BAB IV EVALUAS I S IS TEM AKUNTANS I PENJUALAN KREDIT, PIUTANG DAN PEN ERIMAAN KAS PADA PT. COLUMBUS MEGAH ADIS ARANA Dalam bab ini penulis akan menganalisis hasil penelitian yang diperoleh dari kegiatan penjulaan kredit, piutang, retur penjualan dan penerimaan kas PT. Columbus M egah Adisarana yang meliputi prosedur, struktur organisasi, sistem otorisasi, prosedur pencatatan dan praktik yang sehat, dokumen yang digunakan. Analisa ini dilakukan dengan cara membandingkan kegiatan yang berjalan dalam perusahaan dengan teori yang dimuat dalam bab II yang diperoleh dari penelitian kepustakaan. IV.1
Evaluasi Terhadap Prosedur Penjualan Dari hasil evaluasi terhadap sistem penjualan kredit, retur penjualan, dan
penerimaan kas, terdapat beberapa jaringan prosedur yang membentuk sistem tersebut, yaitu : a. Sistem penjualan kredit dan piutang 1. Prosedur order penjualan 2. Prosedur persetujuan kredit 3. Prosedur pengeluaran barang dari gudang 4. Prosedur pengiriman barang 5. Prosedur pencatatan penjualan kredit b. Sistem retur penjualan 1. Prosedur pencatatan retur penjualan 2. Prosedur pembuatan bukti retur 101
c. Sistem penerimaan kas 1. Prosedur penagihan 2. Prosedur pembayaran 3. Prosedur penyetoran kas ke bank 4. Prosedur pencatatan penerimaan kas Berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan, penulis menemukan beberapa permasalahan dalam prosedur penjualan kredit, piutang, retur penjualan dan penerimaan kas, yaitu : 1. Flowchart sistem penjualan kredit yang dibuat oleh perusahaan berbeda dengan praktiknya Kondisi Berdasarkan flowchart yang dibuat oleh perusahaan, terdapat beberapa fungsi yang penanganannya tidak sesuai dengan sistem yang tercantum, seperti peloncatan setiap divisi ke divisi berikutnya. Selama ini perusahaan hanya melakukan pencatatan kartu piutang dan kartu persediaan berdasarkan persediaan yang terjual dan dokumen yang terealisasi. Selama ini perusahaan hanya melakukan konfirmasi terhadap piutang tanpa mengirimkan Surat Tagihan. Kriteria Sebagai perusahaan yang profesional, seharusnya perusahaan memiliki suatu catatan tertulis mengenai prosedur kegiatan perusahaan yang sesuai antara prosedur dengan praktiknya agar pihak-pihak yang membutuhkan informasi seperti misalnya karyawan baru dapat dengan mudah mempelajari dan mengaplikasikan prosedur perusahaan. 102
Sebab Flowchart yang dimiliki oleh perusahaan adalah flowchart yang sengaja dirancang oleh perusahaan sebagai pedoman bagi fungsi-fungsi yang terkait dalam prosedur penjualan kredit, namun dalam aplikasi sehari-hari belum dapat dilaksanakan sepenuhnya oleh semua fungsi, hal ini menyebabkan adanya perbedaan antara prosedur yang dirancang dan praktik, dan perusahaan tidak melakukan perbaikan atas flowchart tersebut. Akibat Perbedaan yang terjadi antara flowchart sistem penjualan kredit yang dibuat perusahaan dengan praktik akan mengakibatkan fungsi-fungsi yang terkait tidak mematuhi prosedur, khususnya bagi karyawan baru yang belum berpengalaman mengalami kesulitan dalam memahami dan mengaplikasikan prosedur tersebut. Rekomendasi Penulis
merekomendasikan
agar
perusahaan
memperbaiki flowchart yang
dimilikinya agar memudahkan fungsi-fungsi yang terkait khususnya apabila terdapat karyawan baru untuk memahami dan mengaplikasikan prosedur perusahaan. IV.2
Evaluasi Terhadap Pengendalian Intern
IV.2.1 S truktur Organisasi Perusahaan Berdasarkan struktur organisasi dan job descriptions dalam BAB III, dapat dijelaskan bahwa struktur organisasi PT. Columbus M egah Adisarana merupakan struktur organisasi fungsional dimana perusahaan tersebut mengalokasikan tugas dan tanggung jawab sesuai dengan fungsi atau aktivitas yang akan dilaksanakan. Hasil kerja
103
dari setiap seksi diperiksa oleh kepala bagian dari masing-masing bagian divisi. Seluruh divisi pada perusahaan ini dipimpin oleh seorang koordinator terlatih. Secara garis besar, pendendalian intern atas struktur organisasi dan job descriptions PT. Columbus M egah Adisarana cukup baik. Hal ini terlihat jelas dari uraian tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian yang dinyatakan secara jelas dan tertulis dalam kebijaksanaan perusahaan. Terdapat pemisahan fungsi-fungsi seperti fungsi penjualan, akuntansi serta pengiriman yang dapat mencegah kecurangan. Namun seperti kita ketahui tidak ada satupun bentuk organisasi yang sempurna. Hasil analisis yang dilakukan atas struktur organisasi perusahaan menunjukkan adanya beberapa kelebihan dalam struktur organisasi perusahaan, antara lain : 1. Fungsi penjualan terpisah dengan fungsi gudang Pada PT. Columbus M egah Adisarana fungsi penyimpanan dilakukan oleh fungsi gudang, sedangkan penerimaan order dilakukan oleh fungsi penjualan. Pemisahan kedua fungsi ini dapat menghindari kemungkinan barang milik perusahaan terjual secara ilegal atau tidak sesuai dengan prosedur oleh pihak-pihak yang ingin mencari keuntungan sendiri, karena dengan adanya pemisahan kedua fungsi ini berarti terdapat pengawasan untuk setiap barang yang keluar dan masuk gudang, atau dengan kata lain sudah terdapat pengandalian intern yang memadai. 2. Fungsi penjualan terpisah dengan fungsi akuntansi Pada PT. Columbus M egah Adisarana pencatatan piutang dilakukan oleh fungsi akuntansi, sedangkan penerimaan order dilakukan oleh fungsi penjualan. Adanya pemisahan
fungsi
akuntansi dengan
fungsi penjualan
dapat
menghindari
104
kemungkinan terjadinya pencatatan penjualan yang fiktif atau tidak benar-benar terjadi, karena antara fungsi akuntansi dan fungsi penjualan dapat saling mengawasi. 3. Fungsi penagihan terpisah dari kasir Pada PT. Columbus M egah Adisarana penagihan dan penerimaan pembayaran piutang dilakuakan oleh fungsi penagihan, sedangkan pembuatan kuitansi penerimaan kas dan bukti kas masuk dilakukan oleh kasir. Adanya pemisahan fungsi penagihan dengan kasir dapat menghindari kemungkinan terjadinya pencatatan kuitansi penerimaan kas fiktif atau tidak benar-benar terjadi, karena antara fungsi penagihan dan kasir dapat saling mengawasi. 4. Fungsi penagihan terpisah dari fungsi akuntansi Pada PT. Columbus M egah Adisarana pencatatan penerimaan kas dilakukan oleh fungsi akuntansi, sedangkan penagihan dan penerimaan pembayaran piutang konsumen dilakukan oleh fungsi penagihan. Adanya pemisahan fungsi ini dapat menghindari kemungkinan terjadinya pencatatan penerimaan kas fiktif atau tidak benar-benar terjadi, karena antara fungsi akuntansi dan fungsi penagihan dapat saling mengawasi. 5. Fungsi Penjualan terpisah dari fungsi kredit Pada PT. Columbus M egah Adisarana order penjualan dilakukan oleh fungsi penjualan dan pemberian atas kelayakan kredit pada konsumen hanya boleh dilakukan oleh fungsi kredit. Adanya pemisahan fungsi ini untuk menghindari adanya kecerobohan fungsi penjualan dalam memberikan kelayakan atas kredit. Karena dalam melakukan kredit jual beli adanya kriteria-kriteria yang sesuai. 6. Setiap transaksi sudah dilaksanakan oleh lebih dari satu fungsi 105
Dari ketiga transaksi yang dibahas oleh penulis, yaitu penjualan kredit, retur penjualan, dan penerimaan kas seluruhnya telah dilakukan oleh lebih dari satu fungsi. Dengan demikian setiap pelaksanaan transaksi selalu tercipta internal check yang mengakibatkan pekerjaan fungsi yang satu dicek ketelitian dan keandalannya oleh fungsi yang lain. Selain kelebihan-kelebihan diatas, penulis juga menemukan beberapa kelemahan yang perlu diperhatikan dalam sturktur organisasi perusahaan, yaitu : 1. Belum terdapatnya rolling tugas dan tanggung jawab secara tertulis yang spesifik untuk masing-masing fungsi. Kondisi Pada PT. Columbus M egah Adisarana sudah terdapat petunjuk pelaksanaan dan standar operasional perusahaan untuk masing-masing fungsi, namun masih kurangnya rolling tugas dan tanggung jawab secara tertulis dan spesifik. Kriteria Sebagai perusahaan yang professional, sebaiknya PT. Columbus M egah Adisarana dapat me-rolling staf-stafnya dalam menangani tugas dan tanggung jawab lain dalam pelaksanaan penjualan kredit, piutang, menangani retur dan penerimaan kas, agar staf-staf memiliki keterampilan yang professional dan memadai. Dimana setiap staf mengetahui dengan jelas fungsi-fungsi pekerjaan dan tanggung jawab setiap divisi. Sebab Sejauh ini tidak terdapatnya rolling staf yang memadai, karena perusahaan memandang bahwa petunjuk pelaksanaan dan standar operasi prosedur sudah 106
cukup dilaksanakan oleh staf yang terbiasa menangani hal yang sering terjadi dalam proses penjualan kredit, piutang dan penerimaan kas. Akibat Akibat dari hal tersebut, setiap karyawan tidak mengetahui sampai dimana batas pekerjaan yang dikerjakan divisi atau fungsi lain. Dikhawatirkan hal ini dapat mengakibatkan para staf bekerja tidak proporsional pada tanggug jawabnya, bisa saja seorang staf melaksanakan pekerjaan lebih dari batas tanggung jawabnya atau sebaliknya melaksanakan pekerjaan kurang dari batas tanggung jawabnya. Rekomendasi Penulis merekomendasikan sebaiknya disamping standar operasi prosedur dan petunjuk
pelaksanaan
untuk
masing-masing
fungsi,
perusahaan
juga
mengusahakan untuk adanya rolling staf yang spesifik dan memadai, sehingga staf-staf mengetahui kinerja kerja setiap fungsi, bukan hanya sekedar mengetahui saja, namun mampu memahami dan menanganinya dengan baik. IV.2.2 Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Umumnya PT. Columbus M egah Adisarana telah menerapkan sistem otorisasi yang jelas dalam dokumen-dokumen yang digunakan dengan membubuhkan tanda tangan pada kolom yang telah disediakan dalam formulir sehingga menunjukan bahwa dokumen yang sudah dibubuhkan tanda tangan telah disetujui oleh fungsi yang berkaitan. Berikut penjelasannya : a. Penerimaan pesanan barang dari konsumen diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir sewa beli.
107
b. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penjualan, fungsi akuntansi yang di handle oleh administrasi kartu piutang dengan membubuhkan tanda tangan pada Faktur sewa beli dan Kuitansi angsuran sewa beli. c. Bukti Pengiriman yang dibuat oleh fungsi gudang diotorisasi dan dikirimkan oleh fungsi pengiriman. d. Bukti Kas M asuk outdoor diotorisasi oleh fungsi penagihan, bukti kas masuk indoor diotorisasi oleh administrasi kartu piutang, supervisor, fungsi akuntansi, dan ditanda tangani oleh konsumen sebagai pembayar serta kasir sebagai pencatat formulir. e. Penetapan harga jual, syarat penjualan, dan potongan penjualan sudah diatur secara tertulis berdasarkan rapat manajemen dan disetujui oleh direktur. f. Pencatatan transaksi penjualan kedalam catatan akuntansi didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap g. Fungsi akuntansi mencatat terjadinya pembayaran atas dasar Bukti Penerimaan Kas, Bukti Setor Bank, Daftar Posisi Piutang, dan Rekening Koran Bank. Selain kelebihan-kelebihan diatas, penulis juga menemukan kelemahan dalam sistem otorisasi perusahaan yang harus menjadi perhatian, yaitu: 1. Tidak adanya pembatasan pemberian kredit (Credit Limit) Kondisi Perusahaan tidak memberikan suatu batasan pemberian kredit dalam melakukan transaksi penjualan. Seharusnya perusahaan memberikan batasan kredit dan persyaratan kredit bagi konsumen maupun pelanggan. Kriteria
108
Kondisi ini terjadi karena perusahaan ingin memenuhi target penjualan dan menarik konsumen untuk melakukan pemesanan barang dalam jumlah besar. Sebab Hal ini terlihat dalam daftar piutang konsumen, dimana terdapat salah satu konsumen yang memiliki piutang cukup besar. Kondisi ini riskan bagi perusahaan karena situasi ekonomi dan kerugian luar biasa bisa saja menimpa konsumen sehingga tidak mampu membayar piutangnya. Akibat Dampak akibat dari hal ini tentu saja mempengaruhi cash flow perusahaan. Perusahaan akan mengalami kesulitan dalam melunasi hutangnya dengan supplier lain dan juga dalam membiayai kegiatan operasional karena kredit yang bernilai besar tidak di lunasi oleh konsumen. Rekomendasi Penulis memberikan rekomendasi kepada perusahaan terhadap perlunya menetapkan playfond kredit sesuai dengan kondisi calon konsumen. Perusahaan perlu melakukan analisis yang medalam terhadap karakter seorang konsumen, disisi lain perusahaan juga perlu mengalami analisis mendalam mengenai sejarah hubungan bisnis yang pernah dilakukan konsumen atau pelanggan, reputasi konsumen, serta likuiditas konsumen dalam melunasi hutang. Hal ini dimaksudkan agar perusahaan lebih berhati-hati dalam memberikan kredit kepada pelanggan. Walaupun pelanggan telah memenuhi persyaratan dan merupakan konsumen (pelanggan) yang berpotensial, perusahaan perlu mempertimbangkan kondisi perekonomian dalam menentukan jumlah kredit yang akan diberikan kepada konsumen (pelanggan). 109
2. Fungsi Pengiriman tidak memberikan cap “sudah dikirim” pada Bukti Pengeluaran Barang Konsumen sebagai bukti pengiriman barang kepada konsumen. Kondisi Sejauh ini perusahaan hanya melampirkan Bukti Pengeluaran Barang Konsumen tanpa bubuhan cap dari Fungsi gudang ataupun cap dari konsumen. M enurut sistem pengendalian intern, pengiriman barang kepada konsumen seharusnya selain di otorisasi oleh konsumen diotorisai oleh fungsi pengiriman, sebagai bukti telah diterimanya barang yang dipesan sesuai dengan spesifikasi yang diminta. Kriteria Sebaiknya hal ini juga harus diotorisasi oleh fungsi pengiriman, dimana driver tidak hanya
menandatangani
Bukti
Pengeluaran
Barang
Konsumen,
melainkan
membubuhkan cap “Sudah Dikirim” sebagai bukti bahwa fungsi pengiriman telah mengirimkan barang yang dipesan kepada konsumen. Sebab Perusahaan tidak membuat adanya otorisasi fungsi pengiriman melalui tanda tangan maupun pemberian cap “Sudah Dikirim” pada Bukti Pengeluaran Barang Konsumen sebagai bukti bahwa fungsi ini telah melaksanakan pengiriman barang yang dipesan kepada konsumen karena perusahaan menganggap tanggung jawab pengiriman berada di tangan fungsi gudang (penyimpanan). Akibat Akibat dari hal ini akan memungkinkan terjadinya kesalahan dalam menetapkan tanggung jawab terhadap pengiriman barang. Karena fungsi pengiriman berada di bawah fungsi gudang (penyimpanan). 110
Rekomendasi Penulis memberikan rekomendasi kepada perusahaan agar pengiriman barang kepada konsumen selain di otorisasi oleh fungsi gudang sebaiknya juga di otorisasi oleh fungsi pengiriman, dan fungsi pengiriman menyimpan lampiran atas dokumendokumen bukti pengiriman barang, dengan demikian tanggung jawab pengiriman barang berada sepenuhnya pada fungsi pengiriman. 3. Pencatatan berkurangnya piutang karena retur penjualan hanya berdasarkan pada kuitansi sewa beli terakhir dan faktur angsuran sewa beli. Kondisi Selama ini fungsi akuntansi mencatat retur penjualan sebagai pengurangan piutang konsumen dalam kartu piutang hanya berdasarkan dokumen kuitansi sewa beli dan faktur sewa beli, tanpa didukung atau dilampiri dengan dokumen lainnya seperti Bukti Retur dan Laporan Penerimaan Barang. Kriteria Setiap catatan akuntansi harus diisi informasi yang berasal dari dokumen sumber yang sahih (valid). Kesahihan dokumen sumber dibuktikan dengan dilampirkannya dokumen pendukung yang lengkap, yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Pencatatan terjadinya retur penjualan didasarkan atas kuitansi terakhir dan faktur. Sebab Hal ini disebabkan karena perusahaan belum menyelenggarakan dokumen Bukti Retur pada fungsi lain, hanya ada pada fungsi gudang (penyimpanan). Perusahaan
111
menganggap informasi yang tercantum dalam kuitansi dan faktur sudah cukup mewakili sebagai bukti penerimaan barang retur. Akibat Akibat dari hal tersebut diatas maka pengendalian intern atas pencatatan berkurangnya piutang menjadi kurang maksimal, karena tidak terdapat dokumen yang sahih (valid) yang dapat digunakan fungsi akuntansi sebagai dokumen pendukung bahwa memang benar telah terjadi retur penjualan dan barang retur sudah diterima oleh fungsi gudang. Rekomendasi Penulis merekomendasikan agar perusahaan menyelenggarakan dokumen Bukti Retur yang dilampirkan pada fungsi akuntansi, sebagai dokumen pendukung yang sahih (valid) dan dapat digunakan fungsi akuntansi dalam pencatatan berkurangnya piutang dalam kartu piutang, sehingga pengendalian intern yang baik atas pencatatan pengurangan piutang konsumen dapat tercipta. IV.2.3 Praktik yang sehat Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang serta prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik jika tidak diciptakan cara-cara untuk menjamin praktik yang sehat dalam pelaksanaannya. Praktik yang sehat merupakan salah satu unsur pengendalian intern yang paling penting untuk ditetapkan perusahaan guna menjaga asset dan menjamin keakuratan data akuntansi. Adapun caracara yang ditempuh oleh PT. Columbus M egah Adisarana dalam menciptakan praktik yang sehat adalah :
112
1. Hasil perhitungan kas direkam dalam berita acara perhitungan kas dan disetor penuh ke bank dengan segera. Cara lainnya yang ditempuh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat adalah dengan menerapkan kebijakan bahwa semua kas yang diterima oleh kasir disetor penuh ke bank dengan segera. Setiap harinya, kasir melakukan perhitungan kas dengan pengawasan oleh fungsi akuntansi dan hasil perhitungan tersebut direkam dalam berita acara perhitungan kas, setelah selesai dihitung kas tersebut segera disetor ke bank dalam jumlah penuh. 2. Secara periodik diadakan stock opname atas persediaan barang yang dilakukan oleh fungsi gudang, purchasing dan fungsi akuntansi. PT. Columbus M egah Adisarana telah melakukan stock opname atas persediaan barang electronic atau furniture yang dilakukan oleh fungsi akuntansi, purchasing dan fungsi gudang secara periodik setiap bulannya dengan cara mencocokan data stock yang dimiliki oleh fungsi akuntansi dengan bukti fisik persediaan barang yang terdapat digudang, dimana fungsi gudang bertugas dalam menghitung persediaan, sedangkan fungsi akuntansi bertugas mencocokan data yang ada dengan perhitungan dari fungsi gudang dan purchasing melakukan pemesanan barang untuk persediaan yang dibutuhkan konsumen. 3. Perusahaan secara rutin mengirimkan kartu account receivable (kartu piutang) per konsumen setiap penagihan kepada konsumen. Salah satu cara yang ditempuh perusahaan agar praktik yang sehat dapat tercipta adalah dengan mengecek secara periodik ketelitian catatan akuntansi yang diselenggarakan oleh perusahaan dengan catatan akuntansi konsumen. Untuk 113
mengecek ketelitian catatan piutang perusahaan, setiap bulannya fungsi akuntansi membuat dan mengirimkan kartu hutang atau sering disebut kartu piutang per konsumen kepada setiap konsumen. M elalui laporan ini, konsumen dapat memeriksa faktur-faktur penjualan mana saja yang sudah dilunasinya dan faktur-faktur penjualan mana saja yang masih harus dilunasinya. Selain itu, kartu hutang per konsumen juga memungkinkan kedua belah pihak (perusahaan dan konsumen) untuk melakukan cross check terhadap saldo piutang yang tercatat pada pembukuan perusahaan. 4. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar. PT. Columbus M egah Adisarana telah melakukan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening kontrol piutang dalam buku besar secara periodik. Pada akhir bulan fungsi akuntansi mencetak kartu piutang dan melakukan rekonsiliasi dengan rekening kontrol buku besar untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam data yang dicatat di rekening kontrol buku besar. 5. M enggunakan formulir-formulir rangkap sesuai kebutuhan unit yang terkait dengan transaksi yang bersangkutan. Dokumen dibuat rangkap sehingga apabila terjadi kehilangan dokumen asli maka dokumen rangkapannya dapat digunakan sebagai bukti bahwa transaksi telah dilaksanakan. Contoh: kuitansi sewa beli dibuat rangkap 3, faktur sewa beli dibuat rangkap 3, Bukti pengiriman barang konsumen dibuat rangkap 4. Walau ini kurang sesuai bila dipandang dari sudut efisiensi, pengendalian ini cukup efektif untuk menghadapi kemungkinan tuntunan pihak lain akibat dokumen hilang. Apabila 114
pelanggan menuntut perusahaan bahwa barang belum dikirim, perusahaan dapat membuktikan kebenarannya melalui rangkapan Bukti pengiriman barang konsumen yang dimiliki. Selain kelebihan-kelebihan tersebut diatas, dalam pengamatannya penulis juga menemukan kelemahan yang perlu dijadikan perharian perusahaan, yaitu : 1. Perusahaan belum membuat Laporan Umur Piutang Kondisi PT. Columbus M egah Adisarana belum membuat Laporan Umur Piutang. Selama ini posisi piutang konsumen hanya dapat diketahui melalui kartu piutang, yang sekaligus digunakan oleh fungsi penagihan dan fungsi akuntansi untuk menganalisa kelayakan pemberian kredit kepada konsumen berdasarkan history pelunasannya. Kriteria Laporan Umur Piutang merupakan suatu bentuk laporan yang berisi jumlah piutang customer dalam hal ini adalah konsumen, guna mengetahui posisi hutang dengan melakukan pengelompokan piutang pada periode tertentu, dengan pengelompokan tersebut manajemen perusahaan dapat mengetahui posisi piutang sehingga dapat mengambil kebijakan keuangan yang tepat. Sebab Tidak diselenggarakannya Laporan Umur Piutang disebabkan karena perusahaan menganggap belum begitu memerlukan laporan tersebut, hal ini dikarenakan perusahaan berasumsi bahwa setiap perusahaan telah mengetahui syarat jatuh tempo pembayaran piutang yaitu setiap tanggal 25 setiap bulannya atau tanggal konsumen membeli barang dan membayar angsuran pertama. 115
Akibat Tidak diselenggarakannya Laporan Umur Piutang mengakibatkan masih banyak terdapat piutang perusahaan yang belum dilunasi melewati tanggal jatuh tempo, karena tidak ada pengendalian intern yang mengontrol peredaran piutang dalam perusahaan. Rekomendasi Penulis merekomendasikan agar perusahaan membuat Laporan Umur Piutang sehingga tercipta pengendalian intern yang mengontrol peredaran piutang dalam perusahaan, sekaligus sebagai pengawasan dalam pemberian kredit kepada konsumen. Selain itu dengan diselenggarakannya Laporan Umur Piutang dapat menghindari luputnya penagihan piutang kepada konsumen, karena semakin lama peredaran piutang semakin kecil kemungkinan piutang tersebut tertagih. 2. Perusahaan belum melakukan pemeriksaan mendadak (Surprised Audit) Kondisi Perusahaan belum pernah melakukan pemeriksaan mendadak secara rutin terhadap karyawan dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Kriteria Adapun cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktik yang sehat, salah satunya adalah dilakukannya pemeriksaan mendadak oleh pemimpin perusahaan. Sebab Hal ini tidak dilakukan oleh perusahaan karena kesibukan masing-masing fungsi sehubungan hal tersebut. Kesibukan masing-masing fungsi membuat hambatan 116
dalam perencanaan penyelidikan mendadak. Tanpa adanya pemeriksaan mendadak ini kemungkinan penyelewengan atau kecurangan akan sulit diketahui. Akibat Akibat dari hal ini dapat menyebabkan penyelewengan atau kecurangan tersebut akan terus terjadi dalam perusahaan yang mengakibatkan perusahaan menderita kerugian dan memperburuk mentalitas karyawan. Buruknya mentalitas karyawan dapat dilihat dari tidak adanya loyalitas dan kejujuran dalam pelaksanaan setiap tugasnya. Rekomendasi Penulis merekomendasikan agar perusahaan memiliki suatu jadwal yang tidak teratur untuk mengadakan pemeriksaan dan mengadakan pengawasan pada setiap fungsi atau bagian. Jika dalam suatu organisasi dilaksanakan pemeriksaan mendadak terhadap kegiatan-kegiatan pokoknya, hal ini akan mendorong karyawan dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan selain itu penyelewengan dan kecurangan yang terjadi dapat segera diketahui dan diambil tindakan dengan cepat oleh perusahaan. 3. Perusahaan belum membuat adanya Petty Cash Kondisi Dalam perusahaan yang sudah besar, fungsi dana kas kecil sangatlah penting untuk menunjang kelancaran aktivitas dari perusahaan secara rutin, karena setiap pengeluaran yang relative kecil tidak efektif jika dilakukan dengan menggunakan cek. Kriteria 117
Petty Cash diperuntukan bagi pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil yang tidak mungkin dilakukan dengan menggunakan cek. Sebab Perusahaan perlu menetapkan mata anggaran apa saja yang bisa dibayarkan dengan menggunakan kas kecil, dan mata anggaran apa saja yang tidak bisa di bayarkan dengan menggunakan dana kas kecil tersebut. Karena tidak semua pengeluaran yang jumlahnya kecil layak dibayarkan dengan menggunakan kas kecil, walaupun jumlahnya relatif kecil. Akibat Pengelolaan perusahaan menjadi tidak memadai atau cenderung buruk akan kas kecil, dan dapat mengganggu kelancaran operasional perusahaan, selain itu jika pengeluaran menggunakan cek, penarikan cek yang cukup lama membuat aktifitas perusahaan jadi tidak efektif dan maksimal. Rekomendasi Sebaiknya perusahaan mengadakan dan membuat Petty Cash, karena dana kas kecil ini sudah merupakan kebutuhan mutlak yang harus ada pada setiap perusahaan. Yang dapat dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari. 4. Perusahaan belum menetapkan kebijakan kredit Kondisi Kebijakan (policy) kredit dalam suatu perusahaan perdagangan retail sangat dibutuhkan. Kebijakan kredit merupakan persyaratan minimum untuk memberikan kredit kepada seorang konsumen. 118
Kriteria Kebijakan kredit memerlukan keseriusan dalam pelaksanaannya, kebijakan kredit dapat memastikan konsistensi di departemen level terhadap pencapaiannya, memberikan approach yang konsisten terhadap konsumen, akan memberikan pengakuan bagi kredit terhadap section sebagai unit yang mandiri. Sebab Perusahaan masih berpandang terhadap standar kredit saja, namun belum adanya kebijakan (policy) kredit yang diterapkan perusahaan untuk konsumen. Akibat Tidak mendorong efektifitas pemberian kelayakan kredit terhadap konsumen, kurang terdorongnya pertumbuhan ekonomi yang signifikan dan tidak adanya persyaratan minimum untuk memberikan kredit kepada konsumen. Rekomendasi Penulis merekomendasikan untuk dibuatnya kebijakan kredit di dalam perusahaan agar perusahaan mengetahui sampai dimana batas pemberian kredit dan memudahkan dalam pengevaluasian penagihan piutang. IV.3
Evaluasi Terhadap Dokumen yang Digunakan Dari hasil evaluasi ditemukan beberapa jenis dokumen yang digunakan dalam
prosedur penjualan kredit, piutang berikut retur penjualan dan penerimaan kas yang terdiri dari : 1. Formulir Sewa Beli (Formulir Kredit) 2. Faktur Sewa Beli 3. Kuitansi Sewa Beli (Indoor) 119
4. Kuitansi Sewa Beli (Outdoor) 5. Collection Report (Laporan Harian) 6. Rekapan M ap Order 7. Bukti Pengeluaran Barang Konsumen 8. Surat Pengiriman Barang Konsumen 9. Daftar Penyerahan Kuitansi 10. Kartu Piutang 11. Jurnal Penjualan 12. Purchase Order 13. Daftar Posisi Piutang 14. Kartu Stock Barang 15. Bukti Kas M asuk Dokumen-dokumen yang digunakan oleh perusahaan pada sistem penjualan kredit, piutang, retur penjualan dan penerimaan kas ini secara umum memiliki beberapa kelebihan, antara lain: 1. Rancangan
formulir
sederhana
dan
mudah
dimengerti,
sehingga
dapat
meminimalisasi terjadinya kesalahan dalam pengisian formulir. 2. Perusahaan telah mencantumkan nama dan alamat perusahaan pada setiap formulir, terutama yang digunakan untuk komunikasi dengan konsumen, sehingga dapat memudahkan identifikasi asal formulir tersebut bagi konsumen. 3. Perusahaan sudah membuat laporan harian mengenai pembayaran angsuran konsumen di masing-masing fungsi, sebagai dokumen dan catatan perusahaan yang harus dimiliki. 120
4. Perusahaan selalu menyertakan surat pengiriman barang kepada konsumen melalui fungsi pengiriman. Selain kelebihan-kelebihan diatas, terdapat juga beberapa kelemahan dari dokumendokumen yang digunakan oleh perusahaan, antara lain : 1. Formulir belum bernomor urut cetak Kondisi Selama ini perusahaan belum menerapkan formulir seperti Bukti Retur dan Bukti Kas M asuk dengan nomor urut tercetak. Padahal formulir penting seperti laporan pengiriman barang misalnya digunakan oleh perusahaan untuk mencatat pesanan konsumen yang telah terkirim dan sebagai acuan dalam pembuatan Faktur Penjualan. Kriteria Salah satu prinsip dasar perancangan formulir adalah pencantuman nomor urut tercetak. nomor urut tercetak digunakan untuk mengawasi pemakaian formulir, mengidentifikasi transaksi bisnis, serta memudahkan pencarian kembali dokumen tersebut apabila suatu saat dibutuhkan. Sebab Perusahaan menganggap belum begitu membutuhkan formulir dengan nomor urut tercetak, karena tidak efektif apabila terjadi kesalahan dalam pengisian formulir. Selain itu tentu akan membutuhkan biaya tambahan untuk mencetak formulir yang baru dengan nomor urut tercetak. Akibat
121
Tidak dicantumkannya nomor urut tercetak pada formulir akan mengakibatkan beberapa hal. Pertama, tidak adanya pengawasan dalam penggunaan formulir sehingga pertanggungjawaban atas jumlah transaksi menjadi sulit. Kedua, perusahaan akan kesulitan dalam mengidentifikasikan transaksi bisnis dan pencocokan informasi antara dokumen yang saling berhubungan seperti misalnya Surat Order dengan Faktur Penjualan. Ketiga, perusahaan akan kesulitan dalam melakukan pengarsipan dan pencarian kembali dokumen tersebut apabila suatu saat dibutuhkan. Rekomendasi Penulis merekomendasikan agar perusahaan memodifikasi format formulir dengan menambahkan nomor urut tercetak sehingga dapat melakukan pengawasan dalam penggunaannya dan untuk menghindari kesalahan dalam pengidentifikasian informasi serta memudahkan pengarsipan dan pencarian kembali saat dokumen dibutuhkan. 2. Perusahaan belum memanfaatkan tembusan atau copy formulir. Kondisi Belum adanya tembusan copy formulir konsumen untuk beberapa fungsi, formulir ini hanya satu dan saling mengoper di setiap fungsinya. Kriteria Setiap formulir seharusnya ada tebusan copy untuk beberapa fungsi, terutama untuk fungsi penjualan, harus memegang formulir yang asli. Sebab
122
Hal ini dikarenakan perusahaan sudah merasa cukup untuk memiliki satu formulir konsumen dan saling di distribusikan kepada fungsi lainnya. Karena selain untuk penekanan biaya keluar, perusahaan juga menganggap copy pada formulir tidak begitu penting. Akibat Fungsi penjualan yang berperan penting saat konsumen datang dan mulai melakukan order tidak memiliki backup-an data tentang konsumen karena fungsi ini tidak mengarsip apapun tentang data konsumen. Rekomendasi Penulis merekomendasikan agar perusahaan membuatkan copy untuk beberapa formulir yang nantinya akan di arsip oleh fungsi penjualan, guna kelengkapan informasi bagi Fungsi Penjualan terhadap konsumennya. 3. Terdapat kelemahan dalam beberapa desain form yang digunakan perusahaan Kondisi a. Belum adanya surat order b. Pada formulir faktur penjualan terdapat beberapa kelemahan, diantaranya : -
Tidak mencantumkan kode konsumen
c. Belum adanya bukti retur penjualan Kriteria Setiap formulir harus dirancang sedemikian rupa agar dapat bermanfaat untuk : a. M enetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan. b. M erekam data transaksi bisnis perusahaan.
123
c. M engurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan. d. M enyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain dalam organisasi yang sama atau ke organisasi yang lain. Sebab Hal ini terjadi dikarenakan perusahaan telah menggunakan desain formulir tersebut sejak perusahaan berdiri, dan perusahaan belum sempat memperbaiki desain formulir karena perusahaan menganggap belum terlalu memerlukan desain formulir yang baru. Akibat Tidak dicantumkannya beberapa informasi tersebut diatas dalam formulir terkait akan mengakibatkan beberapa hal, seperti misalnya : a. Tidak dicantumkanya kode konsumen dalam masing-masing formulir akan merepotkan dalam mengidentifikasi konsumen. b. Tidak dicantumkannya kolom otorisasi yang jelas dalam formulir sewa beli akan mengakibatkan kesulitan dalam menentukan tanggung jawab atas timbulnya transaksi tersebut. c. Tidak dicantumkannya nomor dan tanggal Surat Order pada formulir sewa beli, nomor dan tanggal Faktur Penjualan serta Bukti Pengiriman Barang Konsumen dalam Bukti Retur akan mengakibatkan kesulitan dalam mengidentifikasi dokumen sumber atas pencatatan sebuah transaksi. d. Tidak adanya dokumen retur yang lengkap sehingga bisa saja mengakibatkan konsumen meretur melebihi batas tanggal retur. 124
Rekomendasi Penulis merekomendasikan agar perusahaan memodifikasi beberapa format formulir tersebut diatas dengan menambahkan beberapa informasi dalam masing-masing formulir seperti dijelaskan diatas, agar dapat memudahkan identifikasi dan menghindari kesalahan dalam pengisian serta penggunaan formulir. 4. Tidak terdapat Surat Jalan Kondisi Dalam prosedur order penjualan setelah mengisi formulir sewa beli dan menerima informasi dari fungsi analis tentang kelayakan pemberian kredit kepada konsumen, fungsi penjualan selaku pelaksana penjualan pada PT. Columbus M egah Adisarana tidak membuat Surat Jalan sebagai dasar untuk kelanjutan proses penjualan kredit. Kriteria Surat Jalan merupakan dokumen yang berfungsi sebagai surat pengantar atas barang yang tercantum di dalamnya yang ditujukan kepada konsumen atau penerima yang ditentukan oleh pembeli dan mempunyai kekuatan hukum atas legalitas yang diperlukan di jalan raya mulai dari keluar perusahaan sampai memasuki wilayah milik konsumen sehingga barang dengan quantity, spesifikasi yang disertai dengan informasi lainnya diterima oleh konsumen. Umumnya jumlah copy atau tembusan yang diperlukan untuk surat jalan adalah 3 lembar yaitu sebagai berikut : a. Lembar ke 3 untuk fungsi pengiriman 125
b. Lembar ke 2 untuk fungsi akuntansi c. Lembar ke 1 untuk diarsipkan. Sebab Tidak adanya dokumen Surat Jalan dikarenakan perusahaan menganggap informasi yang terdapat dalam faktur penjualan dan surat pengiriman barang konsumen sudah cukup mewakili sebagai surat jalan untuk fungsi pengiriman sebagai dokumen yang menyertai pengiriman pesanan barang kepada konsumen. Akibat Dengan tidak adanya Surat Jalan maka pengendalian intern terhadap jasa pengiriman menjadi kurang maksimal. Hal ini memungkinkan terjadinya kelalaian yang dilakukan oleh pengiriman seperti keterlambatan pengiriman, selain itu apabila terjadi kerusakan barang yang terjadi selama dalam perjalanan maka jasa pengiriman tidak akan bertanggung jawab karena tidak terdapat dokumen yang mempunyai kekuatan hukum atas legalitas yang diperlukan di jalan raya mulai dari keluar perusahaan sampai memasuki wilayah konsumen dengan quantity, spesifikasi dan informasi lainnya secara tertulis. Rekomendasi Penulis merekomendasikan agar perusahaan membuat Surat Jalan untuk memaksimalkan pengendalian terhadap pengiriman agar melakukan tugas sesuai dengan tanggung jawabnya untuk mengirimkan pesanan barang sampai ke alamat konsumen sesuai dengan quantity, dan spesifikasi yang tercantum didalamnya, serta meminimalkan resiko terjadinya kerugian akibat terjadinya kerusakan barang selama dalam perjalanan pengiriman ke konsumen. Surat Jalan 126
minimal memuat nama dan alamat perusahaan, nama dan alamat konsumen, tanggal, nama barang, kode barang, jumlah, dan keterangan atau catatan. Dokumen ini juga harus ditandatangani oleh pihak yang membuat yaitu Fungsi Gudang, dan yang menerima yaitu konsumen, dan pihak yang mencatat transaksi yaitu Fungsi Akuntansi. 5. Perusahaan tidak membuat Laporan Keterlambatan Pelunasan Piutang Kondisi Pada PT. Columbus M egah Adisarana fungsi akuntansi tidak membuat Laporan Keterlambatan Pelunasan Piutang untuk mengetahui lama keterlambatan pelunasan piutang oleh konsumen. Kriteria Laporan Keterlambatan Pelunasan Piutang digunakan perusahaan untuk mengetahui rata-rata keterlambatan pelunasan piutang agen sebagai salah satu faktor yang menentukan penilaian konsumen. Sebab Tidak dibuatnya Laporan Keterlambatan Pelunasan Piutang disebabkan karena perusahaan menganggap belum begitu membutuhkan laporan tersebut selain itu, belum terdapatnya prosedur yang mengatur tentang pentingnya dokumen tersebut juga merupakan salah satu penyebabnya. Akibat Tidak adanya Laporan Keterlambatan Piutang akan mengakibatkan kesulitan bagi fungsi kredit dalam menilai kelayakan konsumen. Rekomendasi 127
Penulis merekomendasikan agar perusahaan membuat Laporan Keterlambatan Pelunasan Piutang. Laporan Keterlambatan Pelunasan Piutang minimal berisi informasi tentang kode konsumen, nama konsumen, nomor faktur, tanggal faktur, tanggal jatuh tempo, tanggal pembayaran dan keterlambatan pelunasan piutang. 6. Perusahaan tidak membuat Laporan Penagihan Kondisi Selama ini perusahaan belum membuat adanya laporan penagihan kepada konsumen, padahal laporan penagihan ini sangat penting, dimana konsumen tidak perlu mencatat setiap tanggal jatuh tempo di kalender pribadi atau alasan lupa bayar. Kriteria Salah satu prinsip dasar dalam perusahaan perdagangan yang melakukan jual belinya secara kredit harus menyelipkan laporan penagihan pada setiap konsumennya. Agar memudahkan konsumen untuk mempersiapkan pembayaran berikutnya. Sebab Perusahaan menganggap dokumen-dokumen tersebut tidak diperlukan dan tidak akan realisasi, karena perusahaan merasa tidak efektif dan akan semakin banyak tugas dan tanggung jawab yang di tugaskan untuk setiap departemen. Akibat
128
Tanpa adanya dokumen laporan penagihan, menyebabkan setiap fungsi atau departemen bekerja dua kali, karena sebelumnya belum ada perjanjian pembayaran untuk angsuran berikutnya. Rekomendasi Penulis merekomendasikan agar perusahaan membuat laporan penagihan agar memudahkan penagih dalam memperoleh informasi mengenai pembayaran konsumen, dan konsumen sudah sedia uang jika memang sudah mendapatkan surat laporan penagihan. Jadi tidak ada alasan konsumen untuk menunda pembayaran yang akan membuat keuangan perusahaan semakin pailit dan lambat dalam penerimaan kasnya. IV.4
Jaringan Prosedur S istem Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang yang Diusulkan
IV.4.1 Prosedur Sistem Akuntansi Penjualan Kredit dan Piutang yang Diusulkan Fungsi-fungsi yang terkait dalam prosedur penjualan kredit dan piutang dagang: 1. Fungsi Penjualan 2. Fungsi Kredit 3. Fungsi Gudang 4. Fungsi Pengiriman 5. Fungsi Akuntansi Formulir yang digunakan dalam prosedur ini adalah: 1. Formulir Penjualan 2. Surat Order 3. Faktur Penjualan 129
4. Kuitansi Penjualan 5. Surat Jalan 6. Bukti Pengeluaran Barang 7. Bukti Pengiriman Catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur ini: 1. Kartu Persediaan 2. Kartu Piutang 3. Jurnal Penjualan 4. Collection Report Uraian prosedur yang diusulkan: 1.
Prosedur Order Penjualan a. Fungsi Penjualan •
Supervisor Penjualan
-
M enerima konsumen datang dan melayani dalam pengisian formulir dan mengarahkannya dalam kelengkapan data-data konsumen.
-
M engirimkan kelengkapan data konsumen pada administrasi marketing.
-
M embuatkan Surat Order jika data sudah di validasi Administrasi marketing dan membuat map order dan langsung diberikan pada kepada Administrasi M arketing.
-
M enerima Faktur lembar ke-4 dari Fungsi Akuntansi.
•
Administrasi M arketing
130
-
M enerima formulir dari supervisor penjualan untuk dilakukan pengecekan data dan harga, apakah data sudah lengkap atau belum? Apakah harga sesuai atau tidak?
-
Jika data dan harga sudah ok maka menginformasikan kepada Supervisor Penjualan untuk dibuatkan Surat Order terhadap barang yang dibutuhkan dan map order.
-
Jika belum lengkap dan harga tidak sesuai, maka formulir dikembalikan pada Supervisor untuk diberikan kembali kepada konsumen dengan menghubunginya (via telepon)
-
M embuat Rekapan M ap Order 2 rangkap yang berisi kelengkapan data konsumen dan Surat Order 2 rangkap, Rekapan M ap Order lembar ke-1 diarsipkan berdasarkan nomor urut, Rekapan M ap Order lembar ke-2 diberikan pada Fungsi Kredit, Surat Order lembar ke-1 didistribusikan ke Fungsi kredit, Surat Order lembar ke-2 didistribusikan ke Fungsi Akuntansi.
-
M enerima kembali M ap Order lembar dan Surat Order lembar ke-1 untuk dilakukan pengecekan fisik barang pada bagian gudang, apakah barang tersedia atau tidak. Jika tidak maka dibuatkan catatan pesanan barang, kemudian catatan barang beserta Rekapan M ap Order lembar ke-2 dan Surat Order lembar ke-1 dipinjamkan pada Bagian Pembelian untuk melakukan pemesanan barang kebutuhan konsumen. Jika barang ada maka M ap Order yang sudah ditandatangani Fungsi Kredit dan Surat Order didistribusikan pada Fungsi Akuntansi
2. Prosedur Persetujuan Kredit 131
a. Fungsi Kredit -
M enerima Surat Order lembar ke-1 dan M ap Order.
-
Beberapa M ap Order dibagikan kepada beberapa rekan Fungsi kredit untuk dilakukan pengecekan dan konfirmasi dengan Fungsi Penjualan.
-
M ap Order (sudah dicek) dan Surat Order lembar ke-1 mulai dilakukan survei untuk kepastian data konsumen.
-
Hasil yang didapat akan dilaporkan kepada atasan, dan atasan akan menyiapkan rapat yang dinamakan Credit Committee.
-
M embahas tentang kelayakan kredit yang akan diberikan kepada konsumen, apakah konsumen layak untuk diberikan kredit atau tidak, jika ya maka M ap Order disetujui dan ditandatangani oleh kepala pemberian kelayakan kredit. Lalu M ap Order lembar hasil survei dan Surat Order lembar ke-1 diberikan pada Fungsi Penjualan untuk dicek fisik order barangnya. Jika tidak layak maka akan diberi kesempatan kembali, untuk survei ulang atau tidak, jika ya dan sudah dilakukan survei ulang dan ternyata hasilnya layak, maka M ap Order disetujui dan ditandatangani (hasilnya), jika tidak maka M ap Order dan Surat Order lembar ke-1 diarsipkan.
3. Prosedur Pengeluaran Barang dari Gudang a. Fungsi Gudang -
M enerima M ap Order dan Surat Order lembar ke-1 beserta Kuitansi lembar ke-1, Faktur lembar ke-3, Faktur lembar ke-1 (Faktur lembar ke-1 ditempel pada RM O) dari Fungsi Akuntansi.
132
-
Berdasarkan dokumen-dokumen yang diterima dari fungsi penjualan, Fungs i Gudang mulai menyiapkan barang sesuai dengan jumlah dan jenis baran g yang sesuai dengan surat order, dan membuat Bukti Pengeluaran Baran g Konsumen (BPBK) sebanyak 4 rangkap, Bukti Pengeluaran Baran g Konsumen lembar ke-1 didistribusikan pada Fungsi Akuntansi, Bukti Pengerluaran Barang Konsumen lembar ke-2 diberikan pada Kasir, Bukti Pengeluaran Barang Konsumen lembar ke-3 diarsipkan berdasarkan nomor, Bukti Pengeluaran Barang Konsumen lembar ke-4 didistribusikan pada Fungsi Pengiriman.
-
M embuat Surat Jalan 3 rangkap (SJ), Surat Jalan lembar ke-1 diarsipkan berdasarkan nomor, Surat Jalan lembar ke-2 didistribusikan Fungs i Akuntansi, Surat Jalan lembar ke-3 diberikan pada Fungsi Pengiriman.
-
M encatatkan Faktur Lembara ke-1 yang ditempel di M ap Order pada Kartu Persediaan.
-
M engarsipkan M ap Order yang sudah ditempel Faktur lembar-1 dan Surat Order lembar ke-1 berdasarkan nomor.
-
M engarsipkan Bukti Pengeluaran Barang Konsumen lembar ke-3.
-
M enyerahkan barang, Bukti Pengeluaran Barang Konsumen (BPBK) lembar ke-4, Kuitansi lembar ke-1 dan Faktur lembar ke-3, Surat Jalan lembar ke-3 pada Fungsi Pengiriman untuk selanjutnya dikirimkan pada konsumen.
-
M enerima kembali Bukti Pengirima Barang lembar ke-4 beserta Uang, kemudian Gudang membuat Laporan Harian yaitu Collection Repor t sebanyak 3 rangkap, Collection Report lembar ke-1 untuk Fungsi Akuntansi, 133
Collection Report lembar ke-2 untuk Kasir, Collection Report lembar ke-3 untuk diarsipkan berdasarkan nomor. -
M engirimkan Collection Report lembar ke-2 beserta uang pada Kasir.
4. Prosedur Pengiriman Barang a. Fungsi Pengiriman -
M enerima dokumen Bukti Pengeluaran Barang Konsumen lembar ke-4, Kuitansi lembar ke-1 dan Faktur lembar ke-3 dan Surat Jalan lembar ke-3 dari Fungsi Gudang.
-
M elakukan konfirmasi kepada konsumen, Pilihannya adalah apakah baran g mau diterima konsumen atau tidak? Pertama akan dibahas barang tidak mau diterima oleh konsumen. Tunggu konfirmasi kembali dengan batas waktu yang ditentukan atau hubungi konsumen, disini bagian Pengiriman menanyakan ke konsumen apakah akan dikirim ulang atau tidak. Jika konsumen tidak mau dikirim ulang, bagian pengiriman menuliskan keterangan batal pada Bukti Pengeluaran Barang Konsumen lembar ke-4. Kuitansi lembar ke-1, Faktur lembar ke-3 dan Surat Jalan lembar ke-3 diarsipkan, dan barang dikembalikan pada gudang. Jika konsumen minta dikirim ulang, maka bagian pengiriman menanyakan kepada konsumen waktu pengiriman ulang dan menuliskannya pada Bukti Pengeluaran Baran g Konsumen lembar ke-4.
-
Terkait dengan point diatas apabila konsumen menerima barang, disini konsumen akan menerima barang beserta Kuitansi lembar ke-1, Faktur
134
lembar ke-3 dan memberikan uang pada Fungsi Pengiriman yang nantinya akan diserahkan ke Fungsi Gudang. 5. Prosedur Pencatatan Penjualan Kredit a. Fungsi Akuntansi -
M embuat Faktur dan Kuitansi 3 rangkap, Faktur lembar ke-1 didistribusikan pada Fungsi Gudang, Faktur lembar ke-2 dan Kuitansi lembar ke-3 di arsipkan, Faktur lembar ke-3 dan Kuitansi lembar ke-1 diberikan pada Fungsi gudang dan nantinya akan diberikan pada konsumen, Kuitansi lembar ke-2 diberikan pada Kasir.
-
M enerima Bukti Pengeluaran Barang Konsumen lembar ke-1, Surat Jalan lembar ke-2, Collection Report lembar ke-1 untuk di catat dan di arsipkan.
-
M embandingkan Informasi yang diperoleh dari dokumen Collection Repor t lembar ke-1, Kuitansi lembar ke-3 dan Faktur lembar ke-2 dan nantinya akan diarsipkan berdasarkan nomor.
-
Setiap konsumen yang baru selalu memiliki kartu piutang yang baru
-
M engisi nomor faktur pada Kartu Piutang.
-
Berdasarkan pada Bukti Pengeluaran Barang Konsumen yang dilampiri Surat Jalan, Kuitansi lembar ke-3, Faktur lembar ke-2 dan Collection Repor t lembar ke-1, Fungsi Akuntansi mencatat transaksi penjualan kredit ke dalam Kartu Piutang dan Jurnal Penjualan.
135
Flowchart atas Sistem Akuntansi penjualan kredit dan piutang dagang yang diusulkan :
SO RMO MO
: Surat Order : Rekapan Map Order : Map Order
Gambar 4.2 Bagan Alur Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Dagang yang Diusulkan
136
Fungsi Kredit
SO 1 MO hasil survey
SO 1 Map Order
SO 1 Map Order (cek) Melakukan survey dan proses hasil
SO 1 MO hasil survey
RMO 2
KTP, KK, Formulir Kredit layak?
Melakukan pengecekan dan dibagikan pada analis
4
1
1
Ya SO (disetujui) MO (disetujui)
Menandata ngani MO (disetujui)
Tidak
SO 1 MO hasil survey Melakukan survei ulang dengan analis berbeda
Layak? Ya
SO 1 MO (tandatangan)
A
SO 1 MO hasil survey
Tidak SO 1 MO hasil survey
A 2
Terima hasil survei dan siapkan credit committee
SO 1 MO hasil survey
1
Gambar 4.3 Bagan Alur Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Dagang yang Diusulkan (lanjutan)
137
B PB K CR
: B ukti Pengeluaran Barang Konsumen : Collection Report
Gambar 4.4 Bagan Alur Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Dagang yang Diusulkan (lanjutan)
138
Gambar 4.5 Bagan Alur Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Dagang yang Diusulkan 139
Gambar 4.6 Bagan Alur Sistem Penjualan Kredit dan Piutang Dagang yang Diusulkan 140
IV.4.2 Prosedur Sistem Akuntansi Retur Penjualan yang Diusulkan Fungsi yang terkait dalam prosedur retur penjualan: 1. Fungsi Gudang 2. Fungsi Akuntansi Formulir yang digunakan dalam prosedur retur penjualan: 1. Bukti Retur 2. Laporan Penerimaan Barang 3. Faktur 4. Kuitansi Catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur retur penjualan: 1. Kartu Persediaan 2. Kartu Piutang 3. Jurnal Retur Penjualan Uraian Prosedur yang diusulkan: 1. Prosedur Penerimaan Barang dan Pembuatan Bukti Retur a. Fungsi Gudang -
M enerima konsumen yang datang beserta barang yang akan diretur, dimana konsumen membawa bukti aplikasi saat membeli, yaitu Kuitansi dan Faktur.
-
M embuat bukti retur sebanyak 3 rangkap.
-
M emeriksa barang yang akan diretur apakah sudah memenuhi syarat retur perusahaan atau tidak.
-
Apabila barang yang di retur tidak memenuhi syarat retur maka Fungs i Gudang menolak retur penjualan dan mengembalikan barang, Bukti Retur 141
lembar ke-1 dengan mencantumkan alasan penolakan retur penjualan, dan Bukti Retur lembar ke-2 dan lembar ke-3 di arsipkan berdasarkan nomor. -
Apabila memenuhi syarat retur maka Fungsi Gudang akan menyimpan barang yang dibawa konsumen ke gudang dan membuat Laporan Penerimaan Barang sebanyak 3 rangkap dan menerima dokumen Kuitansi dan Faktur dari konsumen.
-
M encatat pada Kartu Persediaan berdasarkan Bukti Retur lembar ke-1 dan Laporan Penerimaan Barang lembar ke-1.
-
M engirimkan Bukti Retur lembar ke-2, Laporan Penerimaan Barang lembar ke-2 pada konsumen.
-
M endistribusikan Bukti Retur lembar ke-3 dan Laporan Penerimaan Baran g lembar ke-3, kuitansi dan faktur pada Fungsi Akuntansi.
-
M engarsipkan Bukti Retur lembar ke-1 dan Laporan Penerimaan Baran g lembar ke-1 menurut nomor.
2. Prosedur Pencatatan Retur Penjualan a. Fungsi Akuntansi -
M enerima Bukti Retur lembar ke-3 dan Laporan Penerimaan Barang lembar ke-3, kuitansi dan faktur dari Fungsi Gudang.
-
Berdasarkan Bukti Retur lembar ke-3 dan Laporan Penerimaan Baran g lembar ke-3 yang diterima dari Fungsi Gudang, Fungsi Akuntansi mencatat jurnal retur penjualan dan mencatat kartu piutang.
142
-
M engarsipkan Bukti Retur lembar ke-3, Laporan Penerimaan Barang lembar ke-3, Kuitansi dan Faktur dari konsumen, semua dokumen diarsipkan menurut nomor.
143
Flowchart atas Sistem Akuntansi Retur Penjualan yang Diusulkan :
BR LPB
: B ukti Retur : Laporan Penerimaan Barang
Gambar 4.7 Bagan Alir Sistem Retur Penjualan yang Diusulkan 144
Fungsi Akuntansi
1
BR LPB
3 3
Kuitansi Kartu Piutang
Faktur
Jurnal Retur Penjualan N Selesai
Gambar 4.8 Bagan Alir Sistem Retur Penjualan yang Diusulkan
145
IV.5
Jaringan Prosedur Sistem Akuntansi Penerimaan Kas yang Diusulkan Fungsi-fungsi yang terkait dalam prosedur Penerimaan Kas :
1. Fungsi Penagihan 2. Fungsi Kasir 3. Fungsi Akuntansi Formulir yang digunakan dalam prosedur Penerimaan Kas : 1. Daftar Penyerahan Kuitansi 2. Laporan Penagihan 3. Bukti Kas M asuk 4. Kuitansi 5. Collection Report 6. Bukti Setor 7. Perjanjian Pembayaran Angsuran Catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur Penerimaan Kas : 1. Kartu Piutang 2. Kartu Hutang per Konsumen 3. Jurnal Penerimaan Kas Uraian prosedur yang diusulkan : 1. Prosedur Penagihan a. Fungsi Penagih -
M embuat Daftar Penyerahan Kuitansi berdasarkan Kartu Piutang yang dipinjamkan oleh Fungsi Piutang sebanyak 3 rangkap dan Kuitansi 3
146
rangkap sebagai dokumen dasar yang kemudian digunakan oleh Fungs i Penagih dalam menagih ke konsumen. -
M elakukan penagihan terhadap konsumen.
-
Akan ada dua pilihan, konsumen mau bayar atau tidak, apabila konsumen bayar maka menerima pembayaran dari konsumen berbentuk tunai. Dan memberikan Kuitansi lembar ke-1.
-
Apabila konsumen belum bisa bayar, maka akan dibuatkan dokumen Perjanjian Pembayaran Angsuran 3 rangkap. Perjanjian Pembayaran Angsuran lembar ke-1 akan diberikan pada konsumen, Pembayaran Angsuran lembar ke-2 akan di distribusikan pada Fungsi Akuntansi, Perjanjian Pembayaran Angsuran lembar ke-3 akan disimpan oleh Fungs i Penagih. Surat Perjanjian Pembayaran Angsuran akan diturunkan kembali sesuai dengan tanggal jatuh tempo berikutnya. Sampai Fungsi Penagih menerima uang dari konsumen.
-
M embuat Collection Report 3 rangkap setelah menerima uang. Collection Report lembar ke-1 didistribusikan pada Fungsi Akuntansi, Collection Report lembar ke-2 didistribusikan pada Kasir, Collection Report lembar ke3 diarsipkan oleh Fungsi Penagihan.
-
M embuat Laporan Penagihan.
-
M embuat
Kartu Hutang per
konsumen
setiap
akhir
bulan
dan
mengirimkannya pada konsumen, agar konsumen mengetahui batas jatuh tempo dalam pembayaran kredit atau angsuran berikutnya. -
M endistribusikan Laporan Penagihan ke Fungsi Akuntansi. 147
-
M endistribusikan Daftar Penyerahan Kuitansi lembar ke-2, Kuitansi lembar ke-2, Collection Report lembar ke-2, Perjanjian Pembayaran Angsuran lembar ke-2 beserta Uang ke kasir.
-
M engarsipkan Daftar Penyerahan Kuitansi lembar ke-3, Collection Repor t lembar ke-3 berdasarkan tanggal dan Perjanjian Pembayaran Angsuran lembar ke-3, dan kuitansi lembar ke-3 berdasarkan Tanggal.
2. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank a. Kasir -
M enerima Daftar Penyerahan Kuitansi lembar ke-2, Kuitansi lembar ke-2, Collection Report lembar ke-2, Perjanjian Pembayaran Angsuran lembar ke2 beserta uang yang diterima dari Fungsi Penagih.
-
Pada saat pembelian pertama kali, adanya pembayaran angsuran pertama, dimana kasir menerima M enerima Collection Report lembar ke-2, Bukti Pengeluaran Barang Konsumen lembar ke-2 beserta uang angsuran pertama dari Fungsi Gudang.
-
M eneruskan Kuitansi lembar ke-2 pada Fungsi Akuntansi.
-
M enghitung penerimaan kas dan mencatatnya dalam Berita Acara.
-
M embuat Bukti Kas M asuk dan Bukti Setor sebanyak 3 rangkap.
-
M enyetorkan uang dan Bukti Setor lembar ke-1 ke Bank.
-
M endistribusikan Bukti Kas M asuk, Bukti Setor lembar ke-2, Kuitansi lembar ke-2 ke Fungsi Akuntansi.
-
M engarsipkan Bukti Setor lembar ke-3, Berita Acara, Collection Repor t lembar ke-2, Perjanjian Pembayaran Angsuran lembar ke-2, Daftar 148
Penyerahan Kuitansi lembar ke-2 dan Collection Report lembar ke-3 dari gudang berdasarkan tanggal. 3. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas a. Fungsi Akuntansi -
M enerima Laporan Penagihan dari Fungsi Penagihan.
-
M enerima Daftar Penyerahan Kuitansi lembar ke-1, Collection Repor t lembar ke-1.
-
M embandingkan informasi yang terdapat dalam masing-masing dokumen.
-
Berdasarkan Laporan Penagihan, Kuitansi lembar ke-2, Bukti Kas M asuk, Daftar Penyerahan Kuitansi lembar ke-1, Collection Report lembar ke-1 dan Bukti setor, Fungsi Akuntansi mencatat transaksi ke dalam jurnal penerimaan kas dan kartu piutang.
-
M engarsipkan Laporan Penagihan, Kuitansi lembar ke-2, Bukti Kas M asuk, Bukti Setor lembar ke-2, Daftar Penyerahan Kuitansi lembar ke-1 dan Collection Report lembar ke-1 Bukti berdasarkan tanggal.
149
Flowchart atas Sistem Akuntansi Penerimaan Kas yang Diusulkan :
DPK LP PPA
: Daf tar Penyerahan Kuitansi : Laporan Penagihan : Perjanjian Pembayaran Angsuran
Gambar 4.9 Bagan Alir Sistem Penerimaan Kas yang Diusulkan 150
B PB K B KM BS BA
: B ukti Pengeluaran Barang Konsumen : B ukti Kas Masuk : B ukti Setor : B erita Acara
Gambar 5.0 Bagan Alir Sistem Penerimaan Kas yang Diusulkan 151
Gambar 5.1 Bagan Alir Sistem Penerimaan Kas yang Diusulkan
152
IV.6
S truktur Organisasi yang Diusulkan STRUKTUR O RGANISASI PT. CO LUMBUS MEGAH ADISARANA
Gambar 5.2 Bagan Struktur Organisasi yang Diusulkan 153
