BERAADSLAGING Nr 15 / 2005 van 4 mei 2005 O. Ref. :
SA1 / RN / 2005 / 007
BETREFT : Beraadslaging betreffende de aanvraag van het Gemeentelijk Samenwerkingsverband voor Distributienetbeheer CVBA (Gedis) om gemachtigd te worden om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken met het oog op sociale openbare dienstverplichtingen en rationeel energieverbruik.
De Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer; Gelet op de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen; Gelet op de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens, inzonderheid artikel 31bis; Gelet op de wet van 25 maart 2003 tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen en van de wet van 19 juli 1991 betreffende de bevolkingsregisters en de identiteitskaarten en tot wijziging van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen, inzonderheid art. 19, § 3; Gelet op het koninklijk besluit van 17 december 2003 tot vaststelling van de nadere regels met betrekking tot de samenstelling en de werking van bepaalde sectorale comités opgericht binnen de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, inzonderheid artikel 18; Gelet op de aanvraag van het Gemeentelijk Distributienetbeheer CVBA (Gedis), ontvangen op 2 maart 2005;
Samenwerkingsverband
voor
Gelet op de aanvraag van het juridisch en technisch advies op 23 maart 2005; Gelet op het juridisch en technisch advies van de Federale Overheidsdienst Binnenlandse Zaken, ontvangen op 12 april 2005; Gelet op het verslag van de voorzitter; Beslist op 4 mei 2005, na beraadslaging, als volgt:
Ber RR 15 / 2005 - 1 / 12
I.
VOORWERP VAN DE AANVRAAG
--------------------------------------------------------De aanvraag heeft tot doel om het Gemeentelijk Samenwerkingsverband voor Distributienetbeheer, coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid (Gedis), hierna de aanvrager genoemd, te machtigen om: •
•
toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister van de natuurlijke personen, meer in het bijzonder tot deze vermeld in artikel 3, eerste lid, 1°, 2°, 5°, 6°, 8° en 9°, en tweede lid van de wet van 8 augustus 1983 tot regeling van een Rijksregister van de natuurlijke personen (WRR); het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken (art. 8 WRR)
met het oog op sociale openbare dienstverplichtingen en rationeel energieverbruik.
II.
ONDERZOEK VAN DE AANVRAAG
--------------------------------------------------------------A. TOEPASSELIJKE WETGEVING A.1. Wet van 8 augustus 1983 (WRR). Overeenkomstig artikel 5, eerste lid, 2°, WRR wordt de machtiging om toegang of mededeling te verkrijgen van de informatiegegevens bedoeld in artikel 3, eerste en tweede lid, en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken verleend door het sectoraal comité van het Rijksregister (de Commissie) aan openbare en private instellingen van Belgisch recht voor de informatie die zij nodig hebben voor het vervullen van taken van algemeen belang die hen zijn toevertrouwd door of krachtens een wet, een decreet of een ordonnantie of voor taken die uitdrukkelijk als zodanig erkend worden door het sectoraal comité. Artikel 7, § 1, tweede lid, 5°, van het decreet van de Vlaamse Gemeenschap van 17 juli 2000 houdende de organisatie van de elektriciteitsmarkt, belast de netbeheerder met “het uitvoeren van de openbare dienstverplichtingen bedoeld in de artikelen 18bis en 19, eerste lid, 1°”. Artikel 8, § 1, eerste lid, 5°, van het decreet van de Vlaamse Gemeenschap van 6 juli 2001 houdende de organisatie van de gasmarkt, belast de aardgasnetbeheerder met een gelijkaardige taak. Deze openbare dienstverplichting omvat o.a.: -
de levering van een bepaalde hoeveelheid gratis elektriciteit aan een huishoudelijke afnemer; maatregelen van sociale aard; programma’s ter bevordering van het rationeel energieverbruik; informatie over en sensibilisering voor het elektriciteits-/ gasverbruik en de elektriciteits-/ aardgaskosten van de eindafnemers.
Deze verplichtingen dienen beschouwd te worden als taken van algemeen belang. Dit betekent dat de Vlaamse distributienetbeheerders van elektriciteit en gas van de gemengde sector, de gemengde intercommunales, namelijk Gaselwest, Iao, IMea, Imewo, Intergem, Iveka, Iverlek, Sibelgas en Inermosane voor het uitvoeren van deze taken in aanmerking komen om toegang te hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken. Ze komen echter maar in aanmerking voor zover het de openbare sociale dienstverplichting betreft zoals die concreet wordt omschreven in punt B.
Ber RR 15 / 2005 - 2 / 12
De hiervoor vermelde netbeheerders hebben de realisatie van een aantal taken die hen bij hoger vermelde decreten werden opgelegd - waaronder deze die als openbare dienstverplichting moeten gekwalificeerd worden - toevertrouwd aan de aanvrager (waarin zij vennoten zijn). De aanvrager treedt dus eigenlijk op als onderaannemer. Artikel 3 van de statuten van de aanvrager, een coöperatieve vennootschap met beperkte aansprakelijkheid, bepaalt dat zijn doel o.a. bestaat in: “het bevorderen van de samenwerking tussen de aangesloten vennoten om aldus door het bereiken van een gecoördineerd optreden een zo groot mogelijke synergetische en kostenbesparende uitvoering te geven aan de taken die zij in het kader van de bepalingen van het Elektriciteits- en Gasdecreet dienen te vervullen;” Dit betekent dat de aanvrager ervoor moet zorgen dat de openbare dienstverplichting van de netbeheerders op het terrein zo efficiënt mogelijk gerealiseerd wordt. De aanvrager is een rechtspersoon die op basis van artikel 5, eerste lid, 3°, WRR in aanmerking komt om toegang tot de informatiegegevens van het Rijksregister te bekomen en om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken. Dit betekent wel dat er op de betrokken gemengde intercommunales de verplichting rust om met de CVBA Gedis, een contract op te stellen zoals voorgeschreven door artikel 16 WVP waarin de punten bepaald in artikel 16 WVP worden geregeld. A.2. Wet van 8 december 1992 (WVP). Op grond van art. 4 WVP vormen de informatiegegevens van het Rijksregister persoonsgegevens, waarvan de verwerking slechts is toegelaten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden. De persoonsgegevens dienen bovendien toereikend, ter zake dienend en niet overmatig te zijn, uitgaande van de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. B. FINALITEIT De aanvrager somt 6 doeleinden op met het oog op dewelke hij toegang tot de informatiegegevens van het Rijksregister wenst te bekomen. B.1. De aanvrager wenst een toegang tot het Rijksregister, met het oog op een latere aanvraag tot aansluiting bij de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, teneinde aan een groot deel van de klanten, die recht hebben op de voordelen die aan beschermde klanten worden toegekend, deze voordelen ook effectief toe te kennen. Artikel 1, 6°, van het besluit van de Vlaamse Regering van 31 januari 2003 met betrekking tot de sociale openbare dienstverplichtingen in de vrijgemaakte elektriciteitsmarkt, en artikel 1, 5°, van het besluit van de Vlaamse regering van 20 juni 2003 met betrekking tot de sociale openbare dienstverplichtingen in de vrijgemaakte aardgasmark, stellen vast wie voor de toepassing van deze besluiten moet beschouwd worden als beschermde klant. Dergelijke beschermde klant geniet van een gratis plaatsing en uitschakeling van de budgetmeter, er worden hem geen kosten aangerekend voor het versturen van een herinneringsbrief en een ingebrekestelling, de meterstand zal minstens 1 keer per jaar gratis opgenomen worden, ..enz. Daarenboven geniet het merendeel van deze beschermde personen over een voordeeltarief, het specifiek sociaal tarief ingevolge het ministerieel besluit van 15 mei 2003 tot vaststelling van de maximumprijzen voor de levering van elektriciteit aan de residentiële beschermde klanten met een laag inkomen of in een kwetsbare situatie.
Ber RR 15 / 2005 - 3 / 12
Momenteel ligt de bewijslast voor de toekenning van het statuut van beschermde klant en het specifiek sociaal tarief bij de klant zelf. Heel wat klanten zijn echter niet op de hoogte van het feit dat zij hiervoor in aanmerking komen. Indien de aanvrager een aansluiting zou krijgen bij de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, zou hij zelf kunnen vaststellen of een klant als een beschermde klant moet behandeld worden. De Commissie merkt op dat de aanvrager eigenlijk op basis van artikel 11bis van de wet van 15 januari 1990 houdende oprichting en organisatie van een Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, een aantal gegevens bij de Kruispuntbank wenst te bekomen. Concreet betekent dit dat: o
enerzijds het Beheerscomité van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid zal moeten aanduiden welke sociale gegevens niet langer door de betrokken persoon moeten meegedeeld worden met het oog op het bekomen van een aanvullend recht (art. 11bis, § 2, van de wet van15 januari 1990);
o
de aanvrager door het sectoraal comité van de Sociale Zekerheid zal moeten gemachtigd worden om mededeling van deze gegevens te krijgen (artikel 15 van de wet van 15 januari 1990).
B.2. Artikel 19 van het besluit van de Vlaamse regering van 31 januari 2003 bepaalt, met betrekking tot de elektriciteitsaansluiting: “De netwerkbeheerder een huishoudelijke afnemer enkel kan afsluiten in de volgende gevallen: 1° (…) 2° bij fraude van de huishoudelijke afnemer, na een overeenkomstig gemotiveerd advies van de lokale adviescommissie; 3° bij klaarblijkelijke onwil van de huishoudelijke afnemer, als de netbeheerder geen normale toegang heeft tot de woning of de budgetmeter en na een overeenkomstig gemotiveerd advies van de lokale adviescommissie.”. Artikel 18 van het besluit van de Vlaamse regering van 20 juni 2003 bevat een gelijkaardige bepaling voor wat de gasaansluiting betreft. Het is de aanvrager die het dossier samenstelt en toelicht tijdens de vergadering van de lokale adviescommissie (voor de samenstelling van die commissie zie artikel 2 van het besluit van de Vlaamse regering van 16 september 1997 betreffende de samenstelling en de werking van de lokale adviescommissie omtrent de minimale levering van elektriciteit, gas en water). Gezien de impact van het afsluiten van de elektriciteits- of gasaansluiting van een huishoudelijke afnemer, is het nodig om over voldoende informatie te beschikken om een sociaal verantwoorde beslissing te kunnen nemen. Daarnaast moet er ook over gewaakt worden dat een eventuele beslissing tot afsluiting geen derde huishoudelijke afnemer treft die niet inzake betrokken is (bijvoorbeeld omdat de oude huishoudelijke afnemer inmiddels is verhuisd en er een nieuwe huishoudelijke afnemer is ingetrokken). B.3. Artikel 18bis van het decreet van 17 juli 2000 verplicht de netbeheerders om een bepaalde hoeveelheid elektriciteit gratis ter beschikking te stellen aan elke huishoudelijke afnemer, en dit op basis van het aantal gezinsleden.
Ber RR 15 / 2005 - 4 / 12
De gratis hoeveelheid elektriciteit wordt als volgt berekend: 100 kWh + (100 kWh x het aantal personen dat op 1 januari van het beschouwde jaar gedomicilieerd is op het adres van de aansluiting van de huishoudelijke afnemer op het distributienet). B.4. Artikel 2 van het besluit van de Vlaamse regering van 29 maart 2002 inzake de openbare dienstverplichtingen ter bevordering van het rationeel energieverbruik, legt o.a. de volgende verplichtingen op aan de netbeheerders: “ § 6. Aan de gezinnen die op 1 januari 2004 zijn gedomicilieerd op een adres waar er een aansluiting is op zijn distributienet, biedt de netbeheerder een bon aan die in de periode 2004-2005 gratis kan worden omgeruild tegen een spaarlamp, een spaardouchekop of een energiemeter. De bon wordt verstuurd tussen 1 februari 2004 en 30 april 2004. § 7. Aan de gezinnen die op 1 januari 2006 zijn gedomicilieerd op een adres waar er een aansluiting is op zijn distributienet, biedt de netbeheerder een aantal bonnen aan die in de periode 2006-2007 gratis kunnen worden omgeruild tegen een spaarlamp. Die bonnen worden verstuurd tussen 1 februari 2006 en 30 april 2006. Het aantal bonnen is gelijk aan het aantal gezinsleden van het gezin zoals het bestaat op 1 januari 2006, verminderd met één.”. B.5. Artikel 8, § 2, van het besluit van 31 januari 2003 en artikel 8 van het besluit van 20 juni 2003 verplicht de netbeheerder om een budgetmeter te plaatsen bij de huishoudelijke afnemer, wiens leveringscontract door een commerciële leverancier is opgezegd en die geen nieuwe leverancier vindt. Een budgetmeter is een meter die functioneert door middel van voorafbetalingen via een oplaadkaart, waarbij een minimumverbruik wordt gegarandeerd en de klant beschermd wordt tegen hoog oplopende schulden. Daarnaast bepalen de artikelen 10, § 3, en 12, § 2 van de besluiten van 31 januari 2003 en 20 juni 2003 dat: “Als de huishoudelijke afnemer met budgetmeter verhuist, schakelt de netbeheerder de budgetmeter uit op de oude locatie en wordt een budgetmeter geplaatst op de nieuwe locatie. Als de huishoudelijke afnemer verhuist naar een plek buiten het grondgebied van de netbeheerder, meldt de netbeheerder aan de netbeheerder op de nieuwe locatie dat bij de betreffende huishoudelijke afnemer een budgetmeter moet worden geplaatst. De netbeheerder op de nieuwe locatie is ertoe gehouden om bij de betreffende huishoudelijke afnemer een budgetmeter te plaatsen.”. Meestal verwittigt de budgetmeterklant de netbeheerder niet van zijn verhuis. Dit betekent dat de netwerkbeheerders problemen hebben om deze verplichting correct uit te voeren omdat: - de netwerkbeheerder die de opdracht heeft om tot plaatsing van een budgetmeter over te gaan op een welbepaald adres bij aankomst moet vaststellen dat de betrokkene er niet meer woonachtig is; - de netwerkbeheerder van de nieuwe woonplaats niet weet dat er een budgetmeter moet geplaatst worden; - de nieuwe bewoner wordt opgezadeld met een budgetmeter omdat de netbeheerder niet op de hoogte was van de verhuis en dus de budgetmeter niet uitschakelde. B.6. De netbeheerders hebben de verplichting om het verbruik van de klanten die geen commerciële leverancier hebben, te factureren. Mits toegang tot een aantal gegevens van het Rijksregister, kan de facturatie correcter verlopen. De facturatie van deze diensten en leveringen wordt beschouwd als zijnde inherent aan de openbare dienstverplichting. De Commissie stelt vast dat de doeleinden, zoals hierboven door de aanvrager opgesomd, welbepaald, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn in de zin van art. 4, § 1, 2°, WVP.
Ber RR 15 / 2005 - 5 / 12
C. PROPORTIONALITEIT C.1. Ten opzichte van de gegevens C.1.1. De aanvrager wenst mededeling van de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1°, 2°, 5°, 6°, 8° en 9°, en tweede lid WRR, zijnde respectievelijk: - de naam en voornamen - de geboorteplaats en -datum - de hoofdverblijfplaats - de plaats en datum van overlijden - de burgerlijke staat - de samenstelling van het gezin. De informatiegegevens “naam en voornamen” en “hoofdverblijfplaats” zijn de minimale gegevens waarover men moet beschikken om een huishoudelijke afnemer te kunnen identificeren, om een dossier aan te leggen, om hem te kunnen contacteren o.a. met het oog op de facturatie, de eventuele plaatsing van een budgetmeter, het bezorgen van de bons voor een spaarlamp. De Commissie stelt vast dat de toegang tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1° en 5, WRR, in overeenstemming is met artikel 4, § 1, 3°, WVP. C.1.2. Wanneer een netwerkbeheerder de elektriciteit- of gasvoorziening van een huishoudelijk afnemer wenst af te sluiten, dan dient verplicht het advies van de lokale adviescommissie ingewonnen te worden. De lokale adviescommissie, die in elke gemeente wordt opgericht, wordt voorgezeten door de hoofd-maatschappelijk assistent(e) van de sociale dienst van het OCMW, bijgestaan door een lid van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn en een vertegenwoordiger van de distributeur (artikel 2 van het besluit van de Vlaamse regering van 16 september 1997). Volgens de aanvrager speelt de aanwezigheid van bijvoorbeeld zeer jonge kinderen/ bejaarde personen in het gezin van de huishoudelijke afnemer, een rol bij de deliberatie van de lokale adviescommissie. Vandaar dat de aanvrager deze informatie opneemt in het dossier dat aan de lokale adviescommissie wordt toegestuurd. De Commissie stelt vast dat in het licht hiervan de toegang tot het informatiegegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 2°, WRR verantwoord is ( artikel 4, § 1, 3°, WVP), voor zover het uitsluitend betrekking heeft op de “geboortedatum”. Geen enkel van de opgegeven taken vereist dat de aanvrager over het element “geboorteplaats” moet kunnen beschikken om deze uit te voeren. C.1.3. De aanvrager vraagt met het oog op de facturatie toegang tot het gegeven “plaats en datum van overlijden”. De Commissie stelt vast dat de aanvrager niet over het element “plaats van overlijden” moet kunnen beschikken noch om de factuur te kunnen opstellen, noch om de aansluiting - ingevolge het overlijden van een huishoudelijke afnemer - op een andere huishoudelijke afnemer te kunnen overzetten. De Commissie is van oordeel dat de aanvrager, met het oog op de doeleinden omschreven onder punt B, moet kunnen beschikken over het element “datum van overlijden”. Het overlijden van een huishoudelijk afnemer heeft immers een hele reeks potentiële praktische repercussies: -
indien de huishoudelijke afnemer een alleenstaande was bij wie een budgetmeter was geplaatst, dan zal de aanvrager deze moeten afsluiten. De nieuwe huishoudelijke afnemer van het betrokken pand is immers niet noodzakelijk iemand aan wie een budgetmeter is opgelegd;
-
indien de huishoudelijke afnemer niet alleenstaand was, zal voor de betrokken aansluiting alleszins een andere huishoudelijke afnemer moeten genoteerd worden; Ber RR 15 / 2005 - 6 / 12
-
er zal een eindafrekening op naam van de overleden huishoudelijke afnemer moeten opgesteld worden.
De Commissie stelt vast dat de toegang tot het informatiegegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 6°, WRR verantwoord is in het licht van artikel 4, § 1, 3°, WVP, voor zover deze uitsluitend betrekking heeft op de “datum van overlijden”. Geen enkele van de opgegeven taken vereist dat de aanvrager over het element “plaats van overlijden” moet kunnen beschikken om deze uit te voeren. C.1.4. De aanvrager wenst tevens toegang tot de “samenstelling van het gezin”. De gezinssamenstelling is voor de aanvrager van belang: -
voor de levering van de gratis hoeveelheid elektriciteit en/ of gas. Deze hoeveelheid wordt berekend op basis van het aantal gezinsleden per leveringsadres; voor de uitreiking van bonnen die kunnen ingeruild worden tegen o.a. spaarlampen. Het aantal toegekende bonnen wordt berekend in functie van het aantal gezinsleden; de lokale adviescommissie houdt bij haar adviezen omtrent de eventuele afsluiting van de gas- of elektriciteitsvoorziening ook rekening met de omvang van het gezin; wanneer een afsluiting overwogen wordt, is het voor de lokale adviescommissie belangrijk, met het oog op het uitbrengen van een sociaal verantwoord advies, om te weten of het gezin al dan niet nog zeer jonge niet schoolgaande jonge kinderen telt of bejaarden.
De Commissie stelt vast dat de toegang tot het informatiegegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 9°, WRR, in overeenstemming is met artikel 4, § 1, 3°, WVP. C.1.5. De aanvrager wenst toegang tot het informatiegegeven “burgerlijke stand” om ingeval van wanbetaling het bedrag op de aansprakelijke te kunnen verhalen. De Commissie stelt vast dat de artikelen 222 en 1477 van het Burgerlijk Wetboek bepalen dat respectievelijk de echtgenoten of wettelijk samenwonenden hoofdelijk aansprakelijk zijn voor de schulden aangegaan ten behoeve van de huishouding of het samenleven. Ingeval van wanbetaling is het met het oog op de invordering belangrijk om de medeschuldenaar van de openstaande schuld te kennen. De toegang tot het informatiegegeven vermeld in artikel 3, eerste lid, 8°, WRR, is in overeenstemming met artikel 4, § 1, 3°, WVP. C.1.6. De aanvrager wenst toegang tot de opeenvolgende wijzigingen van deze gegevens vanaf 1 juli 2003 en dit gedurende een periode van 20 jaar (met dien verstande dat bijvoorbeeld in 2027 kan teruggegaan worden tot 2007, niet meer tot 2003). De begintermijn valt samen met de datum waarop de energiemarkt werd geliberaliseerd. De termijn van 20 jaar is ingegeven door de verjaringstermijn van 10 jaar bepaald in artikel 2262bis van het Burgerlijk Wetboek die, ingeval van stuiting op de laatste dag voor de verjaring werd bereikt, tot 20 jaar kan oplopen. De Commissie stelt vast dat: -
Een wijziging van een informatiegegeven een weerslag heeft op de taken waarmee de aanvrager werd belast (bijvoorbeeld een wijziging in de gezinssamenstelling heeft een invloed op de gratis te leveren hoeveelheid gas en/ of elektriciteit).
-
De besluiten van de Vlaamse regering van 31 januari 2003 en 20 juni 2003 met betrekking tot respectievelijk de sociale openbare dienstverplichtingen in de vrijgemaakte elektriciteitsmarkt en de aardgasmarkt traden in werking op 1 juli 2003. Het is vanaf dat ogenblik dat de netbeheerders en bij uitbreiding de aanvrager deze verplichtingen op het terrein moesten realiseren en vanaf dat ogenblik moeten ze dan ook over de juiste informatiegegevens moeten kunnen beschikken ingeval van betwisting.
Ber RR 15 / 2005 - 7 / 12
-
Gelet op de verjaringstermijn vastgesteld in artikel 2262bis van het Burgerlijk Wetboek en rekening houdend met de bepalingen inzake stuiting en schorsing van de verjaring, kan het ingeval van betwistingen nodig blijken om een aantal informatiegegevens tot 20 jaar terug in de tijd te controleren.
De Commissie is dan ook van oordeel dat een toegang tot de opeenvolgende wijzigingen van de informatiegegevens vanaf 1 juli 2003 met een maximum periode van 20 jaar met het oog op de doeleinden in overeenstemming is met artikel 4, § 1, 3°, WVP. C.2. Ten overstaan van het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister C.2.1. De aanvrager wenst het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken met het oog op een latere aansluiting bij de Kruispuntbank zodat hij op basis van het Rijksregisternummer kan nagaan wie van zijn klanten als beschermd moet beschouwd worden en bijgevolg van een aantal voordelen en gunsttarieven kan genieten. De Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid gebruikt het inschrijvingsnummer van de sociale zekerheid, dat overeenstemt met het identificatienummer van het Rijksregister, als sleutel om informatie met betrekking tot een persoon mee te delen. De Commissie stelt vast dat het gebruik van het identificatienummer voor dit doeleinde in overeenstemming is met artikel 4, § 1, 3°, WVP. Zoals reeds werd aangestipt onder punt B.1. zal het afhangen van de beslissing van het Beheerscomité van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid en van het sectoraal comité van de Sociale Zekerheid of de aanvrager dit nummer ook concreet zal kunnen gebruiken voor dit doeleinde. C.2.2. De aanvrager stelt dat de werking van de lokale adviescommissies gepaard gaat met een grote administratieve werklast. De aanvrager moet de verantwoordingsnota’s van de dossiers die worden voorgelegd aan de lokale adviescommissies via de post over te maken aan de voorzitters van de lokale adviescommissies. Deze dienen het juiste adres vervolgens in een uitnodigingsbrief aan de klant te verwerken. De beslissingen van de lokale adviescommissies worden door de voorzitter via de post aan de aanvrager bezorgd die deze gegevens dan manueel moet verwerken. Een digitaal berichtenverkeer zou de administratieve last en de efficiënte werking van de lokale adviescommissies ten goede komen. Dergelijk berichtenverkeer veronderstelt, nog steeds volgens de aanvrager, dat een unieke sleutel voor elke klant gebruikt wordt die zowel gekend is bij het OCMW als bij de aanvrager. Hij meent dat het identificatienummer van het Rijksregister daartoe ideaal zou zijn. Door het identificatienummer van het Rijksregister, dat een uniek nummer is, te gebruiken is het duidelijk welke stukken op een en dezelfde persoon betrekking hebben. Indien de lokale adviescommissie een maatschappelijk onderzoek uitvoert met het oog op het onderbouwen van haar advies, dan zorgt het nummer ervoor dat het onderzoek betrekking heeft op de juiste persoon en het desbetreffende stuk ook in het juiste dossier terecht komt. Het laat tevens toe om snel bij het OCMW na te gaan of de betrokkene daar niet reeds gekend is (de OCMW’s zijn gemachtigd om het identificatienummer in hun bestanden en repertoria te gebruiken koninklijk besluit van 14 april 1988 tot regeling van het gebruik van het identificatienummer van het Rijksregister van de natuurlijke personen, wat openbare centra voor maatschappelijk welzijn betreft). De aanvraag voor het gebruik van het identificatienummer voor dit doeleinde is in overeenstemming met artikel 4, § 1, 4°, WVP.
Ber RR 15 / 2005 - 8 / 12
C.3. Ten opzichte de frequentie van de toegang en de duur van de toegang en het gebruik C.3.1. Er wordt een permanente toegang tot de informatiegegevens gevraagd. De doeleinden vermeld in punt B hebben tot gevolg dat de aanvrager dagdagelijks diensten zal moeten verstrekken aan huishoudelijke afnemers. De Commissie is dan ook van oordeel dat een permanente toegang, met het oog op de realisatie van de opgegeven doeleinden, gepast is en dus in overeenstemming met het bepaalde in artikel 4, § 1, 3°, WVP. C.3.2. De toegang en het gebruik worden gevraagd voor onbepaalde duur. De Commissie stelt vast dat de openbare dienstverplichtingen, opgelegd bij de decreten van 17 juli 2000 en 6 juli 2001 en omschreven in de besluiten van de Vlaamse regering van 31 januari 2003 en 20 juni 2003, niet in de tijd beperkt zijn. De aanvrager werd voor onbepaalde tijd opgericht. In het licht van de doeleinden waarvoor de toegang en gebruik gevraagd worden, is een machtiging van onbepaalde duur noodzakelijk (artikel 4, § 1, 3° WVP). C.4. Ten opzichte van de bewaartermijn De aanvrager geeft voor elk informatiegegeven de voorziene bewaarduur. Dit kan zijn zolang de betrokkene door de wetgever is toegewezen aan een sociale leverancier of zolang er nog openstaande facturen zijn. De Commissie stelt vast dat de door de aanvrager voorgestelde bewaartermijn erop neerkomt dat hij de gegevens bewaart zolang dit vereist is om zijn in punt B omschreven opdrachten te vervullen. Dit stemt overeen met de vereiste van artikel 4, § 1, 5°, WVP. C.5. Intern gebruik en/ of mededeling aan derden De gegevens die door de aanvrager uit het Rijksregister verkregen worden, zullen hoofdzakelijk intern gebruikt worden. Wanneer een netwerkbeheerder de elektriciteit- of gasvoorziening van een huishoudelijke afnemer wenst af te sluiten dan dient, zoals reeds werd aangestipt, verplicht het advies van de lokale adviescommissie ingewonnen te worden. De aanvrager maakt daartoe een dossier over aan deze adviescommissie. In het kader van een dergelijk dossier zullen er dan ook informatiegegevens, verkregen uit het Rijksregister, meegedeeld worden. C.6. Netwerkverbindingen Uit de door de aanvrager verstrekte uitleg blijkt dat er geen netwerkverbindingen met derden tot stand komen. De Commissie vestigt er de aandacht op dat indien er later netwerkverbindingen mochten tot stand komen: -
de aanvrager de Commissie daarvan onmiddellijk op de hoogte moet brengen; het identificatienummer van het Rijksregister slechts gebruikt kan worden in relaties met derden voor zover deze laatste eveneens gemachtigd zijn om dit nummer te gebruiken.
D. BEVEILIGING D.1. Consulent inzake informatieveiligheid De identiteit van de consulent inzake informatieveiligheid werd meegedeeld. Het betreft het departementshoofd IT van de aanvrager. Hij vervult deze functie in afwachting dat de functie van Diensthoofd IT wordt ingevuld. In beide gevallen betreft het een persoon die de afdeling Ber RR 15 / 2005 - 9 / 12
informatica leidt en instaat voor het begeleiden en coördineren van de activiteiten van deze afdeling ten einde het informaticabeleid binnen de organisatie te implementeren en te optimaliseren. De Commissie is van oordeel dat van de persoon die verantwoordelijk is voor de goede werking van het informaticasysteem, moeilijk kan verwacht worden dat hij zichzelf gaat controleren. De persoon die als veiligheidsconsulent wordt aangesteld, moet binnen de organisatie in alle onafhankelijkheid over de informatieveiligheid, die ruimer is dan louter de beveiliging van de informatica, waken. D.2. Informatieveiligheidsplan Er wordt geen informatieveiligheidsplan, opgesteld door de consulent inzake informatieveiligheid, voorgelegd. De Commissie staat erop dat de consulent inzake informatieveiligheid een informatieveiligheidsplan opstelt, waarin alle veiligheidsfacetten worden opgesomd en omschreven. Hierbij wordt de aandacht gevestigd op het feit dat informatieveiligheid niet beperkt is tot technische veiligheid op informaticavlak. Het omvat o.a. beveiligingseisen t.o.v. personeel, fysieke beveiliging van de omgeving, toegangsbeveiliging, ontwikkeling en onderhoud van het systeem, continuïteitsmanagement, interne en externe controle, beheer van communicatie- en bedieningsprocessen… De veiligheidsvereisten beperken zich niet enkel tot de informatiegegevens die uit het Rijksregister worden verkregen. In casu zal de aanvrager naast de gegevens uit het Rijksregister, ook andere persoonsgegevens met betrekking tot zijn klanten bijhouden. Artikel 16, § 4, WVP bepaalt dat om de veiligheid van de persoonsgegevens te waarborgen, de verantwoordelijke voor de verwerking de gepaste technische en organisatorische maatregelen treft die nodig zijn voor de bescherming van de persoonsgegevens. D.3. Personen die toegang hebben tot de informatiegegevens en lijst van deze personen De aanvrager geeft in zijn aanvraag een overzicht van de personen die uit hoofde van hun functie, gekoppeld aan de concrete inhoud ervan, toegang hebben tot de informatiegegevens en/of het identificatienummer gebruiken. De Commissie stelt vast dat de specialist statistische gegevens toegang heeft tot de informatiegegevens en het identificatienummer. Om statistische werkzaamheden te verrichten is het echter niet nodig dat hij over persoonsgegevens beschikt. Hij kan zijn werkzaamheden perfect verrichten aan de hand van anonieme gegevens (zie artikel 1 van het koninklijk besluit van 13 februari 2001 ter uitvoering van de wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens) De aanvrager moet, zoals voorgeschreven door artikel 12 WRR, een lijst opstellen van de personen die toegang hebben tot de informatiegegevens van het Rijksregister en die het identificatienummer van het Rijksregister gebruiken. Deze lijst zal voortdurend geactualiseerd worden en ter beschikking gehouden worden van de Commissie. De personen die op deze lijst worden opgenomen moeten een verklaring ondertekenen waarin zij zich ertoe verbinden de veiligheid en het vertrouwelijk karakter van de informatiegegevens waartoe zij toegang krijgen, te bewaren.
Ber RR 15 / 2005 - 10 / 12
OM DEZE REDENEN, machtigt de Commissie: -
Gaselwest; Iao; IMea; Imewo; Intergem; Iveka; Iverlek; Sibelgas; Inermosane
1° met het oog op de realisatie van de doeleinden vermeld onder punt B, om een permanente toegang voor onbepaalde duur te hebben tot de informatiegegevens vermeld in artikel 3, eerste lid, 1°, 2°, 5°, 6°, 8° en 9°, WRR zijnde respectievelijk: - de naam en voornaam - de geboortedatum (niet de geboorteplaats) - de hoofdverblijfplaats - de datum van overlijden (niet de plaats van overlijden) - de burgerlijke staat - de samenstelling van het gezin en tot de opeenvolgende wijzigingen van deze informatiegegevens vanaf 1 juli 2003 met een maximum periode van 20 jaar; 2° met het oog op de doeleinden vermeld onder punt C.2. om voor onbepaalde duur om het identificatienummer van het Rijksregister te gebruiken; bepaalt dat, gelet op het feit dat de gemachtigden de realisatie van de doeleinden vermeld onder punt B hebben toevertrouwd aan de onderaannemer CVBA Gedis, de hoger omschreven toegang concreet zal uitgeoefend worden door de CVBA Gedis die ook het identificatienummer onder de opgegeven modaliteiten zal gebruiken. Deze machtiging zal evenwel slechts uitwerking krijgen nadat: - Gaselwest, Iao, IMea, Imewo, Intergem, Iveka, Iverlek, Sibelgas, Inermosane zich er uitdrukkelijk toe verbinden de door de Commissie toegestuurde lijst met betrekking tot de minimale veiligheidsvereisten waarheidsgetrouw in te vullen en ondertekend terug te bezorgen aan de Commissie; - de CVBA Gedis een andere consulent inzake informatieveiligheid heeft aangesteld waarvan de identiteit wordt meegedeeld, vergezeld van achtergrondinformatie zodat de Commissie zijn geschiktheid kan appreciëren; - een informatieveiligheidsplan, opgesteld door de consulent inzake informatieveiligheid wordt voorgelegd waarin rekening wordt gehouden met de opmerkingen geformuleerd in het punt D.2 De administrateur,
De voorzitter,
(get.) Jo BARET
(get.) Michel PARISSE
Ber RR 15 / 2005 - 11 / 12
