11-05-2004
Begroten in het volgend decennium Het federale project Een blik vanuit de FOD Financiën Stafdienst Budget en Beheerscontrole
AGENDA
11-05-2004
Modern begroten 1. De organisatie als hefboom 2. Klassiek begroten 3. De aanpak binnen de FOD Financiën 4. De systemen 5. Sterkte-zwakte analyse
Stafdienst B&B
.2
De organisatie als hefboom
11-05-2004
ONTWERPEN VAN DE PLANNEN
3 fasen : COPERFIN 1 (2001-2002) Entiteit 1 : Belastingen en Invordering Entiteit 2 : Patrimoniumdocumentatie
gerealiseerd juli 2002
COPERFIN 2 (2002-2003) Stafdiensten (P&O, ICT, Budget & Beheerscontrole, …)
gerealiseerd juli 2003
COPERFIN 3 (2003-2004) Entiteit 3 : Thesaurie
Werkzaamheden aan de gang Stafdienst B&B
.3
De oude organisatiestructuur: het Ministerie van Financiën
Stafdienst B&B
11-05-2004
.4
De nieuwe organisatiestructuur:
de FOD Financiën (1/2)
AUDIT COMITE
BELEIDSRAAD
INTERNE AUDIT
VOORZITTER VAN HET DIRECTIECOMITE
Budget en Beheerscontrole
Beleidscel
Personeel en Organisatie
Studie en Documentatie
ICT
Program Mangement Office & Communicatie
11-05-2004
Secretariaat en logistiek
BELASTINGEN EN INVORDERING
PATRIMONIUMDOCUMENTATIE Stafdienst B&B
THESAURIE
.5
De nieuwe organisatiestructuur:
de FOD Financiën (2/2)
11-05-2004
VOORZITTER VAN HET DIRECTIECOMITE N - J.Cl. LAES
Thesaurie N-1 J.-P. ARNOLDI
Patrimoniumdocumentatie N-1 D. DE BRONE
Belastingen en Invordering N-1 J.-M. DELPORTE Particulieren N-2 A. VAN DEN ABBEELE
Invordering N-2
Opmetingen en Waarderingen N-2 P. DE CLERCQ
Rechtszekerheid N-2 M. LALOUX
Internationale en Europese Financiële Aangelegenheden N-2
Beheer van de Munt N-2
KMO N-2 C. SIX
Grote Ondernemingen N-2 Ph. JACQUIJ
Patrimoniumdiensten N-2
Niet-Fiscale invordering N-2
Financiering van de Staat en van de Financiële Markten N-2
Betalingen N-2
Fraudebestrijding N-2
Douane en Accijnzen N-2
Informatieverzameling N-2
Stafdienst B&B
Beheer van kassen N-2
.6
Het Directiecomité van de FOD Financiën
11-05-2004
> Het directiecomité is samengesteld uit – De Voorzitter (= niveau N) – De 3 Administrateurs-generaal Belastingen & Invordering, Parimoniumdocumentatie en Thesaurie (= niveau N-1) – 3 Stafdirecteurs (B&B, P&O en ICT = staffuncties op het niveau N)
> Alle N-functies zijn mandaten met een duur van 6 jaar
Stafdienst B&B
.7
De Stafdienst B&B: de huidige structuur
11-05-2004
> 2 directies: – Comptabiliteit en Begroting – Performantiemanagement
> +/- 28 directe medewerkers > Sterk gedecentraliseerd: – 25 kredietbeheerende diensten – +/- 150 VTE met Budget- en Boekhoudtaken
Stafdienst B&B
.8
De Stafdienst Budget & Beheerscontrole: de To Be -structuur BPR= +/- 232 VTE
Budget & Beheerscontrole
N + Stafdiensten
Team boekhouding
- Dossierbeheerder (Controller overheidsopdrachten) - Senior gegevensbeheerder (Boekhouder) - Senior dossierbeheerder (Hoofdboekhouder)
N1
N2
- Dossierbeheerder (Controller overheidsopdrachten)
Afdeling Boekhouding
Team vereffening
- Junior inspecteur (Junior vereffenaar) - Inspecteur (Vereffenaar)
Afdeling Management- en Gebruikersonder-steuning
Afdeling Begroting
Team begroting
Team interne controle
- Junior dossierbeheerder (Dossierbeheerder begroting) - Senior dossierbeheerder (Gedelegeerd budgethouder) - Senior dossierbeheerder (Sr. dossierbeheerder begroting) - Senior projectbeheerder (Hoofdbudgethouder)
11-05-2004
- Inspecteur (Interne controle facilitator)
- Junior dossierbeheerder (Dossierbeheerder begroting) - Senior dossierbeheerder (Gedelegeerd Budgethouder)
Team
Teamchef
beheersco beheerscontrole ntrole
- Junior gegevensbeheerder (Admin. medewerker) - Analist (Beheerscontroller) - Senior Analist (Senior beheerscontroller)
Team Gebruikersondersteuning - Sr. Informatieaambtenaar (Helpdesk B&B)
Team financiële rapportering & analyse
- Specialist (Financieel analist)
- Extern correspondent ICT - Applicatieanalist ICT - Inlichtingenanalist ICT - PMO consultant - Sr. dossierbeheerder Comm. - Netwerkagent Comm.
- Junior gegevensbeheerder (Admin. medewerker) - Analist (Beheerscontroller)
- Junior dossierbeheerder (Dossierbeheerder begroting) - Senior dossierbeheerder (Gedelegeerd budgethouder)
- Junior gegevensbeheerder (Admin. medewerker) - Analist (Beheerscontroller)
Stafdienst B&B
.9
De organisatie als hefboom
11-05-2004
RESULTATEN
> Een nieuwe organisatiestructuur > Concentratie op de kerntaken > Hertekening van de werkprocessen > Invoering van mandaatfuncties
Stafdienst B&B
. 10
“Klassiek” begroten
11-05-2004
Het budget van Financiën - Enkele kerncijfers Personeel Werking TOTAAL werkingsbudget Andere
1.169.000 k.€ 272.000 k.€ (+/- 100.000 k.€ IT) 1.441.000 k.€ 110.000 k.€
35 rekenplichtigen 1.302 ordonnanties 1.700 vastleggingen 104.000 facturen per jaar Stafdienst B&B
. 11
De klassieke begrotingsopmaak
11-05-2004
> April - begin mei: begrotingsinstructies van de FOD B&B – Normen en richtlijnen – Parameters – Deadlines
> Vertaling binnen de FOD Financiën: interne instructies voor de kredietbeherende diensten > Centrale verzameling en coördinatie door de Stafdienst B&B
Stafdienst B&B
. 12
De klassieke begrotingsopmaak
11-05-2004
> De goedkeuringsprocedure: – Directiecomité – Technische bilaterale – Politieke bilaterale
> Analyse: – Geen koppeling aan doelstellingen of prestaties – Incrementele benadering van de werkingskosten – “Bottom-up” verzameling van gegevens voor de lopende werkingskosten – Sterk centrale sturing – Afwachtende houding – Strikte budgettaire discipline – Steriele technische discussies Stafdienst B&B
. 13
De Copernicusmodernisering
11-05-2004
De nieuwe budgettaire cyclus > Opdrachtenenveloppe > Beheersenveloppe – – – –
uitvoerend “vrij” beheer
Personeelsplan Personeelsgebonden werkingsuitgaven Specifieke en projectmatige werkingsuitgaven Andere
> Vaststelling op basis van jaarlijkse vrije budgettaire ruimte > Binnen de budgettaire ruimte:het operationeel plan en de bilaterales Stafdienst B&B
. 14
De nieuwe budgettaire cyclus: stand van zaken
11-05-2004
> Geen legislatuurbrede berekening van de budgettaire marge > Geen transparante jaarlijkse berekening – geege
> Geen volledige operationele of beheers enveloppe Geen formeel operationeel plan > WEL een personeelsenveloppe
Stafdienst B&B
. 15
Modern begroten: De aanpak binnen de FOD Financiën
11-05-2004
Koppeling van de budgetcyclus aan de strategische managementcyclus Gescheiden trajecten voor “day to day” en “Coperfin” – Day to day = lopende werkingsmiddelen via de budgetveranwtoordelijken – Coperfin = de strategische budgetten via PMO en B&B
Het managementplan van de Voorzitter is het uitgangspunt Realisatieplanning via strategisch overleg Het overleg heeft een ruimere scope dan alleen het budget Stafdienst B&B
. 16
Het programmamanagement
11-05-2004
C o p e rfin m a n a g e m e n t P ro g ra ram mm ma am ma an na ag ge em me en ntt
IC T ICT
O O R G AN IS A TIE AN IS A TIE OR RG GAN ANIS ISA ATIE TIE Mijlpaal
M ijlpa aa alp lpro rog gra ram mm ma a1 1 Mijlp
P ro je ctc tm anagem ent
Pro Projec jectt 33
Pro Proje ject ct 11
PPP ro je 4 ro je 4 Pro roje jecccctttt 4 4
PPro roje ject ct 22
Pro 7 Projec jectt 7 7 7
Pro Pro jec Pro jec 1100 00 Projec jectttt 11
PPPPro ro je 8 ro je 8 roje jecccctttt 8 8
T EM A TH HE MA T EM A TH HE MA T EM A TH HE MA T EM A TH HE MA T EM A TH HE MA T EM A TH HE MA
1 1 2 2 3 3 4 4 5 5 6 6
… … … … … … … … … …
T EM A 7 7 TH HE MA
… …
Pro Pro jec Pro jec 99 Projec jectttt 99
P ER RS SO ON NE EE ELL PE
FUNDAMENTEN FUNDAMENTEN
M Mijlp ijlpa aa alp lpro rog gra ram mm ma aX X
Mijlpaal
FUNDAMENTEN FUNDAMENTEN
Pro Projec jectt 66
Mijlpaal
M M ijlp ijlpa aa alp lpro rog gra ram mm ma a2 2
IN IN R AS TR U C TU U R TR U C TU U R INFFFR RAS ASTR TRU UC CTU TUU UR R
Stafdienst B&B
. 17
De Coperfinprogramma’s Programma
11-05-2004
Programma
PMO-
manager
medewerker
Projectleider (s)
Coperfinadviseurs
P1: Geïntegreerde Verwerking Belastingen P2: Geïntegreerde Verwerking Patrimoniumdocumentatie P3: Paperless Douane P4: MultiKanaalDienstVerlening P5: Risicobeheer, bijstand, controle en Invordering P6: Kennisbeheer & gevallenstudie P7: Imago P8: BPR Thesaurie P9: ICT-fundamenten P10:Verhuis Noth Galaxy
P11: Strategische Informatie (BSC,…)
Staf B&B
P12: Operationalisering lijn- en stafdiensten P13: Identity Management Stafdienst B&B
. 18
Het ICT en Coperfin-budget
11-05-2004
Evolutie programmabudget 138,63
140 120
miljoen €
100 80 60 40 20 0 Begrotingsjaar 2001
2002
2003
Stafdienst B&B
2004+bijkrediet-besparing
. 19
Kalender realisatieplan (ideale cyclus) 1
Analyse context & voorbereiding strategisch overleg + captatie van veranderingsini tiatieven tot op niveau N3
Dec
Jan
SO N-1
Opmaken voorstel realisatieplan X: • Programma’s en projecten • Deadlines en tussentijdse resultaten • High level budget • Higl level aanpak (aanbesteding?)
Feb v1
Ma
Mei
SO N-2 Uitwerken voorstel realisatieplan X door stafdiensten: • Timing • Budget • Aanpak
Opmaken strategisch voorstel realisatieplan X+1, X+2: • Programma’s • Timing • High level budget • High level aanpak Bilaterale contacten met stafdiensten/N/N-1
SO Strategisch overleg: N (Dircom/Hoofden stafdiensten/strategisch PMO), N-1 (Managementcomités), N-2 (Gewestelijke comités)
v
Apr
Validatie door het Dircom (eventueel uitgebreid met de hoofden van de stafdiensten en strategisch PMO)
2 Jun
v2
3 Juli
Aug
Sept
Okt
v3
Opstellen finaal plan X obv feedback, bliaterale contacten met begroting, veranderde politieke context, …
Nov
Dec
v4
1
Indienen van geconsolideerd voorstel aan Begroting
2
Indienen van finaal realisatieplan bij de regering
3
Beslissing over de budgetten obv het ingediende finaal realisatieplan
4
Bekrachtiging van de budgetten
Stafdienst B&B
4 Jan
Aanpassen finaal realisatieplan X in functie van toegekende budgetten en consequenties opstellen voor X+1, X+2
SO N
Nov
Consolideren in één voorstel van de utiwerking van de stafdiensten en oplossen van issues
Okt
Jaar X
Jaar X-1
Jaar X-2 Sept
11-05-2004
. 20
De aanpak van de FOD Financiën: Samenvatting
11-05-2004
> De organisatorische structuren zijn aanwezig om de koppeling beheer-budget te verzekeren > De diverse initiatieven zoveel mogelijk geïntegreerd en op elkaar afgestemd > Het prestatiebeheerssyteem is momenteel afgestemd op intern management en nog niet bruikbaar voor budgetdoeleinden
Stafdienst B&B
. 21
Modern begroten: de systemen
11-05-2004
Wat is het probleem?
Informatie op maat !
Stafdienst B&B
. 22
Wat wil de minister van Begroting
11-05-2004
“De
modernisering van de budgettaire boekhouding op basis van internationale standaarden waaraan de overheidsdiensten onderworpen zijn dient voorop te staan” ESR 95 COFOG 1980
Nota aan de ministerraad:het FEDCOM-project:IT-ondersteuning van een aangepaste overheidscomptabiliteit: verdere procedure - april 2004
Stafdienst B&B
. 23
Wat wil de FOD Financiën ?
11-05-2004
Hoe kan ik budgetten reduceren zonder de dienstverlening in het gedrang te brengen?
Hoe efficiënt moet ik zijn om mijn toekomstige “workload” of nieuw programma te dragen met mijn huidig budget?
Hoe kan ik managers budgettair responsabiliseren?
Hoe beantwoord je die vragen met de huidige budgettaire informatie? Stafdienst B&B
. 24
Is ERP de oplossing?
11-05-2004
Loze IT-beloften “ERP was never more than a common platform for internal data systems. The promised benefits have not normally materialised and if they have then there was a much longer lead-time for them than initially expected.” “In the absence of these solutions to leverage the results of ERP generated information, Management Information Systems are still struggling to deliver. Information is now consistent, timely and accurate but how relevant is it?” “Many organisations have attempted to put ABC systems in place. However, many of these projects have failed because they focused too heavily on detail and the systems are rarely operationalised.” Profit from Perception Mark Spracklen, www.cva.eu.com Stafdienst B&B
. 25
Wat is nodig ?
11-05-2004
> Een systeem dat de macro-begrotingsfunctie en de (micro-) management accounting functie verzoent > Transactionele informatie is slechts het begin – “cost cutting”
> De linking van de systemen met de strategie blijft het uiteindelijke doel
Stafdienst B&B
. 26
Besluit - Een SWOT-analyse
11-05-2004
> Sterkte: de organisatiestructuren > Zwakte: waardering van de begrotingfuncties > Mogelijkheden: FEDCOM > Bedreigingen: het budget
Stafdienst B&B
. 27
11-05-2004
Bezoek onze website www.minfin.fgov.be
Dank U Wouter De Ryck (
[email protected]) Directeur van de stafdienst budget en beheerscontrole FOD Financiën Stafdienst B&B
. 28
