Notulen
Vergadering Datum Plaats
GMR-vergadering 2015-02 Maandag 9 maart 2015 Centraal Bureau, Zeist
Aanwezig
Namens
Mw. Jolanda Doornenbal, vz Mw. Sjaan Veenhof Dhr. Mark Smeekes Dhr. Esse van den Burg Dhr. Abe Gilijamse Dhr. Marten Porte Dhr. Thomas Koerts Dhr. Lars Stevenson Dhr. Wim Hakkesteegt Dhr. Ron van der Wens Dhr. Stan Poels Dhr. Peter van Dijen Mevr. Astrid van Kooten (not) Afwezig
Revius Lyceum Wijk bij Duurstede Christelijk College Zeist Christelijk Lyceum Zeist Revius Lyceum Doorn Dijnselburgschool Leerling Revius Doorn Leerling Revius Wijk
Dhr.
Christelijk Lyceum Zeist
Jaap Stuiver
Code JD SV MS EB AG MP TK LS WH RW SP PD
Leerling Christelijk Lyceum Zeist Ouder Dijnselburgschool Ouder Revius Doorn Bestuurder (aanwezig deel 2) CVO Groep (aanwezig deel 2)
JS Actie
02.1
Opening De voorzitter opent de vergadering.
02.2
Vaststelling agenda / mededelingen Het nagekomen stuk wijzigingen Arbobeleidsplan wordt bij het agendapunt Risicomanagement besproken. De voorzitter geeft aan 20 – 25 minuten van de voorbespreking te willen gebruiken voor het agendapunt werkgroep Transitieplan.
02.3
Ingekomen stukken - Besluitenbrief GMR-vergadering 2015-01, d.d. 26 januari 2015 - Planning bestuursformatieplan - Risicomanagement - Arbobeleidsplan, wijzigingen - Reglement persoonlijk budget Ziekteverzuimgegevens t/m januari 2015
GMR-vergadering 2015-02
Pagina 1 van 6
Notulen
02.4
Planning Bestuursformatieplan Voorliggende planning wijkt niet af van andere jaren. De leden van de commissie bestuursformatieplan geven aan nog geen uitnodiging te hebben ontvangen.
02.5
Risicomanagement Het document Risicomanagement is een format en is een groeidocument. Veel onderdelen zijn nog niet ingevuld. Het document is de onderbouwing van het weerstandsvermogen van de CVOGroep. Een ouder vraagt hoe de bestuurder een en ander op de rails gaat zetten; voorliggend document is ‘mager’. Arbobeleidsplan De wijzingen zijn doorgevoerd. Een GMR-lid vraagt naar de invulling van het document. De invulling dient op de scholen te gebeuren. Dit gaat bijvoorbeeld om het onderdeel pauze/rusttijden, social media code.
02.6
Reglement persoonlijk budget Het reglement ligt voor ter bespreking. In GMR-vergadering van 13 april 2015 komt het document terug ter instemming.
02.7
Werkgroep Transitieplan De voorzitter geeft een korte weergave van de stand van zaken van de werkgroep Transitieplan. In twee werkgroepen wordt uiteen gegaan om te brainstormen aan de hand van het uitgedeelde document met stellingen. Het plan is om ronde tafelgesprekken binnen de scholen te houden. Jolanda en Esse gaan aan de slag met de punten die uit de groepjes zijn gekomen.
02.8
Ziekteverzuimgegevens t/m januari 2015 Dit agendapunt wordt niet besproken.
02.9
02.10
Deel 2 Opening De voorzitter opent deel 2 van de vergadering. Notulen GMR-vergadering 2015-01, d.d. 26 januari 2015 De notulen worden vastgesteld. Actielijst SOMtoday. Een quickscan van SOMtoday wordt gedaan. Een gesprek met medewerkers van het CB is ingepland. Er ligt geen plan om SOMtoday ‘te verlaten’. Er is een werkgroep (teamleiders) om te inventariseren waar tegen aan gelopen wordt met SOMtoday. Aan de hand van de inventarisatie zullen acties worden uitgezet.
GMR-vergadering 2015-02
Pagina 2 van 6
Notulen
Populaire versie leerlingenstatuut. Geconstateerd wordt dat er geen voortgang is. Een oplossing wordt gezocht voor het einde van dit schooljaar. Instellen Arbocommissie. De commissie zal bestaan uit de bestuurder en hoofd P&O en 2 leden namens de GMR, dit hoeven geen huidige GMR-leden te zijn. Er worden namen genoemd van mensen die eventueel benaderd kunnen worden. 02.11
Stand van Zaken Passend Onderwijs Een ingewikkelde situatie is ontstaan met de ondersteuningsplanraad (OPR). De OPR heeft niet ingestemd met de aanvullingen van het Ondersteuningsplan die zijn voorgelegd door het Bestuur aan de OPR. De bestuurder geeft aan dat de communicatie met de OPR niet goed genoeg is gegaan. Er zal op korte termijn een nieuw overleg plaatsvinden. Voorgesteld is om opnieuw te starten met betere communicatie. Tot die tijd blijft het originele plan in werking. Nieuwbouw Revius Doorn De Nieuwbouw Revius Doorn verloopt conform planning. Het Voorlopig Ontwerp is vastgesteld. Werkgroep Transitieplan Dit punt wordt niet besproken. Overdracht Practicum Inmiddels heeft de MR van Praktikum ingestemd met de fusie. Er dient nog formele instemming van de RvT van WereldKids verkregen te worden. Met de MR van de Dijselburgschool wordt opnieuwe een gesprek ingepland. De MR van de Dijnselburg gaat nog niet akkoord met het voorliggende fusievoorstel en heeft aanvullende voorwaarden gesteld die zij graag gehonoreerd zien voordat zij tot instemming kunnen besluiten De praktische fusie loopt door. M@S Doorgang van de M@S hangt samen met de rol van de stagemakelaars en of de gemeenten de stagemakelaars wil blijven bekostigen. Voor de gemeente Zeist neemt de Breul de coördinatie met de gemeente op zich. Gemeente Wijk bij Duurstede is akkoord. Gemeente Utrechtse Heuvelrug is waarschijnlijk ook akkoord. EOA Overberg Het leerlingenaantal daalt. CVOGroep heeft een middelingsregeling aangevraagd bij OC&W en hiervoor akkoord gekregen. De accountant heeft aangegeven dat voor 3 -4 leerlingen geen financiering zal worden verkregen in verband met de registratie die niet toereikend is. Het aandeel eigen personeel zal de komende jaren worden vergroot binnen de EOA Overberg. Hiervoor zal een plan van aanpak worden geschreven. Het plan van aanpak zal worden voorgelegd aan de GMR.
GMR-vergadering 2015-02
SP
Pagina 3 van 6
Notulen
VOG De accountant heeft de CVOGroep geattendeerd op het feit dat er docenten zonder VOG ingediend te hebben les geven. Enquête SOMtoday Dit punt is besproken bij de actielijst. 02.12
Planning Bestuursformatieplan De planning is niet afwijkend ten opzichte van andere jaren en kan voor kennisgeving worden aangenomen.
02.13
Risicomanagement Voorliggend document betreft een leeg sjabloon en dient gevuld te gaan worden. Invulling zal gebeuren door een werkgroep samen te stellen met leden van de verschillende scholen. Als de accountant akkoord gaat met voorliggend sjabloon/systematiek dan omarmt de CVOGroep voorliggend sjabloon en gaat er mee aan de slag. Risicomanagement is een vast onderdeel van de begroting en de jaarrekening. De risico’s liggen op de scholen en implementatie gebeurt op de scholen. Er wordt gevraagd of rekening gehouden wordt met de terugloop van het aantal leerlingen in nieuwbouw en verbouw? De bestuurder antwoordt dat hiermee rekening wordt gehouden tot 2021. Arbobeleidsplan De wijzigingen zijn opgenomen in het arbobeleidsplan. Er zijn verder geen opmerkingen.
02.14
Reglement persoonlijk budget De bestuurder stelt voor de vragen te verzamelen en collectief schriftelijk te beantwoorden. De voorzitter geeft aan dat de GMR een paar vragen heeft en wil de vragen graag bespreken. Een GMR-lid vraagt hoe het gaat als iedereen gaat sparen en op een zelfde moment de gespaarde uren op gaan nemen? De bestuurder geeft aan dat in de jaarrekening hiervoor een voorziening wordt opgenomen. Voor 2014 is al een kleine voorziening in de jaarrekening opgenomen. Gevraagd wordt wie het werk doet als verlof wordt opgenomen? Is hiervoor fte uitbreiding nodig? De planbaarheid is inderdaad de discussie en hiervoor is uitbreiding van fte zeker nodig. De financiële voorziening wordt getroffen. Organisatorisch kunnen problemen worden verwacht.
02.15
Ziekteverzuim t/m januari 2015 De algemene lijn is dat het verzuim stijgt richting het landelijk gemiddelde.
GMR-vergadering 2015-02
Pagina 4 van 6
Notulen
02.16
Rondvraag De bestuurder deelt mee dat de jaarrekening 2014 tot nu toe een positief resultaat laat zien van € 700.000,--. Dit is 2 % van de totale baten van de CVOGroep. Een leerling vraagt naar de verbouwing van CLZ? De bestuurder geeft aan dat 3 varianten zijn uitgewerkt en nu een 4 e variant wordt uitgewerkt. Met de huidige middelen is financiering van de verbouwing onmogelijk. Een 3 e geldbron, naast de gemeente en de CVOGroep, wordt bekeken.
02.17
Deel 3 Planning Bestuursformatieplan
Mark en Esse wachten op de uitnodiging. De planning wordt ter kennisgeving aangenomen. 02.18
Risicomanagement, ter informatie Arbobeleidsplan, ter advisering Beide documenten zijn voldoende besproken.
02.19
Reglement persoonlijk budget Het reglement persoonlijk budget zal worden besproken in de MR-en van de scholen en in de GMR-vergadering d.d. 13 april 2015 ter instemming voorliggen.
02.20
Ziekteverzuimgegevens t/m januari 2015 Dit agendapunt is voldoende besproken.
02.21
Rondvraag Een ouder vraagt hoe de vrijwillige ouderbijdrage binnen de CVOGroep is geregeld. Dit naar aanleiding van het onderzoek landelijk naar de vrijwillige ouderbijdrage. De voorzitter geeft aan dat vanuit de CVOGroep een kader is aangegeven en binnen de MR-en van de scholen wordt de vrijwillige ouderbijdrage in het gestelde kader verder uitgewerkt. Werkgroep Transitieplan Plenair wordt gesproken over de uitkomsten van de werkgroepen in deel 1. Voorgesteld wordt om een korte enquête te houden, waarbij wordt geadviseerd om geen overlap in de vragen te hebben voor het Transitieplan en de vragen gesteld in het MTO. Een verdieping kan worden gemaakt door een ronde tafel gesprek.
GMR-vergadering 2015-02
Pagina 5 van 6
Notulen
02.22
02.23
Distributielijst via e-mail! Jolanda Doornenbal Abe Gilijamse Sjaan Veenhof Jaap Stuiver Mark Smeekes Esse van den Burg Lars Stevenson Marten Porte Thomas Koerts Wim Hakkesteegt Ron van der Wens Stan Poels Peter van Dijen
[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]
Actielijst
Notulen Omschrijving 2013-05 Evaluatie SOMtoday februari 2015 2013-07 Voorstel ‘afgeslankte’ maatschappelijke stage agenderen voor GMR september/oktober 2014 2014-01 Agenderen leerlingenstatuut in 2016 2014-02 Doorrekening werkkostenregeling 2014-04 Inlogcode ouders SOMtoday 2014-05 Populaire versie Leerlingenstatuut stand van zaken 2014-05 Overleg plannen Themabijeenkomst Passend Onderwijs 2014-05 Planning Practicum Praktijkschool aan GMR sturen 2014-05 Onderwijstijd 2013-2014 + uitgangspuntennotitie minister Dekker 2014-06 Transitieplan: klein comité 2014-06 Functiemix Dijnselburgschool 2014-06 Nakijken overeenkomsten ivm 3 kapotte beamers Dijnselburgschool 2014-08 Benoeming vicevoorzitter 2014-08 Speerpunt(en) 2015 GMR MR Uniformiteit in cijfers en uitgangspunten 2015-01 Instellen arbocommissie 2015-02 Plan van Aanpak personeel EOA Overberg
1
Actie Status Deadline 1 houder SP 01-03-2015 A SP 09-03-2015 L
JM PvD PvD PvD PvD PvD
01-03-2016 10-11-2014 01-09-2014 01-11-2014 01-09-2014 10-11-2014 01-03-2015
L A A L A A A A A A
GMR SP PvD
08-12-2014 08-12-2014 08-12-2014
GMR GMR
26-01-2015
A L
SP SP
01-03-2015 01-06-2015
L L
A = afgerond, L = loopt, S = ligt stil
GMR-vergadering 2015-02
Pagina 6 van 6
