ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENGELUARAN KAS PADA PT. GEMPITA PLASTINDO

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PENGELUARAN KAS PADA PT. GEMPITA PLASTINDO Andy Zulkifli Alamat

: Apartment City Resort Tower

Amanda LT.8/2

No.Telepon

: 087878988692

E_mail

: [email protected]

Indra Satya Wijalaksana Alamat

: Jl.Kangkung no.31, Kebayoran Lama,

No.Telepon

: (021)723-3082

E_mail

: [email protected]

Vicky Adinata Alamat No.Telepon E_mail

: Jl. HMO Bafadhal No.29 : (0741)20568 : [email protected]

Suryanto (Dosen Pembimbing)

ABSTRAK Tujuan penelitian, ialah mengidentifikasi dan menganalisa sistem informasi akuntansi hutang dagang dan pembelian secara kredit pada sistem yang sedang berjalan. Selanjutnya kami menganalisis dan merancang sebuah sistem apa yang benar-benar cocok dengan keadaan /karakteristik dari perusahaan tersebut, terutama pada bagian hutang dagang dan pembelian secara kredit. Metode Penelitian yang digunakan dalam penyelesaian karya ilmiah ini terbagi atas empat tahap, yaitu studi kepustakaan untuk mencari informasi yang teoritis, studi lapangan untuk melakukan pengumpulan informasi mengenai proses bisnis dan permasalahan dalam bisnis, metode analisis dan metode perancangan. Hasil yang dicapai atas kegiatan analisis dan perncangan sistem informasi akuntansi pembelian kredit dan hutang dagang ialah, akhirnya kami bisa menyajikan aplikasi sistem yang kami anggap paling sesuai dengan perusahaan PT.Gempita Plastindo dengan merancang formulir-formulir, laporan-laporan dan database. Keberadaan sistem yang baru ini diharapkan bisa mengurangi berbagai resiko yang ada pada sistem manual terdahulu. Simpulan yang dapat ditarik pada penulisan skripsi kali ini ialah bahwa masih banyak kekurangan pada sistem yang manual sehingga informasi yang dihasilkan masih terdapat kekurangan pula dan kurang informative sehingga sulit dijadikan bahan pertimbangan dalam pelaksanaan proses bisnis. Pada sistem manual terdahulu kami menyimpulkan bahwa tingkat keamanan data dan pengolahan data masih kurang memadai karena memungkinkan terjadinya human error. Kata Kunci: Sistem, Informasi, Akuntansi, Pembelian kredit, Hutang dagang ABSTRACT

The purpose of the study, is to identify and analyze accounting information system accounts payable and credit purchase system is running. Next we analyze and design a system of what is really suitable to the circumstances / characteristics of these companies, especially in the accounts payable and purchases on credit. Research methods used in the completion of this paper is divided into four stages, namely the study of literature to find information theoretical, field studies for the collection of information about business processes and problems in business, methods of analysis and design method. Results achieved on analytical and accounting information systems perncangan credit purchases and accounts payable are, finally we can present the application system that we think is most appropriate to the company PT.Gempita Plastindo with designing forms, reports and databases. The existence of the new system is expected to reduce the risks that exist in the previous manual system. The conclusions that can be drawn on the writing of this time is that there are many flaws in the system so that the information generated manually, there are still shortcomings and less informative as well so it is difficult to be considered in the implementation of business processes. In the previous manual system we conclude that the level of data security and data processing is still inadequate because it allows the occurrence of human error. Keywords: Systems, Information, Accounting, Purchasing credit, trade payables

PENDAHULUAN Sesuai dengan perkembangan zaman yang semakin maju dan tingkat persaingan yang semakin tinggi maka kebutuhan akan informasi sudah tidak dapat dihindari lagi sehingga diperlukan sistem informasi yang diharapkan akan meningkatkan integritas informasi yang diterima, meningkatkan efisiensi waktu dan sumber daya, meminimalisir kecurangan. Pernyataan tersebut juga didukung melalui kutipan dari Rainer & Cegielski ( 2011 , Informasi adalah “ Data yang telah di organisasikan sehingga data tersebut telah memiliki arti dan bernilai bagi pengguna atau penerima”. Selain itu pula, Journal of Information Technology Teaching Cases yang bertopik “Business, Strategy and IT Alignment”( 1 Maret 2013), juga menyatakan bahwa “Dampak IT dalam industri yang dinamis saat ini dan lingkungan teknis dapat dibuat lebih jelas dengan mempertimbangkan beberapa cara IT dalam mempengaruhi bisnis. Teknologi Informasi dapat membantu organisasi dengan menjadi penyedia dan pendukung keberhasilan” Dengan meningkatnya kebutuhan informasi di setiap perusahaan , maka kami memilih PT Gempita Plastindo sebagai objek penelitian dari skripsi kami. Adapun batasan yang akan dibahas dalam penyusunan skripsi kami antara lain mengenai Pembelian secara Kredit dan Hutang Dagang. Alasan kami memilih PT Gempita Plastindo sebagai objek penelitian dalam skripsi kami adalah dikarenakan sistem pada siklus pengeluaran kas yang sedang berjalan pada PT Gempita Plastindo masih dijalankan secara manual. Selain itu, kami juga menemukan beberapa kelemahan pada sistem siklus pengeluaran kas yang sedang berjalan. Pernyataan pada paragraf diatas juga dapat didukung dengan kutipan dari Journal of Information Technology yang bertopik “Leveraging the IS Organization for Business Value Creation”( 31st December 2012) ,yang mengatakan bahwa “ Tujuan utama dari analisis dan perancangan sistem adalah untuk mengidentifikasi strategi organisasi yang efektif, desain,kemampuan, dan profesional dan proses pengembangan karir yang membedakan Informasi Sistem unit yang terbukti efektif sebagai kontributor untuk penciptaan nilai bisnis.” Disamping itu pula, pernyataan dalam paragraf tersebut juga didukung oleh pernyataan dari Jones dan Rama yang diterjemahkan oleh M.Slamet Wibowo ( 2008 , p17 ). Sistem Informasi Akuntansi adalah “Subsistem sistem infromasi manajemen (MIS) yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan seperti halnya informasi lain yang diperoleh dari pengolahan rutin transaksi akuntansi” Kutipan lain yang mendukung isi dari paragraf tersebut berasal dari journal yang berjudul “The Expenditure Cycle Part I: Purchases and Cash Disbursements Procedures”dan menyebutkan bahwa “Tujuan dari siklus pengeluaran adalah untuk mengkonversi kas organisasi ke dalam bentuk materi fisik dan sumber daya manusia yang dibutuhkan untuk melakukan bisnis.” Masalah-masalah yang kami identifikasi dalam sistem siklus pengeluaran kas PT Gempita Plastindo antara lain kesalahan pencatatan, kerangkapan fungsi yang dimiliki oleh bagian pembelian yang memungkinkan terjadinya kecurangan berupa kehilangan material yang secara langsung mengakibatkan kerugian bagi PT Gempita Plastindo, serta adanya transaksi-transaksi yang tidak tercatat.

Kami tertarik untuk membahas permasalahan-permasalahan yang disebutkan diatas dikarenakan kami ingin memahami secara mendetail proses siklus pengeluaran kas yang terjadi pada PT Gempita Plastindo dan menerapkan pengetahuan kami dan mencari solusi untuk permasalahan-permasalahan yang telah teridentifikasi. Tujuan kami melakukan penyusunan skripsi ini adalah untuk menganalisis dan merancang sistem siklus pengeluaran kas yang bertujuan untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang berdampak negatif bagi PT Gempita Plastindo dan juga meningkatkan efisiensi dan efektivitas pada kegiatan pembelian pada PT Gempita Plastindo.

METODE PENELITIAN Metode yang digunakan dalam penyusunan skripsi ini, yaitu studi kepustakaan, studi lapangan, metode analisis dan metode perancangan, penjelasannya adalah sebagai berikut : 1. Studi Kepustakaan Mencari informasi teoritis dari berbagai buku yang berkaitan dengan sistem informasi pembelian kredit , retur pembelian dan hutang dagang. 2.

Studi Lapangan a. Observasi Kegiatan Observasi yang dilakukan dengan berdasarkan hasil wawancara yang telah dikumpulkan sebelumnya diperoleh dari bagian pembelian mengenai prosedur bisnis yang sedang berjalan , kemudian berdasarkan informasi yang diperoleh maka proses pengamatan dilakukan terhadap proses yang berjalan secara langsung dan juga pengamatan dokumen-dokumen yang digunakan dan perpindahan dokumen dari proses bisnis satu dan lainnya yang mendasari dalam pembuatan pertanyaan untuk proses wawancara berikutnya. b. Wawancara Mengajukan pertanyaan kepada narasumber terkait hal-hal yang berhubungan dengan prosedur pembelian dan hutang dagang. b. Analisa Prosedur Mengumpulkan informasi dengan cara menganalisis data yang diperoleh dan menganalisis permasalahan yang terjadi.

3.

Metode analisis a. Survei atas sistem yang sedang berjalan Untuk melakukan sebuah perancangan dan penerapan sistem terkomputerisasi, kami harus terlebih dahulu mengetahui bentuk dan karakteristik dari proses bisnis yang sedang berjalan pada PT Gempita Plastindo. Bentuk kegiatan survey yang kami lakukan itu berupa kegiatan observasi dan melakukan interview terhadap bagian pembelian pada PT Gempita Plastindo. b. Analisis terhadap temuan survey

Pada bagian analisis ini, kami melakukan penyusunan diagram aliran data yang akan kami jelaskan secara lengkap pada bagian metode perancangan. Untuk menyusun sebuah diagram aliran data , kami juga selalu melakukan kegiatan diskusi dan studi pustaka untuk mendukung kelancaran dari analisis data yang telah kami survey di PT Gempita Plastindo. c. Identifikasi kebutuhan informasi Dalam melakukan perancangan sistem yang baru, kita perlu mengetahui alasan sebenarnya dari perancangan sistem tersebut. Alasan terbesar ialah karena ada berbagai kekurangan yang ada pada sistem yang lama (secara manual), sehingga perlu adanya perancangan sistem yang baru yang handal dalam menangani kekurangan yang ada pada sistem terdahulu. Untuk itu berbagai informasi yang kami butuhkan , yaitu: i. Informasi mengenai urutan proses bisnis pembelian pada sistem terdahulu. ii. Berbagai pihak yang terlibat dalam proses Pembelian Kredit dan Hutang Dagang. iii. Aktivitas yang menjadi pemicu dilakukannya suatu proses bisnis. iv. Berbagai dokumen yang digunakan dalam menjalankan proses Pembelian Kredit dan Hutang Dagang. v. Informasi mengenai kekurangan-kekurangan yang dihadapi oleh PT Gempita Plastindo pada sistem yang lama. d. Identifikasi persyaratan sistem Sistem yang kami akan terapkan disesuaikan dengan standar di perusahaan tersebut, tentunya dalam perancangan ini kita selalu berpedoman pada berbagai hal yang menjadi ukuran PT Gempita Plastindo. Seperti kita harus memperhatikan sumber daya yang dimiliki PT Gempita Plastindo yang tersedia dalam perancangan dan penerapan sistem yang baru ini. Selain itu pula kita harus memperhatikan kualitas / keahlian para pekerja dalam menerima kehadiran sistem yang baru dan berapa lama mereka dapat beradaptasi.

4. Metode Perancangan Dalam skripsi ini, metode perancangan yang digunakan berorientasi Object Oriented Analysis and Design (OOAD) antara lain : 1. Identifikasi Event 2. Event Table 3. Rich Picture 4. Activity Diagram (Overview Activity Diagram dan Detailed Activity Diagram) 5. Workflow Table 6. UML Class Diagram 7. Use Case Diagram 8. Rancangan Database

9. 10. 11. 12.

Rancangan Formulir Rancangan Laporan Rancangan Layar Navigation Diagram

HASIL DAN BAHASAN Dengan penerapan sistem informasi akuntansi pengeluaran kas pada PT. Gempita Plastindo ini, akhirnya kami dapat menemukan berbagai macam solusi yang dapat digunakan untuk mengatasi berbagai macam permasalahan yang terjadi pada proses siklus pengeluaran kas di PT. Gempita plastindo. Pemecahan masalah melalui solusi IT ini merupakan hasil yang kami peroleh melalui penerapan sintem informasi pada perusahaan tersebut. Berbagai masalah yang berhasil kami atasi dengan diterapkannya sistem berbasis IT ialah Permasalahan yang dihadapi dalam prosedur pembelian : 1. Tidak terdapat formulir permintaan pembelian bernomor urut yang secara resmi mengkonfirmasi bahwa ada permintaan pembelian dari bagian gudang. 2. Bagian pembelian memiliki perangkapan fungsi meliputi pembelian material dan juga penerimaan material. 3. Tidak adanya laporan yang memberikan informasi mengenai material yang telah dipesan akan tetapi tidak dikirim oleh Supplier. 4. Adanya kendala pada saat terjadinya ketidaksesuaian pengiriman material dari Supplier karena alasan tertentu yang menyebabkan kelebihan atau kekurangan material. Permasalahan yang dihadapi dalam prosedur retur pembelian : 1. Tidak terdapat formulir cacat material bernomor urut yang secara resmi mengkonfirmasi bahwa telah ditemukan material yang kondisinya tidak sesuai dengan yang telah ditentukan oleh bagian gudang. 2. Tidak terdapat formulir material Keluar bernomor urut yang secara resmi mengkonfirmasi bahwa bagian gudang sudah mengeluarkan material yang diretur. Permasalahan yang dihadapi dalam prosedur hutang dagang : 1. Tidak terdapat bukti pengeluaran kas bernomor urut yang secara resmi mengkonfirmasi bahwa bagian pembelian telah melakukan pembayaran atas tagihan dari pihak Supplier. 2. Tidak adanya laporan yang memberikan informasi mengenai hutang dagang beserta jatuh tempo perusahaan. Dan alternatif pemecahan masalah dalam prosedur pembelian : 1. Dibuatnya formulir permintaan pembelian bernomor urut sehingga terdapat bukti resmi bahwa ada permintaan pembelian dari bagian gudang. 2. Dibentuk bagian penerimaan yang berfungsi mengotorisasi penerimaan material. 3. Dibuatnya laporan material gagal terima yang menjelaskan informasi mengenai material yang telah dipesan akan tetapi tidak dikirim oleh Supplier.

4. Jika jumlah material yang dikirim oleh pihak Supplier lebih banyak dari yang tertera di PO maka material yang dikirim tidak diterima dan diminta untuk mengirim kembali material sesuai dengan PO. Selain itu, jika material yang dikirim oleh pihak Supplier lebih sedikit dari yang tertera di PO maka material itu akan diterima, dan material yang kurang dapat dikirim pada nota selanjutnya. Maka dari itu Formulir Material masuk dapat dibuat lebih dari satu, tetapi tetap berdasar pada Formulir Purchase Order (PO) yang sama. Alternatif pemecahan masalah dalam prosedur retur pembelian : 1. Dibuatnya formulir cacat material bernomor urut yang secara resmi mengkonfirmasi bahwa telah ditemukan material yang kondisinya tidak sesuai dengan yang telah ditentukan oleh bagian gudang. 2. Dibuatnya formulir material keluar bernomor urut sehingga terdapat bukti resmi bahwa bagian gudang sudah mengeluarkan material yang diretur. Alternatif pemecahan masalah dalam prosedur hutang dagang : 1. Dibuatnya bukti pengeluaran kas bernomor urut yang secara resmi mengkonfirmasi bahwa bagian pembelian telah melakukan pembayaran atas tagihan dari pihak Supplier. 2. Dibuatnya laporan Rekap Hutang Jatuh Tempo yang menjelaskan informasi mengenai Hutang Dagang beserta tanggal jatuh tempo pembayaran.

Disamping itu pula, berdasarkan perancangan sistem pada PT gempita plastindo, kami berhasil merancang beberapa formulir dan Laporan yang bisa memberikan solusi bagi PT. Gempita tersebut , berikut gambarnya:

Gambar 1

Bukti Pengeluaran Kas yang diusulkan

Gambar 2 Formulir Cacat Material yang diusulkan

Gambar 3.

Formulir Purchase Order yang diusulkan

Gambar 4.

Formulir Permintaan Material yang diusulkan

Gambar 5

Gambar 6

Laporan Pembelian Material Favorit

Laporan Material Gagal Terima

SIMPULAN DAN SARAN Simpulan Berdasarkan hasil dari pembahasan yang telah diuraikan pada bab sebelumnya, kami menarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Informasi secara akurat, dan up to date dapat diperoleh dari sistem yang dirancang yang digunakan untuk keputusan strategis perusahaan.

2. Penambahan fungsi Bagian Penerimaan membuat bagian pembelian tidak memiliki otoritas yang terlampau besar sehingga sistem pengendalian internal pada PT Gempita Plastindo dapat berjalan dengan baik. 3. Dengan adanya laporan-laporan seperti laporan pembelian, laporan retur pembelian,laporan pembayaran, laporan rekap hutang dagang jatuh tempo, laporan material gagal terima, laporan pembelian material favorit maka top management terbantu dalam mengambil keputusan strategis perusahaan. 4. Dengan penggunaan formulir bernomor urut tercetak dapat meminimalisir redundansi data sehingga nomor transaksi berganda dapat dihindari serta menghindari kemungkinan transaksi yang telah dipesan sebelumnya untuk dibuat kembali oleh bagian pembelian. 5. Dengan adanya penggunaan Formulir Pengakuan Hutang maka bagian keuangan memperoleh informasi mengenai tagihan dan dana yang perlu disiapkan untuk melakukan pembayaran pada saat tagihan jatuh tempo. 6. Dengan penerapan sistem informasi siklus pengeluaran kas, maka PT. Gempita Plastindo memiliki alur informasi yang lebih jelas dan terarah sehingga meningkatkan integritas informasi yang diterima serta efisiensi dan efektivitas waktu dan sumber daya perusahaan. 7. Dengan penerapan pembatasan hak akses bagi user dapat mengurangi kecurangan, setiap user dapat memperoleh informasi yang merupakan lingkup tanggung jawabnya serta setiap user dapat melakukan fungsinya masing-masing sesuai dengan prosedur yang ada dalam PT Gempita Plastindo. 8. Dengan penerapan sistem informasi yang sebelumnya belum pernah diterapkan oleh PT. Gempita Plastindo maka dapat meningkatkan wawasan, pengetahuan dan dampak positif dimana PT. Gempita Plastindo dapat mengembangkan sistem yang kami rancang ke tahap yang lebih kompleks sesuai yang dibutuhkan PT. Gempita Plastindo seiring perkembangan bisnis dan teknologi. Saran Saran kami kepada PT Gempita Plastindo untuk memaksimalkan penggunaan sistem yang dirancang adalah : 1.

Perlu adanya backup data secara periodik sebagai langkah penanggulangan terhadap resiko data perusahaan rusak atau hilang. 2. Perlu dilakukan evaluasi secara berkala untuk mengetahui apakah sistem berjalan dengan baik dan juga kelemahan-kelemahan dari sistem yang dirancang. 3. Bagian IT diperlukan untuk menangani sistem dan melakukan maintenance secara berkala. 4. Diperlukan adanya kegiatan pengupdatean atas sistem informasi yang diterapkan ini atas berbagai versi-versi baru dari software atau hardware sebagai komponen-komponen dari sistem informasi tersebut. 5. Perlu dilakukannya kegiatan monitoring atau pemantauan atas berbagai kegiatan yang dilakukan dalam perusahaan PT. Gempita Plastindo 6. Sebaiknya perusahaan selalu melakukan perkiraan atas penyediaan dana dana perusahaan dalam pengadaannya untuk kegiatan maintenance, upgrade, control atas IT / sistem informasi yang diterapkan tersebut. 7. Perlu dilakukannya pelatihan atau pendidikan tambahan didalam meningkatkan potensi bekerja bagi para karyawan, agar lebih berkualitas.

8. Perusahaan perlu lebih lagi menerapkan pengendalian internal , khususnya dalam mengelola informasi yang bersifat rahasia, agar terbebas dari ancaman internal ataupun external.

REFERENSI Gelinas.U.J , Dull,R.B. & Wheeler,P.R. (2012). Accounting Information System 9th Edition. South-Western Cengage Learning : USA Doom, C.(2009). An Introduction to Business Information Management. ASP : Brussels O’Brien, James A. (2006). Introduction to Information Systems : Pengantar Sistem Informasi .(Edisi 12). Terjemahan Dewi Fitriasari, Deny Arnos Kwary. Salemba Empat : Jakarta Rainer, R. K., & Cegielski, C. G. (2011). Introduction to Information Systems Supporting and Transforming Business (3rd Edition). John Wiley & Sons : Hoboken Jones, Frederick L. & Dasaratha V. R. (2008). Sistem Informasi Akuntansi. (Edisi 1) . Terjemahan M. Slamet Wibowo. Salemba Empat : Jakarta Romney, M. B. & Steinbart, P.J. (2006), Accounting Information System. (Edisi 9). Salemba Empat : Jakarta Satzinger, J.W. , Jackson,R.B. & Burd,S.D. (2011). Systems Analysis and Design in a Changing World (Sixth Edition). Cengage Learning : USA Mathiassen, L ; Munk-Madsen, A; Nielsen, P.A; & Stage, J. (2002).Object Oriented Analysis and Design. Marko Publishing Aps : Copenhagen

RIWAYAT PENULIS Andy Zulkifli lahir di kota Binjai pada 22 April 1992. Indra Satya Wijalaksana lahir di kota Jakarta pada 4 Juli 1991 Vicky Adinata lahir di kota Jambi pada 12 Juni 1990