Benchmarking knihoven 2014 Velké opakování
Praha 20.3.2014
[email protected] Národní knihovna ČR
1
Hlavní témata Co je benchmarking? Sběr dat za rok 2013 - problémy s vyplňováním vstupního formuláře Jak pracovat s databází, jak si připravit srovnávací grafy Jak interpretovat získané výsledky - možnosti a meze benchmarkingu Využití benchmarkingu pro soutěž Městská knihovna roku - jak je prováděno hodnocení 2
Dvě metody pro měření výkonu knihoven • Standard veřejných knihovnických a informačních služeb (VKIS) • Benchmarking – vzájemné porovnávání mezi knihovnami – Veřejné knihovny – Regionální funkce (služby) krajských knihoven 35
30
Benchmarking
30
28
25
25
Podle předem určeného standardu
20 20
15 15
13 11
10
8 6
5
0 Knihovna 1
Knihovna 2
Knihovna 3
Knihovna 4
Knihovna 5
Knihovna 6
Knihovna 7
Knihovna 8
Standard
3
Co je BENCHMARKING? Metoda vzájemného srovnávání výkonu a činnosti knihoven
CO MY DĚLÁME? JAK TO MY DĚLÁME? JAK DOBŘE TO MY DĚLÁME?
CO DĚLAJÍ JINÍ? JAK TO DĚLAJÍ JINÍ? JAK DOBŘE TO JINÍ DĚLAJÍ?
SROVNEJTE A UČTE SE PŘÍLEŽITOSTI A NÁMĚTY KE ZLEPŠOVÁNÍ 4 Převzato: A. Plášková: Benchmarking. VŠE
Co sledujeme? 1 KF/1000 obyvatel 2 % obnovy KF
Nabídka
3 Přírůstek/1000 obyvatel 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Periodika/1000 obyvatel Internet/1000 obyvatel Plocha/1000 obyvatel Stud.míst./1000 obyvatel Úvazky/1000 obyvatel Úvazky/1000 čtenářů Úvazky/1000 návšťěvníků Provozní doba %výdajů/rozp. města % obsl. popul. Využití, % mládeže služby Návštěvy/obyv.atel
Hlavní kritérium: Počet obyvatel 16 Virtual. navšťě/obyvatel 17 % návštěv internetu 18 Výpůjčky/čtenář 19 Obrat KF 20 Kult. A vzděl. akce/1000 obyvatel 22 23 24 25 26 27 28
Inter. služby Provoz. nákl/1000 obyvatel Náklady KF/obyvatel Náklady EIZ/obyvatel Náklady KF/výpůjčky %provoz.nákl. % nákladů na KF
29 % osobních nákladů 30 % získaných dotací Financování, 31 % vlast. příjmů
efektivita 5
Benchmarking muzeí Digitalizace sbírek (%) Zpřístupnění katalogů a průvodců sbírek na internetu (%) Odborní pracovníci z celkového počtu zaměstanců (%) Sbírkové předměty a knihovní fond na 1 odborného pracovníka
Objem pracovní kapacity vynaložené na úkoly VaV (%)
Počet muzeem vydaných titulů publikací Autorský podíl zaměstnanců muzea na vydaných publikacích (%) Počet zrealizovaných průzkumů návštěvnosti muzea Počet návštěv na internetových stránkách Dobrovolníci spolupracující s muzeem muzea za rok Podíl financování muzea na rozpočtu Bezbariérový přístup do výstavních prostor (%) obce/města (%) Provozní náklady na 1 obyvatele obce/města v Počet dnů návštěvní doby v roce sídle muzea (tis. Kč) Návštěvníci výstavních prostor na 1 návštěvní Provozní náklady muzea na 1 sbírkový předmět den (tis. Kč) Návštěvníci výstavních prostor na 1 m2 výstavní Podíl nezbytných základních provozních výdajů plochy na příspěvku zřizovatele (%) Počet návštěvníků, badatelů atp. na 1 zaměstnance Míra soběstačnosti muzea (%) Podíl mimořádných výdajů na rozpočtu muzea Počet výstupů VaV (%)
Hlavní inspirace http://www.bix-bibliotheksindex.de/
7
Benchmarking knihoven 2013 ČR
Krajské knihovny bez městské funkce Krajské knihovny s městskou funkcí Do 1000 obyvatel Od 1001 do 3000 obyvatel Od 3001 do 5000 obyvatel Od 5001 do 10000 obyvatel Od 10001 do 20000 obyvatel Od 20001 do 40000 obyvatel Více než 40000 obyvateli Celkem
SR 6 5 13 36 35 44 36 32 16
3 4 6 13 15 6
223
54
7
Celkem 6 12 13 39 39 50 49 47 22 277 8
Benchmarking knihoven 2013 Jihočeský kraj Jihomoravský kraj Karlovarský kraj Královehradecký kraj Liberecký kraj Moravskoslezský kraj Olomoucký kraj Pardubický kraj Plzeňský kraj Praha Středočeský kraj Ústecký kraj Vysočina Zlínský kraj
21 18 6 24 10 38 13 18 15 2 27 12 9 13 9
K čemu využíváme benchmarking? Chci vědět, jak na tom je moje knihovna Snažím se podle výsledků něco v knihovně změnit Zajímá mě, jak na tom jsou jiné knihovny, které znám.
78 42 40
Informuji pracovníky knihovny, aby si uvědomili, jak na tom jsme
37 24
O výsledcích informuji svého zřizovatele Argument pro zřizovatele, když žádám o zvýšení rozpočtu Argument proti omezení činnost knihovny Některá čísla uvádím ve výroční zprávě. Zjištěné údaje využívám při přípravě nového projektu Moc mě to nezajímá, ale chtěla to vedoucí či metodička… Jen tak – ze zájmu.
22 15 13 12 1 0 10
Co se podařilo díky benchmarkingu změnit? Doplňování KF Zvýšení financování Proporce knih a časopisů
Rozšíření a změna provozní doby Postoj zaměstnanců k rozšiřování provozní doby a ke zvýšení počtu akcí Zvýšení počtu akcí Více počítačů s internetem Změna postoje zřizovatele – pobočky, počet pracovníků Uvědomit si své slabiny Nic – zřizovatele to nezajímá 11
Co je obtížně ovlivnitelné? Prostor knihovny Personální zajištění Provozní doba Rozpočet knihovny
Štěstí přeje připraveným 12
Sběr dat za rok 2013 Přihlásit se na webovou stránku projektu Evidenční číslo knihovny
Ztracené nebo zapomenuté heslo:
[email protected] Tel.: 221 663 330 http://www.benchmarkingknihoven.cz/ 13
Vyplnění dat za rok 2013 (2012)
14
15
16
17
18
Roční provozní doba knihovny – jak vypočítat? Pokud knihovna sídlí v jedné budově, uvede týdenní provozní dobu nejdéle otevřeného útvaru = to co vykazuje nyní Musí se jednat o knihovnický provoz!!!
Tento počet hodin vynásobí počtem týdnů, kdy byla knihovna v průběhu roku otevřena. Základní počet celých týdnů 52 Odpočet týdnů, kdy byla knihovna uzavřena (prázdniny, Vánoce) Vynásobit počet hodin X počet týdnů Pobočky, specializované útvary mimo budovu knihovny – provést stejný výpočet jako u hlavní budovy Provést součet: hlavní budova + pobočky 19
Příklad – knihovna v jedné budově Dosud vykazovaná týdenní provozní doba: 40 hod. Počet týdnů v roce: 52 Knihovna uzavřena 3 týdny o prázdninách a 1 týden o Vánocích, celkem 4 týdny Povede se odpočet týdnů: 52 – 4 = 48 Vynásobí se týdenní doba 40 hod. X 48 týdnů Roční provozní doba = 1 920 hodin za rok 20
Knihovna s pobočkami Provede se výpočet roční provozní doby pro hlavní budovu Provede se výpočet roční provozní doby každé pobočky zvlášť Sečtou se hodnoty roční provozní doby hlavní budovy a všech poboček
21
Problémy, nejasnosti Jak vykazovat provoz městského informačního centra? – IC není knihovna Zavřu knihovnu v budově obecního úřadu, ale na chodbě jsou volně přístupné počítače pro přístup na internet – internet není knihovna Měli jsme dětské oddělení jako pobočku, získali jsme prostor v hlavní budově, kam jsme dětské oddělení přesunuli – budeme poškozeni? 22
Kvalita ekonomických dat Počet zaměstnanců (přepočtený stav, 2 desetinná místa) Příjmy (výnosy) celkem (vše dohromady Tržby za vlastní výkony v Kč (registrační poplatek, spozdné, kopírovací služby…) Příspěvek na provoz knihovny od zřizovatele (běžný rozpočet knihovny) Zvláštní dotace, granty, projekty, dary, sponzorské příspěvky, ostatní provozní výnosy: • Neuvádí se běžný příspěvek zřizovatele!
23
Příjmy knihovny (20 až 40 tis.obyv.) = 100% % získaných dotací 2%
% vlast. příjmů 9%
Dotace zřizovatele 89%
24
Kvalita ekonomických dat Výdaje (náklady) na hlavní činnost Osobní náklady (mzdy včetně pojištění + dohody) Náklady na pořízení knihovního fondu celkem v Kč Náklady na pořízení licencí na elektronické zdroje
Celkové roční výdaje zřizovatele (obec, město, kraj) v roce 2013 (Zahrnuje provozní (běžné) výdaje, investiční (kapitálové), příp. splátky úvěrů a půjček.
25
Výdaje - knihovny 20 až 40 tisíc obyvatel = 100 % %provoz.nákl adů 25%
% osobních nákl. 65%
% nákladů na KF 10%
26
Celkové ročné výdaje zřizovatele 12. % výdajů z rozpočtu obce, kraje 2,0
1,4 1,3
1,2 1,0
1,1 0,8
0,8 0,4
do 1 tis. 1 až 3 tis. 3 až 5 tis. 5 až 10 10 až 20 20 až 40 tis. tis. tis.
nad 40 tis.
KKM
KK 27
Další problémové údaje Počet obyvatel – báze Ministerstva vnitra Počet dětí do 15 let – báze Ministerstva vnitra Plocha knihovny Elektronické informační zdroje – nákup vlastních licencí, nikoliv Lanius apod.
28
http://goo.gl/RoYCUn
29
Mládež do 15 let: Provést odpočet!
30
Doplňující informace o činnosti knihovny v roce 2013 Název knihovny: Sídlo knihovny (obec/město): Zřizovatel: Uveďte typ organizace: Vykonává knihovna regionální funkce Provozuje knihovna hudební odd.? Půjčuje knihovna zvukové dokumenty? Vzdělávací zařízení ve městě Počet základních škol Počet středních škol Počet jiných vzdělávacích zařízení Počet vysokých škol Jiné 31
Doplňující informace o činnosti Provozní doba: Umístění knihovny: Financování – vedlejší hospodářská činnost Registrační poplatek (výše): Další funkce knihovny: Zajišťujete některé činnosti formou outsourcingu (služeb)? Dobrovolníci v knihovně Zvláštností a specifika: 32
Databáze „Benchmarking knihoven“
Vložte heslo „vykon“
Co najdete v databázi?
Jak pracovat s benchmarkingovou databází? Zpracovatel a provozovatel: NIPOS Obsahuje data 280 knihoven – účastníků projektu Rok 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012 Umožňuje: Propočet výkonových indikátorů z vložených statistických dat Zjištění minimálních, průměrných, maximálních hodnot indikátorů a hodnotu mediánu pro jednotlivé kategorie knihoven Vzájemné porovnávání výkonových indikátorů vybraných knihoven Sledování trendu jednotlivých indikátorů
Přístup do databáze: pouze pro účastníky projektu
34
35
Vyberte si knihovny pro porovnávání 36
Volba kategorie knihoven 37
Zjistit Zjistitsouhrnné souhrnnéúdaje: údaje:průměry, průměry,medián, medián,minimum…. minimum….
38
Export dat v Excelu
Srovnání dvou knihoven, vybrat: • Rok • Velikost města, • Zemi • Měnu: Kč EUR
39
Údaje v Kč a EUR
Doplňující informace
40
Jak si připravit srovnávací grafy Sledování trendů
41
Postup benchmarkingu
V čem pomůže projekt?
Analýza vlastních výkonů a situace
Měřit dosažené výsledky
Nalézt knihovnu, která je nejlepší
Co musíte udělat knihovna?
Porovnat vlastní situaci, využít postupy a řešení
Analýza nejlepšího, proč je úspěšný?
Benchmarking nekončí definování indikátorů nebo pouhým měřením!!!
42
Trendy: vývoj knihovny v čase
43
Stáhnout a otevřít soubor
44
Sledování trendů – MK Jihlava
Stáhnout a otevřít soubor
45
Vytvoření série grafů Stáhnout a otevřít soubor s aktuálními daty konkrétní knihovny Stáhnout a otevřít soubor Trendy …. – 2012 Překopírovat aktuální data to souboru Trendy…2012 – záložka „Data“ Upravit popisky pro grafy
46
Trendy – Vranov na Topľou
47
48
49
Využití mediánu pro porovnávání Výpočet a porovnávání indexů (bodů)
Která knihovna je průměrná? Která knihovna je lepší než průměr? Která knihovna je lepší než průměr? 50
ZNÁMKOVÁNÍ: jednoduché grafické vyjádření rozdílů
51
Jak vzniká známka Minimum 5 1. Objem knihovního fondu na 1000 obyvatel
Maximum 4
3
2
1
3785
5004
5004
6222
6222
7440
7440
8658
8658
9876
2. % obnovy knižního fondu
2,2
2,7
2,7
3,3
3,3
3,8
3,8
4,3
4,3
4,8
3. Objem přírůstků na 1000 obyvatel
117
156
156
195
195
234
234
273
273
312
6
8
8
11
11
13
13
16
16
18
0,41
0,68
0,68
0,94
0,94
1,21
1,21
1,47
1,47
1,74
6. Plocha knihovny pro uživatele v m2 na 1000 obyvatel
20
33
33
46
46
58
58
71
71
84
7. Počet studijních míst na 1000 obyvatel
2,5
4
4
5,6
5,6
7,1
7,1
8,6
8,6
10,1
0,78
0,87
0,69
0,78
0,59
0,69
0,5
0,59
0,41
0,5
4. Počet exemplářů docházejících periodik na 1000 obyvatel 5. Počet internetových stanic na 1000 obyvatel
8. Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 obyvatel
Obrácené pořadí 52
Proč změna? Známkování děláme ručně – kapacitní problém Známkování je velmi hrubé a není schopno odlišit jemnější rozdíly
Známkování je více citlivé na extrémní údaje, protože je odvozováno z minimálních a maximálních hodnot 53
Problémy se známkami Výdaje - knihovny 20 až 40 tisíc obyvatel %provoz.ná kladů 25%
5
4
3
2
1
%provoz.nákl. 66 53 53 40 40 28
% osobních nákl.
% získaných dotací
28
15
15
2
% osobních nákl. 65%
% nákladů na KF 10%
Příjmy knihovny (20 až 40 tis.obyv.) 79 65 65 51 51 36
36
22
22
7
0 15 15 30 30 45
45
61
61
76
% získaných dotací 2%
% vlast. příjmů 9%
Dotace zřizovatele 89%
Nejlepší byli ti, kteří vyplnili špatné údaje
54
Hledáme středový bod Minimum – průměr – medián - maximum Dvě možnosti Aritmetický průměr Medián Průměr Medián 55
Co je to medián? Výpočet aritmetického průměru Výpočet mediánu – hodnoty se seřadí podle velikosti, hodnota mediánu je rovna číslu, které leží přesně uprostřed Medián = 7 Průměr = 15,2 Průměr bez extrémní hodnoty 100 = 6,7 Hodnota
0
0,4
2
4
5
7
8
9
11
21
100
Výhody mediánu: eliminace vlivu extrémních hodnot Doporučení pro srovnávání: sledovat hodnotu průměru a mediánu
56
Výpočet indexu pro porovnávání Základ pro výpočet a porovnávání: hodnota MEDIÁNU Hodnota Procenta
0 0,4 2 4 5 7 8 9 11 21 100 0% 6% 29% 57% 71% 100 114 129 157 300 1429 % % % % % %
Hodnota mediánu = 100 % Ostatní hodnoty se převedou na procenta: Nižší hodnoty dosahují méně než 100 % Vyšší hodnoty mají více než 100 %
57
Známky a indexy Známka 1 2 3 4 5
Index 161 až 200 bodů a víc 121 až 160 bodů 81 až 120 bodů 41 až 80 bodů 0 až 40 bodů
Pozor na obrácené hodnocení: • Počet zaměstnanců • Čisté provozní náklady 58
Srovnání podle hodnot mediánu 100 = průměr Trenčín 200 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0
1 2 3 4 5
Nadprůměr 172
167
137
132
165
149
144
139
133 131
124
110 104
102 98
119
119
117
114
109 102
102
83 74
72 64
63
57 48
45 39
101 100
98
97 81
69 61
00
Trnava
5454
49
60 51
68
59 50 50
39 27
23
Podprůměr
17 00
00
00
59
Jak si udělat srovnávací graf?
60
Stáhnout a otevřít soubor „Indikátory a indexy za rok 2012 v CZK“
61
62
63
64
65
66
67
SWOT analýza Silné stránky
Slabé stránka
Příležitosti
Hrozby
68
Vzájemné srovnávání knihoven více knihoven Města 20 000 až 40 000 obyvatel: Nymburk, Český Krumlov, Ostrov, Louny 69
Stáhnout a otevřít soubor „SROVNANI“ Otevřít si záložku „Vstupní data“ Nakopírovat „Průměry_Kč“ podle velikostní kategorie knihoven
70
Vstupní data
Propočtená data knihoven
Průměry, maxima, minima
Hodnoty mediánu
71
72
Stáhnout a otevřít soubor „Indikátory a indexy za rok 2012 v CZK“
73
Vstupní data
Propočtená data knihoven
Průměry, maxima, minima
Hodnoty mediánu
74
Grafy jsou hotové! Jste úžasní!!! Jste nejlepší!!! 75
Srovnávané knihovny
Počet obyvatel
Pobočky
Školy
Poplatek Poplatek dospělý děti
Nymburk Český Krumlov
13 361
0
8
140
70
14 549
2
10
140
70
Ostrov
17 825
0
5
200
50
Louny
18 422
2
10
210
50 76
Plocha knihovny pro uživatele v m2 na 1000 obyvatel 120
99
100
100
100
80
60
40
39
39
38
37
33
20
11 0 Plocha/1000 obyv.
Český Krumlov 39
Nymburk
Ostrov
Louny
min.
průměr
medián
max.
průměr
38
99
100
11
39
33
100
37
Standard ČR, SRN: minimálně 60 m2
77
Počet studijních míst na 1000 obyvatel 9,0
9
8,0 7,0 6,0 5,0 4,0
3,6 3
3 3,0
3
2,4 1,9
2,0
2,1
1,0
0 0,0 Stud.míst./1000 obyv.
Český Krumlov 2,4
Nymburk
Ostrov
Louny
min.
průměr
medián
max.
průměr
3,6
1,9
2,1
0
3
3
9
3
Standard ČR: 2 stud. místa/1000 obyvatel 78
Počet internetových stanic na 1000 obyvatel 2,00 1,80
1,8
1,68
1,60 1,40 1,20 1,00 0,80
0,75
0,69
0,8
0,8
0,8
0,60 0,60 0,40
0,1
0,20 0,00 Internet/1000 obyv.
Český Krumlov 0,75
Nymburk
Ostrov
Louny
min.
průměr
medián
max.
průměr
0,69
1,68
0,60
0,1
0,8
0,8
1,8
0,8
Standard ČR: 0,5 stanice/1 obyvatel
79
Objem knihovního fondu na 1000 obyvatel
10000 9000
9 163
8904 8146
8000 7000 6000
5 026 5000
4 736
4 534
4523
4000
2705
3000 2000
1 533
1000 0 KF/1000 obyv.
Český Krumlov 8904
Nymburk
Ostrov
Louny
min.
průměr
medián
max.
průměr
4523
2705
8146
1 533
5 026
4 534
9 163
4 736
80
% obnovy knižního fondu 8,0
7,4
7,3 7,0
6,0
5,3 5,0
4,6
4,3 4,0
3,4
3,4
3,2
3,0
2,0
1,0
0,0
% obnovy KF
0,4 Český Krumlov 3,4
Nymburk
Ostrov
Louny
min.
průměr
medián
max.
průměr
4,3
7,3
5,3
0,4
3,4
3,2
7,4
4,6
Standard ČR, SRN: 10 %
81
Objem přírůstků na 1000 obyvatel 600
499 500
435 400
300 300
196
200
209
197 172
177
100
21 0 Přírůstek/1000 obyv.
Český Krumlov 300
Nymburk
Ostrov
Louny
min.
průměr
medián
max.
průměr
196
197
435
21
172
177
499
209
82
Počet výpůjček na registrovaného čtenáře 120
97
100
80
64 56
60
54
50
46
49 36
40
20
9 0 Výpůjčky/čtenář
Český Krumlov 46
Nymburk
Ostrov
Louny
min.
průměr
medián
max.
průměr
56
54
64
9
50
49
97
36
83
Počet návštěv na jednoho obyvatele 9,00
7,68
8,00
7,68
7,00
5,84
6,00 5,00
3,65
4,00
3,6 3,25
3,00
3,08
2,74
2,00 1,00 0,00 Návštěvy/obyv.
0,55 Český Krumlov 2,74
Nymburk
Ostrov
Louny
min.
průměr
medián
max.
průměr
5,84
3,65
7,68
0,55
3,25
3,08
7,68
3,6
84
Vzdělávací a kulturní akce na 1000 obyvatel 45,0
43 38,4
40,0
35,0
30,0
25,0
20,0
13,8
15,0
14
13,6
12,1
15 13
10,0
5,0
0,0
Kult. a vzděl. akce/1000 obyv.
3 Český Krumlo v 12,1
Nymbur k
Ostrov
Louny
min.
průměr
medián
max.
průměr
13,8
13,6
38,4
3
14
13
43
15
85
Počet hodin pro veřejnost týdně 80
70 70
60
51 50
40
44
42 38
40
40
40
30
21 20
10
0 Provozní doba
Český Krumlov 40
Nymburk
Ostrov
Louny
min.
průměr
medián
max.
průměr
42
38
51
21
40
40
70
44
Standard ČR 45 až 50 hodin
86
Roční provozní doba na 1000 obyvatel 300
250
284,63 249
200
173
158,45 145
150
150,53
107 88,5
100
50
0 0 roční provoz. doba/1000 obyv.
Český Krumlov
Nymburk
Ostrov
Louny
min.
průměr
medián
max.
průměr
249
145
107
173
88,5
158,45
150,53
284,63
0
87
% roční provozní doby z celkové pracovního fondu zaměstnanců 90
83,91 80
70
60
50
40
30
18,75
20
14
14,52
12
10
9 6
5,6 0
0 % roč. provoz. doby/prac. fond zam.
Český Krumlov 14
Nymburk
Ostrov
Louny
min.
průměr
medián
max.
průměr
12
6
9
5,6
18,75
14,52
83,91
0
88
Registrovaní čtenáři - % z obsluhované populace 35,0
30
30,0
23,8
25,0
20,6 20,0
18,5
17
18
17
15,9 15,0
10,0
7 5,0
0,0 % obsl. popul.
Český Krumlov 20,6
Nymburk
Ostrov
Louny
min.
průměr
medián
max.
průměr
18,5
15,9
23,8
7
17
18
30
17
89
Registrovaní čtenáři do 15 let - % z obsluhované populace mládeže do 15 let 90,0
78
80,0 70,0 60,0
47,4
50,0
39,1
40,0
30,1
37
36
31,2
30,0 20,0
16
10,0
0 0,0 % mládeže
Český Krumlov 30,1
Nymburk
Ostrov
Louny
min.
průměr
medián
max.
průměr
31,2
39,1
47,4
16
37
36
78
0
Standard SRN: 60 %
90
Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 obyvatel 1,20
1,00
1,01
0,97
1,04
1,04
0,80
0,70
0,66 0,60
0,59
0,60
0,40
0,20
0,00 Úvazky/1000 obyv.
0,12
Český Krumlov 0,97
Nymburk
Ostrov
Louny
min.
průměr
medián
max.
průměr
0,66
1,01
1,04
0,12
0,59
0,60
1,04
0,70
91
Celkové provozní náklady v přepočtu na jednoho obyvatele
600
510
510
500
406 400
353
335
328 300 300
275
200
100
30 0 Provoz. nákl/1000 obyv.
Český Krumlov 353
Nymbur k 328
Ostrov
Louny
min.
průměr
medián
max.
průměr
406
510
30
275
300
510
335
92
Náklady na pořízení knihovního fondu (tradiční dokumenty) na 1 obyvatele 70
63
63
60
50
40 40
36 29
30
26
28
29
20
10
4 0 Náklady KF/obyv.
Český Krumlov 26
Nymburk
Ostrov
Louny
min.
průměr
medián
max.
průměr
36
29
63
4
28
29
63
40
Standard ČR: 1,4 – 1,8 EUR/1 obyvatel 93
% čistých provozních nákladů z celkových provozních nákladů 70
62 60
50
40
31 30
24
23 20
23
21
18 15
10
1 0 %provoz.nákl.
Český Krumlov 18
Nymburk
Ostrov
Louny
min.
průměr
medián
max.
průměr
23
31
15
1
24
23
62
21
94
% nákladů na pořízení knihovního fondu z celkových provozních nákladů 25
21 20
15
14 12
12
11
11
11
průměr 11
medián 11
10
7 5
3
0 % nákladů na KF
Turnov 14
Pelhřimov 11
Ostrov 7
Louny 12
min. 3
max. 21
průměr 12
95
% osobních nákladů z celkových provozních nákladů 25
21 20
15
12
12
11
11
11
10
7
7
5
3
0 % nákladů na KF
Český Krumlov 7
Nymburk
Ostrov
Louny
min.
průměr
medián
max.
průměr
11
7
12
3
11
11
21
12
96
% získaných dotací a grantů na celkovém rozpočtu knihovny z celkových příjmů na provoz 35,00
29,8
30,00
24,15
25,00
20,00
15,00
10,00
5,00
2,89
2,60 0,11 0,00 % získaných dotací
Český Krumlov 0,11
1,01
0,31
0
0
Nymburk
Ostrov
Louny
min.
průměr
medián
max.
průměr
1,01
2,60
24,15
0
2,89
0,31
29,8
0
97
% vlastních příjmů na celkovém rozpočtu knihovny z celkových příjmů na provoz
20,00
17,7
18,00
16,00
14,66 14,00
12,00
10,00
8,40 8,00
8,2
7,4
7,05
6,9
6,00
4,68 4,00
2,3 2,00
0,00 % vlast. příjmů
Český Krumlov 4,68
Nymburk
Ostrov
Louny
min.
průměr
medián
max.
průměr
7,05
8,40
14,66
2,3
8,2
7,4
17,7
6,9
98
K čemu je benchmarking užitečný? Definuje nejlepší výkony Pružná metoda pro srovnávání – možnost zjistit silné a slabé stránky Dává včasné varování, pokud knihovna zaostává Podporuje tvořivé uvažování o vnitřních procesech Pomáhá rozvíjet spolupráci, navázání nových kontaktů Efektivní využití statistických dat
99
Jaká jsou omezení?
Zvolené indikátory nepokrývají celou činnost a služby knihovny Kvantitativní údaje nemají vždy odpovídající vypovídací schopnost Každá knihovna pracuje v jiném kontextu Knihovny plní různé funkce Problém spolehlivosti a korektnosti statistických dat Problematické údaje: fyzické a virtuální návštěvy, ekonomické údaje Nemusí se vždy podařit najít inspirativní partnery Napodobování postupů nemusí vždy přinést úspěch Chybí hodnocení uživatelů Standardizovaný dotazník pro hodnocení spokojenosti uživatelů
Pokud má být benchmarking užitečný, musíme ho my i celá knihovna vnímat jako něco užitečného 100
Co nesledujeme? • Bibliografické a konzultační služby • Meziknihovní výpůjční služby • Publikační činnost • Pohotovost výpůjčních služeb • Efektivnost zpracování KF
• Podpora vzdělávání pracovníků • Úroveň kvalifikace pracovníků • Proporce pracovníků: služby, zpracování IT • Počet obslužných míst, poboček • Činnost knihovny jako informačního centra 101
Soutěž Městská knihovna roku…
102
Soutěž Městská knihovna roku … Čtyři ročníky: 2010, 2011, 2012, 2013
2 kola • Hodnocení podle benchmarkingu • Prohlídky knihoven 103
Které indikátory vnímáme jako nejdůležitější? 23
Náklady KF/obyv.
740
16
% mládeže
715
15
% obsl. popul.
704
27
% nákladů na KF
689
22
Provoz. nákl/1000 obyv.
685
25
Náklady KF/výpůjčky
685
3
Přírůstek/1000 obyv.
681
2
% obnovy KF
673
14
Inter. služby
669
12
%výdajů/rozp. města
667
104
Hodnotíme 16 indikátorů Indikátor
Váha
Indikátor
Váha
1
KF/1000 obyv.
0,5 9 % reg. čt./obsluh. populace
2,5
2
% obnovy
1,5 10 % reg. čt. do 15 let
3,0
3
přírůstky/1000 obyv.
1,5 11 návštěvy/ 1 obyv.
1,5
4
periodika/1000 obyv
1,5 12 výpůjčky/obyv
2,0
5
pc internet/1000 obyv.
1,0 13 akce/1000 obyv.
3,0
6
plocha/1000 obyv.
2,0 14 Internetové služby
2,0
7
studij. místa/1000 obyv.
1,0 15 náklady na KF/1 obyv.
1,0
8
roční provoz. doba/1000 obyv.
3,0 16 náklady na EIZ/1 obyv.
1,0
105
Jak vypočítáváme celkový index Výpočet mediánů u všech 16 indikátorů – propočet ze všech 277 knihoven Převod konkrétních hodnot na indexy (body) Vynásobení indexů váhami Součet dosažených hodnot ze všech 16 indikátorů Výpočet mediánu a převod na indexy = body Sestavení pořadí knihoven 106
Srovnání Krajské knihovny = 18 knihoven Knihovny nad 40 000 obyvatel = 22 knihoven Knihovny do 40 000 obyvatel = 47 knihoven Knihovny do 20 000 obyvatel = 49 knihoven Knihovny do 10 000 obyvatel = 50 knihoven
107
Městská knihovna roku 2013 Pořadí 1 2
3 4 Pořadí
Obec Nová Včelnice Jevíčko Janovice nad Úhlavou Rychnov u Jablonce nN
1
Obec Ostrov nad Ohří
2 3 4
Populace
Pořadí
Body
178
9730
153
3
5069
150
4
Štětí
8810
98
1
2865
164
2
2205
139
2654
128
Pořadí
17825
118
1
Obec Žďár nad Sázavou
Kyjov
11548
117
2
Chodov Ústí nad Orlicí
14141
109
14582
106
Pořadí 1
2 3
Obec Hradec Králové
Plzeň KarvináMizerov
Body
7409
275
Body
Populace
Sedlčany Nové Město nad Metují Valašské Klobouky
2295
Populace
Obec
Populace
Body
22156
158
Vsetín
26946
142
3
Vyškov
21125
138
4
Tábor
34657
129
Populace
Body
93490
127
168835
96
58097
91
108
Uherské Hradiště
Vyškov
Vsetín
669 604 573 544
542
536
461
441
408 377 346 331
342
360 364
296 269 206
190192 165 136141
209
241
400 400
345 292
253
235
383
378
300
300
277 246 217 184
123 89
56 52
39
109
204
Kritéria pro druhé kolo (veřejný mystery shopping) Docházková vzdálenost Je knihovna umístěna na frekvent. místě , na trasách denních cest občanů Má knihovna (větší místa) pobočky? Jsou ve městě naváděcí cedule, tj. směrovky? Budova knihovny Provozně technický stav - pouze vizuálně Budova - nová, rekonstruována pro potřeby knihovny Bariéry - bezbariérová, výtahy apod. Okolí budovy (park, frekvent silnice 1. tř.?, pěší zóna) S kým je sdílena budova (škola, úřad, pohostinství?) Celkový estetický dojem Viditelné označení na budově - cedule 110
Kritéria pro druhé kolo Vnitřní uspořádání a vybavení Dostatečný prostor pro návštěvníky (není stísněno?) Umístění pracovišť, služeb vzhledem k parametrům budovy Účelnost a estetika vybavení Osvětlení Zázemí pro návštěvníky (hygienické, relaxační, občerstvovací ) Dle velikosti - šatna, odkládání svršku apod. Vnitřní orientační (vizuální) informační systém (větší knihovny) Informace o službách Jak je to s cedulkami se zákazy?
111
Kritéria pro druhé kolo Podmínky pro poskytování služeb Podmínky pro půjčování dokumentů - prostor, učelnost, přehlednost Podmínky pro studium (místnost, místo, technické vybavení) Podmínky pro relaxaci a setkávání (hala, křesla, lehadla, občerstvení, automat na vodu zdarma) Podmínky pro akce pro skupiny (sálek, dohoda s jinou institutcí technické vybaven) Personál Celkové vystupování, vzhled, vstřícné a ochotné chování Kvalita informací Personál vystupuje anonymně či jmenovitě (cedulky) Knihovna - děti Zvláštní péče o dětské návštěvníky, akce, spolupráce Mohou děti přijít "jen tak?" 112
Kritéria pro druhé kolo Knihovna - kulturní akce Co pořádá knihovna kromě klasické knihovničiny? - typy témata Zvláštní skupiny v místě? Spolupráce s nimi Knihovna - vzdělávací akce Jaké - témata, obsah Knihovna - kulturní instituce v místě Především v menších kategoriích Knihovna - školy Spolupráce, akce, vztahy Obvyklé či nové, nápadité formy i témata
113
Kritéria pro druhé kolo Cokli? Nebo-li Drobnosti, ale milé (můžete a nemusíte?) Může pes (nejen slepecký) do knihovny? Má si ho čtenář kde uvázat před knihovnou? Má si kde čtenář odložit kolo? Květiny nejsou umělé Působí knihovna vstřícně a otevřeně, vítá Vás? Láká ke vstupu, k odpočinku, k četbě, přestože neznáte její zajímavé aktivity?
114
Drobné problémy Omezený soutěžících knihoven Využití benchmarkingu – někdy příliš tvrdé, složité ověřování údajů, ne vždy objektivní Malý počet knihoven ve druhé kole Finanční a časové limity Nová hlediska, nová kritéria??? 115
Na závěr
116
Jak postupovat při přihlášení do projektu? Napsat na
[email protected] nebo na
[email protected] a Zaregistrovat se na: http://www.benchmarkingknihoven.cz/ Sběr dat: duben 2014 Přihlášení do konference „
[email protected]“ Vyplnění údajů do 30.4.2014 Co se vyplňuje: Formulář se statistickými daty Doplňující informace
Kontrola a opravy dat: do 31.5.2014
117
Podmínky účasti v projektu Mít zájem a odvahu ke vzájemnému srovnávání Přihlásit se jako účastník projektu Poskytnout kvalitní a spolehlivá statistická data a další údaje o své činnosti Poskytnout souhlas pro práci s daty Nepoužívat data jiných knihoven bez souhlasu Spolupracovat s účastníky projektu při vzájemném poznávání Být připraven poskytnout účastníkům informace a know-how ze své vlastní činnosti
118
Důležité odkazy Informace o projektu Benchmarking knihoven http://goo.gl/Wi4l1
Článek o benchmarkingu – Knižnice, 2013, č. 3 http://www.snk.sk/swift_data/source/casopis_kniznica/2013/marec/ 03.pdf Databáze benchmarkingu http://www.benchmarkingknihoven.cz/
Kontakty na NK ČR
[email protected] vlá
[email protected] Když ztratíte nebo zapomenete heslo:
[email protected]
119
http://vyzkumy.knihovna.cz/ 120
Staňte se lepší knihovnou, než vaše chybičky odhalí váš zřizovatel
121
Děkuji za pozornost!
122
Benchmarking knihoven
Praha 20.3.2014
[email protected] Národní knihovna ČR
123