Bachelorproef. De kracht van een paperless office. Steffi Meheus

Bachelorproef Studiegebied Bachelor Afstudeerrichting Academiejaar Examenkans Studente

Handelswetenschappen en bedrijfskunde Office management Management assistant 2014-2015 1

Steffi Meheus

De kracht van een paperless office

Interne begeleider

Externe begeleider

Liesbeth De Blaere

Evi De Gendt

 

 

 

 

Bachelorproef Studiegebied Bachelor Afstudeerrichting Academiejaar Examenkans Studente

Handelswetenschappen en bedrijfskunde Office management Management assistant 2014-2015 1

Steffi Meheus

De kracht van een paperless office

Interne begeleider

Externe begeleider

Liesbeth De Blaere

Evi De Gendt

 

Woord vooraf In het kader van mijn opleiding Bachelor Office management, afstudeerrichting management assistant, kreeg ik de opdracht om voor de jaarmodule Bachelorproef een onderwerp gerelateerd aan de opleiding te kiezen en verder uit te werken. Deze bachelorproef tot een goed einde brengen zou onmogelijk geweest zijn zonder hulp, daarom wil ik zeker enkele mensen bedanken. Allereerst wil ik, mevrouw Lieselot Longueville, lector aan Howest en bachelorproefcoördinator bedanken voor alle hulp. Door de coachingsessies kregen we de nodige begeleiding en feedback. Daarnaast wil ik ook mijn dank betuigen aan mevrouw Liesbeth De Blaere, lector aan Howest en interne bachelorproefbegeleider. Zij heeft bijgedragen tot het resultaat dankzij haar feedback en advies. Vervolgens bedank ik ook mevrouw Evi De Gendt, Sales Director bij DigiDoc en externe bachelorproefbegeleider, voor alle hulp en goede begeleiding. Ten slotte wil ik graag nog alle management assistants bedanken die hebben deelgenomen aan mijn onderzoek. Dit gaf mij de mogelijkheid om de invloed van een paperless office op het takenpakket van de management assistant in kaart te brengen.

 

 

 

 

   

Inhoud Woord vooraf............................................................................................................................................ 4 Inhoud… ................................................................................................................................................... 5 Lijst met afkortingen ................................................................................................................................ 7 Inleiding… ................................................................................................................................................ 8 1

De digitale evolutie ................................................................................................................. 10

1.1

Verleden .................................................................................................................................. 10

1.1.1

Meer toegang tot informatie .................................................................................................... 12

1.1.2

Vooruitgang printtechnologie ................................................................................................. 12

1.2

Heden ...................................................................................................................................... 13

1.3

Toekomst ................................................................................................................................. 14

2

De invloed van een paperless office ....................................................................................... 17

2.1

Voordelen paperless office...................................................................................................... 18

2.1.1

Tijdsbesparing ......................................................................................................................... 18

2.1.2

Kostenbesparing ...................................................................................................................... 18

2.1.3

Ruimtebesparing ..................................................................................................................... 19

2.1.4

Veiligheid ................................................................................................................................ 19

2.2

Nadelen paperless office ......................................................................................................... 19

2.2.1

Tijd .......................................................................................................................................... 20

2.2.2

Kosten ..................................................................................................................................... 20

2.2.3

Aanpassing .............................................................................................................................. 20

2.2.4

Sectoren ................................................................................................................................... 21

2.3

Voordelen van papier .............................................................................................................. 21

2.4

Nadelen van papier.................................................................................................................. 21

2.5

Combinatie digitaal en papier ................................................................................................. 22

3

Hoe digitaal documenten beheren? ......................................................................................... 25

3.1

Papieren documenten omzetten in digitale documenten ......................................................... 25

3.1.1

Scannen ................................................................................................................................... 25

3.1.2

OCR ........................................................................................................................................ 26

3.2

Opslag van digitale documenten ............................................................................................. 27

3.2.1

Cloud computing ..................................................................................................................... 27

3.2.2

DMS ........................................................................................................................................ 29

3.3

Softwarepakketten implementeren .......................................................................................... 30

3.3.1

CRM ........................................................................................................................................ 30

3.3.2

ERP ......................................................................................................................................... 31

 

 

 

   

 

3.3.3

WFM ....................................................................................................................................... 31

4

Nieuwe werkmethodes ............................................................................................................ 32

4.1.1

Archiveren ............................................................................................................................... 32

4.1.2

Agendabeheer.......................................................................................................................... 32

4.1.3

Correspondentie ...................................................................................................................... 32

4.1.4

Notuleren ................................................................................................................................. 34

5

Praktijkonderzoek: de invloed van een paperless office op de taken van de MA .................. 36

5.1

Waarom schakelen MA’s over naar een paperless office? ..................................................... 36

5.2

Voordelen ................................................................................................................................ 36

5.3

Nadelen ................................................................................................................................... 37

5.4

Welke middelen worden er gebruikt om paperless te werken? .............................................. 37

5.5

Productiviteit in een paperless office ...................................................................................... 38

5.6

Welke invloed heeft een paperless office op het takenpakket? .............................................. 38

5.7

Is een paperless office veilig? ................................................................................................. 38

5.8

Kan er paperless gewerkt worden bij externe communicatie? ................................................ 38

5.9

Belangrijkste redenen om iets te printen ................................................................................. 39

5.10

Zullen bedrijven in de toekomst verder gaan in digitalisering? .............................................. 39

Conclusie ................................................................................................................................................ 40 Lijst met figuren ..................................................................................................................................... 41 Referentielijst ......................................................................................................................................... 42 Digitale bronnen ..................................................................................................................................... 42 Niet-digitale bronnen .............................................................................................................................. 45 Referentielijst – Persoonlijke communicatie .......................................................................................... 46 Bijlagen…............................................................................................................................................... 47 Bijlage 1: vragenlijst paperless werken .................................................................................................. 48 Bijlage 2: vragenlijst niet paperless werken ........................................................................................... 49

 

 

 

 

   

 

Lijst met afkortingen   CRM

Customer Relationship Management

CTO

Chief Technology Officer

DMS

Document Management System

ERP

Enterprise Resource Planning

FOD

Federale Overheidsdienst

IT

informatietechnologie

MA

management assistant

OCR

Optical Character Recognition

WFM

Workflow Management

 

 

 

   

 

Inleiding Digitalisering oefent een belangrijke invloed uit op ondernemingen in verschillende sectoren. In deze bachelorproef bespreek ik wat de kracht van een paperless office is. Ik onderzoek welke invloed een paperless office heeft op het takenpakket van de management assistant (MA). Een belangrijk leerresultaat uit het competentieprofiel van een MA is: “De New Young Professional in het Office management organiseert en beheert autonoom en systematisch de administratie in verschillende werkterreinen zodat alle informatie efficiënt toegankelijk is voor wie erover mag beschikken“. Het is belangrijk om als MA stil te staan bij het concept van een paperless office. Vroeger werd het archief in een bedrijf fysiek bijgehouden. De laatste jaren streven meer en meer bedrijven naar een digitaal archief. Dit heeft voordelen en nadelen. Voor een MA betekent de overschakeling naar een paperless office in elk geval een grote aanpassing die vraagt om een nieuwe manier van werken. “De New Young Professional in het Office management volgt de ontwikkelingen in het (internationaal) werkveld en maatschappelijke ontwikkelingen omtrent het beroepsprofiel op en neemt initiatieven tot verdere professionalisering” is een ander essentieel leerresultaat dat gelinkt kan worden aan mijn bachelorproef. Het is belangrijk om als MA op de hoogte te blijven van nieuwe ontwikkelingen. Digitalisering in een bedrijf is een voorbeeld van een nieuwe ontwikkeling. Het eerste hoofdstuk van deze bachelorproef behandelt de digitale evolutie. Hier ga ik dieper in op de effecten van digitalisering op de kantooromgeving: hoe begon deze evolutie, waar staan we nu en wat biedt de toekomst. Ook het effect van de digitale evolutie op de verschillende generaties en sectoren wordt in dit onderdeel behandeld. Vervolgens bespreek ik in het tweede hoofdstuk het begrip “paperless office” en de voordelen en nadelen die hieraan verbonden kunnen zijn. Het is belangrijk voor een bedrijf om zich de vraag te stellen: “welke rendement heeft een paperless office op lange termijn?”. Ook de voor- en nadelen van papier worden in dit hoofdstuk verder besproken.

 

 

   

De digitalisering zorgt voor nieuwe werkmethodes en nieuwe bedrijfsprocessen. Er zijn dan ook nieuwe technieken nodig om documenten digitaal te beheren. In het derde hoofdstuk komen enkele mogelijkheden aan bod om digitaal te werken. Ten slotte volgt nog mijn praktijkonderzoek waarin ik verschillende MA’s ondervraag. Dit zijn MA’s die paperless werken en MA’s die niet paperless werken. Dit geeft mij de kans om de verschillende manieren van werken te onderzoeken. Het doel hiervan is om te achterhalen welke invloed een paperless office heeft op het takenpakket van de MA.

 

 

 

   

 

1

De digitale evolutie

De administratie van een onderneming is heel belangrijk. Elke onderneming komt in aanmerking met verschillende papieren documenten (mails, faxen, facturen, offertes, leveringsbonnen …). De digitalisering maakt het mogelijk om documenten beter te beheren en verwerken. Iedereen in een bedrijf of organisatie ontvangt e-mails. Hiervoor is het ook belangrijk dat elektronische documenten, die binnen komen via e-mail of via de website, digitaal verwerkt worden. Deze bestanden moeten hiervoor niet meer gescand worden. Op die manier is er een volledige visie op de dossiers (De Gendt, 2015, 8 april – persoonlijke communicatie). Het begrip ‘paperless office’ wordt al lang gebruikt. Er worden al 30 jaar voorstellingen gemaakt van digitale werkplekken waar documenten enkel digitaal beschikbaar zijn en waar er geen papier te vinden is (Snoeck, 2012). Zelfs het internet heeft de hoeveelheid afdrukken doen stijgen. Tussen 1980 en 2000 verdubbelde het papierverbruik in het Westen. In die periode kregen de werknemers net een computer op kantoor. Het gebruik van e-mail verhoogt het papierverbruik in een organisatie, doordat veel werknemers de neiging hebben om e-mails te printen. Om het gebruik van papier te verminderen, moet er eerst een succesvolle reorganisatie van de bedrijfsprocessen en van de werkplek plaatsvinden. Deze bedrijfsprocessen moeten eerst geanalyseerd worden (Abigail J. Sellen, Richard H. R. Harper, 2003).

1.1 Verleden George Pake maakte midden 1970 een reeks van voorspellingen over het kantoor van de toekomst. Hij sprak over de verdwijning van de typemachine en de verdwijning van papier in de toekomst. Uitvinders droomden van nieuwe technologieën die de oude, op papier gebaseerde, manier van werken zouden vervangen. Eerst verscheen er de telegraaf, telexmachine en telefoon. Daarna was er de komst van e-mail. Verschillende van deze nieuwe technologieën werden gezien als mogelijkheden om de papieren communicatie te vervangen.  

 

 

10    

 

Voor velen was het einde van papier in zicht toen het bedrijf PARC moeilijk te gebruiken computers transformeerde in apparaten die eenvoudig gebruikt kunnen worden op het bureau. De computer had een liggend scherm waarbij het mogelijk was om twee pagina’s naast elkaar weer te geven. Deze computer was gekoppeld aan andere computers. De bedoeling van deze verbinding was om documenten te verzenden en te ontvangen. Hiermee was het mogelijk om documenten op te maken en op te slaan in mappen. De toekomst van het elektronisch kantoor leek verzekerd. Om verschillende redenen vond er toch geen revolutie plaats op kantoor. Zo waren bijvoorbeeld de kosten van de netwerksystemen voor de meeste ondernemingen veel te groot. Tot midden 1990 waren er nog geen kwaliteitsvolle batterijen beschikbaar voor computers. Bijkomend waren de pc-schermen nog erg zwaar. Pas toen deze aspecten werden aangepast, werden computers een draagbaar alternatief om documenten te lezen. Het papierverbruik bleef maar stijgen. Het internet zorgde ervoor dat de hoeveelheid afdrukken thuis en op kantoor verhoogde. Dit kwam doordat de mensen veel gemakkelijker toegang kregen tot meer informatie. Digitale middelen werden gebruikt om informatie op te zoeken, maar toch hadden velen nog steeds de voorkeur om informatie af te drukken. E-mail is vanzelfsprekend geworden en is nu de voornaamste manier om documenten, berichten en memo’s te verzenden binnen en tussen bedrijven. Computers zijn kleiner, lichter, draadloos en hebben batterijen die langer werken. Er zijn goedkopere en betere scanners en software om fysieke documenten om te zetten naar digitale documenten. Deze scansoftware heeft digitale archivering van papieren documenten gemakkelijker gemaakt. Het is gebleken dat de introductie van nieuwe technologieën niet zomaar zorgt dat papier verdwijnt. Sommige ontwikkelingen hebben er zelfs voor gezorgd dat mensen meer de neiging kregen om te printen. Er zijn twee trends waar te nemen waarom mensen meer printen dan vroeger. Ten eerste hebben werknemers nu meer toegang tot informatie dan vroeger. Daarnaast is de printtechnologie enorm verbeterd (Abigail J. Sellen, Richard H. R. Harper, 2003).

 

 

 

11    

 

1.1.1 Meer toegang tot informatie Er is veel meer toegang tot informatie dan vroeger. Er zijn meer werkplekken die nu een volledig netwerk hebben en meer mensen zijn verbonden met het internet. Ze zijn niet alleen op het werk, maar ook thuis verbonden met het internet. Dit betekent ook dat mensen meer en meer verbonden zijn met elkaar. Ze hebben de mogelijkheid om snel informatie naar elkaar door te sturen. Dit zou moeten leiden tot minder papier, maar in praktijk blijkt het tegendeel. Een studie toonde aan dat de komst van e-mail in een bedrijf zorgde voor een stijging van 40 % in het papiergebruik. Veel e-mailberichten en bijlages werden geprint. E-mail zorgde er ook voor dat mensen meer berichten kregen dan toen ze via papier communiceerden. Hoe meer informatie de mensen ontvangen, hoe meer mensen printen (Abigail J. Sellen, Richard H. R. Harper, 2003).

1.1.2 Vooruitgang printtechnologie Een tweede trend is de vooruitgang van de printtechnologie. In de afgelopen 20 jaar, zijn er veel veranderingen te zien in de manier waarop documenten geprint worden. Vroeger werden documenten eerst geprint en dan fysiek uitgedeeld aan collega’s. Nu worden de documenten eerst elektronisch verstuurd aan collega’s die de documenten dan later zelf uitprinten. Afdrukken zijn nu rechtstreeks afkomstig van een digitale bron. Printers zijn goedkoper, sneller en hebben een betere kwaliteit dan vroeger. Printen in kleur is ook meer vanzelfsprekend dan vroeger. Mensen en bedrijven hebben meer controle over wat, wanneer en waar ze printen. In de afgelopen tien jaar zorgden nieuwe technologieën ervoor dat we papieren documenten kunnen produceren van hoge kwaliteit tegen lage kosten. Dit heeft voordelen, maar dit wil ook zeggen dat we hierdoor meer papier gebruiken (Abigail J. Sellen, Richard H. R. Harper, 2003). We kunnen de digitale evolutie bekijken vanuit twee verschillende sectoren, namelijk de private sector en de publieke sector. De digitale evolutie in de private sector is eerder stap voor stap gegroeid. De digitale evolutie is veel later begonnen in de publieke sector dan in de private sector. Een van de voornaamste redenen hiervoor is het beperktere budget van de publieke sector (De Gendt, 2015, 8 april – persoonlijke communicatie).    

 

 

12    

 

1.2 Heden De maatschappij is merkbaar digitaal geworden. Er is heel wat veranderd. Tien jaar geleden was een laptop nog een ingewikkeld en duur stuk technologie, dat meestal eigendom was van het bedrijf waar iemand werkte. Vandaag gebruiken tieners de snelste en beste computers. Wanneer een computer niet meer performant genoeg is, komt die uiteindelijk bij de ouders terecht. De digitale revolutie is niet meer beperkt tot de werksituatie. De werknemers kregen tien jaar geleden hun laptops, mobiele telefoons en internetverbinding van de werkgever. Nu hebben de werknemers thuis betere computers, modernere mobiele telefoons en beschikken ze over snellere internetverbinding dan op sommige werkplaatsen. Wanneer werknemers vroeger een laptop of een telefoon kregen van hun werknemer waren ze daar enthousiast over. Wanneer ze nu een laptop of een telefoon krijgen zijn de reacties hierop helemaal anders (Hinssen, 2010). Er zijn vier verschillende generaties werknemers: de babyboomers (1947-1965), generatie X (1965-1979), generatie Y (1980-1990) en generatie Z (1992-heden). De verschillende generaties hebben allemaal een andere visie en andere behoeften en wensen. Ze hebben veel verschillen, maar ze hebben ook veel dingen met elkaar gemeen (Jobat, ADMB, z.j.). De babyboomers zijn zowat in het digitaal tijdperk gegooid. Zij hebben moeite om zich aan te passen aan de digitale revolutie (De Gendt, 2015, 8 april – persoonlijke communicatie). Ook generatie X is niet opgegroeid in een technologische en digitale wereld. Hierdoor worden zij ook wel eens de “digital immigrants” genoemd (Verrezen, 2014). De digitale revolutie heeft vooral op de jongste generatie werknemers, generatie Y een sterke invloed. Dit is de generatie die zo goed als heel hun leven te maken heeft gehad met technologie. Hun standpunt over technologie is helemaal anders. Zij definiëren werk als volgt : “die korte periode van de dag waarop ik oude technologie gebruik” (Hinssen, 2010). Deze generatie neemt snel nieuwe technologieën op. Generatie Z wordt ook wel omschreven als de “dotcom” generatie. Iedereen in deze generatie groeit op met de digitale media (Jobat, z.j.). Tegenwoordig moet iedereen 24 uur bereikbaar zijn. Voor deze generatie is het belangrijk om een goede balans tussen werk en privé te vinden (De Gendt, 2015, 8 april – persoonlijke communicatie).

 

 

 

13    

 

Tegenwoordig kan een tablet, een smartphone of een surface, die een tablet en een smartphone in één aanbiedt, evenveel als een computer. Momenteel zijn er 30 miljard mensen verbonden met het internet. Tegen 2020 zullen er 50 miljard apparaten verbonden zijn met het internet. Zo worden mogelijkheden gecreëerd om een paperless office waar te maken. Tablets en smartphones zijn overal. Digitaal documenten opslaan is goedkoop. Er bestaan veel programma’s om papieren documenten digitaal te maken en later te bewerken (Snoeck, 2012). Iedereen maakt dagelijks gebruik van een computer, tablet en een mobiele telefoon. Toch zetten veel bedrijven de stap naar een volledig paperless office niet. Het is enerzijds een gewoonte om documenten te printen en fysiek op te bergen in een archiefruimte (Offimac, z.j.). Anderzijds zijn ook de aanpassing aan digitalisering en de kosten die hieraan verbonden zijn, twee grote redenen waarom bedrijven en mensen de stap maar niet zetten (De Gendt, 2015, 8 april – persoonlijke communicatie). Door de digitale handtekeningen en elektronische facturen kunnen organisaties perfect op een veilige manier digitaal werken. De nieuwste computerschermen maken het ook aangenamer om digitaal te lezen (Snoeck, 2012).

1.3 Toekomst  

De afgelopen 30 jaar is alles steeds meer digitaal geworden. Digitaal is een norm geworden. Er zal steeds meer verwacht worden dat alles digitaal is (Hinssen, 2010).

Figuur 1: het nieuwe normaal (Hinssen, 2010)  

 

 

14    

 

De grafiek in figuur 1 is opgedeeld in twee verschillende periodes. Enerzijds in “digitaal is vernieuwend” en anderzijds in “digitaal is de norm”. De afbeelding toont aan dat de digitale evolutie halfweg is. Dit betekent dat de digitale evolutie nog even veel tijd in beslag zal nemen, dan ze nu al in beslag heeft genomen. Er is dus nog een lange weg te gaan. Momenteel zit de digitale evolutie in de overgangsfase. In de eerste periode was alles heel vernieuwend, maar in de tweede periode zal digitaal meer en meer als “normaal” gezien worden. Volgens Peter Hinssen zal het tweede deel van de digitale evolutie helemaal anders zijn dan het eerste deel. Het beeld op de technologie zal helemaal veranderen. Hinssen denkt dat de volgende 10, 20, 30 jaar de wereld steeds meer digitaal zal worden. Er zal een grote invloed zijn op bedrijven, organisaties en op de manier waarop de technologie gebruikt wordt (Hinssen, 2010). Volgens Justin Rattner, Chief Technology Officer (CTO) bij Intel, het bedrijf dat gespecialiseerd is in het maken van chips, software en andere onderdelen van computers, hebben we er momenteel 40 jaar informatietechnologie (IT) opzitten. Volgens Rattner zullen de komende 40 jaar nog merkwaardiger zijn en zullen de vorige 40 jaar heel saai lijken (Rattner geciteerd door Hinssen, 2010). Volgens Gorden Moore, een van de medestichters van Intel, verdubbelt de kracht en de snelheid van computers ongeveer iedere twee jaar. Doordat er verondersteld wordt dat er om de twee jaar een groei komt in de digitale capaciteit stemt deze sector hun doelstellingen voor onderzoek naar ontwikkelingen hierop af (Hinssen, 2010). Ray Kurzweil, beschrijft de trend als volgt: “De computerkracht in een moderne gsm is een miljoen keer goedkoper en duizend keer krachtiger dan de computer die ik als student gebruikte. Dat is een verbetering in prijs/prestatie met een factor van één miljard. En die evolutie stopt zeker niet.” Kurzweil is heel enthousiast over de komende digitale revolutie (Kurzweil geciteerd door Hinssen, 2010). In het tweede deel van de evolutie zal het steeds moeilijker worden om als bedrijf uit te blinken. Het zal moeilijker worden om het verschil te maken. In het eerste deel was dit gemakkelijker omdat de technologie op zich gebruiken al vernieuwend was. Volgens Peter Hinssen kunnen we digitale revolutie vergelijken met een zwembad. Als de digitale evolutie een volledig zwembad was, dan staan we nu halfweg in het water. We zijn net doorheen het  

 

 

15    

 

ondiep gedeelte, maar er is geen zekerheid dat we ook doorheen het diepe gedeelte zullen komen. Over twintig jaar zullen de meeste mensen zich aangepast hebben. Maar de overgangsfase zal heel belangrijk zijn. Het is belangrijk dat een bedrijf de uitdagingen waarmee het te maken zal krijgen, goed in kaart brengt. Wanneer het gaat over digitale mislukkingen zal er in de toekomst ongetwijfeld een nultolerantie ontstaan voor een digitaal falen. De gebruikers weten wat de mogelijkheden van “digitaal” zijn en verwachten dan ook dat het aanbod 100 % betrouwbaar is. We worden steeds meer afhankelijk van het “digitaal” (Hinssen, 2010).

 

 

 

16    

 

2

De invloed van een paperless office

Een paperless office houdt in dat een bedrijf het gebruik van papier zoveel mogelijk probeert te verminderen of helemaal geen papier meer gebruikt. Het is de bedoeling om onder andere efficiënter te archiveren en communiceren op basis van elektronische systemen. Het begrip paperless office komt voor in verschillende sectoren. Er wordt pas gesproken van een paperless office wanneer alle documenten digitaal beschikbaar zijn zonder tussenkomst van andere medewerkers (Van den Keybus, z.j.). Om over te schakelen naar een paperless office worden er nieuwe technieken en middelen gebruikt. Er gaan bepaalde werkmethodes veranderen waarin de medewerkers, maar ook de klanten betrokken worden (Offimac, z.j.). Tegenwoordig is het eenvoudig en goedkoop geworden om te printen. Een gewone printer is niet duur. Daardoor is de verleiding om een document snel af te drukken groter geworden (Snoeck, 2012). Het papiergebruik van werknemers controleren kan helpen om hun bewust te maken van hun printgedrag. Ook het aantal printers op kantoor verminderen helpt. Het is gemakkelijker om alle documenten direct digitaal aan te maken, te bewaren en te verzenden, ook officiële documenten zoals facturen. Hierdoor kunnen de documenten onmiddellijk teruggevonden en gedeeld worden (Assistant Plus, z.j.). Een onderzoek van sociaal intranet Viadesk toont aan dat 42 % van de Belgische beroepsbevolking een paperless office als een realistische verwachting ziet. 61 % vindt het een goed idee om zo weinig mogelijk papier te gebruiken. Toch is er volgens deze studie nog twijfel bij de Belgen over de haalbaarheid hiervan. Belgen printen dagelijks ongeveer 17 pagina’s. De Duitse werknemers printen zo’n 25 pagina’s en de Nederlandse zo’n 9 pagina’s per dag (Jobat, 2014). Er zijn zowel voordelen als nadelen verbonden aan een paperless office.

 

 

 

17    

 

2.1 Voordelen paperless office Een paperless office brengt heel wat voordelen met zich mee in verschillende werksituaties. Hieronder worden de belangrijkste voordelen van digitalisering in een kantoor besproken.

2.1.1 Tijdsbesparing Er gaat geen tijd verloren met het zoeken naar bepaalde documenten. Er is hierdoor minder werkdruk voor de medewerkers. Het is gemakkelijker om documenten op te volgen. Een medewerker kan zeer snel een dossier van een collega overnemen. De digitalisering maakt het ook eenvoudiger om dossiers te delen met anderen (De Groote, z.j., Van Eeckhout, 2012). Hierdoor stijgt de productiviteit in een onderneming (Offimac, z.j.). Documenten kunnen snel en efficiënt verwerkt worden. Er gebeuren zo weinig mogelijk manuele handelingen. Documenten komen sneller bij de juiste persoon terecht (Offimac, z.j.). De foutenmarge bij digitale documenten is veel kleiner dan bij papieren documenten (Van Eeckhout, 2012). Papier documenten zoeken en ondertussen telefoneren is geen gemakkelijke manier van werken. Digitaal kunnen de documenten veel efficiënter teruggevonden worden door te zoeken op kernwoorden. Hierdoor worden de klanten ook veel sneller geholpen (Jobat, 2014).

2.1.2 Kostenbesparing Door digitalisering wordt er ook aan duurzaam ondernemen gedaan. Er zijn minder printkosten (Offimac, z.j.). Er moet geen papier, toners en inkt aangekocht worden voor de printer. Zo kunnen de (vaak hoge) onderhoudskosten beperkt of weggewerkt worden (Jobat, 2014). Er kunnen ook besparingen gebeuren qua personeel en ruimte (Offimac, z.j.). Een ruimte huren of bijbouwen kost geld. Bij een paperless office kunnen documenten van thuis uit of vanuit andere locaties opgevraagd worden (De Gendt, 2015, 8 april – persoonlijke communicatie).

 

 

 

18    

 

2.1.3 Ruimtebesparing Er komt een einde aan de aanleg van het papieren archief (De Groote, z.j.). Fysieke archieven vragen heel wat ruimte. Een paperless office zorgt voor minder fysieke ruimte en beperkt zich dan enkel tot een harde schijf, een server of back-ups (Jobat, 2014). Documenten kunnen gedeeld worden binnen en buiten de organisatie. Dit kan van thuis uit of vanuit een andere locatie. Dit maakt het ook mogelijk om “flex-offices” te hebben (De Gendt, 2015, 8 april – persoonlijke communicatie). Een “flex-office” houdt in dat er geen vaste werkplekken meer zijn. De werknemers hebben iedere dag een andere werkplek. Door “flex-offices” zijn er heel wat minder computers nodig. Hierdoor is er ook minder ruimte nodig (Jobat, z.j.). Philippe Wartel van Sparks-Surveyors was vastberaden om te streven naar een paperless office: “Onze experts doen soms nodeloze verplaatsingen naar ons kantoor om een papieren dossier op halen. Door alles digitaal beschikbaar te maken wilden we ze makkelijker van thuis uit laten werken.” (Wartel, z.j.).

2.1.4 Veiligheid Het is mogelijk om documenten digitaal te beveiligen. Dit zorgt ervoor dat een paperless office veilig is. Hierin kan er veel meer en gerichter afgeschermd worden dan bij documenten die in mappen zitten (De Gendt, 2015, 8 april – persoonlijke communicatie). Bestanden kunnen elektronisch beveiligd worden met een paswoord. Er wordt ook bijgehouden wie het bestand voor het laatst gewijzigd heeft en wat er aangepast is in het document (Cogn-it, 2014).

2.2 Nadelen paperless office Er zijn ook een aantal nadelen verbonden aan een paperless office. Vooral de overstap van een papieren naar een paperless kantoor vergt een inspanning.

 

 

 

19    

 

2.2.1 Tijd Een nadeel van een paperless office kan zijn dat het tijd vraagt om alles in te scannen en toe te voegen aan het juiste dossier. Dit geldt ook voor het mailverkeer (Snoeck, 2012). Het is belangrijk om goed te weten hoe je de digitalisatie in kaart wil brengen. Een bedrijf moet zichzelf de vraag stellen wat ze eraan winnen op lange termijn. Hiervoor kunnen bedrijven een kosten-batenanalyse maken (De Gendt, 2015, 8 april – persoonlijke communicatie).

2.2.2 Kosten Een paperless office is duur, vooral de software die daarvoor moet geïnstalleerd worden is een grote investering (De Groote, z.j.). Het is niet altijd noodzakelijk om te investeren in een dure software. Het is al mogelijk om met een scanner en een eenvoudig programma als Windows Verkenner over te schakelen naar een paperless office (Van den Keybus, z.j.). Het is belangrijk voor een bedrijf om eerst een rendementsberekening te doen. Hieruit kan blijken of investeren in een softwarepakket, het rendement op lange termijn vergroot. De wereld van de kopieerapparaten is niet duur meer. Dit hangt natuurlijk wel af van het toestel. De bedrijven die kopieerapparaten verkopen halen geen winst meer uit de verkoop ervan of het printen, maar ze halen winst uit alles wat gedigitaliseerd is. Documentmanagementbeheer is daardoor heel belangrijk geworden (De Gendt, 2015, 8 april – persoonlijke communicatie).

2.2.3 Aanpassing Het wordt ook moeilijker om een nieuwe medewerker in te werken die lange tijd op een andere manier gewerkt heeft. Het duurt een tijd om aan te passen aan de nieuwe manier van werken (Snoeck, 2012). Dit is een verandering en een heel belangrijke factor om rekening mee te houden bij het overschakelen naar een paperless office (De Gendt, 2015, 8 april – persoonlijke communicatie).

 

 

 

20    

 

2.2.4 Sectoren Een ander nadeel is dat niet alle bedrijven paperless werken. Rederijen of advocatenkantoren vragen nog vaak een papieren kopie. Ook bij de overheid en in het onderwijs is het moeilijk om alles te digitaliseren (Snoeck, 2012).

2.3 Voordelen van papier Papier blijft het middel bij uitstek om documenten te lezen, zelfs wanneer er hightech technologieën beschikbaar zijn. Er zijn drie belangrijke redenen waarom lezen van papier de voorkeur heeft (Abigail J. Sellen, Richard H. R. Harper, 2003): -­‐

Er kan eenvoudig door documenten gebladerd worden

-­‐

Het is gemakkelijker om informatie te onthouden

-­‐

Er kan geschreven en gelezen worden tegelijkertijd

Papier zou een voordeel blijven behouden omdat het tastbaar is en prettiger om te lezen. De verwerking van de informatie zou sneller verlopen door te noteren op papier (Snoeck, 2012). Uit onderzoek van Europese wetenschappers blijkt dat lezers die een boek lezen op papier veel meer onthouden, dan lezers die op een e-reader lezen. De lezer van een papieren boek zou zich beter kunnen richten op het verhaal zelf. De lezer weet hoe ver hij in het boek zit aan de hand van het aantal gelezen pagina’s. Wanneer leerlingen teksten op papier lezen is het niveau bij begrijpend lezen doorsnee hoger dan wanneer ze lezen op een computerscherm. Dit blijkt uit een Noors onderzoek bij leerlingen op een basisschool (Reijerman, 2015).

2.4 Nadelen van papier Hieronder worden twee verschillende soorten problemen met papier toegelicht namelijk de kost en interactionele problemen. Eerst en vooral worden de kosten van papier en van de digitale wereld vergeleken.

 

 

 

21    

 

Nieuwe technologieën zorgen voor grote veranderingen in de manier van werken. Kostenbesparing is een grote reden voor de verandering. Papieren en digitale documentsystemen vergelijken is complex. Dit komt doordat het niet enkel gaat over de kosten voor materiaal en apparaten, maar over de kosten om zo’n systeem te onderhouden en de kosten om mensen op te leiden. De printkosten zijn klein in vergelijking met de kosten van wat er met de documenten gebeurt nadat ze geprint zijn. De belangrijkste kosten voor papieren documentsystemen zijn de levering, het opslaan en het ophalen van papier. De kost om een document met de post te versturen is veel hoger dan het document versturen als e-mailbijlage. Bedrijven zijn er zich van bewust dat e-mail veel goedkoper is. Niet alleen kosten zijn een probleem, er zijn ook interactionele problemen. Er zijn met andere woorden ook beperkingen aan de manier waarop papier gebruikt kan worden: -

Papieren documenten kunnen niet vanop een afstand worden geopend

-

Er is een fysieke ruimte nodig

-

Papier vereist fysieke aflevering

-

Een document kan maar door één persoon tegelijk gebruikt worden

-

Papieren documenten kunnen alleen gekopieerd worden door een scanner

De beperkingen van papier zijn opvallend in vergelijking van wat er met elektronische documenten gedaan kan worden. De locatie van een elektronisch document is niet belangrijk. De computeropslag zal nooit zoveel ruimte innemen als de opslag van papieren documenten. Er is geen fysieke aflevering vereist. Elektronische documenten kunnen eenvoudig herwerkt, herschikt en gekopieerd worden. Meerdere personen kunnen aan hetzelfde document werken. Er kunnen ook multimedia documenten gecreëerd worden met bewegende beelden en muziek. Er zijn heel wat beperkingen op wat er kan gedaan worden met papier (Abigail J. Sellen, Richard H. R. Harper, 2003).

2.5 Combinatie digitaal en papier  

Zowel papier als digitale technologieën hebben beperkingen, maar ook een meerwaarde. Werknemers combineren het gebruik van verschillende tools. Ze hebben de neiging om de  

 

 

22    

 

computer te gebruiken wanneer ze iets moeten schrijven, maar wanneer het gaat over lezen verkiezen ze papier. Soms worden deze tegelijk gebruikt. Tools gebaseerd op papier vinden hun weg binnen bepaalde taken, net zoals digitale tools dat doen.

Figuur 2: The Document Life Cycle (Abigail J. Sellen, Richard H. R. Harper, 2003) Figuur 2 toont aan wat mensen doen met documenten en informatie: managen, creëren, afwerken, verdelen, gebruiken en archiveren. Met het gebruik van digitale tools kan snel informatie opgezocht worden. Gegevens kunnen eenvoudig gesorteerd en gefilterd worden op verschillende manieren. Wanneer werknemers door papier documenten bladeren, zal de inhoud hiervan sneller onthouden worden. Papieren documenten kunnen ook ondersteunen bij het plannen van activiteiten. Bij het gebruik van digitale middelen kunnen documenten eenvoudig opgesteld, bewerkt en gewijzigd worden. Papier kan gemakkelijk gebruikt worden om notities te maken of om een schema te maken voor het schrijfwerk begint. Tools zoals spellingcheckers helpen ook om automatisch documenten na te kijken. Papier is het middel bij uitstek om documenten na te lezen. Dit zorgt ervoor dat het verloop van de tekst beter begrepen kan worden.

 

 

 

23    

 

Digitale middelen helpen ook om snel informatie uit te delen aan andere mensen (Abigail J. Sellen, Richard H. R. Harper, 2003). Wanneer sociaal contact belangrijk is, blijkt papier nog altijd de meest effectieve manier om informatie persoonlijk over te brengen (Ricoh, z.j.). Digitale tools worden best gebruikt om kleine stukken tekst te lezen en om video’s en filmpjes te bekijken. Langere documenten worden best op papier gelezen voor een beter inzicht. Er kunnen notities genomen worden en er kan gemakkelijk door andere documenten gebladerd worden. Informatie kan gemakkelijk gedeeld worden met meerdere personen. Digitale middelen ondersteunen ook real-time samenwerkingen en gesprekken vanop afstand. Ze hebben ook de beste opslagmogelijkheden voor documenten die niet meer gebruikt worden (Abigail J. Sellen, Richard H. R. Harper, 2003).

 

 

 

24    

 

3

Hoe digitaal documenten beheren?

Digitalisering is een proces waarbij er nieuwe technieken en middelen worden ingezet. Hierdoor gaan er andere processen veranderen. Door documenten te digitaliseren, wordt er bijvoorbeeld veel ruimte bespaard en is het eenvoudiger om documenten digitaal te raadplegen. Bedrijven schakelen over naar een paperless office om documenten snel terug te vinden. Een document krijgt pas waarde wanneer het op een efficiënte manier verwerkt kan worden. (De Gendt, 2015, 8 april – persoonlijke communicatie). Papieren documenten moeten digitaal worden opgeslagen, zodat werknemers ze digitaal kunnen opvragen en gebruiken. Om papieren documenten om te zetten naar digitale documenten zijn er enkele nieuwe bedrijfsprocessen en werkmethodes nodig (Dannenfeldt, z.j.). Er bestaan heel wat technieken en programma’s om papieren documenten te digitaliseren. Hieronder worden de meest gebruikte technieken besproken om een paperless office op een efficiënte manier te organiseren.

3.1 Papieren documenten omzetten in digitale documenten 3.1.1 Scannen Een document inscannen dat dan een pdf-document is, is eigenlijk de basis van een paperless office. Voor het zoeken in pdf-documenten zijn er veel beperktere zoekmogelijkheden. Meestal moeten documenten één voor één geopend worden (De Gendt, 2015, 8 april – persoonlijke communicatie). Tegenwoordig zit er op een eenvoudige printer al een scanapparaat. Een scanner maakt het mogelijk om van een fysiek document een digitaal document te maken. Om over te schakelen naar een paperless office moeten alle documenten gescand worden en in een duidelijke structuur geplaatst worden. Het is belangrijk voor een onderneming om over een goede en duidelijke structuur te beschikken. Hierdoor wordt het werk nadien heel wat eenvoudiger (Van den Keybus, z.j.). Er zijn verschillende structuren die gebruikt kunnen worden bij een paperless office. De folderstructuur houdt in dat er slechts een ingang is. Er bestaat ook nog een 360 graden  

 

 

25    

 

structuur die veel meer mogelijkheden heeft. Hierbij is het mogelijk informatie van verschillende invalshoeken te bekijken en op te vragen. Bestanden kunnen sneller gearchiveerd en opgezocht worden in deze structuur. Een voorbeeld van de 360 graden structuur is dat een receptionist, een medewerker van de productieafdeling of een verkoper documenten of andere informatie via andere kanalen zal opvragen. De verschillende kanalen kunnen bijvoorbeeld voor een receptionist een inkomende telefoon zijn, voor een medewerker van de productieafdeling kan dit via een productnummer zijn en voor een verkoper kan dit via verkoopdossier zijn. Dit zijn allemaal verschillende ingangen die niet mogelijk zijn bij een gewone folderstructuur. Dit bespaart een bedrijf heel wat geld en capaciteit (De Gendt, 2015, 11 mei – persoonlijke communicatie).

3.1.2 OCR Optical Character Recognition (OCR), ook wel tekstherkenning genoemd maakt het mogelijk om documenten te bewerken. Als er documenten gedigitaliseerd worden, is het niet mogelijk om de gescande tekst achteraf te bewerken. Dit komt omdat het apparaat de tekst ziet als een afbeelding. Door OCR wordt de tekst op het fysiek document omgezet naar een aanpasbaar tekstbestand, dit wordt een PFD-A genoemd. Om gebruik te kunnen maken van deze tekstherkenning is er software nodig die tussen de scanner en documentbeheerssysteem geplaatst wordt (Dijkhuizen, 2013). Een voordeel hiervan is dat het mogelijk is om een woord op te zoeken in een document. Documenten kunnen hierdoor op basis van inhoud gerangschikt worden. Een pdf-document kan omgezet worden in een Word-bestand of in een Excel sheet. Hierdoor is er ook veel tijdswinst (Ricoh, z.j.). Documenten kunnen eenvoudig verder aangepast, aangevuld en opnieuw als sjabloon gebruikt worden voor andere documenten (De Blaere, 2015). Digitale documenten kunnen ook via OCR digitaal verwerkt worden. Hierbij wordt de stap van scannen overgeslagen. Digitale documenten kunnen via e-mail ontvangen worden of via een website gedownload worden. Alle documenten kunnen met OCR verwerkt worden zodat het ook mogelijk is om op inhoud te zoeken (De Gendt, 2015, 8 april – persoonlijke communicatie).

 

 

 

26    

 

3.2 Opslag van digitale documenten 3.2.1 Cloud computing Cloud computing maakt het mogelijk om informatie op te slaan, te verwerken en te gebruiken via het internet. Dit zorgt ervoor dat de gegevens overal beschikbaar zijn. De gegevens kunnen overal ter wereld geraadpleegd worden met verschillende toestellen (desktop, laptop, tablet, gsm). Bedrijven kunnen kiezen uit verschillende mogelijkheden om cloud computing te implementeren. De verschillende mogelijkheden zijn de infrastructuur, het platform en de software (FOD Economie, z.j.). Het gebruik van cloud computing heeft zowel voordelen als nadelen. Een groot voordeel is dat het bedrijf zelf geen hardware moeten kopen of software moet installeren. Het is eenvoudig en aan te raden om hiervoor beroep te doen op een gespecialiseerde software in de cloud-verwerking (Hinssen, 2010). Doordat het bedrijf geen software moet installeren, is er heel wat tijdsbesparing. Het bedrijf kan zich hierdoor focussen op de klanten en het personeel (FOD Economie, z.j.). Een ander voordeel is dat wanneer de harde schijf verloren gaat of beschadigd is, de gegevens nog altijd beschikbaar blijven in de cloud (FOD Economie, z.j.). Medewerkers kunnen ook veel gemakkelijker samenwerken. Het is mogelijk om tegelijk hetzelfde document te bekijken en te bewerken. Hierdoor kan er veel efficiënter samengewerkt worden (Cloud computing, z.j.). Bij het gebruik van cloud computing is de gebruiker afhankelijk van zijn netwerkverbinding. Een ander nadeel is het verlies van controle over de gegevens en de afhankelijkheid van de structuur van de leverancier (FOD Economie, z.j.). Bij cloud computing is er een maandelijkse kostprijs. Ook hiervoor is het belangrijk om een kosten-batenanalyse te maken (De Gendt, 2015, 8 april – persoonlijke communicatie). Wat wil je in de cloud plaatsen, voor welke reden wil je de cloud gebruiken, over welke besturingssystemen beschikt het bedrijf, zijn allemaal elementen die belangrijk zijn bij het kiezen van een platform. Hieronder worden de voornaamste platformen Dropbox, Google Drive en OneDrive besproken die gebaseerd zijn op cloud computing (De Blaere, 2015).

 

 

 

27    

 

3.2.1.1 Dropbox  

De clouddienst Dropbox wordt gebruikt om foto’s, video’s en documenten online op te slaan. Bestanden kunnen gesynchroniseerd worden met verschillende apparaten. Bestanden kunnen ook eenvoudig gedeeld worden met anderen. Er kunnen ook mappen gedeeld worden, zodat er gemakkelijk samengewerkt kan worden (Dropbox, z.j.). Een nadeel is dat er slechts naar één map op de computer gesynchroniseerd kan worden. Er is maar 2 GB gratis opslagruimte beschikbaar en het is duur om meer opslagruimte te verkrijgen (De Blaere, 2015).

3.2.1.2 Google Drive Google Drive maakt het mogelijk om tekstdocumenten, spreadsheets, presentaties en formulieren te maken. Dit alles kan eenvoudig gedeeld en tegelijk bewerkt worden in de browser met andere personen, ook met externen (Cloud computing-toepassingen, z.j.). Er kunnen zo’n 30 verschillende bestandtypes getoond en gewijzigd worden in de browser door meerdere personen (De Blaere, 2015). Het is ook mogelijk om toestemming te geven aan personen om documenten te bewerken en met meerdere personen op hetzelfde moment aanpassingen te doen. De bestanden zijn veilig online opgeslagen in de cloud. Bestanden kunnen eenvoudig teruggevonden worden via de zoekfunctie (Cloud computing-toepassingen, z.j.). Google Drive biedt 15 GB gratis opslagruimte voor Google Drive, Gmail, Google en Foto’s. Er wordt geen ruimte in beslag genomen voor documenten die via Google Drive aangemaakt worden (De Blaere, 2015). De bestanden kunnen geopend worden met elke smartphone, tablet of computer. Overal is er toegang tot de bestanden in Drive (Google, z.j.). Google biedt vandaag de dag ook Gmail aan: e-mail in de cloud. Gmail biedt onbeperkte opslagmogelijkheden, is gebruiksvriendelijk en is altijd beschikbaar als er een internetverbinding is (Hinssen, 2010). Er is een grote gratis opslagruimte voor Gmail. Er kunnen acties ondernomen worden zonder het e-mailbericht te openen, zoals verzendingen volgen, producten beoordelen … Bijlagen kunnen onmiddellijk bekeken worden (Gmail, z.j.).

 

 

 

28    

 

3.2.1.3 OneDrive Microsoft biedt OneDrive aan. Dit is vergelijkbaar met een extra harde schijf die elk apparaat toegang geeft. Bestanden moeten niet meer elektronisch verzonden worden. Alle bestanden zijn overal beschikbaar en kunnen vanaf elk apparaat geopend worden. Het is ook mogelijk om bestanden te delen met andere personen. OneDrive heeft 7 GB gratis opslagruimte beschikbaar. Wanneer er nieuwe documenten opgeslagen worden kunnen deze rechtstreeks op OneDrive geplaatst worden. Documenten die niet op OneDrive staan kunnen eenvoudig gekopieerd of verplaatst worden naar OneDrive (Microsoft, z.j.). Het is een heel gebruiksvriendelijk platform om Officedocumenten te tonen en wijzigen (De Blaere, 2015).

3.2.2 DMS Een Document Management Systeem (DMS) is een softwarepakket dat het mogelijk maakt om digitaal documenten op te bergen en te archiveren. Op die manier hebben alle medewerkers snel en op een efficiënte manier toegang tot verschillende documenten. Vandaag de dag hebben alle bedrijven een soort van Document Management. In elk bedrijf of in elk bureau is er een bepaalde structuur waarin documenten geordend zijn. Deze structuur is gerangschikt volgens eigen gekozen factoren. Dit kan alfabetisch zijn of op basis van belangrijkheid. Hierdoor wordt er veel tijd en ruimte bespaard (DigiDoc, z.j.). Het is mogelijk om op een efficiënte manier informatie te delen. Informatie gaat niet verloren en kan snel teruggevonden worden zonder zich te verplaatsen. Documenten kunnen rechtstreeks vanop de scanner met OCR gearchiveerd worden en kunnen zo gemakkelijk doorzocht worden. Het is ook mogelijk om een overzicht te krijgen van de verschillende versies van de documenten (DigiDoc, z.j.). Een voorbeeld van een DMS is SharePoint, dit wordt hieronder verder toegelicht.

3.2.2.1 SharePoint SharePoint is een platform van Microsoft dat als basis kan dienen voor een intranet, extranet of om internetsites te maken. Documenten kunnen veilig opgeslagen, georganiseerd en

 

 

 

29    

 

gedeeld worden met andere personen en kunnen vanaf bijna elk apparaat geraadpleegd worden. Hiervoor is er enkel een webbrowser nodig. SharePoint kan ook gebruikt worden voor taken, agenda’s en enquêtes. Er zijn ook bibliotheken om documenten in op te slaan, dit kunnen ook andere bestandtypes zijn dan Officedocumenten. Via SharePoint kan er gemakkelijk online samengewerkt worden binnen een onderneming (Office, z.j.).

3.3 Softwarepakketten implementeren Om over te schakelen naar een paperless office is het mogelijk om gebruik te maken van een gespecialiseerd softwarepakket. Er zijn heel wat bedrijven die dergelijke softwarepakketten aanbieden. Customer Relationship Management (CRM), Enterprise Resource Planning (ERP) en Workflow Management (WFM) kunnen eigenlijk ook gekoppeld worden aan DMS. Een voorbeeld hiervan is wanneer er een document binnenkomt van een klant of van een leverancier is dit CRM. Wanneer er hier iets voor gedaan moet worden, bijvoorbeeld een bepaalde taak uitvoeren is dit WFM. Voor ERP kan dit bijvoorbeeld een document zijn dat binnenkomt over uitgeleend materiaal. ERP is het beheersen van alle bedrijfsprocessen en kan niet los gezien worden van CRM, DMS en WFM. Hieronder worden enkele mogelijke softwarepakketen besproken (De Gendt, 2015, 11 mei – persoonlijke communicatie).

3.3.1 CRM Het doel van CRM is om betere bedrijfsresultaten te verkrijgen door klanten sneller en efficiënt te helpen. Op die manier kunnen er sterke klantenrelaties opgebouwd worden op lange termijn. Er kan ingespeeld worden op de behoeften en wensen van de klanten. Het is de bedoeling om een centrale plaats te hebben waar alle gegevens van verschillende klanten worden samengebracht. Deze centrale plaats is dan toegankelijk voor verschillende diensten, zo zijn de verschillende diensten steeds op de hoogte van elkaar. Er kan ook een overzicht bijgehouden worden van alle acties per klant (DigiDoc, z.j.). Een voordeel hiervan is dat er geen informatie meer verloren gaat en documenten snel en efficiënt teruggevonden worden. Alle documenten worden samengebracht zoals  

 

 

30    

 

correspondentie, spreadsheets en presentaties (Hollander, 2012).

3.3.2 ERP ERP bestaat uit verschillende modules om de processen in het bedrijf te ondersteunen (DigiDoc, z.j.). ERP plant het gebruik van hulpmiddelen van het bedrijf. Vroeger werden afzonderlijke informatiesystemen ontworpen voor aankoop, productie, verkoop en voorraad. In ERP-systemen zijn al deze onderdelen op elkaar afgestemd (Goossens, Gils z.j.). Een ERP-systeem kan de effectiviteit van een organisatie verbeteren door bedrijfsprocessen te integreren en automatiseren (Fredericq, z.j.). Met behulp van ERP kan het bedrijf gemakkelijk de voorraad beheren en overzichten van producten krijgen. De bestellingen kunnen eenvoudig verwerkt worden (DigiDoc, z.j.).  

3.3.3 WFM Bij WFM worden de werkstromen beheert, dikwijls met geautomatiseerde middelen. De voornaamste doelstelling van WFM is dat de geschikte persoon de taken op het geschikte moment doet. Taken kunnen hierdoor sneller en efficiënter afgehandeld worden met een betere kwaliteit. De werkprocessen worden digitaal gemakkelijker. Hierdoor verbeteren ook de prestaties van de onderneming. Er is een betere samenwerking tussen medewerkers en managers. De verschillende gegevens doorheen het bedrijf gaan overzichtelijk naar de verschillende afdelingen (DigiDoc, z.j.).

 

 

 

31    

 

4

Nieuwe werkmethodes

Een paperless office vraagt om nieuwe werkmethodes. Volledig digitaal werken betekent een grote aanpassing voor de MA. Hieronder worden de belangrijkste taken van de MA besproken die een andere manier van werken vragen door de digitalisering. Deze nieuwe werkmethodes worden hierin ook verder besproken.

4.1.1 Archiveren  

Vroeger werden alle documenten bijgehouden in mappen in een archiefruimte. Deze documenten werden dan door de MA geklasseerd. Nu kunnen documenten, na digitalisatie, elektronisch worden opgeslagen. Documenten kunnen in een elektronisch archiefsysteem eenvoudig herwerkt en bijgehouden worden. Hiervoor kan er een DMS gebruikt worden. Dit alles betekent een grote aanpassing in vergelijking met een fysiek archief (DigiDoc, z.j.).

4.1.2 Agendabeheer  

Tegenwoordig wordt het agendabeheer vooral in Microsoft Outlook gedaan. In Outlook is het eenvoudig om e-mails te verwijderen of archiveren. Via de zoekfunctie is het gemakkelijker om snel iets terug te vinden. Afspraken plannen kan gemakkelijk via de agenda. Het is mogelijk om de agenda te delen met anderen, om een uitnodiging te verzenden en om de beschikbaarheid van andere agenda’s te controleren. Bestanden kunnen direct vanuit Outlook geopend worden (Microsoft, z.j.).

4.1.3 Correspondentie De interne en externe correspondentie verzorgen is ook een belangrijke taak van de MA. Tegenwoordig verloopt de communicatie al heel vaak zonder papiergebruik. Documenten worden gewoon gescand en toegevoegd als bijlage aan de e-mail. Op die manier gaat er ook

 

 

 

32    

 

geen correspondentie meer verloren en kan er eenvoudig door de correspondentie gezocht worden (Kresco, z.j.). Door de digitale handtekening kunnen documenten nu ook elektronisch verzonden worden. Dit zorgt ervoor dat er op een legale manier paperless gewerkt kan worden. Ook facturen kunnen elektronisch verwerkt worden. De digitale handtekening en elektronische factuur worden hieronder verder besproken.

4.1.3.1 Digitale handtekening De digitale handtekening bevat elektronische informatie die gebruikt wordt als authenticatiemiddel. Deze handtekening kan gebruikt worden om ondertekenaars van een elektronisch document te identificeren. Op die manier kunnen er op een juridische correct manier overeenkomsten gesloten worden tussen partijen zonder dat ze fysiek aanwezig zijn. Dit maakt het mogelijk om op een veilige en legale manier paperless te werken. De digitale handtekening heeft juridische waarde en kan gebruikt worden als gerechtelijk bewijsmateriaal. De digitale handtekening wordt alleen gelijk gesteld aan de klassieke handtekening als ze voldoet aan een aantal veiligheidsvoorwaarden. Volgens de huidige wetgeving mag de elektronische handtekening gebruikt worden, maar hier zijn wel voorwaarden aan verbonden. Als er een conflict is over een overeenkomst die online of via e-email werd afgesloten, moet er een onderscheid gemaakt worden tussen de handelaar en de consument (FOD Economie, z.j.).

4.1.3.2 E-facturatie  

Elektronisch factureren zorgt voor een snelle en efficiënte manier van werken. Er zijn heel wat voordelen aan verbonden. Voor elektronische facturatie zijn de voordelen het grootst als de inkomende en uitgaande facturen onmiddellijk naar een elektronische boekhoudpakket gaan en als klanten en leveranciers elektronische facturen kunnen ontvangen. Het is veel sneller om een factuur elektronisch te versturen. Als er problemen zijn, kunnen die veel sneller rechtgezet worden. Hierdoor kunnen de facturen sneller verwerkt worden. Er zijn hierdoor natuurlijk ook besparingen op papier, enveloppes en postzegels. Papieren facturen en  

 

 

33    

 

elektronische facturen worden sinds 1 januari 2013 gelijk behandeld. Facturen mogen zowel op papier als elektronisch verstuurd en ontvangen worden (Belgium, z.j.).

4.1.4 Notuleren Notuleren is een belangrijke taak van de MA. Luisteren, praten en op hetzelfde moment ook typen is anders dan op hetzelfde moment schrijven. Documenten of presentaties moeten niet uitgeprint worden. Werknemers kunnen de presentatie of documenten gemakkelijk digitaal opvragen. Een mogelijkheid om op een eenvoudige manier snel te notuleren is schrijven op een tablet. Dit gebeurt op dezelfde manier als schrijven op papier. Deze notulen worden dan automatisch opgeslagen. Door digitaal te notuleren in een tekstverwerkingsprogramma zoals Microsoft Word of onmiddellijk in de cloud zoals OneNote Of Evernote, is er veel tijdsbesparing en kunnen de documenten gemakkelijk gedeeld worden met anderen (Assistant Plus, z.j.). Hieronder worden de twee belangrijkste digitale notitieboeken Evernote en OneNote verder besproken.

4.1.4.1 Evernote  

Evernote is een digitaal notitieboek. Via een Evernote-account kunnen er notities opgeslagen worden. Deze worden automatisch gesynchroniseerd met andere apparaten (computer, tablets, smartphones). De notities kunnen gedeeld worden met anderen, zodat er eenvoudig kan samen gewerkt worden. Documenten kunnen doorzocht of bewerkt worden. Er kunnen ook herinneringen aangemaakt worden (Evernote, z.j.).

4.1.4.2 OneNote  

Het digitaal notitieboek OneNote wordt gebruikt om verschillende gegevens te noteren, op te slaan en te delen. Bestanden moeten niet meer op de harde schijf van de computer worden opgeslagen, maar kunnen onmiddellijk in het OneDrive-account opgeslagen worden.

 

 

 

34    

 

Notities kunnen daar bewerkt, gesynchroniseerd en gedeeld worden met anderen. Er kan eenvoudig gezocht worden in notities en er is overal toegang op elke smartphone, tablet of browser (OneNote, z.j.).

 

 

 

35    

 

5

Praktijkonderzoek: de invloed van een paperless office op de taken van de MA

 

Voor het praktijkonderzoek van mijn bachelorproef heb ik verschillende MA’s in verschillende sectoren ondervraagd. Het betrof zowel MA’s die paperless werken, als MA’s die niet paperless werken. Dit gaf mij de kans om beide situaties te vergelijken. Het doel van dit praktijkonderzoek is om te weten te komen welke voor- en nadelen MA’s ondervinden of denken dat er verbonden zijn aan een paperless office. Door dit onderzoek kwam ik ook meer te weten over de werking hiervan.

5.1 Waarom schakelen MA’s over naar een paperless office?  

Er zijn MA’s die vroeger niet paperless werkten maar besloten hebben om toch paperless te werken, ook al werkt het bedrijf niet paperless. Zij vinden dat het niet zoveel tijd in beslag nam om over te schakelen en documenten in te scannen. Alle documenten werden gescand en opgeslagen in Windows Verkenner in een folderstructuur volgens onderwerp. Op die manier is het eenvoudig om overal alle documenten beschikbaar te hebben.

5.2 Voordelen MA’s die paperless werken ondervinden dat een paperless office veel voordelen heeft. Het klassement is tot een minimum beperkt. Er worden minder of bijna helemaal geen fouten meer gemaakt bij het klasseren van documenten. Documenten zijn heel snel terug te vinden, wat ervoor zorgt dat er heel wat minder tijdsverlies is bij het zoeken naar een bepaald document. Afhankelijk van het beveiligingsniveau zijn de bestanden voor meerdere personen tegelijk toegankelijk. Dit zorgt ervoor dat documenten gemakkelijk met anderen gedeeld kunnen worden. Een paperless office zou de productiviteit verhogen en zou ervoor zorgen dat er veel efficiënter gewerkt kan worden.

 

 

 

36    

 

Een ander voordeel is dat alles wat er via e-mail binnenkomt, ook onmiddellijk elektronisch kan opgeslagen worden.

5.3 Nadelen De meeste MA’s die paperless werken ondervinden geen nadelen of problemen aan een paperless office. Een nadeel voor een MA is wanneer de baas waarvoor ze werken niet meegaat in het paperless werken. Sommige hebben graag nog alles op papier zoals bijvoorbeeld vliegtuigtickets of verslagen. MA’s die niet paperless werken denken dat er wel nadelen verbonden zijn aan een paperless office. Volgens sommigen is het een nadeel dat documenten niet meer tastbaar zijn en is het veel tijdverlies om in Outlook te zoeken van waar bepaalde documenten afkomstig zijn. Zij ondervinden nu ook dat de snelheid van e-mails tegenwoordig moeilijk op te volgen is.

5.4 Welke middelen worden er gebruikt om paperless te werken? MA’s hebben elke hun eigen middelen en programma’s om paperless te werken. Zo zijn er MA’s die met een gespecialiseerd softwarepakket werken. Sommige MA’s kregen dan ook een opleiding om met het softwarepakket te leren werken. Er zijn ook MA’s die op een eenvoudigere manier te werk gaan. Hiervoor gebruiken ze dan bijvoorbeeld Outlook. Alles krijgt een bepaalde categorie toegewezen. Zo worden er geen zaken over het hoofd gezien, op die manier is alles heel overzichtelijk. To do’s worden rechtstreeks in de agenda gezet. Outlook wordt ook gebruikt als een archief. Alle documenten zitten in Outlook omdat ze gescand zijn en via bijlage verzonden zijn. Via de zoekfunctie is het heel eenvoudig om iets op te zoeken. Er moet niet gezocht worden in mappen. OneNote wordt ook vaak gebruikt om paperless te werken. Dit wordt vooral bij teamvergaderingen of voor verslagen gebruikt. Het is mogelijk om met verschillende personen op hetzelfde moment in een bestand te werken. Op die manier kan iedereen in de documenten en is het ook mogelijk om zelf iets toe te voegen.

 

 

 

37    

 

5.5 Productiviteit in een paperless office MA’s die paperless werken ondervinden dat ze productiever en efficiënter kunnen werken in een paperless office. MA’s die niet paperless werken vinden dat het soms vermoeiend is om de hele tijd online te zijn. Zij vinden dat er hierdoor geen redeneringen meer gevolgd worden en dat er als MA minder betrokkenheid is, terwijl dat vroeger wel het geval was.

5.6 Welke invloed heeft een paperless office op het takenpakket?  

Volgens de MA’s heeft een paperless office wel degelijk een invloed op hun takenpakket. Door paperless te werken worden taken op een andere manier gedaan. Elektronisch klasseren vraagt om een andere manier van werken. Het zorgt wel voor heel wat tijdswinst. MA’s ondervinden dat ze documenten veel sneller terugvinden in een elektronisch klassement dan in een fysiek klassement. Ook notuleren in een vergadering verloopt op een andere manier. Zo vinden MA’s die niet paperless werken het eenvoudiger om te noteren op papier tijdens een vergadering. MA’s die paperless werken vinden het dan gemakkelijker om rechtstreeks op de laptop te notuleren. Een voordeel hiervan is dat de notulen eenvoudig kunnen worden aangepast. Een nadeel hiervan kan zijn dat de originele versie van de notulen niet meer beschikbaar is.

5.7 Is een paperless office veilig? De meeste MA’s ondervinden dat een paperless office zeker veilig is. Ze ondervinden hierbij geen problemen. Er kan op voorhand ingesteld worden voor wie bepaalde documenten toegankelijk zijn. Informatie gaat op die manier ook niet verloren. MA’s die niet paperless werken stellen zich toch vragen over de veiligheid van een paperless office.

5.8 Kan er paperless gewerkt worden bij externe communicatie? Er zijn bedrijven die paperless werken bij externe communicatie, maar enkel als het niet over een officiële instantie gaat. Bij officiële instanties verloopt de communicatie via papier. De

 

 

 

38    

 

facturen worden dan elektronisch verzonden en alle communicatie verloopt via mail.

5.9 Belangrijkste redenen om iets te printen Er zijn verschillende redenen waarom MA’s sommige documenten toch nog printen. Dit is afhankelijk van de doeleinden van documenten. Documenten voor officiële instanties worden nog geprint. Bij sommige bedrijven worden loonbrieven ook nog via papier verzonden. Contracten worden meestal ook nog geprint. Een andere reden waarom documenten soms nog geprint worden is als geheugensteuntje of om gemakkelijk iets aan te duiden.

5.10 Zullen bedrijven in de toekomst verder gaan in digitalisering? Bij deze vraag zijn er verschillende meningen. Enerzijds zijn er MA’s die denken dat bedrijven in de toekomst zeker nog verder zullen gaan in digitalisering en dat er meer en meer paperless gewerkt zal worden. Anderzijds zijn er ook MA’s die denken dat het niet haalbaar is om paperless te werken. Zij denken dat papier in het kantoor altijd zal blijven bestaan en dat het onmogelijk is om te werken zonder papier. Een beperkt papierverbruik zien zij dan meer als de ideale oplossing.

 

 

 

39    

 

Conclusie  

Het doel van deze bachelorproef was om te onderzoeken wat de invloed van een paperless office is op het takenpakket van de MA. Deze bachelorproef toont aan dat een paperless office heel wat voordelen, maar ook nadelen heeft. Het eerste hoofdstuk lichtte de evolutie van een paperless office door de jaren heen toe. De digitale evolutie staat niet stil en evolueert steeds meer. Toen er voor het eerst gesproken werd over een paperless office werden er heel wat voorstellingen gedaan. Maar nu blijkt dat we toch nog ver van een paperless office staan. Over het toekomstbeeld hiervan zijn er verschillende meningen. De technologie zal zeker verder blijven evolueren en zal in de toekomst nog een grote invloed hebben op bedrijven. Het tweede hoofdstuk omschreef de invloed van een paperless office. Hierin werd duidelijk dat een paperless office heel wat voordelen te bieden heeft, maar er zijn natuurlijk ook nadelen aan verbonden. Er wordt hier ook gesproken over de combinatie van digitaal en papier, wat voor velen de perfect combinatie zou zijn. Het derde hoofdstuk toonde aan hoe MA’s documenten eenvoudig kunnen beheren. Er zijn verschillende middelen die gebruikt kunnen worden om digitaal sneller en efficiënter te kunnen werken. Deze middelen bieden heel wat voordelen voor bedrijven en werknemers. Zo kan er door cloud computing eenvoudig samengewerkt worden vanaf gelijk welke plaats. Het vierde hoofdstuk concludeert dat er heel wat nieuwe werkmethodes aan bod komen in een paperless office. Er zijn heel wat taken die om een andere werkwijze vragen. Het is hierbij heel belangrijk voor de MA om zich goed aan te passen aan de nieuwe manier van werken. Door het praktijkonderzoek kon ik dit thema praktisch situeren. Dit onderzoek toont aan dat MA’s die paperless werken heel wat voordelen ondervinden en maar weinig nadelen. Voor sommige zou de ideale combinatie zijn om digitaal en met papier te werken. Het papiergebruik blijft wel beperkt. Er zal volgens velen zeker nog verder gegaan worden in digitalisering, maar zij denken niet dat dit ervoor zal zorgen dat werknemers helemaal geen papier meer zullen gebruiken.  

 

 

 

 

40    

 

Lijst met figuren  

Figuur 1: Het nieuwe normaal (Hinssen, 2010)……………………………………………14 Figuur 2: The Document Life Cycle (Abigail J. Sellen, Richard H. R. Harper, 2003)…….23    

 

 

 

 

41    

 

Referentielijst  

Digitale bronnen Cloud. (z.j.). 10 Great cloud application services. Geraadpleegd op 20 april 2015 via http://www.salesforce.com/uk/socialsuccess/cloud-computing/10-great-cloud-applicationsservices-smes.jsp Cloud computing. (z.j.). Geraadpleegd op 25 maart 2015 via http://economie.fgov.be/nl/ondernemingen/informatiemaatschappij/Telecommunicatie/Cloud_ Computing/ Cloud computing. (z.j.). Cloud computing-toepassingen: online werken. Geraadpleegd op 20 april 2015 via http://www.informatiewijzer.be/cloud-computingtoepassingen Communicatie. (z.j.). Binnen luttele seconden al uw communicatie doorlichten. Geraadpleegd op 21 mei 2015 via https://www.kresco.nl/blog/paper-out-pdf-in-paperless-office Crm-systeem. (z.j.). Waarom is een crm-systeem handig? Geraadpleegd op 22 mei 2015 via http://www.archie.nl/nl/nieuws/crm/2623-waarom-is-een-crm-systeem-handig Elektronische handtekening. (z.j.). Geraadpleegd op 17 maart 2015 via http://www.belgium.be/nl/economie/handel_en_consumptie/consumentenbescherming/elektro nische_handel/elektronische_handtekening/ Elektronische handtekening. (z.j.). Geraadpleegd op 17 maart 2015 via http://economie.fgov.be/nl/consument/Internet/informatiebeveiliging/elektronische_handteken ing/ Digitaliseren. (z.j.). Geraadpleegd op 20 april 2015 via http://www.bestuurszaken.be/digitaliseren Dijkhuizen, M. (2013). Zo doe je dat: digitaliseer je complete administratie. Geraadpleegd op 18 maart 2015 via http://computertotaal.nl/overige-elektronica/zo-doe-je-dat-digitaliseer-jecomplete-administratie-50132 Dropbox. (z.j.). Geraadpleegd op 8 mei 2015 via http://hoewerktdropbox.nl/ E-facturen. (z.j.). Geraadpleegd op 21 april 2015 via http://www.efactuur.belgium.be/voordelen-onderneming Evernote. (z.j.). Geraadpleegd op 21 april 2015 via https://evernote.com/intl/nl/evernote/guide/ios/ Generatie. (2014). Generatie X, Y en Z: een opportuniteit of een moeilijke combinatie?. Geraadpleegd op 10 april 2015 via http://blog.neleverrezen.be/2014/12/01/generatie-x-y-en-zeen-opportuniteit-of-moeilijke-combinatie/  

 

 

42    

 

Gmail. (z.j.). Geraadpleegd op 21 april 2015 via https://www.gmail.com/intl/nl/mail/help/features.html Google Drive. (z.j.). Geraadpleegd op 7 mei 2015 via https://www.google.com/intl/nl/drive/ Hamann. (2013). Bedrijf zonder papieren. Geraadpleegd op 12 november 2014 via http://www.hamann.be/Portals/0/Documents/KMOGids_25092013_Artikel%20PDG_Paperle ss%20Office.pdf Jobat. (2014). Belg wil (niet) volledig papierloos werken. Geraadpleegd op 20 april 2015 via http://www.cogn-it.be/nl/sharepoint/item/191-papierloos-werken-meer-dan-een-droom/191papierloos-werken-meer-dan-een-droom Jobat. (z.j.). Conflicten en gelijkenissen tussen 4 generaties op de werkvloer. Geraadpleegd op 9 april 2015 via http://www.jobat.be/nl/artikels/conflicten-en-gelijkenissen-tussen-4generaties-op-de-werkvloer/ Jobat. (z.j.). Een flexibel kantoor: goed voor je productiviteit?. Geraadpleegd op 13 mei 2015 via http://www.jobat.be/nl/artikels/een-flexibel-kantoor-goed-voor-je-productiviteit/ Kantoor. (2010). Maak je kantoor ‘lean’ en behaal tot 30% meer omzet. Geraadpleegd op 8 december 2014 via https://www.iec-iab.be/nl/leden/Publicaties/accountancytax/Documents/A_T_3_2010_NL_Beroep_Lean.pdf Kantoororganisatie. (z.j.). Kantoororganisatie in de 21ste eeuw: is dit nog haalbaar?. Geraadpleegd op 17 april 2015.- via https://extranet.ipcf.be/CLASSIFIED/NL/SYLLABI/SEMINARIES%20LEDEN/2013/2013_ SEM%201_%20KANTOORORGANISATIE/130323_VAN%20COILE_KANTOORORGA NISATIE_IN_DE_21STE_EEUW_SYLLABUS.PDF Kuijpers, A. (2014). Paperless office in de digitale wereld? Papier wordt juist steeds belangrijker! Geraadpleegd op 14 april 2015 via http://ricohblog.nl/mkb/paperless-office-dedigitale-wereld-papier-wordt-juist-steeds-belangrijker/ Mah, P. (2014). 14 tips for creating a paperless office. Geraadpleegd op 27 februari 2015 via http://www.cio.com/article/2377681/time-management-productivity/14-tips-for-creating-apaperless-office.html Microsoft. (z.j.). Geraadpleegd op 21 april 2015 via http://www.microsoft.com/nl-be/outlookcom/ Office 365. (z.j.). Geraadpleegd op 21 april 2015 via https://products.office.com/nlnl/business/office-365-online-business-software-programs OneDrive. (z.j.). Geraadpleegd op 8 mei 2015 via http://windows.microsoft.com/nlbe/windows-8/getting-started-onedrive-tutorial OneNote. (z.j.). Geraadpleegd op 8 mei 2015 via https://support.office.com/nlbe/article/Nieuw-in-OneNote-2013-3e8da086-65a8-4972-b6b9-50879b3ce37e  

 

 

43    

 

Paperless Office. (2014). From the 'paperless office' to renewable energy, change leaves its critics behind. Geraadpleegd op 10 december 2014 via http://www.theguardian.com/commentisfree/2014/sep/11/from-the-paperless-office-torenewable-energy-change-leaves-its-critics-behind Paperless office van Offimac. (2014). Geraadpleegd op 28 november 2014 via http://www.offimac.be/oplossingen/paperless-office Paperless werken. (z.j.). Paperless werken? Zo doe je dat slim en efficiënt. Geraadpleegd op 20 april 2015 via http://www.assistantplus.com/paperless-werken-zo-doe-je-dat-slim-enefficient Reijerman, D. (2014). Onderzoek: lezers onthouden minder van verhaal bij lezen op ereaders. Geraadpleegd op 1 mei 2015 via http://tweakers.net/nieuws/97928/onderzoek-lezersonthouden-minder-van-verhaal-bij-lezen-op-e-readers.html Rekruteringscocktail. (z.j.). De ideale rekruteringscocktail: Generatie X, Y, Z en de babyboomers. Geraadpleegd op 9 april 2015 via https://www.admb.be/nl/admb/nieuws/generatiexyz-babyboomers Ricoh. (z.j.). Wat is OCR en hoe kan uw bedrijf hier tijd mee winnen?. Geraadpleegd op 10 april 2015 via http://www.vcomm.be/nl-be/blog/ArticleId/127/wat-is-ocr-en-hoe-kan-uwbedrijf-hier-tijd-mee-winnen SharePoint. (z.j.). Geraadpleegd op 12 mei 2015 via https://support.office.com/nlnl/article/Wat-is-SharePoint-97b915e6-651b-43b2-827d-fb25777f446f Snoeck, D. (2012). Weg naar paperless office bezaaid met vele obstakels. Geraadpleegd op 8 december 2014 via http://www.tijd.be/tech_media/technologie/Weg_naar_paperless_office_bezaaid_met_vele_o bstakels.9244352-3126.art Tijd Connect. (2014). Hoog tijd voor de digitale ommekeer. Geraadpleegd op 25 november 2014 via http://www.tijd.be/sas/digitaletransformatie/Hoog_tijd_voor_de_digitale_ommekeer.9561833 -7883.art Veenstra, R. (z.j.). Welke clouddienst past bij jou?. Geraadpleegd op 7 mei 2015 via http://computertotaal.nl/apps-software/welke-clouddienst-past-bij-jou-63147 Visterin, W. (2011). Alles over het digitale kantoor. Geraadpleegd op 17 maart 2015 via http://www.smartbiz.be/trendsentips/134539/alles-over-het-digitale-kantoor/ Woordenlijst Nederlandse taal. (z.j.). Geraadpleegd op 9 april 2015 via http://woordenlijst.org/

 

 

 

44    

 

Niet-digitale bronnen De Blaere, L. (2015). Office en media [syllabus]. Hogeschool West-Vlaanderen, departement Office management. DigiDoc. (z.j.). DigiDoc informatiebrochure [brochure]. Digidoc Antwerpen. Gils, J. & Goossens, E. (2011). Toegepaste informatica [syllabus]. Infobooks Schilde. Hinssen, P. (2010). Digitaal is het nieuwe normaal. Tielt: Lannoo. Pollefliet, L. (2012). Schrijven: van verslag tot eindwerk – do’s & don’ts. (vijfde druk). Gent: Academia Press. Sellen, A. & Harper, R. (2003). The myth of the paperless office. Cambridge: The MIT Press.

 

 

 

45    

 

Referentielijst – Persoonlijke communicatie  

De Bruyckere, S. (2015, 27 maart). (Personal assistant Human Resources). Persoonlijke communicatie [interview]. Thomas Cook, Zwijnaarde. De Gendt, E. (2015, 8 april). (Sales Director DigiDoc). Persoonlijke communicatie [gesprek]. DigiDoc, Antwerpen. Lepère, L. (2015, 2 april). (Management assistant). Persoonlijke communicatie [interview]. Thomas Cook, Zwijnaarde. Van Gestel, B. (2015, 2 april). (Management assistant). Persoonlijke communicatie [interview]. DigiDoc, Antwerpen.    

 

 

 

 

46    

 

Bijlagen Bijlage 1: vragenlijst paperless werken Bijlage 2: vragenlijst niet paperless werken

 

 

 

47    

 

Bijlage 1: vragenlijst paperless werken 1

Waarom schakelde het bedrijf over naar een paperless office?

2

Hoeveel tijd heeft dit in beslag genomen?

3

Wat houdt een paperless office precies in voor u?

4

Werd u erbij betrokken als het bedrijf overschakelde naar een paperless office?

5

Heeft u zich gemakkelijk kunnen aanpassen aan de digitalisering?

6

Waren er bepaalde opleidingen hiervoor voorzien? •

Welke opleidingen?

7

Welke middelen worden er allemaal gebruikt om paperless te werken?

8

Welke programma’s of software worden er gebruikt?

9

Welke voordelen heeft een paperless office voor u?

10

Heeft u minder taken door de digitalisering?

11

Zijn er bepaalde taken gemakkelijker uit te voeren doordat alles digitaal is?

12

Is het gemakkelijker om bepaalde info op te zoeken of terug te vinden?

13

Kunt u op deze manier bepaalde info of documentatie gemakkelijker delen met anderen?

14

Zijn er bepaalde documenten die u moet afprinten?

15

Kunt u efficiënter werken in een paperless office?

16

Verhoogt dit de productiviteit?

17

Worden er minder fouten gemaakt?

18

Welke nadelen heeft een paperless office voor u?

19

Heeft u al problemen ondervonden door de digitalisering?

20

Is een paperless office veilig?

21

Is het mogelijk om paperless te werken bij externe communicatie? •

 

 

Op welke manier verloopt dit?  

 

 

48    

 

Bijlage 2: vragenlijst niet paperless werken 1

Waarom werkt u niet paperless?

2

Denkt u dat het mogelijk is om volledig paperless te werken?

3

Waarom zou u wel of niet overschakelen naar een paperless office?

4

Wat zijn volgens u de voor- en nadelen om paperless te werken?

5

Denkt u dat bepaalde taken makkelijker uit te voeren zijn doordat alles digitaal is?

6

Denkt u dat een paperless office de productiviteit verhoogt?

7

Zijn er bepaalde taken die niet paperless kunnen uitgevoerd worden?

8

Wat zijn uw redenen om iets af te drukken?

9

Denkt u dat er minder fouten gemaakt worden?

10

Denkt u dat bedrijven in de toekomst nog verder zullen gaan in digitalisering?

 

 

 

 

49