A BUDAPESTI GAZDASÁGI FŐISKOLA PÉNZ- ÉS ÉRTÉKKEZELÉSI SZABÁLYZATA
BUDAPEST 2011 (2013.január 1-jétől hatályos változat)
Tartalom Bevezetés................................................................................................................................................ 4 Általános rendelkezés ........................................................................................................................ 4 Jogforrások ........................................................................................................................................ 4 A szabályozás célja, tartalma ........................................................................................................... 4 A pénz- és értékkezelés általános szabályai ........................................................................................ 5 Pénzforgalmi számla vezetés rendje ................................................................................................ 5 Számlanyitás és számlavezetés ....................................................................................................... 6 Fizetési módok ................................................................................................................................... 6 Átutalás .............................................................................................................................................. 7 Kincstári kártya ................................................................................................................................. 8 Postai kifizetési utalvány .................................................................................................................. 9 Készpénzfizetés................................................................................................................................. 9 Kincstári számlák .............................................................................................................................. 9 Más pénzintézetnél vezetett számlák ............................................................................................ 11 A pénzforgalom lebonyolítására szolgáló számlák........................................................................ 11 A Kincstári kártyák használatának szabályozása ......................................................................... 12 Kincstári kártyarendszer, és jogszabályi háttere................................................................... 12 Érvényességi terület ................................................................................................................ 12 Eljárás-ügyrend ........................................................................................................................ 12 A kincstári kártya típusai......................................................................................................... 12 A kincstári kártya használattal kapcsolatos szakmai követelmények ................................. 13 A kártyabirtokosok kötelezettségei a kártyahasználattal kapcsolatban ............................. 14 Intézményi kártyával végrehajtott tranzakciók elszámolása ................................................ 14 Vásárlás Intézményi kártyával ................................................................................................ 14 Készpénzfelvétel Intézményi kártyával .................................................................................. 15 VIP kártyákkal végrehajtott tranzakciók elszámolása .................................................................. 15 Vásárlás VIP kártyával ............................................................................................................. 16 Vásárlás VIP kártyával belföldön ............................................................................................ 16 Vásárlás VIP kártyával külföldön ............................................................................................ 16 Készpénzfelvétel VIP kártyával ............................................................................................... 17 Készpénzfelvétel VIP kártyával belföldön .............................................................................. 17 Készpénzfelvétel VIP kártyával külföldön .............................................................................. 17 Kártyaletiltások, pótkártya igénylések és megújítások ......................................................... 17 Dokumentáció .................................................................................................................................. 17 Előirányzatok készpénzben történő felhasználása ........................................................................ 18 Készpénz ellátmánnyal kapcsolatos általános szabályok............................................................. 18 A házipénztár működése ................................................................................................................. 19 A pénztár kezelésével kapcsolatos feladatkörök ........................................................................... 24 Pénztári bizonylatok - nyomtatványok ............................................................................................ 27 Az illetmény ........................................................................................................................................... 32 Elszámolásra kiadott összegek, értékpapírok, értékcikkek nyilvántartása ...................................... 32 Az elszámolásra kiadott előlegek összege és elszámolási határideje ......................................... 33 Egyes sajátos nyomtatványok nyilvántartási és elszámolási rendje ................................................. 36 Kereskedelmi forgalomban felhasználható étkezési utalványok ................................................. 36 Éves BKV bérlet nyilvántartása ....................................................................................................... 37 Vásárlási utalványok ........................................................................................................................ 37 Letétek kezelésének rendje ............................................................................................................ 37 Készpénz kezelése egyéb pénzgyűjtő helyeken............................................................................. 39 Valutapénztár ................................................................................................................................... 40 Egyéb rendelkezések ........................................................................................................................... 41 Záró és hatályba léptető rendelkezések ............................................................................................. 41 Mellékletek ........................................................................................................................................... 43 Pénztári kazetta (lemezszekrény), páncélszekrény kulcsának nyilvántartása ............................ 44 Jegyzőkönyv hamis pénz befizetésének esetére .......................................................................... 45
2
Felelősségvállaló nyilatkozat pénztáros, pénztáros-helyettes, pénzkezelő részére ................... 46 Nyilatkoza t .................................................................................................................................... 47 Pénztári átadás-átvételi jegyzőkönyv .............................................................................................. 49 J e g y z ő k ö n y v Pénztári eltérés esetére ................................................................................... 51 Készpénzfelvételi utalvány nyilvántartása ..................................................................................... 52 Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek .................................................................................... 53 Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek .................................................................................... 54 Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek .................................................................................... 55 Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek .................................................................................... 56 Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek .................................................................................... 57 Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek .................................................................................... 58 Elszámolásra kiadott előlegek nyilvántartása ................................................................................ 59 Értesítés az elszámolásra kiadott összegekkel határidőre el nem számoló dolgozókról............ 60 Értékpapírok analitikus nyilvántartása ........................................................................................... 61 Sajátos elszámolású nyomtatványok analitikus nyilvántartó lapja .............................................. 62 Letétek nyilvántartása ..................................................................................................................... 63 Ö S S Z E S Í T Ő a ........................................... pénzbeszedő helyen teljesített befizetésekről..... 64
3
Bevezetés Általános rendelkezés A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény előírja, hogy a törvényben rögzített alapelvek, értékelési előírások alapján ki kell alakítani és írásba kell foglalni a gazdálkodó adottságainak, körülményeinek leginkább megfelelő számviteli politikát és ennek keretében el kell készíteni a pénzkezelési szabályzatot. Ezen követelmény alapján készítette el a Budapesti Gazdasági Főiskola (továbbiakban: Főiskola), a Pénz- és Értékkezelési Szabályzatát (továbbiakban: Szabályzat)1. Jogforrások 1. § (1)2 A szabályzat elkészítésénél figyelembe vett jogforrások: 1. A számvitelről szóló 2000. évi C törvény (továbbiakban: Szt.) 2. Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény, (továbbiakban: ÁFA) 3. A személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény, (továbbiakban: SZJA) 4. Az adózás rendjéről szóló 2003. évi XCII. törvény 5. Az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény, (továbbiakban: Áht.) 6. Az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011 (XII. 31) Kormányrendelet (továbbiakban: Ávr.) 7. Az államháztartás szervezetei beszámolási és könyvvezetési kötelezettségének sajátosságairól szóló 249/2000. (XII. 24.) Korm. rendelet (továbbiakban: Áhsz.) 8. A pénzforgalmi szolgáltatás nyújtásáról szóló 2009. évi LXXXV. törvény 9. A pénzforgalom lebonyolításáról szóló 18/2009. (VIII. 6.) MNB rendelet 10. Az elektronikus számlával kapcsolatos egyes rendelkezésekről szóló 46/2007. (XII. 29.) PM rendelet 11. Magyar Államkincstár vonatkozó szabályzatai (2) Főiskolai belső szabályzatok: 1. Főiskola Gazdálkodási Szabályzata, 2. Főiskola Számviteli Politikája, 3. Főiskola Bizonylati Szabályzata. A szabályozás célja, tartalma 2. § (1) A Főiskola szerteágazó pénzgazdálkodást folytat. Ahhoz, hogy naprakész, pontos pénzügyi információ álljon rendelkezésre, a rendszert szabályozni kell. Csak kellően szabályozott rendszer biztosítja a megfelelő pénzügyi fegyelmet, továbbá a számviteli, pénzügyi, adózási és egyéb jogszabályok érvényesülését. (2) Jelen Szabályzat fejezetei teljes terjedelmében átfogják a Főiskola pénzügyi tevékenységét. A szabályozás célja, hogy a Főiskola biztosítsa: a) a folyamatos pénzellátását, b) pénzbefizetések-kifizetések szabályszerű utalványozását,
A módosítást a Szenátus 2011. június 24-i ülésen a 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 113. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2011. június 24. napjától. 2 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 1
4
c) az utalványozások ellenőrizhetőségét, d) a pénzkezelés-, szállítás, tárolás, őrzés biztonságát. (3) A Szabályzat biztosítja, hogy a) a számviteli, pénzügyi, adózási és egyéb jogszabályok, más belső szabályzatok ide vonatkozó előírásai követelményei érvényesüljenek, b) a pénzgazdálkodás és pénzkezelés feleljen meg a kincstári elszámolások szigorú rendjének, c) ellenőrizhető biztonságos legyen a rendszer, d) fogja át a Főiskola teljes számlapénz- és készpénz forgalmát, e) a szilárd pénzügyi fegyelem eszközeként funkcionáljon, f) a belső kontroll részére naprakész, megbízható, pontos információt nyújtson a pénzforgalomról. (4) A Szabályzat összeállításakor kiemelt törekvés volt, hogy a Főiskola a) minimálisra csökkentse a készpénzes kifizetéseket, b) a házipénztár működtetése során biztosítsa a pénz- és egyéb értékek védelmét, c) érvényesítse a sajátosságainak megfelelő ésszerű megoldási módokat. 3. § (1) A Szabályzat tartalmazza: a) a pénzkezelés általános előírásait, b) a házipénztár(ak) működési rendjét, c) a pénzmozgások bizonylati rendszerét, d) a készpénzek, az értékpapírok megőrzésének, kezelésének, nyilvántartásának szabályait. (2) A Szabályzat elkészítéséért, tartalmáért, tartalmának megváltoztatásáért, aktualizálásáért a Főiskola rektora a felelős. A Szabályzatot a Szenátus hagyja jóvá. A pénz- és értékkezelés általános szabályai Pénzforgalmi számla vezetés rendje 4. § A Főiskola által bonyolított pénzforgalom a Magyar Államkincstárnál (illetőleg a Főiskolával kapcsolatot tartó fiókjánál, továbbiakban MÁK, Kincstár) számlapénzforgalommal, kisebb része készpénzforgalommal bonyolódik a hatályos rendelkezések szerint.
5
Számlanyitás és számlavezetés 5. § (1)3 A kincstári körbe tartozó számlák megnyitásával, megszüntetésével, a számlatörzsadatokban bekövetkezett módosítással, a számlavezetéssel kapcsolatos teendőknél a Magyar Államkincstár számlák feletti rendelkezési jogosultságról, fizetési módokról, fizetési megbízások teljesítési határidejéről szóló szabályzata és a devizaszámla-vezetési szolgáltatásokról szóló szabályzata szerint kell eljárni. (2) A Főiskola, mint számlatulajdonos, illetve annak erre feljogosított vezetője (rektora) aláírás bejelentő nyomtatványon köteles bejelenteni a Kincstár területileg illetékes fiókjához a számlája feletti rendelkezési joggal felruházott személyeket, azok aláírásait, valamint a használandó bélyegzőlenyomatot. Minden számlájához külön aláírás bejelentőt kell benyújtani. (3) A számlák feletti rendelkezési jogot mindig két jogosult együttesen gyakorolja a fizetési megbízások aláírásával és a bejelentett bélyegző lenyomatának használatával. (4)4 A rendelkezési jogosultság összegszerű korlátozására, aláírási sorrend meghatározására nincs lehetőség, azonban a számlatulajdonos szervezet vezetője kikötheti, hogy a rendelkezés egyik aláírójának a bejelentésében külön megjelölt személynek vagy személyeknek kell lenni. (5) A bejelentett aláírások a számla megszűnéséig vagy az aláírás bejelentés visszavonásáig érvényesek. Amennyiben a rendelkezésre jogosultak személyében változás következik be, az új aláírók bejelentésére az intézkedést haladéktalanul meg kell tenni. Az aláírók személyének kijelölése, az aláírási címpéldány eljuttatása a számlavezető pénzintézetekhez a gazdasági és műszaki főigazgató feladata. (6) A számlák feletti rendelkezési jog, két jogosult együttes aláírásával, elektronikus úton – chipkártyák – alkalmazásával is gyakorolható a Kincstár által használt informatikai rendszeren keresztül. (7) Az elektronikus aláírásra jogosultak külön bejelentésre kerülnek a MÁK-hoz, aki – azonosítás után – részükre az elektronikus aláírást lehetővé tévő chipkártyát kiadja. (8) A Kincstárhoz lejelentett bélyegző használatból történő kivonása esetén – beleértve az eltulajdonítást, fizikai kopást stb. – szintén az aláírás bejelentő kartonok újbóli elkészítésével és azokon már az új bélyegző lenyomat feltűntetésével kell a változást bejelenteni. (9) A készpénzfelvétel rendjét, valamint a pénzforgalmi számlákhoz kapcsolódó jogokat és kötelezettségeket részletesen a pénzforgalmi számla szerződése szabályozza. Fizetési módok 6. § (1) Amennyiben jogszabály a pénztartozás kiegyenlítésének módját (a továbbiakban fizetési mód) kötelezően nem írja elő, a felek a fizetési módban szabadon állapodhatnak meg. (2) Az alkalmazandó kifizetési módok a következők: a) átutalás (egyszerű átutalás), b) csoportos átutalás (giro), csoportos lakcímre utalás, c) készpénz-helyettesítő eszköz, kincstári kártya, A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 4 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 3
6
d) postai kifizetési utalvány, e) készpénzfizetés. (3) Amennyiben a számlatulajdonosok a pénzforgalmi számlák közötti fizetési módban nem állapodtak meg, a fizetést átutalással kell teljesíteni. 7. §5 (1) A Kincstári pénzforgalmi számlákon bonyolított forgalom tranzakciós kódok használatával történik. Az alkalmazott tranzakciós kódokat a Magyar Államkincstár a Kincstárnál használt KTK-k 2012. januártól tájékoztatója tartalmazza. (2) A Kincstárral történő pénzforgalmi számla-, és készpénzforgalom lebonyolításához kizárólag a Kincstár által rendszeresített formanyomtatványok használhatóak, melyeken valamennyi, az azonosításhoz szükséges adatot fel kell tüntetni. A nyomtatványokat – a bejelentésnek megfelelően – minden esetben kettős aláírással kell ellátni és a bejelentett bélyegzőt kell alkalmazni. (3) A pénzforgalmi számlákra kezdeményezett kifizetéseknek minden esetben kettős fedezetvizsgálaton kell átesniük, különös tekintettel – a jogszabály szerint – előzetes kötelezettségvállalás bejelentési kötelezettség alá eső átutalásokra. (4) Az esetlegesen fedezet-, vagy előirányzat hiány miatt visszautasított tételek esetében a Pénzügyi Osztály vezetőjének értesíteni kell az érintett kart/területi Intézetet – a bizonylat dokumentált visszaküldése mellett – a meghiúsulás tényéről –, amely ezt követően köteles a szükséges intézkedéseket haladéktalanul megtenni, annak érdekében, hogy a kifizetés fedezete mielőbb rendelkezésre álljon. 8. §6 A pénzforgalmi számlára történő befizetés módjai: a) pénzintézeti átutalás, b) készpénzbefizetés – Kincstárnál, vagy készpénz-átutalási megbízással, c) hagyományos-, és virtuális POS terminál alkalmazásával, d) felhatalmazó levélen alapuló beszedéssel. Átutalás 9. § (1)7 A átutalások rendjét a Magyar Államkincstár számlák feletti rendelkezési jogosultságról, fizetési módokról, fizetési megbízások teljesítési határidejéről szóló szabályzata tartalmazza. Az átutalási megbízással a kötelezett megbízza a pénzintézetet, hogy pénzforgalmi számlája terhére meghatározott összeget utaljon át a jogosult pénzforgalmi számlája javára. (2)8 Az átutalási megbízás értékhatárra tekintet nélkül benyújtható, figyelembe véve a jogszabály miatti előzetes bejelentési kötelezettséget. (3) A pénzintézettel történő megállapodás alapján az átutalási megbízás értéknap feltüntetésével is benyújtható. Ebben az esetben a számlán történő terhelés e napi hatállyal történik.
A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 6 Beépítette és a további §-k számozását módosította a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 7 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 8 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 5
7
(4) A Főiskola gazdálkodásában kizárólag – az arra jogosultak által – már utalványozott, ellenjegyzett és érvényesített, jogszabályoknak megfelelő alaki tartalmi kellékekkel rendelkező, és a megfelelő dokumentumokkal felszerelt bizonylatok kerülhetnek átutalásra, kifizetésre. 10.
§ Formái:
a)9 Egyedi (egyszerű) átutalás10 Az átutalási megbízás tételenként kinyomtatásra kerül kétpéldányos az MNB által rendszeresített nyomtatványra (PFNY-11), melyet a bejelentett aláírók közül ketten közösen aláírnak, majd a MÁK által elfogadott pecséttel ellátva a számlavezetőhöz kell megküldeni. A bizonylaton fel kell tüntetni többek között, a megbízó nevét, pénzforgalmi számla számát, az átutalás értéknapját, az átutalandó összeget, a jogosult nevét, pénzforgalmi számla számát, és a terhelendő Kincstári Tranzakciós Kódot (továbbiakban: KTK). Ha a kifizetés több jogcímet érint, az átutalási megbízás kiegészítő szelvényén kell feltüntetni a Kincstári tranzakció kódokat. Az egyedi átutalásokat összevontan, elektronikus állományban is továbbítani lehet (nem azonos a csoportos (giro) átutalással). Az állományt elektronikusan az Elektra rendszeren keresztül kell megküldeni a GIRO központnak a csoportos utalásnál részletezettek szerint, külön állományban. Ilyen módon kerülnek átutalásra elsősorban a kincstári körön belüli tételek, a nagy összegű kifizetések, több KTK-t érintő tételek stb. Devizában indított, illetve devizaszámláról indított átutalások esetén a Magyar Államkincstár honlapján elérhető „Deviza-átutalási megbízás nyomtatványt” kell 1 példányban kitölteni és a számlavezetőhöz beküldeni. Deviza-átutalási megbízások elektronikus úton is beküldhetők az Elektra rendszeren keresztül. b) Csoportos átutalás (Giro rendszerű kifizetés) A MÁK-al történt megállapodás alapján, a Főiskola elektronikus úton is készíthet átutalási állományt (kiemelt előirányzatonként külön csoportkóddal). A számlavezetőhöz, megküldött állománynak tartalmaznia kell tételesen a jogosultak szükséges adatait, a részükre átutalandó összeget, valamint fel kell tüntetni a terhelés napját, a terhelendő pénzforgalmi számla számát, a kapcsolódó KTK-t, és a jogosultak által történő aláírást az aláírók nevével, az aláírás dátumával együtt. Ilyen módon kell átutalni, túlnyomó részt, a személyi juttatások nettó összegeit, a hallgatói juttatásokat, valamint a dologi-, felhalmozási és felújítási kiadások jelentős részét. Kincstári kártya 11. § A MÁK-al történt megállapodás alapján, a Főiskola elkülönített kártyafedezeti számlát nyit, melyre a várható kifizetések ellenértékét elkülöníti. A kártyahasználat részletes szabályait a Szabályzat 21-37. §-ai tartalmazzák.
A módosítást a Szenátus 2011. június 24-i ülésen a 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 113. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2011. június 24. napjától. 10 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 9
8
Postai kifizetési utalvány 12. § (1) A készpénzátutalás (postai kifizetési utalvány) használata esetén, ha a kifizetés egy jogcímet érint, 4 példányos feladójegyzéket kell kitölteni, melyen az előző pontban leírt adatokon kívül, a jogosult – pénzforgalmi számla száma hiányában – lakcímét kell feltüntetni, valamint a Posta aktuális díjszabása alapján a postaköltséget, az átutalandó összeg függvényében. (2) A kifizetési bizonylathoz, minden esetben, átutalási megbízás kiegészítő szelvényt kell kiállítani, melyen a jogcímenkénti KTK-t fel kell tüntetni. (3)11 Postai kifizetési utalvány elektronikus úton is továbbítható az Elektra rendszeren keresztül. Készpénzfizetés 13. § A házipénztári kifizetésekre a jelen szabályzaton túlmenően a Főiskola Gazdálkodási Szabályzata is tartalmaz előírást a készpénzkifizetések csökkentésére vonatkozóan. Általános szabály, hogy személyi juttatások kivételes esetekben, illetve a dologi kiadások meghatározott értékhatárig fizethetők készpénzben. Kincstári számlák 14. § A Kincstár a Főiskola részére a költségvetésének végrehajtásához a) előirányzat-felhasználási keretszámlát, b) köztartozás zárolt fedezeti számlát, c) célelszámolási számlát, d)12 e)13 f) kincstári kártyafedezeti számlát, g) devizaszámlát, h) európai uniós programok célelszámolási forintszámlát, i)14 j) felsőoktatási intézmények részére saját bevételek célelszámolási számlát, k)15 felsőoktatási intézmények hallgatói önköltség és adomány számlát, Beépítette a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. elfogadott módosítás. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 12 Hatályon kívül helyezte a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a határozatával elfogadott módosítás. Hatálytalan: 2013. január 1. napjától. 13 Hatályon kívül helyezte a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a határozatával elfogadott módosítás. Hatálytalan: 2013. január 1. napjától. 14 Hatályon kívül helyezte a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a határozatával elfogadott módosítás. Hatálytalan: 2013. január 1. napjától. 15 Beépítette a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. elfogadott módosítás. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 11
tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával
9
l)16 Neptun gyűjtő számlát vezethet. 15. § A Főiskola gazdálkodásának lebonyolítására szolgál az előirányzat-felhasználási keretszámla. Az előirányzat-felhasználási keretszámla megnyitásának illetve megszüntetésének kezdeményezése a Kincstárnál az irányító szerv feladata. 16. §17 További számlákat nyithat a Főiskola: a) a köztartozás zárolt fedezeti számla megnyitásáról a Kincstár hivatalból intézkedik. Az állammal és a társadalombiztosítás pénzügyi alapjaival szembeni tartozás miatt zárolt összegek kezelésére szolgál. A számla felett a Főiskola közvetlenül nem rendelkezhet. b) célelszámolási számla a pénzben beérkezett segélyek, adományok és hozzájárulások elkülönített kezelésére szolgál. c)18 d)19 e) a Kincstári kártyafedezeti számla a kincstári kártyával történő kifizetések pénzügyi fedezetének elkülönített kezelésére szolgál. A számlát kártyatípusonként lehet megnyitni. A pénzügyi fedezet biztosítása a Kincstári előirányzat-felhasználási keretszámla terhére benyújtott átutalási megbízással történik. A Főiskola a készpénzkímélő fizetés céljára a kincstári kártya két típusát veheti igénybe: ea) az Intézményi kártyát, amely kizárólag belföldön használható elektronikus fizetési eszköz, melyet a készlet- és kisértékű tárgyi eszköz, beszerzésre, a nem rendszeres kisösszegű szolgáltatások kiegyenlítésére és készpénzfelvételére lehet használni. eb) VIP ezüst vagy arany kártyát, amely egyaránt használható elektronikus és hagyományos módú fizetési eszközként. A magasabb vezető beosztású, valamint a Főiskola rektora által kártyahasználatra feljogosított dolgozóinak reprezentációs és utazási kiadásainak kiegyenlítésére és készpénz felvételére használható. f) a devizaszámla a külföldi pénzeszközök nyilvántartására és azok felhasználásának lebonyolítására szolgál. A devizaszámla-vezetés feltételeit a pénzforgalmi számla szerződés rögzíti. g)20 az európai uniós programok célelszámolási forintszámla az Európai Uniótól kapott támogatások felhasználásának elkülönített kezelésére szolgál. h)21 Beépítette a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 17 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 18 Hatályon kívül helyezte a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatálytalan: 2013. január 1. napjától. 19 Hatályon kívül helyezte a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatálytalan: 2013. január 1. napjától. 20 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 21 Hatályon kívül helyezte a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatálytalan: 2013. január 1. napjától. 16
10
i) a felsőoktatási intézmények saját bevételek célelszámolási számla a felsőoktatási intézmények saját bevételéből származó pénzforgalmának kezelésére nyitható. j)22 a felsőoktatási intézmények hallgatói önköltség és adomány számla az állami részösztöndíjas és önköltséges tanulmányokat folytató hallgatók által fizetett önköltség és az államháztartáson kívülről érkező adományok elkülönített kezelésére szolgál. k)23 a Neptun gyűjtőszámla a felsőoktatási hallgatók tanulmányaihoz kapcsolódó pénzügyi kötelezettségek tetszőleges időközönkénti befizetéseinek elkülönített gyűjtésére szolgál. A számla az előirányzat-felhasználási keretszámla alszámlájaként működhet. Más pénzintézetnél vezetett számlák 17. § Lakásépítés- és vásárlás munkáltatói támogatás elnevezésű számlák, melyet az OTP Bank Nyrt. vezet. A számla vezetéséhez külön engedély nem szükséges. 18. §24 Kereskedelmi banknál a Főiskola nem vezethet egyéb pénzforgalmi számlákat. 19. § A hitelintézetnél vezetett számla állományáról, illetve a kölcsönállományról és a munkáltatói lakásépítési támogatásokról a Főiskola az éves költségvetési beszámoló keretében ad számot. A pénzforgalom lebonyolítására szolgáló számlák 20. §25 26A Főiskola az alábbi pénzforgalmi számlákkal rendelkezik: Száma: 10032000-00282833-00000000 10032000-00282833-00060004 10032000-00282833-00070003 10032000-00282833-30000003 10032000-00282833-30005008 10004885-10003011-03001134 10004885-10003011-09001132 10004885-10002010-08001139 10004885-10001019-01001138 10004885-10005013-04001137 10004885-10005013-06001133 10004885-10004012-07001136 11705008-20006558-00000000
Elnevezése: Előirányzat-felhasználási keretszámla Kincstári kártya-fedezeti számla VIP kártyafedezeti számla Célelszámolási (Szakképzési) számla Európai Uniós Programok célelszám. számla Deviza-betét számla MÁK Deviza-betét számla MÁK Deviza-betét számla MÁK Deviza-betét számla MÁK Deviza-betét számla MÁK Deviza-betét számla MÁK Deviza-betét számla MÁK Elkülönített lakásalap számla
Beépítette a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 23 Beépítette a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 24 A módosítást a Szenátus 2011. június 24-i ülésen a 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 113. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2011. június 24. napjától. 25 A módosítást a Szenátus 2011. június 24-i ülésen a 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 113. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2011. június 24. napjától. 26 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 22
11
A Kincstári kártyák használatának szabályozása Kincstári kártyarendszer, és jogszabályi háttere 21. § (1) A Kincstári kártyát a készpénzforgalom kímélése érdekében elsősorban vásárlások ellenértékének kiegyenlítésére kell alkalmazni, de készpénzfelvételi funkciójánál fogva az Intézmény készpénzellátási igényének kielégítésére is használható. (2) A szabályozás célja, hogy a kártyabirtokosok és a kártyák kezelésével, elszámoltatásával megbízott pénzügyi, számviteli munkatársak a kártyahasználattal kapcsolatos előírásokat megismerjék. (3)27 A kincstári kártyarendszer alkalmazásával összefüggő jogszabályi keretet az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény tartalmazza. Az alacsonyabb szintű szabályozást igénylő kérdéseket a Magyar Államkincstár kincstári kártyaforgalomról szóló szabályzata. Érvényességi terület 22. § Jelen szabályozás a Főiskola pénzkezelési feladatait érinti a készpénz-helyettesítő fizetési rendszer – a kincstári kártyarendszer – alkalmazása területén, amely fizetési mód belföldön és külföldön e szabályzat keretein belül használható. Eljárás-ügyrend 23. § Fogalmi meghatározások Kártyafedezeti számlatulajdonos: Kártyabirtokosok: Kincstári kártya:
Budapesti Gazdasági Főiskola a rektor által kijelölt közalkalmazottak névre szóló, másra át nem ruházható készpénzhelyettesítő fizetési eszköz.
A kincstári kártya típusai 24. § A Főiskola a kincstári kártya két alábbi típusát használja: a)28 az Intézményi (MasterCard Unembossed) kártyát, amely a készletek, a kis értékű tárgyi eszközök beszerzésére, a nem rendszeres kis összegű szolgáltatások ellenértékének kiegyenlítésére és készpénz felvételére szolgáló forint alapú, kizárólag belföldön használható elektronikus módon elfogadható fizetési eszköz, b) VIP Ezüst és Arany kártyát, amely a magasabb vezetők, valamint a kártyahasználatra feljogosított dolgozók reprezentációs beszerzési és utazási kiadásai kiegyenlítésére és készpénz felvételére szolgáló külföldön és belföldön egyaránt használható elektronikus és hagyományos módon is elfogadható fizetési eszközök (továbbiakban együtt: kincstári kártya).
A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 28 A módosítást a Szenátus 2011. június 24-i ülésen a 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 113. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2011. június 24. napjától. 27
12
A kincstári kártya használattal kapcsolatos szakmai követelmények 25. § (1)29 A Kincstári kártyafedezeti számla a Kincstári kártyával lebonyolítandó tranzakciók pénzügyi fedezetének elkülönített kezelésére szolgáló számla. (2)30 A Kincstári kártyarendszer két típusához (MasterCard Unembossed Intézményi kártya, illetve MasterCard VIP Ezüst és Arany kártya) külön-külön kell a kártyafedezeti számlákat megnyitni. (3) A Kártyafedezeti számla a következő Kincstári számlához rendelhető: – előirányzat-felhasználási keretszámla (Intézményi és VIP Kártyafedezeti számla). (4) A Kincstári Kártyafedezeti számla felett a rendelkezés jogát a Kincstári kártya használatára feljogosított kártyabirtokosok gyakorolják. (5)31 A rektor a gazdasági és műszaki főigazgató javaslatára dönt a Kártyafedezeti számlákhoz igényelt Kincstári kártyák darabszámáról és a Főiskola szervezeti felépítésnek megfelelően (munkakörönként, területenként, szervezeti egységenként, stb.) határozza meg, hogy mely közalkalmazottat jogosítja fel az intézményi és melyet a VIP kártya használatára. (6) A kártyahasználatra szóló jogosultságot és kötelezettségeket a munkaköri leírásban rögzíteni kell. (7)32 A Főiskola Kincstári kártya Szerződést köt a Kincstárral és a kártyabirtokosok számának megfelelő kártyát igényel az erre rendszeresített adatlapok kitöltésével, és a bejelentettek aláírásával, a Főiskola bélyegzőlenyomatával. (8)33 Az egyéni adatlapok tartalmazzák a kártyabirtokosok részére a naponta felhasználható értékhatárokat (limitek), amely értékéig használhatják a kártyájukat vásárlások, illetve szolgáltatások ellenértékének kifizetésére, készpénz felvételre mind belföldön, mind külföldön egyaránt. (9) Az igényelt kártyákat és az azokhoz tartozó PIN kódokat a Kincstár által megbízott OTP Bank Nyrt készíti el és értesítést követően a megjelölt kártyabirtokos személyesen, vagy az általa – a MÁK eljárási rendje szerint – meghatalmazott személy veszi át az OTP Bank fiókjában. (10)34 A kártyák nyilvántartására, őrzésére és kezelésére a szigorú számadású nyomtatványok kezelésére vonatkozó, e szabályzatban foglalt rendelkezéseket kell alkalmazni, amelyeket a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság köteles betartani. (11) A Gazdasági és Műszaki Főigazgató feladata a kártyabirtokos közalkalmazottat tájékoztatni, hogy milyen kártya és PIN kód őrzési-, elszámolási és anyagi felelősségi kötelezettséggel tartozik a birtokában lévő kártyáért és az azzal végzett tranzakciókért. A kártyabirtokos nyilatkozat aláírásával igazolja, hogy megismerte és betartja a kártyahasználattal kapcsolatos kötelezettségeit.
A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 30 A módosítást a Szenátus 2011. június 24-i ülésen a 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 113. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2011. június 24. napjától. 31 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 32 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 33 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 34 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 29
13
(12) A kártyabirtokosok részére a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság folyamatosan biztosítja a kártyarendszerrel kapcsolatban kiadott tájékoztató anyagokba és az Általános Szerződési Feltételek dokumentumokba való betekintés lehetőségét. (13) A gazdasági és műszaki főigazgató köteles a kártyabirtokos közalkalmazotti jogviszonyának megszűnése esetén, illetve a kártyahasználatra jogosultság visszavonásakor a kártyabirtokostól a kincstári kártyát azonnal bevonni. (14) A gazdasági és műszaki főigazgató köteles eljárni a kincstári kártyarendszert üzemeltető hitelintézetnél, ha jogosulatlan kártyaműveletekkel terhelték meg a kincstári kártyafedezeti számlát. Jogosulatlan kártyahasználat esetén a kincstári kártyát azonnali hatállyal a pénzintézetnél le kell tiltatni. (15) A kártyahasználathoz szükséges pénzügyi fedezetet a kártyabirtokos szervezeti egységek (karok/területi intézetek/Rektorátus) saját keretük terére biztosítják. A kártyabirtokosok kötelezettségei a kártyahasználattal kapcsolatban Intézményi kártyával végrehajtott tranzakciók elszámolása 26. § (1)35 Az Intézményi kártya a kártyán szereplő emblémával megjelölt elfogadóhelyeken (kereskedelmi és szolgáltató egységeknél, bankjegykiadó automatákban, pénzintézeti fiókokban, postahivatalokban) használható. A kártya alkalmas a telefonos, postai és számítógép útján (interneten) történő megrendelések ellenértékének kiegyenlítésére is. (2) Vásárlás Intézményi kártyával csak az illetékes kötelezettségvállaló és ellenjegyző aláírása után történhet. (3) A kártyával történő vásárlás díjmentes tranzakció és az elfogadóhelyek sem kérhetnek ezért díjat. Vásárlás Intézményi kártyával 27. § (1)36 A kártyabirtokos az adatlapon meghatározott összeg erejéig használhatja naponta vásárlásra kártyáját. A kártyabirtokosoknak a kártyával történt vásárlás alkalmával ÁFA-s számlát kell kérnie, amelyet a Főiskola nevére és címére kell kiállítani. (2) A kártyával történt fizetés igazolásaként az elektronikus elfogadó terminál bizonylatot nyomtat, amelyet a kártyabirtokos aláírásával igazol. (3) A kártyabirtokosnak a kártyával végzett tranzakciókkal el kell elszámolni a kari/területi intézeti Gazdasági és Műszaki Osztály kijelölt munkatársának. (4) Az elszámolás az ÁFA-s számla, és az ehhez hozzátűzött kártyás kifizetés megtörténtét igazoló terminál által nyomtatott bizonylat leadásával történik.
A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 36 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 35
14
Készpénzfelvétel Intézményi kártyával 28. § (1) A kártyabirtokos indokolt esetben – olyan kereskedelmi és szolgáltató egységeknél történő vásárlás esetén, amelyek nem kártya elfogadóhelyek – az adatlapon megjelölt összegű napi készpénzfelvételi limit összegéig vehet fel készpénzt bankjegykiadó automatában, valamint a bankfiókokban és postahivatalokban. (2) A készpénzfelvétel célja lehet az intézmény házipénztárának feltöltése, letéti számlákhoz kapcsolódóan a letétek kifizetése, valamint olyan dologi célú vásárlás készpénzben történő kifizetése, ahol a kereskedő nem kártya elfogadóhely. Amennyiben a készpénzfelvétel célja vásárlás lebonyolítása, a kártyabirtokosnak mind a készpénzfelvételi tranzakcióval, mind a vásárlással el kell számolnia. Az Intézmény házipénztárába a felvett készpénz összegét be kell vételezni, majd az Intézmény nevére kiállított ÁFA-s számlával igazolt vásárlás(ok) ellenértékét kiadásba kell helyezni. (3) A bevétel és kiadás közötti Ft-különbséget rendezni kell: a) vagy a kártyabirtokosnak kell visszafizetnie a kártyás készpénzfelvételből a vásárlással nem igazolt összeget, b) vagy az Intézmény pénztárosának kell kifizetnie a kártyás készpénzfelvétel összegét meghaladó tartozást a kártyabirtokos részére. (4) Ritkán előfordulhat, hogy a készpénzfelvételkor a bankjegykiadó automata nem ad ki bizonylatot, mivel a papírszalag éppen kifogyott a berendezésből. Erről a Gazdasági Műszaki Főigazgatóság Pénzügyi Osztályának munkatársát (elszámoltatót) értesíteni kell és a kártyabirtokosnak írásban kell nyilatkoznia a készpénzfelvétel dátumáról és összegéről, amely az elszámolás alapját képezi. (5) A készpénzfelvétel esetén a pénzintézet díjat számít fel aszerint, hogy az melyik készpénzfelvételi helyen történt. Lehetőség szerint – költségkímélés céljából – arra kell törekedni, hogy az OTP Bank ATM-jénél történjen a készpénzfelvétel. VIP kártyákkal végrehajtott tranzakciók elszámolása 29. § (1) A VIP kártya mindkét típusa (MasterCard Arany, Ezüst) használható fizetésre belföldön és külföldön, elektronikus és manuális elfogadó eszközökön egyaránt, készpénzfelvételre a kártyákon szereplő emblémákkal megjelölt elfogadóhelyeken, valamint készpénz befizetésére a pénzintézet által üzemeltett és arra alkalmas automatáknál, a pénzintézet fiókjaiban és a Magyar Posta postahelyein POS terminálok használatával. (2) A kártyabirtokos a VIP kártyával történt felhasználásokról elszámolást köteles készíteni belföldi felhasználás esetén heti gyakorisággal, külföldi felhasználás esetén a hazaérkezést követően 5 munkanapon belül. (3) Elszámoláskor a kártyabirtokos köteles az általa végzett tranzakciókról összesítést készíteni, amelyen tételesen felsorolja a vásárlások és készpénzfelvételek adatait, mellékelve a kapott bizonylatokat. Ezzel az összesítéssel a kártyabirtokos igazolja azt is, hogy az elszámoláskor minden bizonylatot leadott, amelyből egy másolati példányt magánál tart, és amelyen az átvevő eredeti aláírással igazolja a bizonylatok átvételét.
15
Vásárlás VIP kártyával 30. § (1) A Főiskolának meg kell határoznia a VIP kártyabirtokosok részére, hogy milyen esetekben és milyen értékhatárig használhatják a kártyájukat belföldön és külföldön vásárlások, illetve szolgáltatások ellenértékének kifizetésére. (2) A VIP kártyák használatát a Főiskola az adatlapon megjelölt napi vásárlási limit meghatározásával korlátozza. (3) A kártyabirtokos VIP kártyájával magáncélú vásárlások ellenértékét abban az esetben fizetheti, ha a Főiskola engedélye alapján napidíját a kártya fedezetéből használhatja fel. Ebben az esetben a kártyabirtokosnak a magáncélú vásárlások számláit meg kell őriznie, hogy a hazaérkezést követően az általa ténylegesen felhasznált összeggel tételesen elszámolhasson. A vásárlás után a pénzintézet nem számít fel tranzakciós díjat. (4) A VIP Arany kártya a kártyán szereplő emblémával megjelölt elfogadóhelyeken használható fizetésre. Vásárlás VIP kártyával belföldön 31. § (1) Belföldi kiadások az alábbi jogcímeken teljesíthetők VIP kártya felhasználásával: a) szállodai költségek, b) reprezentációs kiadások, c) kiküldetési kiadások. (2) A VIP kártyával történő belföldi vásárláskor az e szabályzat 27. §-ában, az Intézményi kártyára meghatározottak szerint kell eljárni és a bizonylatokkal való elszámolás is ugyanúgy történik.
Vásárlás VIP kártyával külföldön 32. § (1) Külföldi kiadások az alábbi jogcímeken teljesíthetők VIP kártya felhasználásával: a) szállodai költségek, b) dologi kiadások, amelyek az alábbiak lehetnek: ba) induláskor és érkezéskor felmerült taxi költség, bb) hivatalos telefonbeszélgetés, távirat, internet szolgáltatás kiadásai, bc) konferenciai részvételi díj, vásári belépődíj, esetlegesen üzemanyagköltség, helyi közlekedés, autópályadíj, vízumdíj, bd) személygépkocsi bérleti díja, be) reprezentációs kiadások.
felmerülő
(2) Egyéb kiadásokat a kártyabirtokosok a VIP kártyával külföldön nem teljesíthetnek. A megállapított külföldi napidíj továbbra is a kiküldött pénzintézeti számlájára történő átutalással kerül biztosításra az eddigi gyakorlatnak megfelelően. (3) A kártyabirtokos a hivatalos külföldi kiküldetése alkalmával a külföldön kártyával történt szolgáltatás ellenértékének fizetéséről a tartózkodási ország pénznemében kiállított számlát és kártyabizonylatot kap. A kártyabizonylaton a kártyabirtokos aláírásával igazolja a külföldi vásárlás megtörténtét és annak kifizetését, miután ellenőrizte a kártyabizonylaton szereplő adatokat. E 16
számlákat és kártyabizonylatokat kell az elszámoláskor a kari Gazdasági és Műszaki Osztály munkatársa részére átadni. Készpénzfelvétel VIP kártyával 33. § A készpénzfelvétel történhet a kártyán szereplő emblémával megjelölt bankjegykiadó automatánál (ATM) PIN kód megadásával, vagy készpénzkifizető helyen elektronikus terminál, illetve manuális elfogadó eszköz használatával, belföldön és külföldön egyaránt. Készpénzfelvétel VIP kártyával belföldön 34. § A VIP kártyával történő belföldi készpénzfelvételkor az e szabályzat 28. §-ában, az Intézményi kártyára meghatározottak szerint kell eljárni. Készpénzfelvétel VIP kártyával külföldön 35. § (1) A kártyabirtokos hivatalos kiküldetése alkalmával csak a 30. §-ban megjelölt „Vásárlás VIP kártyával külföldön” bekezdésben felsorolt jogcímekre használhatja kártyáját készpénzfelvételre. (2) Külföldön a kártyával minden esetben a tartózkodási ország valutájában jut készpénzhez a kártyabirtokos, amelyet a kártyabizonylat igazol. A kártyabirtokos a kártyabizonylat, valamint a tartózkodási ország pénznemében kiállított számla leadásával számol el a Pénzügyi Osztály munkatársa részére. Kártyaletiltások, pótkártya igénylések és megújítások 36. § (1) Amennyiben a kártyabirtokos kártyáját elveszíti, ellopják, vagy kikerül az ellenőrzési köréből, annak használatát haladéktalanul le kell tiltani a TeleBank rendszerének használatával (lásd adatlapon). A kártya letiltását követően a kártyabirtokosnak azonnal be kell jelenteni ezt a gazdasági és műszaki főigazgatónak is, aki dönt a letiltott kártya pótlásáról. Mind a letiltott kártya pótlása, mind a pótlólagos kártyaigénylések új adatlap kitöltésével történik. (2) Az esetlegesen cserére szoruló kártyákat érvénytelenítve új adatlap kitöltésével együtt kell a számlavezető kincstári fiókban leadni. (3) Amennyiben a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság egy adott kártyát a lejárat előtt nem szüntet meg, a szerződési feltételekben leírtaknak megfelelően a pénzintézet a kártyát megújítja 2 éves lejárattal. A lejárt kártyákat a kártyabirtokosoktól be kell vonni és azokat érvénytelenítve (mágnes csík átlyukasztásával) a Kincstár fiókjánál kell leadni. Dokumentáció 37. § A Kincstár által e célra rendszeresített nyomtatványok alkalmazásával történik. A házipénztár vezetés rendje 38. § (1) A Főiskola és szervezetei a készpénzforgalmukat az erre a célra kialakított házipénztárban és pénzkezelő helyeken (állandó ellátmányt kezelő helyeken, eseti ellátmányt kezelő helyeken, csak befizetéseket kezelő helyeken) bonyolíthatják. A Főiskolán belül működhet 17
állandó és/vagy eseti ellátmányt kezelő hely (személy), csak befizetést vagy csak kifizetést kezelő hely (személy). (2) A pénz kezelését végző személy felelőssége a pénzkezelés ideje alatt megegyezik a pénztároséval. Pénzkezelő hely(ek) csak a rektor, a gazdasági és műszaki főigazgató, valamint a dékánok, területi intézetigazgatók és a gazdasági és műszaki osztályvezető, együttes engedélye alapján működtethető(k). Az engedélyben rögzíteni kell az ellátmányt kezelő hely(ek) címét, a kezelő nevét, munkakörét (beosztását), a kezelt pénz rendeltetését. Az engedélyt a házipénztárban (pénztárakban) letétbe kell helyezni. Előirányzatok készpénzben történő felhasználása 39. § (1)37 A Főiskola készpénzt csak az államháztartásról szóló törvény végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet alapján az alábbi kifizetések teljesítésére igényelhet: a)38 b)39 a készlet- és kis értékű, valamint egyéb tárgyi eszköz beszerzésekre, a kiküldetési, reprezentációs kiadásokra, továbbá egyes kisösszegű szolgáltatási kiadások készpénzben történő teljesítésére a Főiskola pénzkezelési szabályzatában meghatározott házipénztári keret nagyságára is figyelemmel, c) a társadalom- és szociálpolitikai juttatások, az ellátottak pénzbeli juttatásainak készpénzben kifizetendő összegére. (2) A Főiskola nem igényelhet készpénzt: a) azokra az illetmény kifizetésekre, amelyek esetében a vonatkozó törvény a pénzintézeti számlára való utalást, illetve a postai úton történő kifizetést teszi kötelezővé, továbbá b)40 a közalkalmazottat megillető egyéb juttatásokra, a belső szabályzatban kisösszegűnek minősített kifizetések kivételével. Készpénz ellátmánnyal kapcsolatos általános szabályok 40. § (1) A felvett készpénz-ellátmánnyal a Főiskolának külön jogszabályban meghatározottak szerint kell elszámolni. (2)41 A Főiskola a házipénztárba befolyt bevételeket a kiadások teljesítésére nem használhatja fel, azt naponta készpénzben be kell fizetnie az előirányzat-felhasználási keretszámlájára. A befizetés abban az esetben sem teljesíthető készpénzkímélő módon – a befizetési és a készpénzfelvételi bizonylatok egyidejű benyújtásával –, ha egyidejűleg a befizetett összegnek megfelelő összegű készpénzfelvételre kerül sor. A napi befizetéstől el lehet tekinteni, amíg a
A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 38 Hatályon kívül helyezte a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatálytalan: 2013. január 1. napjától. 39 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 40 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 41 A módosítást a Szenátus 2011. június 24-i ülésen a 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 113. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2011. június 24. napjától. 37
18
házipénztárba befizetett összeg nem éri el az e Szabályzat 76. §-a szerinti összeget, ezen összeg készpénzben történő tartására a pénzkezelési szabályzat lehetőséget ad. (3)42 Az irányító szerv vezetője a (2) pontban megjelölt értékhatárt felemelheti, ha a Főiskola megtette a szükséges intézkedéseket a készpénzforgalom csökkentésére, (4) A házipénztári kifizetések csökkentése érdekében a közalkalmazottak, megbízási díjjal foglalkoztatottak járandóságainak kifizetése folyószámlájukra történő átutalással valósul meg. (5) A kincstári kártyákat szabályozott módon használja a Főiskola. A házipénztár működése 41. § (1) A házipénztár a Főiskola működéséhez szükséges készpénz, értékpapírok (részvények stb.), valamint egyéb értékek (étkezési utalványok, szigorú számadású nyomtatványok) kezelésére, forgalmának lebonyolítására és megőrzésére kijelölt helyiség. (2) A Főiskolán – a területi elhelyezkedés különbözősége miatt – a) központi pénztár, b) kihelyezett pénztár(ak) (a továbbiakban: házipénztár) működnek. A házipénztárak jelentős értékű pénzforgalmat lebonyolító pénztáraknak minősülnek. (3) A házipénztárban kell kezelni: a) a Főiskola előirányzat felhasználási keret számlájáról, illetve a kártyafedezeti számláról kincstári kártyával felvett készpénzt, b) a készpénzben teljesített befizetéseket (sokszorosítási bevételek, kártérítések, késedelmi díjak stb.), c) egyéb értékcikkeket. (4) A házipénztárba(ból) kell teljesíteni a készpénz be- (és ki)fizetéseket, és egyéb értékcikkek őrzését, a gépi előállítású nyomtatvány ellenébeni kiadását. (5) Ezektől eltérő idegen pénzek, értékek átvételét csak a rektor, a dékán, a területi intézeti igazgató vagy a gazdasági és műszaki főigazgató, illetőleg helyettese, a gazdasági és műszaki osztályvezető, továbbá a területi intézet gazdasági osztályvezetője engedélyezheti úgy, hogy a letéteknél használt pénztári bizonylatra rávezeti (rávezetteti) "őrzése engedélyezve" és aláírásával hitelesíti azt. (6) A saját házipénztári pénzkészletet és a megőrzésre átvett idegen pénzeket és értéket egymástól elkülönítve kell tárolni.
A módosítást a Szenátus 2011. június 24-i ülésen a 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 113. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2011. június 24. napjától. 42
19
(7) 43 Nem tekinthető házipénztárnak az állandó vagy eseti ellátmányt kezelő pénzkezelő hely, a csak befizetést, illetve kifizetést teljesítő pénzkezelő hely. A pénzkezelő helyen történt készpénzfizetéseket legkésőbb a befizetést követő napon a Főiskola előirányzatfelhasználásikeretszámlájára kell teljes összegben befizetni. Kisebb – 25.000 Ft alatti összeg – gyűjthető, de a pénzt páncélkazettában kell tartani és ezeket hetente egy alkalommal – összeghatárra való tekintet nélkül – kell befizetni. Az előbbiektől függetlenül a tárgyhónap utolsó munkanapján a pénzkezelő helynek gondoskodnia kell a pénz csekken, az előirányzat-felhasználási keretszámlára, vagy a házipénztárba történő befizetéséről. 42. § Házipénztár a következő helyeken működik: a) Központi pénztár Cím: Budapest, XIV. Bagolyvár utca 6-10. házszám, I. emelet, 2 ajtó b) Kihelyezett pénztárak: ba) Pénzügyi és Számviteli Kar Cím: Budapest, XIV. Bagolyvár utca 6-10. házszám, I. emelet, 2 ajtó bb) Pénzügyi és Számviteli Kar Salgótarjáni Intézete Cím: Salgótarján, Kistarján utca 7. házszám, I. emelet bc)44 Gazdálkodási Kar Zalaegerszeg Cím: Zalaegerszeg, Gasparich út 18/a. házszám, D ép. fsz., 04. ajtó bd) Kereskedelmi, Vendéglátóipari és Idegenforgalmi Kar Cím: Budapest, Alkotmány utca, 9-11. házszám, fsz., 29. ajtó be) Külkereskedelmi Kar Cím: Budapest, Diósy L. utca, 22-24. házszám, D ép. fsz., 16. ajtó 43. § A házipénztárban a készpénz, és egyéb értékek biztonságos tárolásának feltételeiről a rektor, illetőleg a dékán, területi intézeti igazgató, valamint a gazdasági és műszaki főigazgató és a gazdasági és műszaki osztályvezető együttesen köteles gondoskodni. A Főiskola rendelkezésére álló helyiségek közül a házipénztárt a vagyon fizikai-, személyi stb. védelmi szempontok figyelembevételével kell kijelölni. A pénz őrzésével megbízott személyek ismerjék a mechanikai védelem (falazatok, födémek, ajtó-, ablakszerkezetek stb.), valamint az elektronikus védelem (riasztó berendezések stb.) működési mechanizmusát. Ezért biztosítani kell a pénztárosok és helyetteseik ilyen irányú megfelelő kiképzését. 44. §45 A házipénztár helyiség ablakát ráccsal, vagy törésbiztos biztonsági üveggel, kettős ajtóval és biztonsági zárral kell felszerelni. Ezen kívül a pénztárhelyiségben riasztó csengőt (melyet lehetőség szerint a portával össze kell kapcsolni) kell felszereltetni, amely az erőszakos behatolás jelzésére alkalmas. A riasztóberendezés használatára a pénztárost és a pénztáros helyettesét ki kell oktatni. A riasztóberendezést a gazdasági és műszaki osztályvezető, illetve a területi intézet igazgatója folyamatosan ellenőriztetni és karbantartatni köteles. 45. § A pénztárhelyiségben a pénztáros és az arra meghatalmazott személyen kívül más személy nem tartózkodhat (az ügyfeleket a tartózkodásra szolgáló tértől e célra való zárható pénztárablakkal ellátott fallal kell elválasztani). A módosítást a Szenátus 2011. június 24-i ülésen a 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 113. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2011. június 24. napjától. 44 A módosítást a Szenátus 2011. június 24-i ülésen a 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 113. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2011. június 24. napjától. 45 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 43
20
46. § (1) A Főiskola házipénztárában készpénzt kétzáras (kivételesen a gazdasági és műszaki főigazgató előzetes engedélyével) egyzáras páncélszekrényben kell őrizni. Páncélszekrény, kazetta vásárlásakor meg kell győződni az illetékes rendőri, biztosítótársasági minősítéséről (csak minősített termék vásárolható, használható). A páncélszekrényt úgy kell elhelyezni, hogy a pénzkezelés biztonsága a lehető legnagyobb legyen. (2) A házipénztár kulcsának "első példányát" a pénztáros kezeli. A pénztári kulcsok "másodpéldányát" az első példányt kezelő által a ragasztón átírt, lezárt borítékban, páncélszekrényben, vagy biztonsági zárral felszerelt íróasztalban, szekrényben kell tartani. A tartalékkulcs kezeléséért a gazdasági és műszaki osztályvezető felelős. A kulcsok bármely példányának elvesztését követően – a kulcsok kezeléséért felelős személy jelzése alapján – azonnal ki kell cserélni a zárat. (3) A pénztáros távollétében történő pénztár felnyitásra a gazdasági és műszaki osztályvezető jogosult. 47. § (1) A pénztár felnyitásánál a) a pénztárellenőrnek és b) a pénztárat átvevő személynek jelen kell lennie. (2) A házipénztár – bármely ok miatti – felnyitásáról, az ott talált készpénz, értékpapír, egyéb értékek átadásáról jegyzőkönyvet kell készíteni. A jegyzőkönyvnek tartalmaznia kell: a) a jelenlévők nevét, b) a pénztár felnyitásának időpontját, okát, c) a pénztárban talált ca) készpénz összegét címletenként, cb) az értékpapírok összegét (típus, címlet, darab), cc) egyéb értékeket, d)46 a pénztárjelentés utolsó bejegyzési tételszámát, e) az utolsó felhasznált kiadási és bevételi pénztárbizonylat sorszámát, f) a pénztárat átvevő személy átvételre vonatkozó nyilatkozatát, g) a jelenlévők aláírását. 48. § (1) A házipénztár kulcsairól külön "pénztári kulcsnyilvántartás”-t (1. számú melléklet) kell vezetni, amelyből megállapítható, hogy a kulcsok mikor, milyen alkalommal (pl. pénztárátadás, vizsgálat, zárjavítás, másodkulcs készítés stb.) meddig és kinél voltak. A kulcs átvételét annak kezelője vagy őrzője aláírásával igazolja. A kulcsnyilvántartásba mind az eredeti, mind a másodpéldány átadását be kell vezetni. A kulcsnyilvántartást a pénztárosnak kell vezetnie. (2) Bármilyen pénztárkulcs elvesztését vagy eltűnését haladéktalanul jelenteni kell a gazdasági és műszaki főigazgatónak (helyettesének), illetőleg az illetékes gazdasági és műszaki A módosítást a Szenátus 2011. június 24-i ülésen a 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 113. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2011. június 24. napjától. 46
21
osztályvezetőnek, akiknek a pénztárban elhelyezett pénzeszközök és egyéb értékcikkek megóvása érdekében szükséges intézkedéseket soron kívül meg kell tennie, a zárakat azonnal ki kell cseréltetnie. 49. § (1/a)47 A napi készpénz záró állomány maximális mértékének meghatározását az Áhsz. 8. § (22) bekezdése szabályozza. Ennek megfelelően a házipénztárak napi záró pénzkészletének naptári hónaponként számított napi átlaga nem lehet több mint a az adott költségvetési év módosított költségvetési előirányzat főösszegének 1,2 %-a. Mivel ez a számított érték jelentősen magasabb, mint a szabályzat 54. §-ában meghatározott érték, ezért az 54. §-ban meghatározott záró pénztárkészlet értékét kell a napi készpénz maximális záró állományának tekinteni. (1/b) A házipénztár pénzellátása a Magyar Államkincstárnál vezetett előirányzat felhasználási keretszámláról és kártyafedezeti számláról felvett készpénz útján biztosítható. (2) A pénztáros az előző napi záró pénztáregyenleg és a tárgynapi kifizetések várható összegének figyelembevételével köteles gondoskodni a pénztár zavartalan működését biztosító készpénz mennyiségéről és címleteiről. Ennek keretében a pénztáros: a) felméri a pénztár pénzszükségletét, b) összeállítja a címletjegyzéket, c) az előírásoknak megfelelően (tranzakciós kód bontásban) kiállítja a készpénz felvételhez szükséges készpénzfelvételi utalványt, d) biztosítja a készpénzfelvételi utalvány – arra jogosultak által történő – aláírását. (3) A 100 e Ft-ot meghaladó készpénzkifizetéssel járó döntésekről, intézkedésekről (ellátmány, eszközbeszerzés) az ügyben érintett vezetőknek, ügyintézőknek legalább a kifizetést megelőző napon tájékoztatni kell a pénztárost a várható készpénzkifizetések összegéről. 50. § (1) A készpénz szállítása a Kincstártól a házipénztárba a pénzfelvételre felhatalmazott személy, illetve személyek kötelessége. A házipénztár működéséhez szükséges készpénz Kincstártól történő felvételére, illetve szállítására: a) 100 000 Ft értékhatárig 1 fő dolgozó, kísérő nélkül, b) 100 000 – 500 000 Ft-ig 2 fő dolgozó, c) 500 000 – 2 000 000 Ft-ig 3 fő dolgozó jogosult, riasztó jelzést adó táskával. (2) Az 1 000 000 Ft feletti összeget kizárólag riasztó jelzést adó táskával, gépkocsival, 2 fő dolgozó és 1 fő fegyveres őrrel lehet szállítani. (3) A 2 000 000 Ft feletti pénzt csak a pénzszállításra felhatalmazott szervezettel lehet szállítani. (4) A pénzszállító(k) a rendeltetés helyét a legrövidebb úton köteles elérni, az utat megszakítani nem szabad. A pénz szállításával megbízott dolgozókat a pénz szállítása közben más feladattal megbízni nem lehet (a pénzszállítók nem vállalhatnak olyan feladatot, amely gátolná őket a pénzszállítás biztonságos lebonyolításában). A kísérőknek szorosan a pénzszállító oldalán kell haladnia. A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 47
22
(5) Gépkocsival történő szállítás esetén: a) ha a gépkocsi a Főiskoláé, a második vagy harmadik szállító a gépkocsivezető is lehet (ebben az esetben köteles a pénzszállító társait az átvétel helyétől az átadás helyéig elkísérni), b) ha a gépkocsi bérelt (pl. taxi), a gépkocsivezetőt második vagy harmadik személynek tekinteni nem lehet (a szállítónak ott kell helyet foglalnia, ahol a pénzszállítmányt elhelyezték). (6)48 Pénzszállítással csak a Főiskolával közalkalmazotti jogviszonyban álló dolgozó, illetve polgári szolgálatos fegyveres személy (esetleg kizárólag pénzszállításra felhatalmazott szervezet alkalmazottja) bízható meg. (7) A pénzszállításra megbízást adó vezető köteles a pénzszállítással megbízott dolgozóval a feladat ellátásával kapcsolatos előírásokat ismertetni, ezek betartását időközönként ellenőrizni. Amennyiben mindig ugyan azok a személyek végzik a pénzszállítást, felelősségük körét velük írásban közölni kell. (8) A készpénz felvételével és szállításával megbízott dolgozók felelősek az általuk átvett készpénzért. A felelősségük addig tart, amíg a pénzt a pénztárban el nem helyezték és a pénztáros az összeg bevételezésére vonatkozó bevételi pénztárbizonylatot el nem készítette. A 300 000 Ft-on felüli összegnek a pénztárban történő elhelyezésénél a pénztári ellenőrnek vagy helyettesének is jelen kell lennie. (9) A pénzszállítás szabályait a valuta és az egyéb értékcikkek szállításánál is kötelező alkalmazni. 51. § A készpénz kezelését a házipénztárban nagy óvatossággal, figyelemmel kell végezni. A házipénztárban nem fogadható el: a) hiányos, rongálódott, megcsonkult bankjegy, b) olyan érme, amelyről nyilvánvalóan megállapítható, hogy nem a természetes kopás következtében, hanem más ok (pl. szándékos rongálás) miatt vesztett súlyából vagy sérült meg. 52. § A pénzvalódiság vizsgálatára különféle berendezések (például UV lámpák) alkalmazhatóak. Ha pénztáros a neki átadott pénzek között hamis vagy hamisítványnak látszó bankjegyet, vagy érmét talál, azt fizetésként nem fogadhatja el, az ilyen pénzt vissza kell tartania és a befizetőt jegyzőkönyvileg meg kell hallgatnia, hogy hol, kitől kapta az ilyen jellegű pénzt. A jegyzőkönyvben rögzíteni kell a befizető nevét, foglalkozását és lakáscímét, valamint személyi igazolvány számát. A jegyzőkönyvet a befizetővel alá kell íratni. Az aláírás esetleges megtagadásának tényét a jegyzőkönyvben fel kell tüntetni. Az átvett hamis vagy hamisítványnak látszó pénzről a befizetőnek elismervényt kell adni, amelyen – bankjegy esetén – fel kell tüntetni annak címletét, sorozat és sorszámát. A hamis vagy hamisítványnak látszó pénz átvételéről készült jegyzőkönyvet (2. számú melléket), a hamis pénzzel együtt át kell adni a Magyar Államkincstárnak (területi intézetnél a Magyar Államkincstár Megyei Igazgatóságának). 53. § (1) A házipénztárban lévő pénzeket címletenként elkülönítve kell kezelni. Pénztárzárlatkor minden címletű bankjegyből 100 db-os bankjegycsomagot kell készíteni. A bankjegycsomagot összefogó papírszalagot a pénztárosnak aláírásával kell igazolni a bankjegycsomag készítésének A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 48
23
keltét és a csomagban lévő bankjegyek értékét. Az érméket a házipénztárban címletenként rendezve kell tárolni, a Magyar Államkincstár csomagolásának megfelelő mennyiségben kell tasakba vagy tekercsbe csomagolni. (2) A házipénztár kifizetéseinél a pénztáros az azonos címletű érméből 20 db-nál többet egy személynek nem adhat. Ennél nagyobb darabszámmal a jogosultnak joga van az átvételt megtagadni és a kifizetett összeget nagyobb címletekben kérni. 54. § A házipénztári keret betartása folyamatos feladat. A házipénztárban (házipénztárakban külön-külön) pénztárzárlat után budapesti telephelyeken 2 000 000 Ft-ot, a Gazdálkodási Karon 200 000 Ft-ot, a Salgótarjáni Intézetnél 100 000 Ft-ot meg nem haladó összegű készpénzt szabad tartani. Ez a házipénztárban tartható készpénzösszeg felső határát jelenti. A házipénztári keretet meghaladó készpénzösszeget még a pénztárzárlat előtt vissza kell fizetni a Főiskola Magyar Államkincstárnál vezetett előirányzat felhasználási keretszámlájára. 55. § Az ügyfelek pontos tájékoztatása érdekében a pénztárhelyiség ajtajára vagy egyéb jól látható helyre ki kell függeszteni a házipénztári órákat (nyitvatartási rendet). A nyitva tartás meghatározásánál figyelembe kell venni, hogy a pénzellátás és elszámoltatás zavartalanul lebonyolítható legyen, és elég idő álljon rendelkezésre az előkészületi és zárási munkálatok ellátására. A napi pénztári órákat Budapesten a gazdasági és műszaki osztályvezető, a területi intézetnél a gazdasági osztályvezető állapítja meg. Ügyelni kell arra, hogy a változások folyamatosan átvezetésre kerüljenek az ügyfél-tájékoztatón (az mindig aktuális információt szolgáltasson, ezért Budapesten a gazdasági és műszaki osztályvezető, a területi intézetben a gazdasági-műszaki osztályvezető a felelős). A pénztár kezelésével kapcsolatos feladatkörök 56. § (1) A pénztáros feladata a Főiskola székhelyén, illetve a karokon, intézetekben lévő készpénz, értékcikk kezelése, megőrzése, kifizetések és bevételezések teljesítése. A pénztárral kapcsolatos nyilvántartások, elszámolások vezetésére, a pénztáros távollétében helyettest kell megbízni. A pénztáros, illetve távollétében, akadályoztatása (betegség, szabadság stb.) esetén helyettese a házipénztárt önállóan, teljes anyagi és büntetőjogi felelősség mellett, elszámolási kötelezettséggel kezeli (állandó pénztáros-helyettesként legalább 1 főt meg kell nevezni). A pénztáros (illetve helyettese) munkakörének elfoglalásakor ezt a tényt írásbeli nyilatkozatban kell rögzíteni (3. számú melléklet). A nyilatkozat megőrzéséért Budapesten az illetékes gazdasági és műszaki osztályvezető a felelős. (2) A pénztáros fő feladata: a) a készpénzszükséglet felmérése, b)49 a készpénz igénylése, felvétele, c) szükség esetén a készpénz Magyar Államkincstártól történő felvételének előkészítése, d) az előirányzat felhasználási keretszámláról és kártyafedezeti számláról felvett pénz bevételezése, e) a pénztárban tartott készpénz, egyéb anyagi értékek és értékpapírok szabályszerű, elkülönített kezelése és megőrzése, f) az alapbizonylatok elfogadás előtti alaki, tartalmi (számszaki) felülvizsgálata, A módosítást a Szenátus 2011. június 24-i ülésen a 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 113. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2011. június 24. napjától. 49
24
g) a bizonylati fegyelem betartása, h) a bevételi és kiadási pénztárbizonylatok kiállítása, i) az utalványozott kifizetések teljesítése, j) a pénztárzárlatra vonatkozó előírások betartása, k) a nyilvántartások, elszámolások vezetése, l) pénztárjelentés elkészítése, m) gondoskodik a várható kifizetéseknek megfelelő mennyiségű és címletű készpénz biztosításáról. (3) A pénztári feladat ellátására a megbízást a Főiskola gazdasági és műszaki főigazgatójának (helyettesének), a gazdasági és műszaki osztályvezetőnek kell kiadni. Feladatait a vezetője által kiadott munkaköri leírás tartalmazza, amelyet a pénztáros tevékenységének megkezdésekor aláírásával köteles tudomásul venni. Ugyancsak aláírásával tartozik igazolni azt is, hogy jelen pénzkezelési szabályzatot megismerte (4. számú melléket). (4) A pénztáros helyettese a házipénztár kezelését akkor veszi át, amikor a pénztáros valamely oknál fogva munkakörét nem tudja ellátni. A helyettesítés időszakában feladata és felelőssége megegyezik a pénztárosra előírtakkal. A pénztáros-helyettes megbízásának feltételei azonosak a pénztároséval. (5) A pénztáros, illetve helyettese csak olyan személy lehet, aki a pénztárosi feladatok ellátására szakmailag alkalmas, erkölcsi bizonyítvánnyal büntetlen előéletet igazol és a pénztárosi teendők nem összeférhetetlenek egyéb tevékenységével vagy helyzetével. Nem lehet pénztáros (vagy helyettese) az a személy, akit: a) a Főiskola számlái feletti rendelkezési (aláírási) joggal, illetve idegen pénzek feletti rendelkezési joggal ruháztak fel, b) a Főiskola kezelésében lévő költségvetés kiadási előirányzata terhére utalványozási, ellenőrzési vagy ellenjegyzői jogkörrel rendelkezik, c) pénztár- és pénzforgalmi számla-forgalom könyvelését végzi, d) a pénztárban tárolt idegen pénzeszközök és értékek feletti rendelkezési joggal bír. (6) Nem lehet helyettes pénztáros, pénztáros-helyettes, továbbá pénztári ellenőr az a személy, aki a pénztárossal családi vagy rokonsági kapcsolatban áll. (7) A pénztáros munkaidejének kitöltése érdekében Budapesten az illetékes pénzügyi osztályvezető, a területi intézetnél a gazdasági és műszaki osztályvezető a pénztárosi feladatokon kívül egyéb ügyintézői vagy ügyviteli munkák ellátásával is megbízhatja. Ezeket az egyéb feladatokat a pénztárosnak kiadott munkaköri leírásban rögzíteni kell. (8) A Főiskola szervezeti egységeinél utalványozásra jogosult dolgozókat a rektor vagy a dékán bízza meg. Az utalványozási joggal rendelkezők beosztását, továbbá azt, hogy az utalványozási jog mire terjed ki, a Főiskola "Gazdasági és Műszaki Főigazgatóságának Ügyrendje" határozza meg. Ezt az érvényesítővel, a pénztárossal és a pénztári ellenőrrel közölni kell. Az utalványozók és a pénztári ellenőrök aláírás mintáját a pénztárosnak át kell adni és azt a pénztárban ki kell
25
függeszteni (5. számú. melléket). A jogosítottak névsorának aktualizálásáért a gazdasági és műszaki főigazgató-helyettes, az illetékes gazdasági és műszaki osztályvezető a felelős. (9) Amennyiben a pénztárost bármely okból helyettesíteni kell, vagy beosztásából végleg távozik, a pénztár átadásáról-átvételéről jegyzőkönyvet kell készíteni, amit a pénztárnapló mellékleteként meg kell őrizni (6. számú melléklet). A pénztár átadásánál-átvételénél az átadón és átvevőn kívül a pénztáros helyettesnek és a pénztári ellenőrnek is jelen kell lennie (ha az átadó betegség vagy egyéb ok miatt nem tud jelen lenni, az átadó helyett a gazdasági és műszaki osztályvezető, vagy megbízottjának feltétlenül jelen kell lennie). A pénztár átadás-átvétel előtt a nyilvántartásokat szabályszerűen le kell zárni, pénztárzárlatot kell készíteni. A pénzen kívül a kulcsokat, értékeket, bizonylatokat, nyilvántartásokat is át kell adni a helyettesnek (átvevőnek), aki köteles meggyőződni az elszámolások helyességéről, az átvett értékek meglétéről. (10) A pénztáros a munkahelyét – akár rövid időre is – elhagyva, köteles a pénzt a páncélszekrénybe elzárni, a pénztárfülke fizetőablakát és a pénztárhelyiség ajtaját bezárni. A munkaidő végeztével a pénztárhelyiség kulcsait (nyomópecséttel ellátva, dobozba zárva) tűzvédelmi szempontból a portára kell leadni. A pénztáros betegség vagy egyéb ok miatt a páncélszekrény kulcsát köteles a kar (területi intézet) illetékes vezetőjéhez – zárt borítékban – eljuttatni. A felelős vezető gondoskodik a pénztáros helyettesítéséről. A kulcsok átvételéről nyilvántartást kell vezetni és azt a gazdasági és műszaki osztályvezető kézjegyével ellátja. 57. § (1) A pénztárellenőr feladata az előzőekben rögzítetteken túl a bizonylatok előzetes (kifizetés előtti) alaki és tartalmi ellenőrzése, valamint a pénztárjelentés helyességének és a kimutatott pénzkészlet meglétének ellenőrzése, a pénztárban szabályszerűen kezelt anyagi értékek, szigorú számadás alá vont nyomtatványok meglétének és a vezetett nyilvántartások rendszeres (utólagos) ellenőrzése. (2) Az alaki és tartalmi ellenőrzés során a pénztárellenőrnek meg kell vizsgálni, hogy a) az alapbizonylatokat az arra jogosult személyek – a gazdálkodási szabályzatban leírtaknak megfelelően – utalványozták-, ellenjegyezték-, érvényesítették-e, b) a kiadási és bevételi pénztárbizonylatokhoz csatolták-e a szükséges mellékleteket, c) a pénztári bizonylatok adatai megegyeznek-e az alapbizonylatok adataival, d) a bizonylatokon nincsenek-e szabálytalan javítások, e) a pénztári be- és kifizetések bizonylatára a megfelelő nyomtatványt használták-e, f) a pénztárbizonylatokon szerepelnek-e a megfelelő aláírások, g) a pénzkifizetéseknél megvannak-e a megfelelő aláírások, h) a pénzkifizetéseknél megvan-e a meghatalmazás abban az esetben, ha a készpénzt nem a jogosult vette fel személyesen. (3) A pénztárjelentés, valamint a kimutatott pénzkészlet, az értékpapírok meglétének ellenőrzése során a pénztárellenőrnek ellenőriznie kell, hogy: a) a pénztárjelentésbe bevezetett tételekkel kapcsolatban megvannak-e a pénztári bizonylatok és alapbizonylatok, b) a tényleges pénzkészlet összege megegyezik-e a pénztárjelentés adatával, c) az értékpapírok nyilvántartása az előírtak szerint megtörténik-e, 26
d) az értékpapírok mennyisége, értéke, sorszáma megegyezik-e a nyilvántartás adataival. (4) A pénztárellenőr köteles az ellenőrzött okmányokat, pénztárjelentést, értékcikk nyilvántartást kézjegyével ellátni. (5) A pénztárellenőri feladatokat pénztári naponként kell elvégezni. (6) A pénztárellenőrzés során megállapított szabálytalanságokat, eltéréseket azonnal jelezni kell Budapesten a gazdasági és műszaki főigazgatónak (helyettesének), a gazdasági és műszaki osztályvezetőnek. A pénztári eltérésekről jegyzőkönyvet kell felvenni (7. számú melléklet). (7) A teljesítésigazolás, az utalványozás és ellenjegyzés feladatait részletesen a BGF Kötelezettségvállalás, utalványozás és ellenjegyzés szabályzata tartalmazza. Pénztári bizonylatok - nyomtatványok 58. § (1) A pénztári forgalom minden tételét bizonylatolni kell a Szt. 165.-169. §-aiban előírtak szerint és a vonatkozó okmányokat a házipénztári forgalomban, valamint a nyilvántartások mellékleteként meg kell őrizni. A készpénz kezeléséhez kapcsolódó bizonylatok szigorú számadási kötelezettség alá tartoznak. (2) A pénztári bizonylatok nem javíthatók. A rontott bizonylatot érvényteleníteni kell és helyette új bizonylatot kell kiállítani, a "rontott" bizonylatot meg kell őrizni. A pénztárbizonylatokhoz minden esetben csatolni kell a vonatkozó pénztári alapokmányt. Pénztári alapokmány lehet: a) számla, b) készpénzfizetési számla, c)50 d) menetlevél, kiküldetési rendelvény stb. (3) A pénztárosnak a pénztári befizetésekről bevételi pénztárbizonylatot, a kifizetésekről kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani és felmerülésük sorrendjében pénztári nyilvántartást kell előállítani, melyet a pénztárosnak és pénztár ellenőrnek kell hitelesíteni. (4) Minden házipénztári befizetésről azonnal bevételi bizonylatot kell kiállítani. A Főiskolán alkalmazott bizonylat: Bevételi pénztárbizonylat nyugtával a TÜSZ program által előállított szigorúan sorszámozott bizonylat. (5) A bizonylatot – a bevételezett összeg azonosságának igazolása céljából – a befizetővel alá kell íratni. A pénz átvételét a bizonylaton a pénztárosnak aláírásával igazolnia kell. A bizonylaton rendelkezésre álló további aláírás rovatokban a) a kiállító, b) a pénztárellenőr, egyéb ellenőrzést végző, c) utalványozó,
50
Hatályon kívül helyezte a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatálytalan: 2013. január 1. napjától. 27
d) könyvelő, adatrögzítő feladata végrehajtásának igazolásául a bevételi pénztárbizonylatot köteles aláírni (kézjeggyel, kódbélyegzővel stb. ellátni). (6) A bevételi pénztárbizonylatot három példányban kell kiállítani, amelyből a) az első példány a könyvelés bizonylata, ezt a példányt a pénztári alapokmányokkal és a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt a könyvelés részére kell átadni, b) a második példányt a befizető részére kell átadni ("Nyugta" a befizetés teljesítésének igazolására), c) a harmadik példányát a pénztáros őrzi. (7) A postai kézbesítés útján érkezett készpénz összegek bevételi bizonylatához a pénztárosnak minden esetben csatolni kell a postai értesítőszelvényt. (8) A Magyar Államkincstártól közvetlenül felvett készpénz bevételezéséről készített bevételi pénztárbizonylat második példányát csatolni kell a készpénzfelvételről szóló terhelési értesítéshez vagy a pénzszállító személynek átadni. (9) A bevételezendő összeget a bizonylat fejrészében számmal és betűvel kell feltüntetni. A táblázatos rész soraiban a bevételező összeget a tranzakciós kód szerint kell részletezni. A részletezett összegeket össze kell adni és összeadás eredményét az összesen rovatban kell feltüntetni. Az összesen rovatban szereplő összegnek minden esetben meg kell egyeznie a fejrészben számmal és betűvel feltüntetett összeggel. (10) A befizetésre kerülő összeget a befizető jelenlétében meg kell számolni. Az átvett pénzt mindaddig, amíg összegszerűen a bevételi alapokmánnyal vagy a befizető által bemondott összeggel nem egyezik, más pénzzel összekeverni nem szabad. 59. § (1) Minden házipénztári kifizetésről kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani. A Főiskolán alkalmazott bizonylatok a TÜSZ program által kiállított szigorúan sorszámozott bizonylatok. (2) A kifizetendő összeget a bizonylat fejrészében számmal és betűvel kell feltüntetni. A táblázatos rész soraiban a kifizetendő összeget – a számlarendben előírt – jogcím, könyvelési számlaszám, kód, stb. szerint részletezni kell. A pénztáros csak szabályszerűen kiállított, utalványozásra jogosult személy aláírásával (kézjegyével) ellátott kiadási bizonylat alapján fizethet ki a pénztárból összegeket. Az utalványozás jogosultságát a pénztárban elhelyezett utalványozásra jogosultak névsora alapján kell ellenőrizni. (3) A kiadási pénztárbizonylathoz minden esetben csatolni kell a vonatkozó pénztári alapbizonylatot (számla, útiköltség elszámolás, személyi jellegű szerződések). A pénztáros csak szabályszerűen kiállított, utalványozott, ellenjegyzett kiadási pénztárbizonylat alapján fizetheti ki a pénztárból a pénzt. (4) A pénztárosnak a kifizetési pénztári alapokmány kézhezvétele után meg kell győződni a bizonylat helyességéről, valamint arról, hogy az utalványozó jogosult volt-e az utalványozásra és aláírása megegyezik-e a címjegyzékben szereplő aláírással. (5) A pénztárosnak a kifizetéskor meg kell állapítania, hogy a pénzért jelentkező személy jogosulte a pénz felvételére. Ha a pénz felvételére jogosult nem személyesen jelenik meg a házipénztárban, megbízottja részére az összeg csak szabályszerűen kiállított meghatalmazás ellenében fizethető ki. A meghatalmazást a kiadási pénztárbizonylathoz kell csatolni. Rendszeres kifizetéseknél esetenkénti meghatalmazás helyett visszavonásig érvényes meghatalmazás is 28
elfogadható. Ezekről a meghatalmazásokról a pénztáros külön nyilvántartást köteles vezetni és a kiadási pénztárbizonylaton hivatkozni kell a meghatalmazás nyilvántartási számára. (6) A pénz átvevőjének személyazonosságát személyi igazolvánnyal kell igazolni és a pénz átvételét saját aláírásával (meghatalmazás esetén is) elismerni. A kiadási pénztárbizonylaton a pénztárosnak – ha a pénz átvevője nem a Főiskola dolgozója vagy hallgatója – a pénz átvevőjének személyi igazolvány számát is fel kell tüntetni. (7) Egy kiadási pénztárbizonylaton általában csak egy személy vehet át pénzt. Egy bizonylattal több személy részére csak akkor lehet pénzt kifizetni, ha valamennyi érdekelt ugyanazon napon veszi fel a kifizetésre kerülő összeget. A pénzfelvétel igazolása ebben az esetben az átvevők aláírásával a pénztári alapokmányon történik. A kifizetés megtörténtekor a kiadási pénztárbizonylatot a pénztárosnak (kifizető) alá kell írnia. Az utalványozó, ellenőr és könyvelő ugyancsak köteles feladata végrehajtásának igazolásául a kiadási pénztárbizonylatot aláírni. A rendelkezésre álló további rovatokban a) a kiállító, b) az utalványozó, c) a pénztárellenőr, egyéb ellenőr, d) a könyvelő, adatrögzítő feladat végrehajtásának igazolásául a kiadási pénztárbizonylatot köteles aláírni (kézjegyével, kódbélyegzővel stb. ellátni). (8) A pénztáros kifizetést csak szabályszerűen kiállított, ellenőrzött, érvényesített, ellenjegyzett és a jogosult személy utalványozásával ellátott pénztárbizonylat alapján teljesíthet. Az érvényesítés, utalványozás, ellenjegyzés a pénztárbizonylathoz tűzött alapokmányon is történhet. A pénztáros utalványrendelet nélkül kifizetést nem teljesíthet. (9)51 A kiadási pénztárbizonylatot legalább három példányban kell kiállítani, amelyből: a) az első példány a könyvelés bizonylata, ezt a példányt a pénztári alapokmányokkal és a vonatkozó pénztárjelentéssel együtt a könyvelés részére kell átadni, b) a második példányát az iktatólaphoz, majd a pénztárjelentéshez kell csatolni, c) a harmadik példány a pénzt átvevő példánya. (10) A bizonylat alapján összeállított készpénzt az ügyfél jelenlétében darabszám szerint le kell számolni. 60. § (1) 52 "Címletjegyzék"-et pénztári napon pénztárzáráskor kell a pénztárosnak elkészíteni. A nyomtatvány felsorolja a pénztárban lévő bankjegyek és érmék címleteit. (2) A pénztárosnak minden pénztári befizetést és kifizetést teljesítését megelőzően vagy azt követően azonnal – idősorrendben a pénztárjelentésbe fel kell jegyezni. (3)53 A pénztárjelentés céljára a TÜSZ által előállított nyomtatványt kell alkalmazni. A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 52 A módosítást a Szenátus 2011. június 24-i ülésen a 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 113. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2011. június 24. napjától. 51
29
(4) A pénztárjelentésben elszámolt kiadási tételek alapbizonylatain az elszámolás tényét sorszámozással, és lyukasztással vagy bélyegző lenyomattal meg kell jelölni. (5) A pénztárjelentés két példányban készül, melyből a) az első példányt – a mellékletekkel együtt – a könyvelés részére kell átadni, b) a második példányt a hozzácsatolt kiadási és bevételi bizonylatokkal együtt kell a pénztárosnak megőrizni. 61. § (1)54 A pénztáros pénztári naponként pénztárzárlatot köteles készíteni. (2) Pénztárzárlatot kell készíteni, ha a pénztárost helyettesíteni kell, vagy beosztásából távozik. A házipénztár zárlatával, valamint a pénztár átadásnál az átvevőnek, az átadónak és az ellenőrnek jelen kell lennie, az átvevő az átvételt („átvettem és az anyagi felelősséget elismerem” szövegrész használatával, saját kezű aláírásával …………név, dátum) a pénztárjelentésen köteles igazolni. Az átvétellel az átvevőre száll át az anyagi felelősség. (3) Ha pénztár átadásnál az átadó betegség vagy egyéb ok miatt nem tud jelen lenni, az átadó helyett a gazdasági és műszaki osztályvezetőnek vagy az általa megbízott személynek kell jelen lennie és az átvételről jegyzőkönyvet kell készíteni. A záró pénzkészlet átvételét az átvevőnek az előbb leírtak szerint („átvettem és az anyagi felelősséget elismerem” …név, dátum) a pénztári jelentésen kell igazolnia.” (4) A pénztárzárlat alkalmával a pénztárosnak a) címletenkénti részletezésben meg kell állapítani a készpénzállományt, b) a pénztárjelentés alapján meg kell állapítani a bevételek és a kiadások végösszegét, illetve ebből az előző időszaki készpénzmaradvány figyelembevételével a pénztári nyilvántartás szerinti egyenleget. 62. § (1) Év végével a pénztárakban pénzkészlet nem maradhat, azt a Főiskola előirányzatfelhasználási keretszámlájára be kell fizetni. (2) A pénztárjelentésben megállapított egyenleget egyeztetni kell a valóságos készpénzmaradvánnyal. Az egyeztetés megtörténtét aláírással a pénztárjelentésen igazolni kell. (3) Pénztáreltérés esetén jegyzőkönyvet (7. számú melléklet) kell felvenni. A pénztárzárlatot ebben az esetben a pénztárjelentés hátoldalán, erre a célra rendszeresített részen kell levezetni. A jegyzőkönyvet az illetékes gazdasági vezető vagy az általa kijelölt személy, valamint a pénztáros és a pénztárellenőr is köteles aláírni (átvétel alkalmával az átadónak és az átvevőnek is alá kell írni). (4) A bevételek és kiadások összegét minden év január 1-jétől kezdődően halmozottan kell vezetni. (5) Pénztáreltérés esetén a következőképpen kell eljárni:
A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 54 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 53
30
a) amennyiben a pénztáros a pénztári órák alatt pénztárkülönbözetet észlel, észrevételét azonnal köteles közölni a pénzügyi, illetve gazdasági és műszaki osztályvezetővel, aki azonnal pénztárzárlatot rendel el (pénztárzárlat esetén az előzőekben foglaltak szerint kell eljárni), b) a pénztárzárlat alkalmával mutatkozó eltérésnél a hiányról vagy többletről a zárlat alapján – pénztárellenőr bevonásával – jegyzőkönyvet kell felvenni; a jegyzőkönyvben rögzíteni kell az eltérés összegét, annak okát (amennyiben ismert), a felelős dolgozó nevét és a rendezés módját. (6) A jegyzőkönyv szerint "többletet" a pénztárba egyéb bevételként kell bevételezni. A pénztárjelentésben a többletet a "záró pénzkészlet" sora alatt "többlet" megjegyzéssel fel kell vezetni és a záró egyenleget ennek megtörténte után újra meg kell állapítani. (A tényleges készpénz és az egyenleg egyezőségének érdekében a "szöveg" részbe is be kell írni a "többlet" megjegyzést, az összeget pedig a "bevétel" rovatban kell feltüntetni.) (7) A jegyzőkönyv szerinti "hiányt" a következőképpen kell elszámolni: a) a hiány megtérítése esetén a pénztárjelentés "Záró pénzkészlet" sor alatt a befizetett összeget "Hiány" megjelöléssel fel kell vezetni és megjegyezni, hogy a hiányt a pénztáros megtérítette, b) a következő napi pénztárjelentésben a kezdő pénzkészlet összegénél a befizetett hiány összegét is figyelembe kell venni, c) ha a pénztárhiányt a pénztáros nem fizeti be, a hiányt a "Pénztár számlán" kiadásként kell elszámolni; egyben a pénztárjelentés "Szöveg" részébe is be kell írni a "pénztárhiány" megjegyzést, az összeget pedig a kiadási rovatba kell beírni; a következő napi kezdő pénzkészlet sorába tehát a hiánnyal csökkentett összeget kell beírni, d) a pénztárhiány kiegyenlítéséről Budapesten a gazdasági és műszaki főigazgatónak, gazdasági és műszaki osztályvezetőnek, a területi intézetben a gazdasági és műszaki osztályvezetőnek intézkedni kell; a felelős pénztáros a hiányt vagy utólag egy összegben befizeti vagy a fizetéséből levonják a megállapított részletekben; az illetményből való levonás jogszabályi előfeltétele jogerős, a munkáltatói jogot gyakorló vezető által írásban kiadott kártérítési határozat. 63. § (1) Budapesten a pénzügyi osztályvezető, a kari gazdasági és műszaki osztályvezető, a területi intézetben a gazdasági és műszaki osztályvezető a házipénztárban kezelt készpénzt negyedévenként egyszer köteles ellenőrizni. (2) Az ellenőrzésnek ki kell terjedni a pénztári állomány, a készpénzfelvételi utalvány nyilvántartásokkal való egyezőségén kívül a pénzkezelésre, valamint a pénz és egyéb értékcikkek őrzésének biztonságára. A pénztári ellenőr az ellenőrzés elvégzését köteles aláírásával igazolni. (3) Az egyeztetés során mutatkozó esetleges eltérések okait még a megállapítás napján ki kell deríteni, illetve, ha ez nem vezetne eredményre, az eltérést rendezni kell. Az eltérés rendezéséről jegyzőkönyvet kell felvenni, amit a pénztárellenőrnek és a gazdasági és műszaki főigazgatónak, vagy a kari gazdasági és műszaki osztályvezetőnek a területi intézetben a gazdasági és műszaki osztályvezetőnek is alá kell írni. A jegyzőkönyv szerinti többletet a pénztárba be kell vételezni, az esetleges hiányt a pénztárosnak be kell fizetni. 64. § (1) A Készpénzfelvételi utalvány a Magyar Államkincstárnál történő készpénz felvételére szolgál. A nyomtatványfüzetet a Magyar Államkincstár bocsátja a pénztár rendelkezésére. Az utalványt egy példányban kell kiállítani és az Államkincstárnál bejelentett módon kell aláírni.
31
(2) A készpénzfelvételi utalvánnyal a Kincstártól felvett készpénzt bevételi pénztárbizonylattal kell bevételezni a pénztárba. A pénztárbizonylat második példányát ebben az esetben a készpénzfelvételről szóló terhelési értesítéshez kell csatolni vagy a pénzszállító részére átadni. A készpénzfelvételi utalványokról nyilvántartást kell vezetni (8. számú melléklet). 65. § (1) A bizonylat-nyomtatványok felhasználás előtti és utáni nyilvántartását különös figyelemmel kell elvégezni. A bizonylat-nyomtatványok szigorú számadás alá tartoznak. Azokat a pénztárosnak felhasználásra történő kiadás előtt az erre a feladatra kijelölt ügyintéző vagy előadó őrzi és tartja nyilván. A nyilvántartásnak – nyomtatványonként – a következőket kell tartalmaznia: a) sorszám, b) pénztáros részére történő átadás időpontja, c) az átvevő neve, d) az átvevő aláírása. (2) A használatból kivont (betelt, év végével lezárt) bizonylat-nyomtatványokat az arra kijelölt ügyviteli alkalmazottnak kell megőriznie. (3)55 56A pénztárjelentést, mint analitikus nyilvántartást legalább 8 évig, a kiadási-, bevételi pénztárbizonylatot – mint számviteli bizonylatot – legalább 8 évig kell olvasható formában megőrizni a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény alapján. (4) A pénztárból szigorú számadású bizonylatot kiadni Budapesten csak a gazdasági és műszaki osztályvezető, a területi intézetnél a gazdasági és műszaki osztályvezető írásbeli engedélyével és átvételi elismervény ellenében szabad. Az illetmény 66. §57 Illetményfizetés pénztáron keresztül nem teljesíthető. A közalkalmazottak jogállásáról szóló törvény értelmében a végzett munkáért esedékes közalkalmazotti havi járandóságot minden dolgozó hitelintézeti átutalással, vagy bizonyos esetekben csoportos lakcímre utalással kapja meg. Elszámolásra kiadott összegek, értékpapírok, értékcikkek nyilvántartása 67. § (1) Elszámolásra pénzt kiadni csak személyre szólóan, az e célra rendszeresített nyomtatvány kitöltésével és az erre jogosult személyek utalványozása alapján szabad. (A készpénz igénylés elszámolására a B. Sz. ny. 13-134 számú nyomtatvány szolgál.) A nyomtatványon fel kell tüntetni az összeg felvételére jogosult nevét, a felvétel jogcímét és az elszámolás határidejét. Ha nyilvánvalóvá válik, hogy az elszámolásra kiadott összeg a célnak megfelelően nem használható fel, a felvett összeget haladéktalanul vissza kell fizetni. Az elszámolásra kiadott összeg a rendszeres – és jelen szabályzatban rögzített – esetektől eltekintve, nem haladhatja meg a cél eléréséhez szükséges mértéket.
A módosítást a Szenátus 2011. június 24-i ülésen a 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 113. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2011. június 24. napjától. 56 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 57 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 55
32
(2) Készpénzt elszámolásra csak a következő célokra adhat ki a pénztáros: a) anyagbeszerzésre, b) kiküldetési költségre, c) reprezentációra, d) postaköltségre (postás, kézbesítők), e) könyvtári kiadásokra, f) jóléti elszámolás (testnevelők). (3) Kivételesen indokolt esetben a gazdasági és műszaki főigazgató vagy a gazdasági és műszaki osztályvezető adhat írásban engedélyt a fenti jogcímeken kívül elszámolásra történő kiadásra. Az elszámolásra kiadott előlegek összege és elszámolási határideje 68. § (1) Az elszámolásra kiadott előlegek összege és elszámolási határideje: a) anyagbeszerzésre, postaköltségre, könyvtári kiadásokra, reprezentációra kiadható előlegek összegét a (9. számú mellékletek) tartalmazzák, az ilyen címeken kiadott előleggel a pénzfelvevő Budapesten és a területi intézetnél havonta legalább egyszer bruttó módon elszámolni köteles, b) kiküldetési költségre, jóléti elszámolásra és az esetenként felmerülő kiadásokra kiadott előleg összegét a konkrét szükségleteknek megfelelően lehet kiadni; az ilyen jellegű előlegekkel a pénzfelvevő a feladat elvégzése után, de legkésőbb a feladat teljesítését követő ötödik munkanapon köteles elszámolni. (2) A fenti célokra készpénzt csak személyre szóló, személyes elszámolási kötelezettség mellett lehet kifizetni. Ha ugyanaz a személy elszámolásra újabb összeget vesz fel, a korábban felvett összeggel akkor is el kell számolnia, ha az annak elszámolására megjelölt határidő nem telt el és ha a pénztáros igazolja, hogy a pénz felvevőjének elszámolatlan tétele nincs. (3)58 Amennyiben az elszámolásra kötelezett az előírt határidőre a felvett összeggel nem számol el, akkor azt a pénztáros köteles a gazdasági és műszaki osztályvezető részére jelenteni. Amennyiben a jelzett vezető felszólítása is eredménytelen, akkor a dékánnak, vagy a területi intézet esetében az intézetigazgatónak kell jelentést tenni a 10. számú mellékletnek megfelelő formában kell értesíteni az illetékes vezetőket az elszámolásra kiadott összegekről határidőre el nem számoló dolgozókról). (4) Az elszámolási kötelezettséggel kiadott összegről a pénztáros nyilvántartást köteles vezetni. A nyilvántartásra a TÜSZ program által előállított nyomtatványt kell használni. A kimutatást olyan tagolásban kell felvezetni, hogy abból a kiadott előlegek külön-külön is kimutathatók legyenek. A nyilvántartásra fel kell jegyezni: a) a pénzt átvevő dolgozó nevét, b) a felvétel időpontját,
A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 58
33
c) a kiadási tételszámot, d) a felvétel jogcímét, f) a felvett összeget, g) az elszámolás határidejét, h) a tényleges elszámolás időpontját, i) a ténylegesen felhasznált összeget, j) a pénzfelvevő által visszafizetett összeget, k) a visszafizetés időpontját, l) a bevételezési tételszámot. (5)59 Az elszámolásra kiadott előlegek nyilvántartása alapján az elszámolási határidő betartásának ellenőrzése és a nyilvántartás vezetése a pénztáros kötelessége. A 30 naptári napnál hosszabb ideig a közalkalmazottnál lévő elszámolási előleg személyi juttatásnak minősül. 69. § (1)60 A hatályos rendelkezések alapján az Intézmény értékpapírt, részvényt nem vásárolhat. Az alábbiakat csak abban az esetben kell az értékpapírokra vonatkozóan alkalmazni, amennyiben a jogszabályi keretek lehetővé teszik az Intézmény számára, értékpapírokba és részvényekbe történő befektetéseket. Az Intézmény – a hatályos jogszabályok rendelkezései szerint – kizárólag a Magyar Államkincstár által forgalmazott, forgatási célú értékpapírt, kincstárjegyet vásárolhat. A befektetés elektronikus módon történik. Nyilvántartását a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság központi pénzügyi egysége vezeti. Az értékpapírok, részvények és egyéb értékcikkek pénztári nyilvántartását is teljesíteni kell. Ennek megfelelően a pénztáros a pénztári pénzkészlet mellett köteles gondoskodni az értékpapírok és értékcikkek pénztárban történő elhelyezését követően azok nyilvántartásáról, tárolásáról. (2) A házipénztárban elhelyezett értékpapírokról a pénztáros a pénzügyi osztályvezető, illetve a gazdasági és műszaki osztályvezető által hitelesített nyilvántartást köteles vezetni (11. számú melléklet szerint). A nyilvántartásnak a következő adatokat kell tartalmaznia: a) sorszám, b) az értékpapír pénztárba történő elhelyezésének időpontja, c) az értékpapír kibocsátójának megnevezése, d) az értékpapír megnevezése, e) az értékpapír sorozat és sorszáma, f) az értékpapír névértéke, A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 60 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 59
34
g) az értékpapír beszerzési értéke, h) az értékpapír hozadéka, i) az értékpapír pénztárból történő kivételének időpontja. (3) Az értékpapírt a pénztárból csak a gazdasági és műszaki osztályvezető írásos engedélyével lehet kiadni. Az engedélynek tartalmaznia kell: a) az értékpapír felvételére jogosult nevét, b) az értékpapír megnevezését, c) az értékpapír sorozat és sorszámát, d) az értékpapír névértékét, e) az értékpapír pénztárból történő kivételezésének okát, f) az engedélyező aláírását. (4) Az engedélyt a pénztáros az értékpapírokról vezetett nyilvántartás mellékleteként köteles megőrizni. (5) Az értékpapírok pénztárba való be-, illetve kivételezéséhez a bevételi és a kiadási pénztárbizonylatot kell alkalmazni. Ezek elkülönülnek a készpénzforgalomban alkalmazott tömböktől. "Értékpapír" feliratot kell rajtuk feltüntetni. Az értékpapír pénztárba történő elhelyezésekor a pénztárosnak bevételi pénztárbizonylatot kell – értelemszerűen – kiállítania. A három példányú bizonylat a) első példányát a könyvelés közvetlenül kapja, b) a második példányát, az értékpapírt a pénztárban elhelyező személy kapja, c) a harmadik példány a tömbben marad (ezen a példányon igazolja a könyvelés az első példány átvételét). (6) Az értékpapír pénztárból történő kivételezésekor a pénztárosnak kiadási pénztárbizonylatot kell – értelemszerűen – kiállítania. A kétpéldányú bizonylat a) első példányát a könyvelés közvetlenül kapja, b) a második példánya a tömbben marad (ezen a példányon igazolja a könyvelés az első példány átvételét). (7) Abban az esetben, ha a pénztárból ideiglenesen kivételezett értékpapírt az engedélyben meghatározott időpontra nem szolgáltatják vissza, a mulasztást az írásbeli engedélyt kiadó személy részére azonnal jelezni kell. (8) A kincstári számla terhére készpénzt helyettesítő fizetési eszköz – kincstári kártya, VIP kártya, csekk, utalvány – a Főiskola rektora és/vagy a gazdasági és műszaki főigazgató engedélye alapján alkalmazható. (9) A kincstári kártya, a csekk, az utalványok rendeltetésszerű felhasználását a pénztárellenőrrel tételesen ellenőriztetni kell. Az elrontott, bepiszkolódott kártyákat, űrlapokat nem szabad 35
forgalomban tartani, ezeket ki kell cseréltetni, illetőleg át kell húzni és a "Rontott" szót rá kell írni. Az utalványfüzetekben visszamaradó tőszelvényeket az előírt szabályok szerint meg kell őrizni. Egyes sajátos nyomtatványok nyilvántartási és elszámolási rendje 70. § (1) Azon nyomtatványok tartoznak e körbe, amelyek a Rektorátus/karonkénti/területi intézetkénti (továbbiakban gazdálkodási telephelyenkénti) beszerzésekor a nyomtatvány értékét meghaladó, vagy a nyomtatvány névértékének megfelelő összegű ellenérték kifizetése történik (BKV bérlet, étkezési jegyek, vásárlási utalványok, parkoló kártya, telefonkártya), és a nyomtatványnak az illetéktelen felhasználása visszaéléshez vezethet. (2) A nyilvántartás és elszámolási rend sajátosságai: kiadáskor a nyomtatványok véglegesen felhasználásra kerülnek, azokat felhasználás után, illetve érvényességi idejük lejárta után nem kell visszakérni a dolgozóktól további megőrzés céljából. Kereskedelmi forgalomban felhasználható étkezési utalványok 71. § (1) A Főiskolán értékcikként kell nyilvántartani az étkezési utalványokat, melynek vezetése a tárolási helyén (pénztár) a pénztáros vagy a pénzügyi előadó feladata. Az étkezési utalványokat Budapesten és a területi intézetnél, a Bér- és Munkaügyi Osztály által megadott létszám figyelembevételével kell beszerezni. A beszerzett étkezési utalványokról a következő nyilvántartást kell vezetni: a) bevételezett étkezési utalvány mennyiségét, értékét számla alapján, b) a kiadást az eredeti átvételi jegyzékek végösszege alapján, sorszám szerint, c) az átvevő dolgozók aláírását, d) az át nem vett (készleten lévő) utalványok mennyiségét és értékét a sorszámok feltüntetésével. (2) A nyilvántartást oly módon köteles vezetni, hogy abból mindenkor ellenőrizhető legyen a beszerzett, kiadott és készleten levő étkezési utalvány mennyisége és értéke. (3)61 Az étkezési utalványok beszerzése, a dolgozók részére történő kiadása, nyilvántartása, őrzése a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság kijelölt munkatársa feladatkörébe tartozik. A beszerzés a gazdálkodási egységek (Rektorátus, kar, területi intézet) által megadott kimutatásban szereplő összegnek megfelelően történik az adott kereskedelmi egység által forgalmazott egyedi névértékben. A beszerzés ellenértéke az étkezési utalványok névértékével azonos összegű, mely nem tartalmazza a kezelési költséget. (4) Minden év végén a nyilvántartást le kell zárni, és a következő év elején a nyitóállományt fel kell vezetni. (5)62 63Az analitikus nyilvántartást és a hozzá tartozó okmányokat a nyilvántartó köteles legalább 8 évig megőrizni.
A módosítást a Szenátus 2011. június 24-i ülésen a 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 113. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2011. június 24. napjától. 62 A módosítást a Szenátus 2011. június 24-i ülésen a 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 113. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2011. június 24. napjától. 63 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 61
36
Éves BKV bérlet nyilvántartása 72. § (1) A bérletek beszerzése, nyilvántartása, őrzése, valamint a dolgozók részére történő átadása a gazdálkodási telephely kijelölt munkatársának feladatkörébe tartozik. (2) Az analitikus nyilvántartást az alábbi részletezettség szerint kell vezetni. A nyilvántartásnak tartalmaznia kell a beszerzett, a kiadott, a visszavett, valamint a készleten lévő BKV bérletek „tól –ig” sorszámát, mennyiségét és értékét. A bekövetkezett változásokról készült okmányok másolatait (számla másolata, amely tartalmazza a „tól–ig” sorszámokat is), illetve az átvételi elismervények eredeti példányait – amelyek szintén tartalmazzák a bérlet sorszámát is – a nyilvántartáshoz minden esetben csatolni kell oly módon, hogy a készletnövekedés, a készletcsökkenés és a meglévő készlet mennyiségben és értékben mindenkor ellenőrizhető legyen. (3)64 Amennyiben a BKV bérletet a Főiskola utólagosan téríti meg a közalkalmazott részére, az csak abban az esetben lehetséges, amennyiben a Bér- és Munkaügyi Osztály részére a már lejárt bérletszelvény és a Főiskola nevére kiállított számla leadásra került, valamint az arra jogosult vezető az igénybevétel jogosságát igazolja, vagy az elrendelésről szóló iratot melléklete. Vásárlási utalványok 73. § (1) A gazdálkodási egységek esetenként vásárlási utalványokat szereznek be abból a célból, hogy bizonyos eseményekhez kötődően meghatározott céllal intézmények, illetve személyek részére adományozzák. (2) A vásárlási utalványok darabszám szerint, névértéken kerülnek beszerzésre, egyedi sorszámot nem tartalmaznak. (3) Abban az esetben, ha a számla kifizetéséhez (készpénzelőleg elszámolásához) mellékelték a kedvezményezett által aláírt átvételi elismervényt, külön analitikus nyilvántartásra nincs szükség. (4) Az analitikus nyilvántartás vezetésére akkor van szükség, ha a beszerzéskor még nem eldöntött, hogy kinek a részére lesz átadva a vásárlási utalvány. Ebben az esetben a szervezeti egység által kijelölt munkatárs a számla mellé csatolt átvételi elismervényen nyilatkozik a Gazdasági és Műszaki Főigazgatóság felé, hogy további analitikus nyilvántartásra átvette az utalványokat. (5) A nyilvántartáshoz csatolnia kell a bekövetkezett állományváltozások alátámasztását igazoló okmányokat (számla másolatát, vezetői döntés és átvételi elismervény eredeti példányát). Letétek kezelésének rendje 74. § (1) Átmenetileg a gazdasági és műszaki főigazgató, illetve a gazdasági és műszaki osztályvezetők engedélyével a házipénztárak a Főiskola vagyonát nem képező letétet (készpénzletét, tárgyletét) is kezelhetnek. (2) A készpénzletéteket a Főiskola készpénzétől elkülönítetten kell kezelni. A letétre vonatkozó előírások megegyeznek a házipénztári készpénzkezelés előírásaival, ezeket a pénztári nyilvántartásban elkülönítetten kell kezelni. (Külön, csak erre a célra használt bevételi és kiadási pénztárbizonylat és időszaki pénztárjelentés szükséges.) A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 64
37
(3) Úgy a készpénz, mint a tárgyi letétekről a (13. számú mellékletben szereplő) nyilvántartást kell vezetni. A letétek nyilvántartására vonatkozó lapokat a nyilvántartási szám sorrendjében, kell tárolni. (4) A tárgyletétek – letétes részére – pénztárból történő kiadásakor kiállított kiadási bizonylat egy példányát a tárgyletétek elkülönített nyilvántartásának mellékleteként meg kell őrizni. (5) A tárgyletéteket kiadásukig lepecsételt borítékban vagy csomagban kell kezelni, amelyen a letevő nevét, címét és aláírását, a letét tartalmát, a letétekről vezetett nyilvántartás sorszámát kell feltüntetni. (6) A letétek elhelyezését és a boríték vagy csomag lezárását a pénztáros és a pénztárellenőr együttesen végzik el és annak szabályos voltát a borítékon vagy csomagon aláírásukkal igazolják. (7) A letétek kiadását a pénztáros csak az utalványozási joggal felruházott személy írásbeli intézkedése alapján végezheti. Az írásbeli intézkedést a letét kiadása előtt ellenjegyezni kell. 75. § (1) A számviteli törvény előírása szerint szigorú számadás alá vont nyomtatványként kell kezelni a) a készpénz kezeléséhez kapcsolódó nyomtatványokat (ideértve a számlát, nyugtát is), továbbá b) minden olyan nyomtatványt, amelyért a nyomtatvány értékét meghaladó vagy a nyomtatványon szereplő névértéknek megfelelő ellenértéket kell fizetni, vagy c) az olyan nyomtatványt, amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat. (2) A számviteli törvény szerint továbbá a) a szigorú számadási kötelezettség a bizonylat, a nyomtatvány kibocsátót terheli, b) a szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a kezelésükkel megbízott vagy a kibocsátásukra jogosult személynek olyan nyilvántartást kell vezetni, amely biztosítja azok elszámoltatását. (3) A szigorú számadású nyomtatványokról fel kell fektetni az egyéni nyilvántartó lapot (Sz. ny. 13-90). A Főiskolán a következő nyomtatványokat kell szigorú számadású nyomtatványként kezelni: Fajtája Készpénzfelvételi utalvány (P. 101) Szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartó lapja (13-76) Készpénzigénylés elszámolásra (13-134) Étkezési jegyek nyilvántartása Készpénzfizetési számlák, nyugták (4) A szigorú számadású nyomtatványok készletéről és felhasználásáról olyan nyilvántartást kell vezetni, amelyből a) a felhasználó szervezeti egység, b) a felhasználó személy, 38
c) a felhasznált mennyiség sorszám szerint és d) a felhasználás időpontja is megállapítható. (5) A felhasználó köteles a nyomtatványokkal (beleértve a rontott példányokat is) elszámolni. A nyomtatványok átadása és átvétele csak elismervény ellenében törtéhet. Az évközben betelt nyomtatványtömböket évente össze kell csomagolni, a csomagot lezárva kell irattárba helyezni. A csomagon fel kell tüntetni a tartalmát, darabszámát és a selejtezés időpontját. A bizonylatokat 10 évig meg kell őrizni. (A szigorú számadású nyomtatványok rontott példányait is terheli a számviteli bizonylatokra vonatkozó megőrzési idő.)
Készpénz kezelése egyéb pénzgyűjtő helyeken 76. § (1)65 Készpénz kezelése a Főiskolán egyéb pénzgyűjtő helyeken – a házipénztáron kívül – is lehetséges. Pénzkezelő helyeken csak a készpénzben teljesített befizetések beszedésére jogosultak. A beszedett összegekből kifizetés semmilyen jogcímen nem teljesíthető. Pénzbeszedő helyek működnek: a) a Kereskedelmi, Vendéglátóipari és Idegenforgalmi Karon, b) a Külkereskedelmi Karon, c) a Pénzügyi és Számviteli Karon, valamint területi intézeténél, d) a Gazdálkodási Karon: 1) kollégiumi szabad férőhelyek eseti értékesítéséből származó bevételek gyűjtését Budapesten a kollégium portása vagy titkárnője, a Gazdálkodási Karon kollégium portása vagy gondnoka, a területi intézetnél a kollégium gondnoka köteles végezni irodájában, a készpénz átvételét az igénylő nevére kiállított készpénzfizetési számla igazolja. Elszámolási kötelezettség: - Budapesten 50 000 Ft feletti bevétel esetén, illetve legalább kéthetente egy alkalommal, - Zalaegerszegen 50 000 Ft feletti bevétel esetén vagy a hónap utolsó munkanapján, - Salgótarjánban 20 000 Ft feletti bevétel esetén vagy a hónap utolsó munkanapján. A pénz tárolására Budapesten az irodában elhelyezett egy záras páncélszekrény, Zalaegerszegen és a területi intézetnél biztonságos helyre elzárt lemezkazetta szolgál. A pénzügyi/gazdasági és műszaki osztályra eljuttatott elszámolásnak tartalmazni kell vagy a készpénzfizetési számlák másodpéldányát mellékletként, vagy a készpénzfizetési számla sorszámait és az összegyűjtött összeget. Az elszámolást követően a begyűjtött összegeket készpénzátutalási postautalványon kell befizetni a Magyar Államkincstárnál vezetett előirányzat-felhasználási számla javára, a pénzszállításra itt is az általános szabályok érvényesek; 2) a térítéses könyvtári szolgáltatások díjainak begyűjtését a könyvtárban, erre a feladatra megbízott könyvtárosnak kell végezni.
A módosítást a Szenátus 2011. június 24-i ülésen a 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 113. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2011. június 24. napjától. 65
39
A készpénz bevételezését nyugta vagy készpénzfizetési számla kiállításával igazolja, mely eredeti példányát a befizetőnek köteles átadni; a pénzkezelést a megbízott 50 000 Ft-ig végezheti, e felett a nyugták vagy számlák másodpéldányaival és az erről kiállított összesítő "feladás"-sal a pénzt készpénzátutalási postautalványon kell az alábbi számú a Magyar Államkincstárnál vezetett előirányzat-felhasználási számla javára befizetni. Amennyiben a tárgyhónapban a befizetések nem érték el a 25 000 Ft-ot, az elszámolást akkor is a hónap utolsó munkanapján el kell készíteni és az összegyűjtött pénzt a MÁKnál vezetett 10032000-00282833-00000000 számú előirányzat-felhasználási keretszámlára kell befizetni; a pénzkezelés alatt a pénzt lemezkazettában kell tárolni, melyet más személy részére hozzá nem férhető, biztonságos helyen kell elhelyezni. 3) Hallgatói információs irodák A hallgatók – az egyéb, kis összegű – befizetési kötelezettségeiket teljesíthetik ezen szolgáltató egységek történő készpénzes befizetéssel is. A készpénz bevételezését nyugta vagy készpénzfizetési számla kiállításával igazolja, mely eredeti példányát a hallgatónak köteles átadni; a pénzkezelést a megbízott 5 000 Ft-ig végezheti, e felett a nyugták vagy számlák másodpéldányaival és az erről kiállított összesítő "feladás"-sal a pénzt a házipénztárba kell befizetni. Amennyiben a tárgyhónapban a befizetések nem érték el az 5 000 Ft-ot, az elszámolást akkor is a hónap utolsó munkanapján el kell készíteni és az összegyűjtött pénzt a MÁK-nál vezetett 10032000-00282833-00000000 számú előirányzat-felhasználási keretszámlára kell befizetni; a pénzkezelés alatt a pénzt lemezkazettában kell tárolni, melyet más személy részére hozzá nem férhető, biztonságos helyen kell elhelyezni. 4) Oktatókabinet A hallgatók által – a gyakorlati képzésükkel összefüggően – készített ételek, italok értékesítéséből származó bevételt gyűjtheti, a Főiskola alkalmazásában álló, a gyakorlati képzést végző arra feljogosított személy. A készpénz bevételezését nyugta vagy készpénzfizetési számla kiállításával igazolja, mely eredeti példányát a hallgatónak köteles átadni; a pénzkezelést a megbízott 25 000 Ft-ig végezheti, e felett a nyugták vagy számlák másodpéldányaival és az erről kiállított összesítő "feladás"-sal a pénzt a házipénztárba kell befizetni. Amennyiben a tárgyhónapban a befizetések nem érték el az 25 000 Ft-ot, az elszámolást akkor is a hónap utolsó munkanapján el kell készíteni és az összegyűjtött pénzt a MÁK-nál vezetett 10032000-00282833-00000000 számú előirányzat-felhasználási keretszámlára kell befizetni; a pénzkezelés alatt a pénzt lemezkazettában kell tárolni, melyet más személy részére hozzá nem férhető, biztonságos helyen kell elhelyezni. (2) Minden pénzkezeléssel foglalkozó dolgozónak írásbeli nyilatkozatot kell tenni arról, hogy a rábízott pénzösszegért teljes anyagi felelősség terheli. (3) A pénzbeszedő helyeken teljesített befizetésekről pénztárkönyvet kell vezetni, amennyiben ez nem lehetséges összesítőt kell készíteni a 14. számú melléklet szerint. Valutapénztár 77. § (1) A Főiskola valutákkal kapcsolatos készpénzforgalmának lebonyolítására valutapénztárt nem létesít, a valutaforgalom esetleges jellege miatt. (2) A Főiskola valutafelvételt a külföldi utazások valutafelvételével és visszafizetésével külön megbízott dolgozó végzi, a szükséges pénzintézeti nyomtatványok alkalmazásával. Az utazás előtt legfeljebb 8 nappal megelőzően felvett valutát a kiküldött dolgozóval a felvét napján át kell vetetni és az utazást követő második munkanapon a dolgozó elszámoltatását meg kell követelni, majd a visszafizetendő összeget a megbízott személy az utazást követő 8 napon belül a Magyar Államkincstárba köteles befizetni. 40
Egyéb rendelkezések 78. § (1) A házipénztári készpénzellátmány felvétele: a) A karok a BGF Magyar Államkincstárnál vezetett 10032000-00282833-00000000 számú előirányzat-felhasználási keretszámláról vesznek fel készpénzt a MÁK által szabályozott 2 munkanappal előbbi előzetes bejelentést követően nagyobb összegű kifizetési igény esetében; b) A Kincstári Kártyafedezeti számláról Kincstári Kártyával az OTP Bank automatájából igény szerint azonnal. (2) Az előirányzat-felhasználási keretszámláról a kártyafedezeti számlára történő fedezet átvezetéséről a karok/területi intézet kötelesek gondoskodni. (3) A karok és területi intézet Kincstári kártyával rendelkeznek, melyek napi limitje a gazdasági és műszaki főigazgató által kártyánként engedélyezett összeg. A kártyát a kar és területi intézet gazdasági és műszaki osztályvezetője, a Rektorátus esetében a gazdasági főigazgató-helyettes által javasolt, és a gazdasági és műszaki főigazgató által megbízott személy/ek/ használhatják készpénzfelvételre, illetve vásárlásra. (4)66 A készpénzfelvétel, illetve a vásárlás terhelésének iktatása a kari gazdasági és műszaki osztályon történik a Kártyafedezeti számla és az OTP tükörszámla kivonata – és a vásárlást igazoló iktatott és igazolt számla – alapján, a házipénztári kifizetések tételes könyvelésére pedig a bizonylatok heti gyakoriságú összesített feladása alapján kerül sor a Számviteli Osztályán. (5) Pályázaton elnyert pénzeszközök felhasználásánál a Magyar Államkincstárnál vezetett számlákról vehető fel pénzellátmány. 79. §67 A pénztár kezelésével megbízott dolgozó nem pénztárral kapcsolatos szigorú számadású nyomtatványokat pénztárosi funkciójában nem kezel. Tekintettel azonban arra, hogy a pénztárosi teendőkkel megbízott dolgozók más gazdasági jellegű feladatot is ellátnak, szükség esetén – a kis létszámra való tekintettel – más szigorú számadású nyomtatványok kezelésével is megbízható. Záró és hatályba léptető rendelkezések 80. § A szabályzat a Szenátus általi elfogadás napján lép hatályba, rendelkezéseit 2010. év december 3. napjától kell alkalmazni.
A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 67 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2013. január 1. napjától. 66
41
(2) E szabályzat hatályba lépésének napjával egyidejűleg a pénzkezeléssel kapcsolatos, korábban kiadott rendelkezések hatályukat vesztik. Budapest, 2010. december 3. Sándorné dr. Kriszt Éva s.k. rektor Melléklet: 14 db Záradék: A Szabályzatot a Szenátus 2010. december 3-i ülésén 2010/2011. tanévi 30. számú határozatával elfogadta. Hatályos: 2010. december 3. napjától. A Szabályzat módosítását a Szenátus 2011. június 24-I ülésén 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 113. számú határozatával elfogadta. Hatályos: 2011. június 24. napjától. A Szabályzat módosítását a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 41. számú határozatával elfogadta. Hatályos: 2013. január 1. napjától. Budapest, 2012. december 17.
Sándorné dr. Kriszt Éva rektor
42
Mellékletek
43
Budapesti Gazdasági Főiskola ......................................Kar/Intézet 1. számú melléklet Pénztári kazetta (lemezszekrény), páncélszekrény68 kulcsának nyilvántartása Sorszám
A kulcs megnevezése
A kulcs átadójának neve
A kulcs átvevőjének neve
A kulcs átvételének oka
A kulcs átvételének ideje: nap, óra, perc
Az átvétel igazolása
A nyilvántartást tárolóegységenként kell vezetni
68
A nem kívánt rész törlendő. 44
Budapesti Gazdasági Főiskola .................................... Kar/Intézet 2. számú melléklet Jegyzőkönyv hamis pénz befizetésének esetére Felvéve 20.... év .................................. hó ......... napján .............................................. házipénztár helyiségében. Jelen vannak: ...................................................... befizető ...................................................... pénztáros ...................................................... ellenőr Tárgy: hamis, illetve hamisítványnak látszó bankjegy (érme) visszatartása. A mai napon megjelent pénztárunknál ....................................... /foglalkozása: ........................, lakcíme (irányítószámmal): ...............................város (község) ................................. utca ..... házszám, személyi igazolvány száma: pénzbefizetést teljesítsen.
................/,
hogy
A pénztárosnak feltűnt, hogy a .................... Ft címletű ................... sorozat és ........................... sorszámú bankjegy (érme) hamis, illetve hamisítványnak látszik. A befizető nyilatkozata szerint a bankjegyet (érmét) 20.... év ............... hó ... -án ........................................ nevű egyéntől kapta ........................................ városban (községben). A fenti bankjegyet (érmét) visszatartottuk, melynek átvételét elismerjük és a jegyzőkönyv egy példányának a befizető részére történő átadásával igazoljuk. Kmf. ...................................... .................................... ...................................... pénztáros pénztárellenőr befizető
45
Budapesti Gazdasági Főiskola ......................................... Kar/Intézet 3. számú melléket Felelősségvállaló nyilatkozat pénztáros, pénztáros-helyettes, pénzkezelő részére Alulírott ......................................................... tudomásul veszem, hogy a kezelésemre bízott pénz és értéktárgyak tekintetében teljes anyagi felelősség terhel. Budapest, 20….. év ......................... hó ... nap
........................................ aláírás ........................................ lakhely ......................................... személyi igazolvány száma
Tanú 1.
Tanú 2.
Név: .......................................... Lakhely: .................................... Szem. ig. szám: .........................
Név: .......................................... Lakhely: .................................... Szem. ig. szám: .........................
46
Budapesti Gazdasági Főiskola ..................................... Kar/Intézet 4. számú melléklet Nyilatkozat A Budapesti Gazdasági Főiskola .....................................-tól érvényes Pénz- és Értékkezelési Szabályzatát, munkaköri előírás tartalmát megismertem. Munkám során a Szabályzatban és a megbízásban foglaltaknak megfelelően járok el. .................................... 20.... ............................. hó ... nap Aláírás: .................................................................. pénztáros .................................................................. pénztár helyettes .................................................................. pénztárellenőr .................................................................. utalványozó .................................................................. érvényesítő ................................................................. ellenjegyző ................................................................. ........................... pénzkezelő ................................................................. ........................... pénzkezelő
47
Budapesti Gazdasági Főiskola ......................................... Kar/Intézet 5. számú melléklet
Pénztáros, helyettese, pénztári ellenőr Név, beosztás
Jogkör megjelölése Pénztáros Pénztáros-helyettes Pénztáros-helyettes Pénztáros-helyettes Pénztárellenőr Pénztárellenőr helyettes Utalványozó Utalványozó Utalványozó
Aláírás-minta
48
Budapesti Gazdasági Főiskola ................................... Kar/Intézet 6. számú melléklet
Pénztári átadás-átvételi jegyzőkönyv Készült 20.... év ................................. hó ... napján a Budapesti Gazdasági Főiskola ............................................(Kar, területi Intézet) pénztárhelyiségében. Jelen vannak: ............................................ átadó ............................................ átvevő ........................................... pénztárellenőr Jelenlévők megállapítják, hogy átadáskor a következő pénzeszközök, illetve egyéb értékcikkek találhatók a pénztárban: 1. Pénzkészlet …………….... db 20 000 Ft összesen ………………………………….. Ft ................... db 10 000 Ft összesen ..................................... Ft ................... db 5 000 Ft összesen ..................................... Ft ................... db 2 000 Ft összesen ..................................... Ft ................... db 1 000 Ft összesen ..................................... Ft ................... db 500 Ft összesen ..................................... Ft ................... db 200 Ft összesen ..................................... Ft .................... db 100 Ft összesen ..................................... Ft ................... db 50 Ft összesen ..................................... Ft ................... db 20 Ft összesen ........................................ Ft ................... db 10 Ft összesen ..................................... Ft ................... db 5 Ft összesen ..................................... Ft Összesen: ..................................... Ft, azaz ...................................................................................... forint
49
6. számú melléklet 2. oldala 2. Egyéb átadásra kerülő bizonylatok - időszaki pénztárjelentés (-tól -ig): - kiadási bizonylat (-tól -ig) sorszáma: - bevételi bizonylat (-tól -ig) sorszáma: - készpénzfelvételi utalvány (-tól -ig) tömbök: - fizetési számla (-tól -ig): - készpénzigénylés elszámolása (-tól -ig): - készpénzigénylés üzemanyag előlegre (-tól -ig): - üzemanyag-előleg elszámolás (-tól -ig): - nyugta (-tól -ig): - számlatömb vagy számlagarnitúra (-tól -ig): Átvevő igazolja, hogy a kezelésre átvett szigorú számadású nyomtatványok a szintén átvett analitikus nyilvántartással megegyeznek. Jelenlévők tényleges számlálás alapján megállapítják, hogy a házipénztárban található készpénzmennyiség ............................. Ft, azaz ............................... forint (címletenkénti felsorolást lásd a pénztárjelentésben is), a pénztárjelentésben rögzített egyenleggel megegyezik. Átvevő ........................................... pénztáros a jegyzőkönyv alapján ideiglenes/végleges jelleggel a mai naptól a pénztári tevékenységet teljes anyagi felelősséggel átveszi. Kmf. .............................................. átadó
................................................... pénztárellenőr
............................................. átvevő
.................................................. gazdasági és műszaki osztályvezető
50
Budapesti Gazdasági Főiskola ................................ Kar/Intézet 7. számú melléklet Jegyzőkönyv Pénztári eltérés esetére Felvéve: 20.... év ................................ hó ... napján a ......................................................... pénztár helyiségében. Jelen vannak: .............................................. pénztáros . ............................................ pénztárellenőr ............................................ gazdasági és műszaki osztályvezető Tárgy: a pénztári jelentésben megállapított egyenleg és a valóságos készpénzállomány közti eltérés kivizsgálása. A mai napi pénztárzárlat után .......................................... Ft, azaz ............................................. forint többlet69, illetve ............................... Ft, azaz ............................................. forint hiány70 keletkezett, melynek okát a kivizsgálás során nem sikerült megállapítani. Fentiek miatt a pénztáros - a többletet a ............... számú bizonylaton bevételezte71, - a hiányt e jegyzőkönyv alapján befizette72 a házipénztárba. Kmf. ................................................ pénztáros
............................................... pénztárellenőr
............................................ gazdasági és műszaki osztályvezető
A nem kívánt rész törlendő. A nem kívánt rész törlendő. 71 A nem kívánt rész törlendő. 72 A nem kívánt rész törlendő. 69 70
51
Budapesti Gazdasági Főiskola .................................... Kar/Intézet 8. számú melléklet Készpénzfelvételi utalvány nyilvántartása
Sorszám
Kiállitás napja
Lejárat napja
Összeg rendeltetése
Utalványozó első aláíró
Utalványozó második aláíró
Átvevő
Számlakivonat dátuma
52
Budapesti Gazdasági Főiskola Külkereskedelmi Kar 9. számú melléklet
Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek
Anyagbeszerző:
300 000 Ft
Kézbesítő
50 000 Ft
Kollégium/Könyvtár:
50 000 Ft
Reprezentációs költségekre (esetenként a szervezeti egység vezetője)
50 000 Ft
53
Budapesti Gazdasági Főiskola Kereskedelmi Vendéglátóipari és Idegenforgalmi Kar 9/a. számú melléklet
Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek Intézetek: Anyagbeszerző/gondnok: Postázó/Kézbesítő Gépkocsivezető Kollégium/Könyvtár Reprezentációs költségekre (esetenként szervezeti egység vezető részére)
100 000 Ft 100 000 Ft 100 000 Ft 100 000 Ft 100 000 Ft 50 000 Ft
54
Budapesti Gazdasági Főiskola Pénzügyi és Számviteli Kar 9/b. számú melléklet
Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek
Iktató/kézbesítő: Anyagbeszerző: Reprezentációs költségre: Könyvtár (vezető)73:
50 000 Ft 200 000 Ft 50 000 Ft 100 000 Ft
Kollégium (gondnok):
50 000 Ft
Műszaki ügyintéző
10 000 Ft
A módosítást a Szenátus 2011. június 24-i ülésen a 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 113. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2011. június 24. napjától. 73
55
Budapesti Gazdasági Főiskola Gazdálkodási Kar Zalaegerszeg 9/c. számú melléklet
Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek74
Reprezentációs költségekre (DH)
50 000 Ft
Anyagbeszerzés: Könyvtár (vezető) Gépkocsivezető
100 000 Ft 50 000 Ft 15 000 Ft
A módosítást a Szenátus 2011. június 24-i ülésen a 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 113. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2011. június 24. napjától. 74
56
Budapesti Gazdasági Főiskola Pénzügyi és Számviteli Kar Salgótarjáni Intézete 9/d. számú melléklet
Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek
Elszámolási előleg kiadására csak esetenként kerül sor.
57
Budapesti Gazdasági Főiskola Rektorátus 9/e. számú melléklet
Elszámolásra legfeljebb kiadható előlegek75
Kézbesítő:
50 000 Ft
Műszaki előadó:
50 000 Ft
Rektori titkárság: (Buzogány u.) Rektori titkárság: (Markó u.)
100 000 Ft 50 000 Ft
A módosítást a Szenátus 2011. június 24-i ülésen a 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 113. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2011. június 24. napjától. 75
58
Budapesti Gazdasági Főiskola
9/f. számú melléklet
Elszámolásra kiadott előlegek nyilvántartása Név
Dátum
Jogcím
Biz.szám
Összeg
Elsz. összeg
Biz.szám
Dátum
………………………………………… aláírás
59
Budapesti Gazdasági Főiskola ....................................Kar/Intézet
10. számú melléklet
Értesítés az elszámolásra kiadott összegekkel határidőre el nem számoló dolgozókról ............................................ illetékes vezető részére Értesítem, hogy az alábbi dolgozóink a kitűzött véghatáridőre nem számoltak el az elszámolásra kiadott összegekkel. Név
Beosztás
Elszámolásra kiadott összeg
Elszámolási véghatáridő
Kérem szíves intézkedését arra vonatkozóan, hogy a fenti dolgozók az elszámolásra kiadott összegekkel a pénztár felé haladéktalanul számoljanak el. .............................., 20.... év ......................... hó ... nap .............................................. pénztáros
60
Budapesti Gazdasági Főiskola ..................................... Kar/Intézet 11. számú melléklet Értékpapírok analitikus nyilvántartása ....................................... főkönyvi szám ...................... analitika Sor sz á m
Bevételi, kiadási pénztárbizonylat száma
Megvásárlás időpontja
Értékpapír sorozat és sorszáma
Értékpapír megnevezése
Értékpapír kibocsató
Értékpapír névértéke
Értékpapír beszerzési értéke (árf. értéke)
Hozadék
M e g j e gy z é s
61
12. számú melléklet Budapesti Gazdasági Főiskola ………………….. kar/területi intézet
Sajátos elszámolású nyomtatványok analitikus nyilvántartó lapja (BKV bérlet, étkezési utalványok, mobiltelefon kártya, parkoló kártya) Nyomtatvány elnevezése
Mennyiségi egység
Bevétel Bizonylat/okmány
Kelte
Száma
1.
2.
Beérkezett nyomtatványok kezdő
végző
Oldalszám
Kiadás
Bevételezett mennyi- ség
Kiadott nyomtatványok kezdő
sorszáma 3.
Egységár/névérték
végző
Kiadott mennyiség
Készlet Megjegyzé mennyiség s
sorszáma 4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Megjegyzés: 1. A nyomtatványok értéke mindenkor megállapítható a mennyiség és az egységár/névérték szorzata alapján. 2. Egy nyilvántartó lapon azonos névértékű nyomtatvány vezethető.
62
Budapesti Gazdasági Főiskola ..................................... Kar/Intézet 13. számú melléklet Letétek nyilvántartása Nyilvántartási szám Letét keletkezésének időpontja Letét bevételezési bizonylatának száma Letevő neve Letevő címe Letevő személyi igazolvány száma Letét megnevezése (tartalma) Letét jogcíme és a rendelkezés száma Letétkiadás időpontja Letétkiadás bizonylatának száma A kiadást elrendelő rendelkezés száma Az átvevő neve és címe Az átvevő aláírása
63
Budapesti Gazdasági Főiskola .................................... Kar/Intézet 14. számú melléklet
ÖSSZESÍTŐ a ........................................... pénzbeszedő helyen teljesített befizetésekről Teljesítési időszak: 20.... ..........................-től 20.... ...........................-ig
Bevételi jogcím
Készpénzfizetési számla/nyugta sorszáma (-tól ig)
Összeg Ft
Kerekítési különbözet Ft
Összesen:
....................... 20.... ................... hó ... nap ........................................ aláírás
64
