Benchmarking knihoven 2014 Velké opakování

Benchmarking knihoven 2014 Velké opakování

Praha 20.3.2014 [email protected] Národní knihovna ČR

1

Hlavní témata Co je benchmarking? Sběr dat za rok 2013 - problémy s vyplňováním vstupního formuláře Jak pracovat s databází, jak si připravit srovnávací grafy Jak interpretovat získané výsledky - možnosti a meze benchmarkingu Využití benchmarkingu pro soutěž Městská knihovna roku - jak je prováděno hodnocení 2

Dvě metody pro měření výkonu knihoven • Standard veřejných knihovnických a informačních služeb (VKIS) • Benchmarking – vzájemné porovnávání mezi knihovnami – Veřejné knihovny – Regionální funkce (služby) krajských knihoven 35

30

Benchmarking

30

28



25

25

Podle předem určeného standardu

20 20

15 15

13 11

10

8 6

5

0 Knihovna 1

Knihovna 2

Knihovna 3

Knihovna 4

Knihovna 5

Knihovna 6

Knihovna 7

Knihovna 8

Standard

3

Co je BENCHMARKING? Metoda vzájemného srovnávání výkonu a činnosti knihoven

CO MY DĚLÁME? JAK TO MY DĚLÁME? JAK DOBŘE TO MY DĚLÁME?

CO DĚLAJÍ JINÍ? JAK TO DĚLAJÍ JINÍ? JAK DOBŘE TO JINÍ DĚLAJÍ?

SROVNEJTE A UČTE SE PŘÍLEŽITOSTI A NÁMĚTY KE ZLEPŠOVÁNÍ 4 Převzato: A. Plášková: Benchmarking. VŠE

Co sledujeme? 1 KF/1000 obyvatel 2 % obnovy KF

Nabídka

3 Přírůstek/1000 obyvatel 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

Periodika/1000 obyvatel Internet/1000 obyvatel Plocha/1000 obyvatel Stud.míst./1000 obyvatel Úvazky/1000 obyvatel Úvazky/1000 čtenářů Úvazky/1000 návšťěvníků Provozní doba %výdajů/rozp. města % obsl. popul. Využití, % mládeže služby Návštěvy/obyv.atel

Hlavní kritérium: Počet obyvatel 16 Virtual. navšťě/obyvatel 17 % návštěv internetu 18 Výpůjčky/čtenář 19 Obrat KF 20 Kult. A vzděl. akce/1000 obyvatel 22 23 24 25 26 27 28

Inter. služby Provoz. nákl/1000 obyvatel Náklady KF/obyvatel Náklady EIZ/obyvatel Náklady KF/výpůjčky %provoz.nákl. % nákladů na KF

29 % osobních nákladů 30 % získaných dotací Financování, 31 % vlast. příjmů

efektivita 5

Benchmarking muzeí Digitalizace sbírek (%) Zpřístupnění katalogů a průvodců sbírek na internetu (%) Odborní pracovníci z celkového počtu zaměstanců (%) Sbírkové předměty a knihovní fond na 1 odborného pracovníka

Objem pracovní kapacity vynaložené na úkoly VaV (%)

Počet muzeem vydaných titulů publikací Autorský podíl zaměstnanců muzea na vydaných publikacích (%) Počet zrealizovaných průzkumů návštěvnosti muzea Počet návštěv na internetových stránkách Dobrovolníci spolupracující s muzeem muzea za rok Podíl financování muzea na rozpočtu Bezbariérový přístup do výstavních prostor (%) obce/města (%) Provozní náklady na 1 obyvatele obce/města v Počet dnů návštěvní doby v roce sídle muzea (tis. Kč) Návštěvníci výstavních prostor na 1 návštěvní Provozní náklady muzea na 1 sbírkový předmět den (tis. Kč) Návštěvníci výstavních prostor na 1 m2 výstavní Podíl nezbytných základních provozních výdajů plochy na příspěvku zřizovatele (%) Počet návštěvníků, badatelů atp. na 1 zaměstnance Míra soběstačnosti muzea (%) Podíl mimořádných výdajů na rozpočtu muzea Počet výstupů VaV (%)

Hlavní inspirace http://www.bix-bibliotheksindex.de/

7

Benchmarking knihoven 2013 ČR

Krajské knihovny bez městské funkce Krajské knihovny s městskou funkcí Do 1000 obyvatel Od 1001 do 3000 obyvatel Od 3001 do 5000 obyvatel Od 5001 do 10000 obyvatel Od 10001 do 20000 obyvatel Od 20001 do 40000 obyvatel Více než 40000 obyvateli Celkem

SR 6 5 13 36 35 44 36 32 16

3 4 6 13 15 6

223

54

7

Celkem 6 12 13 39 39 50 49 47 22 277 8

Benchmarking knihoven 2013 Jihočeský kraj Jihomoravský kraj Karlovarský kraj Královehradecký kraj Liberecký kraj Moravskoslezský kraj Olomoucký kraj Pardubický kraj Plzeňský kraj Praha Středočeský kraj Ústecký kraj Vysočina Zlínský kraj

21 18 6 24 10 38 13 18 15 2 27 12 9 13 9

K čemu využíváme benchmarking? Chci vědět, jak na tom je moje knihovna Snažím se podle výsledků něco v knihovně změnit Zajímá mě, jak na tom jsou jiné knihovny, které znám.

78 42 40

Informuji pracovníky knihovny, aby si uvědomili, jak na tom jsme

37 24

O výsledcích informuji svého zřizovatele Argument pro zřizovatele, když žádám o zvýšení rozpočtu Argument proti omezení činnost knihovny Některá čísla uvádím ve výroční zprávě. Zjištěné údaje využívám při přípravě nového projektu Moc mě to nezajímá, ale chtěla to vedoucí či metodička… Jen tak – ze zájmu.

22 15 13 12 1 0 10

Co se podařilo díky benchmarkingu změnit?  Doplňování KF  Zvýšení financování  Proporce knih a časopisů

 Rozšíření a změna provozní doby  Postoj zaměstnanců k rozšiřování provozní doby a ke zvýšení počtu akcí  Zvýšení počtu akcí  Více počítačů s internetem  Změna postoje zřizovatele – pobočky, počet pracovníků  Uvědomit si své slabiny  Nic – zřizovatele to nezajímá 11

Co je obtížně ovlivnitelné? Prostor knihovny Personální zajištění Provozní doba Rozpočet knihovny

Štěstí přeje připraveným 12

Sběr dat za rok 2013  Přihlásit se na webovou stránku projektu Evidenční číslo knihovny

Ztracené nebo zapomenuté heslo: [email protected] Tel.: 221 663 330 http://www.benchmarkingknihoven.cz/ 13

Vyplnění dat za rok 2013 (2012)

14

15

16

17

18

Roční provozní doba knihovny – jak vypočítat?  Pokud knihovna sídlí v jedné budově, uvede týdenní provozní dobu nejdéle otevřeného útvaru = to co vykazuje nyní  Musí se jednat o knihovnický provoz!!!

 Tento počet hodin vynásobí počtem týdnů, kdy byla knihovna v průběhu roku otevřena.  Základní počet celých týdnů 52  Odpočet týdnů, kdy byla knihovna uzavřena (prázdniny, Vánoce)  Vynásobit počet hodin X počet týdnů  Pobočky, specializované útvary mimo budovu knihovny – provést stejný výpočet jako u hlavní budovy  Provést součet: hlavní budova + pobočky 19

Příklad – knihovna v jedné budově Dosud vykazovaná týdenní provozní doba: 40 hod. Počet týdnů v roce: 52 Knihovna uzavřena 3 týdny o prázdninách a 1 týden o Vánocích, celkem 4 týdny Povede se odpočet týdnů: 52 – 4 = 48 Vynásobí se týdenní doba 40 hod. X 48 týdnů Roční provozní doba = 1 920 hodin za rok 20

Knihovna s pobočkami Provede se výpočet roční provozní doby pro hlavní budovu Provede se výpočet roční provozní doby každé pobočky zvlášť Sečtou se hodnoty roční provozní doby hlavní budovy a všech poboček

21

Problémy, nejasnosti Jak vykazovat provoz městského informačního centra? – IC není knihovna Zavřu knihovnu v budově obecního úřadu, ale na chodbě jsou volně přístupné počítače pro přístup na internet – internet není knihovna Měli jsme dětské oddělení jako pobočku, získali jsme prostor v hlavní budově, kam jsme dětské oddělení přesunuli – budeme poškozeni? 22

Kvalita ekonomických dat Počet zaměstnanců (přepočtený stav, 2 desetinná místa) Příjmy (výnosy) celkem (vše dohromady  Tržby za vlastní výkony v Kč (registrační poplatek, spozdné, kopírovací služby…)  Příspěvek na provoz knihovny od zřizovatele (běžný rozpočet knihovny)  Zvláštní dotace, granty, projekty, dary, sponzorské příspěvky, ostatní provozní výnosy: • Neuvádí se běžný příspěvek zřizovatele!

23

Příjmy knihovny (20 až 40 tis.obyv.) = 100% % získaných dotací 2%

% vlast. příjmů 9%

Dotace zřizovatele 89%

24

Kvalita ekonomických dat Výdaje (náklady) na hlavní činnost  Osobní náklady (mzdy včetně pojištění + dohody)  Náklady na pořízení knihovního fondu celkem v Kč  Náklady na pořízení licencí na elektronické zdroje

Celkové roční výdaje zřizovatele (obec, město, kraj) v roce 2013 (Zahrnuje provozní (běžné) výdaje, investiční (kapitálové), příp. splátky úvěrů a půjček.

25

Výdaje - knihovny 20 až 40 tisíc obyvatel = 100 % %provoz.nákl adů 25%

% osobních nákl. 65%

% nákladů na KF 10%

26

Celkové ročné výdaje zřizovatele 12. % výdajů z rozpočtu obce, kraje 2,0

1,4 1,3

1,2 1,0

1,1 0,8

0,8 0,4

do 1 tis. 1 až 3 tis. 3 až 5 tis. 5 až 10 10 až 20 20 až 40 tis. tis. tis.

nad 40 tis.

KKM

KK 27

Další problémové údaje Počet obyvatel – báze Ministerstva vnitra Počet dětí do 15 let – báze Ministerstva vnitra Plocha knihovny Elektronické informační zdroje – nákup vlastních licencí, nikoliv Lanius apod.

28

http://goo.gl/RoYCUn

29

Mládež do 15 let: Provést odpočet!

30

Doplňující informace o činnosti knihovny v roce 2013 Název knihovny: Sídlo knihovny (obec/město): Zřizovatel: Uveďte typ organizace: Vykonává knihovna regionální funkce Provozuje knihovna hudební odd.? Půjčuje knihovna zvukové dokumenty? Vzdělávací zařízení ve městě Počet základních škol Počet středních škol Počet jiných vzdělávacích zařízení Počet vysokých škol Jiné 31

Doplňující informace o činnosti Provozní doba: Umístění knihovny: Financování – vedlejší hospodářská činnost Registrační poplatek (výše): Další funkce knihovny: Zajišťujete některé činnosti formou outsourcingu (služeb)? Dobrovolníci v knihovně Zvláštností a specifika: 32

Databáze „Benchmarking knihoven“

Vložte heslo „vykon“

Co najdete v databázi?

Jak pracovat s benchmarkingovou databází?  Zpracovatel a provozovatel: NIPOS  Obsahuje data 280 knihoven – účastníků projektu  Rok 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012  Umožňuje:  Propočet výkonových indikátorů z vložených statistických dat  Zjištění minimálních, průměrných, maximálních hodnot indikátorů a hodnotu mediánu pro jednotlivé kategorie knihoven  Vzájemné porovnávání výkonových indikátorů vybraných knihoven  Sledování trendu jednotlivých indikátorů

 Přístup do databáze: pouze pro účastníky projektu

34

35

Vyberte si knihovny pro porovnávání 36

Volba kategorie knihoven 37

Zjistit Zjistitsouhrnné souhrnnéúdaje: údaje:průměry, průměry,medián, medián,minimum…. minimum….

38

Export dat v Excelu

Srovnání dvou knihoven, vybrat: • Rok • Velikost města, • Zemi • Měnu: Kč EUR

39

Údaje v Kč a EUR

Doplňující informace

40

Jak si připravit srovnávací grafy Sledování trendů

41

Postup benchmarkingu

V čem pomůže projekt?

Analýza vlastních výkonů a situace

Měřit dosažené výsledky

Nalézt knihovnu, která je nejlepší

Co musíte udělat knihovna?

Porovnat vlastní situaci, využít postupy a řešení

Analýza nejlepšího, proč je úspěšný?

Benchmarking nekončí definování indikátorů nebo pouhým měřením!!!

42

Trendy: vývoj knihovny v čase

43

Stáhnout a otevřít soubor

44

Sledování trendů – MK Jihlava

Stáhnout a otevřít soubor

45

Vytvoření série grafů Stáhnout a otevřít soubor s aktuálními daty konkrétní knihovny Stáhnout a otevřít soubor Trendy …. – 2012 Překopírovat aktuální data to souboru Trendy…2012 – záložka „Data“ Upravit popisky pro grafy

46

Trendy – Vranov na Topľou

47

48

49

Využití mediánu pro porovnávání Výpočet a porovnávání indexů (bodů)

Která knihovna je průměrná? Která knihovna je lepší než průměr? Která knihovna je lepší než průměr? 50

ZNÁMKOVÁNÍ: jednoduché grafické vyjádření rozdílů

51

Jak vzniká známka Minimum 5 1. Objem knihovního fondu na 1000 obyvatel

Maximum 4

3

2

1

3785

5004

5004

6222

6222

7440

7440

8658

8658

9876

2. % obnovy knižního fondu

2,2

2,7

2,7

3,3

3,3

3,8

3,8

4,3

4,3

4,8

3. Objem přírůstků na 1000 obyvatel

117

156

156

195

195

234

234

273

273

312

6

8

8

11

11

13

13

16

16

18

0,41

0,68

0,68

0,94

0,94

1,21

1,21

1,47

1,47

1,74

6. Plocha knihovny pro uživatele v m2 na 1000 obyvatel

20

33

33

46

46

58

58

71

71

84

7. Počet studijních míst na 1000 obyvatel

2,5

4

4

5,6

5,6

7,1

7,1

8,6

8,6

10,1

0,78

0,87

0,69

0,78

0,59

0,69

0,5

0,59

0,41

0,5

4. Počet exemplářů docházejících periodik na 1000 obyvatel 5. Počet internetových stanic na 1000 obyvatel

8. Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 obyvatel

Obrácené pořadí 52

Proč změna? Známkování děláme ručně – kapacitní problém Známkování je velmi hrubé a není schopno odlišit jemnější rozdíly

Známkování je více citlivé na extrémní údaje, protože je odvozováno z minimálních a maximálních hodnot 53

Problémy se známkami Výdaje - knihovny 20 až 40 tisíc obyvatel %provoz.ná kladů 25%

5

4

3

2

1

%provoz.nákl. 66 53 53 40 40 28

% osobních nákl.

% získaných dotací

28

15

15

2

% osobních nákl. 65%

% nákladů na KF 10%

Příjmy knihovny (20 až 40 tis.obyv.) 79 65 65 51 51 36

36

22

22

7

0 15 15 30 30 45

45

61

61

76

% získaných dotací 2%

% vlast. příjmů 9%

Dotace zřizovatele 89%

Nejlepší byli ti, kteří vyplnili špatné údaje

54

Hledáme středový bod Minimum – průměr – medián - maximum Dvě možnosti Aritmetický průměr Medián Průměr Medián 55

Co je to medián?  Výpočet aritmetického průměru  Výpočet mediánu – hodnoty se seřadí podle velikosti, hodnota mediánu je rovna číslu, které leží přesně uprostřed Medián = 7 Průměr = 15,2 Průměr bez extrémní hodnoty 100 = 6,7 Hodnota

0

0,4

2

4

5

7

8

9

11

21

100

 Výhody mediánu: eliminace vlivu extrémních hodnot  Doporučení pro srovnávání: sledovat hodnotu průměru a mediánu

56

Výpočet indexu pro porovnávání  Základ pro výpočet a porovnávání: hodnota MEDIÁNU Hodnota Procenta

0 0,4 2 4 5 7 8 9 11 21 100 0% 6% 29% 57% 71% 100 114 129 157 300 1429 % % % % % %

 Hodnota mediánu = 100 %  Ostatní hodnoty se převedou na procenta:  Nižší hodnoty dosahují méně než 100 %  Vyšší hodnoty mají více než 100 %

57

Známky a indexy Známka 1 2 3 4 5

Index 161 až 200 bodů a víc 121 až 160 bodů 81 až 120 bodů 41 až 80 bodů 0 až 40 bodů

Pozor na obrácené hodnocení: • Počet zaměstnanců • Čisté provozní náklady 58

Srovnání podle hodnot mediánu 100 = průměr Trenčín 200 180 160 140 120 100 80 60 40 20 0

1 2 3 4 5

Nadprůměr 172

167

137

132

165

149

144

139

133 131

124

110 104

102 98

119

119

117

114

109 102

102

83 74

72 64

63

57 48

45 39

101 100

98

97 81

69 61

00

Trnava

5454

49

60 51

68

59 50 50

39 27

23

Podprůměr

17 00

00

00

59

Jak si udělat srovnávací graf?

60

Stáhnout a otevřít soubor „Indikátory a indexy za rok 2012 v CZK“

61

62

63

64

65

66

67

SWOT analýza Silné stránky

Slabé stránka

Příležitosti

Hrozby

68

Vzájemné srovnávání knihoven více knihoven Města 20 000 až 40 000 obyvatel: Nymburk, Český Krumlov, Ostrov, Louny 69

Stáhnout a otevřít soubor „SROVNANI“ Otevřít si záložku „Vstupní data“ Nakopírovat „Průměry_Kč“ podle velikostní kategorie knihoven

70

Vstupní data

Propočtená data knihoven

Průměry, maxima, minima

Hodnoty mediánu

71

72

Stáhnout a otevřít soubor „Indikátory a indexy za rok 2012 v CZK“

73

Vstupní data

Propočtená data knihoven

Průměry, maxima, minima

Hodnoty mediánu

74

Grafy jsou hotové! Jste úžasní!!! Jste nejlepší!!! 75

Srovnávané knihovny

Počet obyvatel

Pobočky

Školy

Poplatek Poplatek dospělý děti

Nymburk Český Krumlov

13 361

0

8

140

70

14 549

2

10

140

70

Ostrov

17 825

0

5

200

50

Louny

18 422

2

10

210

50 76

Plocha knihovny pro uživatele v m2 na 1000 obyvatel 120

99

100

100

100

80

60

40

39

39

38

37

33

20

11 0 Plocha/1000 obyv.

Český Krumlov 39

Nymburk

Ostrov

Louny

min.

průměr

medián

max.

průměr

38

99

100

11

39

33

100

37

Standard ČR, SRN: minimálně 60 m2

77

Počet studijních míst na 1000 obyvatel 9,0

9

8,0 7,0 6,0 5,0 4,0

3,6 3

3 3,0

3

2,4 1,9

2,0

2,1

1,0

0 0,0 Stud.míst./1000 obyv.

Český Krumlov 2,4

Nymburk

Ostrov

Louny

min.

průměr

medián

max.

průměr

3,6

1,9

2,1

0

3

3

9

3

Standard ČR: 2 stud. místa/1000 obyvatel 78

Počet internetových stanic na 1000 obyvatel 2,00 1,80

1,8

1,68

1,60 1,40 1,20 1,00 0,80

0,75

0,69

0,8

0,8

0,8

0,60 0,60 0,40

0,1

0,20 0,00 Internet/1000 obyv.

Český Krumlov 0,75

Nymburk

Ostrov

Louny

min.

průměr

medián

max.

průměr

0,69

1,68

0,60

0,1

0,8

0,8

1,8

0,8

Standard ČR: 0,5 stanice/1 obyvatel

79

Objem knihovního fondu na 1000 obyvatel

10000 9000

9 163

8904 8146

8000 7000 6000

5 026 5000

4 736

4 534

4523

4000

2705

3000 2000

1 533

1000 0 KF/1000 obyv.

Český Krumlov 8904

Nymburk

Ostrov

Louny

min.

průměr

medián

max.

průměr

4523

2705

8146

1 533

5 026

4 534

9 163

4 736

80

% obnovy knižního fondu 8,0

7,4

7,3 7,0

6,0

5,3 5,0

4,6

4,3 4,0

3,4

3,4

3,2

3,0

2,0

1,0

0,0

% obnovy KF

0,4 Český Krumlov 3,4

Nymburk

Ostrov

Louny

min.

průměr

medián

max.

průměr

4,3

7,3

5,3

0,4

3,4

3,2

7,4

4,6

Standard ČR, SRN: 10 %

81

Objem přírůstků na 1000 obyvatel 600

499 500

435 400

300 300

196

200

209

197 172

177

100

21 0 Přírůstek/1000 obyv.

Český Krumlov 300

Nymburk

Ostrov

Louny

min.

průměr

medián

max.

průměr

196

197

435

21

172

177

499

209

82

Počet výpůjček na registrovaného čtenáře 120

97

100

80

64 56

60

54

50

46

49 36

40

20

9 0 Výpůjčky/čtenář

Český Krumlov 46

Nymburk

Ostrov

Louny

min.

průměr

medián

max.

průměr

56

54

64

9

50

49

97

36

83

Počet návštěv na jednoho obyvatele 9,00

7,68

8,00

7,68

7,00

5,84

6,00 5,00

3,65

4,00

3,6 3,25

3,00

3,08

2,74

2,00 1,00 0,00 Návštěvy/obyv.

0,55 Český Krumlov 2,74

Nymburk

Ostrov

Louny

min.

průměr

medián

max.

průměr

5,84

3,65

7,68

0,55

3,25

3,08

7,68

3,6

84

Vzdělávací a kulturní akce na 1000 obyvatel 45,0

43 38,4

40,0

35,0

30,0

25,0

20,0

13,8

15,0

14

13,6

12,1

15 13

10,0

5,0

0,0

Kult. a vzděl. akce/1000 obyv.

3 Český Krumlo v 12,1

Nymbur k

Ostrov

Louny

min.

průměr

medián

max.

průměr

13,8

13,6

38,4

3

14

13

43

15

85

Počet hodin pro veřejnost týdně 80

70 70

60

51 50

40

44

42 38

40

40

40

30

21 20

10

0 Provozní doba

Český Krumlov 40

Nymburk

Ostrov

Louny

min.

průměr

medián

max.

průměr

42

38

51

21

40

40

70

44

Standard ČR 45 až 50 hodin

86

Roční provozní doba na 1000 obyvatel 300

250

284,63 249

200

173

158,45 145

150

150,53

107 88,5

100

50

0 0 roční provoz. doba/1000 obyv.

Český Krumlov

Nymburk

Ostrov

Louny

min.

průměr

medián

max.

průměr

249

145

107

173

88,5

158,45

150,53

284,63

0

87

% roční provozní doby z celkové pracovního fondu zaměstnanců 90

83,91 80

70

60

50

40

30

18,75

20

14

14,52

12

10

9 6

5,6 0

0 % roč. provoz. doby/prac. fond zam.

Český Krumlov 14

Nymburk

Ostrov

Louny

min.

průměr

medián

max.

průměr

12

6

9

5,6

18,75

14,52

83,91

0

88

Registrovaní čtenáři - % z obsluhované populace 35,0

30

30,0

23,8

25,0

20,6 20,0

18,5

17

18

17

15,9 15,0

10,0

7 5,0

0,0 % obsl. popul.


Nymburk

Ostrov

Louny

min.

průměr

medián

max.

průměr

18,5

15,9

23,8

7

17

18

30

17

89

Registrovaní čtenáři do 15 let - % z obsluhované populace mládeže do 15 let 90,0

78

80,0 70,0 60,0

47,4

50,0

39,1

40,0

30,1

37

36

31,2

30,0 20,0

16

10,0

0 0,0 % mládeže


Nymburk

Ostrov

Louny

min.

průměr

medián

max.

průměr

31,2

39,1

47,4

16

37

36

78

0

Standard SRN: 60 %

90

Počet zaměstnanců (úvazků) na 1000 obyvatel 1,20

1,00

1,01

0,97

1,04

1,04

0,80

0,70

0,66 0,60

0,59

0,60

0,40

0,20

0,00 Úvazky/1000 obyv.

0,12


Nymburk

Ostrov

Louny

min.

průměr

medián

max.

průměr

0,66

1,01

1,04

0,12

0,59

0,60

1,04

0,70

91

Celkové provozní náklady v přepočtu na jednoho obyvatele

600

510

510

500

406 400

353

335

328 300 300

275

200

100

30 0 Provoz. nákl/1000 obyv.

Český Krumlov 353

Nymbur k 328

Ostrov

Louny

min.

průměr

medián

max.

průměr

406

510

30

275

300

510

335

92

Náklady na pořízení knihovního fondu (tradiční dokumenty) na 1 obyvatele 70

63

63

60

50

40 40

36 29

30

26

28

29

20

10

4 0 Náklady KF/obyv.

Český Krumlov 26

Nymburk

Ostrov

Louny

min.

průměr

medián

max.

průměr

36

29

63

4

28

29

63

40

Standard ČR: 1,4 – 1,8 EUR/1 obyvatel 93

% čistých provozních nákladů z celkových provozních nákladů 70

62 60

50

40

31 30

24

23 20

23

21

18 15

10

1 0 %provoz.nákl.

Český Krumlov 18

Nymburk

Ostrov

Louny

min.

průměr

medián

max.

průměr

23

31

15

1

24

23

62

21

94

% nákladů na pořízení knihovního fondu z celkových provozních nákladů 25

21 20

15

14 12

12

11

11

11

průměr 11

medián 11

10

7 5

3

0 % nákladů na KF

Turnov 14

Pelhřimov 11

Ostrov 7

Louny 12

min. 3

max. 21

průměr 12

95

% osobních nákladů z celkových provozních nákladů 25

21 20

15

12

12

11

11

11

10

7

7

5

3

0 % nákladů na KF

Český Krumlov 7

Nymburk

Ostrov

Louny

min.

průměr

medián

max.

průměr

11

7

12

3

11

11

21

12

96

% získaných dotací a grantů na celkovém rozpočtu knihovny z celkových příjmů na provoz 35,00

29,8

30,00

24,15

25,00

20,00

15,00

10,00

5,00

2,89

2,60 0,11 0,00 % získaných dotací


1,01

0,31

0

0

Nymburk

Ostrov

Louny

min.

průměr

medián

max.

průměr

1,01

2,60

24,15

0

2,89

0,31

29,8

0

97

% vlastních příjmů na celkovém rozpočtu knihovny z celkových příjmů na provoz

20,00

17,7

18,00

16,00

14,66 14,00

12,00

10,00

8,40 8,00

8,2

7,4

7,05

6,9

6,00

4,68 4,00

2,3 2,00

0,00 % vlast. příjmů


Nymburk

Ostrov

Louny

min.

průměr

medián

max.

průměr

7,05

8,40

14,66

2,3

8,2

7,4

17,7

6,9

98

K čemu je benchmarking užitečný? Definuje nejlepší výkony Pružná metoda pro srovnávání – možnost zjistit silné a slabé stránky Dává včasné varování, pokud knihovna zaostává Podporuje tvořivé uvažování o vnitřních procesech Pomáhá rozvíjet spolupráci, navázání nových kontaktů Efektivní využití statistických dat

99

Jaká jsou omezení?         

Zvolené indikátory nepokrývají celou činnost a služby knihovny Kvantitativní údaje nemají vždy odpovídající vypovídací schopnost Každá knihovna pracuje v jiném kontextu Knihovny plní různé funkce Problém spolehlivosti a korektnosti statistických dat Problematické údaje: fyzické a virtuální návštěvy, ekonomické údaje Nemusí se vždy podařit najít inspirativní partnery Napodobování postupů nemusí vždy přinést úspěch Chybí hodnocení uživatelů  Standardizovaný dotazník pro hodnocení spokojenosti uživatelů

 Pokud má být benchmarking užitečný, musíme ho my i celá knihovna vnímat jako něco užitečného 100

Co nesledujeme? • Bibliografické a konzultační služby • Meziknihovní výpůjční služby • Publikační činnost • Pohotovost výpůjčních služeb • Efektivnost zpracování KF

• Podpora vzdělávání pracovníků • Úroveň kvalifikace pracovníků • Proporce pracovníků: služby, zpracování IT • Počet obslužných míst, poboček • Činnost knihovny jako informačního centra 101

Soutěž Městská knihovna roku…

102

Soutěž Městská knihovna roku … Čtyři ročníky: 2010, 2011, 2012, 2013

2 kola • Hodnocení podle benchmarkingu • Prohlídky knihoven 103

Které indikátory vnímáme jako nejdůležitější? 23

Náklady KF/obyv.

740

16

% mládeže

715

15

% obsl. popul.

704

27

% nákladů na KF

689

22

Provoz. nákl/1000 obyv.

685

25

Náklady KF/výpůjčky

685

3

Přírůstek/1000 obyv.

681

2

% obnovy KF

673

14

Inter. služby

669

12

%výdajů/rozp. města

667

104

Hodnotíme 16 indikátorů Indikátor

Váha

Indikátor

Váha

1

KF/1000 obyv.

0,5 9 % reg. čt./obsluh. populace

2,5

2

% obnovy

1,5 10 % reg. čt. do 15 let

3,0

3

přírůstky/1000 obyv.

1,5 11 návštěvy/ 1 obyv.

1,5

4

periodika/1000 obyv

1,5 12 výpůjčky/obyv

2,0

5

pc internet/1000 obyv.

1,0 13 akce/1000 obyv.

3,0

6

plocha/1000 obyv.

2,0 14 Internetové služby

2,0

7

studij. místa/1000 obyv.

1,0 15 náklady na KF/1 obyv.

1,0

8

roční provoz. doba/1000 obyv.

3,0 16 náklady na EIZ/1 obyv.

1,0

105

Jak vypočítáváme celkový index Výpočet mediánů u všech 16 indikátorů – propočet ze všech 277 knihoven Převod konkrétních hodnot na indexy (body) Vynásobení indexů váhami Součet dosažených hodnot ze všech 16 indikátorů Výpočet mediánu a převod na indexy = body Sestavení pořadí knihoven 106

Srovnání Krajské knihovny = 18 knihoven Knihovny nad 40 000 obyvatel = 22 knihoven Knihovny do 40 000 obyvatel = 47 knihoven Knihovny do 20 000 obyvatel = 49 knihoven Knihovny do 10 000 obyvatel = 50 knihoven

107

Městská knihovna roku 2013 Pořadí 1 2

3 4 Pořadí

Obec Nová Včelnice Jevíčko Janovice nad Úhlavou Rychnov u Jablonce nN

1

Obec Ostrov nad Ohří

2 3 4

Populace

Pořadí

Body

178

9730

153

3

5069

150

4

Štětí

8810

98

1

2865

164

2

2205

139

2654

128

Pořadí

17825

118

1

Obec Žďár nad Sázavou

Kyjov

11548

117

2

Chodov Ústí nad Orlicí

14141

109

14582

106

Pořadí 1

2 3

Obec Hradec Králové

Plzeň KarvináMizerov

Body

7409

275

Body

Populace

Sedlčany Nové Město nad Metují Valašské Klobouky

2295

Populace

Obec

Populace

Body

22156

158

Vsetín

26946

142

3

Vyškov

21125

138

4

Tábor

34657

129

Populace

Body

93490

127

168835

96

58097

91

108

Uherské Hradiště

Vyškov

Vsetín

669 604 573 544

542

536

461

441

408 377 346 331

342

360 364

296 269 206

190192 165 136141

209

241

400 400

345 292

253

235

383

378

300

300

277 246 217 184

123 89

56 52

39

109

204

Kritéria pro druhé kolo (veřejný mystery shopping) Docházková vzdálenost Je knihovna umístěna na frekvent. místě , na trasách denních cest občanů Má knihovna (větší místa) pobočky? Jsou ve městě naváděcí cedule, tj. směrovky? Budova knihovny Provozně technický stav - pouze vizuálně Budova - nová, rekonstruována pro potřeby knihovny Bariéry - bezbariérová, výtahy apod. Okolí budovy (park, frekvent silnice 1. tř.?, pěší zóna) S kým je sdílena budova (škola, úřad, pohostinství?) Celkový estetický dojem Viditelné označení na budově - cedule 110

Kritéria pro druhé kolo Vnitřní uspořádání a vybavení Dostatečný prostor pro návštěvníky (není stísněno?) Umístění pracovišť, služeb vzhledem k parametrům budovy Účelnost a estetika vybavení Osvětlení Zázemí pro návštěvníky (hygienické, relaxační, občerstvovací ) Dle velikosti - šatna, odkládání svršku apod. Vnitřní orientační (vizuální) informační systém (větší knihovny) Informace o službách Jak je to s cedulkami se zákazy?

111

Kritéria pro druhé kolo Podmínky pro poskytování služeb Podmínky pro půjčování dokumentů - prostor, učelnost, přehlednost Podmínky pro studium (místnost, místo, technické vybavení) Podmínky pro relaxaci a setkávání (hala, křesla, lehadla, občerstvení, automat na vodu zdarma) Podmínky pro akce pro skupiny (sálek, dohoda s jinou institutcí technické vybaven) Personál Celkové vystupování, vzhled, vstřícné a ochotné chování Kvalita informací Personál vystupuje anonymně či jmenovitě (cedulky) Knihovna - děti Zvláštní péče o dětské návštěvníky, akce, spolupráce Mohou děti přijít "jen tak?" 112

Kritéria pro druhé kolo Knihovna - kulturní akce Co pořádá knihovna kromě klasické knihovničiny? - typy témata Zvláštní skupiny v místě? Spolupráce s nimi Knihovna - vzdělávací akce Jaké - témata, obsah Knihovna - kulturní instituce v místě Především v menších kategoriích Knihovna - školy Spolupráce, akce, vztahy Obvyklé či nové, nápadité formy i témata

113

Kritéria pro druhé kolo Cokli? Nebo-li Drobnosti, ale milé (můžete a nemusíte?) Může pes (nejen slepecký) do knihovny? Má si ho čtenář kde uvázat před knihovnou? Má si kde čtenář odložit kolo? Květiny nejsou umělé Působí knihovna vstřícně a otevřeně, vítá Vás? Láká ke vstupu, k odpočinku, k četbě, přestože neznáte její zajímavé aktivity?

114

Drobné problémy Omezený soutěžících knihoven Využití benchmarkingu – někdy příliš tvrdé, složité ověřování údajů, ne vždy objektivní Malý počet knihoven ve druhé kole Finanční a časové limity Nová hlediska, nová kritéria??? 115

Na závěr

116

Jak postupovat při přihlášení do projektu?  Napsat na [email protected] nebo na [email protected] a Zaregistrovat se na: http://www.benchmarkingknihoven.cz/  Sběr dat: duben 2014  Přihlášení do konference „[email protected]“  Vyplnění údajů do 30.4.2014  Co se vyplňuje:  Formulář se statistickými daty  Doplňující informace

 Kontrola a opravy dat: do 31.5.2014

117

Podmínky účasti v projektu  Mít zájem a odvahu ke vzájemnému srovnávání  Přihlásit se jako účastník projektu  Poskytnout kvalitní a spolehlivá statistická data a další údaje o své činnosti  Poskytnout souhlas pro práci s daty  Nepoužívat data jiných knihoven bez souhlasu  Spolupracovat s účastníky projektu při vzájemném poznávání  Být připraven poskytnout účastníkům informace a know-how ze své vlastní činnosti

118

Důležité odkazy  Informace o projektu Benchmarking knihoven  http://goo.gl/Wi4l1

 Článek o benchmarkingu – Knižnice, 2013, č. 3 http://www.snk.sk/swift_data/source/casopis_kniznica/2013/marec/ 03.pdf  Databáze benchmarkingu  http://www.benchmarkingknihoven.cz/

 Kontakty na NK ČR  [email protected]  vlá[email protected] Když ztratíte nebo zapomenete heslo: [email protected]

119

http://vyzkumy.knihovna.cz/ 120

Staňte se lepší knihovnou, než vaše chybičky odhalí váš zřizovatel

 121

Děkuji za pozornost!

122

Benchmarking knihoven

Praha 20.3.2014 [email protected] Národní knihovna ČR

123

Benchmarking knihoven 2014 Velké opakování

Recommend Documents