Beheersovereenkomst tussen de Vlaamse Regering en het Agentschap Ondernemen

Beheersovereenkomst tussen de Vlaamse Regering en het Agentschap Ondernemen Inhoudstafel A. GENERIEK DEEL I. ALGEMENE BEPALINGEN Ondertekenende partijen Voorwerp van de overeenkomst Inwerkingtreding en duur van de overeenkomst Definities II. ENGAGEMENTEN VAN HET AGENTSCHAP Relevante beleidsdoelstellingen / beleidskader Strategische organisatiedoelstellingen en Operationele organisatiedoelstellingen Strategische projecten Bijzondere opdrachten Interne werking Andere engagementen III. ENGAGEMENTEN VAN DE VLAAMSE REGERING Financiële bepalingen en andere engagementen IV. FINANCIËLE BETREKKINGEN TUSSEN DE ONDERTEKENENDE PARTIJEN Herkomst van de financiële middelen van het agentschap Financiële betrekkingen tussen de ondertekenende partijen Algemene bepalingen inzake het beheer van de financiële middelen V. OPVOLGING, RAPPORTERING EN EVALUATIE Opvolging Rapportering Evaluatie VI. GESCHILLENREGELING VII. AANPASSINGEN BEHEERSOVEREENKOMST – OPSCHORTENDE VOORWAARDEN Aanpassing van de beheersovereenkomst – opschortende voorwaarden VIII. AANVULLENDE BEPALINGEN EN OVERGANGSBEPALINGEN Bijzondere regelingen in verband met de pensioenlasten Aanvullende bepalingen Overgangsbepalingen B. SPECIFIEK DEEL Verplichtingen van het agentschap inzake tarieven Samenwerkingsovereenkomsten Bijzondere bepalingen ten gevolge van specifieke situaties, eigen aan het agentschap BIJLAGEN 1. Indicatoren

Beheersovereenkomst 2011-2015 – Agentschap Ondernemen

1

A. GENERIEK DEEL I. Algemene bepalingen Artikel 1. Ondertekenende partijen Tussen Het Vlaamse Gewest, vertegenwoordigd door haar Regering in de persoon van de heer Kris Peeters, Minister-president van de Vlaamse Regering en Vlaams minister van Economie, Buitenlands Beleid, Landbouw en Plattelandsbeleid, hierna genoemd “de minister” En Het intern verzelfstandigde agentschap zonder rechtspersoonlijkheid, het “Agentschap Ondernemen”, gevestigd te 1030 Brussel, Koning Albert II-laan 35, vertegenwoordigd door de heer Bernard De Potter, administrateur-generaal wordt overeengekomen wat volgt : Artikel 2. Voorwerp van de overeenkomst Deze beheersovereenkomst wordt afgesloten in overeenstemming met de artikelen 8 en 9 van het Kaderdecreet Bestuurlijk Beleid van 18 juli 2003. Deze beheersovereenkomst geeft uitvoering aan aspecten van de beleidsdoelstellingen en opties uit het Regeerakkoord van de Vlaamse Regering en de beleidsbrief Economie 20092014. De engagementen die het Agentschap Ondernemen in deze overeenkomst aangaat vormen de concretisering van de missie en taken die het Agentschap toegewezen krijgt in het besluit van de Vlaamse regering van 30 januari 2009 tot in werking stelling van de ontbinding zonder vereffening van het Vlaams Agentschap Ondernemen en tot regeling van de overdracht van zijn activiteiten en vermogen aan het Agentschap Ondernemen Artikel 3. Inwerkingtreding en duur van de overeenkomst Deze overeenkomst treedt in werking op 1 januari 2011 en eindigt op 31 december 2015. Artikel 4. Definities •

• • • • • • •

Accountmanagement: accountmanagement is het beantwoorden van complexere vragen van ondernemingen met betrekking tot overheidsmaatregelen en het wegwijs maken van bedrijven in overheidsregelgeving, steunmaatregelen en verplichtingen AE: Agentschap Economie AFM: Agentschap voor Facilitair Management AO: Agentschap Ondernemen CORVE: Coördinatiecel Vlaams E-government Departement EWI: departement Economie, Wetenschap en Innovatie EFRO: Europees Fonds voor Regionale Ontwikkeling FIS: Flanders In Shape


2

• • •

• •

• • •

• • • •

• • • • •

FIT: Flanders Investment and Trade GIS: Geografisch Informatiesysteem Informatieverstrekking: informatieverstrekking behelst het opmaken en verspreiden van informatieve brochures, het ter beschikking stellen van informatie op websites, het organiseren van informatiesessies over ondernemersgerelateerde onderwerpen, en het individueel beantwoorden van vragen over overheidsmaatregelen (algemene informatie functie van de overheid) Interbestuurlijke samenwerking: samenwerking tussen verschillende bestuursniveaus (gemeentelijk, provinciaal, Vlaams, federaal,…) Intrabestuurlijke samenwerking: samenwerking tussen verschillende Agentschappen, departementen, beleidsdomeinen op het bestuursniveau van de Vlaamse Overheid. IWT: Agentschap voor Innovatie door Wetenschap en Technologie MOD EWI/WSE: de managementondersteunende diensten voor de departementen EWI en WSE Ontwikkelen van tools: het betreft de ontwikkeling van instrumenten waarmee de (potentiële) ondernemer in principe zelf aan de slag zou moeten mee kunnen gaan en waarbij de dienstverlening bestaat uit het ondersteunen om met het werkinstrument zelfstandig om te gaan PMV: Participatiemaatschappij Vlaanderen POM: Provinciale Ontwikkelingsmaatschappij RESOC: Regionaal Sociaaleconomisch Overlegcomité Vraagarticulatie: het vertalen en interpreteren van de noden van ondernemers op het vlak van ondersteuning door de overheid teneinde ondernemers gerichter en efficiënter gebruik te laten maken van de bestaande overheidsmaatregelen ViA: Vlaanderen in Actie VLAO: Vlaams Agentschap Ondernemen VOI: Vlaamse Openbare Instelling VON: Vlaams Ondernemerschapsbevorderend Netwerk VTE: voltijds equivalent


3

II. Engagementen van het agentschap

ARTIKEL 5. RELEVANTE BELEIDSDOELSTELLINGEN / BELEIDSKADER 5.1. BELEIDSNOTA ECONOMIE 2009-2014 De strategische organisatiedoelstellingen waartoe het Agentschap Ondernemen zich in deze beheersovereenkomst engageert beschrijven de wijze waarop het Agentschap Ondernemen bijdraagt tot het realiseren van de beleidsdoelstellingen die geformuleerd werden in het regeerakkoord van de Vlaamse Regering, de beleidsnota economie 2009-2014 en het meerjarenplan “Vlaanderen in Actie”. Bij het nastreven van deze organisatiedoelstellingen engageert het Agentschap Ondernemen zich tot het realiseren van de in de begroting voorziene ESR-saldo. Om duidelijk te maken tot welke beleidsdoelstellingen de strategische organisatiedoelstellingen van het Agentschap Ondernemen bijdragen werd in deze beheersovereenkomst de structuur van de beleidsnota weerhouden. Strategische beleidsdoelstellingen

Strategische doelstelling 1: bedrijven door de crisis helpen We willen de gezonde bedrijven door de crisis heen helpen omdat ze voor de duurzame jobs van de toekomst kunnen zorgen. Het economisch beleid moet dan ook op korte termijn bedrijven in staat stellen het hoofd te bieden aan de acute gevolgen van de crisis. Jobs behouden en bedrijven toelaten een normaal investeringstempo aan te houden in tijden van kredietschaarste, zijn de grote uitdagingen. Onze bedrijven, zeker de kmo’s, moeten sterker uit de crisis komen; dat wil zeggen dynamischer en meer op kennis gericht, klaar voor de geglobaliseerde concurrentie. De creatie van nieuwe jobs en de competitiviteit van onze economie hangen er van af. Strategische doelstelling 2: meer en sterker ondernemerschap We willen dat genoeg mensen de stap zetten naar een eigen zaak en dat er veel kwalitatief sterke starters zijn in Vlaanderen. Daarom zullen we maatregelen treffen om een ondernemerscultuur te stimuleren en voor alle bedrijven een gunstig ondernemingsklimaat te scheppen. We zullen ook genoeg ruimte voorzien voor startende ondernemingen en ondernemingen die willen uitbreiden of herlokaliseren. Strategische doelstelling 3: een meer groene economie Eco-efficiënte materialen, producten, diensten en energieproductie zorgen voor een daling van de milieudruk, maar kunnen ook bijdragen tot de creatie van tal van groene jobs en het versterken van de concurrentiepositie van onze bedrijven. Daarnaast kunnen kennisontwikkeling en innovatie op dit vlak onze economie nieuwe kansen bieden. We zullen daarom volop inzetten op de instrumenten die van de Vlaamse economie een groene economie kunnen maken. Strategische doelstelling 4: meer groeiende ondernemingen


4

We willen er voor zorgen dat succesvolle ondernemingen in Vlaanderen snel kunnen uitgroeien tot internationale bedrijven die bovendien blijven openstaan voor innovatie en vernieuwing. Strategische doelstelling 5: een meer innovatieve en kennisintensieve economie We willen nieuwe beloftevolle activiteiten binnen de Vlaamse economie de kans geven om zich beter te laten ontwikkelen en de competitiviteit van de klassieke sterke sectoren waarborgen door ook daar innovaties blijvend te stimuleren. Innovatie moet een zaak worden van zoveel mogelijk bedrijven.

5.2. HET AGENTSCHAP ONDERNEMEN ALS REGISSEUR EN ACTOR In het oprichtingsbesluit van het Agentschap Ondernemen wordt gesteld dat het agentschap bij de vervulling van de missie essentieel een regisseursrol opneemt en actor-rollen ontplooit in complementariteit met de activiteiten van de private sector. Het Agentschap Ondernemen zal de engagementen uit deze beheersovereenkomst dan ook in eerste instantie als regisseur realiseren. Dit betekent dat vanuit een politiek mandaat de beleidsdoelstellingen door het Agentschap worden geconcretiseerd en er onderzocht wordt met welke actoren deze doelstellingen kunnen worden bereikt. De belangrijkste taken van het Agentschap Ondernemen als regisseur zijn: • stimuleren van andere actoren in het werkveld; • coördineren en inventariseren van de diensten van alle spelers in het werkdomein; • zorg dragen voor voldoende afstemming tussen de door het Agentschap Ondernemen gesteunde initiatieven; • kwaliteitsbewaking van de dienstverlening in de door het Agentschap Ondernemen gesteunde initiatieven. Daarnaast vervult het Agentschap Ondernemen een actorrol in complementariteit met het bedrijfsleven. De actorrol van het Agentschap Ondernemen concentreert zich in hoofdzaak op


5

alle aspecten van ondernemerschap die verband houden met overheidsmaatregelen en verplichtingen. Dit concretiseert zich onder andere in volgende activiteiten : • het ontwikkelen van de gepaste communicatie-initiatieven omtrent overheidsmaatregelen, in het bijzonder een performante website, e-nieuwsbrief, … • het up-to-date houden van informatiemateriaal, brochures, … • het aangaan van afspraken met andere overheidsdiensten • het houden van infosessies in afspraak met de bedrijfsorganisaties • het beantwoorden van vragen over overheidsmaatregelen en het verstrekken van advies bij de vertaalslag van de overheidsmaatregelen naar de concrete bedrijfssituatie • het begeleiden van ondernemers bij het vervullen van administratieve formaliteiten bij de indiening van dossiers (bvb helpen bij het doorlopen van e-applicaties, bv. kmoportefeuille) • het ontwikkelen en ter beschikking stellen van tools om ondernemers en kandidaatondernemers bij hun bedrijfsvoering te ondersteunen • het articuleren van de vraag van ondernemers teneinde een passende oriëntering mogelijk te maken naar de ondersteunende overheidsinstrumenten • taken van accountmanagement Indien relevant wordt bij het formuleren van de operationele doelstellingen in detail aangegeven welke acties het Agentschap Ondernemen zal uitvoeren als actor en welke acties het als regisseur zal uitbesteden aan derden.


6

ARTIKELS 6 EN 7. STRATEGISCHE EN OPERATIONELE ORGANISATIEDOELSTELLINGEN In dit hoofdstuk wordt summier aangegeven welke operationele doelstellingen het Agentschap Ondernemen zal ondernemen om de strategische doelstellingen te realiseren. Strategische doelstelling 1: bedrijven door de crisis helpen en ondersteunen bij de financiering van hun onderneming OD 1.1 Het Agentschap Ondernemen zal bedrijven in moeilijkheden ondersteunen (preventief bedrijfsbeleid) Het Agentschap Ondernemen zal bedrijven sensibiliseren om oog te hebben voor een proactieve opstelling t.o.v. hun continuïteit. Het Agentschap Ondernemen wordt hierbij geadviseerd door het daartoe opgerichte Comité Preventief Bedrijfsbeleid. OD 1.2 Het Agentschap Ondernemen zal ondersteuning bieden in de problematiek van gefailleerden en armoede bij zelfstandigen Het Agentschap Ondernemen zal organisaties ondersteunen die een dienstverlening aanbieden die tegemoet komt aan de belangrijkste noden van ondernemers in moeilijkheden. OD 1.3 Het Agentschap Ondernemen zal ondernemers informeren omtrent de mogelijkheden bij de financiering van een onderneming Het Agentschap Ondernemen zal kmo’s in Vlaanderen bijstaan op hun zoektocht naar de juiste financierings- en subsidiemaatregelen voor hun onderneming.


7

Strategische doelstelling 2: Meer en sterker ondernemerschap OD 2.1 Het Agentschap Ondernemen zal een ondernemingsplanwedstrijd organiseren om ondernemingscompetenties aan te scherpen en te sensibiliseren voor ondernemerschap Via de organisatie van een ondernemingsplanwedstrijd zal het Agentschap Ondernemen prestarters en studenten sensibiliseren voor ondernemerschap OD 2.2 Het Agentschap Ondernemen zal ervoor zorgen dat prestarters in Vlaanderen ondersteund worden met informatie, advies en begeleiding Om de kwaliteit van de startende ondernemer te verhogen en zijn overlevingskansen op te trekken zal het Agentschap Ondernemen prestarters efficiënt informeren en ervoor zorgen dat ze toegang krijgen tot advies. OD 2.3. Het Agentschap Ondernemen zal ervoor zorgen dat starters in Vlaanderen efficiënt ondersteund worden met informatie, advies en begeleiding (geïntegreerd startersbeleid) Om de slaagkans van startende ondernemingen te maximaliseren zal het Agentschap Ondernemen ervoor zorgen dat starters in Vlaanderen efficiënt ondersteund worden met informatie, advies en begeleiding OD 2.4. Ondernemerschapsbeleid Het Agentschap Ondernemen zal het ondernemerschap in Vlaanderen stimuleren aan de hand van projectoproepen. Het gaat hier om oproepen ondernemerschap, brugprojecten en peterschapsprojecten. OD 2.5 Ondernemerschapsstimulering (dienstenpakket) Het Agentschap Ondernemen zal gevestigde ondernemingen sensibiliseren, informeren, tools ter beschikking stellen, en oriënteren naar de voor hen gepaste overheidsmaatregelen, om zo bij te dragen tot een verdere professionalisering van het ondernemerschap in Vlaanderen. OD 2.6. Het Agentschap Ondernemen zal een verdere professionalisering van de bedrijfsvoering aanmoedigen door middel van de kmo-portefeuille Het agentschap stimuleert de professionalisering van de bedrijfsvoering in Vlaanderen met het systeem van de kmo-portefeuille en zorgt voor een vlekkeloos functioneren van dit systeem. OD 2.7. Het Agentschap Ondernemen zal een beleid voeren dat er op gericht is om de bedrijfscontinuïteit van bestaande ondernemingen door generatiewisseling of overname te stimuleren en in goede banen te leiden. Het beleid rond opvolging en overname richt zich op de verschillende fasen van het opvolgingsproces: de voorbereiding van de overnamestrategie, het zoekproces, de onderhandelingsfase en transactie, post-overname. OD 2.8 Het Agentschap Ondernemen zal informatie-uitwisseling en afstemming bevorderen tussen projectuitvoerders via een ‘Integrerend ondernemerschapsbevorderend netwerk’


8

Met het ‘Vlaams ondernemerschapsbevorderend netwerk’ (VON) wil het Agentschap Ondernemen de informatie-uitwisseling tussen verschillende projectpromotoren onderling en het Agentschap stimuleren en door onderlinge afstemming de efficiëntie en de effectiviteit van zowel de subsidieverstrekking als van de dienstverlening van de Vlaamse overheid verhogen. OD 2.9 Het Agentschap Ondernemen zal een actief beleid voeren om de detailhandel in Vlaanderen te versterken Het Agentschap Ondernemen zal in zijn beleidsondersteunende rol deze opdracht verder gestalte geven vanaf het moment waarop de Vlaamse regering de concrete beslissingen neemt. OD 2.10. Het Agentschap Ondernemen zal zich inzetten voor voldoende ruimte voor bedrijven in Vlaanderen en een efficiënt en duurzaam gebruik van deze ruimte. Deze operationele doelstelling valt uiteen in verschillende subdoelstellingen: 1. het voorzien van voldoende geschikte bedrijfshuisvestingsmogelijkheden in lijn met de economische ambities van Vlaanderen; 2. het doelmatiger maken van het ontwikkelingsproces van bedrijventerreinen (procesmatig zowel als via subsidieverstrekking); 3. het bewerkstelligen van zorgvuldig ruimtegebruik voor bedrijventerreinen, door in te zetten op activering onbenutte percelen, ‘recyclage’ van terreinen en gebouwen (secundaire vastgoedmarkt) en militaire domeinen en door het bewerkstelligen van kwaliteitsvolle ontwikkelingen voor nieuwe bedrijventerreinen; 4. het verduurzamen en verlengen van de levensduur van ontwikkelde bedrijventerreinen door in te zetten op beheer en bedrijventerreinmanagement; 5. het versterken van het (maatschappelijk) draagvlak voor bedrijfshuisvesting door in te zetten op sociale begeleiding van gebruikers en eigenaars van terreinen die ontwikkeld gaan worden; 6. Monitoring van de ruimtebenutting op bedrijventerreinen, ambachtelijke zones, economische knooppunten en stedelijke ontwikkelingsgebieden aan de hand van een GISdatabank. De GIS databank bedrijventerreinen is een uniforme gegevensbank voor geheel Vlaanderen. Het Agentschap Ondernemen zal verdere inspanningen leveren om door middel van de aangewende software en voortdurende uitbouw van uitwisseling van gegevens zowel de actualisatie als de gegevensspan te verbeteren. 7. Het informeren van bedrijven op het vlak van vestiging en ruimtelijke ordening.


9

Strategische doelstelling 3: een meer groene economie OD 3.1 Het Agentschap Ondernemen zal via de ecologiepremie bijdragen tot de vergroening van de Vlaamse economie De ecologiepremie is een financiële tegemoetkoming aan ondernemingen die ecologieinvesteringen realiseren in het Vlaamse Gewest. De maatregel heeft tot doel om bedrijven er toe aan te zetten om het productieproces milieuvriendelijk en energiezuinig te organiseren. De Vlaamse overheid neemt daarbij een gedeelte van de extra kosten die dergelijke investeringen met zich meebrengen voor haar rekening. OD 3.2 Het Agentschap Ondernemen zal bedrijven aanzetten tot vergroening door het optimaliseren van een dienstenaanbod met betrekking tot milieu en energie Het Agentschap Ondernemen zal ervoor zorgen dat bedrijven toegang krijgen tot informatie, advies en begeleiding met betrekking tot de verschillende aspecten van milieu en energie in de onderneming. Op deze wijze wil het Agentschap Ondernemen de vergroening van de Vlaamse economie stimuleren. OD 3.3 Logistiek en Mobiliteit Bij mededeling aan de Vlaamse Regering van 12 maart 2010 heeft de minister bevoegd voor Mobiliteit en Openbare Werken de doelstellingen bepaald voor het logistieke beleid op basis van het Pact 2020 en de ViA-doorbraakpistes inzake logistiek en mobiliteit en ook de organisatiestructuur hiervoor vastgelegd: 4 pijlers onder de koepel van Flanders Logistics en met een administratieve ondersteuning vanuit het beleidsdomein MOW. Binnen dit kader van Flanders Logistics zal het Agentschap Ondernemen : • land- en proceslogistiek; rechtstreeks, via deelname aan de stuurgroep en onderliggende werkgroepen; • binnenvaart, onrechtstreeks via de ruimtelijke planningsprocessen waarin gezocht wordt naar watergebonden bedrijventerreinen; • zeehavens, onrechtstreeks via de opvolging van de strategische plannen voor de zeehavens en de eventuele subregionale overlegorganen in de zeehavengebieden; • luchtvervoer, rechtstreeks via START en de opvolging van de Vlaamse Luchthavencommissie; • desgevallend, rechtstreeks in de tijdelijke horizontale themagroepen in het kader van Flanders Logistics, in het bijzonder m.b.t. informatie en communicatie naar de sector en m.b.t. advies en begeleiding van bedrijven.


10

Strategische doelstelling 4: meer groeiende ondernemingen OD 4.1 Het Agentschap Ondernemen zal groei aanmoedigen door strategische investeringsen opleidingsprojecten te ondersteunen met de strategische investeringsen opleidingssteun (SIOS) Strategische steun heeft tot doel grote investeringsprojecten te ondersteunen. Voor wat betreft de klassieke investeringssteun gaat het om projecten met een subsidiabele massa van meer dan 8 miljoen euro. Strategische opleidingssteun wordt verschaft aan ondernemingen die grote opleidingsprojecten organiseren. Voor kleine ondernemingen is de instapdrempel 250.000 euro, voor middelgrote en grote ondernemingen 300.000 euro. Naast het aanmoedigen van groei bij ondernemingen die in Vlaanderen gevestigd zijn, wordt deze maatregel ook ingezet bij het aantrekken van buitenlandse investeringen. OD 4.2 Het Agentschap Ondernemen zal een specifiek beleid voeren voor snelgroeiende ondernemingen: de gazellesprong De Vlaamse overheid zal een specifiek beleid ontwikkelen om snelle groeiers te identificeren en te stimuleren. Het Agentschap Ondernemen zal zich inschakelen in dit beleid van de Vlaamse regering. OD 4.3 Het Agentschap Ondernemen zal zich - in samenwerking met FIT – inzetten voor het aantrekken en begeleiden van buitenlandse investeerders FIT en AO zullen in het kader van een samenwerkingsprotocol hun complementaire netwerken, expertise en competenties optimaal inzetten in het acquisitie- en begeleidingsproces van buitenlandse kandidaat investeerders en expansiedossiers van gevestigde buitenlandse bedrijven. Deze samenwerking moet leiden tot een professionele begeleiding van buitenlandse kandidaat investeerders.


11

Strategische doelstelling 5: een meer innovatieve en kennisintensieve economie OD 5.1 Vernieuwend sectorbeleid Het Agentschap Ondernemen zal zich inschakelen in de initiatieven die het departement EWI neemt in het kader van een vernieuwend sectorbeleid. OD 5.2 Het Agentschap Ondernemen zal innovatief ondernemen ondersteunen door in te zetten op kennisdiffusie en het vermarkten van innovaties Om kennisverspreiding bij kmo’s en het bedrijfsleven te bevorderen richt het Agentschap Ondernemen een aantal platformen op of sluit het zich aan bij elders opgerichte koepels.


12

Artikel 8. STRATEGISCHE PROJECTEN In dit hoofdstuk wordt summier aangegeven welke strategische projecten het Agentschap Ondernemen zal ondernemen. OD 8.1. Het Agentschap Ondernemen zal instaan voor een efficiënt beheer en uivoering van het EFRO doelstelling 2 –programma 2007-2013 Het Agentschap vervult de functies van beheersautoriteit/programmasecretariaat en certificeringsautoriteit, verantwoordelijk voor een efficiënt beheer en uitvoering van het programma. De opgezette structuren en procedures zullen verder worden geoptimaliseerd, gericht op een doelmatige aanwending van de middelen en maximalisatie van de bereikte effecten. OD 8.2 Het Agentschap Ondernemen zal de coördinatie opnemen van de Vlaamse participatie in het Interreg-programma 2007-2013 Interreg (2007-2013) of “Europese Territoriale samenwerking” vormt de 3de doelstelling binnen het huidige Europese Cohesiebeleid. Vlaanderen kreeg uit de Europese begroting een bedrag toegewezen van ongeveer 118 miljoen EURO aan EFRO middelen voor participatie in deze programma’s. OD 8.3. Het Agentschap Ondernemen zal Vlaamse kmo’s informeren en ondersteunen bij zakendoen in Europa door deel te nemen aan het Enterprise Europe Network Als Vlaamse schakel in het Enterprise Europe Network wil het Agentschap Ondernemen ondersteuning bieden aan de Vlaamse kmo’s bij hun zakendoen in de EU en hen de nodige informatie en tools ter beschikking stellen om zo competitief mogelijk te blijven in de internationale markt. Enterprise Europe Network Vlaanderen draagt eveneens bij via de coördinatie in Vlaanderen van het Erasmus for Young Enterpreneurs project waardoor de internationale horizon van de deelnemende Vlaamse ondernemers kan worden verbreed. OD 8.4: Het Agentschap Ondernemen zal initiatieven nemen om interbestuurlijke samenwerking te stimuleren teneinde een efficiënter en effectiever beleid te kunnen voeren voor Vlaamse Ondernemingen. Deze operationele doelstelling wordt gerealiseerd via drie grote acties: 1. De stroomlijning van de samenwerking met provincies 2. Het strategisch project “ondernemingsvriendelijke gemeente” 3. De ondersteuning van de RESOC-werking


13

ARTIKEL 9. BIJZONDERE OPDRACHTEN

In dit hoofdstuk wordt summier aangegeven welke bijzondere opdrachten het Agentschap Ondernemen zal ondernemen. Het Agentschap Ondernemen is belast met een aantal bijzondere opdrachten die wel verband houden met de missie en de doelstellingen van het agentschap, maar bijzondere bijkomende inspanningen vergen. De opvolging van deze bijzondere opdrachten gebeurt via een jaarlijks verslag van de voornaamste activiteiten die in het kader van deze opdrachten ondernomen werden. Nieuwe opdrachten worden goedgekeurd door de voogdijminister, resp. Vlaamse regering. De voogdijminister, resp. Vlaamse regering kan na overleg met het Agentschap ook beslissen om bepaalde opdrachten stop te zetten. Bijzondere opdracht 1: de uitbouw van een middle office in het kader van de dienstenrichtlijn Het Agentschap Ondernemen zal bijdragen tot administratieve lastenverlaging voor ondernemers door de uitbouw van een middle office in het kader van de Europese Dienstenrichtlijn Bijzondere opdracht 2: het promoten van Design en Industrieel Productontwikkeling Het Agentschap Ondernemen zal design als instrument voor economische-maatschappelijke meerwaarde promoten. Voor de promotie van design komt het Agentschap Ondernemen naar buiten onder de naam “Design Vlaanderen” Bijzondere opdracht 3: de ondersteuning van het brownfieldbeleid Het Agentschap Ondernemen zal de brownfieldconvenanten maximaal aanwenden in het kader van een economische herontwikkelingsstrategie voor verouderde bedrijventerreinen en brownfields Bijzondere opdracht 4: de uitrol van een KMO-IT programma Met het KMO-IT programma wil het Agentschap Ondernemen KMO’s stimuleren om in ICT een middel te zien voor meerwaardecreatie, eerder dan hierop in te zetten uit noodzaak. Bijzondere opdracht 5: ontwikkeling van acties ter ondersteuning van de zelfstandige kinderopvang Het Agentschap Ondernemen zal instaan voor het sensibiliseren, informeren, adviseren en begeleiden van starters en gevestigde ondernemers in de zelfstandige kinderopvang. Het doel van deze acties is het aantal opvangplaatsen te doen toenemen en de slaagkansen van de startende ondernemer te verhogen. Projectwerking Om zijn bestaande courante dienstverlening te versterken en te verfijnen of kennis op te bouwen kan het Agentschap Ondernemen werken met projecten. Deze projecten laten toe


14

nieuwe activiteiten te initiëren, die na een incubatieperiode al dan niet kunnen overgaan in de courante werking.


15

10. INTERNE WERKING

1. Inspectie economie Het Agentschap Ondernemen zal waken over de correcte aanwending van de toegekende subsidies De afdeling Inspectie Economie waakt op een onafhankelijke wijze over de aanwending van de steun en de naleving van de voorwaarden door de begunstigden in dossiers waar (zowel Vlaamse als Europese) steun werd verleend in het kader van ondernemen, ondernemerschap en omgevingsfactoren. De controles vormen een inherente, doorgaans laatste stap, geïntegreerd in het totale procesverloop van een subsidiedossier. De Afdeling Inspectie Economie voert die controles op een flexibele en efficiënte manier uit, al dan niet op basis van adequate risicoanalyses. De controles gebeuren doorgaans in opdracht van de andere afdelingen (of diensten) van het Agentschap Ondernemen of van de functioneel bevoegde minister. De afdeling Inspectie Economie van het Agentschap Ondernemen kan haar expertise ook ter beschikking stellen van andere agentschappen en departementen. Zo voert de afdeling Inspectie Economie nu reeds een beperkt aantal controles uit voor andere agentschappen, met name voor het VEA (Vlaams Energieagentschap), het agentschap voor Internationaal Ondernemen (FIT), het departement EWI en het departement Ruimtelijke Ordening, Woonbeleid en Onroerend Erfgoed (RWO). Met deze agentschappen en departementen werden samenwerkingsovereenkomsten gesloten. Tot slot kan de afdeling Inspectie Economie ook op eigen initiatief controles uitvoeren. Voor de meeste dossiertypes die zij inspecteert heeft de afdeling Inspectie Economie zich – middels OLA’s1 - geëngageerd om maximale doorlooptijden te respecteren. De afdeling inspectie Economie engageert zich voorts om : • op beleidsmatig (voorbereidend – evaluerend) vlak een inhoudelijke bijdrage te leveren op die terreinen waar zij over relevante expertise beschikt; • de administratieve lasten voor de gecontroleerde instanties tot het noodzakelijke minimum te herleiden. Zij doet dit in concreto via het maximaal (her)gebruiken van bestaande informatie (Belgisch Staatsblad,…) en toegang tot diverse databanken (KBO2, RRNNP3, DIMONA4); • aan kenniscaptatie en –diffusie te doen met het oog op de goede werking van het Agentschap.

1

OLA staat voor Operational Level Agreement (= interne Service Level Agreement). KBO staat voor Kruispuntbank van Ondernemingen 3 RRNNP staat voor Rijksregisternummer voor Natuurlijke Personen 4 DIMONA staat voor ‘Déclaration immédiate/Onmiddellijke aangifte’ 2


16

2. Efficiëntie en effectiviteit van de werking van het Agentschap Ondernemen 2.1 Het Agentschap Ondernemen zal de maturiteit van de eigen organisatie verhogen Het Agentschap Ondernemen zal de maturiteit van de eigen organisatie verder verhogen aan de hand van verbetertrajecten. Het agentschap zal met betrekking tot onderstaande aspecten van organisatiebeheer verbetertrajecten uitstippelen die de efficiëntie, effectiviteit en klantgerichtheid van het agentschap zullen doen toenemen. i. Organisatiestructuur De organisatiestructuur van het Agentschap ziet er als volgt uit:

Deze organisatiestructuur zal geëvalueerd worden en bijgestuurd indien nodig.


17

ii. Proces- en risicomanagement en het voeren van een kwaliteitsbeleid Het proces- en risicomanagement binnen het agentschap beperkte zich tot op heden tot enerzijds de meest courante ondersteunende processen met een financiële impact (apparaatskredieten), en anderzijds de operationele (‘productie) processen met – opnieuw een substantiële financiële impact (beleidskredieten). Inzake proces- en risicomanagement liggen de ambities van het agentschap op 3 niveaus : • tegen eind 2010 : het in kaart brengen van alle relevante processen; • tegen medio 2013 : het screenen van de processen met een financiële impact naar risico’s, met het oog op een - van uit kosten-baten oogpunt - verantwoorde risicobeheersing; • Tegen het einde van de looptijd van deze beheersovereenkomst : een beschrijving van alle relevante processen volgens één uniforme en gestandaardiseerde methodologie Bij het in kaart brengen en beschrijven van deze processen zal het Agentschap Ondernemen eveneens aandacht besteden aan het uittekenen en implementeren van mogelijke verbetertrajecten voor de in kaart gebrachte processen. Concrete verbetertrajecten zullen opgenomen worden in het jaarlijks ondernemingsplan. iii. Personeelsbeleid Human resources management Het Agentschap Ondernemen zal haar HRM-beleid verder structureren rekening houdend met de nieuwe beleidsopdrachten van de organisatie. Acties: • De aanwezige HRM-structuren, processen en instrumenten na de integratie tussen het Agentschap Economie en het VLAO grondig evalueren en optimaliseren. En dit mede aangestuurd door een interne behoeftenanalyse; • De invoering en verfijning van het PLOEG-concept met bijzondere aandacht voor het inventariseren van : o de aanwezige competenties bij de medewerkers en de groepering op het niveau van de werkgroepen, teams, themaplatformen, provinciale diensten en afdelingen o de nodige of gewenste competenties o de hiaten betreffende de competenties in functie van de uit te voeren doelstellingen of in functie van nieuwe uitdagingen en maatschappelijke veranderingen; • Een efficiënte personeelsinzet verwezenlijken, met ondermeer aandacht voor een efficiënte uitvoering van de ondersteunende processen, een efficiënte afdelingsoverschrijdende samenwerking, afdoende kennisborging en kennisdeling enz…; Concrete verbetertrajecten zullen opgenomen worden in het jaarlijks ondernemingsplan. Efficiënte inzet van personeel Het Agentschap Ondernemen engageert zich om het reëel aantal medewerkers, uitgedrukt in VTE, maximaal gelijk te houden en bij voorkeur te verlagen ten opzichte van het reëel aantal VTE in de entiteit op het moment van het ingaan van het Vlaams Regeerakkoord 2009-2014. Diversiteitsbeleid Het agentschap stelt m.b.t. het beleid inzake gelijke kansen en diversiteit de algemene principes voorop van de Vlaamse Gemeenschap. Het agentschap streeft naar diversiteit in het personeelsbestand. Hiervoor wordt gewerkt aan het wegnemen van drempels, of anders


18

gezegd: het realiseren van gelijke kansen. Ook wordt er gestreefd naar een evenredige vertegenwoordiging van bevolkingsgroepen in het personeelsbestand. De Vlaamse overheid wil een afspiegeling zijn van de samenleving. Binnen een langetermijn perspectief legt het agentschap de volgende klemtonen in haar diversiteitsbeleid: Pro-actief de instroom van kansengroepen (personen met een arbeidshandicap, allochtonen) verhogen. Het behoud van een zinvolle en motiverende tewerkstelling voor de aanwezige personeelsleden uit de kansengroepen. Vrouwelijke personeelsleden aanmoedigen om leidinggevende functies op te nemen. De monitoring van kansengroepen verbeteren door aangepaste of aanvullende registratiemethodes Een organisatiecultuur uitbouwen die diversiteit ondersteunt. En dit door diversiteit als thema de nodig aandacht te geven binnen het personeelsbeleid, de interne en externe communicatiestrategie evenals binnen de dienstverlening van het agentschap. Ter versterking van het eigen diversiteitsbeleid zal het agentschap maximaal samenwerken met relevante partners binnen de Vlaamse overheid (Dienst Emancipatiezaken, Jobpunt Vlaanderen, VDAB) . Verder zal het agentschap een eigen netwerk uitbouwen met diverse externe organisaties die kansengroepen begeleiden. De visie op het groeipad naar meer diversiteit zal aangegeven worden in het jaarlijkse gelijke kansen en diversiteitsplan. De acties binnen het gelijke kansen en diversiteitsplan zullen kaderen binnen dit groeipad. In het algemeen streeft het agentschap ernaar om 10 % van de vacatures tijdens de looptijd van de beheersovereenkomst effectief in te vullen met nieuwe personeelsleden uit de kansengroepen allochtonen of personen met een arbeidshandicap. Om dit te bereiken zullen voor 1/3e tot 1/4e van de vacatures bijkomende maatregelen genomen worden om een verhoogde instroom van kandidaten uit de kansengroepen te bereiken. Tegelijkertijd wordt ernaar gestreefd om de uitstroom van kansengroepen op permanente functies maximaal te voorkomen. Zo er functies vrijkomen op N-1 niveau, streeft het agentschap ernaar om minstens 1 functie te kunnen invullen met een vrouwelijk personeelslid. Dit vertaalt zich naar de volgende streefcijfers op niveau van de entiteit tegen 2015: 2,5 % voor personen met een arbeidshandicap; 2,5 % voor personen van allochtone afkomst; 25 % vrouwen in middenkaderfuncties (statutair N-1). Vormingsbeleid Het vormingsbeleid heeft tot doel te komen tot een efficiënte planning, verwezenlijking en opvolging van de noodzakelijke vormingsinitiatieven. Om te komen tot enige sturing in de vormingsinitiatieven is het uiteraard belangrijk om te starten met een goede basisinventaris van de gedetecteerde vormingsnoden en van de huidige opleidingspraktijk. De realisatie van


19

deze eerste basisinventaris voor het Agentschap Ondernemen is een belangrijke doelstelling waarvan het vormingsplan in 2010 vertrekt. Hierbij is het de bedoeling om deze basisinventaris achteraf jaarlijks te actualiseren. Het vormingsplan is in principe ook een stimulans om het duurzame en kostenefficiënte karakter van de geplande vormingsinitiatieven gedurende het jaar te evalueren en op te volgen. Met het vormingsplan wil het Agentschap Ondernemen eveneens op langere termijn het behoud van belangrijke competenties verzekeren en de ontwikkeling van nieuwe competenties stimuleren. Vandaar dat er ook lange termijndoelstellingen en bijhorende acties opgenomen zullen worden. Het opleidingsbeleid zal continu rekening houden met de 4 waardegebonden competenties, zoals deze ook geformuleerd staan in de missie van het Agentschap Ondernemen: Klantgerichtheid Betrouwbaarheid Samenwerken Voortdurend verbeteren en dit zowel binnen een korte als langetermijnperspectief. Het personeelsbeleid van het Agentschap Ondernemen schenkt in het bijzonder aandacht aan het creëren van loopbaanpaden voor het personeel. Bijgevolg dient er ook ruimte en aandacht te zijn voor vormingsinitiatieven die de ontwikkeling van deze loopbaanpaden ondersteunen. Maar ook nieuwe medewerkers dienen vlot geïntegreerd te geraken in de organisatie. Het vormingsbeleid kan hiertoe eveneens specifieke bijdragen leveren. Het lange termijn denken moet evenwel in de eerste plaats gefocust zijn op het beheersen van de risico’s met betrekking tot de afwezigheid of schaarste aan competenties. Dit veronderstelt een regelmatige monitoring van de bestaande risico’s en het formuleren van adequate acties in het jaarlijkse vormingsplan. Acties gericht op kennisoverdracht, kennisdeling en een verruimde inzetbaarheid van de medewerkers zijn bijgevolg een essentieel onderdeel van de lange termijnstrategie. Binnen de organisatie moet er ook durf en initiatief aanwezig zijn om andere leervormen op hun waarde en toepassingsmogelijkheden te leren inschatten. Op deze wijze wordt de introductie van innovatieve en potentieel efficiëntere leerstijlen binnen de organisatie aangemoedigd. iv. Belanghebbendenmanagement Het Agentschap Ondernemen hecht er belang aan haar werking af te stemmen met organisaties uit het middenveld. Daartoe zal onder andere een raadgevend comité opgericht worden. Dit raadgevend comité heeft enkel een adviserende bevoegdheid en geen beslissingsbevoegdheid. Het raadgevend comité heeft als taak om: • adviezen of aanbevelingen te verlenen en voorstellen te formuleren aan het hoofd van het Agentschap Ondernemen over de operationalisering van de beleidsmaatregelen voor een doelmatige, doeltreffende en klantgerichte dienstverlening, waarvoor het voormelde agentschap verantwoordelijk is; Beheersovereenkomst 2011-2015 – Agentschap Ondernemen

20

•

• •

bij te dragen tot de kwaliteit en de optimalisering van de dienstverlening van het Agentschap Ondernemen, inzonderheid door adviesverlening die steunt op de expertise van de leden van het raadgevend comité; de kwaliteit van de dienstverlening op te volgen en hierover feedback te geven; vanuit de eigen expertise van de leden, suggesties te doen aan het hoofd van het Agentschap Ondernemen, als het daarmee vanuit zijn taakstelling beleidsgerichte input kan leveren aan het departement Economie, Wetenschap en Innovatie.

Daarnaast zal het Agentschap Ondernemen strategische en operationele overlegplatformen organiseren met bedrijfsorganisaties en andere belanghebbenden om haar werking af te stemmen op de noden in het werkveld en de nodige concrete afstemmingen te verzekeren. v. Monitoring Het Agentschap Ondernemen beschikt op dit ogenblik – benevens rapportagemogelijkheden op instrumentniveau – over 2 ruimere rapportagetools die elk hun oorsprong vinden in één van de respectievelijke samenstellende onderdelen van het agentschap. Enerzijds is er het MIS of Management Informatie Systeem dat rapporten genereert over de diverse steunmaatregelen van het voormalige Agentschap Economie. Op basis hiervan kunnen diverse rapporten en tabellen worden gegenereerd en ter beschikking gesteld, zowel ten behoeve van het management van de organisatie als ten behoeve van de beleidsondersteuning. Anderzijds werd binnen het voormalige VLAO de Delphi-toepassing opgezet die informatie bevat van alle ondernemingen/vestigingen gelegen op Vlaamse bedrijventerreinen en van alle ondernemingen of toekomstige ondernemers die met het Agentschap Ondernemen in contact zijn gekomen. Delphi fungeert in die hoedanigheid als een CRM5-toepassing die accountmanagers en medewerkers toelaat om hun vragen en dossiers efficiënt te beheren. Ook alle activiteiten (informatiesessies, workshops, sensibiliseringsacties, bedrijvencontactdagen, etc.) worden in Delphi geregistreerd. Het is de ambitie van het Agentschap Ondernemen om inzake datamanagement te evolueren tot één geïntegreerd managementondersteunend monitoringsysteem dat voldoet aan de eisen zoals gesteld door zowel de Vlaamse overheid als door de Europese regelgever. Dit zal in 1e instantie gebeuren door de integratie van de beide – hoger geciteerde – monitoringtools volgens het tijdsframe voorzien in het ICT-meerjarenplan. De GIGO6-wijsheid indachtig zal onderliggend verder gewerkt worden aan de verhoging van de accuraatheid én kwaliteit van de bronsystemen en –data die de voedingsbron vormen voor het geïntegreerde monitoringsysteem. Finaliteit is een tool die het mogelijk maakt om snel over geconsolideerde gegevens te kunnen beschikken. Voor de atomaire informatie blijven de bronsystemen dé referentie.

vi. Veranderingsmanagement Het Agentschap Ondernemen is een vrij jong agentschap dat het resultaat is van een fusie van twee verschillende entiteiten. Juridisch werd deze fusie in 2009 afgerond, maar naar organisatiestructuur en de opbouw van een gemeenschappelijke organisatiecultuur resten er nog belangrijke uitdagingen.

5 6

CRM staat voor Customer Relationship Management (systeem om de klantenrelaties te beheren/optimaliseren) GIGO staat voor Garbage In Garbage Out


21

Het Agentschap Ondernemen zal de trajecten die in 2009 reeds opgezet werden dan ook verder zetten om te komen tot een heldere en eenduidige organisatiestructuur en een homogene organisatiecultuur. Ook in het kader van de gewijzigde rol van het agentschap als regisseur zullen de nodige veranderingstrajecten opgestart worden. In die optiek zal het Agentschap Ondernemen, in navolging van het geïntegreerd en doeltreffend integriteitsbeleid dat de Vlaamse regering voorstaat, ook haar bestuurlijke integriteit op een hoog niveau verankeren. Haar integriteitsbeleid zal vooral een stimulerend beleid zijn. Voor een jonge organisatie, ontstaan uit een fusie tussen twee agentschappen met een aparte formele en informele achtergrond, is een verdere culturele integratie van primordiaal belang. De uitvoering van de visie, missie en taken van het Agentschap moet in overeenstemming zijn met geschreven en ongeschreven waarden en normen die het Agentschap voorstaat. Het Agentschap Ondernemen wenst haar integriteitbeleid op te bouwen rond de vier basiswaarden van de Vlaamse Overheid en onderstreept tegelijkertijd het belang van neutraliteit (ongebondenheid) en vertrouwelijkheid in haar optreden. Het integriteitsbeleid wordt bovendien verankerd in het HRM-beleid door het expliciet opnemen van een ontwikkelingsprogramma rond de waardegebonden competenties. Specifieke aandacht zal geschonken worden aan de handhaving van integriteit. Er wordt daarbij een bijzonder engagement van het management gevraagd, dat ervoor moet zorgen dat adequaat en doeltreffend wordt opgetreden m.b.t. integriteitskwesties, zowel proactief als reactief. vii. Informatie en communicatie 1. Nieuwe media: een veranderende omgeving We leven in een dynamische omgeving waarbij ook de informatie op diverse manieren wordt aangeboden. Een statische website voldoet niet langer aan de wijzigende behoeften van onze doelgroepen. Het Agentschap Ondernemen wil inspelen op de nieuwe trend waarbij het internet en alle technologieën die het internet dynamisch en interactief maken een grote rol spelen. Het Agentschap Ondernemen moet de evolutie volgen. Ze moet durven experimenteren, verder inzicht verwerven in haar doelgroepen en de evoluties op het vlak van media- en informatiegebruik bij haar doelgroepen van zeer nabij opvolgen. Zoveel mogelijk informatie op maat aanbieden aan de ondernemer is onderdeel van een vraaggestuurde communicatie. Een voorbeeld hiervan is de digitale subsidiedatabank. De ondernemer krijgt een overzicht op maat van de brede waaier aan subsidies op Vlaams en federaal niveau. Ook voor de uitbouw van een nieuwe website zal het Agentschap Ondernemen rekening houden met nieuwe technologieën. 2. Netwerking - Interactie tussen en met intermediaire organisaties Het Agentschap Ondernemen zal aandacht besteden aan projecten voor interactie met de intermediaire organisaties. Dit kan door: • de projecten op te volgen en de kennis erover te delen binnen en buiten de eigen organisatie • ‘best practices’ te verzamelen en te delen


22

•

•

communities te organiseren waarin interne en externe experts kennis opbouwen en delen. Hierbij verwijzen we naar het Vlaams Ondernemerschapsbevorderend Netwerk en Ondernemingsvriendelijke Gemeente, 2 communities waarbij informatie en kennisdelen en ervaring uitwisselen van groot belang is. Ook voor ontwikkelaars van bedrijventerreinen kan een forum een toegevoegde waarde betekenen het organiseren van thematische overlegplatformen met belanghebbenden .

3. Aandacht voor meten en evalueren Het Agentschap Ondernemen moet haar communicatie voortdurend evalueren. Het meten van de efficiëntie en de effectiviteit van communicatie-inspanningen maakt integraal deel uit van elk communicatieproject. Elke roadshow zal intern geëvalueerd worden. De evaluatie van de gevoerde communicatiecampagnes zal door een extern bureau uitgevoerd worden. De evaluatie zal systematisch onderdeel uitmaken van het communicatieplan van elke campagne. 4. Externe samenwerking, externe partnerships Het Agentschap Ondernemen moet samenwerken met alle partners die kunnen bijdragen aan de realisatie van haar doelstellingen. Intermediaire organisaties & andere overheden Het middenveld is al jaren een partner voor de overheidscommunicatie. Ook de volgende jaren moet het Agentschap Ondernemen samenwerken met de middenveldorganisaties, intermediairen en andere overheden om haar doelgroepen beter te bereiken. Bij de keuze voor samenwerking met de sleutelfiguren uit het middenveld zal er vooral aandacht zijn voor een aantoonbare toegevoegde waarde voor alle partijen (overheid, intermediair en ondernemer). Media Ook met de media moet gezocht worden naar de meest efficiënte en effectieve samenwerkingsvormen. De overheid moet met zijn mediapartners zoeken naar winwinsituaties om de communicatiedoelstellingen van specifieke projecten te realiseren. De Vlaamse overheidscommunicatie kan ook winnen bij meer samenwerking met externe experts. Het gaat zowel om communicatie-experts als experts op het vlak van sociale media, ICT, … Via de afdeling Communicatie (DAR) kan ook het Agentschap Ondernemen gebruik maken van raamcontracten voor het flexibel inschakelen van externe expertise. We denken hierbij aan procesbegeleiding voor de ViA-workshops, webcommunicatie, mediaplanning, copywriting, … 5. ViA – de open ondernemer Als trekker van de doorbraak ‘de open ondernemer’ zal het Agentschap Ondernemen bijdragen tot het vervullen van de communicatiedoelstellingen van ViA Pact 2020. Elk project dat gesteund wordt door het Agentschap Ondernemen moet het ViA-logo mee uitdragen in zijn communicatie. viii. Financieel management Wat financieel management betreft werd het boekhoudkundig beheer van het Agentschap Ondernemen uitbesteed aan de MOD EWI/WSE.


23

Voor wat betreft de apparaatskredieten en een klein deel van de beleidskredieten werd op 1 januari 2010 ORAFIN 2010 geïntroduceerd. Het Agentschap Ondernemen zal in nauw overleg met de MOD EWI/WSE uitklaren hoe de rollen en autorisaties binnen deze toepassing zo optimaal mogelijk toegewezen kunnen worden. Om de samenwerking met de MOD te stroomlijnen werden binnen het Agentschap Ondernemen een comité MOD en een werkgroep Facility en Financiën opgericht. De MOD EWI/WSE heeft vertegenwoordigers in deze overlegfora. In samenspraak met de MOD zullen ‘intelligente’ rapporteringsvormen ontwikkeld worden ten einde prognoses te kunnen opmaken over de evolutie van de apparaatskredieten over het lopende boekjaar. Op termijn is het de bedoeling om tijdreeksen op te stellen die kunnen gebruikt worden bij de verfijning van het financieel beleid. Voor wat betreft de beleidskredieten wordt het merendeel van de budgetten via Hermes aangewend. Naar aanleiding van de goedkeuring van het rekendecreet en de afschaffing van de wet van 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut zal in nauwe samenwerking met de MOD onderzocht worden hoe de financiële stromen in deze nieuwe constellatie optimaal kunnen worden geregistreerd en beheerd. De administrateur-generaal van het Agentschap is leidend ambtenaar van dit Hermesfonds krachtens het besluit van de Vlaamse Regering van 3 mei 2002 houdende vaststelling van de regelen voor het beheer en de werking van het Fonds voor Flankerend Economisch Beleid, gewijzigd bij het besluit van de Vlaamse Regering van 20 juli 2006. De rekenplichtige van deze VOI ressorteert onder de bevoegdheid van de MOD. Door middel van voeding vanuit IRIS worden de verbintenissen in Oracle (Vlimfin) geregistreerd en in Exact verwerkt (voor de bedrijfseconomische boekhouding en budgettaire rapportering conform het uitvoeringbesluit van 21 mei 1997). Om tegemoet te komen aan de opmerkingen van het Rekenhof naar aanleiding van de door haar in 2007 uitgevoerde audit, zal op korte termijn een verbeterd informatiesysteem worden opgezet dat moet toelaten de reconciliatie en consolidatie van de jaarlijkse uitvoeringsrekening kwaliteitsvol af te ronden. Voor wat betreft het EFRO wordt het financieel beheer intern binnen het agentschap waargenomen. Deze rekeningen staan buiten de begroting en worden conform de Europese regels bijgehouden. Ze zijn ook voorwerp van regelmatige auditing. Met het oog op de ontvangst en adequate aanwending van deze Europese middelen werd een variabel krediet gecreëerd. Gegeven de laattijdige ontvangst van de Europese middelen werd bovendien voorzien in de opening van een thesaurierekening. Het Agentschap staat in voor de formulering van de begrotingsvoorstellen, zowel wat betreft de beleids- als de apparaatskredieten. Ze verzorgt de redactie van de begrotingsfiches en staat de minister bij in de bespreking van de voorstellen tijdens de bilaterale onderhandelingen. Uitbestede activiteiten aan de MOD EWI/WSE: • Het voeren van de integrale boekhouding van het Agentschap Ondernemen, conform de van toepassing zijnde regels. De exacte rollen in deze processen worden mogelijk herzien i.f.v. de verdere implementering van ORAFIN 2010. • Het verzorgen van de nodige en verplichte rapporteringen. Bij de verdere roll-out van ORAFIN 2010 zal het zwaartepunt van de rapportering verschuiven naar het Agentschap Ondernemen. • Het boekhoudkundig beheer en de budgettaire rapportering van het HERMES-fonds.


24

•

Het leveren van technische assistentie bij het opmaken van de begrotingen en bij de begrotingscontroles.

ix. Facilitair management Wat facilitair management betreft werden een aantal taken van het Agentschap Ondernemen uitbesteed aan de MOD EWI/WSE. De belangrijkste activiteiten bestaan in het up-to-date houden van de aanwezige infrastructuur in al zijn facetten, en dit om een optimale dienstverlening en een goed werkklimaat te bevorderen. Er worden de volgende jaren bij constant beleid geen grote investeringen gepland. Een belangrijk aandachtspunt is de verdere integratie van de facilitaire middelen van het vroegere VLAO in het Agentschap Ondernemen. De nog lopende overeenkomsten, afgesloten door het vroegere VLAO, worden op het meest geëigende niveau beheerd: in eigen beheer, door de MOD EWI/WSE of door het AFM. Het Agentschap Ondernemen streeft ernaar om het fysisch (re)produceren van documenten verder te verminderen en zet verder in op het digitaliseren en digitaal verspreiden en archiveren van documenten. Uitbestede activiteiten aan de MOD EWI/WSE: • een toegankelijk en vlot bereikbaar archief op locaties buiten het Ellipsgebouw • reprografie • aankopen van bureauticamateriaal • beheer van vaste en mobiele telefonie • beheer wagenpark, fietsen/planten • ondersteuning buitenlandse reizen De MOD EWI/WSE wordt gevraagd om: • de meerwaarde te onderzoeken van centrale aankoop van courante gebruiks/verbruiks-goederen • mee te zoeken naar potentiële besparingen en mogelijk efficiëntiewinsten x. ICT In de ICT werking in het Agentschap Ondernemen wordt de hoofdfocus gelegd op de omvorming van de systemen en de dienstverlening van een actor- naar een regiefunctie. Zodoende vormt de vervanging en uitbreiding van de huidige CRM in hoofde van een regierol, een applicatie die intussen 12 jaar in gebruik is, de ruggengraat van het intussen uitgewerkte ICT meerjarenplan met scope 2010-2015. Geleidelijk aan zullen de andere toepassingen in het Agentschap Ondernemen eens gealigneerd met de organisatiedoelstellingen worden ingebed in deze CRM applicatie tot één logisch geheel. Een tweede belangrijk element in het meerjarenplan is realisatie van een multi-kanaal portaal dat eveneens naadloos inplugt op de CRM en waarlangs informatie op een eenduidige manier ontsloten wordt naar burgers en bedrijven. Het technische aspect zoomt in een initiële fase in op de functionele integratie van ex-AE en ex-VLAO in het netwerk van de Vlaamse Overheid en het aanwenden van bestaande ICT bouwstenen van e-IB. Het organisatorische aspect legt de klemtoon op een functionele en Beheersovereenkomst 2011-2015 – Agentschap Ondernemen

25

transparante dienstverlening ten behoeve van de burgers en ondernemingen in Vlaanderen. De rode draad doorheen het plan is de maximale heraanwending van bestaande functionaliteiten en persoons- en bedrijfsgegevens die reeds door de Overheid gekend zijn. Om dit doel te bereiken worden de horizontale relaties met andere instanties zoals Magda, Corve en e-IB verder geïntensifieerd. Het ICT meerjarenplan bouwt verder op 2 belangrijke pijlers: • Beleidsnota's van zowel de minister als van Bestuurszaken (Visie op toekomst) • Continuïteit van de dienstverlening (Evolutie, geen revolutie) Uiteraard wordt het ICT meerjarenplan te allen tijde bewaakt zodat alle ICT projecten in lijn zijn met de aangepaste business visie en er aldus geen tactische of verkeerde beslissingen worden genomen zodat de continuïteit van de bestaande systemen gegarandeerd blijft en de Vlaamse Ondernemer en Burger een optimale dienstverlening geboden wordt. Nieuwe systemen worden geïmplementeerd zonder dat de bestaande dienstverlening in gevaar te komt of dat de downtime tot een strikt minimum wordt beperkt.


26

2.2 Efficiëntiebevorderende acties Het Agentschap Ondernemen zal efficiëntiebevorderende acties ontplooien op 3 niveaus: Op macro-niveau engageert het Agentschap Ondernemen zich in het kader van het ‘Meerjarenplan slagkrachtige overheid’- dat werd uitgewerkt door het College van Ambtenaren-generaal - om als trekker op te treden voor het sleutelproject “Naar een geïntegreerde benadering van ondernemers – Geïntegreerd loket” dat moet uitmonden in een afstemming van de manier waarop de verschillende overheden ondernemers benaderen. Dit project zorgt er in de eerste plaats voor dat bedrijven een helder en duidelijk beeld krijgen van waar ze voor welke vergunningsaanvraag en/of dienstverlening terecht kunnen zodat ze geen tijd meer verliezen met het zoeken naar het juiste aanspreekpunt in het labyrint van overheidsinstellingen en bestuurslagen. Daarnaast wil dit project eveneens zorgen voor de nodige afstemming en een duidelijke afbakening van taken tussen de verschillende overheden, gegeven ieders opdrachten en kerntaken, zodat iedereen zijn kerntaken in relatie tot de anderen correct opneemt (waardeketenbenadering) en er eenduidige informatie- en communicatiestromen richting ondernemingen ontstaan. In nauwe samenwerking met CORVE en de Vlaamse Infolijn zal het Agentschap Ondernemen een interbestuurlijk en op Vlaams niveau intrabestuurlijk project in de steigers zetten dat zorgt voor een eenvoudigere en eenduidige benadering van de ondernemers door de verschillende overheden. Op niveau beleidsdomein EWI zal het Agentschap Ondernemen een actieve rol opnemen bij het opzetten en concreet uitrollen van samenwerkingsverbanden met andere actoren/entiteiten. Concreet wordt daarbij gedacht aan • Een tripartiete samenwerking tussen het Agentschap Ondernemen, IWT en FIT inzake beleidsvoorbereiding en monitoring; • Een samenwerking met het departement EWI • Protocols met PMV en FIT; • Een geïntegreerd provinciaal optreden; • Een versterking en stroomlijning van het relatiebeheer met de gemeenten; • Een efficiënte benutting van het EEN-netwerk; Op agentschapsniveau zullen efficiëntiewinsten worden nagestreefd door : • Het bevriezen van de personeelsformatie op 280 koppen; • Bij vertrek van personeelsleden niet systematisch te voorzien in een 1-op-1vervanging maar steeds de noodzaak tot vervanging in vraag te stellen, weliswaar kaderend binnen een globale vervangingspolitiek, en er over te waken dat de noodzakelijke competenties in de organisatie aanwezig zijn.; • De ondersteunende functies in de provincies gradueel te heroriënteren naar inhoudelijke functies; • Het maximaal uivoeren van aanvullende opdrachten binnen de bestaande personeelsformatie, met uitzondering van die opdrachten waarvoor een specifieke expertise vereist is; • Door het maken van interne ‘trade offs’ om personeelsleden met schaarse competenties – in functie van de noodwendigheid – in te zetten op bepaalde opdrachten/projecten.


27

11. ANDERE ENGAGEMENTEN Niet van toepassing


28

III Engagementen van de Vlaamse regering Artikel 12. Financiële bepalingen De beheersovereenkomst wordt geënt op de meerjarenbegroting. In het kader van de begrotingscyclus (begrotingsopmaak- en controle) worden periodiek door het Vlaams Parlement de financiële engagementen gestemd die moeten doorvertaald worden in het jaarlijkse ondernemingsplan (en desgevallend het halfjaarlijks rapport). De Vlaamse Regering verbindt er zich toe tijdig de nodige kredieten te voorzien die het mogelijk moeten maken de continuïteit van de dienstverlening van het agentschap te garanderen. De financiële engagementen van de Vlaamse Regering dienen te passen binnen de contraintes van de meerjarenbegroting en de jaarlijks door het Vlaams Parlement gestemde begroting. Voor de uitvoering van bijkomende opdrachten van substantiële omvang wordt in onderling overleg afgewogen of dit kan worden opgevangen worden door interne verschuivingen of in welke mate bijkomende middelen noodzakelijk zijn, uiteraard met respect voor het besluit op de begrotingscontrole, in casu het gunstig advies van de Inspectie van Financiën, en desgevallend het akkoord van de Vlaamse minister van Financiën en Begroting.

Artikel 13. Andere engagementen Niet van toepassing


29

IV Financiële betrekkingen tussen de ondertekenende partijen Artikel 14. Herkomst van de financiële middelen van het agentschap Wettelijk verankerde financiële betrekkingen: De herkomst van de financiële middelen wordt geregeld door de jaarlijkse decreten met betrekking tot de algemene uitgavenbegroting en middelenbegroting van de Vlaamse Gemeenschap voor het komende dienstjaar en het jaarlijkse decreet houdende bepalingen tot begeleiding van de begroting van de Vlaamse Gemeenschap voor het komende dienstjaar. De middelen van het Agentschap Ondernemen zijn initieel afkomstig van het vroegere Vlaams Agentschap Ondernemen (VLAO) en het vroegere Agentschap Economie (AE). Deze materie wordt geregeld bij ministerieel besluit van 14 mei 2009 houdende de overdracht aan en toewijzing van zekere vermogensbestanddelen en begrotingsposten van het ontbonden intern verzelfstandigd agentschap Vlaams Agentschap Ondernemen aan het Agentschap Ondernemen en het Hermesfonds. Jaarlijks dient het Agentschap Ondernemen bij de Vlaamse Regering een begrotingsontwerp in voor het volgende dienstjaar. Het Agentschap Ondernemen zal dit doen conform de voorziene begrotingsrichtlijnen en binnen de gestelde termijnen op basis van per rubriek en basisallocatie onderbouwde beleidsbepalingen, feiten en analyses. Afhankelijk van de beslissingen binnen de technische en politieke bilaterale begrotingsbesprekingen worden de begrotingsontwerpen aangepast om ze vervolgens via de geëigende procedurele weg definitief te laten goedkeuren. In het kader van goed financieel beheer kan het Agentschap Ondernemen eigen inkomsten genereren. Het betreft ondermeer tarificatie aan kostprijs van dienstverlening aan derden. Voorbeelden hiervan zijn fysisch leveren van publicaties die in principe gratis downloadbaar zijn via de website en het aanrekenen van een no-show fee. Inkomsten en uitgaven transiteren via een variabel krediet dat kan fungeren als een financiële reserve. Specifieke bepalingen: De herkomst van de financiële middelen voor de deelname aan (internationale) projecten die bijdragen aan de realisatie van de doelstellingen vermeld in artikels 8 en 10, wordt geregeld door het vermelde legistieke kader voor EFRO en Interreg. Deze middelen worden gestort in een daartoe opgericht variabel krediet. De apparaatskredieten zoals voorzien op de jaarlijkse begroting van de Vlaamse Gemeenschap kunnen ingebracht worden als cofinanciering voor de participatie aan (internationale) projecten in het kader van EFRO en Interreg.

Artikel 15. Financiële betrekkingen tussen de ondertekenende partijen Het Agentschap Ondernemen kan enkel voor haar respectieve bevoegde aandeel uitvoering geven aan de door het Vlaams Parlement goedgekeurde begroting. In uitvoering van deze beheersovereenkomst wordt door het Agentschap Ondernemen gestreefd naar een optimale financiële transparantie van de begrotingsuitvoering. Zij zal hiervoor als bewijs van de


30

uitvoering de relevante verantwoordingsstukken en betalings- en uitvoeringsborderels volgens een geëigende en systematische wijze bijhouden. Het Agentschap Ondernemen voorziet het beleid op maandelijkse basis van de nodige budgettaire informatie voor de opvolging van alle toegewezen kredieten. Het Agentschap Ondernemen maakt voorafgaand aan elke begrotingscontrole een raming van de benutting van de toegewezen kredieten op jaarbasis zodat het beleid, indien zinvol, de nodige voorstellen tot aanpassing van de begroting kan indienen. Het agentschap engageert zich, bij het nastreven van de organisatiedoelstellingen, tot het realiseren van de in de begroting voorziene ESR-saldo. In geval van budgettaire noodwendigheid, kan de Vlaamse minister bevoegd voor financiën en begroting in overleg met de Vlaamse Regering interveniëren. Indien het financiële engagement van de Vlaamse Regering hierdoor wijzigt, beraden ondertekende partijen zich erover of deze veranderingen kunnen ingepast worden in de vigerende afspraken tussen de partijen, dan wel of de beheersovereenkomst opnieuw onderhandeld en aangepast dient te worden conform de bepalingen in artikel 21.

Artikel 16. Algemene bepalingen inzake het beheer van de financiële middelen Inzake financieel beleid is het Agentschap Ondernemen onderworpen aan de wetten op de Rijkscomptabiliteit, gecoördineerd op 17 juli 1991. Het Agentschap Ondernemen oefent het beheer van het Fonds voor Flankerend Economisch Beleid uit conform het besluit van de Vlaamse Regering van 3 mei 2002 houdende de vaststelling van de regelen voor het beheer en de werking van het Fonds voor Flankerend Economisch Beleid, gewijzigd bij het besluit van de Vlaamse Regering van 20 juli 2006.


31

V OPVOLGING, RAPPORTERING EN EVALUATIE Artikel 17. Opvolging Om de goede uitvoering van zijn algemene en bijzondere opdrachten systematisch te volgen, zal het agentschap een intern management- en prestatiemeetsysteem uitbouwen. Uit dat systeem zullen gegevens worden geput voor de systematische tussentijdse en jaarlijkse rapporteringen aan de minister. Het systeem zal onder meer gericht zijn op het meten van en rapporteren over de indicatoren met betrekking tot de voortgangscontrole van de doelstellingen en projecten van het agentschap. Artikel 18. Rapportering Het Agentschap Ondernemen rapporteert over de uitvoering van de beheersovereenkomst op basis van de indicatoren die vermeld worden in bijlage 1. Het Agentschap Ondernemen erkent het inlichtingenrecht van de minister met betrekking tot stukken en informatie over de beheersovereenkomst. Het agentschap zal over de uitvoering van de beheersovereenkomst aan de minister rapporteren door middel van een jaarrapport en een afsluitend eindrapport over de beheersovereenkomst. De rapporten zullen duidelijk verwijzen naar de organisatiedoelstellingen, prestatienormen, indicatoren en strategische projecten die in de beheersovereenkomst bepaald zijn. Het jaarrapport bevat minstens volgende elementen: • rapportering over de indicatoren met betrekking tot de realisatie van de strategische en operationele organisatiedoelstellingen uit de beheersovereenkomst; • toelichting bij de realisatie van de strategische en operationele organisatiedoelstellingen, in het bijzonder bij de doelstellingen die niet werden gerealiseerd; • toelichting over interne en externe factoren die van invloed kunnen zijn op de verdere realisatie van de strategische en operationele organisatiedoelstellingen uit de beheersovereenkomst; • uitvoering van de begroting. Het jaarrapport wordt aan de minister bezorgd voor 30 april van het jaar dat volgt op het jaar in kwestie. Het eindrapport over de uitvoering van de beheersovereenkomst bevat dezelfde elementen als het jaarrapport, maar dan voor de volledige looptijd van de beheersovereenkomst. Het voorstel van eindrapport wordt uiterlijk 6 maanden na het einde van de duurtijd van de beheersovereenkomst aan de minister voorgelegd. Dit eindrapport vormt een consolidatie en integratie van de jaarlijkse rapporteringen van de uitvoering van de beheersovereenkomst door het agentschap. 19. Evaluatie Jaarlijkse evaluatie De contracterende partijen evalueren jaarlijks de uitvoering van de beheersovereenkomst.


32

Tijdens een jaarlijks overlegmoment in de maand mei van het jaar n+1 bespreken de minister en de leidend ambtenaar van het agentschap gezamenlijk de voortgang van de beheersovereenkomst, op basis van het jaarrapport van het Agentschap Ondernemen. Als een partij verbintenissen van de beheersovereenkomst niet naleeft, plegen de partijen overleg over de te nemen bijsturingsmaatregelen. Bij de jaarlijkse evaluatie van de uitvoering van de beheersovereenkomst gaan de partijen na of er al dan niet aanpassingen aan de beheersovereenkomst moeten worden aangebracht. De beheersovereenkomst wordt aangepast overeenkomstig de bepalingen in rubriek 21. Eindevaluatie De investering van de Vlaamse overheid in het agentschap zal grondig worden geëvalueerd op basis van de realisatie van de strategische organisatiedoelstellingen uit de beheersovereenkomst, en de baten die de investering voor Vlaanderen heeft opgeleverd. Het resultaat van die evaluatie zal bepalend zijn voor de condities van een nieuwe beheersovereenkomst tussen het agentschap en de Vlaamse overheid. De evaluatie zal gebeuren op basis van het eindrapport zoals voorzien in rubriek 18.


33

VI GESCHILLENREGELING Artikel 20. Geschillenregeling Geschillen die ontstaan bij de uitvoering van de beheersovereenkomst worden in eerste instantie in onderling overleg geregeld tussen de ondertekenende partijen. Daarom plegen het Agentschap Ondernemen en de bevoegde minister overleg over de te nemen bijsturingsmaatregelen wanneer, na uitsluiting van externe factoren, de in deze overeenkomst voorziene verplichtingen door één partij niet nageleefd worden. Ingeval één van de partijen manifest zijn engagement niet zou nagekomen zijn of indien aanhoudende betwistingen over de interpretatie en/of de uitvoering van de beheersovereenkomst zouden ontstaan, dan wordt dit per aangetekend schrijven aan de betrokken partij betekend. Binnen 10 werkdagen na deze mededeling wordt een bijeenkomst belegd tussen de betrokken minister en het Agentschap Ondernemen om een minnelijke schikking uit te werken. Hiervoor kan een bemiddelaar aangesteld worden. Indien de voormelde bemiddelingspoging niets oplevert beraden de contractanten zich en wanneer dan nog geen consensus mogelijk blijkt, beslist de Vlaamse regering op advies van de bemiddelaar.


34

VII AANPASSINGEN BEHEERSOVEREENKOMST – OPSCHORTENDE VOORWAARDEN Artikel 21. Aanpassing van de beheersovereenkomst – opschortende voorwaarden Indien zich tijdens de duur van de overeenkomst ingrijpende wijzigingen voordoen, hetzij in de maatschappelijke omgeving waarin het agentschap actief is, hetzij in de beleidsopties, hetzij door een interventie door de Vlaamse minister bevoegd voor financiën en begroting t.g.v. een belangrijke wijziging van het financiële engagement van de Vlaamse Regering tijdens de duur van de beheersovereenkomst, en deze wijzigingen de opdrachten van het agentschap dermate veranderen dat deze veranderingen niet kunnen ingepast worden in de vigerende afspraken tussen de partijen, dan kan de beheersovereenkomst op vraag van één van de ondertekenende partijen (of van de minister bevoegd voor financiën en begroting) opnieuw onderhandeld en aangepast worden.

VIII AANVULLENDE BEPALINGEN EN OVERGANGSBEPALINGEN Bijzondere regelingen in verband met de pensioenlasten (22) Aanvullende bepalingen (23) en Overgangsbepalingen (24) Niet van toepassing.


35

B. SPECIFIEK DEEL Verplichtingen van het agentschap inzake tarieven (25) De dienstverlening van het Agentschap Ondernemen is in principe kosteloos voor de afnemer van de diensten. In bepaalde gevallen kan het Agentschap Ondernemen de kostprijs echter doorrekenen aan de afnemer. Voorbeelden hiervan zijn fysisch leveren van publicaties die in principe gratis downloadbaar zijn via de website en het aanrekenen van een no-show fee. Samenwerkingsovereenkomsten (26) Om de missie, kerntaken en de strategische doelstellingen uit onderhavige beheersovereenkomst te realiseren kan het Agentschap Ondernemen samenwerkingsovereenkomsten afsluiten. Gelet op de bijzondere relatie met de bedrijfsorganisaties, zoals vermeld in de missie van het agentschap, zal hierbij de nodige aandacht besteed worden aan het maken van heldere afspraken met deze bedrijfsorganisaties. De Vlaamse Regering verbindt er zich toe om, op verzoek van het agentschap, de nodige initiatieven te ondersteunen die de uitvoering van de kernopdrachten, de algemene werking van het agentschap en de samenwerking tussen het agentschap en andere agentschappen of departementen bevorderen en samenwerkingsovereenkomsten tussen het agentschap en andere agentschappen of departementen af te sluiten. Bijzondere bepalingen ten gevolge van specifieke situaties, eigen aan het agentschap (27) nihil


36

BIJLAGEN


38

BIJLAGEN BIJLAGE 1: Indicatoren Deze bijlage bevat de lijst van generieke indicatoren waarmee de uitvoering van de operationele doelstellingen van het Agentschap Ondernemen opgevolgd wordt. Een aantal van de voorgestelde indicatoren zijn direct meetbaar aan de hand van de bestaande rapporteringssystemen van het Agentschap Ondernemen. Voor een aantal indicatoren en subindicatoren dienen evenwel nog organisatorische, conceptuele en/of IT-matige aanpassingen te gebeuren aan de bestaande systemen. Voor een aantal beleidsprioriteiten (gazellesprong, detailhandelsbeleid, beleid rond opvolging en overname,…) zullen in samenspraak met de voogdijminister specifieke indicatoren geformuleerd worden om de input, het proces en de resultaten van het beleid rond deze prioriteiten te meten en streefwaarden af te spreken. Het Agentschap Ondernemen zal met het oog op een degelijke beleidsevaluatie ook de nodige afspraken maken met het departement EWI zodat de effecten van het beleid globaal gemeten worden en niet enkel op organisatieniveau. Uiteraard zullen de resultaten van deze globale beleidsevaluaties van het departement EWI meegenomen worden in de evaluaties, bijsturingen en aanpassingen van de concrete maatregelen die het Agentschap Ondernemen op organisatieniveau neemt om de beleidsprioriteiten te realiseren. De opvolging van de bijzondere opdrachten gebeurt via een jaarlijks verslag van de voornaamste activiteiten die in het kader van deze opdrachten ondernomen werden. Lijst van indicatoren: 1. Subsidieverstrekking 1. 1. Inputindicatoren • Aantal ingediende steundossiers • Ratio goedgekeurde steundossiers (goedgekeurd/ingediend) • Toegekende steunbudget • Ratio gevraagd budget over beschikbaar budget 1.2. Procesindicatoren • Behandelingstermijn • Betalingstermijn 1.3 Resultaatindicatoren • Bedrijventerreinen: aantal hectare dat ontwikkeld of herontwikkeld werd, door subsidiering. • Ecologiepremie • Aantal opgeleiden via de strategische steun • Aantal opgeleiden via de Kmo-portefeuille • VON als sociaal netwerk


39

2. Dienstverlening 2. 1. Actortaken Informatieverstrekking • • • • •

Brochures aangemaakt of her-uitgegeven + aantallen verspreid of gedownload Tevredenheid van doelgroepen over AO-infomateriaal Links naar andere websites Aantal infosessies, bereik en tevredenheid Beantwoorde algemene infovragen

Ontwikkelen van tools • Tools aangemaakt of her-uitgegeven + aantallen verspreid of gedownload Vraagarticulatie • Bedrijfsinteracties in het kader van vraagarticulatie Accountmanagement • Bedrijfsinteracties in het kader van accountmanagement 2.2. Regie Beschikbaar houden van uitgebreid dienstenpakket • Bereik uitgebreid dienstenpakket • Opgevolgde projecten ikv doorverwijsmatrix Afstemming van het uitgebreid dienstenpakket • Gecreëerde of opgevolgde projectplatformen Verzekeren van de kwaliteit van het uitgebreid dienstenpakket • Kwaliteitsborging van het uitgebreide dienstenpakket Afsluiten en opvolgen van samenwerkingsprotocollen • Samenwerkingsprotocollen /afspraken 2.3. Beleidsondersteuning • Beleidsadviezen 3. Interne werking Inspectie: Percentage snoei in aanvaardbare investeringen door controle Inspectie: Aantal gecontroleerde dossiers en gemiddelde doorlooptijd per dossier Budget communicatie Budget werkingsmiddelen (facility) Budget ICT Budget personeel Budget vorming Personeelsgegevens


40

1. Indicatoren subsidieverstrekking 1.1Inputindicatoren Naam van de indicator Definitie

Link met strategische en operationele doelstellingen

Het aantal ingediende steundossiers Het aantal ingediende steundossiers sinds het begin van het werkingsjaar. Steun= financiële transfer vanuit het Agentschap Ondernemen naar de klant. Een dossier wordt als ingediend geregistreerd op moment van volledigheid. Deze indicator is van belang bij de opvolging van onderstaande operationele doelstellingen: OD 1.2 Gefailleerden en armoede bij zelfstandigen OD 2.2 Prestartersbeleid OD 2.4. Ondernemerschapsbeleid OD 2.6. kmo-portefeuille OD 2.10. Ruimte om te ondernemen OD 3.1. Ecologiepremie OD. 4.1. Strategische Investerings- en opleidingssteun OD 8.1. EFRO OD 8.2. Interreg OD 8.4. Ondernemingsvriendelijke gemeente

Type-indicator Subindicatoren

Verantwoordelijke voor verzameling

Inputindicator Aantal onontvankelijke dossiers per instrument Aantal ontvankelijke dossiers per instrument actor

Verzamelingswijze en bron Frekwentie beschikbaarheid

van

Interpretatie

Teamcoördinatoren, staf Per maatregel en per oproep Per team bij te houden, te aggreren op niveau van het Agentschap Continu, in geval van een oproep bij het afsluiten van een oproep Het aantal ingediende dossiers voor subsidieaanvragen. En dit zowel voor reguliere maatregelen als ad-hoc maatregelen. De indicator geeft het volume aan instromende dossiers weer. De subindicatoren geven het onderscheid weer tussen onontvankelijke en ontvankelijke dossiers.

Bestaan er streefwaarden?

Niet relevant


41

Naam van de indicator Definitie

Ratio goedgekeurde steundossiers (goedgkeurd/ingediend) Het aantal dossiers dat na de goedkeuring vastgelegd wordt in verhouding tot het totaal aantal ingediende dossiers per oproep Het aantal goedgekeurde dossiers wordt gemeten / geregistreerd na de vastlegging.


SD 2 – Meer en OD 2.4. Ondernemerschapsbeleid OD 2.10 Ruimte om te ondernemen OD 8.1 EFRO OD 8.2 Interreg OD 8.4. Interbestuurlijke samenwerking - OVG


Inputindicator Het aantal goedgekeurde dossiers Het aantal ingediende dossiers Teamcoördinatoren, staf


actor

Verzamelingswijze en bron Frekwentie beschikbaarheid Interpretatie

van

sterker

ondernemerschap

Per maatregel en per oproep Per team bij te houden, te aggregeren op niveau van het Agentschap Continu, in geval van oproep bij afsluiten van de oproep De indicator geeft het slagingspercentage weer op basis van het aantal ingediende dossiers.


42

Naam van de indicator Definitie Link met strategische en operationele doelstellingen

Het toegekende steunbudget Het totale budget dat toegekend en vastgelegd wordt per maatregel. Meetmoment: na vastlegging. Deze indicator is van belang bij de opvolging van onderstaande operationele doelstellingen: OD 1.2 Gefailleerden en armoede bij zelfstandigen OD 2.2 Prestartersbeleid OD 2.4. Ondernemerschapsbeleid OD 2.6. kmo-portefeuille OD 2.10. Ruimte om te ondernemen OD 3.1. Ecologiepremie OD. 4.1. Strategische Investerings- en opleidingssteun OD 8.1. EFRO OD 8.2. Interreg OD 8.4. Ondernemingsvriendelijke gemeente

Type-indicator Subindicatoren Verantwoordelijke voor verzameling

actor


van

Inputindicator Indicatoren per maatregel Teamcoördinatoren, staf Per maatregel, beleidsprioriteit Op basis van vastleggingen, te aggreren op niveau van het Agentschap Continu, in geval van een oproep bij het afsluiten van een oproep

Interpretatie

De uiteindelijke uitstroom per subsidiemaatregel. De meting laat toe de volgende vragen te beantwoorden: Wat is de verhouding met het initieel begrote budget? Wat is de verhouding met het gevraagde budget (ontvankelijke aanvragen) ?


Niet relevant


43



Het gevraagde budget over het beschikbare budget Het gevraagde budget door de ontvankelijk steunaanvragen over het beschikbare budget voor de steunaanvragen. EFRO-middelen worden niet meegerekend op agentschapsniveau (niet te aggregeren omwille van budget voor 7 jaar). Deze indicator is van belang bij de opvolging van onderstaande operationele doelstellingen: OD 1.2 Gefailleerden en armoede bij zelfstandigen OD 2.2 Prestartersbeleid OD 2.4. Ondernemerschapsbeleid OD 2.6. kmo-portefeuille OD 2.10. Ruimte om te ondernemen OD 3.1. Ecologiepremie OD. 4.1. Strategische Investerings- en opleidingssteun OD 8.1. EFRO OD 8.2. Interreg OD 8.4. Ondernemingsvriendelijke gemeente



actor


van

Interpretatie

Inputindicator • Totale gevraagde budget per instrument (Vlaamse en Europese middelen apart) • Totale gevraagde budget voor ontvankelijke dossiers eventueel per instrument (Vlaamse en Europese middelen apart) • Beschikbare en toegekend budget per instrument, per beleidsprioriteit Teamcoördinatoren, staf Per maatregel en per oproep Per team bij te houden, te aggregeren op niveau van het Agentschap Continu, in geval van een oproep na screening van de ontvankelijkheid van de ingediende dossiers Het betreft enkel het aandeel van de Vlaamse middelen en de Europese middelen in het totale gevraagde budget. Vragen t.a.v. andere beleidsvelden, andere besturen en private partners worden niet in rekening gebracht. De indicator geeft de afstemming weer met de budgettarire ruimte.


Niet relevant


44

1.2. Procesindicatoren Naam van de indicator Definitie


Behandelingstermijn De gemiddelde termijn van behandeling tussen de ontvangst van de steunaanvraag en de betekening van de beslissing aan de aanvrager. De termijn begint te lopen op het moment dat het dossier volledig verklaard is. Voor oproepen wordt de datum van ontvangst gelijk gesteld met de uiterste datum van indiening. De termijn waarbinnen het dossier niet door het Agentschap Ondernemen behandeld wordt (IF, controleur der vastleggingen) wordt vanuit het beheersperspectief voor het Agentschap Ondernemen niet meegenomen voor de berekening van de eigen behandelingstermijn. De behandelingstermijn sluit af met de datum van betekening. De datum van betekening is gelijk aan de datum op de minuut van de brief waarbij de beslissing kenbaar gemaakt wordt aan de aanvrager. Deze indicator is van belang bij de opvolging van onderstaande operationele doelstellingen: OD 1.2 Gefailleerden en armoede bij zelfstandigen OD 2.2 Prestartersbeleid OD 2.4. Ondernemerschapsbeleid OD 2.6. kmo-portefeuille OD 2.10. Ruimte om te ondernemen OD 3.1. Ecologiepremie OD. 4.1. Strategische Investerings- en opleidingssteun OD 8.1. EFRO OD 8.2. Interreg OD 8.4. Ondernemingsvriendelijke gemeente



actor


van

Interpretatie

Procesindicator Termijn tussen de indiening en de overmaking aan de minister / Vlaamse Regering / Managementcomité (indien van toepassing) Termijn waarbinnen de minister / Vla Reg / Managementcomité zijn/haar beslissing kenbaar maakt aan het Agentschap Ondernemen (indien van toepassing) Termijn tussen de ontvangst van de beslissing (minister, Vlaamse Regering, Managementcomité) en de kennisgeving aan de aanvrager (indien van toepassing) Termijn tussen de indiening en de betekening aan de aanvrager (indien delegatie aan Agentschap) Teamcoördinatoren, staf Per maatregel en per oproep Per team bij te houden, te aggregeren op niveau van het Agentschap Continu, in geval van een oproep bij het afsluiten van een oproep De gemiddelde behandelingstermijn voor alle goedgekeurde en vastgelegde dossiers. De subindicatoren laten toe om de tussenschakels nader te bekijken.


Nog niet, tenzij vermeld in BVR of MB


45


Betalingstermijnen De gemiddelde termijn van uitbetaling van de subsidieschijven. De bij te houden betalingstermijnen worden opgesplitst in verschillende categoriën. 1.

De termijn tussen de datum van de ontvangst van de vordering en de uitbetalingsopdracht (aan MOD) = procesindicator dossierbehandeling. Hierbij wordt er een onderscheid gemaakt tussen de gemiddelde termijn voor alle schijven waarvoor een automatische uitbetaling mogelijk is en de schijven waarbij aan de uitbetaling een inspectie voorafgaat. Voor salderingen en uitbetalingen waarbij inspectie een controle kan doen, wordt de gemiddelde termijn genomen van alle uitbetalingen binnen deze schijf. Het gemiddelde wordt genomen over alle uitbetalingen, ook al voert de Afdeling Inspectie Economie slechts gedeeltelijk controles uit op basis van een risicoanalyse. Voor betalingen met inspectie wordt de termijn eveneens berekend tussen de datum van schuldvordering en de uitbetalingsopdracht (dus in het kader van de beheersovereenkomst geen termijnen op niveau van afdelingen binnen het Agentschap Ondernemen).

2.


De termijn tussen het verzenden van de betalingsopdracht en de uitbetaling door de MOD = procesindicator gericht op de uitbetalingskredieten. Voor de oplevering van deze termijnen is op agentschapniveau een overeenkomst met de MOD noodzakelijk.

Deze indicator is van belang bij de opvolging van onderstaande operationele doelstellingen: OD 1.2 Gefailleerden en armoede bij zelfstandigen OD 2.2 Prestartersbeleid OD 2.4. Ondernemerschapsbeleid OD 2.6. kmo-portefeuille OD 2.10. Ruimte om te ondernemen OD 3.1. Ecologiepremie OD. 4.1. Strategische Investerings- en opleidingssteun OD 8.1. EFRO OD 8.2. Interreg OD 8.4. Ondernemingsvriendelijke gemeente


actor


van

Interpretatie

Procesindicator Termijnen 1e,2e, 3e schijf enz… Termijnen uitvoering uitbetalingsopdrachten Teamcoördinatoren, staf Per maatregel en per oproep Per team bij te houden, te aggreren op niveau van het Agentschap Continu De evolutie van de betalingstermijn nagaan in functie van de beschikbaarheid van betalingskredieten. Een stijging van de betalingstermijnen kan wijzen op een tekort aan ordonnanceringskredieten.



46

1.3. Resultaatindicatoren Naam van de indicator

BEDRIJVENTERREINEN:

Definitie


Het aantal gesubsidieerde hectaren ontwikkelde en herontwikkelde bedrijventerreinen. De subsidies kunnen verleend worden via EFRO of in het kader van het subsidiebesluit bedrijventerreinen. SD 2 Meer en sterker ondernemerschap OD 2.10 Ruimte om te ondernemen”


Resultaatindicator Nihil

Waarom wordt deze indicator geselecteerd als een kritieke performantie indicator?

de ondersteuning van de financiële haalbaarheid van bedrijventerrein(her)ontwikkelingen vormt een hefboom voor het kunnen voorzien van voldoende geschikte ruimte voor economische activiteiten in lijn met de economische ambities van Vlaanderen en, voor wat betreft de herontwikkelingen, voor het streven naar zorgvuldig ruimtegebruik

Binnen welk perspectief te plaatsen? (klant, financiering, interne processen, innovatie en leervermogen

Financiering


DRE – team bedrijventerreinen

actor


van

AANTAL HECTARE HERONTWIKKELD WERD, DOOR SUBSIDIERING

DAT

ONTWIKKELD

OF

Op basis van de EFRO databank en Accesdatabank bedrijventerrein. Jaarlijks

Interpretatie

Op het einde van elk jaar wordt bekeken hoeveel nieuwe bedrijventerreinen subsidies hebben gekregen en wat de oppervlakte is van deze terreinen.


Geen absolute streefwaarden. Theoretisch is een ijzeren voorraad bouwrijpe terreinen een streefdoel.


47

Naam van de indicator Definitie Link met strategische doelstellingen

Ecologiepremie Ecologiepremie De door gesubsideerde technologiëen opgewekte groene stroom SD 2.1.3. van de beleidsnota: “een meer groene economie”




Vlaanderen moet krachtens Europese richtlijn tegen 2020 13% van de finale energieconsumptie uit hernieuwbare energie halen. De ecologiepremie is, samen met de stroomcertificaten en de fiscale instrumenten, één van de belangrijke instrumenten die tot deze doelstelling kunnen en moeten bijdragen.


Financiering.

Verantwoordelijke actor voor verzameling

AEO- Team harde steun - Cel ecologiepremie

Verzamelingswijze en bron

Berekening op basis van input gegevens door klant (via replica oracle databank of extractie ). Te bepalen (op periodieke basis of ad hoc)

Frekwentie van beschikbaarheid Interpretatie

Om het effect van de ecologiepremie te meten wordt berekend in welke mate de met steun gerealiseerde installaties van technologiëen een bijdrage leveren in hernieuwbare energie (in KWH). Om dit te visualiseren kan de bijdrage ook uitgedrukt in b.v. aantal gezinnen dat hiermee zou kunnen worden voorzien (3500 KWh gemiddeld verbruik per gezin per jaar volgens gegevens VREG).


Ja, Vlaanderen moet krachtens Europese richtlijn tegen 2020 13% van de finale energieconsumptie uit hernieuwbare energie halen.


48



Strategische opleidingssteun Strategische opleidingssteun Het aantal mensen dat opgeleid werd dankzij de strategische opleidingssteun en die anders niet zouden zijn opgeleid SD 4. Meer groeiende ondernemingen OD 4.1. Strategische investeringsen opleidingssteun




Aangezien de huidige economische evoluties elkaar zeer snel opvolgen bestaat een grote nood aan bijscholing en opleiding gedurende de volledige professionele carrière. Hoewel de maatschappelijke en beleidsmatige aandacht voor het belang van permanente vorming de laatste jaren is toegenomen wordt vastgesteld dat de doelstellingen betreffende investeringen in levenslang leren nog niet gehaald worden. De deelname aan levenslang leren in het Vlaams Gewest is gedaald van 8,3% in 2006 naar 7,9% in 2007. Vlaanderen scoorde hierdoor beneden het Europese gemiddelde (9,7%). De Europese doelstelling om tegen 2010 ten minst 12,5% van de 25- tot 64-jarigen te laten deelnemen aan onderwijs of vorming, is weer een stuk verder weg.


Financiering.


AEO- Team harde steun

actor


Frekwentie beschikbaarheid

van

Manuele excel-berekening op basis van prognoses van klanten in hun subsidieaanvraag en controle via effectieve realisaties op einde van opleidingsprogramma (onderzoek tot opname in access) Driemaandelijks

Interpretatie

De kosten die mensen maken voor opleiding die zonder steun niet zouden zijn doorgegaan. Onder deze door de onderneming gemaakte opleidingskosten, waarin voor 20 à 25% wordt tussengekomen, wordt verstaan: 1° de personeelskosten van de opleiders; 2° de verplaatsingskosten van de opleiders en degenen die de opleiding volgen; 3° andere lopende uitgaven voor materiaal en benodigdheden; 4° de afschrijving van machines, installaties en uitrusting, in de mate waarin deze uitsluitend voor het opleidingsproject worden gebruikt; 5° de kosten van diensten inzake begeleiding en advisering met betrekking tot het opleidingsproject; 6° de personeelskosten van diegenen die de opleiding volgen, ten belope van het totaal van de overige, in de punten 1° tot en met 5° bedoelde, in aanmerking komende kosten. Er mag slechts rekening gehouden worden met de uren die de deelnemers aan de opleiding daadwerkelijk besteden, onder aftrek van de door hen gewerkte of daarmee gelijkgestelde uren.


Het CRB stelt een globale vormingsinspanning van 1,9 procent van de loonmassa van de private bedrijven voorop. De Europese doelstelling om tegen 2010 ten minst 12,5% van de 25- tot 64-jarigen te laten deelnemen aan onderwijs of vorming. In Pact Vlaanderen 2020 wordt gestreefd naar meer mensen die deelnemen aan levenslang en levensbreed leren (stijging tot 15% van de bevolking op beroepsactieve leeftijd). Bovendien zullen in 2020 meer bedrijven en sectoren een strategisch competentiebeleid voeren


49



Kmo-portefeuille Kmo-portefeuille Het aantal werkende in de onderneming dat werd opgeleid dankzij de Kmoportefeuille – pijler opleiding SD.2 Meer en sterker ondernemerschap” OD 2.6 Kmo-portefeuille




Een beter opgeleide, geïnformeerde en begeleide ondernemer en werknemer kan zich meer concurrentieel profileren en heeft meer kansen om door te groeien. Ook in uitzonderlijke economische tijden veroorzaakt door de financiële crisis heeft de ondernemer immers meer dan ooit nood aan betaalbare en degelijke opleiding.


Financiering.


AEO- Team zachte steun

actor


van

Op basis van Oracle- replica Driemaandelijks

Interpretatie

50% van de door de KMO aan een externe erkende dienstverlener betaalde opleidingskosten (exclusief BTW)


Het CRB stelt een globale vormingsinspanning van 1,9 procent van de loonmassa van de private bedrijven voorop. De Europese doelstelling om tegen 2010 ten minst 12,5% van de 25- tot 64-jarigen te laten deelnemen aan onderwijs of vorming. In Pact Vlaanderen 2020 wordt gestreefd naar meer mensen die deelnemen aan levenslang en levensbreed leren (stijging tot 15% van de bevolking op beroepsactieve leeftijd). Bovendien zullen in 2020 meer bedrijven en sectoren een strategisch competentiebeleid voeren


50


VON als sociaal netwerk Deze indicator geeft weer hoeveel mensen het on line platform van het Vlaams Ondernemerschapsbevorderend Netwerk bezocht hebben en geeft zo het succes van dit platform weer.


SD 2 Meer en sterker ondernemerschap OD 2.8 Vlaams Ondernemerschapsbevorderend Netwerk


Resultaatindicator • Bezoekers • Unieke bezoekers • Aantal nieuwe bezoekers % • Meest bezochte pagina's • Gebruikers • Inschrijvingen op nieuwsbrief


Deze indicator geeft het succes van het Vlaams Ondernemerschapsbevorderend netwerk weer en geeft aan in welke mate promotoren samenwerken en aldus de efficiëntie van de ingezette middelen verhoogd wordt.

Binnen welk perspectief te plaatsen? (klant, financiering, interne processen, innovatie en leervermogen)

Klant


Webmaster VON-online

actor


van

Google Analytics Zesmaandelijks

Interpretatie Bestaan er streefwaarden?

Neen


51

2. Indicatoren dienstverlening 2.1. Actortaken Informatieverstrekking Naam van de indicator Definitie



Verantwoordelijke actor voor verzameling Verzamelingswijze bron Frekwentie beschikbaarheid

en

van

Brochures aangemaakt of her-uitgegeven + aantallen verspreid of gedownload Aantal nieuw aangemaakte of herwerkte uitgaven van brochures, infofoldfers, nieuwsbrieven Aantallen verspreid of downgeload (van elk) (direct en via derden) Deze indicator is van belang bij de opvolging van onderstaande operationele doelstellingen: OD 1.3. Informatie over financiering OD 2.2. Prestartersbeleid OD 2.3. Geïntegreerd startersbeleid OD 2.5. Ondernemerschapsstimulering OD. 2.7. Opvolging en overname OD 2.9. Detailhandel OD 2.10. Ruimte om te ondernemen OD 3.2. Dienstverlening milieu en energie OD 4.3. Aantrekken en begeleiden van buitenlandse investeerders OD 5.2. Kennisdiffusie en vermarkten van innovaties Output • Lijst van Info-Brochures aangemaakt/herwerkt • Oplage Infofolders • Artikels in Nieuwsbrieven van AO, van derden (+ oplage) • Flyers (+ oplage) • Andere publicaties (+ oplage) Dienst communicatie Lopend overzicht + updates : bij te houden door verantwoordelijke per thema aantallen verspreid : dienst communicatie (+ prov werkgroep communicatie) downloads per brochure: webverantwoordelijke Zesmaandelijks

Interpretatie Bestaan streefwaarden?

er

Zie jaardoelstellingen per thema ondernemingsplan


/ project / bijzondere opdracht in

52




en van

Tevredenheid doelgroepen over AO-infomateriaal Meting van tevedenheid van doelgroepen over AO-infomateriaal Deze indicator is van belang bij de opvolging van onderstaande operationele doelstellingen: OD 1.3. Informatie over financiering OD 2.2. Prestartersbeleid OD 2.3. Geïntegreerd startersbeleid OD 2.5. Ondernemerschapsstimulering OD. 2.7. Opvolging en overname OD 2.9. Detailhandel OD 2.10. Ruimte om te ondernemen OD 3.2. Dienstverlening milieu en energie OD 4.3. Aantrekken en begeleiden van buitenlandse investeerders OD 5.2. Kennisdiffusie en vermarkten van innovaties Effect Tevredenheidsindex bij ontvangers van : • Info-Brochures • Infofolders • Artikels in Nieuwsbrieven van AO, van derden • Flyers • Andere Dienst communicatie Enquete bij klanten te organiseren door AO of door onafhankelijke derde Tweejaarlijks


er

Neen


53




Links (van AO-website) naar andere websites Aantal links op AO-website naar andere websites Deze indicator is van belang bij de opvolging van onderstaande operationele doelstellingen: OD 1.3. Informatie over financiering OD 2.2. Prestartersbeleid OD 2.3. Geïntegreerd startersbeleid OD 2.5. Ondernemerschapsstimulering OD. 2.7. Opvolging en overname OD 2.9. Detailhandel OD 2.10. Ruimte om te ondernemen OD 3.2. Dienstverlening milieu en energie OD 4.3. Aantrekken en begeleiden van buitenlandse investeerders OD 5.2. Kennisdiffusie en vermarkten van innovaties Output • Links naar homepages • Links naar specifieke pagina’s • Links naar Overheids-sites • Links naar andere sites Webmaster

en van

Zesmaandelijks


er

Neen


54

Aantal



infosessies

,

bereik

en

tevredenheid

Het aantal informatiesessies waarbij AO informeert, sensibiliseert Aantal ingeschrevenen en deelnemers voor elke sessie Tevredenheid deelnemers per sessie. Deze indicator is van belang bij de opvolging van onderstaande operationele doelstellingen: OD 1.3. Informatie over financiering OD 2.2. Prestartersbeleid OD 2.3. Geïntegreerd startersbeleid OD 2.5. Ondernemerschapsstimulering OD. 2.7. Opvolging en overname OD 2.9. Detailhandel OD 2.10. Ruimte om te ondernemen OD 3.2. Dienstverlening milieu en energie OD 4.3. Aantrekken en begeleiden van buitenlandse investeerders OD 5.2. Kennisdiffusie en vermarkten van innovaties


Output

Verantwoordelijke actor voor verzameling Verzamelingswijze en bron

Frekwentie beschikbaarheid Interpretatie Bestaan streefwaarden?

van

•

Aantal infosessies georganiseerd door AO (per thema en per provincie)

•

Aantal ingeschrevenen / aanwezigen

Dienst communicatie Elk Themaplatform, project of bijzondere opdracht houdt rolling plan bij van alle thematische / project- of opdracht-gebonden initiatieven die op Vlaams niveau worden uitgerold (ook in provincies) Provincies houden roling plan bij van niet-thematische (lokale, i.e. niet op Vlaams niveau uitgerolde) initiatieven Op rapporteringsmomenten te verzamelen via provinciale leden van werkgroep communicatie Zesmaandelijks Hoe verspreiden we informatie over onze maatregelen, aan welke frequentie en wat is het bereik?

er

Ja - Zie jaarlijkse doelstellingen per thema in ondernemingsplan


55


Beantwoorde algemene infovragen Het aantal gestelde vragen om algemene informatie welke geen interpretatie vergt van specifieke situatie /noden van de vraagsteller.


Deze indicator is van belang bij de opvolging van onderstaande operationele doelstellingen: OD 1.3. Informatie over financiering OD 2.2. Prestartersbeleid OD 2.3. Geïntegreerd startersbeleid OD 2.5. Ondernemerschapsstimulering OD. 2.7. Opvolging en overname OD 2.9. Detailhandel OD 2.10. Ruimte om te ondernemen OD 3.2. Dienstverlening milieu en energie OD 4.3. Aantrekken en begeleiden van buitenlandse investeerders OD 5.2. Kennisdiffusie en vermarkten van innovaties


Output • • • • •

Aantallen per themaplatform Aantallen per thema/trefwoord Aantallen per provincie Aantal doorverwijzingen naar derden ( mits aanpassing Delphi) Herkomst van de vragen (door wie doorverwezen naar AO – mits aanpassing Delphi)

actor

Centrale rapportering statistieken door Delphi-coördinator


Per provincie en per thema in Delphi Geaggregeerde statistieken door Delphi-coördinator


Zesmaandelijks


van

Interpretatie

Hoe groot is het volume aan gestelde infovragen?


Neen


bij

te

houden,

56

Tools ontwikkelen en ter beschikking stellen Naam van de indicator Definitie Link met strategische en operationele doelstellingen

Tools aangemaakt of her-uitgegeven + aantallen verspreid of gedownload Aantal nieuw aangemaakte of herwerkte uitgaven van Tools Aantallen verspreid of downgeload (van elk) (direct en via derden) Deze indicator is van belang bij de opvolging van onderstaande operationele doelstellingen: OD 1.3. Informatie over financiering OD 2.2. Prestartersbeleid OD 2.3. Geïntegreerd startersbeleid OD 2.5. Ondernemerschapsstimulering OD. 2.7. Opvolging en overname OD 2.9. Detailhandel OD 2.10. Ruimte om te ondernemen OD 3.2. Dienstverlening milieu en energie OD 4.3. Aantrekken en begeleiden van buitenlandse investeerders OD 5.2. Kennisdiffusie en vermarkten van innovaties


Output - Lijst van Tools voor self-help door ondernemers (+oplage) - Lijst van Tools voor begeleiding van interactie met ondernemer (+oplage)

Verantwoordelijke actor voor verzameling

Comité Diensten

Verzamelingswijze bron

en

-


van

Lopend overzicht + updates : bij te houden door verantwoordelijke per thema aantallen verspreid : dienst communicatie downloads per brochure: webverantwoordelijke

Zesmaandelijks


er

Neen


57

Vraagarticulatie Naam van de indicator

Aantal bedrijfsinteracties in het kader van vraagarticulatie

Definitie

Het aantal interacties met ondernemingen in het kader van vraagarticulatie. Vraagarticulatie is het vertalen en interpreteren van de noden van ondernemers op het vlak van ondersteuning door de overheid teneinde ondernemers gerichter en efficiënter gebruik te laten maken van de bestaande overheidsmaatregelen





Output • • • • • actor

Aantallen per themaplatform Aantallen per thema/trefwoord Aantallen per provincie Aantal doorverwijzingen naar derden Herkomst van de vragen (door wie doorverwezen naar AO)

Delphi-coördinator


Deze gegevens worden verzameld in de Delphi-databank. - Per provincie en per thema,; - Geaggregeerde statistieken door Delphi-coördinator


Zesmaandelijks

van

Interpretatie


Hoe groot is het volume aan bedrijfsinteracties met vraagarticulatie ? Te onderscheiden van algemene informatievragen en van accountmanagement anderzijds

enerzijds,

Neen


58

Accountmanagement Naam van de indicator Definitie

Aantal bedrijfsinteracties in het kader van accountmanagement Het aantal interacties met ondernemingen in het kader van accountmanagement. Accountmanagement is het beantwoorden van complexere vragen van ondernemingen met betrekking tot overheidsmaatregelen en het wegwijs maken van bedrijven in overheidsregelgeving, steunmaatregelen en verplichtingen





Output • • • • • actor

Aantallen per themaplatform Aantallen per thema/trefwoord Aantallen per provincie Aantal doorverwijzingen naar derden Herkomst van de vragen (door wie doorverwezen naar AO)

Delphi coördinator


Deze gegevens worden verzameld in de Delphi-databank. - Per provincie en per thema of project , - Geaggregeerde statistieken door Delphi-coördinator


Zesmaandelijks

van

Interpretatie

-

Hoe groot is het volume aan bedrijfsinteracties rond complexe vragen ?

Te onderscheiden van algemene infovragen zonder interpretatie) enerzijds, en van vraagarticulatie anderzijds Bestaan er streefwaarden?

Neen


59

2.2. Regie Beschikbaar houden van uitgebreid dienstenpakket Naam van de indicator Definitie

Bereik uitgebreid dienstenpakket Om het bereik van het uitgebreid dienstenpakket van het Agentschap Ondernemen te meten zullen volgende indicatoren gehanteerd worden: • het aantal actoren dat wordt gesubsidieerd • het aantal personeelsleden dat bij deze actoren wordt gesubsidieerd • het aantal ondernemingen dat door deze actoren wordt bereikt via de gesubsidieerde projecten


SD 1 tot en met 5


Resultaatindicator • Subindicatoren per oproep • Subindicatoren per beleidsprioriteit


Het resultaat van de ingezette subsidies voor de promotie van het ondernemerschap wordt hiermee gemeten. De indicator geeft aan met welke inzet aan promotoren, inclusief het daarbij betrokken personeelseffectief, welke omzet (bereikte ondernemingen) wordt gehaald.


Instrumentverantwoordelijken (teamleiders) in AEO en prioriteitsbeheerders in AEE

actor


OD 8.1. EFRO OD 8.4. Interbestuurlijke samenwerking

Dossieropvolgingssystemen en EFRO beheerssysteem De indicator wordt verzameld door subsidie acties van het VON, met name • de oproep ondernemerschap • de oproep brugprojecten economie – onderwijs • de oproep peterschapsprojecten • de oproepen EFRO D2, prioriteiten kenniseconomie/innovatie en ondernemerschap


van

Bij goedkeuring projecten en na uitvoering ervan in de eindverslagen

Interpretatie

Hoeveel actoren zijn met subsidies actief in door het Agentschap Ondernemen gesteunde projecten, Met welke inzet van, gesubsidieerd personeel worden deze projecten uitgevoerd en wat is het resultaat van deze projecten, gemeten aan de hand van het aantal bereikte ondernemingen


Per maatregel / beleidsprioriteit zullen aparte streefwaarden vooropgesteld worden in afspraak met de voogdijminister.


60



Opgevolgde projecten in het kader van doorverwijsmatrix (regie) Lijst van overheidsgesteunde projecten die dienstverlening aanbieden die nuttig is voor de klanten van het Agentschap Ondernemen en waarvoor (actieve of passieve) opvolging is verricht met het oog op de opbouw van een doorverwijsmatrix Deze indicator is van belang bij de opvolging van onderstaande operationele doelstellingen: OD 1.3. Informatie over financiering OD 2.2. Prestartersbeleid OD 2.3. Geïntegreerd startersbeleid OD 2.4. Ondernemerschapsbeleid OD 2.5. Ondernemerschapsstimulering OD. 2.7. Opvolging en overname OD 2.9. Detailhandel OD 2.10. Ruimte om te ondernemen OD 3.2. Dienstverlening milieu en energie OD 4.3. Aantrekken en begeleiden van buitenlandse investeerders OD 5.2. Kennisdiffusie en vermarkten van innovaties OD 8.1. EFRO



Procesindicator Aantal opgevolgde projecten per thema Aantal opgevolgde projecten per provincie Aanral doorverwijzingen naar gesteunde projecten actor


van

Comité Diensten Aangeduide verantwoordelijken per thema in elke provincie Zesmaandelijks

Interpretatie Bestaan er streefwaarden?

Neen


61

Afstemming van het uitgebreid dienstenpakket Naam van de indicator Definitie Link met strategische en operationele doelstellingen

Gecreëerde of opgevolgde projectplatformen Lijst van platformen waarin actieve opvolging is verricht van overheidsgesteunde projecten met oog op uitbreiding van dienstenpakket met doorverwijzing door AO Deze indicator is van belang bij de opvolging van onderstaande operationele doelstellingen: OD 1.3. Informatie over financiering OD 2.2. Prestartersbeleid OD 2.3. Geïntegreerd startersbeleid OD 2.4. Ondernemerschapsbeleid OD 2.5. Ondernemerschapsstimulering OD. 2.7. Opvolging en overname OD 2.9. Detailhandel OD 2.10. Ruimte om te ondernemen OD 3.2. Dienstverlening milieu en energie OD 4.3. Aantrekken en begeleiden van buitenlandse investeerders OD 5.2. Kennisdiffusie en vermarkten van innovaties


actor

Procesindicator Evt. geleverde opvolgacties per soort (nog te bepalen) Geleverde bijdragen tot monitoring van projecten Comité Diensten


van

Zesmaandelijks

Interpretatie

Evt te linken aan doorverwijzingen na vraagarticulatie vanuit AO


Neen – nieuwe indicator


62

Verzekeren van de kwaliteit van het uitgebreid dienstenpakket Naam van de indicator Definitie

Kwaliteit van het uitgebreide dienstenpakket Deze indicator geeft een beeld van de kwaliteit van de dienstverlening die geleverd wordt in het kader van door het Agentschap Ondernermen gesteunde initiatieven. Deze kwaliteit zal gemeten worden aan de hand van de gebruikte werkinstrumenten en een klantentevredenheidsmeting. De concretisering ervan dient nog nader te worden uitgewerkt, en dit in overleg met het Raadgevend Comité.


Deze indicator is van belang bij de opvolging van onderstaande operationele doelstellingen: OD 1.3. Informatie over financiering OD 2.2. Prestartersbeleid OD 2.3. Geïntegreerd startersbeleid OD 2.4. Ondernemerschapsbeleid OD 2.5. Ondernemerschapsstimulering OD. 2.7. Opvolging en overname OD 2.9. Detailhandel OD 2.10. Ruimte om te ondernemen OD 3.2. Dienstverlening milieu en energie OD 4.3. Aantrekken en begeleiden van buitenlandse investeerders OD 5.2. Kennisdiffusie en vermarkten van innovaties OD 8.1. EFRO



Procesindicator • Aantal gevalideerde de gebruikte werkinstrumenten • Klanttevredenmeting actor


van

Comité Diensten Nog af te spreken, mede op advies van het Raadgevend Comité Nog af te spreken, mede op advies van het Raadgevend Comité

Interpretatie

Als regisseur heeft het Agentschap een bijzondere rol in de bewaking van de kwaliteit van de aangeboden dienstverlening. Aangezien deze dienstverlening aangeboden wordt met substantiële inbreng van overheidsmiddelen, mag een ondernemer verwachten dat deze dienstverlening kwaliteitsvol is


Neen


63

Afsluiten en opvolgen van samenwerkingsprotocollen


Samenwerkingsprotocollen Deze indicator geeft het aantal afgesloten samenwerkingsprotocollen met andere overheidsentiteiten, bedrijfsorganisaties of private dienstverleners weer. Deze indicator is van belang bij de opvolging van onderstaande operationele doelstellingen: OD 1.3. Informatie over financiering OD 2.2. Prestartersbeleid OD 2.3. Geïntegreerd startersbeleid OD 2.4. Ondernemerschapsbeleid OD 2.5. Ondernemerschapsstimulering OD. 2.7. Opvolging en overname OD 2.9. Detailhandel OD 2.10. Ruimte om te ondernemen OD 3.2. Dienstverlening milieu en energie OD 4.3. Aantrekken en begeleiden van buitenlandse investeerders OD 5.2. Kennisdiffusie en vermarkten van innovaties OD 8.1. EFRO



actor


van

Procesindicator • Aantal afgesloten samenwerkingsprotocollen met overheidsdiensten • Aantal afgesloten samenwerkingsprotocollen met intermediaire organisaties • Aantal afgesloten samenwerkingsprotocollen met private actoren • Aantal concrete acties die samen ondernomen werden naar aanleiding van de samenwerkingsovereenkomsten Stafdienst Info bij projectleiders, werkgroepleiders, of TP voorzitters Zesmaandelijks

Interpretatie

Het maken van goede afspraken moet bijdragen tot de optimalisering van de kwaliteit van de dienstverlening. Deze afsprakennota’s moeten ook aangeven hoe het resultaat van de actie zal opgevolgd


Neen


64

2.3. Beleidondersteuning Naam van de indicator Definitie Link met strategische en operationele doelstellingen Type-indicator Subindicatoren Verantwoordelijke voor verzameling

Beleidsadviezen Aantal opgemaakte beleidsadviezen en beleidsvoorstellen Met betrekking tot regulering, nieuwe of aangepaste steunmaatregelen, nieuwe beleidsaccenten, enz. SD 1 tot en met SD 5 Procesindicator

actor

Afdelingshoofden of directie


van

Zesmaandelijks

Interpretatie

Deze indicator geeft weer welke inspanningen het Agentschap Ondernemen levert in haar beleidsondersteunende rol.


Neen


65

3. Indicatoren interne werking Inspectie economie Naam van de indicator Definitie Link met strategische en operationele doelstellingen

% SNOEI IN AANVAARDBARE INVESTERINGEN DOOR CONTROLE Deze indicator geeft het resultaat weer (in termen van verworpen investeringen) als gevolg van de controles (op stukken en ter plaatse). Geen.


Procesindicator. Ja, indien gewenst per dossiertype of zelfs per inspecteur.


Er is geen enkele indicator die beter het resultaat kan weergeven van de controles dan deze. Een snoei in de aanvaardbare investeringen betekent immers ook rechtstreeks een snoei in de subsidiebedragen.


Klant


De Rijck Dirk.

actor


van

GARFIELD 2010 (dossieropvolgingssysteem Inspectie Economie). On line.

Interpretatie

Een hoog % uitval kan het gevolg zijn van diverse oorzaken : in 1e instantie onvolledig gerealiseerde investeringsprogramma’s (initiële overschatting, economische malaise,…) of andere (geen aanvaardbare activiteit, grootte van de onderneming, geen essentiële componenten, bijzondere voorwaarden niet nageleefd,…).


Een streefwaarde is hier niet op z’n plaats.


66


# GECONTROLEERDE DOSSIERS GEMIDDELDE DOORLOOPTIJD VAN DE CONTROLES Deze indicator geeft de evolutie weer van : • Het # gecontroleerde dossiers; • De gemiddelde doorlooptijd van de gecontroleerde dossiers;


Geen.


Procesindicator. Ja, indien gewenst per dossiertype.


• Door een gevoelig aantal dossiers te controleren wordt bij de subsidiegenieters een zeker ‘opwindingseffect’ gecreëerd, waardoor een preventief/ontradend signaal wordt gegeven naar potentiële misbruiken.


Klant + interne processen


De Rijck Dirk.

actor


van

Interpretatie

• Hoe lager de gemiddelde doorlooptijd op Inspectie Economie, hoe sneller de saldoschijf van de subsidie kan worden uitbetaald, wat rechtstreeks voelbaar is bij de klant.

GARFIELD 2010 (dossieropvolgingssysteem Inspectie Economie). On line. • # gecontroleerde dossiers : gelijkblijvende of stijgende trend = OK; • Gemiddelde doorlooptijd : gelijkblijvende of dalende trend = OK.


Vanuit het Agentschap Ondernemen is het niet de bedoeling om de eerste twee jaar streefwaarden vast te stellen. Er dient eerst een paar jaar gemeten te worden.


67

Interne werking Naam van de indicator Definitie

BUDGET COMMUNICATIE Deze indicator geeft de evolutie weer van : • De jaarlijks beschikbare communicatiebudgetten (A); • De jaarlijks werkelijk uitgegeven communicatiebudgetten (B); • De jaarlijkse aanwendingsgraad van de communicatiebudgetten (B/A);


Beleidsnota Economie 2009-2014 : Strategische doelstelling 3.1. Bedrijven door de crisis helpen 3.1.4. informatie & communicatie over de financiering van ondernemingen Strategische doelstelling 3.2. Meer en sterker ondernemerschap 3.2.1. sensibiliseren 3.2.2. Informatie & advies voor starters Inputindicator. Geen. Het communicatiebudget is bepalend om het Agentschap Ondernemen, haar partners én haar dienstverleningsportfolio zo efficiënt mogelijk in de markt te plaatsen.

Type-indicator Subindicatoren Waarom wordt deze indicator geselecteerd als een kritieke performantie indicator?


Klant


Karolien Goossens (teamleidster communicatie).

actor


van

Rapportagetool ORAFIN 2010 + eigen interne opvolging. Zesmaandelijks.

Interpretatie

Basisallocatie EC0 EC203. Aangezien dit een inputindicator betreft geeft deze enkel een beeld van de beschikbaarheid én aanwending(sgraad) van de communicatiemiddelen. De accuraatheid van de indicator is hoog aangezien de informatie wordt aangeleverd via de boekhoudtool ORAFIN 2010 en eigen interne opvolging. Deze indicator wordt nuttig(er) indien vergeleken met beleidskredieten of met resultaatsindicatoren zoals # ingediende aanvragen, aantal aanwezigen op infosessies,…


Er wordt gestreefd naar een optimale benutting (100 %) van de beschikbare middelen in functie van een efficiënte werking van het agentschap.


68




Binnen welk perspectief te plaatsen? (klant, financiering, interne processen, innovatie en leervermogen Verantwoordelijke voor verzameling

actor


van

BUDGET WERKINGSMIDDELEN (FACILITY) Deze indicator geeft de evolutie weer van : • De jaarlijks beschikbare werkingssbudgetten (A); • De jaarlijks werkelijk uitgegeven werkingsbudgetten (B); • De jaarlijkse aanwendingsgraad van de werkingsbudgetten (B/A); … en geeft dus m.a.w. weer in welke mate de werkingsuitgaven binnen het Agentschap al dan niet beheersbaar zijn. Vlaams regeerakkoord 2009-2014 : ‘Een daadkrachtig Vlaanderen in beslissende tijden’, meer bepaald hoofdstuk IV ‘Een Slagkrachtige overheid’ en daaronder punt 3. ‘Financieel beheer gericht op zuinigheid en transparantie’. “De overheden moeten transparante verantwoording afleggen over wat zij doen met het belastinggeld. Dat vereist heldere budgettaire verantwoordingsdocumenten en grondig gedocumenteerde beleidsrelevante indicatoren als basis voor de politieke besluitvorming. Zonder in te boeten op de garanties om maximale zekerheid te verwerven over de goede werking van de overheidsadministratie, werken we aan een stroomlijning en afstemming van alle actoren betrokken in het audit-en controleproces, om te komen tot een minimale audit-, controle-en planlast voor de gecontroleerden, ook tussen de bestuurslagen. Door innovatie van processen en organisatie, in het bijzonder van de ondersteunende diensten, kan het topmanagement de overheadkosten terugdringen.” Nota VR 2010 0204 DOC.0222QUATER : 2e generatie beheersovereenkomsten. “Met het gelijjk houden of het afbouwen van het aantal medewerkers, worden ook de overeenkomstige, niet aangewende begrotingsmiddelen (personeelskredieten en kosten gerelateerd aan de werkplaatsen en de werking) in de entiteit, waar mogelijk, gereduceerd.” Deze indicator dient als input voor de opvolging van de strategische doelstelling ‘Rationalisering van de werkingskosten (Vertrekkende van het zero-basebudgetting-principe komen tot een optimale aanwending van de beschikbare apparaatskredieten, in het bijzonder de algemene werkingsmiddelen). Inputindicator. Geen. Alhoewel voorzichtigheid geboden is, geeft deze indicator gerelateerd aan het aantal personeelsleden een inzicht in de benodigde werkingsmiddelen per VTE om het agentschap optimaal te laten functioneren. Het is – samen met de indicator die de personeelsinzet meet - dé efficiëntieindicator bij uitstek. Interne processen.

Thomas Decremer (teamleider facility & financiën). Rapportagetool ORAFIN 2010. Zesmaandelijks.

Interpretatie

[EC0 EA204 (uitdovend), EC0 EA205, EC0 EA207 (exclusief celcode 06), EC0 EA208 (uitdovend), EC0 EA210 en EC0 EA211 (uitdovend)] De accuraatheid van de indicator is hoog aangezien de informatie wordt aangeleverd via de boekhoudtool ORAFIN 2010.


Er wordt gestreefd naar een optimale benutting (100 %) van de beschikbare


69

middelen in functie van een efficiënte werking van het agentschap.


70



BUDGET ICT Deze indicator geeft de evolutie weer van : • De jaarlijks beschikbare ICT-budgetten (A); • De jaarlijks werkelijk uitgegeven ICT-budgetten (B); • De jaarlijkse aanwendingsgraad van de ICT-budgetten (B/A); … en geeft dus m.a.w. weer in welke mate de ICT-uitgaven binnen het Agentschap al dan niet beheersbaar zijn. Beleidsnota Bestuurszaken 2009-2014, 4.1 ‘Naar een efficiënte en sterke ICTorganisatie voor de Vlaamse overheid’. Beleidsnota Algemeen Regeringsbeleid 2009-2014 ‘4.2.4 Een innovatieve overheid die de mogelijkheden van moderne technologieën gebruikt De nieuwe informatie- en communicatietechnologieën (ICT) blijven een hoofdrol spelen bij de vorming van de maatschappij van de 21ste eeuw. Ze bieden de mogelijkheden om burgers, bedrijven en het verenigingsleven te helpen beter gebruik te maken van kennis en ideeën. ICT’s zijn een nuttig middel om bij te dragen tot een competitievere economie, een rechtvaardiger samenleving en een duurzamere leefwereld. Een doorgedreven gebruik van geografische gegevens, in combinatie met de ICT-ontwikkelingen, opent een heel nieuwe kijk op de dienstverlening van de overheid en kan leiden tot innovatie en administratieve vereenvoudiging. Strategisch ICT Meerjarenplan Agentschap Ondernemen.


Inputindicator. Geen.


Het Agentschap Ondernemen heeft de voorbije jaren fors ingezet op de digitalisering van haar dienstverlening. Sommige dossierstromen bestaan enkel nog paperless.


Klant + interne processen


Luc Boone (teamleider ICT) + Paul De Meulemeester (applicatiebeheerder AEO).

actor


van

Rapportagetool ORAFIN 2010 + eigen cijfermateriaal. Zesmaandelijks.

Interpretatie

[EC0EA206 en EC0 EA209] + [EC0 EC205]


Er wordt gestreefd naar een optimale benutting (100 %) van de beschikbare middelen in functie van een efficiënte werking van het agentschap.


71



BUDGET PERSONEEL Deze indicator geeft de evolutie weer van : • De jaarlijks beschikbare personeelsbudgetten (A); • De jaarlijks werkelijk uitgegeven personeelsbudgetten (B); • De jaarlijkse aanwendingsgraad van de personeelsbudgetten (B/A); … en geeft dus m.a.w. weer in welke mate de personeelsuitgaven binnen het Agentschap al dan niet beheersbaar zijn. Vlaams Regeerakkoord 2009-2014 : ‘Een daadkrachtig Vlaanderen in beslissende tijden’, meer bepaald hoofdstuk IV ‘Een Slagkrachtige overheid’ en daaronder punt 1. ‘Een slagkrachtige werking van het overheidsapparaat’. “Om de personeelskost te beheersen is het noodzakelijk dat we de taken en toegevoegde waarde van elke overheidsdienst evalueren, waarbij we het subsidiariteitsbeginsel zowel intra-als interbestuurlijk toepassen.” Beleidsnota Bestuurszaken 2009-2014, hoofdstuk 3 ‘Naar een vernieuw(en)d personeelsbeleid’. “Gegeven de afspraken in het regeerakkoord om het personeel niet meer te laten aangroeien, zal ik enerzijds de leidend ambtenaren aanmoedigen om hierin verder hun verantwoordelijkheid te blijven nemen en hen daarbij de nodige ondersteunende instrumenten aanreiken. Daarnaast zal ik ook verder investeren in ondersteunende ICT-systemen om dit te kunnen monitoren en om, indien nodig, snel en gericht te kunnen ingrijpen.” Nota VR 2010 0204 DOC.0222QUATER : 2e generatie beheersovereenkomsten. “Gegeven de afpsraken – in uitvoering van het Vlaams Regeerakkoord – om de totale personeelsomvang en –kost niet meer te laten aangroeien, maken de ondertekenende partijen in de beheersovereenkomst concrete afspraken over de wijze waarop het agentschap bijdraagt aan het onder controle houden van de personeelsomvang en –kost. De entiteit die het voorwerp uitmaakt van de beheersovereenkomst engageert zich tegenover de bevoegde minister om het reëel aantal medewerkers, uitgedrukt in VTE, maximaal gelijk te houden en bij voorkeur te verlagen ten opzichte van het reëel aantal VTE in de entiteit op het moment van het ingaan van het Vlaams Regeerakkoord 2009-2014. Met het gelijjk houden of het afbouwen van het aantal medewerkers, worden ook de overeenkomstige, niet aangewende begrotingsmiddelen (personeelskredieten en kosten gerelateerd aan de werkplaatsen en de werking) in de entiteit, waar mogelijk, gereduceerd.” Meerjarenplan (MJP) Slagkrachtige Overheid ‘Eén van de grootste uitdagingen de komende jaren wordt immers meer en betere dienstverlening te verzekeren zonder aangroei van personeel. Het regeerakkoord bepaalt hierover dan ook duidelijk: ‘De administratie krijgt de ruimte om zelf binnen de apparaatskredieten aan optimalisatie te doen maar het totale aantal Vlaamse ambtenaren zal niet meer aangroeien en de administratie zal het efficiëntietraject ook vertalen in aantoonbare besparingen.’ Input voor volgende indicator uit het MJP : • IND 2.1b : Apparaatkredieten van de VO t.o.v. de totale uitgaven van de VO


Inputindicator. De personeelsbudgetten omvatten : • Jaarsalaris (incl. achterstallen) • Vakantiegeld • Eindejaarstoelage • Maaltijdscheques • Kindergeld • Schoolpremie • FUTO/MATO • Abonnement openbaar vervoer


72


De personeelsbudgetten vormen binnen het Agentschap Ondernemen dé belangrijkste kostenpost binnen de apparaatskredieten.


Interne processen.


Werkgroepleider HRM.

actor

Verzamelwijze en bron Frekwentie beschikbaarheid

van

Opvraging via mail aan MOD EWI. Zesmaandelijks

Interpretatie

[EC0 EA201, EC0 EA202 en EC0 EA203].


Op niveau Vlaamse overheid: aantal (bruto) VTE mag per entiteit niet stijgen (maximaal gelijk en bij voorkeur lager) t.o.v. aantal VTE bij ingaan van Vlaams regeerakkoord 2009-2014 (september 2009), volgens richtlijnen bepaald door de Vlaamse Regering. Hierbij worden beslissingen van de Vlaamse Regering m.b.t. uitbreiding personeelscapaciteit in kaart gebracht.


73




BUDGET VORMING Deze indicator geeft de evolutie weer van : • De jaarlijks beschikbare vormingsbudgetten (A); • De jaarlijks werkelijk uitgegeven vormingsbudgetten (B); • De jaarlijkse aanwendingsgraad van de vormingsbudgetten (B/A); … en geeft dus m.a.w. weer in welke mate de vormingsuitgaven binnen het Agentschap al dan niet beheersbaar zijn. Beleidsnota 2009-2014 Algemeen regeringsbeleid. Punt ‘5.2.2 Inzetten op projecten contractmanagement en inbreiding van de knowhow van de publieke sector. Efficiënte en effectieve overheden zijn van groot belang voor de creatie en het behoud van welvaart en welzijn in Vlaanderen. De overheden in Vlaanderen moeten doeltreffend en efficiënt functioneren om een slagkrachtige hefboom te vormen voor het regeringsbeleid, dat gericht is op een sociaal, ondernemend, innovatief en duurzaam Vlaanderen. (…) Ten slotte liggen een verankering en een inbedding van kennis via opleidingen ook in de lijn van de in het Pact 2020 belangrijk geachte competentieontwikkeling en het faciliteren van het levenslang leren.’ Inputindicator. Geen. “Het menselijk kapitaal vormt de kern van elke organisatie. Dit kapitaal optimaal benutten, zorgt voor een maximalisatie van de effectiviteit en de efficiëntie van de organisatie. Competentieontwikkeling wordt daarbij steeds meer beschouwd als een strategisch instrument dat een antwoord biedt op de vraag naar een optimale match tussen de noden in de organisatie en de competenties van de werknemer. Competentieontwikkeling kan bovendien ook bijdragen tot het behalen van toekomstige organisatiedoelen. Door werknemers reeds vandaag te ontwikkelen in de richting van de toekomstige organisatiestrategie, is competentieontwikkeling in feite een strategisch instrument dat de organisatie een belangrijk competitief voordeel biedt tegenover de concurrentie.” (Bron : http://www.vlerick.be/nl/media/nieuws/11315-VLK/13052VLK.html?branch=1&language=3)


Interne processen + leervermogen.


T. Decremer.

actor


van

Interpretatie


Rapportagetool ORAFIN 2010 + PROMOTE. Driemaandelijks of op vraag. [EC0 EA207 celcode 06] Deze indicator geeft, gerelateerd aan het aantal personeelsleden, een inzicht in de vormingsinspanningen per VTE. Er wordt gestreefd naar een optimale benutting (100 %) van de beschikbare middelen in functie van een efficiënte werking van het agentschap.


74


PERSONEELSGEGEVENS Deze indicator geeft inzicht in de evolutie en samenstelling van het personeelsbestand.. Vlaams Regeerakkoord 2009-2014 : ‘Een daadkrachtig Vlaanderen in beslissende tijden’, meer bepaald hoofdstuk IV ‘Een Slagkrachtige overheid’ en daaronder punt 1. ‘Een slagkrachtige werking van het overheidsapparaat’. “Om de personeelskost te beheersen is het noodzakelijk dat we de taken en toegevoegde waarde van elke overheidsdienst evalueren, waarbij we het subsidiariteitsbeginsel zowel intra-als interbestuurlijk toepassen.” …én hoofdstuk 3 ‘Inzetten op een warme samenleving’ meer bepaald punt 5 ‘Gelijke kansen, diversiteit, inburgering en samenleving.’ We zorgen ervoor dat personen met een handicap, allochtonen en mannen en vrouwen op evenredige en evenwaardige wijze deel uitmaken van het personeel van de Vlaamse overheid. Jobpunt Vlaanderen ontwikkelt en versterkt gerichte communicatiekanalen naar deze doelgroepen en zorgt ervoor dat haar selectieprocedures daar aandacht aan schenken. Nieuwe stappen zullen gezet worden op het vlak van opvolging en evaluatie van de doelstellingen. Beleidsnota Bestuurszaken 2009-2014, hoofdstuk 3 ‘Naar een vernieuw(en)d personeelsbeleid’. “Gegeven de afspraken in het regeerakkoord om het personeel niet meer te laten aangroeien, zal ik enerzijds de leidend ambtenaren aanmoedigen om hierin verder hun verantwoordelijkheid te blijven nemen en hen daarbij de nodige ondersteunende instrumenten aanreiken. Daarnaast zal ik ook verder investeren in ondersteunende ICT-systemen om dit te kunnen monitoren en om, indien nodig, snel en gericht te kunnen ingrijpen.” Nota VR 2010 0204 DOC.0222QUATER : 2e generatie beheersovereenkomsten. “Gegeven de afpsraken – in uitvoering van het Vlaams Regeerakkoord – om de totale personeelsomvang en –kost niet meer te laten aangroeien, maken de ondertekenende partijen in de beheersovereenkomst concrete afspraken over de wijze waarop het agentschap bijdraagt aan het onder controle houden van de personeelsomvang en –kost. De entiteit die het voorwerp uitmaakt van de beheersovereenkomst engageert zich tegenover de bevoegde minister om het reëel aantal medewerkers, uitgedrukt in VTE, maximaal gelijk te houden en bij voorkeur te verlagen ten opzichte van het reëel aantal VTE in de entiteit op het moment van het ingaan van het Vlaams Regeerakkoord 2009-2014. Met het gelijjk houden of het afbouwen van het aantal medewerkers, worden ook de overeenkomstige, niet aangewende begrotingsmiddelen (personeelskredieten en kosten gerelateerd aan de werkplaatsen en de werking) in de entiteit, waar mogelijk, gereduceerd.” Meerjarenplan (MJP) Slagkrachtige Overheid ‘Eén van de grootste uitdagingen de komende jaren wordt immers meer en betere dienstverlening te verzekeren zonder aangroei van personeel. Het regeerakkoord bepaalt hierover dan ook duidelijk: ‘De administratie krijgt de ruimte om zelf binnen de apparaatskredieten aan optimalisatie te doen maar het totale aantal Vlaamse ambtenaren zal niet meer aangroeien en de administratie zal het efficiëntietraject ook vertalen in aantoonbare besparingen.’ Input voor volgende indicator uit het MJP : • IND 2.4 : Totale personeelscapaciteit t.o.v. output van de dienst.


75



Inputindicator. o # In koppen en VTE (+ volgens niveau en volgens geslacht)inzake kansengroepen (allochtonen, arbeidshandicap, kortgeschoolden,…) : geen opdeling naar geslacht o personeelsverloop (+ en – volgens niveau) : geen opdeling naar geslacht o Effectieve netto beschikbaarheid(sgraad) van het personeel (uitgedrukt in VTE én in %)1 : Personeel is dé performantie-indicator bij uitstek én tevens dé grootste apparaatskost binnen het Agentschap Ondernemen.


Interne processen.


Ivan Uleyn (directeur personeel MOD EWI).

actor


van

COGNOS. Driemaandelijks.

Interpretatie

Zonder degelijke registratie(plicht) kan geen sprake zijn van een deugdelijke meting. Cf. Beleidsnota Bestuurszaken 2009-2014, hoofdstuk 3 ‘Naar een vernieuw(en)d personeelsbeleid’ “Daarnaast zal ik ook verder investeren in ondersteunende ICT-systemen om dit te kunnen monitoren en om, indien nodig, snel en gericht te kunnen ingrijpen.”


• • • •

1

Gelijkblijvend personeelsbestand (in VTE); Personen met een arbeidshandicap (2,5 % in 2015); Allochtonen (2,5% in 2015) Kortgeschoolden (Geen streefcijfer)

D.i. # VTE verminderd met de afwezigheden wegens ziekte, diverse verlofstelsels en vormingsactiviteiten. Eveneens uitgedrukt als verhouding t.o.v. het # bruto beschikbare VTE’s.


76

Beheersovereenkomst tussen de Vlaamse Regering en het Agentschap Ondernemen

Recommend Documents