Aplikasi Absensi dan Penggajian Pegawai Studi Kasus: Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Pemrintah Desa Nevertety F Papilaya
Nevertety.f@
[email protected]
Inne Gartina Husein, S.kom., M.T
[email protected]
N. Ali Hanifa, ST
[email protected]
Program Studi Manajemen Informatika Politeknik Telkom Bandung Tahun Pelaksanaan Sidang
ABSTRAK Ketiadaan sistem terkomputerisasi telah membuat kantor Badan Pemberdayaan Masyarakat dan Pemerintah (BPMD) lambat dalam melakukan proses absensi, sehingga dampaknya akan sulit untuk melakukan perhitungan gaji yang berupa tambahan penghasilan pegawai untuk setiap bulan. Proses absensi yang dilakukan sebelumnya adalah absensi secara manual yaitu absensi pegawai ditulis pada sehelasi kertas dan direkep setiap bulan untuk keperluan perhitungan penggajian pegawai di kantor BPMPD. Aplikasi Absensi dan Penggajian Pegawai berbasis web ini dikembangkan dengan menggunakan perangkat lunak macromedia dreamweaver 8 dan XAMPP. Paket-paket aplikasi yang kita perlukan dalam merancang sebuah situs yang baik seperti appache web server, PHP dan mysql sebagai databasenya telah tersedia di XAMPP. Dengan adanya Aplikasi Absensi dan Penggajian ini sangatlah dibutuhkan untuk melakukan perhitungan jam kerja dan gaji karyawan setiap bulanan. Sehingga sistem sangat berguna untuk mengimplementasikan masalah yang dialami oleh BPMD Kata kunci: aplikasi, absensi, penggajian, php, mysql
1
PENDAHULUAN
Bagian isi jurnal dibagi menjadi dua kolom yang sama besar, dengan ketentuan penulisan yang lain sama dengan penulisan pada abstrak.
1 .1
Latar Belakang
Setiap instansi memerlukan asset pokok yang disebut sumber daya manusia atau pekerja sebagai pelaksana aktivitas organisasi/perusahaan, sumber daya tersebut sangat penting dalam menentukan keberhasilan.
Dalam suatu perusahaan kebijakan sangat diperlukan terutama kebijakan dalam instansi yang dapat dilihat dari kedisiplinan pegawai dan totalitas dalam perusahaan. kedisiplinan pegawai merupakan tolak ukur dalam melihat kinerja setiap pegawai. Salah satu unsur penting untuk menilai kinerja karyawan adalah absensi yang mempengaruhi gaji dalam hal ini berupa tambahan penghasilan (TP) atau tunjangan pegawai secara periodik. Badan Pemberdayaan Masyarakat Pemerintah Desa (BPMPD) Provinsi Jawa Barat yang merupakan suatu badan atau instansi sebagai dasar penyusunan dan pelaksanaan kebijakan serta program-program pemberdayaan masyarakat desa sebagai acuan bagi Pemerintah Daerah dalam penetapan kebijakan dan program-program masyarakat desa, BPMPD memiliki jumlah pegawai kurang dari 94 orang yang berstatus PNS dan yang tersebar di berbagai divisi. Dalam melakukan absensi pegawai BPMPD masih melakukannya dengan cara mengisi form absensi yang telah disediakan oleh pihak kepegawaian dalam bentuk sehelai kertas dan nantinya akan dikumpulkan dan dicatatkan dalam buku besar atau di Ms. Excel. Dalam melakukan rekapitulasi/perhitungan gaji BPMPD harus menghitung parameter-parameter seperti perilaku kerja (hadir terlambat tanpa izin, pulang lebih cepat tanpa izin, tidak masuk kerja izin, tidak melaksanakan tugas/perintah dari atasan tanpa alasan, dikenai sanksi sesuai PP NO 53 tahun 2010) dan prestasi kerja (pelaksanaan tugas pokok, pelaksanaan tugas tambahan). Banyaknya data yang dikelola secara manual kemungkinan terjadinya kesalahan dalam rekapitulasi absensi dan pencatatan pembayaran tambahan penghasilan (TP). Hal ini menjadi kendala bagi pihak kepegawaian BPMPD dalam merekapitulasi absensi. Berdasarkan alasan-alasan yang dijelaskan diatas BPMPD membutuhkan suatu sistem modern yang berbasis informasi dan teknologi (IT)bertujuan untuk mempermudah
dan mempercepatpekerjaan khususnya proses absensi pegawai dan perhitungan TP karyawan.
2
Maka diusulkan absensi dan
3
penggajian pegawai berbasis web untuk memudahkan dari pihak kepegawaian dalam mengelolah data absensi dan pihak keuangan dalam menghitung tambahan penghasilan para pegawai.
4
1.2
dibangun
aplikasi
Rumusan Masalah
1. Bagaimana mencatat presensi pegawai baik jam datang maupun jam pulang secara tepat waktu?
2. Bagaimana mengelola data presensi, data tambahan penghasilan, agar tersedia data yang akurat dan lengkap?
3. Bagaimana membuat alat bantu yang dapat membuat laporan data tambahan penghasilan dan data presensi pegawai setiap bulannya. 4 .1 Tujuan 1. Membuat sebuah alat bantu yang dapat menyelesaikan masalah dalam pengisian absensi pegawai, alat bantu yang digunakan adalah aplikasi absensi dan penggajian pegawai
2. Menggunakan alat bantu ini diharapkan dapat menyajikan data yang akurat dan lengkap.
3. Membuat alat bantu yang dapat membuat laporan data tambahan penghasilan dan data presensi pegawai 4 .2 Batasan Masalah 1. Penggajian yang dimaksudkan adalah gaji
tunjangan atau dengan kata lain
tambahan penghasilan bagi pegawai.
2. Tidak membahas gaji regular pegawai 3. Tidak membahas gaji lembur 4. Kepala bagian atau atasan tidak terlibat langsung dengan sistem
5. Tidak membahas keamanan aplikasi
untuk membuat aplikasi penggajian karyawan
dan
4. Pengujian
6. Tidak menggunakan lebih dari 2 periode (2010-2011) dalam perhitungan
presensi
Dilakukan testinguntuk menguji kesalahan-kesalahan program maupun fungsi dari sistem yang telah dibuat.
laporan
absensi dan penggajian dalam aplikasi ini
5. Penginstalan
7. Aplikasi ini dapat diakses melalui intranet
Aplikasi yang telah lolos uji, selanjutnya akan diinstal di kantor BPMPD
8. Tidak membahas masalah kecepatan dalam mengakses sistem 6
9. Siklus pembuatan aplikasi ini tidak mengikutsertakan
bagaianperawatan
(maintenance). 4 .3
Metodologi Penelitian
5 1. Analisis Kebutuhan Pada tahapan ini dilakukan semua kebutuhan para karyawan yang berkaitan dengan perangkat lunak yang dibangun. Dalam hal ini, para karyawan masih melakukan absensi dengan manual sehingga dibutuhkan suatu sistem yang memaksimalkan efisiensi kinerja karyawan.
2. Desain Pada tahap ini, dilakukan perancangan sistem seperti membuat Data Flow Diagram (DFD), gambaran antarmukanya, serta merancang perkiraan spesifikasi hardware dan software yang dibutuhkan
3. Pemograman Tahap ini merupakan realisasi dari tahap desain yang secara teknis akan dikerjakan oleh programmer. Pada tahap ini dilakukan coding
7 7 .1
Tinjauan Pustaka Pengertian Aplikasi
8 Aplikasi berasal dari kata application yang artinya penerapan, lamaran, penggunaan. Secara istilah aplikasi adalah program siap pakai yang direka untuk melaksanakan suatu fungsi bagi pengguna atau aplikasi lain yang dapat digunakan oleh sasaran yang dituju (Pengembangan 2008) 8 .1 DATA Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai (McLeod 2001) 8 .2 Absensi Data absensi merupakan data yang sangat vital bagi sebuah instansi apapun. Proses absensi akan dilakukan melalui pengontrolan data pegawai yang masuk ataupun keluar. Jika pegawai tidak masuk melebihi target yang ditentukan, maka pegawai juga menerima konsekuensi yaitu gaji yang berupa tambahan penghasilan tersebut dikurangi. Jam masuk pegawai pada kantor BPMPD adalah pukul 7.30 WIB dan jam pulang pukul 15.30 WIB. 8 .3 Sistem Penggajian Pada kantor BPMPD pembagian gaji tambahan penghasilan setiap bulan sekali yang diberikan oleh pihak atasan setiap akhir bulan. Pembagian gaji tambahan ini dihitung
berdasarkan perilaku kerja yang berupa absensi, Selain itu juga dihitung berdasarkan penilaian prestasi kerja yang berupa pelaksanaan kegiatan harian yang dilakukan oleh setiap pegawai BPMPD dengan aspek penilaian yang telah ditentukan. Web Browser World wide web (WWW) atau lebih dikenal dengan Web, merupakan salah satu layanan internet yang didapatkan oleh pemakai komputer yang terhubung internet. Web saat ini memiliki beberapa fungsi pelayanan seperti penyedia informasi, penyedia layanan komunikasi (email, chatting) sampai dengan penyediaan layanan transaksi bisnis (ecommerce) (Sirkel 2009). WWW bekerja berdasarkan tiga mekanisme, yaitu (suryatiningsih and Wardani 2009):
sebagainya didasarkan atas HTML (Suryatingsih and Muhamad 2009) Sebuah HTML memiliki beberapa ciriciri, seperti berikut (Sirkel 2009):
a. Tersusun oleh tag-tag sebagai penanda (karena ini maka disebut markup language) seperti ….
8 .4
a. Protokol: Aturan standar yang digunakan untuk berkomunikasi pada jaringan komputer. Misalnya HTTP (Hypertexts Transfer Protocol ) adalah protokol untuk WWW.
b. Alamat (Address): WWW memiliki aturan penamaan alamat web yaitu URL (Uniform Resource Locator) sebagai standar alamat internet.
c.
HTML (Hypertext markup language): digunakan untuk membuat dokumen yang bisa diakses melalui internet. Aplikasi Web pada awalnya hanya dibangun dengan menggunakan bahasa HTML, pada perkembangan berikutnya, sejumlah script dan objek dikembangkan untuk memperluas kemampuan HTML, seperti PHP(Sirkel 2009). 8 .5 HTML Hypertext markup language (HTML) merupakan bahasa yang digunakan untuk membuat suatu situs web atau homepage. Setiap dokumen dalam Web ditulis dalam format HTML. Semua format dokumen, hyperlink yang dapat di klik, gambar, dokumen multimedia, form yang dapat di isi dan
b. Pada umumnya tag selalu mempunyai tag pembuka seperti di atas dan tag penutup , namun beberapa tag yang tidak mempunyai penutup dapat menggunakan tanda slash (/), seperti
,
.
c.
c. Tidak case sensitive (huruf capital dan kecil dianggap sama), akan tetapi untuk hasil yang lebih baik menggunakan lowercase (huruf kecil) kerena berorientasi ke XHTML.
d. Ekstensi file berupa *.html atau *.htm 8 .6
PHP
PHP adalah bahasa scripting yang menyatu dengan HTML dan dijalankan pada server side, yang artinya semua sintaks yang diberikan akan sepenuhnya dijalankan pada server sedangkan yang dikirimkan ke browser hanya hasilnya saja. PHP merupakan software open source. PHP juga dapat berjalan lintas platform, yaitu dapat digunakan dengan sistem operasi (windows dan linux) dan web server apapun (misalnya:PWS,IIS, Apache) (Suryatingsih and Muhamad 2009). Untuk menjalankan PHP, dibutuhkan beberapa perangkat lunak sebagai berikut:
a. b.
Apache Web Server
PHP (www.php.net) MySQL (http://www.mysql.com). 8 .7
Mysql
MySQL adalah salah satu database server open source yang popular. Sebuah database mendefinisikan struktur untuk menyimpan informasi. MySQL banyak digunakan orang untuk mengembangkan aplikasi dengan skala besar maupun kecil. Secara de-facto banyak aplikasi web yang
menggunakannya. Beberapa website yang terkenal yang menggunakan jasanya adalah Friendster, Yahoo, Google (Sunyoto 2007).
9
2.9 Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) adalah pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble Chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi. NO Jenis Perangkat Keras Spesifikasi 1 Processor Intel Pentium 4 2 Hardisk 80Gb 3 RAM 1Gb DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.Simbol-simbol ini digunakan untuk elemen-elemen lingkungan yang berhubungan dengan sistem (Nugroho, et al. 2009). 9 .1
Kamus Data
Kamus data merupakan tempat penyimpanan (gudang) dari data dan informasi yang dibutuhkan oleh suatu sistem informasi. Kamus data digunakan untuk mendeskripsikan rincian dari aliran data atau informasi yang mengalir dalam sistem, elemen-elemen data, file maupun basis data (tempat penyimpanan)dalam DFD (Nugroho, et al. 2009). 9 .2 Spesifikasi Proses Spesifikasi Proses (Process Specification) digunakan untuk menggambarkan deskripsi dan spesifikasi dari setiap proses yang paling rendah yang ada pada sistem dengan menggunakan notasi yang disebut Structured English atau Pseudo-code.
10 ANALISIS KEBUTUHAN DAN PERANCANGAN
11
3.1 Kebutuhan Perangkat Keras
Tahap pengembangan dalam pembangunan aplikasi mengunakan perangkat keras sebagai berikut: Table 3-1 Perangkat Keras yang digunakan pada tahap pembangunan NO 1
Jenis perangkat keras Processor
2 3
Hardisk RAM
Spesifikasi Intel core 2 duo T5670 320 Gb 1,5 Gb
Tahap pengimplementasi minimal terdapat perangkat keras sebagai berikut: Table 3-2 Perangkat Keras yang digunakan pada tahap pengimplementasian . 3.2
NO 1 2 3 4 5 4 5 12
Kebutuhan Perangkat Lunak Table -4 Perangkat lunak yang digunakan pada tahap pembangunan dan implementasi Jenis Software Software yang digunakan Sistem Operasi Windows XP Software xampp-win32-1.7.0 pendukung Web server Apache Text editor Macromedia Dreamweaver CS3 Web Browser Mozilla firefox Text editor Macromedia Dreamweaver CS3 Web Browser Mozilla firefox
Gambar 3.2 DFD level O
12.1.2
Perancangan Basis Data
13
1 2 .1
Perancangan Sistem
12.1.1
DFD
14
Gambar 3.3 Diagaram ER
14.1.1
Skema antar Tabel
Gambar 3.1 Diagaram Konteks
Gambar 3.4 Skema Antar Tabel
15 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN 1 5 .1
Implementasi
Halaman input nilai pegawai
Halaman Login
Halaman setting waktu absensi
Halaman admin
Halaman update data pegawai
Halaman input status absensi pegawai
halaman input daji
Halaman input data pegawai
5.
6. Halaman laporan data gaji 7.
9. 10. 11. Halaman input absen masuk dan pulang pegawai
13.
16
14. 15. Skenario yang Diharapkan
No.
. 2. 3. 4.
Nama Modul
Login Konfir masi Menu Utama Menu Utama
Statu s
U j i V a l i d a s i
Li nk M o d ul Pr og ra m
I n V p ie u w t
√
√
-
-
-
-
√
√
-
-
-
-
-
√
-
-
-
-
-
√
-
-
-
-
U p d a t e
16.
pegawa i Input Data pegawa i View Data pegawa i Update Data pegawa i Input Data absensi View Data absensi Update Data absensi Input nilai View nilai Input data gaji View data gaji
17.
Logout
1 6 .1
Pengujian
√
√
√ -
-
-
Berh asil
-
√
- √
-
-
Berh asil
√
√
√ -
√
-
Berh asil
√
√
√ -
-
-
Berh asil
-
√
- √
-
-
Berh asil
√
√
√ -
√
-
Berh asil
√
√
√ -
-
-
-
√
- √
-
-
√
√
√ -
√
-
Berh asil
√
√
-
-
-
√
Berh asil
-
√
-
-
-
-
Berh asil
Berh asil Berh asil
Del ete
17 PENUTUP 1 7 .1 Berh asil Berh asil Berh asil Berh asil
Kesimpulan
Dengan selesainya proyek akhir dalam pembangunan aplkasi absensi dan penggajian karyawan berbasis web ini terdapat penyelesaian masalah yang tercapai diantaranya:
1. Aplikasi absensi dan penggajian karyawan ini dapat membantu
pegawai BPMPD
dalam mencatat presensi pegawai secara tepat waktu.
2.
Aplikasi ini dapat menyajikan data yang akurat dan lengkap.
3.
Aplikasi absensi dan penggajian karyawan dapat membantu membuat laporan data tambahan penghasilan dan data presensi pegawai setiap bulannya.
1 7 .2
Saran Adapun saran yang penulis ingin sampaikan adalah
1.
Mengembangkan aplikasi absensi dan penggajian karyawan dengan teknologi finger print
2.
Tersedia jam lembur bagi pegawai agar meningkatkan pendapatan tambahan penghasilan setiap pegawai
18
REFERENSI
Fathansyah. Buku Teks Komputer Basis Data. Bandung: informatika, 2007.
Hendraputra, Ade, Pratondo Agus, Rahman Wijaya Dedy, Darwiyanto Eko, Prasetyo Nugroho Edy, and Prabawa Kusuma Guntur. Information System Quality Assurance. Bandung: Politeknik Telkom, 2010. McLeod, Jr Raymond. Sistem Informasi edisi 7 jilid 2. Jakarta: Prenhalliondo, 2001. Nugroho, Eddy Prasetyo, Komala Ratnasari, Kurniawan Nur Ramadhani, and Budi Laksono Putro. Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung: Politeknik Telkom, 2009. Pengembangan, Tim Divisi Penelitian Dan. Aplikasi Web Database. Yogyakarta: Andi, 2008. Sari, Komala Ratna, and Irna Yuniar. Sistem Manjemen Basis Data. Bandung: Politeknik Telkom, 2009. Sirkel, Asisten. Praktikum Pemograman Web. Yogyakarta: Universitas Islam Indonesia, 2009. Sunyoto, Andi. Ajax Membangun Web Dengan Teknolohi Asynchronouse Java Script Dan Xml. Yogyakarta: C.V ANDI OFFSET, 2007. Suryatingsih, and Wardani Muhamad. Web Programing. Bandung: Politeknik Telkom, 2009.
