De Beheersovereenkomst Contract of kompas? Werken en samenwerken op basis van een beheersovereenkomst
1. Doel en voordelen van een B.O. 2. Hoe doel en voordelen zeker stellen? • • •
Integratie planningscycli Gerichte responsabilisering en autonomie Adequate aansturing
3. Inhoud van een beheersovereenkomst 4. Rol van het departement 5. Conclusies
Waarom een beheersovereenkomst? -
Doel
-
Voordelen
Doel van de beheersovereenkomst “Het verduidelijken van de opdrachten van het agentschap, evenals van de voorwaarden en van de afspraken die hierbij gelden; dit gericht op de realisatie van een overheidsopdracht al dan niet gelardeerd met punctuele beleidsaccenten” Verschil in: - aard van opdracht - tijdsperspectief
Doel van de beheersovereenkomst • Aansturing van de beleidsrealisatie • Sturen op afstand → Responsabilisering • Toewijzen/vastleggen van middelen (afstemming op maatregelen) • Zicht op randvoorwaarden en begeleidende maatregelen • Duidelijkheid inzake wederzijdse verwachtingen • Duidelijkheid inzake samenwerkingsmodaliteiten.
Voordelen van een beheersovereenkomst A. Voor de overheid - Meer zekerheid ivm de realisatie van het beleid - Aansturings- en opvolgingsmogelijkheid - Gerichtheid op grotere continuïteit en MLT-doelen - Via rapportering en overleg gestructureerde terugkoppeling en beleidsinput
Voordelen van een beheersovereenkomst B. Voor het agentschap - Duidelijke resultaatsdoelstellingen - Een kader voor het doen en laten - Duidelijke samenwerkingsmodaliteiten - Grotere onafhankelijkheid bij de uitvoering en performantere werking - Basisvoorwaarden voor motivatie (duidelijkheid, betrokkenheid en uitdaging).
Voordelen van een beheersovereenkomst C. Voor alle betrokkenen - Duidelijkheid inzake de doelstellingen - De neuzen in dezelfde richting - Een verbeterde, performantere dienstverlening - Een degelijk houvast, gericht op continuïteit en resultaat.
Hoe het beoogde doel zeker stellen? • Integratie van de planningscycli • Gerichte responsabilisering en autonomie • Adequate aansturing – – – –
Duidelijke doelstellingen Verzekeren van de operationele slagkracht Daadwerkelijke aansturing en bijsturing Leren uit ontwikkelingen op het terrein
Integratie van de planningscycli • Veronderstelt een afstemming op de legislatuur • Kerngegeven is de regeerverklaring en vervolgens de beleidsnota’s • Voor het zeker stellen van een coherente afstemming is een methodologische benadering aangewezen • De krachtlijnen ivm het tijdsschema zijn inmiddels vastgelegd in het kaderdecreet BB
Integratie van de planningscycli - 5j cyclus
6 maand
J
F
M
A
Bijdrage admin.
M
J
J
A
S
O
N
D
J
F
M
A
STRAPLAN.
Bel.nota Oper.pl.
B.O.
M
Gerichte responsabilisering en autonomie • Gaat uit van de oprichting van verzelfstandigde agentschappen. (Bestaansgronden) • Vraagt een aansturing op afstand. • Vereist aandacht voor de ontwikkeling van een performante organisatie in lijn met de opdrachten. • Beweegt zich op het spanningsveld tussen continuïteit en flexibiliteit.
Adequate aansturing Duidelijke doelstellingen • Doelstellingen in lijn met de beleidsnota’(s). • Zowel recurrente taken als strategische projecten. • De volledige opdracht. • Verbijzondering bij middel van indicatoren en prestatieniveau’s. • Aandacht voor uitgangshypothesen en randvoorwaarden.
Adequate aansturing Duidelijke doelstellingen SD 1: …………………………………………………. Beleidseffecten: Doelstellingen / Engagementen O.O.D. 1.1. O.O.D. 1.1. O.O.D. 1.1.
SP X SP Y
Indicator
Prestatienorm
Adequate aansturing Duidelijke doelstellingen Proces-cyclus Input
Proces
Output
Organisatorische effectiviteit en efficiëntie Maatschappelijke doelmatigheid
Outcome
Adequate aansturing Duidelijke doelstellingen Kan de causaliteit worden vastgesteld?
J
J
Outcome indicator
N
Zijn de effecten meetbaar ? N
Is de output meetbaar?
J
Output indicator
N
Procesindicator
Inputindicator (Schema geïnspireerd uit Van Dooren en Bouckaert, 2002)
middelen inspanningen
Adequate aansturing Verzekeren van de operationele slagkracht • • • • • •
Autonomie inzake de interne organisatie Verzelfstandiging inzake personeelsbeleid Vrijheid inzake aanwending van middelen Bedrijfseconomische boekhouding Van een controle ex-ante naar een controle ex-post Harmonisering van de controle-instrumenten en -instanties • Motiverend mandatensysteem
Adequate aansturing Verzekeren van de operationele slagkracht MvT - Kaderdecreet: “De vrijheid van de IVA betreft een capaciteit om binnen een procesmodel: - te beslissen over de wijze van totstandkoming van de output (prestaties), de operationalisering van de instrumenten, maar niet over de outcome (effecten); - de toegewezen middelen (input) binnen een generieke normering vrij aan te wenden.”
Adequate aansturing Daadwerkelijke aansturing en bijsturing • Belang van opvolging en rapportering. • Overleg is nog van groter belang. “If a manager manages only by results, than every fool can be a manager” [Masaaki Imai]
• Bijsturing niet enkel op basis van resultaten maar eveneens op basis van veranderende omgevingselementen. • Afstand in functie van specificiteit van de opdracht.
Adequate aansturing Leren uit ontwikkelingen op het terrein • Veel veranderingen ontstaan ‘sluipend’ uit een soort ‘evolutieproces’; de quasi permanente respons op deze evolutie geeft aanleiding tot een ontwikkelingsproces! • Deze ontwikkeling is een belangrijke bron voor de beleidsbepaling. • Belang van overleg; belang van input in, en particatie aan de beleidsvoorbereiding.
Inhoud van de beheersovereenkomst GENERIEK 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Algemene Bepalingen Beleidskader en strategie van het agentschap Engagementen van het agentschap Engagementen van het Vlaams gewest Personeel Financiële betrekkingen tussen het agentschap en de toezichthoudende overheid
Inhoud van de beheersovereenkomst GENERIEK 7. Controle en audit; opvolging, rapportering en overleg 8. Evaluatie, sanctionering en geschillenregeling 9. Aanpassingen beheersovereenkomst – opschortende voorwaarden 10. Aanvullende bepalingen en overgangsbepalingen
Inhoud van de beheersovereenkomst SPECIFIEK BIJLAGEN 1. Onderdelen van het regeringsbeleid waartoe het agentschap een bijdrage dient te leveren. 2. Strategisch plan van het agentschap. 3. Meerjarenbegroting van het agentschap. 4. Toelichting bij de engagementen van het agentschap en de hierbij opgenomen resultaatsindicatoren en prestatienormen.
Rol van het departement?
Naar een ‘ménage à trois’? of liever toch niet….
Rol van het departement • Adviseur bij de minister (samen met kabinet) • Aansturen van de planningscycli – procesmatig – bewaken van de inhoudelijke afstemming • Kan door de minister om advies gevraagd worden bij de onderhandeling. (Is zelf geen partij in de onderhandeling)
Rol van het departement • Kan door de minister om advies gevraagd worden bij de opvolging en evaluatie. • Fundamenteel uitgangspunt: De B.O. is in principe een zaak tussen de ‘contracterende partijën’. Een sluipende parallelle hiërarchie kan fnuikend zijn voor de ontwikkelingsdynamiek en voor een constructieve samenwerking!
Conclusies 1. Inhoudelijk dient de beheersovereenkomst in te gaan op: - de doelstellingen van het agentschap - de vereiste middelen - de engagementen van de regering - de samenwerkingsmodaliteiten
Conclusies 2.
Hoe omgaan met een beheersovereenkomst? Contract of kompas?
Functie van: de aard van de opdracht (wenselijke afstand) het termijnperspectief Dus wel een standaardstramien, maar geen éénheidsworst, eerder een maatpak
Conclusies 3. Enkele krachtlijnen -
Opvolging via overleg blijft een absolute vereiste.
-
Uitsluitend ‘afrekenen’ op zakelijke prestatienormen werkt contraproductief. Resultaatsdoelstellingen blijven evenwel een baken. ∴ Evenveel aandacht voor het proces als voor de inhoud
-
Aandacht voor het wankel evenwicht tussen continuïteit en flexibiliteit.
-
Aandacht voor de vereiste organisatiemiddelen in functie van het opdrachtenpakket
