1.1. (JUNI 97)
afd 1 administratief leidinggeven
Functieclassificatie : administratief leidinggeven Doel van de functiefamilie Organiseren, coördineren en opvolgen van de werkzaamheden binnen de dienst, formuleren van adviezen en ontwikkelen van initiatieven teneinde een positieve bijdrage te leveren tot de voorbereiding en bijsturing, uitvoering en evaluatie van het beleid. De functiefamilie "administratief leidinggeven" wordt opgesplitst in 3 groepen, nl
1. DIRECTIE- EN STAFFUNCTIES ( niveau A ) De directie- en stafleden staan in voor het organiseren, coördineren en opvolgen van de werkzaamheden binnen de verschillende diensten waarover zij de leiding hebben. Zij formuleren adviezen en ontwikkelen initiatieven en leveren op die wijze een positieve bijdrage tot de voorbereiding en bijsturing, uitvoering en evaluatie van het beleid. De beleidsadvisering naar de politieke en ambtelijke leiding behelst een actieve bijdrage tot de beleidsondersteuning.
2. DESKUNDIGENFUNCTIES (niveau B) De B-functie heeft enerzijds een beleidsadviserende taak, zowel naar de administratieve hiërarchie als naar de politieke beleidsverantwoordelijken, en anderzijds een leidinggevende verantwoordelijkheid t.a.v. de realisatie van de doelstellingen van de dienst, zoals vastgelegd in het strategisch beleidsplan van het bestuurscollege. 1.2. (JUNI 97)
3. ADMINISTRATIEVE HIERARCHISCHE FUNCTIES (niveau C4 ) De administratieve hoofdmedewerker heeft inhoudelijk vergelijkbare taken als de B-functies ; deze functies worden echter ingevuld door bevordering vanuit de graad administratief medewerker. Het essentieel onderscheid met de B-functies is dat hier vooral de ervaring, opgedaan door het jarenlang vertrouwd zijn met de behandelde materie, de bovenhand haalt. De anciënniteit en de ervaring primeren m.a.w. boven de vakinhoudelijke opleiding van de B-functies.
1
1.1. GEMEENSCHAPPELIJKE VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAAKBESCHRIJVINGEN ( I.A - I.B ) 1.1.1.
leiding, planning, organisatie en coördinatie van de dienstwerkzaamheden teneinde de gedefinieerde doelstellingen tijdig en correct te realiseren: • duidelijke richtlijnen naar het personeel van de dienst inzake uitvoering van de taken; • optimaal begeleiden, aanmoedigen en motiveren van personeel; • duidelijke taakverdeling; • verantwoordelijk voor een goed geordend klassement van de dienst; • optimale aanwending van de middelen die ter beschikking van de dienst zijn gesteld; • uitvoeren van alle activiteiten m.b.t. het formeel personeelsbeheer ( o.a. verlofregeling, afwezigheden opvolgen, ... ); • verzekeren van de continuïteit binnen de dienst; • organiseren van werkoverlegvergaderingen; • controleren van de kwaliteit van de geleverde producten; • ... .
1.1.2.
eindverantwoordelijkheid voor de afhandeling van de dossiers van de dienst, met de nodige zorg voor een optimale dienstverlening en rekening houdend met de noodzaak van een correcte en tijdige afhandeling: • instaan voor de inhoudelijke dossierbehandeling en zelfstandig afhandelen van ( complexe ) dossiers; • opvolgen en controleren van de dienstwerkzaamheden; • nazicht en verdeling van de dagelijkse briefwisseling; • analyseren en bestuderen van dossiers en problemen; • nazicht van dossiers van de medewerkers; • opmaken en uitvoeren van besluiten; • ... .
1.3. (JUNI 97) 1.1.3.
opvolgen van wetgeving, reglementering en onderrichtingen: • instuderen; • bespreken met de medewerkers; • controle op de toepassing ervan bij de behandeling van dossiers; • ... .
1.1.4. agenda van college en gemeenteraad: • bespreken met de medewerkers en de andere diensthoofden; • bespreken met de leden van het college; • controle van de dossiers; • besprekingen vóór en na college en gemeenteraad met secretaris en andere diensthoofden; • chronologisch opvolgen van de projecten en de gepaste voorstellen voorbereiden; • ... 2
1.1.5.
het adviseren van de politieke en ambtelijke leiding schriftelijke en mondelinge rapportering en adviesverlening aan de gemeentesecretaris, aan de burgemeester en aan de schepenen, aangaande nieuwe ontwikkelingen in het eigen functiedomein, teneinde op die wijze bij te dragen tot de beleidsondersteuning: • initiëren van beleidsontwikkelingen; • evalueren van beleidsanalyses; • opstellen van rapporten, informatiedossiers, ...; • dossiers voorbereiden voor de beleidsverantwoordelijken; • deelnemen aan overlegvergaderingen, formuleren van visie en adviseren; • ... .
1.1.6.
het assisteren vanuit de eigen professionele kennis en ervaring van andere diensten in gevallen en aangelegenheden waar dit nuttig en/of noodzakelijk is, zowel op eigen initiatief als in opdracht: • informatie uitwisselen met collega's en medewerkers met het oog op een optimale dienstverlening; • ... .
1.1.7 . informeren en adviseren van medewerkers op een begrijpelijke manier over diverse aspecten van het werk, teneinde hen in staat te stellen hun taken optimaal te kunnen uitvoeren:. • doorgeven van informatie uit vergaderingen; • inlichtingen verstrekken. 1.4. (JUNI 97) • medewerkers informeren over de van toepassing zijnde regelgeving; • informatie verstrekken over inhoud, visie, ontwikkelingen en aanpak. 1.1.8.
instaan voor de evaluatie- en functioneringsgesprekken met de medewerkers en de erin gemaakte afspraken doen realiseren
1.1.9.overleg plegen met de hiërarchie teneinde informatie uit te wisselen over functionele en inhoudelijke aspecten: • deelnemen aan stafvergaderingen; • wijzen op zaken die niet correct verlopen; • verzorgen van mondelinge en schriftelijke briefing. 1.1.10. uitvoeren van bijzondere opdrachten om de vlotte werking van de dienst en/of het gemeentebestuur te waarborgen: • vervangen van het diensthoofd bij diens afwezigheid; • opvolgen van geschildossiers; • zendingen; • deelname aan vergaderingen van commissies, werkgroepen, ...; • ... . 1.5. (JUNI 97) 3
1.2. GEMEENSCHAPPELIJKE FUNCTIEPROFIELEN A. Kennisvereisten 1.2.1. een ruime algemene kennis bezitten, m.i.v. het opvolgen van politieke en maatschappelijke ontwikkelingen die een invloed hebben op het vakgebied ( II.A1 ) 1.2.2. grondige kennis hebben van het administratief recht en een basiskennis van de regelen van de inrichting van de staat ( II.A1 ) 1.2.3. grondige kennis hebben van de organisatie en werking van het gemeentebestuur en de gemeentelijke administratie ( II.A2 ) 1.2.4. een grondige vakkennis bezitten van het eigen vakgebied, m.i.v. een grondige kennis van de regelgeving betreffende de taak van de eigen dienst ( II.A3 ) 1.2.5. grondig inzicht hebben in het onderling verband tussen de dossiers van de eigen dienst en van andere diensten ( II.A3 ) 1.2.6. kunnen werken met moderne bureauticamiddelen, basisinzicht hebben in de aangewende programma's en gebruik van de beschikbare handleidingen ( II.A3 ) 1.2.7.een basiskennis bezitten van actuele organisatie- en managementmethodes ( II.A3 )
B. Vaardigheidsvereisten
1. ORGANISATORISCHE VAARDIGHEDEN 1.2.8. zelfstandig, snel en correct taken kunnen afhandelen ( II.B1 ) • loopt niet onmiddellijk naar het diensthoofd voor de oplossing van een probleem; • weet bij wie relevante informatie kan worden ingewonnen en maakt er gebruik van; • voert een taak uit met een minimum aan richtlijnen; • houdt zich niet onnodig met details bezig; • gaat niet bij de pakken zitten; • reageert snel en goed op uitdagingen; • brengt taken tot een goed einde; • ... . 1.6. (JUNI 97) 1.2.9.organisatievermogen: 4
•
• • • • • • • •
is steeds op de hoogte van de stand van zaken van de eigen dossiers en organiseert deze werkzaamheden zo dat bij afwezigheid de eigen dossiers toegankelijk zijn voor het diensthoofd en de andere collega's; informeert het diensthoofd en de andere collega's actief i.v.m. de stand van zaken van de dossiers en activiteiten met het oog op een optimale werking van de dienst; plant de activiteiten en volgt ze op; verdeelt het werk op een efficiënte manier; houdt rekening met de beschikbaarheid van mensen en middelen; houdt zich aan vervaldata en timing; zorgt voor de continuïteit van het werk; zorgt voor een goed informatiebeheer en doorstroming ervan; ... .
( II.B2 ) 1.2.10. groot en constant concentratievermogen ( II.B3 ) 1.2.11. probleemoplossend werken ( II.B4 ) • verzamelt en ontleedt gegevens; • begrijpt de opdracht, ontleedt de opdracht en deelt deze op in deelaspecten; • onderscheidt de hoofd- van de bijzaken; • kan essentiële dingen onderscheiden en ze in het juiste referentiekader plaatsen; • legt verbanden tussen de verschillende gegevens; • kan tot een synthese komen; • trekt conclusies; • ... 1.2.12. vaardigheid om ingezet te worden binnen de gemeentelijke administratie voor opdrachten die niet tot de strikte inhoud van de functie behoren, flexibiliteit: ( II.B5 ) • kan onmiddellijk en goed inspelen op veranderende omstandigheden; • is bereid af te wijken van het normale werkschema; • past zich aan een veranderende cultuur aan; • is niet eigenzinnig, staat daarbij open voor redelijke argumenten en blijft niet koppig bij het eigen standpunt; • is bereid rekening te houden met dienstprioriteiten bij de verlofplanning; • ... . 1.7. (JUNI 97)
2. SOCIALE VAARDIGHEDEN 1.2.13. communicatievaardigheid, d.i. kunnen omgaan met zeer verschillende mensen ( II.B6 ): • verstrekt correcte en volledige informatie; • heeft een correct gedrag; 5
• • • •
overlegt met collega's; luistert aandachtig, onderbreekt niet; verdedigt zijn/haar standpunt op een redelijke wijze, zonder agressief te worden; ... .
1.2.14. vlotte gesproken en geschreven taalbeheersing ( II.B7 - II.B8 ) • formuleert schriftelijk en mondeling, helder, duidelijk en beknopt; • heeft een correct taalgebruik; • kan in publiek spreken. 1.2.15. klantvriendelijkheid en behulpzaamheid ( II.B9 ) • is beleefd en correct; • gaat actief naar de klant toe; • speelt snel in op vragen van de klanten; • verwijst de klant door wanneer hij/zij niet kan helpen; • vertaalt complexe problemen in eenvoudige termen; • waarborgt de permanente bereikbaarheid van de dienst; • spreekt de buitenstaanders spontaan aan, legt op een actieve wijze contacten; • scheept de anderen niet af; • is onpartijdig; • ... . 1.2.16. in teamverband kunnen werken, samenwerkingsvermogen, overlegbereidheid, rekening houden met gerechtvaardigde opmerkingen van alle medewerkers, het verrichten van ondersteunende taken t.a.v. collega's van de eigen of van andere gemeentelijke diensten, zowel op eigen initiatief als op vraag van de gemeentesecretaris ( II.B10 ) • • • • • • • • •
is bereid relevante gegevens uit te wisselen luistert naar de anderen kan zijn/haar fouten toegeven springt bij indien nodig, o.a. bij onverwachte afwezigheid van collega's denkt samen met anderen naar oplossingen toe komt ter hulp als iemand het vraagt laat het resultaat van de groep primeren overlegt met collega's ... 1.8. (JUNI 97)
3. LEIDINGGEVENDE VAARDIGHEDEN 1.2.17. leidinggevende vaardigheden: • duidelijke richtlijnen en opdrachten geven aan de personeelsleden van de dienst, zodat een optimale werkverdeling wordt bereikt; • zorg dragen voor een optimale interne communicatie- en informatievoorziening; 6
•
• • • • • • •
• • • • • • •
de medewerkers van de dienst in staat stellen een vlotte en correcte dienstverlening te leveren aan de burgers opdat dezen kunnen voldoen aan wettelijke en gemeentelijke administratieve bepalingen; kunnen optreden tegen personeelsleden die zich niet richten naar de te volgen richtlijnen; een controlerende functie kunnen uitoefenen; beslissingen kunnen nemen in conflictsituaties, i.c. snel en efficiënt reageren in dringende omstandigheden; bestand zijn tegen stresssituaties; medewerkers kunnen motiveren; medewerkers begeleiden bij de afhandeling van dossiers; ervoor zorgen dat de eigen dienst beschikt over de nodige mankracht, gemotiveerd en opgeleid om de toegewezen werkzaamheden uit te voeren volgens de geldende regels inzake kwaliteit en kwantiteit; diplomatisch kunnen bemiddelen bij meningsverschillen, conflicten en klachten; op een projectmatige wijze de dienstproblemen aanpakken; correct gedrag tegenover ondergeschikten; vaardigheid om een diensthoofd tijdelijk te vervangen in een andere dienst; oog hebben voor en toepassen van nieuwe werkmethoden die de werking van de dienst kunnen verbeteren; weet waar mensen mee bezig zijn; verantwoordt de taakverdeling; 1.9. (JUNI 97)
• • • • • • • • • • • • •
maakt concrete afspraken met medewerkers; drukt waardering uit; geeft constructieve feedback; confronteert mensen met het resultaat; verzekert all-round kennis van de job met het oog op een continue dienstverlening; weet wat mensen aankunnen, schat hun capaciteiten goed in; zoekt en versterkt de kwaliteiten en capaciteiten van de medewerkers, geeft hen de ruimte om zelfstandig te werken; kijkt afgewerkte dossiers na en bespreekt deze; schenkt vertrouwen aan de medewerkers; past de boodschap aan de gevoeligheden van de mensen aan, beschikt over een goede dosis mensenkennis; is consistent in het opleggen van taken en het stellen van prioriteiten; staat open voor wat leeft bij de mensen, heeft ook belangstelling voor sociale en familiale aspecten; staat in alle redelijkheid achter zijn medewerkers; ( II.B11 - II.B17 )
7
1.10. (JUNI 97)
C. Attitudevereisten 1. HOUDING T.O.V. DE FUNCTIE 1.2.18. een actieve, kwaliteitsbewuste en probleemoplossende houding aannemen tegenover de werksituatie, m.i.v. • zin voor verantwoordelijkheid, belangstelling voor en betrokkenheid bij het werk, m.i.v. een positieve ingesteldheid ( II.C1 ); • zin voor nauwkeurigheid, volledigheid, orde en netheid ( II.C2); • ruimt bureel en kasten op; • klasseert de documenten zodat zij/hij en anderen deze terugvindt binnen een redelijke tijd; • verliest geen stukken of dossiers; • organiseert dossiers zodat ook anderen er hun weg in terug vinden; • zorgt voor een goed voorkomen bij contact met de klanten; • levert behandelklare dossiers af; • zin voor initiatief, creativiteit en inventiviteit ( II.C3 ); • zoekt bijkomende informatie om beslissingen te onderbouwen, om de eigen functie te kunnen uitoefenen; • brengt ideeën naar voor om de eigen werkwijze te verbeteren en tracht deze voorstellen te realiseren; • oefent gefundeerde kritiek uit; • legt contacten met anderen om nieuwe ideeën te verkrijgen; • neemt snel actie na een opdracht of beslissing; • laat de dingen niet aanslepen, maakt er werk van; • wacht instructies niet af, start zelf met het uitvoeren van de volgende taak; • regelmaat, werkritme en doorzettingsvermogen ( II.C4 ); • aanvaarding van de werkomstandigheden, o.a. bereidheid tot bijkomende prestaties, bereidheid zich aan te passen aan nieuwe werkmethoden, vernieuwingsbekwaamheid, werken met moderne bureauticamiddelen en gebruik van de beschikbare handleidingen ( II.C5 ); 1.11. (JUNI 97) 1.2.19. tact, discretie en respect voor het beroepsgeheim ( II.C6 ) • kan stilzwijgen handhaven; • respecteert de zwijgplicht m.b.t. vertrouwelijke dossiers; • neemt afstand van roddels; • kan inschatten of informatie al dan niet verder kan/mag verspreid worden; • respecteert de privé-sfeer van anderen; • snuffelt niet in andermans dossiers; • ... . 8
1.2.20. bereidheid om zich permanent bij te scholen: • door actieve vorming en opleiding permanent op de hoogte blijven van de theoretische en praktische ontwikkelingen in het eigen vakgebied; • op de hoogte blijven van maatschappelijke ontwikkelingen inzake de taken van de dienst. ( II.C7 ) 1.2.21. aandacht voor de arbeidsveiligheid in de dienst, m.i.v. het motiveren van de medewerkers voor veilig en gezond werk ( II.C8 ) 1.2.22
verzorgd voorkomen ( II.C9 )
2. HOUDING T.O.V. DERDEN 1.2.23. een correcte en loyale houding aannemen tegenover de leden van het college en van de gemeenteraad, tegenover de meerderen en de collega's en tegenover de burgers ( II.C10 ) 1.2.24. kunnen overleggen en samenwerken met hiërarchische meerderen, met de diensthoofden, met alle medewerkers, alsmede aanvaarden van en rekening houden met gerechtvaardigde opmerkingen van alle medewerkers
9
