Bab 3 Metode dan Perancangan Sistem
3.1. Tahapan Penelitian Untuk mendukung tercapainya proses penelitian dibuat sebuah rancangan yang terdiri dari 5 tahap, yaitu : persiapan, pengumpulan data dan kebutuhan program, desain sistem, pembuatan sistem, dan penyusunan laporan dan publikasi. Tahap I : Persiapan
Tahap II : Pengumpulan Data & Kebutuhan Program
Tahap III : Desain Sistem
Masukan : - Jadwal dan Perencanaan Kerja
Masukan : - Rencana pengumpulan data - Kebutuhan pengumpulan data
Masukan : - Spesifikasi user requirement
Proses : - Menyusun kebutuhan pengumpulan data
Proses : - Pengumpulan Data - Analisa Kebutuhan
Proses : - Desain Proses Bisnis
Luaran : - Rencana pengumpulan data - Kebutuhan pengumpulan data
Luaran : - Spesifikasi user requirement
Luaran : - DFD & Rancangan Sistem
Metode : - Survei - Studi pustaka
Metode : - Wawancara - Observasi
Tahap IV : Pembuatan Sistem
Masukan : - DFD & Desain Sistem
Proses : - Instalasi Adempiere & PostgreSQL - Kustom Adempiere - Test - Training
Luaran : - Aplikasi ADempiere yang sudah dikustom Metode : - Analyze
Gambar 3.1 Tahapan Penelitian
Metode : - Pengembangan sistem menggunakan metode linear
Tahap V : Penyusunan Laporan dan Publikasi
Masukan : - Catatan penelitian - Aplikasi ADempiere
Proses : - Menyusun laporan penelitian - Menyusun Jurnal
Luaran : - Laporan penelitian dan jurnal
Pada gambar 3.1 dijelaskan bahwa tahap pertama yang dilakukan dalam penelitian ialah membuat persiapan rencana kerja dengan melakukan survey dan studi pustaka. Tahap kedua dilakukan wawancara dan observasi untuk melihat proses yang berjalan dan juga menggali apa saja permasalahan pihak Candi Baru. Tahap ketiga, penelitian dilanjutkan dengan melakukan desain sistem sesuai dengan analisis dari kebutuhan Candi Baru guna menghasilkan sistem yang dapat mengatasi permasalahan perusahaan. Tahap keempat, dilakukan instalasi ADempiere dan database PostgreSQL dan dilanjutkan dengan melakukan kustom ADempiere sesuai desain yang telah dibuat sebelumnya. Pada tahap ini dilakukan juga berbagai pengujian untuk melihat apakah aplikasi sudah berjalan dengan baik atau belum. Setelah aplikasi berjalan, dilakukan juga proses pelatihan bagi pihak Candi Baru. Penelitian diakhiri
dengan melakukan penulisan laporan,
penyusunan dan pembuatan jurnal.
3.2. Analisis 3.2.1 Proses Pemesanan Candi Baru memiliki 3 proses bisnis yaitu proses pemesanan barang, proses pembelian, dan proses penjualan. Pada proses bisnis pemesanan barang Candi Baru dimulai dari pemilik yang melakukan pemesanan langsung ke supplier, pihak supplier yang menerima pemesanan mengecek apakah barang ada atau tidak. Apabila ada, pihak supplier membuat nota penjualan serta langsung mengirimkan barang sesuai tanggal yang telah disepakati, pihak admin gudang menerima nota penjualan dan barang dari supplier. Pihak gudang mengecek jumlah barang, kemudian melakukan input data ke database gudang, membuat bukti penerimaan lalu memberikan kepada pihak supplier untuk melakukan penagihan ke pemilik seperti terlihat pada gambar.
Gambar 3.2 ProsesPemesanan Barang
Berdasarkan analisis proses pemesanan barang yang ada di Candi Baru, proses yang akan diotomasi melalui sistem ialah proses pencatatan pesanan, input data barang, dan pembuatan bukti penerimaan.
3.2.2 Proses Pembelian Proses pembelian barang dimulai dari pihak supplier yang mengirimkan sales untuk mengajukan penawaran. Jika pemilik setuju untuk melakukan pemesanan, pihak sales membuat nota
pembelian untuk Candi Baru.Proses transaksi dilakukan secara langsung, sehingga barang dapat langsung diantar ke gudang, bagian admin melakukan input ke database gudang.
Gambar 3.3 Proses Pembelian
Berdasarkan analisis proses pembelian, proses yang akan diotomasi melalui sistem ialah proses input data barang, serta pencatatan pembelian. Sistem akan secara otomatis menyimpan data yang telah di-input ke dalam database.
3.2.3 Proses Penjualan Proses penjualan dimulai dari pihak sales Candi Baru mendatangi toko – toko yang sudah menjadi pelanggan ataupun belum untuk menawarkan barang. Apabila pihak toko menerima tawaran, mereka memesan kepada sales kemudian sales membuat nota pemesanan barang dan menyerahkannya ke bagian admin gudang untuk mempersiapkan barang, menginputkan data pemesanan serta membuat nota penjualan untuk pembeli.
Gambar 3.4 Proses Penjualan
Berdasarkan proses penjualan yang ada, proses yang akan diotomasi melalui sistem ialah proses pembuatan nota penjualan, input data gudang, serta pembuatan nota penagihan.
3.3. Metode Pengembangan Sistem 3.3.1 Metode Linier Menurut Dhewanto dan Wawan (2007) sistem ERP tidak dapat diterapkan tanpa melakukan serangkaian modifikasi. Dalam beberapa literatur disebutkan bahwa tingkat kostumisasi ini tergantung pada ukuran organisasi. Semakin besar organisasinya maka semakin besar peluang modifikasi. Meskipun sistem tidak akan dimodifikasi,tetap saja diperlukan beberapa pemilihan atau penyesuaian, misalnya lokalisasi (kostumisasi konfigurasi sistem agar sesuai dengan kondisi lokal tertentu misalnya bahasa, mata uang, sistem waktu, dan penanggalan). Lebih lanjut Dhewanto dan Wawan (2007) menjelaskan modifikasi dapat terjadi dalam rangkaian proses analisiskonfigurasi dan pengujian hingga batasan waktu tertentu. Di akhir modifikasi dilakukan tahapan pelatihan bagi para pengguna. Analyze
Configure
Test
Training
Gambar 3.5 Tahapan Modifikasi secara Linier (Dhewanto dan Wawan, 2007)
Pada
gambar
3.5
terdapat
empat
tahap
dalam
pengembangan dengan metode linear, yaitu analyze, configure, test, training. Pada tahap analyze akan dilakukan analisa seluruh
kebutuhan yang diperlukan dalam perancangan perangkat lunak, meliputi analisis sistem, analisis kebutuhan yang meliputi kebutuhan antar muka, analisis kebutuhan input, analisis kebutuhan proses berdasarkan wawancara pada pemilik Candi Baru dan admin gudang, serta melakukan observasi untuk melihat resi apa saja yang dipakai dalam proses transaksinya. Tahap configure akan dilakukan kostumisasi ADempiere berdasarkan proses bisnis di Candi Baru yaitu transaksi, pengadaan barang, penghitungan barang masuk dan keluar, sehingga dapat mendukung menyelesaikan masalah di Candi Baru. Perancangan sistem di Candi Baru digambarkan dengan Data Flow Diagram.Data Flow Diagram merupakan alat yang digunakan untuk membantu perancangan pembuatan sebuah sistem sehingga akan lebih mudah untuk dipahami pengguna. Berikut Data Flow Diagram Level 0 – 1 yang menggambarkan sistem yang telah dibuat. Tahap test akan dilakukan pengujian pada ADempiere yang telah dikostumisasi. Pada tahap ini ADempiere diberikan versi
untuk
memudahkan
dalam
pengembangan
berikutnya.Dilakukan penilaian dan masalah - masalah yang masih terdapat pada aplikasi untuk mendukung menyelesaikan masalah dalam proses bisnis di Candi Baru Salatiga, sehingga bisa
menjadi
materi
perbaikan.Pada
tahap
training
jika
ADempiere sudah mendukung untuk menyelesaikan masalah
dalam proses bisnis Candi Baru Salatiga, maka dilakukan pelatihan bagi pengguna untuk mengetahui dan mempelajari sistem yang dibuat agar bisa mengoperasikannya secara benar. 3.3.2 Data Flow Diagram (DFD) Perancangan sistem di Candi Baru Salatiga digambarkan dengan Data Flow Diagram. Data Flow Diagram merupakan alat yang digunakan untuk membantu perancangan pembuatan sebuah sistem sehingga mudah dipahami oleh pengguna. Berikut Data Flow Diagram Level 0 - 2 yang menggambarkan proses bisnis transaksi, pengadaan barang dan inventori : Data Flow Diagram Level 0
Informasi Barang, Informasi Pembayaran, Informasi Laporan
Pemilik
Data Harga Barang, Data Pembayaran, Data Laporan
Sistem Pengadaan Barang, dan Gudang
Data Barang, Data Transaksi, Data Gudang, Data Rekan Bisnis
Informasi Transaksi, Informasi Gudang, Informasi Rekan Bisnis, Informasi Barang
Gambar 3.6 Data Flow Diagram Level 0
Gambar 3.6 menunjukkan rancangan sistem yang akan dibuat untuk Candi Baru. Dari sistem yang dibuat terdapat sistem
Admin Gudang
pengadaan barang, sistem transaksi, dan sistem gudang.Data dapat diperoleh dari data barang, data harga barang, data transaksi, data pembayaran, data rekan bisnis, data laporan. Dengan data yang diperoleh, sistem akan mengolahnya dan menghasilkan informasi barang, informasi transaksi, informasi gudang, informasi rekan bisnis, informasi pembayaran, dan juga laporan.
Data Flow Diagram Level 1
Informasi Pembayaran Informasi Baramg
Pembayaran
Pemilik
Informasi Pembayaran
Data Harga
1.0 Data Barang
Data Barang
Admin Gudang
Informasi Barang Data Pembayaran Data Pembayaran Informasi Barang
Data Barang
Informasi Rekan Bisnis
4.0 Pembayaran Barang
Data Barang
2.0 Rekan Bisnis
Data Rekan Bisnis
Data Pesanan
Data Rekan Bisnis
Informasi Barang
Informasi Rekan Bisnis Data Penjualan
3.0 Pembelian Barang
Data Barang Dibeli Data Pembayaran Data Pemesanan
Data Pembelian Informasi Penjualan
Informasi Penjualan
Informasi Rekan Bisnis Laporan
Data Penjualan
Informasi Stok Barang Data Pembayaran
Gudang
Data Pembelian
Pembelian
Penjualan
Data Penjualan Informasi Penjualan
5.0 Penjualan
Informasi Penjualan Informasi Pembelian Informasi Penjualan
Data Penjualan Laporan
6.0 Laporan
Informasi Stok Barang
Gambar 3.7 Data Flow Diagram Level 1
Rekan Bisnis
Gambar 3.7 menjelaskan sistem penggunaan dan proses kerja. Untuk user pemilik dijelaskan bahwa pemilik dapat memasukkan data harga barang dan juga memproses data pembayaran. Sedangkan pada user gudang dijelaskan bahwa pengguna user gudang dapat memasukkan data barang, data rekan bisnis, data pembelian, dan data penjualan. Proses input data barang, untuk user admin gudang dibatasi hanya melakukan input data barang selain harga barang. Sedangkan untuk user pemilik, user diberi akses untuk input harga beli barang dan juga harga jual barang. Data yang sudah dimasukkan akan masuk ke database barang. Proses input rekan bisnis, hanya dilakukan oleh user admin gudang. Data yang dimasukkan akan disimpan di database untuk rekan bisnis. Data dari database rekan bisnis berguna untuk proses pembelian, penjualan, dan pembayaran. Proses pembelian barang, dilakukan oleh user admin gudang. Pada proses ini, data dari database barang dan database rekan bisnis akan dipanggil untuk otomatisasi proses. Setelah input selesai, data akan disimpan pada database pembelian. Proses pembayaran, dilakukan oleh user pemilik. Proses ini terintegrasi dengan proses pembelian barang, penjualan barang, dan juga rekan bisnis. Setelah proses selesai, data akan disimpan pada database pembayaran.
Proses penjualan barang, dilakukan oleh user admin gudang. Pada proses ini, data dari database barang dan database rekan bisnis akan dipanggil untuk otomatisasi proses. Setelah input selesai, data akan disimpan pada database penjualan. Proses laporan berguna untuk melihat informasi dari proses yang telah berjalan. Proses laporan ini berisi laporan barang, laporan gudang, laporan pembelian, dan laporan penjualan. Data Flow Diagram Level 2
Gambar 3.8Data Flow Diagram Level 2 Pembelian
Gambar 3.8 menjelaskan proses untuk pembelian barang. Tahap pertama yang dilakukan untuk melakukan proses
pembelian
ialah
pemesanan
barang,
setelah
melakukan
pemesanan, data akan masuk ke database pemesanan dan dilanjutkan ke tahap penerimaan barang, pada tahap penerimaan barang, user bisa mengatur kuantitas barang yang akan diterima. Tahap terakhir pada proses pembelian ialah proses tagihan dari supplier.
Gambar 3.9 Data Flow Diagram Level 2 Pembayaran
Gambar 3.9 menjelaskan proses untuk pembayaran. Proses pembayaran dilakukan setelah ada proses tagihan dari supplier maupun tagihan kepada customer. Pada proses pembayaran,
diperlukan
data
dari
rekan
bisnis
untuk
menampilkan data rekening ataupun nama dari rekan bisnis, data tagihan untuk menampilkan jumlah penagihan serta bukti penagihan. Setelah proses pembayaran dilakukan, maka data akan tersimpan pada database pembayaran.
Gambar 3.10 Data Flow Diagram Level 2 Penjualan
Gambar 3.10 menjelaskan proses untuk penjualan barang. Tahap pertama yang dilakukan ialah tahap penjualan, pada tahap penjualan diperlukan data rekan bisnis, data barang, serta data gudang.Setelah tahap penjualan, dilakukan tahap antar barang. Data yang diperlukan antara lain data rekan bisnis, data barang, dan data gudang. Tahap terakhir ialah tahap tagihan pelanggan.
Gambar 3.11 Data Flow Diagram Level 2 Laporan
Gambar 3.11 menjelaskan proses laporan. Pada proses laporan, diperlukan data dari gudang untuk membuat laporan inventori, sedangkan untuk laporan penjualan didapat dari database penjualan.
