Bab3 Metode Dan Perancaangan Sistem
3.1 Metode Waterfall Model perancangan sistem ini mengikuti metode Waterfall atauclassic life cycle dalam mengembangkan aplikasi seperti pada Gambar 3.1. Model ini adalah model yang muncul pertama kali yaitu sekitar tahun 1970 sehingga sering dianggap kuno, tetapi merupakan model yang paling banyak dipakai didalam SoftwareEngineering (SE). Disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan. Sebagai contoh tahap desain harus menunggu selesainya tahap sebelumnya yaitu tahap requirement.
Gambar 3.1 Pemodelan Waterfall(Somerville, 2003)
26
27
Penjelasan langkah-langkah
yang akan dilakukan dalam
model waterfall adalah: 1. Requirementsdefinitions. Semua kebutuhan software untuk pembuatan sistem diketahui pada tahap ini, serta mencari tahu kebutuhan pengguna terhadap sistem dilakukan pada tahap ini juga. 2. System and software design. Tahapan ini merupakan tahap perancangan sistem untuk memberikan gambaran apa yang harus dikerjakan. Perancangan sistem dalam tahap ini menggunakan teknik pemodelan yang digambarkan dengan Unified Modeling language (UML). 3. Implementation and unit testing. Dalam tahap ini dilakukan pemrograman. Pemrograman dilakukan sesuai dengan yang dirancang pada tahap sebelumnya. 4. Integration and unit testing. Dalam tahap ini sistem sudah selesai
dibuat
kemudian
dilakukan
pengujian
untuk
mengetahui apakah sistem sudah sesuai desain. 5. Operational and maintenance. Tahap ini merupakan tahap akhir dimana software yang sudah jadi dijalankan dan dilakukan pemeliharaan.
3.2Analisa Permasalahan Sistem aktiva tetap yang telah berjalan/berlaku di UKSW saat ini belum terdokumentasi dengan baik. Tidak adanya dokumentasi ini menyebabkan ketidakjelasan aktiva tetap yang berlaku di UKSW apabila bagian-bagian dan orang-orang yang terkait didalamnya berpindah posisi. Perpindahan posisi ini sering
28
dilakukan oleh UKSW, seringkali orang-orang yang berpindah posisi ini juga membawa aset-aset yang seharusnya berada di bagian/ruangan
sebelumnya.
Hal
ini
tentunya menyebabkan
penumpukan aset pada suatu bagian/ruangan tertentu yang menyulitkan untuk penelusuran aset pada saat dilakukan audit aset. Perpindahan aset antar unit yang tidak dilaporkan dan tidak tercatat juga sering kali menjadi masalah tentang keberadaan aset tersebut. Status hilangnya sebuah aset sering terjadi, padahal aset tersebut masih ada hanya berada di unit lain. Selain itu ketidakjelasan menjadikan kegiatan evaluasi dan kegiatan pemeriksaan sulit menelusur penyimpangan yang terjadi. Penyimpangan-penyimpangan
ini
tentunya
sangat
merugikan
UKSW, baik dalam hal menciptakan kebiasaan buruk manusianya maupun kerugian materi.
3.3 Analisa Kebutuhan Analisa kebutuhan sistem merupakan proses idenditifikasi dan evaluasi permasalahan-permasalahan yang ada, sehingga sistem yang dibangun sesuai dengan kriteria yang diharapkan. Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Aset harus memenuhi kebutuhan sebagai berikut : 1. Aplikasi harus mampu mendokumentasikan aset yang dimiliki UKSW. Dokumentasi tersebut berupa idenditas aset, nilai aset dan keberadaan aset. 2. Aplikasi harus mampu mencatat setiap pengadaan aset, pendistribusian dan perpindahannya. Tujuannya agar dapat diketahui berapa jumlah aset setiap unit/fakultas.
29
3. Aplikasi harus mampu menghitung penyusutan setiap aset. Hal ini agar user dapat mengetahui aset tersebut mempunyai nilai berapa jika akan dijual/dilelang. 4. Aplikasi harus mampu mencatat penghentian aset. Tujiannya agar dapat diketahui berapa banyak aset yang dihentikan, sehingga mudah memperkecil resiko aset tidak terpakai/tidak bernilai tetapi masih dicatat sebagai aset terpakai/aset bernilai. 5. Untuk keamanan user, aplikasi hanya dapat digunakan oleh user-user yang sudah terdaftar saja. 6. Aplikasi mampu menyediakan pesan pemberitahuan atas segala aktifitas aset,
3.3.1 Kebutuhan Perangkat Keras dan Perangkat Lunak Untuk membangun sistem sesuai dengan analisis yang sudah dilakukan dibutuhkan perangkat keras dan perangkat lunak seperti: 1. Kebutuhan minimal perangkat keras •
Intel Pentium IV dengan prosesor diatas 1 Ghz
•
RAM minimal 512 GB
•
Hardisk minimal 5 GB
•
Monitor, keyboard, mouse
2. Kebutuhan minimal perangkat lunak •
Rational Rose untuk perancangan sistem dengan UML
•
XAMPP sebagai web server dan manajemen database
•
Editor NetBeans dan Notepad++
•
Browser (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome dan yang lainnya)
30
3.4 Perancangan Sistem Perancangan sistem akan dibuat menggunakan Unified Modeling Language (UML). UML telah menjadi sebuah standar dalam merancang dan mendokumentasikan sebuah sistem. UML adalah keluarga notasi grafis yang didukung oleh meta-model tunggal, yang membantu pendeskripsian dan desain sistem perangkat lunak, khususnya sistem yang dibangun menggunakan pemrograman berorientasi objek (Martin, 2005). 3.4.1 Perancangan Use Case Diagram Usecase diagram menggambarkan interaksi antar aktor dengan sistem. Usecase merupakan sistem yang dikembangkan, sedangkan aktor adalah pengguna dari sistem tersebut.
31
<<extend>> Relokasi Aset <
> <<extend>> Keluhan Aset
Distribusi Aset
Validasi Inv entaris
Bag. Inv entaris
<>
<>
Penghentian Aset
Unit/Fakultas
Kapitalisasi <>
<>
Pengadaan Aset
Validasi Akuntansi
Peny usutan Aset
Edit Aset <<extend>> <<extend>> Lihat Daf tar Aset
Bag. Akuntansi
Membuat Laporan <<extend>>
Lihat Aset Kredit
Gambar 3.2Use Case Diagram
Gambar 3.2 merupakan use case diagaram untuk Sistem Manajemen Aset yang mempunyai beberapa modul yang dapat dilakukan oleh Unit/Fakultas yaitu Distribusi Aset, Penghentian Aset, Pembelian Aset, Penyusutan Aset. Bagian Akutansi yaitu Validasi Akutansi untuk Penghentian Aset, Pembelian aset dan aktivitas Penyusutan Aset. Bagian Inventaris untuk Validasi Inventaris dalam Penghentian Aset dan Distribusi Aset.
3.4.2 Perancangan Activity Diagram 3.4.2.1 Activity Diagram Unit/Fakultas Aktivitas Pengadaan Aset Gambar 3.3 menunjukan aktivitas unit/fakultas dalam melakukan input pengadaan aset. Setelah mengisi data pembelian, data akan dikirim ke bagian akuntansi untuk divalidasi kebenaran
32
data. Jika data tidak valid maka akan dikembalikan ke unit/fakultas untuk diperbaiki, jika data valid maka bagian akuntasi akan mencatat data pembelian. Unit/Fakultas
Aplikasi
Bag. Akuntansi
Start
Melakukan Input Data Pembelian
Mengirim Data Pembelian
Menerima Data Pembelian
Data Tidak Valid
Validasi Data Data Valid
Menerima Laporan Data Tersimpan
Menyimpan Data Pembelian
Mencatat Pembelian
Finish
Gambar 3.3Activity Diagram Pengadaan Aset
Aktivitas Penghentian Aset Gambar 3.4 menunjukan aktivitas unit/fakultas dalam mengajukan
penghentian
aset.
Unit/fakultas
mengajukan
penghentian aset, data akan diterima oleh bagian inventaris untuk dilakukan pemeriksaan, bagian inventaris memutuskan untuk menghentikan aset atau tidak. Jika pengajuan diterima maka aset akan dihentikan kemudian dicatat oleh bagian inventaris maupun bagian akuntansi.
33
Unit/Fakultas
Aplikasi
Bag. Inv entaris
Bag. Akuntansi
Start
Mengajukan Penghentian
Menyimpan Pengajuan
Menerima Konfirm asi Penolakan
Menyampaikan Penolakan
Menyimpan Penghentian
Menerima Pengajuan
Konfirmasi Pengajuan
Tidak
Ya
Mengirim Data Penghentian
Mencatat Penghentian Menerima Konfirmasi
Mencatat Penghentian
Menyampaikan Konfirmasi
Finish
Gambar 3.4Activity Diagram Penghentian Aset
Aktivitas Distribusi Aset Gambar 3.5 menunjukan aktivitas pendistribusian aset yang diajukan oleh unit/fakultas. Data pengajuan diterima oleh bagian inventaris untuk divalidasi keberadaan aset. Kemudian akan dikonfirmasikan ke unit/fakultas.
34
Unit/Fakultas
Aplikasi
Bag. Inv entaris
Start
Mengajukan Pendistribusian Aset
Menerima Konfirmasi Distribusi
Menyimpan Pengajuan
Mengirim Pengajuan
Validasi Pengajuan
Meyimpan Distribusi
Mencatat Distribusi
Finish
Gambar 3.5 Activity Diagram Distribusi Aset
3.4.2.2 Activity Diagram Bagian Akuntansi Aktivitas Diagram Penyusutan Gambar 3.6 menunjukan aktivitas diagram penyusutan aset yang dilakukan oleh bagian akuntansi. Setelah bagian akuntansi melakukan penyusutan akan dilaporkan ke bagian inventaris untuk dilakukan pengecekan manual, hasil pengecekan dilaporkan kembali ke
bagian
akuntansi,
disini
bagian
akuntansi
mementukan
kapitalisasi aset dan kembali mengirim hasilnya ke bagian inventaris untuk merubah status aset dan meninformasikan ke unit/fakultas terkait.
35
Bag. Akuntansi
Aplikasi
Bag. Inv entaris
Mengirim Laporan Penyusutan
Menerima Laporan Penyusutan
Unit/Fakultas
Start
Melakukan Penyusutan
Menerima Laporan Kondisi Aset
Melaporkan Kondisi Aset
Mengirim Hasil Akhir
Menentukan Kapitalisasi
Mencatat Hasil Akhir
Mengirim Laporan Status Aset
Menerima Laporan Status Aset
Finish
Gambar 3.6Activity Diagram Penyusutan Aset
3.4.2.3 Activity Diagram Bagian Inventaris Aktivitas Diagram Penghentian Gambar 3.7 menunjukan aktivitas penghentian aset yang dilakukan oleh bagian inventaris. Setelah melakukan kontrol aset, bagian inventaris melanjutakan laporan kepada bagian akuntansi jika terdapat aset yang perlu dikapitalisasi. Kemudian hasilnya kembali dikirim ke bagian inventaris untuk dicatat dan diteruskan ke unit/fakultas terkait.
36
Bag. Inv entaris
Aplikasi
Bag. Akuntansi
Mengirim Laporan
Menerima Laporan
Unit/Fakultas
Start
Melakukan Penghentian Aset
Mencatat Laporan
Menerima Laporan
Mencatat Laporan
Mengirim Laporan
Menentukan Kapitalisasi
Mengirim Laporan
Menerima Konfirmasi
Finish
Gambar 3.7Activity Diagram Penghentian oleh Bagian Inventaris
3.4.3
Perancangan Sequence Diagram Sequence
diagram
merupakan
diagram
yang
menggambarkan interaksi antara objek didalam sebuah sistem serta menjelaskan secara detail urutan proses yang dilakukan dalam sistem.
37
3.4.3.1 Sequence Diagram Unit/Fakultas Sequence Pengadaan Aset
: Unit/Fakultas
: Database
Form Pengadaan Aset
: Bag. Akuntansi
Buka Koneksi
Mengisi Data Dikirim
Memvalidasi Data
Disimpan Konfirmasi Data Disimpan
Tutup Koneksi
Gambar 3.8Sequence Pengadaan Aset
Dimulai dari Unit/Fakultas mengisi form pengadaan aset, kemudian data dikirim ke Bagian Akuntansi untuk divalidasi. Kemudian setelah data sudah benar akan disimpan di database, data yang tersimpan akan dikirim kembali ke Unit/Fakultas sebagai pemberitahuan bahwa data sudah tersimpan di database.
38
Sequence Penghentian Aset
Form Data Penghentian
: Database : Uni t/Fakultas
: Bag. Akuntansi
: Bag. Inventaris
Buka Koneksi
Mengisi Data
Dikiri m
Validasi Data
Mengirim Konfi rmasi Data
Mengirim Data Menyi mpan Data
Konfirmasi Data Disimpan
Mengirim Konfi rmasi Mengirim Konfi rmasi
Tutup Koneksi
Gambar 3.9Sequence Diagram Penghentian Aset
Unit/Fakultas pertama mengisi form data penghentian, penghentian yang dimaksud bisa karena kerusakan atau kehilangan aset. Lalu data dikirim ke Bagian Inventaris untuk divalidasi kebenarannya, setelah dikonfimasi oleh Bagian Inventaris data dikirim ke Bagian Akuntansi untuk dirubah status aset tersebut dan disimpan di database. Data yang sudah tersimpan dikirim ke Bagian Inventaris dan Bagian Akuntansi yang kemudian dilanjutkan ke Unit/Fakultas terkait.
39
Sequence Distribusi Aset
Form Distribusi : Unit/Fakultas
: Bag. Inventaris
: Database Buka Koneksi
Mengisi Data
Data Dikirim
Validasi Data
Disimpan
Konfirmasi Data
Tutup Koneksi
Gambar 3.10Sequence Diagram Distribusi Aset
Unit/Fakultas mengisi form distribusi aset, baik berupa relokasi aset, maupun pengajuan peminjaman aset. Kemudian data pengajuan dikirim ke Bagian Inventaris untuk divalidasi, setelah itu data disimpan di database dan konfirmasi pengajuan dilanjutkan ke Unit/Fakultas terkait.
40
3.4.3.2 Sequence Diagram Bagian Akuntansi Sequence Diagram Penyusutan
: Bag. Inventaris
: Bag. Akuntansi
: Unit/Fakultas
: Database
Buka Koneksi Melakukan Penyusutan
Mengirim Data
Mengirim Laporan Data
Merubah Data
Mengirim Perubahan Data
Tutup Koneksi
Gambar 3.11Sequence Diagram Penyusutan Aset
Bagian penyusutan
Akuntansi
dikirim
ke
melakukan Bagian
penyusutan
Inventaris
untuk
aset,
hasil
dilakukan
pengecekan aset, hasil pengecekan aset dikirim kembali ke Bagian Inventaris, hasil tersebut termasuk berupa pengkapitalisasian aset. Hasil tersebut disimpan di database dan diberitakan ke Unit/Fakultas terkait.
41
3.4.3.3 Sequence Diagram Bagian Inventaris Sequence Diagram Penghentian Aset
: Bag. Inventaris
: Database
: Bag. Akuntansi
: Unit/Fakultas
Buka Koneksi Melakukan Penghentian Aset
Menyimpan Data
Konfirmasi Data Tersimpan
Mengirim Data
Menyimpan Data
Konfirmasi Perubahan Data
Tutup Koneksi
Gambar 3.12Sequence Diagram Penghentian Aset
Bagian Inventaris akan melakukan penghentian aset, data kemudian disimpan di database, setelah Bagian Inventaris menerima konfirmasi penyimpanan data, data kemudia dikirim ke Bagian Akuntansi untuk dirubah status aset, kemudian hasil tersebut akan diberitakan ke unit/fakultas terkait.
Gambar 3.13Class Diagram Sistem
1
1
Id Tanggal NomorAset Status
ProsesAset
1
1
Id KodeUnit Tanggal TipeAset NamaAset Keterangan Acc
PermintaanAset
1
0
Penyusutan
1
1
1
1
Id NomorAset TahunKe Penyusutan JmlPenyusutan
1
1
Notifikasi
Kapitalisasi
1
1
Id Tanggal KodeUnit Perihal NomorAset
1
Id NomorAset TglKapitalisasi UmurKapitalisasi TglBerakhirKapitalisasi
0..*
1
1
1
1
Id NomorAset KodeUnit Diterima
NotifikasiPinjam
1
1
1..*
*
0..*
1..*
1
1..*
Kode JenisAset UmurEkonomis
1 TipeAset
1
Nomor TipeAset KodeUnit Nama Produsen Model SerialNumber Gambar Lokasi Kondisi Status CaraBayar Angsuran NilaiAngsuran TotalAngsuran HargaBeli UmurEkonomis UmurKapitalisasi Keterangan TglPembelian TglBerakhir TglBerakhitKapitalisasi TglGaransi TglAsetMati TglKapitalisasi Distribusi Mati Diterima Kapitalisasi Peminjam KeteranganKapitalisasi
Aset
1..* 1..*
0..*
1..*
*
1
1
1
Kode Nama Keterangan Password NamaUser
Unit
1
1
1
1
Keluhan
1
1
1
1
Id Tanggal NomorAset Alasan
Penghentian
0..*
Id KodeUnit Tanggal NomorAset LokasiAwal LokasiAkhir
Relokasi
Id NomorAset Tanggal Jumlah Sisa PembayaranBerikutnya
Kredit
Id Tanggal KodeUnit NomorAset JenisKeluhan Keterangan
1
Akun
1
Tipe Username Password
42
3.4.4 Perancangan Class Diagram
43
Class diagram yang terlihat pada Gambar 3.13 terdiri dari 14 class. Setiap class memiliki relasi dengan class yang lain. Terdapat relasi one to one seperti pada class unit dengan class akun yang berarti 1 unit memiliki 1 akun. Relasi one to many seperti pada class unit dengan class aset yang berarti, 1 unit bisa memiliki banyak aset. Relasi one to zero more terdapat pada class kredit dan class aset yang berarti aset bisa saja tidak memiliki kredit atau bisa memiliki 1 kredit atau lebih. Relasi one to ono more terdapat padaclass penyusutan dan class aset, yang berarti aset harus terjadi penyusutan minimal 1 kali dan lebih.
3.5 Perancangan Aplikasi 3.5.1 Perancangan Tabel Perancangan data fisik dibuat dalam bentuk tabel-tabel. Tabel-tabel ini yang kemudian akan digunakan untuk sistem database-nya. 1. Tabel Aset Tabel aset digunakan untuk menyimpan semua aset. Tabel 3.1 Tabel Aset
Field
Type
Size
Keterangan
Nomor
Int
11
Primary key
Tipe_aset
Varchar
255
Foreign key
Kode_unit
Varchar
255
Nama
Varchar
255
Produsen
Varchar
255
Model
Varchar
255
44
Serialnumber
Varchar
255
Gambar
Varchar
255
Lokasi
Varchar
255
Kondisi
Varchar
255
Status
Varchar
255
Carabayar
Varchar
255
Angsuran
Int
11
Nilai_angsuran
Int
11
Total_angsuran
Int
11
Hargabeli
Int
11
Umurekonomis
Int
11
Umurkapitalisasi
Int
11
Keterangan
Text
Tgl_pembelian
Date
Tgl_berakhir
Date
Tgl_berakhir_kapitalisasi Date Tgl_garansi
Date
Tgl_aset_mati
Date
Tgl_kapitalisasi
Date
Distribusi
Tinyint
1
Mati
Tinyint
1
Diterima
Tinyint
1
Kapitalisasi
Tinyint
1
Kapitalisasi
Tinyint
1
Peminjam
Varchar
255
Keterangan_kapitalisasi
Text
45
2. Tabel Kapitalisasi Tabel kapitaliasi digunakan untuk menyimpan aset-aset yang dikapitalisasi. Tabel 3.2 Tabel Kapitalisasi
Field
Type
Size
Keterangan
Id
Int
11
Primary key
Nomor_aset
Int
11
Foreign key
Tgl_kapitalisasi
Date
Umurkapitalisasi
Int
11
Tgl_berakhir_kapitalisasi Date
3. Tabel Keluhan Tabel keluhan digunakan untuk menyimpan keluhan-keluhan di setiap Unit. Tabel 3.3 Tabel Keluhan
Field
Type
Size
Keterangan
Id
Int
11
Primary key
Tanggal
Date
Kode_unit
Varchar
255
Foreign key
Nomor_aset
Int
11
Foreign key
Jenis_keluhan
Varchar
255
Keterangan
Text
46
4. Tabel Kredit Tabel kredit digunakan untuk menyimpan pengadaan aset dengan cara kredit. Tabel 3.4 Tabel Kredit
Field
Type
Size
Keterangan
Id
Int
11
Primary key
Nomor_aset
Int
11
Foreign key
Tanggal
Date
Jumlah
Int
11
Sisa
Int
11
Pembayaran_berikutnya Int
11
5. Tabel Notifikasi Tabel notifikasi digunakan untuk menyimpan notifikasi. Tabel 3.5 Tabel Notifikasi
Field
Type
Size
Keterangan
Id
Int
11
Primary key
Tanggal
Date
Kode_unit
Varchar
255
Foreign key
Perihal
Text
Nomor_aset
Int
11
Foreign key
47
6. Tabel Notifikasi_Pinjam Tabel notifikasi_pinjam digunakan hanya untuk menyimpan notifikasi peminjaman. Tabel 3.6 Tabel Notifikasi_Pinjam
Field
Type
Size
Keterangan
Id
Int
11
Primary key
Nomor_aset
Int
11
Foreign key
Kode_unit
Int
11
Foreign key
Diterima
Tinyint
1
7. Tabel Pengehentian Tabel penghentian digunakan untuk menyimpan aset yang dihentikan. Tabel 3.7 Tabel Penghentian
Field
Type
Size
Keterangan
Id
Int
11
Primary key
Tanggal
Date
Nomor_aset
Int
11
Foreign key
Alasan
Text
8. Tabel Penyusutan Tabel penyusutan digunakan untuk menyimpan data aset yang disusutkan. Tabel 3.8 Tabel Penyusutan
Field
Type
Size
Keterangan
Id
Int
11
Primary key
Nomor_aset
Int
11
Foreign key
48
Tahunke
Int
11
Penyusutan
Int
11
Jml_penyusutan Int
11
9. Tabel Permintaan_Aset Tabel permintaan_aset digunakan untuk menyimpan semua permintaan aset dari unit. Tabel 3.9 Tabel Permintaan_Aset
Filed
Type
Size
Keterangan
Id
Int
11
Primary key
Kode_unit
Int
11
Foreign key
Tanggal
Date
Tipe_aset
Int
11
Foreign key
Nama_aset
Varchar
255
Keterangan
Text
Acc
Int
11
10. Tabel Proses_Aset Tabel proses_aset digunakan untuk menyimpan aset yang diproses untuk penghentian aset. Tabel 3.10 Tabel Proses_Aset
Field
Type
Size
Keterangan
Id
Int
11
Primary key
Tanggal
Date
Nomor_aset
Int
11
Foreign key
Status
Int
11
49
11. Tabel Relokasi Tabel relokasi digunakan untuk menyimpan data aset yang direlokasi. Tabel 3.11 Tabel Relokasi
Field
Type
Size
Keterangan
Id
Int
11
Primary key
Kode_unit
Int
11
Foreign key
Tanggal
Date
Nomor_aset
Int
11
Foreign key
Lokasi_awal
Varchar
255
Lokasi_akhir
Varchar
255
12. Tabel Tipe_Aset Tabel tipe_aset digunakan untuk menyimpan tipe aset. Tabel 3.12 Tabel Tipe_Aset
Field
Type
Size
Keterangan
Kode
Int
11
Primary key
Jenis_aset
Varchar
255
Umur_ekonomis Int
11
50
3.5.2 Perancangan Antarmuka Perancangan antarmuka dibuat sebagai gambaran tentang bentuk fisik aplikasi yang akan dibuat. Header
Menu
Konten
Gambar 3.14 Rancangan Antarmuka Aplikasi
Gambar 3.14 merupakan form rancangan antarmuka yang ditampilkan
ketika
aplikasi
dijalankan
oleh
pengguna
dan
merupakan form tetap. Form tetap yang dimaksud adalah ketika pengguna mengakses halaman-halaman yang ada pada aplikasi ini form antarmukanya tetap tidak berubah, hanya bagian konten yang berubah.
