PENGGUNAAN APLIKASI GOOGLE DRIVE SEBAGAI PENUNJANG PAPERLESS OFFICE Oktavia Setya Ningrum dan Durinta Puspasari Prodi Administrasi Perkantoran, Jurusan Pendidikan Ekonomi, Fakultas Ekonomi, Universitas Negeri Surabaya e-mail:
[email protected] ABSTRAK Sekolah sebagai lembaga dilengkapi dengan administrasi yang selalu mencakup kegiatan kearsipan. Penyimpanan secara elektronik dapat membantu kegiatan administrasi salah satunya yaitu adanya sistem digunakan sebagai pengamanan dan penyimpanan arsip. Informasi dalam bentuk kertas rentan mengalami kehilangan. Oleh karena itu, kearsipan manual dapat dilengkapi dengan kearsipan elektronik salah satunya dengan aplikasi google drive yang memiliki tujuan untuk paperless office. Tujuan yang dinginkan adalah untuk mendeskripsikan penggunaan aplikasi google drive sebagai penunjang paperless office di SMKN 3 Bojonegoro. Penelitian ini termasuk penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Subjek dalam penelitian ini adalah 3 orang pegawai tata usaha dan 1 orang toolman administrasi perkantoran SMKN 3 Bojonegoro. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, wawancara dan dokumentasi. Penelitiann ini menggunakan teknik analisis data yang terbagi menjadi tiga tahap yaitu data reduction, data display, dan conclusion drawing/ verivication. Hasil penelitian ini menunjukkan bahwa, aplikasi google drive merupakan aplikasi yang efektif karena telah memenuhi syarat sebagai sistem yang baik, memenuhi ukuran efektivitas sistem insformasi, mendapatkan respons yang positif dari sekolah dan dapat mengurangi kertas kurang lebih sebesar 5%. Kata Kunci: Administrasi, Sistem, Aplikasi Google Drive, Paperless Office
ABSTRACT School as an institution equipped with the administration which always includes archival activities. Electronic storage can help the administration one of which is the system used as security and archival storage. The information in paper form susceptible to loss. Therefore, filing manually can be equipped with electronic filing one application google drive which had the goal of a paperless office. Chill goal is to describe the use of google drive app as supporting paperless office at SMK 3 Bojonegoro.This research includes a descriptive study with qualitative approach. The research instruments used are observation, documentation and interview. Data analysis techniques used are data reduction, data presentation and verification. The results of this research are google drive app is an effective application because it has been qualified as a good system, meet the measure of the effectiveness insformasi system, get a positive response from school and can reduce paper approximately 5%. Keywords: Administration, Systems, Applications Google Drive, Paperless Office.
1
komputer PENDAHULUAN
siswa
dalam proses pembelajarannya
berada
dibawah
pengawasan
guru.
Sekolah memiliki tujuan untuk mengajarkan anak-anak agar menjadi anak yang mampu memajukan bangsa. Pengertian tersebut sesuai dengan pendapat yang menjelaskan bahwa sebagai suatu lembaga yang menyelenggarakan pengajaran dan kesempatan belajar sudah barang tentu harus memenuhi persyaratan antara lain: murid, guru, program pendidikan, asrama, sarana dan fasilitas. Segala sesuatu telah disusun dan diatur menurut pola dan sistematika tertentu sehingga memungkinkan kegiatan mengajar dan belajar
berlangsung
pembentukan (Hamalik,
dan
2011).
dan
terarah
pengembangan Berdasarkan
pada siswa
pengertian
tersebut, suatu lembaga harus dilengkapi dengan administrasi yang terdapat di sekolah. Proses administrasi yang ada di sekolah biasanya ditangani oleh bagian tata usaha yang mencakup kegiatan kearsipan yang berisi pelayanan data dan informasi. Proses penyimpanan arsip dapat dilakukan dengan lima cara yaitu dengan sistem abjad, sistem subjek, sistem nomor, sistem tanggal dan sistem wilayah atau daerah. Disamping penyimpanan arsip secara manual terdapat
pula
penyimpanan
arsip
secara
elektronik. Manfaat dari penyimpanan arsip secara elektronik yaitu kecepatan, kemudahan dan kehematan. manfaat dari penggunaan arsip elektronik didukung dengan kemajuan teknologi mendorong untuk mengikuti sebuah sistem. Sistem dirancang dan disusun untuk membantu kegiatan
disebut
dengan
aplikasi.
Pengertian tersebut sesuai dengan pendapat yang
Sekolah merupakan lembaga pendidikan formal yang
dan
manusia
dengan
menggunakan
menjelaskan aplikasi merupakan sistem yang dirancang dan disusun sedemikian rupa untuk menghasilkan informasi yang terpadu dengan menggunakan sarana komputer sebagai sarana penunjangnya
(Jogiyanto,
dalam administrasi
2004).
sekolah
Kegiatan
dapat
dibantu
dengan adanya sistem salah satunya dalam kegiatan pengamanan dan penyimpanan arsip. Informasi yang yang disimpan pada dokumen dalam
bentuk
kertas
rentan
mengalami
kehilangan atau terselip dan membutuhkan ruang untuk penyimpanan. Penggunaan sistem dan dengan kemajuan teknologi, kita dapat melengkapi kearsipan manual yang masih menggunakan
kertas
dengan
kearsipan
elektronik dengan tujuan penyimpanan dan pengamanan salah satunya yaitu dengan aplikasi google drive. Aplikasi google drive adalah layanan penyimpanan daring milik google yang diluncurkan pada tanggal 24 April 2012. Google drive memberikan layanan penyimpanan gratis 15GB. Studi pendahuluan yang dilakukan oleh penulis di SMKN 3 Bojonegoro terdapat permasalahan diantaranya yaitu pada saat tim audit memeriksa kelengkapan kearsipan ternyata ditemukan bahwa terdapat lembar disposisi yang hilang. Kehilangan tersebut terjadi dengan alasan terselip, dalam prosedur pembuatan surat masih dibutuhkan revisi dari kepala sekolah sebelum
surat
tersebut
dicetak
sehingga
menggunakan banyak kertas dalam proses ini, dalam
pengarsipan
surat
dibutuhkan
tiga
rangkap surat yang ditujukan untuk pihak yang berkepentingan, sebagai arsip sekolah dan satu 2
surat tidak memiliki fungsi khusus. Penggunaan
serta memudahkan untuk melakukan pengeditan
kertas di bagian tata usaha SMKN 3 Bojonegoro
dokumen yang telah diterima dari pihak lain; 2)
rata-rata sebanyak 7 rim kertas setiap bulan.
Paperless office merupakan upaya pengurangan
Aplikasi google drive digunakan pada bagian
penggunaan
tata
penggunaan
usaha
yang
mengamankan
diharapkan
arsip-arsip
yang
mampu ada
pada
kertas kertas
bukan dengan
penghapusan tujuan
untuk
mengurangi tumpukan kertas dan penggunaan
kegiatan kearsipan dan mengurangi penggunaan
filing
kertas karena proses penggandaan dengan cara
tempat.
cabinet
sehingga
dapat
menghemat
arsip yang discan dan disimpan pada aplikasi google drive. Berdasarkan latar belakang yang
Kajian Pustaka
telah diuraikan di atas, permasalahan penelitian
Pengertian Sistem
ini
berikut:
Sistem mengandung arti kumpulan-kumpulan
google
dari komponen-komponen yang dimiliki unsur
drive sebagai penunjang paperless office di
keterkaitan antara satu dengan lainnya (Indrajit,
SMKN 3 Bojonegoro?
2001). Sistem adalah suatu jaringan kerja dari
dapat
dirumuskan
Bagaimanakah
sebagai
penggunaan aplikasi
Tujuan yang dinginkan adalah untuk
prosedur-prosedur yang saling berhubungan,
mendeskripsikan penggunaan aplikasi google
berkumpul, bersama-sama untuk melakukan
drive sebagai penunjang paperless office di
sesuatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu
SMKN 3 Bojonegoro. Penulis memilih SMKN
sasaran tertentu (Jogiyanto, 2005). Berdasarkan
3
memiliki
pengertian tersebut sistem dapat diartikan
akreditasi A. Dari sini dapat diketahui bahwa
sebagai perpaduan dari komponen atau elemen
dengan akreditasi sekolah yang bagus maka
yang
harus didukung dengan sarana dan prasana yang
berinteraksi dan mencapai.
Bojonegoro
karena
sekolah
memiliki
keterkaitan
untuk
saling
bagus pula. Berdasarkan fenomena tersebut
Beberapa manfaat digunakannya pendekatan
maka penulis tertarik melakukan penelitian
sistem menurut Quible (dalam Sukoco, 2007):
dengan judul “Penggunaan Aplikasi Google
1) Mengoptimalkan hasil dari penggunaan
Drive sebagai Penunjang Paperless Office di
sumber daya yang efisien; 2) Salah satu alat
SMKN 3 Bojonegoro”
pengendali biaya; 3) Untuk mengefisienkan aktivitas yang dilakukan dalam kantor; 4) Alat
Definisi Istilah 1) Aplikasi google drive merupakan aplikasi penyimpanan data yang dapat digunakan dimana saja dan kapan saja dengan komputer, laptop ataupun ponsel yang terhubung dengan jaringan internet. Aplikasi google drive menyediakan kapasitas penyimpanan gratis sebesar 15 GB dan
bantu pencapaian tujuan organisasi; 5) Alat bantu organisasi daklam menerapkan fungsifungsinya Berdasarkan
pendapat
tersebut
dapat
disimpulkan bahwa penggunaan sistem memiliki berbagai macam manfaat dengan menggunakan pendekatan sistem.
tidak hanya digunakan untuk penyimpanan saja namun juga digunakan untuk berbagi dokumen 3
informasi yang hubungannya dengan permintaan
Karakteristik Sistem Menurut
McLeod
dan
Schell
Sukoco, 2007) sebuah sistem memiliki
karakteristik
(dalam
yang baik
sebagai
berikut:1)
pemakai;
3)
Ketelitian,
ketelitian
yang
berhubungan dengan tingkat kebebasan dari kesalahan
keluaran
informasi;
4)
Variasi
Fleksibel, sistem yang efektif adalah sistem
Laporan atau Output, output yang berhubungan
yang terstruktur dan terorganisir dengan baik,
dengan kelengkapan isi informasi. 5) Relevansi,
namun sebaiknya cukup fleksibel agar lebih
relevansi yang menunjukkan manfaat yang
mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering
dihasilkan dari produk/keluaran informasi, baik
berubah; 2) Mudah Diadaptasikan, sistem yang
dalam
baik juga harus cepat mudah diadaptasikan
penyajian data (Bodnar, 2000).
analisis
data,
pelayanan,
maupun
dengan kondisi baru tanpa mengubah sistem yang
lama
maupun
mengganggu
fungsi
Pengertian Aplikasi dan Google Drive Aplikasi merupakan sistem yang dirancang
utamanya; 3) Sistematis, agar berfungsi secara efektif, hendaknya sistem yang ada bersifat logis dan sistematis, yaitu sistem yang dibuat tidak akan mempersulit aktivitas pekerjaan yang telah ada; 4) Fungsional, sistem yang efektif harus dapat mencapai tujuan yang telah ditentukan; 5) Sederhana, sebuah sistem seharusnya lebih sederhana sehingga lebih mudah dipahami dan dilaksanakan; 6) Pemanfaatan Sumber Daya yang Optimal, sistem yang dirancang dengan baik akan menjadikan penggunaan sumber daya yang dimiliki organisasi dapat dioptimalkan
dan
disusun
rupa
untuk
menghasilkan informasi yang terpadu dengan menggunakan sarana komputer sebagai sarana penunjangnya
(Jogiyanto,
2004).
Aplikasi
merupakan program siap pakai yang digunakan manusia
dalam
menggunakan
melakukan
komputer
pekerjaan
(Febrian,
2005).
Berdasarkan pengertian tersebut aplikasi dapat diartikan sebagai alat yang dilengkapi dengan program tertentu yang telah disusun dengan berbagai modifikasi pada komputer, digunakan untuk
pemanfaatannya.
sedemikian
mempermudah
kegiatan
manusia.
Penggunaan aplikasi dibutuhkan penyusunan program dengan langkah awal yaitu melakukan
Ukuran efektivitas Sistem Informasi Efektivitas sistem informasi dapat diukur
penginstalan pada komputer. Aplikasi terdiri
dengan menentukan kriteria-kriteria yang sesuai
dari berbagai macam
dengan permasalahan yang sedang diteliti.
google drive.
salah satunya aplikasi
Aplikasi google drive adalah layanan
Ukuran efektivitas sistem informasi teknologi sebagai berikut:1) Keamanan data, keamanan
penyimpanan
yang berhubungan dengan pencegahan bencana,
diluncurkan pada tanggal 24 April 2012.
baik karena bencana alam, tindakan disengaja,
Layanan ini merupakan eksistensi dari google
maupun
docs
(Kecepatan
kealahan
manusia;
dan
Ketepatan),
2) hal
Waktu yang
berhubungan dengan kecepatan dan ketepatan
daring
dan
docs.google.com
milik
akan dengan
google
mengganti
yang
URL
drive.google.com
setelah diaktifkan. Google drive memberikan 4
layanan penyimpanan gratis sebesar 15GB dan
google drive memberikan layanan pencarian
dapat ditambahkan dengan pembayaran tertentu.
yang lebih baik dan lebih cepat untuk para
Dengan fitur unggulan seperti dropbox, yaitu
penggunanya dengan menggunakan kata kunci
sinkronisasi data melalui folder khusus di dalam
tertentu. Google drive juga dapat mengenali
dektop atau lebih dikenal dengan dekstop sync
gambar atau teks dari dokumen hasil scan; 5)
clients. Fitur-fitur yang terintegrasi dengan
Menampilkan Berbagai File, lebih dari 30 tipe
layanan google lainnya seperti : Gmail, G+ dan
file yang dapat dibuka dan ditampilkan oleh
google search. Fitur yang bisa digaris bawahi
Google drive, termasuk file video, file image,
dari Gdrive adalah API’s untuk para Developer.
dan lain-lain tanpa mengharuskan pengguna
Hingga kini Gdrive telah terhubung dengan
untuk mengunduh dan menginstal software yang
puluhan aplikasi pihak ketiga.
sesuai dengan tipe atau ekstensi file tersebut; 6)
Berdasarkan
pendapat
tersebut
dapat
Menjalankan
Aplikasi,
google
kemampuan
drive
untuk
juga
disimpulkan bahwa didalam sebuah sistem yang
mempunyai
membuat,
terangkai membentuk aplikasi salah satunya
menjalankan dan membagi file aplikasi favorit
dengan munculnya aplikasi penyimpanan baru
yang dimiliki oleh pengguna (Wikipedia,2015).
milik google dengan nama aplikasi google drive yang
dapat
digunakan
untuk
pengolahan,
Paperless Office
penyimpanan dengan kapasaitas penyimpanan
Pengertian office (kantor) menurut Priansa dan
gratis sebesar 15GB.
Garnida (2013:6) sebagai berikut: “Kantor dalam bahasa Inggris disebut dengan
Kelebihan Google Drive
“office”, artinya kewajiban, tugas, fungsi (duty,
Fitur-fitur yang menjadi kelebihan aplikasi
task, function); jabatan (tenure of official
google drive antara lain: 1) Memungkinkan
position); markas atau ruang dimana seorang,
Membuat Dokumen, pada fitur ini google drive
pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas
memungkinkan
untuk
usaha pokoknya (quarters, or staff or collective
membuat dokumen, seperti mengolah data,
authority of company, government department,
mengolah angka, membuat presentasi, form dan
etc); jasa pelayanan (service, kind help);
para
penggunanya
dokumen lainnya; 2) Berbagi File, google Drive
tugas pekerjaan, komposisi dari urusan-urusan
memudahkan untuk berbagi file dengan orang
tertentu (the workwhich it is some body’s duty
lain, dan juga memudahkan orang lain untuk
to do, work, and duties); tempat, gedung, yang
melakukan pengeditan terhadap file yang kita
dipakai sebagai pusat tempat kerja tata usaha
buat; 3) Terintegrasi dengan Layanan Google
(place, bilding, rooms, of business and clerical
Lainnya, para pengguna layanan google lainnya
works”.
akan
merasakan
kemudahan
dalam
Setelah mengetahui pegertian dari kantor, paperless
pengertian
dari
google drive secara otomatis terintegrasi dengan
paperless
office,
layanan google lainnya; 4) Fasilitas Pencarian,
menekankan penggunaan kertas mungkin dan
sebuah
office
“konsep
memanagement file dari google drive, karena
konsep
yang
5
digitalisasi
dokumen”(Hidayat,
2011).
Sedangkan menurut Setiya (2009):
bentuk, fungsi, perilaku, persepsi dan lain-
“Paperless merupakan suatu sistem yang diciptakan
untuk
administrasi.
Ide
mengelola paperless
menggambarkan secara menyeluruh tentang
office
lain. Dengan kata lain penelitian ini disebut
sistem
penelitian
kualitatif
mulai
penelitian
yang
karena
merupakan
tidak
mencuat pada akhir tahun 90-an. Filosofinya
perhitungan.
adalah menggunakan sesedikit mungkin kertas
deskriptif
dan digitalisasi dokumen. Manfaatnya adalah
penelitian yang bertujuan untuk memahami
meningkatkan
subjek
efisien
produktivitas,
tempat
dan
hemat
mengurangi
biaya, dampak
lingkungan”.
Yang
mengadakan
dimaksud
kualitatif
yang
adalah
diteliti
penelitian
suatu
misalnya
jenis
perilaku,
persepsi, motivasi, tindakan, dan lain- lain secara
holistik
dengan
cara
deskripsi
(Moleong, 2011). Pemilihan pendekatan Keuntungan Paperless Office
kualitatif disebabkan karena masalah yang
Terdapat beberapa keuntungan dalam penerapan
diteliti adalah mendeskripsikan masalah atau
paperless office yaitu: 1) Efisiensi biaya karena
fenomena yang terjadi. Selain itu pendekatan
mengurangi jumlah pemakaian kertas dan juga
ini sesuai dengan yang diinginkan penulis
pengadaan
tempat
untuk mendapatkan wawasan tentang suatu
penyimpanan dokumen lainnya; 2)Efisiensi
yang baru dan sedikit diketahui, karena di
waktu dan tenaga dalam distribusi maupun
dalam penelitian kualitatif dapat memberikan
pencarian
3)
rincian yang kompleks tentang fenomena
Berkurangnya tumpukan kertas yang dapat
yang sulit diungkapkan. Dalam penelitian ini
mengganggu kerapian ruangan sebuah kantor
yang
dan mengganggu kenyamanan bekerja; 4)
aplikasi google drive sebagai penunjang
Menjamin keamanan dokumen, karena sebuah
paperless office di SMKN 3 Bojonegoro.
filling
cabinet
dokumen
yang
ataupun
diperlukan;
dideskripsikan
adalah
penggunaan
dokumen hanya dapat diakses oleh orang-orang tertentu saja sesuai opsi yang ditentukan oleh
Subjek dan Objek Penelitian
distributor data; 5) Mendorong kreativitas
Subjek dalam penelitian ini adalah 3 orang
bahkan mungkin meingkatkan gairah bekerja
pegawai tata usaha dan 1 orang toolman
karyawan dengan membuat kegiatan paperless
administrasi perkantoran SMKN 3 Bojonegoro.
office menjadi semenarik jaringan pertemanan
Sedangkan Objek dalam penelitian ini adalah
“facebook” atau “twitter” (Maslakhah, 2009).
penggunaan aplikasi google drive sebagai penunjang
METODE PENELITIAN
paperless
office
di
SMKN
3
Bojonegoro.
Pendekatan Penelitian Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Di dalam
penelitian
deskriptif
kualitatif
Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah: 1) Observasi, 6
observasi adalah dasar semua ilmu pengetahuan.
email, download aplikasi dan penggunaan
Para ilmuan hanya dapat bekerja berdasarkan
aplikasi google drive dengan memperhatikan
data, yaitu fakta mengenai dunia kenyataan yang
karakteristik
diperoleh
itu
informasi serta mengamati respons sekolah.
bantuan
Ketiga, studi dokumentasi yang berupa data-data
berbagai alat yang sangat canggih, sehingga
atau dokumen resmi dari SMKN 3 Bojonegoro
benda-benda yang sangat kecil (proton dan
seperti profil sekolah, aturan, pengumuman,
electron) maupun yang sangat jauh (benda atau
instruksi sekolah dan dokumen-dokumen lain
ruang angkasa) dapat diobservasikan dengan
yang berhubungan dengan penelitian ini.
melalui
dikumpulkan
dan
obeservasi. sering
Data
dengan
sistem,
keefektivan
sistem
jelas Nasution (dalam Sugiyono, 2012); 2) Wawancara, wawancara adalah percakapan
Teknik Analisis Data
dengan maksud tertentu. Percakapan dilakukan
Miles and Huberman menyatakan bahwa
oleh dua pihak, yaitu pewawancara (interviewer)
aktivitas dalam analisis data kualitatif dilakukan
yang mengajukan wawancara dan pewawancara
secara interaktif dan berlangsung secara terus-
(interviewee) yang memberikan jawaban atas
menerus sampai tuntas sehingga datanya sudah
pertanyaan itu (Moleong, 2007); 3) Dokumetasi,
jenuh
dokumentasi merupakan catatan peristiwa yang
tersebut terbagi menjadi tiga tahap yaitu data
sudah
reduction,
berlalu.
Dokumen
dapat
berbentuk
tulisan, gambar, atau karya-karya monumental
(dalam
Sugiyono,
data
2014).
display,
dan
Aktivitas
conclusion
drawing/ verivication.
dari seseorang (Sugiyono, 2012). Teknik Keabsahan Data Dalam penelitian kualitatif keabsahan data
Instrumen Penelitian Teknik pengumpulan data yang digunakan pada
dapat diketahui salah satunya dengan triangulasi.
penelitian ini antara lain: pertama, wawancara
Triangulasi
dengan menggunakan pedoman wawancara
keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu
untuk
yang lain (Moleong, 2011). Triangulasi dalam
mendapatkan
informasi
mengenai
adalah
teknik
pemeriksaan
google
pengujian krediabilitas ini diartikan sebagai
drive sebagai penunjang paperless office di
pengecekan data dari berbagai sumber dengan
SMKN 3 Bojonegoro, efektivitas penggunaan
berbagai cara, dan berbagai waktu. Dengan
aplikasi google drive, hambatan dan pendukung
demikian terdapat triangulasi sumber, triangulasi
penggunaan aplikasi google drive sebagai
teknik pengumpulan data, dan waktu (Sugiyono,
penunjang paperless office. Kedua, observasi
2014).
dengan cara pengamatan langsung di lapangan
Selanjutnya teknik pemeriksaan data yang
mulai dari cara kerja pegawai dalam kegiatan
digunakan dalam penelitian adalah triangulasi
administrasi sebelum menggunakan aplikasi
sumber. Triangulasi sumber untuk menguji
google drive, mengamati proses penggunaan
kredibilitas
aplikasi google drive mulai proses pembuatan
mengecek data yang telah diperoleh melalui
langkah-langkah
penerapan
aplikasi
data
dilakukan
dengan
cara
7
beberapa sumber. Sumber yang digunakan
dan inovatif khususnya dibidang teknologi
dalam triangulasi sumber adalah 1 orang guru
industri.
simulasi digital dan 1 orang guru administrasi perkantoran
Karakteristik Sistem Bapak Nurul Mulya Huda memberikan
HASIL DAN PEMBAHASAN
keterangan bahwa pada bagian sarana prasarana
Gambaran Umum Penelitian
memang sudah menggunakan aplikasi SIMDA.
Visi, Misi dan Tujuan SMKN 3 Bojonegoro: 1)
Namun, aplikasi SIMDA memiliki fungsi untuk
Visi, mewujudkan lembaga diklat berstandar
pencatatan masuknya inventaris yang masuk
Internasional untuk menyiapkan tenaga terampil
dari pemerintah sedangkan pencatatan keluar
yang profesional serta mampu menghadapi
masuk barang masih menggunakan pencatatan
persaingan global yang berwawasan IPTEK dan
secara manual dan tidak ada pengamanan ganda.
IMTAQ; 2) Misi, mewujudkan PBM yang
Jadi, jika terdapat kehilangan buku yang
berkualitas sesuai perkembangan yang ada di
menjadi tempat pencatatan maka sekolah akan
DU/DI,
dan
kehilangan data yang ada didalamnya dan tidak
manajemen yang mengacu pada ISO 9001-2008,
ada pengganti. Bapak Nurul Mulya Huda
mewujudkan sekolah berwawasan lingkungan,
memberikan keterangan tertarik menggunakan
mengembangkan Unit Produksi sehingga dapat
aplikasi google drive karena dianggap dapat
digunakan sebagai media pembalajaran berbasis
membantu proses penggandaan dan pengamanan
kompetensi, membentuk pribadi yang sehat,
data inventaris sekolah. Beliau menambahkan
beriman dan bertaqwa; 3) Tujuan, sekolah
bahwa aplikasi google drive kurang fleksibel
Menengah
3
karena internet berpengaruh terhadap pekerjaan
Bojonegoro sebagai sekolah pencetak tenaga
yang diolah langsung menggunakan aplikasi
kerja tingkat menengah mempunyai tujuan
google drive. Namun, aplikasi google drive
sebagai
mengembangkan
Kejuruan
berikut,
memasuki
organisasi
(SMK)
menyiapkan
lapangan
kerja
Negeri
siswa
untuk
merupakan aplikasi yang fungsional karena
serta
dapat
dapat digunakan untuk backup data. Penggunaan
mengembangkan sikap profesional dalam bidang
aplikasi
teknologi dan industri, menyiapkan siswa agar
sederhana sehingga tidak membutuhkan waktu
memilih
karier,
dan
lama untuk menggunakan aplikasi google drive
mampu
mengembangkan
bidang
namun memang masih dibutuhkan pembiasaan.
teknologi dan industry, menyiapkan siswa untuk
Pengerjaan pengolahan data secara elektronik
mengisi tenaga kerja tingkat menengah yang
terkadang terkendala oleh kecepatan komputer
mandiri (bekerja untuk diri sendiri) dan atau
dimiliki.
mampu
berkompetisi diri
di
google drive sangat
mudah
dan
mengisi kebutuhan dunia kerja bidang teknologi
Ibu Emi Nurdiatin S.Pd selaku Staff TU
dan industri, menyiapkan tamatan agar menjadi
bidang kurikulum, arsip dan persuratan SMKN 3
warga Negara yang produktif, adaptif, kreatif
Bojonegoro memberikan keterangan bahwa pada bagian surat menyurat belum menggunakan 8
aplikasi, pengamanan dan penggandaan surat
terbatas kepada sesama pengguna google drive
menggunakan printout dan belum diarsipkan
saja.
secara elektronik. Beliau menegaskan bahwa bukti dokumen fisik dalam bentuk print out masih dibutuhkan dan tidak dapat dihilangkan. Pengarsipan secara elektonik dapat digunakan
Ukuran Efektivitas Sistem dan Respons Sekolah Penggunaan aplikasi google drive menurut
sebagai pelengkap keamanan dari kearsipan
Marine
manual. Menggunakan aplikasi google drive
administari perkantoran SMKN 3 Bojonegoro,
menurut ibu Emy
mudah dalam penggunaan
mengatakan bahwa sejauh ini penyimpanan
dapat membantu penyimpanan data namun
dengan aplikasi google drive aman karena data
penggunaan
bisa
yang dipindah di google drive tersimpan
ada.
langsung ke server milik google namun yang
Meskipun sumber daya yang ada belum dapat
jadi kendala adalah lupa dengan password.
dimanfaatkan secara maksimal
Pengerjaan
aplikasi
mengoptimalkan
ini
sumber
daya
belum yang
tetapi dapat
Ayu
Wardhani
menggunakan
selaku
google
toolman
drive
mengurangi penggunaan kertas kurang lebih 5%
tergantung pada jaringan internet. Jika jaringan
dari penggunaan awal. Pengurangan tersebut
internet di sekolah lancar maka pekerjaan
menurut keterangan ibu Emy bukan berdasarkan
menggunakan aplikasi google drive dapat
jumlah total melainkan dari fungsi kertas yang
mempercepat pekerjaan. Terlepas dari kendala
digunakan. Pencetakan dari surat ataupun data
jaringan, data yang tersimpan dapat dengan
disesuaikan dengan kebutuhan yang semula
mudah
mencetak tiga rangkap surat menjadi 2 rangkap
dokumen yang baru disimpan. Bapak Nurul
ditambah dengan pengamanan arsip secara
Mulya Huda menambahkan keterangan bahwa
elektronik. Selanjutnya, hasil wawancara dari
penggunaan aplikasi google drive
bapak Ady Dwi Prastyo S.Pd selaku pembantu
membutuhkan ketelitian yang lebih karena jika
WK dan WMM
(Wakil Manajemen Mutu),
ada kesalahan dapat dibatalkan, dirubah dan
beliau memberikan keterangan bahwa aplikasi
pencarian data yang disimpan dapat dicari
google drive mudah diadaptasikan karena
kembali dengan mudah.
dicari
meskipun
tertimpa
dengan
tidak
aplikasi ini tidak mengganggu fungsi normal
Menurut bapak Adi Dwi Prastyo relevansi
dari komputer malah dapat memabntu proses
yang dihasilkan dengan penggunaan aplikasi
penyimpanan
membutuhkan
google drive yaitu penggunaan aplikasi google
flaskdisk dan hardisk untuk data dengan ukuran
drive sesuai dengan yang digunakan dalam
yang besar. Dokumen dengan ukuran besar yang
pekerjaan administrasi contoh pengelolaan arsip
disimpan di komputer dapat memperlambat
dengan word, excell dan dapat menyimpan
kinerja dari komputer itu sendiri. Sumber daya
keluaran data tanpa membutuhkan tempat lain
belum dapat digunakan secara maksimal karena
seperti flashdisk dan hard disk. Hasil yang
semua bagian belum menggunakan aplikasi
dihasilkan tetap sesama seperti menggunakan
google drive sehingga pengiriman data masih
microsoft office yang lain. Tanggapan dan
karena
tidak
9
dukungan
dsampaikan
Wardhani
bahwa
oleh
Marine
sekolah
Ayu
sehingga diganti menggunakan laptop, hal
menanggapi
tersebut menjadi kendala bagi proses pengenalan
pengenalan aplikasi google drive sebagai hal
dan penggunaan aplikasi google drive.
yang positif dengan dilihat dari diizinkannya
Pembahasan
pengenalan dan penggunaan aplikasi google
Penilaian mengenai kurang fleksibelnya aplikasi
drive . Setelah ditinjau dan dapat mempermudah
google drive dan aplikasi google drive dapat
proses penyimpanan dan penghematan memori
menghemat
komputer
kertas
pekerjaan mendapatkan penjelasan dari pakar di
meskipun sangat minim sekolah mendukung jika
SMKN 3 Bojonegoro yaitu bapak Hendra Deni
meneruskan menggunakan aplikasi google drive
Afriliya bahwa jaringan internet yang terkoneksi
namun diserahkan kembali kepada pengguna
pada komputer sekolah jarang mengalami
mengalami kesulitan atau tidak.
masalah atau trouble jadi permasalahan yang
serta
Hasil
dapat
mengurangi
penelitian dengan
waktu
dalam
menyelesaikan
menggunakan
dialami pada bagian sarana dan prasarana
observasi yaitu SMKN 3 Bojonegoro dalam
tersebut adalah permasalahan sementara karena
proses
pembelajarannya
pada bagian tersebut masih menggunakan laptop
menggunakan sebuah sistem, di dalam sebuah
karena komputer sedang dalam kondisi rusak,
sistem terdapat aplikasi yang dimanfaatkan
selain
untuk
administrasi
disesuaikan dengan keadaan hanya saja pegawai
sekolah. SMKN 3 Bojonegoro menggunakan
tata usaha masih perlu pendalaman dan merubah
berbagai
belum
kebiasaan untuk menggunakan aplikasi google
digunakan untuk semua bagian sebagai contoh
drive sehingga pada saat jaringan internet
yaitu
bermasalah
administrasi
dan
mempermudah
macam
adanya
aplikasi
kegiatan
aplikasi
SMS
untuk soal
namun
Gateway,
aplikasi
dapat
google
drive
menyelesaikan
mudah
pekerjaan
namun hanya
dengan microsoft office yang ada pada komputer
digunakan pada satu mata pelajaran yaitu
dan menyimpan pada kotak drive sehingga saat
simulasi digital, arsip siswa menggunakan
jaringan sudah stabil data yang tersimpan akan
aplikasi
negeri.
diunggah secara otomatis, sehingga untuk
Penggunaan aplikasi-aplikasi tersebut memiliki
backup data dan kembali pada fungsi storage
tujuan yaitu pengelolaan data yang lebih mudah,
aplikasi google drive dapat mengemat waktu
mengurangi penggunaan kertas dan keamanan
karena
data. Pada bulan Februari 2015 mulai dilakukan
memerlukan alat penyimpanan yang lain namun
pengenalan aplikasi google drive. Pengenalan
tetap membutuhkan scanner. Aplikasi google
awal aplikasi google drive terkendala dengan
drive dinilai belum optimal untuk pemanfaatan
jaringan wifi. Bagian tata usaha sebenarnya tidak
sumberdaya namun pengupayaan pengurangan
membutuhkan wifi karena komputer sudah
penggunaan
terkoneksi dengan internet. Namun, hal tersebut
berdasarkan keterangan informan penggunaan
dipicu dengan rusaknya salah satu komputer
kertas berkurang kurang lebih 5% karena
sekolah pada bagian sarana dan prasarana
penggandaan sudah mulai dilengkapi dengan
dapodik
online
penggunaan
itu
dan
padamu
dalam
proses
kertas
penyimpanan
mulai
terlihat
tidak
yaitu
10
penggandaan secara elektronik atau disebut
yaitu mulai proses login, pengolahan, backup,
dengan komputerisasi arsip. Selain itu didukung
pengiriman data sampai dengan proses login.
dengan perhitungan persentase yang terbagi
Keterangan pada setiap fitur dapat mudah
menjadi tiga pada bagian yang ditangani oleh
dimengerti karena pada aplikasi google drive
ibu Emi yaitu dalam pengkopian surat dengan
terdapat pilihan bahasa yang digunakan sebagai
jumlah awal 3 lembar dalam setiap pembutan
nama yang menjadi fungsi dari setiap fitur pada
berkurang 1 lembar dihitung dalam persentase
aplikasi google drive.
sebesar 5%, jika berkurang 2 lembar maka
Keempat yaitu sistem yang efektif harus
dihitung 10% dan dalam pembuatan surat, revisi
dapat mencapai tujuan yang ditentukan. Aplikasi
tidak lagi membutuhkan kertas karena kertas
google drive termasuk aplikasi yang fungsional
digunakan sebagai pencetakan surat yang sudah
untuk backup dan pengamanan data. Sesuai
mendapatkan persetujuan dari kepala sekolah
dengan
dihitung dengan persentase 10%. Seperti teori
penyimpanan milik google. Kelima, sebuah
yang dikatakan oleh McLeod dan Schell (dalam
sistem seharusnya lebih sederhana sehingga
Sukoco,2007) Sistem dapat dikatakan baik jika
mudah
memenuhi karakteristik yang pertama yaitu
termasuk
fleksibel, aplikasi google drive
penggunaannya
karena dapat
fungsi
aslinya
dipahami. aplikasi
yaitu
Aplikasi yang
tidak
google
sederhana
rumit.
Hal
layanan
drive karena tersebut
disesuaikan dengan keadaan terstruktur dan
dibuktikan pada saat penelitian pengenalan dan
terorganisir sehingga dapat dikatakan sebagai
awal penggunaan membutuhkan waktu yang
sistem yang efektif.
tidak terlalu panjang yaitu kurang lebih dua jam
Kedua yaitu sistem yang baik harus mudah
dan tidak ada keluhan yang disampaikan oleh
diadaptasikan. Aplikasi google drive termasuk
pegawai tata usaha dengan penggunaan aplikasi
aplikasi yang mudah diadaptasikan karena
google drive.
aplikasi ini tidak mengganggu penggunaan
drive juga sangat mudah, aplikasi google drive
aplikasi lain yang tersimpan pada komputer,
dapat diinstal pada laptop, komputer, tablet dan
selain itu penggunaan aplikasi ini sudah tidak
juga ponsel atau smartphone.
Penginstalan aplikasi google
perlu menggunakan alat penyimpanan lain
Keenam, sistem yang dirancang dengan baik
seperti flash disk dan hardisk kapasitas yang
akan menjadikan penggunaan sumber daya
disediakan oleh google drive cukup besar.
dapat dioptimalkan. Aplikasi google drive belum
Ketiga yaitu agar berfungsi secara efektif
sepenuhnya dapat mengoptimalkan sumber daya
hendaknya sistem yang ada bersifat logis dan
yang
ada.
Namun,
bentuk
sistematis. Aplikasi google drive termasuk
sumber daya aplikasi google drive
aplikasi yang sistematis karena terdapat alur
menghemat kurang lebih 5% penggunaan kertas
dalam penggunaan. Aplikasi ini juga dapat
sehingga pemanfaatan sumber daya dapat
dibuka dimana saja dan kapan saja asalkan
dilakukan
meskipun
media yang digunakan terhubung di internet.
maksimal.
Pengurangan
Alur dalam penggunaan aplikasi google drive
meskipun dalam jumlah sedikit merupakan suatu
belum
pengoptimalan dapat
dapat
secara
penggunaan
kertas
11
upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan
dicari dengan mudah dan cepat jika dibutuhkan
paperless office. Jika paperless office di SMKN
yaitu dengan memanfaatkan fitur search yang
3 terus berjalan dapat dirasakan keuntungan
ada pada aplikasi google drive namun kembali
yaitu hemat biaya, efisiensi waktu dan tenaga
terkendala dengan jaringan internet jika akan
karena pekerjaan yang dilakukan menggunakan
melakukan pengeditan.
aplikasi google drive pengiriman dokumen antar
Ketiga yaitu ketelitian, ketelitian yang
bagian tidak perlu berpindah tempat dan dapat
berhubungan dengan tingkat kebebasan dari
dilakukan pengeditan masal dimanapun pada
kesalahan dan keluaran informasi. Penggunaan
media yang dilengkapi oleh aplikasi google
aplikasi
drive dan juga dilengkapi dengan jaringan
ketelitian yang lebih karena pada dasarnya
internet, berkurangnya tumpukan kertas berarti
pengolahan data sama dengan
menambah ruang gerak sehingga ruangan bisa
microsoft office yang lain.
tertata dengan rapi, selain itu dokumen yang
berhubungan pada kriteria keempat mengenai
penyimpanannya
dengan
variasi laporan dan output. Output yang
penyimpanan secara elektronik cenderung lebih
dihasilkan sama dengan apa yang diolah tanpa
aman karena dokumen hanya dapat diakses oleh
membutuhkan ketelitian yang lebih. Data dapat
orang tertentu. Keuntungan tersebut sesuai
dibatalkan, dirubah sesuai dengan apa yang
dengan teori yang dikemukakan oleh Maslakhah
diharapkan. Jika tidak membutuhkan tingkat
(2009).
ketelitian yang tinggi maka pekerjaan tidak akan
dilengkapi
Pengukuran efektivitas Aplikasi google drive termasuk aplikasi yang aman digunakan. Data
google
drive tidak
membutuhkan
menggunakan
Sehingga hal ini
terhambat. Kelima yaitu relevansi yang menunjukkan
yang disimpan pada aplikasi ini tersimpan pada
manfaat
yang
dihasilkan/produk
keluaran
server milik google. Saat terjadi bencana,
informasi, baik dalam analasis data, pelayanan
kerusakan pada komputer, kesalahan yang
maupun penyajian. Relevansi pada aplikasi
dilakukan pegawai dengan menghapus data yang
google drive yaitu dalam proses analisis data
ada pada komputer maka data yang tersimpan
karena aplikasi google drive sesuai dengan yang
dapat diaksess kembali dengan mengisikan
digunakan dalam pekerjaan administrasi contoh
email dan password yang digunakan untuk
pengelolaan arsip dengan word, excel, dan dapat
registrasi awal penggunaan aplikasi google
menyimpan keluaran data tanpa membutuhkan
drive.
tempat lain seperti flash disk dan harddisk serta
Kedua yaitu waktu hal yang berhubungan
dapat memanfaatkan fitur printout sama dengan
dengan kecepatan dan ketepatan informasi yang
menggunakan komputer biasa. Pendistribusian
hubungannya
data juga dapat dilakukan secara elektronik
dengan
permintaan
pemakai.
Selama jaringan wifi sekolah pengguna aplikasi
tanpa
harus
membuka
google drive yang menggunakan laptop proses
memberikan
backup data akan lebih cepat. Pencarian data
memberikan dukungan dengan penggunaan
respons
email.
yang
Sekolah
positif
dan
yang disimpan pada aplikasi google drive dapat 12
aplikasi
google
drive
sebagai
penunjang
paperless office di SMKN 3 Bojonegoro.
paperless
scanner
secara sangat
dibutuhkan agar tidak mengganggu pekerjaan
Bojonegoro mendapatkan respons dari sekolah.
Bojonegoro satu mesin scanner hanya terpusat
Respons tersebut dapat dibuktikan dengan
pada satu komputer sehingga jika pada bagian
diberikannya dukungan yang diberikan oleh
lain yang membutuhkan harus mengambil data
pihak sekolah. Dukungan pertama yaitu izin
yang discan ke komputer yang terhubung.
untuk mulai
google
drive
SMKN
Penambahan
data
pada bidang lain karena saat ini di SMKN 3
aplikasi
di
penggandaan
3
yang diberikan
office
untuk
elektronik.
Penggunaan aplikasi google drive sebagai penunjang
scanner
mengenalkan
sebagai
penunjang
Simpulan
paperless office. Dukungan kedua yaitu pihak
Berdasarkan penelitian dan pembahasan
sekolah mengizinkan untuk menggunakan empat
pada bab sebelumnya mengenai penggunaan
komputer sekolah untuk diinstall aplikasi google
aplikasi
drive dan dapat digunakan sesuai pada bidang
paperless office di SMKN 3 Bojonegoro. Maka
pekerjaan masing-masing. Dukungan ketiga
kesimpulan yang didapatkan dari penelitian ini
yaitu pegawai tata usaha yang menjadi subjek
adalah: 1) Penggunaan aplikasi google drive
penelitian
seperti
sebagai penunjang paperless office di SMKN 3
penggunaan google drive dengan baik demi
Bojonegoro efektif karena telah memenuhi
perubahan yang baik agar pekerjaan yang
syarat sebagai sistem yang baik yaitu fleksibel,
dilakukan
tersebut
mudah diadaptasikan, sistematis, fungsional,
mempermudah untuk melakukan pengenalan
sederhana, pemanfaatan sumber daya yang
dan penggunaan aplikasi google drive sebagai
optimal. 2) Memenuhi ukuran efektivitas sesuai
penunjang
dengan beberapa kriteria yaitu keamanan data,
menerima
lebih
hal
baru
maksimal.
paperless
Hal
office
di
SMKN
Bojonegoro.
google
drive
sebagai
penunjang
waktu (kecepatan dan ketepatan), ketelitian,
Respons selanjutnya setelah menggunakan
variasi laporan atau output, relevansi. Sehingga
aplikasi google drive sekolah mendukung jika
keefektivan
tersebut
dapat
mengurangi
penggunaan aplikasi google drive dilanjutkan
penggunaan kertas dengan persentase sebesar
namun diserahkan kembali kepada pengguna
5%. Pengurangan penggunaan kertas tersebut
atau bagian yang sudah menggunakan aplikasi
disebut dengan paperless office.
tersebut
Selain mendapat tanggapan yang positif
bagian
penggunaan aplikasi google drive mendapatkan
diperkenankan menggunakan aplikasi google
respons dalam bentuk dukungan dari sekolah.
drive
Bentuk dukungan sekolah
google dibatasi
drive.
Namun,
dengan
karena
dukungan
belum
masih
semua
dalam
penyesuaian
selanjutnya saat
penggunaan aplikasi lain. Dibalik respons positif
setelah menggunakan aplikasi google drive
dan dukungan yang diberikan oleh sekolah
sekolah tidak berkeberatan jika penggunaan
terdapat kendala yaitu rusaknya komputer pada
aplikasi
bagian sarana dan prasarana, kurangnya jumlah
diserahkan kembali kepada pengguna atau
google
drive
dilanjutkan
namun
13
bagian yang sudah menggunakan aplikasi
Indrajit. 2001. Analisis dan Perancangan Sistem
google drive.
Berorientasi Object. Bandung: Informatika. Jogiyanto, H.M. 2004. Pengenalan Komputer.
Saran
Yogyakarta: C.V ANDI OFFSET
Berdasarkan simpulan dan pembahasan dari hasil penelitian yang didapat, maka beberapa
Jogiyanto,
H.M.
2005.
Sistem
Teknologi:
saran yang dapat dikemukakan diantaranya
Pendekatan
adalah: 1) Pihak sekolah memberikan komputer
Dasar,
khusus yang digunnakan sebagai backup data; 2)
Pengembangan
Menambah
Edisi ke-2. BPFE Yogyakarta: Andi
mesin
scanner
khusus
terhubung dengan komputer
yang
yang digunakan
Terintegrasi:
Konsep
Teknologi, dan
Aplikasi Pengelolaan.
Offset.
sebagai backup data. 3) Melakukan perawatan terhadap komputer sekolah dengan cara yang
Maslakhah,
Khaniatul.
2009.
Paperless
Administration.
baik untuk menunjang kelancaran dan keamanan
(http://khaniatulmaslakhah.blogspot.c
data.
om/2009/12/paperlessDAFTAR PUSTAKA
administration.html, diakses 17 April
Bodnar, George dan William, Hopwood. 2000.
2015, 11.22)
Sistm
Informasi
Akuntansi,
Edisi
Priansa, Donni Juni dan Garnida, Agus. 2013.
pertama. Penerjemah, Amir Abadi Jusup
dan
Rudi
M.
Manajemen
Tambunan.
Alfabeta
Febrian, Jack. 2005. Menggunakan Internet.
Setiya.
Bandung: Informatika. Oemar.
2011.
Proses
Efektif,
Efisien, dan Profesional. Bandung:
Jakarta: Salemba Empat.
Hamalik,
Perkantoran
2009.
Paperless
Administration.
(https://setiya21.wordpress.com/2009/ 12/, diakses 19 Februari 2014, 21:16).
Belajar
Moleong, Lexy J. 2011. Metodologi
Mengajar. Jakarta: PT.Bumi Aksara.
Penelitian Hidayat, Dwi Nur. 2011. Paperless Office,
Kualitatif.
Bandung:
Remaja Rosdakarya
Mungkinkah?. (http://dwijoecarito.blogspot.com/201
Sugiyono. 2012. Metode penelitian Pendekatan
1/07/paperless-office-
Kuantitatif,
mungkinkah.html, diakses 19 Februari
Bandung: Alfabeta
2015, 21.02).
Sugiyono.
2014.
kualitatif,
Memahami
dan
R&D.
Penelitian
Kualitatif. Bandung: Alfabeta
14
Sukoco,
Badri
Munir.
Administrasi
2007.
Manajemen
Perkantoran. Jakarta:
ERLANGGA Wikipedia.
Komputasi
Awan.
(file:///D:/jurnal%20penelitian/DAFT AR%20PUSTAKA%20KOMPUTASI %20AWAN.htm, diakses 10 Februari 2015, 11:03 am).
15
