Aan: Bestuur BPVT Van: Sako Zeverijn CC: Bestuur SPT Betreft: Functieprofiel bestuurslid met portefeuille communicatie Datum: 13 mei 2014 1. Algemeen Stichting Pensioenfonds Tandartsen en Tandarts-‐specialisten (SPT) is een beroepspensioen-‐ fonds. In verband met het vertrek van één van de bestuursleden ontstaat per 1 juli 2014 een vacature voor een bestuurslid, met aandachtsgebied deelnemerscommunicatie. Vanwege de samenstelling van het bestuur is de kandidaat bij voorkeur een tandarts (of tandarts-‐ specialist) die ook gewezen deelnemer (slaper) of gepensioneerde van SPT is. De deelnemerscommunicatie is een cruciale functie bij SPT. Uitstekende communicatie is nodig om het beleid van het fonds op een informatieve en duidelijke wijze over te brengen. Instrumenten zoals de website, digitale nieuwsbrieven, maar ook gedrukte media worden ingezet. De functie vraagt om een persoon met een goed gevoel voor taal, redactionele vaardigheden, inlevingsvermogen in de doelgroep maar ook om iemand met organisatorisch talent. Het bestuurslidmaatschap is een parttime functie; het tijdsbeslag is (gemiddeld over het jaar) circa een dag per week. SPT heeft een beloningsbeleid dat in overeenstemming is met de zwaarte van de functie en de bestede tijd. De kandidaat wordt lid van het algemeen bestuur. SPT heeft een bestuur van vier personen. De kleine omvang van het bestuur betekent dat de omgang met andere bestuursleden intensief is. De geschikte kandidaat: -‐ is een teamplayer met empatisch vermogen; -‐ is in staat zich in te leven in het belang van de deelnemers aan het fonds; -‐ is in staat zich onafhankelijk op te stellen bij het uitoefenen van de bestuursfunctie; -‐ heeft een proactieve houding, een “hands on” mentaliteit en een praktische instelling; -‐ is positief kritisch ten aanzien van interne en externe ontwikkelingen in de pensioenwereld. De geschikte kandidaat is bereid om pensioenopleiding te volgen. SPT organiseert een opleidings-‐ en inwerkprogramma. SPT streeft diversiteit van het bestuur na. In het bijzonder worden vrouwen uitgenodigd om te solliciteren. Bij gelijke geschiktheid genieten zij de voorkeur.
1
2. Het pensioenfonds Stichting Pensioenfonds Tandartsen en Tandarts-‐specialisten (SPT) is een beroepspensioenfonds dat onder toezicht staat van De Nederlandsche Bank (DNB) en de Autoriteit Financiële Markten (AFM). SPT heeft als doel voorzieningen bij ouderdom of overlijden te treffen voor gewezen deelnemers en pensioengerechtigden. Sinds 1 januari 1997 is SPT een gesloten fonds, dat wil zeggen dat geen premie meer wordt ingelegd. Naast SPT bestaat de Beroepspensioenvereniging Tandartsen en Tandarts-‐specialisten (BPVT). SPT en BPVT hebben verschillende taken en verantwoordelijkheden. SPT voert het reglement uit en is verantwoordelijk voor het beleid van het pensioenfonds. De BPVT verzorgt de pensioenregeling. Het bestuur van SPT bestaat uit door de BPVT aangewezen vertegenwoordigers van de beroepspensioenvereniging. De bestuursleden van SPT worden door de BPVT benoemd. Het bestuur van SPT bestaat uit vier leden, waarvan twee tandartsen (resp. tandarts-‐ specialisten) deel uitmaken. Twee leden van het bestuur zijn onafhankelijke, externe deskundigen. Het bestuur werkt met commissies, te weten a) een commissie risicomanagement, die het bestuur adviseert bij het vaststellen van het beleggingsbeleid en toezicht houdt op de uitvoering ervan, b) een commissie uitbesteding, die het bestuur adviseert over uitbesteding en het management van niet financiële risico’s en c) een commissie communicatie. Het bestuur legt verantwoording af aan een Verantwoordingsorgaan. Het intern toezicht vindt plaats door een Raad van Toezicht. De feitelijke uitvoering van de deelnemers-‐ en financiële administratie is uitbesteed aan AZL. Het vermogensbeheer is uitbesteed aan externe vermogensbeheerders. Eind 2013 telde het fonds 3716 gewezen deelnemers en 3496 pensioengerechtigden. Eind 2013 was het belegd vermogen € 1.567.309.000. De dekkingsgraad bedroeg 104,1%. 3. Rol bestuur en organisatie De primaire taak van een fondsbestuur is de uitvoering van de pensioenregeling in al zijn facetten. Het bestuur moet daarbij ‘in control’ zijn, wat betekent dat het bestuur inzicht heeft in het feitelijke reilen en zeilen van het fonds, de risico’s die erbij horen en kan bijsturen waar en wanneer dat nodig is. Het bestuur is verantwoordelijk voor alles wat door of namens het pensioenfonds wordt gedaan. Belangrijke uitgangspunten hierbij zijn, naast risicobeheersing, een evenwichtige afweging van de belangen van alle belanghebbenden (gewezen deelnemers en pensioengerechtigden), het organiseren van medezeggenschap, het afleggen van verantwoording over het gevoerde beleid en transparantie daarover door middel van heldere communicatie. In het bestuur vormen de voorzitter en de vicevoorzitter het dagelijks bestuur. Daarnaast heeft één bestuurslid vermogensbeheer als aandachtsgebied en heeft het vierde bestuurslid communicatiebeleid als aandachtsgebied.
2
4. Duur zittingstermijn Benoeming van bestuursleden vindt plaats voor een aaneengesloten periode van drie jaar. Een bestuurslid is maximaal twee keer herbenoembaar. Er is een rooster van aftreden. 5. Taken en verantwoordelijkheden De taken en verantwoordelijkheden van een bestuurslid zijn de volgende: a. Bestuurslid i. Het nemen van besluiten (tezamen met het bestuur) over alle zaken die betrekking hebben op de besturing van het fonds ii. Het toezien op de uitvoering van de pensioenregeling, waarbij de belangen van alle betrokkenen evenwichtig worden afgewogen iii. Het evalueren van de bestuurlijke organisatie en het gevoerde beleid iv. Het deelnemen aan (externe) scholing en opleiding op het gebied van relevante pensioenthema’s. b. Bestuurslid, tevens voorzitter van de commissie communicatie i. De taken en verantwoordelijkheden genoemd onder a.) ii. Het adviseren van het bestuur over het beleid en de uitvoering van de communicatie iii. Het (mede)opstellen van beleidsplannen ter zake van communicatie iv. Het (mede)beoordelen van uitvoerders van communicatie. 6. Aandachtsgebieden van het bestuur als geheel Het bestuur van SPT moet als geheel deskundig zijn op de volgende aandachtsgebieden: -‐ Het besturen van een organisatie -‐ Relevante wet-‐ en regelgeving -‐ Pensioenregelingen en pensioensoorten -‐ Financieel-‐technische en actuariële aspecten -‐ Vermogensbeheer -‐ Administratieve organisatie en interne controle (AO en IC) -‐ Communicatie -‐ Uitbesteding van werkzaamheden. De verdeling van deskundigheid in het bestuur is vastgelegd in de deskundigheidsmatrix van het bestuur van SPT. Deze matrix geeft inzicht in de competenties en deskundigheid van bestuursleden. Bij elke vacature zal het bestuur definiëren welke specifieke deskundigheid van de kandidaat verlangd wordt. Bij de beoordeling van de geschiktheid zal het bestuur meewegen in hoeverre de kandidaat met diens specifieke deskundigheid bijdraagt aan de doelstelling van het bestuur. De specifieke deskundigheid en het gewenste niveau is nader toegelicht in paragraaf 8. 7. Functieprofiel Het bestuurslid in kwestie is voorzitter van de commissie communicatie. In overleg met het bestuur bewaakt het bestuurslid het communicatiebeleid en de uitvoering daarvan.
3
Vaardigheid op het gebied van taal en redactie zijn belangrijk, net als ervaring met het aansturen van professionals op het gebied van communicatie. Het bestuurslid is verantwoordelijk voor het (mede)beoordelen van de effectiviteit van communicatie, de kwaliteit van de uitvoering en de prijs van de producten. Het bestuurslid is (mede)opsteller van beleidsplannen aangaande communicatie. Ervaring op al deze gebieden is een pré, affiniteit is een vereiste. Hoewel de vacature betrekking heeft op de positie van bestuurslid met communicatie als aandachtsgebied, moet ook voldaan worden aan algemene geschiktheidseisen. Aan iedere bestuurder worden eisen gesteld op gebied van: -‐ Deskundigheid -‐ Competenties (Vaardigheden) -‐ Professioneel gedrag -‐ Beschikbare tijd voor bestuurswerk De eisen vloeien voort uit wet-‐ en regelgeving (zie paragraaf 14) en worden hieronder nader beschreven. 8. Deskundigheid Deskundigheid wordt verdeeld in aandachtsgebieden en onderscheiden in niveau A en B. Niveau A omvat kennis, inzicht en oordeelsvorming op het gebied van de begrippen en systemen van de pensioenmaterie zoals benoemd in de eindtermen. De beleidsbepaler die beschikt over niveau A: • kent de opbouw en het functioneren van het pensioencomplex; • kent de hoofdstructuur en het primaire begrippenkader van de deskundigheidsgebieden in hun onderlinge samenhang; • kan in eigen woorden het pensioencomplex uitleggen; • heeft zich georiënteerd op de onderlinge samenhang van de deskundigheidsgebieden; • kan onafhankelijk optreden in de besluitvorming door het bestuur, waarbij evenwichtige belangenafweging een belangrijke rol speelt; • kan actief deelnemen aan de gedachtewisseling en oordeelsvorming die nodig zijn om een goed besluit te nemen. Niveau B betekent dat de beleidsbepaler een verdiept inzicht in een aandachtsgebied heeft en de actuele ontwikkelingen kan duiden. Voor dit specifieke functieprofiel wordt deskundigheid op het gebied van communicatie gezocht. Bij benoeming zal in het algemeen de deskundigheid op niveau A moeten liggen, maar de nadruk ligt op deskundigheid (niveau B) in communicatiebeleid. 9. Competenties en professioneel gedrag Ieder bestuurslid beschikt over de volgende competenties: a. Besluitvaardigheid: Beslissingen nemen door middel van het ondernemen van acties of zich vastleggen door middel van het uitspreken van meningen. b. Integriteit: Handhaven van algemene aanvaarde sociale en ethische normen in activiteiten die met de functie te maken hebben. c. Probleemanalyse en oordeelsvorming: Signaleren van problemen; herkennen van belangrijke informatie; verbanden leggen tussen gegevens van mogelijke oorzaken
4
van problemen; zoeken van ter zake doende gegevens. Gegevens en mogelijke handelwijzen in het licht van relevante criteria tegen elkaar afwegen en tot realistische beoordelingen komen. d. Visie: Het vermogen om afstand te nemen van de dagelijkse praktijk; zich te concentreren op de hoofdlijnen en het lange termijn beleid en dit te vertalen naar korte termijn beleid. e. Samenwerken: Bijdragen aan een gezamenlijk resultaat, ook wanneer de samenwerking een onderwerp betreft dat niet van direct persoonlijk belang is. f. Communicatie: Communicatieve vaardigheid om standpunten duidelijk en begrijpelijk aan anderen over te brengen. Ieder bestuurslid moet zich professioneel gedragen. Hiervoor geldt dat men: - In staat is om problemen in een breder perspectief te zien, verbanden te leggen, de gevolgen van zijn of haar beslissingen te onderkennen en lastige beslissingen te nemen; - Onpartijdig kan optreden, maar ook kan samenwerken; - In staat is om beleid te maken en toezicht te houden op de uitvoering daarvan; - Onafhankelijk is. 10. Toetsing en evaluatie Deskundigheid wordt periodiek gemeten met een toets bij een externe partij. Jaarlijks vindt een evaluatiegesprek plaats tussen de voorzitter en elk bestuurslid afzonderlijk. Jaarlijks evalueert het bestuur het eigen functioneren. 11. Regelingen en beloning Voor bestuursleden is het beloningsbeleid van het fonds van toepassing. De beloning houdt rekening met een tijdsbeslag van één dag per week. Bestuursleden dienen zich te conformeren aan de gedragscode van het fonds. 12. Tijdsbeslag Bestuursvergaderingen, commissievergaderingen, vergaderingen met organen en studiedagen beslaan jaarlijks circa 24 dagdelen. Daarnaast vinden telefonische vergaderingen en deelnemersvergaderingen plaats. Deelname aan vergaderingen, de voorbereiding voor de vergaderingen, het bezoeken van seminars en trainingen betekenen dat een bestuurslid rekening moet houden met een tijdsbesteding van een dag per week. Een bestuurslid wordt geacht alle bestuursvergaderingen en studiedagen van het fondsbestuur bij te wonen. 13. De procedure De procedure voor voordracht en benoeming is als volgt: - Het bestuur informeert de BPVT over het bestaan van een vacature; - Het bestuur stelt een functieprofiel op en vraagt goedkeuring voor het profiel aan de Raad van Toezicht; - Na goedkeuring van de RvT wordt het profiel aan de BPVT beschikbaar gesteld; - De BPVT selecteert kandidaten, voert gesprekken en meldt de uiteindelijke kandidaat aan bij het bestuur;
5
-
-
-
In de bestuursvergadering wordt besloten om de procedure voor benoeming al dan niet voort te zetten. Reden voor niet-‐voortzetting kan zijn dat de kandidaat niet past in het functieprofiel; De raad van toezicht toetst, mede via een gesprek met de kandidaat, of deze aan het gestelde functieprofiel voldoet; de raad kan de benoeming van de kandidaat bestuurder beletten indien deze niet voldoet aan de gestelde profielschets; De kandidaat woont ten minste vier bestuursvergaderingen bij als toehoorder en neemt deel aan opleiding; Bij succesvolle afronding van de opleiding meldt het bestuur de kandidaat aan voor toetsing bij de toezichthouder; Na doorlopen opleiding en toetsing geschiedt benoeming, onder voorbehoud dat de toezichthouder geen bezwaar heeft bij de benoeming.
14. Relevante wet en regelgeving De (wettelijke) eisen voor het besturen van het fonds zijn opgenomen in: a. Beleidsregel geschiktheid 2012 (Staatscourant 3 juli 2012). b. Pensioenwet. c. Wet versterking bestuur pensioenfondsen. d. Besluit uitvoering pensioenwet (in het bijzonder besluit van 30 juli 2013). e. Code pensioenfondsen. f. Handreiking geschikt pensioenfondsbestuur, Pensioenfederatie (maart 2014) Mei 2014
6
