DE BEHEERSMOGELIJKHEDEN IN DE NIEUWE NOTARIËLE BOEKHOUDING

NOTARIEEL BOEKHOUDEN 2008-2009

Master Notariaat Prof. dr. Johan Christiaens

DE BEHEERSMOGELIJKHEDEN IN DE NIEUWE NOTARIËLE BOEKHOUDING

Auteur:

Costeur Louis

INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE……………………………………………………………… 1 VOORWOORD…………………………….……………………………………... 3 INLEIDING…………………………….............…………………………………. 4 1. SITUERING .…………………………………………..………………………. 5 1.1.RELEVANTIE……………………………….………………………... 5 1.2.OPBOUW………………..………………….…………………………. 6 1.2.1.LITERATUURSTUDIE…………………..…….……………. 7 1.2.2.EXPERIENCESURVEY..........….……….….…..…………… 7 2.LITERATUURSTUDIE……………..……………………..……..…………….. 8 2.1.DE NOTARIS……………………………………..……..…………….. 8 2.2.NOTARIELE BOEKHOUDING..…..…………….…………………... 10 2.2.1.HISTORIEK..………..……..……….…….………………….. 10 2.2.1.1. SITUATIE VOOR 1 JANUARI 2000….…………... 10 2.2.1.2. SITUATIE VANAF 1 JANUARI 2000……….…… 13 2.2.1.3. SITUATIE VANAF 12 JANUARI 2002……….….. 14 2.2.2. BELANG VAN EEN BOEKHOUDING………..…………... 18 2.3 EFFICIENT BEHEER………………...……………….....……………. 21 2.3.1. BEGRIP……………………….……………………………... 22 2.3.2. BELANG………………..……………….…………………... 24 2.3.3. BOEKHOUDKUNDIG BEHEER …..………………………. 26 2.3.3.1. MANGEMENT EN COST ACCOUNTING………. 26 2.3.3.2. KOSTENREKENINGEN…………………………... 28 2.3.3.3. OPBRENGSTENREKENINGEN………...………... 30 2.3.3.4. DE JAARREKENING……………………………… 32 2.3.3.4.1. HORIZONTALEANALYSE……………… 32 2.3.3.4.2. VERTICALE ANALYSE…………………. 32 2.3.3.4.3. RATIOANALYSE………………………… 33 3. EXPERIENCE-SURVEY……………………………………………………… 34 3.1. COMMISSIE IKZ…………………………………………………….. 34 1

3.1.1. DOEL………………………………………………………… 34 3.1.2. AUDIT……………………………………………………….. 34 3.1.3 TOEKOMSTPERSPECTIEVEN…………………………….. 37 3.2. EMPERISCH ONDERZOEK…………………………………………..37 3.2.1. BEHEER…………………………….……………………….. 37 3.2.2. BOEKHOUDING………………….………………………… 40 3.3. SOFTWARE…………………………………………………………... 42 4. BESLUIT……………………………..………………………………………… 44 BIBLIOGRAFIE………….……………..………………………………………... 45 BIJLAGEN……..…………………………………………………………………. 51

2

VOORWOORD Tijdens mijn masterjaar notariaat heb ik voor volgende masterproef gekozen: “De beheersmogelijkheden in de nieuwe notariële boekhouding”. Vooraleer een uiteenzetting te geven van mijn onderwerp, had ik graag enkele personen bedankt die hebben bijgedragen tot realisatie van mijn masterproef. Graag wil ik alle notarissen, die anoniem blijven, en de leden van de Commissie IKZ van de Nederlandstalige gemeenschapsraad bedanken voor hun vlotte medewerking en de tijd die zij hebben vrijgemaakt voor een verkennend interview. Ten slotte wil ik ook mijn ouders bedanken die het me mogelijk hebben gemaakt dit extra diploma te behalen. Louis Costeur Heule, 15 mei 2009

3

INLEIDING De notaris vervult een cruciale rol, zowel in ons persoonlijke leven als in onze samenleving. Door zijn advies en zijn bevoegdheid om akten authentiek te verklaren, bewerkstelligt de notaris blijvende afspraken en overeenkomsten tussen burgers onderling en tussen burgers en de overheid1. Als openbaar ambtenaar verleent hij dus een brede waaier van diensten waar voor sommige zaken zijn tussenkomst wettelijk verplicht is. Toch wenden meer en meer ondernemers of particulieren zich tot de notaris voor deskundig advies buiten deze wettelijke verplichting om. Dit leidt er ons toe vast te stellen dat het notariskantoor een belangrijke functie inneemt2. Grote verantwoordelijkheden eisen een vlotte organisatie om de werking van een notariskantoor optimaal te organiseren. Het notariaat kan niet werken aan vooruitgang zonder zichzelf ook in vraag te stellen en te moderniseren. Door belangrijke en solidaire investeringen van het beroep in projecten van administratieve vereenvoudiging (vb. rondetafelgesprekken: supra), beschikken alle notarissen over dezelfde middelen om hun dienstverlening aan de burger te verbeteren. Bovendien worden notarissen en hun medewerkers - dankzij het gebruik van nieuwe technologieën (vb. REAL-kaart) - bevrijd van een reeks administratieve taken en kunnen zich zo meer concentreren op de kwaliteit van de dienstverlening aan hun cliënten3. Deze verhandeling onderzoekt of de nieuwe notariële boekhouding n.a.v. twee Koninklijke Besluiten4 ook bijdraagt tot een efficiënter beheer van het notariskantoor. De invoering van de principes van het dubbel boekhouden zorgde immers voor een grote verandering in het notariskantoor.

C. DEMIL en B. BELLENS, De notarisgids, Roeselare, Globe, 1996, p. 11; X, Het notariaat, 100% betrokkenheid (jaarverslag KFBN 2007), 2007. Geraadpleegd op 23 maart 2009). Te vinden via: http://www.notaris.be/www_notaris_be/www_notaris_be/forms/press/jaarverslag%202007.pdf 3 X, Het notariaat, 100% betrokkenheid (jaarverslag KFBN 2007), 2007. Geraadpleegd op 23 maart 2009). Te vinden via: http://www.notaris.be/www_notaris_be/www_notaris_be/forms/press/jaarverslag%202007.pdf 4 K.B. van 10 januari 2002 betreffende het beheer van de door de notaris ontvangen sommen, effecten en geldswaardige papieren aan toonder en betreffende het toezicht op de notariële boekhouding, B.S. 12 januari 2002 en K.B. van 9 maart 2003 met onder andere bepalingen aangaande de organisatie van de notariële boekhouding, het boekhoudkundig plan, de bij te houden boeken, de neer te leggen documenten en de controle, B.S. 1 april 2003 (Geraadpleegd 10 februari 2009). Te vinden via: www.ejustice.just.fgov.be/cgi/summary.pl 1

2

4

HOODSTUK 1: SITUERING In het eerste hoofdstuk wordt de relevantie van het onderwerp besproken samen met een weergave van de opbouw van de masterproef. 1.1. Relevantie Het notariaat kent een rijke geschiedenis die zijn oorspong kent in de 13e eeuw. Het is sindsdien onderhevig geweest aan heel wat veranderingen5. Het beroep van de notaris kent de laatste decennia een tendens naar modernisering. De snelle ontwikkeling van de informatica die de geboorte betekende voor CREDOC6, een dochteronderneming van de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat die specialist7 is in o.a. timestamping, elektronische handtekening, elektronische archivering… illustreert deze tendens. Alsook de recente wijzigingen in de notariële boekhouding die later worden besproken, sluiten aan bij deze beweging. Het belang van het notarisambt kan uit cijfermateriaal naar voren worden gebracht. Als de evolutie van het aantal notariële akten wordt onderzocht, merken we deze vanaf de 19e eeuw een constante groei kent met enkele terugvallen die historisch te verklaren zijn8. Uit het jaarverslag 2007 van de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat (KFBN) kan worden afgeleid dat het jaarlijks aantal akten een weerspiegeling geven van de economische conjunctuur9. Vervolgens zien we dat de meerderheid van de mensen (78%) die in contact kwamen met een notaris tevreden tot zelfs heel tevreden waren over hun bezoek en de informatie die zij ontvingen. Dit sluit aan bij de resultaten van een imago-onderzoek van 2007 (uitgevoerd door onafhankelijk onderzoeksbureau &Compagnie in opdracht van de KFBN) die peilde naar het imago van de notaris, waaruit blijkt dat heel wat ondervraagden de notaris

BRUNEEL, C., GODDING, P. en STEVENS F., Het notariaat in België van de middeleeuwen tot heden, Antwerpen, Gemeentekrediet groep Dexia, 1998, p. 7-8; 6 VERWILGHEN, M., “Van schrift naar scherm”, in BRUNEEL, C., GODDING, P. en STEVENS F., Het notariaat in België van de middeleeuwen tot heden, Antwerpen, Gemeentekrediet groep Dexia, 1998, p. 221236; 7 http://www.credoc.be/ (Geraadpleegd op 5 april 2009); 8 STEVENS, F., “De notariële activiteit, een kwantitatieve analyse van de notariële activiteit”, in BRUNEEL, C., GODDING, P. en STEVENS F., Het notariaat in België van de middeleeuwen tot heden, Antwerpen, Gemeentekrediet groep Dexia, 1998, p. 251-253. 9 X, Notarissen verleden voor tweede jaar op rijd minder akten, 22 maart 2008. (Geraadpleegd op 7 april 2009). Te vinden via: http://www.hln.be/hln/nl/936/Nieuws/article/detail/251695/2008/04/22/Notarissen-verleden-voortweede-jaar-op-rij-minder-akten.dhtml; 5

5

als bekwaam (96%) en behulpzaam (92%) beschouwen10. De beroepsernst en vakkennis als objectieve steunpilaren van het notarisambt worden daardoor extra in verf de gezet. Deze resultaten bevestigen de stelling die de KFBN er op nahoudt door de notaris te omschrijven als iemand “onbekend maar bemind”. Dit wijst erop dat het notarisambt maatschappelijk geïntegreerd is en bijgevolg verantwoordt dit het belang van een efficiënt en zorgvuldig beheer van een notariskantoor, daar zo’n beheer een determinerende factor is voor het uitbouwen van een winstgevend kantoor. Deze vaststelling kan ondersteund worden door een voortdurende stijgende tewerkstelling. Het notariaat stelde 6.741 juridische en niet-juridische medewerkers tewerk in 2008

11

.

Daarnaast zijn associaties sinds 2001 mogelijk. De KBFN stimuleert de groei van associaties. Deze, vaak grotere, kantoren hebben dus zeker baat bij een efficiënt beheer. Uit bovenstaande feiten kunnen we besluiten dat het notarisambt samen met het notariskantoor een gegeven is binnen de maatschappelijke structuren. Dit gegeven koppelen aan de term “efficiënt beheer” leidt tot een betere werking van een notariskantoor wat ten goede komt aan de streefdoelen die de KFBN voor ogen heeft. De KBFN ziet de notaris als een belangrijke schakel tussen burger en overheid die meewerkt aan verandering op een weldoordachte en verantwoorde manier om zo de rechtszekerheid te bevorderen12. Tijdens dit onderzoek zullen we bovenstaande vaststelling koppelen aan de mogelijkheden die de notariële boekhouding biedt t.a.v. het notariskantoor 1.2. Opbouw Het opzet van mijn onderzoek is proberen beter inzicht te krijgen in het mogelijkheden die de nieuwe boekhoudwetgeving biedt binnen het notariaat om zo het beheer van een notariskantoor te optimaliseren. Om een antwoord te krijgen op bovenstaande vraag, wordt eerst een beschrijving gegeven van de onderzoeksstrategieën die wordt gebruikt met een korte uitleg. In het kader van deze masterproef wordt er gekozen voor twee gebruikte strategieën:

10

X, Het notariaat, 100% betrokkenheid (jaarverslag KFBN 2007), 2007. Geraadpleegd op 23 maart 2009). Te vinden via: http://www.notaris.be/www_notaris_be/www_notaris_be/forms/press/jaarverslag%202007.pdf; 11 X, De notaris maakt tijd voor u (jaarverslag KFBN 2008), 2008.; 12 X, Het notariaat, 100% betrokkenheid (jaarverslagKFBN 2007), 2007. Geraadpleegd op 23 maart 2009). Te vinden via: http://www.notaris.be/www_notaris_be/www_notaris_be/forms/press/jaarverslag%202007.pdf;

6

1.2.1. Literatuurstudie Eerst wordt een literatuurstudie gehouden die ons toelaat voldoende informatie te verzamelen betreffende het onderwerp. De literatuurstudie is een wezenlijk bestanddeel van elk degelijk wetenschappelijk onderzoek. Zonder wetenschappelijke literatuur bestaat geen uitwisseling13. De verzamelde informatie zal worden gebruikt voor de tweede onderzoeksstrategie: de literatuurstudie maakt het mogelijk om de notaris op een juiste manier te bevragen. Naast een bespreking van de nieuwe notariële boekhouding en het notariskantoor, wordt het begrip ‘efficiënt beheer’ omschreven. Deze kernwoorden vormen de basis van de literatuurstudie. 1.2.2. Experience-survey Vervolgens gebruiken we een experience-survey. Dit gebeurt op basis van interviews van vier Vlaamse notarissen. Deze personen kunnen een weerspiegeling geven van de werking van een gemiddeld notariskantoor en hun boekhouding. Hun ervaringen kunnen een extra informatie verschaffen waardoor de theorie aan de praktijk wordt getoetst. Daarnaast wordt een vergadering van Commissie IKZ van de Nederlandstalige gemeenschapsraad bijgewoond waar gepeild wordt naar de doeleinden die binnen het notariaat m.b.t. het beheer worden nagestreefd. Tenslotte is er een interview met het softwarebedrijf SDP die het softwarepakket ‘ActaLibra’ aanbiedt De vragenlijsten zijn terug te vinden in de bijlage.

13

Faculteit Psychologie en pedagogische wetenschappen. (Geraadpleegd op 6 april 2009). Te vinden via: http://ppw.kuleuven.be/FL/probl.htm;

7

HOOFDSTUK 2: LITERATUURSTUDIE Er werd (cfr.infra) reeds gewezen op de belangrijke plaats die de notaris in het maatschappelijk leven inneemt; daarom is het interessant om de notaris even onder de loep te nemen om daarna in het volgend onderdeel dieper in te gaan op de notariële boekhouding en ten slotte af te sluiten met het begrip ‘efficiënt beheer’. 2.1. De notaris en het notariskantoor Het notariaat is voortdurend in beweging en om aan de hedendaagse noden te voldoen moet het notariaat zichzelf durven in vraag te stellen. Dit leidt er ons toe om enkele eisen vast te stellen die nodig zijn om het ambt ‘notaris’ volwaardig te vervullen. De notaris treedt immers op in verschillende hoedanigheden. Hij treedt niet alleen op als openbaar ambtenaar maar ook als bemiddelaar, raadgever, vertrouwensman,…14 Er wordt immers veel kwaliteiten van een notaris verwacht en het zal uiteindelijk de notaris zijn in de functie van vrij beroeper15 die zijn verantwoordelijkheid zal moeten opnemen niet alleen t.a.v. zichzelf maar ook t.a.v. zijn notariskantoor (cliënteel, personeel,…). Het begrip ‘raadgevingsplicht’, ongewijzigd gebleven in de nieuwe wet16, waarborgt aan de notaris zijn goed imago en zijn voortbestaan, doch deze plicht vormt tevens de meest delicate en belangrijkste bron van de notariële aansprakelijkheid17. Dit toont onmiddellijk het belang aan van een vlotte organisatie op de werkvloer. Van de notaris wordt in de eerste plaats een grote kennis verwacht. Uit het imago-onderzoek bleek reeds dat vakkennis een eigenschap is die de notaris typeert (cfr. Infra). Het werkterrein van de notaris is opvallend ruim en een gebrekkige kennis van de verschillende rechtsdomeinen kan een valkuil zijn voor een notariskantoor. Het lijkt ons vanzelfsprekend dat een volwaardige opleiding gevolgd door een ruime praktijkervaring essentieel is aan om aan deze vereiste te voldoen.

14

C. ENGELS, Inrichting van het notariaat, Universiteit Gent, 2008-2009, p. 60; J. DU JARDIN, “Welk notariaat voor de XXIste eeuw?”, T. Not., 2002, (10) p. 614; 16 Art. 9 § 2 Ventôsewet; 17 R. BOURSEAU, “La responsabilité professionnelle du notaire. Le point en 2001”, in Les responsabilités professionnelles, CUP, 2001, 243; 15

8

Tenslotte moet de notaris over de nodige bedrijfscapaciteiten beschikken om het management op het notariskantoor in goeie banen te leiden. Dit sluit naadloos aan op een vlotte organisatie en het efficiënt beheer (cfr. supra). Dit houdt in dat de notaris aan kostenbeheersing18 doet. Hij zal er een voorzichtige investeringpolitiek op nahouden om zo reserves op te bouwen die hem in slechtere economische tijden voldoende bescherming bieden. Dit geldt zeker voor een beginnende notaris die met overnamekosten te maken heeft. Een goed notaris houdt rekening met prioriteiten en de daarmee samenhangende termijnen om zo tijdig de dossiers af te handelen. Hij is communicatief enerzijds t.a.v. zijn cliënteel die graag op de hoogte wordt gehouden van eventuele vertragingen in het dossier en anderzijds t.a.v. zijn personeel die duidelijke opdrachten hoort te krijgen19. Daarnaast kadert het in zijn verplichte dienstverlening dat hij wettelijk verplicht is de diensten van zijn ambt te verlenen wanneer hij daartoe aangezocht wordt. Hij moet dus zich beschikbaar stellen voor het publiek op straffe van gemeenrechtelijke bepalingen en tuchtsancties20. De redelijkheid heeft een limitatieve vrijstaande dienstverlening of dienstweigering21 voorzien , alhoewel dit niet zo eenvoudig is daar bovenstaande verplichting wettelijk is vastgelegd22. Indien partijen de notaris een andere dag en uur willen opleggen dan degene die op redelijke wijze door de notaris aangeduid werd, indien de notaris geen provisie krijgt ter dekking van de kosten die te voorzien zijn, zijn enkele voorbeelden van de limitatieve vrijstaande dienstweigering. Tenslotte is ook het personeelsbeleid van groot belang in een notariskantoor. De administratieve en juridische medewerkers zorgen als één team voor een goed functioneren van de notaris en meer algemeen van het notariskantoor. Administratieve medewerkers die op een efficiënte, beleefde en hulpvaardige wijze kunnen communiceren en handelen met het publiek en diverse diensten, die instaan voor de vóór- en nazorg van de akten, desgevallend voor een professioneel gevoerde boekhouding, courante akten opstellen en tal van andere opdrachten en beslommeringen op zich nemen waarvoor de notaris geen tijd maar ook soms geen aanleg heeft, zijn een onmisbaar gegeven in een notariskantoor23. Anderzijds heeft de notaris ook behoefte aan juridische medewerkers die het zware juridische werk op zich nemen, voor de notaris een klankbord vormen bij juridische discussies,

18

J. VERSTRAETE, “Het notariaat voor de 21ste eeuw.”,T. Not, 2007, (11) p. 638; J. VERSTRAETE, o.c..”, T. Not, 2007, (11) p. 638-639; 20 C. ENGELS, Inrichting van het notariaat, Universiteit Gent, 2008-2009, p. 23-24; 21 C. ENGELS, o.c., Universiteit Gent, 2008-2009, p. 39; 22 Art. 3 Org. Wet 1980; 23 J. VERSTRAETE, o.c.,T. Not, 2007, (11) p. 639; 19

9

inspirerend en corrigerend optreden, specialisaties ontwikkelen, cliënten opvangen en dergelijke meer24. 2.2. De notariële boekhouding Nadat we de notaris samen met het notariskantoor besproken hebben, kunnen we ons toeleggen op het volgende aspect van deze masterproef: de notariële boekhouding. Eerst wordt de historiek van de boekhouding binnen het notariaat besproken. Daarna gaan we dieper in op het belang van het voeren van een boekhouding. 2.2.1. Ontwikkeling 2.2.1.1. Situatie voor 1 januari 200025 De notariële boekhouding heeft in België slechts in 1935 haar wettelijke basis gekregen door de invoering van een nieuw artikel 33 in de Ventôsewet. De notarisboekhouding was daarvoor nochtans niet onbestaande. De meerderheid van de notarissen hadden een boekhouding gesteund op de wettelijke verplichting van artikel 1331 B.W. maar zij had echter een bewijswaarde als ‘huishoudelijke registers en papieren’ : “Huiselijke registers en papieren leveren geen bewijs ten voordele van degene die ze geschreven heeft. Zij leveren bewijs op tegen hem: 1° in alle gevallen waarin zij uitdrukkelijk melding maken van een ontvangen beding; 2° wanneer zij uitdrukkelijk vermelden dat de aantekening gemaakt is om te voorzien in het ontbreken van een titel ten behoeve van degenen in wiens voordeel zij een verbintenis vaststellen” De verplichting tot een notariële boekhouding werd overgenomen vanuit Frankrijk. Bij decreet van 30 januari 1890 werden de Franse notarissen verplicht een boekhouding te voeren

24

J. VERSTRAETE, “Het notariaat voor de 21ste eeuw.”, T. Not, 2007, (11) p. 639; A. VAN DEN BOSSCHE, Het notariaat in Belgie, van de middeleeuwen tot heden, Gemeentekrediet, Groep Dexia, Brussel, 1998, p. 211; 25

10

en bestond voor hen het wettelijk voorschrift van het gebruik van een journaalboek, een akteboek, een grootboek en een boek van bewaring van titels en waarden26. In België werd een eerste wetsontwerp voor een verplichte notariële boekhouding ingediend door minister Lejeune op 28 april 1892. Het ontwerp was geïnspireerd op het Franse voorbeeld en voorzag de invoering van de boekhouding voornamelijk betreffende de ontvangsten voor rekening van derden. De boekhouding moest volgens het ontwerp een journaalboek, een grootboek, een kwitantieboek en een aktekostenboek omvatten. Dit ontwerp werd als wetsvoorstel nogmaals ingediend op 11 maart 1896. Noch het ontwerp, noch het voorstel kenden een bespreking. Dit toont echter reeds een bewustzijn aan op het einde van de 19e eeuw waarbij het notariaat het belang van een regelmatige boekhouding inzag. De boekhouding zou hen immers beter toelaten na te gaan of alle kosten wel betaald werden, vergissingen op te sporen, verliezen na te gaan. Op voorstel van de Federatie van Notarissen werden de eerste beslissingen om de boekhoudkundige verplichting in te voeren genomen, door onder meer de Algemene vergadering van de notarissen van het arrondissement Brussel en door de meeste andere arrondissementen op de algemene vergadering van november 1911. Deze beginselen werden verder uitgewerkt door de Federatie van Notarissen onder meer door de uitgave van een handleiding “Compatibilité Notariale” in 1933. Deze handeling werd als reglement verplicht gesteld in alle arrondissementen vanaf 1 januari 1934. De financiële moeilijkheden van de jaren dertig waren hieraan niet vreemd. Op het einde van het daarop volgende jaar kregen deze corporatieve voorschriften een wettelijke basis door de wijziging van artikel 33 van de Ventôsewet. Bij de invoering van deze wettelijke boekhoudverplichting werd bij Koninklijk Besluit van 14 december 1935 ook het toezicht op de boekhouding georganiseerd. Deze regeling was eerder beknopt en beperkte zich enkel tot het opleggen van de verplichting tot het voeren van een boekhouding. De uitwerking werd overgelaten aan de zesentwintig Kamers van Notarissen en Commissies van toezicht. Het gevolg hiervan was dat het toezicht op de boekhouding in de beginjaren heel wat problemen kende. De Commissies van toezicht waren niet voorzien op dergelijke controles. Een beroep doen op professionele auditkrachten was vaak uitgesloten daar dit dure aangelegenheden waren. De schadegevallen die naar boven kwamen, werden 26

X, Historique de la comptabilité notariale, 17 oktober 2008 (Geraadpleegd op 4 april 2009). Te vinden via : http://www.gate-notaires.fr/gatenotaires_article.php?id=297;

11

gedragen door de Notariële Zekerheid en het betrokken arrondissement, maar ingevolge een toename van het aantal schadegevallen was de Koninklijke Federatie van Belgische Notarissen genoopt om de boekhoudkundige verplichtingen en de controleregeling te verstrengen. Het zal echter duren tot 1998 vooraleer een Ministerieel besluit in het leven werd geroepen inzake het vastleggen van de door de notarissen bij te houden boekhouddocumenten27. Oorspronkelijk kende de notariële boekhouding sedert de aanpassing van de Ventôsewet bij het Koninklijk besluit nummer 231 van 14 december 1935 volgende belangrijke basisprincipes voor de notariële boekhouding28: Ten eerste moesten alle ontvangsten en uitgaven worden geboekt, welke ook de oorzaak ervan is d.w.z. dat niet alleen die handelingen die plaatsgrijpen na aanvang van een akte, maar ook elke handeling die zich bij elk optreden van de notaris in ruime zin voordoen en waarbij hij geld ontvangt of uitgeeft, in de boekhouding moeten voorkomen Daarbij moet er in ieder geval een duidelijk onderscheid aanwezig zijn tussen private en beroepsrekeningen. Vervolgens moet de boekhouding steeds worden bijgehouden zodat dat op ieder moment de toestand van het kantoor kan worden vastgesteld. Het K.B. nr. 213 van 13 december 1935 had niet in de eerste plaats tot doel een boekhouding verplicht te stellen, maar wel zekere praktijken te verbieden. Tot dan toe genoten de notarissen van een bijna ongebreidelde vrijheid om gelden van hun cliënten te bewaren en te beleggen29. In het kader van de sanering van het bankwezen werd aan de notarissen het verbod opgelegd zich te gedragen als notaris30. De wettekst is echter summier. Er werd niet bepaald welke boeken moesten werden gehouden, en evenmin werd er een rekeningplan opgelegd. Deze summiere bepaling stak schril af tegen de strakke reglementering van de boekhouding van ondernemingen. Het ontbreken van concrete richtlijnen had tot gevolg dat een werkelijke ‘jungle’ van boekhoudplannen was ontstaan31. De boekhoudverplichtingen tussen de arrondissementen vertonen een grote verscheidenheid en lacunes op het vlak van

M.B. 17 december 1998 tot vastlegging van de door de notarissen bij te houden boekhouddocumenten, B.S., 30 december 1998; 28 Artikel 33 Notariswet; 29 A. WATERBLEY, De notariële boekhouding en haar externe controle, Gent 1975, 2.2. 30 A. MICHIELSENS, Notariële Dagen van Namen, De door het notariaat geboden financiële waarborgen. Voorschriften i.v.m. de boekhouding van notarissen, Koninklijke Federatie van Belgische notarissen, 1989, p. 95; 31 A. MICHIELSENS, o.c., Koninklijke Federatie van Belgische notarissen, 1989, p. 97; 27

12

boekhoudkundige reglementering daar artikel 33 van de Ventôsewet de bevoegdheid om reglementen op te stellen aan de tuchtkamers van notarissen had gedelegeerd32. De toename van reglementen van de tuchtkamers en de ontstentenis van enige administratieve beschikking verklaarden het gebrek aan standaardisatie. Begin de jaren tachtig werd voor het notariaat een eerste poging gedaan om de boekhouding op het kantoor te houden op een computer. Daarvoor was het voeren van een geautomatiseerde boekhouding ook mogelijk maar dit was een omslachtige aangelegenheid waarbij een beroep werd gedaan op een externe firma. Rekening houdend met het succes van geautomatiseerde boekhouding werden al vlug programma’s geschreven die specifiek op het notariaat waren gericht33.

De

gebrekkige standaardisatie uitte zich ook op het vlak van informatica. De leveranciers betreurden het geen volwaardige ‘packages’ te kunnen ontwikkelen. De door de diverse arrondissementen gewenste aanpassingen zijn weliswaar gering, maar de kostprijs valt niet te onderschatten. De notarissen van hun kant worden geconfronteerd met informaticabedrijven die bij ontstentenis van een voldoende geüniformeerde markt niet kunnen investeren in producten34. 2.2.1.2. Situatie sinds 1 januari 2000 Als gevolg van de wetswijziging35 die vanaf toen in de mogelijkheid voorzag dat notarissen hun activiteit in associatie uitoefenen, werd de Ventôsewet aangepast. Van notarissen die hun activiteit in associatie uitoefenen binnen een vennootschap, wordt slechts één enkele boekhouding vereist36. Daarnaast wordt de termijnen om sommen te rubriceren van drie maanden op één maand gebracht37. Tenslotte werden de sancties bij het niet-naleving van de oorspronkelijke verplichtingen van artikel 34 en 34bis Ventôsewet afgeschaft38.

32

A. MICHIELSENS, o.c., Koninklijke Federatie van Belgische notarissen, 1989, p. 122-127; T. VERMEIRE, L’informatique au service de l’authenticité – De informatica ten dienste van de authenticiteit. Notariële toepassingen van de informatica., Brussel, Kluwer, Bruylant, 2000, p. 262-263; 34 Y. POULET en D. BROUWERS Notariële Dagen van Namen, De door het notariaat geboden financiële waarborgen. Notariële boekhouding en informatica: enkele bedenkingen. , Koninklijke Federatie van Belgische notarissen, 1989, p. 225; 35 Wet 4 mei 1999 tot wijziging van de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt , B.S. 1 oktober 1999; 36 Art. 33 Ventôsewet; 37 Ar. 34 Ventôsewet; 38 Oud art. 34ter Ventôsewet; 33

13

2.2.1.3. Situatie sinds 12 januari 2002 Er werden twee nieuwe besluiten inzake notariële boekhouding gepubliceerd namelijk: -

Koninklijk besluit van 10 januari 2002 (B.S. 12 januari 2002) betreffende het beheer van de door de notaris ontvangen sommen, effecten en geldswaardige papieren aan toonder en betreffende het toezicht op de notariële boekhouding;

-

Koninklijk besluit van 9 maart 2003( B.S. 1 april 2003) met onder andere bepalingen aangaande de organisatie van de notariële boekhouding, het boekhoudkundig plan, de bij te houden boeken, de neer te leggen documenten en de controle.

Het Koninklijk Besluit van 9 maart 2003 dat het reglement van de Nationale Kamer van Notarissen voor de organisatie van de notariële boekhouding goedkeurt, en hieraan bindende kracht geeft, introduceert in het Belgische notariaat de vermogensboekhouding als enige aanvaardbare norm. Dit betekent het einde van de uiteenlopende reglementen van de tuchtkamers en de daarmee samenhangende verwarring en complexiteit. Ten einde aan deze norm te voldoen dient de boekhouding te worden gevoerd volgens de gebruikelijke regels van het dubbel boekhouden. Deze regels houden in dat elke boeking tot uiting wordt gebracht in twee verrichtingen, zowel een debet- als een creditverrichting39. De notarissen konden door deze besluiten hun kantoor onder vorm van een vennootschap structureren. Beide boekhoudbesluiten gelden dan ook voor alle notariskantoren, ongeacht de juridische vorm (notaris natuurlijke persoon/ notarisvennootschap). De bevoegdheid tot uitwerking van een regeling voor de boekhouding en welke boeken moeten gehouden worden, ligt sindsdien niet langer meer bij de Provinciale Kamers maar bij de Nationale Kamer van de Notarissen. De vraag in welke mate het algemeen boekhoudrecht weerspiegeld wordt in een notariskantoor geeft geen eenduidig antwoord. Een notaris is geen handelaar. Hij is dus niet verplicht op basis van het algemeen boekhoudrecht een volledig, dubbele boekhouding te voeren. Maar het is daarentegen juist de geest van de Koninklijke Besluiten van 2002 en 2003 een dubbele boekhouding te voeren. Sommigen maken een onderscheid naargelang de notaris 39

J. CHRISTIAENS, F. HEPS, M. MAUS, A. MICHIELSENS, A. VAN DEN BOSSCHE, K. VAN GORP, Notariële boekhouding, in reeks Notarieel recht., Antwerpen, Kluwer, 2006, p. 63;

14

zijn ambt uitoefent als een natuurlijk persoon of als notarisvennootschap. Bij een notarisvennootschap is het algemeen boekhoudrecht van toepassing zoals voor elke handelsvennootschap. Bij een natuurlijk persoon gaat het niet om een onderneming, omdat de natuurlijke persoon geen daden van koophandel stelt en aldus niet onderworpen zou zijn aan het algemeen boekhoudrecht40. Een strekking die men moeilijk zonder bezwaar kan volgen. Het algemeen boekhoudrecht lijkt de norm te zijn waarnaar moet verwezen worden telkens er zich binnen een specifieke regeling een leemte voor doet. De dubbele boekhouding dient niet noodzakelijk geassocieerd te worden met het stellen van daden van koophandel. Enerzijds wordt het principe van de dubbel boekhouding ingevoerd als enige aanvaardbare regel zodat meteen een einde wordt gesteld aan de vroegere gangbare “kasboekhouding” die voorheen gebruikt werd in een notariskantoor en voert anderzijds een uniform rekeningstelsel in voor het notariaat41. Het Koninklijk besluit gaf een bindende kracht aan het Reglement voor de Organisatie van de Notariële Boekhouding en brengt vier onderdelen naar voor42: 1. De bepaling van de principes waaraan de notariële boekhouding dient te voldoen; 2. De bepaling van het rekeningstelsel en de van toepassing wordende rekeningen; 3. De bepaling van het beschikbaar saldo waarover elke notaris dient te beschikken; 4. De bepaling van de rapportering die door elke notaris, driemaandelijks dient te gebeuren. Daar het niet wenselijk is voor het onderzoek om in detail het reglement te bespreken wordt enkel op de relevante onderdelen ingegaan. Iedere notaris (natuurlijke persoon/notarisvennootschap) heeft de plicht een boekhouding in te voeren die “regelmatig”43 is d.w.z. dat zij moet gevoerd worden conform de regels die noodzakelijk zijn voor het voeren van een correcte boekhouding. Het boeken moet aldus gebeuren op basis van documenten, op regelmatige tijdstippen en volgens aanvaardbare waarderingsregels die op consistente wijze worden doorgevoerd overeenkomstig de 40

J. CHRISTIAENS, F. HEPS, M. MAUS, A. MICHIELSENS, A. VAN DEN BOSSCHE, K. VAN GORP, Notariële boekhouding, in reeks Notarieel recht, Antwerpen, Kluwer, 2006, p. 25; 41 J. CHRISTIAENS, F. HEPS, M. MAUS, A. MICHIELSENS, A. VAN DEN BOSSCHE, K. VAN GORP, o.c., Antwerpen, Kluwer, 2006, p. 59; 42 J. CHRISTIAENS, F. HEPS, M. MAUS, A. MICHIELSENS, A. VAN DEN BOSSCHE, K. VAN GORP, o.c., Antwerpen, Kluwer, 2006, p. 59; 43 Art. 3 K.B. 9 maart 2003;

15

gebruikelijke regels van de dubbele boekhouding gehouden wordt en die het minimum rekeningstelsel respecteert44. De boekhouding dient ten minste en te allen tijde aan volgende criteria te voldoen45: de boekhouding geeft de situatie van het kantoor weer en laat toe om de ontvangsten en uitgaven van alle aard vast te stellen die door de notaris verricht zijn, hetzij ter gelegenheid van een akte of een verrichting van zijn ambt, hetzij voor rekening van de cliënten of lastgevers. Het gebruik van de term “situatie” doelt op een duidelijke weergave van de gehele financiële toestand waarin een notariskantoor zich op een bepaald moment bevindt. Alleen de dubbele boekhouding biedt daar een voldoende waarborg voor. Dit wordt afgeleid uit de balans die het vermogen van de notarisstudie weergeeft, daar een balans alle bezittingen, schulden, rechten en plichten weerspiegelt. De boekhouding moet dan ook op een manier worden bijgehouden zodat zij op elk moment de vermogentoestand van het kantoor kan weergeven. Het is vanzelfsprekend dat de boekhouding volledig moet zijn daar zij de juiste vermogenstoestand op een juiste manier moet weerspiegelen. Vervolgens moet de boekhouding van het notariskantoor toelaten onmiddellijk de bedragen vast te stellen die verschuldigd zijn aan derden, zowel op een globale als op een individuele manier, alsook moet de boekhouding toelaten het beschikbaar saldo vast te stellen, namelijk het verschil tussen enerzijds de professionele rekeningen en speciën in kas en anderzijds de sommen verschuldigd aan cliënten. Tenslotte moet de boekhouding van een notariskantoor toelaten een betrouwbare en transparante controle mogelijk te maken. De boekhouding zal alle duidelijkheid moeten vertonen over hoe en op welke basis van welke onderliggende documenten de boekingen worden gevoerd. Het Koninklijk Besluit van 25 januari 2005 voert de elektronische boekhouding in. De verplichting tot het houden van een papieren boekhouding is sindsdien afgeschaft. Kleine notariskantoren kunnen echter nog steeds suppletief gebruik maken van deze verouderde vorm van boekhouden. Deze elektrische boekhouding moet ook voldoen aan bovenstaande criteria. Ze dient dan ook bewaard te worden en toegankelijk te zijn voor controledoeleinden.

44

J. CHRISTIAENS, F. HEPS, M. MAUS, A. MICHIELSENS, A. VAN DEN BOSSCHE, K. VAN GORP, Notariële boekhouding, in reeks Notarieel recht, Antwerpen, Kluwer, 2006, p. 60; 45 J. CHRISTIAENS, F. HEPS, M. MAUS, A. MICHIELSENS, A. VAN DEN BOSSCHE, K. VAN GORP, o.c., Antwerpen, Kluwer, 2006, p. 60-61;

16

Elke notaris moet een onderscheid46 maken tussen zijn privérekeningen en zijn professionele rekeningen47. Hiertoe is het hem verboden om in het kader van zijn uitoefening van zijn beroep van notaris een professionele rekening te openen bij een kredietinstelling, indien die niet vooraf verzaakt heeft aan het principe van eenheid van rekeningen alsmede aan de wettelijke en conventionele compensatie, dit zowel tussen de privé- en professionele rekeningen van de notaris als tussen zijn verschillende rekeningen48. Door aan dit principe te voldoen, biedt de boekhouding aan de notaris een extra zekerheid op een vlot beheer daar privé en werk strikt gescheiden worden gehouden. Tot afsluiting van deze titel geven we nog een overzicht van welke boekhoudkundige stukken de notaris moet bijhouden49: 1. Een dagboek waarin dagelijks en chronologisch alle boekhoudkundige verrichtingen van het kantoor worden vastgesteld. 2. Een grootboek waarin alle resultaten van alle bewerkingen voorkomen, houdende alle algemene en particuliere rekeningen 3. Een register van de aktekosten, chronologisch opgesteld, onder naam van de cliënt en het nummer van het repertorium, met opgaven van de door elke akte ontvangen aktekosten. 4. Een kasboek, tenzij alle kasverrichtingen volledig in het dagboek worden opgenomen. 5. Een boek van de bewaring van de effecten en waarden: de notaris moet binnen de drie maanden na ontvangst van titels en effecten aan toonder, deze bij een financiële instelling in bewaring geven. 6. Een boek van registratie: het volstaat dat eenmaal per jaar een afdruk wordt gemaakt van deze boeken, bij een geïnformeerde boekhouding. 7. Een kwijtingboek: het houden van dit boek is verplicht voor de Administratie der Directe Belastingen. 8. Een register voor de driemaandelijkse balansen van de algemene rekeningstelsels. Al deze boeken worden bijgehouden op genummerde losse en chronologische geklasseerde bladen, behalve voor het kwijtingboek dat ingebonden is, conform de fiscale voorschriften van de Minister van Financiën.

46

Cass. AR C.01.0146.F, 9 januari 2004, R&J, 2004-2005, 2005/3, p. 33; Art. 4 K.B. 9 maart 2003; 48 C. ENGELS, Inrichting van het notariaat, Universiteit Gent, 2008-2009, p. 171; 49 Art. 6 K.B. 9 maart 2003; 47

17

Zoals reeds hoger werd vermeld wordt een elektronische boekhouding geaccepteerd. Indien de notaris daarvan gebruik maakt dan volstaat een afdruk eenmaal per jaar op het einde van de maand die volgt op het boekjaar voor het geheel van de dagboeken, de balans en de rekeningen50. 2.2.2 Belang Het dubbel boekhouden vormt een registratiesysteem om de financieel-economische verrichtingen vast te leggen en samen te vatten in een financieel-economische rapportering i.h.b. balans resultatenrekening en toelichting51. De balans geeft slechts een overzicht van de vermogenstoestand weer op een welbepaald moment52. De resultatenrekening geeft een overzicht van de kosten en opbrengsten die gedurende een bepaalde periode werden gerealiseerd en brengt ons tot de winst of verlies van het boekjaar53. De toelichting bevat o.a. gegevens m.b.t. de staat van oprichtingskosten, de staat van materiële vaste activa,…54 Deze drie delen vormen samen de jaarrekening waaruit de financiële analyse kan worden afgeleid (cfr. supra). Het ‘conceptual accouting framework’ of het boekhoudkader leunt sterk aan bij de jaarrekening. Hiermee wordt het perspectief waarin de jaarrekening wordt opgesteld, bedoeld. In het notariskantoor lijkt o.i. logisch dat de notaris uitgaat van een boekhouding die zicht geeft op de financiële gezondheid. Een uitgebreid boekhoudkader laat ons toe een beter zicht te krijgen op de gang van zaken in een notariskantoor. Deze financieel-economische rapportering heeft de bedoeling om gebruikt te worden als een informatiebron55. De boekhouding geeft aanleiding tot een interne en externe rapportering56. De interne rapportering laat de notaris toe o.a. het resultaat van een bepaalde periode vaste te leggen en op lange termijn de evolutie van het notariskantoor na te gaan. De externe 50

J CHRISTIAENS, F. HEPS, M. MAUS, A. MICHIELSENS, A. VAN DEN BOSSCHE, K. VAN GORP, Notariële boekhouding, in reeks Notarieel recht., Antwerpen, Kluwer, 2006, p. 28-29; 51 J. CHRISTIAENS, Notarieel boekhouden, Universiteit Gent, faculteit economie en bedrijfskunde, vakgroep accountancy en bedrijfsfinanciering, 2008-2009, p. 8; 52 C. VAN LIEDERKERKE, G. WALRAEVENS en E. KOOLEN, Boekhouden voor het beleid, Antwerpen, Standaard Uitgeverij, 2000, p.13; 53 J. CHRISTIAENS, o.c., Universiteit Gent, faculteit economie en bedrijfskunde, vakgroep accountancy en bedrijfsfinanciering, 2008-2009, p. 11; 54 G. VAN HERCK, C. LEVEBRE en A. GAEREMYNCK, Algemeen boekhouden, Leuven, Acco Leuven/Amersfoort, 1992, p. 411; 55 R. DE VALKENEER en P.E. BROHEE: Elements de comptabilité notariale, Bruxelles, Bruylant, 1991, p. 12; 56 J. CHRISTIAENS, o.c., Universiteit Gent, faculteit economie en bedrijfskunde, vakgroep accountancy en bedrijfsfinanciering, 2008-2009, p. 27;

18

rapportering geeft o.a. informatie over de solvabiliteit van het notariskantoor en over de werking van het notariskantoor. Op dit vlak geeft de boekhouding ook informatie naar derden toe om de notariële activiteiten te beoordelen maar in dit onderzoek gaan wij na of zij daadwerkelijk wordt gebruikt om een oordeelkundig beleid voor het kantoor uit te werken57. Er moet wel worden opgemerkt dat in het kader van de controle op de boekhouding door de Commissie van Toezicht wel aandacht wordt besteed naar de organisatie van een kantoor. De deskundigen die o.a. belast zijn met de controle onderzoeken in welke mate de werking en de organisatie van het kantoor de boekhoudkundige toestand ervan beïnvloeden; dit met het oog op de bescherming van de belangen van de cliënten58. Deze controle blijkt sterk gericht te zijn op het nagaan of de liquiditeitssituatie (cfr. supra) van de notaris als ‘openbaar ambtenaar’ gezond is. Daarnaast spitst de driejaarlijkse controle59 zich op het nagaan van de gevolgen van de werking en organisatie van het kantoor op de financiële toestand van het kantoor nu en in de toekomst. Deze controlevorm gaat niet over het ‘waar en getrouw’ beeld van de boekhouding, maar vertoont veel gelijkenissen met een beleidscontrole60. De controle is vrij streng geregeld en een modernisering is wenselijk. Het kan een uitdaging zijn voor de Commissie van Toezicht om meer aandacht te besteden aan een a posteriori controle op het niveau van management van het kantoor. Een administratief handboek kan een alternatief zijn. Hierbij liggen de klemtonen op de administratieve organisatie en het interne controlesysteem van het notariaat. Op die wijze combineren zij de nagestreefde voordelen van de externe controle samen met interne beheersvoordelen voor het kantoor zelf61. Het traditionele notariskantoor werd gerund door de notaris zelf samen met zijn echtgenote als eerste klerk waardoor het minder moeilijk was om het notariskantoor te beheren althans op het vlak van personeelsbeleid. Vandaag de dag worden we meer en meer geconfronteerd met grotere notariskantoren die een vennootschapsstructuur aannemen. De invoering van de

57

J. CHRISTIAENS, Notarieel boekhouden, Universiteit Gent, faculteit economie en bedrijfskunde, vakgroep accountancy en bedrijfsfinanciering, 2008-2009, p. 8; 58 Artikel 15 Koninklijk besluit van 10 januari 2002 (B.S. 12 januari 2002) betreffende het beheer van de door de notaris ontvangen sommen, effecten en geldswaardige papieren aan toonder en betreffende het toezicht op de notariële boekhouding; 59 Artikel 21 Koninklijk besluit van 10 januari 2002 (B.S. 12 januari 2002) betreffende het beheer van de door de notaris ontvangen sommen, effecten en geldswaardige papieren aan toonder en betreffende het toezicht op de notariële boekhouding; 60 J. CHRISTIAENS, o.c., Universiteit Gent, faculteit economie en bedrijfskunde, vakgroep accountancy en bedrijfsfinanciering, 2008-2009, p. 143; 61 J. CHRISTIAENS, o.c., Universiteit Gent, faculteit economie en bedrijfskunde, vakgroep accountancy en bedrijfsfinanciering, 2008-2009, p. 145;

19

mogelijkheid om als geassocieerd notaris aan te sluiten bij een notariskantoor bevestigt dat het notariskantoor niet langer meer een gesloten onderneming is. De notariële boekhouding geeft dus wel een zicht op het vermogen van het kantoor maar laat het niet toe om vast te stellen welke de resultaten van de verschillende activiteiten zijn (vb. per dossier). De notaris kan dit wel bereiken door een analytische boekhouding te voeren waarin kosten en opbrengsten toegewezen worden naar de individuele “dossiers” en aldus gegroepeerd worden per ambtelijke activiteit. Deze informatie kan gekoppeld worden aan beleidsboekhouding (vb. kostencalculatie)62. De notaris krijgt dan een overzicht van elke cliënt samen met het ereloon en de gevoerde kosten. Hierdoor krijgt de notaris een klare kijk op de zaken en kan o.a. uit zijn boekhouding afleiden wat het rendement of de kosten per dossier zijn. De notaris zal uit deze gegevens bepaalde financiële beslissingen beter in overweging kunnen nemen om zo een vlotter beheer van zijn kantoor te bekomen (cfr. supra). De analytische boekhouding is echter niet verplicht maar kan in het kader van ons onderzoek zeker en vast een aanbeveling zijn. Vaak is zij een deel van bepaalde software pakketten63. Tenslotte moet nog gewezen worden op het belang van het notarieel rekeningstelsel64. In tegenstelling tot Frankrijk waar reeds in 196965 het bewustzijn van het voordeel van een uniform rekeningstelsel aanwezig was, heeft België lang gewacht tot het invoeren van een notarieel rekeningstelsel. Dit houdt in dat binnen het notariskantoor gebruik wordt gemaakt van een gestructureerd geheel van rekeningen om transacties boekhoudkundig te registreren. Het rekeningstelsel opgelegd voor notariskantoren beantwoordt in ruime mate aan de bepalingen opgelegd door het Koninklijk Besluit 12 september 1983 dat de minimumindeling van het Algemeen Rekeningstelsel voor ondernemingen heeft vastgelegd66. Op deze wijze heeft de wetgever er voor gezorgd dat een minimum aantal rekeningen worden aangehouden, maar dat waar nodig een verdere aangepaste detaillering kan worden opgelegd67.

62

E. DE LEMBRE, W. BRUGGEMAN, W. GEORGES, R. PAEMELEIRE en E. VAN GEYT, Analytisch boekhouden en kostencalculatie, Leuven, Wolters Leuven, p.17-18; 63 J. CHRISTIAENS, Notarieel boekhouden., Universiteit Gent, faculteit economie en bedrijfskunde, vakgroep accountancy en bedrijfsfinanciering, 2008-2009, p. 26; 64 Art. 7 K.B. 9 maart 2003; 65 Y. SALATS, Comptabilité notariale: perspectives, Grenoble, Libraires Techniques 1969, 66 J. CHRISTIAENS, Boekhoudhervorming notariaat, in Rechtskronieken van het Notariaat I, Brugge, Die Keure, 2002, p. 131; 67 J. CHRISTIAENS, o.c.., Universiteit Gent, faculteit economie en bedrijfskunde, vakgroep accountancy en bedrijfsfinanciering, 2008-2009, p. 17;

20

Elke rekening heeft een uniek nummer en unieke naam zodat verwarring wordt vermeden en een uniform stelsel voor alle kantoren wordt gebruikt. Het de bedoeling van het rekeningstelsel ten eerste inzicht mogelijk te maken in het vermogen en de financiële positie van het notariskantoor. Ten tweede, om vlot het resultaat van het kantoor over het afgelopen jaar te berekenen en ten derde de rechten en plichten van het notariskantoor af te lezen uit de boekhouding68. Zo zal de notaris, als manager van zijn kantoor, een duidelijk inzicht wenst te verkrijgen in de kosten en de baten van zijn studie, in de financiële structuur, in de solvabiliteitsanalyse- en liquiditeitspositie van zijn onderneming, een verdere opsplitsing van bepaalde rekeningen in zijn rekeningstelsel voorzien. Deze verdere opsplitsing zal hem toelaten om op een efficiënte wijze de evolutie van zijn kantoor te onderkennen en deze, indien noodzakelijk, bij te sturen69. Uit bovenstaande uiteenzetting wordt afgeleid dat de notariële boekhouding van belangrijke waarde is voor een notariskantoor. Notariële boekhoudregels zijn aldus ontwikkeld zowel ten behoeve van het notariskantoor als ten behoeve van derden die belast zijn met de controle70. Het zorgt vooral voor structuur en laat toe de notaris zijn notariskantoor met voldoende transparantie rendabel te ‘runnen’. 2.3. Efficiënt beheer Nadat we het belang van een notariële boekhouding hebben aangetoond, wordt vervolgens de link gelegd met het beheer van het notariskantoor . Tijdens dit onderdeel worden de mogelijkheden onderzocht die het beheer en de organisatie van het notariskantoor optimaliseren. Eerst wordt het begrip gevormd aan de hand van een aantal factoren, vervolgens wordt het belang aangetoond en tenslotte wordt het boekhoudkundig beheer besproken.

68

J. CHRISTIAENS, Boekhoudhervorming notariaat. in Rechtskronieken van het Notariaat I, Brugge, Die Keure, 2002, p. 131; 69 .J CHRISTIAENS, F. HEPS, M. MAUS, A. MICHIELSENS, A. VAN DEN BOSSCHE, K. VAN GORP, Notariële boekhouding, in reeks Notarieel recht., Antwerpen, Kluwer, 2006, p. 75 70 E. DE LEMBRE, J. ANTOINE, M. LEVEBRE, E. MAESEN, R. PAEMELAERE, H. THEUNISSE, M. VANDER LINDEN, E. WYMEERSCH, Boekhoudprincipes, IRE-IBR, 1981, p. 93;

21

2.3.1 Begrip In hoofdstuk 1 werd het belang en de grote verantwoordelijkheid van het notarisambt aangehaald. Het notariskantoor dient dat ook naar behoren geleid te worden. Het is het hoofd van een onderneming, in casu de notaris, die verantwoordelijk wordt gesteld voor het beheer van de onderneming, in casu het notariskantoor (cfr. infra). Hij dient er in te slagen om het kantoor optimaal te

laten renderen. Een goed beheer laat ons toe een rendabel

bedrijfsresultaat te bereiken met hogere opbrengsten en verantwoorde kosten (cfr. supra). Tal van factoren bepalen de organisatie van een onderneming in het algemeen. Het efficiënt beheren van een onderneming omvat het geheel van activiteiten die richtinggevend zijn voor haar toekomst. Vooraleer de boekhoudkundige invloed te onderzoeken, wordt aan de hand van aantal andere factoren het begrip ‘efficiënt beheer’ gevormd. Een eerste factor die bepalend is voor een efficiënt beheer is de interne en de externe communicatie71. De interne communicatiedienst van de KFBN ondersteunt de notariële instellingen bij hun communicatie aan het notariaat. De REAL-kaart, de professionele elektronische identiteitskaart van de notaris waardoor hij toegang heeft tot de notariële gemeenschap toont dit aan. De externe communicatie spitst zich vooral toe naar derden maar is in dit onderzoek niet aan de orde. Er werd reeds gewezen op het relevantie van een vlotte communicatie binnen het notariskantoor in het kader van de managementcapaciteiten van de notaris. Het zijn ook die managementcapaciteiten die het beheer mee bepalen (cfr. infra). Vervolgens werd er door de studiedienst van de KFBN en het Sociaal Secretariaat van het Notariaat verscheidene projecten opgesteld die streven naar de optimalisering van de werking van notariskantoren. In het kader van een beter kantoormanagement , werden twee piloottrajecten opgestart waarbij notarissen van eenzelfde regio elkaar regelmatig ontmoeten met de bedoeling om in alle openheid ervaringen uit te wisselen over de dagelijkse gang van zaken in hun kantoor. Deze besprekingen werken inspirerend en kunnen op termijn leiden tot algemene aanbevelingen in het kader van integrale kwaliteitszorg72. Een volgende factor die het beheer mee bepaalt, is de vorming van de notaris en zijn medewerkers. De Nederlandstalige gemeenschapsraad biedt talrijke vormingsactiviteiten aan. De steeds toenemende interesse voor cursussen i.v.m. people-management en time71

X, Het notariaat, 100% betrokkenheid (jaarverslag 2007), 2007, p. 29. Geraadpleegd op 23 maart 2009). Te vinden via: http://www.notaris.be/www_notaris_be/www_notaris_be/forms/press/jaarverslag%202007.pdf 72 X, Het notariaat, 100% betrokkenheid (jaarverslag 2007), 2007, p. 30. Geraadpleegd op 23 maart 2009). Te vinden via: http://www.notaris.be/www_notaris_be/www_notaris_be/forms/press/jaarverslag%202007.pdf

22

management toont aan dat meer en meer notarissen belang hechten aan de managementverantwoordelijkheid die ze dragen binnen het kantoor73. Administratieve vereenvoudiging spaart het kantoor heel wat tijd uit, die enkel de kwaliteit van het notariskantoor ten goede komt. Zo werd op 1 maart 2007 een applicatie gelanceerd die het mogelijk maakt om berichten in het kader van een onroerendgoedtransactie elektronisch te verzenden aan de sociale en fiscale sector 74. Zoals hierboven bleek, neemt informatica meer en meer een onmiskenbare plaats in de werking van het notariskantoor. Een citaat van notaris T. VERMEIRE die zich uitspreekt over de administratie van twintig jaar geleden bevestigt dit: “Teneinde achteraf de nodige informatie terug te vinden en de nodige controle uit te oefenen op de goede werking van een kantoor diende een belangrijk gedeelte van de activiteiten van het kantoor gewijd te worden aan het bijhouden en klasseren van gegevens, waarbij bovendien dezelfde informatie verschillende keren werd verwerkt en gekopieerd.”75. De voordelen van de nieuwe technologieën worden aangewend voor

een effectieve

administratieve vereenvoudiging en een betere dienstverlening. De KFBN heeft in 2006 beslist om alle informatica-activiteiten onder te brengen in haar dochteronderneming Credoc Services (cfr. supra)76. Het vaststellen van de benodigde productiemiddelen voor het uivoeren van de activiteiten (vb. vastleggen van de taken en de wijze waarop de uitvoering ervan wordt gecontroleerd) en toetsen van alle kosten aan hun economisch nut zijn belangrijke elementen die de organisatie van een kantoor stimuleren. Andere factoren worden besproken als we dieper ingaan op boekhoudkundig aspect daar deze factoren een sterke band met het boekhouden vertonen.

73

X, Het notariaat, 100% betrokkenheid (jaarverslag 2007), 2007, p. 31. Geraadpleegd op 23 maart 2009). Te vinden via: http://www.notaris.be/www_notaris_be/www_notaris_be/forms/press/jaarverslag%202007.pdf 74 X, Het notariaat, 100% betrokkenheid (jaarverslag 2007), 2007, p. 28. Geraadpleegd op 23 maart 2009). Te vinden via: http://www.notaris.be/www_notaris_be/www_notaris_be/forms/press/jaarverslag%202007.pdf 75 J. DU JARDIN, “Welk notariaat voor de XXIste eeuw?”, T. Not., 2002, (10) p. 615; 76 X, Het notariaat, 100% betrokkenheid (jaarverslag 2007), 2007, p. 28. Geraadpleegd op 23 maart 2009). Te vinden via: http://www.notaris.be/www_notaris_be/www_notaris_be/forms/press/jaarverslag%202007.pdf

23

2.3.2 Belang Het belang van een efficiënt beheer lijkt vanzelfsprekend. Een notaris die zijn kantoor niet beheert naar behoren, kan zichzelf in financiële problemen brengen en zich in een toestand van insolvabiliteit brengen. Omwille van zijn grote verantwoordelijkheid moet de notaris genieten van een absoluut vertrouwen en dientengevolge bekwaam en solvabel te zijn77. Hij kan immers de werkzekerheid van zijn medewerkers aantasten indien hij geen rekening houdt met aangehaalde factoren. Daarenboven kan hij in uitzonderlijk gevallen failliet worden verklaard78. Dit zal slecht mogelijk zijn indien de notaris artikel 6, 6° Organieke Wet Notariaat niet naleeft. Deze bepaling houdt een verbod in voor de notaris om daden van koophandel te stellen. De notaris kan echter in feite de hoedanigheid van koopman79 (handelaar) verkrijgen en kan, indien hij daadwerkelijk ook koopman (handelaar) is geworden, failliet verklaard worden bij de vervulling van de voorwaarden80 voor een faillissement81. Daarnaast kan hij nog strafrechtelijk worden vervolgd bij toepassing van de artikelen 489 en 490 Sw. betreffende de misdrijven in verband met het faillissement. De commissie van controle van de boekhouding van notarissen82 kan op grond van het gemeenrechtelijke zorgvuldigheidcriterium83 worden aangesproken84 indien de commissie de controle niet op een ernstige en grondige wijze zouden uitvoeren85 Uit een onderzoek in Nederland86 is gebleken dat mismanagement, een riskant financieel beleid (te hoge personeelskosten en een gebrekkige accountancy informatie) en een ondeskundig ondernemerschap (vb. gebrekkige interne communicatie) belangrijke oorzaken zijn voor een faillissement. In België werd een onderzoek gevoerd door Graydon Belgium C. ENGELS, Notariële plichtenleer, Universiteit Gent, 2008-2009, p. 15; C. DE BUSSCHERE, “Het faiilissement van een notaris: een zeldzaam geworden aangelegenheid”, T. Not., 2008, p. 419; 79 Gent 22 februari 1883, B.J. 1883, 920; Gent 15 juli 1898, Ann. not. 1900, 297, met noot, Jur. Comm. Fl. 1900, 22, nr. 2151; 80 Art. 2 lid 1 van de Faillissementswet van 8 augustus 1997; 81 X. MICHAELIS, “A propos de faillites de notaires”,Rev. faill. 1953-54, 42-45, ook gepubliceerd in J.T. 1954, 733 82 C. DE BUSSCHERE, o.c.,T. Not., 2008, p. 428; 83 Art. 1382-1383 B.W.; 84 X. MICHAELIS, o.c., Rev. faill. 1953-54, 42, en J.T. 1954, 733, 85 R. DE VALKENEER, Précis du notariat, Brussel, 2002, 258; J. FAGNART,“La responsabilité des organes de contrôle”, in R. DE VALKENEER en J. LEDOUX (ed.), Lacomptabilité notariale, Brussel, 1993, 371 86 A. TEN VERGERT en B. VAN DER WEIDE, Leereffecten van een faillissement: onderzoek onder herstaters MKB, Economisch Bureau ING & Ministerie van Economische Zaken, 2001, p. 9-10. (Geraadpleegd op 8 april 2009). Te vinden via: http://www.curatoren.nl/fo/docs/leereffecten%20van%20een%20faillissement.pdf. Zie ook: http://www.business-it.nl/files/tag-research.php 77

78

24

nv87 die een leidinggevende positie inneemt inzake handels- en marketinginformatie, kredieten debiteurenbeheer en oorzaken van faillissementen. Uit het onderzoek bleek dat wanbeheer (80,3%) de belangrijkste oorzaak van een faillissement 88. Er wordt hier gewezen op het belang van boekhoudkundige informatie als middel om faillissement te vermijden. Uit het onderzoek wordt planning, organisatie en personeel als een ondernemingsafdeling aangehaald als succesfactor in een onderneming89. Een slecht functionerend beheer kan dus aanleiding geven tot een toestand van onvermogendheid. Een plichtsgetrouwe notaris die het verbod om handel te drijven vervat in voormeld artikel 6, 6° Organieke Wet Notariaat stipt naleeft, kan niet failliet verklaard worden omdat hij geen koopman is. Maar hij kan niettemin door diverse omstandigheden, gedragingen of nalatigheden, onvermogend geraken90. De vereiste dat de notaris het openbare vertrouwen moet genieten, houdt in beginsel ook in dat de notaris solvabel is91. Het onvermogen van een notaris kan dus een vordering tot schorsing of afzetting92 van de notaris wettigen, mits dit onvermogen goed ‘gekarakteriseerd’ is93. In het kader van de analyse van een concreet geval kan het daarbij van belang zijn te weten, onder andere, welke het professionele verleden van de notaris was, o.a. op tuchtrechtelijk gebied, welke de oorzaken van de insolvabiliteit van de notaris zijn welke de graad van bekendheid van diens insolvabiliteit is, en of deze insolvabiliteit al of niet omkeerbaar is en desgevallend op welke termijn94. Uit de rechtspraak kan volgend voorbeeld bovenstaande stelling illustreren. Een notaris werd geoordeeld tot gerechtelijke afzetting van een notaris wegens een ‘gekarakteriseerd’ kennelijk onvermogen, gepaard met divers deontologische fouten en onregelmatigheden95. 87

http://www.graydon.be (Geraadpleegd op 8 april 2009) J. DE BOTSELIER, Faillissementen en gerechtelijke akkoorden, 2004 (Geraadpleegd op 8 april 2009). Te vinden via: http://www.6minutes.be/NL/Artikel.aspx?ArtikelID=810&RubriekID=10. 89 A. TEN VERGERT en B. VAN DER WEIDE, Leereffecten van een faillissement: onderzoek onder herstaters MKB, Economisch Bureau ING & Ministerie van Economische Zaken, 2001, p. 20. (Geraadpleegd op 8 april 2009). Te vinden via: http://www.curatoren.nl/fo/docs/leereffecten%20van%20een%20faillissement.pdf. 90 C. DE BUSSCHERE, “Het faiilissement van een notaris: een zeldzaam geworden aangelegenheid”, T. Not., 2008, p. 430; 91 Rb. Oudenaarde 12 augustus 1857, B.J. 1858, 476; Rb. Dendermonde 9 augustus 1879, Pas. 1880, III, 48; Brussel 1 juni 1910, Ann. not. 1910, 318, Rev. prat. not. b. 1911, 59, met noot, bevestigend: Rb. Tournai 6 april 1910, Ann. not. 1910, 173; Rb. Charleroi 5 november 1932, Rev. prat. not. b. 1933, 201; Rb. Charleroi 6 januari 1933, Rev. prat. not. b. 1933, 200. 92 C. ENGELS, Inrichting van het notariaat., Universiteit Gent, 2008-2009, p. 54-64; 93 C. DE BUSSCHERE, o.c., T. Not., 2008, p. 430; 94 R.P.D.B., t. VIII, Brussel, 1936, v° Notaire, 865, nr. 1731; 95 Rb. Nivelles 14 juli 1886, Rev. prat. not. b. 1886, 688. 88

25

2.3.3. Boekhoudkundig beheer In dit onderdeel worden verschillende boekhoudkundige aspecten die ingevoerd werden naar aanleiding van het K.B. 9 maart 2003 toegelicht die van positieve betekenis kunnen zijn voor het rendabel leiden van een notariskantoor. Het doel van dubbel boekhouden is immers geen doel op zichzelf maar moet tevens als beleidsinstrument worden gebruikt96. Deze theoretische benadering wordt tijdens de experience-survey op de proef gesteld. Daarenboven moet de aandacht gevestigd worden op de aangepaste boekhoudkundige software die het kantoor tijd bespaart (cfr. infra)97. Eerst worden de principes van ‘management en cost accounting’ besproken. Vervolgens worden binnen de kostenrekeningen het personeelsbeleid, één van de succesfactoren van een onderneming (cfr. supra) en de aktekosten besproken. In het kader van de opbrengstenrekeningen wordt het ereloon besproken. Tenslotte eindigen we met de financiële analyse van de jaarrekening 2.3.3.1. Management en cost accounting Het domein van de accountancy-activiteiten strekt zich uit over de hele financiële gebeuren binnen een kantoor, zodat het accounting systeem van een kantoor wellicht haar belangrijkste informatiesysteem uitmaakt. Traditioneel wordt het domein van de accountancy-activiteiten opgedeeld in ‘financial accounting’ en in ‘management accounting’. Financial accounting wordt gedefinieerd als de activiteit die gericht is op de ontwikkeling van de algemene financiële staten , die in de eerste plaats informatie verschaffen aan derden over de financiële toestand van het kantoor. ‘Management accounting’ wordt gedefinieerd als de activiteit die gericht is op het verzamelen, het ordenen, het samenvatten en analyseren van informatie, en dit teneinde de notaris in het kantoor bij te staan bij het nemen van beslissingen en het uitvoeren van controle-activiteiten. Daar waar ‘financial accounting’ steeds betrekking heeft op ex post informatie (historische gegevens), zal management accounting zich zowel baseren op historische als verwachte toekomstige gegevens (vb. kostprijzen). ‘Management accounting’ vormt ook de basis voor de beheerscontrole, die moet bijdragen tot de realisatie van een zo groot mogelijke efficiëntie in het beheer en het beter realiseren van de doelstellingen van het kantoor. 96

E. KOOLEN , C. VAN LIEDERKERKE eng. WALRAEVENS, Boekhouden voor het beleid, Antwerpen, Standaard Uitgeverij, 2000, 325; 97 F. VAN DER GRIFT en A.H. VAN DER BOOM, Boekhouden en computer 1: Financiële boekhouding, Wolters- Noordhoff, Groningen, 1995, p. 6;

26

Om te voldoen aan de vereisten van een volwaardig beleidsinstrument is de boekhoudkundige registratie geëvolueerd van een eenvoudige kasboekhouding naar een vermogensboekhouding waarin niet alleen kasverrichtingen (uitgaven en inkomsten), maar ook de wijzigingen in de samenstelling van het vermogen en de ontwikkeling van de boekhouding perioderesultaat worden geregistreerd In het kader van het ‘management accounting’ speelt ‘cost accounting’98 een onmiskenbare rol in de werking van een onderneming. De ‘cost accounting’ verzamelt zowel financiële als niet-financiële gegevens die gerelateerd worden aan de organisatie van een onderneming en heeft als doel de kostprijs99 van een dienst of product te verlagen. Door deze

vorm van accounting slaagt de onderneming erin om informatie uit de

boekhouding te halen om beslissingen te nemen. Deze beslissingen worden genomen vanuit een wisselwerking van gegevens100. Deze gegevens worden gebaseerd op de wensen van consument, succesfactoren van een onderneming (vb. tijd, kostprijs, kwaliteit,…) en een ‘value-chain’ waarin o.a. marketing, research and development (R&D), productie,… worden ingebracht. De onderneming maakt een planning op waar de realisaties van een onderneming naar voren worden gebracht. De onderneming stelt een budget op samen met een budgettair controlesysteem101. De kosten bepalen het budget mee. Hierbij moet een onderscheid worden gemaakt tussen de variabele kosten in een onderneming (vb. aankoop grondstoffen) en de vaste kosten (vb. personeelskosten, afbetaling lening). De kosten krijgen ook een bestemming voor verscheidene doeleinden. Zo zal een ‘cost allocation’ de onderneming informatie geven over de te verwachten inkomsten zodat economische beslissingen doordacht worden genomen102. Zij zal managers en personeel motiveren en om bepaalde kosten te rechtvaardigen. Daarnaast zal in een onderneming voorraadmethodes gehanteerd worden die een invloed uitoefenen op de werking van een onderneming.

98

A. BHIMANI, Strategic finance and cost management, London, Management Press, 2005, p.1; R. S. KAPLAN en R. COOPER, Cost & effect, using intergrated cost systems to drive profitability and performance, Boston, Harvard business scholl press, 1998, p. 20; 100 A. BHIMANI, C. T. HORNGREN, G. FOSTER en S. M. DATAR, Management and cost accounting, Harlow, Pearson Education Limited, 2005, p 14-15; 101 R. N. ANTHONY en V. GOVINDARAJAN, mangagement, control systems, New York, Mcgrax-Hil/Irwin, 2007, p. 380; 102 A. BHIMANI, C. T. HORNGREN, G. FOSTER en S. M. DATAT, Management and cost accounting, Harlow, Pearson Education Limited, 2005, p 135; 99

27

Het notariskantoor kan niet altijd een beroep doen op deze economische principes die wel gehanteerd worden in grote ondernemingen. De oorzaak is te wijten aan verschillende factoren. Eerst een vooral heeft een notariskantoor een vaste kostenstructuur. De personeelskosten, aktekosten en afbetalingen van lening door overname bepalen meestal de kost van een kantoor. Een vlot beheer (vb. ‘time-sheeting’) kunnen deze kosten doen dalen. Het audit-project van de Commissie IKZ van de Nederlandstalige raad verdiept zich in deze materie. Methodes die een efficiënter beheer van de variabele kosten nastreven kennen geen toepassing in een notariskantoor of zijn op zijn minst niet determinerend voor het kantoor. Vervolgens is de notaris een openbaar ambtenaar. Zijn statuut wordt wettelijk geregeld waardoor de notaris als ondernemer minder bewegingsvrijheid heeft. Het ambt van de notaris valt onder het reclameverbod103 en het ereloon van de notaris is wettelijk vastgelegd104. Het tarief is van openbare orde en alle daarmee strijdige overeenkomsten zijn nietig105. Er kan gewezen worden naar de niet-getarifeerde ereloon die in principe vrij worden vastgesteld. Het advies van de Kamer van de notarissen over deze erelonen heeft geen kracht van wet, maar de notaris heeft een deontologische plicht om zich aan de principes van de Kamer te houden zodat zijn bewegingsvrijheid ook op dit vlak beperkt is. Er dient opgemerkt te worden dat iedere reglementering m.b.t. niet-getarifeerde erelonen of salarissen een

vorm van

kartelvorming is die zowel door het Belgisch recht, als door het Europees Gemeenschapsrecht verboden zijn106. Een notariskantoor heeft ook geen voorraden en de methodes die ondernemingen gebruiken (vb. FIFO-methode) om het bedrijfsresultaat te beïnvloeden zijn niet relevant voor een notariskantoor. Tenslotte worden de mogelijkheden van ‘cost accounting’ verder uitgehold omdat een notariskantoor geen rekening hoeft te houden met marketing, research and development, hoge productiekosten,… 2.3.3.2. Kostenrekeningen Het notariskantoor draait niet enkel met een notaris, hij wordt geholpen bij het behandelen van de dossiers door meerder personen (cfr. infra). Het gemiddeld aantal medewerkers in een notariskantoor bedraagt 5,5 en enkele kantoren hebben tot meer dan 21 medewerkers in

103

C. ENGELS, Notariële plichtenleer, 2008-2009,Universiteit Gent, faculteit rechtsgeleerdheid, p. 13; K.B. van 16 december 1950 tarief van de honoraria der notarissen, B.S. 25 december 1950; 105 Art. 1 Wet van 31 augustus 1891; 106 C. ENGELS, Inrichting van het notariaat, 2008-2009, Universiteit Gent, faculteit rechtsgeleerdheid, p. 143; 104

28

dienst107. Het personeel is dus een grote kost voor het kantoor en bijgevolg bepalend voor het resultaat. De aanwerving van nieuw personeel is een heel doordachte keuze van de notaris. Medewerkers hebben vaak een lange inwerkingperiode nodig. Daarenboven kent het notariskantoor m.b.t. de notariële juristen die het kandidaatsexamen succesvol hebben afgelegd een heel groot personeelsverloop108. De extra aanwerving van een medewerker betekent een extra kost voor het kantoor. Het voeren van een aangepast personeelsbeleid binnen de mogelijkheden van het kantoor bepaalt dus in grote mate het beheer van het kantoor. Het is de vraag of de boekhouding duidelijkheid kan brengen in deze materie. De kosten van het personeel zijn terug te vinden onder het rekeningnummer 620 (bezoldigingen). Daarbij wordt een onderscheid gemaakt tussen twee situaties109. In de eerste situatie valt de loonadministratie binnen het kantoor waar zowel het kostenelement als het schuldelement (de instantie waaraan moet betaald worden) duidelijk naar voor komen. In de tweede situatie wordt de loonadministratie geregeld via een erkend sociaal secretariaat. Het voordeel van deze regeling is dat de notaris zich niet moet bezighouden met berekeningen die door regelmatige veranderingen in de sociale wetgeving een complex gegeven zijn. De notaris moet enerzijds het nettoloon uitbetalen aan het personeel en anderzijds de bedrijfsvoorheffing, de RSZ en het commissieloon storten op de rekening van het erkend sociaal secretariaat. Het secretariaat komt de verdere verplichtingen t.o.v. RSZ en administratie bedrijfsvoorheffing na geeft een loonstaat af aan de notaris die o.a. de brutovergoeding, commissieloon, … weergeeft. Daar het aantal medewerkers een verband houdt met het aantal akten die verleden worden op het kantoor110, en bijgevolg het resultaat van het kantoor bepalen, is het belangrijk dat de notaris een overzicht heeft op de kosten die gepaard gaan met het tewerkstellen van het personeel. De boekingen geven een duidelijk overzicht en informeren de notaris naar de

X, De notaris maakt tijd voor u (jaarverslag KFBN 2008), 2008, p. 21; J. VERSTRAETE, “Het notariaat voor de 21ste eeuw.”, T. Not, 2007, (11) p. 639; 109 J. CHRISTIAENS, Notarieel boekhouden , Universiteit Gent, faculteit economie en bedrijfskunde, vakgroep accountancy en bedrijfsfinanciering, 2008-2009, p.113-116; 110 P. KOSTEN, Economische analyse notariaten in Limburg, thesis licentie in de toegepaste economische wetenschappen major integrerend ondernemerschap, Universiteit Hasselt, 2006-2007, p 41-46; 107

108

29

personeelskosten. Naast de bezoldigingen geeft de boekhouding ook informatie over de vergoeding voor zelfstandige medewerkers en het vakantiegeld van de medewerkers. In de notariële boekhouding gaat er ook een aandacht uit naar de boekingen van aktekosten. Daar de notaris verscheidene relaties onderhoudt met diverse administraties (hypotheekkantoren, registratiekantoor, gerechtskosten, centraal register der testamenten, kadaster en OVAM) moeten deze relaties duidelijk afgelijnd zijn. Traditioneel is de notaris verplicht een boek onkosten-akten erop na te houden. Voordien was dit een hulpboek , dat niet rechtstreeks in het boekhoudkundig circuit moest ingeschakeld worden. Het volstond om de kosten geglobaliseerd in het dagboek en/of grootboek te vermelden. Deze globalisatie werd vertaald in vier posten, per akte en per cliënt: a. een rubriek erelonen b. een rubriek registratierechten c. een rubriek rollen en vacaties d. de werkelijke overige aktekosten Er was geen verplichting111 deze laatste post verder in te delen naar bovengenoemde administraties. De nieuwe notariële boekhouding komt daar aan tegemoet door voor elk van deze administraties een afzonderlijk rekeningnummer te voorzien. Dit maakt de boekhouding veel doorzichtiger en hierdoor kan uit de boekhouding worden afgeleid of alle formaliteiten vervuld werden. Daar in vroegere wetgeving slechts een kasboekhouding werd gevoerd die minder overzichtelijk was, kan besloten worden dat de nieuwe boekhoudregeling betreffende de bezoldigingen en aktekosten bijdraagt tot een beter beheer van het notariskantoor. 2.3.3.3. Opbrengstenrekeningen Op de rekening nummer 700 van het minimum rekeningstelsel worden enerzijds de erelonen (vergoedingen in de hoedanigheid van openbaar ambtenaar) en anderzijds salarissen (vergoedingen in de hoedanigheid van zakenman) geboekt.

111

L. WEYTS De nieuwe reglementering inzake de notariële boekhouding: de aktekosten en de praktische organisatie ervan in een notariskantoor, K.U. Leuven Campus Kortrijk, 12 december 2001;

30

Een verdere opsplitsing112 is mogelijk om zo meer inzicht in de oorsprong ervan te krijgen: 7001 Notariële akten 7002 Onderhandse akten 7003 Aangiften en nalatenschappen Deze opsplitsing beïnvloedt het beheer zodat de notaris een overzicht krijgt van welke zijn hoofdbron is van inkomsten. Een verdere opsplitsing van de verscheidene akten naar de verschillende rechtstakken (erfrecht, ondernemingsrecht, personen- en familierecht, onroerend goed) zou voor een nog meer gedetailleerd overzicht zorgen en zoals reeds werd aangetoond leidt een verdere opsplitsing van rekeningen tot een beter overzicht en laat de notaris toe de evolutie van zijn kantoor te onderkennen en deze, indien nodig, bij te sturen. Dit kan aanleiding geven tot een verdere specialisatie. Volgens de KFBN is specialisatie de toekomst voor de notaris: “Akten worden steeds complexer en de adviesverlening aan de veeleisende klant wordt steeds belangrijker. Dit zorgt ervoor dat notarissen zich gaan groeperen in een notariaat en elk zich specialiseren in hun vakgebied.”113. Naast de rekeningpost ‘erelonen’ kan het kantoor worden voorzien van een rekeningspost voor uitzonderlijke opbrengsten114 (760). Het gaat hier om opbrengsten die hun oorsprong niet vinden in de normale ambtsuitoefening van een notariaat. Het kan hier o.a. gaan om de terugneming van afschrijvingen en waardeverminderingen op immateriële en materiële vaste activa. Deze uitzonderlijke opbrengst kan het jaarresultaat van het kantoor danig beïnvloeden dat zij een vertekend beeld geeft in vergelijking met resultaten van voorbijgaande jaren indien deze opbrengst niet afzonderlijk gepost zou worden. De nieuwe notariële boekhouding komt daar aan tegemoet. Tenslotte zijn er nog rekeningen voorzien voor gerecupereerde aktekosten (703), vacaties (701), financiële opbrengsten (750) en andere bedrijfsopbrengsten (740).

112

J. CHRISTIAENS, Notarieel boekhouden , Universiteit Gent, faculteit economie en bedrijfskunde, vakgroep accountancy en bedrijfsfinanciering, 2008-2009, p.123; 113 P. KOSTEN, Economische analyse notariaten in Limburg, thesis licentie in de toegepaste economische wetenschappen major integrerend ondernemerschap, Universiteit Hasselt, 2006-2007, p 60; 114 J. CHRISTIAENS, o.c., Universiteit Gent, faculteit economie en bedrijfskunde, vakgroep accountancy en bedrijfsfinanciering, 2008-2009, p.123.

31

Een belangrijk punt van verschil die in de opbrengstenrekeningen naar voren wordt gebracht betreft het ontbreken van onderscheid tussen winst en loon voor de notaris-natuurlijke persoon door geen rekening te houden met de winstbelasting. Dit onderscheid is wel aanwezig bij de notarisvennootschap. Een eventuele vergelijking met de resultaten van een notarisvennootschap wordt onmogelijk gemaakt. 2.3.3.4. De jaarrekening De jaarrekening werd reeds aangehaald om het belang van een boekhouding te benadrukken. De jaarrekening die af te leiden valt uit de boekhouding geeft aanleiding tot verschillende analyses die nuttige informatie geven aan de notariskantoor. 2.3.3.4.1. Horizontale analyse Deze analyse115 levert een antwoord op de vraag hoe de financiële situatie van het kantoor is geëvolueerd over de enkele jaren heen. Hierbij wordt de jaarrekening van enkele jaren terug als uitgangspunt genomen ter vergelijking en waarbij de verschillen worden berekend. Deze informatie leidt tot een beter inzicht van de financiële toestand van het notariskantoor en kan bijvoorbeeld gebruikt worden om het aanwerven van een medewerker te verantwoorden. 2.3.3.4.2. Verticale analyse In deze analyse worden alle balansitems procentueel uitgedrukt in functie van het balanstotaal. Voor de resultatenrekening worden alle componenten procentueel uitgedrukt in functie van de bedrijfskosten. Dit geeft aanleiding tot het netto-werkkapitaal. Daaruit kan de notaris afleiden of het kantoor zijn schulden op korte termijn volledig kan betalen met vlottende activa en of het vast actief . Het geeft o.a. inzicht in het aandeel van de loonkosten (exclusief lonen van zaakvoerders en zelfstandigen) in omzet116.

115

J. CHRISTIAENS, Notarieel boekhouden, Universiteit Gent, faculteit economie en bedrijfskunde, vakgroep accountancy en bedrijfsfinanciering, 2008-2009, p 146; 116 E. KOOLEN , C. VAN LIEDERKERKE en G. WALRAEVENS, Boekhouden voor het beleid, Antwerpen, Standaard Uitgeverij, 2000, p.338;

32

2.3.3.4.3. Ratioanalyse Een ratio is een verhoudingsgetal waarbij twee of meer posten uit de balans en/of resultatenrekeningen met elkaar in verband worden gebracht117. De absolute waarde van een ratio is maar relevant als de waarde ervan kan vergeleken worden met andere waarden van vorige jaren118. Deze analyse splits zich uiteen in drie ratios: 1) De liquiditeitsratios119 geven een indicatie over de mogelijkheden van het notariskantoor om zijn schulden op korte termijn te voldoen. Een kantoor is liquide als het er dus in slaagt zijn korte termijn verplichtingen te voldoen120. 2) De solvabiliteitsratios121 meten de lange termijn financieringsstructuur van het kantoor. Hieruit kan de zelffinancieringsgraad worden afgelezen. Dit is de verhouding van de som van de reserves en de overgedragen winst of verlies op het totaal vermogen. De grootte van deze ratio kan ook afhankelijk zijn van de leeftijd van het kantoor122. Bij jongere ondernemingen zal deze ratio eerder laag zijn omdat deze bedrijven meestal nog niet zoveel winst hebben gereserveerd of gemaakt. Bijkomend is deze ratio een indicator van de gecumuleerde rendabiliteit uit de voorbijgaande jaren en het boekjaar zelf. 3) Rentabiliteitsratios123 hebben tot doel de winstgevendheid van het kantoor op relatieve basis te evalueren. De notaris kan op basis hiervan beslissingen nemen om bijvoorbeeld extra personeel aan te werven. De rentabiliteit kan worden berekend vanuit verschillende functies. Zo kan zij worden berekend in functie van de omzet, in functie van het totaal actief of in functie van zijn eigen vermogen124. Vanuit het standpunt van de notaris is kan deze ratio (in functie van zijn eigen vermogen) interessant zijn. De notaris investeert immers heel wat financiële middelen in zijn kantoor en verwacht dan ook een zeker rendement. 117

E. KOOLEN , C. VAN LIEDERKERKE en G. WALRAEVENS, Boekhouden voor het beleid, Antwerpen, Standaard Uitgeverij, 2000, p. 340; 118 C. SIAU en R. MERCKEN, Boekhouding en financiële rapportering, Boek 2, Leuven, Garant uitgevers n.v., 1993, p.238; 119 J . CHRISTIAENS, Notarieel boekhouden., Universiteit Gent, faculteit economie en bedrijfskunde, vakgroep accountancy en bedrijfsfinanciering, 2008-2009, p 148; 120 C. SIAU en R. MERCKEN, o.c., Leuven, Garant uitgevers n.v., 1993, p.243; 121 J. CHRISTIAENS, o.c., Universiteit Gent, faculteit economie en bedrijfskunde, vakgroep accountancy en bedrijfsfinanciering, 2008-2009, p 150; 122 J. CHRISTIAENS, o.c., Universiteit Gent, faculteit economie en bedrijfskunde, vakgroep accountancy en bedrijfsfinanciering, 2008-2009, p 151 123 J . CHRISTIAENS, o.c., Universiteit Gent, faculteit economie en bedrijfskunde, vakgroep accountancy en bedrijfsfinanciering, 2008-2009, p 152; 124 J. CHRISTIAENS, o.c., Universiteit Gent, faculteit economie en bedrijfskunde, vakgroep accountancy en bedrijfsfinanciering, 2008-2009, p 153-155;

33

HOOFDSTUK 3: EXPERIENCE-SURVEY In dit hoofdstuk wordt de literatuurstudie getoetst aan de praktijk. In een eerste onderdeel wordt aandacht besteed aan het audit-project van de Commissie IKZ van de Nederlandstalige gemeenschapsraad. Vervolgens worden de resultaten van de interviews besproken. De resultaten van deze interviews weerspiegelen de situatie van een gemiddeld notariskantoor. Tenslotte komt een softwarepakket aan bod. 3.1. Commissie IKZ 3.1.1. Doel De Commissie IKZ van de Nederlandstalige gemeenschapsraad heeft al enkele jaren de ambitie om een leidraad voor de optimale organisatie van het notariskantoor op te stellen. Er waren onder de vorige voorzitter in samen werking met het Vlaams Centrum voor Kwaliteitszorg een aantal proefprojecten opgesteld ( vb. een verbeteringsplannen). Zo werd er een concreet plan uitgewerkt om een achterstand van handlichtingen weg te werken. Dit project kende echter weinig toepassing in de praktijk. De Commissie wil de kwaliteit verhogen door bedrijfsprocessen die in de ondernemingen aanwezig zijn, te implementeren binnen een notariskantoor (vb. ISO-normen). Deze Commissie probeert vanuit Europees harmoniserend perspectief een grotere transparantie te bereiken. 3.1.2. Audit Een van de initiatieven die de Commissie heeft opgesteld is het audit-project. Dit recentelijk project werd doorgevoerd in de notariskantoren van de leden van de commissie om vervolgens een positieve evaluatie te krijgen. Notariskantoren worden steeds groter en door het toenemend aantal associaties kan een audit waardevolle informatie geven rekening houdend met het feit dat de notaris geen specifieke opleiding heeft genoten om een kantoor efficiënt te runnen. Sinds januari waren er twaalf aanvragen waarbij 80% tevreden was op de fasen die reeds werden doorgevoerd.

34

De audit wordt verzorgd door het managementadviesbureau FrahanBlondé die een notariskantoor in drie fasen doorlicht. De audit tracht hiaten en risico’s (vb. wegvallen van personeel wegens ziekte) te achterhalen en aanpassingen voor te stellen. Dit kan resulteren in een efficiënter functioneren, mindere kosten en lagere stress bij de notaris en medewerkers. Deze audit wordt gekoppeld aan een toolbox die uitgewerkt is met modelbrieven, checklists, contactlijsten, leidraden. Zo werden volgende oplossingen voor verschillende knelpunten naar voren gebracht in verscheidene doorlichtingen: -

De notaris wordt bewust dat hij een delegerende functie heeft en moet vanuit dit standpunt ook te werk gaan.

-

Een overlapping van kennis en taken is bevorderlijk voor de organisatie zodat indien een personeelslid wegvalt zijn taken kunnen worden opgevangen door de andere medewerkers. Dit gaat van een juridische aangelegenheid tot een simpele administratieve taak.

-

Toelichtingen worden geglobaliseerd zodat het overzicht wordt behouden.

-

Efficiënter gebruik van software.

-

Ingeven van gegevens door één enkele persoon i.p.v. door verscheidene personen.

-

efficiëntere tijdsindeling voor het personeel.

De notaris is vaak bewust van deze knelpunten maar zij zien vaak alleen maar de symptomen en kunnen de oorzaak vaak niet achterhalen. De objectieve kijk van een auditeur kan het probleem gestructureerd aanpakken en zo tot een oplossing voor het probleem komen Daar een notariskantoor teruggehouden is om de cijfers van zijn kantoor vrij te geven aan een externe persoon, in casu auditeur, maakt het managementadviesbureau geen gebruik van boekhoudkundige gegevens. De commissie maakt hier een onderscheid tussen enerzijds de audit en anderzijds de gegevens van de rentabiliteitsenquête. Deze audit staat los van de financiële gegevens. De audit neemt de kantoororganisatie onder loep om zo de kosten van een kantoor te doen dalen. Een kantoor kan mooie financiële cijfers behalen maar tegelijkertijd organisatorisch niet op punt staan. De audit tracht deze organisatie te optimaliseren. De tweejaarlijkse rentabiliteitsenquête (vorige editie 120 deelnames) gaat in tegenstelling tot het audit-project wel in op de financiële gegevens. De gegevens uit deze enquête zijn een 35

belangrijk beleidsinstrument daar zij een vergelijkingspunt zijn met andere kantoren. De gegevens van deze enquêtes worden echter niet vrijgegeven. Omdat de audit zich niet toespitst op de financiële toestand van het kantoor is deze audit ook handig voor minder grote kantoren. Echter voor hele kleine kantoren (met minder dan 4 medewerkers) lijkt deze audit echter overbodig. De commissie is niet overtuigd van de beheersmogelijkheden van de notariële boekhouding voor een gemiddeld notariskantoor. Er worden weinig beleidsbeslissingen genomen vanuit de boekhouding. Het werkterrein van een notaris is gelimiteerd. Het ambt van de notaris is wettelijk vastgesteld. Zo mag hij zijn ambt niet weigeren maar daarenboven is zijn bevoegdheid ook geografisch beperkt. Voor kleinere en middelgrootte kantoren voelt de notaris ‘uit de buik’ of zijn kantoor rendabel is. Daarenboven menen zij dat een opsplitsing van akten naar aard om zich zo te specialiseren in een welbepaalde materie niet aan de orde is daar opnieuw het ambt van een notaris niet mag geweigerd worden. De notaris mag zich dan wel specialiseren hij moet nog steeds kennis dragen in andere materies (cfr. ‘all round player’). Mond aan mond reclame lijkt een meer bepalende factor te zijn voor een rendabel kantoor. Er moet wel gewezen op de opkomst van voordrachten die notarissen houden en die een vorm van reclame is voor zijn kantoor. Deze voordrachten kunnen hun invloed laten gelden op het klantenbestand van een kantoor. Daarenboven staan de erelonen in het notariaat vast. Een gespecialiseerde notaris zal niet meer mogen vragen dan een andere notaris die niet gespecialiseerd in dezelfde materie. De Commissie verwijst naar het Nederlandse notariaat waar niet alleen de standplaats vrijgegeven is maar ook de erelonen. Deze situatie leidt er toe dat kantoren een doorgedreven concurrentie voeren. Het positieve gevolg van deze beslissing is dat er een grotere aandacht is voor het beleid en boekhouding binnen een kantoor. Het negatieve gevolg is dat de prijs zo diep daalt dat kantoren hun diensten aanbieden onder de marktprijs en zo in financiële problemen terecht komen. Nederland kent momenteel de situatie dat kantoren zich op twee niveaus profileren en werken met twee verschillende prijzen. Volgens de Commissie zijn er twee grote factoren die de groei van een kantoor bepalen. Voor eerst de mond aan mond reclame en ten tweede een kostenbeheersing die de kosten van het kantoor doen dalen. De audit werkt in op dat tweede aspect. Tenslotte moet nog gewezen worden op de prijs (€2.200) van een audit die vaak kleinere notariskantoren afschrikt. 36

Desondanks deze vaststelling is sinds publicatie van het artikel in Notarius en met de huidige economische stand een bewustzijn in het notariskantoor gegroeid die de notaris overtuigd van de relevantie van een audit voor een notariskantoor. 3.1.3. Toekomstperspectieven Naar de cliënten toe zullen brochures verspreid worden (vb. Kopen en Verkopen). Naar de notariële medewerkers toe wordt een pakket samengesteld die basisformaliteiten concreet uitschrijft zodat deze formaliteiten een snellere uitvoering krijgen. Het audit-project (samen met de toolbox) wordt verder gepromoot. Tenslotte lanceerde de Commissie onlangs op het enotariaat een economische barometer die de notaris in kennis moet stellen van zijn economische stand. Hierbij wordt o.a. gevraagd naar de stand van de dossiers.

3.2 Emperisch onderzoek In dit onderdeel worden de resultaten van de interviews verwerkt. Hierbij ging de aandacht uit naar het beheer en de boekhouding van het kantoor en welke de raakvlakken zijn van beide begrippen. Ten slotte werd gepeild naar de boekhoudkundige software die wordt gehanteerd in een kantoor. Deze resultaten worden besproken in het onderdeel ‘software’. 3.2.1. Beheer Er werd gevraagd wat een notaris beschouwd als elementen die een positieve bijdrage leveren in het beheer van een kantoor. Eerst en vooral is aanwezigheid van het nodige en aangepast personeel een goeie garantie tot een vlot beheer. In het kader van de invloed van het personeel op het beheer werd geduid op het belang van blijvende vorming van de medewerkers (samen met de notaris). Voor de juridische medewerkers is een regelmatige scholing (o.a. studiedagen aan verschillende universiteiten) essentieel. De administratieve medewerkers kunnen modules volgen die door de federatie worden aangeboden en de medewerkers in staat moeten stellen een beter inzicht te krijgen in de software.

37

Voldoende communicatie tussen de notaris en de medewerkers bepalen het beheer mee. Vandaar dat sommige kantoren met alle medewerkers op regelmatige tijdstippen vergaderingen houden waar richtlijnen worden voorgesteld en besproken. Daarnaast wordt tijd vrij gemaakt met de individuele medewerker m.b.t. de opvolging van de dossiers. Ten slotte kunnen (jaarlijks) evaluatiegesprekken worden gehouden die peilen naar de inhoud van de taken van de medewerkers. Daarnaast speelt teambuilding een rol in het vervullen van een aangename werksfeer. Dit oefent een invloed uit op de productiviteit van de medewerkers. Het voldoende delegeren van taken door de notaris naar zijn medewerkers toe wordt ook in de verf gezet. De notaris is verplicht zijn managementcapaciteiten maximaal te gebruiken en het delegeren van opdrachten bepaalt de snelheid van de afhandeling van dossiers. Het belang te investeringen in gepaste software is een factor die aangehaald wordt om dossiers tijdig af te werken. Het belang van de informatica kan niet worden ontkent. Het principe van ‘time-sheeting’ krijgt in het notariaat meer en meer aandacht. Dit principe gaat na hoeveel tijd gespendeerd wordt aan een bepaald dossier en verschaft zo interessante informatie naar de kostprijs van een dossier toe. Dit concept dat niet altijd even enthousiast wordt onthaald door de medewerkers, geeft de medewerkers nadien wel een bevestiging dat veel werk wordt verzet. Daarenboven is dit overzicht van kostenstructuur een verantwoordingstuk naar de cliënt toe. Sommige notarissen van kleinere notariskantoren zijn niet overtuigd van het gebruik van dit principe. Zij stellen de vraag of de energie die wordt gestoken in het bestuderen van analyses van een klein kantoor wel rationeel genoeg is om het resultaat te bereiken. Sommige notarissen vinden het doorvoeren van zo’n principe een onpersoonlijke en te controlerende manier van werken alhoewel zij erkennen dat het interessant gegeven zou zijn om te weten hoeveel een bepaalde akte opbrengt. M.i. kan bovenstaande beweegreden niet gelden als excuus om het concept ‘time-sheeting’ niet in te voeren, daar dit in vele andere sectoren (vb. accountancy bedrijven) wel gehanteerd wordt. Goedkopere of minder gekwalificeerde medewerkers inzetten voor het behandelen van dossiers die een kleinere opbrengst genereren om kosten te besparen, is niet aan de orde in een notariskantoor. De verklaring hiervoor is te vinden in het feit dat zo’n aanpak een grotere opvolging van de notaris vereist en anderzijds dat deze methode de aansprakelijkheid van de notaris in het gedrang kan brengen indien de behandelde dossiers niet correct werden afgehandeld.

38

Tenslotte werd gewezen op het gebruik van alternatieve vergoedingsmiddelen voor het personeel (vb. maaltijdcheques) die minder zwaar doorwegen op het resultaat. Een tweede aspect waar naar gepeild werd, waren de knelpunten die de notaris belemmeren om tot een vlotte organisatie te gaan. Ten eerste kan het kantoor nalaten om de processen om tot een eindproduct (akte, advies,…) te komen te optimaliseren. Vervolgens werd gewezen op het gebrek aan complementariteit van de medewerkers. De juiste taken moeten worden uitgevoerd door de juiste mensen. Een kantoor kan een wijziging doorvoeren van werkorganigram om bovenstaand doel te bereiken. Een kantoor met een horizontale werking waarbij iedereen zijn taak heeft verspreid over hetzelfde dossier, leidt vaak tot tijdsverlies. Een kantoor die gebruik maakt van een verticale structuur, wordt minder geconfronteerd met een gebrek aan complementariteit. In zo’n geval wordt aan elke dossier een medewerker verbonden die het dossier volledig behandelt. Vervolgens werd gewezen op tijdsdruk en administratieve taken die zorgen voor een minder vlotte organisatie. Er moet wel worden aangestipt dat dit werd beschouwd als een algemene factor die vele sectoren aanwezig is. Ten slotte werd gewezen op de relatie tussen privacy en de ligging van het kantoor. Een cliënt komt vaak naar de notaris die het vertrouwen moet genieten van zijn cliënt.

Een derde en laatste element waar aandacht werd aan besteed, is invloed van het beheer van notariskantoor op vermogen van een notariskantoor. De nadruk werd gelegd op werking van het beheer die in het slechtste geval kan leiden tot een onvermogendheid van een kantoor. In een welbepaald geval bestaat de kans dat geld op rubriekrekeningen gedurende een lange tijd staat en zelfs vergeten worden waardoor het geld niet wordt opgevraagd (vb. faillissementen). Een niet-vertrouwenswaardige notaris zou misbruik van die rekeningen kunnen maken door het geld zelf te gebruiken voor privédoeleinden. Hierbij wordt het belang van de controle aangehaald die duidelijk uit de nieuwe notariële boekhouding naar voren wordt gebracht. Naast het gebruik van gelden van cliënten voor eigen uitgaven werd gewezen op een tekort aan cliënteel en hiaten in de boekhouding. Het belang van een regelmatige correct gevoerde 39

boekhouding werd aangehaald om deze situaties te vermijden. De notaris is zich bewust van het gevaar van een slordige kantoororganisatie die kan leiden tot het onvermogen van een notariskantoor. Vandaar dat de notaris wijst op het belang van een fiscalist die de notaris bijstaat. Zeker voor een beginnende notaris die vaak te maken heeft met overnamekosten is het beheer een belangrijke factor 3.2.2. Boekhouding De boekhouding wordt dagelijks ofwel door de notaris, echtgenoot, echtgenote of in sommige gevallen door een medewerker uitgevoerd. Voor het gebruik van een geautomatiseerde boekhouding bestond de boekhouding uit vier grote kolommen (Kas, Banken, Aktekosten, overige kosten). Deze manier van werken waarbij alles nog met fiches werd gevoerd betekende vooral een tijdrovende bezigheid die door de technologische vooruitgang niet meer aan de orde is. Hoewel het tot vorig jaar heeft geduurd voor de laatste notaris de stap maakte naar een geautomatiseerde boekhouding. Door de invoering van het K.B. van 9 maart 2003 werden verschillende boeken gehanteerd. Deze differentiatie komt het notariskantoor ten goede daar zij op verschillende manieren informatie bezorgt voor de notaris. De invoering van die verschillende boeken levert hem niet meer of minder werk op De meeste kantoren maakten voor de invoering van het betreffende K.B. reeds gebruik van een geautomatiseerde boekhouding die de principes van het dubbel boekhouden eerbiedigen waardoor het K.B. weinig verandering bracht voor het notariskantoor. Het gebruik van de boekhouding om beleidsbeslissingen te nemen geeft geen eenduidig antwoord. Door de driemaandelijkse controle is men verplicht dagelijks de boekhouding bij te houden. Dit zorgt ervoor dat de driemaandelijkse controle een leidraad is binnen het kantoor. Het weerspiegelt de toestand van het kantoor en op basis daarvan nemen sommige notarissen beleidsbeslissingen (vb. auto leasen of kopen, zijn er genoeg opbrengsten om iemand extra aan te werven). Sommige notariskantoren gebruiken de boekhouding om een driemaandelijkse evaluatie te maken van de groei van het kantoor. In de huidige economische conjunctuur wordt de evolutie van sommige kantoren zelfs maandelijks gecontroleerd. Sommige notarissen spenderen minder aandacht voor de boekhouding als beleidsinstrument omdat zij als notaris van een klein kantoor (maximum vier medewerkers) de organisatie en 40

mogelijkheden van het kantoor niet noodzakelijk afleiden uit de boekhouding maar uit de dagelijkse werking van het kantoor. De notaris van een klein kantoor sluit zich aan bij een mening dat de controle een meer bepalende factor speelt binnen de boekhouding die ervoor moet zorgen dat de notaris er geen geoorloofde praktijken op na houdt. Wel wordt gewezen op fiscale beheersmogelijkheden naar afschrijvingen toe. Notarissen laten zich vaak bijstaan door een fiscalist die hen duidelijkheid brengt in deze materie. Uit de boekhouding worden de afschrijvingen duidelijk weergegeven en laat de notaris toe om nieuwe investeringen te doen (vb. naar aanleiding van een beëindiging van een financiering). De notaris hanteert twee criteria voor het bepalen van zijn personeelsbeleid. Enerzijds de werklast en anderzijds de opbrengst die hij uit boekhoudgegevens haalt. De notaris zou echter geen gespecialiseerd personeel in dienst nemen in functie van het soort akten die hij verlijdt. De notaris voelt zich niet geroepen om zijn akten op te splitsen naar aard van de akte vanuit het perspectief zich te specialiseren in de meest winstgevende akten daar dit geen meerwaarde biedt in functie van de grootte van het kantoor. Daarenboven kunnen gespecialiseerde notarissen geen hoger ereloon vragen in vergelijking met een minder gespecialiseerde notaris. De huidige erelonen worden in vraag gesteld daar zij achterhaald zijn, maar er wordt momenteel niet aan de barema’s van de erelonen in het notariaat geraakt. De notaris kan zich niet profileren als een notaris die enkel de meer winstgevende akten voor zich neemt, daar het weigeren van zijn diensten (vb. aangifte van een nalatenschap) een inbreuk op zijn imago betekent. Hierbij moet worden opgemerkt dat de verplichte dienstverlening als algemene regel reeds werd aangestipt. De notaris moet immers niet op zoek gaan naar nieuwe niches; alles is wettelijk geregeld m.b.t. tot uitoefening van zijn ambt. Eerst en vooral omdat de notaris onderworpen is aan een reclameverbod en anderzijds dat de notaris zijn ambt niet mag weigeren. De notaris moet een ‘all round player’ zijn. De notaris wijst wel op de mogelijkheid tot specialisatie van het personeel. Het gebruik van analyses in de kleinere kantoren geeft geen extra informatie. De driemaandelijkse controle verschaft voldoende informatie aan de notaris. De jaarrekening wordt vaak gebruikt in aanwezigheid van de fiscalist maar beleidsmatig wordt er weinig mee aangevangen. Grotere kantoren maken wel gebruik van de verschillende analyses die door de notaris zelf of door een medewerker worden berekent. Een notaris die voldoende voorzorg neemt, zorgt 41

ervoor dat zijn liquiditeitsratio een comfortabele marge vertoont. Op basis van deze gegevens gaan deze kantoren over tot beleidsbeslissingen (vb. de aanwerving van een extra medewerkers, aanschaffen van materieel voor het kantoor,…). De notaris erkent het belang van de rentabiliteitsenquêtes daar dit de waarde van een kantoor bepaalt maar hij vraagt zich af daar iets beleidsmatig mee te doen valt (veelal zijn deze gegevens niet beschikbaar voor een overnemende notaris bij een overname). Op basis van art. 21 K.B. van 10 januari 2002 betreffende het beheer van de door de notaris ontvangen sommen, effecten en geldswaardige papieren aan toonder en betreffende het toezicht op de notariële boekhouding spitst de driejaarlijkse controle zich op het nagaan van de gevolgen van de werking en organisatie van het kantoor op de financiële toestand van het kantoor nu en in de toekomst. Tot voor kort was er geen uniforme controlewijze over de verschillende provincies. De aanpak verschilde dus van provincie tot provincie en van voorzitter tot voorzitter. Een manier die alleen onzekerheid bewerkstelligt. De Commissie van Toezicht van alle genootschappen heeft echter een minimum uniforme standaard ontwikkelt die zij vanaf heden zal hanteren. Concreet betekent dit een studie van de kwartaalstaten door een deskundige in samenspraak met de voorzitter en waar nodig worden opmerkingen overgebracht aan het kantoor dat onderworpen werd aan de controle en eventueel worden deze opmerkingen doorgegeven aan de Kamer van Notarissen 3.3. Software

Daar de praktijk niet uit het oog mag verloren worden, wordt de software die de geautomatiseerde boekhouding mogelijk maakt, besproken. Tijdens dit onderzoek is het onmogelijk elk softwarepakket te bespreken. Het is dan ook niet het onderwerp van deze masterproef. Er werd gekozen voor één welbepaald softwarebedrijf: SDP die het tweetalig softwarepakket ‘ActaLibra’ aanbiedt. SDP is actief sinds 1985 en kent sindsdien een snelle groei. Vandaag doen klanten uit heel Europa en Zuid-Amerika (Argentinië) een beroep op hun diensten. Naast ActaLibra bieden zij ook andere softwarepakketten (vb. software voor de retail-sector) en hardware aan. Hun jarenlange ervaring en expertise in het vak (reeds 80% van de associaties in het notariaat 42

behoren tot hun cliënteel) verantwoordt de keuze van het softwarepakket die verder wordt besproken. Het voordeel van dit pakket is dat het zich toespitst op het dossierbeheer en op de boekhouding. Zo worden de aktekostenbladen doorgeboekt naar de boekhoudmodule en neemt het pakket automatisch de cliënt- en dossiergegevens in alle documenten over. Hierdoor wordt heel wat tijd gespaard. ‘ActaLibra’ bestaat dus uit twee componenten die beide een gelijkaardige interface vertonen. Ten eerste is er ‘ActaLibra manage-IT’ die de beheersoftware representeert. Dit pakket bevat heel wat elementen die ervoor zorgen dat de notaris en zijn medewerkers in staat zijn een overzicht van de te behandelen dossiers te behouden (vb. ‘ActaLibra manage-IT’ is rechtstreeks gelinkt met het fiscaal loket op het e-notariaat en met Microsoft Outlook). Ten tweede voorziet SDP voor zijn boekhoudsoftware in ‘ActaLibra account-IT’. Deze software kent een doorgedreven automatisering. Hierbij doet ‘ActaLibra account-IT’ een beroep op standaard berekeningsmodellen waarmee voor alle soorten akten vlot aktekostenbladen opgemaakt . Daarnaast wordt elk kwartaal automatisch afgesloten in het kader van de driemaandelijkse controle. Hierdoor worden eventuele problemen bij de controle vermeden. Tenslotte zijn tal van historieken en balansen opvraagbaar die een duidelijk overzicht geven van de gegevens van het kantoor. Het programma maakt gebruik van een analytische boekhoudkundige aanpak. Door de minder gunstige economische tijden zien notarissen het belang in van de nuttige informatie die de analytische boekhouding biedt. Er dient wel opgemerkt te worden dat de software geen beroep doet op modelakten maar dat zij wel kunnen worden geïmporteerd. Het bedrijf volgt de nieuwe tendensen binnen het notariaat op de voet en had zijn software aangepast aan het Koninklijk Besluit van 9 maart 2003. Hierdoor kan dezelfde software over heel België worden verspreid. Het invoeren van dit softwarepakket is een grote investering maar zoals blijkt uit het empirisch onderzoek, is een aangepast softwarepakket een factor die het beleid van het kantoor meebepaalt. Het grote voordeel van geautomatiseerde boekhouding is de tijdsbesparing. Hierdoor kent het notariskantoor een vlottere werking. Daarenboven kan zij worden gebruikt als beleidsinstrument omdat door de tijdswinst andere taken aan het personeel kunnen worden toebedeeld. Dit lijkt een groot voordeel te zijn in het kader van de beheersmogelijkheden binnen de notariële boekhouding. 43

HOODFSTUK 4: BESLUIT De principes van het dubbel boekhouden zorgden zonder meer voor een betere structuur in het notariskantoor: de notaris kan aan de hand van zijn boekhouding een gedetailleerder overzicht krijgen welke zijn opbrengsten en welke zijn kosten zijn. Het gemiddeld kantoor gebruikt echter in een beperkte mate de boekhouding om beleidsbeslissingen te nemen. Dit is te wijten aan verschillende factoren die verband houden met het statuut van notaris als openbare ambtenaar en de daarmee verbonden strikte reglementeringen. Het is de vraag hoe lang België onder druk van Europa blijft vasthouden aan deze regulering. Het notariaat kan zich in zijn moderniseringsproces misschien laten inspireren door sectoren die raakvlakken vertonen met het notariaat (vb. advocaten- en accountancykantoren). Deze sectoren staan vaak verder met het implementeren van hedendaagse beheersbegrippen (vb. ‘time-sheeting’). Daartegenover kan men zich de vraag stellen of de academische wereld te weinig rekening houdt met factoren die aanwezig zijn in een bepaalde sector waardoor de visie van wat haalbaar is op het niveau van implementatie moet worden bijgeschaafd. Voor grote notariskantoren met verschillende geassocieerde notarissen lijkt de notariële boekhouding grotere potentiële beheersmogelijkheden te bevatten. Deze grote kantoren zijn de uitzondering op de regel, hun mogelijkheden zijn bijgevolg niet representatief voor het notariaat. Er moet echter wel gewezen worden op het beheer van een gemiddeld kantoor dat niet altijd gelinkt wordt met het interpreteren van boekhoudkundige gegevens. De notaris is zich wel meer en meer bewust van het belang van het beschikken over voldoende managementcapaciteiten. Management hoeft niet per definitie enkel en alleen gefocust zijn op financiële analyses. Zo liggen de klemtonen in een gemiddeld kantoor op de verdeling van de taken door de medewerkers, alternatieve betalingsmiddelen, het gebruik van aangepaste en efficiënte software. Deze aspecten zijn gericht op het bereiken van doelstellingen die streven naar een reële tijdswinst en een daling van de vaste kosten. De KFBN erkent deze evolutie en zorgt voor aangepaste opleidingen die een notaris kan volgen. Daarnaast speelt het audit-project van de Commissie IKZ van de Nederlandstalige gemeenschapsraad in op deze tendens. Deze initiatieven stuwen (de beheersmogelijkheden van) het notariaat in goeie richting. Het is belangrijk dat het notariaat deze projecten blijft steunen en op zoek blijft gaan naar mogelijkheden die een bijdrage leveren tot de modernisering van het notariaat.

44

BIBLIOGRAFIE WETGEVING: -

Wet 9 april 1980 tot regeling van het notarisambt, B.S. 6 mei 1980;

-

Wet 31 augustus 1981 tarief van de honoraria der notarissen;

-

Wet 8 augustus 1997, B.S. 28 oktober 1997;

-

Wet 4 mei 1999 tot wijziging van de wet van 25 Ventôse jaar XI op het notarisambt , B.S. 1 oktober 1999;

-

K.B. 14 december 1936 betreffende de organisatie en controle van de boekhouding van notarissen B.S. 17 december 1934 en 3 december 1968;

-

K.B. van 16 december 1950 tarief van de honoraria der notarissen, B.S. 25 december 1950;

-

K.B. van 10 januari 2002 betreffende het beheer van de door de notaris ontvangen sommen, effecten en geldswaardige papieren aan toonder en betreffende het toezicht op de notariële boekhouding, B.S. 12 januari 2002;

-

K.B. van 9 maart 2003 met onder andere bepalingen aangaande de organisatie van de notariële boekhouding, het boekhoudkundig plan, de bij te houden boeken, de neer te leggen documenten en de controle, B.S. 1 april 2003;

-

M.B. 26 mei 1936 betreffende de door de notaris bij de deposito- en consignatiekas te verrichten deposito’s B.S. 13 juni 1936;

-

M.B. 17 december 1998 tot vastlegging van de door de notarissen bij te houden boekhouddocumenten, B.S. 30 december 1998; 45

-

M.B. 18 december 2001 tot aanpassing aan het gebruik van de euro van de het ministerieel besluit van 17 december 1998 tot vastlegging van de door de notarissen bij te houden boekhouddocumenten, B.S. 25 december 2001;

-

Memorie van toelichting van het wetsontwerp tot wijziging van de wet van 25 ventôse jaar XI op het notarisambt, (nr. 1432/1).

RECHTSLEER: - ANTOINE J., DE LEMBRE E., LEVEBRE M., MAESEN E., PAEMELAERE R., THEUNISSE H., VANDER LINDEN M., WYMEERSCH E., Boekhoudprincipes, IRE-IBR, 1981, 95 p.;

-

ANTHONY R.N. en GOVINDARAJAN V., mangagement, control systems, New York, Mcgrax-Hil/Irwin, 2007, 768 p.;

- BARZIN J. en LANDUYT R., Verslag namens de Commissie voor de Justitie door, Kamer der Volksvertegenwoordigers, nr. 1432/19-97/98, 14-28; - BELLENS B. en DEMIL C., De notarisgids, Roeselare, Globe, 1996, 127 p.; - BHIMAN A., Strategic finance and cost management, London, Management Press, 2005, 226 p.; - BHIMANI A., DATAR S.M, FOSTER G. en HORNGREN C.T., Management and cost accounting, Harlow, Pearson Education Limited, 2005,974 p; - BROHEE P.E. en DE VALKENEER R., Elements de comptabilité notariale, Bruxelles, Bruylant, 1991, 204 p.; -

BRUGGEMAN W., DE LEMBRE E., GEORGES W., PAEMELEIRE R. en VAN GEYT E., Analytisch boekhouden en kostencalculatie, Leuven, Wolters Leuven, 417 p.;

46

- BRUNEEL, C., GODDING, P. en STEVENS F., Het notariaat in België van de middeleeuwen tot heden, Antwerpen, Gemeentekrediet groep Dexia, 1998, 297 p.; - BOURSEAU B., “La responsabilité professionnelle du notaire. Le point en 2001”, in Les responsabilités professionnelles, CUP, 2001, 231-245; - CHRISTIAENS J., Boekhoudhervorming notariaat, in Rechtskronieken van het Notariaat I, Brugge, Die Keure, 2002, 170 p.; - CHRISTIAENS J., Notarieel boekhouden, Universiteit Gent, faculteit economie en bedrijfskunde, vakgroep accountancy en bedrijfsfinanciering, 2008-2009, 155 p.; - CHRISTIAENS J., HEPS F., MAUS M., MICHIELSENS A., VAN DEN BOSSCHE A., VAN GORP K., Notariële boekhouding, in reeks Notarieel recht, Antwerpen, Kluwer, 2006, 360 p.; - COOPER R. en KAPLAN R.S., Cost & effect, using intergrated cost systems to drive profitability and performance, Boston, Harvard business school press, 1998, 358 p.; - DE BUSSCHERE C., “Het faiilissement van een notaris: een zeldzaam geworden aangelegenheid”, T. Not., 2008, p. 414-434; - DE VALKENEER R., Précis du notariat, Brussel, 2002, 463 p.; - DU JARDIN J., “Welk notariaat voor de XXIste eeuw?”, T. Not., 2002, (10) 611-624 p.; - ENGELS E., Inrichting van het notariaat, Universiteit Gent, 2008-2009, 186 p.; - ENGELS E., Notariële plichtenleer, Universiteit Gent, 2008-2009, 64 p.; - GAEREMYNCK A., VAN HERCK G. en LEVEBRE C., Algemeen boekhouden, Leuven, Acco Leuven/Amersfoort, 1992, 565 p.; - KOOLEN E., VAN LIEDERKERKE C. en WALRAEVENS G., Boekhouden voor het beleid, Antwerpen, Standaard Uitgeverij, 2000, 350p.;

47

- KOSTEN D., Economische analyse notariaten in Limburg, thesis licentie in de toegepaste economische wetenschappen major integrerend ondernemerschap, Universiteit Hasselt, 2006-2007, 142p.; - LEDOUX F. J. en STERCKX D., “La réforme du notariat et des actes notariés”, J.T. 2000, 209-226 p.; - MERCKEN R. en SIAU C., Boekhouding en financiële rapportering, Boek 2, Leuven, Garant uitgevers n.v., 1993, 238 p.; - MICHAELIS X., “A propos de faillites de notaires”, Rev. Faill,. 1953-54, 42-45p.; -

MICHIELSENS A., Notariële Dagen van Namen, De door het notariaat geboden financiële waarborgen. Voorschriften i.v.m. de boekhouding van notarissen, Koninklijke Federatie van Belgische notarissen, 1989, 479 p.;

-

SALATS Y., Comptabilité notariale: perspectives, Grenoble, Libraires Techniques 1969, 1-8;

- VAN DER GRIFT F. en VAN DER BOOM A.H., Boekhouden en computer 1: Financiële boekhouding, Wolters- Noordhoff Groningen, 1995, 176 p.; - VERMEIRE T., L’informatique au service de l’authenticité – De informatica ten dienste van de authenticiteit. Notariële toepassingen van de informatica., Brussel, Kluwer, Bruylant, 2000, 493 p.; - VERSTRAETE J., “Het notariaat voor de 21ste eeuw.”, T. Not, 2007, (11)635-640 p.; -

WEYTS L., De nieuwe reglementering inzake de notariële boekhouding: de aktekosten en de praktische organisatie ervan in een notariskantoor, K.U. Leuven Campus Kortrijk, 12 december 2001;

- X, De notaris maakt tijd voor u, jaarverslag KFBN, 2008.

48

INTERNET: - DE BOTSELIER J., Faillissementen en gerechtelijke akkoorden, 2004 (Geraadpleegd op 8 april 2009). Te vinden via: http://www.6minutes.be/NL/Artikel.aspx?ArtikelID=810&RubriekID=10; - TEN VERGERT A. en VAN DER WEIDE B., Leereffecten van een faillissement: onderzoek onder herstaters MKB, Economisch Bureau ING & Ministerie van Economische Zaken, 2001, p. 9-10. (Geraadpleegd op 8 april 2009). Te vinden via: http://www.curatoren.nl/fo/docs/leereffecten%20van%20een%20faillissement.pdf. Zie ook: http://www.business-it.nl/files/tag-research.php; - X, Historique de la comptabilité notariale, 17 oktober 2008 (Geraadpleegd op 4 april 2009). Te vinden via : http://www.gate-notaires.fr/gatenotaires_article.php?id=297; - Faculteit Psychologie en pedagogische wetenschappen (Geraadpleegd op 6 april 2009). Te vinden via: http://ppw.kuleuven.be/FL/probl.htm; - X, Het notariaat, 100% betrokkenheid (jaarverslag 2007), 2007 (Geraadpleegd op 23 maart 2009). Te vinden via: www.notaris.be/www_notaris_be/www_notaris_be/forms/press/jaarverslag%202007. pdf; - X, Notarissen verleden voor tweede jaar op rij minder akten, 22 maart 2008. (Geraadpleegd op 7 april 2009). Te vinden via: http://www.hln.be/hln/nl/936/Nieuws/article/detail/251695/2008/04/22/Notarissenverleden-voor-tweede-jaar-op-rij-minder-akten.dhtml; - http://www.credoc.be/ (Geraadpleegd op 5 april 2009); - http://www.graydon.be (Geraadpleegd op 8 pail 2009); - www.minerva.ugent.be/main/document/document.php?cidReq=BNNOTA01000003_2 008 (Geraadpleegd op 2 april 2009).

49

RECHTSPRAAK - Cass. AR C.01.0146.F, 9 januari 2004, R&J, 2004-2005, 2005/3, p. 33; - Gent 22 februari 1883, B.J. 1883, 920; Gent 15 juli 1898, Ann. not. 1900, 297; - Rb. Oudenaarde 12 augustus 1857, B.J. 1858, 476; - Rb. Dendermonde 9 augustus 1879, Pas. 1880, III, 48; Brussel 1 juni 1910, Ann. not. 1910, 318, Rev. prat. not. b. 1911, 59; -

Rb. Tournai 6 april 1910, Ann. not. 1910, 173;

- Rb. Charleroi 5 november 1932, Rev. prat. not. b. 1933, 201; - Rb. Charleroi 6 januari 1933, Rev. prat. not. b. 1933, 200; - Rb. Nivelles 14 juli 1886, Rev. prat. not. b. 1886, 688.

50

BIJLAGE I: VRAGEN INTERVIEW NOTARIS Inleiding: voorstelling van thesisonderwerp Voorstelling van het notariskantoor van de geïnterviewde -

Leeftijd van notaris

-

Aantal akten afgelopen jaar

-

Hoeveel medewerkers zijn er betrokken in uw notariaat

-

Wat is de vennootschapsstructuur/notarisnatuurlijke persoon (korte geschiedenisschets)

Beheer -

Hoe omschrijft u het efficiënt beheer van een notariskantoor (klemtonen)?

-

Wat zijn de knelpunten die u belemmeren om tot een vlotte organisatie te gaan (vb. administratie, problemen personeel te vinden, slecht ligging, moeilijke relatie met overheid)?

-

Is het beheer van notariskantoor van die mate belangrijk dat zij zou kunnen leiden tot het onvermogen van een notariskantoor?

Boekhouding -

Wie houdt de boekhouding bij?

-

Hoeveel tijd gemiddeld/week?

-

Hoe ervaart u de wijzigingen door K.B. van 9 maart 2003 en wat betekende die wijzingen voor t.o.v. K.B. van 16 december 1935 (art. 33 Ventôsewet)? •

Hoe is de boekhouding praktisch gewijzigd t.o.v. een kasboekhouding (voor- en nadelen)?

•

Gebruikt u de boekhouding om beslissingen te nemen binnen het kantoor m.a.w. wordt de boekhouding gekoppeld aan bepaalde doelstelling? 51

 Personeelsbeleid: gebruikt u de boekhoudkundige weergave van personeelskosten voor het aanwerven van nieuw personeel?  Worden binnen opbrengsten een opsplitsing gemaakt naar aard van akte of rechtstak (en leidt dit tot specialisatie)?

 Gebruikt u een financiële analyse van de jaarrekening om een beter overzicht te bekomen van het kantoor (rentabiliteitsanalyse, solvabiliteitsanalyse)?

-

Draagt de (nieuwe) boekhoudingwetgeving bij tot een beter beheer?

Sofware -

Welke boekhoudkundig softwareprogramma gebruikt u?

-

Hoelang gebruikt u dit pakket (recente overgestapt naar andere software)?

-

Geeft zij relevante informatie naar beheer toe?

-

Voorziet de sofware in een analytische boekhouding die een overzicht geven van elke cliënt samen met het ereloon en de gevoerde kosten?

52

BIJLAGE II: VRAGEN INTERVIEW COMMISSIE IKZ Inleiding: voorstelling van thesisonderwerp 1) Hoe lang bestaat deze commissie al (korte geschiedenisschets) en hoe functioneert de Commissie IKZ? 2) Welke zijn de realisaties voor het auditproject van deze commissie? 3) Omschrijf de doelstelling van het auditproject: a) Welke factoren bepalen een efficiënt beheer in een notariskantoor? b) Welke zijn de eigen ervaringen van de audit (daar de audit doorgevoerd werd bij de leden van de Commissie IKZ)? c) Welke knelpunten werden ontbloot en welke veranderingen werden doorgevoerd naar aanleiding van de audit? d) Zijn de meeste knelpunten (vb. wegvallen van een personeel wegens ziekte) niet reeds bewust bij de notaris? e) Momenteel wordt geen gebruik gemaakt van boekhoudkundige gegevens maar is dit niet een essentieel aspect in het voeren van een audit? Gaat zij dan haar doel niet voorbij? Waarom gebruik maken van een audit indien rentabiliteitsenquêtes mogelijk zijn? f) Mikt de audit enkel op grotere notariskantoren en vinden kleinere notariskantoren zo’n audit (kostprijs) niet relevant? 4) wat zijn de toekomstperspectieven van de commissie IKZ? 5) Neemt u op basis van uw boekhouding beleidsbeslissingen m.a.w. wordt de boekhouding gekoppeld aan bepaalde doelstellingen. (vb. opsplitsing van akten naar aard om zo zich te specialiseren in bepaald vakgebied)?

53

BIJLAGE III: VRAGEN INTERVIEW SDP Inleiding: voorstelling van thesisonderwerp 1) Kunt een korte geschiedenisschets geven van uw onderneming? 2) Welke producten biedt uw onderneming aan? 3) Wat houdt het softwarepakket ‘ActaLibra’ in? Welke mogelijkheden biedt dit pakket voor het beleid van een notariskantoor? 4) Houdt het bedrijf rekening met de tendensen in de notariële wetgeving ? 5) Wat is de kostprijs?

54