TOETSINGKADER VOOR BIJDRAGEN UIT HET BUDGET ‘PROMOTIE GROOTSCHALIGE PROJECTEN EN EVENEMENTEN/ACTIVITEITEN’ GEMEENTE BOXMEER. Regelmatig ontvangt de gemeente Boxmeer sponsorverzoeken of worden er evenementen/activiteiten of projecten georganiseerd die de gemeente zou kunnen/willen sponsoren. Deze nota voorziet in een toetsingskader waarbinnen aan het sponsorbeleid voor de gemeente Boxmeer vorm en uitvoering gegeven kan worden. De verantwoordelijkheid voor besteding van dit budget is neergelegd bij het college van burgemeester en wethouders. In het kader van de uniformiteit van het verstrekken van bijdragen uit het budget en in het kader van de verantwoording is het gewenst om beleidsregels c.q. criteria vast te stellen. Definities: Onderstaande termen vormen het uitgangspunt voor het beleidskader/toetsingskader en de criteria die worden gehanteerd bij ingediende aanvragen voor bijdragen die ten laste komen van het budget “Sponsoring/promotie Grootschalige Projecten en Evenementen/Activiteiten”. De beschrijvingen geven beknopt de plaatsbepaling van de termen sponsoring, promotie, project en evenement/activiteit binnen het gemeentelijk kader. Sponsoring: Sponsoring heeft een promotioneel doel waarmee een positieve positionering voor de verstrekkende partij (rechtspersoon of vrijwilligersorganisatie) wordt beoogd. De positieve positionering wordt bewerkstelligd doordat de sponsor zijn/haar naam verbindt aan een evenement/project/activiteit en daarvoor in ruil participatie in promotionele activiteiten ontvangt. Sponsoring is gericht op het behalen van het gemeentelijk PR-doel (imagoversterking). Bij sponsoring hebben zowel de sponsor als de gesponsorde voordeel. NB: de afweging of een activiteit gesponsord wordt staat inhoudelijk los van de afweging of subsidie verstrekt wordt. Verstrekking is immers gebaseerd op andere doelstellingen. Sponsoring sluit subsidieverstrekking niet uit en vice versa. Promotie: Promotie is het stelselmatig wekken van positieve aandacht voor de gemeente Boxmeer. Grootschalig: Een duidelijke definitie van het begrip “grootschalig” in dit verband ontbreekt. Het begrip grootschalig is relatief en wordt ter beoordeling voorgelegd aan de verantwoordelijk portefeuillehouder. Uitgangspunt is in ieder geval de (boven)regionale uitstraling van het project of evenement. Project: Onder een project wordt verstaan een samenhang van activiteiten of inspanningen waarvan het resultaat in de tijd en de omvang begrensd is.
Toetsingskader voor bijdragen uit het budget “Promotie grootschalige projecten en evenementen/activiteiten” gemeente Boxmeer
1
Evenement/activiteit: Evenementen/activiteiten zijn speciaal georganiseerde publiek toegankelijke gebeurtenissen van tijdelijke aard, die gericht zijn op vermaak of educatie, die van lokale, regionale, nationale of internationale betekenis zijn en die georganiseerd worden voor een relatief groot aantal bezoekers. Doelstelling van het budget Sponsoring/promotie Grootschalige Projecten en Evenementen/activiteiten. Middels het verstrekken van promotiegelden vrijwilligersorganisaties en rechtspersonen financieel te ondersteunen ten behoeve van projecten en evenementen/activiteiten die Boxmeer “op de kaart” zetten. Criteria: Om te komen tot enerzijds de afweging van het al dan niet toekennen van gemeentelijke gelden, en anderzijds de bepaling van de hoogte van de bijdrage is een aantal algemene voorwaarden en een aantal specifieke criteria opgesteld teneinde een zo uniform mogelijke beoordelingswijze van een verzoek voor een promotiebijdrage te bereiken. Algemene voorwaarden • De omvang van het budget “Sponsoring/promotie Grootschalige Projecten en Evenementen/activiteiten” wordt jaarlijks in de begroting (2e Berap) vastgesteld. Het in de begroting vastgestelde budget is tevens het budgetplafond; aanvragen worden afgewezen indien het budget is besteed. Mocht het budget in enig jaar niet ten volle worden benut, dan zal het restbedrag worden toegevoegd aan de algemene reserve. • De aanvrager is een vrijwilligersorganisatie, rechtspersoon of private persoon uit Boxmeer. Indien de aanvrager niet uit Boxmeer komt, betreft het in ieder geval een project of evenement/activiteit dat in Boxmeer georganiseerd wordt. • De aanvrager of organisator beschikt, indien van toepassing, over de benodigde vergunningen. • De gemeente verlangt altijd een schriftelijk verzoek met een uitgebreide beschrijving van het project of evenement/activiteit. • Het project of evenement/activiteit draagt bij aan het profiel, de (naams)bekendheid en/of een positief imago van de gemeente Boxmeer. • Activiteiten die niet in aanmerking komen voor een bijdrage uit het budget zijn: advertenties, recepties, kerk- en privé)vieringen, jubileumfeesten, reünies, consumpties, persoonlijke diensten, activiteiten in het kader van/ter omlijsting van godsdienstuitoefening, activiteiten gericht op persoonlijk gewin, aankoop van instrumenten en uniformen, onderhoud aan of restauratie van monumenten die als zodanig zijn geregistreerd. • De reikwijdte van het project, zoals het verwachte deelnemers- en bezoekersaantal, staat in verhouding tot de sponsor- c.q. promotiebijdrage. • Een aanvraag voor een sponsor- of promotiebijdrage dient ten minste 8 weken voor aanvang van het evenement schriftelijk te worden ingediend. Aanvragen die de gemeente bereiken na afloop van het evenement worden niet gehonoreerd. • De beschikking inzake de sponsor- of promotiebijdrage uit het budget wordt gegeven binnen 6 weken nadat de aanvraag is ontvangen. • Indien de portefeuillehouder binnen 6 weken niet tot een besluit heeft kunnen komen, geldt een verdagingstermijn van 3 weken. • Indien gebruik wordt gemaakt van de verdagingstermijn wordt de aanvrager hiervan minimaal 1 week voor het ingaan van de verdagingstermijn op de hoogte gebracht.
Toetsingskader voor bijdragen uit het budget “Promotie grootschalige projecten en evenementen/activiteiten” gemeente Boxmeer
2
•
Toekenning van een bijdrage aan een regelmatig terugkerend project of evenement/activiteit schept geen rechten voor de toekomst.
Algemene toetsingscriteria Een gemeentelijke bijdrage aan een project of evenement/activiteit wordt onder andere afhankelijk gesteld van de mate waarin aan de volgende algemene toetsingscriteria wordt voldaan: • • • •
De te verwachten participatie, zowel actief als passief voor de burgers van Boxmeer. Het publieksbereik richting bepaalde of verschillende bevolkingsdoelgroepen. De waardering van burgers en bezoekers. Dit zegt immer iets over de uitstraling en kwaliteit en de mate waarin de bezoeker zich identificeert en binding heeft met het evenement. De bijdrage aan de lokale economie en werkgelegenheid. Hierbij wordt gedacht aan directe stimulering van omzet en arbeidsplaatsen, maar ook aan indirecte spin-off effecten zoals uitstraling en promotie en netwerkfuncties gevolgd door toename van het bezoek aan Boxmeer.
Specifieke criteria Sponsor- c.q. promotiebijdrage € 500,- tot € 1.500,• •
• • •
•
Het toekennen of afwijzen van een sponsor- of promotiebijdrage is altijd ter beoordeling van de verantwoordelijke portefeuillehouder van de gemeente Boxmeer. De gemeente verlangt ten behoeve van de kwaliteitsbepaling van het project of evenement/activiteit en de organisatie altijd een schriftelijk verzoek met een degelijke en planmatige aanpak. Het niet aanwezig zijn van een programma- en doelgroepbeschrijving en een promotie c.q. mediaplan kan leiden tot afwijzing van de aanvraag (sponsorpakket). Het project of evenement/activiteit heeft een lokale danwel regionale uitstraling. In de lokale en/of regionale media wordt uitgebreid aandacht geschonken aan het project of evenement/activiteit. Bij toekenning van een bijrage uit het budget wordt aan de bijdrage de voorwaarde verbonden van naamsvermelding bij eventuele mediauitingen, naamsvermelding op eventueel drukwerk en het tonen van de vlag of banier van Boxmeer op de dag(en) van de activiteit. De bijdrage per project of evenement/activiteit binnen deze categorie bedraagt minimaal € 500,- en maximaal € 1.500,-
Toetsingskader voor bijdragen uit het budget “Promotie grootschalige projecten en evenementen/activiteiten” gemeente Boxmeer
3
Specifieke criteria Sponsor- c.q. promotiebijdrage € 1.500,- tot € 3.000,• •
• • • •
•
Het toekennen of afwijzen van een sponsor- of promotiebijdrage is altijd ter beoordeling van de verantwoordelijke portefeuillehouder van de gemeente Boxmeer. De gemeente verlangt ten behoeve van de kwaliteitsbepaling van het project of evenement/activiteit en de organisatie altijd een schriftelijk verzoek met een degelijke en planmatige aanpak. Het niet aanwezig zijn van een programma- en doelgroepbeschrijving en een promotie c.q. mediaplan kan leiden tot afwijzing van de aanvraag (sponsorpakket). Het project of evenement/activiteit heeft een lokale, regionale en provinciale uitstraling. In de lokale, regionale en provinciale media wordt uitgebreid aandacht geschonken aan het project of evenement/activiteit. De aanvrager benadert behalve de gemeente ook andere fondsen en sponsoren. Bij toekenning van een bijrage uit het budget wordt aan de bijdrage de voorwaarden verbonden die het promotionele karakter voor de gemeente benadrukken. Hierbij kan men denken aan naamsvermelding bij allerhande media-uitingen, naamsvermelding op drukwerk, het tonen van de vlag of banier van Boxmeer op de dag(en) van de activiteit, een link naar de website van de gemeente, het op verzoek van de gemeente verspreiden van gemeentelijk promotiemateriaal via bijvoorbeeld een informatiestand enz. Indien gewenst kan het team Communicatie van de gemeente Boxmeer actief participeren in het evenement.. De bijdrage per project of evenement/activiteit binnen deze categorie bedraagt minimaal € 1.500,- en maximaal € 3.000,-
Specifieke criteria Sponsor- c.q. promotiebijdrage € 3.000,- tot € 5.000,• •
• • • •
•
Het toekennen of afwijzen van een sponsor- of promotiebijdrage is altijd ter beoordeling van de verantwoordelijke portefeuillehouder van de gemeente Boxmeer. De gemeente verlangt ten behoeve van de kwaliteitsbepaling van het project of evenement/activiteit en de organisatie altijd een schriftelijk verzoek met een degelijke en planmatige aanpak. Het niet aanwezig zijn van een programma- en doelgroepbeschrijving en een promotie c.q. mediaplan kan leiden tot afwijzing van de aanvraag (sponsorpakket). Het project of evenement/activiteit heeft een nationale danwel internationale uitstraling. In de (inter)nationale media wordt uitgebreid aandacht geschonken aan het project of evenement/activiteit. De aanvrager benadert behalve de gemeente ook andere fondsen en sponsoren. Bij toekenning van een bijrage uit het budget wordt aan de bijdrage de voorwaarden verbonden die het promotionele karakter voor de gemeente benadrukken. Hierbij kan men denken aan naamsvermelding bij allerhande media-uitingen, naamsvermelding op drukwerk, het tonen van de vlag of banier van Boxmeer op de dag(en) van de activiteit, een link naar de website van de gemeente, het op verzoek van de gemeente verspreiden van gemeentelijk promotiemateriaal via bijvoorbeeld een informatiestand enz. Indien gewenst kan de gemeente Boxmeer actief participeren in het evenement. De bijdrage per project of evenement/activiteit binnen deze categorie bedraagt minimaal € 3.000,- en maximaal € 5.000,-
Toetsingskader voor bijdragen uit het budget “Promotie grootschalige projecten en evenementen/activiteiten” gemeente Boxmeer
4
Hardheidsclausule: In afwijking van de voornoemde toetsingscriteria kan het college van Burgemeester en Wethouders een voorkomend geval te harer beoordeling gemotiveerd een lagere of hogere bijdrage toekennen. Inwerkingtreding: Dit “toetsingskader voor bijdrage uit het budget Sponsoring en Promotie Grootschalige Projecten en Evenementen/activiteiten” treedt in werking direct na vaststelling door de raad alsmede de dag na afkondiging daarvan.
(Vastgesteld door de gemeenteraad op 10 december 2009)
Toetsingskader voor bijdragen uit het budget “Promotie grootschalige projecten en evenementen/activiteiten” gemeente Boxmeer
5
