Inleiding tot het algemeen boekhouden

Marieke Van Beylen

Eerst wordt de arena verkend. Wie zijn die mensen, die ondernemingen die een boekhouding moeten bijhouden. Welke vorm moet die boekhouding aannemen? We beginnen bescheiden, met de registratie van de kleine onderneming, eenvoudig en toch duidelijk. Geleidelijk maken we kennis met een aanzienlijk ‘vakjargon’. Dit laat ons toe onze eerste stappen te zetten in de wereld van de ‘echte’ boekhouding voor middelgrote en grote ondernemingen. Nadat we de techniek zelf hebben doorgrond, maken we kennis met een cyclus van aankoopverkoop, betalingen en inningen. Uiteraard werken vele ondernemingen met boekhoudpakketten op computer. Het instuderen van pakketten is een afzonderlijke discipline maar je vindt in dit boek wel enkele voorbeelden van boekingen zoals ze er in een boekhoudpakket uitzien. Natuurlijk gebeurt er in een onderneming nog veel meer dan kopen en verkopen alleen. Daarom maken we ook kennis met andere veel voorkomende aspecten in de boekhouding. Dat zijn de personeelskosten, investeringen en financieringen. Erg belangrijk in de boekhouding zijn ook de eindejaarsverrichtingen en het opstellen van de jaarrekening. Wij beperken ons tot de balans, de resultatenrekening en de bestemmingstabel. Daarmee hebben we alle belangrijke basisverrichtingen in het boekhoudkundig leven van een onderneming doorlopen. We zijn nu in staat de logica van een moeilijkere boekhouding te begrijpen. Op het einde van dit boek is een reeks oefeningen opgenomen.

Inleiding tot het algemeen boekhouden

OVER HET BOEK Dit boek beoogt een eerste begeleide kennismaking met de wereld van het algemeen boekhouden. De opvatting van dit boek past best in een studieprogramma waarin enkel een initiatie van dit vakgebied voorzien is, zonder verdere uitdieping. Er wordt geen voorkennis verondersteld. Het boek veronderstelt een actief leerproces, waarbij enerzijds een duidelijk theoretisch kader wordt geboden en anderzijds de student zelf wordt uitgenodigd om vragen te beantwoorden en oplossingen uit te werken die het denkproces stimuleren1. De nadruk ligt niet op academische kennis, wel op het ‘kunnen omgaan met’ de logica van het boekhouden. Verder wordt een minimum aan wettelijke voorschriften m.b.t. de boekhouding en de jaarrekening aangehaald.


OVER DE AUTEUR Marieke Van Beylen studeerde in 1977 af als licentiate in de toegepaste economische wetenschappen. Sedert 1980 doceert ze in de Katholieke Hogeschool der Kempen, campus Hoger Instituut der Kempen te Geel. Dit boek is de neerslag van een jarenlange ervaring in het aanbrengen van een basiskennis algemeen boekhouden.

ISBN: 90.356.1102.0

campinia

media

Marieke Van Beylen

Van Beylen, Marieke – Inleiding tot het boekhouden / Marieke Van Beylen; 5 de druk, september 2004 Geel: Campinia Media vzw, 1998; 269 p;.index; 29 cm; gelijmd. ISBN: 90.356.1102.0; NUGI 683; UDC 657.1; Wettelijk depot België: D/1998/3941/5 Campinia Media vzw Kleinhoefstraat 4 B – 2440 – GEEL (Belgium) Tel.: (+32) 014/59 09 59 Fax: (+32) 014/59 03 44 e-Mail: URL: <www.campiniamedia.be> Copyright 2004:

No part of this book may be reproduced in any form, by print, photoprint, microfilm or any other means without written permission of the publisher. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, print, microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever.


M. Van Beylen

OVER HET BOEK Dit boek beoogt een eerste begeleide kennismaking met de wereld van het algemeen boekhouden. De opvatting van dit boek past best in een studieprogramma waarin enkel een initiatie van dit vakgebied voorzien is, zonder verdere uitdieping. Er wordt geen voorkennis verondersteld. Het boek veronderstelt een actief leerproces, waarbij enerzijds een duidelijk theoretisch kader wordt geboden en anderzijds de student zelf wordt uitgenodigd om vragen te beantwoorden en oplossingen uit te werken die het denkproces stimuleren. De nadruk ligt niet op academische kennis, wel op het ‘kunnen omgaan met’ de logica van het boekhouden. Verder wordt een minimum aan wettelijke voorschriften m.b.t. de boekhouding en de jaarrekening aangehaald. Eerst wordt de arena verkend. Wie zijn die mensen, die ondernemingen die een boekhouding moeten bijhouden. Welke vorm moet die boekhouding aannemen? We beginnen bescheiden, met de registratie van de kleine onderneming, eenvoudig en toch duidelijk. Geleidelijk maak je kennis met een aanzienlijk ‘vakjargon’. Dit laat je toe de eerste stappen te zetten in de wereld van de ‘echte’ boekhouding voor middelgrote en grote ondernemingen. Nadat je de techniek zelf hebt doorgrond, maak je kennis met een cyclus van aankoop-verkoop, betalingen en inningen. Uiteraard werken vele ondernemingen met boekhoudpakketten op computer. Het instuderen van pakketten is een afzonderlijke discipline maar je vindt in dit boek wel enkele voorbeelden van boekingen zoals ze er in een boekhoudpakket uitzien. Natuurlijk gebeurt er in een onderneming nog veel meer dan kopen en verkopen. Daarom maak je ook kennis met andere veel voorkomende aspecten in de boekhouding. Dat zijn de personeelskosten, investeringen en financieringen. Erg belangrijk in de boekhouding zijn ook de eindejaarsverrichtingen en het opstellen van de jaarrekening. De studie wordt beperkt tot de balans, de resultatenrekening en de bestemmingstabel. Daarmee heb je alle belangrijke basisverrichtingen in het boekhoudkundig leven van een onderneming doorlopen. Je bent nu in staat de logica van een moeilijkere boekhouding te begrijpen. Op het einde van dit boek is een reeks oefeningen opgenomen. OVER DE AUTEUR Marieke Van Beylen studeerde in 1977 af als licentiate in de toegepaste economische wetenschappen. Sedert 1980 doceert ze in de Katholieke Hogeschool der Kempen, campus Hoger Instituut der Kempen te Geel. Dit boek is de neerslag van een jarenlange ervaring in het aanbrengen van een basiskennis algemeen boekhouden. Oplossingen bij de theorie en de oefeningen zijn bij de auteur te verkrijgen.


M. Van Beylen

INHOUDSOPGAVE De arena...................................................................................................................................... 1 DEEL I: DE

ZEER KLEINE ONDERNEMING................................................................ 5

HOOFDSTUK I: EEN BESCHEIDEN START.................................................................... 5 1 Zeer kleine ondernemingen volgens de boekhoudwetgeving .................................... 5 2 Verplichtingen voortvloeiende uit de boekhoudwetgeving ....................................... 5 2.1 De inhoud van deze registratie ........................................................................... 5 2.2 De vorm en bewaring van deze registratie ......................................................... 6 3 De BTW: belasting over de toegevoegde waarde Elementaire begrippen ‘Verschuldigde BTW’, ‘Terugvorderbare BTW, ‘Terug te Vorderen BTW’ en ‘Te Betalen BTW’ .................................................................................................................... 6 3.1 Voorbeeld I......................................................................................................... 7 3.2 Voorbeeld II ..................................................................................................... 11 HOOFDSTUK II: ADMINISTRATIEVE ORGANISATIE IN DE ‘ZEER KLEINE ONDERNEMING’............................................................................................................... 13 1 Administratie van de aankopen ................................................................................ 13 1.1 Ontvangst van aankoopfactuur (AF) ................................................................ 13 1.2 Ontvangst van creditnota (CN) ........................................................................ 14 1.3 Leveringen zonder BTW .................................................................................. 14 1.4 Aankopen zonder factuur maar met BTW ....................................................... 14 2 Administratie van de verkopen ................................................................................ 17 2.1 Uitmaken van verkoopfactuur (VF) ................................................................. 17 2.2 Opmaken van creditnota (CN) ......................................................................... 18 2.3 Leveringen zonder BTW .................................................................................. 18 2.4 Onttrekkingen voor privé-doeleinden .............................................................. 18 2.5 Het verkoopboek invullen ................................................................................ 18 3 Administratie van de kasbewegingen....................................................................... 21 4 Administratie van de verrichtingen met kredietinstellingen .................................... 23 5 De resultatenbepaling............................................................................................... 25 5.1 De resultaten uit aan- en verkoop..................................................................... 25 5.2 Het gebruik van bedrijfsmiddelen .................................................................... 25 5.3 De wijziging van de voorraden ........................................................................ 27 5.4 Recapitulatie van kosten en opbrengsten en berekening van het resultaat van de boekperiode .................................................................................................................. 28 6 De jaarlijkse inventaris............................................................................................. 28 DEEL II: WERKWIJZE VAN DUBBEL BOEKHOUDEN ................................................... 31 HOOFDSTUK I: EEN KENNISMAKING MET DE TECHNIEK VAN DUBBEL BOEKHOUDEN .................................................................................................................. 33 1 De bezittingen en de schulden.................................................................................. 33 1.1 Een bescheiden begin: boekhouden met de balansmethode............................. 33 1.2 Iets handiger: boekhouden met de grootboekmethode..................................... 37 2 Nu de kosten en dan hopelijk de opbrengsten.......................................................... 41 3 Het gehele grootboek: een kennismaking ................................................................ 46 3.1 De balansrekeningen ........................................................................................ 47 3.2 De resultatenrekeningen................................................................................... 48 3.3 Overzicht van de grootboekrekeningen............................................................ 49 3.4 Wat is de onderneming waard .......................................................................... 50 3.5 Het minimum algemeen rekeningenstelsel ...................................................... 51


M. Van Beylen

3.6 Controleoverzicht van het grootboek: de proef- en saldibalans....................... 52 3.7 Het grootboek in de praktijk............................................................................. 55 4 Nu pas grondig werken: het journaal of dagboek .................................................... 56 4.1 Een volledige geschiedschrijving..................................................................... 56 4.2 Het journaal in de praktijk................................................................................ 59 5 Besluit....................................................................................................................... 60 HOOFDSTUK II: DE BOEKHOUDING VAN DE COURANTE EXPLOITATIECYCLUS .................................................................................................... 61 1 Aankopen van handelsgoederen............................................................................... 61 1.1 Inleiding ........................................................................................................... 61 1.2 Administratieve organisatie van de aankopen.................................................. 62 1.3 De boekhouding van de aankopen ................................................................... 62 1.3.1 Inleiding ................................................................................................... 62 1.3.2 De rekeningen van de groep 604.............................................................. 64 1.3.3 De BTW-rekening .................................................................................... 65 1.3.4 Het factuurtotaal ....................................................................................... 65 1.3.5 De boeking van de aankoopfactuur .......................................................... 65 1.3.6 De registratie op computer ....................................................................... 65 1.4 Commerciële kortingen die achteraf worden toegekend.................................. 67 1.5 Terugzending van aangekochte goederen ........................................................ 69 1.6 Speciale gevallen.............................................................................................. 72 1.6.1 Kosten op een factuur met verschillende BTW-percentages ................... 72 1.6.2 Kosten van aankoop, door derden gepresteerd......................................... 72 1.6.3 Kortingen voor contante betaling............................................................. 74 1.6.4 Individuele leveranciersadministratie ...................................................... 77 2 Verkopen van handelsgoederen ............................................................................... 81 2.1 Inleiding ........................................................................................................... 81 2.2 Administratieve organisatie van de verkopen .................................................. 81 2.3 De boekhouding van de verkopen.................................................................... 81 2.3.1 Inleiding ................................................................................................... 81 2.3.2 De rekening 700 ....................................................................................... 83 2.3.3 De BTW-rekeningen ................................................................................ 84 2.3.4 Het factuurtotaal ....................................................................................... 84 2.3.5 De boeking van de verkoopfactuur .......................................................... 84 2.3.6 De registratie op computer ....................................................................... 84 2.4 Commerciële kortingen die achteraf worden toegestaan ................................. 86 2.5 Terugontvangst van verkochte goederen.......................................................... 89 2.6 Speciale gevallen.............................................................................................. 91 2.6.1 Doorgerekende kosten op een factuur met verschillende BTWpercentages ............................................................................................................... 91 2.6.2 Doorgerekende kosten van verkoop, door derden gepresteerd ................ 91 2.6.3 Kortingen voor contante betaling............................................................. 93 2.6.4 Individuele klantenadministratie .............................................................. 96 3 Aankopen van diensten en diverse goederen ......................................................... 100 3.1 Inleiding ......................................................................................................... 100 3.2 Boekhouding van de diensten en diverse goederen ....................................... 100 4 Ontvangsten en uitgaven ........................................................................................ 102 4.1 Inleiding ......................................................................................................... 102 4.2 Verrichtingen in contanten ............................................................................. 102 4.2.1 Gewone ontvangsten en uitgaven........................................................... 102


M. Van Beylen

4.2.2 Overdrachten van speciën - Afhalen van speciën .................................. 104 4.3 Giraal geldverkeer via de bank....................................................................... 105 4.3.1 Te innen cheques.................................................................................... 105 4.3.2 Storten in speciën en afhalen van speciën.............................................. 106 4.3.3 Interne overboeking tussen verschillende financiële instellingen.......... 107 4.3.4 Gewone ontvangsten op de bank............................................................ 107 4.3.5 Gewone uitgaven.................................................................................... 108 4.3.6 Uitgeschreven cheques........................................................................... 108 4.4 Giraal geldverkeer via de post........................................................................ 108 4.5 Hoe ziet de registratie van kas- en bank-of postverrichtingen er op een computer uit?.............................................................................................................. 109 5 Besluit..................................................................................................................... 110 HOOFDSTUK III: DE BOEKHOUDING VAN DE ANDERE ELEMENTEN VAN DE ONDERNEMINGSCYCLUS ............................................................................................ 111 1 De personeelscyclus ............................................................................................... 111 1.1 Inleiding ......................................................................................................... 111 1.1.1 De handelaar fysisch persoon :............................................................... 111 1.1.2 Personeel al dan niet in dienstverband ................................................... 113 1.2 Algemene begrippen ...................................................................................... 113 1.3 Analyse van de bezoldiging voor personeel in dienstverband ....................... 114 1.3.1 Van BRUTO naar NETTO..................................................................... 115 1.3.2 Van NETTO BEZOLDIGING naar UIT TE BETALEN SALDO ........ 116 1.3.3 WERKGEVERSBIJDRAGEN R.S.Z. ................................................... 116 1.4 Boekhoudkundige verwerking ....................................................................... 117 1.4.1 De voorschotten...................................................................................... 117 1.4.2 De weddenstaat en de loonstaat ............................................................. 118 1.4.3 De uitbetaling ......................................................................................... 119 1.4.4 De werkgeversbijdragen voor de RSZ ................................................... 120 1.4.5 De vereffening van de openstaande schulden aan de Administratie voor Directe Belastingen en de RSZ-administratie ........................................................ 120 1.5 Analyse van bezoldiging voor personeel buiten dienstverband ..................... 121 1.6 Vakantiegeld................................................................................................... 122 1.7 Werken met een sociaal secretariaat .............................................................. 128 2 Investeringen in vaste activa .................................................................................. 129 2.1 Begrip ............................................................................................................. 129 2.2 Registratie van de verwerving........................................................................ 129 2.3 Waardedalingen.............................................................................................. 130 2.3.1 Activa met BEPERKTE levensduur ...................................................... 130 2.3.2 Activa met ONBEPERKTE levensduur................................................. 133 2.4 Realisatie (= verkoop) van vaste activa.......................................................... 134 3 Financieringsstromen ............................................................................................. 137 3.1 Eigen vermogen.............................................................................................. 137 3.1.1 Kapitaalvorming door storting in contanten (= speciën)........................ 137 3.1.2 Kapitaalvorming door inbreng in natura ................................................ 137 3.1.3 Gemengde inbreng ................................................................................. 138 3.1.4 Kapitaalverhogingen en -verminderingen .............................................. 139 3.2 Schulden op meer dan een jaar....................................................................... 140 3.2.1 Leningen op meer dan een jaar .............................................................. 140 3.2.2 Administratie van een investeringslening .............................................. 140 3.3 Schulden op ten hoogste 1 jaar....................................................................... 144


M. Van Beylen

3.3.1 Ontvangen leverancierskrediet ............................................................... 144 3.3.2 Schulden via wisselbrieven .................................................................... 144 3.3.3 Schulden in rekening-courant................................................................. 155 4 Besluit..................................................................................................................... 157 HOOFDSTUK IV: HET EINDE VAN HET BOEKJAAR ............................................... 158 1 De 1e proef- en saldibalans .................................................................................... 160 2 Waarom een inventaris........................................................................................... 160 2.1 Inventaris m.b.t. aankoop HG, verkoop HG en voorraad HG........................ 161 2.1.1 Aankoop HG .......................................................................................... 161 2.1.2 Verkoop HG ........................................................................................... 165 2.1.3 Voorraad HG .......................................................................................... 169 2.2 Inventaris m.b.t. 61-, 64-, 65-, 66-rekening, 74-, 75-, 76-rekening ............... 173 2.2.1 Vraag 1 ................................................................................................... 174 2.2.2 Vraag 2: .................................................................................................. 177 2.2.3 Toepassing van de techniek van OR ...................................................... 180 2.3 Controle op vorderingen en schulden............................................................. 180 2.3.1 Overlopende renten op vorderingen en schulden en hun looptijd.......... 180 2.3.2 Dubieuze Vorderingen ........................................................................... 184 2.3.3 De BTW situatie..................................................................................... 190 2.3.4 KI schulden in R/C................................................................................. 191 2.3.5 Vakantiegeld........................................................................................... 191 2.4 Controle op de vaste activa ............................................................................ 191 2.4.1 Reeds bestudeerd ................................................................................... 191 2.4.2 Nieuwe problemen ..... ........................................................................... 192 2.5 De Kastoestand............................................................................................... 192 2.5.1 Kas-zegels .............................................................................................. 192 2.5.2 Kasverschillen ........................................................................................ 193 3 De 2e proef- en saldibalans (na inventaris voor resultatenbestemming) ................ 194 4 Resultatenbepaling- en bestemming....................................................................... 196 4.1 Bepaling van het resultaat .............................................................................. 196 4.2 Bestemming van het resultaat ........................................................................ 197 4.2.1 Theoretische benadering ........................................................................ 197 4.2.2 Voorbeelden van resultatenbestemming ................................................ 201 4.2.3 Uitwerking van het voorbeeld van de saldibalans van par. 3 van dit hoofdstuk................................................................................................................ 207 5 De 3e proef- en saldibalans (na resultatenbestemming) ......................................... 209 6 De eindbalans, de resultatenrekening en de bestemmingstabel ............................. 212 7 Besluit..................................................................................................................... 212 OEFENINGEN............................................................................................................... 213

Inleiding tot het algemeen boekhouden

Recommend Documents