STRATEGI PAPERLESS OFFICE DI STIE NUSA MEGARKENCANA. Rini Susilawati *) Abstract

Strategi Paperless Office

Rini Susilawati, Dra.

STRATEGI PAPERLESS OFFICE DI STIE NUSA MEGARKENCANA Rini Susilawati *) Abstract Paperless Office (PLO) is the idea that aims to respond to eco-friendly office, because the system is aimed to minimize the use of paper by using information technology. With the creation of the level of use of paper slightly then indirectly also reduce the felling of trees as raw material for paper. PLO system is not easy but it is also not difficult to implement, the origin supported by the stakeholders in an organization (here stie Nusa Megarkencana)Yogyakarta. Keywords: information technology, human resources, organizational

A. PENDAHULUAN Suatu lembaga pada era informasi ini dituntut untuk dapat melaksanakan tugas dan fungsinya secara efisien dan efektif. Kecepatan mendistribusikan informasi menjadi tolok ukur kemampuan bersaing bagi suatu lembaga. Konsep paperless office dapat menunjang kinerja suatu lembaga pada masa kini dan yang akan datang, karena konsep digitalisasinya sangat menunjang dalam penyampaian arus informasi secara cepat, tepat dan lengkap, dan yang paling penting efisien.. Kebijakan yang mendukung pada bidang kearsipan menjadi dasar diterapkannya paperless office. Pembangunan SDM yang terbebas dari budaya korupsi dan budaya konsumeristik, tidak terjangkit culture shock, serta memiliki kemauan untuk berprestasi merupakan komponen utama yang harus disiapkan. Bukan terbatas pada SDM kearsipan maupun arsiparis tetapi seluruh komponen yang terkait dengan pengembangan paperless office. Apalagi masa sekarang ini, hampir setiap kantor telah memiliki komputer atau perangkat lain yang terkoneksi dengan internet sebenarnya mampu menjadikan penggunaan kertas di tempat kerja menjadi seminimum mungkin. Namun, minimnya upaya untuk mengajak penghematan kertas kerja, kekurangpedulian karyawan yang bekerja, dan lainnya, menjadikan penggunaan kertas kerja masih sangat dominan. Upaya untuk melakukan efisiensi kertas di tempat kerja secara menyeluruh bukan pekerjaan yang dapat dilakukan oleh individu ataupun bagian tertentu, namun harus dilakukan oleh seluruh personel yang bekerja di dalam organisasi atau perusahaan. ___________________ Penulis*) adalah Dosen STIE Nusa Megarkencana Yogyakarta

ISSN-1411 – 3880

61



Oleh karena itu, langkah-langkah yang tepat harus dirancang dan dilaksanakan dengan baik mengingat hasilnya nanti tidak hanya dapat menghemat waktu dan biaya, namun juga meningkatkan keamanan dokumen dan kepuasan bersama.

B. LANDASAN TEORI Paperless adalah mengurangi pemakaian kertas bukan meniadakan pemakaian kertas sama sekali. Jadi diharapkan kiranya konsep Paperless tidak diterjemahkan dengan arti “Bebas Kertas”. Karena hampir tidak mungkin bagi sebuah kantor untuk tidak menggunakan kertas dalam menjalankan tugas administrasi perkantorannya. Konsep ini merupakan hasil pemikiran yang muncul selain sebagai akibat berkembangnya teknologi informasi dan komputer juga merupakan sebuah solusi untuk mengurangi penggunaan filling kabinet sebagai tempat penyimpanan arsip dan merupakan pekerjaan yang memakan waktu terlalu lama (Afeanpah, 2009). Paperless Office (PLO) itu sendiri adalah ekstraksi dari sebuah sistem tata kelola organisasi dan pemanfaatan teknologi informasi. (Edy Prasetyo, 2011) Selain itu mekanisme paperless juga sebagai reaksi atas fenomena sosial sekaligus fenomena alam dengan menggunakan pendekatan ekologi. Wujud realisasi dari paperless itu sendiri diaplikasikan dalam hal Paperless Office yang banyak diterapkan pada aktivitas administrasi dalam suatu instansi dan penggunaan kertas bekas untuk laporan praktikum. Fenomena sosial sekaligus fenomena alam yang dimaksud adalah reaksi yang timbul atas relasi antara aktivitas masyarakat terhadap tingkat kepedulian terhadap lingkungan yang menimbulkan suatu masalah. Bukan hanya murni masalah alam, melainkan disebabkan ulah tangan-tangan manusia yang tidak bertanggung jawab. Banyak kasus atas dilakukannya penebangan liar pada hutan yang berimplikasi pada degradasi hutan dan deforestsasi atau penurunan terhadap kuantitas pohon di hutan. Beranjak dari implikasi degradasi hutan rupanya masalah tidak berhenti disitu, melainkan muncul masalah lain yakni menurunnya kuantitas oksigen yang dibutuhkan makhluk hidup dan tidak bisa mengimbangi kuantitas karbon yang semakin banyak. Karbon yang semakin banyak berimplikasi pada global warming. Masalah lain yang dirasakan saat ini seperti perubahan iklim sebagai dampak dari global warming. Masalah-masalah tersebut menjadi masalah global dan harus dipecahkan bersama demi terjaganya kelestarian dan keselamatan bumi

C. METODOLOGI PENELITIAN 1. Subyek Dan Obyek Penelitian Subyek dalam peneletian ini adalah STIE Nusa Megarkencana yang ber lokasi di JL. AM. Sangaji No. 40/51 YogyakartaObyek penelitian ini adalah sistem operasional dan admonistrasi di STIE Nusa Megarkencana Yogyakarta 2. Populasi Dan Sampel ISSN-1411 – 3880

62



Populasi dalam penelitian ini adalah seluruh bagian dan personalia STIE Nusa Megarkencana Sampel dalam penelitian ini adalah para kepala bagian yang terlibat dalam pengembangan PLO. 3. Jenis dan Metode Penelitian Data primer yang dipakai dalam penelitian ini diambil dari personalia serta identifikasi langsung di lapangan. Metode pengumpulan data dilakukan dengan dokumentasi serta observasi di lapangan. 4. Analisisi data Penelitian Penelitian ini menggunakan analisis deskriptif dari jawaban dan hasil analisis permasalahan di lapangan.

D. PEMBAHASAN Upaya untuk melakukan efisiensi kertas di tempat kerja secara menyeluruh bukan pekerjaan yang dapat dilakukan oleh individu ataupun Bagian , namun harus dilakukan oleh seluruh personel yang bekerja di dalam organisasi. Untuk itu awalnya perlu dibentuk suatu team yang berasal dari tiap bagian dan berfokus untuk melakukan efisiensi kertas kerja. Oleh karena itu, langkah-langkah yang tepat harus dirancang dan dilaksanakan dengan baik mengingat hasilnya nanti tidak hanya dapat menghemat waktu dan biaya, namun juga meningkatkan keamanan dokumen dan kepuasan bersama. Langkah – langkah yang dilakukan adalah : a. Membentuk Team Paperless Membentuk team lintas bagian – anggotanya terdiri dari masing-masing bagian Team ini berfokus dalam upaya pengurangan penggunaan kertas kerja di Perguruan Tinggi. Dan mencari dukungan dari tingkat manajemen. membuat daftar sukarelawan dari tiap area kerja untuk membantu dalam pelaksanaan cara-cara baru, dan mendorong partisipasi karyawan serta buat laporan ke manajemen. Team Yang terlibat dalam Program Paperless, yaitu: 1. Ketua STIE Nusa Megarkencana Ketua STIE Nusa Megarkencana di sini berperan sebagai motivator dan pengontrol program ini agar dapat berjalan sesuai dengan kespakatan dan tujuan diadakannya program PLO ini.

a.

2. Bagian Sekretariat Pimpinan/ Administrasi Umum yang menangani: Surat menyurat umum

ISSN-1411 – 3880

63

Strategi Paperless Office b. c. d. e. f.


Surat menyurat internal Menangani surat masuk dan keluar ketua Pusat informasi internal Menangani surat menyurat kerjasama Arsip Foto Kegiatan, Surat Kerjasama

Karena bagian Sekretariat pimpinan ini di STIE Nusa Megarkencana Yogyakarta, merupakan bagian yang paling sering membuat surat menyurat lembaga baik internal maupun eksternal sangat berkepentingan dalam prorogram PLO, Sehingga sangat diprioritaskan untuk menjalankan program ini dan kalau bisa menjadi pilot project /percontohan dari bagian yang lain.. 3. Bagian Personalia yang menangani a. Surat menyurat personalia b. Presensi c. Membuat dan merubah Job Desekripsi d. Membuat daftar piket, dsb Bagian personalia juga merupakan bagian penting dalam program PLO ini, walaupun ada hal-hal yang masih harus menggunakan kertas, misalnya SK, Surat kontrak serta suratsurat lain yang masih lebih legal dengan menggunakan kertas. 4. Bagian Akademik, yang menangani: a. Jadwal Dosen mengajar b. Jadwal panitia ujian c. Bermacam-macam pemberithuan akademik d. Surat menyurat dengan mahasiswa/dosen/wali mahasiswa e. Arsip Surat kerjasama f. Arsip foto, dan video Bagian akademik ini paling banyak intensitasnya dalam menggunakan kertas kantor, memang tidak semua bisa dengan sistem paperless, namun sebagian besar dapat menggunkan sistem ini, misalnya: pemberitahuan jadwal mengajar buat dosen, pengumuman libur atau perubahan jadwal buat dosen, pengumuman jadwal ujian dan perubahannya dan masih banyak lagi yang lebih efisien apabila menggunakan sistem paperless ini atau digitalisasi arsip untuk foto dan video. 5. Bagian Informasi Teknologi Bagian IT sangat berperanan dalam ikut suksesnya program Paperless di STIE Nusa Megarkencana. Karena bagian ini yang mensuport dari segi penyediaadn fasilitas Itnya, yaitu membuat dan mengontrol kestabilan jaringan internet, juga membuat desaign email Stafnya. Bagian IT juga di sini juga berperan sebagai penanggungjawab Admin atau operator internet serta intranet kampus. b. Identifikasi keuntungan PLO ISSN-1411 – 3880

64



1. Untuk mempermudah dan mempercepat perputaran informasi. Hal itu dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mengirimkan informasi menjadi sebuah pengetahuan yang mengurangi overhead yang terjadi untuk pengumpulan informasi dan pengambilan keputusan. 2. Untuk membiasakan diri mengolah dan membaca dokumen dalam bentuk digital, dengan kata lain mengurangi pemakaian kertas sebagai bahan pokok penulisan dokumen seperti sekarang ini. 3. Efisiensi dalam penggunaan kertas terutama dalam hal urusan administrasi dan surat menyurat seperti pengiriman surat dapat digantikan dengan electronic mail (email), lebih murah, cepat, efektif dan tersedia 24 jam. Dengan adanya efisiensi ini pelayanan kepada masyarakat akan lebih cepat dan terpadu (integrated). 4. Efisien waktu. Kecepatan distribusi dan kecepatan pencarian menjadi karakteristik penting dari keberadaan Paperless Office System. Keuntungan pada aspek waktu, sangat kelihatan jika individu-individu yang terlibat pada sistem ini terdistribusi dalam wilayah yang luas atau jaraknya jauh, dan memiliki mobilitas tinggi. Misalkan pimpinan sedang mobile di luar wilayah, maka segala informasi akan cepat terbaca. 5. Manajemen Dokumentasi lebih baik. Dengan penataan data yang rapi maka semua dokumen bisa terekam dan disimpan sangat baik. Jika suatu saat dilakukan pelacakan maka akan sangat terasa manfaat dari adanya Paperless Office System. 6. Kenyamanan kerja lebih baik. Aspek ini menekankan pada pola komunikasi yang cepat dan akurat dapat diwujudkan, sehingga bisa mengurangi kesalahpahaman. 7. Mendukung terjadinya keputusan yang lebih baik. Pada aspek ini dimungkinkan terjadinya penyajian informasi dan komunikasi yang lengkap dan dapat dilakukan pelacakan permasalahan berdasarkan dokumen yang tersimpan secara rapi. 8. Manajemen lebih terkendali. Maksud dari aspek ini yaitu bahwa penerapan Paperless Office System dapat dimungkinkan jika aplikasi yang diterapkan menyertakan fasilitas evaluasi dan pemantauan setiap Surat Keputusan yang diterbitkan yang memerlukan laporan dan evaluasi hasil kerja. 9. Membaiknya citra organisasi. Dengan semakin baiknya manajemen dan pelayanan yang diakibatkan dengan berbagai penyajian informsi yang akurat dan cepat maka akan memberikan nilai positif bagi pihak manapun yang berhubungan dengan organisasi tersebut. 10. Aspek Biaya.. Dengan adanya efisiensi dalam penggunaan kertas maka biaya pengadaan kertas, biaya foto copy, biaya mengantar dokumen, dan biaya isi ulang tinta bisa ditekan. 11. Ikut serta peduli pada aspek menjaga ekosistem. Memang kalau masih sedikit yang ikut program PLO belum signifikans dampaknya, namun apabila nanti sudah semakin membudaya maka semua akan merasakan manfaatnya. c. Menentukan Tujuan dan Langkah Perbaikan Tujuan PLO di STIE Nusa Megarkencana selain dalam rangka penghematan, kepedulian lingkungan, tapi juga dalam rangka mengoptimalkan fasilitas IT.Sehingga kedepannya selalu siap menghadapi persaingan global dengan memiliki SDM yang tidak GAPTEK dan berpikir satu dua langkah ke depan ISSN-1411 – 3880

65



d. Mensosialisasikan Tujuan dan Mendidik User Setelah ada kesepakatan dengan pimpinan maka langkah selanjutnya adalah mensosialisasikan program PLO tersebut kepada seluruh staf terkait, serta menjelaskan latar belakang, tujuan serta manfaatnya. Kemudian setelah fasilitas siap maka diperlukan juga mendidik user dan uji coba serta dilihat hasilnya bagaimana. e. Melaksanakan Perubahan Mengimplementasikan hasil kesepakatan dan setelah semua user mampu maka bisa mulai diaplikasikan di seluruh bagaian dan level yang telah disepakati. Karena ada beberapa bagian yang tidak memungkinkan mengakses sistem ini. Misalkan bagian Rumah tangga dan Office Boy. f. Menjaga Momentum Tim Paperless melaksanakan meeting secara berkala dan buat laporan mengenai kemajuan yang telah dicapai oleh tiap-tiap bagian. Kita control respon balik dari karyawan. Lebih jauh, berikan penghargaan kepada bagian yang melaksakan efisiensi dengan pencapaian paling signifikan. (Khemal Wikantoro) Cara penerapan Parpeless Office a. Menggunakan mesin fax Melalui fax dengan e-mail selain cepat biayanya juga sangat hemat.Pasang sebuah modem (modem sekarang sudah dilengkapi fasilitas fax) dan pergunakan itu untuk mengirim dan menerima fax. Pasang aplikasi manajemen fax seperti Winfax Pro di komputer server/yang membutuhkan. Pengguna hanya perlu mengetik di pengolah kata dan “Print to Fax” jika ingin mengirim fax. Sangat sederhana. b. Internal Messaging (Instant Messaging/E-mail) Pergunakan LAN messaging untuk mengirim pesan singkat. Kita bisa berkomunikasi dengan rekan kerja sambil “on line” di telpon dengan client. Kita bisa dengan cepat mengcopy paste informasi instan yang dibutuhkan tanpa perlu mencetak atau menempel kertas Post-it di monitor. Bila perlu file tersebut bisa dikirim via e-mail antar rekan dan relasi lain c. Informasi di Internet Pekerja hanya perlu memantau dari situs web intranet perusahaan untuk setiap informasi yang dibutuhkan. Bahkan bila perlu situs web tersebut di feed ke RSS Reader/mail client/browser. d. TIFF/PDF-kan Dokumen Anda ISSN-1411 – 3880

66



Bila memilih format TIFF, kita harus sedikit repot untuk mengetikkan keyword yang berhubungan untuk file TIFF bersangkutan. Keyword tersebut biasanya ditampung dalam sebuah wadah yang disebut repository yang secara kontinu diindex. TIFF sangat bagus untuk dokumen/chart/gambar yang memerlukan resolusi tinggi. Biasanya aplikasi khusus yang berhubungan dengan ini ditawarkan bila membeli produk office hardware atau berkonsultasi langsung dengan konsultan IT. e. Digital arsip untuk foto dan video Untuk arsip foto dan video diasimpan dalam bentuk file digital sehingga lebih dan aman.

hemat

PLO pun tidak terlepas dari kelemahan, karena : 1. Implementasi PLO sangat tergantung dengan kualitas infrastruktur jaringan internet dan pasokan energi listrik 2. Adaptasi terhadap perubahan pola kerja manual menuju digital, terkadang kita Memiliki staf yang tidak mau maju dan terus gaptek. 3.Personil yang jarang membuka PLO akan tertinggal informasi Namun dalam perkembangannya ide ini kurang meluas. Manusia masih suka yang berbau analog walaupun dimana-mana dimanjakan dengan produk digital. Hal ini mungkin dikarenakan oleh beberapa hal sebagai berikut: 1. Penggunaan kertas sebagai media tulis lebih praktis dan dalam jumlah kecil hemat biaya. 2. Proses digitalisasi membutuhkan skill danm prasarana tertentu. 3. Tingkat kepercayaan publik kepada dokumen kertas lebih besar. Pada dasarnya paperless office memiliki banyak manfaat selain ramah lingkungan karena tidak menambah sampah juga cukup membantu mengurangi tumpukan kertas di meja kerja atau belajar. Ditambah lagi dengan format digital itu penyebaran informasi menjadi lebih mudah dan cepat.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam sistem PLO a. Aspek SDM (Pengguna). Tahap awal yang perlu dirintis yakni pada level paling atas, diikuti level lebih bawah dst. Jika dalam organisasi pada level atas masih sulit, perlu diujicoba pada bagian tertentu yang sudah familiar dengan TI. b Aspek Dokumen. Tahap awal dimulai pada jenis dokumen yang tidak sering didistribusikan, dan dibuat sistem dobel yakni offline dan online, misal tentang Surat Keputusan, Dokumen Hasil rapat, Dokumen petunjuk pelaksanaan, Dokumen Job Diskripsi, Portofolio, Statuta, ISSN-1411 – 3880

67



dan lain-lain. Sistem Online akan secara penuh diberlakukan setelah dipastikan setiap individu pada level tertentu sudah dapat membuka dan membaca dokumen online. c. Aspek Sistem Aplikasi. Dokumen online disimpan dalam aplikasi yang terproteksi dan berjenjang hak aksesnya. Tentang aplikasi menitik beratkan pada keamanan data dan kemudahan pemakaian. d. Apek Sosialisasi. Individu yang memiliki hak akses tertentu dilatih untuk mengakses sistem agar dapat melakukan berbagai aktifitas sesuai fasilitas dalam sistem. Perubahan kebiasaan perilaku perlu diwujudkan untuk disesuaikan dengan Paperless Office System, dengan memperkenalkan sistem yang akan dipakai. e. Aspek Sarana Pendukungnya. Ketersediaan sarana yang diperlukan untuk mewujudkan Paperless Office System perlu disediakan secukupnya, antara lain, tidak terbatas pada : Kebijakan, Hardware, Infrastruktur Jaringan, SDM tenaga bantu, Dana, dan Forum komunikasi, dll. f. Aspek Komunikasi. Hal ini memerlukan seorang visioner untuk dapat menjelaskan kenapa Paperless Office System diberlakukan. Pembicaraan diawal sebelum Paperless Office System diluncurkan perlu adanya forum untuk penyampaian dan mewujudkan persamaan persepsi dan tujuan.

Sistem ini umumnya memerlukan beberapa teknologi, antara lain: • • • • • • • • • • • • •

Scanners High speed scanners - used for scanning very large volumes of paper. Book copiers - used for taking photos of large books and manuscripts Wide format scanners - used for scanning engineering drawings. Photo scanners Negative scanners Microfiche scanner - used to convert microfiche to digital documents. Laserfiche convert microfiche to searchable and digital Digitization of postal mail - provides online access of scanned contents. Fax to PDF conversion Online post offices - outsourcing management of snail mail Multifunction printer Document management software and solutions

ISSN-1411 – 3880

68



E. KESIMPULAN Paperless office merupakan suatu kebutuhan dalam administrasi manajemen modern. Hal ini merupakan suatu sistem yang mendukung efektifitas, efisiensi dan produktivitas organisasi. Sistem paperless office merupakan dampak dari perkembangan teknologi computer, ulasan tentang hal ini mulai dikenal melalui artikel Busines Week, 1975. Didalam organisasi yang menerapkan Paperless Office (sistem perkantoran tanpa kertas), maka segala dokumen dalam bentuk hardcopy harus di minimalisir dan dokumen akan disimpan dalam bentuk softcopy. Lebih lanjut dijelaskan bahwa “The paperless office is now considered to be a philosophy to work with minimal paper and convert all forms of documentation to any digital form. The ideal is driven by a number of motivators including productivity gains, costs savings, space saving, the need to share information and reduced environmental impact “ (Wikipedia). Yang mendorong pemanfaatan paperless office adalah kebutuhan internal dan kebutuhan eksternal organisasi, Salah satu kegiatan yang mendasar dalam paperless office system adalah mengkonversi berbagai dokumen berupa dokumen kertas, foto, rencana kerja, microchip, dan berbagai dokumen kertas lainnya ke dalam dokumen digital. Untuk ke depannya kita dituntut untuk berpartisipasi dalam memanfaatkan kemajuan teknologi untuk memudahkan beban kerja kita, sehingga kita dapat lebih optimal dalam memanfaatkan waktu, biaya, serta kemudahan akses informasi. Walaupun masih dalam tahap pilih-pilih karena belum semua sistem persuratan bisa menggunakan sistem ini di STIE Nusa Megarkencana, namun sistem PLO sedikit demi sedikit mungkin bisa menjadi pilihan.

F. DAFTAR PUSTAKA http://wardjono.blog.com/2008/12/30/paperless-administration/ http://kamaruddin.jajanmedan.com/2007/09/10/paperless-office-kantorminim-kertas/ http://rakhmawan.wordpress.com/tag/serba-serbi/ http://sundoropramuji.wordpress.com/2008/12/01/belajar-sistem-paperless/ http://www.ebdesk.com/library/marketing/ebdesk-cp-indo.pdf http://prastowo.staff.ugm.ac.id/?modul=baca&dir=artikel&artikel=Paperless- Office

ISSN-1411 – 3880

69

STRATEGI PAPERLESS OFFICE DI STIE NUSA MEGARKENCANA. Rini Susilawati *) Abstract

Recommend Documents