iaamse ovemen
ontwerp
Beheersovereenkomst voor 2007-2010 tussen
de Vlaamse Regering en
het Agentschap voor Overheidspersoneel
Missie 'Hel lijnmanagement van de Vlaamse Overheid vindtin ons een partner om problemen en uitdagingen op het vlak van Personeel en Organisatie aan te pakken'
Visie We bouwen aan een vertrouwensrelatie met on-^e klant, waarin we aanspreekbaar-^ijnop betrouwbaarheid en oplossingsgericht vakmanschap'
Ontaerp Beheersotereenkomst Agentschap mor Overheidspersoneel- nrsie 6
7 maart 2007
Deel 1: Generiek Hoofdstuk I - Algemene bepalingen Artikel 1. Ondertekenende partijen Tussen 1. de Vlaamse Regering, optredend voor de Vlaamse Gemeenschap /Vlaams Gewest en vertegenwoordigd door de Vlaams minister van Bestuurszaken, Buitenlands Beleid, Media en Toerisme, de heer Geert Bourgeois, hierna de minister te noemen. en 2. het intern verzelfstandigd Agentschap voor Overheidspersoneel, met zetel in de Boudewijnlaan 30,1000 Brussel, vertegenwoordigd door de administrateurgeneraal, de heer Frans Cornelis, hierna het agentschap te noemen. wordt een beheersovereenkomst afgesloten. Artikel 2. Voorwerp van de beheersovereenkomst De beheersovereenkomst wordt gesloten ter uitvoering van artikel 5 van het oprichtingsbesluit van het intern verzelfstandigd agentschap 'Agentschap voor Overheidspersoneel' en overeenkomstig artikel 8 van het kaderdecreet. Artikel 3. Inwerkingtreding en duur van de beheersovereenkomst §1. De beheersovereenkomst treedt in werking op de datum van de ondertekening ervan en duurt tot een nieuwe beheersovereenkomst, conform de bepalingen van het kaderdecreet, wordt gesloten. §2. Indien bij het verstrijken van de beheersovereenkomst geen nieuwe beheersovereenkomst in werking is getreden, wordt de bestaande beheersovereenkomst van rechtswege verlengd, tot het ogenblik waarop een nieuwe beheersovereenkomst in werking treedt. Artikel 4. Definities Voor de toepassing van de beheersovereenkomst wordt verstaan onder: departement: het departement Bestuurszaken kaderdecreet: het kaderdecreet Bestuurlijk Beleid van 18 juli 2003 oprichtingsbesluit: het Besluit van de Vlaamse Regering tot oprichting van het intern verzelfstandigd agentschap (IVA) 'Agentschap voor Overheidspersoneel van 11 juni 2004. P&O: personeel en organisatie
Onlxerp Bel)eersoiereenkomst Agentschap toor Ottrbeidspersoiml— tersie 6
7 maart 2007
Hoofdstuk II - Algemeen beleidskader Artikel 5. Juridisch kader Het regelgevende beleidskader voor de beheersovereenkomst is vastgelegd in: het kaderdecreet het oprichtingsbesluit van het agentschap Nota aan de Vlaamse Regering 'beheersovereenkomsten in de Vlaamse overheid: concept, implementatie en model' d.d. 22 juli 2005. Nota aan de Vlaamse Regering betreffende de generieke elementen van de beheersovereenkomst d.d. 1 september 2006. De basisregelgeving inzake financieel beleid, personeelsbeleid en delegatiebevoegdheden is vervat in:
-
-
het besluit van de Vlaamse Regering van 13 januari 2006 houdende vaststelling van de rechtspositie van het personeel van de diensten van de Vlaamse overheid het besluit van de Vlaamse Regering van 27 juli 2004 tot bepaling van de bevoegdheden van de leden van de Vlaamse Regering het besluit van de Vlaamse Regering inzake de regeling van de delegatie van beslissingsbevoegdheden aan de hoofden van de IVA's van 10 oktober 2003 het besluit van de administrateurs-generaal van het Agentschap voor Overheidspersoneel houdende indeling van het Agentschap voor Overheidspersoneel in subentiteiten en tot vaststelling van het organogram van 26 juni 2006 het besluit van de administrateurs-generaal van het Agentschap voor Overheidspersoneel tot subdelegatie van sommige beslissingsbevoegdheden aan de hoofden van de subentiteiten van het Agentschap van 26 juni 2006 het besluit van de Vlaamse regering van 19 januari 2001 houdende regeling van de begrotingscontrole en -opmaak het KB van 17 juli 1991 houdende coördinatie van de wetten op de Rijkscomptabiliteit het KB van 1 juli 1964 tot vaststelling van de regels van aanrekening van de budgettaire ontvangsten en uitgaven van de diensten van algemeen bestuur. de wetgeving op de overheidsopdrachten van 24 december 1993 (en haar uitvoeringsbesluiten) het besluit van inzake het financieel en materieel beheer van de DAB voor Overheidspersoneel
Artikel 6. Beleidsmatig en financieel kader (functionele bevoegdheid) Het beleid van de regering dat betrekking heeft op de activiteiten van het agentschap, staat onder meer beschreven in:
-
de consolidatienota met bijlagen betreffende de toekomstige organisatiestructuur van de Vlaamse overheidsadministratie d.d. 23 april 2004 het regeerakkoord van de Vlaamse Regering voor 2004-2009
Ontwerp Beheersotereenkomst Agentschap voor iherheidspermeel ~ tersie 6
7 maart 2007
-
de beleidsnota 2004-2009 van de minister de beleidsbrief 2006 van de minister de beleidsbrief 2007 van de minister
Het beleid van de Vlaamse Regering zal verder worden aangevuld en gespecifieerd door middel van de jaarlijkse beleidsbrieven van de minister. Aanvullingen en aanpassingen van het overheidsbeleid kunnen aanleiding geven tot een aanpassing van de bepalingen van de beheersovereenkomst volgens de voorwaarden opgenomen in artikel 24. Bijlage 5 geeft de uitreksels uit de beleidsnota die het meest relevant zijn voor de werking van het agentschap en die de strategische beleidsdoelstellingen verduidelijken. Deze strategische beleidsdoelstellingen uit de beleidsnota zijn: 1) 2) 3) 4) 5) 6)
De overheid als parmer voor alle Vlamingen Het bevorderen van een kwaliteitsvolle dienstverlening Een efficiënte en doeltreffende overheid zijn Een voorbeeldige en moderne werkgever zijn Integriteit als sluitstuk voor een beter beleid Het personeelsbeleid van de Vlaamse overheid (internationaal zichtbaarheid geven
Artikel 7, B e l e i d s m a t i g en financieel kader (horizontale b e v o e g d h e i d ) §1. O n d e r l i n g e s a m e n w e r k i n g Het agentschap is gericht op de andere entiteiten in besmursniveaus, en w^erkt er actief mee samen. Het lossingsgerichte en doelmatige dienstverlening. Het om binnen de termijn van de beheersovereenkomst
de Vlaamse overheid en de andere streeft daarbij naar een klant- en opagentschap gaat het engagement aan het volgende concreet te doen:
een loyale en constructieve samenwerking uit te bouwen met alle entiteiten die tot het beleidsdomein bestuurszaken behoren en waarvan het agentschap ook zelf deel uitmaakt. Specifiek wat de samenwerking met het departement betreft, wordt verwezen naar artikel 13, §2 van de beheersovereenkomst. een structurele netwerking en samenwerking uit te bouwen met natuurlijke 'horizontale' partners als interne audit, reguleringsmanagement, e-government (niet limitatief), met het oog op het ontdekken en realiseren van synergiemogelijkheden in de managementondersteuning. door de 'kenniskruispunt'-werking van het agentschap een belangrijke actor te zijn in het zoeken van synergiemogelijkheden en het effectief tot stand brengen van synergieën binnen de Vlaamse overheid in de effectieve ondersteuning die we bieden aan de lijnmanagers van de Vlaamse overheid, onze klanten, ook inhoudelijke klemtonen te leggen op samenwerken
Ontiverp Beheersovereenkomst Agentschap mor Overheidspersoneel- tersie 6
7 maart 2007
§2. Kwaliteitsbeleid Het agentschap werkt mee aan het brede kwaliteitsbeleid van de Vlaamse overheid (inclusief wetsmatiging en e-government). Het tekent een eigen beleid op maat van het agentschap uit en zet kwaliteitsprojecten op ter verbetering van de eigen werking. Het agentschap gaat het engagement aan om binnen de termijn van de beheersovereenkomst het volgende concreet te doen: -
het kwaliteitslabel Investors in People (IiP) behalen; in de ondersteuning die het agentschap biedt, kwaliteitszorg als terugkomend thema hanteren. concrete acties op te zetten m.b.t. integriteit, zowel naar de eigen personeelsleden toe ondermeer via dilemmatrainingen als in de activiteiten ter ondersteuning van het lijnmanagement
§3. E e n correct en aantrekkelijk werkgeverschap voor betrokken werknemers In dit kader gaat het agentschap het engagement aan om binnen de termijn van de beheersovereenkomst het volgende concreet te doen: de goede praktijk toepassen die de managementcode P&O vooropzet §4. Het diversiteitsbeleid Voor het gelijkekansen- en diversiteitsbeleid zal het agentschap meewerken om de streefcijfers te halen die binnen het beleidsdomein zullen worden vooropgesteld: ^ / ^
33 % aandeel vrouwen op binnen de functies van het middenkader; 4,5 % aandeel personen van allochtone afkomst in het 4 %-aandeel personen met een arbeidshandicap in het personeelsbestand
§5. Een duurzaam en ethisch verantwoord aankoopbeheer Het agentschap zal binnen het beleidsdomein meewerken aan een duurzaam en ethisch verantwoord aankoopbeheer Het agentschap zal ook bij de eigen aankoop van (hoofdzakelijk) diensten waken over aspecten van duurzaamheid en ethiek. §6. Beheersrapportering Met betrekking tot het P&O-beleid en de efficiënte werking van de diensten, moet op basis van vooraf afgesproken formaten kunnen worden aangetoond: hoe de personeelsleden en de personeelsbezetting evolueren (vb. voltijdsequivalenten (VTE) in personeelsplan en effectief tewerkgestelden, in-, door- en uitstroom
Ontwerp Bsheersoivrsenkoms! Agentschap voor Overheidspersoneel - tersie 6
7 maart 2007
-
van personeel, personeelskenmerken zoals bijvoorbeeld geslacht, diploma, niveau, statuut en leeftijd,...) in welke mate het personeel doelmatig wordt ingezet en er geïnvesteerd wordt in het menselijk kapitaal in de organisatie (motivatie, competentie, ruime inzetbaarheid, ontwikkelkansen en ontwikkelinspanningen, ...) dat er een correct en aantrekkelijk werkgeverschap wordt gerealiseerd met oog voor betrokkenheid, evenwicht werk-privé, welzijn op het werk, een positief arbeidsklimaat en diversiteit op de werkvloer.
Met betrekking tot de financiële regelgeving, procedures en de financiële rapportering wordt, op basis van vooraf afgesproken formaten, in elk geval aandacht besteed aan: de periodieke opvolging van de begrotingsuitvoering de rapportering m.b.t. de apparaatskredieten kas- en schuldbeheer §7. I n t e m e controle Het agentschap zal tegen 31 december 2007 over een uitgeschreven en gedocumenteerd systeem van interne controle beschikken conform het maturiteitsmodel, dat de minister en de minister bevoegd voor de financiën en de begroting kunnen opvragen. Dit systeem omvat minstens de elementen zoals bepaald in artikel 33 van het kaderdecreet, meer bepaald: het effectief en efficiënt beheer van risico's de betrouwbaarheid van de financiële rapportering en de beheersrapportering de naleving van de regelgeving en de procedures de effectieve en efficiënte werking van de diensten de bescherming van de activa Vanaf 2008 evalueert het management het proces van interne controle minstens eenmaal per jaar op zijn actualiteit, waarna het dat proces eventueel bijwerkt en opnieuw valideert. §8. Meting van beleidseffecten Het agentschap gaat het engagement aan om volgens verder af te spreken modaliteiten te rapporteren over de eigen activiteiten en op die manier mee input te leveren voor de meting van beleidseffecten.
Artikel 8. Missie en k e r n o p d r a c h t e n van h e t a g e n t s c h a p §1. Missie van het a g e n t s c h a p Artikel 3 van het oprichtingsbesluit bepaalt de missie van het agentschap:
Onlwerp Beheersoiereenkomst Agentschap mnr Overheidspersoneel - tersie 6
7 maart 2 0 0 7
c
Het agentschap heeft als missie het bieden van ondersteuning aan het lijnmanagement van de beleidsdomeinen binnen de Vlaamse overheid, zodat deze een beleid inzake Personeel en Organisatie kunnen voeren, in overeenstemming met het gemeenschappelijk overkoepelend P&O-beleid van de Vlaamse overheid, dat bijdraagt tot de realisatie van de strategische doelstellingen van hun eigen beleidsdomein'. O m het meer communicatief te verwoorden, wordt gebruik gemaakt van volgende slagzin: ' H e t l i j n m a n a g e m e n t van d e Vlaamse O v e r h e i d v i n d t i n o n s een p a r t n e r o m p r o b l e m e n en u i t d a g i n g e n o p h e t vlak van P e r s o n e e l e n Organisatie a a n te p a k k e n ' §2. K e m o p d r a c h t e n van het a g e n t s c h a p Artikel 4 van het oprichtingsbesluit legt de kernopdracht van het agentschap vast: 'Het agentschap heeft tot taak de uitvoering van het gemeenschappelijk managementondersteunend dienstenaanbod t.a.v. alle beleidsdomeinen te realiseren, inzonderheid door: het organiseren en het beheren van de stafplanning van het topkader het uitvoeren van ondersteunende acties inzake stafplanning van het middenkader het aanbieden van projectmatige ondersteuning en het terbeschikking stellen e n / o f op maat aanpassen van instrumenten op het vlak van prestatiemanagement het aanbieden van instrumenten en interne consultancy op het vlak van competentiemanagement en loopbaanbeleid het aanbieden van projectmatige ondersteuning op het vlak van personeelstevredenheid de uitvoering van activiteiten op het vlak van hulpverlening en welzijn op het werk het aanbieden van projectmatige ondersteuning op het vlak van anders werken de coördinatie en het beheer van een gemeenschappelijk personeelsbeheerssysteem het aanbieden van instrumenten en interne consultancy op het vlak van organisatieontwikkeling het aanbieden van instrumenten en interne consultancy op het vlak van vorming, training en ontwikkeling' O m de in §1 vermelde missie waar te maken, heeft het agentschap volgende visie uitgewerkt: 'We b o u w e n a a n e e n vertrouwensrelatie m e t onze klant, waarin we a a n s p r e e k b a a r zijn o p b e t r o u w b a a r h e i d en oplossingsgericht v a k m a n s c h a p ' 'We doen dit vanuit een positieve visie op de (ontwikkel)mogelijkheden van alle betrokkenen, klant- en oplossingsgericht, met zorg voor de toepasbaarheid op de werkvloer, via een stapsgewijze opbouw, binnen de mogelijkheden van en gericht op de groei van de betrokken entiteit, in parmerschap met het lijnmanagement, betrouwbaarheid voor alle betrokkenen, met het oog voor goede interne en externe voorbeelden en met een voortdurend kwaliteitsstreven, verbonden met de gehele Vlaamse overheid.'
Ontuvrp Beheersotereenkomst Agentschap voor Overheidspersoneel - versie 6
7 maart 2 0 0 7
Voor de realisatie van de kernopdrachten wordt een groeipad vooropgezet (zie verder bij artikel 9§4).
H o o f d s t u k I I I - E n g a g e m e n t e n van het a g e n t s c h a p Artikel 9. Strategische organisatiedoelstellingen §1. Structurering v a n de e n g a g e m e n t e n D e engagementen van het agentschap ten aanzien van zijn kernopdrachten zijn gestructureerd in drie strategische organisatiedoelstellingen die bijdragen tot de realisatie van de beleidsdoelstellingen zoals opgelijst in artikel 6 en in bijlage 5. De strategische organisatiedoelstellingen worden hierna reeds verder vertaald in operationele organisatiedoelstellingen. §2. Strategische e n operationele organisatiedoelstellingen In het kader van de beheersovereenkomst gaat het agentschap het engagement aan om de volgende strategische en operationele organisatiedoelstellingen te realiseren. S O D 1 : Plet agentschap zal de lijn snel en adequaat ondersteunen bij P&O-uitdagingen Toelichting-visie:
Uit het oprichtingsbesluit en de missie die daarin voor het agentschap werd vastgelegd, is duidelijk dat dit de kern is van het bestaan van het agentschap. In de memorie van toelichting staat meer bepaald: 'de bestaansreden van corporate P & O bestaat er in essentie in de beleidsdomeinen te ondersteunen, zodat zij een eigen P & O beleid kunnen voeren, dat bijdraagt tot de realisatie van de strategische doelstellingen van het betrokken beleidsdomein'. In de beleidsnota wordt gewezen op het belang van de opbouw van eigen interne capaciteit en verwezen naar diverse vormen van ondersteuning (vorming, e-HRM , enz.) De bijhorende processen en operationele doelstellingen %tjn:
•
Proces P&O-ondersteuning en advies voor het lijnmanagement — projectwerking
O O D 1.1. Het agentschap bouwt rekening houdend met de vastgelegde kerntaken een projectmatige ondersteuning/consultancy uit op vraag van de lijn & decentraal P & O (door een combinatie van zelf of in samenwerking met decentraal P & O uitvoeren & inschakelen van externen in functie van de noden van de klant) • Proces exploitatie van de dienstverlening voor de lijn en het personeel
Ontaerp Beheersovereenkomst Agentschap voor Overheidspersoneel- tersie 6
7 maar: 2 0 0 7
O O D 1.2. Het agentschap biedt rekening houdend met de vastgelegde kerntaken een evoluerend dienstenpakket aan op het vlak van P & O dat poogt optimaal tegemoet komen aan de behoeften van (het management van) de entiteiten van de Vlaamse Overheid. In de opeenvolgende ondernemingsplannen wordt, in functie van de verzamelde feedback en (on)haalbaarheden, een actualisatie voorgesteld. In 2007 (ondernemingsplan 2007) zit mogelijks vervat: O O D 1.2.1. V O R M I N G S A A N B O D (subproces): Het agentschap ontwikkelt en beheert een open vormingsaanbod voor alle niveaus van het personeel op basis van het subsidiariteitsbeginsel. Het aanbod speelt in op de actuele én op de blijvende behoeften van het personeel en van de organisatie. O O D 1.2.2.. L O O P B A A N O N T W I K K E L I N G & O U T P L A C E M E N T (subprocessen): - Het Loopbaan Ontwikkel Centrum (LOC) organiseert professionele begeleiding voor loopbaanontwikkeling ten behoeve van individuele personeelsleden en specifieke doelgroepen op vraag van het management, decentraal P & O en individuele personeelsleden. Het LOC heeft een oriënterende en ondersteunende functie met het oog op de doorgroeimogelijkheden voor individuele personeelsleden en in het kader van perspectiefgesprekken. Het LOC vervult een preventieve rol ten aanzien van Werk-wijzer ; de dienst bij Jobpunt Vlaanderen, die personeelsleden die wegens functionele of structurele problemen h u n job verliezen, begeleidt naar een nieuwe passende functie binnen de Vlaamse overheid. O p vraag van het lijnmanagement zet het LOC preventief loopbaan trajecten op. Het L O C zoekt en benut synergieën met Werk-wijzer en de Vervangingspool in het belang van het individu en de organisatie. O O D 1.2.3. G E M E E N S C H A P P E L I J K E R A A M C O N T R A C T E N (subproces): Het agentschap is het loket voor gemeenschappelijke raamcontracten (aanspreekpunt & contractbeheerder), o.a. voor outplacement, ziektecontrole, arbeidsgeneeskunde, hospitalisatieverzekering, klantentevredenheidsonderzoeken,... O O D 1.2.4. S T A F P L A N N I N G E N M A N A G E M E N T O N T W I K K E L I N G VAN T O P K A D E R (subproces): Het agentschap organiseert en beheert de stafplanning en managementontwikkeling van het topkader O O D 1.2.5. S T A F P L A N N I N G E N M A N A G E M E N T O N T W I K K E L I N G VAN H E T M I D D E N K A D E R (subproces): Het agentschap organiseert ondersteunende acties in het kader van de stafplanning en de managementontwikkeling van het middenkader O O D 1.2.6. PERSONEELSBEHEERSYSTEMEN (subproces): Het agentschap staat in voor een toekomstgerichte uitbouw en beheer en voor de centrale klantenondersteuning van de geïnformatiseerde personeelsbeheerssystemen :
Ontwerp Beheersovereenkomst Agentschap voor Overheidspersoneel - versie 6
7 maart 2007
Vlimpers (dit is het ERP-softwarepakket dat wordt gebruikt voor personeelsbeheer; het is een online toepassing die door verschillende groepen wordt gebruikt in functie van hun rol: personeelsdiensten, managers en werknemers L4 (de loonmotor) O O D 1.2.6.1. Het Gemeenschappelijk Vlimpers Dienstencentrum (GVDC) neemt de nodige initiatieven om de meerwaarde van 1 geïntegreerd personeelsbeheersysteem (Vlimpers) voor de klant te realiseren. O O D 1.2.6.2. Het G V D C is verantwoordelijk voor de ontwikkeling, het beheer en de klantenondersteuning van de loonmotor L4 en neemt initiatieven voor de ontwikkeling van een specifieke loonmotor die bruikbaar is in de hele Vlaamse overheid. Het G V D C neemt in dit verband de volgende sociale secretariaatstaken waar: het verzekeren van de wettelijke verplichtingen van de werkgever inzake RSZ, bijv.: Dimona (dit staat voor Declaration IMmédiate - ONmiddellijke Aangifte. Het principe van Dimona is dat elk begin of einde van een arbeidsrelatie onmiddellijk via elektronische weg wordt gemeld aan de RSZ) en DMFA-aangiften (dit is de RSZ-kwartaalaangifte) het uitreiken van de belastingfiches aan het personeel O O D 1.2.7. K I N D E R O P V A N G (subproces): Het agentschap organiseert tijdens de schoolvakanties (zomervakantie, kerst- en paasvakantie, krokus- en herfstvakantie) de opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar van personeelsleden. De opvang voldoet aan kwaliteitseisen op het vlak van pedagogische omkadering, veiligheid en infrastrucmur. O O D 1.2.8. A A N B O D IN O R G A N I S A T I E D I A G N O S T I E K Het agentschap biedt een gevarieerd pakket van instmmenten en bijhorende dienstverlening aan waarmee het management op systematische wijze beter inzicht kan krijgen in de noden en verwachtingen van personeelsleden en medewerkers.
SOD2: Het agentschap zal de ontwikkeling van kennis en competenties inzake P & O in de Vlaamse overheid stimuleren, waar nodig zelf ter harte nemen, zorgen voor de mobilisering ervan voor het geheel en een klimaat van innovatie mee bevorderen.. Toelichting-visie :
In de memorie van toelichting van het oprichtingsbesluit wordt gewezen op de rol van corporate P & O als competentiecenter op het vlak van P & O en op het belang van diverse vormen van netwerking mssen de P&O-mensen binnen de organisatie. In de beleidsnota wordt eveneens gewezen op het belang van kennisontwikkeling en deling: 'Om een culmur én een praktijk van leren, creativiteit en kennisdeling te creëren, moeten systemen en processen worden ontwikkeld en samenwerkingsverbanden worden georganiseerd. Die moeten het leren, de creativiteit en het opvangen en delen van kennis stimuleren en vergemakkelijken.'
Ontwerp Bet)eersoi ereenkomsl Agentschap i oor Oi erheidspersoneel - tersie 6
7 maart 2007
10
Het agentschap heeft als primaire opdracht 'managementondersteuning'. Kennis en ontwikkeling betekent dus niet zozeer fungeren als studiedienst, maar het ontwikkelen van concrete en bruikbare producten voor de managementondersteuning en voor het beleid. Kennis- en ontwikkeling gaat over de grenzen van het agentschap heen. Het agentschap positioneert zich als 'kenniskruispunt' en betrekt daarbij ook de P&O-collega's uit andere entiteiten binnen de Vlaamse overheid, In de beleidsnota wordt uitdrukkelijk gesteld dat er een beroep moet worden gedaan op de creativiteit van medewerkers : "het is de ambtenaar aan de basis die het best geplaatst is om te weten waar verandering en verbetering mogelijk is". Het agentschap zal dan ook bijzondere aandacht besteden aan het scheppen van een klimaat waarin creativiteit en innovatie mogelijk is. De bijhorende processen en operationele doelstellingen
-^ijn:
• Proces ontwikkelprojecten voor ondersteuning van het lijnmanagement en voor beleidsondersteuning — projectwerking: OOD 2.1. INSTRUMENTEN Het agentschap ontwikkelt op een projectmatige basis producten, instrumenten, toolkits inzake P&O in de Vlaamse overheid OOD 2.1.1. Het agentschap ontwikkelt op een projectmatige basis producten, instrumenten, toolkits ten behoeve van de P&O-ondersteuning aan het lijnmanagement (door het agentschap zelf of door de lokale P&O-verantwoordelijken) met het oog op concreet vorm helpen geven van het beleid op de werkvloer OOD 2.1.2. Het agentschap voert ontwikkelprojecten uit ten behoeve van de P&O- beleidsverantwoordelijken met het oog op de verdere uitwerking van het personeelsbeleid • Proces kenniskruispunt — exploitatie, onderhouden & verspreiden van P&O-expertise Het agentschap staat op continue basis in voor de aangroei, het beheer en de ontsluiting van kennis en competentie inzake Personeel & Organisatie op maat van de Vlaamse Overheid OOD 2.2. THEMAWERKING: Het agentschap bezit en beheert kennis en competentie over de voor de Vlaamse overheid belangrijkste P&O-thema's, en ontsluit deze kennis ten behoeve van de beleidsverantwoordelijken, het management, de P&O- verantwoordelijken. Concreet houdt dit in dat het management en de lokale P&O'ers worden 'geprikkeld' om zich verder te verdiepen in de producten / inzichten die vanuit de themawerking ontstaan. Zo neemt het agentschap zelf het initiatief (pro-activiteit) om relevante informatie en ideeën te bezorgen aan het departement, bijvoorbeeld inzake gedetecteerde noden, behoeftes, problemen, .. .Hiertoe wordt een gestructureerde samenspraak en overleg departement (minister) — agentschap uitgebouwd.
Ontwerp Beheersotereenkomst Agentschap voor Overheidspersoneel- tersie 6
7 maart 2 0 0 7
1 1
In de opeenvolgende ondernemingsplannen wordt, in functie van de verzamelde feedback en (on)haalbaarheden, bepaald welke thema's concreet worden uitgediept. OOD 2.2.1. Ad hoc beschikbaarheid als kenniscentrum voor P&O-verantwoordelijken en management OOD 2.2.2. Ad hoc beschikbaarheid als kenniscentrum voor beleidsverantwoordelijken OOD 2.3. NETWERKING EN UITDRAGEN VAN EEN POSITIEF BEELD VAN DE VLAAMSE OVERHEID OOD 2.3.1. Interne netwerking: interessante praktijken vanuit de gehele Vlaamse Overheid worden door het agentschap gedetecteerd en de ontsluiting ervan wordt actief ondersteund. OOD 2.3.2. Externe netwerking: het agentschap werkt mee om P&O-realisaties in de Vlaamse Overheid nationaal en internationaal bekend te maken en om interessante praktijken van buiten de Vlaamse Overheid binnen te brengen. OOD 2.4. ONDERSTEUNING ONDERHANDELINGSCOMITE'S Het agentschap biedt ondersteuning voor de organisatie van de Syndicale Onderhandelingscomités en het Hoog Overlegcomité. Het agentschap staat ook in voor de opvolging van en beleidsvoorbereiding m.b.t. het syndicaal statuut.
SOD3: Het agentschap versterkt de lijn met het oog op duurzaamheid (duurzame resultaten, effecten) voor de organisatie en het personeel Toelichting-visie: Met deze strategische doelstelling verwoordt het agentschap vooral een stuk eigen visie-ontwikkeling: het is een belangrijke strategische keuze in welke gevallen de lijn beroep kan doen op het agentschap voor ondersteuning; op welke vragen zal worden ingegaan. Deze strategische doelstelling geeft aan dat: de ondersteuning die wordt geboden moet gericht zijn op duurzame resultaten en effecten in de ontvangende entiteit; dat de ontvanger er dus na tussenkomst van het agentschap versterkt uitkomt en dat hij ook zelf inzichten verwerft voor de toekomst de resultaten bij voorkeur voor een stuk overdraagbaar zijn naar andere entiteiten binnen de Vlaamse overheid het agentschap vooral actief wil zijn op die terreinen waar het een meerwaarde kan betekenen tegenover externe consultants Deze strategische doelstelling vormt mee de onderbouw voor de strategische organisatiedoelstellingen (SOD) 1 en 2 en wordt vormgegeven doorheen de operationale organisa-
Ontwerp Beheersotereenkomst Agentschap voor Overheidspersoneel - versie 6
7 maart 2007
12
tiedoelstellingen (OOD's) van SOD 1 en 2 en zal gemeten worden via indicatoren die worden bepaald onder SOD 1 en 2. Deze strategische doelstelling uit zich dus onder meer via: de keuze van indicatoren waarmee gepeild wordt naar de duurzaamheid van de effecten van de interventies van het agentschap; het uitvoeren van effectevaluaties; het inschakelen van interne trainers en stimuleren van interne kennisdeling via het open vormingsaanbod, - het waar mogelijk actief betrekken van decentrale P&O'ers bij ondersteuningsprojecten aan de lijn de gevraagde gedragswijze van de ingeschakeld externe partners (wat kan wel en niet bij interventies in de Vlaamse overheid; kennisoverdracht aan internen als standaardclausule inbouwen) netwerkactiviteiten met decentraal P&O §3. Performantie-indicatoren De realisatie van de strategische en operationele organisatiedoelstellingen worden gevolgd aan de hand van performantie-indicatoren opgenomen in bijlage 7 aan deze beheersovereenkomst.
§4. Doelgerichte spreiding van de inspanningen Het Agentschap voor Overheidspersoneel is een samengaan van de vroegere administratie Personeelsontwikkeling (Vorming, HRM, directoraat-generaal), het directoraat-generaal van de administratie Ambtenarenzaken, het Gemeenschappelijk Dienstencentrum Vlimpers, de Kenniscel anders werken, de Kinderopvang en de Sociale Dienst. Om tot een doelgerichte spreiding van de inspanningen te komen, die aansluit bij de kernopdrachten van het agentschap, zal een groeipad gevolgd worden, waarbij het realiseren, tegen het einde van de looptijd van de beheersovereenkomst, van de "50-30-20-regel" qua tijdsbesteding wordt vooropgesteld. Uit het oprichtingsbesluit van het agentschap vloeit voort dat Ondersteuning van het management (en hun P&O-ondersteuners) de kernopdracht van het agentschap is: hier dienen we het grootste deel van onze werking op te focussen. In de visie die het agentschap voor ogen heeft, wordt ernaar gestreefd om hier op termijn 50 procent van alle werktijd aan te spenderen. Concreet gaat het dan om projectmatige ondersteuning, consultancy, vormingsaanbod, loopbaanontwikkeling, loket voor gemeenschappelijke raamcontracten, stafplanning, gemeenschappelijk dienstencentrum Vlimpers, kinderopvang, enz. (^e on%e strategische doelstelling 1). Daarnaast wil het agentschap fungeren als kenniscentrum inzake P&O binnen de Vlaamse overheid. De activiteiten die we binnen dit kader ontplooien zijn pro-
Onlaerp Beheersoimenkomsl Agentschap toor Overheidspersoneel - tersie 6
7 maart 2007
13
ductontwikkeling, ontwikkelprojecten voor het departement en kabinet bestuurszaken, informele netwerking, enz. (?ie on%e strategische doelstelling 2). We streven ernaar om hier 30 p r o c e n t van alle werktijd mee bezig te zijn. Daarnaast voorzien we 20 procent van de werktijd voor i n t e m e w e r k i n g van het agentschap. Hieronder verstaan we onder andere de leiding, coördinatie en secretariaatswerking, communicatie, iet, financieel beheer, interne controle en kwaliteitszorg, opvolging van de beheersovereenkomst, enz. Bovenvermelde tijdsbestedingsregel is gebaseerd op een aanname. N.a.v. de jaarlijkse ondernemingsplannen zal geëvalueerd worden in welke mate deze regel al dan niet moet bijgesteld worden.
Artikel 10. P l a n n i n g van de activiteiten van het a g e n t s c h a p §1. P l a n n i n g s d o c u m e n t e n Het agentschap voorziet in een planmatige uitwerking van de eigen activiteiten, met het oog op het realiseren van de strategische organisatiedoelstellingen uit de beheersovereenkomst. Het agentschap zal jaarlijks een ondernemingsplan uitwerken. Het kaderdecreet BBB vermeldt in artikel 9 4° dat het Agentschap minstens moet voorzien in een jaarlijks ondernemingsplan én een operationeel plan op middellange en lange termijn. We zien binnen deze beheersovereenkomst evenwel af van een operationeel plan, aangezien de termijn precies zou gelijk lopen met die van de beheersovereenkomst waardoor dus geen meerwaarde kan worden gecreëerd. §2. O n d e r n e m i n g s p l a n Het ondernemingsplan is een operationele planning op korte termijn, met een tijdshorizon van één jaar. Het ondernemingsplan bepaalt de concrete acties die het agentschap zal ondernemen om de uitvoering van de beheersovereenkomst te realiseren in een welbepaald jaar. Het ondernemingsplan wordt gefinaliseerd na de definitieve goedkeuring van de begroting door het Vlaams Parlement en wordt in overeenstemming gebracht met de toegekende middelen. Het ontwerp van ondernemingsplan dient beschikbaar te zijn tegen eind april van elk jaar. In het najaar, na de begrotingsopmaak, kan dan het definitief ondernemingsplan worden opgemaakt. Het ontwerp van ondernemingsplan 2008 moet worden opgesteld tegen eind april 2007 in samenhang met de begrotingsopmaak 2008.
Ontutrp BelKersotereenkomst Agentschap toor Oterheidipenoneel- tersie 6
7 maart 2007
\4
Het ontwerp van ondernemingsplan is geen officieel document maar eerder een "werkdocument" uitgaande van het agentschap. Het is input voor de begrotingsbesprekingen en krijgt zijn beslag in een definitief ondernemingsplan, opgesteld na de definitieve (parlementaire) goedkeuring van de begroting. Na het bekomen van het begrotingsakkoord en na mededeling aan de Vlaamse regering kan het definitief ondernemingsplan ondertekend worden door beide partijen. Artikel 11. Aanvullende o p d r a c h t e n van het a g e n t s c h a p t o e g e k e n d door de Vlaamse R e g e r i n g D e minister van Bestuurszaken kan het agentschap aanvullende opdrachten geven. Deze opdrachten kunnen projectmatig of van langere duur zijn. Aanvullende opdrachten, met eventueel de bijhorende financiële repercussies, worden in een addendum aan de beheersovereenkomst opgenomen. De volgende aanvullende opdrachten zijn reeds toegewezen aan het agentschap: de opvolging van het actieplan voor meer stage- en werkervaringsplaatsen binnen de Vlaamse overheid voor het schooljaar 2006-2007 H o o f d s t u k IV - E n g a g e m e n t e n van de V l a a m s e R e g e r i n g Artikel 12. Financiële e n g a g e m e n t e n D e Vlaamse regering verbindt zich ertoe, met goedkeuring van de noodzakelijke kredieten door het Vlaams Parlement, om de financiële middelen van het agentschap (die zijn op genomen in het programma 90.2 van de algemene uitgavenbegroting van de Vlaamse Gemeenschap) niet te laten dalen onder de in de goedgekeurde begroting 2007 ingeschreven bedragen, zonder een grondige evaluatie van de toegekende middelen en de verbintenissen door beide partijen. Als bij de jaarlijkse goedkeuring van de begroting van de Vlaamse Gemeenschap door het Vlaams Parlement, de Vlaamse regering die engagementen niet kan waarmaken, of als in het geval van budgettaire noodwendigheid de Vlaamse regering genoodzaakt wordt tot dringende en onvoorziene maatregelen, geeft dit aanleiding tot het verminderd en gewijzigd uitvoeren van taken en opdrachten die in de beheersovereenkomst e n / o f het ondernemingsplan als minder prioritair worden beschouwd. Het ondernemingsplan wordt dan in ieder geval opgemaakt conform de gewijzigde budgettaire omstandigheden. Als dat noodzakelijk is, kan de beheersovereenkomst worden aangepast volgens de voorwaarden, bepaald in artikel 24. Rekening houdend met de voorziene middelen in de meerjarenbegroting, kent de Vlaamse Gemeenschap het agentschap jaarlijks de nodige financiële middelen om zijn doelstellingen te realiseren voor de financiering van: de investeringen en de werking van het agentschap de benodigde kredieten voor de leerwerkplaatsen voor de leerlingen uit het deeltijds beroepsonderwijs
Ontwerp Beheersovereenkomst Agentschap voor Overheidpersoneel — versie 6
7 maart 2007
15
-
de benodigde kredieten voor de wedden en vergoedingen in het kader van herplaatsing en uitwisselingsprogramma's de benodigde kredieten in verband met HRM en Organisatieontwikkeling en reorganisatiestudies de toekenning van de dotatie aan de DAB voor Overheidspersoneel allerhande uitgaven ter aanmoediging van de interne arbeidsmobiliteit de toekenning van de subsidie aan de vzw Sociale Dienst voor het Vlaamse Overheidspersoneel.
De toekenning van de benodigde financiële middelen wordt gekoppeld aan de kostenindex, zoals bepaald in de begrotingsinstructies van de Vlaamse regering. Wat de toekenning van de subsidie aan de vzw Sociale Dienst betreft, wordt bovendien rekening gehouden met de specifieke parameter per rechthebbende. Artikel 13. A n d e r e e n g a g e m e n t e n §1. T o e k o m s t i g e regelgeving D e voorbereiding van nieuwe regelgeving of wijziging aan de bestaande regelgeving, die van invloed zijn op het juridische kader waarbinnen het agentschap functioneert, gebeuren na onderling overleg mssen de partijen. §2. B e l e i d s o n d e r s t e u n i n g Het departement is belast met de ondersteuning van de minister bij het uitwerken van zijn beleid. Het heeft een strategische opdracht, gericht op beleidsvoorbereiding en beleidsevaluatie. O m die opdracht goed te vervullen, heeft het departement kwantitatieve en kwalitatieve informatie nodig, onder andere van het agentschap, met betrekking tot het P & O beleid. Het agentschap is belast met de beleidsuitvoering en vertaalt het door de minister ontwikkelde beleid in operationele doelstellingen met het oog op de realisatie van de gewenste beleidseffecten. O m aan beide informatiebehoeften te voldoen en zowel de beleidsondersteuning als de beleidsuitvoering te optimaliseren, zal het agentschap volgende principes naleven: het agentschap zal het departement in zijn beleidsondersteunende taak ondersteunen. O p verzoek van het departement en op eigen initiatief zal het relevante informatie aanleveren die het bekomt op basis van de veldervaring en op basis van .wat wordt opgepikt in de kennisnetwerken. het agentschap zal bijdragen aan de beleidsontwikkeling binnen de ruimere context van de Vlaamse Gemeenschap door de inbreng van zijn expertise in beleidsprojecten en de toelevering van informatie; omgekeerd wordt tegemoet gekomen aan noden van het agentschap inzake medewerking van personeelsleden van het departement (vb. m.b.t. regelgeving of corporate P&O) in concrete ondersteuningsprojecten van de lijn of in het ontwikkelen van HR-instrumenten.
Ontwerp Belxcrsovereenkomst Agentschap voor Overheidspersoneel- tersie 6
7 maart 2007
16
Er wordt in het jaarlijks ondernemingsplan mssen agentschap en departement een wederzijds trekkingsrecht ondersteunende menskracht afgesproken: vanuit het agentschap naar het departement ten behoeve van beleidsondersteunende projecten - vanuit het departement naar het agentschap ten behoeve van ondersteuningsprojecten waarbij ook aspecten van personeelsregelgeving of beleidsaspecten inzake normen en standaarden vervat zitten. Bijkomende ondersteuning bovenop het trekkingskracht kan op basis van wederzijds akkoord mssen de leidende ambtenaren. D e vragen daartoe zullen afgetoetst worden aan effecten t.a.v. de wederzijdse kerntaken en de effecten op de concrete jaardoelstellingen vervat in het ondernemingsplan. Voor het bereiken van de langetermijneffecten die de minister beoogt, is het essentieel dat naar de lijnmanagers van de andere beleidsdomeinen toe duidelijk is voor welke aangelegenheden zij zich tot het departement of tot het agentschap moeten richten (in de zogenaamde frontoffice). Duidelijkheid m.b.t. de aanspreekpunten belet niet dat met het oog op een adequaat antwoord op de vragen van de lijnmanagers het agentschap en het departement elkaar waar nuttig en nodig moeten betrekken (in de zogenaamde backoffice). Concreet wil dit zeggen dat: (1) de lijnmanagers zich tot het departement wenden met vragen m.b.t. het beleid, de personeelsregelgeving, dwingende normen en standaarden, G D P B , Emancipatiezaken, beleidsgericht wetenschappelijk onderzoek, monitoring op het niveau van de Vlaamse overheid, enz. (2) de lijnmanagers zich tot het agentschap wenden voor ondersteuning bij de uitvoering van hun opdrachten zoals interne consultancy, P&O-producten en diensten, bevragingen, ondersteunende raamcontracten, loopbaanontwikkeling, Vlimpers, enz, (3) afwijkend t.a.v. de algemene regel wendt het lijnmanagement van de departementen en de IVA's zonder rechtspersoonlijkheid zich (voorlopig tot aan de overdracht van deze taken naar Jobpunt Vlaanderen) tot het departement m.b.t. de activiteiten van de dienst rekrutering en selectie. §3. C o m m u n i c a t i e Het agentschap zal zijn rol in de externe communicatie uitvoeren binnen de globale communicatiestrategie van het beleidsdomein en in samenspraak met de minister. Het agentschap bezorgt zijn externe berichtgeving, als die mogelijk elementen van strategisch-politieke aard inhoudt, vooraf aan de minister. Na overleg met de minister wordt beslist hoe daarover gecommuniceerd zal worden. Het agentschap werkt voor wat betreft de interne communicatie binnen de Vlaamse overheid zelf een communicatiestrategie uit om het eigen aanbod bekend te maken (te promoten) bij zijn doelgroepen. Waar mogelijk en wenselijk wordt in synergie gewerkt met het departement en met de andere entiteiten van het beleidsdomein Besmurszaken.
Ontwerp BelKersotereenkomst Agentschap voor Overheidspersoneel- versie 6
7 maar'. 2007
17
§4. Toewijzing van aanvullende operationele doelstellingen Aanvullende operationele doelstellingen kunnen aanleiding geven tot extra middelen. Bij toewijzing van aanvullende operationele doelstellingen aan het agentschap zal vooraf een berekening van de benodigde middelen (personeel, budgettair) worden uitgevoerd. De administrateur-generaal van het agentschap zal onderzoeken of het agentschap deze aanvullende operationele doelstellingen op zich kan nemen en in welke mate dit kan met de beschikbare middelen, dan wel of er extra middelen moeten worden toegekend of een bijstelling van operationele doelstellingen en/o f prioriteiten noodzakelijk is.
Hoofdstuk V - Personeel Artikel 14. Personeelsstatuut Het agentschap ressorteert onder het Raamstatuut. Artikel 15. Algemene principes van personeelsmanagement, competentie- en ontwikkelbeleid Het agentschap houdt rekening met de goede praktijk volgens de managementcode P&O. Artikel 16. Vaststelling van het personeelsbehoefteplan Het agentschap zal binnen de vastgelegde dotatie zelf zijn personeelsbehoeften bepalen. Het agentschap houdt hierbij ook rekening met de goede praktijk volgens de managementcode P&O. Hoofdstuk VI - Financiële betrekkingen tussen het agentschap en de toezichthoudende overheid Artikel 17. Herkomst van de financiële middelen van het agentschap De financiële middelen van het agentschap zijn opgenomen in programma 90.2 van de algemene uitgavenbegroting van de Vlaamse Gemeenschap. Het gaat meer bepaald om de volgende basisallocaties: b.a. 01.05: Allerhande uitgaven ter aanmoediging van de interne arbeidsmobiliteit; b.a. 11.04: Wedden, vergoedingen en toelagen aan personen tewerkgesteld in het kader van tewerkstellingsmaatregelen (in de praktijk betreft het hier de financiering van leerwerkplaatsen voor leerlingen uit het deeltijds beroepsonderwijs in het kader van de realisatie van het actieplan van de Vlaamse regering van 01/07/05 voor meer stage- en werkervaringsplaatsen bij de openbare besturen); b.a. 11.05: Wedden en vergoedingen in het kader van herplaatsings en uitwisselingsprogramma's;
Ontwerp BelKersotereenkomst Agentschap voor Overheidspersoneel- tersie 6
7 maart 2007
1g
-
-
-
b.a. 11.7: wedden en toelagen IVA Oyerheidspersoneel b.a. 12.09: Uitgaven in verband met HRM en Organisatieontwikkeling en reorganisatiestudies; b.a. 12.71: algemene werkingskosten IVA Overheidspersoneel b.a. 12.78: informaticakredieten IVA Overheidspersoneel b.a. 41.01: Subsidie aan de VZW Sociale Dienst voor het personeel van de Vlaamse Overheid b.a. 41.03: Dotatie aan de dienst met afzonderlijk beheer voor Overheidspersoneel (m.i.v. activiteiten van de Kinderopvang) b.a. 74.71: overige investeringsgoederen IVA Overheidspersoneel b.a. 74.75: aankopen en investeringen informatica IVA Overheidspersoneel
Daarnaast zal het agentschap via de DAB voor Overheidspersoneel ook eigen inkomsten genereren. Deze eigen inkomsten spruiten in eerste instantie voort uit de aangerekende opleidingen (voor cursisten vanuit de verschillende beleidsdomeinen die opleidingen genoten van het centrale vormingsaanbod), aangevuld met de ontvangen bijdragen van ouders voor de deelname van hun kinderen aan de activiteiten van de kinderopvang. De aldus gegenereerde inkomsten worden gebruikt om externe leveranciers te betalen (zowel voor vorming als voor kinderopvang). In de loop van de beheersovereenkomst wordt een groeipad voor deze DAB-structuur uitgewerkt met het oog op verdere rentabilisering van het agentschap. Artikel 18: Financiële betrekkingen tussen het agentschap en de toezichthoudende overheid Driemaandelijks wordt aan de minister van Besmurszaken een stand van zaken m.b.t. de vastleggingen gegeven. Als uit de jaarlijkse evaluatie blijkt dat het agentschap zijn verbintenissen niet kan of niet is nagekomen, kan de Vlaamse regering haar financiële middelen bijsturen (in plus/in min), rekening houdend met de vaste en variabele kosten en met het effect van een eventuele aanpassing van deze financiële middelen op de dienstverlening.
Artikel 19: Algemene bepalingen inzake beheer van de financiële middelen Het agentschap kan eigen ontvangsten (van de DAB voor Overheidspersoneel) aanwenden voor allerlei uitgaven in verband met P& O-activiteiten, conform de opgelegde taken. Hoofdstuk VTI - Controle en audit; voortgangscontrole, rapportering en overleg Artikel 20: Controle en audit §1. Conform artikel 33 van het kaderdecreet is het agentschap belast met de uitbouw en de goede werking van de vereiste interne controlesystemen.
Ontwerp Beheersotereenkomst Agentschap voor Overheidspersoneel - tersie 6
7 maart 2007
19
§2. Op verzoek van de Vlaamse Regering of van de minister kan op elk moment een aanvullende externe controle worden uitgevoerd, waarbij de activiteiten en systemen van het agentschap worden geaudit. §3. De Inspectie van Financiën en de regeringscommissaris bij de vzw Sociale Dienst zullen op eerste verzoek steeds inzage kunnen hebben in alle documenten die nodig zijn om de hun toevertrouwde controleopdracht te kunnen venrullen. Het agentschap gaat het engagement aan om loyaal mee te werken aan de externe controle en audit van zijn activiteiten en systemen, uitgevoerd door de daartoe gemachtigde instanties. §4. De voornaamste bevindingen van een externe controle of audit, evenals de voortgangscontrole van de aanbevelingen, zullen worden vermeld in het jaarrapport voor de minister.
Artikel 21: Rapportering en overleg §1. Rapportering Het agentschap rapporteert aan de minister door middel van: a) een jaarlijks rapport vóór 31 maart van het volgende jaar, betreffende de uitvoering van de beheersovereenkomst gedurende het afgelopen kalenderjaar ; b) een eindrapport betreffende de uitvoering van de beheersovereenkomst sinds de inwerkingtreding ervan, zes maanden vóór het aflopen van de duurtijd van de beheersovereenkomst Indien relevant zullen we in september een halfjaarlijkse rapportering doen, specifiek dan met betrekking tot elementen waarvoor eventuele bijsturing aangewezen is.
§2. Overleg De contracterende partijen gaan het engagement aan om regelmatig overleg te plegen en systematisch alle informatie te laten doorstromen die relevant is voor de uitvoering van de beheersovereenkomst.
Hoofdstuk VIII - Evaluatie en geschillenregeling Artikel 22: Evaluatie §1. Jaarlijkse evaluatie
Ontwerp Beheersotereenkomst Agentschap voor Overheidspersoneel - versie 6
7 maart 2 0 0 7
20
De uitvoering van de beheersovereenkomst wordt jaarlijks geëvalueerd door de contracterende partijen. Dit gebeurt conform het kaderdecreet met een jaarlijks rapport vóór 31 maart van het volgende jaar, betreffende de uitvoering van de beheersovereenkomst gedurende het afgelopen kalenderjaar. Als de in de beheersovereenkomst vastgelegde verplichtingen door een partij niet worden nageleefd, plegen de partijen overleg over de te nemen bijsturingsmaatregelen. Bij de jaarlijkse evaluatie van de uitvoering van de beheersovereenkomst zullen de partijen nagaan of er al dan niet aanpassingen aan de beheersovereenkomst moeten worden aangebracht. §2. Eindevaluatie Dit gebeurt conform het kaderdecreet met een eindrapport betreffende de uitvoering van de beheersovereenkomst sinds de inwerkingtreding ervan, zes maanden vóór het aflopen van de duurtijd van de beheersovereenkomst. Het resultaat van deze evaluatie zal bepalend zijn voor de condities van een nieuwe beheersovereenkomst mssen het agentschap en de Vlaamse overheid.
Artikel 23: Geschillenregeling Aangezien een beheersovereenkomst een sturingsinstrument is, in de vorm van een werkafspraak binnen de overheid, en dus strikt genomen geen contractuele, juridisch bindende overeenkomst is mssen overheid en derden, wordt er geen mogelijkheid ingebouwd om een burgerrechtelijke procedure in te stellen, ook niet nadat alle middelen mssen de contractanten zouden zijn uitgeput. Geschillen die ontstaan bij de uitvoering van de beheersovereenkomst worden in in onderling overleg geregeld mssen de beide contractanten.
H o o f d s t u k IX - A a n p a s s i n g van de beheersovereenkomst Artikel 24: A a n p a s s i n g van de beheersovereenkomst Als zich tijdens de duur van de overeenkomst ingrijpende wijzigingen voordoen, hetzij in de maatschappelijke omgeving waarin het agentschap actiefis, hetzij in de beleidsopties, hetzij door een interventie van de Vlaamse Regering op voorstel van de Vlaamse minister, bevoegd voor financiën en begroting, t.g.v. een budgettaire noodwendigheid, en deze wijzigingen de opdrachten van het agentschap dermate veranderen dat ze niet kunnen worden ingepast in de vigerende afspraken mssen de contractanten, kan over de beheersover-
Ontwerp Beheersotereenkomst Agentschap voor Overheidspersoneel- versie 6
7 maar! 2 0 0 7
11
eenkomst op vraag van de functioneel bevoegde minister of van de minister bevoegd voor financiën en begroting opnieuw onderhandeld en aangepast worden. De beheersovereenkomst kan enkel opnieuw onderhandeld worden op vraag van de administrateur-generaal na een belangrijke wijziging van de financiële engagementen van de Vlaamse Regering tijdens de duur van de beheersovereenkomst. Elke wijziging van de beheersovereenkomst wordt in een bijakte vastgesteld.
Deel 2: Specifiek Artikel 25. Samenwerkingsovereenkomst met vzw Sociale Dienst Het agentschap werkt loyaal mee aan de uitvoering van de engagementen die worden vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst mssen de vzw Sociale Dienst en de Vlaamse Regering. De minister van besmurszaken engageert zich in dit verband om aan het agentschap hiervoor de nodige middelen ter beschikking te stellen. Artikel 26. Gevolmachtigd Onderhandelaar Pesoneelszaken De heer Frans Cornelis werd door de Vlaamse Regering bij beslissing van 22 april 2005 tot het einde van de lopende regeerperiode aangesteld als Gevolmachtigd Onderhandelaar Personeelszaken.
Artikel 27. Bekendmaking van de beheersovereenkomst De bekendmaking van de beheersovereenkomst geschiedt overeenkomstig de bepalingen betreffende de openbaarheid van bestuur, zoals geregeld door het decreet van 26 maart 2004.
Bmssel,
Frans CORNELIS Administrateur-generaal Agentschap voor Overheidspersoneel
Geert BOURGEOIj Vlaams minister van Besmurszaken, Buitenlands Beleid, Media en Toerisme
Ontwerp BelKersotereenkomst Agentschap voor Overheidpersoneel - tersie 6
7 maart 2007
22
Bijlagen Bijlage 1: visietekst AgO Bijlage 2: oprichtingsbesluit FVA Bijlage 3: besluit indeling agentschap Bijlage 4: besluit subdelegatie agentschap Bijlage 5: uitreksels beleidsnota Bijlage 6: budget Bijlage 7: overzicht indicatoren
Ontwerp BelKersotereenkomst Agentschap voor Overheidspersoneel- tersie 6
7 maart 2007
23
