Commissie voor Economische Zaken en Bestuur

Griffie

Commissie voor Economische Zaken en Bestuur Datum commissievergadering

: -

Document nummer Behandelend ambtenaar Directie/bureau Nummer commissiestuk Datum Bijlagen

: : : : : :

3269712 E.H.E. Heesters / W. de Graaff Middelen/ Bureau Informatievoorziening EZB-0136 21 augustus 2012 1

Onderwerp:

Notitie GS inzake art. 217a onderzoek IT Licentiemanagement Voorstel van GS aan PS:

X Ter kennisneming

Europa paragraaf

Nee _____________________________________________________________________________________

Opmerkingen van het Presidium/Griffie:

Griffier van Provinciale Staten, namens deze,

A.J. Brul Bijlage: 1. Vooronderzoek licentiemanagement, doc.nr. 11-0289, 16 juni 2011

Notitie ten behoeve van: Commissie voor Economische Zaken en Bestuur Resultaten onderzoek ex art. 217a Provinciewet IT Licentiemanagement Achtergrond

Om software rechtmatig te gebruiken, dienen hiervoor licenties te worden aangeschaft. Licenties die passen bij het daadwerkelijke gebruik van de software. In de praktijk komt het voor dat software anders wordt gebruikt dan in de licentie is overeengekomen. Dit kan bijvoorbeeld doordat meer gebruikers van de software gebruik maken dan waarvoor een licentieovereenkomst is afgesloten, maar ook kan de omvang van de licentie te groot zijn voor het daadwerkelijke gebruik, wanneer bijvoorbeeld een nieuwe licentieovereekomst is afgesloten, terwijl in de bestaande overeenkomst nog ruimte is. Tot slot kan er sprake zijn van licentieovereenkomsten voor software die inmiddels door de gebruiker niet meer wordt gebruikt. Het gebruik van software is niet gratis. Op jaarbasis besteedt de provinciale organisatie een bedrag van € 1.350.000,- aan licenties voor het gebruik van software. Hierbij moet worden bedacht dat dit zowel standaard officesoftware betreft (tekstverwerking), software om het computernetwerk te laten functioneren als ook software die relatief specifiek is (geo-software). Gelet op het belang van een goed beheer en goede verwerving van software licenties is onderzoek gedaan naar de organisatie van het licentiemanagement binnen de organisatie. Insteek van het onderzoek is niet de vraag of de in beheer zijnde licenties de goede zijn en of volgens de licentievoorwaarden wordt gewerkt, maar de vraag of de wijze waarop het licentiemanagement georganiseerd is voldoet aan de eisen die daaraan gesteld moeten worden. Meer specifiek hebben wij de uitvoerder gevraagd te letten op een aantal punten waarbij wij naar verwachting op korte termijn verbeteringen kunnen doorvoeren en die daarbij ook het meeste rendement opleveren. Aandachtspunten voor deze evaluatie waren: - het op orde krijgen van de licentie beheer administraties waarbij de ondersteuning van tooling essentieel is; - het verder uitwerken en vastleggen van de taken en verantwoordelijkheden; - het opbouwen van licentie kennis en ervaring en; - zorgdragen voor periodiek inzicht en rapportage aan de verantwoordelijken. Aan onze partner, InfraControl, is gevraagd het licentiemanagement aan een kritische toets te onderwerpen en daarbij verbetervoorstellen te doen. Aanpak

Aan de hand van interviews met diverse medewerkers binnen de provincie Noord-Brabant is het huidige licentiemanagement beoordeeld. Hiervoor is gebruik gemaakt van de ISO standaard 19770-1 die zich richt op Software Asset Management (licentie management). Uit het onderzoek blijkt dat licentiemanagement binnen de organisatie (nog) niet aan de eisen voldoet die de ISO-standaard stelt. Op enkele plekken zijn tekortkomingen vastgesteld, die hebben voornamelijk betrekking op het gebruik van software waarvoor niet de juiste licentieovereenkomsten zijn gesloten. Over deze onjuistheden is inmiddels in overleg getreden met betrokken leveranciers om te komen tot een financiële tegemoetkoming aan hen.

2/4

Meer specifiek is de evaluatie gericht op een drietal aandachtspunten (gekoppeld aan de hoofdstappen van het licentiemanagement): · · ·

Het proces van het genereren van periodiek inzicht in en rapportage over de licentie compliancy en zorgdragen voor de juiste acties naar aanleiding van deze resultaten; Centrale licentiebeheer organisatie met een complete en betrouwbare licentie administratie gecombineerd met meer licentie kennis- en ervaring zodat dagelijkse licentie vraagstukken kunnen worden beantwoord; Draagvlak voor licentiebeheer binnen de organisatie (de gebruikers).

Aanbevelingen

In het rapport worden 5 aanbevelingen ter verbetering gedaan.

1 Opstellen top 5 licenties

Stel de top 5 à 10 van belangrijkste fabrikanten vast en bepaal hiervoor de licentiepositie (nul meting) met de bijbehorende documentatie (licentiebewijzen). Hanteer bij deze aanpak de “olievlek” strategie; begin met de top 5 aan fabrikanten en breidt dit langzaam uit waarbij succes richting de verschillende betrokkenen uit de organisatie een belangrijke randvoorwaarde/doel is. 2 Proces redesign

Herontwerp en implementeer na akkoord van het I-management het basis licentie management proces. Zorg dat de resultaten de werkzaamheden die voorvloeien uit de eerste aanbeveling worden geborgd door dit proces. 3 Eenduidige rolbeschrijving

Beschrijf de taken en verantwoordelijkheden rondom licentie management en communiceer deze na akkoord richting de betrokkenen. 4 Tooling

Start een toolselectie naar de ondersteuning van de functionaliteiten ten behoeve van licentie management zoals in het rapport “vooronderzoek licentie management, paragraaf 3.1.1” is beschreven. 5.

Kennisborging

De kennis en ervaring met betrekking tot licentiemanagement bij derden moet worden overgedragen aan de provinciale organisatie terwijl de organisatie verder wordt uitgebouwd. (Re)acties op de aanbevelingen

In de periode direct aansluitend op de uitkomsten van het onderzoek is voortvarend gewerkt aan het oppakken van de verschillende aanbevelingen. Hoewel het nog te vroeg is om te stellen dat alle aanbevelingen volledig zijn opgepakt, zijn er inmiddels onomkeerbare stappen gezet. In het navolgende beschrijven wij welke activiteiten inmiddels zijn ondernomen. Binnen de organisatie is een licentiemanager benoemd, die de afgelopen maanden samen met een externe deskundige op het terrein van licentiemanagement voorstellen heeft gedaan ten aanzien van de organisatie van licentiemanagement (het proces en de taken en verantwoordelijkheden). Dit ontwerp is inmiddels ingevoerd. Wij hebben er vertrouwen in dat het ingevoerde licentiemanagement ook uitvoerbaar is.

3/4

Door samen met een externe deskundige te werken aan het licentiemanagement is deskundigheid gecombineerd met organisatiekennis. De kennisoverdracht aan de interne licentiemanager heeft geleid tot borging van licentiekennis in de organisatie. Voor de softwarematige ondersteuning van het licentiemanagement hebben inmiddels de eerste selectie-onderzoeken plaatsgehad. Zoals het er nu naar uitziet kan met een beperkte aanvulling op de reeds beschikbare softwarepakketten afdoende functionaliteit worden georganiseerd. Ofschoon ze buiten het onderzoek vallen, kunnen de eerste resultaten van het licentiemanagement inmiddels ook worden gemeld. Op basis van de verzamelde licenties en contracten enerzijds, de informatie uit de infrastructuur anderzijds en de licentieregels is in juni 2012 de licentiepositie bepaald van de 5 belangrijkste fabrikanten. Gebleken is dat er bij 2 fabrikanten sprake is van ontoereikende licenties (incompliancy). Om deze situatie te beëindigen wordt in overleg met de fabrikanten naar een oplossing gezocht, waarbij niet alleen de actuele situatie aan de orde is, maar ook een vergoeding wordt uitonderhandeld over het feitelijk onjuiste gebruik in de achterliggende periode. Bij 1 fabrikant zijn er geen afwijkingen, en bij 2 fabrikanten bestaat de indruk dat de provincie teveel licenties bezit ten opzichte van het gebruik daarvan. Dit laatste wordt nader onderzocht, teneinde het aantal licenties in overeenstemming te brengen met het feitelijke gebruik. Naar verwachting wordt hiermee een bescheiden besparing gerealiseerd. Toekomst

Tijdens het vooronderzoek is de inschatting gemaakt dat de opbrengsten van licentiemanagement ongeveer 10% van de totale licentiekosten kunnen zijn. Uit de eerste onderzochte posities bij de 5 belangrijkste fabrikanten wordt dit percentage niet gehaald. Desalniettemin verwachten wij dat bij het totale pakket aan licenties dat percentage gerealiseerd kan worden. Daar komt nog bij dat wij dan, beter dan nu, kunnen inspelen op de veranderende vraag, en het aantal licenties beter aanpassen op de actuele behoefte van de organisatie. Beoogd effect:

Verbetering van het licentiemanagement, zodat vanuit in de organisatie geborgde kennis er meer inzicht ontstaat in de gebruikte software en de gebruiksrechten, hetgeen er toe leidt dat de kosten van het gebruik van software goed beheerst worden en er besparingen worden gerealiseerd. ’s-Hertogenbosch, 21 augustus 2012, Gedeputeerde Staten van Noord-Brabant

4/4

Provincie Noord-Brabant Vooronderzoek licentie management

Documentnummer

:

11-0289

Versie

:

1.0

Contactpersoon

:

Rogier Petri

Datum

:

16 juni 2011

Status

:

Definitief

Vooronderzoek licentie management Provincie Noord-Brabant

INHOUDSOPGAVE 1

MANAGEMENT SAMENVATTING ............................................................................................... 3

2

INLEIDING .................................................................................................................................. 5 2.1

3

4

HUIDIGE SITUATIE LICENTIE MANAGEMENT ............................................................................. 8 3.1

SAM IN DE GEHELE ORGANISATIE ............................................................................................................ 9

3.2

SAM VERBETERPLAN .......................................................................................................................... 10

3.3

HARD- EN SOFTWARE INVENTORY .......................................................................................................... 12

3.4

ACCURAATHEID VAN INVENTARIS........................................................................................................... 13

3.5

LICENTIE ENTITLEMENT ADMINISTRATIE .................................................................................................. 14

3.6

PERIODIEKE ZELFEVALUATIE .................................................................................................................. 15

3.7

OPERATIONS MANAGEMENT INTERFACES ............................................................................................... 16

3.8

AANSCHAF PROCEDURE ....................................................................................................................... 17

3.9

DEPLOYMENT PROCES ......................................................................................................................... 18

3.10

BUITENGEBRUIKSTELLING PROCES .......................................................................................................... 19

3.11

ONDERSTEUNING FUNCTIONALITEITEN LICENTIE MANAGEMENT DOOR TOOLING.............................................. 19

VERBETER VOORSTELLEN LICENTIE MANAGEMENT ............................................................... 24 4.1

5

OMVANG LICENTIE MANAGEMENT PROVINCIE NOORD-BRABANT................................................................... 7

MOGELIJKE BESPARINGEN BIJ IMPLEMENTATIE LICENTIE MANAGEMENT......................................................... 25

BIJLAGEN.................................................................................................................................. 28 5.1

BIJLAGE A: MICROSOFT SAM OPTIMIZATION MODEL............................................................................... 28

 InfraControl BV, documentnummer: 11-0289

2

Infracontrol is onderdeel van de Solimas Groep


1

MANAGEMENT SAMENVATTING

De provincie Noord-Brabant heeft aangegeven stappen te gaan ondernemen op het gebied van licentie management. Om de juiste acties te nemen is aan InfraControl gevraagd een vooronderzoek naar licentie management uit te voeren. Het doel van het vooronderzoek is inzicht te geven in de huidige volwassenheid van de provincie en op basis daarvan verbetervoorstellen te doen die het beste aansluiten op de huidige situatie en op korte termijn het beste rendement opleveren. Aan de hand van interviews met diverse mensen binnen de provincie Noord-Brabant is in mei 2011 de huidige volwassenheid vastgesteld. Hiervoor is gebruik gemaakt van de ISO standaard 19770-1 die zich richt op Software Asset Management (licentie management). Op basis daarvan zijn verbetervoorstellen gedaan. Om een beeld te krijgen van de mogelijke omvang van licentie management binnen de provincie Noord-Brabant wordt jaarlijks een bedrag rond de € 1.350.000,- aan licentie besteed. Door actief met licentie management aan de slag te gaan zou het mogelijk moeten kunnen zijn om dit terug te brengen naar zo’n € 1.000.000,-. Gezien de financiële omvang van licentie management is het wenselijk om hier meer grip op te krijgen en vooral ook te houden. De volwassenheid van Software Asset Management wordt bepaald aan de hand van vier niveaus, te weten: 1. Basis, 2. Gestandaardiseerd, 3. Gerationaliseerd en 4. Dynamisch. In de huidige situatie bevindt de provincie Noord-Brabant zich op het eerste volwassenheidsniveau (basis) wat zich kenmerkt door weinig controle over welke IT assets worden gebruikt en het veelal ontbreken van beleid, procedures, resources en tooling. De aanwezige tooling is beperkt geschikt voor het uitvoeren van licentie management. De belangrijkste uitdagingen die de provincie heeft zijn: 

het op orde krijgen van de licentie beheer administraties waarbij de ondersteuning van tooling essentieel is;



het verder uitwerken en vastleggen van de taken en verantwoordelijkheden;



het opbouwen van licentie kennis en ervaring en;



zorgdragen voor periodiek inzicht en rapportage aan de verantwoordelijken.


3



Het advies is om in de komende periode (6 tot 12 maanden) de volgende doelstelling te stellen voor licentie management: richt het basis licentie management concept in wat fungeert als fundament waarop verder kan worden uitgebouwd in de periode daarna. Om dit te bereiken is het advies om de volgende verbetervoorstellen op te volgen: 1. ontwerp en implementeer een proces wat resulteert in periodiek inzicht in en rapportage over de licentie compliancy en vervolgens zorgt voor de juiste acties naar aanleiding van deze resultaten; 2. verdere inrichting van de centrale licentiebeheer organisatie met een complete en betrouwbare licentie administratie gecombineerd met meer licentiekennis- en ervaring zodat dagelijkse licentie vraagstukken kunnen worden beantwoord; 3. aanwezigheid van licentiebeheer verder bekend maken binnen de organisatie voor meer draagvlak.


4



2

INLEIDING

Voor u ligt het rapport vooronderzoek licentie management binnen de provincie Noord-Brabant. Dit document is bedoeld voor diegenen die betrokken zijn bij licentie management binnen de provincie Noord-Brabant en heeft als doel om enerzijds inzicht te geven in en bewust te worden van de huidige volwassenheid van licentie management en anderzijds adviezen aan te reiken waarmee licentie management geoptimaliseerd kan worden. In de mei 2011 zijn met diverse betrokken personen binnen de provincie Noord-Brabant interviews gehouden. Tijdens deze gesprekken is de situatie van de provincie Noord-Brabant op het gebied van licentie management besproken. De resultaten van deze gesprekken zijn verwerkt in dit rapport. Hierbij is gebruik gemaakt van het SAM Optimization Model van Microsoft. Dit model is afgeleid van de internationale ISO standaard voor SAM: ISO 19770-1. De analyse is opgedeeld in de tien aandachtsgebieden die deze standaard kenmerkt: 1. SAM in de gehele organisatie 2. SAM verbeterplan 3. Hardware- en software inventory 4. Accuraatheid van de inventaris 5. Licentie entitlement administratie 6. Periodieke zelf evaluatie 7. Operations Management interfaces 8. Aanschaf procedure 9. Deployment Proces 10. Buitengebruikstelling proces Op elk van de tien aandachtsgebieden is de volwassenheid volgens het Microsoft SAM Optimization Model vastgesteld. Hierbij wordt een schaal van 4 fasen onderkend. Elke fase is ook door de betreffende kleur gekenmerkt: 1. Basis (Basic) 2. Gestandaardiseerd (Standardized) 3. Gerationaliseerd (Rationalized) 4. Dynamisch (Dynamic)


5



In onderstaand figuur zijn de 4 fasen met hun globale kenmerken weergegeven:

Basic SAM

Standardized SAM

Rationalized SAM

Dynamic SAM

Ad Hoc

Tracking Assets

Active

Optimized

Management

Little control over

SAM processes exist

Vision, policies,

Near real-time

what IT assets are

as well as tool/data

procedures, and

alignment with

being used and

repository.

tools are used to

changing business

where

Information may not

manage IT S/W asset

needs.

Lacks policies,

be complete and

lifecycle. Reliable

SAM is a strategic

procedures,

accurate and

information used to

asset to overall

resources, and tools.

typically not used for

manage the assets to

business objectives

decision making.

business targets.

Figuur 1: Het Microsoft SAM Optimization model.

Na het vaststellen van de huidige situatie zijn een aantal aanbevelingen ter verbetering (optimalisatie) gedaan. Ik wil alle betrokkenen bedanken voor hun tijd en medewerking en hoop u inzicht te kunnen geven in de volwassenheid van licentie management en dat u zich kunt vinden in de aanbevelingen. Daarnaast is het advies om bij het printen van dit document, dit bij voorkeur in kleur te doen zodat de gebruikte kleuren het beste tot zijn recht komen.


6



2.1

Omvang licentie management provincie Noord-Brabant

Zonder dat licentie management volledig is ingericht en zonder de exacte cijfers te kennen is het goed om een indicatie te hebben van de omvang van licentie management binnen de provincie Noord-Brabant. Om een indicatie te hebben van de omvang, zijn een aantal aannamen gedaan en aantal kengetallen uitgerekend welke onderstaand zijn weergegeven. Deze zijn overigens wel besproken met de provincie en geven een goede benadering van de werkelijkheid. Verderop in dit rapport zijn deze financiële kengetallen als onderdeel van de business case verder uitgewerkt. Aannamen: 

Totaal aantal werkplekken is ongeveer 1800;



Gemiddelde licentiekosten per werkplek per jaar is € 750,-



Potentiële onderlicensering is 28% in Nederland (Volgens BSA)1



Omvang ongebruikte software is gemiddeld 25%

Kengetal Totaal jaarlijks licentiebudget

Waarde € 1.350.000,-

Potentiële onderlicensering (zonder boete!)

€ 378.000,-

Mogelijke besparing door ongebruikte software

€ 337.500,-

1

http://www.bsa.org/country/News%20and%20Events/News%20Archives/global/05122009-idcglobalstudy.aspx  InfraControl BV, documentnummer: 11-0289

7



3

HUIDIGE SITUATIE LICENTIE MANAGEMENT

Naar aanleiding van de gehouden interviews, is in dit hoofdstuk de huidige volwassenheid van licentie management binnen de provincie Noord-Brabant weergegeven. Hierbij is voor elk van de 10 aandachtsgebieden vastgesteld wat de huidige volwassenheid is. In onderstaand figuur is daarvan de samenvatting grafisch weergegeven. De onderbouwingen voor deze conclusies zijn in de daarop volgende paragrafen beschreven. Hierin is per aandachtsgebied weergegeven welke constateringen hebben geleid tot de weergegeven volwassenheid.

Huidige volwassenheid 4 3 2 1 0

Figuur 2: SAM volwassenheid huidige situatie.

Het algemene beeld op de markt van InfraControl is dat de meeste organisaties zich momenteel op niveau 1 (Basis) en 2 (Gestandaardiseerd) bevinden. De provincie Noord-Brabant komt redelijk overeen met dit marktgemiddelde, maar bevindt zich aan onderkant van dit marktbeeld. Over het algemeen kan worden gesteld dat de provincie Noord-Brabant zich op niveau 1 basis bevindt. Kenmerkend voor dit niveau is dat men weinig controle heeft over welke IT assets worden gebruikt en het veelal ontbreken van beleid, procedures, recources en tooling.  InfraControl BV, documentnummer: 11-0289

8



3.1

SAM in de gehele organisatie Huidige volwassenheid

1. Basis

SAM is slechts geimplementeerd in gecentraliseerde of voornaamste groepen in de organisatie.

Vanuit licentie management is het belangrijk dat de verantwoordelijkheid voor licenties duidelijk is belegd binnen de gehele organisatie voor de totale scope en dat dit bij alle betrokkenen bekend is. Binnen de directie middelen is een afdeling Contract en licentie management (C&LM) aanwezig welke het contract management doet voor de meeste IT gerelateerde contracten. De component licentie management beslaat voornamelijk het beheer van de licentie administratie. Binnen het vakgebied noemen wij dit licentiebeheer en geen licentie management. Deze taken zijn niet formeel vastgelegd en gedocumenteerd. De verantwoordelijkheid voor de licentie compliancy is eveneens niet formeel vastgelegd, maar is op basis van de aanwezige functies belegd bij de directeur middelen en in de dagelijkse verantwoordelijkheid bij de daaronder opererende IT manager. Het vastleggen van de taken en verantwoordelijkheden voor licentie management kan daarom beter. Hierdoor ontstaat meer duidelijkheid voor de organisatie. De duidelijkheid in taken zal vervolgens zorgen voor meer structuur in de licentie management gerelateerde werkzaamheden. De organisatie binnen de provincie Noord-Brabant is halverwege 2010 veranderd. Daarvoor lagen de licentie administraties nog vooral decentraal. Voor een groot gedeelte, maar zeker niet alles, is dit nu belegd bij en overgedragen aan de afdeling C&LM. Echter, de administraties zijn nog duidelijk in een opbouwende fase en zijn zeker nog niet als betrouwbaar te bestempelen. Centralisatie van licentie management valt onder de best practices en daar komt de provincie aardig in de buurt. Er vinden momenteel geen licentie management rapportages plaats aan het management (ITmanager en directeur middelen) welke verantwoordelijk zijn voor de licentie compliancy. Sturing van de huidige licentiepositie is daarom erg lastig.


9



De scope van licentie management, welke gerelateerd is aan verantwoordelijkheid, is niet vastgelegd en gecommuniceerd. Volgens de afdeling C&LM is men belast met de volledige scope (werkplekken en servers en alle producten). Echter, een gedeelte van de gerelateerde contracten is niet bekend bij deze afdeling. Deze onbekende contracten zijn aanwezig bij andere beleidsdirecties welke tevens het bijbehorende mandaat en budget hebben. In de praktijk wordt hier dus door de afdeling C&LM geen (actief) beheer op gevoerd. De IT afdeling zorgt alleen voor het operationeel beschikbaar stellen van de software aan de betreffende gebruikers en zorgt eventueel voor het aanleveren van informatie omtrent het aantal geautoriseerde gebruikers. Centralisatie is dus niet volledig doorgevoerd. Kennis van de verschillende contractvormen en licentieregels is een belangrijk aspect voor licentie management. Deze kennis is in ieder geval centraal niet optimaal aanwezig. Hierdoor loopt men het risico dat licentie regels niet juist worden geïnterpreteerd. Dit kan als resultaat hebben dat er te veel, te weinig of verkeerde licenties worden aangeschaft.

Uitdagingen:  de taken en verantwoordelijkheden rondom licentie management zijn niet gedocumenteerd waardoor het niet overal duidelijkheid is wie waarvoor verantwoordelijk is; 

nog niet alle administraties zijn overgedragen aan contracten licentie management waardoor de complete en betrouwbare rapportages niet mogelijk zijn;



sturing op de licentiepositie vindt ad hoc plaats. Hierdoor wordt men enigszins geleefd en loopt men risico’s op het gebied van onder- en overlicensering;



3.2

licentiekennis en ervaring is niet optimaal en dient verbeterd te worden.

SAM verbeterplan Huidige volwassenheid


1. Basis

Er is geen plan voor de implementatie voor SAM; of er is nog geen SAM verbeterplan uitgevoerd in de organisatie met ondersteuning en goedkeuring van het management. 10



Een belangrijke succesfactor voor het borgen van periodieke verbeteringen op het gebied van SAM is het creëren van een deming circle (plan-do-check-act). Door het opnemen van de ambities voor SAM in de jaarlijkse (IT) plannen, de voortgang te meten en deze eventueel bij te sturen wordt geborgd dat SAM elke keer op een hoger niveau kan komen. Binnen de provincie Noord-Brabant vindt dit principe van continue verbetering en borging nog niet plaats. Uitdaging:  Door het ontbreken van een deming circle voor licentiemanagement is de kans op tijdige sturing en continue verbetering erg laag. Gezien de financiële omvang, het belang voor de organisatie en de voorbeeldfunctie van de provincie is het noodzakelijk de kwaliteit van licentiemanagement te borgen binnen de organisatie. Dit rapport kan beschouwd worden als de eerste aanzet tot een evaluatie en het op basis daarvan bepalen van verbeterstappen.

Plan

Do

Act

Check

Figuur 3: Deming Circle, ook voor Software Asset Management.

Om op niveau 2 te komen dient de provincie verbeteracties te definiëren, de voortgang te controleren en indien nodig bij te sturen. Hiermee wordt een volwassen SAM programma en continuïteit geborgd. Gezien het belang van SAM, de financiële omvang van licenties en brede reikwijdte van SAM (het betreft de gehele organisatie) is het noodzakelijk om het hoogste management hierbij te betrekken en hierover te rapporteren.  InfraControl BV, documentnummer: 11-0289

11



3.3

Hard- en software inventory Huidige volwassenheid

2. Gestandaardiseerd

Het percentage van de gescande harden software ligt tussen de 68% en 95%

Om te kunnen sturen is informatie nodig. Dit principe geldt ook voor licentiemanagement. Gegevens over de aanwezige harden software enerzijds en de licenties anderzijds zijn essentieel voor licentiemanagement. Bij organisaties met de omvang van de provincie Noord-Brabant is tooling essentieel. Het handmatig vergaren van informatie over de aanwezige harden software is zo goed als onmogelijk. Hardware inventory Vanuit de afdeling werkplekbeheer wordt gebruik gemaakt van Novell Zenworks. Op iedere machine wordt een agent geïnstalleerd welke onder andere rapporteert over de aanwezige harden software. Machines die zich voor een bepaalde periode niet aanmelden op het netwerk worden automatisch verwijderd uit d administratie. Indien blijkt dat de gebruiker/machine toch nog actief is zal deze zich weer bekend maken bij de console van Novell Zenworks. Dit kan, omdat de agent gewoon actief is en de betreffende gebruiker als het goed is nog geautoriseerd is. Het overzicht van de aanwezige machines is daarmee vrij accuraat te noemen. Een gemiddelde organisatie heeft met zo’n 5% personeelsverloop te maken. 95% betrouwbaarheid is daarom het streven voor veel organisaties. Tussen de 90%-95% is een oranje zone. Onder de 90% is niet acceptabel vanuit een licentiemanagement perspectief. Immers om software te kunnen inventariseren dien je allereerst de hardware inzichtelijk te krijgen waarop je vervolgens de software kan inventariseren. Software inventory Novell Zenworks beschikt naast de hardware inventory ook over de mogelijkheid om software inzichtelijk te maken. De kwaliteit van de software inventory van dit product is nog niet vastgesteld. Naast het verzamelen van de aanwezige software is een veel gebruikte functionaliteit ook het meten van het software gebruik. Deze functionaliteit is niet aanwezig en het operationele gedeelte van de organisatie heeft aangegeven dat hier zeker behoefte aan is.  InfraControl BV, documentnummer: 11-0289

12



Uitdaging:  het verder nagaan van de geschiktheid van de software inventory. In de basis voorziet Zenworks in een aantal licentie management functionaliteiten. Echter, deze zijn niet allemaal aanwezig. Het is daarom lastig om de daadwerkelijkheid geschiktheid vast te stellen.

3.4

Accuraatheid van inventaris Huidige volwassenheid


Inventaris details worden zelden of op ad-hoc basis met de originele bron afgestemd.

Het is belangrijk om beslissingen te nemen op basis van betrouwbare informatie. Het periodiek controleren van de kwaliteit van de administraties is daarom essentieel. Zoals in de vorige paragraaf vermeld zorgt de werking van de tool voor redelijk accurate informatie rondom de aanwezige hardware. Een verbeterpunt is om de informatie vanuit Zenworks nog met een of meerdere andere bronnen te vergelijken waardoor er nog meer inzicht en betrouwbaarheid ontstaat. De kwaliteit van de gescande software wordt nog niet vastgesteld. Daarentegen wordt wel regelmatig de gebruikerspopulatie afgestemd met de afdeling HR. Medewerkers die uit dienst gaan worden doorgegeven aan de IT afdeling die ze vervolgens opgeschoond. Periodiek voert IT een controle uit van de accounts die al geruime tijd geen activiteit hebben getoond en deze worden doorgenomen met de HR afdeling. Uitdaging:  de aanwezige bronnen die informatie leveren over de aanwezige harden software worden niet gecontroleerd op betrouwbaarheid. Door de inhoud van deze bronnen te vergelijken met andere bronnen kan de kwaliteit worden vastgesteld en waar nodig worden verbeterd. Dit zorgt er voor dat beslissingen worden genomen op basis van accurate data.


13



3.5

Licentie entitlement administratie Huidige volwassenheid

1. Basis

Het % is onbekend en/of is waarschijnlijk minder dan 68%

Het bijhouden van een licentie aankopen registratie is erg belangrijk voor licentiemanagement. Zo creëert men inzicht in de aantallen licenties waarop men recht heeft, maar ook de wijze waarop de software gebruikt mag worden (gebruiksrechten). De verzameling van licenties, aankoop bewijzen, gebruiksrechten en overige licentiedocumentatie wordt ook wel entitlement genoemd. Het realiseren van een gedegen entitlement registratie is veelal gekoppeld aan het inkoopproces. Licentiemanagement en inkoop zijn daarom ook nauw met elkaar verbonden. Binnen de provincie Noord-Brabant kan de inkoop van licenties op verschillende plaatsen plaatsvinden. De wijze waarop de licentie aankopen plaatsvinden zijn voornamelijk afhankelijk van de financiële omvang van de aankoop. Kleine losse aankopen van licenties zullen in de basis in ieder geval door C&LM moeten worden goedgekeurd. Grotere aankopen, waarbij contracten worden afgesloten, zullen in samenwerking met de afdeling inkoop van de provincie worden gedaan. De afdeling inkoop is eveneens betrokken wanneer de financiële omvang van de aankoop voldoet aan de aanbestedingsregels. Hierbij moet worden opgemerkt dat aankopen van producten welke bij andere beleidsafdelingen zijn belegd ook daar worden aangekocht. Op dit gedeelte is dus niet altijd zicht voor de afdeling C&LM. Het advies en verbeterpunt hierbij is om het licentiebeheer voor alle licenties in ieder geval centraal te beleggen en mogelijk de licentie management activiteiten (verantwoordelijkheid) voor een aantal producten tijdelijk nog decentraal te beleggen. De registratie vindt voornamelijk in Excel plaats. Echter, de betrouwbaarheid en de structuur is nog niet aanwezig. Het beantwoorden van “dagelijkse vragen” is slecht mogelijk en kost veel tijd. Het verbeteren van de entitlement administratie is een hoge prioriteit. Er is inmiddels tevens een besluit genomen om een nieuwe centraal contract management systeem te gaan implementeren. Het is een extra module van het al bestaande document management systeem. Het is de bedoeling dat alle contracten van de gehele provincie hierin worden opgenomen. Het is dan tevens een stuk makkelijker om een koppeling te maken naar de ingescande contracten.  InfraControl BV, documentnummer: 11-0289

14



De provincie Noord-Brabant heeft tevens de uitdaging om vooral de licenties die zijn aangeschaft in het verleden te vinden en op een gestructureerde manier te registreren. Uitdagingen:  het ontbreekt momenteel aan een betrouwbaar overzicht van de aanwezige entitlement. Dit is een basis en daarmee randvoorwaardelijk voor licentie management; 

de huidige Excel administratie die wordt gebruikt voor licentie beheer zorgt niet voor een overzichtelijke geheel en brengt het risico met zich mee dat niet alle benodigde informatie aanwezig geregistreerd wordt;



niet alle licenties van de provincie zijn centraal inzichtelijk. Ook is het overzicht van waar deze zouden liggen ook niet vastgelegd. Decentraal licentie management is mogelijk, maar een centraal overzicht is hierbij wel van belang.

3.6

Periodieke zelfevaluatie

Huidige volwassenheid

1. Basis

Het bepalen van de licentiepositie vindt zelden of op ad-hoc basis plaats.

Periodieke zelfevaluatie is hetzelfde als reconciliatie wat neerkomt op het vergelijken van de aanwezige licenties met de aanwezige harden software. Voor veel licentieovereenkomsten is het slechts noodzakelijk om een keer per jaar de licentiepositie vast te stellen en door te geven aan de fabrikant. Echter, voor veel overeenkomst geldt dit niet en zal veel frequenter (direct bij wijzigingen of maandelijks) de wijzigingen gemeld moeten worden. Om niet voor verassingen te komen te staan en eventueel tijdig actie nog te kunnen ondernemen is het zeer verstandig om frequent (om te beginnen elk kwartaal) voor interne doeleinden de licentiepositie vast te stellen en te managen. De uitdaging op dit moment is dat dit zeer slecht/niet mogelijk is. Belangrijke randvoorwaarden voor dit proces zijn: 

Gedegen entitlment administratie;



Gedegen inzicht in de aanwezige harden software;



Product gerelateerde licentie kennis.


15



Bovenstaande zaken zijn momenteel slecht geregeld waardoor het periodiek bepalen van de licentiepositie (nog) niet mogelijk is. Bij voorkeur zouden bovenstaande randvoorwaarden bij 1 afdeling/persoon aanwezig zijn, maar dat is niet het geval. Momenteel wordt voor het bepalen van de compliancy het volgende principe gehanteerd. De grote fabrikanten voeren periodiek een onderzoek uit naar de compliancy en daarna worden eventuele verschillen opgelost. Voor de kleinere fabrikanten, waarbij men een kleiner risico loopt heeft men weinig inzicht en hier zouden de verbeteringen in ieder geval liggen. Bij dit principe is men dus grotendeels afhankelijk van de fabrikanten wat niet de meest ideale situatie is. Uitdaging: 

Het ontbreken van een periodieke reconciliatie kan leiden tot ongewenste verassingen zoals incompliancy, eventuele boetes en het betalen voor ongebruikte software.

3.7

Operations Management Interfaces Huidige volwassenheid

1. Basis

Operations Management functies (d.w.z. IT ondersteuning, financiele vaste activa opsporing, beveiliging en netwerkbeheer) volgens geen aaneengesloten strategie voor SAM.

Voor licentiemanagement is een bron zoals de harden software inventory erg belangrijk. Deze informatie wordt veelal niet alleen gebruikt door licentiemanagement, maar ook door andere aandachtsgebieden. Bij het gebruik van een zelfde soort gegevens door meerdere partijen is het belangrijk dat dezelfde bron wordt gebruikt en niet dat elke discipline zijn eigen bron hanteert. Dit kan tot onnodige discussies en misverstanden leiden. Licentie management heeft voornamelijk een eigen contracten licentie management administratie welke niet met andere afdeling wordt gedeeld zoals bijvoorbeeld inkoop. Er vindt momenteel wel een implementatie plaats van een centrale contract management systeem. Dit is een extra module binnen de software van BCT.  InfraControl BV, documentnummer: 11-0289

16



Daarnaast is Zenworks aanwezig wat informatie verschaft over de aanwezige harden software. Echter, C&LM hebben hier nog geen toegang tot wat wel verstandig zou zijn voor het bepalen van de licentiepositie. Uitdaging: 

licentie management heeft nog geen toegang tot de scandata van Novell wat wel noodzakelijk is voor de functie;



een centraal contract management systeem is nog niet aanwezig, maar wordt momenteel wel geïmplementeerd.

3.8

Aanschaf procedure Huidige volwassenheid

1. Basis

Het % is onbekend en/of is waarschijnlijk minder dan 68%

Centrale inkoop heeft vele voordelen wat ook voor licentiemanagement geldt. Zo kan er gebruik gemaakt worden van schaalvoordeel. Inkopen van licenties is al eerder beschreven in paragraaf 3.5. De trigger voor een nieuwe licentie aankoop is voor bestaande producten het standaard aanvraag proces. Deze aanvraag wordt geregistreerd in het service management systeem. De aanvraag komt als onderdeel van het workflow proces bij de afdeling C&LM terecht waarbij er wordt gekeken of er nog voldoende licenties zijn en of er een optimalisatie mogelijk is. Bij de optimalisatie wordt voornamelijk gekeken naar andere personen die al geautoriseerd zijn en de software wellicht niet nodig hebben. Indien geen voldoende licenties aanwezig zijn zullen de benodigde licenties besteld worden. Na de levering van de licenties is het de bedoeling dat deze worden deze geregistreerd in het Excel licentie overzicht en het bewijs in het document management systeem. Voor de nieuwe aankopen geldt dat het merendeel bekend is en wordt geregistreerd. Echter, de wijze van registratie kan een stuk beter. Voor de licenties die zijn aangeschaft in het verleden is het voor de provincie lastig om deze inzichtelijk te krijgen. Het inzichtelijk hebben van de in het verleden aangekochte licenties is wel van belang voor de huidige licentiepositie. Dit onderdeel is daarom nog als basis niveau bestempeld.  InfraControl BV, documentnummer: 11-0289

17



Uitdagingen: 

er is nog geen centraal inzicht in de aanwezige licentie aankopen waarbij de grootste uitdaging ligt in de licenties die in het verleden zijn aangeschaft. Deze informatie is randvoorwaardelijk voor licentie management.

3.9

Deployment proces Huidige volwassenheid


Het % wordt bijgehouden maar ligt tussen de 68% en 95%

Om licenties goed te kunnen managen is het belangrijk om zo veel mogelijk grip te hebben op de softwaredistributie. Immers, de uitgegeven software bepaald hoeveel licenties benodigd zijn. Indien gebruikers bijvoorbeeld zelf de mogelijkheid hebben om software te installeren kan ongemerkt een licentietekort ontstaan. Software wordt centraal beschikbaar gesteld en er zijn weinig gebruikers die zelf software kunnen installeren. Daarnaast wordt er vanuit gegaan, op basis van vertrouwen en de plichten van een ambtenaar, dat gebruikers de bedrijfsmiddelen op gepaste manier gebruiken. Deze aanname mag uiteraard gedaan worden, maar het zou goed zijn om dit af en toe te kunnen controleren zodat deze aanname ook bevestigd wordt. Uitdaging: 

de uitdaging die aanwezig is, is om vast te kunnen stellen dat er inderdaad geen andere software wordt gebruikt dan is aangevraagd en toegestaan. Deze controle is in eerste instantie bedoeld voor de gebruikers met installatierechten en in tweede instanatie voor de overige gebruikers.


18



3.10

Buitengebruikstelling proces Huidige volwassenheid


Het % wordt bijgehouden maar ligt tussen 68% en 95%

Vanuit een Software Asset Management optiek wil je de gehele levenscyclus van een software asset managen. Dus vanaf de aanschaf (of zelfs bij het ontstaan van de behoefte) gedurende de exploitatie tot het afvoeren/vervangen. In veel organisaties is de aanschaf veelal nog wel geregeld, maar vooral het afvoeren van assets is veelal een onderbelicht aspect. Dit leidt tot vervuilde administraties en het onnodig betalen voor software. Binnen de provincie Noord-Brabant is de laatste levensfase van een software asset een onderbelichte levensfase. Hardware wordt middels Zenworks goed inzichtelijk gemaakt en oude hardware ook netjes opgeschoond in de administratie. Ditzelfde geldt voor de gebruikers welke netjes en periodiek worden afgestemd met de HR afdeling. Voor software is dit lastiger; software die andere software vervangt wordt niet automatisch opgeschoond en ongebruikte software wordt niet automatisch ingenomen zodat de daarmee vrijgekomen licenties voor andere gebruikers kunnen worden ingezet. Uitdaging: 

doordat software gebruik niet wordt gemeten kan ongebruikte software niet eenvoudig worden ingenomen en de daarmee vrijgekomen licenties elders worden ingezet. Hiermee loopt men het risico dat men licenties aanschaft terwijl dit niet altijd nodig is.

3.11

Ondersteuning functionaliteiten licentie management door tooling

Globaal gezien kunnen 3 functionaliteiten worden onderkent die voor licentie management door tooling kunnen worden ingevuld: 

Hard- en software discovery (inventory) waarbij middels een scan tool alle machines met de daarop aanwezige software geïnventariseerd worden;



Reconciliatie is het mechanisme waarbij de licenties en bijbehorende licentiebewijzen (entitlement) worden geadministreerd en zo veel mogelijk automatisch worden vergeleken met de inventory;


19





Metering is het principe waarbij softwaregebruik wordt gemeten zodat “ongebruikte” software installaties kunnen worden verwijderd en de daarbij vrijgekomen licenties elders worden ingezet

in plaats

van het

aanschaffen van nieuwe

licenties. Volgens

onderzoekbureaus zoals Gartner wordt gemiddeld 30% van de software onnodig gebruikt.

Discovery Entitlement data

data

Reconciliatie & licentiekennis

Licentiepositie Figuur 4: Functionaliteiten licentie management tooling

De provincie Noord-Brabant beschikt in de huidige situatie over verschillende tools die hiermee raakvlakken hebben. Per functionaliteit wordt de dekking door aanwezige tools besproken welke onderstaand al grafisch zijn weergegeven.


20



Entitlement Microsoft Excel CORSA

Hard- en software inventory Novell Zenworks

Reconciliatie ?

Proof of License CORSA

Metering ?

Figuur 1: Overzicht ondersteuning tooling licentie management functionaliteiten.

Inventory (Novell Zenworks) Op het gebied van inventory is binnen de provincie Noord-Brabant Novell Zenworks aanwezig. Zenworks is primair bedoeld voor deployment ( het verspreiden van software). Om dit mogelijk te maken maakt Zenworks gebruik van een agent die op elke machine wordt geplaatst. Deze agent verschaft echter ook informatie over de harden software waarop de agent staat. Voor de betrouwbaarheid is men afhankelijk van het feit of op elke werkplek een agent wordt geplaatst. Dit lijkt veelal het geval te zijn, want zonder agent heb je geen toegang. De kans op vervuiling (oude werkstations die niet verwijderd worden) lijkt ook te zijn afgevangen doordat de machines die voor een bepaalde periode niet communiceren automatisch worden verwijderd. Voor informatie over de aanwezige hardware lijkt deze tool daarmee een goed uitgangspunt. Deze software wordt zowel op de werkplekken als de servers geplaatst. Of deze tool ook alle benodigde informatie verzamelt die voor licentie management van belang is, is bij dit eerste beeld lastig aan te geven. Detail aandachtspunten zoals virtualisatie, processor en core informatie, de mogelijkheid tot het zichtbaar maken van thin clients en het meten van software gebruik op terminal servers zoals Citrix zijn voorbeelden van punten die in een vervolg onderzocht zouden kunnen worden. Naast informatie over de aanwezig hardware, is software de volgende stap die zeer belangrijk is voor licentie management. Aandachtspunten hierbij zijn de mate van herkenning van software producten, de mogelijkheid en de wijze waarop softwaregebruik gemeten kan worden en de mate  InfraControl BV, documentnummer: 11-0289

21



waarin aanvullende informatie wordt aangeleverd zoals licentieverplichting en type software product. Reconciliatie Voor reconciliatie is het belangrijk om alle benodigde gegevens over de licenties te kunnen vastleggen om de licentiepositie te bepalen. Hierbij moet men denken aan: contractnummer, fabrikant, leverancier, type licentie, licentiedriver (wat moet je tellen om de licentiepositie te bepalen), begindatum onderhoud, einddatum onderhoud, kosten, enz. BCT CORSA De afgesloten contracten en aankopen worden volgens het proces digitaal opgeslagen in het document management systeem CORSA van BCT. Deze items worden middels een handmatige koppeling gerelateerd aan de licentie beheer administratie. De kwaliteit van deze administratie is niet gecontroleerd, maar deze administratie zal naar verwachting de belangrijkste documenten bevatten en daarom als waarschijnlijk betrouwbaar worden bestempeld. Microsoft Excel De provincie Noord-Brabant maakt momenteel nog geen gebruik van een “standaard” contract management systeem, maar houdt dit voor de licentie gerelateerde contracten en aankopen voornamelijk bij in een Excel overzicht. Hierbij wordt een handmatige koppeling gelegd naar het document management systeem CORSA waarin de contracten en aankopen zijn vastgelegd. Deze administratie is in 2010 overgenomen van de voorganger(s) van de huidige licentie managers. Na een eerste beoordeling van deze administratie is gebleken dat het lastig is om “dagelijkse licentie vragen” middels deze administratie te beantwoorden. Tevens is niet alle benodigde informatie vastgelegd waardoor deze administratie momenteel als matig dient te worden bestempeld. Metering Metering is het meten van de mate waarin software wordt gebruikt. Dit is niet noodzakelijk voor het bepalen van de licentiepositie. Echter, om software en licenties optimaal in te zetten is informatie over de mate van softwaregebruik zeer wenselijk. Onderzoeksbureaus zoals Gartner geven aan dat gemiddeld 30% van de software niet gebruikt wordt. Voordat men dit kan toepassen dient de provincie beleid te bepalen wat als ongebruikte software kan worden bestempeld en wat de procedure is bij het constateren van ongebruikte


22



software. Momenteel zijn er geen tools aanwezig binnen de provincie die deze functionaliteit kunnen invullen. Conclusie tooling Binnen de provincie Noord-Brabant worden de benodigde functionaliteiten voor licentie management op dit moment matig ingevuld. De functionaliteit inventory is goed ingevuld voor hardware. Voor de software component is het lastig om hier nu een oordeel over te geven. De functionaliteiten reconciliatie en metering worden niet ingevuld en entitlement beheer wordt zwak ingevuld. Op basis hiervan kan worden geconcludeerd dat het momenteel lastig is om licentie management uit te voeren. Gezien het feit dat tooling randvoorwaardelijk is voor gedegen licentie management, is het essentieel om voor dit onderdeel verbeteringen door te voeren. Het advies is om een toolselectie uit te voeren waarbij naast de aanwezige tools binnen de provincie ook wordt gekeken naar andere tools die in de markt beschikbaar zijn. Hierbij is het voorstel om de volgende fasering aan te houden: 1. Fase 1: Mogelijkheden bestaande fabrikanten; Bekijk allereerst de mogelijkheden van de fabrikanten van de bestaande oplossingen zoals Novell en BCT. Beide fabrikanten bieden oplossingen op het gebied van SAM. Onderzoek in hoeverre deze oplossingen aansluiten bij de behoeften van de provincie Noord-Brabant. 2. Fase 2: Add-on mogelijkheden Indien de eerste fase geen geschikte oplossing biedt kan overwogen worden om te kijken naar fabrikanten die een reconciliatie functionaliteit kunnen leveren bovenop de reeds bestaande oplossingen van Novell en BCT. 3. Fase 3: Volledige nieuwe suite oplossing Indien zowel fase 1 en 2 geen geschikte oplossing voortbrengen dan is het advies om naar een volledige suite te kijken die de ontbrekende functionaliteiten kan invullen.


23



4

VERBETER VOORSTELLEN LICENTIE MANAGEMENT

De volwassenheid van de provincie Noord-Brabant voor licentie management bevindt zich in de eerste fase die zich kenmerkt door het feit dat er geen duidelijke basisstructuur voor licentie management aanwezig is. Het advies is om allereerst een situatie te realiseren waarin de organisatie haar licenties onder controle heeft, tevens behoudt en daarnaast (kosten) efficiënt omgaat met de inzet van softwarelicenties. Hiervoor is het noodzakelijk om allereerst een stabiele basis te creëren waarop in de toekomst verder gebouwd kan worden. Deze basis dient over drie assen geregeld te worden, te weten; organisatie, proces en tooling. InfraControl stelt voor om een gedegen basis licentie management in te richten. Dit basis licentie management principe heeft de volgende kenmerken: 

Ontwerp en implementeer een proces wat resulteert in periodiek inzicht in en rapportage over de licentiecompliancy en vervolgens zorgt voor de juiste acties naar aanleiding van deze resultaten;



Verdere inrichting van de centrale licentiebeheer organisatie met een complete en betrouwbare licentie administratie gecombineerd met meer licentiekennis- en ervaring zodat dagelijkse licentie vraagstukken kunnen worden beantwoord;



Aanwezigheid van licentiebeheer verder bekend maken binnen de organisatie voor meer draagvlak.

Nadat dit basis licentie management niveau is gerealiseerd en gedurende enkele maanden operationeel positief is uitgevoerd kan licentie management verder worden uitgebouwd richting Software Asset Management waarbij van een reactieve naar een meer pro actieve benadering wordt overgegaan. InfraControl adviseert hierbij om de volgende aanpak te hanteren: 1. Stel de top 5 a 10 van belangrijkste fabrikanten vast en bepaal hiervoor de licentiepositie (nul meting) met de bijbehorende documentatie (licentiebewijzen). Hanteer bij deze aanpak de “olievlek” strategie; begin met de top 5 aan fabrikanten en breidt dit langzaam uit waarbij succes richting de verschillende betrokkenen uit de organisatie een belangrijke randvoorwaarde/doel is. 2. Ontwerp en implementeer na akkoord het basis licentie management proces. Zorg dat de resultaten uit stap 1 worden geborgd door dit proces;  InfraControl BV, documentnummer: 11-0289

24



3. Beschrijf de taken en verantwoordelijkheden rondom licentie management en communiceer deze na akkoord richting de betrokkenen; 4. Start een toolselectie naar de ondersteuning van de functionaliteiten ten behoeve van licentie management zoals in paragraaf 3.11 is beschreven; 5. Betrek een ervaren SAM consultant op locatie die het project kan trekken en operationeel kan ondersteunen waardoor het “learning on the job” principe kan worden toegepast. Hierdoor kan kennis en ervaring worden overgedragen aan de organisatie terwijl de organisatie verder wordt uitgebouwd. De ervaring van InfraControl is dat de doorlooptijd van het ontwerp en de implementatie van deze eerste fase zo’n 6 tot 12 maanden in beslag zal nemen. De daadwerkelijke duur is van vele factoren afhankelijk en daarom vooraf lastig in te schatten. InfraControl stelt hierbij voor om de komende periode ondersteuning te leveren door 1 a 2 dagen in de week een SAM consultant te betrekken. Deze SAM consultant brengt zowel ervaring mee op het gebied van het (verder) inrichten van licentie management binnen een organisatie als operationele licentie kennis. In de eerste fase zal dit 2 dagen in de week zijn om activiteiten op te starten en uiteindelijk zal dit naarmate de organisatie het steeds meer zelf zal oppakken worden afgebouwd naar 1 dag in de week. Bij het oppakken van de voorstellen zoals bovenstaand beschreven zijn, zijn ook kosten aan verbonden. Om deze kosten te kunnen verantwoorden is een business case belangrijk. In de volgende paragraaf is daarom de financiële business case voor licentie management voor de provincie Noord-Brabant weergegeven.

4.1

Mogelijke besparingen bij implementatie licentie management

Om investeringen in de ICT infrastructuur te verantwoorden is het noodzakelijk om ten opzichte van de geprojecteerde kosten ook een te verwachten Return on Investment (ROI) aan te geven. Er zijn een aantal zaken welke redelijk hard kunnen worden gesteld en een aantal welke niet financieel kunnen worden gemaakt vanwege het ontbreken van inzicht in de kosten die voor deze onderdelen worden gemaakt.


25



Om investeringen in Software Asset Management te verantwoorden is het noodzakelijk om ten opzichte van de geprojecteerde kosten ook een te verwachten Return on Investment (ROI) aan te geven. Om tot een goede calculatie te komen gaan we uit van een gemiddelde waarde van € 750,-2 aan software per werkplek per jaar. De voornaamste besparingen worden concreet op de volgende onderdelen behaald: 

Ongebruikte software

Door het daadwerkelijke gebruik van de software te meten, kunnen licenties van ongebruikte softwarepakketten worden teruggenomen. Hiermee wordt de aanschaf van nieuwe softwarelicenties sterk gereduceerd. Software waarvan is aangetoond dat deze niet of nauwelijks wordt gebruikt, kan worden gede-installeerd. De potentiële besparing bedraagt 3-10% van de totale softwarekosten per jaar. 

Inkoopvoordeel

Door het centraliseren van de inkoop, het samenvoegen van contracten, het reduceren van het aantal applicaties en meer kennis van het daadwerkelijke gebruik kunnen significatie schaalvoordelen met zich meebrengen. De potentiële besparing bedraagt 1-5% van de totale softwarekosten per jaar. 

Voorkomen van auditkosten

Een audit van een softwarefabrikant of controle-instantie brengt een grote druk op de organisatie teweeg. Indien er geen inzicht is en geen beschikking over geautomatiseerde en geautoriseerde rapportages zal dit een forse inspanning (FTE’s) vergen en een slechte onderhandelingspositie veroorzaken met als gevolg aanzienlijke boetes en reputatieschade. De potentiële besparing bedraagt 1-5% van de totale softwarekosten per jaar.

2

Gartner schat deze kosten overigens op €1.500 tot €2.500 per werkplek per jaar.


26



Variabelen / Aannamen: Aantal werkplekken Jaarlijkse licentiekosten per werkplek Totaal jaarlijks licentiekosten

1,800 € 750 € 1,350,000

Potentiele harde besparingen bij inzet van Software Asset Management Jaar 1 Jaar 2 Jaar 3 Ongebruikte software 10.0% € 135,000 5.0% € 54,000 3.0% € 28,836 Inkoopvoordeel 5.0% € 67,500 3.0% € 32,400 1.0% € 9,612 Voorkomen kosten bij audits 5.0% € 67,500 3.0% € 32,400 1.0% € 9,612 Totaal besparingen € 270,000 € 118,800 € 48,060 20.0% 11.0% 5.0%

Scenario berekening 1 jaar 2 jaar € 1,350,000 € 1,350,000 € 1,080,000 € 961,200 € 270,000 € 388,800

Jaarlijkse licentiekosten Scenario: Geen SAM Scenario: Invoering SAM Potentiele besparing

3 jaar € 1,350,000 € 913,140 € 436,860

Potentiele besparingen

Licentiekosten € 1,600,000

€ 500,000

€ 1,400,000

€ 450,000 € 400,000

€ 1,200,000

€ 350,000

€ 1,000,000

€ 300,000

€ 800,000

€ 250,000

€ 600,000

€ 200,000 € 150,000

€ 400,000

€ 100,000

€ 200,000

€ 50,000

€0

€0

1 Scenario: Geen SAM

2

3

Scenario: Invoering SAM

1

2

3

Potentiele besparing

Tevens dient rekening te worden gehouden met besparingen op het gebied van beheer(s)kosten. Doordat er inzicht komt in het totale applicatieportfolio, zal het mogelijk worden om keuzes te maken welke functionaliteit door welke applicaties wordt ondersteund. Dit zal een vermindering van het aantal applicaties en dus ook het aantal uren ondersteuning met zich meebrengen. Ook zien wij bij veel organisaties dat de informatie op gebied van security, beleid en de operationele processen van grote waarde is. Risico’s kunnen vaak al op korte termijn worden afgeweerd en besparingen worden ook snel gerealiseerd door proces- en beleidsaanpassingen.  InfraControl BV, documentnummer: 11-0289

27



5

BIJLAGEN

5.1

Bijlage A: Microsoft SAM Optimization Model

Toelichting model en begrip van de 10 componenten en de verschillende maturity gradaties.


28


Commissie voor Economische Zaken en Bestuur

Recommend Documents