mutatie herleid moet worden. Ook de omschrijving van de kostenplaats of het dossier wordt onderin getoond. 9. Als u kostenplaatsen en dossiers' naar aantal verbijzondert' wordt de kolom 'Aantal' aan het boekingsscherm toegevoegd. Geef hier het gewenste 'aantal' in. Als de optie: 'Aantal koppelen aan bedrag' is geselecteerd, rekent Unit4 Multivers M zelf aan de hand van het bedrag uit of het een positief- of negatief aantal is. Het invoeren van het aantal is niet verplicht. 10. Bij de Btw-soort wordt altijd de Btw-soort voorgesteld die in het rekeningschema aan de grootboekrekening is gekoppeld. U kunt desgewenst een andere soort voor de mutatie selecteren. Zie ook de werking van de kladmutaties. Voor de mutatieregel staat de letter 'G' om aan te geven dat de mutatie in het 'Grootboek' plaatsgevonden heeft. Een 'D' of 'C' geeft aan dat de mutatie in de debiteuren- of crediteurenadministratie heeft plaatsgevonden. U kunt de gehele mutatieregel verwijderen door de regel te selecteren en op

4.7

te klikken.

Mutatie tegenboeken

U kunt een mutatie tegenboeken als u achteraf, bijvoorbeeld bij het opvragen van informatie of het afdrukken van een overzicht, tot de ontdekking komt dat er een verkeerd bedrag geboekt, is of dat een bedrag op een verkeerde rekening geboekt is. U moet dan de foutieve mutatie tegenboeken en daarna de correcte mutatie invoeren. Als de periode al afgesloten is, kunt u de mutatie niet meer aanpassen of verwijderen, maar deze alleen aanvullen. Facturen van debiteuren en crediteuren die in de subadministratie geboekt zijn, kunt u wel verwijderen en daarna opnieuw inboeken.



versie 1.0

Pagina 38 van 89


Voordat u de mutatie gaat tegenboeken, moet u alle benodigde informatie bij de hand hebben. Het gaat dan om de volgende gegevens, die u bijvoorbeeld in het programma 'Info grootboek' kunt opvragen:     1. 2. 3. 4. 5.

dagboek en periode waarin de boeking verricht is; datum van de boeking; de grootboekrekening waarop geboekt is, en het bedrag dat geboekt is. Start 'Taken | Invoeren financiële mutaties' en selecteer het gewenste dagboek Vul de gegevens (periode- en transactienummer) van de oorspronkelijke boeking in Selecteer de rekening waarop de boeking gedaan is Vul het bedrag van de oorspronkelijke boeking in, maar nu tegengesteld. Als de oorspronkelijke boeking als 'Betaald' ingeboekt was, boekt u de boeking nu als 'Ontvangen' in en andersom Voer daarna de boeking in zoals deze had moeten zijn, dus vul nu het juiste rekeningnummer in of vul een ander bedrag in of boek het bedrag in de juiste kolom.

4.8

Verbijzonderen van boekingen in een subadministratie

U hebt maximaal 3 subadministraties aan de grootboekrekeningen gekoppeld in 'Onderhoud | Rekeningschema'. Afhankelijk van de instelling bij de subadministratie moet u de geboekte bedragen verplicht in hun geheel verbijzonderen, of kunt u volstaan met het verbijzonderen van een deel van het bedrag of kunt u een groter bedrag verbijzonderen. Als in 'Onderhoud | Verbijzondering | Subadministratie' de optie ‘Volledig boeken’ geselecteerd is, moet altijd het gehele bedrag van de boekingsregel in de subadministratie verantwoord worden. Als u een boeking invoert voor een grootboekrekening waarvoor u in het rekeningschema hebt aangegeven dat gebruik wordt gemaakt van subadministraties, dan kunt u het bedrag van de betreffende boekingsregel geheel of gedeeltelijk uitsplitsen naar de subadministratie(s) de aan de rekening gekoppeld zijn. U legt de details van de verbijzondering vast in een extra venster dat u kunt oproepen. 1. 2.

3. 4.

Start het boekingsprogramma 'Taken | Invoeren financiële mutaties' en selecteer het dagboek (Inkoopboek, Verkoopboek of het Kas-, Bank- of Memoriaalboek) Voer de boekingsregel in en selecteer een grootboekrekening waaraan een subadministratie gekoppeld is. Na het bevestigen van het rekeningnummer, wordt de kolom 'Subadmin.' gevuld met de code(s) van de subadministratie(s) die aan de rekening gekoppeld zijn Vul het bedrag van de boekingsregel in. Geef het bedrag negatief in. Dubbelklik in de kolom 'Subadmin.', of druk in de kolom op om het bedrag van de regel te verbijzonderen. Er verschijnt dan een nieuw venster met een aantal tabbladen. Per gekoppelde subadministratie wordt een tabblad aangemaakt dat de omschrijving van de subadministratie bevat. Als de optie 'Alleen boeken op een aan de grootboekrekening gekoppelde subadministratie' actief is staat, dan worden er net zoveel tabbladen aangemaakt als er gekoppelde subadministraties zijn. Als de optie 'Alleen boeken op een aan de grootboekrekening gekoppelde subadministratie' niet actief is, worden er drie tabbladen aangemaakt. Als er minder dan drie subadministraties aan de grootboekrekening gekoppeld zijn, krijgen de niet-gebruikte tabbladen de naam 'Admin.2' en 'Admin. 3'. Op de tabbladen die niet gevuld zijn, kunt u dan eventueel een andere subadministratie kiezen die nog niet op een van de andere twee tabbladen voorkomt. U kunt dus per boekingsregel bedragen in een 'losse' subadministratie verbijzonderen. Als u bijvoorbeeld aan rekening 4010 (610000) alleen de subadministratie 'Autokosten' gekoppeld hebt, en geen tweede en derde subadministratie hanteert, dan bevat het eerste tabblad in het verbijzonderingsscherm de subadministratie 'Autokosten'. Op het tweede en derde tabblad kunt u dan alsnog voor een andere subadministratie kiezen. Ieder tabblad bevat in ieder geval de kolom 'Bedrag', aangevuld met één of meerdere kolommen voor de standaardsleutels van de subadministratie en één of meerdere kolommen voor de aanvullende numerieke velden en het datumveld (gedefinieerd in 'Onderhoud | Verbijzondering | Subadministraties').



versie 1.0

Pagina 39 van 89


5. 6.

7.

8.

9.

Plaats de cursor in de kolom met de sleutel. In de subadministratie 'Autokosten' is dit bijvoorbeeld de sleutel 'Kenteken' Vul de sleutelwaarde in, of druk op om een waarde te selecteren. De sleutelwaarde is de eenheid waarnaar verbijzonderd moet worden, dus het kenteken van de auto. U moet een bestaande sleutelwaarde opgeven die in het programma 'Sleutelwaarden' vastgelegd is Vul in de kolom 'Bedrag' het bedrag in dat op de gekozen sleutelwaarde (de auto met het gekozen kenteken) verbijzonderd moet worden. Rechtsonder in het venster wordt het bedrag van de boekingsregel getoond. Afhankelijk van de instelling 'Volledig boeken' moet dit bedrag in zijn geheel verbijzonderd worden, of kunt u dit bedrag gedeeltelijk verbijzonderen. Als de subadministratie 'volledig beboekt' moet worden, kunt u pas op klikken als het gehele bedrag van de boekingsregel uitgesplitst is over één of meerdere sleutels van de subadministratie. U mag een bedrag over meerdere sleutels, of over meerdere subadministraties verbijzonderen. U boekt bijvoorbeeld een bedrag van € 423,50 op de rekening 'Autokosten'. Dit bedrag bestaat uit een grote beurt en kosten voor reparatie van de bedrijfsauto met kenteken 'PR-TD-71' en een keer tanken van de auto met het kenteken 'HK-PL-52'. In de subadministratie 'Autokosten' hebt u bij de sleutel 'Kenteken' de sleutelwaarden 'PR-TD-71' en 'HK-PL-52' gedefinieerd. In de kolom 'Sleutel' selecteert u de sleutelwaarde 'PR-TD-71'. In de kolom 'bedrag' vult u het bedrag in van de grote beurt en de reparatie. In de kolom 'Datum rit / onderhoud' kunt u ten slotte de datum van de grote beurt invullen. Vervolgens selecteert u de sleutelwaarde 'HK-PL-52' en vult u het bedrag van de brandstof in, gevolgd door de datum van de rit. Op deze wijze houdt u de kosten per bedrijfsauto zeer nauwkeurig bij. Als het bedrag van € 423,50 groter is dan de gemaakte kosten, kunt u het resterende bedrag op een andere sleutel, of in een andere subadministratie verbijzonderen, die u op een ander tabblad kunt selecteren (dit kan echter alleen als de optie 'Alleen boeken op een aan de grootboekrekening gekoppelde subadministratie' 'uit' staat; anders moet u verplicht verbijzonderen naar een van de gekoppelde subadministraties). Als het vakje 'Volledig boeken' niet geselecteerd is voor de subadministratie, kunt u het verbijzonderingsvenster ook verlaten zonder dat het gehele bedrag verbijzonderd is. Voer de volgende boekingsregel in. Afhankelijk van de grootboekrekening waarop u boekt, kunt (of moet) u het bedrag van die regel verbijzonderen naar de subadministratie die aan de geselecteerde rekening gekoppeld is.



versie 1.0

Pagina 40 van 89


5

Afstemmen debiteuren of crediteurenbetalingen

Bij binnenkomende- of uitgaande betalingen kunnen betalingsverschillen ontstaan of betalingen kunnen betrekking hebben op meerdere facturen. Ook door afrondingen bij valutakoersen kunnen verschillen ontstaan. U moet dan de betaling afstemmen of wegboeken op betalingsverschillen. U hebt hiervoor vanuit de boekingsschermen twee mogelijkheden: het scherm 'Betalingsdetails' het scherm 'Afstemmen met meerdere facturen'

5.1

Afstemmen crediteuren- of debiteurenbetaling met meerdere facturen

Bij het boeken in het Kas- of bankboek (tabblad 'Crediteuren' of 'Debiteuren') kunnen een aantal gegevens (bijvoorbeeld de debiteur of crediteur of het bedrag) worden ingegeven. Druk op + of klik op , deze gegevens worden hier overgenomen. Ze kunnen in het scherm 'Afstemmen met meerdere facturen' gewijzigd of aangevuld worden, zoals het debiteuren/crediteurennummer, de valutadatum (niet te verwarren met de valutadatum van de bank) en de valuta en het bedrag van de betaling. Is het debiteuren/crediteurennummer niet ingevuld, dan ziet u in de tabel alle openstaande posten. Vult u het debiteuren/crediteurennummer in dan ziet u alle openstaande posten van die crediteur. Selecteert u een factuur in een bepaalde valuta, dan ziet u daarna alleen het restant aan openstaande posten in die valuta, van die crediteur. Uw selectie gaat verloren als er facturen zijn geselecteerd en u wijzigt de debiteur/crediteur of het aankruisvakje 'Alleen met openstaande posten'. De tabel met facturen wordt dan opnieuw opgebouwd. Voor het afstemmen van facturen met de betaling kunnen 2 strategieën gevolgd worden. Als u het veld 'Betaald' van uw dagafschrift invult dan moet u bij het afstemmen van de facturen (en het verrekenen van eerdere vooruitbetalingen) binnen dat bedrag blijven, of u vult het veld 'Betaald' niet in. Dan vormen de geselecteerde facturen (en het verrekenen van eerdere vooruitbetalingen) het betaalde bedrag, dat u moet controleren met uw dagafschrift. Als u al eerder afgestemde facturen opnieuw oproept dan is het veld 'Betaald' altijd gevuld. Als het veld 'Betaald' is ingevuld, dan wordt het veld restbedrag actief. Tevens wordt het aankruisvakje 'Restant als vooruitbetaling boeken' actief. In het veld 'Afgestemd' kunt u zien voor welk bedrag u al facturen hebt afgestemd en in het veld 'Restbedrag' staat het bedrag dat u nog moet afstemmen. Het restbedrag wordt geplaatst in het veld 'Vooruitbetaald' zodra u het betreffende aankruisvakje activeert (dit mag het volledig betaalde bedrag zijn). In het veld 'Omschrijving vooruitbetaling' kunt u een omschrijving aan de vooruitbetaling meegeven. Bij het selecteren van een factuur wordt de kolom 'Betaald' automatisch gevuld met het factuursaldo. Selecteert u meerdere facturen achterelkaar en is bij één of meerdere facturen ten onrechte Betalingskorting en/of Kredietbeperking verrekend, dan komt dit ten laste van de laatste factuur die u selecteert. Die vertoont dan een naar verhouding groot betalingsverschil dat u al dan niet afboekt. U kunt dit voorkomen door bij de (voorgaand) geselecteerde factu(u)r(en) het aankruisvakje 'betalingstermijn verlengen' aan te kruisen. Als er betalingskorting en kredietbeperking bij de factuur is geboekt, dan wordt het openstaande saldo van de factuur aangepast. Aan de hand van dit openstaande saldo kunt u dan het betaalde bedrag aanpassen. Eventueel kunt u daarna het aankruisvakje 'betalingstermijn verlengen' weer uitschakelen als u de ten onrechte in aftrek genomen bedragen niet accepteert. Er verschijnt dan een betalingsverschil dat u al dan niet kunt afboeken. Overschrijdt u door de selectie van een factuur het totaal betaalde bedrag, dan wordt het restantbedrag in de kolom 'Betaald' opgenomen en wordt een betalingsverschil ten opzichte van het openstaande saldo gecreëerd. Selecteer ook daarom eerst eventueel verrekende creditnota's die het restbedrag eerst ophogen.



versie 1.0

Pagina 41 van 89


(zie ook: 'Betalingsverschillen').

5.2

Afstemmen van facturen in een andere valuta dan de betaling

In het scherm 'Afstemmen met meerdere facturen' is het mogelijk een ontvangen / betaald bedrag in een andere valuta af te stemmen dan de openstaande facturen. Hierdoor is het mogelijk bijvoorbeeld een eurobetaling af te stemmen met USD-facturen. U kiest eerst in welke valuta u wilt afstemmen en voor welk bedrag. Als u op het boekingsscherm (de boekingsregel) nog geen bedrag in vreemde valuta hebt ingegeven, maar wel een bedrag in de valuta van het dagboek, dan verschijnt dit bedrag in het scherm 'Afstemmen met meerdere facturen'. U kunt hiervan afwijken. Voorbeeld: Er komt een betaling binnen van € 2345,69. Aan de afnemer is echter een factuur in US-dollar gestuurd. Het ontvangen bedrag in euro wordt nu naar de US-dollar omgerekend. Hiermee wordt afgestemd: 2345,69 / 0,9049 = USD 2592,21 af te stemmen. Dit bedrag komt overeen met de factuur die in US-dollar gestuurd is. Komt dit bedrag niet overeen met de factuur dan is er bij berekeningen met de koers waarschijnlijk een verschil opgetreden. Dit verschil moet worden afgeboekt. Of er is bij de betaling sprake van een deelbetaling. Deze manier van afstemmen is ook mogelijk als er een betaling afgestemd moet worden met meer dan twee valuta van buiten de EU. Stel dat u aan een afnemer in Maleisië een factuur stuurt in US Dollars. De betaling volgt in Maleisische ringgitt op uw bankrekening in euro. De afnemer hanteert echter koersen die wel erg in zijn voordeel zijn, of wentelt het koersrisico van de MYR op u af, ondanks dat u in USD gefactureerd hebt om dat te voorkomen. U kunt dan besluiten het verschil open te laten staan of af te boeken als betalingsverschil. Op het bankafschrift wordt 5771,24 bijgeboekt. Als u dit bedrag ingeeft als betaald bedrag wordt de volgende berekening naar USD uitgevoerd als u de openstaande factuur selecteert. 5771,24 * 0,9049 (rekenkoers USD in uw administratie) = 5222,40. Staat de factuur open voor USD 5250,00 dan is de berekening in uw nadeel uitgevoerd. Hanteert u geen af te stemmen bedrag, of stemt u af met de valutacode USD met de waarde 5250,00 dan wordt het verschil als koersverschil geboekt. Dezelfde methode wordt gehanteerd op het scherm 'betalingsdetails' als u een enkele factuur op de boekingsregel ingeeft. Alleen kunt u daar slechts kiezen voor de valuta van het dagboek of de valuta van de factuur.

5.3

Betalingsverschillen

Wanneer het betaalde bedrag afwijkt van het openstaande factuursaldo is er een betalingsverschil. Een verschil kan bijvoorbeeld ontstaan door ten onrechte afgetrokken Betalingskorting en/of Kredietbeperking of doordat niet het gehele factuurbedrag is betaald (deelbetaling). Zie 'afstemmen van facturen in een andere valuta dan de betaling' als het verschil veroorzaakt is door meerdere valuta-omrekeningen. Standaard blijft de factuur voor het restant bedrag open staan, tenzij in de bedrijfsgegevens op tabblad 'overige' een 'maximum automatisch af te boeken bedrag' bedrag is opgegeven. Valt het verschil binnen de marge dan wordt de factuur als afgehandeld beschouwd. In het venster 'Betalingsdetails' kunt u het betaalde bedrag aanpassen of de betalingstermijn verlengen tot 'vandaag', zodat u ten onrechte afgetrokken kredietbeperking en/of betalingskorting alsnog verleend. Als er Unit4 Multivers Medium 10.8.1


versie 1.0

Pagina 42 van 89


(nog) een restbedrag is, kunt u aangeven of u dit bedrag wel of niet als betalingsverschil wilt laten afboeken. Verlengt u de betaaltermijn en boekt u een dan nog bestaand restantbedrag niet af, dan wordt ook de betalingskorting en kredietbeperking niet verleend, tenzij dit restantbedrag binnen de marge voor het automatisch afboeken van betalingsverschillen valt. Bij het verlengen van de betalingstermijn wordt de ten onrechte afgetrokken kredietbeperking en/of betalingskorting geboekt volgens de betreffende Relatiecodes. In het andere geval wordt geboekt via de relatiecodes betalingsverschil. Het verschil kan ook veroorzaakt zijn door een foutieve boekdatum. In het scherm betalingsdetails kunt u ook de valutadatum (niet te verwarren met de valutadatum van de bankmutatie) aanpassen. Klik op

om het scherm 'Betalingsdetails' met de gegevens van de geselecteerde factuur te openen.



versie 1.0

Pagina 43 van 89


6

Werken met afletteren

U kunt met Unit4 Multivers M grootboekmutaties afletteren. Bij afletteren worden bij elkaar horende debet- en creditmutaties tegen elkaar afgevinkt en voorzien van een aflettercode. U kunt afletteren bijvoorbeeld gebruiken om een tegenboeking ‘weg’ te werken, zodat de totale bedragen een juist beeld blijven geven. Dit is met name praktisch bij controlerende tussenrekeningen, omdat deze rekeningen in principe glad moeten lopen. U kunt dan heel snel traceren welke boekingen verantwoordelijk zijn voor het saldo op deze rekening. U stort bijvoorbeeld kasgeld bij uw bank en krijgt een aantal dagen later de kasstortingen bijgeschreven op uw bankrekening. De kasstorting hebt u op de grootboekrekening 'Kruisposten' geboekt als uitgaven en aan de hand van uw bankafschrift boekt u de bijgeschreven bedragen ook op deze grootboekrekening. U kunt de bedragen nu tegen elkaar afletteren zodat u het saldo op uw kruisrekening gemakkelijk kunt verklaren. Voorbeeld: U boekt de volgende kasstortingen uit de kas in het kasboek op de rekening 'Kruisposten': U boekt vervolgens in uw bankboek de volgende gestorte bedragen op dezelfde rekening: Als u met dagafsluitingen werkt, moet u een dagafsluiting draaien voordat u kunt gaan afletteren. Als u niet met dagafsluitingen werkt, kunt u altijd afletteren. Start daarna het programma 'Afletteren' en geeft de rekening 'Kruisposten' op. Nu verschijnen alle nog niet afgeletterde mutaties op het grootboek in het scherm: U hebt binnen het scherm verschillende mogelijkheden om af te letteren:  Automatisch: Nu worden alle gelijke bedragen waarvan het saldo 0,00 is, automatisch afgeletterd;  Bedragen sorteren: Nu worden gelijke bedragen onder elkaar gezet en kunt u door het veld 'Afletteren' te selecteren de gewenste mutaties afletteren;  U kunt afgeletterde mutaties wijzigen;  U kunt alle mutaties tonen, wanneer u ook de afgeletterde mutaties wilt zien;  Met kunt u alle voor afletteren geselecteerde mutaties, deselecteren. Tenslotte slaat u de wijzigingen op. U kunt alleen opslaan als het saldo 'Nog af te letteren' 0,00 is. Nu wordt automatisch een aflettercode aan de mutaties toegekend. Deze code is een interne code binnen Unit4 Multivers M en is niet zichtbaar.

6.1

Afletteren

U kunt per grootboekrekening mutaties afletteren waarvan het saldo gelijk is aan 0,00. Mutaties worden uit het geselecteerde boekjaar getoond tot de laatste dagafsluiting. Als u in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', in de map 'Afsluitingen', de optie ‘Dagelijkse afsluitingen’ hebt geselecteerd, ziet u geen boekingen in het scherm 'Afletteren', totdat u de dagafsluiting hebt gedaan. U kunt in dat geval de boeking niet meer aanpassen, maar nog wel afletteren. Als u niet met dagafsluitingen werkt, kunt u altijd afletteren. 1

Start 'Taken | Afletteren'

2 Selecteer het gewenste boekjaar, selecteer de gewenste grootboekrekening en klik op U hebt nu de volgende mogelijkheden:



versie 1.0

Pagina 44 van 89




U kunt behalve de nog niet afgeletterde mutaties, ook de volledige mutatielijst opvragen door op [Alle mutaties] te klikken. U kunt nu desgewenst foutief afgeletterde mutaties herstellen en een mutatie opnieuw afletteren, waarbij u uit alle mutaties kunt kiezen. Hebt u op geklikt, wijzigt de knop in alleen de nog af te letteren mutaties zichtbaar.

. Door hierop te klikken zijn



U kunt de lijst sorteren op 'Bedrag'. Mutaties met dezelfde bedragen worden onder elkaar getoond.



Handmatig afletteren Selecteer het veld 'Afletteren' bij de gewenste mutatie en bij de juiste 'tegenboeking'.



Automatisch afletteren Klik op afgeletterd.



Met



Met

. Nu worden automatisch alle debet- en creditmutaties met hetzelfde bedrag maakt u alle selecties ongedaan. kunt u een afgeletterde mutatie die opgeslagen is, ongedaan maken.

3 Letter de gewenste mutaties af en klik op . U kunt de opgeslagen afletteringen wijzigen door de betreffende grootboekrekening te openen, op [Alle mutaties] te klikken, een regel te selecteren en vervolgens op

te klikken.

Een eenmaal afgeletterde boeking kan niet meer worden gewijzigd. In die gevallen waarin u op de tegenrekening of op de Btw-rekening is afgeletterd en u wilt de boeking zelf heropenen en wijzigen, krijgt u een melding als hieronder:



versie 1.0

Pagina 45 van 89


7

Werken met Permanence-boekingen

In Unit4 Multivers Medium kunt u Permanence toepassen en direct boeken bij het invoeren van uw mutaties. Bij Permanence kunt u kosten en opbrengsten laten boeken in de periode waarin de kosten en opbrengsten (nog te ontvangen opbrengsten) daadwerkelijk vallen. Dus als u bijvoorbeeld in april de jaarfactuur voor uw verzekering krijgt, wilt u de kosten spreiden over de maanden binnen de dekkingstermijn. Daarbij vallen in dit voorbeeld een aantal maanden in een volgend boekjaar en lopen de kosten dus ook over naar het volgende boekjaar. Door een Permanence-boeking te maken is dit proces binnen Unit4 Multivers Medium volledig geautomatiseerd. In de boekingsschermen van de In- en Verkoopdagboeken, Kas- en Bankboeken en het Memoriaal is, als u werk met de Permanence-boekingen een kolom toegevoegd. U kunt per boekingsregel aangeven of het een Permanence-boeking is of niet. De procedure: De procedure voor het inrichten en boeken van Permanence is als volgt:  Maak grootboekrekeningen voor de Permanence-boekingen aan.  Geef relatiecodes voor het boeken op.  Maak het Permanence-dagboek aan. Vanaf dat moment wordt de Permanence-optie in de boekingsschermen zichtbaar.  Bepaal of u de Permanence direct wilt boeken of de verdeling later wilt doen. Zet in het laatste geval de betreffende bedrijfsparameter uit.  Geef per boekingsregel in de boekingsschermen aan dat u een Permanence-boeking wilt maken en vul de Permanence-gegevens in.



versie 1.0

Pagina 46 van 89


De kosten worden nu in het grootboek en in het inkoopboek in de periode geboekt, maar in het dagboek voor de Permanence wordt dit tegengeboekt en worden alleen de Permanence-kosten voor die periode geboekt.

Het bedrag dat hier als kosten wordt geboekt is voor de resterende dagen van de periode. De boeking van de premie was op 27 april. Voor de volgende periodes wordt het bedrag over de gehele maand genomen:



versie 1.0

Pagina 47 van 89


Permanence-boekingen verwijderen U kunt Permanence-boeking verwijderen met ‘Taken | Permanence’. De boekingen per periode die al gedaan zijn worden dan verwijderd. De oorspronkelijke boeking blijft bestaan, maar wordt dan volledig geboekt in de periode waarin de boeking is gedaan. Dit geldt ook voor boekingen die overlopen naar een volgend boekjaar. U kunt in het oudste boekjaar (waarin de boeking gemaakt is) de Permanence-boeking verwijderen, maar dan worden ook alle boekingen in het voorgaande boekjaar verwijderd. U moet dan het oude boekjaar opnieuw (voorlopig) afsluiten. Permanence later verdelen U kunt een boeking maken en aangeven dat deze in de Permanence geboekt moet worden, zonder de verdeling aan te maken in het scherm ‘Permanence boeken’. U sluit hiervoor dit scherm met

.

Permanence-boekingen kunnen met ‘Taken | Permanence’ opgevraagd worden.

Ook op detailniveau.

Permanence later verdelen Een boeking hoeft niet direct als Permanence geboekt te worden. Als u de factuur heropent kunt u de optie ‘Permanence boeken’ alsnog selecteren en de periodeverdeling opgeven.



versie 1.0

Pagina 48 van 89


7.1.1

Permanence in de jaarwissel/jaarafsluiting

Bij de jaarovergang worden de overlopende boekingen in het nieuwe boekjaar gemaakt. Pas na een (voorlopige) jaarwissel zijn ze zichtbaar in het nieuwe boekjaar. Als een jaarwissel voor de tweede maal gedaan wordt, worden deze gemaakte boekingen verwijderd en opnieuw geboekt. Als er nog Permanence-boekingen aangemaakt zijn, maar nog niet verdeeld, kan het boekjaar niet definitief worden afgesloten. Als er in het nieuwe boekjaar al een Permanence-dagboek aanwezig is met een andere code, wordt het ‘oude’ dagboek wel meegenomen naar het nieuwe boekjaar, maar dan als een ‘gewoon Memoriaalboek’. In het nieuwe boekjaar wordt dan het nieuwe Permanence-dagboek gebruikt. Als er andere grootboekrekeningen voor overloop van Permanence-boekingen aan de relatiecodes gekoppeld zijn in het nieuwe jaar, wordt de tegenboeking op de oude rekeningen geboekt en worden verder de nieuwe rekeningen gebruikt.

7.2

Instellingen voor Permanence

Om met Permanence te kunnen werken moet u dit aangeven in de bedrijfsparameters. en u moet speciale grootboekrekeningen aanmaken voor uw Permanence-boekingen. In de relatiecodes koppelt u de Permanence-rekeningen en de tussenrekening. U moet een dagboek aanmaken waarin de Permanence wordt geboekt.

7.2.1

Aanmaken grootboekrekeningen voor Permanence

U hebt voor Permanence een tussenrekening nodig, en twee rekeningen waarop de overloop van de boekingen in een nieuw boekjaar geboekt moeten worden. Open ‘Onderhoud | Rekeningschema’ en geef een nummer, zoeknaam en omschrijving voor de rekening op. Selecteer de rekeningsoort ‘Balans’. Op een Permanence-rekening kan niet rechtstreeks geboekt worden. Dit hoeft u niet direct op te geven en wordt automatisch ingesteld zodra u de rekening koppelt aan een relatiecode voor Permanence. Dan worden ook de meeste overige opties uitgeschakeld. U kunt de rekening niet verbijzonderen.



versie 1.0

Pagina 49 van 89


7.2.2

Koppelen van de Permanence-rekeningen aan relatiecodes

Voor de Permanence-boekingen moeten de tussenrekening en de beide rekeningen voor de overloop naar volgende boekjaren gekoppeld worden aan een relatiecode. Open ‘Onderhoud | Relatiecodes’, tabblad ‘Diversen’.

Selecteer de tussenrekening en de overlooprekeningen. Sla de wijzigingen op.

7.2.3

Aanmaken Permanence-dagboek

U moet één dagboek voor de Permanence-boekingen aanmaken van de soort ‘Permanence’. Meerdere dagboeken voor Permanence is niet mogelijk. Het gebruik van het dagboek is ‘Normaal’.



versie 1.0

Pagina 50 van 89


Geef bij ‘Rekening’ een willekeurige tussenrekening op. Hierop zal niet worden geboekt. Sla het dagboek op. U kunt nu Permanence-boekingen maken; de betreffende kolom in het In- en Verkoopdagboek en de Kas-, Bank en Memoriaalboeken wordt getoond. Let op! Zodra er een Permanence-boeking gedaan is, valt het dagboek niet te verwijderen en blijft de kolom in de boekingsschermen zichtbaar. U kunt nog wel achteraf alle Permanence-boekingen verwijderen en daarna het dagboek verwijderen. Dan is ook de kolom niet meer zichtbaar. Afletteren van het dagboek is niet mogelijk.

7.2.4

Direct boeken van de Permanence de-activeren in de bedrijfsparameters

De bedrijfsparameter ‘Permanence direct toepassen en boeken’ staat standaard op ‘aan’. Dat betekent dat bij elke boeking waarbij u de optie ‘Permanence’ selecteert, ook direct de verdeling gemaakt wordt in een apart scherm. Als u de periodeverdeling van Permanence-boekingen niet direct tijdens het boeken, maar pas later op wilt geven, zet u de deze optie in ‘Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters’, map ‘Boekingsprogramma’s’ uit. Klik op

7.3

om de wijziging op te slaan.

Permanence boeken

Voor het boeken van een Permanence-boeking in een boekingsscherm maakt u de normale boeking op de gewenste boekingsregel. Hieronder staat een beschrijving vanuit het Inkoopboek. Bij de boekingen in het verkoopboek, de bankboeken en het memoriaal is de werking gelijk.



versie 1.0

Pagina 51 van 89


(Voorbeeld)

Selecteer nu de optie ‘Permanence boeken’. Het volgende scherm opent:

In het scherm staan de belangrijkste boekingsgegevens. De omschrijving wordt overgenomen uit de boekingsregel en kan met de knop aangevuld worden met de periode en het boekjaar. De boekingsperiode en het boekjaar worden in het detailscherm van de Permanence in de omschrijving getoond:



versie 1.0

Pagina 52 van 89


Het veld ‘Omschrijving’ heeft een maximale lengte van 30 tekens. Als de omschrijving met de toevoeging te lang is, wordt de periode niet ingevoegd. U kunt de omschrijving in dit scherm aanpassen. Dan wordt ook de omschrijving in de boeking aangepast.

Het aantal periodes waarover verdeeld zal worden is het aantal periodes uit uw boekjaarinrichting (in dit voorbeeld ‘12’), gerekend vanaf de boekingsdatum. Geef hier het correcte aantal op. Sluit het scherm met

en sla de boeking op.

Als u vanuit de factuur, voordat u deze opslaat nogmaals het scherm ‘Permanence boeken’ opent, ziet u de knop

. Hiermee annuleert u de Permanence-boeking.

Als de factuur eenmaal is opgeslagen kunt u de Permanence-boeking alleen verwijderen vanuit ‘Taken | Permanence’. Wijzigen boekingen Een boeking (factuur) waarin ook Permanence-boekingen voorkomen kan niet verwijderd worden. Dat kan alleen als eerst de Permanence verwijderd is.

De boekingsregel met de Permanence kan niet gewijzigd worden. Wel de overige boekingsgegevens.



versie 1.0

Pagina 53 van 89


Werken met de Btw-aangifte

8

Het vastleggen van de stamgegevens voor de Btw-boekingen en de Btw-aangifte bestaat uit de volgende procedures: 1. 2. 3.

1.

Vastleggen Btw-nummer van het bedrijf en de te gebruiken Btw-percentages Definiëren Btw-vakken Vastleggen Btw-scenario's.

Basisgegevens btw In de bedrijfsparameters en bij de bedrijfsgegevens hebt u op het tabblad btw de volgende gegevens ingevoerd:  Of de administratie gebruik maakt van btw. Als de administratie niet Btw-plichtig is worden alle relevante menu’s, rubrieken, kolommen en velden verborgen (inactief gemaakt). Ook de ICP-listing is dan niet mogelijk.  De wijze van aangifte (factuurmaand of boekingsperiode)  De Btw-nummers (van het bedrijf en de fiscale eenheid)  De gehanteerde Btw-percentages (zie ook: Het wijzigen van Btw-percentages . U hebt voor een aantal Btw-codes de gebruikte percentages en een omschrijving vastgelegd. Relatiecodes In de relatiecodes liggen de volgende (groepen van) Btw-codes vast die u al of niet aan een grootboekrekening hebt gekoppeld:  Verkoopfactuur btw code 0 t/m 9;  Verkoopfactuur btw medecontractant/verlegd;  Verkoopfactuur btw buitenland EU;  Verkoopfactuur btw buitenland niet-EU;    

Aankoopfactuur btw code 0 t/m 9; Aankoopfactuur btw medecontractant/verlegd; Aankoopfactuur btw buitenland EU; Aankoopfactuur btw buitenland niet-EU;



Niet aftrekbare btw. Niet aftrekbare btw wordt standaard bij de grootboekrekening geteld waarop u boekt. Als deze relatiecode wordt ingevuld, wordt het niet-aftrekbare deel van de btw op de gekoppelde rekening geboekt.

Voor een Belgische administratie zijn er nog aparte relatiecodes voor de Aankoopcreditnota’s btw en de Verkoopcreditnota’s btw. Aan de hand van de relatiecode weet Unit4 Multivers M op welke rekening ze een Btw-boeking moet boeken (journaalpostregel).

2.

Btw-vakken Standaard worden in Unit4 Multivers M de vakken voor de Btw-aangifte meegeleverd, zowel voor een Nederlandse- als voor een Belgische aangifte. Zie een volledig overzicht van de meegeleverde Belgische- en Nederlandse aangiftevakken. De Btw-aangifte in Unit4 Multivers M kan nagenoeg automatisch uitgevoerd worden door gebruik te maken van de standaardinstellingen. De standaard Btw-vakken en -scenario’s worden bij het aanmaken van het allereerste boekjaar automatisch gegenereerd voor zover de Btw-percentages voor de betreffende vakken zijn ingevuld in ‘Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsgegevens’, tabblad ‘Btw’. Bij het aanmaken van een nieuw boekjaar en het overnemen van de boekjaargegevens uit het oude boekjaar, krijgt u de keuze om uw



versie 1.0

Pagina 54 van 89


eigen, aangepaste Btw-gegevens over te nemen, of dat u de standaard Btw-vakken en scenario’s van Unit4 Multivers M overneemt voor het nieuwe boekjaar. Btw-boekingen worden geboekt in de zogenaamde Btw-vakken. Ieder bedrag wordt in een apart Btw-vak geboekt; zo is er voor het Btw-percentage van 6% bijvoorbeeld een Btw-vak voor het boeken van het basisbedrag waarover het Btw-percentage van 6% berekend wordt, en een Btw-vak waarin het af te dragen Btw-bedrag geboekt wordt. Voor het koppelen van een Btw-percentage aan een Btw-vak worden de Btw-scenario's gebruikt (zie hieronder). De af te dragen en te vorderen bedragen die in de Btw-vakken geboekt worden, worden op de grootboekrekening geboekt die aan de relatiecode gekoppeld is. Bij het invoeren van de facturen vult u de Btw-percentages in. Unit4 Multivers M bepaalt dan aan de hand van het Btw-scenario in welk vak de btw geboekt moet worden. Op basis van de bedragen die in de vakken geboekt zijn, wordt dan de Btw-aangifte gegenereerd. Het is, wanneer u aan het meegeleverde aangiftesysteem niet voldoende hebt mogelijk om nieuwe vakken aan te maken en om bestaande vakken aan te passen.

3.

Btw-scenario's In het programma 'Onderhoud | Btw | Btw-scenario's' kunt u desgewenst zogenaamde Btw-scenario's vastleggen. Er wordt in Unit4 Multivers M al een uitgebreide set aan standaardscenario's meegeleverd. In Btw-scenario's worden de volgende gegevens in een boekingsprocedure vastgelegd:  gebruikte Btw-code (de ingevoerde Btw-codes);  het soort levering (goederen, diensten of, in België, investeringen);  de soort nota (factuur of creditnota);  of het bedrag omgekeerd moet worden (ja of nee). Voor een normale Btw-boeking kiest u hier voor 'Nee', voor een creditnota kiest u voor 'Ja' als u de creditnota positief moet aangeven. Dit bijvoorbeeld het geval voor een Belgische administratie, waarin een apart vak aanwezig is voor creditnota's waarin het bedrag positief aangegeven moet worden;  het soort bedrag (Omzet of Btw). In een Belgische administratie moet u ook de 'omzet nietaftrekbare btw' en het 'bedrag aan niet-aftrekbare btw' boeken. In een Nederlandse administratie kan dit soms ook voorkomen;  het Btw-vak (waar het bedrag op de Btw-aangifte geboekt moet worden).

De keuze ‘N.v.t.’ (niet van toepassing) wil zeggen dat altijd geboekt wordt. Kiest u bijvoorbeeld bij ‘Btwcode’ voor ‘N.v.t.’ worden alle Btw-percentages altijd geboekt in dit scenario. In Unit4 Multivers M worden de volgende standaard Btw-scenario’s meegeleverd voor een Nederlandse administratie. Zie voor een Belgische administratie het volledige overzicht van de scenario’s : 1. 2. 3. 4. 6. 7. 8.

Aankoop binnenland Aankoop binnenland btw verlegd Aankoop binnen EU met verlegging van heffing Aankoop buiten EU met verlegging van heffing Verkoop binnenland Verkoop binnen EU met verlegging van heffing Verkoop buiten EU met verlegging van heffing

Hiermee zult u in de meeste gevallen al uw boekingen kunnen uitvoeren. Het kan echter zijn dat u gebruik maakt van een afwijkend Btw-boekingspercentage. Dan kunt u voor deze boekingen zelf een scenario aanmaken. Door uzelf aangemaakte gebruikersscenario’s worden meegenomen als u een modeladministratie aanmaakt in het programma 'Extra | Aanmaken modeladministratie' en als u een nieuw boekjaar aanmaakt. U kunt er dan ook voor kiezen om de standaardscenario’s te gaan gebruiken. Eigenschappen van scenario's Scenario's hebben een aantal mogelijkheden/instellingen die u bij het aanmaken van het scenario kunt instellen:



versie 1.0

Pagina 55 van 89


Actief Om het voor de gebruiker overzichtelijker te maken is het mogelijk (standaard- of eigen) scenario’s die niet gebruikt worden, te deactiveren. Ze verschijnen dan niet langer in de keuzelijsten van het In- en Verkoopboek en de Factuuropdrachten. U maakt scenario’s actief of niet-actief in het scherm. Voorkeurscenario Het voorkeurscenario wordt automatisch voorgesteld als de boeking voldoet aan de opgegeven transactie en locatie. Overigens hebt u dan altijd nog de mogelijkheid een ander (binnenlands) scenario op te geven. Standaard hebben de door Unit 4 meegeleverde scenario's prioriteit. U kunt een voorkeurscenario maar voor één combinatie van transactie, locatie en btw op factuur opgeven. U kunt bijvoorbeeld maar één voorkeurscenario vastleggen voor een verkooptransactie binnen de EU. Als u dit vakje aankruist bij een ander scenario voor dezelfde combinatie (dus voor ook een verkooptransactie binnen de EU), dan vervalt de voorkeur status van het eerder opgegeven voorkeurs scenario en wordt dit eerdere scenario een gewoon scenario. Btw op factuur Daarnaast kunt u opgeven of in dit scenario de Btw-bedragen op de factuur in rekening zijn gebracht, of dat de btw niet op de factuur is vermeld, maar dat u in het kader van een verleggingsregeling de btw aan uzelf moet berekenen en afdragen. Btw-boekingen in Unit4 Multivers M Bij het boeken van de facturen kijkt Unit4 Multivers M of een transactie voldoet aan een van de aanwezige Btw-scenario's: dit kunnen zowel de standaard scenario's zijn als de door u aangemaakte gebruikersscenario's. Als een transactie voldoet aan de voorwaarden, stelt het programma het bijbehorende Btw-scenario voor. De Btw-boeking wordt dan automatisch volgens het gekozen scenario afgehandeld. U kunt in het boekingsprogramma ook voor een alternatief scenario kiezen. Het Btw-bedrag wordt apart opgeslagen op dezelfde regel als de grootboekmutatie. Hierdoor wordt het Btw-bedrag bijvoorbeeld tijdens het opvragen van omzetmutaties getoond. Daarnaast wordt ten behoeve van de controle van de Btw-aangifte het Btw-bedrag ook afgedrukt op de volgende mutatieoverzichten:  'Rapport | Grootboek | Grootboekmutaties'  'Rapport | Grootboek | Mutatieverslag afschriften'  'Rapport | Grootboek | Rekeningkaartjes'  'Rapport | Grootboek | Periode overzichten'  'Rapport | Grootboek | Journaalposten' In het rapport 'Grootboekmutaties' wordt daarnaast het Btw-bedrag getotaliseerd per rekening. Dit is handig als op een bepaalde rekening bijvoorbeeld alles met Btw-hoog wordt geboekt. Als er echter Btw-hoog én Btw-laag is geboekt op een en dezelfde rekening, dan wordt dat ook bij elkaar opgeteld en kunt u dat totaal Btw-bedrag dus niet gebruiken voor de controle van uw Btw-aangifte. Verder wordt het Btw-bedrag ook getoond in alle infoschermen waar u grootboekmutaties kunt inzien. In Nederland kunt u de elektronische Btw-aangifte doen via het Digipoort-kanaal van de belastingdienst. Unit4 geeft u met Unit4 DigiPoort een mogelijkheid om van deze dienst gebruik te maken. U moet dan het direct verzenden via de Unit4 DigiPoort aanvragen en activeren. Zie verder ook de aparte beschrijving van het gebruik van Btw-scenario's bij het boeken van aankoop- en verkoopfacturen.



versie 1.0

Pagina 56 van 89


8.1

Gebruik van Btw-scenario's bij het boeken van aankoop- en verkoopfacturen

Inkoop- en verkoopfacturen Het boeken van inkoop- en verkoopfacturen heeft een veld, 'Btw-scenario'. Daarnaast kunt u voor iedere boekingsregel een Btw-percentage vastleggen. In ‘Extra | Gebruikersparameters’, map ‘Boekingsprogramma’s’ hebt u aangegeven of u voor iedere boekingsregel een apart percentage en/of een aparte Btw-soort wilt kunnen opgeven voor zowel inkoopals verkoopfacturen. Boekingen op grootboekrekeningen met de instellingen 'N.v.t.' en 'Buiten btw' worden buiten de Btwaangifte gehouden. Bij het boeken van inkoop- en verkoopfacturen kunt u gebruik maken van een Btw-scenario. U kunt gebruik maken van de standaard meegeleverde Btw-scenario's of van eventueel eigen scenario's.

1.

Start het boekingsprogramma op en vul de code van de debiteur of crediteur in. Unit4 Multivers M stelt een Btw-scenario voor nadat u de debiteur- / crediteurcode ingevuld hebt. Het programma kijkt hiervoor naar de volgende gegevens:  Als er bij de debiteur of crediteur een voorkeurscenario is vastgelegd en actief is (in het onderhoudsprogramma), dan zal het programma dit voorkeur scenario voorstellen  Als er geen voorkeurscenario voor de debiteur of crediteur is vast gelegd, dan selecteert het programma een scenario aan de hand van de landcode van de debiteur / crediteur. Voor een Duitse debiteur wordt bijvoorbeeld het scenario voor een 'aankoopfactuur binnen de EU' voorgesteld. 2. U kunt eventueel een ander scenario van hetzelfde soort selecteren als u hiervoor bijvoorbeeld een eigen gebruikersscenario hebt aangemaakt.  Hierbij geldt wel dat er voor een binnenlandse relatie alleen een binnenlands scenario gekozen kan worden  In 'uitzonderlijke' gevallen kunt u de Btw-aangifte handmatig aanpassen. Klik dan op de knop [Aangifte] om het venster op te vragen waarin u zelf de omzetbedragen en Btw-bedragen kunt muteren en verdelen over goederen/diensten/investeringen (recapitulatie). De aangifte zelf kunt u niet wijzigen, deze wordt afgeleid van de recapitulatie en het gehanteerde Btw-scenario. De niet op de factuur geboekte btw (de btw die u uzelf in rekening brengt in het kader van een verleggingsregeling) wordt niet meer op het hoofd scherm getoond. Btw-percentage per boekingsregel In het programma 'Onderhoud | Rekeningschema' hebt u per grootboekrekening een vast Btw-percentage kunnen vastleggen. Nadat u een grootboekrekening in de boekingsregel hebt ingevuld, stelt Unit4 Multivers M het Btwpercentage voor dat u bij de rekening hebt vastgelegd. U kunt hiervan afwijken en een ander soort en/of percentage invullen. De kredietbeperking wordt verdeeld over de percentages en in Nederland wordt de kredietbeperking standaard over de goederen berekend, tenzij er geen goederenbedrag is. U kunt in 'Onderhoud |Algemene gegevens | Bedrijfsparameters' (map Btw) aangeven of u btw over de kredietbeperking berekent of niet. Btw-berekening Bij het opslaan van de factuur worden aan de hand van het Btw-scenario de Btw-gegevens bij de factuur opgeslagen. Het toegepaste Btw-scenario wordt tevens opgeslagen bij de factuur, zodat eventuele correcties mogelijk zijn. Invoeren Factuuropdrachten Bij het invoeren van een Dienstenfactuur / Factuuropdracht, wordt een scenario geselecteerd op basis van de code 'Btw 'Ja/nee/verlegd', die bij de debiteur vastgelegd is ('Onderhoud | Debiteuren', tabblad 'Basis III'). U kunt een ander Btw-scenario toepassen. Maar voor een binnenlandse debiteur kunt u alleen een scenario met de locatie 'binnenland' selecteren.



versie 1.0

Pagina 57 van 89


Verwerken verkooporders / factuuropdrachten Bij de verwerking van een factuuropdracht, wordt de btw geboekt volgens het bij de opdracht vastgelegde scenario. In een Nederlandse administratie wordt de kredietbeperking bij een goederenlevering altijd bij het goederenbedrag opgeteld, wat onder meer van belang is voor de ICP-aangifte. Let hierbij op de regels die de Belastingdienst stelt ten aanzien van kleine diensten die opgaan in de levering of kleine leveringen die opgaan in een dienst. In een Belgische administratie worden goederen en diensten altijd strikt gescheiden gehouden. Bij iedere orderregel hoort een grootboekrekening en wordt dus de code goederen/diensten van de grootboekrekening gehanteerd. ICP-verwerking Een ICP-boeking wordt gemaakt als het 'soort levering' van de factuur goederen betreft en de locatiecode van het toegepaste Btw-scenario aangeeft dat het niet om een binnenlandse levering gaat. U kunt geen apart EU-scenario kiezen voor een debiteur binnen de EU. Hiervoor wordt de landcode voor de ICP-transactie gebruikt, in combinatie met de code 'EU Ja/Nee'. Voor bijvoorbeeld een levering van Belgische crediteur die rechtstreeks uit Japan komt, kunt u de code 'niet-EU' hanteren, waardoor hiervoor geen ICP-boeking wordt aangemaakt. Telebankieren De Btw-verwerking vindt plaats volgens het standaard voorkeurscenario 'binnenlandse transactie'. Afhankelijk van de gebruikte grootboekrekening wordt er onderscheid gemaakt tussen diensten en goederen. Het programma houdt ook rekening met het percentage 'niet-aftrekbare btw' van de grootboekrekening.

8.2

De Unit4 DigiPoort activeren in Unit4 Multivers M

Let op. Werken met de Unit4 DigiPoort geldt uitsluitend voor Nederlandse administraties die in Nederland aangifte doen. Als u de inloggegevens op Unit4 DigiPoort hebt, start u Unit4 Multivers. Zorg dat de PC of Server verbinding heeft met Internet.

1. Sluit de administratie waarin u werkt. 2. Ga naar ‘Extra | Opties’ en open het tabblad ‘Elektronische aangifte’ en selecteer ‘Digitaal versturen via…’. 3. U kunt nu opgeven dat u van Unit4 DigiPoort gebruik wilt maken. 4. Klik op

. Nu opent het volgende scherm:



versie 1.0

Pagina 58 van 89


5.

Kies voor 'Eigen certificaat' of voor 'Verzamelcertificaat' als u gebruik maakt van het Unit4 verzamelcertificaat. Vul een omschrijving in. Deze wordt straks zichtbaar in het scherm met de Btw of ICP-aangifte. Vul de URL in die u van Unit4 hebt gekregen. Selecteer de optie 'SaaS' en vul de bedrijfsgegevens voor de verbinding in. Als u voor ‘Verzamelcertificaat gekozen hebt, vult u alleen de bedrijfsgegevens in.

6.

Vul de gegevens voor de verbinding in en klik op de verbinding geslaagd is. Klik dan op

. U krijgt nu een melding als .

7. Open nu de administratie en ga naar ‘Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters’. Open de map ‘BTW’ en geef in de map ‘Versturen via…’ op dat u Unit4 DigiPoort wilt gebruiken.



versie 1.0

Pagina 59 van 89


Klik op

.

Instellingen in de Unit4 Multivers-administratie De aangiftes van de btw en de ICP-aangiftes via DigiPoort vereisen een eigen bestandsformaat (XBRL). Unit4 Multivers maakt dit bestand automatisch aan, zowel voor de Btw- als voor de ICP-aangifte. Maar moet wel weten waar dit moet worden opgeslagen. U hebt dan van de aangiftes altijd ook een kopie voor uzelf.

1. Selecteer de map waar u de bestanden wilt plaatsen in ‘Extra | Opties’, tabblad ‘Directories’ in het veld ‘XBRLdirectory’.



versie 1.0

Pagina 60 van 89


2. Klik op

.

Let op: De hier vastgelegde map, geldt nu voor alle administraties waar u in werkt, zowel voor de Btw- als voor de ICP-aangifte. Dus alle mappen die u in ‘Extra | Opties’ opgeeft, gelden voor alle administraties. U kunt echter wel per aangifte een andere map gebruiken. U kent dan (met ) per administratie een map toe bij de aangifte zelf. U moet, als u meerdere mappen gebruikt, wel bij elke Btw- of ICP-aangifte in een administratie het juiste pad selecteren.



versie 1.0

Pagina 61 van 89


8.3

De aangifte van uw btw en ICP (elektronisch)

Dit onderwerp betreft Nederlandse administraties Vanaf 1 januari 2005 bent u in Nederland wettelijk verplicht elektronisch aangifte te doen voor de omzetbelasting (OB), de opgaaf intracommunautaire prestaties (ICP) en de inkomstenbelasting met winst uit onderneming (IB) en de vennootschapsbelasting (Vpb). Voor de loonaangifte geldt deze verplichting vanaf 2006. De elektronische Btw- en ICP-aangifte geldt alleen voor Nederlandse administraties. De elektronische aangiftes voor de btw en de ICP kunnen rechtstreeks aangemaakt worden vanuit Unit4 Multivers M. De elektronische aangifte kan door de belastingplichtige (BPL) gedaan worden. Of u kunt de aangifte door een intermediair laten doen. Werkwijze Er wordt een XBRL-bestand aangemaakt waarin onder andere de communicatiegegevens en de aangiftegegevens worden opgeslagen. Vervolgens verstuurt u dit bestand met Unit4 DigiPoort naar de belastingdienst. De Unit4 DigiPoort Speciaal voor de pakketten van Unit4 is een webportaal ontwikkeld waarmee u de aangiftes veilig kunt versturen. De Unit4 DigiPoort versleutelt en ondertekent de aangifte digitaal. Ook houdt hij de historische aangiftes voor u bij. Daarnaast kunt u ook de ICP-aangiftes hiermee versturen. Voor het werken met Unit4 DigiPoort is een certificaat verplicht. Zie hiervoor 'De Unit4 DigiPoort activeren in Unit4 Multivers' in de vorige paragraaf. Vastleggen parameters Standaard is ingesteld dat uw Btw-aangifte NIET direct verstuurd wordt via Unit4 DigiPoort. U moet de optie nog activeren. De instelling geldt dan voor alle administraties waarmee u werkt. 1. 2. 3.

Sluit de openstaande administratie. Open 'Extra | Opties', tabblad 'Elektronische aangifte' en selecteer de optie 'Digitaal versturen via Unit4 DigiPoort’ Vul de certificaatgegevens in.

4.

Klik op

.

U moet deze optie echter ook uitschakelen voor een specifieke administratie waarbij u dit wilt. 1. 2.

Open de administratie waarvoor u de optie wilt uitschakelen. Open 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Btw'.

3.

Deselecteer de optie 'Versturen via Unit4 DigiPoort' en klik op

8.4

.

Btw-aangifte (elektronisch)

1.

Open 'Taken | Btw | Btw-aangifte (elektronisch)'. Bij 'Soort aangifte' geeft u aan of het een 'Reguliere aangifte' of een 'Suppletie aangifte' is. Suppletie omzetbelasting heeft de mogelijkheid voor de aangifte van een Suppletie.

2.

In het veld 'Maand t/m' vult u de maand in tot en met wanneer de aangifte gemaakt moet worden. Als u de aangifte 'Per boekingsperiode' doet ('Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsgegevens', tabblad 'Btw') staat bij dit veld: 'Periode'. Vult u hier een maand of periode in die lager is dan of gelijk is aan de maand of periode die getoond



versie 1.0

Pagina 62 van 89


wordt in het veld 'Laatst aangegeven', dan wordt een reeds definitief gemaakte aangifte geopend. In een definitief gemaakte aangifte kunt u geen bedragen wijzigen. Als u in de aangifte de optie 'Definitief' hebt geselecteerd en u slaat de gegevens op, is de aangifte daadwerkelijk definitief en kan dan niet meer gewijzigd worden! Daarbij maakt het niet uit of u exporteert of niet. Als u in de elektronische Btw-aangifte een aangifte niet definitief opslaat krijgt u de waarschuwing dat latere boekingen in de aangegeven periode niet worden meegenomen, tenzij u de niet-definitieve aangifte eerst verwijdert en een nieuwe aangifte aanmaakt. Het geselecteerde boekjaar in de knoppenbalk is het jaar van de aangifte. Standaard wordt het huidige boekjaar genomen. Hierbij wordt rekening gehouden met de periodetabel als u met gebroken boekjaren werkt De periode die als laatste definitief is gemaakt, wordt getoond in het veld 'Laatst aangegeven' Let op! Als u de aangifte verstuurt via Unit4 DigiPoort, wordt in het scherm de knop gebruikt. Als u op andere wijze aangifte doet, wordt in het scherm de knop getoond Status aangifte In het veld 'Status aangifte' staat de status van de aangifte. Er is een verschil wanneer u via de Unit4 DigiPoort aangifte doet of op een andere wijze. In het laatste geval gaat het om de volgende twee statussen. 

Opgeslagen U hebt de aangifte opgeslagen maar nog niet geëxporteerd.



Geëxporteerd De aangifte is met weggeschreven naar de map die u bij het veld ‘Locatie uitvoerbestand’ hebt opgegeven, maar het doorsturen naar de Unit4 DigiPoort is niet gebeurd (bijvoorbeeld omdat de bedrijfsparameter ‘Direct versturen via de Unit4 DigiPoort’ niet geselecteerd is).



Ter Goedkeuring De aangifte is via Unit4 ACP ter goedkeuring aan de MKB-er aangeboden.



Afgehandeld Een aangifte krijgt deze status als het gaat om een suppletieaangifte of een inhaalaangifte.



Te verzenden De aangifte is met doorgestuurd naar de Unit4 DigiPoort, maar kan niet verzonden worden (bijvoorbeeld omdat er geen verbinding is met het internet).



Verzonden De aangifte is met

verzonden naar de Belastingdienst.



Akkoord De aangifte is door de Belastingdienst akkoord bevonden.



Geweigerd De aangifte is door de Belastingdienst geweigerd. Bij deze status verschijnt een informatieknop. Als



versie 1.0

Pagina 63 van 89


u hierop klikt ziet u een logbestand met technische informatie. 3.

Selecteer het aangiftetijdvak (maand, kwartaal of jaar) en de betreffende maand, resp. het gewenste kwartaal of jaar

4.

Definitief of inhaalaangifte: Definitieve aangifte Als u de optie 'Definitief' selecteert en u selecteert de optie 'Inhaalaangifte' niet, dan wordt de knop of actief. Klikt u op deze knop, dan wordt de aangifte weggeschreven naar de map die u bij het veld 'Locatie uitvoerbestand' opgeeft. Inhaalaangifte Het is niet altijd nodig dat de gegevens van een definitieve aangifte naar de Belastingdienst verstuurd worden. Stel dat de financiële administratie met een gebroken boekjaar werkt (bijvoorbeeld een boekjaar dat loopt van 1 mei tot en met 30 april). Voor de eerste keer wordt dan de aangifte van januari 2005 elektronisch aangeleverd. Om dat te bereiken, zult u eerst een definitieve aangifte moeten maken tot en met december 2004 (in het voorbeeld is dit tot en met periode 8). Hiervoor moet u dan wel de optie 'Definitief' selecteren. Omdat de Belastingdienst de gegevens tot en met december al heeft, hoeven er geen gegevens naar de Belastingdienst gestuurd te worden. Selecteer daarom de optie 'Inhaalaangifte' en sla de aangifte op. Nu wordt de knop of niet actief. Als u in de elektronische Btw-aangifte een aangifte niet definitief opslaat krijgt u de waarschuwing dat latere boekingen in de aangegeven periode niet worden meegenomen, tenzij u de niet-definitieve aangifte eerst verwijdert en een nieuwe aangifte aanmaakt.

5.

Soort contactpersoon Vult u voor u zelf de aangifte in, dan is hier de optie 'Belastingplichtige' geselecteerd (standaard) en kunt u de optie 'Intermediair' niet selecteren.

6.

Het Btw-nummer dat hier getoond wordt, moet u invullen in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsgegevens', tabblad 'Btw'. De gegevens die hier in de velden 'Contactpersoon' en 'Telefoonnummer' worden getoond, zijn eveneens afkomstig uit de bedrijfsgegevens. In het veld 'Opmerking' kunt u een toelichting geven. De inhoud van dit veld wordt ook getoond in de aangiftemonitor ('Extra | Btw-aangiftemonitor' die u selecteert buiten de administratie)

7.

In het onderste gedeelte van het scherm worden in de kolommen 'Totaal omzet' en 'Totaal btw' de bedragen getoond die berekend zijn aan de hand van de gemaakte journaalposten. In de kolommen 'Aangegeven omzet' en 'Aangegeven btw' worden de bedragen van de eerder definitief gemaakte aangifte(s) getoond. In de kolommen 'Aangifte omzet' en 'Aangifte btw' wordt het verschil getoond tussen de vorige kolommen. U kunt de bedragen in de kolommen 'Aangifte omzet' en 'Aangifte btw' wijzigen en hiermee afwijken van de berekende bedragen. Als u een suppletie doet zijn hier ook de kolommen 'Suppletie omzet' en 'Suppletie btw' beschikbaar. Met 'Onderhoud | Btw | Btw-aangiftevakken' is het mogelijk ook aangiftevakken toe te voegen. U kunt dan bijvoorbeeld vakken voor de schattingen toevoegen (vak 5e en 5f) of de vermindering in het kader van de Kleine Ondernemingsregeling (vak 5d).Maar u kunt daar ook vakken toevoegen die niet door de Belastingdienst gehanteerd worden. In het aangiftescherm worden echter alleen de officiële aangiftevakken van de Belastingdienst getoond. In de rijen 5E t/m 5G staan de aangiftetotalen over het tijdvak. Als u de aangifte opslaat maar het venster niet sluit, verandert het veld 'Laatst aangegeven maand/periode' (nog) niet. Dit gebeurt pas als u het venster sluit en vervolgens weer opent.

8.

Als u bij de bedrijfsparameters hebt aangegeven dat de aangifte direct met Unit4 DigiPoort verstuurd moet worden en u hebt een certificaat, wordt dit automatisch gedaan. Het aangemaakte BXRL-bestand is dan in feite een 'back-up bestand'. Als u hebt aangegeven dat de aangifte niet direct verstuurd moet



versie 1.0

Pagina 64 van 89


worden, moet u de aangifte via internet handmatig aangeven bij de Belastingdienst. De locatie van het uitvoerbestand hebt u vastgelegd in 'Extra | Opties', tabblad 'Directories'. Hebt u de optie 'Versturen via Unit4 DigiPoort' geselecteerd, dan wordt de definitieve aangifte tevens doorgestuurd naar Unit4 DigiPoort, die voor de automatische verzending naar de Belastingdienst zorgt. De Btw-aangifte heropenen U kunt een opgeslagen elektronische aangifte heropenen met of met 'Taken | Btw | Elektronische Btw-aangifte heropenen'. Het heropenen van de Btw-aangifte is alleen mogelijk zolang de aangifte alleen opgeslagen is en nog niet verstuurd is via Unit4 DigiPoort. Met kunt u een andere dan de voorgestelde aangifte heropenen. Wel moet dan eerst een eventuele suppletie over die periode heropend worden. De heropende suppletie moet u eerst verwijderen met heropenen.

. Daarna kunt u de oorspronkelijke aangifte

Vanuit de knoppenbalk kunt u de volgende rapporten afdrukken:

8.5

Suppletie omzetbelasting

Een suppletie omzetbelasting doet u in het scherm 'Elektronische btw-aangifte'. U kunt opgeven of u een suppletie over een tijdvak of over een boekjaar doet. U kunt over een tijdvak maximaal 5 suppleties doen. Het suppletievolgnummer wordt in het scherm aangegeven. Als u een suppletie aanmaakt, zijn de kolommen ‘Suppletie omzet’ en de `Suppletie btw’ in het scherm beschikbaar:

In de rijen 5E t/m 5G staan de aangiftetotalen over het tijdvak. Het tijdvak waarover u een suppletie doet kan geen ander tijdvak zijn dan waarover u de reguliere aangifte deed. Als u bijvoorbeeld een reguliere Btw-aangifte per kwartaal hebt gedaan, kan de suppletie niet over een maand gedaan worden.



versie 1.0

Pagina 65 van 89


8.6

De Btw-aangifte in Nederland (Btw-vakken)

Unit4 Multivers M kent voor Nederland standaard de volgende Btw-vakken: 1A Omzet, belast met 21 % 1B

Omzet, belast met 6 %

1C

Omzet, belast met overige tarieven

1D

Omzet, privé-gebruik

1E

Omzet, belast met 0%/niet bij mij belast

2A

Omzet, heffing verlegd naar mij

3A

Omzet, door mij buiten de EU

3B

Omzet, door mij binnen de EU

4A

Omzet, aan mij van buiten de EU

4B

Omzet, aan mij uit de EU

5B

Voorbelasting

De belangrijkste en meest gebruikte vakken zullen de volgende zijn: Voor de verkoop 1A Omzet, belast met 21% 1B

Omzet, belast met 6%

Voor de inkoop 5B Voorbelasting

Bij het inboeken van verkoopfacturen geeft u aan over welk (omzet)bedrag de btw geheven moet worden, en welk Btw-percentage van toepassing is. In 'Extra | Gebruikersparameters', map 'Boekingsprogramma's' kunt u aangeven of u voor iedere boekingsregel een apart percentage en/of een aparte Btw-soort wilt kunnen opgeven voor zowel inkoopals verkoopfacturen. Boekingen op grootboekrekeningen met de instellingen 'N.v.t.' en 'Buiten btw' worden buiten de Btwaangifte gehouden.

8.7

Boekingsbedragen inclusief btw

U kunt per factuur opgeven of u de regelbedragen inclusief btw wilt invoeren. Selecteer hiervoor het veld: 'Incl. btw’. Dit kan een hulpmiddel zijn wanneer u een factuur ontvangt waarop per factuurregel geen ‘exclusief bedrag’ is opgenomen (bijvoorbeeld bij nota’s in de horeca). Volgens de Wet op de Omzetbelasting moet op een factuur of nota zowel het totaalbedrag staan waarover btw berekend wordt, als het Btw-bedrag dat moet worden betaald. Is geen Btw-bedrag op de factuur opgenomen, dan mag de omzetbelasting ook niet als voorbelasting worden afgetrokken. Als in Unit4 Multivers M het veld ‘incl. btw’ wordt geselecteerd wijzigen de kolommen in het boekingsscherm:  de kolom ‘Bedrag’, respectievelijk ‘Debet’ en ‘Credit’ word(t)en vervangen door ‘Bedrag incl. btw’  daarvoor in de plaats verschijnen de kolommen ‘Bedrag incl. btw’ en ‘Btw’. In deze laatste kolom geeft u (per regel) het gehanteerde Btw-percentage op.  er wordt een kolom ‘Btw-bedrag’ toegevoegd en het veld ‘kredietbeperking’ wordt geblokkeerd. Het resultaat van de btw zal correct zijn als één grootboekregel wordt ingevoerd en er geen kredietbeperking op de factuur in rekening is gebracht. Zijn er meer grootboekregels kunnen er Unit4 Multivers Medium 10.8.1


versie 1.0

Pagina 66 van 89


afrondingsverschillen ontstaan omdat de btw vaak op basis van totalen wordt berekend. In dat geval kunt u de btw op regelniveau aanpassen of met de knop

.

Is er wel kredietbeperking op de factuur in rekening gebracht, kunt u na het invoeren van de regelbedragen het veld ‘Incl. btw’ uitschakelen. Het scherm krijgt weer de standaard-instelling en u ziet op regelniveau de berekende bedragen exclusief btw. U kunt de factuur dan verder op de ‘normale’ wijze afhandelen. Boeken van bedragen inclusief btw is een hulpmiddel voor facturen met bedragen inclusief btw. Maar de grootboekregels worden uiteraard exclusief btw opgeslagen. Dat betekent dat u eventuele correctieboekingen na het opslaan van de factuur op de normale wijze, exclusief btw moet uitvoeren. Wanneer u bij de correctie de optie ‘Incl. btw’ weer activeert, moet u de regelbedragen opnieuw invoeren.

8.8

Berekening van het Btw-bedrag per boekingsregel

Het Btw-bedrag wordt apart opgeslagen op dezelfde regel als de grootboekmutatie. Hierdoor wordt het Btw-bedrag bijvoorbeeld tijdens het opvragen van omzetmutaties getoond. Daarnaast wordt ten behoeve van de controle van de Btw-aangifte het Btw-bedrag afgedrukt op de volgende mutatieoverzichten:     

'Rapport | Grootboek | Grootboekmutaties' 'Rapport | Grootboek | Mutatieverslag afschriften' 'Rapport | Grootboek | Rekeningkaartjes' 'Rapport | Grootboek | Periode overzichten' 'Rapport | Grootboek | Journaalposten'

In het rapport 'Grootboekmutaties' wordt het Btw-bedrag getotaliseerd per rekening. Dit is handig als op een bepaalde rekening bijvoorbeeld alles met Btw-hoog wordt geboekt. Als er echter Btw-hoog én Btw-laag is geboekt op een en dezelfde rekening, dan wordt dat ook bij elkaar opgeteld en kunt u dat totaal Btw-bedrag dus niet gebruiken voor de controle van uw Btw-aangifte. Verder wordt het Btw-bedrag getoond in alle infoschermen waar u grootboekmutaties kunt inzien. Als u in het Inkoop- en Verkoopboek ('Taken | Invoeren financiële mutaties') gebruik maakt van de knop om de Btw-bedragen aan te passen, dan kan het gebeuren dat de Btw-bedragen van de grootboekmutaties afwijken van de bedragen in de Btw-aangifte. De Btw-aangifte is in dit geval wel goed. Om de kans op afwijkingen zoveel mogelijk te minimaliseren adviseren wij u om in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters' in de map 'Boekingsprogramma's' de parameters 'Btw per boekingsregel' bij het boeken van de inkoop- en verkoopfacturen aan te zetten. Als u in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters' in de map 'Btw' de parameter 'Btw berekenen bij kredietbeperking' hebt aanstaan, dan wordt in een journaalpost de grootboekrekening 'kredietbeperking' gebruikt bij iedere combinatie van Btw-code en Btw-soort.

8.9

Btw-aangifte handmatig aanpassen

Als u de Btw-boeking wilt controleren of wijzigen en op bedragen aanpassen.

hebt geklikt, kunt u in dit scherm de

Bij een Btw-bedrag op de factuur dat afwijkt van de berekende Btw, kunt u dit bedrag handmatig aanpassen aan het bedrag op de factuur. U ziet op het tabblad 'Aangifte' in welk vak de btw wordt geboekt. Is dit vak niet het gewenste keert u terug naar de factuur en kiest het juiste Btw-scenario. Als u de btw handmatig aanpast wordt in het boekingsvenster het veld 'Aangepaste Btw-aangifte' geselecteerd. In het Inkoopboek is er voor de niet-aftrekbare btw een extra kolom 'Niet aftrekbaar' beschikbaar.



versie 1.0

Pagina 67 van 89


8.10

Btw-listing (Belgische administraties)

De jaarlijkse Btw-aangifte is alleen van toepassing in België. U kunt dit programma dan ook alleen in een Belgische administratie opstarten. De jaarlijkse Btw-aangifte moet uiterlijk 31 maart plaatsgevonden hebben. 1. Start 'Taken | Btw | Btw-listing' (Jaarlijkse Btw-aangifte) en vul het 'Boekjaar/Btw-jaar' en de periodes in. 2. Vul het bedrag van de minimumomzet in. Als de omzet beneden dit bedrag blijft, hoeft hiervoor geen aangifte gedaan te worden. Vanaf 2008 kunt u alleen nog aangifte doen via een XML-bestand (elektronisch). Selecteer daarom de optie 'Elektronisch'. 3. Vul de aangiftedatum en de overige gegevens in. 4. Geef de directory voor het bestand op. 5. Klik in het laatste scherm op

om de aangifte te genereren.

Het aangiftebestand bevat de geboekte Btw-bedragen en de basisbedragen voor de verschillende Btwvakken voor het gehele kalenderjaar (facturen en creditnota's zijn gescheiden). Het aangiftebestand wordt onder de naam 'Btw', gevolgd door het jaartal en het volgnummer in de aangegeven directory gezet, en de begeleidingsnota wordt afgedrukt.

8.11

Maandelijkse Btw-aangifte (Belgische administratie)

In een Nederlandse administratie is deze menukeuze niet zichtbaar. Per 01-01-2008 is het in België verplicht om de Btw-aangifte in XML-formaat aan te leveren aan de Btwcontroledienst. Daarmee vervalt op die datum ook de EDIVAT-aangifte. In de programma's 'Info debiteuren' en 'Info crediteuren' kunt u per factuurregel de details van de Btwspecificatie opvragen. U ziet dan per Btw-vak het geboekte basisbedrag en/of het Btw-bedrag. In 'Onderhoud | Algemene gegevens | bedrijfsparameters', map 'Btw' hebt u kunnen aangeven of de Btwaangifte op basis van de factuurmaand of de boekingsperiode moet plaatsvinden. Deze instelling is van belang voor de maand waarin de aangifte gedaan wordt (zie het voorbeeld in de beschrijving van de instelling). In de maandelijkse Btw-aangifte worden de bedragen die in de verschillende Btw-vakken geboekt zijn in de aangifte opgenomen. U kunt een proef-aangifte net zolang afdrukken en de Btw-aangifte eventueel daarna corrigeren totdat u aangeeft dat u de aangifte definitief wilt laten afdrukken. Daarnaast kunt u aangeven of u naast de aangifte ook een overzicht van de geboekte Btw-posten wilt laten afdrukken. Als u de Btw-aangifte per kwartaal wilt doen, voert u dit programma een keer in de drie maanden uit. U vult dan de maanden '3', '6', '9' of '12' in. De aangifte voor het tweede kwartaal voert u bijvoorbeeld in juli uit waarbij u als maandnummer '6' invult. 1

Start het programma ‘Taken | Btw | Btw-aangifte’

2

Geef het boekjaar aan waarin u de aangifte wilt doen

3

Geef de periode/maand aan waarin u de aangifte wilt doen. Aangifte definitief. Is de aangifte de definitieve aangifte of niet. Vink dit vakje pas af als u een niet-definitieve aangifte afgedrukt, gecontroleerd en in orde bevonden hebt. Als de Btw-aangifte niet correct is, kunt u aan de hand van het overzicht van de Btw-posten de gegevens van de factuur opvragen. Daarna kunt u de factuur verwijderen en opnieuw boeken. Daarna draait u de niet-definitieve aangifte opnieuw uit en controleert deze nogmaals. Pas als de niet-definitieve aangifte geheel juist is, klikt u dit vakje aan en drukt u de definitieve aangifte af.



versie 1.0

Pagina 68 van 89


Btw-posten. Vink dit vakje af als u naast de Btw-aangifte ook een overzicht van de geboekte Btwposten wilt laten afdrukken. De Btw-aangifte bevat alleen de totalen van de basisbedragen en de Btw-bedragen per Btw-vak en de totalen 'Te vorderen' en 'Te betalen' per Btw-vak, afgesloten met de totaal te verrekenen bedragen. Het overzicht Btw-posten bevat per Btw-vak de Btw-boekingen die in dat vak verricht zijn. Per boeking ziet u onder meer de boekingsgegevens (dagboek/documentnummer) en de geboekte bedragen. Aan de hand van dit overzicht kunt u de niet-definitieve aangifte eventueel corrigeren door facturen te verwijderen en opnieuw in te boeken 4

Kies voor een mecanografische aangifte: Kies het Btw-stelsel: maandelijks of kwartaal en kies de juiste maand/kwartaal voor de aangifte. Geef aan of het een aanvraag voor terugbetaling betreft. Als u dit aangeeft wordt dit op het formulier aangegeven. Geeft het aangifteformaat op: XML-aangifte Selecteer hier de optie: 'Elektronische aangifte via XML-formaat'. Geef op het volgende tabblad de map (bestandslocatie) op waar u het XML-bestand wilt opslaan. Geef daar ook de aanvullende gegevens van de declarant op. U maakt in de mecanografische aangifte eerst per administratie een bestand aan (menu 'Taken | Btw | Btw-aangifte'). Dit bestand wordt gebruikt voor de uiteindelijke aangifte over al uw administraties (menu: 'Extra | EDIVAT | Btw-aangifte (elektronisch)'). Bij het aanmaken van het EDIVAT-bestand moet u een directory opgeven waarin het wordt opgeslagen. Dit pad is verplicht voorgeschreven: C:\Program Files\TIE\edivat\in. Zorg dat het bestandspad bij de eerste aanmaak van deze directory juist wordt aangegeven. Bij het doen van de elektronische aangifte wordt dit pad gebruikt en is niet te wijzigen. Wanneer u over meerdere administraties EDIVAT-aangifte doet, moet u alle EDIVAT-uitvoerbestanden in deze directory plaatsen, zodat ze in de elektronische aangifte kunnen worden meegenomen. De aangemaakte EDIVAT-bestanden worden na het doen van de definitieve elektronische aangifte verwijderd. Als op de gekozen locatie al een *.edi-bestand voorkomt, verschijnt de vaag of u het bestand wilt overschrijven.

Aanvullende declarant aangiftegegevens De eerste keer worden de gegevens vanuit de bedrijfsgegevens opgehaald. Deze kunnen, bijvoorbeeld door een accountant worden overschreven. De laatst ingevoerde gegevens worden de volgende keer voorgesteld. Als u werkt met meerdere bedrijven/administraties, kan dit problemen opleveren omdat de gegevens van de verkeerde administratie worden voorgesteld. Met de optie 'Altijd bedrijfsgegevens overnemen' worden altijd de bedrijfsgegevens van de openstaande administratie opgehaald. 5

Verantwoord en controleer in de volgende schermen de roosters

6 Klik op om de aangifte te laten uitvoeren. Bij een XML-aangifte worden tijdens het afdrukken ook mogelijke onjuistheden in de aangifte gemeld. Het XML-bestand wordt niet aangemaakt als u de aangifte op het scherm afdrukt.

8.12

De Btw-aangifte in België

In België is het verplicht om de Btw-bedragen voor facturen en creditnota's uit te splitsen. Hier moeten dus ook verschillende Btw-vakken voor gedefinieerd worden. Per Btw-tarief moet u dan vier Btw-vakken voor de verkoop vastleggen. Deze vakken kunt u overeen laten komen met de nummers van de roosters op het aangifteformulier. Aan de inkoopzijde moeten de basisbedragen en de Btw-bedragen ook uitgesplitst worden naar inkoopfacturen en ontvangen creditnota's. Gebruik hiervoor de roosters die op het aangifteformulier gehanteerd worden. Unit4 Multivers M kent voor België standaard de volgende Btw-vakken:



versie 1.0

Pagina 69 van 89


00 Onderworpen aan het nultarief 01 Onderworpen aan de belasting 6% 02 Onderworpen aan de belasting 12% 03 Onderworpen aan de belasting 21% 44 Basis diensten E.G. 45 Basis voor btw medecontractant 46 Export EU 47 Export niet EU 48 Verkoopcreditnota's EU 49 Verkoopcreditnota's niet EU en België 54 Verschuldigde btw België 55 Verschuldigde btw EU 56 Verschuldigde btw medecontractant 57 Verschuldigde btw niet EU 59 Aftrekbare BTW 63 Terugstorting btw op creditnota's 64 Teruggave btw op verkoopcreditnota's 81 Handelsgoederen, grond en hulpstoffen 82 Diensten/diverse goederen 83 Bedrijfsmiddelen 84 Ontvangen creditnota's EU 85 Ontvangen creditnota's niet EU en België 86 Intracommunautaire verwervingen 87 Verwervingen medecontractant 88 Intracommunautaire diensten 98 Niet aftrekbare BTW De belangrijkste en meest gebruikte vakken zullen de volgende zijn: Voor de verkoop 0 Onderworpen aan het nultarief 0 0 1

Onderworpen aan de belasting 6%

0 2


0 3


5 4

Verschuldigde btw België

Voor de inkoop 5 Aftrekbare Btw 9

Bij het inboeken van verkoopfacturen geeft u aan over welk (omzet)bedrag de btw geheven moet worden, en welk Btw-percentage van toepassing is. In 'Extra | Gebruikersparameters', map 'Boekingsprogramma's' kunt u aangeven of u voor iedere boekingsregel een apart percentage en/of een aparte Btw-soort wilt kunnen opgeven voor zowel inkoopals verkoopfacturen. Boekingen op grootboekrekeningen met de instellingen 'N.v.t.' en 'Buiten btw' worden buiten de Btwaangifte gehouden.



versie 1.0

Pagina 70 van 89


9

ICP-aangifte

De ICP-aangifte kunt u alleen doen als het veld 'ICP-listing' geselecteerd is (in de map 'Btw' in het programma 'Bedrijfsparameters' in het menu 'Onderhoud'). Voordat u de definitieve aangifte gaat doen, hebt u de ICP-boekingen onderhouden in het programma 'Onderhoud ICP-boekingen' en een overzicht van de aan te geven ICP-boekingen kunnen afdrukken in het programma 'Overzicht ICP-boekingen'. ICP-boekingen (Intracommunautaire Transacties) hebben betrekking op Btw-boekingen binnen de Europese Unie. Intracommunautaire transacties met buitenlandse debiteuren moet u apart opgeven aan de fiscus door middel van de zogenaamde ICP-aangifte. In dit programma kunt u de ICP-gegevens in een bestand opslaan dat vervolgens naar de fiscus gestuurd kan worden. In dit programma wordt ook de begeleidende brief afgedrukt (die voor België verplicht is). Voor de aangifte in Nederland worden alleen het bestand aangemaakt en wordt een overzicht afgedrukt van de records die in het bestand opgenomen zijn. 1. 2.

3.

4.

5. 6. 7.

Open 'Taken | Btw | ICP-aangifte'. Geef het boekjaar, het aangiftejaar en het aangiftetijdvak op. Unit4 Multivers M stelt hier het laatste nog niet aangegeven tijdvak voor. Voor boekjaren eerder dan 2010 kunt u in een Nederlandse administratie alleen een kwartaalaangifte doen. Bij een gebroken boekjaar hoeft het kalenderjaar en het kwartaal niet gelijk te lopen met het boekjaar. Als u een jaaraangifte doet, kiest u voor 'Jaar' (Belgische administratie). Selecteer daarna op het tweede tabblad de termijn: maand of periode (bij gebroken boekjaren) tot en met wanneer u de aangifte wilt doen (afhankelijk van de wijze waarop u de Btw-aangifte doet. Dit laatste is ingesteld in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Btw'). Als u 't/m maand' opgeeft is dit niet afhankelijk van het gebroken boekjaar, maar is dit het maandnummer van het kalenderjaar. Geef bij een Belgische administratie aan of u de aangifte op papier (document) wilt opslaan, of dat u een elektronische (XML-)aangifte wilt doen. Voor Nederlandse administraties kunt u alleen een elektronische aangifte doen. Geef aan of het een definitieve aangifte is. De aangifte wordt alleen gegenereerd voor de boekingen die tot en met de opgegeven maand of periode weggeschreven / ingeboekt zijn. Geef met het bestandspad voor het uitvoerbestand op of accepteer het voorgestelde standaardpad dat is ingesteld bij ‘Opties’, tabblad ‘Directories’. Selecteer bij een definitieve aangifte op het volgende tabblad het juiste certificaat, als u met meerdere certificaten werkt. Als u op het laatste tabblad op

klikt, wordt het bestand via Unit4 DigiPoort verzonden.

Nederlandse administratie Als u bij de bedrijfsparameters hebt aangegeven dat de aangifte direct met de Unit4 DigiPoort verstuurd moet worden, wordt de aangifte direct verstuurd. Het aangemaakte XBRL-bestand is dan in feite een 'backup bestand'. Unit4 Multivers M controleert de Btw-nummers. Als het programma constateert dat er spaties voorkomen, verschijnt de vraag of de spaties vervangen mogen worden door de Btw-nummers uit de stamgegevens. Als het Btw-nummer in de stamgegevens niet ingevuld is, verschijnt een scherm waarin u het ontbrekende Btw-nummer kunt invullen. Als u kiest voor worden er correctierecords aangemaakt. Als u voor een crediteur of debiteur een Btw-nummer invoert, wordt dit nummer ook ingevuld bij alle andere boekingen van de betreffende crediteur of debiteur en wordt het nummer bij de stamgegevens opgenomen. Wanneer u in de ICP-aangifte een reeks van boekingen voor dezelfde relatie hebt, hoeft u het Btw-nummer maar éénmaal in te vullen. Na de bevestiging van de gegevens wordt het aangiftebestand in de opgegeven directory gegenereerd.



versie 1.0

Pagina 71 van 89


Om de aangifte definitief te maken, moet het bestand op de printer worden afgedrukt. Ook als u een 'Voorbeeld op het scherm' opvraagt en direct daarna de aangifte afdrukt, is de aangifte niet definitief. U moet dan in de wizard een stap terug en opnieuw direct op de printer afdrukken om de aangifte definitief te maken. Als er al een aangiftebestand aanwezig is, verschijnt hier een melding van. Unit4 Multivers M houdt voor de bestandslay-out rekening met de verschillen tussen een Nederlandse en een Belgische administratie. In 'Taken | Btw | Overzicht ICP-boekingen' kunt u een overzicht opvragen van alleen de reeds aangegeven boekingen. U kiest dan in het veld 'Status' voor 'Aangegeven'. In de ‘Btw- en ICP-aangiftemonitor’ kunt u de status van uw ICP-aangiftes volgen.

9.1

Onderhoud ICP-boekingen crediteuren

U kunt de ICP-programma's alleen opstarten als het veld 'ICP-listing' afgevinkt is in 'Onderhoud |Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Btw'. Bij het inboeken van de crediteurenfacturen (in 'Invoeren financiële mutaties') controleert Unit4 Multivers M of het om een buitenlandse crediteur gaat en of er btw afgedragen wordt. De gegevens van de buitenlandse crediteurenfacturen worden voor de ICP-aangifte opgeslagen op de volgende voorwaarden: de code 'Btw op factuur' moet op 'Nee' staan en er moet een Btw-percentage ingevuld zijn. Unit4 Multivers M controleert of voor de betreffende crediteur het Btw-nummer is ingevuld bij de crediteurengegevens. Is dit niet het geval zal de post niet in de ICP-aangifte worden opgenomen. Uw Btwaangifte en de ICP-aangifte stemmen dan niet overeen. Unit4 Multivers M geeft hiervoor een waarschuwing. In dit programma kunt u de ICP-boekingen handmatig onderhouden. U kunt in dit programma reeds bestaande boekingen opvragen of nieuwe boekingen invoeren voor de ICP-aangifte die niet geboekt (kunnen) worden in het inkoopboek. Bestaande boekingen worden door Unit4 Multivers M gegenereerd op basis van de inkoopfacturen voor buitenlandse crediteuren, waarvoor de btw niet in de factuur opgenomen is, maar waarvoor wel een Btw-percentage geselecteerd is in het programma 'Invoeren financiële mutaties'. Deze boekingen zijn extracomptabel, dat wil zeggen dat de wijzigingen die u hier doorvoert, buiten de reguliere administratie blijven omdat de betreffende facturen al geboekt zijn. 1. 2.

Start het programma 'Onderhoud ICP-boekingen crediteuren' in het menu 'Btw' van het menu 'Taken'. Selecteer de crediteur waarvoor u de boeking wilt onderhouden en klik op (Ctrl + F). Of kies direct een factuur als u een keuze wilt maken uit de facturen. 3. Vul op het veld 'Volgnum' (Volgnummer) een volgnummer in voor de boeking (meestal is er één boeking per factuur). Als er meer dan één boeking voor de factuur aanwezig is, kunt u uit de aanwezige boekingen selecteren. 4. Als u de Btw-aangifte op basis van de boekingsperiode doet (hebt u aangegeven in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters' map 'Btw'), dan moet u voor een nieuwe factuur het jaar en de boekperiode voor de aangifte invullen. Als u de Btw-aangifte op basis van de factuurmaand doet, dan worden de velden 'Boekjaar' en 'Per' (Periode) vanuit de factuurdatum gevuld. 5. Vul de landcode in of selecteer de code. Alleen boekingen voor landen binnen de EU, met de code 'Export', worden in de ICP-aangifte opgenomen (in het programma 'Algemene gegevens' tabblad 'Landen' hebt u de instelling 'wel / niet EU' per landcode kunnen aangeven). Facturen voor landen buiten de EU, en facturen met de code 'Import' worden wel geregistreerd, maar niet in de ICP-aangifte opgenomen 6. Geef het Btw-nummer op en in het veld 'Leveringssoort' de soort levering. 7. Geef de factuurdatum, de omschrijving op en eventueel het correctiejaar (en het tijdvak). 8. Vul het factuurbedrag in. Dit doet u in het veld 'Goederenbedrag'. Tot en met boekjaar 2009 kunt u ook nog het Dienstenbedrag invoeren. In het programma 'Overzicht ICP-boekingen' (Import/Export) kunt u een overzicht afdrukken van de ICPboekingen. U kunt dan eventueel ook aangeven dat u alleen de correcties of alleen de al aangegeven boekingen wilt zien.



versie 1.0

Pagina 72 van 89


9.2

Onderhoud ICP-boekingen debiteuren

U kunt de ICP-programma's alleen opstarten als het veld 'ICP-listing' afgevinkt is in 'Onderhoud |Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Btw'. Bij het inboeken van de debiteurenfacturen (in 'Aanmaken opdrachten' en/of 'Invoeren financiële mutaties') controleert Unit4 Multivers M of het om een buitenlandse debiteur gaat en of er btw afgedragen wordt. De gegevens van alle buitenlandse debiteurenfacturen waarop geen btw afgedragen wordt, worden voor de ICP-aangifte opgeslagen. Dit geldt alleen voor facturen waarvoor geen btw berekend is op de factuur; facturen met een Btwpercentage van 0% worden dus niet voor de ICP-aangifte opgeslagen. Unit4 Multivers M controleert of voor de betreffende debiteur het Btw-nummer is ingevuld bij de debiteurengegevens. Is dit niet het geval zal de post niet in de ICP-aangifte worden opgenomen. Uw Btwaangifte en de ICP-aangifte stemmen dan niet overeen. Unit4 Multivers M geeft hiervoor een waarschuwing. In dit programma kunt u de ICP-boekingen voor de debiteuren handmatig onderhouden. U kunt in dit programma reeds bestaande boekingen opvragen of nieuwe boekingen voor de ICP-aangifte invoeren die niet via de facturering of in het verkoopboek geboekt kunnen worden. Bestaande boekingen worden door Unit4 Multivers M gegenereerd op basis van de verkoopfacturen voor buitenlandse debiteuren, die zonder btw ingeboekt zijn in het programma 'Invoeren financiële mutaties'. Deze boekingen zijn extracomptabel, dat wil zeggen dat de wijzigingen die u hier doorvoert, buiten de reguliere administratie blijven omdat de betreffende facturen al geboekt zijn. 1. 2.

Start het programma 'Onderhoud ICP-boekingen debiteuren' in het menu 'Btw' van het menu 'Taken'. Selecteer de debiteur waarvoor u de boeking wilt onderhouden en klik op (Ctrl + F ). Of kies direct een factuur als u een keuze wilt maken uit de facturen. 3. Vul op het veld 'Volgnum' (Volgnummer) een volgnummer in voor de boeking (meestal is er één boeking per factuur). Als er meer dan één boeking voor de factuur aanwezig is, kunt u uit de aanwezige boekingen selecteren. 4. Als u de Btw-aangifte op basis van de boekingsperiode doet (hebt u aangegeven in 'Onderhoud | Algemene gegevens | Bedrijfsparameters' map 'Btw'), dan moet u voor een nieuwe factuur het jaar en de boekperiode voor de aangifte invullen. Als u de Btw-aangifte op basis van de factuurmaand doet, dan worden de velden 'Boekjaar' en 'Per' (Periode) vanuit de factuurdatum gevuld. 5. Vul de landcode in of selecteer de code. Alleen boekingen voor landen binnen de EU, met de code 'Export', worden in de ICP-aangifte opgenomen (in het programma 'Algemene gegevens' tabblad 'Landen' hebt u de instelling 'wel / niet EU' per landcode kunnen aangeven). Facturen voor landen buiten de EU, en facturen met de code 'Import' worden wel geregistreerd, maar niet in de ICP-aangifte opgenomen 6. Geef het Btw-nummer op en in het veld 'Leveringssoort' de soort levering. 7. Geef de factuurdatum, de omschrijving op en eventueel het correctiejaar (en het tijdvak). 8. Vul het factuurbedrag in. Dit doet u in het veld 'Goederenbedrag'. Tot en met boekjaar 2009 kunt u ook nog het Dienstenbedrag invoeren. In het programma 'Overzicht ICP-boekingen' kunt u een overzicht afdrukken van de ICP-boekingen (export). U kunt dan eventueel ook aangeven dat u alleen de correcties of alleen de al aangegeven boekingen wilt zien.

9.3

Overzicht ICP-boekingen

Het overzicht bevat alle facturen voor buitenlandse debiteuren en crediteuren die in 'Invoeren financiële mutaties' of 'Aanmaken opdrachten' ingevoerd zijn, aangevuld met de handmatig ingeboekte ICPboekingen (in 'Onderhoud ICP-boekingen'). U kunt verschillende selectiecriteria opgeven, waardoor u bijvoorbeeld alleen de correcties of de boekingen kunt opvragen die al in het programma 'ICP-aangifte' aangegeven zijn. In 'Onderhoud |Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', map 'Btw' hebt u kunnen aangeven of u de Btwaangifte op basis van de factuurmaand of op basis van de boekingsperiode doet. Afhankelijk van deze instelling kunt u in dit programma selecteren op maand of periode.



versie 1.0

Pagina 73 van 89


In dit programma kunt u een overzicht laten afdrukken van de aanwezige ICP-boekingen. U kunt verschillende criteria voor de selectie opgeven, waardoor u aan de hand van dit overzicht bijvoorbeeld de volgende gegevens kunt nagaan: zullen de nog aan te geven boekingen correct worden aangegeven, zijn de al aangegeven boekingen juist aangegeven, en zijn de correcties juist door gevoerd. 1. 2. 3.

Start 'Taken | Btw | Overzicht ICP-boekingen' Geef aan tot en met welke maand of periode u het overzicht wilt genereren en voor welk soort boekingen u het overzicht wilt zien Geef vervolgens de selectiecriteria op. Op het veld 'Boekingen' kunt u aangeven of u alleen de 'reguliere' boekingen, alleen de 'correctieboekingen' of beide soorten boekingen wilt zien. Op het veld 'Status' kunt u aangeven of u alleen de reeds 'aangegeven' boekingen (opgegeven boekjaar) wilt zien, de 'niet-aangegeven' boekingen (ook in alle voorgaande boekjaren) of 'alle' boekingen: dit zijn dus zowel de aangegeven als de niet-aangegeven boekingen in het opgegeven boekjaar.



versie 1.0

Pagina 74 van 89


10

Werken met telebankieren

Bij telebankieren kunt u met een 'Betaalopdracht' uw crediteurenfacturen elektronisch betaalbaar stellen, uw bankafschriften elektronisch matchen met openstaande debiteurenfacturen en de crediteurenfacturen die u betaalbaar gesteld hebt. Als alle betalingsgegevens overeenkomen wordt de openstaande post van de factuur afgeboekt. U kunt bij het betaalbaar stellen eenvoudig de gewenste facturen selecteren en u kunt deelbetalingen doen. Bij het elektronisch betaalbaar stellen maakt Unit4 Multivers M een betalingsbestand aan dat u vervolgens aan uw bank toestuurt of importeert in het telebankier-pakket dat u van uw bank in gebruik hebt. De bank verwerkt de betalingen en stuurt u een bankafschrift en/of een telebankbestand. Een telebankbestand kunt u importeren en automatisch of handmatig afstemmen met de openstaande crediteuren- en debiteurenfacturen of de betaling boeken op een grootboekrekening (zie: Boeken van crediteurenbetalingen via 'Betaalopdrachten'). Unit4 Multivers M is voorbereid op het werken met het nieuwe Europese betalingssysteem SEPA. Waar nodig kunt u dus werken met IBAN en BIC. Voorlopig wordt op europees niveau alleen nog gewerkt met de Creditbetalingen (Betaalbaar stellen). Zie hiervoor: SEPA betalingen doen. Het inrichten van uw telebankierproces Voordat u elektronisch kunt bankieren, moet u een aantal stamgegevens invoeren. Hiermee bepaalt u onder andere de wijze waarop Unit4 Multivers M probeert om de bankmutaties te matchen met uw openstaande posten (zie ook: De wijze van matchen bij telebankieren). Opgeven matchcriteria en matchvolgorde in de Bedrijfsparameters 1.

Geef vervolgens de volgorde aan waarin Unit4 Multivers M de match moet uitvoeren. Ook als u hierboven een of meer matchcriteria hebt uitgeschakeld blijven ze hier zichtbaar. Ze hebben dan verder geen effect. U wijzigt de volgorde door op het betreffende criterium te klikken. Deze zal dan één plaats naar onderen verschuiven. Alle bovenliggende criteria blijven daarbij ongemoeid.

2.

Open in 'Onderhoud |Algemene gegevens | Bedrijfsparameters', de map 'Telebankieren'. Zie hieronder voor een Belgische administratie.

3.

Geef in de bovenste map aan op welke primaire criteria u wilt matchen. Standaard staan alle criteria geselecteerd, maar u kunt ze uitschakelen. Dat laatste kan tijdwinst bij het matchen opleveren, vooral als u met twee of drie criteria (vrijwel) alle facturen kunt matchen. Unit4 Multivers M hoeft in dat geval niet ook nog eens op de overige criteria te zoeken.

4.

Geef aan dat als bij een match twee facturen een 'goede' match hebben, Unit4 Multivers M in dat geval de oudste openstaand post zal voorstellen, of zet deze optie uit.

5.

Unit4 Multivers M kan bij een match op 'overblijvende' bedragen een vooruitbetaling boeken.

Hiervoor is het noodzakelijk dan aan het betreffende dagboek een reeks gekoppeld is. Belgische administratie In België is sprake van een zogenaamd domiciliëringsnummer. Dit wordt aan een debiteur die automatisch wilt incasseren afgegeven. Bij het automatisch incasseren wordt dit nummer dan in het betalingskenmerk / gestructureerde mededeling geplaatst. Op basis van dit nummer is dan de crediteur te achterhalen bij het automatisch matchen. In een Belgische administratie wordt op het tabblad 'Basis I' van 'Onderhoud | Crediteuren' een nieuw veld geplaatst voor het ingeven van het domiciliëringsnummer. Daarom kunt u in een Belgische administratie ook matchen op het domiciliëringsnummer (zie: De wijze van matchen bij telebankieren). Toevoegen relatiecode voor nog niet gematchte saldi In 'Onderhoud | relatiecodes' kunt u rekeningen koppelen aan Relatiecodes voor automatische boekingen. Bij het importeren van een bankafschrift waarbij (nog) niet alles gematcht is, blijft een saldo open staan. Dit Unit4 Multivers Medium 10.8.1


versie 1.0

Pagina 75 van 89


saldo moet worden geboekt op een daarvoor bestemde rekening. Als u deze relatiecode niet invult, wordt het bedrag op de verplichte relatiecode voor de vraagposten. Maak daarom een rekening aan (tussenrekening) en koppel deze op het tabblad 'Diversen' aan de relatiecode 'Nog te matchen bankmutaties'. Betalingskenmerk en meerdere bankrekeningen bij de stamgegevens Debiteuren/Crediteuren U kunt op tabblad 'Basis I' in 'Onderhoud | Debiteuren' respectievelijk 'Onderhoud | Crediteuren', per debiteur/crediteur opgeven of hij gebruik maakt van betalingskenmerken. In België wordt aan een crediteur die automatisch wilt incasseren een zogenaamd domiciliëringsnummer afgegeven. Bij het automatisch incasseren wordt dit nummer dan in het betalingskenmerk / gestructureerde mededeling geplaatst. Op basis van dit nummer is dan de crediteur te achterhalen bij het automatisch matchen. In een Belgische administratie wordt op het tabblad 'Basis I' van 'Onderhoud | Crediteuren' is een veld beschikbaar voor het opgeven van het domiciliëringsnummer. Zowel bij debiteuren als crediteuren kunt u meerdere bankrekeningen opgeven. Hiervoor is het tabblad 'Banken' opgenomen waarin u verschillende bankrekeningen kunt invoeren. Bestandsformaten bij het telebankieren Unit4 Multivers M werkt met de volgende bestandsnaam voor binnenlandse betalingen. CLIEOP03.xxx Unit4 Multivers M genereert zelf de bestandsextensie voor het ClieOp-bestand en gebruikt hiervoor de laatste drie cijfers van het administratienummer (bijvoorbeeld ClieOp03.001 voor de administratie MVL00001). Deze extensie wordt in vrijwel alle gevallen door de bank geaccepteerd. Mocht uw bank deze extensie niet accepteren, dan kunt u de geldige extensie zelf opgeven. Voor België geeft Unit4 Multivers M de bestandsnaam 'Flop02.txt' voor de opslag op uw harde schijf: SEPA Dit is het formaat dat vanaf 01 februari 2014 standaard is voorgeschreven voor binnenlandse- en buitenlandse overschrijvingen. Het SEPA-bestandsformaat is: SEPA_ibannummer.xml (bijvoorbeeld: SEPA_NL44RABO0123456789.xml). Geef altijd wanneer u de bestanden voor verzending naar de bank, de juiste naam en extensie aan de bestanden. Deze worden door uw bank voorgeschreven. Na het invoeren van de benodigde instellingen en stamgegevens kunt u met telebankieren aan de slag: 1. 2. 3. 4.

Werken met SEPA betaalbaar stellen crediteurenfacturen Maken betaalopdracht Importeren en matchen van bankmutaties.

Werken met betalingskenmerken Betalingskenmerk / Gestructureerde mededeling Om het automatisch matchen van bankmutaties eenvoudiger te maken, is het mogelijk om bij het aanmaken van een factuuropdracht,/verkooporder,in het verkoopboek, bij een offerte en bij het boeken van een inkoopfactuur, een betalingskenmerk mee te geven. Als in Nederland het betalingskenmerk aan de 11-proef voldoet, dan verschijnt naast het betalingskenmerk een icoontje ( ). Unit4 Multivers M genereert het betalingskenmerk, waarbij het automatisch aan de 11-proef voldoet. Dit nummer wordt automatisch op de achtergrond gegenereerd bij het verwerken van de opdracht en het aanmaken van een in- of verkoopboeking. Het betalingskenmerk kan worden afgedrukt op de facturen en opdrachten. U kunt, als u dit wilt, de formulieren hiervoor zelf aanpassen.



versie 1.0

Pagina 76 van 89


Bij 'Info opdrachten' is het gegenereerde betalingskenmerk zichtbaar. In het verkoopboek wordt het betalingskenmerk gegenereerd zodra het debiteurennummer is geselecteerd. U kunt het handmatig aanpassen. Ook bij baliefacturering kan het betalingskenmerk worden afgedrukt op de factuur (formulier: balieac.qrp en baliefac.qrp). In het inkoopboek kunt u in het veld 'Betalingskenmerk' het betalingskenmerk van de inkoopfactuur opgeven. Bij de inkoopfacturen wordt het betalingskenmerk meegenomen naar de betaalbaarstelling. Unit4 Multivers Mcontroleert of dit betalingskenmerk al eerder is gebruikt. Is dit het geval, wordt een waarschuwing gegeven. U kunt de inkoopfactuur dan nog wel opslaan. In Nederland wordt het betalingskenmerk als volgt samengesteld: De lengte van het debiteurnummer + het factuurnummer is maximaal 15 posities: Dan is de 1e positie een controlegetal van de 11-proef. Daarna volgen opvulnullen als de lengte van het debiteurnummer + het factuurnummer kleiner is dan 15. Tot slot volgt het debiteurnummer met aansluitend het factuurnummer. Het totaal aantal posities is 16. De lengte van het debiteurnummer + het factuurnummer is 16 posities: Dan is de 1e positie een controlegetal van de 11-proef. Daarna volgen opvulnullen. Tot slot volgt het factuurnummer. Het totaal aantal posities is 16. Het debiteurnummer wordt dan niet gebruikt. In België is betalingskenmerk het factuurnummer van 8 posities, gevolgd door twee nullen. De laatste twee posities zijn voor het restgetal van de 97-proef zodat het betalingskenmerk van 12 posities voldoet aan de 97-proef. In België wordt het betalingskenmerk een 'gestructureerde mededeling' genoemd. Het bestaat uit een uniek nummer van 12 posities waarop een 97-proef van toepassing kan zijn. Aan de hand van dat nummer is de betreffende factuur eenvoudig te matchen bij het importeren van bankafschriften. Als het betalingskenmerk aan de 97-proef voldoet, dan verschijnt naast het betalingskenmerk een icoontje ( ). Betalingskenmerk opvragen U kunt het betalingskenmerk opvragen met 'Info | Debiteuren'. Op het tabblad 'Facturen' is de kolom 'Betalingskenmerk' beschikbaar. Om het betalingskenmerk/gestructureerde mededeling op de facturen en overzichten af te kunnen drukken moet u de formulieren (factureren en (factuur)opdrachten) aanpassen. Het betalingskenmerk kunt u 'verplicht' maken voor individuele debiteuren en crediteuren door in de stamgegevens de optie 'Maakt gebruik van betalingskenmerk' te selecteren. Dan moet bij de verkoop- en inkoopfacturen het betalingskenmerk verplicht worden opgegeven. Controle op betalingskenmerk Er wordt bij crediteuren gecontroleerd op dubbele betalingskenmerken (handmatig). Deze controle vindt per crediteur plaats en niet over alle crediteuren.

10.1

Betaalbaarstelling crediteurenfacturen

Bij het betaalbaar stellen selecteert u in het programma 'Taken | Telebankieren | Betaalbaarstelling' de facturen die u wilt betalen. De facturen die u van uw crediteuren ontvangen hebt, zijn al ingeboekt . De gegevens van de bank waarmee u de betalingen wilt verrichten, hebt u in 'Onderhoud | bankgegevens' ingevoerd. Alleen als u voor de crediteur een bank met een buitenlandse landcode ingevuld hebt, kunt u ook een betaling voor het buitenland aanmaken in dit programma. Unit4 Multivers M is voorbereid op het werken met het nieuwe Europese betalingssysteem SEPA. Waar nodig kunt u dus werken met IBAN en BIC. Voorlopig wordt op europees niveau alleen nog gewerkt met de Creditbetalingen (Betaalbaar stellen). Zie hiervoor: SEPA betalingen doen.



versie 1.0

Pagina 77 van 89


Vervolgens maakt u een betaalopdracht aan voor uw bank. Deze stuurt u naar de bank die de betalingen verwerkt. Tenslotte stemt u in het bankboek de door de bank verwerkte betalingen af met de openstaande posten. U boekt dan uw ontvangen bankafschrift in het bankboek of u importeert en matcht het elektronische bankbestand met de openstaande posten. Daarbij kunt u tegelijk ook de betalingen van uw debiteuren matchen. De betaalbaarstelling van crediteurenfacturen vormt een onderdeel van het telebankieren. In het scherm 'Betaalbaarstelling' kunt u crediteurenfacturen selecteren voor de automatische betaalbaarstelling. In de rubriek 'Info', 'Uitvoer' en 'Gewenste betaaldatum', ziet u:

Saldo: Onderweg: gemaakt Ruimte: Voorstel:

het banksaldo van uw rekening het totaal van de betaalbaar gestelde rekeningen waarvoor al een Betaalopdracht is de bestedingsruimte die u nog bij uw bank hebt. het totaal van de betaalbaar gestelde facturen. Het saldo in dit veld, is het bedrag in de valuta van uw administratie. Wanneer u een euro-administratie voert en u stelt een factuur in de lokale valuta betaalbaar (of omgekeerd), wordt het voorstel verhoogd met het omgerekende bedrag.

Uitvoer:

Binnenland en Buitenland. Dit is het uitvoerformaat dat uw bank voor de betalingen gebruikt.

Gewenste Betaaldatum

Hier kiest u een datum waarop de bank de betalingen moet gaan uitvoeren. Als u de vervaldatum kiest, zal deze per factuur worden bepaald. U kunt ook een datum kiezen die voor alle geselecteerde facturen geldt, ongeacht de vervaldatum. De huidige datum wordt voorgesteld. Op regelniveau kunt u per factuur een andere datum opgeven. Let op! Als u op regelniveau verschillende data gebruikt, dan wordt voor elke gebruikte datum een aparte betaalopdracht aangemaakt. Als u bij uw bank een beperking in het aantal opdrachten hebt, kunt u daar rekening mee houden.

Van de bankinstelling moet van uw crediteur ook de BIC en een geldig IBAN bekend zijn. De BIC van de bank van de crediteur is zichtbaar in de kolom 'BIC'. Met het veld 'Toon alleen vervallen facturen' (onder in het scherm) worden alleen de vervallen facturen getoond. Van de geselecteerde crediteuren facturen worden betaalopdrachten aangemaakt. Standaard worden de facturen per crediteur in de betalingsopdracht verzameld. Wanneer u de optie 'Facturen verzamelen in betalingsopdracht' voor een of meer crediteuren hebt uitgeschakeld, worden alle facturen voor die crediteur(en) apart in de betaalopdracht opgenomen. De betaalopdrachten worden dan elektronisch naar de bank verzonden die de betalingen vervolgens gaat uitvoeren. U kunt in het scherm ook 'Debiteuren' selecteren, zodat u ook creditfacturen voor uw debiteuren betaalbaar kunt stellen. Betaalbaarstellen 1 Start 'Taken | Telebankieren | Betaalbaarstelling' 2

Selecteer de bank waarvoor u de betaalopdrachten wilt aanmaken. Dit is de bankrekening waar de betalingen van afgeschreven moeten worden. In het vak 'Ruimte' ziet u voor welk bedrag u nog betaalbaar kunt stellen tot aan het minimumsaldo dat voor de bank vastgelegd is.



versie 1.0

Pagina 78 van 89


Als u direct op 3

klikt, kunt u met de bladerknop 'bladeren' door de al aanwezige banken.

Na selectie van de bank worden de nog openstaande posten voor de crediteuren op het scherm getoond. Als dit niet het geval is, klikt u op de knop het nummer van de factuur

. De nog te betalen facturen zijn geordend op

Met behulp van 'Details' , of door te dubbelklikken op een regel kunt u gedetailleerde informatie over een openstaande post opvragen De omschrijving die u kunt invoeren bij het betaalbaar stellen wordt meegenomen bij het afboeken van de betaalbaarstelling in het bankboek. De omschrijving is pas zichtbaar nadat de afboeking is opgeslagen en wordt onder andere getoond bij 'Info | Crediteuren', tabblad 'Mutaties' en als de afboeking opnieuw wordt opgeroepen, op het tabblad 'Crediteuren' van het bankboek 4

U hebt nu twee mogelijkheden om de facturen te selecteren die u betaalbaar wilt stellen (u kunt de twee mogelijkheden combineren):  Selectie van een groep facturen op crediteurnummer, kortingsdatum, vervaldatum, valutacode of betalingsconditie. Klik op de knop [Selecteren] om het selectievenster op te vragen, of  Selectie per factuur U selecteert een enkele factuur in het hoofdvenster. Zoek de factuur die u betaalbaar wilt stellen en klik op het selectievakje in de kolom 'Betalen'. Het vakje wordt afgevinkt. Na selectie van een buitenlandfactuur verschijnt het venster 'Buitenlandse betaling' . U kunt geselecteerde facturen eenvoudig deselecteren (selectie van een of meerdere facturen tegelijk ongedaan maken).

5

Aanpassen van het te betalen bedrag. Als u niet het volledige factuurbedrag wilt betalen of hoeft te betalen, kunt u het te betalen bedrag aanpassen: 1. 2. 3.

Zoek de gewenste factuur en klik in de kolom 'Te betalen' Vul het bedrag in dat u werkelijk wilt of moet betalen Geef in het selectievakje in de kolom 'Afboeken' aan of het verschilbedrag wel of niet automatisch afgeboekt mag worden. Als u aangeeft dat het verschil afgeboekt mag worden door het vakje af te vinken, wordt hiervoor de rekening voor 'Betalingsverschil crediteuren' gebruikt die in de Relatiecodes vastgelegd is

In de kolom 'Korting vervalt' staat de 1e vervaldatum van de factuur en in de kolom 'Factuur vervalt' staat de laatste vervaldatum. 6

Betaaldatum : Op grond van de keuze die u boven in het scherm hebt gemaakt, wordt de datum voorgesteld waarop de bank de betaling zal uitvoeren. Deze kunt u per factuur wijzigen. De betaaldatum geldt niet voor betalingen in vreemde valuta (BTL91). Maar daar kunt u bij het maken van de betaalopdracht een uitvoeringsdatum uitvoeren.

7 Kies voor om de geselecteerde facturen op te slaan. Er verschijnt een waarschuwing als de kredietruimte op de bankrekening te klein is, maar u kunt dan nog verder gaan 8

Daarna kunt u eventueel de facturen selecteren die via een andere bank(rekening) betaald moeten worden.

Het totale bedrag van de geselecteerde facturen wordt geregistreerd als 'Voorstel'. U kunt een overzicht van het betalingsvoorstel afdrukken door op het printerpictogram te klikken en te kiezen voor 'Voorstel betaalopdracht'. Het voorstel kan echter pas afgedrukt worden als de betaalopdrachten zijn geselecteerd en de selectie is opgeslagen. U kunt het voorstel ook afdrukken in het programma 'Voorstel betaalopdracht' in het menu 'Rapport | Telebankieren'. Aan de hand van dit overzicht van de geselecteerde facturen kunt u bepalen welke facturen u daadwerkelijk betaalbaar wilt stellen en kunt u de selectie van facturen ongedaan maken. Voor de definitief



versie 1.0

Pagina 79 van 89


betaalbaar gestelde facturen maakt u vervolgens de Betaalopdracht aan in het programma 'Maken betaalopdracht'. Selecteren / deselecteren van facturen voor de betaalbaarstelling U kunt een groep facturen selecteren voor de betaalbaarstelling als de facturen aan bepaalde voorwaarden moeten voldoen; u kunt bijvoorbeeld alle facturen van een crediteur selecteren die voldoen aan een bepaalde betalingsconditie, of bijvoorbeeld alle facturen in Duitse marken waarvan de vervaldatum voor een bepaalde datum ligt. In het selectievenster geeft u de voorwaarden op waaraan de facturen moeten voldoen. U kunt op het crediteurnummer, de valutacode, de betalingsconditie en de vervaldatum selecteren. Er kan ook geselecteerd worden op de kortingsdatum. Geef in het veld 'T/m kortingsdatum' de gewenste datum op. 1.

Geef één selectiecriterium op of een combinatie van selectiecriteria. Let hierbij op de datum: alleen facturen waarvan de factuurdatum voor deze datum valt, worden geselecteerd

2.

Controleer of het vakje 'Selecteren' aangekruist is, en klik daarna op

.

Alle facturen die voldoen aan de opgegeven voorwaarden, worden dan geselecteerd. U herkent een geselecteerde factuur in het selectievenster voor de betaalbaarstelling aan het vinkje in de kolom 'Betalen'. U kunt geselecteerde facturen eenvoudig deselecteren (selectie van een of meerdere facturen tegelijk ongedaan maken), ook per groep. U kunt dan dezelfde selectiecriteria opgeven en het vakje 'Deselecteren' aankruisen, of afwijkende selectiecriteria invullen om een deel van de geselecteerde facturen te deselecteren.

10.1.1

Maken betaalopdracht

U hebt hiervoor de crediteurenfacturen die u wilt betalen, geselecteerd voor de betaalbaarstelling. De telebankgegevens van de bank waarmee u de betalingen wilt verrichten, hebt u in 'Onderhoud bankgegevens' ingevoerd. Door het aanmaken van de Betaalopdracht gaat u de geselecteerde crediteurenfacturen omzetten in opdrachten tot betaling. Deze opdrachten stuurt u naar de bank die de betalingen voor u zal verrichten. U kunt een begeleidende opdrachtbrief voor de Bankcentrale met het bestand meesturen waarop u alleen nog het identificatienummer van de diskette en uw handtekening moet zetten (geldt niet voor een Belgische administratie). 1. 2. 3.

4.

5. 6.

Start Taken | Telebankieren | Maken betaalopdracht' Selecteer de bank waarvoor u de betaalopdracht wilt aanmaken Pas in de rubriek 'Aanmaken in:' eventueel de directory aan waarin het telebankbestand geplaatst moet worden. Klik dan op 'Bladeren' of typ een bestaande directory in. Unit4 Multivers M toont hier standaard de 'Directory betalingen' die uit de 'Bankgegevens' van de geselecteerde bank gehaald wordt. Testbestand aanmaken Een testbestand hoeft u alleen aan te maken als u nog niet eerder een betalingsbestand door de bank hebt laten verwerken of als een eerder opgestuurd testbestand niet voldeed. U geeft hiermee aan of het aan te maken betalingsbestand wel of geen testbestand is. Een testbestand wordt niet door de bank verwerkt, maar wordt alleen gebruikt om te controleren of het aangeleverde bestand correct verwerkt kan worden door de bank. Klik op om het bestand met de betaalopdrachten weg te schrijven in het formaat voor de geselecteerde bank. Het bestand wordt in de opgegeven directory geplaatst. Als u de optie 'Specificatie betaalopdracht' hebt geselecteerd, verschijnt na het aanmaken van de opdracht het rapport met de specificatie van de opdracht in beeld.



versie 1.0

Pagina 80 van 89


Er verschijnt een afdrukvoorbeeld dat u direct kunt opslaan of afdrukken. In 'het Lint' is hiervoor een apart tabblad beschikbaar met uitgebreide mogelijkheden. Deze specificatie is alleen beschikbaar bij SEPA en het BTL-91 formaat en geeft de informatie uit de aangemaakte Betaalopdracht. De betaalopdrachten worden aangemaakt voor alle geselecteerde facturen. Als bij de stamgegevens van de crediteur ook het debiteurnummer is ingevuld waaronder u bij de crediteur bekend bent, wordt dit nummer opgenomen bij de omschrijving. Dit geldt zowel voor de factuurnummers als de betalingskenmerken die in de omschrijving zijn vermeld. De betaalopdrachten worden in een bestand opgeslagen dat u naar de bank kunt sturen. Voor Nederland geeft Unit4 Multivers M de volgende bestandsnaam voor de opslag op uw harde schijf: SEPA_ibannummer.xml:

Als u nog met CLIEOP werkt: CLIEOP03. Voor België geeft Unit4 Multivers M de bestandsnaam 'Flop02.txt' voor de opslag op uw harde schijf: Nadat het bestand aangemaakt is, stuurt u het bestand naar de bank. De betalingen die in het bestand zijn opgenomen hebben nu de status 'Onderweg'. De bank voert de betalingen uit en stuurt u vervolgens een bankafschrift of een bestand waarin de betalingen opgenomen zijn. Het bankafschrift boekt u handmatig in; het telebankbestand kunt u inlezen en verwerken via het telebankieren.



versie 1.0

Pagina 81 van 89


10.1.2

Inboeken verwerkte betaalopdracht

De verwerkte betaalopdracht opent u in het bankboek. U ziet hier alleen de betaalopdrachten voor de bank die aan het gekozen dagboek gekoppeld is. De betaalopdrachten zijn per 'batch' gesorteerd. Iedere batch kan bestaan uit één of meerdere betalingsregels die tegelijk in een betaalopdracht omgezet zijn. U moet hier de betalingsopdracht nog verwerken als de bank de opdracht heeft behandeld en u bericht van de verwerking hebt ontvangen van de bank. U hebt twee mogelijkheden: 1.

U kunt direct een gehele betaalopdracht inboeken, inclusief alle betalingsregels in die betaalopdracht. U kunt ook de gehele betaalopdracht in één keer storneren, of 2. U kunt per betalingsregel aangeven of deze wel of niet verwerkt is door de bank. Voor alle nietverwerkte betalingsregels kunt u aangeven dat deze niet ingeboekt moeten worden. Daarna kunt u de overige betalingsregels tegelijk inboeken. Kies voor '1' als alle door u gedane betalingen correct door de bank verwerkt zijn. Alle betalingsregels van de betaalopdracht zijn dan verwerkt. Voor keuze '2' kiest u als niet alle betalingsregels verwerkt konden worden. U geeft dan aan dat deze regels niet verwerkt zijn en verwerkt dan de overige betalingsregels in de betaalopdracht. De niet-verwerkte betalingsregels kunt u dan handmatig verwerken, of controleren en daarna opnieuw in een betaalopdracht aan de bank aanbieden. 1.

2.

Selecteer de gewenste betaalopdracht aan de hand van het batch-nummer. De kolom 'Totaal aantal' toont het aantal verwerkte betalingsregels dat in de betaalopdracht opgenomen is; de kolom 'Totaal bedrag' bevat het totaal van alle verwerkte betalingsregels Klik op de gewenste betaalopdracht. U hebt daarna drie mogelijkheden: 

Kies voor om de verschillende posten of betalingsregels in de geselecteerde betaalopdracht op te vragen en te kunnen verwerken. Per betalingsregel kunt u aangeven of de bijbehorende betaling wel of niet verwerkt is in het venster 'Betalingen'



Kies voor

om de gehele opdracht te storneren



Klik op om de geselecteerde betaalopdracht te verwerken. Alle verwerkte betalingsregels in de betaalopdracht worden dan tegelijk verwerkt De aanduiding 'Betaalopdracht' en het batch-nummer van de betaalopdracht worden overgenomen in de beschrijving van de dagboekmutatie. De kolom 'Betaald' bevat het totaalbedrag van alle betalingsregels in de betaalopdracht die de code 'Verwerkt' hebben.

10.2

De wijze van matchen bij telebankieren

Voor het matchen legt u de primaire criteria van matchen en de volgorde waarin Unit4 Multivers M de criteria doorloopt vast in de bedrijfsparameters (zie Werken met telebankieren). U kunt daar matchingscriteria vastleggen of uitschakelen. U legt dan alleen het primaire criterium vast. Dus als u de optie Debiteur- of crediteurnummer aanzet, gaat Unit4 Multivers M als eerste dit criterium aflopen. Wordt er een match gevonden, gaat Unit4 Multivers M ook de andere gegevens van de match controleren (bijvoorbeeld het saldo of het betalingskenmerk). Is er dan sprake van een 'goede match', stopt Unit4 Multivers M het proces. Wordt geen goede match gevonden zal Unit4 Multivers M ook de andere geselecteerde criteria aflopen. De keuze voor de matchingscriteria is sterk van uw eigen situatie afhankelijk. Als u veel dezelfde bedragen factureert (bijvoorbeeld als u abonnementen gebruikt of veel dezelfde artikelen factureert) en u zou 'Openstaand saldo' als matchingscriterium gebruiken, kan het matchen erg lang gaan duren.



versie 1.0

Pagina 82 van 89


Deze parameter zorgt er namelijk voor dat Unit4 Multivers M probeert via het openstaande saldo een match te maken. Er is bijvoorbeeld een elektronische mutatie van € 37,50. Unit4 Multivers M gaat nu kijken of dit openstaande saldo ergens te vinden is. Op het moment dat dit bedrag gevonden wordt, dan kijkt hij welk debiteurnummer er gekoppeld is en gaat dit vergelijken met de tekst uit de betaling. Vervolgens gaat Unit4 Multivers M kijken welk factuurnummer bij deze mutaties hoort en gaat weer in de omschrijving van de betaling kijken of dit nummer genoemd staat. Zo worden nog een aantal controles uitgevoerd. Vastleggen van de volgorde Als u een aantal criteria hebt vastgelegd, kunt u ook de volgorde vastleggen van de criteria waar Unit4 Multivers M op zal matchen. Het criterium dat voor uw bedrijf de meeste slagingskans zal geven, zet u dan uiteraard bovenaan. De ervaring leert dat voor veel bedrijven het (primair) matchen op 'één of meerdere facturen' de grootste slagingskans zal hebben. Als een elektronische mutatie wordt geïmporteerd in Unit4 Multivers M probeert het eerst de volgende elementen uit de mutatie te halen:       

Tegenrekening: als de tegenrekening van de elektronische mutaties is teruggevonden als bankrekening van de debiteur of crediteur Crediteur: als de crediteur die bij de betreffende bankrekening hoort, teruggevonden is Debiteur: als de debiteur die bij de betreffende bankrekening hoort, teruggevonden is Domiciliëringsnummer(Belgische administraties): als het betalingskenmerk van de elektronische mutatie gelijk is aan domiciliëringsnummer van gevonden crediteur Bedrag: als het geboekte bedrag van de gevonden facturen gelijk is aan het betaalde of ontvangen bedrag Factuur: Als alle facturen teruggevonden zijn Betalingskenmerk: Als er één factuur geboekt is en als het betalingskenmerk van die factuur gelijk is aan het betalingskenmerk van de elektronische mutatie.

Of u gebruik wilt maken van alle mogelijkheden en in welke volgorde u de match laat uitvoeren is afhankelijk van uw eigen situatie. Maar ook zal duidelijk zijn dat de ene procedure meer tijd kost dan de andere. Als al uw facturen een uniek betalingskenmerk hebben zal het 'Matchen op een specifieke factuur' minder tijd kosten dan het matchen op 'openstaand saldo' en ook trefzekerder zijn. Uitgangspunt voor de matching is dat geprobeerd wordt om drie gegevens te controleren en af te stemmen:  Van wie is de betaling (debiteurnummer, crediteurnummer of bankrekeningnummer);  Voor welke factuur is de betaling bedoeld (factuurnummer, betalingskenmerk);  Klopt het ontvangen of betaalde bedrag met de openstaande post(en). Een 'goede' match scoort op alle drie de fronten. Als alle gegevens behalve het bedrag kloppen, resulteert dit in een 'redelijke' match. In alle andere gevallen waarbij minimaal één kenmerk wordt gevonden is er sprake van een 'dubieuze' match. Hieronder staat een overzicht van de mogelijkheden en de specifieke criteria aan de hand waarvan een match als 'goed', 'Redelijk' of 'Dubieus' geclassificeerd wordt.

Matchen op betaal- of incasso-opdracht Hier wordt gecontroleerd of de geïmporteerde batch van de juiste bank is en het betaalnummer klopt en of in Unit4 Multivers M de facturen inderdaad betaalbaar gesteld zijn in een betaalopdracht of incassogesteld zijn. Matchen op een specifieke factuur (betalingskenmerk/referentie) Controleert primair op het betalingskenmerk van een debiteuren- of crediteurenfactuur. Maar tegelijkertijd kijkt het programma ook naar de 'Referentie' van de transactie. Dit is gedaan omdat vooral bij Webshops waar vooruitbetaald wordt, er bij de betaling wel een referentie aanwezig is, maar (nog) geen factuur met een betalingskenmerk.



versie 1.0

Pagina 83 van 89


De volgende beoordelingen van de automatische match zijn mogelijk: Goed  Het geboekte bedrag van de gevonden factuur op basis van het betalingskenmerk/referentie is gelijk aan het betaalde of ontvangen bedrag. Redelijk  Het geboekte bedrag van de gevonden factuur op basis van het betalingskenmerk/referentie is ongelijk aan het betaalde of ontvangen bedrag;  Het debiteur, crediteur of factuurnummer is teruggevonden. Dubieus  Het geboekte bedrag van de gevonden factuur op basis van het betalingskenmerk/referentie is ongelijk aan het betaalde of ontvangen bedrag.

Matchen op één of meerdere facturen Controleert primair of de factuurnummers voorkomen. De volgende beoordelingen van de automatische match zijn mogelijk: Goed  Het totaal geboekte bedrag van de gevonden facturen is gelijk aan het betaalde of ontvangen bedrag;  Er is op één debiteur of crediteur geboekt;  De tegenrekening van de elektronische mutatie is niet teruggevonden bij een andere debiteur of crediteur dan die uit de betreffende boeking. Redelijk  Het totaal geboekte bedrag van de gevonden facturen is ongelijk aan het betaalde of ontvangen bedrag;  Er is op één debiteur of crediteur geboekt;  De tegenrekening van de elektronische mutatie is niet teruggevonden bij een andere debiteur of crediteur dan die uit de betreffende boeking. Dubieus  Het geboekte bedrag van de gevonden factuur op basis van het betalingskenmerk is ongelijk aan het betaalde of ontvangen bedrag en/of  Er is op meer dan één debiteur of crediteur geboekt en/of  De tegenrekening van de elektronische mutatie is teruggevonden bij een andere debiteur of crediteur dan die uit de betreffende boeking.

Matchen op basis van de tegenrekening Om te kunnen matchen op de tegenrekening, zal deze moeten voorkomen als bankrekening bij de debiteur of crediteur. Hierop wordt in eerste instantie gematcht. Van de gevonden debiteur of crediteur worden de openstaande posten opgehaald. Een factuur wordt afgeboekt als tenminste aan één van de volgende voorwaarden is voldaan:  Het betreffende factuurnummer komt voor;  Het betalingskenmerk van de betreffende factuur is gelijk aan het betalingskenmerk van de elektronische mutatie;  Het factuursaldo van de betreffende factuur is gelijk aan het betaalde of ontvangen bedrag. De volgende beoordelingen van de automatische match zijn mogelijk: Goed  Het totaal geboekte bedrag van de gevonden facturen is gelijk aan het betaalde of ontvangen bedrag;



versie 1.0

Pagina 84 van 89




De geboekte facturen zijn teruggevonden.

Redelijk  Het totaal geboekte bedrag van de gevonden facturen is ongelijk aan het betaalde of ontvangen bedrag; Dubieus  Als er geen facturen gevonden zijn en het bedrag van de elektronische mutatie als vooruitbetaling/ ontvangst is geboekt.

Matchen op debiteur- of crediteurnummer Primair wordt gematcht op het debiteur- of crediteurnummer. Wordt deze gevonden, dan worden de openstaande posten opgehaald. Een factuur wordt afgeboekt als tenminste aan één van de volgende voorwaarden is voldaan:  Het betreffende factuurnummer komt voor;  Het betalingskenmerk van de betreffende factuur is gelijk aan het betalingskenmerk van de elektronische mutatie;  Het factuursaldo van de betreffende factuur is gelijk aan het betaalde of ontvangen bedrag. De volgende beoordelingen van de automatische match zijn mogelijk: Goed  Het totaal geboekte bedrag van de gevonden facturen is gelijk aan het betaalde of ontvangen bedrag;  De geboekte facturen zijn teruggevonden. Redelijk  Het totaal geboekte bedrag van de gevonden facturen is ongelijk aan het betaalde of ontvangen bedrag;  De tegenrekening van de elektronische mutatie is teruggevonden als bankrekening bij de betreffende debiteur of crediteur of  Er is geen bankrekening van een willekeurige debiteur of crediteur gevonden die gelijk is aan de tegenrekening van de elektronische mutatie of  De geboekte facturen zijn teruggevonden. Dubieus  Alle overige boekingen Matchen op de grootboekrekening Als in Unit4 Multivers M een grootboekrekening als tegenrekening gekoppeld is aan een bankrekeningnummer ('Taken | Telebankieren | Koppelen bank- aan grootboekrekening), kijkt Unit4 Multivers M of er in de elektronische mutatie een bankrekeningnummer voorkomt dat aan een grootboekrekening. U kunt aan grootboekrekeningen ook trefwoorden koppelen. Unit4 Multivers M kijkt naar trefwoorden in de elektronische mutatie en vergelijkt die met de trefwoorden die bij de grootboekrekeningen zijn vastgelegd. Als er één rekening is waaraan een trefwoord dat in de elektronische mutatie is gevonden, gekoppeld is, wordt ook gematcht en wordt de boeking op die rekening gedaan. De volgende beoordelingen van de automatische match zijn mogelijk: Goed  De grootboekrekening is gevonden op basis van de koppeling aan de tegenrekening van de elektronische mutatie. Redelijk  De grootboekrekening is gevonden op basis van een trefwoord.



versie 1.0

Pagina 85 van 89


Als u bij een grootboekrekening een vast Btw-percentage hebt gekoppeld, krijgt u altijd een 'Dubieuze match'. U moet de mutatie dan handmatig matchen/gereedmelden. Dan wordt de btw en het scenario correct geboekt. Als een bankrekening is gekoppeld aan een grootboekrekening, dan wordt de tegenrekeninghouder vermeld in de omschrijving van de grootboekmutatie. Matchen op het openstaande saldo Hier kijkt Unit4 Multivers M of het bedrag in de elektronische mutatie overeenkomt met het openstaande saldo van een factuur. De volgende beoordelingen van de automatische match zijn mogelijk: Goed  De geboekte factuur is teruggevonden of  Het betalingskenmerk van de geboekte factuur is gelijk aan het betalingskenmerk van de elektronische mutatie Redelijk  De geboekte debiteur of crediteur is teruggevonden of  De tegenrekening van de elektronische mutatie is teruggevonden als bankrekening bij de betreffende debiteur of crediteur of Dubieus  Alle overige boekingen Matchen op domiciliëringsnummer (Belgische administraties) Hierbij kijkt Unit4 Multivers M of het betalingskenmerk van de elektronische mutatie overeenkomt met het domiciliëringsnummer van de crediteur. Van de gevonden crediteur worden de openstaande posten opgehaald op volgorde van de factuurdatum. De eerst gevonden factuur (met de oudste factuurdatum) waarvan het openstaande bedrag gelijk is aan het bedrag van de elektronische mutatie wordt afgeboekt. Een op deze wijze gevonden match is altijd 'Goed'. Handmatig matchen U kunt behalve automatisch matchen, als u een mutatie selecteert ook voor 'Handmatig matchen' kiezen. Aan de hand van het bedrag (Betaald of ontvangen) opent het tabblad 'Crediteuren' of 'Debiteuren'. Als in de omschrijving het betalingskenmerk van een betaalbaarstelling of incasso-opdracht voorkomt, dan opent respectievelijk het tabblad 'Betaalopdrachten' of 'Incasso-opdrachten'. U kunt echter nog een ander tabblad kiezen. U kunt dan de mutatie bewerken of direct gereedmelden.

10.2.1

Importeren en matchen van bankmutaties

1.

Open het bankboek van de bank waarvoor u de elektronische mutaties wilt ophalen en ga naar het tabblad 'Elektronische mutaties' Op dit tabblad kunt u het bestand met de elektronische mutaties dat u van uw bank hebt gekregen openen.

2.

Klik op , blader naar de map waarin het bestand staat en open het. De mutatieregels worden nu ingelezen.

Gebruikte symbolen Het scherm laat in de linker kolom de 'status' van de mutaties zien: Automatische match = Goede match



versie 1.0

Pagina 86 van 89


= Redelijke match = Dubieuze match Handmatige match = Goedgekeurd = Handmatig matchen Status = Geen match = Verwerkt

Automatisch matchen Klik op om het matchen te starten. Nu worden alle mutaties gematcht aan de hand van de ingestelde opties en in de opgegeven volgorde. De resultaten van de match worden zichtbaar op het scherm. Onder in het scherm kunt u door een veld bij een of meer icoontjes te deselecteren, bepalen welke matches u wilt zien (bijvoorbeeld alleen de redelijke matches). Door op te klikken worden alle 'Goede matches', de 'goedgekeurde matches' en de 'handmatige matches' onmiddellijk 'Verwerkt'. Alleen de 'Redelijke' en 'Dubieuze', en de mutaties waarop 'Geen match' mogelijk bleek blijven dan open staan. Die zult u stuk voor stuk moeten afhandelen. Als u op deze wijze alle 'redelijke' en 'dubieuze' matches hebt afgehandeld en goedgekeurd kunt u met ook deze mutaties verwerken. Alle boekingen (verwerkte mutaties) kunt u nu terugvinden op het tabblad 'Mutaties' en op de tabbladen 'Debiteuren' en 'Crediteuren' van het bankboek. Sla de gegevens op om de mutaties definitief te maken. Handmatig gematchte mutaties die geboekt zijn op de rekening 'Nog te matchen mutaties' kunnen op het tabblad 'Mutaties' van het bankboek verder afgeboekt worden. Het saldo wordt dan van de rekening 'Nog te matchen mutaties' afgeboekt. Op het tabblad 'Elektronische mutaties' kunt u op regelniveau ook matches goedkeuren (zoals in het detailscherm van de mutatie). Dit kan alleen na een automatische match. Als er geen match gevonden is, kan ook niet goedgekeurd worden. In het tabblad 'Elektronische mutaties' kan een vinkje bij 'Goedkeuren' niet ongedaan worden gemaakt. Dit kan nog wel in het detailscherm (zie hieronder).

Mutaties apart matchen U kunt nu de mutaties stuk voor stuk aanpassen door op het tabblad 'Elektronische mutaties' op de mutatie te dubbelklikken of u selecteert een mutatie en klikt op . Dan verschijnt een scherm waarin u de match kunt aanpassen. Op basis van de mogelijkheden die de mutatie biedt kunt u in dit scherm uit mogelijke manieren van matchen (Matchcriterium) kiezen. Selecteer een van de mogelijkheden. U ziet dan welke kenmerken gevonden zijn en de gevonden factuur wordt getoond. Als u met de match akkoord gaat, selecteert u het veld 'Goedkeuren' en klikt op . U keert dan terug in het eerste scherm waar de betreffende mutatie het label 'Goedgekeurd' heeft gekregen. Als u niet akkoord bent met een voorgestelde match of Unit4 Multivers M heeft geen match kunnen vinden, kunt u nog handmatig matchen. Unit4 Multivers Medium 10.8.1


versie 1.0

Pagina 87 van 89


Handmatig matchen Als u een mutatie selecteert wordt de knop actief. Als u hierop klikt kunt u de mutatie maken of bewerken, of u kunt handmatig betalingsverschillen afboeken (via 'Betalingsdetails'). Aan de hand van het bedrag (Betaald of ontvangen) opent het tabblad 'Crediteuren' of 'Debiteuren'. Als in de omschrijving het betalingskenmerk van een betaalbaarstelling of incasso-opdracht voorkomt, dan opent respectievelijk het tabblad 'Betaalopdrachten' of 'Incasso-opdrachten'. U kunt echter nog een ander tabblad kiezen. Alleen de geselecteerde mutatie is zichtbaar. De overige mutaties zijn 'verborgen'. Op het tabblad zijn dan twee knoppen aanwezig. Met verwerkt en keert u terug naar het tabblad 'Elektronische mutaties'. Met

wordt de gemaakte mutatie

keert u terug zonder dat de mutatie verwerkt wordt.

Op het tabblad 'Elektronische mutaties' is ook de optie 'Opeenvolgend' beschikbaar. Als u deze optie selecteert, keert u na het gereed melden niet terug naar het tabblad 'Elektronische mutaties, maar wordt automatisch de volgende regel handmatig gematcht. Pas als de laatste regel gereed gemeld is, keert u terug naar de elektronische mutaties en kan de match verwerkt worden. Als u een bankbestand inleest en verwerkt en daarin zit een verzameling van facturen (verzamelfactuur) dan krijgt deze code 'M' (Meerdere) voor de regel. Alleen het totaal van de factuur wordt dan getoond. Verwijderen elektronische mutaties Het kan voorkomen dat een dagafschrift bij vergissing dubbel wordt ingelezen. U kunt dan het gehele afschrift verwijderen in het bankboek, zonder dat de mutaties worden ingelezen en opgeslagen. Zorg dat geen enkele mutatieregel is verwerkt en klik op geselecteerd. De knop teveel ingelezen bankbestand.

10.2.2

. Nu worden alle mutatieregels wordt dan actief en hiermee verwijdert u het

Telebankmutaties apart matchen

Mutaties apart matchen U kunt nu de mutaties stuk voor stuk aanpassen door op het tabblad 'Elektronische mutaties' op de mutatie te dubbelklikken of u selecteert een mutatie en klikt op match kunt aanpassen.

. Dan verschijnt dit scherm waarin u de

Op basis van de mogelijkheden die de mutatie biedt kunt u uit mogelijke manieren van matchen (Matchcriterium) kiezen.

Selecteer een van de mogelijkheden. U ziet dan welke kenmerken gevonden zijn en de gevonden factuur wordt getoond. Als u met de match akkoord gaat, selecteert u het veld 'Goedkeuren' en klikt op . U keert dan terug in het eerste scherm waar de betreffende mutatie het label 'Goedgekeurd' heeft gekregen.



versie 1.0

Pagina 88 van 89


Als u niet akkoord bent met een voorgestelde match of Unit4 Multivers M heeft geen match kunnen vinden, kunt u met 'Handmatig' matchen de mutatie boeken op de rekening die u gekoppeld hebt aan de relatiecode 'Nog te matchen facturen' (zie Werken met telebankieren). Bankrekening koppelen aan een debiteur of crediteur Het kan zijn dat er een redelijke match gevonden is voor een mutatie, waarbij in ieder geval ook de debiteur/crediteur is gevonden en u bent overtuigd van de juistheid, maar er is geen tegenrekening bij de debiteuren/crediteuren-stamgegevens gevonden. Op dat moment wordt de knop actief. Als u hierop klikt wordt automatisch het gevonden bankrekeningnummer aan de debiteur/crediteur gekoppeld. U kunt dan in de stamgegevens van die debiteur/crediteur op het tabblad 'Banken', de bankgegevens eventueel verder aanvullen.

10.2.3

Koppelen bank- aan grootboekrekening

U kunt een bankrekening aan een grootboekrekening koppelen. Mutaties op deze bankrekening worden dan automatisch geboekt op de gekoppelde grootboekrekening. Dit is bijvoorbeeld handig als u vaste kosten, zoals telefoonkosten, niet op de grootboekrekening 'Crediteuren' wilt boeken, maar direct op de bankrekening van de telefoonmaatschappij. U kunt een trefwoord opgeven. Als in een bankmutatie dit trefwoord voorkomt, wordt de hier ingevulde grootboekrekening gekozen voor de boeking (zie onder). Door hier het nummer van de vaste rekening in te vullen, wordt het bedrag aan telefoonkosten elke maand op de bankrekening van de telefoonmaatschappij geboekt. Dit bedrag kunt u in uw eigen administratie als kosten op de grootboekrekening 'Telefoonkosten' boeken. U kunt verschillende rekeningsoorten kiezen: 'Bankrekening', 'Postbankrekening' of 'Overige'. Bij 'Bankrekening' geldt de 11- of 97(BE)-proef Bij 'Postbankrekening' (NL) wordt gecontroleerd op de letter P met maximaal 8 numerieke karakters. Bij 'Overige' wordt niet gecontroleerd. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Open 'Taken | Telebankieren | Koppelen bank- aan grootboekrekening' Selecteer een rekeningsoort Kies een bankrekening die u aan een grootboekrekening wilt koppelen Vul de naam van de rekeninghouder in Geef desgewenst een trefwoord op Kies de grootboekrekening waaraan u de bankrekening wilt koppelen.

Koppelen met behulp van een trefwoord. U kunt mutaties van een bepaalde bankrekening op verschillende rekeningen laten boeken, waarbij de selectie gemaakt wordt op een of meer trefwoorden in de omschrijving van de mutatie. U hebt bijvoorbeeld bij een verzekeringsbedrijf verschillende polissen ondergebracht en wilt de verschillende premies op verschillende rekeningen boeken. Het polisnummer wordt bij de premiebetaling in de omschrijving vermeld en hoewel de bankrekening van uw verzekeringsmaatschappij voor alle polissen hetzelfde is, kunt u ze via het polisnummer als trefwoord, aan de juiste rekening koppelen.



versie 1.0

Pagina 89 van 89

Deel IV Dagelijkse financiële boekingen in Unit4 Multivers Medium (M) versie

Recommend Documents