Boekhouden in het volgend decennium: het Vlaamse project

Boekhouden in het volgend decennium: het Vlaamse project Birgitt Van Nerum Afdelingshoofd Accounting Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap

Studiedag overheidsboekhouding 09-12-2004

1

Modernisering: Economische boekhouding: waarom?

Interne factoren: • Middelen van de Vlaamse overheid moeten efficiënt en effectief worden ingezet om de beleidsdoelstellingen te bereiken (kosten informatie ontbreekt vandaag) • Toenemende aandacht voor resultaatgericht werken en prestatiemanagement • Betere dienstverlening aan de burger • Responsabilisering van de lijnmanager Studiedag overheidsboekhouding 09-12-2004

2

Modernisering: Economische boekhouding: waarom?

• Verbetering interne controle • Permanent zicht op het vermogen ⇒betere beleids- en beheersinformatie voor: – Vlaams Parlement, Vlaamse Regering en Vlaamse administratie (Beleidsinformatie) – Lijnmanager (Beleids- en beheersinformatie)


3

Modernisering: Economische boekhouding: waarom? Externe factoren: • Betere afstemming op normen in het kader van de Europese monetaire unie (Maastricht norm, Stabiliteitspact) • Eenvormigheid van de nationale rekeningen van de lidstaten (ESR) ,de Commissie voor de hervorming van de openbare comptabiliteit (CNOC) vertaalt dit naar onze Belgische situatie • Bench-marking met andere overheden : succesvol invoeren van een economische boekhouding in de Vlaamse openbare instellingen, de OCMW’s , de hogescholen, en ook in buitenlandse overheidsinstanties zoals in Nieuw Zeeland, Australië, de Verenigde Staten en Canada. Studiedag overheidsboekhouding 09-12-2004

4

Recente evoluties

• 1999- 2001 : Project ‘economische boekhouding’ in het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap betrof een traject met drie aspecten: – Inhoudelijk aspect : een nieuwe boekhouding m.n. een geïntegreerde budgettaire en economische boekhouding met analytisch luik. – Organisatie-aspect : op basis van de nieuwe processen werd een nieuwe boekhoud-organisatie uitgetekend met nieuwe functies/rollen – IT-aspect : een nieuwe boekhouding ondersteund met een nieuw financieel systeem (Oracle Financials). Studiedag overheidsboekhouding 09-12-2004

5

Recente evoluties

• Geen succes-verhaal: in alle trajecten waren er knelpunten – De begrotingsboekhouding, Rijkscomptabiliteit, die nog altijd de wettelijke boekhouding is, primeert op de economische boekhouding – Geen ‘cultuur’verandering – Geen échte re-engineering van de bestaande processen mogelijk – Functioneel Analyse Dossier (FAD) was weerspiegeling van de As-Is en niet de To-Be.


6

Recente evoluties – De complexiteit van het systeem verhoogde door de wijze waarop de Rekenplichtigen in de set-up moesten toegevoegd worden. – Hoge uiteindelijk kost. • • • •

Bijkomende functionaliteiten Rapportering Functionele ondersteuning Change management

– Dure change requests als gevolg van de complexiteit van het ontwikkelde systeem en permanente discussies rond het FAD. – Hoge onderhoudskost Orafin, zowel technisch als functioneel. Studiedag overheidsboekhouding 09-12-2004

7

Recente evoluties

• 2000-…: Project Beter Bestuurlijk Beleid in de Vlaamse overheid – Basisobjectieven: • • • •

Transparante organisatiestructuur Elkeen werkt voor één leiding Politiek primaat Deugdelijk bestuur : responsabilisering en aanspreekbaarheid van de leiding

– Om de basis-objectieven van BBB te realiseren was niet alleen een organisatorisch-administratieve regeling nodig maar ook een nieuw financieelorganisatorisch kader Studiedag overheidsboekhouding 09-12-2004

8

Recente evoluties – BBB werd intussen verankerd in • het Kaderdecreet Bestuurlijk Beleid (18 juli 2003) • het Comptabiliteitsdecreet (7 mei 2004)


9

Comptabiliteitsdecreet

Rechtsgrond

– Art. 50, §2, bijzondere Financieringswet 16/01/1989 – Wet van 16 mei 2003 met algemene bepalingen voor: • begroting van gemeenschappen en gewesten • boekhouding van gemeenschappen en gewesten • organisatie controle Rekenhof bij gemeenschappen, gewesten en openbare instellingen • controle op subsidies datum invoegetreding: 01/01/2004 uitstelmogelijkheid tot 01/01/2007 (te regelen via KB voor elke gemeenschap of gewest afzonderlijk) KB-boekhoudplan (ter uitvoering artikel 5 algemene bepalingenwet) is nog niet goedgekeurd!


10


Rechtsgrond Art. 51 bijzondere Financieringswet 16/01/1989: gemeenschappen en gewesten regelen zelf hun administratieve en begrotingscontrole met behulp van Inspectie van Financiën – Art. 9 bijzondere wet Hervorming Instellingen 08/08/1980: gemeenschappen en gewesten regelen zelf werking (dus ook begroting en boekhouding) openbare instellingen

–


11

Comptabiliteitsdecreet Toepassingsgebied •

Vlaamse Gemeenschap/Vlaams Gewest:

•

Andere rechtspersonen Vlaamse overheid:

-

-

politiek echelon: ministers, beleidsraden Vlaamse ministeries: · departementen · IVA’s zonder rechtspersoonlijkheid IVA’s met rechtspersoonlijkheid publiekrechtelijk vormgegeven EVA's

• Andere “openbare instellingen”:

uitsluitend wat betreft controle Rekenhof, én op voorwaarde dat er geen specifieke organieke regeling bestaat: • privaatrechtelijk vormgegeven EVA’s • “dochters” van IVA’s met rechtspersoonlijkheid of van publiekrechtelijk vormgegeven EVA’s (art. 12 en 32 kaderdecreet BB) • strategische adviesraden • andere rechtspersonen voor behoeften van algemeen belang, en gefinancierd of gecontroleerd door Vl. Gem./Vl. Gewest


12

Comptabiliteitsdecreet Toepassingsgebied •

Andere rechtspersonen : uitsluitend wat betreft de controle op subsidies, indien die door verkrijgende rechtspersoon niet rechtstreeks aangewend worden maar doorgegeven worden aan andere begunstigde(n)


13

Comptabiliteitsdecreet Inhoud decreet: Bepalingen over: • de financiële en budgettaire cyclus; • het begrotings-en boekhoudsysteem; • de controle; • toekenning van subsidies, prijzen en giften.


14


Boekhouding -

Zelfde regels voor departementen, IVA met en zonder rechtspersoonlijkheid en publiekrechtelijk vormgegeven EVA Economische boekhouding: Op basis van één rekeningstelsel en één enkele set van aanrekenings- en waarderingsregels, opgelegd door KBboekhoudplan Bedrijfseconomische aanrekening primeert: Voorbeeld: artikel 27: Verplichtingen die voortvloeien uit diensten of prestaties die geleverd zijn in het vorige boekjaar mogen in het volgend boekjaar tot de voorlopige afsluiting op het vorig boekjaar worden geboekt.


15


Boekhouding - Begrotingsrapportering: budgettaire resultaten worden afgeleid uit de economische boekhouding

- Analytische boekhouding - Aangepaste terminologie: terminologie aangepast aan die van economische boekhouding: vorderingen en verplichtingen, i.p.v. vastgestelde rechten ten bate, vastgestelde rechten ten laste, en vereffeningen Studiedag overheidsboekhouding 09-12-2004

16


Boekhouding - Rekening-aflegging: jaarlijks:

- Jaarrekening, bestaande uit een balans en resultatenrekening - Rapportering over de uitvoering van de begroting - Toelichting bij deze documenten waarin tevens een aansluiting tussen de budgettaire en bedrijfseconomische rapportering is opgenomen

→ decretale goedkeuring door het Vlaams Parlement


17


Boekhouding - Periodieke tussentijdse rapporteringen

- Trimesterieel: tussentijdse resultatenrekening - Trimesterieel, vanaf tweede trimester: rapport over begrotingsuitvoering - Semesterieel: tussentijdse balans

- Benadrukking data-ownership

- eerste consolidatie gebeurt op niveau van de structurele entiteit: departement, IVA, EVA - lijnmanagement is verantwoordelijk voor rekeningen over zijn entiteit


18


Boekhouding - Rekenplichtige - Figuur uit vroegere begrotingsboekhouding, maar grondwettelijke verankering en vermelding in algemene bepalingenwet - Minimale invulling: thesauriële afhandeling en rapportering hierover


19


Boekhouding - Consolidatie: - Jaarlijks geconsolideerde rekening voor de Vlaamse overheid overeenkomstig Europees Systeem van nationale en regionale rekeningen (ESR) - De Vlaamse regering bepaalt de wijze van consolidatie van de rekeningen Op termijn worden bedrijfseconomische consolidaties per beleidsdomein als deel van het beleidseffectenrapport beoogd Studiedag overheidsboekhouding 09-12-2004

20

Nieuwe boekhouding • De vermelde decretale principes worden op dit ogenblik verder uitgewerkt en in de vorm van een uitvoeringsbesluit gegoten • Bij de verdere uitwerking moet rekening gehouden worden met de verschillende doelen die de boekhouding moet ondersteunen: – – – – – –

Basis zijn voor parlementaire machtiging Basis zijn voor aanspreekbaarheid van geresponsaliseerde entiteiten Basis zijn voor vaststelling van de macro-economische rekeningen Basis zijn voor de vaststelling van de budgettaire normen Basis zijn voor de opstelling van de vermogensrekening Basis zijn voor de interne controle


21

Nieuwe boekhouding

• KB-CNOC en ESR als vertrekpunt

¾ ESR (Europees Systeem van nationale en regionale rekeningen) – Doel = macro-economisch – Boekhoudkundig raamwerk, principes bruikbaar in economische boekhouding – Alfanumerisch

¾ Economische classificatie van uitgaven en ontvangsten van de overheid – NBB – Numerisch

¾ ARS/Economisch rekeningstelsel – CNOC – Klasse 1 tot en met 7


22

Nieuwe boekhouding – Link met ESR95 via de samenvattende rekening van de begrotingsverrichtingen (klasse 8 en 9)

• !geen verplichte boeking in deze klassen als de rapportering op een andere wijze kan verkregen worden! Nog verder af te stemmen met federale overheid in interministeriële conferentie Financiën en Begroting

• Macro-economische rapportage (economische classificatie en ESR) blijft op centraal niveau • Decentraal: entiteiten voeren enkel economische boekhouding Studiedag overheidsboekhouding 09-12-2004

23

Nieuwe boekhouding

• Boekhouding (en rapportering) op accrual basis staat centraal →De begrotingsboekhouding en –rapportering m.n. de opvolging van verbintenissen(krediet) en verplichtingen(krediet) zijn eruit afgeleid →De ramingsstaten inzake ontvangsten, verbintenissen- en verplichtingenkrediet, die bij de machtigende begroting worden gevoegd, worden opgesteld volgens het genormaliseerd boekhoudplan Studiedag overheidsboekhouding 09-12-2004

24

Nieuwe boekhouding • Nadruk bij begrotingsopvolging op verbintenissen (en niet verplichtingen) – Wijziging financieel management Verhouding ontvangsten versus uitgaven – Verhouding vorderingen versus schulden

– Betere beheersing van de impliciete schuld

– Verplichtingen moeten worden geboekt om te voldoen aan het getrouw beeld van de jaarrekening ↔ limitativiteit van het vereffeningskrediet zoals voozien in de algemene bepalingenwet (e.v.t. op te vangen via voorzieningen) → dualiteit ‘getrouw beeld’ en ‘parlementaire machtiging’


25

Nieuwe boekhouding

• Er wordt een minimum genormaliseerd boekhoudplan opgelegd. Dit kan door elke entiteit verder worden uitgebreid, maar dient vooraf door een entiteit, aangeduid door de Minister van Financiën en Begroting, te worden goedgekeurd.


26

Nieuwe boekhouding • Analytische basisstructuur

– Gemeenschappelijk en verplicht – Decretaal voorziene opdeling van de begroting in structurele afdelingen: Elk beleidsdomein is opgedeeld in “structurele afdelingen”: · · · ·

politiek echelon (minister, beleidsraad, adviesraad) departement IVA’s zonder rechtspersoonlijkheid Dotaties

– Decretaal voorziene opdeling van de begroting in functionele afdelingen: Kredieten voor personeel, werking, beleidsondersteuning of –uitvoering (krediet per beleidsveld)

– COFOG (internationale classificatie van overheidsfuncties) – Bijkomend niveau op kostenplaats – Dimensie op projectniveau Studiedag overheidsboekhouding 09-12-2004

27

Implementatiestrategie

• Cultuur-verandering vereist groot draagvlak. – De eigendom van het project situeert zich niet bij de boekhouders of bij het beleidsdomein financiën en begroting, doch bij het beleid en bij alle entiteiten van de Vlaamse overheid

• Beleidsdomein F&B zal wel instaan voor begeleiding en coördinatie – Programma-management (en -manager)


28


• Voortraject – Verhogen performantie dienstencentrum Orafin – Uitwerken van de uitvoeringsbesluiten comptabiliteitsdecreet • Moeten besproken worden met alle betrokkenen (o.a. : minister van Financiën en Begroting, Rekenhof, inspectie van financiën, de diverse boekhoudorganisaties (zowel ministerie als VOI’s), academische wereld, Interne audit, afdeling kanselarij (legistieke beoordeling) → Dat draagvlak is nodig om het project te laten slagen.


29


• Verdere aanpak : • Doelstelling: Ontwikkelen visienota met daarop een gedetailleerd programmaplan geënt • Stappen om tot visienota te komen – Oprichting sponsorteam/stuurgroep

• Draagvlak voor uitvoeringsbesluiten bekomen • Bewaking opvolging opmerkingen auditrapport Rekenhof over ‘project economische boekhouding en Orafin in het MVG’ • Risicobeheersing


30

Implementatiestrategie – Analyse ‘AS IS’ moet worden uitgebreid, vooral wat de VOI’s betreft • • • • •

Inventaris bestaande applicaties en databases Inventarisatie van de technische infrastructuur Oplijsten van entiteitspecifieke elementen Beschikbare kennis en tijd Achterstand in de boekhouding


31

Implementatiestrategie – Uitwerking ‘TO BE’ • Goedgekeurde uitvoeringsbesluiten • Organisatiestructuur met duidelijke afspraken rond horizontale dienstverlening • Duidelijkheid omtrent de richting die men wenst in te slaan met betrekking tot beheersovereenkomsten • Uitgetekende kaderprocedures binnen en over de entiteiten heen • IT-strategie • Gewenste algemene competentieprofielen


32

Implementatiestrategie – Bepalen discrepanties ‘AS IS’ versus ‘TO BE’ •

Discrepanties kunnen zich situeren op het vlak van : – – – – –

• •

Competentie, kennis en ervaring (dubbel boekhouden, administratieve organisatie, interne controle) ICT (hardware-software) Personeelsgebrek Mentaliteit Beschikbare gegevens

Ieder van deze elementen leidt tot een migratieplan Ondersteuning zal door het dienstencentrum geleverd worden


33

Implementatiestrategie •

Visienota en programmaplan –

–

De visienota vat alle stappen uitgevoerd in de TO BE-faze samen en brengt deze onder in een algehele strategie die de Vlaamse Gemeenschap rond het comptabiliteitsdecreet wil voeren. Het programmaplan moet omvatten: • • • •

een overzicht van de producten die moeten worden afgeleverd die verder zullen toegewezen worden aan projectgroepen tijd, geld en andere middelen die per project nodig zijn om het beoogde resultaat af te leveren prioriteitenstelling (wat is zeker nodig, wat niet) planning in de tijd van de verschillende deelprojecten (met inbegrip van het kritische tijdspad)


34

Implementatiestrategie • Overzicht producten af te leveren aan projectgroepen – – – – – – – – – –

Methoden en standaarden voor projectmanagement Begininventaris en de problematiek die hiermee gepaard gaat Systeembijsturing of nieuw systeem IT-configuratie Consolidatie en rapportering Administratieve organisatie en interne controle Beleidsindicatoren en outputbegroting Uitgewerkte competentieprofielen Vorming Overgangsmaatregelen


35

Implementatiestrategie: Fasering? • Inwerkingtreding van het comptabiliteitsdecreet is decretaal voorzien op 01 januari 2007 • Bij KB van 18 maart 2004 kreeg de Vlaamse Gemeenschap uitstel van de inwerkingtreding van de algemene bepalingenwet tot die datum • Entiteiten zullen moet aantonen klaar te zijn voor ‘overstap’ naar comptabiliteitsdecreet (veel aandacht zal gaan naar kwaliteitsbewaking); wellicht zal dit leiden tot een gefaseerde implementatie • Andere afhankelijkheden voor de inwerkingtreding zijn:

– Implementatie herstructurering conform BBB – Goedkeuring van het KB boekhoudplan (CNOC) (uitvoering artikel 5 algemene bepalingenwet)


36

Boekhouden in het volgend decennium: het Vlaamse project

Recommend Documents