ARCHIVEREN JONGEREN TOT 27 JAAR
door Eljakim Schrijvers
ARCHIEFWET HOOFDLIJNEN VAN DE WET 1995 •
Vorming van archief en het beheer daarvan door overheidsorganisaties
•
Vervreemding
•
Openbaarheid
WET BESCHERMING PERSOONSGEGEVENS HOOFDLIJNEN •
De organisatie: •
mag persoonsgegevens alleen verzamelen en verwerken als daar een goede reden voor is. Of als de betrokken burger toestemming heeft gegeven voor het gebruik van de gegevens;
•
mag niet meer gegevens verwerken dan strikt nodig is voor het uiteindelijke doel;
•
mag de gegevens niet gebruiken voor andere doelen dan waarvoor ze zijn verzameld;
•
moet de betrokken burger laten weten wat de organisatie met de gegevens gaat doen;
•
mag de gegevens niet langer bewaren dan nodig is;
•
moet passende technische en organisatorische maatregelen treffen om de gegevens te beschermen;
•
moet in veel gevallen de registratie van persoonsgegevens melden. Bron: https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/persoonsgegevens/inhoud/bescherming-persoonsgegevens
ARCHIEFBESCHEIDEN WAT EN WIE •
bescheiden, ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten
•
ongeacht hun vorm: dus ook digitaal
•
overheidsorganen: privaatrechtelijke rechtspersonen met een of meer publiekrechtelijke bevoegdheden vallen ook onder de archiefwet
ARCHIEFWET WAT MOET JE DOEN? •
De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden.
•
De zorgdrager is verplicht tot het ontwerpen van selectielijsten waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen.
SELECTIELIJST LEERPLICHT ZOALS VAS TGES TELD DOOR DE MINIS TER •
De in de lijst genoemde termijnen zijn de geldende bewaartermijnen. Daarna moet tot vernietiging worden overgegaan tenzij een van de uitzonderingscriteria van toepassing is. Zo kan in het kader van het overleg tussen archiefgebruiker en -beheerder zoals hierna wordt toegelicht rekening gehouden worden met plaatselijke factoren, die tot uitstel en verlenging aanleiding kunnen geven.
WAT MOET ALTIJD BEWAARD WORDEN (EEN PAAR VOORBEELDEN) •
bescheiden betreffende zaken of gebeurtenissen met een voor de eigen organisatie uniek of bijzonder karakter;
•
bescheiden die een samenvatting zijn van gegevens, zoals bijvoorbeeld jaarverslagen, overzichten en statistieken;
LEERPLICHT VRIJS TELLINGSBESLUIT WBP •
De persoonsgegevens moeten worden verwijderd uiterlijk twee jaar nadat de leerplicht is geëindigd. Langer bewaren van de gegevens is alleen toegestaan als de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.
•
Persoonsgegevens: •
naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens van de leerplichtige;
•
een administratienummer, als dat geen andere informatie bevat dan de bij het vorige punt bedoelde gegevens;
•
nationaliteit en geboorteplaats van de leerplichtige;
•
de bij het eerste punt bedoelde gegevens van de ouders, voogden of verzorgers van de leerplichtige;
•
gegevens die betrekking hebben op de inschrijving of afschrijving van de leerplichtige;
•
gegevens die betrekking hebben op het schoolverloop en het schoolverzuim;
•
gegevens die betrekking hebben op een beroep op vrijstelling van de leerplicht;
•
andere dan de hierboven opgesomde gegevens als die verwerkt moeten worden op grond van de Leerplichtwet 1969 of een andere wet. Bron: http://wetten.overheid.nl/BWBR0012461/geldigheidsdatum_04-10-2015
LEERPLICHT SELECTIELIJS T BEWAARTERMIJNEN Betreffende
Omschrijving
Bewaartermijn
Individuele leerlingen
In- en uitschrijving
5 jaar na verlaten school
Lichamelijke of geestelijke gezondheid (onderzoek, advies, 5 jaar na verlaten school verzorging, begeleiding, toezicht)
Bron: https://vng.nl/files/vng/vng/Documenten/actueel/beleidsvelden/cultuur_sport/2012/20120629_selectielijst_archief_b.pdf
VRIJSTELLINGENREGISTER BEWAARTERMIJNEN DUO •
Op grond van artikel 6, eerste lid, onder e, van de Europese Richtlijn voor bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens mogen de gegevens niet langer worden bewaard dan voor de verwezenlijking van de doelen waarvoor zij zijn verzameld en verwerkt, noodzakelijk is.
•
De geregistreerde vrijstellingen blijven één jaar na de einddatum van de vrijstelling of vervangende leerplicht in het register vrijstellingen leerplicht staan. De uiterste einddatum is automatisch de achttiende verjaardag van desbetreffende persoon, ook als een vrijstelling voor meerdere jaren of onbepaalde termijn geldig is. Die vrijstellingsgegevens blijven dus één jaar na de achttiende verjaardag bewaard. Na het verstrijken van deze termijn wordt de informatie automatisch uit het register verwijderd. Bron: Tweede Kamer, vergaderjaar 2012-2013, document 33 537
NU DE PRAKTIJK WAT DOET IEDEREEN? •
Hoe lang bewaren jullie gegevens
•
Worden gegevens echt verwijderd?
•
Hoe maak je nog goede rapportages?
•
Hoe vergelijk je jaren met elkaar?
•
Hoe ga je om met de mogelijke verlenging van RMC naar 27 jaar?
•
Spreek altijd met je eigen jurist!
