A BUDAPESTI GAZDASÁGI EGYETEM KIKÜLDETÉSI SZABÁLYZATA
BUDAPEST 2011 (2017. május 6. napjától hatályos változat)
Tartalomjegyzék Preambulum ................................................................................................................................................................ 3 I. RÉSZ ............................................................................................................................................................................ 3 Általános rendelkezések ..................................................................................................................................... 3 A szabályzat célja és hatálya ......................................................................................................................... 3 Értelmező rendelkezések ............................................................................................................................... 3 II. rész............................................................................................................................................................................. 6 Általános szabályok .............................................................................................................................................. 6 A belföldi kiküldetés előírásai ....................................................................................................................... 6 A külföldi kiküldetések rendje ...................................................................................................................... 9 A munkába járással kapcsolatos utazási költségtérítés....................................................................... 12 A munkáltató és a közalkalmazott kötelezettségei ..............................................................................14 III. RÉSZ ........................................................................................................................................................................14 Vegyes és záró rendelkezések ......................................................................................................................... 15
2
Preambulum1 A Budapesti Gazdasági Egyetem (továbbiakban: Egyetem) az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvénnyel egységes szerkezetben közölt, az államháztartásról szóló
törvény
végrehajtásáról szóló 368/2011. (XII. 31.) Kormányrendelet alapján, a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (továbbiakban: SZJA tv.), a belföldi hivatalos kiküldetést teljesítő munkavállaló költségtérítéséről szóló 437/2015 (XII.28) Kormányrendelet, a közúti gépjárművek, az egyes mezőgazdasági, erdészeti és halászati erőgépek üzemanyag- és kenőanyag fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható mértékéről szóló 60/1992. (IV. 1.) Kormányrendelet, továbbá a munkába járásról szóló 39/2010. (II. 26.) Kormányrendelet, valamint a külföldi kiküldetéshez kapcsolódó elismert költségekről szóló 285/2011. (XII. 22.) Kormányrendelet figyelembe vételével a következők szerint határozza meg a kiküldetéssel összefüggő eljárási szabályokat.2
I. RÉSZ Általános rendelkezések A szabályzat célja és hatálya 1. § (1) A szabályzat célja a kiküldetés rendjének szabályozása, különös tekintettel a kiküldetés okaira, a kiküldetés elrendelési rendjére, valamint a kiküldetéssel kapcsolatos elszámolások módjainak és feltételeinek meghatározására, az egységes gyakorlatra. (2) A szabályzat hatálya kiterjed: a) a kiküldetések elrendelésével kapcsolatos döntési jogkörrel rendelkezőre, b) a pénzügyi feladatokat ellátó személy(ek)re, c) a kiküldetésben lévő személy(ek)re.
Értelmező rendelkezések
A szabályzatot a Szenátus 2011. június 24-i ülésén a 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 116. számú határozatával átfogóan módosította. A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 44. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2012. december 17. napjától. 1
2
3
2. § (1) Hivatali, üzleti utazásnak minősül a magánszemély jövedelmének megszerzése érdekében, a kifizető tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében szükséges utazás –a munkahelyre, a székhelyre vagy a telephelyre a lakóhelyről történő bejárás kivételével –, ideértve különösen a kiküldetés (kirendelés) miatt szükséges utazást, de ide nem értve az olyan utazást, amelyre vonatkozó dokumentumok és körülmények (szervezés, reklám, hirdetés, útvonal, úti cél, tartózkodási idő, a tényleges szakmai és szabadidőprogram aránya stb.) valós tartalma alapján, akár közvetve is, megállapítható, hogy az utazás csak látszólagosan hivatali, üzleti. A kiküldetés lehet belföldi (Magyarországon belüli) és külföldi (Magyarország határain kívüli). (2)3 A belföldi kiküldetés: a munkáltató által elrendelt hivatali, üzleti utazás4, a kinevezésben, egyéb munkajogi szerződésben rögzített munkahelytől eltérő helyen történő munkavégzés. (3) Külföldi kiküldetés: a belföldi illetőségű magánszemélynek a jövedelme megszerzése érdekében, az Egyetem tevékenységével összefüggő feladat ellátása érdekében, Magyarország területén kívüli (továbbiakban: külföldi) tartózkodása, továbbá az előzőekkel kapcsolatos külföldre történő utazás, ideértve különösen a külszolgálatot és az azzal összefüggő utazást. (4) A külszolgálat: az Egyetem vezetése által elrendelt, külföldön történő munkavégzés. (5) A külföldi kiküldetés abban az esetben minősül ideiglenesnek, ha annak – a kiküldő által meghatározott – időtartama legfeljebb 90 nap. (6)5 Kiküldetésnek minősül a hivatalos utazás: a) amennyiben az az Egyetem alap- és vállalkozási tevékenységével kapcsolatos, b) a hazai, nemzetközi, illetve intézményközi együttműködési megállapodáson alapuló cserekapcsolat (tudományos, oktatási, kutatási együttműködés), c) a bel-, illetve külföldi konferencián, kiállításon való részvétel, d) a bel-, illetve külföldi tanulmányút, e) a pályázat útján elnyert szakmai-továbbképzési, vagy kutatói ösztöndíj. (7) A kiküldetések pénzügyi forrása lehet: a) költségvetési támogatás, b) saját bevétel, c)6 előző évi maradvány, A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 44. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2012. december 17. napjától. 4 A módosítást a Szenátus 2016. december 09-i ülésén a 2016/2017. tanévi (XII. 09.) 24. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2016. december 10. napjától. 5 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 44. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2012. december 17. napjától. 6 A módosítást a Szenátus 2015. november 07-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI. 06.) 9. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015. november 07. napjától. 3
4
d) pályázaton elnyert pénzeszköz, e) alapítványi pénzeszköz, f) dolgozói hozzájárulás, g) egyéb külső hozzájárulás, támogatás. (8)7 Kiküldetés elrendelésére, a kiküldetés szükségességének igazolására jogosult: a) az Egyetem Szervezeti és Működési Szabályzatában meghatározott, munkáltatói jogkörrel rendelkező vezetők köre, b) a rektor esetében fenntartói engedély alapján az általános rektorhelyettes,8 c) a kancellár esetében fenntartói engedély alapján a gazdasági igazgató,9 d) az általános rektorhelyettes esetén a rektor, e) a dékánok, más rektorhelyettesek esetén a rektor (távollétében az általános rektorhelyettes, f) a gazdasági igazgató, az oktatási igazgató, a jogi igazgató, illetve az irodavezetők esetén a kancellár g)10 az Egyetem többi dolgozója esetén a munkáltatói jogkört gyakorló vezető. (9) A kiküldetés szakmai teljesítésnek igazolására jogosult: a szakmai teljesítés-igazolásra írásban felhatalmazott személy, elsősorban a kiküldetést elrendelőjének a feladata. (10) A kiküldetés lebonyolítása, a szervezése: a) a kiküldetés engedélyezését követően a külföldi utazások technikai szervezéséért és lebonyolításáért felelős személy vagy szervezeti egység részére kell az engedélyezési okiratokat eljuttatni, b)11 a szervezést végző, az Egyetem vonatkozó szabályzataiban előírt eljárás rend szerint elindítja az igénybe venni kívánt szolgáltatások (utazás, szállás, konferencia részvétel, vízum beszerzése stb.) beszerzési folyamatát, elkészíti a beszerzési igénybejelentőt, gondoskodik az aláíratásáról és beszerzési és közbeszerzési osztály vagy az illetékes kari gazdasági és műszaki osztály felé történő továbbításról. c) a kiküldött részére – külföldi kiküldetés alkalmával – minden esetben baleset-, poggyász és betegbiztosítást kell kötni. d) a beszerzett dokumentumokat, utazási jegyeket eljuttatja a kiküldött részére.
A módosítást a Szenátus 2015. november 07-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI. 06.) 9. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015. november 07. napjától. 8 A módosítást a Szenátus 2016. december 09-i ülésén a 2016/2017. tanévi (XII. 09.) 24. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2016. december 10. napjától. 9 A módosítást a Szenátus 2016. december 09-i ülésén a 2016/2017. tanévi (XII. 09.) 24. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2016. december 10. napjától. 10 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 44. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2012. december 17. napjától. 11 A módosítást a Szenátus 2015. november 07-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI. 06.) 9. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015. november 07. napjától. 7
5
II. rész Általános szabályok A belföldi kiküldetés (kirendelés) előírásai 3. § (1) Az arra jogosult vezető a szokásos munkavégzési hely szerinti településen kívüli munkavégzésre kötelezheti a kiküldöttet. (2) A belföldi kiküldetés a kiküldő szervezeti egysége érdekében valósul meg (pl.: konferencia, betanulás, értekezlet, szakmai utak). (3) A belföldi kiküldetést a belföldi kiküldetési rendelvény c. nyomtatványon kell engedélyezni és elszámolni (1. számú melléklet). (4) A kiküldetési rendelvény a kifizető által két példányban kiállított bizonylat, amely tartalmazza a magánszemély nevét, adóazonosító jelét, a gépjármű gyártmányának, típusának megnevezését, forgalmi
rendszámát,
a
hivatali,
üzleti
utazás(ok)
célját,
időtartamát,
útvonalát,
a
futásteljesítményt, az utazás költségtérítését, valamint ezen költségtérítés kiszámításához szükséges adatokat (üzemanyag-fogyasztási norma, üzemanyagár stb.). A kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizető, másolatát a magánszemély a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával köteles megőrizni. (5) A kiküldött a munkavégzése során, költségtérítésben akkor részesülhet, ha a tevékenységével összefüggésben kiadásai merülnek fel. A költségtérítés fogalmát az SZJA törvény határozza meg a következők szerint: a) az a bevétel (kivéve, ha a jövedelem kiszámításánál nem kell figyelembe venni), amelyet e törvény által költségnek elismert kiadás megtérítésére kizárólag az adott bevételszerző tevékenység folytatása érdekében, b) vagy hivatali, üzleti utazással (ideértve a kiküldetést, a külföldi kiküldetést, a külszolgálatot) összefüggésben kap a magánszemély, c) nem tartozik ezen kiadások körébe a magánszemély személyes vagy családi szükségletét részben vagy egészben közvetlenül kielégítő dolog, szolgáltatás megszerzését szolgáló kiadás, kivéve, ha e törvény olyan költségtérítést ismer el, amellyel szemben a kiadást nem kell igazolni. (6) A közalkalmazottat megillető költségtérítések: a) utazási költségtérítés, b) élelmezési költségtérítés, c) egyéb költségtérítés. 6
(7) A kiküldöttet utazási költségtérítés illeti meg vonat, busz – előzetes engedély alapján – saját vagy házastársa tulajdonában lévő személygépkocsi használat esetén.12 (8) Az országos közforgalmi vasutak, autóbuszjáratok vonalain, a II. osztályú menetjegy árát téríti meg az Intézmény, az Egyetem nevére és címére kiállított számla vagy a menetjegy ellenében. Vezető beosztású közalkalmazott eseti jelleggel kiküldetéséhez a közforgalmú vasutak I. kocsi osztályát is igénybe veheti, melyet részére – és a kiküldő előzetes engedélye alapján – a vele utazók részére az Egyetem nevére és címére kiállított számla vagy menetjegy ellenében téríti meg az Intézmény. (9) A kiküldetéskor igényelhető gazdaságossági szempontok figyelembevételével – előzetes engedély alapján – a saját (vagy házastársa tulajdonában lévő) személygépkocsi is. A személygépkocsi tulajdonjogát a kiküldetés időszakára szóló, kötelező gépjárműfelelősségbiztosítás befizetési szelvénnyel kell igazolni. A saját személygépkocsi eseti belföldi kiküldetéshez történő használatának feltétele a munkáltatói jogkört gyakorló vezető előzetes engedélye, valamint a kiküldött 3. számú melléklet szerinti nyilatkozata, melyet a Központban a Pénzügyi Osztály, a Karon a Gazdasági és Műszaki Osztály tart nyilván.13 A saját gépjármű igénybevétele esetén a belföldi kiküldetésen feltüntetett távolságok helyességét (leggyorsabb útvonal, célszerűség)a Központban a Pénzügyi Osztály, a Karon a Gazdasági és Műszaki Osztály ellenőrzi és igazolja.14 Az
elszámolható
kilométer-távolságot
az
interneten
megtalálható
www.utvonalterv.hu
tervezőprogram használatával, a leggyorsabb útvonal szerint beállítással kell megállapítani. Igazolás nélkül elszámolható költség az Egyetem által a kiküldöttnek, a saját gépkocsi használata miatt fizetett költségtérítés összegéből, a kiküldetési rendelvényben feltüntetett kilométertávolság szerint, az üzemanyag fogyasztási alapnorma-átalány és az adóhatóság által közzétett – a kiküldetés időszakában érvényes – üzemanyagár, valamint 9,-Ft/km általános személygépkocsi fenntartási normaköltség alapulvételével kifizetett összeg.15 A közúti gépjárművek üzemanyag-fogyasztásának igazolás nélkül elszámolható alapnorma átalány mértékét a 60/1992. (IV. 1.) Korm. rendelet tartalmazza. A költségként elszámolható üzemanyag mennyisége nem haladhatja meg az említett Kormányrendeletben meghatározott fogyasztási normákat. Az elszámoláshoz a kiküldetési rendelvényre fel kell vezetni a személygépkocsi következő adatait: A módosítást a Szenátus 2016. december 09-i ülésén a 2016/2017. tanévi (XII. 09.) 24. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2016. december 10. napjától. 13 A módosítást a Szenátus 2016. december 09-i ülésén a 2016/2017. tanévi (XII. 09.) 24. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2016. december 10. napjától. 14 A módosítást a Szenátus 2016. december 09-i ülésén a 2016/2017. tanévi (XII. 09.) 24. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2016. december 10. napjától. 15 A módosítást a Szenátus 2017. május 5-i ülésén a 2016/2017. tanévi (V. 5.) 67. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2017. május 6. napjától. 12
7
a) gyártmány, b) típus, c) lökettérfogat (cm3), d) üzemanyag (benzin, gázolaj). 16 A hivatalos belföldi kiküldetés alkalmával felmerült autópályadíj, parkolási díj stb. Egyetem nevére szóló számla ellenében elszámolható, az érvényes adójogszabályok szerint. Az Egyetem tulajdonában lévő gépkocsi használatát és elszámolását külön szabályzat tartalmazza. (10) A kiküldetésben lévő közalkalmazottnak az élelmezéssel kapcsolatos többletköltségei fedezetére a kiküldetés tartamára élelmezési költségtérítés (a továbbiakban: napidíj) jár, mely a vonatkozó jogszabályok szerinti mértékben adóköteles. A napidíj számlával (egyszerűsített számlával) igazolt összegként vagy költségátalányként számolható el. Átalányként a közalkalmazottat napi ötszáz forint napidíj illeti meg. A rendszeresen kiküldetést teljesítő közalkalmazottnak az Egyetem havi átalányt állapíthat meg. Ennek összegét az egy napra megállapított napidíjátalány és a havi átlagban kiküldetésben töltött naptári napok figyelembevételével kell meghatározni. Nem számolható el napidíj: a) ha a távollét időtartama a 6 órát nem éri el, b) ha az Egyetem a közalkalmazott élelmezését a kiküldetés helyén biztosítja. Szálloda igénybevétele esetén, amennyiben a szállodaköltség a kötelező reggeli árát tartalmazza, a napidíj összegét 20%-kal csökkenteni kell. (11) Egyéb költségként elszámolható: a) helyi közlekedési költség (kivéve a magáncélú közlekedés), b) szállásköltség, c) indokolt esetben a taxiköltség (kizárólag az üzleti cél érdekében felmerült költség), d) autópályadíj, e) parkolási díj, f) részvételi díj. A belföldi kiküldetés során felmerült egyéb költségek kizárólag az Egyetem nevére szóló számla, egyszerűsített számla, vagy Számviteli bizonylat alapján számolhatóak el.17 Nem számolhatók el a személyes szükséglet kielégítését szolgáló, vagy vélelmezhetően annak tekintendő kiadások (pl.: hotel minibár).
A bekezdést a Szenátus 2016. december 09-i ülésén a 2016/2017. tanévi (XII. 09.) 24. számú határozatával törölte. Hatálytalan 2016. december 10. napjától. 17 A módosítást a Szenátus 2017. május 5-i ülésén a 2016/2017. tanévi (V. 5.) 67. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2017. május 6. napjától. 16
8
A belföldi kiküldetés alkalmával – igény esetén, előzetes engedély alapján – elszámolási előleg vehető fel. Az előleg igénylésénél a Pénz-és Értékkezelési Szabályzatban foglaltak szerint kell eljárni. A külföldi kiküldetések rendje 4. § (1) A külföldi kiküldetés a kiküldetés speciális esete, amikor a kinevezésben rögzített munkahelytől eltérő helyen történő munkavégzés Magyarország területén kívül valósul meg. (2) A külföldi kiküldetés alanya az Egyetemmel közalkalmazotti jogviszonyban álló magánszemély vagy
közalkalmazotti
jogviszonnyal
nem
rendelkező
megbízási
szerződés
keretében
foglalkoztatott magánszemély lehet. (3) Külföldi kiküldetés csak előzetes engedély (engedélykérő adatlap 2. számú melléklet) alapján történhet. Az adatlapnak tartalmaznia kell: a) a kiutazó nevét, útlevél
vagy az Európai Unió területén történő utazás esetén a
személyazonosító igazolvány számát,18 b) az utazás időtartamát, helyét, c) az utazás módját, d) a kiküldetés célját, továbbá e) az utazáshoz szükséges pénzügyi forrásokat, valamint az utazó egységvezetőjének támogató javaslatát, f) az engedélyezésre jogosult (munkáltatói jogkört gyakorló) vezetők aláírását.19 Az engedélyezésre jogosult vezetők aláírását követően az adatlapot le kell adni a 2. § (10) bekezdése szerint, az utazó szempontjából illetékes személy vagy szervezeti egység részére. (4) Külföldi kiküldetés esetén a kiküldöttnek lehetőség szerint, a kiküldetéssel érintett ország pénznemében kell megkapnia azt a térítést, amely a külföldön felmerülő költségei fedezetéül szolgál. (5)20 A külföldi pénznemben keletkezett bevétel, valamint külföldi pénznemben teljesített kiadás esetében a forintra történő átszámításhoz a bevétel megszerzése napját megelőző hónap, illetve a kiadás teljesítésének napját megelőző hónap 15. napján érvényes MNB hivatalos devizaárfolyamot, olyan pénznem esetében, amely nem szerepel az MNB hivatalos devizaárfolyam-lapján, az MNB által közzétett, euróban megadott árfolyamot kell alkalmazni.
A módosítást a Szenátus 2017. május 5-i ülésén a 2016/2017. tanévi (V. 5.) 67. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2017. május 6. napjától. 19 A módosítást a Szenátus 2017. május 5-i ülésén a 2016/2017. tanévi (V. 5.) 67. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2017. május 6. napjától. 20 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 44. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2012. december 17. napjától. 18
9
Ha a kiküldött a bevételt külföldi pénznemben szerezte, vagy ha a kiadást külföldi pénznemben fizette ki és rendelkezik pénzügyi intézmény által az adott külföldi pénz eladását/vételét igazoló bizonylattal, akkor a forintra történő átszámításhoz az ügyletben alkalmazott árfolyamot kell figyelembe venni. A bevétel megszerzése napjának az Egyetem bankszámláján történt terhelést követő napot kell tekinteni.21 Az egyes adóévek között áthúzódó kiküldetés címén kifizetett adókötelezettsége abban az adóévben keletkezik, amelyben a kiküldetés elszámolása megtörtént. (6) A kiküldetés időtartamának megállapításánál az indulás és az érkezés időpontja között eltelt időt kell meghatározni. A tényleges időpont megállapítása szempontjából az országhatár átlépését, légi és vízi út esetén az indulás szerinti időpontot egy órával megelőzően, illetőleg az érkezést egy órával követően kell alapul venni azzal, hogy az adott kiküldetésben töltött teljes (24 órás) napokhoz hozzá kell adni a tört napokon kiküldetésben töltött órák számának 24-gyel való osztásával kiszámított napokat, úgy, hogy a fennmaradó tört rész – amennyiben az legalább 8 óra – egész napnak számít. Amennyiben a kiküldetésben töltött idő 24 óránál rövidebb, de a 8 órát eléri, az egy egész napnak számít. (7) A kiküldetéssel kapcsolatban elszámolható költségek a) napidíj, b) utazási költség, c) szállásköltség, d) egyéb költségek. (8) A kiküldetés időtartamára a kiküldöttet legfeljebb – e szabályzat 5. számú melléklete szerinti – napidíj illeti meg, mely a vonatozó adójogszabályok szerint adóköteles. (9) A kiküldöttet utazási költség (vonat, autóbusz, repülőgép, stb., illetve engedéllyel saját személygépkocsi használat) illeti meg. A saját gépkocsival történő kiutazás csak a környező országokba, gazdaságossági és a megvalósítandó feladatok ellátásához szükséges célszerűségi szempontok alapján engedélyezheti a munkáltatói jogkört gyakorló vezető a kiutazó részére (4. számú melléklet). Ebben az esetben üzemanyag címén előlegben csak egy utazó részesülhet az együttutazók közül, utólagos elszámolási kötelezettség mellett.
A módosítást a Szenátus 2017. május 5-i ülésén a 2016/2017. tanévi (V. 5.) 67. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2017. május 6. napjától. 21
10
Ebben az esetben is az elszámolható költségek összegének meghatározására, a benyújtandó bizonylatokra, dokumentumokra a 3. § (9) bekezdésében leírtakat kell alkalmazni. (10)22 A kiküldöttet a BGE nevére szóló számlával igazolt szállásköltség illeti meg, a kiküldetésben eltöltött időszaknak megfelelően, saját részére. (11)23 (12) Egyéb költségként elszámolható: a) a helyi közlekedési költség (kivéve a magáncélú közlekedés), b) részvételi, regisztrációs díj, c) vízum díj, d) személyi biztosítási díj, poggyász-és balesetbiztosítás díja, e) indokolt esetben taxiköltség (kizárólag az üzleti cél érdekében felmerült költség), f) parkolási díj, g) hivatali célból felmerült telefon, telefax és internet költsége, h) egyéb a kiküldetés céljával kapcsolatosan felmerült költségek (pl.: külföldi partner megvendégelése, szakkönyv, újság stb.) (13) Ha a kiküldött a két- és többoldalú nemzetközi megállapodások alapján, valamint európai uniós
és
hazai
költségvetési
forrásból
finanszírozott
nemzetközi
oktatási,
képzési,
kutatásfejlesztési és kulturális mobilitási programok keretében ösztöndíjat kap, akkor a magánszemélynek ez a juttatás adómentes bevételnek számít. (14)24 A külföldi kiküldetést a „Külföldi kiküldetési rendelvény és költségelszámolás” c. nyomtatványon kell elszámolni (4. számú melléklet). A kiküldetési rendelvény a kifizető által 2 példányban kiállított bizonylat, amelynek eredeti példányát a kifizető, másolatát a magánszemély a bizonylatmegőrzésre vonatkozó rendelkezések betartásával köteles megőrizni. A külföldi kiküldetési rendelvény kitöltéséhez szükséges költségelszámolást legkésőbb a hazaérkezést követően 8 napon belül kell leadni a kari nemzetközi előadónak. (15)25 A leadott költségelszámolást a nemzetközi előadó a központi pénzügyi osztály vagy az illetékes kari gazdasági és műszaki osztály részére köteles haladéktalanul továbbítani.
A módosítást a Szenátus 2015. november 07-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI. 06.) 9. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015. november 07. napjától. 23 Beépítette a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 44. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatályos: 2012. december 17. napjától. 24 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 44. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2012. december 17. napjától. 25 A módosítást a Szenátus 2015. november 07-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI. 06.) 9. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015. november 07. napjától. 22
11
(16)26 A költségelszámolással egyidejűleg a kiküldetést elrendelő – munkáltatói jogkört gyakorló vezető részére – e szabályzat 6. számú melléklete szerint elkészített úti beszámolót is át kell adni, aki annak elfogadását követően gondoskodik az általános bizonylat-megőrzési szabályok szerinti megőrzéséről és irattárazásáról.
A munkába járással kapcsolatos utazási költségtérítés 5. § (1)27 E szabályzat alkalmazásában: a) Munkába járás: aa) a közigazgatási határon kívülről a lakóhely vagy tartózkodási hely valamint a munkavégzés helye között, munkavégzés céljából történő helyközi (távolsági) utazással, illetve átutazás céljából helyi közösségi közlekedéssel megvalósuló napi munkába járás és hazautazás. ab) a közigazgatási határon belül, a lakóhely vagy tartózkodási hely valamint a munkavégzés helye között, munkavégzés céljából történő napi munkába járás és hazautazás is, amennyiben a közalkalmazott a munkavégzés helyét – annak földrajzi elhelyezkedése miatt – sem helyi, sem helyközi közösségi közlekedéssel nem tudja elérni. b) napi munkába járás: a lakóhely vagy a tartózkodási hely és a munkavégzés helye közötti napi, valamint a munkarendtől függő gyakoriságú rendszeres vagy esetenkénti oda- és visszautazás; c) hazautazás: a munkahelyről legfeljebb hetente egyszer – az általános munkarendtől eltérő munkaidő beosztás esetén legfeljebb havonta négyszer- a lakóhelyre történő odaés visszautazás;28 d) lakóhely: annak a Magyarország, vagy Európai Gazdasági Térség állama (továbbiakban: EGT-állam) területén lévő lakásnak a címe, amelyben a közalkalmazott él, illetve amelyben életvitelszerűen lakik; e) tartózkodási hely: annak a Magyarország, vagy EGT-állam területén lévő lakásnak a címe, amelyben a közalkalmazott – lakóhelye végleges elhagyásának szándéka nélkül – munkavégzési célból ideiglenesen tartózkodik; Beépítette a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 44. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatályos: 2012. december 17. napjától. 27 A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 44. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2012. december 17. napjától. 28 A módosítást a Szenátus 2016. december 09-i ülésén a 2016/2017. tanévi (XII. 09.) 24. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2016. december 10. napjától. 26
12
f) hosszú várakozás: az az időtartam, amely a közalkalmazott személyi, családi vagy egyéb körülményeire tekintettel aránytalanul hosszú, és amely az út megtételéhez szükséges időt meghaladja. (2) A munkáltató köteles megtéríteni a közalkalmazott napi munkába járását szolgáló teljes árú bérletének, valamint utazási kedvezménnyel megváltott árú bérletének, vagy menetjegyének árát az alábbiak szerint: a) a munkáltató által fizetett költségtérítés a bérlettel, vagy menetjeggyel való elszámolás ellenében téríthető, azok árának egységesen 86%-a, b) a hétvégi hazautazás (a tartózkodási helytől az állandó lakóhelyre hetente legfeljebb egyszer) szintén menetjegy ellenében számolható el adómentesen, melynek összege 2010ben legfeljebb, havonta 30.000,- Ft (melyet 2011-től a Központi Statisztikai Hivatal által közzétett, átlagos fogyasztói árnövekedés mértékével kell évente növelni). (3) A térítéshez igénybe vehető közlekedési eszközök a munkavégzés helyére történő utazáshoz és a hazautazáshoz: a) közforgalmú vasút 2. kocsi osztálya, b) helyközi (távolsági) autóbuszjárat, c) elővárosi busz, HÉV, d) menetrend szerint közlekedő hajó, komp vagy rév. (4)29 Saját gépjárművel történő munkába járásra a 39/2010. (II.26.) Kormányrendelet30 szerinti 9 Ft/km összeg fizetése kötelező, ha: a) a közalkalmazott lakóhelye vagy tartózkodási helye, valamint a munkavégzés helye között nincs közösségi közlekedés, b) a közalkalmazott munkarendje miatt nem vagy csak hosszú várakozással tudja igénybe venni a közösségi közlekedést, c) a közalkalmazott mozgáskorlátozottsága, súlyos fogyatékossága miatt nem képes közösségi közlekedési járművet igénybe venni, ideértve azt az esetet is, ha a közalkalmazott munkába járását az Mt. 294. § (1) bekezdés b) pontjában felsorolt hozzátartozója biztosítja (közigazgatási határon belül is). d) a munkavállalónak bölcsődei ellátást igénybe vevő vagy tíz év alatti köznevelési intézményben tanuló gyermeke van.31
A módosítást a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 44. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2012. december 17. napjától. 30 A módosítást a Szenátus 2017. május 5-i ülésén a 2016/2017. tanévi (V. 5.) 67. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2017. május 6. napjától. 31 A módosítást a Szenátus 2017. május 5-i ülésén a 2016/2017. tanévi (V. 5.) 67. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2017. május 6. napjától. 29
13
(5) Helyi díjszabással közlekedő közforgalmú járművön történő munkába járáshoz utazási költségtérítés nem adható. (6)32 Az utazással kapcsolatos költségtérítés a munkáltatói jogkört gyakorló vezető felé intézett kérelem engedélyezése alapján fizethető ki. A munkáltató és a közalkalmazott kötelezettségei 6. § (1) A munkáltató feladata, hogy: a) gondoskodjon a kiküldetéssel kapcsolatos költségtérítések pénzügyi fedezetének a költségvetésben való szerepeltetéséért, b) rendszeresen ellenőrizze a kiküldetések jogszerűségét, célszerűségét, c) évenként beszámoltassa a pénzügyi-gazdálkodási feladatokat ellátó személyeket a kiküldetéssel kapcsolatos költségek kifizetésének tapasztalatairól, a jogszabályok érvényesítéséről. (2) A pénzügyi-gazdálkodási feladatokat ellátó személy feladata: a) minden alkalommal ellenőrizze az adott költségtérítés feltételeinek meglétét, b) áttekintse a csatolt bizonylat helyességét, ellenőrizze a számításokat, c)33 gondoskodjon a kifizetést igazoló idegen nyelvű dokumentumok magyar nyelvű fordításáról, d) a vonatkozó bizonylatokon feltüntesse a kifizetés jogosságára utaló hivatkozást, e) teljesítse a pénzügyi kifizetést, f) elvégezze a kifizetésekkel kapcsolatos adatszolgáltatási kötelezettségeket, g) közreműködjön a vonatkozó analitikus nyilvántartások vezetésében. (3) Az utazási költségtérítéssel érintett személy feladata: a) a jogszabályok, illetve jelen szabályzatban számára előírt kötelezettségnek eleget tegyen, b) a kiküldetést előzetesen engedélyeztesse, c) a kiküldetési rendelvényhez szükséges személyes adatokat, információkat teljes körűen megadja, és a kapcsolódó igazolásokat csatolja, d) a vonatkozó számlá(ka)t benyújtsa, e) a szükséges nyilatkozatokat megtegye, f) közreműködjön a térítéssel kapcsolatos egyeztetési, ellenőrzési feladatokban. III. RÉSZ
Beépítette a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 44. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatályos: 2012. december 17. napjától. 33 A módosítást a Szenátus 2015. november 6-i ülésén a 2015/2016. tanévi (XI. 06.) 9. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2015. november 07. napjától. 32
14
Vegyes és záró rendelkezések 7. § A Jelen szabályzat a Szenátus általi elfogadás napján lép hatályba ezzel egyidejűleg hatályát veszti az Egyetem korábbi Kiküldetési Szabályzata. Budapest, 2017. május 5.
Prof. Dr. Heidrich Balázs rektor
Dr. Dietz Ferenc kancellár
Záradék: A Szabályzatot a Szenátus 2011. június 24-i ülésén 2010/2011. tanévi (VI. 24.) 116. számú határozatával elfogadta. Hatályos: 2011. június 24. napjától. A Szabályzatot a Szenátus 2012. december 17-i ülésén 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 44. számú határozatával módosította. Hatályos: 2012. december 17. napjától. A Szabályzatot a Szenátus 2015. november 6-i ülésén 2015/2016. tanévi (XI. 06.) 9. számú határozatával módosította. Hatályos: 2015. november 7. napjától. A Szabályzatot a Szenátus 2016. december 9-i ülésén 2016/2017. tanévi (XII. 09.) 24. számú határozatával módosította. Hatályos: 2016. december 10. napjától. A Szabályzat hatálybalépésével hatályát veszti A Budapesti Gazdasági Főiskola kiküldetési szabályzata egyes rendelkezéseinek végrehajtásáról szóló 3/2014. (I. 15.) rektori utasítás. A Szabályzatot a Szenátus 2017. május 5-i ülésén 2016/2017. tanévi (V. 5.) 67. számú határozatával módosította. Hatályos: 2017. május 6. napjától
Mellékletek: 1. sz. melléklet
Belföldi kiküldetési rendelvény és költségtérítés
2. sz. melléklet
Engedélykérő adatlap
3. sz. melléklet
Költségtérítés igénylése saját személygépkocsi igénybe vétele esetén
4. sz. melléklet
Külföldi kiküldetési rendelvény és költségtérítés
5. sz. melléklet
Napidíj mértékének meghatározása
6. sz. melléklet
Általános úti beszámoló 15
1. sz. melléklet
16
ENGEDÉLYKÉRŐ ADATLAP
2. sz. melléklet
Név:…………………………………………………………………… beosztás:……………………………………………………………. Lakcím:…………………………..…………………………………. Útlevélszám:………………………………………………………. Bankszámlaszáma (devizaszámla esetén IBAN és SWIFT kód is) ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. Az utazás időtartama:………………………………………..-tól …………………………………………………………….-ig Helye: (ország, város, esetleg intézmény) ………………………………………………………………………………………………………………………….……………….…….. Az utazás módja, útvonala:………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………………………………….………… A kiküldetés célja:……………………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………….………….. Előkalkuláció a várható költségekről Napok száma
Deviza neme
Egy napra
Összesen Devizában
Forintban
Fedezeti forrás
Napidíj Szállás Részvételi díj Kiutazás módja Egyéb Összesen A fedezetet nyújtó támogatások és összegei:………………………………………………………..……………………. ……………………………………………………………………………………………………………………………………………….. (Kérem csatolni a fedezetet igazoló iratokat, a meghívólevél, vagy a konferencia kiírás másolatát) A kint-tartózkodáshoz ….. nap rendes/rendkívüli/fizetés nélküli szabadságot kérek. Tudomásul veszem, hogy a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény 72. § (4) bekezdés c) pontja alapján, a 30 napot meghaladóan nálam lévő elszámolatlan előleg után adófizetési kötelezettség terhel, mely összegének járandóságomból történő levonásához egyértelműen hozzájárulok. Budapest, 20…………………………………
……………………….……. kiutazó
A szervezeti egység vezetőjének véleménye:………………………………………………………………………………
Budapest, 20…………………………………
……………………….……. szervezeti egység vezetője
Engedélyezem:
……………………………………… rektor (dékán)/kancellár
…………………………………………. gazdasági igazgató
Budapest, 20…………………………………. 17
3. sz. melléklet Nyilatkozat a saját tulajdonú személygépkocsi hivatalos célú igénybevételéhez
Alulírott ……………………………………………………(név) lakcím ………………………………………………, a BGE …………………Kar/területi intézet dolgozója kijelentem, hogy az alábbi, saját tulajdonomban (házastársam tulajdonában) lévő személygépkocsit hivatalos célra igénybe kívánom venni. A személygépkocsi - típusa:………………………………………………………………………………… - forgalmi rendszáma:……………………………………………………………. - forgalmi engedélyének száma:……………………………………………. - műszaki érvényessége:………………………………………………………… - hengerűrtartalom:………………………… köbcentiméter………………. - használandó üzemanyag típusa, oktánszáma: ……………………. - tulajdonosának neve:………………………………………………………….. Az üzemanyag költségtérítés összegének megállapításánál tudomásul veszem a – módosított – 60/1992. (IV. 1.) Kormányrendelet 4. §-a szerinti alapnorma átalánnyal történő elszámolást. A fenntartási költségtérítést 9 Ft/km mérték figyelembevételével kérem elszámolni. Kijelentem, hogy a saját tulajdonomban (házastársam tulajdonában) lévő személygépkocsi hivatalos célú használatával kapcsolatban semmiféle kártérítési igénnyel – kivéve a munkáltató jogszabályon alapuló kártérítési felelőssége körébe tartozó eseteket – nem lépek fel a Budapesti Gazdasági Egyetemmel szemben. Jelen nyilatkozatom a fenti adatok változásáig, de legfeljebb tárgyév december 31-ig érvényes. Budapest, 20…. ……………………… …………… ………………………………………………. nyilatkozattevő aláírása
18
4. sz. melléklet
19
20
21
22
5. sz. melléklet Napidíj mértékének meghatározása 1. Jelen melléklet az Egyetem valamennyi (teljes- és részmunkaidős) közalkalmazottjára, valamint a megbízási jogviszony keretében foglalkoztatott személyekre terjed ki. 2. Hivatalos kiküldetések alkalmával az Egyetem a napidíj összegét az alábbiak szerint határozza meg: A hivatalos külföldi kiküldetések esetén a 2017. évtől a napidíj összege indokolt esetben – a szervezeti egység likviditási helyzetének figyelembevételével – legfeljebb 40 euró/nap/fő (illetve ennek megfelelő egyéb devizanem), mely a munkáltatói jogkört gyakorló vezető javaslatára, a 2. számú melléklet szerinti Engedélykérő adatlap jóváhagyását követően fizethető ki.34 3. Megbízási jogviszony keretében foglalkoztatott személyek napidíjat nem számolhatnak el.35 4. A 2. pont szerinti napidíj összegétől eltérni abban az esetben lehet, ha a kiutazás pályázaton elnyert-, vagy egyéb támogatási-, adományozási forrásból történik.36 5. A napidíj mértéke évenként felülvizsgálható és a likviditási helyzetnek megfelelően módosítható.
A módosítást a Szenátus 2017. május 5-i ülésén a 2016/2017. tanévi (V. 5.) 67. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2017. május 6. napjától. 35 A módosítást a Szenátus 2017. május 5-i ülésén a 2016/2017. tanévi (V. 5.) 67. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2017. május 6. napjától. 36 A módosítást a Szenátus 2017. május 5-i ülésén a 2016/2017. tanévi (V. 5.) 67. számú határozatával fogadta el. Hatályos: 2017. május 6. napjától. 34
23
6. sz. melléklet37 ÁLTALÁNOS ÚTI BESZÁMOLÓ38
1.A kiutazó(k) adatai (Név, beosztás, szervezeti egység):
2. A kiutazás időtartama: 20…. ………………………….-tól 20… …………………………………-ig 3. A kiutazás helye (ország, város):
4. A felkeresett intézmények:
5. A kiküldetés célja:
Amennyiben több megbeszélést is folytatott különböző partnerekkel, a 6-10. pontok esetében kérjük, szíveskedjen valamennyire külön kitérni.
6. A nemzetközi tárgyalás résztvevői (a kiutazókon kívül): Név
Beosztás
Szervezeti egység
Beépítette a Szenátus 2012. december 17-i ülésén a 2012/2013. tanévi (XII. 17.) 44. számú határozatával elfogadott módosítás. Hatályos: 2012. december 17. napjától. 38 Kérjük, hogy az úti beszámolót szíveskedjen kitölteni és megküldeni – a hazatérés után 8 napon belül – aláírt elektronikus formában, PDF formátumban a BGE Nemzetközi Kapcsolatok Központja részére, az
[email protected] címre. 37
24
A táblázat az igényeknek megfelelően bővíthető/szűkíthető.
7. A tárgyalás nyelve: 8. A megbeszélésen elhangzott témák:
9. A megbeszélés eredményei, szakmai haszna:
10. Az együttműködéssel kapcsolatos konkrét teendők, (javasolt) felelősök, határidők (amennyiben konkrét dátum meghatározható):
11. A kiutazásról az alábbi rövid ismertetőt javaslom a BGE hírlevelében elhelyezni:
Dátum:
Aláírás:
Az úti beszámolót elfogadom / nem fogadom el. (a megfelelő szövegrész aláhúzandó) A kiküldetést elrendelő aláírása:
25
